Глава IV. Построение эффективной системы управления фирмой
4.1. Гибкие, органичные системы управления - ответ на вызов времени
Философы должны царствовать, а цари - философствовать.
/Платон/
Знающий - молчит, говорящий - не знает.
/Лао Цзы/
Еще выдающийся итальянский политик XV века Никколо Макиавелли утверждал, что управлять - это значит заставить верить. Достижение подобного эффекта управления - одна из важнейших задач руководителя. Само слово "руководитель", буквально означает "ведущий за руку". По мере развития и усложнения деятельности организаций все более настоятельной становилась потребность иметь в них людей, которые осуществляли бы "надзор" за всеми подразделениями в целом, а не только выполняли узкоспециализированные функции. Вот этот вид ответственности - следить за целым - и составляет с тех пор суть работы менеджеров.
Будучи лидером по должности, руководитель, менеджер призван влиять на других людей таким образом, чтобы они эффективно выполняли порученную им организацией работу. Для этого он должен иметь власть в виде определенного объема полномочий, позволяющих активно влиять на деятельность и поведение подчиненных. Но как справедливо сказал в свое время лорд Эктон: "Власть имеет тенденцию развращать. А абсолютная власть развращает абсолютно!" Поэтому не случайно многие люди до сих пор отождествляют власть с насилием, агрессией, навязыванием своей воли другим, независимо от их чувств, желаний и способностей. Но если бы это было действительно так, то назначенные менеджеры всегда имели бы власть для оказания влияния на своих подчиненных. Однако это не так, особенно в настоящее время. Общеприз-
нанно уже, что влияние и власть в равной мере зависят от личности, на которую оказывается влияние, от ситуации и способности руководителя воздействовать на других. Не существует абсолютной власти, так как никто не может влиять на всех людей и во всех ситуациях. Кроме того, руководитель сам в значительной мере зависит от подчиненных. Это выражается в необходимости согласовывать с ними условия контракта или размеры заработной платы, получать информацию о состоянии дел на местах для принятия решения, знать потребности работников, чтобы правильно мотивировать их труд, уметь влиять на них без применения административных мер, что предполагает наличие авторитета и т.д.
Поэтому роль руководителя и методы его работы в организации, где он планирует, направляет и контролирует деятельность людей путем принятия решений, постоянно претерпевает изменения, вызванные усложнением и динамикой внутренних и внешних перемен. Наиболее значимыми факторами, определяющими роль руководителя, ныне являются следующие:
1) ожидания работников; 2) власть профсоюза; 3) послужной список и образование руководителя; 4) возраст и стремления руководителя; 5) ожидания руководства; 6) внешние экономические факторы; 7) принятые на фирме правила и процедуры делового общения; 8) система вознаграждений; 9) технология, используемая на фирме или в подразделении; 10) ожидания коллег; 11) процедуры обучения.
Каждый из этих "факторов давления" влияет на то, как человек выполняет роль руководителя. Чтобы лучше проанализировать степень и специфику их влияния, можно использовать список вопросов, представленных в таблице.
Таблица П
Продолжение табл. 17
Четко ответив на эти вопросы, менеджер сможет определить свое место в системе управления и эффективно реализовать следующие обязанности, возлагаемые на него должностью:осуществить выбор, не имея ясных указаний, как это делать;
привлечь и рационально использовать ресурсы;
разработать механизмы координации усилий;
планировать и инициировать перемены;
■ развивать устойчивость своего подразделения (фирмы) и способность не терять эффективности в течение длительного времени.
При всей важности четкой ориентации руководителя в сложной системе воздействующих на него факторов зачастую предается забвению не менее значимая проблема - анализ различ ных ограничений его деятельности. Поэтому для выбора струк туры и характера построения эффективной системы управления важно точно определить источники и механизм объективных и субъективных ограничений, мешающих ее нормальному функционированию.
На основе многолетнего анализа результатов работы большого числа фирм специалистами в области менеджмента были сформулированы 12 основополагающих характеристик их деятельности, отражающих в своей совокупности сущность организаций с эффективно функционирующими системами управления.
Эффективный подбор и селекция позволяют нанимать в орга низацию сотрудников, которые могут быстро приобрести требуе мые навыки и у которых формируется позитивное отношение к имеющимся рабочим взаимоотношениям, что содействует росту и развитию этих работников вместе с фирмой.
Ясные принципы организационной структур ы, дающие возмож ность за счет продуманного распределения власти, границ ответственно сти и должностных ролей создать гибкую, адаптивную к внешним пере менам и применяемым методам менеджмента структуру управления.
Адекватный контроль, дающий всем сотрудникам ясное пред ставление о целях и направлении их деятельности. Контроль осу ществляется теми, кто владеет необходимой для этого информаци ей, с устранением тех форм и видов работ, которые требуют слиш ком больших усилий в этой области.
Квалифицированное обучение всех сотрудников ведется в организации постоянно, что позволяет им соответствовать услож няющимся требованиям, предъявляемым к работе, а также гаран тирует организации обеспеченность собственными квалифицирован ными специалистами.
Высокая заинтересованность персонала, достигаемая постоянны ми усилиями менеджеров, направленными на создание атмосферы творче ства, энергичной деятельности, на стимулирование активной самореали зации, самовыражения работников, признания со стороны коллег и удов летворения своих потребностей при достижении организацией ее целей.
Практическая изобретательность, направленная на генери рование и отбор идей персонала, подлежащих обязательной апро бации и внедрению. Фирма нацелена идти "впереди времени", орга низационно и технически способствуя внедрению нововведений.
Удачная коллективная работа быстро сформированных вы сокопрофессиональных рабочих команд, задачей которых является максимально полное использование имеющихся ресурсов, отыс кание новых возможностей и ниш для бизнеса, а также создание комфортного психологического климата с конструктивным разре шением возможных конфликтных ситуаций.
Зрелая управленческая философия, выражающаяся в продуман ном высшим руководством фирмы стиле управления, который основыва ется на гуманных, последовательных, рациональных и постоянно совер шенствующихся методах менеджмента и заботе о людях - главной ценно сти любой организации.
Обширные управленческие ресурсы, позволяющие организации выживать и эффективно действовать в долгосрочной перспективе. Они формируются за счет своевременного и целенаправленного выявления пер спективных сотрудников, подготовки из них кадрового резерва, а также развития у всех менеджеров современного скоростного творческого мыш ления.
Понятные всем сотрудникам цели, закрепленные в правилах и нор мах организационной системы коммуникаций и культуры, а также принципах и процедурах долгосрочного планирования, что позволяет фирме уверенно двигаться к определенной цели.
Честное вознаграждение по наивысшим результатам с открытой для обсуждения и корректировки системой дифференцированной оплаты труда, адекватной ожиданиям и потребностям работников, а также с проду манными формами морального поощрения.
Положительн ое инд ивидуальное развитие , когда личность раз вивается в и вместе с организацией. Ее умения совершенствуются в на правлении постоянного повышения удовлетворенности творческим харак тером труда за счет роста квалификации и закрепления навыка работать с постоянно высоким качеством.
В сегодняшних противоречивых и динамичных условиях успешное ведение бизнеса все больше зависит от умения эффективно использовать людей и руководить ими, применяя для этого по-
становку перспективных целей, позволяющих персоналу понять замысел деловой стратегии фирмы, философию менеджмента и строящиеся на ее основе методы руководства.
Многие из них, показавшие свою эффективность в последние годы, такие как метод нахождения идей, систематического интуитивного прогнозирования и некоторые другие, исходят из разработки концепций стратегии на короткие сроки и сроки средней продолжительности. Другие, например ситуационный менеджмент, руководство по приоритетным целям, руководство по основным процессам в организации, методы планирования времени и подготовки решения, интересны оригинальностью подходов к решению задач.
В целом, основные элементы современных методов управления не являются принципиально новыми. Однако сейчас они представляют собой более продуманную и систематизированную совокупность, основанную на принципах, соответствующих сложности сегодняшних проблемам, самому духу времени. Эти методы в значительной степени совместимы друг с другом, а потому их можно комбинировать, что является ныне необходимым, так как они охватывают лишь часть многогранных процессов, происходящих в современном менеджменте. Поэтому целесообразно рассмотреть сейчас некоторые из этих методов, чтобы потом, двигаясь от частного к общему, перейти к анализу основных принципов и черт эффективной системы управления.
Возможно, будет полезно почитать:
- Должностная инструкция директора по управлению проектами ;
- Производственный план в бизнес-плане: описание, функции, содержание ;
- Внутренняя норма доходности - IRR ;
- Инвестиции в основной капитал: виды и источники ;
- Использование карты рисков для их выявления ;
- Автоматизация системы управления проектами ;
- Как сделать проект? ;
- Нормирование труда: виды норм и нормативов ;