Punctul de cotitură pentru a termina cuvântul. Cratimare

Majoritatea sarcinilor de birou sunt rezolvate pe un computer în mediul MS Office, în principal în Word, Excel, Outlook și PowerPoint. Un minim de cunoștințe este suficient pentru a lucra cu aceste aplicații, dar în multe situații, tehnici suplimentare vă pot economisi mult timp și efort. Vom lua în considerare câteva dintre modalitățile de îmbunătățire a eficienței muncii în programele de mai sus în acest articol.

MS Word

Mutați rapid textul în sus și în jos

Acesta este cel mai rapid mod de a muta textul fără a utiliza mouse-ul. Textul este deplasat de săgețile sus și jos în timp ce țineți apăsate tastele Shift și Alt. Nu este necesar să selectați textul înainte de a-l muta - se va întâmpla automat și fiecare apăsare a săgeții sus sau jos va muta textul cu un paragraf în sus sau cu un paragraf în jos. Această metodă este eficientă nu numai la mutarea paragrafelor, ci și la mutarea rândurilor dintr-un tabel.

Eliminați linkurile dintr-un document

Dacă există linkuri în documentul pe care l-ați creat și trebuie să le faceți inactive, atunci puteți selecta fiecare link, selectați comanda Insert \u003d\u003e Hyperlinkși faceți clic pe buton Eliminați linkul... Acesta este un proces foarte lung și laborios. Există o modalitate mai rapidă de a rezolva problema: selectați întregul document cu comanda Edit \u003d\u003e Select All și faceți clic pe comanda rapidă de la tastatură Ctrl + Shift + F9 - linkurile vor fi eliminate și toate celelalte opțiuni de formatare a documentelor vor fi păstrate.

Despre text, casete de text și forme automate

Când trebuie să scrieți o inscripție, mulți oameni creează mai întâi un bloc de inscripționare și apoi introduc textul în ea. Puteți obține același rezultat selectând textul care a fost deja tastat și apoi făcând clic pe bara de instrumente Pictură buton pentru crearea unei inscripții - textul se va deplasa în interiorul inscripției.

De asemenea, puteți insera text în forme automate (cu excepția liniilor, poliliniei etc.) - de regulă, acest lucru se face în mai multe etape: creați o formă automată, selectați-o, faceți clic pe butonul pentru crearea unei inscripții și introduceți textul. Există, de asemenea, o opțiune alternativă: desenați forma automată dorită, faceți clic dreapta pe ea, selectați Adaugă text și introduceți textul.

Poate, în timp ce lucrați, vă veți răzgândi și veți decide că textul trebuie scos din etichetă sau din forma automată. Pentru a face acest lucru, nu este deloc necesar să îl tăiați în clipboard și apoi să-l lipiți. Puteți selecta o casetă de text (sau o formă automată) și faceți clic dreapta pe ea în timp ce țineți apăsată tasta Ctrl - textul va apărea în cel mai apropiat câmp de text.

Iluminare automată

În mod implicit în panou Pictură butonul lipsă Iluminat; nu există nicio comandă corespunzătoare în meniul contextual, care este apelată atunci când butonul din dreapta al mouse-ului este apăsat pe forma automată.

Cu toate acestea, este posibil să schimbați iluminarea AutoShape. Pentru a face acest lucru, adăugați la panou Pictură buton Iluminatapelând comanda Service \u003d\u003e Setări \u003d\u003e Comenzialegând din listă Categorii paragraf Pictură și trăgând butonul corespunzător de la fereastră Comenzi(fig. 1). Nu este dificil să utilizați butonul - selectați forma automată, faceți clic pe buton Iluminat și reglați iluminatul după cum este necesar (fig. 2).

Figura: 1. Adăugarea butonului Iluminare la bara de instrumente Desen

Figura: 2. Configurarea iluminării formei automate

Cratimare

Pentru a evita liniile prea rare în document, se recomandă să activați cratima automată. Pentru aceasta în meniu Serviciu alege echipa Limbă \u003d\u003e Cratimare și bifați caseta de lângă opțiunea corespunzătoare (Fig. 3). Rețineți că Word tinde întotdeauna să împartă cuvinte în locul cratimei. În unele cazuri, este de dorit să se evite un astfel de decalaj (de exemplu, 10 la sută, primul număr, 234-345 etc.). Pentru a face acest lucru, în loc de cratima obișnuită, utilizați cratima care nu se rupe apăsând combinația de taste Ctrl + Shift + Cratimă.

Figura: 3. Setarea cratimării automate

În același timp, este foarte posibil ca cratima să nu fie necesară într-o parte a documentului, în special în titluri. Pentru a dezactiva cratima într-un număr de paragrafe, selectați-le, utilizați comanda Format \u003d\u003e Paragraf \u003d\u003e Poziție pe pagină și bifați caseta de lângă opțiunea corespunzătoare (Fig. 4).

Trebuie admis că unele cuvinte Word nu pot fi transferate corect. În aceste cuvinte, în poziția în care puteți efectua transferul, ar trebui să inserați un caracter de transfer ușor apăsând tastele Ctrl + Cratimă... Acest transfer va avea prioritate față de transferurile inserate automat.

Text indexat

Dacă documentul dvs. conține variabile cu indici tastați direct în text și în formule create folosind editorul de formule MS Equation, atunci în mod implicit vor arăta diferit (diferite dimensiuni ale variabilelor și indicilor și niveluri diferite ale aranjamentului lor pe o linie), ceea ce strică semnificativ apariția documentului (fig. 5).

Figura: 5. Text cu un index (prima opțiune este tastată în Word, a doua în ecuația MS)

Puteți obține o identitate aproape completă a aspectului variabilelor cu indici modificând o serie de caracteristici ale variabilelor tastate manual. Pentru a face acest lucru, tastați tot textul în Times New Roman, dimensiunea 12 și variabilele în plus, cu caractere italice. De asemenea, mutați variabilele în jos cu 1,5 pixeli, iar indicii în jos cu 3 pixeli cu Format \u003d\u003e Font \u003d\u003e Spațiereprin alegerea în teren Părtinire opțiune Josși indicând dimensiunea decalajului (Fig. 6).

Figura: 6. Setarea offsetului

De asemenea, verificați dacă dimensiunea este selectată în editorul de formule Ca de obicei (comanda Dimensiune \u003d\u003e Regular) și faceți să se potrivească 12 pixeli (comandă Dimensiune \u003d\u003e Determinați- Fig. 7).

Figura: 7. Corectarea dimensiunilor fontului obișnuit

Pauze în tabele

Când lucrați cu tabele cu mai multe pagini, se întâmplă uneori ca tabelul să nu se rupă la sfârșitul foii, ci mult mai devreme, lăsând doar două treimi sau chiar o treime din pagină umplută (aceasta depinde de lățimea rândului de tabel special pe care are loc pauza). Liniile ulterioare ale tabelului sunt apoi transferate pe pagina următoare, deși s-ar putea potrivi cu cea anterioară (Fig. 8). Acest lucru se întâmplă adesea atunci când umpleți celulele tabelului prin copiere obișnuită, când, împreună cu datele, sunt copiate și formatele lor.

Figura: 8. Un exemplu de tabel în care întreruperea liniei nu ajunge la sfârșitul foii

Motivul acestui fenomen este că setările de paragraf au fost încălcate în textul din celulele tabelului. Pentru a schimba situația, selectați tabelul, deschideți meniul Format comanda Paragraf \u003d\u003e Poziție pe pagină și eliminați casetele de selectare Nu sparge un paragraf, Nu te rupe de următorul și De pe o pagină nouă (fig. 9) - tabelul va reveni la forma sa obișnuită.

Figura: 9. Modificarea parametrilor de paragraf

Data în document

Majoritatea documentelor ar trebui să conțină data creării lor; nu este neobișnuit să creați sau să actualizați zilnic documente de același tip. Prin urmare, este foarte convenabil să utilizați inserarea automată a datei: apăsați combinația de taste Alt + Shift + D, iar data curentă, care este actualizată de fiecare dată când este deschis documentul, este inserată în poziția cursorului. Dar această metodă nu este întotdeauna potrivită, deoarece data este inserată în formatul tradițional dd.mm.gggg... Dacă acest format nu vi se potrivește, atunci utilizați comanda Inserați \u003d\u003e Câmp, în lista câmpurilor, selectați câmpul Datași specificați formatul de dată necesar (fig. 10).

Figura: 10. Selectarea formatului de dată

Dacă niciunul dintre formatele de dată nu vi se potrivește, de exemplu, aveți nevoie de data din prima linie din document și de ziua săptămânii în a doua (ca în Fig. 11), atunci va trebui să găsiți un format de dată mai mult sau mai puțin similar și să îl editați. În acest exemplu, nu există dificultăți cu data tipărită în rândul de sus al tabelului, deoarece un astfel de format se află în lista formatelor, iar problema constă în introducerea zilei săptămânii - acesta este formatul câmpului Data nu exista. Pentru a edita formatul, deschideți meniul Introducecomanda Camp, în lista de câmpuri, specificați câmpul Data și selectați formatul de dată original în care apare ziua dorită a săptămânii (Fig. 12). Faceți clic pe buton Coduri de câmpși editați formatul de dată în câmp Coduri de câmpprin eliminarea părții inutile a formatului (fig. 13). Finalizați operația făcând clic pe buton O.K, - după aceea, de fiecare dată când este deschis documentul, va fi tipărită ziua curentă a săptămânii.

Figura: 11. Document cu câmpul de dată modificat

Figura: 12. Selectarea formatului de dată original pentru editare

Figura: 13. Format data după editare

Căutare documente

Documentele necesare pot fi căutate nu numai în mod obișnuit, adică folosind comanda Start \u003d\u003e Găsire \u003d\u003e Fișiere și foldere, dar și direct în Word atunci când deschideți documente și când căutați în Word, vă puteți baza pe proprietățile specifice ale documentelor (numele documentului, autorul, subiectul, cuvintele cheie, dimensiunea fișierului, data ultimei actualizări etc.) sau pe cuvintele găsite în text.

Pentru a căuta documente după un cuvânt din text, selectați comanda Fișier \u003d\u003e Deschidere și faceți clic pe buton Service \u003d\u003e Find \u003d\u003e Normal... Introduceți un cuvânt de căutare, definiți zona de căutare (Fig. 14), tipurile de fișiere care vă interesează (Fig. 15) și faceți clic pe buton A găsi (fig. 16).

Figura: 14. Determinarea zonei de căutare

Figura: 15. Determinarea tipului de fișier

Figura: 16. Rezultatul unei căutări de documente cu cuvântul „Internet” în text sau în titlu

Pentru a căuta documente după proprietățile lor, selectați comanda Fișier \u003d\u003e Deschidereși faceți clic pe buton Service \u003d\u003e Find \u003d\u003e Advanced... Să presupunem că nu numai documentele dvs. personale se află pe computer, ci și fișiere ale altor autori cu care lucrați la un proiect comun. În acest caz, în teren Proprietate specificați opțiunea Autor, în câmp Condiție - opțiune Conține (acest lucru este mai fiabil, deoarece într-un caz autorul poate introduce doar numele de familie, în celălalt nume și prenume etc.), în câmp Valoare introduceți numele de familie al autorului și faceți clic pe buton A găsi(fig. 17).

Figura: 17. Căutați toate documentele unui anumit autor

Cu toate acestea, trebuie avut în vedere faptul că căutarea documentelor după proprietățile lor specifice are sens numai dacă aceste proprietăți sunt indicate de toți autorii documentelor - opțiunea de a le completa în mod implicit, din păcate, nu va oferi rezultatul dorit. Puteți specifica proprietăți separat pentru fiecare document folosind comanda Fișier \u003d\u003e Proprietăți \u003d\u003e Document (fig. 18). Cu toate acestea, este puțin probabil ca niciunul dintre autori să nu uite să facă acest lucru în niciun document, deci este mai bine să permiteți completarea obligatorie a proprietăților cheie ale documentului atunci când este salvat pentru prima dată. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda Serviciu \u003d\u003e Opțiuni \u003d\u003e Salvare și bifați caseta Sugerează completarea proprietăților documentului (fig. 19).

Figura: 18. Completarea proprietăților documentului

Figura: 19. Setarea păstrării obligatorii a proprietăților cheie ale documentului

Puteți căuta documente până la data creării lor și puteți specifica nu numai date specifice, ci și intervalele acestora sau o listă, care se efectuează atunci când utilizați jetoane ȘI sau SAU... Pentru a găsi toate documentele, de exemplu pentru 2003, pe teren Proprietate specificați opțiunea Data creării, în câmp Condiție- opțiune Nu mai devreme, în câmp Valoare introduceți data 1 ianuarie 2003și faceți clic pe buton Adauga la... Apoi specificați din nou în câmp Proprietate opțiune data creării, în câmp Condiție - opțiune Nu mai târziu, în câmp Valoare introduceți data 1 ianuarie 2004, faceți clic pe buton Adauga lași apoi prin buton A găsi - toate documentele pentru 2003 vor fi găsite (Fig. 20).

Figura: 20. Configurarea căutării documentelor create într-o anumită perioadă

MS Excel

Atribuiți o culoare filelor de foi

Etichetele foilor pot fi multicolore, ceea ce este convenabil în cărțile cu un număr mare de foi - atunci culoarea, împreună cu titlul, vor fi responsabile pentru tipul de informații de pe foi. Pentru a atribui o anumită culoare fișelor individuale, selectați-le, faceți clic dreapta, alegeți Culoarea etichetei și definiți culoarea dorită.

Introducerea rapidă a coloanelor și rândurilor

Pentru a adăuga un rând sau o coloană la un tabel, nu este deloc necesar, selectând coloana sau rândul înaintea căruia trebuie să introduceți, accesați meniul contextual și selectați comanda Adăugați celule... Puteți apăsa combinația de taste Ctrl + Shift simultan cu semnul „+” de pe tastatura numerică - rezultatul va fi același.

Mutanți de coloană

În mod implicit, coloanele din Excel sunt desemnate prin litere din alfabetul latin, iar rândurile prin numere. Dacă, după deschiderea din nou a mesei, constatați că coloanele sunt numerotate în același mod ca rândurile (Fig. 21), nu vă alarmați - aceasta nu este o acțiune de virus. Folosiți comanda Serviciu \u003d\u003e Opțiuni \u003d\u003e Generalși debifați caseta Stil de legătură R1C1 (fig. 22) - totul va cădea la locul său.

Figura: 21. Tabel cu coloane numerotate

Figura: 22. Reveniți la denumirile standard ale coloanelor

Accelerarea tipăririi

Dacă trebuie să imprimați un număr mare de tabele și sunteți limitat în timp, atunci când imprimați pe o imprimantă alb-negru, puteți accelera procesul abandonând culoarea (imprimarea alb-negru). Pe imprimantele alb-negru, culorile sunt afișate ca nuanțe de gri și durează ceva timp pentru a se potrivi o nuanță cu o anumită culoare. Când imprimați în alb și negru, textul colorat și marginile sunt afișate în negru în loc de tonuri de gri, ceea ce economisește timp. Pentru a seta tipărirea alb-negru, deschideți meniul Fişiercomanda Opțiuni pagină \u003d\u003e Foaie iar în grup Tipărire bifeaza casuta Alb-negru (fig. 23).

Figura: 23. Setarea tipăririi în modul alb-negru

În plus, puteți imprima fără linii de grilă - în acest caz, foile mari se imprimă mai repede. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda Fișier \u003d\u003e Configurare pagină \u003d\u003e Foaie și debifează Grilă (fig. 24).

Figura: 24. Refuzul de a imprima o grilă

Introducerea numerelor fracționate

În mod implicit, în Excel, numerele fracționare sunt introduse în conformitate cu modul în care este setat în setările Windows: Panou de control \u003d\u003e Limbă și standarde \u003d\u003e Numere... Cu alte cuvinte, dacă o virgulă este destinată introducerii numerelor fracționate în Windows, atunci în Excel acestea vor fi introduse separate prin virgule. Cu toate acestea, în practică se poate dovedi a fi diferit. De exemplu, pe computerele care au un număr mare de utilizatori, în special în instituțiile de învățământ, unde setările programului se schimbă în modul cel mai imprevizibil. Dacă, atunci când introduceți un număr fracțional separat de virgulă, vedeți un număr separat de puncte pe ecran și ați verificat deja dacă setările Windows presupun intrare separată prin virgulă, utilizați comanda Service \\ Options \\ International și evidențiați caseta de selectare Utilizați separatoare de sistem (fig. 25).

Figura: 25. Reveniți la separatoarele de sistem

Reprezentare

Când finalizați aspectul unui tabel și îl pregătiți pentru tipărire, trebuie să schimbați în mod repetat caracteristicile de formatare și tipărire. De obicei, în astfel de cazuri, foile sunt copiate și particularitățile afișării lor pe ecran și la imprimare sunt modificate. Cu toate acestea, este mai convenabil să creați diferite vizualizări ale foilor care vă permit să vizualizați date în moduri diferite și nu necesită crearea de foi separate.

Înainte de a crea o vizualizare, cartea trebuie să fie complet configurată: trebuie să i se dea aspectul necesar și să fie setați toți parametrii de imprimare necesari. Când opțiunile de imprimare sunt introduse în vizualizare, acesta va include automat zone specifice de imprimare ale fiecărei coli sau ale întregii coli, dacă nu este definită o zonă de imprimare pentru aceasta.

Pentru a crea o vizualizare meniu Vedere alege echipa Reprezentare, apasa butonul Adauga la iar pe teren Nume introduceți numele vederii (fig. 26). În acest caz, este mai bine să includeți în numele vizualizării numele foii active pentru a facilita căutarea vizualizării dorite ulterior.

Figura: 26. Creați o vizualizare

Pentru a reveni la una dintre vizualizările create anterior, dacă, de exemplu, trebuie să imprimați o foaie, utilizați comanda Vizualizare \u003d\u003e Vizualizăriiar pe teren Tipuriselectați o vizualizare pentru imprimare (fig. 27), apoi apăsați butonul aplica și faceți clic pe buton Tipărire- foaia va fi tipărită alb-negru.

Figura: 27. Selectarea vederii dorite

Subtotaluri

Destul de des, trebuie să vă ocupați de liste mari care conțin valori de celule multiple pentru care trebuie să cunoașteți subtotalurile. Excel poate calcula automat atât totalele subtotale, cât și totalurile mari din orice listă. De obicei, pentru aceasta, ei sortează mai întâi după comandă Date \u003d\u003e Sortare (pentru a grupa rândurile după care trebuie să rezumați), apoi calculați totalurile mari, apoi introduceți rândurile pentru subtotale și calculați-le (Fig. 28).

Figura: 28. Calculul subtotalurilor

Cu o dimensiune semnificativă a tabelului și un număr mare de zone pentru care trebuie calculate subtotaluri, acest proces va dura mult timp. Pentru a accelera munca, puteți selecta mai întâi o listă unică, pentru fiecare dintre valorile cărora trebuie să determinați subtotalul și numai apoi să calculați singuri totalurile. Pentru a crea o listă unică, selectați coloana sau rândul necesar și utilizați comanda Date \u003d\u003e Filtru \u003d\u003e Filtru avansat... Setați comutatorul de grup Tratamentpentru poziționare, specificați gama de celule în care doriți să plasați rezultatul și activați opțiunea Numai înregistrări unice (fig. 29, 30). Ca urmare a unei astfel de filtrări, toate obiectele unice din lista inițială vor apărea în zona specificată a tabelului.

Figura: 29. Fereastra de comandă a filtrului avansat

Figura: 30. Rezultatul creării unei liste unice

Apoi utilizați funcția SUMIF (interval, criteriu, sum_range)care însumează celulele care îndeplinesc un criteriu specific. Un interval este intervalul de celule care sunt verificate în raport cu un criteriu; criteriu - un criteriu sub forma unui număr, expresie sau text care determină celulele de adăugat; interval de însumare - celule însumate (Fig. 31).

Figura: 31. Calculul subtotalurilor pentru fiecare dintre valorile listei unice

Eliminarea liniilor duplicat

Imaginați-vă că aveți un tabel-director telefonic (dicționar etc.), format din două coloane și un număr mare de rânduri. Prima coloană conține, de exemplu, numele clienților, iar a doua - telefoanele lor, în timp ce liniile pot fi repetate (Fig. 32). Provocarea este de a elimina toate liniile duplicate. Prima opțiune care îmi vine în minte este de a sorta tabelul după prima coloană cu comanda Date \u003d\u003e Sortare și eliminați manual liniile duplicate.

Figura: 32. Tabelul sursă

Dacă masa este foarte mare, puteți obține același rezultat într-un mod mai rapid, deși mai complex. Mai întâi, selectați o listă unică de telefoane folosind comanda Date \u003d\u003e Filtru \u003d\u003e Filtru avansatprin setarea comutatorului de grup Tratament în poziție Copiați rezultatul într-o altă locațieprin specificarea intervalului de celule în care ar trebui plasat rezultatul și activarea opțiunii Numai înregistrări unice (fig. 33).

Figura: 33. Rezultatul creării unei liste unice de telefoane

Acum trebuie să utilizați funcția VLOOKUP (valoare_cercare; tabel; număr_coloană; valoare Adevărat sau Fals), unde valoarea de căutare este valoarea care se găsește în prima coloană a tabelului; tabel - un tabel cu informații în care se caută datele; numărul coloanei - numărul coloanei din tabel cu informații în care ar trebui găsită valoarea corespunzătoare. Având în vedere că funcția funcționează în așa fel încât căutarea valorii dorite este posibilă numai în prima coloană, va trebui să schimbați coloanele "NUMELE COMPLET" și "Telefon", și apoi în coloana D introduceți formula cu funcția VLOOKUP (Fig. 34). Folosind această formulă, programul va lua următoarea valoare din coloana C, o va căuta în coloana A și apoi va returna valoarea din coloana B situată în rândul găsit. După aceea, rămâne să faceți o copie a coloanei D folosind paste speciale, astfel încât celulele să nu fie formule, ci valori (comandă Paste \u003d\u003e Paste Special \u003d\u003e Valori - Fig. 35) și ștergeți coloanele A, B și D care nu mai sunt necesare.

Figura: 34. Rezultatul calculelor prin funcția VLOOKUP

Figura: 35. Aspectul tabelului după aplicarea pastei speciale

MS PowerPoint

Diapozitive din fișiere

Când pregătiți o prezentare, puteți utiliza documente Word pre-create și diapozitive din alte prezentări.

În primul caz, atunci când vine vorba de crearea unei noi prezentări, deschideți un document Word și aplicați comanda File \u003d\u003e Send \u003d\u003e Microsoft PowerPoint - ca rezultat, va fi creată o nouă prezentare cu text din fișier. Dacă trebuie să inserați text dintr-un document Word într-o prezentare existentă, deschideți prezentarea în PowerPoint și faceți clic pe fila Structura (fig. 36). Specificați pictograma de diapozitiv în spatele căreia ar trebui să apară un nou diapozitiv cu text. În meniu Introduce alege echipa Diapozitive din structură și specificați documentul necesar. Rețineți că textul care este inserat în prezentare este generat pe baza stilului titlurilor documentului și puteți utiliza numai texte din fișiere în formatele * .doc, * .rtf sau * .txt.

Figura: 36. Fila Structură

Dacă doriți să inserați un diapozitiv dintr-o altă prezentare într-o prezentare deschisă, apoi din meniul Inserare, selectați comanda Diapozitive din fișiere, specificați prezentarea și diapozitivul introdus (fig. 37) și faceți clic pe buton Pastă... Dacă ați inserat toate diapozitivele, faceți clic pe buton Lipiți toate.

Figura: 37. Selectarea diapozitivului de inserat

Numerotarea complexă

Numerotarea paginilor în diapozitive se face prin inserarea numărului paginii în subsol cu \u200b\u200bcomanda Vizualizare \u003d\u003e Anteturi și subsoluricare deschide fereastra Antet și subsol, unde trebuie să activați caseta de selectare subsol (fig. 38) și faceți clic pe buton Aplica la toate... Rețineți că diapozitivele ascunse continuă să conteze pentru numerotare. Pentru a evita acest lucru, puteți pune toate diapozitivele ascunse la sfârșitul prezentării - și apoi toate diapozitivele afișate vor fi numerotate în ordine.

Figura: 38. Introducerea unui subsol

Bineînțeles, paginile de diapozitive sunt numerotate în ordine. Dacă trebuie să porniți din nou paginarea în diferite locuri ale aceleiași prezentări (acest lucru poate fi necesar dacă prezentarea dvs. este încă în curs de dezvoltare și reprezintă mai multe serii separate de diapozitive), atunci, din păcate, nu puteți face acest lucru într-o singură prezentare ... Pentru a rezolva problema, va trebui să creați prezentări diferite pentru fiecare serie de diapozitive și să le legați între ele cu hyperlinkuri.

Șablon de prezentare

Dacă prezentările sunt ținute frecvent, este recomandabil să petreceți timpul pregătind cu atenție un șablon de prezentare non-standard - astăzi acest lucru nu este mai puțin relevant decât, de exemplu, antetul pentru scrisorile de afaceri. Sigla organizației etc. sunt salvate în șablon. elemente care se vor reda automat pe toate diapozitivele create în prezentare. În plus, șablonul determină formatul, dimensiunea și poziția relativă a obiectelor, fonturile utilizate, fundalul și alți parametri de proiectare pentru elementele de prezentare.

Dezvoltarea șablonului începe cu crearea unei noi prezentări folosind echipa Fișier \u003d\u003e Nou... Apoi selectați un șablon de proiectare pentru diapozitivul dvs. din lista de șabloane implicite. Înainte de a schimba șablonul de proiectare în conformitate cu planul dorit, în meniu Vederealege echipa Master \u003d\u003e Slide Master... Pe diapozitivul principal, faceți modificările pe care doriți să le reflectați în fiecare nouă prezentare pe care o creați. În primul rând, schimbați designul și configurați fonturile (Fig. 39), în pasul următor, introduceți sigla (Fig. 40) și după ce toate modificările sunt finalizate pe bara de instrumente Probăfaceți clic pe buton Închideți vizualizarea vrăjitorului.

Figura: 39. Rezultatul personalizării elementelor principale ale șablonului de prezentare

Figura: 40. Aspectul diapozitivului după introducerea siglei

Salvați prezentarea ca șablon cu ajutorul comenzii Fișier \u003d\u003e Salvare ca, specificați opțiunea ca tip de fișier Șablon de prezentare și introduceți numele șablonului (fig. 41).

Figura: 41. Salvarea șablonului de prezentare

Pentru a utiliza șablonul la crearea prezentării, faceți clic pe buton Constructor de diapozitive, dă click pe link Prezentare generală în colțul din dreapta jos al diapozitivului și indicați spre șablonul de prezentare pe care l-ați creat.

Șablonul pe care îl creați poate fi adăugat la lista de șabloane din Expertul de conținut automat. Pentru aceasta în meniu Fişier alege echipa Creeaza o... În zona Creeaza o apasa pe link Din Auto Content Wizard, apasa butonul Mai departe... Apoi selectați categoria în care să plasați șablonul, faceți clic pe buton Adauga la și specificați șablonul de prezentare adăugat (fig. 42).

Figura: 42. Rezultatul adăugării unui șablon la lista expertului de conținut automat

Mai multe opțiuni de proiectare într-o singură prezentare

Există mai multe șabloane pe care le puteți utiliza pentru a proiecta diapozitive individuale în prezentare. Pentru aceasta, selectați diapozitive specifice, faceți clic dreapta pe șablonul dorit și selectați opțiunea Aplicați la diapozitivele selectate... Dacă această comandă nu este disponibilă, utilizați comanda Serviciu \u003d\u003e Opțiuni \u003d\u003e Editare și în zonă Dezactivarea funcțiilor noi debifați caseta Mai multe mostre (fig. 43).

Dacă utilizați șabloanele pe care le-ați creat pentru a vă proiecta diapozitivele de prezentare și nu șabloanele implicite, atunci un nou șablon pentru un anumit diapozitiv va fi instalat automat atunci când faceți clic pe linkul Răsfoire și selectați un șablon de prezentare creat anterior, cu excepția cazului în care, desigur, ați stabilit interzicerea utilizării diferitelor opțiuni de proiectare

Figura: 44. Configurarea verificatorului ortografic automat

Utilizarea unui fișier de date pentru exportul contactelor

Toate mesajele create, întâlnirile, sarcinile și intrările din jurnal sunt salvate într-un fișier de date de pe computerul local. Acest fișier de date se numește fișier de foldere personale și are extensia PST. La reinstalarea sistemului, acest fișier poate fi salvat cu ușurință într-un folder separat de pe hard disk sau pe un CD și apoi reconectat.

În plus, un fișier .pst vă permite să accesați sau să partajați informații precum contacte de pe alt computer. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să exportați datele într-un fișier PST utilizând Expertul de import și export. Deschideți în meniu Fişier comanda Import si export, selectați opțiunea ca acțiune Exportați în fișier, și în fereastra următoare, indicați că doriți să creați un fișier PST (Fig. 45). Apoi selectați un folder Contacte și definiți caracteristicile salvării fișierului (Fig. 46). Faceți clic pe buton Terminat, iar apoi contactele dvs. vor fi salvate în folderul pe care l-ați specificat pe disc, care va fi ușor de conectat pe un alt computer utilizând același Expert de import și export. Conectarea unui fișier PST cu contacte nu diferă de conectarea unui fișier PST obișnuit. Pentru a nu uita locația fișierului, este mai bine să îl adăugați imediat la lista de fișiere de date Outlook. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda Fișier \u003d\u003e Procesare fișier date, faceți clic pe buton Adauga la și indicați spre fișierul PST generat. Ca rezultat, în lista de fișiere de date, pe lângă folderele personale, va apărea și fișierul cu contacte pe care le-ați creat (Fig. 47).

Figura: 45. Determinarea tipului de fișier creat

Figura: 46. \u200b\u200bDefinirea condițiilor pentru fișierul salvat

Figura: 47. Fișiere de date Outlook

Planificarea timpului de lucru

Rezultatul final depinde de cât de bine este planificată lucrarea. Outlook ajută la organizarea listei de sarcini într-o oarecare măsură, dar amintește doar că a sosit momentul să începem să îndeplinim una sau alta sarcină, că este deja depășită; în plus, Outlook poate reatribui o sarcină unui alt angajat și vă permite să controlați execuția acestuia. Și, în general, epuizează capacitățile Outlook în ceea ce privește procesarea sarcinilor.

Cu toate acestea, este foarte important nu doar să conturați o serie de sarcini, ci și să le planificați astfel încât să se poată face totul la timp și ca planificarea să fie automatizată cât mai mult posibil. Trebuie să știți când veți finaliza o sarcină specifică, dacă este posibil, în principiu, să o finalizați până la termenul limită și când este mai bine să începeți sarcina pentru a o finaliza.

Este bine să puteți evalua în avans cât de realist este planul dvs. (în funcție de specificul săptămânii dvs. de lucru, pauzele de prânz, programările programate etc.). În plus, sarcinile ar trebui să meargă automat în calendar, iar starea calendarului să se actualizeze automat pe măsură ce sarcinile sunt reprogramate. Toate acestea pot fi realizate de pluginul pentru Microsoft Outlook 2002 / XP Taskline ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) de la ResultsWare Limited, care este un manager de sarcini convenabil și ușor de utilizat, care vă permite să vă creați în mod optim programul.

Înainte de a utiliza pluginul, trebuie să îl configurați în conformitate cu specificul zilei de lucru. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe buton Linia de sarcini, accesați fila Săptămâna de lucru și indicați zilele lucrătoare ale săptămânii, începutul și sfârșitul zilei de lucru și toate pauzele disponibile (prânz, pauză tehnică etc.) - fig. 48.

Figura: 48. Elaborarea unui program de lucru

Apoi descrieți sarcinile viitoare pentru zilele următoare. Vă rugăm să rețineți că o fereastră suplimentară va apărea în fereastra de creare a sarcinilor după instalarea pluginului Linia de sarcini, pe care trebuie să indicați durata estimată a lucrării și, dacă lucrarea a început deja, atunci timpul petrecut pentru aceasta și procentul de finalizare (Fig. 49, 50).

Figura: 49. Creați o sarcină

Figura: 50. Lista sarcinilor programate pentru săptămâna viitoare

Apoi, puteți începe testarea pluginului. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe buton Linia de sarcini, accesați fila Sarcini, indicați ora de început (fig. 51) și apăsați butonul O.K... Rezultatul plug-in-ului va fi un scurt raport cu privire la numărul de sarcini programate, timpul total pentru executarea acestora și termenele pentru finalizarea lucrării (Fig. 52). În același timp, programul va plasa în mod optim sarcinile în calendar - va lua în considerare atât pauzele de lucru, cât și întâlnirile programate, întâlnirile etc. (Fig. 53).

Figura: 51. Determinarea timpului de începere a analizei și distribuției sarcinilor

Figura: 52. Concluzia liniei de sarcini privind lista sarcinilor programate (în acest caz, tot ceea ce este planificat se poate face la timp)

Figura: 53. Rezultatul distribuirii sarcinilor în calendar

Greșeală 1. Fundalul diapozitivului nu se potrivește cu tema prezentării. Și vedem, de exemplu, o prezentare despre revoluțiile din Rusia pe fundal cu mesteacăn și ciuperci.
Eroarea 2. Fundalul folosit este cel inclus în setul PowerPoint. De-a lungul multor ani de existență a PowerPoint, mii de oameni au folosit șabloane standard, și-au publicat prezentările pe internet și le-au arătat la discursuri. Aceste șabloane sunt deja pur și simplu plictisitoare pentru ascultători.

Soluție: Este mai bine să abandonați șabloanele standard. Pe Internet, puteți găsi un număr mare de noi șabloane și fundaluri interesante (de exemplu, există aproape o mie de fundaluri pe site-ul nostru -).

Imaginea de fundal nu trebuie să conțină elemente care să fie incompatibile cu conținutul prezentării. Pentru fundal, este mai bine să folosiți culori pastelate sau reci (violet, albastru, albastru deschis, albastru-verde, verde), trebuie să evitați culorile roșu și alb.

Eroarea 3. Fundalul prezentării este prea luminos și activ. Un astfel de fundal, în primul rând, interferează cu percepția informațiilor din diapozitiv și, în al doilea rând, obosește publicul.

Soluție: Dacă fundalul ar trebui să fie o imagine strălucitoare, atunci este mai bine să-i reduceți luminozitatea. Pentru aceasta, selectați forma dreptunghiului ( Introduce — Forme — Dreptunghi), închideți întregul diapozitiv cu el și selectați o umplutură albă cu 50% transparență (puteți utiliza și un procent diferit) și eliminați marginile ( Format — Completati cifre — Alții culori completati - alb și transparenţă 50% — O.K, Circuit cifre - Fără schiță).

Imaginea de fundal va deveni mai puțin activă.

Sau, atunci când introduceți o imagine pe un diapozitiv, setați imediat transparența.

Greșeală 4.Utilizarea culorilor inconsistente, lipsa unui stil uniform de proiectare a diapozitivelor.

În acest exemplu, o prezentare utilizează tipărire mare și justificare la stânga pe un diapozitiv, iar tipărire mică și justificare pe cealaltă.

Soluție: Când proiectați o secțiune sau întreaga prezentare, trebuie să respectați un singur stil. Schema de culori nu trebuie să conțină mai mult de trei culori primare (desigur, sunt posibile excepții): fundal — îndreptare — principal text... Culorile temei pot fi schimbate astfel: Proiecta — Culori - este posibil să alegeți o schemă din setul propus sau puteți seta propriile culori: Creeaza o nou culori scheme.

http://colorscheme.ru/ - selecția culorilor folosind roata de culori și generarea de scheme de culori.

http://color.romanuke.com/ - un set de palete de culori bazate pe fotografii (există o gamă de nuanțe: cald, rece, pastel și contrast).

Erori legate de conținutul textului

Greșeala 5.Text excesiv pe un diapozitiv, plasarea de text nestructurat pe un diapozitiv, text preluat din sursă așa cum este, fără a crea.

Soluție: Textul de pe diapozitiv trebuie să fie scurt și succint, nu trebuie să dubleze discursul vorbitorului. Trebuie să plasați rezumate pe diapozitiv.

Dacă prezentarea este destinată a fi utilizată de alții, puteți include informațiile necesare în notele de diapozitive - aceste note vor ajuta utilizatorii prezentării să lucreze cu ea.

Eroarea 6. O încercare de a plasa o cantitate mare de informații pe un slide, folosind mai mult de 90% din spațiul slide-ului.

Soluție: lăsați căptușeala de la marginile diapozitivului la conținut (text și imagini). Încercați să respectați regula conform căreia 20% din diapozitiv ar trebui să fie necompletat.

Pentru a face diapozitivul să pară terminat, îl puteți folosi ca fundal - un cadru de fundal.

Aici, textul se extinde și dincolo de marginile cadrului - a fost necesar să se reducă zona de introducere a textului prin mutarea mânerului de redimensionare spre dreapta.

Textul este foarte mare, aproape suprapunând cadrul. Trebuie redus.

Eroarea 7.Tot textul este scris cu majuscule. Un astfel de text este greu de citit.

Soluție: utilizați ortografia tradițională ca și în limba dvs. maternă: prima literă a propoziției este cu majusculă, restul sunt minuscule. Se pune un punct la sfârșitul propoziției.

Eroarea 8.Utilizarea fonturilor ilizibile, în special ca text al corpului. În aspect, există așa ceva - lizibilitatea fonturilor. Fontul trebuie să fie astfel încât cititorul să poată citi textul rapid, fără dificultăți și disconfort. Aceste fonturi sunt folosite în cărți, ziare, reviste - suntem obișnuiți cu ele și le citim cu ușurință. Cu toate acestea, există mii de fonturi cu lizibilitate redusă - sunt interesante, frumoase, dar destinate titlurilor și, cel mai probabil, pentru utilizare în publicitate, în design.

Soluție: Dacă scopul prezentării care este creat nu este acela de a produce un „efect wow”, ci de a oferi informații, atunci utilizați numai fonturi tradiționale și familiare tuturor. Pentru text, este mai bine să folosiți fonturi serif (sans serif) (Arial, Tahoma, Verdana etc.) Rețineți că fonturile serif (Times și altele) sunt greu de citit de la distanță.

Font Sans serif și font serif. Serifele sunt greu de citit în prezentări, dar bune pentru documente

Cursivele ar trebui folosite de preferință pentru o bucată mică de text care trebuie evidențiată sau este mai bine să evidențiați cuvinte și fraze individuale cu caractere aldine. Este mai bine să nu folosiți sublinierea, deoarece textul subliniat din prezentări este perceput de utilizator ca, adică, face dificilă controlul prezentării.

Fonturile decorative pot fi folosite pentru titluri, atâta timp cât textul este lizibil.

Fontul textului corpului trebuie să fie mai mic decât dimensiunea fontului titlu.

Eroarea 9.Perioade suplimentare și lipsă, spații, paranteze etc. greseli de scriere.

La sfârșitul titlului nu există punct.
La sfârșitul propoziției, se pune un punct, apoi un spațiu, apoi propoziția următoare.
Citatele din textul prezentării ar trebui să fie aceleași - dacă ați ales ghilimele cu hering, folosiți-le doar în prezentare (Tipuri de ghilimele: „”, „”, „”, „„)
Nu există spațiu după paranteze de deschidere sau ghilimele, textul urmează imediat. Nu există spațiu înainte de ghilimele de închidere sau paranteze; după text, imediat se plasează un ghilimel sau o paranteză. După ghilimele de închidere sau paranteze sau, un punct (dacă sfârșitul propoziției), o virgulă sau un spațiu, apoi se pune textul.

Trebuie să existe un spațiu între toate cuvintele.
Toate semnele de punctuație trebuie să fie urmate de un spațiu înainte de începutul textului următor.

Pe parcursul prezentării, cuvintele cu e ar trebui să conțină e sau e.
Diferite puncte glonț pe pagini diferite.

În primul caz, markerii sunt căpușe, în al doilea caz - pătrate

Pe parcursul prezentării, listele după fiecare element din listă ar trebui să aibă aceleași semne de punctuație sau deloc. De exemplu, după fiecare element din listă puneți un punct și virgulă, la sfârșitul listei - o perioadă.

În primul caz, există un punct după fiecare element din listă, în al doilea caz nu există

Unele diapozitive au o linie roșie, altele nu. Mai bine să nu folosiți deloc linia roșie în prezentarea dvs.

Aceeași prezentare: diferite dimensiuni de font.
Pe un diapozitiv există, pe de altă parte nu.

Erori legate de utilizarea imaginilor într-o prezentare

Eroarea 10.Fără alinierea formelor, a textului pentru a glisa marginile sau una pentru cealaltă. Design neglijent.

Obiectele de pe diapozitiv trebuie aliniate. La următoarea diapozitivă, a fost făcută o greșeală: dreptunghiurile identice au distanțe diferite de marginile diapozitivului și unul de celălalt.

Soluție: Pentru a remedia această eroare, trebuie să utilizați funcția de aliniere. Selectați dreptunghiurile necesare (în timp ce țineți apăsat CTRL ) Format — Alinia — Aliniați pentru a glisa (în acest caz, formele vor fi aliniate în raport cu marginile și centrul diapozitivului) sau Aliniați obiectele selectate (în acest caz obiectele vor fi aliniate între ele). După alegerea tipului de aliniere, trebuie să setați parametrii săi (stânga, dreapta, sus sau jos, centru, distribuire orizontală sau verticală).

Eroarea 11.Aceleași elemente de pe diapozitiv se deplasează de la diapozitiv la altul.

Următorul exemplu prezintă două diapozitive care au aceleași elemente: un buton pentru a termina prezentarea, o subtitrare Răspuns și un titlu de diapozitiv. Este posibil să observați că aceleași elemente sunt decalate și se află la distanțe diferite de marginile diapozitivului. Nu ar trebui să fie.

Soluție: Pentru a evita această eroare, trebuie să creați primul slide, așezați elementele necesare pe el. Atunci poti:

copiați un diapozitiv (dacă ambele diapozitive poartă aceeași sarcină, ca în exemplul luat în considerare), apoi schimbați fiecare diapozitiv nou, lăsând aceleași elemente în locurile lor;
sau creați un al doilea diapozitiv, apoi selectați obiectul dorit pe primul diapozitiv, copiați-l și apoi lipiți-l pe al doilea diapozitiv. Obiectul va fi lipit la aceeași distanță de marginile diapozitivului, adică nu se va schimba. Trebuie să faceți același lucru cu alte obiecte.
Eroarea 12.Distorsiunea proporțiilor imaginilor. Folosind imagini de diferite stiluri pe un singur diapozitiv (fotografii și desen, imagine cu cadru și fără cadru, cu fundal și fără fundal).

Pictura este „aplatizată”.

Imagini de diferite înălțimi. Cadrul alb nu a fost eliminat din imaginea din dreapta (ați fi putut alege albul ca fundal al prezentării, atunci cadrul alb nu ar fi fost vizibil).

Soluție: Trebuie să redimensionați imaginea trăgând de mânerele situate în colțurile imaginii; nu puteți redimensiona folosind mânerele de pe părțile laterale ale imaginii.

Eroarea 13.Cadrele imaginilor nu se potrivesc cu tema sau stilul prezentării.

Soluție: Un cadru mic în jurul imaginii creează un efect îngrijit, imaginea cu cadrul are un aspect terminat. Dar nu utilizați cadre „funerare” ca în prima imagine din următorul exemplu de diapozitive. De asemenea, nu trebuie să utilizați efectele reflexiei imaginii, care interferează cu percepția informațiilor de pe diapozitiv.

Eroarea 14.Imaginea este „înghesuită într-un colț”.

Soluție: nu așezați imaginea pe marginea diapozitivului sau în colț. Indentați de la marginile diapozitivului la imagine (la fel ca atunci când plasați text). Dacă trebuie să introduceți o imagine în colțul unei diapozitive, atunci este mai bine să indentați aceeași distanță față de verticală și de marginile orizontale. De asemenea, încercați să nu plasați imaginea în centrul diapozitivului dacă există text pe diapozitiv.

Dacă imaginea este un portret al unei persoane, atunci este mai bine să o poziționați astfel încât privirea să fie îndreptată către text, dar nu spre marginea diapozitivului. Acest lucru va oferi diapozitivului un aspect terminat.

Eroare 15. Plasarea mai multor imagini pe un diapozitiv în așa fel încât să fie dificil de văzut. Plasarea a două sau chiar 10 imagini pe un diapozitiv este acceptabilă dacă nu contrazice logica prezentării: de exemplu, dacă imaginile sunt mărite atunci când sunt făcute clic sau acestea sunt imagini cu butoane. Cu toate acestea, dacă imaginea este conținutul principal al diapozitivului, lucrarea se desfășoară odată cu aceasta și este cea care transportă încărcătura de informații, ar trebui să fie mare.

Soluție: Dacă imaginea este conținutul principal al diapozitivului, introduceți o imagine pentru fiecare diapozitiv. Dacă trebuie să utilizați mai multe imagini, creați mai multe diapozitive. Sau introduceți mai multe imagini pe un singur diapozitiv, dar în așa fel încât atunci când faceți clic pe imagine, imaginea să se deschidă pe tot ecranul.

Alte greșeli în prezentări

Eroarea 16.Butoanele și butoanele de hyperlink nu funcționează. Uneori poate apărea o situație când nu puteți utiliza butonul de hyperlink în modul de vizualizare a prezentării - este inactiv. Acest lucru se poate întâmpla pur și simplu datorită neglijenței autorului prezentării - link-ul a fost uitat să fie configurat. Dar este, de asemenea, posibil ca un buton cu o legătură (stratul inferior) să fie suprapus de un strat superior - o altă imagine sau text și, prin urmare, să nu funcționeze. Acest lucru poate fi văzut atunci când cursorul mouse-ului nu devine o mână cu un deget (ca un hyperlink) în centrul butonului, ci se schimbă în jurul marginilor butonului.

Soluție: În primul caz, trebuie doar să verificați toate linkurile și toate butoanele de prezentare. În cazuri deosebit de critice, testați prezentarea pe alte computere.

Pentru a rezolva problema cu suprapunerea butonului de alte obiecte, este suficient să mutați obiectul care interferează pe fundal. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe imagine și selectați în meniul contextual Mutare înapoi... Butonul va funcționa acum.

Eroarea 17.Sursele surselor de imagini și texte nu sunt indicate. Este o formă proastă să folosești opera altcuiva și să nu indici autorul.

Soluție: ne-am pregătit pe acest subiect. Peste 80% dintre autorii materialelor de pe site indică surse de informații incorect și nu știu despre acestea.

Eroarea 18. Animație excesivă atunci când animația interferează cu prezentarea. Când adăugați animație prezentării dvs., trebuie să respectați principiul minimalismului. Animația nu trebuie să interfereze cu citirea textului, să fie colorată.

Soluție: nu alegeți animația pâlpâitoare sau rotația rapidă. Toate acestea sunt obositoare, enervante și provoacă o mare presiune asupra vederii și a sistemului nervos. Animația superfluă este inutilă. Este mai bine să nu însoțiți schimbarea diapozitivelor cu efecte sonore și animație activă. Trebuie să vă gândiți la ce efecte vor apărea automat și care vor apărea pe clic. Dacă toată animația poate fi făcută clic, va dura mult timp și o prezentare enervantă.

Eroarea 19. Tranziția diapozitivului este configurată incorect, tranziția cu un clic de mouse sau de pe tastatură nu este dezactivată. De exemplu, într-un joc de prezentare, utilizatorul a ratat butonul pentru afișarea răspunsului corect și a ajuns la următoarea întrebare, ocolind meniul jocului. Utilizatorul nu știe unde să meargă mai departe și, uneori, pur și simplu nu înțelege ce s-a întâmplat.

Soluție: Când creați o prezentare interactivă, trebuie să dezactivați tranziția între diapozitive făcând clic cu mouse-ul și folosind tastatura. Mulți aleg doar Tranziții - Modificări de diapozitive și debifați caseta La clic... Această metodă evită schimbarea diapozitivelor la clic, dar rămâne posibilitatea de a răsfoi diapozitivele folosind săgețile, bara de spațiu de pe tastatură și rotița mouse-ului.

Există un mod mai fiabil - Afișați prezentarea automat... ... Dar când îl utilizați, trebuie să vă amintiți că pe fiecare diapozitiv trebuie să existe un buton de hyperlink pentru a merge la un alt diapozitiv. În caz contrar, previzualizarea diapozitivelor poate fi dezactivată numai terminând prezentarea.

Am încercat să descriem principalele greșeli în crearea prezentărilor și sperăm că acest lucru ne va ajuta pe toți să le evităm în viitor.

Ce greșeli știi? Puteți spune în comentariile articolului.

În această lecție, veți învăța noțiunile de bază despre lucrul cu text în Powerpoint 2010. De exemplu, cum să scrieți, să ștergeți și să mutați text, cum să lucrați cu casete de text, cum să formatați text și așa mai departe.

Dacă sunteți nou în PowerPoint, atunci trebuie să cunoașteți noțiunile de bază ale lucrului cu text pentru a adăuga text la diapozitive și a-l modifica. Trebuie să aflați cum să inserați, să ștergeți, să mutați și să formatați text și cum să utilizați casete de text.

Pentru a scrie text:

Unii substituenți vă vor converti automat textul într-o listă cu marcatori. Acest lucru se datorează faptului că astfel de liste sunt foarte des utilizate în PowerPoint. Pentru a elimina o astfel de listă, deselectați comanda Bullets din grupul Paragraf din fila Acasă.

Pentru a elimina textul:

Plasați punctul de inserare lângă textul pe care doriți să îl ștergeți
Pentru a șterge textul din stânga punctului de inserare, apăsați tasta Backspace de pe tastatură.
Pentru a șterge textul din dreapta punctului de inserare, apăsați tasta Ștergere de pe tastatură.

Pentru a evidenția textul:

Plasați punctul de inserare lângă textul pe care doriți să îl selectați.
Faceți clic pe butonul stâng al mouse-ului și, fără a elibera butonul mouse-ului, trageți cursorul peste textul pe care doriți să îl selectați.
Eliberați butonul mouse-ului. Deasupra testului apare o casetă evidențiată. Aceasta înseamnă că ați selectat textul.

După ce selectați o imagine sau un text în PowerPoint, a mini-panou cu cele mai utilizate opțiuni de formatare. Acest panou se numește mini bară de instrumente. Acest lucru vă poate economisi timp comenzile de formatare sunt ușor de accesat. Dacă bara de instrumente nu apare, încercați să deplasați cursorul mouse-ului peste selecție

Pentru a copia și lipi textul:

Pentru a tăia și lipi textul:

Pentru a transfera text:

Dacă textul nu apare unde doriți, apăsați tasta Enter pentru a muta textul pe o nouă linie.

Găsiți și înlocuiți

Găsiți și înlocuiți este o altă opțiune care poate fi utilizată pentru a edita text. Vă permite să găsiți un anumit cuvânt sau expresie (de exemplu, „britanic”) pe toate diapozitivele și să îl înlocuiți cu altul (de exemplu, „engleză”). Pentru a afla mai multe, citiți despre capacitățile acestei caracteristici în Ghidul Word 2010.

Lucrați cu text

Când creați o prezentare, puteți adăuga casete de text pentru a vă organiza diapozitivele. De asemenea, trebuie să știți cum să formatați textul pentru a obține aspectul dorit.

Pentru a adăuga o etichetă:

Puteți introduce text în substituenți sau etichete. Un substituent este un tip special de subtitrare, deoarece face parte din aspectul diapozitivului și conține adesea o formatare specială (de exemplu, un font de titlu al diapozitivului mărit). Introducerea textului în etichete suplimentare vă permite să adăugați cât de mult text este necesar unui diapozitiv, indiferent de aspectul acestuia.

Pentru a muta un substituent sau o legendă:

Pentru a roti caseta de text, faceți clic și trageți cercul verde deasupra acesteia.

Pentru a redimensiona un substituent sau o casetă de text:

Puteți personaliza textul pe un diapozitiv modificând formatarea acestuia, cum ar fi dimensiunea, culoarea, stilul și multe altele.

Font

Faceți clic pe meniul derulant pentru a modifica fontul textului selectat.

Marimea fontului

Selectați dimensiunea fontului textului selectat din meniul derulant.

Reduceți sau măriți dimensiunea fontului

Utilizați aceste comenzi pentru a micșora sau a mări dimensiunea fontului cu o dimensiune standard.

Eliminați toate formatările

Faceți clic pe comanda Eliminați toate formatările, astfel încât doar textul să rămână în selecție.

Stiluri de fonturi

Utilizați comenzile stilului fontului pentru a crea textul îndrăzneţ, cu caractere inclinate, subliniat, cu umbră sau cu linie.

Spațierea caracterelor

Reglați spațiul dintre caractere utilizând meniul derulant.

Inregistreaza-te

Schimbă rapid majusculele și minusculele textului selectat.

Culoarea fontului

Deschideți meniul derulant pentru a schimba culoarea fontului.

Afișarea casetei de dialog Font

Faceți clic pe săgeata din colțul din dreapta jos al grupului Font pentru a accesa mai multe opțiuni de formatare.

Microsoft Word atrage un număr atât de mare de utilizatori, deoarece poate oferi o varietate de moduri de a automatiza munca cu text. Una dintre acestea este cratimarea automată.

Pentru a configura cratima automată, trebuie să accesați „ Aspect„În capitol” Setări pagină„Selectați elementul” Cratimare„Și în lista care se deschide, faceți clic pe” Auto».

În acest caz, cratimele vor fi plasate în toate locurile necesare și posibile. Pentru a face acest lucru, trebuie instalat un dicționar al limbii pentru care sunt incluse cratimele. Cu toate acestea, toate distribuțiile oficiale ale Microsoft Word le conțin pentru orice limbă acceptată.

O caracteristică importantă a cratimării automate este că, dacă creșteți brusc dimensiunea, modificați fontul sau adăugați elemente decorative pentru text, cratima se va regla singură.

Când selectați extragerea „Potriviți la lățime”, pagina va arăta, în general, ca o carte bine amenajată.

De asemenea, nu este recomandat să setați singuri întreruperi de linie în document folosind „-” și întreruperi de linie. Pentru a face acest lucru, Word folosește funcția „Soft Wrap”. Selectați cuvântul dorit, poziționați cursorul și apăsați "CTRL" + "-". Acum, dacă este necesar, cuvântul va fi transferat conform regulilor specificate de dvs. Cratimele moi nu sunt vizibile în document, deci pentru a le afișa accesați „ Acasă„În capitol” Paragraf" Apăsați pe " Afișați toate semnele».

Revenind la paragraful „ Cratimare„Și făcând clic pe” Manual», Programul va căuta toate cuvintele pentru care se poate efectua cratimarea și vă va arăta opțiuni despre cum să o faceți. Plasați cursorul în locul dorit și faceți clic pe „ da».

Ultimul element este setările minime. " Divizarea cuvântului… ”Este responsabil pentru includerea separării separării în acele cuvinte care sunt scrise cu majuscule. Fără casetă, se va face o excepție pentru ei.

AT " Lățimea zonei de divizare»Setează distanța de la marginea cuvântului cratimat la cadrul paginii.

« Max. număr…»Limitați numărul de ambalaje repetate de cuvinte pentru o selecție sau pentru întregul document.

Pentru a elimina cratima, este necesar în paragraful „ Cratimare»Alegeți opțiunea« Nu».

Sau, cu modul de afișare activat al tuturor simbolurilor, eliminați-le pe cele setate manual. Dacă au fost prea multe dintre ele, atunci puteți utiliza funcția „Înlocuiți”, care este apelată de butonul F5.

În fila Înlocuire, faceți clic pe „ Mai multe \u003e\u003e " -> « Special", Selectați" Transfer soft„Și înlocuiți-l cu un șir gol, fără spațiu.

O caracteristică de cratimare automată este, de asemenea, disponibilă pentru Word 2003. Este instalat la adresa " Serviciu» -> « Limba» -> « Cratimare».

Ar putea fi util să citiți: