Ce trebuie să știți despre schimbul de documente electronice. Sistemul electronic de management al documentelor (EDMS): ce este, caracteristici și recomandări Tipuri de EDMS

Bună dragă colegă! Dezvoltarea tehnologiilor informaționale nu stă pe loc, iar procesele de afaceri se dezvoltă odată cu acestea, dar ceva dispare complet. Deci, treptat, diverse companii, inclusiv agenții guvernamentale, trec de la fluxul de lucru pe hârtie la cel electronic. Conceptul de „management electronic de documente”, principalele forme de sistematizare și implementare, vom lua în considerare în acest articol. Stai cu noi. Sper ca informațiile furnizate să reducă semnificativ timpul, forța de muncă și costurile financiare ale afacerii tale sau, dacă plănuiești doar să devii antreprenor, să previi greșelile în această direcție.

1. Ce este gestionarea electronică a documentelor și ce tipuri de EDI există?

Chiar și în urmă cu doar 5 ani, un astfel de concept precum „sistem electronic de gestionare a documentelor” putea fi văzut foarte rar. Treptat, odată cu introducerea tehnologiei informatice în viețile noastre, schimbul de date a început să fie introdus fără utilizarea suporturilor de hârtie.

Gestionarea electronică a documentelor în Rusia este o tehnologie modernă care vă permite să simplificați semnificativ procesele la nivelul întreprinderii, să reduceți timpul necesar pentru a căuta și genera documente și așa mai departe.

Deci, să ne uităm la conceptele de bază cu care va trebui să ne ocupăm în acest articol.

munca de birou este un ansamblu de măsuri de organizare a circulaţiei documentelor în întreprindere. Are un anumit algoritm, un set de reguli și diverse direcții. Deci, în multe organizații este posibil să se facă distincția între tipuri precum managementul înregistrărilor de personal, producția și așa mai departe. În esență, este documentația.

Document electronic este un document creat folosind tehnologia informatică, care poate fi semnat cu semnătură electronică și stocat ca fișier de format specializat pe un computer sau într-o rețea (locală sau pe Internet).

Fluxul documentelor este un sistem de mari dimensiuni pentru crearea, interpretarea, primirea, transmiterea, arhivarea documentelor, precum și monitorizarea implementării acestora și protejarea împotriva accesului neautorizat. Gestionarea documentelor poate fi atât simplă (pe hârtie), cât și electronică.

Și, în sfârșit, managementul documentelor electronice este un ansamblu de procese automatizate în lucrul cu documente, efectuate în formă electronică, purtând conceptul de „muncă de birou fără hârtie”.

Managementul electronic al documentelor poate fi atât în cadrul unei organizații, cât și între organizații.

Să ne uităm la ce tipuri de flux de lucru sunt:

Fluxul de lucru de producție;
Fluxul documentelor de management;
Arhivare (un set de proceduri pentru arhivarea documentelor);
Afaceri cu personal (un set de proceduri pentru fluxul de lucru al personalului);
Fluxul documentelor contabile;
Fluxul documentelor de depozit;
Lucru de birou secret (confidențial);
Fluxul documentelor tehnice și/sau tehnologice etc.

Evident, pot exista tot atâtea sisteme de management al documentelor câte procese există într-o întreprindere. Este posibil ca, de exemplu, managementul personalului și al evidenței contabile să lipsească în organizația dumneavoastră, deoarece veți efectua această contabilitate recurgând la servicii și așa mai departe.

Care sunt sarcinile EDO?

asigură transparența activităților organizației și eficiența managementului, datorită controlului automat asupra implementării sarcinilor la întreprindere;
menține conformitatea cu standardele internaționale de calitate;
sprijină acumularea eficientă, gestionarea și accesul la informații și cunoștințe. Oferă flexibilitate personalului prin stocarea întregului istoric al activităților angajatului în întreprindere;
înregistrează toate procesele;
optimizează și automatizează procesele și mecanismele de afaceri pentru implementarea și controlul acestora în întreprindere;
datorită excluderii documentelor pe hârtie din circulație, se realizează o mare economie de resurse prin reducerea costului hârtiei, cartuşelor. Datorită EDI, este mai ușor pentru o întreprindere să controleze mișcarea documentelor prin canalele organizației;
simplifică și reduce costul stocării documentelor prin arhive electronice.

Astfel, am luat în considerare împreună cu dumneavoastră conceptele și tipurile de bază de EDI, precum și sarcinile pe care le rezolvă acest sistem.

2. Ce este automatizarea gestiunii electronice a documentelor. Managementul electronic al documentelor: argumente pro și contra

Managementul electronic al documentelor este un sistem informatic care permite utilizarea mai rațională și mai ușoară a datelor companiei. Include software specializat, e-mail, care permite comunicarea operațională, Internet, o rețea locală și așa mai departe. În diferite organizații, acest tip de complex poate consta din diferite componente.

Principalele avantaje ale managementului documentelor electronice în comparație cu hârtiei sunt:

capacitatea de a căuta fișiere în sistem folosind o varietate de filtre și parametri;
contabilitatea completă a producției sau orice altă documentație;
raportarea operațională a întreprinderii;
managementul operațional al întreprinderii și schimbul de informații prin canale securizate de oriunde (nu este necesar să fim toți împreună pe același teritoriu pentru a interacționa);
șabloane unificate pentru crearea documentelor;
supravegherea si controlul asupra personalului;
distribuirea drepturilor de acces la informațiile corporative în funcție de anumite criterii și parametri;
reducerea costurilor hârtiei (și dacă mai global, atunci într-o oarecare măsură rezolvarea problemelor de mediu);
este posibilă reducerea personalului implicat în acte, precum și reducerea spațiilor închiriate (ocupate) din cauza lipsei documentelor de arhivă pe hârtie.

Cât despre dezavantajele EDI (managementul electronic al documentelor), nu sunt atât de multe. Acesta este un software destul de costisitor și consumator de timp, atât pentru formarea angajaților, cât și pentru digitizarea documentelor existente. Dar dacă abia începeți să desfășurați afaceri, atunci nu ar trebui să aveți probleme cu introducerea managementului electronic al documentelor, deoarece personalul va lucra deja în acest sistem în etapa inițială.

3. Ce este necesar pentru a trece la gestionarea electronică a documentelor?

Așadar, dacă ne-am dat seama de conceptul de EDI și de principalele avantaje, acum îmi propun să luăm în considerare principalele sisteme de automatizare de birou și de gestionare a documentelor electronice, precum și procesele de implementare a acestor sisteme.

După cum a devenit deja clar din informațiile de mai sus, nu este suficient doar să achiziționați și să instalați software, este important să pregătiți angajații și să reconstruiți complet întregul proces de producție al întreprinderii dumneavoastră. Dacă abia începi în afaceri, atunci îți va fi puțin mai ușor, deoarece procesele de afaceri nu au fost încă lansate.

Procesul de introducere a EDI într-o companie deja funcțională ar trebui să aibă loc treptat. Conectând treptat toate diviziile structurale ale întreprinderii la lucru.

Primul pas va fi crearea unui birou automatizat. În toate etapele, este posibil să întâmpinați nu numai probleme tehnice, ci și psihologice, deoarece este dificil să „încălcați” regulile deja stabilite.

Este important să achiziționați și să instalați software pentru EDI de la un singur furnizor, apoi configurarea întregului sistem va fi mult mai ușoară și nu va eșua.

Să ne uităm la cerințele de bază pentru implementarea procesului de implementare a managementului documentelor electronice într-o organizație.

in primul rand, disponibilitatea echipamentelor informatice pentru instalarea de software;

În al doilea rând, toți angajații întreprinderii implicați în acest proces trebuie să fie utilizatori de PC încrezători și să aibă acces la acesta;

În al treilea rând, trebuie să existe mijloace electronice de comunicare între echipă, precum e-mail, skype și așa mai departe;

Al patrulea, este necesar să se creeze o divizie specializată sau să o implice ca firmă de outsourcing (puteți citi mai multe despre outsourcing în).

Și, în sfârșit, sectorul administrativ al companiei ar trebui să fie pregătit pentru faptul că în loc de semnătura obișnuită „manuală”, .

Astfel, dacă toate aceste cerințe sunt îndeplinite, este posibilă începerea tranziției către utilizarea documentelor electronice și managementul documentelor electronice.

4. Tipuri de sisteme electronice de management al documentelor

În acest paragraf al articolului, vom lua în considerare sistemele electronice de gestionare a documentelor. Aș dori să remarc că orice sistem poate conține elemente din categoriile de mai jos, dar practic au o orientare specifică în fiecare zonă care este legată de poziționarea produsului.

1. Arhive electronice

Arhive electronice (EA) - Acestea sunt sisteme electronice de gestionare a documentelor cu mijloace temeinic dezvoltate de stocare și căutare a informațiilor. Datorită sistemului perfect EA, puteți căuta nu numai după numele documentului, ci și după parametrii cheie.

2. Sisteme EDI cu instrumente avansate de flux de lucru (WF).

O categorie destul de complexă în care documentele în sine nu au o importanță capitală. Aici, munca iese în prim-plan, iar documentele le sunt deja atașate. Astfel, ei se deplasează de-a lungul unui anumit traseu (hard routing). Cu ajutorul unor astfel de sisteme, este posibil să se organizeze munca în anumite domenii, pentru care toți algoritmii sunt cunoscuți și prescriși în prealabil.

3. Sisteme EDI axate pe sprijinirea managementului organizației și acumularea unei baze de cunoștințe

Astfel de programe, de regulă, sunt hibride și pot combina elemente ale celor două anterioare. Mai mult, elementul de bază poate fi fie un document, fie o sarcină, în funcție de alegere. Pentru a implementa funcția de management a unei organizații, sunt necesare atât rutarea rigidă, cât și rutarea gratuită, atunci când traseul documentului este prescris de către șef (de exemplu: după înregistrarea documentului primit, șeful îl „vopsește” conform sensului și sarcini), prin urmare, ambele tehnologii au loc într-o situație dată. Astfel de sisteme sunt utilizate activ de organele de stat, companiile mari, în care ierarhia este clar distribuită și există anumite reguli și proceduri. Angajații înșiși creează documente, le pregătesc, iau decizii și le monitorizează execuția.

4. Sisteme EDI de tip colaborare (colaborare)

Astfel de sisteme sunt axate pe colaborare și sunt noi în domeniul managementului electronic al documentelor. Acestea au fost create din cauza condițiilor de piață în schimbare și a necesității de a fi concentrate în mod clar pe anumite zone fără balast inutil. Sunt opusul sistemelor de mai sus, din cauza lipsei unei ierarhii clare în organizație și a formalizării fluxului de lucru. Sarcina lor principală este să se asigure că oamenii din organizație lucrează împreună, chiar dacă sunt localizați în diferite părți ale lumii și, de asemenea, să salveze rezultatele muncii depuse. De regulă, acestea sunt create după tipul de portaluri, care sunt servicii de stocare și publicare.

5. Sisteme cu servicii suplimentare avansate

Cred că ați auzit de mai multe ori așa ceva ca CRM (customer relation management) - acesta este un serviciu de management al relațiilor cu clienții, management de proiect, facturare și așa mai departe. Astfel de servicii sunt diverse și pot include seturi diferite de servicii.

Înainte de a implementa programe de management electronic de documente la marile întreprinderi, vă sfătuiesc să efectuați o analiză aprofundată a sistemelor prezentate și să alegeți pe cel optim, cu o listă de sisteme aplicabile doar organizației dumneavoastră. Este important ca EDMS să reprezinte o oportunitate de management eficient al întreprinderii și transparență a tuturor proceselor sale, dar în același timp un nivel ridicat de confidențialitate.

Atunci când alegeți platforme, vă sfătuiesc să acordați o atenție deosebită organizării arhivelor electronice de documente, automatizării fluxului de lucru, ținând cont de caracteristicile individuale ale întreprinderii dumneavoastră și implicării într-un sistem existent.

5. Probleme de implementare a sistemelor electronice de management al documentelor

Orice companie care se străduiește să modernizeze procesele și să țină pasul cu vremurile, într-un fel sau altul, se confruntă cu problemele introducerii de noi sisteme. Acest lucru se poate aplica și unei organizații care dorește să implementeze sisteme electronice de gestionare a documentelor.

Să aruncăm o privire la ce probleme poți întâmpina:

in primul rand, așa cum am spus deja, având în vedere avantajele și dezavantajele EDI, aceasta este o barieră psihologică, dar problema nu este doar în ea. De asemenea, educația scăzută a personalului întreprinderii, lipsa de dorință de a învăța, teama de transparență a proceselor pot deveni un obstacol. Într-un cuvânt, conservatorism.

În al doilea rând, multe întreprinderi, din păcate, nu s-au îndepărtat încă de tipul sovietic de management, și anume de factorul director al perioadei sovietice, când el însuși nu vrea să lucreze cu un computer, să vizualizeze și să editeze documente.

În al treilea rând, schimbări structurale frecvente în organizare și slabă formalizare a proceselor de afaceri.

Al patrulea, într-un fel sau altul, va trebui să interacționezi cu lumea exterioară, care încă nu a trecut complet la gestionarea electronică a documentelor, deși se străduiește să facă acest lucru.

6. Gestionarea electronică a documentelor în achizițiile publice

În acest paragraf al articolului, aș dori să reflectez principalele puncte ale reglementării de reglementare a managementului documentelor electronice în achizițiile publice.

Potrivit articolului 5 din Legea federală din 5 aprilie 2013 nr. 44-FZ „Cu privire la sistemul contractual în domeniul achizițiilor de bunuri, lucrări, servicii pentru a satisface nevoile statului și municipale”:

„În cadrul relațiilor specificate în partea 1 a articolului 1 din această lege federală, este permis schimbul de documente electronice prevăzute de legislația Federației Ruse și de alte acte juridice de reglementare privind sistemul contractual în domeniul achizițiilor publice între participanții la sistemul contractual în domeniul achizițiilor, inclusiv depunerea cererilor de participare la determinarea furnizorului (antreprenor, executant), propuneri finale. Totodată, aceste cereri, propuneri finale și documente trebuie să fie semnate cu o semnătură electronică îmbunătățită și depuse folosind ”.

Acest articol mai precizează că cheile de semnătură electronică îmbunătățite și certificatele lor de verificare pot fi obținute numai de la centrele de certificare specializate care au primit acreditare în conformitate cu Legea federală nr. 63-FZ din 6 aprilie 2011.

Organismele abilitate elaborează procedura de interacțiune a acestor centre de certificare cu un singur sistem informațional și sunt dezvoltate și cerințe de securitate.

Astfel, dacă furnizorul (participantul la achiziții) are o semnătură electronică, nu există obstacole în calea participării la achizițiile publice.

Deci, în acest articol, am examinat principiile de bază ale managementului documentelor electronice. Dintre cele mai cunoscute corporații care oferă servicii de vânzare și instalare de software, se pot evidenția astfel de companii precum 1C, 1C-Rarus, ABBY și altele.

Asta e tot pentru azi. Sper că acest material v-a fost de folos. Vă doresc mult succes și ne vedem la următoarele ediții.

Astăzi, 100% din documentele din birou sunt create electronic, dar totuși mai mult de 80% dintre ele sunt tipărite (pentru aprobare, familiarizare, pornire). Poate fi eficientă o astfel de abordare?

Se pare că introducerea managementului electronic al documentelor este cea mai rezonabilă acțiune din partea factorilor de decizie. Dar nevoia de automatizare a afacerii este departe de a fi instantanee. Și numai după primirea unui număr de semnale, conducerea ajunge la concluzia că întreprinderea are nevoie de un sistem informatic special pentru managementul conținutului (sistem ECM). Atunci apare nevoia de a gestiona informația în toate etapele existenței sale, până când aceasta devine învechită.

Ce este un document electronic, EDMS, ECM

Există multe definiții. Vom încerca să vă oferim cele mai înțelese și mai încăpătoare.

Document electronic- un set de informații (text, imagine, înregistrare audio) stocate pe un computer (fișiere Word, Excel etc.). Este însoțit de un card cu atribute, la fel cum cărțile dintr-o bibliotecă sunt însoțite de un dulap de dosare. După atribute (titlu, autor, data creării etc.), un document poate fi găsit rapid.

Fluxul de lucru(flux de lucru) - o secvență de acțiuni ale angajaților în cadrul unui anumit proces de afaceri. Un exemplu de astfel de secvență este primirea unui document, înregistrarea acestuia, examinarea și executarea documentului, iar un proces de afaceri este lucrul cu apelurile cetățenilor.

Gestionarea electronică a documentelor(EDI) este o modalitate de organizare a muncii cu documente, în care cea mai mare parte a documentelor sunt utilizate în formă electronică și stocate central.

Ai nevoie de un sistem ECM?

Pentru a evalua dacă este necesar un sistem EDMS sau ECM, răspundeți singur la următoarele întrebări:

poți găsi rapid documentul potrivit în timp ce vorbești la telefon cu un partener important?
se va putea spune exact care dintre instrucțiunile pe care le-ați emis nu au fost îndeplinite și sunt restante în acest moment?
Sunteți sigur că viteza existentă de aprobare a documentelor creează o imagine pozitivă a organizației dvs.?
Ești mulțumit de volumul de hârtii care se află pe biroul tău?
Puteți spune cu încredere unde se află în prezent documentul care a fost trimis spre aprobare?

Avantajele managementului electronic al documentelor

Transparența proceselor de afaceri. Datorită sistemului, puteți urmări toate etapele activităților organizației. Procesele de afaceri devin absolut transparente pentru management, sunt mai ușor de controlat.

Disciplina de performanță superioară. Potrivit statisticilor, 20% din sarcinile primite nu sunt îndeplinite de angajații care răspund de acestea. Cu controlul deplin al tuturor etapelor de lucru, sistemul ECM afectează direct disciplina performanței angajaților.

Costuri mai mici cu forța de muncă pentru manageri și angajați. Sistemul reduce timpul petrecut de angajați pentru aproape toate operațiunile de rutină cu documente: creare, căutare, aprobare etc. Accelerează fluxul documentelor. Și, ca rezultat, toate procesele din organizație merg mai repede.

Confidențialitatea informațiilor este asigurată. O încălcare a datelor poate costa o organizație milioane de dolari. Spre deosebire de fluxul de lucru tradițional „de hârtie”, sistemul ECM oferă acces la documente strict în conformitate cu drepturile de utilizator atribuite. Toate acțiunile din document (citire, modificare, semnare) sunt înregistrate.

Respectă standardele ISO 9000. Stabilirea managementului calității a devenit acum una dintre sarcinile prioritare în companiile rusești. Printre cerințele pentru sistemul de management al calității (SMC) se numără un flux de documente transparent, precum și schimbul de informații între angajați.

Inovează cu ușurință și antrenează începătorii. Datorită sistemului de notificare construit pe baza sistemului ECM, puteți aduce rapid noi reguli de lucru tuturor angajaților. Timpul de pregătire pentru noii angajați este redus datorită căutării rapide a informațiilor necesare (regulamente, instrucțiuni etc.). Este ușor să schimbați rutele și șabloanele de documente, după care angajații încep automat să lucreze într-un mod nou.

Dezvoltarea culturii corporative. Introducerea unui sistem ECM stabilește și menține politica internă a companiei, duce la team building. Totodata, responsabilitatea fiecarui angajat pentru indeplinirea calitativa a sarcinii care i-a fost data este in crestere.

Mai multe avantaje competitive. Sistemul ECM afectează direct avantajele competitive ale companiei față de alți jucători de pe piață. Viteza și calitatea serviciului clienți sunt sporite datorită mișcării rapide a fluxurilor de informații și controlului precis al tuturor proceselor. Munca chiar și a celei mai mari întreprinderi devine din ce în ce mai mobilă și mai puțin dependentă de niște angajați „de neînlocuit”.

Tehnologii ECM

Managementul de conținut al întreprinderii poate fi abordat atât din punct de vedere al practicii, cât și al teoriei.

Să începem cu ultimul. Acordați atenție componentelor ciclului de viață, indicate în definiția canonică din glosarul AIIM (Asociația pentru Managementul Informației și Imaginii):

captura (captura),
management (gestionare),
depozitare (magazin),
protectie (Pastrare),
livrarea de informații (Deliver).

Este necesar să se gestioneze informațiile de-a lungul întregului ciclu de viață: de la crearea sau primirea de către organizație, până la livrarea către utilizatorul final sau distrugerea după expirarea perioadei de stocare.

Informația pătrunde în toate procesele organizației, este creată și procesată în diferite software și cu ajutorul diverselor aplicații. Dar numai un sistem ECM se concentrează pe o abordare unificată a gestionării datelor de-a lungul vieții.

Din punct de vedere al afacerii, sunt importante etapele din ciclul de viață al unui document, care au un impact direct asupra proceselor de afaceri atunci când acesta participă la fluxurile de lucru (workflow). Dar din punct de vedere tehnic, ele nu poartă o încărcătură semantică pronunțată și sunt desemnate prin termenul general „management document”.

Funcționalitatea și clasificarea sistemelor EDMS și ECM

Potrivit companiei de cercetare Gartner, sistemele care suportă cel puțin 3 din 6 funcții pot fi clasificate ca ECM:

management document: check-out/check-in, control versiuni, securitate, grupare documente etc.;
munca în colaborare pe documente comune și sprijinul echipelor de proiect;
scanarea documentelor și gestionarea imaginilor documentelor pe hârtie;
gestionarea înregistrărilor pentru arhivarea pe termen lung, automatizarea regulilor și reglementărilor de păstrare, asigurându-se că înregistrările respectă legile și reglementările;
flux de lucru pentru suportul proceselor de afaceri, rutarea conținutului, atribuirea sarcinilor și stărilor de lucru, urmărirea rutei și controlul execuției;
managementul conținutului web pentru automatizarea publicării, managementul dinamic al conținutului și managementul interacțiunii cu utilizatorii pentru aceste sarcini.

Puteți afla mai multe despre acest subiect în titlurile secțiunii „Funcționalități EDMS și ECM”:

Un exemplu de proces de afaceri într-un sistem ECM

La ce să nu vă așteptați de la un sistem ECM

În prezent, automatizarea complexă a întreprinderilor este construită prin integrarea mai multor sisteme, fiecare dintre acestea rezolvând o anumită gamă de sarcini. Prin urmare, este foarte important să înțelegeți ce anume să implementați în cadrul fiecărui sistem.

Luați în considerare cele mai comune cerințe de afaceri, a căror implementare în sistemul EDMS și ECM ar trebui să fie rezonabilă.

Managementul înregistrărilor HR. În ciuda faptului că are legătură directă cu documentele, sarcina acestei zone nu este fluxul documentelor în sine, ci contabilitatea și managementul personalului.

Un angajat are nevoie de diverse selecții de către personal - după educație, sex, specialități, data admiterii / concedierii etc., deoarece aceste informații ar trebui stocate într-o formă structurată într-o bază de date, și nu sub forma unor documente nestructurate separate.

Crearea fiecărui document ar trebui să se reflecte într-o schimbare a stării personalului, prin urmare, pentru automatizarea managementului evidenței personalului, este mai bine să se utilizeze sisteme specializate de management al personalului care pot fi integrate cu un sistem ECM pentru stocarea informațiilor nestructurate (CV-uri, fotografii). , ordine de personal etc.). În plus, este utilă automatizarea proceselor de aprobare a acestor documente în sistemul ECM.

Contabilitatea documentelor financiare.Situația este similară cu documentele financiare structurate: facturi, foi de parcurs, acte de muncă efectuate etc.

Pentru fiscalitate și contabilitate, care se bazează pe documente primare, sunt concepute sisteme de contabilitate specializate, precum și module specializate ale sistemului ERP. Sistemul ECM nu le poate înlocui, deși scanarea și organizarea unei arhive electronice de imagini scanate ale documentelor financiare sunt sarcinile EDMS. Necesitatea implementării unor astfel de soluții apare de obicei atunci când există un număr mare de documente și participanți la procesele de afaceri care vor lucra cu documente financiare ca și cu documentele EDMS, ținând cont de drepturile de acces, semnătura electronică etc.

În plus, acum este posibil să facem schimb de documente financiare (facturi, contracte, borderouri și acte) cu contrapărțile în formă electronică. Și stocarea unor astfel de documente în EDMS va oferi un avantaj suplimentar. .

Analiza si modelarea proceselor de afaceri.

De regulă, sistemele din clasa BPM () sunt utilizate pentru analiza și modelarea proceselor. Acestea sunt instrumente specializate pentru analiști de afaceri pentru o întreprindere sau o firmă de consultanță externă. Procesele de afaceri simulate pot conține acțiuni care nu sunt legate de documente, efectuate manual (de exemplu, livrarea documentelor prin curier), entități externe (de exemplu, furnizori) sau cu suportul altor clase de sisteme (ERP, CRM).

EDMS clasic poate oferi informații pentru analiza proceselor de afaceri (de exemplu, sub formă de rapoarte privind întârzierile în executarea anumitor tipuri de sarcini). Dar aceasta este doar o mică parte din datele necesare pentru o analiză completă.

Este logic să integrați EDMS cu sisteme de modelare pentru date de referință, de exemplu, tipuri de documente sau structură organizațională.

Implementarea unui sistem ECM

Efect de implementare

Evaluarea rezultatelor unui proiect ECM nu este diferită de o analiză a eficacității unui proiect IT, iar aceasta din urmă - de evaluarea oricărui proiect al companiei.

Aici, motivul este maturitatea tehnologiilor companiei, fără de care întreprinderea pur și simplu nu poate fi considerată eficientă. În alte cazuri, beneficiile sunt aproape imposibil de calculat, deși necesitatea implementării este fără îndoială. Și uneori, calculul efectului este mai scump decât tehnologia în sine (cum ar fi, de exemplu, oferirea angajaților cu acces nelimitat la Internet). În toate aceste cazuri, accentul se pune mai degrabă pe costul proiectului și pe potențialul soluției, inclusiv cu cât de ușor sistemul implementat va rezolva alte probleme ale companiei.

EDMS și soluțiile bazate pe acesta nu pot fi întotdeauna atribuite sistemelor, în ceea ce privește efectul cărora totul este clar. Metodele tradiționale de analiză a eficacității utilizării activelor nu sunt aplicabile informațiilor, precum și formula „raportul dintre profit și costurile totale este eficiență”. Acest lucru se datorează faptului că informația este un activ necorporal implicat în producție împreună cu resursele materiale și de muncă. Introducerea unui sistem ECM este însoțită de o schimbare a proceselor de afaceri și a costurilor forței de muncă. Costurile sistemelor informaționale, inclusiv ECM, sunt în majoritatea cazurilor indirecte, care pot fi calculate pe unitatea de producție doar cu ajutorul unui model de planificare economică. Și formalizarea este adesea destul de dificilă.

Etapele implementării unui sistem ECM

Alegerea și achiziționarea unui sistem ECM este doar primul pas către construirea unui sistem electronic de management al documentelor într-o organizație. Înainte să înceapă să funcționeze și să înceapă cu adevărat să aibă un efect, va exista un proces de implementare.

Implementarea unui sistem ECM constă de obicei din următorii pași:

organizarea proiectului, alocarea personalului (manager de proiect și grup de lucru);
cercetarea intreprinderii si proiectarea solutiilor de utilizare a sistemului ECM;
configurarea si adaptarea sistemului ECM;
Instruire;
operațiune de probă.

În orice caz, următoarele reguli sunt obligatorii pentru implementarea cu succes:

participarea activă a conducerii la procesul de implementare și utilizare a sistemului ECM;
alocarea și pregătirea aprofundată a angajaților cheie pentru implementarea și suportul software;
organizarea de instruire pentru toți utilizatorii și furnizarea de instrucțiuni privind modul de lucru cu sistemul.

Probleme și riscuri ale implementării unui sistem ECM

În multe privințe, ele coincid cu proiectele de implementare a altor sisteme informaționale și conduc la următoarele consecințe negative:

sunt încălcate termenele și bugetul proiectului;
nu toate obiectivele sunt atinse (sistemul funcționează, dar nu în totalitate: mai puțin/mai rău decât era planificat);
implementarea este complet întreruptă (sistemul nu funcționează cu adevărat).

Specificul riscului datorită faptului că majoritatea angajaților întreprinderii trebuie să fie transferați în scurt timp la metode de lucru complet noi pentru ei (citirea documentelor în formă electronică, primirea de rezoluții și semnături ale conducerii în formă electronică etc.). Cele mai caracteristice riscuri ale implementării unui sistem ECM includ:

conservatorismul utilizatorilor, respingerea noilor metode de lucru;
cunoștințe scăzute de informatică a utilizatorilor obișnuiți și a conducerii superioare;
procese nestructurate (lipsa reglementărilor);
echipamente tehnice insuficiente/inadecvate;
management de proiect neclar.

Modalități de prevenire a riscurilor standard:

proiectarea detaliată și preliminară a funcționării sistemului ECM la o întreprindere dată;
directive clare și exemplu personal de leadership;
instruirea personalului și suport operațional în rezolvarea problemelor;
implementare în etape.

Fiabilitatea și legalitatea documentului electronic

Domeniul managementului conținutului electronic și al interacțiunii fără hârtie în companii se dezvoltă acum activ. Legislația se schimbă și ea, unele reguli sunt fixate în ea după ce s-au stabilit în viață, iar unele, dimpotrivă, sunt introduse după adoptarea unor noi norme la nivel de stat.

Determinarea autenticității și a semnificației juridice a unui document pe hârtie este o procedură clară pentru toată lumea: documentul trebuie să aibă semnăturile și sigiliile necesare. Dar cum se determină autenticitatea unui document electronic?

Creat pentru asta semnatura electronica (ES)- detalii ale unui document electronic conceput pentru a-l proteja de fals. Puteți identifica proprietarul semnăturii, precum și să stabiliți absența modificărilor în documentul electronic după semnarea acestuia.

În forma sa cea mai simplă, mecanismul EP funcționează după cum urmează:

este alocat un centru de certificare (subdiviziune sau organizație externă) care, folosind software specializat, generează așa-numitele „certificate cheie” pentru fiecare utilizator;
este creată o cheie ES - aceasta este o secvență unică de caractere. Constă dintr-o cheie privată, care este disponibilă numai pentru proprietarul său și poate semna documentul ES, și o cheie publică - disponibilă pentru toată lumea, cu ajutorul ei puteți determina cine și când a semnat documentul electronic.

Când utilizați un sistem ECM, toate „dificultățile” pe care le poate întâmpina utilizatorul sunt ascunse. Utilizatorul, de regulă, trebuie să selecteze pur și simplu funcția dorită: „Semnați documentul” (documentul semnat de ES va fi închis pentru modificări în același timp) sau „Obțineți informații despre semnături”. Legitimitatea documentelor electronice este recunoscută.

cuvânt de despărțire

Vă dorim succes în stăpânirea noilor cunoștințe, iar materialele noastre vă vor ajuta întotdeauna în acest sens.

Sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS)- acesta este un sistem (program de calculator, software etc.) care vă permite să organizați și să automatizați lucrul cu documente electronice (adică managementul documentelor electronice) pe întregul ciclu de viață al acestora. Principala funcționalitate a EDMS ar trebui să includă capacitatea de a crea, modifica, stoca și ruta documente, precum și o serie de capabilități de servicii, cum ar fi căutarea, clasificarea etc.

SED, in plus, este conceput pentru a organiza si automatiza procesele de interactiune intre angajati (transfer documente, emitere sarcini, trimitere notificari etc.). Angajații pot primi rapid orice informații necesare despre clienții companiei. Totodată, documentele pot fi atât obiecte structurate ale sistemului informațional, care au un anumit set de detalii standard, cât și nestructurate (fișiere Word, Excel, .pdf, .jpg etc.). SED poate include o arhivă electronică de documente, care permite prelucrarea colectivă a informațiilor, și un sistem de automatizare a proceselor de afaceri (flux de lucru). De asemenea, EDMS este una dintre opțiunile de utilizare a sistemului BPM.

În mod tradițional, conceptul de automatizare a fluxului de lucru este asociat cu munca cu corespondență, documente administrative și organizaționale etc. dar SED de asemenea, vă permit să asociați fiecare document cu acțiunile care ar trebui efectuate asupra acestuia. Datorită unui astfel de sistem, devine posibilă urmărirea performanței anumitor lucrări de către angajați. Astfel, EDMS oferă nu numai un management eficient al fluxului de documente și securitatea informațiilor în companie, ci și o creștere a controlului asupra execuției lucrărilor pe documente și a productivității angajaților.

Sisteme electronice de gestionare a documentelor (EDMS) sunt utilizate în prezent în infrastructura IT a aproape oricărei companii - atât private, cât și publice. În majoritatea companiilor, fie EDMS a fost deja implementat, fie este planificat să-l implementeze în viitorul apropiat. Sistemele electronice de gestionare a documentelor rezolvă o gamă tot mai largă de sarcini, se integrează cu sistemele de contabilitate și vă permit să gestionați performanța unei întreprinderi (construiți sisteme KPI sau BSC).
Prin intermediul SEDîntreprinderea devine transparentă și gestionabilă: toate cele mai simple tranzacții comerciale (de exemplu, expedierea mărfurilor dintr-un depozit sau transferul materialelor în producție) sunt însoțite de reflectarea lor în sistemul contabil sub formă de documente electronice. Operațiunile de afaceri pot fi însoțite de indicatori contabili și de fixare a proceselor de afaceri. Informațiile acumulate despre indicatori sunt integrate în EDMS în indicatori de nivel superior, și astfel obținem un tablou de bord echilibrat, reflectat în panoul managerului.

Sisteme electronice de gestionare a documentelor au o serie de avantaje, care includ posibilitatea unei singure înregistrări a unui document electronic, executarea paralelă a operațiunilor necesare cu urmărirea persoanei responsabile de executarea acestora, precum și disponibilitatea unui sistem de căutare a documentelor organizat eficient și a unui sistem dezvoltat. sistem de raportare.

In afara de asta, SED, de regulă, conțin instrumente pentru lucrul în grup pe documente și proiecte, programarea și încărcarea angajaților pentru a lucra cu documente, menținerea unui istoric de lucru cu documente și lucru sigur cu birouri și divizii la distanță ale întreprinderii. Pe cea mai comună platformă din Rusia, exemplu „1C: Enterprise 8”. SED este un . Odată cu apariția platformei 1C:Enterprise 8, distribuția familiei de programe 1C a fost reorientată de la segmentele mici la mijlocii și corporative ale întreprinderilor. Managementul electronic al documentelor este un atribut al unui sistem informatic cu drepturi depline pentru astfel de întreprinderi, în timp ce sistemele de clasă de flux de lucru și o versiune mai avansată a BPMS sunt un modul standard al sistemului de informații corporative al unei întreprinderi, în care numărul de angajați de birou ajunge la mai mult de 50. oameni.

Nu ar trebui să fie specific industriei. Versiunea principală și cea mai comună a gestionării documentelor electronice sunt produsele în cutie, iar EDMS de pe platforma 1C nu face excepție.

În condițiile dezvoltării moderne a afacerilor, EDMS trebuie să rezolve probleme legate de optimizarea costurilor, cu posibilitatea economisirii resurselor interne ale întreprinderii. În același timp, cea mai bună opțiune este o astfel de situație pentru întreprindere, atunci când informațiile implementate sistem electronic de gestionare a documentelor vă permite să recuperați rapid (în 2-3 luni) costurile de implementare. O condiție prealabilă pentru o astfel de implementare este prezența în întreprindere a unui angajat care are cunoștințe în domeniul managementului proceselor, abilități în construirea de diagrame de notații de descriere a proceselor de afaceri și reprezintă destul de bine procesele de afaceri care au loc în întreprinderea care implementează EDMS. Diagramele formalizate ale proceselor de afaceri pot fi un ajutor important.

Implementarea SED ar trebui să rezolve întotdeauna problema optimizării proceselor de afaceri și economisirii costurilor cu forța de muncă atât pentru conducerea, cât și pentru angajații obișnuiți ai întreprinderii. Totodată, efectul maxim din implementare se realizează atunci când managementul documentelor electronice funcţionează într-un singur spaţiu informaţional cu sistem de gestiune şi contabilitate. Un astfel de sistem combinat vă permite să rezolvați un număr mult mai mare de probleme.

Există o serie de aplicații standard SED pe platforma 1C, de exemplu, automatizarea lucrărilor contractuale. Dar rezolvarea unor sarcini precum fluxul de lucru al personalului, lucrul cu călătoriile de afaceri și rapoartele în avans, cererile de fonduri, procesele de suport pentru vânzări, achiziții, fluxul de lucru de producție și depozit pot fi rezolvate doar într-un singur sistem informatic cu un sistem contabil. De exemplu, pe platforma 1C 8 sistem electronic de gestionare a documentelor „PiterSoft: Process Management” sau

De exemplu, pe platforma 1C 8 sistem electronic de gestionare a documentelor poate lucra într-o singură bază de date cu produsul „1C: Managementul salariilor și al personalului” sau „1C: Managementul întreprinderii de producție”, care vă permite să rezolvați cuprinzător atât sarcinile funcționale (de exemplu, recrutarea), cât și contabilitatea (calculul salariului) și managementul (luarea unei decizii motivaționale cu privire la o creștere a salariului sau o amendă) și sarcinile de interacțiune și transfer de informații (trecerea unui document de-a lungul traseului, asociată cu notificarea la timp a tuturor participanților interesați la proces, în conformitate cu procedura aprobată anterior ).

29.05.18 71 255 13

Documentele pot fi semnate pe hârtie sau electronic. Pe hârtie de mult timp, electronic - nu este clar cum.

Pavel Ovchinnikov

12 ani de lucru cu documente electronice

Dar aici mă ocup de documente electronice de doisprezece ani și vă spun: acesta este un fior incredibil. Să vă spun cum funcționează totul, cu exemple.

Pe scurt vorbind

Pentru a începe gestionarea documentelor electronice, aveți nevoie de:

Convingeți contrapărțile să înceapă să facă schimb de documente electronice.
Cumpărați un certificat de semnătură electronică.
Decideți modalitatea de trimitere a documentelor: printr-un serviciu special sau fără acesta.

Cine are nevoie de documente electronice

În ciuda confortului și modernității, puțini efectuează gestionarea electronică a documentelor. Dacă un antreprenor cu impozitare simplificată încheie câteva contracte pe an, s-ar putea să nu-i fie atât de frică să trimită documente tipărite de câteva ori. Există însă cazuri în care gestionarea electronică a documentelor este extrem de utilă.

Companii mari documentele electronice ajută la reducerea costurilor dacă volumul corespondenței externe depășește câteva sute de documente pe lună. Pentru ei, livrarea valorilor mobiliare afectează direct viteza tranzacțiilor. Costurile fluxului de documente se pot ridica la sute de mii de ruble pe an, iar riscurile asociate cu pierderile, erorile și amenzile de la autoritățile fiscale cresc costurile și mai mult.

Chiar dacă acum semnezi un act la șase luni, asta nu înseamnă că afacerea ta nu va crește. Este posibil să aveți parteneri mari care lucrează cu documente electronice și vă vor solicita același lucru.

De exemplu

Magazinul online a acumulat în mod regulat creanțe în valoare de zeci de milioane din cauza faptului că factura a fost din nou greșită: marfa se află într-un camion, nu poate fi dusă la depozit. In timp ce asteapta sa soseasca de la furnizor curierul cu documentul corectat, trec zilele. Am introdus documentele electronice, iar acum toate ajustările documentelor durează mai puțin de o oră.

Iar într-o mare companie de vânzare cu amănuntul de energie, în timpul controalelor fiscale pe teren, inspectorii au constatat anual încălcări și erori în documente. Cecul pentru amenzi a ajuns la 120.000 de ruble pe an. S-a ajuns la punctul în care departamentul de finanțe a pus acești bani în buget în avans ca cheltuieli generale. Au introdus managementul electronic al documentelor, iar acum corectitudinea documentelor este controlată de programe, nu de oameni. Nu mai sunt erori.

Ce este un document electronic

Un document electronic este un document obișnuit sau fișier pdf care poate fi creat și citit în orice editor. Este important ca acesta să fie semnat cu o semnătură electronică specială și trimis într-un mod special.

Pentru ca un partener, avocat sau judecător să nu aibă nicio îndoială că tu ai semnat documentul electronic și nimeni nu l-a schimbat, specialiștii în securitate digitală au venit cu o semnătură electronică. Este ca o amprentă suprapusă pe un set unic de biți și octeți din documentul dvs. În linii mari, semnând ceva cu o semnătură electronică, spui: „Confirm autenticitatea acestui set de biți”.

La orice document se atașează o semnătură electronică, după care se consideră semnată. Documentul poate fi citit fără semnătură. Vă garantează doar că aveți în față același document neschimbat, în forma în care v-a fost trimis. Dacă modificați ceva în document și îl salvați, setul de biți se va schimba - semnătura va fi invalidă.

De exemplu

Cele două companii au decis să semneze un contract electronic. Am făcut un contract și am convenit asupra termenilor. Acum o companie semnează contractul cu semnătura sa și îl trimite alteia. Ea deschide contractul și decide să repare în liniște ceva, de exemplu, suma amenzilor. Corectează. Salvează. Trimite primul. Ea arată - hopa! - semnătura originală de pe acest contract este ruptă. Deci ceva s-a rezolvat, răufăcători. Apoi se duc să bată fața, probabil.

De unde să obțineți o semnătură electronică

O semnătură electronică este cumpărată într-un centru special de certificare. Este suficient doar să găsești un centru convenabil în orașul tău. Principalul lucru este ca acesta să fie inclus în lista centrelor acreditate a Ministerului Comunicațiilor al Federației Ruse.

La fel se poate face chiar la biroul centrului de certificare: trebuie doar să veniți cu toate documentele și să completați o cerere. Dar în acest caz, va trebui să așteptați ca plata fără numerar să fie efectuată - aceasta poate dura câteva ore. Este imposibil să plătiți un certificat pentru o companie în numerar, la fel cum este imposibil să îl primiți de la distanță.

Cum funcționează o semnătură electronică?

Forța juridică a semnăturii electronice este descrisă în legea federală „Cu privire la semnătura electronică”.

Legea definește tipurile de semnături: simple, necalificate și calificate. Poți semna documente cu oricare dintre ele, dar cu rezerve: calificat - pentru taxă, licitație și în unele cazuri pentru instanță; simplu și necalificat - pentru orice altceva.

Semnătură simplă sau necalificată

Opțiune accesibilă și ieftină, dar cu aplicație limitată. O semnătură necalificată conține algoritmi criptografici, dar nu este verificată de nicio autoritate de certificare. Unul simplu este doar o combinație între un nume de utilizator și o parolă, un cont pe un site web de servicii publice sau o adresă de e-mail a unei contrapărți.

Astfel de semnături sunt potrivite dacă nu participați la licitații electronice, nu faceți schimb de documente primare electronice și nu trimiteți declarații fiscale. O semnătură simplă poate fi folosită pentru contracte, facturi și acte, dar va trebui să semnați un acord separat cu contrapartea și să înregistrați consimțământul părților de a avea încredere într-o astfel de semnătură.

Dacă aveți zeci de contrapărți și documente diferite, schema nu va funcționa. Va trebui să semnați un astfel de document cu toată lumea, iar în timp acest proces va încetini, nu va accelera munca. Atunci este mai bine să te gândești la un alt certificat de semnătură electronică.

Pentru a utiliza o semnătură electronică simplă, trebuie să tipăriți și să semnați o versiune de hârtie a acordului sau să includeți o clauză specială în contractul cu contrapartea - aceasta este o cerință a legii.

Semnătura calificată

Această semnătură este potrivită pentru facturi și taxe. Prin lege, facturile electronice pot fi semnate doar cu o astfel de semnătură. Un certificat calificat costă de la 1000 R, îl puteți cumpăra doar la un centru de certificare care face parte din zona de încredere FTS.

În fiecare an, certificatul de semnătură calificată trebuie reînnoit, ceea ce se adaugă la griji: trebuie să monitorizați perioada de valabilitate și să comandați o reeditare la timp.

Pentru a lucra cu o semnătură calificată, trebuie să instalați un program special - un mijloc de protecție a informațiilor criptografice. Programul atașează documentului o semnătură electronică și verifică semnăturile celorlalți participanți la schimb.

Puteți alege un program plătit ("Cryptopro DSP") sau gratuit ("Vipnet DSP"). Din punct de vedere funcțional, sunt aproape la fel, dar pot exista probleme de compatibilitate cu cel gratuit. Ambele funcționează pe Windows și Mac. Cea plătită costă aproximativ 1000 R, plata anuală pentru certificatul de semnătură electronică este de circa 1000 R.

Unii folosesc o semnătură electronică bazată pe cloud, pentru care nu trebuie să instalați un program de criptoprotecție. Semnătura cloud este stocată în serviciul de schimb și de fiecare dată când semnați un document, primiți un SMS de confirmare a acțiunii pe telefon. Un astfel de certificat este mai ieftin și mai convenabil de utilizat, dar mai puțin sigur decât un program de protecție criptografică.

De ce aveți nevoie de un procesor de documente?

Un document electronic semnat poate fi trimis prin e-mail obișnuit, dar acest lucru nu este sigur. Dacă e-mailul este piratat, documentele vor fi în mâinile atacatorilor. Prin urmare, de exemplu, fiscul acceptă declarații doar prin servicii speciale. Prin aceleași servicii, trebuie să faceți schimb de facturi electronice, altfel veți încălca ordinul Ministerului de Finanțe al Rusiei. Astfel de servicii se numesc operatori de flux de documente.

Pentru un utilizator simplu, acesta este un e-mail pompat. Funcționează printr-un browser, există foldere cu intrare și ieșire, director de adrese, căutare încorporată, editor de documente. Inside - un serviciu extrem de încărcat, cu canale de comunicații securizate și criptare, care asigură securitatea transmiterii documentelor.

Nici măcar nu este necesară încheierea unui acord cu un operator de gestionare electronică a documentelor. Doar înregistrați-vă, încărcați un certificat de semnătură electronică și plătiți factura. Operatorul se ocupă de restul: anunță Serviciul Federal de Taxe că v-ați alăturat bursei, monitorizează formatele și garantează conformitatea cu legislația Federației Ruse.

Există câteva zeci de astfel de servicii în Rusia. În ceea ce privește prețul, funcționalitatea, fiabilitatea și viteza, sunt aproximativ aceleași. Este obișnuit să alegeți operatorii în funcție de calitatea serviciului: cât de repede funcționează suportul tehnic, dacă operatorul este pregătit să ajute să conecteze contrapărțile, ce oportunități oferă și dacă are consultanți analiști care vă vor ajuta să implementați serviciul în muncă.

De asemenea, contrapartea dvs. va trebui să se conecteze la operator. El îl poate alege pe al tău sau pe oricare altul - atunci schimbul va trece prin roaming, ca într-o conexiune celulară.

Cât costă documentele electronice

Lucrând prin operator, plătiți doar pentru documentul semnat de ambele părți. În medie, costul trimiterii unui document este de aproximativ 6-8 R, iar toate cele primite sunt gratuite.

De obicei, începătorii cumpără un pachet minim de 300 de documente, care se termină foarte repede. Apoi trebuie să cumpărați următorul pachet. Este mai profitabil să cumpărați un pachet anual nelimitat sau să conveniți asupra unor condiții individuale.

Trecerea la documente electronice este benefică dacă trimiteți 100 sau mai multe documente pe lună sau cel puțin 1000 de documente pe an. Apoi vei reduce costul hârtiei și al livrării de aproape 5 ori.

Cât costă documentele

1000 de documente pe hârtie

Un element obligatoriu al infrastructurii „digitale” a unei întreprinderi sau organizații moderne este un sistem de management al documentelor. Lucrul cu documente externe și interne este considerat a fi cel mai complex, mai laborios și „problematic” domeniu al activității întreprinderii. Soluțiile electronice fac posibilă simplificarea și optimizarea semnificativă a acestuia.

Utilizarea sistemelor specializate este relevantă atât pentru companiile din sectorul comercial, cât și pentru agențiile guvernamentale. Pentru primul, ele deschid perspective de creștere a profitabilității, rentabilitate a muncii, iar pentru al doilea, vor fi o soluție eficientă la problemele de optimizare a fluxului de informații și lucrări, interacțiune interdepartamentală și lucru cu.

Un sistem electronic de management al documentelor (EDMS) este o necesitate, nu o opțiune. Majoritatea companiilor de astăzi creează hârtie de birou în formă digitală, dar, din cauza imperfecțiunii proceselor de schimb de informații, angajații sunt nevoiți să le imprime, să le transfere într-o formă „fizică” și să piardă timp și efort într-o rutină inutilă. Un format ineficient poate fi dificil de schimbat - pentru aceasta este necesar să se automatizeze activitățile companiei într-o manieră cuprinzătoare, dar rezultatul va depăși toate așteptările. Un sistem EDMS sau ECM (sistem de management al conținutului organizațiilor) bine organizat va ajuta la gestionarea fluxurilor de informații și documente la toate nivelurile și etapele existenței.

Informații generale despre elementele și structura EDMS

Creat inițial ca un instrument pentru munca tradițională de birou și automatizarea acestuia, astăzi EDMS a evoluat în produse multifuncționale și complexe. Un sistem electronic de gestionare a documentelor este o soluție care:

asigură procesul de creare și mutare a documentației interne a companiei în formă electronică;
procesează corespondența primită și documentele externe de reglementare și administrative;
simplifică controlul asupra fluxurilor de documente;
ajută la gestionarea eficientă a relațiilor cu partenerii, clienții și așa mai departe.

În companie, EDMS asigură lucrul cu toate documentele în formă electronică - orice set de informații stocate sau transferate pe un computer. Ele trebuie să fie însoțite de atribute pe un fel de „cărți” care identifică unitatea.

Gestionarea documentelor în formă electronică este o modalitate de organizare centrală a lucrărilor cu hârtii, unde majoritatea registrelor și tranzacțiilor sunt prezentate în format electronic. În consecință, sistemul care îl gestionează este o soluție cu instrumente pentru implementarea tuturor procedurilor de creare, modificare, căutare de documente și susținere a interacțiunii dintre angajații companiei.

Uneori se numește EDMS (Electronic Document Management System) sau ECM menționat mai sus, dar acești termeni sunt ceva mai largi decât EDMS - la acesta din urmă este necesar să se adauge mijloacele de asigurare a siguranței informațiilor, introducerea documentelor pe hârtie într-un mediu digital, procesarea conținutului multimedia și așa mai departe. Sistemul electronic de management al documentelor se bazează pe fluxuri de lucru – Workflow, care sunt acțiunile angajaților în limitele unui proces de afaceri dedicat.

Avantajele EDMS

Structura de bază existentă a EDMS s-a dovedit a fi un mecanism eficient, eficient, convenabil pentru întreprinderi și instituții de orice dimensiune. Piața EDMS se dezvoltă activ, deoarece atât sectorul public (un consumator activ), cât și structurile de afaceri sunt interesate de produse software care simplifică gestionarea documentelor. De asemenea, dezvoltarea sistemelor este facilitată de extinderea domeniului de aplicare a semnăturilor electronice și de atenția sporită acordată problemelor de securitate a informațiilor. Le puteți rezolva eficient cu ajutorul unor programe de înaltă calitate și bine gândite.

Sistemul modern de gestionare a documentelor are multe avantaje - acesta:

asigură transparența fluxului de documente și a tuturor proceselor de afaceri ale companiei - toate acțiunile și mișcările documentelor pot fi urmărite și controlate;
îmbunătățește disciplina de lucru și executarea sarcinilor - sistemele transparente sunt convenabile pentru fixarea rezultatelor și faptul de a răspunde cerinței;
reduce timpul petrecut în munca de rutină de zi cu zi - nu trebuie să căutați, să coordonați lucrări pentru o lungă perioadă de timp, cifra de afaceri se accelerează;
protejează informațiile de scurgeri, asigurând securitatea datelor și delimitarea strictă a drepturilor de acces;
se bazează pe principiile specificate în standardele de calitate ISO;
ușor de implementat în rândul angajaților - supus unui sistem de pregătire a personalului bine organizat;
oferă companiei un avantaj competitiv, ajută la menținerea și dezvoltarea culturii interne corporative și așa mai departe.

Sistemul electronic de management al documentelor (EDMS) include, printre altele, gestionarea registrelor de reglementare. Prin urmare, activitatea sa trebuie organizată în conformitate cu cerințele legii.

Standarde și cadrul legal pentru EDMS

Există puține standarde sau legi specifice pentru sistemele electronice de afaceri în domeniul juridic intern, iar atunci când dezvoltă un EDMS, creatorii acestuia sunt ghidați de o varietate de documente de reglementare pentru munca de birou „clasică”. Dintre principalele acte normative și de reglementare merită menționate:

legislația federală privind semnătura digitală electronică (1-FZ din 10 ianuarie 2002), privind informațiile și protecția acesteia (149-FZ), cu privire la datele cu caracter personal (152 și 363-FZ) și așa mai departe;
Decrete ale guvernelor federale și regionale, reguli și cerințe ale industriei;
GOST-uri pentru munca de birou, arhive, sisteme de documentație administrativă - R 51141-98, R 6.30-2003 și altele.

Uneori reglementările se contrazic, iar regulile sunt de natură consultativă, iar dezvoltatorii încearcă să facă EDMS-ul companiei cât mai adaptabil și flexibil posibil. De asemenea, trebuie să țineți cont de regulile în continuă schimbare pentru lucrul cu semnăturile electronice, de „compatibilitatea” sistemului cu un flux de lucru semnificativ din punct de vedere juridic. Este necesar ca toate documentele electronice oficiale ale organizației să fie legitime, fiabilitatea lor putând fi ușor determinată. Toate acestea trebuie luate în considerare atunci când alegeți un EDMS pentru uz corporativ.

Funcționalitatea EDMS

Pentru ca un sistem electronic de management al documentelor să poată fi numit complet, în el trebuie implementate multe funcții. Cele principale includ:

management documentatie - intrare si inregistrare, lucru zilnic, control flux;
comunicarea cu documente pe hârtie;
căutarea și preluarea organizată a datelor și documentelor - rapidă, în conformitate cu nivelul de autorizare;
urmărirea relevanței documentației (în special externă, primită) și arhivarea documentelor învechite;
menținerea unui nivel adecvat de securitate a informațiilor;
comunicare simplă, transparentă, intuitivă între program și utilizatorii finali.

Sistemul electronic de gestionare a documentelor ar trebui să fie echipat cu setări convenabile, instrumente de localizare și să fie bine scalat. Este important ca dezvoltatorul să prevadă posibilitatea organizării unui singur EDMS în divizii îndepărtate geografic ale companiei. Este necesar să se organizeze un schimb electronic ordonat de informații între nivelurile ierarhice din sistem, precum și să-l implementeze în mod competent într-o întreprindere reală.

Implementarea EDMS și evaluarea eficacității acestuia

Docsvision oferă produse software de înaltă calitate și moderne pentru rezolvarea problemelor de organizare și susținere a gestionării electronice a documentelor. Diferența noastră este o abordare integrată: împreună cu produsul în sine, oferim o gamă completă de suport pentru implementarea soluțiilor, instruirea personalului și serviciul EDMS. Implementarea sistemului la întreprindere este o etapă importantă, este „lustruirea” finală a sistemului și adaptarea acestuia la nevoile clientului. O implementare constă de obicei din:

cercetarea situatiei actuale din companie, realizarea unui plan de implementare;
transferul produsului proiectat la capacitățile reale ale companiei - sistemul EDMS se adaptează acestora;
testarea performanței produsului configurat;
instruirea conducerii și a personalului - prin metoda „terapiei de șoc” sau treptat;
funcționarea și ajustările în procesul său, scalarea, rezolvarea problemelor curente.

Sistemul de management al documentelor trebuie să fie eficient și să recupereze investiția în el. Pentru a evalua eficacitatea EDMS, puteți utiliza metodele de calcul pentru proiecte IT și, în principiu, orice active necorporale. Este necesar să se țină seama de cât de activ au fost implicați experții terți în muncă, care este profitul intervenției lor, care sunt perspectivele de profitabilitate ulterioară. Este posibil să întâlniți o situație în care calculul eficienței îl va costa pe client mai mult decât EDMS în sine, dar acest lucru trebuie făcut.

Merită să luăm în considerare faptul că metodele tradiționale de evaluare nu determină cu exactitate rezultatul - acordă atenție costurilor de achiziție și implementare, fără a ține cont de optimizarea activității diferitelor departamente, de accelerarea rulajului documentelor și de simplificarea deciziei. realizarea. Este necesar să se evalueze eficacitatea EDMS în complex, la ceva timp după implementarea sa, iar apoi rezultatele vor mulțumi în mod plăcut clienții.

Puteți alege ediția optimă a Docsvision, vă puteți familiariza cu costul modulelor și opțiunile de licențiere pe pagină

Ar putea fi util să citiți: