Cu privire la atribuirea responsabilităților pentru conducerea evidenței personalului. Eșantionul de atribuire a responsabilităților de personal. Ordin de atribuire a contabilului șef contabilului

Ordinul de impunere a taxelor unui angajat a devenit recent un lucru comun în aproape orice întreprindere. Nu este dificil să întocmești un astfel de document. Trebuie doar să respectați cu strictețe o anumită succesiune de acțiuni și să nu încălcați Codul Muncii.

Motivele pentru emiterea comenzii

Există situații în care unul dintre angajați lipsește de la locul de muncă dintr-un motiv sau altul. Dar întreprinderea nu ar trebui să schimbe ritmul obișnuit al muncii sau să se oprească deloc. Calea de ieșire din această situație ar fi un ordin de atribuire a atribuțiilor acestui angajat altcuiva. Dar înainte de aceasta, angajatorul trebuie să decidă cu cine și în ce mod vor fi îndeplinite aceste atribuții. Există trei opțiuni complet diferite:

Puteți transfera temporar unul dintre colegi în funcția de angajat absent.
Atribuie-i îndatoririle unui alt angajat și trebuie să-și facă și treaba.
Invitați o persoană din afară. El va înlocui temporar angajatul principal.

Alegerea ar trebui să fie făcută de către conducerea întreprinderii și abia după aceea întocmește o comandă privind atribuirea de sarcini. Doar doi factori pot influența procesul decizional: resurse de muncă (disponibilitatea angajaților care pot îndeplini funcții suplimentare) și capacități materiale (efectuează plata parțială sau completă).

Instrucțiune pas cu pas

Există mai multe motive pentru care angajatorul decide că o anumită serie de responsabilități vor fi îndeplinite de un alt angajat în viitor:

Angajatul principal lipsește în acest moment dintr-un motiv întemeiat (vacanță, călătorie de afaceri și altele).
Este necesar să îndepliniți atribuții corespunzătoare postului (profesiei), care nu se află în tabelul de personal.
Angajatul combină munca în diferite profesii.

În fiecare dintre aceste cazuri, următoarele acțiuni ar trebui să fie efectuate pe rând:

Șeful departamentului trebuie să întocmească un memoriu adresat directorului întreprinderii, care prezintă în detaliu motivele care l-au determinat să ia decizia corespunzătoare.
Coordonează problema cu managementul.
Obține consimțământul scris din partea angajatului.
Serviciul de personal emite o comandă adecvată privind atribuirea de sarcini unui anumit angajat.

Pentru a rezolva această problemă fără a crea conflicte, trebuie să urmați o secvență strictă a acestor acțiuni.

Măsura necesară

Destul de des se dezvoltă un tip diferit de situații la întreprinderi. De exemplu, în tabelul de personal al companiei nu există nicio unitate sau altă unitate (sau personalul este foarte mic), iar îndatoririle care corespund acestei specialități trebuie îndeplinite. Ce trebuie făcut în acest caz? Cum să legitimăm situația? Această problemă poate fi rezolvată cu ușurință. Este necesar să aveți la dispoziție doar o comandă de probă pentru atribuirea de sarcini. Este compus, în principiu, într-un mod arbitrar. Deja în titlul comenzii, este indicată poziția, a cărei sarcini va trebui să fie îndeplinite. Următoarea parte va constata, ceea ce explică motivul principal. După aceea, partea administrativă stabilește esența problemei. De exemplu:

FEDERAȚIA RUSĂ

COMPANIA DE RESPONSABILITATE LIMITATĂ „VETER”

orașul Samara

La atribuirea îndatoririlor unui mecanic

Datorită absenței funcției de mecanic șef în tabelul de personal al întreprinderii

Eu comand:

Atribuie îndatoririle mecanicului șef inginerului șef A. V. Timofeev.
Îmi rezerv controlul asupra executării acestui ordin.

Directorul SRL „Veter” Karpov I. I.

Am citit comanda:

Inginer șef __________ Timofeev A.V.

Data Semnătura

Dacă este stabilită o anumită suprataxă pentru îndeplinirea îndatoririlor, atunci acest fapt este reflectat în ordin ca un alineat separat.

Obligațiile casierului

Dacă personalul nu are o unitate de casierie, atunci comanda poate să arate astfel. Dar deseori există situații când există un post vacant, dar conducerea nu se grăbește să angajeze un angajat individual. În acest caz, se întocmește o comandă ușor diferită pentru atribuirea îndatoririlor casierului unui alt specialist (contabil). De fapt, aceasta va fi o combinație de profesii (articolul 60.2 din Codul Muncii al Federației Ruse), prin urmare, succesiunea acțiunilor ar trebui să fie următoarea:

Angajatorul oferă unui specialist specific în scris pentru a efectua suplimentar activitatea unui casier și primește consimțământul scris din partea acestuia.
Se emite un ordin corespunzător care indică valoarea plății.
Se încheie un acord suplimentar la contractul (contractul de muncă) încheiat anterior.
Angajatul face cunoștință cu fișa postului de casierie și încheie un acord privind răspunderea completă.

Merită să ne amintim că îndatoririle unui casier nu pot fi îndeplinite în niciun caz de către un contabil șef, întrucât „Regulamentul privind contabilii-șefi” nu permite acestor specialiști să combine sarcinile legate de responsabilitatea personală pentru fonduri și active materiale disponibile la întreprindere cu activitatea lor principală.

Altcineva lucrează de ceva vreme

Dacă unul dintre angajați este absent de la locul de muncă de ceva timp, atunci atribuțiile sale pentru această perioadă sunt atribuite unui alt membru al echipei. Acest lucru se datorează de obicei bolilor, vacanței sau unei călătorii de afaceri. Există două soluții posibile pentru această problemă:

Transferul temporar într-o poziție substituită. Salariul pentru noua profesie este stabilit pentru angajat cu păstrarea tuturor plăților suplimentare (cu excepția indemnizațiilor personale). Drept urmare, suma în niciun caz nu trebuie să fie mai mică decât salariul său mediu la locul său anterior de muncă.
Îndeplinirea temporară a îndatoririlor împreună cu îndeplinirea activității lor principale. În acest caz, valoarea plății este determinată ca procent din salariul pentru noua specialitate.

Atât în \u200b\u200bprimul, cât și în cel de-al doilea caz, trebuie să se întocmească o comandă pentru atribuirea temporară de îndatoriri (sau transfer), care specifică în detaliu următoarele informații: perioada pentru îndeplinirea îndatoririlor suplimentare, plata care se datorează acestei lucrări și motivul absenței angajatului principal.

În fiecare organizație, există situații când este necesar să se înlocuiască un angajat absent temporar - vacanță, boală, călătorie de afaceri. În acest caz, se emite un ordin de impunere a obligațiilor asupra altui angajat care va îndeplini activitatea unui coleg în timpul absenței sale.

Cum să aranjezi

Foarte des, înregistrarea îndatoririlor unui angajat absent se realizează conform normelor art. 60.2 din Codul Muncii al Federației Ruse.

În acest caz:

munca suplimentară se efectuează în timpul orelor de lucru;
întocmit ca un acord suplimentar la contractul de muncă;
suprataxa este determinată prin acord;
o intrare nu este făcută în cartea de muncă.

Nu este legal să emități o comandă și să solicitați lucrări suplimentare, în special fără plată. În același timp, atât termenul, cât și cantitatea de muncă suplimentară trebuie convenite cu angajatul. Dar angajatul are dreptul de a refuza din timp în orice moment, acordând o notificare de trei zile. De asemenea, angajatorul poate anula comanda. O cerință obligatorie este consimțământul angajatului. Articolul oferă o ordine de probă pentru atribuirea de sarcini, care trebuie, de asemenea, redactate.

Comandă de probă pentru atribuirea de sarcini

Și din moment ce situațiile cu absența unuia dintre angajați se întâmplă în mod necesar, procedura de înlocuire a atribuțiilor în unele cazuri poate fi indicată imediat în fișa postului. În acest caz, salariatului i se va comunica imediat necesitatea înlocuirii unui anumit angajat, gama de sarcini care va trebui să fie îndeplinite în absența sa poate fi determinată în avans.

Această opțiune practic nu necesită modificări administrative și organizatorice suplimentare din partea șefului, deoarece angajatul lucrează altcineva împreună cu ai săi, întărind programul și stabilind prioritățile. Dar, în funcție de volumul de muncă al salariatului, de volumul îndatoririlor transferate, de perioada de absență (de exemplu, mai mult de un an, dacă este concediu de maternitate), pot fi folosite alte opțiuni - combinație internă sau transfer temporar.

Loc de muncă part-time sau transfer

Combinația internă este reglementată de dispozițiile din cap. 44 din Codul Muncii al Federației Ruse și poate fi redactat și în cazul în care un angajat trebuie să îndeplinească sarcini ale altor persoane, pe lângă funcția principală.

Care sunt caracteristicile? Este necesar să închei un contract de muncă separat, care să indice toate condițiile. Și munca va fi plătită pe baza poziției înlocuite proporțional cu timpul, volumul sau alte condiții specificate în contract. Diferența fundamentală față de opțiunea de mai sus este că munca se va desfășura dincolo de ora principală, dar nu mai mult de 4 ore pe zi, adică această opțiune va fi convenabilă dacă funcțiile pot fi clar delimitate, iar angajatul, după ce și-a încheiat munca principală, începe activitatea angajatului absent. Cu toate acestea, angajatorul va trebui să țină evidența programului de lucru sau a altor indicatori necesari și, dacă angajatul dorește, să înscrie în cartea de muncă.

Transferul temporar reglementat de art. 72.2 din Codul Muncii al Federației Ruse este opțiunea cea mai cardinală în această situație. Angajatul va îndeplini doar munca angajatului absent, adică acest lucru este posibil în cazul în care munca salariatului absent nu poate fi combinată cu postul principal, când munca principală poate fi transferată unui alt angajat sau încetarea acestei lucrări va provoca mai puțin daune angajatorului decât nerealizarea activității angajatului absent. ... Și în cazul în care absența unui angajat are loc pentru o lungă perioadă de timp, - o lungă călătorie de afaceri, concediu pentru copii și alte motive.

Un astfel de transfer se întocmește ca un acord suplimentar la contractul de muncă, plata se face în conformitate cu salariul datorat în noua funcție. În același timp, pentru încetarea anticipată a unui transfer temporar, este necesar un acord al părților, acesta nu poate fi anulat unilateral.

Comuna tuturor cazurilor de înregistrare a înlocuirii este necesitatea consimțământului salariatului, determinarea cantității de muncă și valoarea remunerației pentru îndeplinirea sarcinilor suplimentare.

În articol, vă vom spune cum secretarul va pune bazele viitorului departament de personal și arhiva documentelor privind personalul, cum să-și oficializeze responsabilitățile pentru păstrarea evidenței personalului și respectarea minimului necesar în legislația muncii.

SECRETARUL PERSONALULUI: DEPLOARE A RESPONSABILITĂȚILOR

Conform primei părți a art. 60.2 din Codul Muncii al Federației Ruse, este posibil să se impună taxe suplimentare unui angajat care nu este prevăzut de un contract de muncă numai pentru plata suplimentară.

Nu poți doar „face” secretarul fericit cu noi responsabilități. Atribuirea lor este formalizată prin comandă. Mai mult, vă recomandăm să pregătiți două comenzi. În primul (organizațional), este necesar să numiți un angajat responsabil pentru menținerea gestionării registrelor de personal (Exemplul 1).

În al doilea (în ceea ce privește personalul) - pentru a atribui responsabilități, prescrieți valoarea plății și acordați consimțământul angajatului (Exemplul 2). Aceste comenzi conțin date cu caracter personal, dar „categoriile de greutate” ale informațiilor cu caracter personal din acestea sunt disproporționate: faptul că un angajat este angajat în gestionarea înregistrărilor de personal nu este un secret (este puțin probabil ca acesta să fie ascuns de alții), dar valoarea remunerației sale este clasificată cu informații personale pe care persoanele din afară nu trebuie să știi. Ambele comenzi sunt emise în aceeași zi.

DOCUMENTE-CADRU MANDATORII

Există documente pe care trebuie să le aibă fiecare organizație - orice verificare le va solicita mai întâi. Dacă secretarul este acum responsabil pentru gestionarea înregistrărilor de personal, atunci această recrutare obligatorie va trebui furnizată cât mai curând posibil. Iată o listă a acestor documente sub forma unui tabel cu explicații. Nu vom numerota documentele - gradul obligației lor este același și este cel mai mare.

Această listă nu este exhaustivă. Așadar, dacă principala activitate a organizației este producția, atunci, cel mai probabil, va fi necesar să se elaboreze un program de schimburi, să se aprobe standardele de producție, o listă de posturi și profesii cu condiții de muncă dăunătoare, lucru în care dă dreptul la concediu suplimentar, iar acest lucru nu este totul. Doar elaborarea acestor documente nu ar trebui să mai fie un secretar cu responsabilitățile unui funcționar care i-a fost atribuit, ci o echipă întreagă, care include un economist al muncii și un specialist în protecția muncii.

Poate secretarul să dezvolte toate LNA-urile enumerate independent? Probabil da. Dar este mai bine nu numai, ci în tandem cu contabilul șef sau cu șeful organizației. În primul rând, acest lucru se aplică acelor LNA care stabilesc procedura de remunerare a lucrătorilor.

DOCUMENTE PRIVIND PROTECȚIA DATELOR PERSONALE

Angajatorul este obligat să asigure siguranța informațiilor personale ale angajaților în conformitate cu Legea Federală nr. 152-FZ. Nu este suficient să aprobi regulamentul privind datele cu caracter personal.

Adițional necesar:

Permisiunile scrise ale angajaților pentru prelucrarea datelor lor personale;

Obligații scrise ale angajaților care prelucrează date cu caracter personal ale colegilor despre nedivulgarea acestora;

Mod special pentru stocarea documentelor care conțin date cu caracter personal.

Dacă urmați cu strictețe litera legii, atunci mai întâi angajatul trebuie să acorde permisiunea de a prelucra propriile sale date personale și numai atunci cererea de angajare. Aceasta este o chestiune voluntară, dar în practică este imposibil să solicitați un loc de muncă fără permis. Prin urmare, o astfel de autorizație este dată de toți angajații organizației, fără excepție. Nu există o formă stabilită pentru aceasta, dar o puteți folosi pe cea din Exemplul 3.

Informațiile personale ale colegilor, de regulă, sunt prelucrate de secretarul responsabil cu administrarea resurselor umane și contabilul șef. Aceștia trebuie să dea obligația de a nu divulga informații despre angajați (Exemplul 4).

COMANDĂ PERSONALĂ

Documentul principal, care reflectă deciziile manageriale ale șefului personalului, este comanda. Comenzile oficializează recepțiile și concedierile, vacanțele și promoțiile, repartizarea îndatoririlor și misiunile în călătorii de afaceri etc. Prin urmare, comenzile de personal sunt acordate un loc central în departamentul de personal și în arhivă.

Cele mai frecvente tipuri de comenzi pentru personal au formulare gata pregătite pe care ofițerul de personal nu le poate completa decât:

Comanda pentru angajarea unui angajat (formular unificat nr. T-1 *);

La transferul unui angajat la un alt loc de muncă (formular nr. T-5 *);

La acordarea concediului către un angajat (formularul nr. T-6 *);

La încetarea (rezilierea) unui contract de muncă cu un angajat (concediere) (formular nr. T-8 *);

Pe direcția angajatului într-o călătorie de afaceri (formular nr. T-9 *);

În ceea ce privește stimulentele angajaților (formularul nr. T-11 *).

Majoritatea ofițerilor de personal din Rusia folosesc forme unificate: ofițerii personalului înșiși, lucrătorii și (important) inspectorii de la inspectoratul de stat al muncii (GIT) le sunt obișnuiți. Decizia de a utiliza forme de documente unificate trebuie să fie înregistrată în comandă (Exemplul 5).

Dezvoltarea propriilor forme de documente poate fi comparată cu invenția roții. Dar dacă există dorință, formularele dezvoltate ar trebui să conțină nu mai puține informații decât cele aprobate de Comitetul statistic de stat.

Formularele de comandă unificate sunt mai mult decât suficiente pentru ca secretarul de HR să oficializeze acțiunile standard ale personalului. Există însă și alte comenzi pentru personal: acestea sunt întocmite sub formă de comenzi pentru activitatea principală și nu au o formă unificată. De exemplu, o comandă care atribuie responsabilități pentru desfășurarea managementului înregistrărilor de personal (vezi Exemplul 2). Și poate exista și o comandă de schimbare a numelui, de stabilire a unei alocații, de revocare sau de amânare a vacanței. Aceste documente, întocmite sub forma unei comenzi pentru activitatea principală, rămân comenzi pentru personal: conțin date cu caracter personal și sunt stocate în termenele stabilite pentru comenzile pentru personal.

Stocarea comenzilor pentru personal... Comenzile pentru personal din prima zi a existenței organizației trebuie separate de comenzile pentru activitățile de bază. Acest lucru se datorează, în primul rând, perioadelor de stocare diferite. Conform alineatului „a” din art. 19 din Lista documentelor administrative standard de arhivare generate în cadrul activităților organelor de stat, ale administrațiilor locale și organizațiilor, care indică perioadele de păstrare (aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25.08.2010 nr. 558, modificat la 16.02.2016; în continuare - Lista 2010), ordine pe activitatea principală sunt stocate permanent. Comenzi pentru personal - 5 ani (clauza "b" (2) din lista din 2010) sau 50 de ani (clauza 2 a articolului 22.1 din Legea federală din 22.10.2004 nr. 125-FZ "Cu privire la chestiunile de arhivare din Federația Rusă", modificată din 18.06.2017; în continuare - Legea federală nr. 125-FZ).

În al doilea rând, atunci când organizația este lichidată, ordinele asupra personalului vor fi trecute în custodia statului. Probabilitatea ca comenzile pentru activitatea principală să intereseze Fondul de arhivă al Federației Ruse este foarte mică, astfel încât acestea vor fi cel mai probabil distruse.

Nuanțele formării cazurilor... Comenzile pentru personal se formează în cazuri în anul calendaristic. Ar trebui să existe cel puțin două cazuri: primul - cu un termen de valabilitate de 5, al doilea - 50 de ani. În viitor, când vor exista mai multe comenzi pentru personal, numărul cazurilor va crește și el. De exemplu, se vor forma cazuri separate: „Ordinele de acordare a concediului plătit anual”, „Ordinele de admitere, concediere, transfer de angajați”, „Ordinele de acordare a concediului pentru creșterea copilului” etc. Cu toate acestea, în primii ani ai activității organizației, sortimentul de subiecte de ordine nu este de obicei foarte divers, astfel încât se pot face două lucruri:

Cazul 1 - ordine privind furnizarea de vacanțe plătite anuale, vacanțe de studenți, sancțiuni disciplinare, călătorii de afaceri pe termen scurt (perioadă de depozitare - 5 ani);

Cazul 2 - ordine de admitere, transfer, concediere, bonusuri, concediu pentru creșterea copilului, concediu neplătit (perioada de depozitare - 50 de ani).

CONTRACTE DE ANGAJARE, CĂRȚI PERSONALE, CARTE DE ANGAJARE

Contractele de muncă ale angajaților, cărțile personale și cărțile de muncă sunt documente de birou ale ofițerului de personal. Nu am vorbit despre ele în secțiunea „Documente obligatorii despre personal”, deoarece acestea nu sunt reglementări locale, ci documente care se referă la fiecare angajat personal. Toate acestea sunt necesare:

Contract de muncă - în conformitate cu art. 56 din Codul Muncii al Federației Ruse;

Carte de muncă - în conformitate cu Regulile de menținere a cărților de muncă;

Card personal de angajat - necesitatea întreținerii sale este indicată prin clauza 12 din Regulamentul de întreținere a cărților de muncă.

Cardul personal (formularul unic nr. T-2) este introdus simultan cu admiterea angajatului în organizație. Conține datele personale ale angajatului, toate informațiile despre mișcările sale în organizație, vacanțe, premii etc.

Contractul de muncă, cardul personal și cartea de muncă sunt documente valabile pentru întreaga perioadă a activității angajatului în organizație. Dacă un angajat lucrează într-o organizație de 20 de ani, contractul său de muncă, cartea de muncă și cardul personal de 20 de ani sunt chestiuni de tranziție. Acestea sunt închise prin birou numai după ce angajatul este concediat.

În timp ce aceste trei documente sunt valabile, acestea sunt păstrate de către ofițerul de personal și stocate așa cum ar trebui să fie stocate pentru documentele care conțin date cu caracter personal (mai multe în acest sens mai jos).

Contractele de muncă și cardurile personale închise de către birou sunt trimise spre depozitare în arhivă de către personal. Cărțile de muncă sunt returnate angajaților la concediere. Desigur, există excepții când, din diverse motive, un angajat demisionat nu și-a luat cartea de muncă - acest lucru se întâmplă din când în când. Trebuie reținut faptul că o carte de lucru este un document care trebuie returnat, iar un angajat (sau rudele sale) îl poate solicita teoretic pe toată perioada de depozitare a acestui document, iar perioada este de 50 de ani (clauza 2 a articolului 22.1 din Legea federală nr. 125-FZ) ... Prin urmare, cărțile de lucru uitate nu sunt în niciun caz asociate.

Nuanțele formării cazurilor... Contractele de muncă și cărțile personale din arhivă formează cazuri care se numesc „Contracte de muncă ale lucrătorilor concediați” și „Carduri personale ale lucrătorilor concediați”. Aceste cazuri sunt formate în volume în același mod: mai întâi după anii concedierii, apoi alfabetic după numele foștilor angajați.

ARHIVA DOCUMENTELOR PRIVIND COMPOZIȚIA PERSONALĂ: ASUPRA FUNDAȚIEI

În conformitate cu art. 17 din Legea federală nr. 125-FZ, organizația este obligată să păstreze documente cu privire la personal. În timp ce secretarul îndeplinește în plus doar îndatoririle unui ofițer de personal, desigur, el nu va putea menține pe deplin o arhivă a personalului. Ulterior, când organizația va crește la departamentul de personal, specialiștii vor avea grijă de acest lucru. Dar până atunci, secretarul va trebui să respecte cerințele minime obligatorii:

Oferiți un regim special de stocare a documentelor privind personalul finalizat în activitatea de birou (aceasta este baza viitoarei arhive);

Formulați cazurile pe ani în conformitate cu perioadele de depozitare;

Intocmeste sectiuni anuale de evidenta a cazurilor de catre personal.

Respectăm un regim special de stocare a documentelorcare conțin date cu caracter personal. Un regim special înseamnă excluderea accesului la acestea de către persoane neautorizate. Dacă fiecare metru de spațiu de birou își merită greutatea în aur, iar arhiva în sine este încă mică, un dulap metalic obișnuit, blocat cu o cheie, poate prelua funcțiile de depozitare. Acest mobilier este ieftin, ocupă puțin spațiu și face față perfect sarcinilor sale. De asemenea, ar trebui să stocheze documente de personal valabile, inclusiv cărți de muncă, deoarece acesta este un document de raportare strict (clauza 42 din Regulamentul privind menținerea cărților de lucru) Ar trebui să existe mai multe chei ale cabinetului: una pentru secretar, cealaltă, de exemplu, pentru contabilul șef.
Formăm cazuri pe ani... Am vorbit mai sus despre formarea cazurilor pe ani, în conformitate cu perioadele de păstrare. În același mod, se formează cazuri cu comenzi pentru personal și documente ale angajaților concediați (contracte de muncă și carduri personale).
Întocmim un inventar de cazuri pentru personal... În ceea ce privește inventarul cazurilor de către personal, este obligat să îl păstreze conform clauzei 4.12 din Regulamentul de organizare a depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor din Fondul de arhivă al Federației Ruse și alte documente din autoritățile publice, administrațiile locale și organizațiile (aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei de la 31.03.2015 nr. 526). Acestea oferă, de asemenea, formularul pentru acest document (apendicele nr. 15) (Exemplul 6). Normele de completare a inventarului cazurilor pentru personal sunt disponibile așa cum este descris la alineatele. 8.1-8.4 Secțiunea 8 "Compilarea și execuția inventarului" a Recomandărilor metodologice "Simplificarea documentelor de gestionare a depozitării permanente și a personalului" 2. Să le rezumăm pe scurt:

Secțiunea anuală a inventarului pentru anul trecut este compilată anual;

Toate secțiunile anuale ale inventarului constituie un singur inventar de cazuri pentru personal;

Numerotarea cazurilor din inventar este continuă și parcurge toate secțiunile anuale de la înregistrarea nr. 1 la intrarea nr. 9999 (dacă secțiunea anuală pentru 2015 s-a încheiat la nr. 13, atunci secțiunea anuală a inventarului pentru 2016 începe de la nr. 14);

Fiecare unitate de stocare este înscrisă în inventar sub propriul său număr de serie; unitate de stocare - 1 volum; volumul nu trebuie să conțină cel mult 250 de coli de documente;

Fiecare secțiune anuală a listei de cazuri este aprobată de CEO.

Dacă volumele documentației care trebuie completate sunt impresionante sau au crescut și personalul existent nu poate face față cu aceasta, atunci este necesară o comandă de numire a unei persoane responsabile pentru lucrările de birou. Un eșantion și o formă a acestei lucrări este atașat.

Fișiere

În majoritatea cazurilor, în organizațiile mici, secretarul este responsabil pentru lucrările de birou. Dar uneori organizația nu are deloc un secretar, dar este nevoie de o persoană care să întocmească documente care sunt fundamental fundamentale pentru companie sau există un secretar, dar nu poate face față volumului documentației care trebuie completat, procesat, trimis etc.

Orice angajat al organizației poate fi numit responsabil, la discreția managerului.

Combinație și suprataxă

Dacă o astfel de comandă este o modalitate de a crește salariul unui angajat pentru un număr mai mare de sarcini, atunci ar fi o încălcare să indicăm o anumită sumă în comandă.

Pentru a emite în mod corect o astfel de indemnizație pentru o creștere a activității desfășurate, trebuie să semnați două documente: o comandă de numire plus o comandă pentru stabilirea unei indemnizații personale (se referă la categoria de documente pe personal).

Comanda nu trebuie să indice cuantumul primei, deoarece aceasta va constitui dezvăluirea datelor cu caracter personal (iar în majoritatea cazurilor, angajatul nu scrie consimțământ în acest sens atunci când solicită un loc de muncă). Acesta este motivul pentru care este necesar un al doilea document. La urma urmei, ordinul de numire a unei persoane responsabile pentru activitatea de birou este păstrat ca o comandă pentru activitatea principală, iar datele sale sunt disponibile tuturor.

Schimbarea angajatului

Există situații când o comandă necesită modificări. De exemplu, un specialist existent pleacă, face o promoție etc. Și o altă persoană vine la locul lui. Noul venit trebuie să fie actualizat cu privire la sarcinile sale, să emită un document privind corectarea comenzii și să obțină semnătura unui angajat „proaspăt”. Deci comanda va fi obligatorie legal.

Corecția la timp a acestui tip de document este o scădere a probabilității ca un manager să primească un avertisment sau să fie adus la răspundere administrativă sub forma unei amenzi.

Componentele comenzii

Documentul nu are o formă unificată, dar trebuie neapărat să menționeze:

Numele organizației, detalii.
Data semnării.
Oraș.
În ce scop este comanda emisă. Este implicată formularea gratuită. În eșantion, sună ca „optimizarea fluxului de lucru”. Această frază este cea mai frecventă și logică în această situație.
De la data la care angajatul începe să îndeplinească aceste atribuții. Se înțelege că acestea sunt responsabilități suplimentare, iar povara asupra angajatului desemnat crește.

Ce fel de responsabilități sunt atribuite.
Cine va îndeplini aceste atribuții în absența temporară a celui numit. Dacă nu există un astfel de angajat, atunci ei pur și simplu scriu că managerul va semna instrucțiunea corespunzătoare.
Dacă se plătește o plată suplimentară pentru sarcini, managerul se referă la reglementările interne de muncă ale organizației. Este nedorit să se indice cantitatea din text.
Cine are control asupra implementării alineatelor din document.

Lucrarea este completată de semnăturile șefului organizației. Și, de asemenea, avem nevoie de „autografe” ale tuturor celor menționați în ordinea privind numirea persoanei responsabile pentru activitatea de birou.

Lista responsabilităților

Cea mai bună opțiune este atunci când organizația are o descriere a postului pentru această funcție. În comandă, este suficient să se dea un link la această lucrare, și în instrucțiunea în sine - pentru a prescrie toate responsabilitățile pe care angajatul numit le asumă. Dar dacă nu există, atunci puteți enumera aceste responsabilități direct în ordine (din fericire, implică o formă gratuită de prezentare).

Pentru informația dumneavoastră! O altă opțiune pentru a enumera responsabilitățile angajatului este de a accepta instrucțiunile de muncă ale lucrărilor, care specifică funcționalitatea angajatului.

Cazuri de utilizare

În organizațiile mari, există, de asemenea, o comandă separată pentru numirea unei persoane responsabile de gestionarea înregistrărilor de personal. Acest lucru se datorează faptului că personalul de acolo este mai mare, prin urmare, cantitatea de documentare care trebuie completată cu personalul. Fiecare organizație are dreptul de a determina în mod independent numele și numărul de poziții. De asemenea, trebuie reținut faptul că numirea unei persoane responsabile pentru activitatea de birou va fi relevantă în organizațiile cu mai multe filiale. Este o greșeală să crezi că, dacă există un secretariat în organizația părinților, diviziunile structurale nu trebuie să se îngrijoreze de menținerea tuturor tipurilor de documente.

Pentru a stabili la nivel legal responsabilitatea de menținere a diferitelor tipuri de documente în responsabilitățile șefului unei anumite unități, există un ordin de numire a unei persoane responsabile pentru lucrările de birou, al căror eșantion este disponibil pentru descărcare în partea de sus a paginii.

Aspecte legale

Inițial, managerul este responsabil pentru fluxul de documente și lucrările de birou. Și angajatul desemnat este responsabil numai pentru procesul desfășurării sale. Adică aspecte precum personalul, plata, numărul serviciilor de administrare a birourilor sunt determinate în totalitate de către șef. Subordonatul conduce doar, menține eficiența sistemului de lucru.

În 2016, a fost modificat articolul 15.11 din Codul administrativ al Federației Ruse. Acesta spune că pedeapsa pentru depozitarea incorectă a documentelor (și aceasta face parte din documente) îi va reveni persoanei responsabile sub forma unei amenzi, iar în cazul încălcărilor repetate - descalificarea. Există formularea „oficială”. Poate fi atât un lider cât și un angajat al organizației sale.

Dacă managerul a semnat o comandă privind numirea unei persoane responsabile pentru activitatea de birou și documentul este obligatoriu din punct de vedere legal, atunci persoana desemnată este responsabilă pentru toate încălcările care pot fi dezvăluite în timpul inspecțiilor.

Companiile cresc și se dezvoltă ca un organism viu, în cadrul căruia au loc diverse schimbări. Muncitorii de diferite niveluri pot fi bolnavi, se pot muta într-o altă regiune sau pot avea statut de vacanț sau de călătorie de afaceri.

Motivele absenteismului angajaților pot fi diferite - gospodărie sau producere... În acest moment, producția nu trebuie să se oprească, este necesară o înlocuire urgentă și o comandă care indică faptul că, în absența unui funcționar, angajat sau muncitor, o altă persoană își va îndeplini sarcinile.

Legislația muncii, reglementările și actele sale actuale reglementează circulația internă sau externă a personalului atât în \u200b\u200bîntreprinderile private, cât și în întreprinderile de stat.

Fiecare caz posibil este prevăzut în un anumit document legislativ, cu o indicație clară a modului în care managerul trebuie să acționeze în raport cu personalul său.

Perioade diferite pot afecta cursul de producție a evenimentelor într-o organizație în moduri diferite, iar conducerea trebuie să decidă cum să înlocuiască cel mai eficient un angajat.

Asta ajuta urmând instrucțiunile:

Artă. 60.2 Codul Muncii al Federației Ruse vorbește despre posibilitatea îmbinării profesiilor cu o creștere a volumului de muncă prestată. În cazul în care principalul specialist lipsește, colegul său poate îndeplini funcțiile necesare întreprinderii împreună cu postul principal, fără să o părăsească.
Există o nevoie de producție atunci când trebuie să păstrați un loc pentru un anumit angajat, dacă este obligat să nu participe la muncă. Îndeplinirea îndatoririlor pe termen lung la un alt loc de producție permite șefilor să utilizeze articolul 72.2 pentru o perturbare temporară între funcții, de exemplu, pentru a muta una timp de un an pentru a rezolva măsurile necesare întreprinderii și a pune în schimb un specialist competent.
Procedura de impunere a anumitor atribuții de serviciu, combinarea profesiilor și plata funcțiilor suplimentare sunt stabilite la articolul 151 din Codul Muncii al Federației Ruse.

Transferurile de personal cu obligațiile unuia dintre angajații lor de a îndeplini activitatea celuilalt se efectuează după ordinul unei persoane superioare și acordul deplin între persoanele implicate în procedură.

Motivele publicării

Dreptul muncii descifrează clar conceptul de obligații suplimentare. În primul rând, acesta este un salariu separat pentru funcțiile atribuite, care nu sunt prevăzute în contractul de muncă, pe lângă locul de muncă principal. Pentru astfel de misiuni, ei atrag persoane fără restricții speciale.

Managerul decide în mod independent care sunt factorii importanți, pe cine să-i atribuie pentru a efectua acțiuni din cercul subordonaților săi, bazându-se pe:

volumului de muncă;
experienţă;
calitate profesională;
educaţie.

Principala condiție pentru efectuarea lucrărilor suplimentare este aprobarea scrisă a punctelor de producție între părți... Documentarea este consimțământul lucrătorului și comanda de la angajator.

Motivelecare încurajează angajatorul să ia diverse măsuri legale:

angajatul este absent legal, dar temporar nu poate îndeplini munca, deoarece este bolnav sau este în vacanță, iar procesul este distribuit între colegii săi sau repartizat la unul dintre ei;
procedura de producție este realizabilă de un anumit specialist, dar poziția nu este prevăzută de stat (dacă există o profesionistă cu astfel de abilități la această întreprindere, profesia sa poate fi combinată cu cea principală);
este permis de Codul Muncii al Federației Ruse să crească cantitatea de muncă pentru o persoană care este în măsură să îndeplinească, pe lângă sarcinile sale, și altele în funcție de specialitatea sa (un exemplu este reducerea unui loc de muncă și impunerea de operațiuni suplimentare asupra unui alt lucrător calificat).

Pentru astfel de decizii, obligațiile asumate de angajat pentru a le îndeplini în timpul programului principal de lucru cu o plată suplimentară pot servi. Calculul se face pe baza salariului sau a ratei tarifare și a proporționalității prestației serviciilor în procente.

Instrucțiune pas cu pas

Oricare ar fi motivul pentru care managerul este obligat să înceapă remanierea personalului, pentru el este întotdeauna important și necesar pentru funcționarea eficientă a întreprinderii. Managementul competent necesită respectarea normelor legale și excluderea situațiilor de conflict din companie.

Prin urmare, trebuie să urmați în secvență strictă, aplicând urmând puncte de acțiune:

se întocmește o notă de la șeful unui statut inferior la un superior în funcție, motivând motivele care au determinat luarea anumitor măsuri cu remanierea personalului;
înscrie aprobarea problemei cu conducerea companiei;
ia o decizie scrisă a salariatului de a-și asuma obligații suplimentare;
creați și transmiteți serviciului personal o comandă cu privire la modificările care au avut loc.

Trebuie avut în vedere că, dacă funcțiile de muncă ale angajatului s-au schimbat, va trebui să se creeze un acord suplimentar cu desemnarea:

termenii prezenței în această poziție;
efectuarea anumitor acțiuni;
suma de plata;
condiții de producție temporară pentru perioada de valabilitate a comenzii.

Comanda se întocmește în general cu atribuirea unui număr de serie, fixarea acesteia într-o carte specială și trimiterea de copii către departamentul de personal și contabilitate. De asemenea, angajatul este obligat să semneze documentul nou creat, prin aceasta dovedește că a fost în cunoștință de timp despre modificările care au avut loc și sunt total de acord cu ei.

Măsură forțată în cadrul unei poziții și temporare

Interesele femeilor sunt protejate de stat. Își păstrează locul de muncă în timpul sarcinii și al concediului pentru copii, care este reglementat. Lungimea fiecărui exemplu individual poate diferi de celelalte, iar mamele nu pot fi întotdeauna în măsură să planifice în avans pentru plecarea lor.

Managerul poate numi o altă persoană în funcția sa în cadrul unui contract de muncă pe durată determinată, după ce a creat un ordin de concediu de maternitate. În acest caz, puteți utiliza calificările unui angajat al întreprinderii sau îl puteți accepta de la un specialist.

Considera toate nuanțele în cursul modificărilor, deoarece este necesar să se pună de acord asupra procedurii pentru îndeplinirea funcțiilor, a plăților suplimentare și a faptului că angajata poate lua locul ei în orice moment convenabil pentru ea.

Pentru aceasta există contract pe termen fix, indică faptul că este valabil numai pentru perioada unei anumite vacanțe și absență din instituția salariatului din cauza sarcinii.

Demiterea unui angajat nou înlocuit are loc cu o zi înainte ca acesta să plece la muncă fără trei avertismente zilnice necesare în alte cazuri de muncă.

Simplu problema este rezolvată în timpul dezvoltării masa personalului, dacă nu există locuri de muncă, dar trebuie să faceți ceva de lucru. De exemplu, o întreprindere mică nu poate ține unități separate în departamentul de contabilitate și, uneori, contabilul șef și casierul sunt o singură persoană.

Domeniul de muncă permite îndeplinirea tuturor funcțiilor profesionale pe schimb, iar șeful este obligat să justifice utilizarea unei astfel de măsuri într-un moment specific de producție prin comandă.

Ordin nu are o formă clară, antreprenorul său întocmește în mod arbitrar, cu o indicație a motivului care a influențat utilizarea combinării mai multor atribuții într-o singură poziție.

Nuanțe de compilare și probă

Fiecare firmă folosește formele lor de ordonare... Legislația nu are restricții stricte în acest sens, sunt întocmite pe antet sau sunt efectuate pe baza eșantioanelor de personal general.

Regulat capac, prevăzut pentru toate documentele, include numele întreprinderii cu denumirea sa de cod digital TIN, informații de contact. După desemnarea documentului cu cuvântul „Comandă”, există o descriere a îndatoririlor cu o dată și un număr de serie, se precizează motivul emiterii unui astfel de document.

Apoi apare intrarea:

numele angajatului și lista de muncă necesară pe care o va efectua cu definirea unui termen limită, dacă este posibil;
volumele îndatoririlor îndeplinite;
metode de plata;
autoritatea de supraveghere cu privire la îndeplinirea condițiilor din prezentul document.

Va trebui să indicați ce a apărut baza pentru numire, conținutul acordului suplimentar va servi drept apendice.

Combinație și combinație

Codul Muncii reglementează procesele din companiile care efectuează locuri de muncă profesionale în domeniul resurselor umane cu normă parțială. În acest caz, angajatul va trebui să facă, pe lângă munca sa, o listă a responsabilităților unei alte persoane, determinată de manager.

Pentru utilizarea legală a acestei prevederi, trebuie să redactați contract separat iar în ea se indică toate punctele principale de participare la procesele de producție. Conducerea este obligată să țină cont de toate și să efectueze plata.

Particularitatea acestei acțiuni este că angajatul nu trebuie să stea mai mult de 4 ore și să lucreze după încheierea activității principale. Spre deosebire de combinarea pozițiilor, un angajat își îndeplinește funcțiile în cadrul zilei de lucru.

Caracteristici pentru regizor

Vine un moment în care liderul însuși este absent. Dacă compania are o practică de a îndeplini sarcini în timpul unei astfel de perioade ca director adjunct, atunci pe lângă comandă, va fi utilă procură notarialăastfel încât activitățile financiare ale organizației să nu se oprească.

Particularitatea tuturor prevederilor acestui domeniu este că salariatul poate refuza să efectueze sarcini suplimentare, iar conducerea nu are dreptul să-l pedepsească pentru acest lucru sau să-l respingă pentru neascultare.

Ar putea fi util să citiți: