Descrierea postului inspectorului de resurse umane. Fișa postului secretarului Fișa postului secretarului ofițerului de personal

DESCRIEREA POSTULUI SECRETAR HR

I. Dispoziţii generale

Numirea și revocarea din funcție se efectuează de către directorul general.
Această poziție raportează direct Șefului Resurse Umane. Secretarul departamentului de personal poate primi ordine suplimentare de la directorul adjunct al departamentului de personal.
Executantul acestui post pe perioada de absenta este inlocuit de inspectorul compartimentului de personal.
În activitățile sale, angajatul este ghidat de următoarele acte și reglementări legale:
- Legislația Ucrainei,
- statutul companiei,
- regulamentul intern al muncii,
- Ordine (instrucțiuni) de management direct,
- Regulamente privind departamentul de personal,
- Alte documente normative ale serviciului de personal.
Cerințe de calificare:
- Studii superioare, n/superioare (direcția „Munca de birou” sau „Psihologie”, „Sociologie”)
- Cel puțin ____ ani experiență de lucru în specialitate.
Executorul acestei funcții trebuie să cunoască:
- Legislația muncii.
- Structura și personalul întreprinderii, profilul acesteia, specializarea și perspectivele de dezvoltare.
- Politica de personal și strategia întreprinderii.
- Fundamentele managementului resurselor umane.
- Procedura de înregistrare, întreținere și păstrare a documentației referitoare la personal și deplasarea acestuia.
- Procedura de formare si intretinere a unei banci de date privind personalul intreprinderii.
- Organizarea salariilor.
- Metode de înregistrare a mișcării personalului, procedura de întocmire a raportărilor stabilite.
- Fundamente ale sociologiei, psihologiei, pedagogiei și organizării muncii.
- Fundamente ale economiei, organizarii productiei si managementului.
- Echipamente informatice, comunicatii si comunicatii, echipamente de birou (MSOffice, Internet, e-mail, fax, copiator).
- Reguli si norme de protectie a muncii.
- Reguli pentru desfășurarea convorbirilor telefonice.
- Cultura muncii și etica muncii.
_________________________________________________________________.

II. Responsabilitatile locului de munca

Asigură comunicarea neîntreruptă a șefului și angajaților departamentului cu alte divizii ale Firmei.
Aduceți în timp util angajaților departamentului informații oficiale: comenzi, comenzi, instrucțiuni, regulamente, memorii etc.
Pregătiți în timp util documentele pentru șeful de departament.
Păstrați procesele-verbale ale ședințelor departamentului.
Organizează documentația HR, înregistrează documentația de intrare și de ieșire.
Gestionați comunicațiile telefonice cu personalul departamentului.
Pregătiți instrucțiuni pentru delegarea de autoritate.
Întocmește acte normative prin ordin al șefului sau al adjunctului. seful ok.
Păstrați evidența timpului de lucru al angajaților departamentului (fișe de pontaj, concedii, zile de boală).
Întocmește rapoarte de sinteză privind angajații fumători ai companiei.
Păstrați evidențe și furnizați conducerii informații despre angajații care fumează din departament.
Intocmeste documentele pentru intocmirea bugetului departamentului.
Efectuați comenzi pentru furnizarea de cărți de vizită angajaților departamentului.
Pregătiți liste de zile de naștere pentru angajații companiei.
Compilați comenzi pentru furnizarea angajaților departamentului de papetărie și cartușe.
Întocmește un registru de documente de călătorie pentru angajații departamentului pentru rambursarea ulterioară a costului acestora.
Efectuați comenzi pentru abonamentul publicațiilor tipărite pentru departament, controlați livrarea și aducerea acestora către abonați.
Efectuați comenzi pentru furnizarea angajaților departamentului cu articole de inventar.
Participa la inventarul departamentului.
Răspundeți în timp util la solicitările altor angajați din zona de activitate profesională, furnizați informațiile solicitate în întregime.
Tratează obiectiv alți angajați, evaluează contribuția acestora la atingerea obiectivelor Companiei pe baza rezultatelor muncii lor, indiferent de relația lor personală.
Respectați termenele limită pentru finalizarea sarcinilor și a sarcinilor.
Oferiți asistență colegilor de la locul de muncă în rezolvarea problemelor activităților lor, dacă asistența poate duce la o îmbunătățire calitativă a performanței.
Îmbunătățiți-vă în mod continuu nivelul profesional.
Respectați regulile de confidențialitate atunci când lucrați cu informații personale ale angajaților Firmei
_________________________________________________________________.
_________________________________________________________________.

III. Drepturile

Secretarul departamentului de personal are dreptul:

Faceți cunoștință cu proiectele de hotărâri ale șefului de departament și ale șefului organizației în direcția de activitate.
Participați la ședințele comitetelor și grupurilor de lucru, la alte ședințe ale angajaților din zona de activitate.
Participa la discutarea problemelor legate de activitatile departamentului de personal.
Trimite spre examinare de către Directorul HR și Șeful Departamentului HR propuneri de îmbunătățire a activităților departamentului și ale Firmei și îmbunătățirea metodelor de lucru; optiuni pentru eliminarea neajunsurilor din activitatile firmei.
Să desfășoare interacțiune cu angajații tuturor diviziilor structurale în direcția activității.
Solicitați personal sau în numele conducerii de la alte unități structurale informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.
Semnează și avizează documentele de competența lor.
Solicitați directorului de resurse umane și șefului OK să asiste în îndeplinirea atribuțiilor oficiale, precum și în exercitarea drepturilor prevăzute în prezenta fișă a postului.
Acționează în numele departamentului de personal și reprezintă interesele acestuia în relațiile cu alte divizii structurale ale organizației din competența sa.
_________________________________________________________________.
_________________________________________________________________.

IV. Responsabilitate

Secretarul Resurse Umane este responsabil pentru:

Îndeplinirea neclară și prematură a atribuțiilor lor oficiale - o penalizare în limitele determinate de legislația actuală a muncii a Ucrainei.
Infracțiuni săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele determinate de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Ucrainei.
Cauzarea de pagube materiale - in limitele determinate de legislatia civila si a muncii in vigoare a Ucrainei.
Încălcarea disciplinei muncii și nerespectarea regulilor interne de activitate a muncii - în limitele determinate de actele de reglementare interne ale firmei.
Atitudine incorectă față de angajații companiei - în limitele stabilite de directorul de personal și șeful departamentului de personal.
_________________________________________________________________.
_________________________________________________________________.

1. Dispoziții generale

1. Departament: rame.

1.Titlul complet al postului: secretar de personal.

2. Numirea și revocarea din funcție se efectuează de către directorul general.

3. Executantul acestei funcţii se subordonează direct şefului compartimentului personal. Secretarul departamentului de personal poate primi ordine suplimentare de la directorul adjunct al departamentului de personal.

4. Executorul acestui post pe perioada de absenta este inlocuit de inspectorul compartimentului de personal.

5. În activitățile sale, salariatul se ghidează după următoarele acte juridice și acte normative:

GOST 30/6-97,

Charter LLC „Kolpino”,

Reglementări interne ale muncii,

Ordine (instrucțiuni) de management direct,

Regulamente privind departamentul de personal,

Alte documente normative de serviciu de personal.

1.Cerințe de calificare:

Munca în această poziție necesită ca angajatul să aibă următoarele calificări:

Studii superioare, n/superioare (direcția „Munca de birou” sau „Psihologie”, „Sociologie”)

Cel puțin 1,5 ani experiență de lucru în specialitate.

1.Executorul acestei funcții trebuie să cunoască:

Dreptul muncii.

Structura și personalul întreprinderii, profilul acesteia, specializarea și perspectivele de dezvoltare.

Politica și strategia de personal a întreprinderii.

Fundamentele managementului resurselor umane.

Procedura de înregistrare, întreținere și păstrare a documentației referitoare la personal și deplasarea acestuia.

Procedura de formare și întreținere a unei bănci de date privind personalul întreprinderii.

Organizarea salariilor.

Metode de contabilizare a mișcării personalului, procedura de întocmire a raportării stabilite.

Fundamente ale sociologiei, psihologiei, pedagogiei și organizării muncii.

Fundamentele economiei, organizarea producției și managementului.

Echipamente informatice, comunicatii si comunicatii, echipamente de birou (MS Office, Internet, e-mail, fax, copiator).

Reguli și norme de protecție a muncii.

Reguli pentru desfășurarea convorbirilor telefonice.

Cultura muncii și etica muncii.

1.Funcții

Următoarele funcții sunt atribuite executantului acestei poziții:

Comunicarea operațională a șefului de departament cu conducerea companiei, șefii de grupe ai departamentului, managerii departamentului, alte departamente ale companiei.

Asigurarea functionarii eficiente a personalului departamentului.

Suport informațional al angajaților departamentului.

1. Responsabilitățile postului

Secretarul Resurse Umane este responsabil pentru:

1. Asigurați continuu comunicarea între șeful și angajații departamentului cu alte divizii ale SRL „-”.

2. Aduceți în timp util informații oficiale angajaților departamentului: comenzi, instrucțiuni, instrucțiuni, regulamente, memorii etc.

3. Pregătiți în timp util documentele pentru șeful de departament.

4. Păstrați procese-verbale ale ședințelor departamentului.

5. Organizați fluxul de documente ale personalului, înregistrați documentația de intrare și de ieșire.

6. Să efectueze comunicarea telefonică a angajaților departamentului.

7. Pregătiți comenzi pentru delegarea de autoritate.

8. Întocmește acte normative prin ordin al șefului sau al adjunctului. seful ok.

9.Păstrați o evidență a timpului de lucru al angajaților departamentului (fișe de pontaj, concedii, zile de boală).

10. Întocmește rapoarte de sinteză privind angajații fumători ai companiei.

11. Păstrați evidențe și furnizați conducerii informații despre angajații care fumează din departament.

12. Întocmește documente pentru bugetarea departamentului.

13. Compilați comenzi pentru furnizarea cărților de vizită angajaților departamentului.

14. Întocmește liste cu zilele de naștere ale angajaților companiei.

15. Efectuați comenzi pentru asigurarea angajaților departamentului cu papetărie și cartușe.

16. Întocmește un registru de documente de călătorie pentru angajații departamentului pentru rambursarea ulterioară a costului acestora.

17. Efectuați comenzi pentru abonamentul publicațiilor tipărite pentru departament, controlați livrarea și aducerea acestora către abonați.

18. Compilați comenzi pentru furnizarea angajaților departamentului cu articole de inventar.

19.Participă la departamentul de inventariere.

20. Răspundeți în timp util la solicitările altor angajați din zona de activitate profesională, furnizați informațiile solicitate în întregime

21. Tratează obiectiv ceilalți angajați, evaluează contribuția acestora la atingerea obiectivelor Companiei pe baza rezultatelor muncii lor, indiferent de relația lor personală

22. Respectați termenele stabilite pentru executarea sarcinilor și instrucțiunilor

23. Oferiți asistență colegilor de la locul de muncă în rezolvarea problemelor activităților lor în cazul în care asistența poate duce la o îmbunătățire calitativă a performanței

24. Îmbunătățiți-vă continuu nivelul profesional.

25. Respectați regulile de confidențialitate atunci când lucrați cu informații personale ale angajaților Firmei

IV. Drepturile

Secretarul departamentului de personal are dreptul:

1. Faceți cunoștință cu proiectele de hotărâri ale șefului de departament și ale șefului organizației în direcția de activitate.

2. Să participe la ședințele comitetelor și grupurilor de lucru, la alte ședințe ale salariaților din direcția de activitate.

3. Participa la discutarea problemelor legate de activitatile serviciului de personal.

4. Trimite propuneri spre luarea în considerare a Directorului HR și a Șefului Direcției Resurse Umane privind îmbunătățirea activităților departamentului și a Firmei și îmbunătățirea metodelor de lucru; optiuni pentru eliminarea neajunsurilor din activitatile firmei.

5. Să desfășoare interacțiune cu angajații tuturor diviziilor structurale în direcția de activitate.

6. Solicită personal sau în numele conducerii altor direcții structurale informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale.

7. Semnează și avizează documentele de competența lor.

8. Solicită de la directorul HR și șeful OK asistență în îndeplinirea atribuțiilor de serviciu, și în exercitarea drepturilor prevăzute în prezenta fișă a postului.

9. Acționează în numele departamentului de personal și reprezintă interesele acestuia în relațiile cu alte divizii structurale ale organizației din competența sa.

1. Responsabilitate

Specialistul (selectia) este responsabil pentru:

1. Îndeplinirea neclară și intempestivă a atribuțiilor lor oficiale - o penalizare în limitele determinate de legislația actuală a muncii a Federației Ruse.

2. Infracțiuni săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse

3. Cauzarea de pagube materiale - în limitele determinate de legislația civilă și de muncă în vigoare a Federației Ruse.

4. Încălcarea disciplinei muncii și nerespectarea regulilor interne de activitate a muncii - în limitele determinate de actele de reglementare interne ale societății.

5. Atitudine incorectă față de angajații companiei – în limitele stabilite de directorul HR și șeful departamentului de personal.

1. Relații

6. Executantul acestei funcții în procesul de muncă interacționează în direcția de activitate cu angajații tuturor diviziilor structurale și toți angajații departamentului de personal.

2. Criterii de eficacitate și evaluare a activității șefului departamentului de personal

1. Executarea clară, completă și la timp a ordinelor de management.

2. Comunicarea neîntreruptă a informațiilor necesare activității departamentului către angajații departamentului.

3. Furnizarea clară, completă și la timp a informațiilor solicitate în direcția activității de la alte departamente.

4. Implementarea funcțiilor serviciului de personal, indicate în prezenta fișă a postului.

De acord

Șef compartiment personal __________________ V.L. Pavlov

Şeful Departamentului Juridic __________________ А.Т. Mihnev

Director HR __________________ E.R. Bondarchuk

Familiarizat cu instructiunile :

2001

În articol, vă vom spune cum secretarul va pune bazele viitorului departament de personal și arhiva documentelor privind personalul, cum să-și formalizeze atribuțiile în menținerea gestiunii evidenței personalului și să respecte minimul necesar de legislație a muncii.

SECRETAR HR: ATRIBUIREA RESPONSABILITĂȚILOR

Potrivit primei părți a art. 60.2 din Codul Muncii al Federației Ruse, este posibil să atribuiți sarcini suplimentare unui angajat care nu sunt prevăzute de un contract de muncă numai pentru o plată suplimentară.

Nu poți să o „ferici” pe secretară cu noi responsabilități. Așezarea lor este oficializată prin ordin. Mai mult, vă recomandăm să pregătiți două comenzi. În prima (organizatorică) este necesară desemnarea unui angajat responsabil cu menținerea evidenței personalului (Exemplul 1).

În al doilea (de către personal) - atribuiți sarcini, prescrieți suma plății și aduceți acordul angajatului (Exemplul 2). Aceste comenzi conțin date cu caracter personal, dar „categoriile de greutate” ale informațiilor cu caracter personal din ele sunt disproporționate: faptul că angajatul este angajat în gestionarea evidențelor personalului nu este un secret (este puțin probabil ca acesta să fie ascuns de alții) , dar cuantumul remunerației sale este informații personale confidențiale pe care persoanele din afară nu este necesar să le cunoască. Ambele comenzi sunt emise în aceeași zi.

DOCUMENTE OBLIGATORII PENTRU HR

Există documente care trebuie să fie în fiecare organizație - orice verificare le va solicita mai întâi. Dacă secretarul este acum responsabil cu gestionarea evidenței personalului, atunci această recrutare obligatorie va trebui să fie asigurată cât mai curând posibil. Vă prezentăm o listă a acestor documente sub forma unui tabel cu explicații. Nu vom numerota documentele - gradul de obligație al acestora este același și este cel mai mare.

Această listă nu este exhaustivă. Deci, dacă activitatea principală a organizației este producția, atunci cel mai probabil va fi necesar să se elaboreze un program de schimburi, să se aprobe standardele de producție, o listă de posturi și profesii cu condiții de muncă dăunătoare, muncă în care dă dreptul la concediu suplimentar, si asta nu este tot. Doar elaborarea acestor documente ar trebui să nu mai fie un secretar cu atribuții de ofițer de cadre repartizate, ci o întreagă echipă care include un economist al muncii și un specialist în protecția muncii.

Poate secretarul să dezvolte toate LNA-urile enumerate pe cont propriu? Probabil da. Dar este mai bine nu singur, ci în tandem cu contabilul șef sau șeful organizației. În primul rând, acest lucru se aplică acelor LNA care stabilesc procedura de salarizare a angajaților.

DOCUMENTE PRIVIND PROTECȚIA DATELOR PERSONALE

Angajatorul este obligat să asigure siguranța informațiilor personale ale angajaților în conformitate cu Legea federală nr. 152-FZ. Nu este suficient să aprobi prevederea privind datele cu caracter personal.

Suplimentar necesar:

Permisiuni scrise ale angajaților de a-și prelucra datele personale;

Obligații scrise ale angajaților care prelucrează datele cu caracter personal ale colegilor cu privire la nedivulgarea acestora;

Un mod special de stocare a documentelor care conțin date personale.

Dacă respectați cu strictețe litera legii, atunci mai întâi angajatul trebuie să dea permisiunea pentru prelucrarea propriilor date personale și abia apoi cererea de angajare. Aceasta este o chestiune voluntară, dar în practică este imposibil să aplici pentru un loc de muncă fără permisiune. Prin urmare, o astfel de permisiune este dată de toți angajații organizației fără excepție. Nu există o formă stabilită pentru aceasta, dar o puteți folosi pe cea din Exemplul 3.

Informațiile personale ale colegilor sunt de obicei prelucrate de secretarul responsabil cu gestionarea evidenței personalului și de contabilul șef. Aceștia sunt cei care trebuie să dea obligația de a nu dezvălui informații despre angajați (Exemplul 4).

COMENZI PE PERSONAL

Documentul principal care reflectă deciziile manageriale ale șefului de personal este un ordin. Se emit comenzi pentru admiteri și concedieri, concedii și promovări, repartizare de atribuții și sarcini în călătorii de afaceri etc. Prin urmare, comenzilor pentru personal au un loc central în departamentul de personal și în arhivă.

Cele mai comune tipuri de comenzi pentru personal au formulare gata făcute pe care ofițerul de personal trebuie doar să le completeze:

Ordin privind angajarea unui angajat (formular unificat Nr. T-1 *);

La transferul unui angajat la un alt loc de muncă (formular nr. T-5 *);

La acordarea concediului unui salariat (formular nr. T-6 *);

La încetarea (încetarea) contractului de muncă cu salariatul (concedierea) (formular nr. T-8 *);

La trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri (formular nr. T-9 *);

Despre promovarea salariatului (formular nr. T-11 *).

Majoritatea ofițerilor de personal din Rusia folosesc forme unificate: ofițerii de personal, angajații și (nu în ultimul rând) inspectorii de la inspectoratul de stat al muncii (GIT) sunt obișnuiți cu ele. Decizia de a utiliza forme unificate de documente trebuie consemnată în ordine (Exemplu 5).

Dezvoltarea propriilor forme de documente poate fi comparată cu invenția bicicletei. Dar dacă există o dorință, atunci în formularele dezvoltate nu ar trebui să existe mai puține informații decât în cele aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică.

Formele de ordine unificate sunt mai mult decât suficiente pentru ca secretarul-ofițer de personal să proceseze acțiunile standard de personal. Există însă și alte comenzi pentru personal: acestea sunt întocmite sub formă de comenzi pentru activitatea principală și nu au nicio formă unificată. De exemplu, un ordin care impune obligații privind păstrarea evidențelor personalului (vezi Exemplul 2). Și poate exista și un ordin de schimbare a numelui de familie, stabilirea unei indemnizații, retragerea sau amânarea concediului. Aceste documente, întocmite sub formă de comandă pentru activitatea principală, rămân comenzi pentru personal: conțin date personale și sunt stocate pe perioadele stabilite pentru comenzile pentru personal.

Păstrarea ordinelor de personal. Comenzile pentru personal din prima zi de existență a organizației trebuie separate de comenzile pentru activitățile de bază. Acest lucru se datorează, în primul rând, perioadelor de depozitare diferite. Potrivit paragrafului "a" art. 19 din Lista documentelor de arhivă manageriale standard generate în cursul activităților organelor de stat, guvernelor locale și organizațiilor, indicând perioadele de depozitare (aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558, cu modificările ulterioare la 16 februarie 2016; în continuare - Lista 2010) comenzile pentru activitatea principală sunt stocate permanent. Ordine privind personalul - 5 ani (clauza „b” (2) din Lista din 2010) sau 50 de ani (clauza 2 a articolului 22.1 din Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă ", cu modificările ulterioare din data de 18 iunie 2017; în continuare - Legea federală nr. 125-FZ).

În al doilea rând, atunci când organizația este lichidată, comenzile pentru personal vor fi transferate în depozitul de stat. Probabilitatea ca comenzile pentru activitatea principală să fie de interes pentru Fondul de arhivă al Federației Ruse este foarte mică, așa că cel mai probabil vor fi distruse.

Nuanțele formării cazurilor. Ordinele privind personalul se formează în cazuri în cursul anului calendaristic. Ar trebui să existe cel puțin două cazuri: primul - cu o perioadă de valabilitate de 5, al doilea - 50 de ani. În viitor, când vor fi mai multe comenzi pentru personal, va crește și numărul de cazuri. De exemplu, se vor forma cazuri separate: „Ordine privind acordarea concediului anual plătit”, „Ordine privind angajarea, concedierea, transferul de salariați”, „Ordine privind acordarea concediului pentru creșterea copilului” etc. Cu toate acestea, în primii ani de activitate ai organizației, gama de subiecte de ordine nu este de obicei foarte diversă, așa că vă puteți descurca cu două lucruri:

Cazul 1 - ordine de acordare a concediilor anuale plătite, concedii pentru studenți, sancțiuni disciplinare, deplasări de afaceri de scurtă durată (perioada de valabilitate - 5 ani);

Cazul 2 - ordine de admitere, transfer, concediere, prime, concediu pentru creșterea copilului, concediu fără plată (perioada de valabilitate - 50 de ani).

CONTRACTE DE MUNCĂ, CARTE PERSONALE, FIȘE DE MUNCĂ

Contractele de muncă ale angajaților, cardurile personale și carnetele de muncă ale acestora sunt documente de birou ale ofițerului de personal. Despre ele nu am vorbit la secțiunea „Documente HR obligatorii”, deoarece acestea nu sunt reglementări locale, ci documente care se aplică fiecărui angajat personal. Toate acestea sunt necesare:

Contract de munca - in conformitate cu art. 56 din Codul Muncii al Federației Ruse;

Carnet de muncă - în conformitate cu Regulile de păstrare a carnetelor de muncă;

Cartea personală a salariatului - necesitatea menținerii acestuia este indicată de clauza 12 din Regulile de păstrare a carnetelor de muncă.

O cartelă personală (formular unificat nr. T-2) este începută odată cu admiterea angajatului în organizație. Conține datele personale ale angajatului, toate informațiile despre mișcările acestuia în organizație, vacanțe, premii etc.

Contractul de munca, cartea personala si carnetul de munca sunt documente valabile pe toata perioada de activitate a salariatului in organizatie. Dacă un angajat lucrează într-o organizație de 20 de ani, contractul de muncă, cartea de muncă și cartea personală de 20 de ani sunt cazuri transferabile. Acestea sunt închise de birou numai după concedierea angajatului.

Deși aceste trei documente sunt valabile, ele sunt păstrate de ofițerul de personal și sunt stocate așa cum ar trebui să fie pentru documentele care conțin date cu caracter personal (mai multe despre aceasta mai jos).

Contractele de muncă și legitimațiile personale închise prin muncă de birou se trimit spre păstrare la arhiva personalului. Registrele de angajare sunt returnate angajaților la concediere. Desigur, există și excepții când, din diverse motive, un angajat pensionar nu și-a ridicat cartea de muncă - asta se întâmplă din când în când. De reținut că carnetul de muncă este un document supus returnării, iar salariatul (sau rudele acestuia) îl poate solicita teoretic pe toată perioada de păstrare a acestui document, iar perioada este de 50 de ani (clauza 2, art. 22.1 din Legea Federală Nr. 125-FZ) . Prin urmare, cărțile de lucru uitate nu sunt în niciun caz legate împreună.

Nuanțele formării cazurilor. Contractele de muncă și cardurile personale din arhivă formează cazuri care se numesc „Contracte de muncă ale lucrătorilor disponibilizați” și „Cartele personale ale lucrătorilor disponibilizați”. Aceste cazuri sunt formate în volume în același mod: mai întâi după anii de concediere, iar apoi alfabetic după numele foștilor angajați.

ARHIVA DOCUMENTE PE PERSONAL: PUNEREA FUNDEI

În conformitate cu art. 17 din Legea federală nr. 125-FZ, o organizație este obligată să păstreze documentele asupra personalului. În timp ce secretarul îndeplinește doar în plus sarcinile unui ofițer de personal, desigur, el nu va putea menține o arhivă completă de personal. Ulterior, atunci când organizația crește la departamentul de personal, specialiștii se vor ocupa de acest lucru. Dar până atunci, secretarul va trebui să respecte cerințele minime obligatorii:

Asigurați un regim special de stocare pentru documentele de personal finalizate în munca de birou (aceasta este baza viitoarei arhive);

Formează cazurile pe ani în conformitate cu termenii de depozitare;

Întocmește secțiuni anuale ale inventarului cazurilor de către personal.

Respectăm un regim special de păstrare a documentelor care conțin informații personale. Un regim special presupune excluderea accesului la acestea de către persoane neautorizate. Dacă fiecare metru de spațiu de birou își merită greutatea în aur, iar arhiva în sine este încă mică, funcțiile de depozitare pot fi preluate de un dulap metalic obișnuit, încuiat cu o cheie. Această piesă de mobilier este ieftină, ocupă puțin spațiu și își face față perfect sarcinilor. De asemenea, ar trebui să păstreze documentele de personal valabile, inclusiv carnetele de muncă, deoarece acesta este un document de strictă responsabilitate (clauza 42 din Regulile de păstrare a carnetelor de muncă). Ar trebui să existe mai multe chei pentru cabinet: una pentru secretară, cealaltă, de exemplu, pentru contabilul șef.
Formăm cazuri pe an. Am vorbit despre formarea cazurilor pe an în conformitate cu perioadele de păstrare de mai sus. În același mod, se formează dosare cu ordine de personal și documente ale lucrătorilor disponibilizați (contracte de muncă și carduri personale).
Întocmim o listă de cazuri pentru personal. În ceea ce privește inventarierea dosarelor privind personalul, este obligat să-l păstreze în paragraful 4.12 din Regulile de organizare a stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente în autoritățile de stat, administrațiile locale. și organizații (aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526). Ele oferă și forma acestui document (Anexa nr. 15) (Exemplul 6). Regulile pentru completarea unui inventar de cazuri de către personal sunt descrise clar în paragrafe. 8.1-8.4 din secțiunea 8 „Întocmirea și executarea unui inventar” din Recomandările metodologice „Organizarea documentelor de gestiune pentru depozitare permanentă și personal”2. Să le rezumăm pe scurt:

Secțiunea anuală a inventarului pentru anul trecut se întocmește anual;

Toate secțiunile anuale ale inventarului constituie un singur inventar de cazuri de către personal;

Numerotarea cazurilor din inventar este de la capăt la cap și trece prin toate secțiunile anuale de la înregistrarea nr. 1 până la înregistrarea nr. 9999 (dacă secțiunea anuală pentru anul 2015 s-a încheiat cu nr. 13, atunci secțiunea anuală a inventarului pentru 2016 începe cu nr. 14);

Fiecare unitate de depozitare este înscrisă în inventar sub propriul număr de serie; unitate de depozitare - 1 volum; volumul nu trebuie să conțină mai mult de 250 de coli de documente;

Fiecare secțiune anuală a inventarului de cazuri este aprobată de directorul general.

Puterile oficiale:

Faceți cunoștință cu documentele care definesc drepturile și obligațiile funcției ocupate, criteriile de evaluare a calității îndeplinirii atribuțiilor oficiale.

Trimiteți propuneri pentru ca conducerea să îmbunătățească activitatea aferentă responsabilităților prevăzute în prezenta instrucțiune

_____________________________________________________________________.

V. Responsabilitate oficială:

Pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor oficiale prevăzute de prezenta instrucțiune - în limitele stabilite de legislația în vigoare a muncii din Rusia.

Pentru neîndeplinirea atribuțiilor oficiale.

Pentru încălcarea regulamentului intern al companiei.

Pentru încălcarea eticii în afaceri.

Pentru utilizarea greșită a tehnologiei computerului.

Pentru infracțiunile săvârșite în cursul activității lor, stabilite de legislația actuală a Rusiei.

Pentru furnizarea de informații false conducerii.

Pentru o atitudine neglijentă față de păstrarea înregistrărilor.

_____________________________________________________________________.

VI.

Colectarea, prelucrarea și transferul către șef a informațiilor solicitate;

Controlul asupra executării ordinelor șefului, transferat secretarului;

Organizarea si sustinerea convorbirilor Skype si telefonice ale sefului, primirea si trimiterea mesajelor fax, in lipsa sefului la locul de munca - primirea informatiilor transmise acestuia si aducerea acestora la cap;

Achizitie de articole de papetărie pentru cap;

Controlul asupra funcționării echipamentelor de birou, luarea la timp a măsurilor în cazul avariilor și avariilor acestora;

Mentinerea activitatii de birou interne si externe legate direct de seful (intocmirea de ordine, instructiuni, scrisori, contracte etc.)

Organizarea de evenimente corporate, vacanțe, seminarii de formare etc.

Primirea si trimiterea scrisorilor;

Primirea de la angajații organizației a documentelor și declarațiilor personale pentru aprobarea șefului;

Organizarea procesului de primire a vizitatorilor care nu sunt angajați ai întreprinderii;

Participarea la adunări generale și conferințe;

Voință bună, dispoziție pozitivă, creând un microclimat favorabil în echipă.

Drepturile

Secretarul are următoarele drepturi:

3.1. Cere condiții de muncă care să conducă la creșterea productivității muncii sale (in.ch.

Fișa postului secretarului grefierului cu funcțiile unui eșantion de ofițer de personal

Tulburare de subordonare.

Conditii de munca

5.1. Modul de munca si odihna secretarului este prevazut in regulamentul intern al muncii;

5.2. Sunt posibile călătorii de afaceri (pentru a însoți șeful), atât în interiorul orașului, cât și în alte regiuni.

Dreptul de a semna

6.1.
Secretarului i se acordă dreptul de a semna documente legate direct de activitatea sa.

ACORD Șeful Departamentului de Resurse Umane al Supply Wholesale LLC Semenov/Semenov R.A./ 12 august 2014

AM CITIT INSTRUCȚIUNIle Vederkina Anna Valerievna Secretarul Supply Wholesale LLC Pașaport 7685 Nr. 975849 Eliberat de Departamentul Afacerilor Interne al districtului Leninsky din Perm la 14 septembrie 2012 cod subdiviziune 123-425 Semnătură Vederkin 17 august 2014

FIȘIERE Descărcați exemplu de descriere a postului de secretar.doc

De ce ai nevoie de o fișă a postului

Acest document este la fel de important atât pentru secretarul însuși, cât și pentru conducerea companiei. Pe de o parte, precizează în mod clar funcțiile pe care trebuie să le îndeplinească angajatul, regulile și legile pe care trebuie să le cunoască, procedura de numire și eliberare din funcție, precum și drepturile sale etc.

Fișa postului secretarului grefierului cu funcțiile unui eșantion de ofițer de personal pentru muncă

Înregistrați ora, scopul contestației, precum și datele privind acțiunile întreprinse (informații pentru angajați, primire fax).

Organizați servicii eficiente pentru vizitatori, creați condiții confortabile pentru aceștia, consiliați-i, furnizați informații și alte materiale.

Să realizeze contacte directe de afaceri cu managerii și alți angajați ai companiei.

Procesează corespondența de intrare și de ieșire (primire, redirecționare).

Verificați numerele de telefon ale clienților în baza de date.

Remediați apelurile la distanță lungă.

Lucrați cu e-mail, fax (recepție, trimitere machete, scrisori).

Înregistrați tranzacțiile.

Monitorizați clienții.

Procesează corespondența de intrare și de ieșire (primire, înregistrare, transmitere).

Menține o arhivă de documente, scrisori, ziare, materiale informative.

Întocmește și execută documentația necesară organizării activității companiei.

Participa la sedinte si sedinte ale biroului, companiei.

Efectuează misiuni oficiale separate ale supervizorului imediat.

Respectați regulile programului de muncă adoptate de companie.

_____________________________________________________________________.

IV.

Păstrarea înregistrărilor în jurnale și carduri, informații din care ulterior sunt necesare pentru alcătuirea unei bănci de date.

Documentația de însoțire în toate etapele de pregătire și execuție în conformitate cu regulile și standardele. Recepție, procesare și trimitere spre arhivare.
Contabilitatea strictă a corespondenței trimise și primite, necesară pentru comanda de documentare.
Arhivarea corectă a documentelor. Eficiență în găsirea documentului necesar în arhivă.
Crearea și întreținerea unei baze de date de referință, ținând cont de căutarea convenabilă.
Control asupra executării corecte și semnării documentației pentru a evita problemele cu anularea acesteia.
Responsabil pentru tot fluxul de documente din întreprindere.

Dacă funcțiile unui angajat includ și munca de secretariat, atunci, pe lângă responsabilitățile de mai sus, el trebuie să primească apeluri primite și să le proceseze, să lucreze cu rezoluțiile managementului, să elaboreze un plan de lucru pentru șef și să rezolve probleme organizaționale și altele asemenea .

Această listă de sarcini va fi gestionată de un specialist calificat și instruit.

De obicei, aceasta include posibilitatea interacțiunii sale cu alte divizii structurale ale companiei, precum și cu managementul.

Responsabilitatea secretarului

In sectiune "Responsabilitate" trebuie precizate clar încălcările pentru care secretarul poate fi supus unei pedepse disciplinare sub formă de privare de bonus, remarcă, mustrare sau chiar concediere. Într-unul dintre paragrafe, se poate observa că măsurile de influență aplicate corespund cadrului legii și Codului Muncii al Federației Ruse.

Conditii de munca

În secțiunea a cincea a fișei postului secretarului sunat "Conditii de munca", în ce se încadrează, aceste condiții sunt determinate (de exemplu, de programul intern de muncă), precum și unele caracteristici - de exemplu, călătorii de afaceri, programe de schimb etc.

Dreptul de a semna

Ultima secțiune a acestui document cuprinde un singur paragraf, și anume, definește documentele pe care secretarul are dreptul să le certifice cu semnătura sa.

După completarea cu atenție a fișei postului, aceasta trebuie convenită cu angajatul care răspunde de respectarea regulilor și normelor prescrise în fișa postului a secretarului (acesta poate fi șeful secretariatului, șeful departamentului de personal, etc.).

Calitățile de afaceri inerente unei bune secretare sunt:

Profesionalism- posesia unor abilități, cunoștințe, abilități speciale (fluență în programe de calculator, editori, cunoștințe de limbi străine, scriere alfabetizată și cultură a vorbirii);
Responsabilitate- capacitatea de a fi responsabil pentru implementarea sarcinilor;
organizare- capacitatea de a pregăti rațional locul de muncă, de a aloca timp;
Inițiativă- capacitatea de a arăta abilități în competența lor și a celorlalți.

Descrierea postului de secretar-grefier

Atribuțiile secretarului funcționarului pot varia în funcție de dimensiunea și activitățile întreprinderii, numărul de angajați, structura organizației și așa mai departe, dar funcțiile principale ale funcționarului sunt considerate a fi de lucru cu venit extern. şi corespondenţa de ieşire şi gestionarea circulaţiei documentelor interne ale întreprinderii.

Procedura de emitere a instrucțiunilor nu este reglementată de norme stabilite, iar compilatorul decide individual ce articole va conține.

Cu toate acestea, există o serie de prevederi care trebuie reflectate în fișa postului.

Dar, în plus, specialitatea are câteva contraindicații medicale:

alergie și/sau astm la praful de hârtie;
boli cardiovasculare, în special, boli aritmice și hipertensiune, defecte cardiace;
tulburări nervoase.

Dacă angajatul nu are astfel de probleme de sănătate, atunci nu ar trebui să existe dificultăți pentru el să își îndeplinească munca.

Funcțiile unui secretar-grefier

Firmele mari care acoperă o gamă largă de activități au posibilitatea de a menține în personal atât un secretar, cât și un funcționar. Firmele mici și mijlocii, cu un număr mic de angajați, combină de obicei ambele posturi într-una singură - secretar-grefier.

Sarcina principală a secretarului este de a asigura funcționarea normală a activității conducerii prin rezolvarea problemelor de natură organizatorică și documentară. Dacă secretarul combină și funcția de funcționar, atunci el va procesa documentele întregii întreprinderi și, în plus, va purta responsabilitatea pentru această muncă.

Un angajat care se angajează numai în muncă de birou trebuie să îndeplinească sarcini legate de managementul documentelor.
Să luăm în considerare mai detaliat funcțiile funcționarului.

Recepția și procesarea întregii corespondențe primite: înregistrarea scrisorilor și trimiterea acestora în funcție de clasificarea destinatarului. La specificarea instrucțiunilor în litere - control asupra execuției lor.

Mai mult, în firmele mari, volumul fluxului de documente este suficient de mare și doar un profesionist îl poate gestiona eficient și rapid. Prin urmare, aproape orice întreprindere conține o unitate de personal a unui secretar-grefier. Sarcinile sale principale:

structura, procesează și ține evidența fluxului de lucru; efectuați și primiți apeluri, negociați cu clienții; se ocupă de corespondența de intrare și de ieșire;
controlează documentația întocmită de alți angajați;
trimite documentația pentru stocare în arhivă.

Un solicitant care aplică pentru postul de secretar-grefier trebuie să îndeplinească următoarele cerințe de calificare:

să aibă studii corespunzătoare - studii primare profesionale sau medii complete, pregătire teoretică specială, cunoașterea normelor și regulilor muncii de birou;
posedă abilități profesionale în managementul documentelor;
să poată manipula echipamente de birou, să cunoască fluent calculatorul, să cunoască programe de birou;
comunica politicos și competent cu clienții, partenerii și angajații.

Asemenea cerințe se aplică funcționarului.

3.2. Solicitați și primiți documente, certificate, comenzi, directive direct legate de activitățile sale;

3.3. Interacționează cu șefii de departamente, șefii diviziilor structurale și conducerea superioară pentru a rezolva problemele legate de activitatea organizației;

3.4. Să fie reprezentant al întreprinderii în alte organizații, atât de stat, cât și comerciale, pe toate problemele care sunt de competența acesteia;

3.5.
Participarea la cursuri de perfectionare;

3.6. Refuzați îndeplinirea sarcinilor de serviciu dacă ceva îi amenință viața sau sănătatea la locul de muncă.

Responsabilitate

Responsabilitatea secretarului (strict în cadrul legislației în vigoare) este prevăzută pentru apariția următoarelor situații:

4.1. Performanța proastă sau intempestivă a funcțiilor profesionale, precum și refuzul complet de a lucra;

4.2. Refuzul de a îndeplini sarcinile, sarcinile, întrebările, instrucțiunile și ordinele șefului;

4.3.
Furnizarea intenționată și sistematică de informații false sau incomplete cu privire la activitatea sa;

4.4. Atitudine neglijentă față de asigurarea măsurilor de protecție a muncii, a reglementărilor interne și de siguranță, precum și a lipsei de acțiuni reale atunci când acestea sunt depistate de alți angajați;

4.5. Încălcarea deliberată a disciplinei muncii în lipsa unor motive întemeiate și a documentelor care să confirme existența acestora.

Nivelurile de calificare ale specialiștilor din instituțiile de învățământ preșcolar și funcțiile lor de muncă

Descărcați tabelul complet

Fișa postului nu se numără printre acele documente a căror prezență este stabilită de Codul Muncii ca fiind obligatorie.

4 motive pentru a dezvolta un manual pentru funcționar

Acesta va acoperi toate aspectele legate de activitatea secretarului-grefier într-un singur document.
Fișa postului poate fi schimbată și completată rapid fără a cere acordul specialistului însuși și fără a face aceste ajustări un acord suplimentar.
Semnătura unui specialist pe o fișă de familiarizare a fișei postului este un temei legal pentru a-i cere să respecte toate prevederile prezentului document.
Atat salariatul cat si angajatorul isi pot dovedi intotdeauna cazul prin raportare la prevederile fisei postului a secretarului-grefier in caz de conflict sau conflict de munca.

Cine întocmește fișa postului secretarului-grefier

În general, elaborarea unor astfel de reglementări locale, cum ar fi fișele postului, este realizată de șefii unităților structurale relevante. Și, dacă la întreprindere este creat un departament al secretariatului, instrucțiunea ar trebui elaborată de șeful acestui departament.

Într-o companie mică, în care secretarul-grefier este direct subordonat directorului, această muncă este de obicei atribuită unui angajat sau șef de personal.

Apoi numele documentului este scris în mijlocul rândului.

Secțiunile principale încep cu a doua parte.

Dispoziții generale

În prima secțiune intitulată "Dispoziții generale" mai întâi se trece ce se va discuta în acest document, apoi se indică procedura de numire și eliberare din funcție a secretarului căruia îi raportează exact, precum și cerințele de calificare pe care trebuie să le îndeplinească (specializare, studii, cursuri suplimentare etc. .), experiența necesară și experiența de lucru.

Apoi, în aceeași secțiune, sunt enumerate toate legile, regulamentele, regulile, ordinele cu care secretarul trebuie să fie familiarizat: standarde și forme de documente adoptate în organizație, reguli de muncă de birou, cunoștințe de echipamente de birou etc. Mai jos trebuie să scrieți cine îl înlocuiește pe secretar în cazul absenței acestuia de la locul de muncă (fără a indica numele anumitor angajați) ..

Responsabilitatile secretarului

Următoarea secțiune „responsabilități funcționale” se referă la atribuţiile ce urmează a fi îndeplinite de secretar. Acestea trebuie scrise cât mai detaliat posibil, în paragrafe separate, în conformitate cu nevoile companiei și ținând cont de timpul de lucru al angajatului.

Drepturile secretarului

Capitol "Drepturile" cuprinde inițiativele și competențele pe care secretarul are dreptul să le folosească pentru cea mai eficientă activitate.

Se emit comenzi pentru admiteri și concedieri, concedii și promovări, repartizare de atribuții și sarcini în călătorii de afaceri etc. Prin urmare, comenzilor pentru personal au un loc central în departamentul de personal și în arhivă.

Cele mai comune tipuri de comenzi pentru personal au formulare gata făcute pe care ofițerul de personal trebuie doar să le completeze:

Ordin privind angajarea unui angajat (formular unificat Nr. T-1 *);

La transferul unui angajat la un alt loc de muncă (formular nr. T-5 *);

La acordarea concediului unui salariat (formular nr. T-6 *);

La încetarea (încetarea) contractului de muncă cu salariatul (concedierea) (formular nr. T-8 *);

La trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri (formular nr. T-9 *);

Despre promovarea salariatului (formular nr. T-11 *).

Dezvoltarea propriilor forme de documente poate fi comparată cu invenția bicicletei.

Dar dacă există o dorință, atunci în formularele dezvoltate nu ar trebui să existe mai puține informații decât în cele aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică.

Formele de ordine unificate sunt mai mult decât suficiente pentru ca secretarul-ofițer de personal să proceseze acțiunile standard de personal.

Info

Despre ele nu am vorbit la secțiunea „Documente HR obligatorii”, deoarece acestea nu sunt reglementări locale, ci documente care se aplică fiecărui angajat personal. Toate acestea sunt necesare:

Contract de munca - in conformitate cu art. 56 din Codul Muncii al Federației Ruse;

Carnet de muncă - în conformitate cu Regulile de păstrare a carnetelor de muncă;

Cartea personală a salariatului - necesitatea menținerii acestuia este indicată de clauza 12 din Regulile de păstrare a carnetelor de muncă.

Contractul de munca, cartea personala si carnetul de munca sunt documente valabile pe toata perioada de activitate a salariatului in organizatie.

Dacă un angajat lucrează într-o organizație de 20 de ani, contractul de muncă, cartea de muncă și cartea personală de 20 de ani sunt cazuri transferabile. Acestea sunt închise de birou numai după concedierea angajatului.

Contractele de muncă și legitimațiile personale închise prin muncă de birou se trimit spre păstrare la arhiva personalului. Registrele de angajare sunt returnate angajaților la concediere.

Important

El va putea să optimizeze munca și să o completeze cu viteză și eficiență maximă.

Descrierea postului unui funcționar la o întreprindere

Familiarizându-se cu fișa postului său, angajatul este obligat să o respecte cu strictețe, deoarece acest document are un caracter organizatoric și administrativ.

Pentru comportamentul corect al unui angajat în conformitate cu fișa postului său, este necesar să se precizeze în detaliu toate responsabilitățile postului pentru a evita alte întrebări și contradicții. Fișa postului a funcționarului include următoarele secțiuni principale.

Dispoziții generale

În acest alineat, conform tabloului de personal aprobat de întreprindere, se indică denumirea postului, unitate structurală în care lucrează funcţionarul. Cerințele de calificare în cazul unui post vacant pentru acest post sunt, de asemenea, prescrise aici.

Asigurați-vă că indicați procedura de numire și demitere din funcție, funcționarii înlocuind angajatul în momentul absenței acestuia.

Responsabilitatile locului de munca

Atribuțiile unui funcționar într-o organizație necesită o implementare clară și corectă. Atunci când se întocmește o fișă a postului, este foarte important să se determine responsabilitățile funcționale ale funcționarului, ținând cont de specificul acestei întreprinderi. Sfera atribuțiilor depinde în principal de dimensiunea organizației, de automatizarea sistemelor și a echipamentelor tehnice etc.

1. Dispoziții generale

1. Departament: rame.

1.Titlul complet al postului: secretar de personal.

2. Numirea și revocarea din funcție se efectuează de către directorul general.

4. Executorul acestui post pe perioada de absenta este inlocuit de inspectorul compartimentului de personal.

5. În activitățile sale, salariatul se ghidează după următoarele acte juridice și acte normative:

GOST 30/6-97,

Carta OOO „Kolpino”,

Reglementări interne ale muncii,

Ordine (instrucțiuni) de management direct,

Regulamente privind departamentul de personal,

Alte documente normative de serviciu de personal.

1.Cerințe de calificare:

Munca în această poziție necesită ca angajatul să aibă următoarele calificări:

Studii superioare, n/superioare (direcția „Munca de birou” sau „Psihologie”, „Sociologie”)

Cel puțin 1,5 ani experiență de lucru în specialitate.

1.Executorul acestei funcții trebuie să cunoască:

Dreptul muncii.

Structura și personalul întreprinderii, profilul acesteia, specializarea și perspectivele de dezvoltare.

Politica și strategia de personal a întreprinderii.

Fundamentele managementului resurselor umane.

Procedura de înregistrare, întreținere și păstrare a documentației referitoare la personal și deplasarea acestuia.

Procedura de formare și întreținere a unei bănci de date privind personalul întreprinderii.

Organizarea salariilor.

Metode de contabilizare a mișcării personalului, procedura de întocmire a raportării stabilite.

Fundamente ale sociologiei, psihologiei, pedagogiei și organizării muncii.

Fundamentele economiei, organizarea producției și managementului.

Echipamente informatice, comunicatii si comunicatii, echipamente de birou (MSOffice, Internet, e-mail, fax, copiator).

Reguli și norme de protecție a muncii.

Reguli pentru desfășurarea convorbirilor telefonice.

Cultura muncii și etica muncii.

1.Funcții

Următoarele funcții sunt atribuite executantului acestei poziții:

Comunicarea operațională a șefului de departament cu conducerea companiei, șefii de grupe ai departamentului, managerii departamentului, alte departamente ale companiei.

Asigurarea functionarii eficiente a personalului departamentului.

Suport informațional al angajaților departamentului.

1. Responsabilitățile postului

Secretarul Resurse Umane este responsabil pentru:

1. Asigurați continuu comunicarea între șeful și angajații departamentului cu alte divizii ale Kolpino LLC.

2. Aduceți în timp util informații oficiale angajaților departamentului: comenzi, instrucțiuni, instrucțiuni, regulamente, memorii etc.

3. Pregătiți în timp util documentele pentru șeful de departament.

4. Păstrați procese-verbale ale ședințelor departamentului.

5. Organizați fluxul de documente ale personalului, înregistrați documentația de intrare și de ieșire.

6. Să efectueze comunicarea telefonică a angajaților departamentului.

7. Pregătiți comenzi pentru delegarea de autoritate.

8. Întocmește acte normative prin ordin al șefului sau al adjunctului. seful ok.

9.Păstrați o evidență a timpului de lucru al angajaților departamentului (fișe de pontaj, concedii, zile de boală).

10. Întocmește rapoarte de sinteză privind angajații fumători ai companiei.

11. Păstrați evidențe și furnizați conducerii informații despre angajații care fumează din departament.

12. Întocmește documente pentru bugetarea departamentului.

13. Compilați comenzi pentru furnizarea cărților de vizită angajaților departamentului.

14. Întocmește liste cu zilele de naștere ale angajaților companiei.

15. Efectuați comenzi pentru asigurarea angajaților departamentului cu papetărie și cartușe pentru imprimante.

16. Întocmește un registru de documente de călătorie pentru angajații departamentului pentru rambursarea ulterioară a costului acestora.

17. Efectuați comenzi pentru abonamentul publicațiilor tipărite pentru departament, controlați livrarea și aducerea acestora către abonați.

18. Compilați comenzi pentru furnizarea angajaților departamentului cu articole de inventar.

19.Participă la departamentul de inventariere.

20. Răspundeți în timp util la solicitările altor angajați din zona de activitate profesională, furnizați informațiile solicitate în întregime

21. Tratează obiectiv ceilalți angajați, evaluează contribuția acestora la atingerea obiectivelor Companiei pe baza rezultatelor muncii lor, indiferent de relația lor personală

22. Respectați termenele stabilite pentru executarea sarcinilor și instrucțiunilor

23. Oferiți asistență colegilor de la locul de muncă în rezolvarea problemelor activităților lor în cazul în care asistența poate duce la o îmbunătățire calitativă a performanței

24. Îmbunătățiți-vă continuu nivelul profesional.

25. Respectați regulile de confidențialitate atunci când lucrați cu informații personale ale angajaților Firmei

IV. Drepturile

Secretarul departamentului de personal are dreptul:

1. Faceți cunoștință cu proiectele de hotărâri ale șefului de departament și ale șefului organizației în direcția de activitate.

2. Să participe la ședințele comitetelor și grupurilor de lucru, la alte ședințe ale salariaților din direcția de activitate.

3. Participa la discutarea problemelor legate de activitatile serviciului de personal.

5. Să desfășoare interacțiune cu angajații tuturor diviziilor structurale în direcția de activitate.

6. Solicită personal sau în numele conducerii altor direcții structurale informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale.

7. Semnează și avizează documentele de competența lor.

8. Solicită de la directorul HR și șeful OK asistență în îndeplinirea atribuțiilor de serviciu, și în exercitarea drepturilor prevăzute în prezenta fișă a postului.

9. Acționează în numele departamentului de personal și reprezintă interesele acestuia în relațiile cu alte divizii structurale ale organizației din competența sa.

1. Responsabilitate

Specialistul (selectia) este responsabil pentru:

1. Îndeplinirea neclară și intempestivă a atribuțiilor lor oficiale - penalizare în limitele determinate de legislația în vigoare a muncii a Federației Ruse.

2. Infracțiuni săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse

3. Cauzarea de pagube materiale - în limitele determinate de legislația civilă și de muncă în vigoare a Federației Ruse.

4. Încălcarea disciplinei muncii și nerespectarea regulilor interne de activitate a muncii - în limitele determinate de actele de reglementare interne ale societății.

5. Atitudine incorectă față de angajații companiei – în limitele stabilite de directorul HR și șeful departamentului de personal.

1. Relații

6. Executantul acestei funcții în procesul de muncă interacționează în direcția de activitate cu angajații tuturor diviziilor structurale și toți angajații departamentului de personal.

2. Criterii de eficacitate și evaluare a activității șefului departamentului de personal

1. Executarea clară, completă și la timp a ordinelor de management.

2. Comunicarea neîntreruptă a informațiilor necesare activității departamentului către angajații departamentului.

3. Furnizarea clară, completă și la timp a informațiilor solicitate în direcția activității de la alte departamente.

4. Implementarea funcțiilor serviciului de personal, indicate în prezenta fișă a postului.

De acord

Șef compartiment personal __________________ V.L. Pavlov

Şeful Departamentului Juridic __________________ А.Т. Mihnev

Director HR __________________ E.R. Bondarchuk

Familiarizat cu instructiunile :

_________________ „____” ______________ 2001

Ar putea fi util să citiți: