Set de instrumente de modelare a proceselor de afaceri. Analiza comparativă a instrumentelor de inginerie a afacerilor. Obiecte de bază ale notării eEPC

Acum, după o clarificare generală a sarcinilor funcționale generale rezolvate de instrumentele luate în considerare, este necesar să se compare capacitățile pe care aceste instrumente le oferă.

În analiza ulterioară, vor fi luate în considerare numai caracteristicile programelor ARIS ToolSet (în continuare, ARIS), BP-Win - Erwin (în continuare, BP-Win) și ORG-Master (în continuare, ORG-Master). Programul Rational Rose este, în cea mai mare măsură, axat pe construirea de software pur și nu sisteme organizaționale, pentru a simplifica prezentarea, vom exclude din considerare, mai ales că metodologia UML subiacentă este acum implementată în ARIS).

Funcționalitatea instrumentelor de modelare a sistemelor de afaceri

Atunci când comparați diferite instrumente pentru modelarea sistemelor de afaceri, este recomandabil să luați în considerare caracteristicile acestora în următoarele grupe de capabilități funcționale:

instrumente pentru construirea de modele de sisteme de afaceri;
instrumente pentru analiza modelelor;
mijloace de optimizare a sistemelor simulate conform modelelor acestora;
suport pentru biblioteci de modele tipice;
înregistrarea reglementărilor și documentației;
suport pentru dezvoltarea de modele de baze de date și software;
integrarea cu alte produse software (instrumente CASE, sisteme ERP, programe de aplicații).

organizarea generală a proceselor de afaceri și ordinea de interacțiune a unităților organizaționale (performeri),
distribuirea responsabilității pentru implementarea funcțiilor individuale și utilizarea resurselor sistemului,
încărcarea legăturilor organizaționale, a interpreților și a resurselor instrumentale în sistem,
parametrii principali de timp și cost ai sistemului simulat,
cerințele de resurse pentru procesele care au loc în sistem.

Analiză organizarea generală a proceselor de afaceri și ordinea de interacțiune a unităților organizaționaleîn sistem se realizează direct atunci când se studiază modelele construite ale proceselor de afaceri. Analiza calitativă face posibilă identificarea acestora rol, care, în anumite condiții, pot fi excluse din proces. Unde vizibilitatea modelului și capacitatea de a urmări relațiile existente în sistem devine de o importanță capitală.

Note cu privire la claritatea modelelor sunt date mai jos. Dar, de asemenea, trebuie remarcat aici că o cerință importantă pentru model este posibilitatea analizei sale înainte de construirea sa completă. Într-adevăr, dacă este posibil să se identifice relațiile (precum și absența lor) în sistem numai după construirea modelului său complet, atunci acest lucru se dovedește a fi foarte incomod în etapele inițiale de lucru, când informațiile despre caracteristicile proceselor care apar în sistem pot fi parțial absente sau inexacte.

Aici, ORG-Master se află într-o poziție avantajoasă, deoarece modelul proceselor de afaceri din acesta nu este construit direct sub forma unei diagrame IDEF. Această diagramă poate fi generată automat după crearea și completarea clasificatorilor care formează modelul (funcții de afaceri, unități organizaționale, resurse etc.) și stabilirea tuturor proiecțiilor necesare (relații pentru resurse, performeri, instrumente, reglementări și legăturile efective dintre operațiunile de afaceri). Astfel, chiar înainte de obținerea modelului complet (sau parțial) al procesului de afaceri, principalele relații care determină procesul modelat sunt deja identificate și pot fi analizate.

Spre deosebire de această abordare, modelele de proces de afaceri din ARIS și BP-Win sunt construite direct, iar relațiile existente între componentele procesului trebuie pregătite pentru analiză ca urmare a procedurilor adecvate.

De exemplu, după construirea unui model de proces de afaceri în BP-Win, utilizând ERwin, este construit un model de date separat, în care sunt stabilite legături între componentele sistemului (entități ale modelului de date conform metodologiei). Apoi, aceste modele sunt legate prin intermediul unui mecanism care este în esență similar cu mecanismul de construcție a proiecției utilizat în ORG-Master (a se vedea Anexa 1. Modelul componentelor software-ului ORG-Master și complexul metodologic).

Având în vedere acest lucru, a doua dintre posibilitățile luate în considerare pentru analiza modelului: analiza distribuției responsabilității pentru implementarea funcțiilor individuale și utilizarea resurselor sistemului, se dovedește a fi implementat automat în procesul de construire a unui model de proces de afaceri în sistemul ORG-Master. Într-adevăr, proiecțiile legăturii organizatorice - Funcții și funcții - Resurse, specificate la construirea modelelor de procese de afaceri în ORG-Master, arată direct pe cei responsabili pentru o anumită zonă de lucru sau resursă (și permit analiza oricărei combinații a acestora). În plus, ORG-Master vă permite să exportați proiecții matriciale în MS Excel, unde se formează diagrame de analiză organizațională pe baza lor.

În ARIS și BP-Win, în acest scop, este necesar fie să urmăriți manual toate conexiunile în diagramele proceselor de afaceri (și modelele de date în BP-Win), fie să construiți în mod special listele sau rapoartele corespunzătoare.

Întrebare despre încărcarea interpreților și resurselor instrumentale în sistem, precum și obținerea estimărilor pentru parametrii principali de timp ai sistemului simulat,poate fi decis pe baza datelor cantitative privind complexitatea (sau pur și simplu durata) funcțiilor pe care le implementează. Pentru a rezolva această problemă, este necesar să introduceți astfel de date în sistem într-un fel sau altul, precum și să furnizați mijloace pentru obținerea unor estimări sumare. Suportul pentru metodologia IDEF3 (în BP-Win), metodele ABC în ARIS și BP-Win și instrumentele de simulare în ARIS (și, parțial, în BP-Win) asigură o anumită prelucrare a acestor estimări. În ceea ce privește datele inițiale reale, acestea sunt stabilite de utilizator, care, prin urmare, este responsabil pentru rezultatul final.

Cu toate acestea, obținerea unor estimări suficient de reprezentative folosind modelarea statistică (simulare / eveniment) (și, cu atât mai mult, folosind metode ABC atunci când se consideră timpul ca o resursă) pentru încărcarea componentelor sistemului este împiedicată de următorii factori.

Abordări moderne ale analizei oricărui proces ( flux de lucru)procedează la împărțirea timpului implementării sale la, de fapt, perioada de execuție a operațiunilor și timpul de transmitere a rezultatelor acestora. În același timp, în procesele de birou sau în procesul de furnizare a unui serviciu, munca efectivă durează în medie aproximativ 10% din timp, iar restul timpului este cheltuit fie pentru mutarea fizică a rezultatului sarcinii (care necesită semnarea textului contractului care trebuie spălat din nou), cât și pentru așteptarea la rând până la următoarea executantul va găsi timp pentru a continua procesul. Prin urmare, metodele bazate pe o simplă însumare a timpului operațiilor în prezent, de regulă, nu oferă o reprezentare exactă a parametrilor de timp ai procesului.

Puteți încerca să obțineți rezultate mai adecvate simulând comportamentul sistemului. Cu toate acestea, pentru perioadele de întârziere a serviciului, trebuie fie să acceptați ipoteze foarte aspre cu privire la legea distribuției lor în timp, fie să efectuați proceduri de sincronizare destul de costisitoare și laborioase și prelucrări statistice ulterioare. În același timp, fiabilitatea rezultatelor obținute nu va fi prea mare sau va necesita costuri suplimentare semnificative. Prin urmare, pare o abordare rezonabilă că: „costul costurilor de modelare pentru obținerea oricărei informații nu trebuie să depășească valoarea (costul) rezultatelor utilizării sale. În plus, ar trebui să ne amintim întotdeauna despre legea Pareto, din care, în raport cu problema luată în considerare, rezultă că 20% din eforturile de modelare asigură 80% din efect.

Prin urmare, din punctul nostru de vedere, înainte de trecerea la metode de modelare complexe și consumatoare de timp și consumatoare de resurse asociate cu estimări cantitative ale parametrilor de timp și cost, merită să ne concentrăm asupra obținerii unui efect din implementarea unor rezultate mai evidente ale modelării de afaceri. Optimizarea cantitativă este recomandată să se realizeze luând în considerare măsurătorile și analiza proceselor din viața reală.

ORG-Master are un analog funcțional al instrumentelor de analiză ABC - Budgeting Wizard, care generează un sistem simplu de bugetare. Unul dintre rezultatele muncii acestui sistem este o evaluare cantitativă a costurilor implementării proceselor de afaceri (bugetele de funcționare), care, cel puțin, este comparabilă ca valoare cu datele obținute folosind instrumentele de suport pentru costurile ABC.

În plus, familia ORG-Master include și pachetul software Time-Master, una dintre componentele căreia, care asigură gestionarea proceselor (fluxul de lucru), permite acumularea de statistici în cursul executării lor, care oferă estimări pentru parametrii de timp ai proceselor necesare analizei.

Instrumente de optimizare a sistemelor de afaceri (procesele de afaceri) pe lângă capacitățile de analiză a modelului oferă: un instrument de management.
generarea unei game de alternative;
planificare;
alegerea celui mai bun mod de acțiune;
alocare resurselor;
stabilirea priorităților.

De regulă, implementarea funcțiilor enumerate este asociată cu utilizarea unor algoritmi speciali destul de complexi sau greoaie pentru rezolvarea problemelor de optimizare. O serie de posibilități de acest tip sunt încorporate în sistemul ARIS. Cu toate acestea, implementarea lor, în general, nu pare adecvată până la etapa de reglare fină a procesului de afaceri după obținerea rezultatelor restructurării sale folosind metode mai simple.

Suport pentru biblioteci de modele generice vă permite să utilizați dezvoltările create anterior în procesul de construire a unor noi modele. Această capacitate este furnizată în toate cele trei instrumente considerate. În special, ORG-Master susține atât modele de afaceri complete de referință ale întreprinderilor, obținute ca urmare a proiectelor reale desfășurate la întreprinderi rusești, cât și clasificatoare de „bibliotecă” care descriu organizarea tipică a aspectelor individuale ale activităților.

Înregistrare, în conformitate cu modelele construite, reglementările companiei pare a fi o oportunitate foarte importantă pentru a asigura integritatea și coerența descrierii documentare a sistemului de afaceri. Importanța acestei componente pentru instrumentele de modelare a afacerii poate fi înțeleasă prin examinarea reglementărilor ca instrument de management al companiei. Într-adevăr, dacă o companie funcționează stabil, înseamnă că procesele sale de afaceri sunt bine stabilite și se pretează la o reglementare aproape formală. Cultura internă care trebuie să fie prezentă într-o astfel de companie va permite, dacă este necesar, să reconstruiască rapid sistemul sau parametrii proceselor de afaceri prin modificarea reglementărilor de lucru ale departamentelor și performanților relevanți.

Prezența documentelor-reglementări cu privire la toate aspectele activităților companiei este una dintre prevederile de bază ale conceptului de management regulat, sistemic. Potrivit acesteia, într-o afacere bine organizată, aproximativ 80% din deciziile de conducere sunt luate conform unor proceduri prestabilite, iar doar restul, asociate cu situații nestandardizate și diverse inovații, se bazează pe creativitatea și eroismul angajaților.

Organizarea întreprinderii (companiei), menită să atingă anumite obiective, este reglementată la nivel modern de următorul set standard de documente organizaționale de bază:

asigurarea structurii organizatorice și funcționale, care reflectă compoziția afacerilor și funcțiilor susținute în companie și distribuția acestora în cadrul companiei;
prevederi privind politicile companiei (contabilitate, investiții etc.);
prevederi privind organizarea principalelor subsisteme de afaceri și management ale companiei, care conțin o descriere detaliată a funcțiilor pe linii de activitate;
proceduri documentate - descrieri ale proceselor de afaceri într-o formă care permite atât prezentarea procesului către un observator extern, cât și orientarea de către acest document către executanții operațiunilor procesului;
și, în cele din urmă, tradiționalele „reglementări privind diviziunile” și „descrierile posturilor” ale personalului cu liste de atribuții funcționale, tipuri de responsabilități, drepturi și puteri ale angajaților.

În plus, ar trebui să fie posibil să se creeze formulare speciale de raportare pentru crearea de documente în diverse domenii funcționale: Termeni de referință pentru un sistem de informații de management al întreprinderii, Manualul calității (a se vedea, de exemplu, Anexa 3) și alte documente speciale conform ISO9000 etc.

Toate informațiile care vă permit să generați aceste documente trebuie să fie conținute sub forma unui sistem coerent și consecvent în modelul complet de afaceri al întreprinderii (companiei). Mai mult, multe dintre documentele create trebuie să respecte pe cât posibil standardele rusești general acceptate (Evident, sistemele ARIS și BP-Win îndeplinesc ultima cerință în cea mai mică măsură).

În mediul ORG-Master, astfel de afirmații și instrucțiuni sunt generate automat ca forme textuale ale descrierilor procedurilor, reprezentate de clasificatorii corespunzători și de relațiile-proiecții ale legăturilor dintre ele. Formele grafice (diferite digrame și diagrame de proces) sunt o bună completare a acestor documente.

În ARIS, descrierile posturilor și descrierile proceselor se bazează pe diagrame de procesare a evenimentelor și, în principiu, se pot încerca diferite documente text prin analiza modelelor de proces și a structurilor organizaționale. Deși, într-o măsură mai mare, imaginea este opusă - sistemul se concentrează în principal pe crearea de grafică, iar funcția de creare a documentelor de reglementare este în mod clar auxiliară și, ca urmare, nu este dezvoltată.

În BP-Win, nu este specificată posibilitatea directă de a obține diverse reglementări.

Intr-o relatie documentația proiectului pot fi luate în considerare două părți: o descriere a proceselor de afaceri și o descriere a unui sistem de informații pentru susținerea proceselor de afaceri pentru dezvoltarea sa ulterioară. Primul dintre ele este practic asigurat în mod egal în fiecare dintre mediile luate în considerare de posibilitatea de a construi diverse forme de raportare în conformitate cu modelele construite ale proceselor de afaceri.

În ceea ce privește documentația pentru dezvoltarea unui sistem informațional, cele mai tradiționale oportunități sunt oferite de mediul BP-Win / ERwin, care, de fapt, a fost creat pentru aceasta.

Capacitățile ARIS sunt aproximativ similare: în primele versiuni ale modelului de date, schema entitate-relație a fost descrisă, în versiunile ulterioare, în limbajul UML. Cu toate acestea, ARISToolset oferă funcții mai avansate de dezvoltare a sistemelor de informații.

Capacitățile ORG-Master vă permit să reprezentați pe deplin structurile de date necesare pentru organizarea suportului informațional pentru procesele de afaceri modelate folosind propriile instrumente universale - clasificatoare și proiecții. Nu există formalisme precum diagramele ER, deși în cele mai recente versiuni este posibilă vizualizarea în standardul DFD. În plus, a devenit posibil să se reflecte interacțiunea dintre blocurile funcționale pe diagramele IDEF0, nu numai folosind transferul direct de documente și fișiere, ci și prin intermediul bazelor de date partajate!

Suport pentru dezvoltarea de modele de baze de date și instrumente software se referă de obicei la capacitățile instrumentelor precum CASE sau instrumente similare pentru configurarea sistemelor informaționale de gestionare a întreprinderii (de exemplu, sisteme din clasa ERP). Un astfel de suport poate oferi următoarele funcționalități:

analiza și proiectarea arhitecturii sistemelor de gestionare a informațiilor,
proiectarea de baze de date și fișiere,
programare (generarea de coduri de program),
sprijin și reinginerie,
management de proiect.

Întrebări analiza și proiectarea arhitecturii sistemelor informaționalesunt de obicei completate prin definirea cerințelor de sistem și a specificațiilor aferente. Această etapă, cu o abordare sistematică a proiectării, ar trebui să se bazeze direct pe modele de sisteme de afaceri și, de fapt, să le detalieze. Prin urmare, toate considerațiile de mai sus care acoperă construcția, analiza și optimizarea modelelor de sistem, precum și proiectarea reglementărilor și documentației, sunt valabile aici.

Proiectare baze de date și fișiere (niveluri conceptuale și interne), transformarea modelelor de date, descrierea formatelor de fișiere sunt cel mai complet acceptate în instrumentele luate în considerare numai în BP-Win (ERwin), deoarece acest mediu este conceput special pentru a rezolva astfel de probleme.

În mediul ARIS, această posibilitate este furnizată în pachetul ARIS Toolset la nivelul specificațiilor proiectului și la definirea parametrilor bazei de date.

Abordarea dezvoltată în mediul ORG-Master presupune (deși nu neapărat) că sistemele de informații care au deja baze de date pot fi utilizate în sistemele de afaceri modelate. În acest caz, reproiectarea lor nu este necesară, cu excepția cazului în care se intenționează înlocuirea sistemului utilizat. Cu toate acestea, în absența sistemelor informaționale, ORG-Master creează baza pentru modelul conceptual de date și structurile fișierelor de date. Acest cadru este reprezentat de descrieri ale compoziției și relației obiectelor și documentelor informaționale utilizate în modelele proceselor de afaceri.

Generarea de coduri de programe pentru aplicații sau instrumente de sistem Sistemele ARIS și ORG-Master nu sunt furnizate, deoarece sunt instrumente pentru proiectarea sistemelor de afaceri, nu software. Într-o anumită măsură, această caracteristică este implementată numai în BP-Win.

Întreținere și reinginerie... Aceste funcții sunt de obicei puse în aplicare prin intermediul documentației, analizei programelor, restructurării programelor și reingineriei. Observațiile făcute mai sus cu privire la instrumentele de documentare sunt pe deplin aplicabile în această discuție.

Funcții management de proiect crearea de baze de date și instrumente software sunt specifice în special pentru dezvoltarea produselor software. Acestea sunt implementate în această formă în BP-Win. Managementul proiectelor din familia ORG-Master acceptă pe deplin pachetul software Time-Master. (Deși, strict vorbind, aceste funcții nu sunt necesare pentru clasa de instrumente în cauză).

Integrare cu alte produse software implică o extindere a scopului instrumentului în cauză și poate fi realizată atât ca parte a dezvoltării unei familii de instrumente software compatibile (cum ar fi Platinum Technologies), fie cu software de la alți dezvoltatori (software de la terți).

Integrarea cu produsele software ale terților se realizează în unul din următoarele scopuri:

utilizarea funcționalității produsului integrat pentru a extinde domeniul de aplicare al produsului dvs.,
permițând ca produsul dvs. să fie încorporat într-un produs terț,
furnizarea unei interfețe universale, într-un grad sau altul, pentru produsul dvs., în cazul în care un anumit terț nu este cunoscut în prealabil.

Din punctul de vedere al focalizării funcționale, integrarea cu:

CASE înseamnă,
Sisteme ERP,
programe de aplicare.

ARIS are interfețe cu unele instrumente CASE și este, de asemenea, un instrument de creare a modelelor pentru personalizarea directă a unor astfel de sisteme de management al întreprinderii, în principal SAP R / 3. După cum sa menționat mai sus, sistemul se bazează pe propria notație pentru reprezentarea proceselor de afaceri, prin urmare folosește instrumente de simulare încorporate și un instrument de analiză a costurilor, ale cărui rezultate pot fi exportate în formatele MS Excel.

Sistemele ORG-Master și BP-Win acceptă sistemul de notație IDEF0 pentru a descrie procesele de afaceri reprezentate. În principiu, acesta este un fel de legătură între aceste instrumente și pentru comunicarea cu alte produse software care utilizează această metodologie. Cu toate acestea, fără a lua în considerare aici problemele „vârstei” notației IDEF0, trebuie remarcat faptul că reprezentarea internă a datelor în fiecare sistem este diferită și că nu este specificată o interfață standard precum „sockets” sau clase pentru sistemul IDEF0. Cu toate acestea, există un format de fișier standardizat pentru reprezentarea diagramelor IDEF. Prin urmare, deși descrierile făcute cu ajutorul său nu sunt foarte convenabile atât pentru oameni, cât și pentru computere, este posibil să le folosiți ca mijloc de schimb de modele dacă există convertoare adecvate pentru acest format. Un astfel de convertor este furnizat în următoarele versiuni ale ORG-Master.

BP-Win acceptă metodologii IDEF0, DFD și IDEF3 și se integrează cu următoarele produse software (majoritatea de la același producător):

instrumentul de modelare a datelor ERwin (Platinum Technology),
managementul proiectului și sistemul de stocare ModelMart (Platinum Technology),
un generator de rapoarte specializat pentru modelul RPTwin (Platinum Technology),
sistem de simulare BPSimulator (System Modeling Corporation),
instrument de analiză a costurilor EasyABC (ABC Technologies).

(* Platinum Technology - din 1999 a intrat în Computer Associates)

ORG-Master este poziționat inițial ca un sistem de clasă organizațională axat pe rezolvarea problemelor de modelare și proiectare a proceselor și structurilor de afaceri și sprijinirea deciziilor organizaționale. Oferă posibilitatea de a se integra cu propriile pachete de dezvoltatori („BIG-SPB Software”), axate pe rezolvarea diverselor sarcini funcționale. În sistemul ORG-Master, dacă este necesar, sunt create automat sisteme simple de informații executive în mediul MS Office:

Sistem de bugetare (care este un sistem simplu de gestiune a contabilității, rentabilității și managementului solvabilității întreprinderii).
Sistem de marketing (acumulând informații cantitative operaționale despre piața companiei, precum și integrarea cu propriul sistem CRM pentru susținerea relațiilor cu clienții).

Introducerea acestor aplicații în activitățile întreprinderii vă permite să stăpâniți rapid tehnici moderne de management, ceea ce facilitează foarte mult trecerea la sisteme executive mai complexe.

Este posibilă (și a fost testată în proiecte) interfațarea datelor prin schimb de fișiere în cadrul construirii sistemelor informatice integrate cu programe executive și analitice ale firmelor partenere: 1C, A&T: Soft, Intalev, Comtech +, INEK etc., precum și cu sisteme de control complexe resursele întreprinderii (de exemplu, producția IPS).

Noua versiune oferă, de asemenea, mecanisme pentru exportul descrierilor proceselor de afaceri în pachetul software Time-Master, care combină proprietățile sistemelor precum Project Management, WorkFlow și Personal Information System și este construit pe tehnologii Internet / Intranet.

Rezumatul secțiunii:

Principalele capacități funcționale ale instrumentelor comparate sunt prezentate în Tabelul 2, unde evaluarea gradului de implementare a funcțiilor sau proprietăților este indicată pe o scară de cinci puncte.

După cum se poate vedea din Tabelul 2, însumarea directă a estimărilor oferă o dispersie de aproximativ ± 4%. O astfel de răspândire se află în eroarea estimărilor în sine. Mai mult decât atât, mijloacele în sine, diferite prin orientarea lor funcțională, au primit estimări similare datorită faptului că punctele tari și punctele slabe ale diferitelor mijloace, atunci când sunt calculate direct, se compensează reciproc.

Cu toate acestea, în timpul discuției despre capabilitățile funcționale, sa subliniat că direct pentru rezolvarea problemelor de inginerie a afacerilor, grupurile individuale de capabilități funcționale au semnificații diferite. Acest fapt este reflectat de coeficienții înregistrați în coloana „Greutate”, Tabelul 2. Ținând cont de acest factor, se poate observa că scorul general al complexului ORG-Master depășește ușor ARIS.

Dar, din nou, acest lucru se poate datora diferitelor preferințe și priorități în utilizarea intenționată a produsului. De exemplu, datorită unei evaluări mai reduse a semnificației instrumentelor existente pentru analiza cantitativă a modelelor (simulare și modelare a evenimentelor), precum și a instrumentelor de optimizare, care, totuși, sunt slab reprezentate în toate sistemele considerate. În același timp, proprietățile modelelor de autodocumentare sau versatilitatea reprezentării diferitelor aspecte ale modelării sunt foarte apreciate.

În general, atunci când se evaluează și se alege un instrument de modelare, se recomandă să se decidă independent care dintre instrumentele de sistem sunt cele mai importante în rezolvarea unei probleme specifice a aplicației sale și, în consecință, să se stabilească „greutățile”.

În plus, Anexa 2 de referință oferă o prezentare generală a standardelor de formalizare și a instrumentelor pentru construirea și / sau analiza anumitor modele care sunt utilizate în sistemele avute în vedere.

Roman Isaev

Expert în dezvoltare organizațională și management al proceselor

Partener al grupului de companii „Tehnologii moderne de management”

Șef proiect proiecte organizaționale și de dezvoltare corporativă

Antrenor profesional de afaceri și specialist în studio de afaceri

Articolul este dedicat sarcinilor și proiectelor din domeniul modelării afacerilor, ingineriei afacerilor și dezvoltării organizaționale și corporative. Acesta sistematizează informații care ar trebui să ajute la o înțelegere mai profundă a semnificației și caracteristicilor modelării afacerilor în organizații și, de asemenea, arată rolul modelării afacerii în obținerea de avantaje competitive suplimentare. Sunt oferite diverse exemple, interviuri, linkuri către metodologii și soluții practice.

Modelarea afacerii este procesul de dezvoltare și implementare a diferitelor modele de afaceri ale unei organizații (strategie, procese de afaceri, structură organizațională, calitate etc.) pentru a-și formaliza și optimiza activitățile. Definiția a ceea ce este un model de afaceri se sugerează imediat.

Model de afaceri Este o descriere formalizată (de exemplu, grafică) a unui anumit aspect sau domeniu de activitate al unei organizații.

Există 4 modalități principale de a dezvolta modele de afaceri. Să le enumerăm în ordine descrescătoare a nivelului de eficiență al construirii și utilizării modelelor de afaceri.

În notația (regulile) unui produs software specializat în modelarea afacerii: o combinație de grafică, tabele și text. Pentru mai multe detalii vezi Capitolul 8;
Grafic: arbore, diagramă bloc, hartă tehnologică etc.
Tabular;
Text.

Multe organizații sunt angajate în modelarea afacerilor, dar fiecare se află în stadii diferite de dezvoltare în acest domeniu. Cineva a dezvoltat deja și folosește în mod activ un model de afaceri complex (un set de modele, documente și sisteme care descriu toate activitățile unei organizații). Cineva are doar modele grafice și reglementări ale mai multor procese de afaceri.

Principalele tipuri de modele de afaceri care sunt dezvoltate în organizații:

arborele (lista ierarhică) a proceselor de afaceri - vezi Fig. 1;
modele grafice ale proceselor de afaceri;
modelul structurii organizaționale - vezi Fig. 2;
modele de obiective și indicatori (hărți strategice BSC / KPI);
modele de biblioteci de documente (arbore de documente), modele de sisteme de informații (arhitectură de sistem) - vezi Fig. 3;
modele de produse și servicii - vezi Fig. 4;
modele de management al calității și multe altele.

Toate aceste modele permit dezvoltarea unui software profesional de modelare a afacerilor (BMSP).

De mai bine de 10 ani, autorul folosește în proiecte și dezvoltări proprii majoritatea soluțiilor cunoscute pe piața FSPM: Business Studio, ARIS, AllFusion Process Modeler (BPWIN), Business Engineer, Microsoft Visio. Fiecare dintre ele are propriile sale caracteristici funcționale, limitări și avantaje. Puteți afla mai multe despre metodologia de comparare a produselor software dezvoltate de autor în cartea Capitolul 8.

Figura: 1. Arborele procesului comercial al băncii (nivel superior)

Figura: 2. Modelul structurii organizatorice a băncii (nivel superior)

Figura: 3. Modelul unei biblioteci de documente bancare (fragment)

Figura: 4. Modelul produselor și serviciilor băncii (nivel superior)

Un „set gentleman” de cunoștințe și instrumente pentru analisti de afaceri

Să enumerăm un set de cunoștințe de bază și instrumente care, în opinia autorului, ar trebui să fie stăpânite de un analist de afaceri modern, un specialist în modele de afaceri. Această listă poate fi, de asemenea, utilă pentru tinerii profesioniști pentru a-și analiza punctele forte și oportunitățile de dezvoltare.

Software de modelare a afacerilor: Business Studio, ARIS, AllFusion Process Modeler (BPWIN), Business Engineer, Microsoft Visio;
Notări de modelare a afacerii și descrieri ale proceselor de afaceri: IDEF0, IDEF3, Diagrama fluxului de date (DFD), Lanțul de proces condus la evenimente extinse (eEPC), Diagrama lanțului de valoare adăugată (VAD), Diagrama de flux funcțională etc. În fiecare produs software o afacere modelarea are propriul set de notații și acestea sunt descrise în detaliu în Ghidul utilizatorului pentru produsul software;
Tehnici și metode de inginerie / management de afaceri:
- Dezvoltarea și implementarea unui scorecard echilibrat BSC / KPI;
- Descrierea proceselor de afaceri;
- Analiza, optimizarea, îmbunătățirea calității proceselor de afaceri;
- Managementul proceselor de afaceri pe termen lung;
- Analiza și simularea costurilor funcționale (FSA);
- Descrierea și optimizarea structurii organizaționale, a numărului de personal;
- Crearea sistemelor de motivare a personalului;
- Construirea și organizarea funcționării sistemului de management al calității (ISO 9000);
- Managementul proiectelor (inclusiv PMBOK - Corpul de cunoștințe al managementului proiectului);
- Construirea unui model de afaceri cuprinzător pentru organizație;
- Benchmarking;
- Lean, 6 Sigma;
- TQM (Managementul calității totale);
- Diverse metodologii și standarde industriale, dezvoltate de companii de consultanță. O listă completă și o descriere detaliată a tuturor metodelor aplicabile industriei bancare sunt prezentate în.
Soluții tipice, exemple, dezvoltări și materiale. Pentru a nu dezvolta majoritatea materialelor de la zero și pentru a nu face greșeli prin care au trecut deja alți specialiști, este necesar un set de soluții standard, modele, documente etc. De exemplu, o bază de date electronică (carte de referință) „Model tipic de afaceri cuprinzător al unei bănci comerciale”.

Astfel, se poate forma următoarea schemă (vezi Fig. 5):

Metodologie + Soluții tipice + Produs software \u003d Rezultat

Figura: 5. „Gentleman's” set de cunoștințe și instrumente ale analistilor de afaceri

Aici Tehnici și metode vă arată CUM să finalizați proiecte și sarcini.

Soluțiile și materialele tipice demonstrează CARE ar trebui să fie rezultatul (rezultatul).

Cu ajutorul PCBM, executarea tuturor sarcinilor și proiectelor este automatizată. Acest lucru reduce timpul de mai multe ori și crește eficiența muncii. De exemplu, sistemul Business Studio permite, la un clic de buton, să genereze automat documentație de reglementare pe baza modelelor dezvoltate de procese de afaceri, oferind economii semnificative în resursele financiare și de muncă.

Modelarea afacerii: caracteristici ale aplicației practice

Principala caracteristică a modelării afacerii este că aceasta ar trebui să se bazeze pe procesele de afaceri. Sistemul de gestionare a proceselor de afaceri (SMS) este baza pe care sunt construite un număr mare de alte sisteme și tehnologii de gestionare.

În multe organizații, diferite abordări, metode și tehnologii de gestionare, îmbunătățire și optimizare au fost implementate activ și continuă să fie implementate.

Practica arată că, în unele cazuri, aceste tehnici au succes în etapa inițială a implementării, dar apoi își pierd treptat eficacitatea și sunt uitate.

Eșecul încercărilor de a îmbunătăți performanța organizației folosind aceste abordări / tehnici se datorează adesea acțiunilor nesistematice și fragmentate care nu implică analize aprofundate și schimbări fundamentale în activitatea organizației.

Principala modalitate de a depăși această problemă este de a implementa o abordare de proces a managementului în organizație (adică, a construi un sistem de management al proceselor de afaceri) ca bază pentru implementarea altor tehnici, tehnologii de management / îmbunătățire și optimizare.

Tehnicile complexe de modelare a afacerii care nu pot fi reduse la acțiuni simple și simple, de obicei, nu funcționează în organizații. Într-adevăr, în cele din urmă, implementarea acestor metode și rezultatele aplicării acestora revin personalului și managerilor de linie ai organizației, care nu posedă întotdeauna competențe specializate în domeniul managementului modern și tehnicilor de inginerie a afacerilor și, uneori, le îndeplinesc cu ostilitate.

Pentru ca metodologia (tehnologia) implementată în organizație și proiectul în ansamblu să aibă succes și să aducă rezultatele planificate, este de dorit ca acestea să fie:

Ieftin. Acest lucru este valabil mai ales pentru organizațiile mici și mijlocii care nu își permit să implementeze soluții costisitoare;
Simplu și de înțeles pentru angajații obișnuiți ai organizației;
Practic direcționat, pentru a avea rezultate destul de „rapide” și în același timp, pe termen lung;
Am luat în considerare specificul managementului companiilor rusești;
Exemple conținute și soluții tipice.

De asemenea, aici este indicat să menționăm 8 principii principale de management al calității, care se aplică tuturor sarcinilor de modelare a afacerii și vă permit să asigurați implementarea acestora.

Orientarea către consumator;
Conducerea liderului;
Implicarea angajaților;
Abordarea procesului;
Abordare sistematică a managementului;
Imbunatatire continua;
Luarea deciziilor pe baza faptelor;
Relații reciproc avantajoase cu furnizorii.

Într-adevăr, nerespectarea chiar a 1 sau 2 principii poate avea un impact negativ asupra dezvoltării unei organizații.

Valoarea modelării afacerii

Când încep să dezvolte modele de afaceri, organizațiile alocă anumite resurse umane și materiale pentru implementarea proiectului. În acest caz, îmbunătățirile rezultate din munca depusă ar trebui să depășească aceste costuri. Cum ajută în cele din urmă modelul de afaceri să funcționeze organizația? Există mai multe dintre cele mai vizibile și cunoscute efecte pozitive care se manifestă printr-o descriere competentă și sistematică a proceselor de afaceri.

Creșterea transparenței, gestionabilității și controlabilității activităților organizației la toate nivelurile;
Reducerea timpilor de plată și a costurilor, îmbunătățirea calității și eficienței proceselor de afaceri;
Capacitatea de a reproduce activitatea unei organizații (creați departamente suplimentare de clienți, birouri, birouri de reprezentare);
Dezvoltarea integrată și durabilă a organizației, o abordare sistematică a luării deciziilor;
Reducerea dependenței de personal, selecția corectă a angajaților, creșterea eficienței personalului și a managerilor
Creșterea loialității și satisfacției clienților și, ca rezultat, a reputației organizației;
Rezultate financiare.

Cu toate acestea, există și alte aspecte care nu sunt bine cunoscute de o gamă largă de lideri și proprietari de afaceri.

Modelarea afacerii și tehnologiile / soluțiile aferente au un impact semnificativ asupra ratingurilor organizației, care sunt atribuite de agențiile de rating, inclusiv cele internaționale (Fitch, Moody's, S&P etc.).

Ca urmare a analizei metodelor de atribuire a ratingurilor diferitelor agenții internaționale și rusești (inclusiv), precum și în urma rezultatelor interviurilor cu reprezentanți ai agențiilor, autorul a putut afla că multe agenții, atunci când calculează ratingurile organizațiilor, iau în considerare un grup de factori sub denumirea condiționată „Guvernanță corporativă / management” (evaluări nefinanciare) ). Acest parametru include următorii factori:

Strategie organizațională adecvată și detaliată;
Dezvoltarea unui sistem de management al riscului (inclusiv un sistem operațional de gestionare a riscurilor);
Nivelul de reglementare (formalizare) a proceselor de afaceri;
Calitatea proceselor de afaceri (istoricul indicatorilor KPI);
Nivelul de automatizare a proceselor de afaceri, starea sistemelor și tehnologiilor informaționale (IT);
Structura organizatorică (formalizare, eficiență, transparență, distribuirea responsabilității și autorității);
Evoluția și funcționarea diferitelor sisteme de management într-o organizație (sistem de management al calității, sistem de lucru și relații cu clienții, sistem de management al personalului etc.).

Condițiile și estimările detaliate depind de agenția specifică.

Algoritmul de evaluare este destul de simplu și simplu. Auditorii agenției de rating studiază și evaluează activitățile organizației în conformitate cu regulile și criteriile stabilite în metodologia de atribuire a ratingului. Informațiile de intrare sunt:

Documentele de reglementare și raportare ale organizației;
Monitorizarea organizației și interviurile.

Prin urmare, este important nu numai să dezvolți un număr mare de documente corecte și relevante, ci și să le aduci în atenția angajaților, pentru a asigura executarea eficientă a proceselor de afaceri și funcționarea sistemelor de management în practică.

Scorurile pentru toate criteriile sunt rezumate în conformitate cu anumite reguli și, pe baza scorului total, se determină ratingul organizației. Fiecare grup de criterii poate avea o pondere diferită, deci o sumă mare de puncte pentru un grup de criterii cu o pondere mică nu va contribui foarte mult la nota finală.

Legenda pentru ratingurile atribuite (scara de rating) poate fi diferită în funcție de agenția de rating și de tipul de rating în sine (rating de credit, rating de fiabilitate, rating de calitate a managementului, rating de rezistență financiară etc.). De exemplu: cel mai înalt nivel de fiabilitate, un nivel satisfăcător de fiabilitate, un nivel scăzut de fiabilitate etc.

Participarea la licitații și acreditări;
Îmbunătățirea imaginii (autorității) organizației pe piață, printre parteneri și contractori;
Îmbunătățirea imaginii (autorității) organizației cu organele guvernamentale;
Extinderea bazei de clienți;
Atragerea investitorilor;
Ca o consecință a tuturor punctelor de mai sus, există o îmbunătățire a performanței financiare.

Astfel, pentru companiile publice interesate de creșterea ratingurilor internaționale sau naționale, atunci când evaluează eficacitatea unui proiect pentru construirea unui model de afaceri cuprinzător, este recomandabil să se ia în considerare oportunități suplimentare de îmbunătățire a pozițiilor de rating. Rețineți că un studiu adecvat al tuturor factorilor de mai sus care afectează evaluarea unei organizații necesită cu siguranță utilizarea produselor software profesionale pentru modelarea afacerii (BMSP).

Oportunități suplimentare în această direcție sunt oferite de utilizarea soluțiilor tipice de succes din industrie. Ca un exemplu real, putem cita „Modelul tipic de afaceri complex al unei bănci comerciale”, dezvoltat în produsul software Business Studio. Rezumând cele mai bune practici de gestionare a proceselor în instituțiile de credit, acest model servește drept model pe baza căruia companiile din sectorul financiar pot îmbunătăți guvernanța corporativă în toți parametrii de mai sus.

Practica modelării afacerilor în instituțiile financiare și de credit

Decizia de a crea un model de afaceri pentru o organizație poate fi luată în diferite moduri, în funcție de specificul managementului anumitor companii. Uneori, aceasta este singura decizie a managerului de vârf; este, de asemenea, posibil ca proprietarii companiei să-și dea seama de necesitatea modelării afacerii. În practica de a lucra cu organizații bancare, autorul a trebuit să dea peste astfel de exemple.

„Toate activitățile băncii la simpla apăsare a unui buton de pe computer”

La una dintre ședințe, președintele Consiliului de administrație al Băncii A a ordonat: „Este necesar ca toate activitățile băncii să fie formalizate, astfel încât prin apăsarea unui buton de pe computer să pot vedea munca oricărui angajat și orice proces de afaceri al băncii: obiectivele, indicatorii, procesele, tehnologiile sale , rezultate etc. ".

Pentru a rezolva această problemă, a fost dezvoltat un model electronic de afaceri al băncii. Există o fereastră de browser web pe desktopul președintelui consiliului. Link-urile situate în acesta vă permit să urmăriți toate activitățile: Managerul poate deschide orice document, diagramă a procesului de afaceri, poate afla pe cei responsabili pentru procesele și procedurile de afaceri, statistici privind indicatorii procesului de afaceri și valorile curente, o listă a proiectelor care sunt implementate în prezent în bancă și starea acestora , structura organizatorică a oricărei unități și multe altele.

Președintele Consiliului a fost foarte mulțumit de munca depusă. Trebuie remarcat faptul că lucrarea a fost finalizată într-un timp scurt: au trecut 1,5 ani de la momentul stabilirii problemei până la primirea rezultatelor finale. Viteza ridicată a proiectului a fost atinsă grație utilizării unei soluții standard ca bază metodologică - „Modelul tipic de afaceri cuprinzător al unei bănci comerciale”, care este un sistem de modele interconectate, documente și cărți de referință care descriu majoritatea domeniilor de activitate și sistemelor de management ale unei bănci comerciale universale.

Apropo, până la finalizarea proiectului, președintele Consiliului de administrație devenise deja acționar al băncii. Modelul de afaceri integrat rezultat al băncii a oferit o abordare sistematică a gestionării băncii, care permite luarea rapidă de decizii și orice schimbări în funcționarea băncii, crește eficiența și calitatea atât a proceselor și diviziilor de afaceri individuale, cât și a băncii în ansamblu.

„Abordare sistematică a dezvoltării băncilor”

Acționarii Băncii B și-au stabilit sarcina de a dezvolta o strategie de dezvoltare cuprinzătoare și pe termen lung pentru bancă, bazată pe tehnologii moderne de management. După efectuarea cercetărilor și participarea la mai multe cursuri de afaceri, specialiștii în dezvoltare organizațională și corporativă ai băncii au propus acționarilor următoarea soluție.

Întrucât strategia corporativă a băncii a fost deja stabilită, se poate începe cu dezvoltarea unui sistem de gestionare a proceselor de afaceri ale băncii, deoarece procesele de afaceri sunt esența întregii activități a băncii, iar satisfacția clienților și profitul băncii depind de rezultatele proceselor de afaceri.

Vom descrie toate procesele cheie de afaceri, vom crea echipe de proces și le vom instrui, vom asigura o interacțiune eficientă a tuturor participanților la procesele de afaceri, astfel încât procesele de afaceri să fie executate mai rapid;
Vom îmbunătăți (optimiza) procesele acolo unde este necesar, apoi vom organiza gestionarea proceselor de afaceri în mod continuu. În cadrul fiecărui proces de afaceri, organizăm planificarea strategică astfel încât fiecare proces de afaceri să aibă o strategie bazată pe tendințele actuale ale pieței, cerințele clienților și strategia băncii, precum și pe obiective și indicatori;
Când procesele de afaceri și managementul acestora devin transparente și raționalizate, vom trece la următoarea sarcină - construirea unui sistem de management al calității unei bănci (conform standardelor ISO 9000) bazat pe un sistem de management al proceselor. Adică QMS va fi o suprastructură pentru sistemul de control al procesului. Acest lucru va permite băncii să obțină un certificat de conformitate ISO 9001 și să-și îmbunătățească imaginea, atât în \u200b\u200brândul clienților, cât și în rândul partenerilor. De asemenea, datorită standardelor QMS și ISO 9000, vom reduce semnificativ numărul de creanțe ale clienților față de bancă și costurile produselor și serviciilor de calitate scăzută, vom minimiza riscurile operaționale, vom suplimenta activitățile băncii cu noi cerințe și metode de gestionare;
În paralel cu aceasta, vom începe automatizarea proceselor de afaceri. Vom actualiza și transfera la un nivel calitativ nou al sistemului de gestionare a documentelor electronice și de gestionare operațională (DocFlow / WorkFlow), interacțiunea cu clienții (CRM) etc. astfel încât activitatea să fie un sistem.

Ca urmare, vom obține un sistem de management integrat al băncii - un instrument modern eficient pentru gestionarea unei organizații pentru acționari și manageri de vârf ai băncii.

Concluzie

În condiții moderne, într-o serie de piețe, apare adesea o situație în care importanța concurenței pe prețuri este în scădere, iar prețul scăzut al bunurilor sau serviciilor nu mai este modalitatea cheie de a atrage și reține clienții.

De exemplu, în sectorul financiar, din ce în ce mai mulți Clienți sunt atenți la calitatea și fabricabilitatea produselor / serviciilor instituției de credit, la comoditatea interacțiunii cu banca pentru a rezolva toate problemele și problemele, capacitatea de a satisface rapid organizarea noilor nevoi și cereri ale Clienților. Nu au o importanță mică parametrii atât de importanți precum fiabilitatea și stabilitatea băncii, unul dintre indicatorii căreia este ratingul său destul de ridicat în agențiile interne și / sau internaționale.

Prin urmare, există toate motivele pentru a crede că nevoia de modelare a afacerii, implementarea tehnologiilor de inginerie a afacerilor și dezvoltarea organizațională va crește doar.

14.02.2017, marți, 16:00, ora Moscovei , Text: Andrey Koptelov

Există multe instrumente pentru descrierea proceselor de afaceri ale companiei, trebuie doar să o alegeți pe cea potrivită. Modul în care diferă între ele și cum să nu greșim cu alegerea este descris în acest articol.

Introducerea managementului proceselor în companii, de regulă, este însoțită de identificarea proceselor cheie de afaceri și descrierea, analiza și optimizarea lor ulterioară. Mulți interpreți din diferite departamente sunt implicați în procesele de afaceri, sunt create multe documente și, cel mai important, există o logică complexă de interacțiune între interpreți, care necesită afișarea procesului într-un format convenabil pentru percepție și analiză.

Descrierea stării existente a procesului de afaceri în starea „așa cum este” permite nu numai să înregistreze starea lucrurilor, ci și să efectueze o analiză primară a procesului de afaceri. Întrucât descrierea procesului de afaceri în starea „așa cum ar trebui să fie” permite formalizarea și, cel mai important, reglementarea noii stări a procesului de afaceri pentru implementarea sa ulterioară în practica companiei.

Formatul textului descrierii procesului de afaceri

Există multe exemple de reglementări privind procesele de afaceri care ajung la sute de foi, cu toate acestea, cu cât este mai mare un astfel de document, cu atât mai puține șanse să fie citit și cu atât mai mult acesta va fi executat. De aceea este necesar să se descrie procesele de afaceri în documente extrem de scurte în formatul textului structurat, concentrându-se pe cine face ce și când.

În etapele inițiale ale managementului proceselor de afaceri
o descriere textuală vă permite să efectuați o analiză primară a proceselor de afaceri din companie,
și, de asemenea, pentru a-și stabili starea țintă sub forma unui regulament aprobat

Secretul descrierii proceselor de afaceri sub formă de text structurat este urmărirea unei structuri clare: mai întâi, se înregistrează cine efectuează operația și când, și apoi în subclauză, un nivel mai jos, sunt descrise acțiunile în sine, după care se indică cui și în ce caz este transmis rezultatul.

Astfel, întregul proces de afaceri este descris pas cu pas, indicând lista documentelor care sunt transmise prin proces și sistemele de informații care sunt utilizate pentru a efectua o anumită operație.

În practică, chiar și procesele de afaceri foarte „la scară largă” pot fi descrise cu ușurință într-o astfel de structură, în timp ce avantajul abordării textuale este simplitatea și accesibilitatea sa nu numai pentru analiștii de afaceri, ci și pentru orice angajat al companiei. Folosind aceste reguli simple pentru structurarea textului într-o companie, puteți crea cu ușurință un sistem de reglementări care standardizează procesele cheie de afaceri.

Dezavantajul unei descrieri textuale este capacitatea de a „ascunde” în ea insinuările și inexactitățile din procesul de afaceri, care pot fi găsite doar citind cu atenție documentul rezultat. Cu toate acestea, în ciuda neajunsurilor, la etapele inițiale ale managementului proceselor de afaceri, o descriere text structurată vă permite să efectuați o analiză primară a proceselor de afaceri într-o companie, precum și să stabiliți starea țintă a acestora sub forma unui regulament aprobat.

Format tabelar pentru descrierea unui proces de afaceri

În ceea ce privește varianta descrierii proceselor în format text, utilizarea unui formular tabelar adaugă „structurare” la descrierea creată a unui proces de afaceri.

Procesul de afaceri este descris sub forma unui tabel, în care liniile descriu operațiunile din procesul de afaceri, fiecare linie conținând nu numai numărul și numele operațiunii, ci și documentele de intrare și de ieșire, standardele de timp pentru execuție, executantul, sistemele de informații utilizate și logica acțiunilor ulterioare. De fapt, atunci când se descrie un proces de afaceri sub formă de tabelă, sunt create diagrame care descriu în detaliu toate acțiunile necesare, cu o indicație a mediului lor.

În funcție de sarcinile stabilite, diferite elemente ale mediului procesului de afaceri pot fi afișate în descrierea tabelului, de exemplu, dacă compania lucrează cu riscuri operaționale, puteți adăuga o coloană suplimentară în care să indicați riscurile operaționale existente cu legătura lor cu operațiunile procesului.

Folosind un singur șablon de tabel și instrucțiuni simple pentru completarea acestuia, este destul de ușor să descrieți procesele de afaceri cheie din companie prin eforturile angajaților unităților de afaceri, în timp ce calitatea descrierii rezultate va fi cu siguranță mai mare decât în \u200b\u200bformat text, dar rezultatul va avea vizualizare insuficientă cu privire la descrierea procesului. sub forma unui model grafic.

Singurul dezavantaj al formularului tabelar este complexitatea afișării logicii procesului de afaceri, deoarece pentru fiecare operație din tabel este necesar să se descrie în ce caz ce acțiune este efectuată, de exemplu, „dacă documentul este convenit, atunci operațiunea 5 este apoi efectuată și, dacă nu este convenită, atunci operațiunea 6 este efectuată », Ceea ce nu este întotdeauna convenabil pentru înțelegerea caracteristicilor unui proces de afaceri și analiza acestuia.

Model grafic de proces de afaceri

Recent, multe companii descriu procesele de afaceri în formatul modelelor grafice. Poate fi o diagramă desenată pe o flipchart sau poate fi un model creat într-un instrument special, în conformitate cu notația aprobată de companie.

Pentru majoritatea companiilor care descriu procesele în formă grafică, setul de instrumente pentru modelarea proceselor de afaceri este MS Visio sau MS PowerPoint. Aceste instrumente sunt incluse într-o suită de birou standard, care permite unei game largi de oameni să creeze modele de procese de afaceri.

Pe lângă instrumentele existente, au apărut relativ recent instrumente gratuite de modelare a proceselor de afaceri bazate pe cloud, în care puteți desena un model într-un browser, salvând în același timp rezultatul, fie pe disc, fie în spațiul de stocare în cloud.

Cu instrumentele de modelare a proceselor de afaceri gratuite și ușor de utilizat în cloud, instrumentele de modelare a proceselor de afaceri bazate pe cloud câștigă rapid urmări în rândul analiștilor de afaceri și al profesioniștilor din IT, precum și al angajaților și directorilor.

Cu ajutorul unui model grafic, un proces de afaceri poate fi descris la cea mai bună calitate, deoarece poate reflecta nu numai întregul mediu necesar de operațiuni, ci și vizualiza însăși logica procesului de afaceri folosind operatori și evenimente logice.

Este adevărat, în cazul utilizării unei forme grafice pentru modelarea proceselor de afaceri, numărul angajaților din companie care creează modele de procese de afaceri poate scădea serios, deoarece unii dintre ei vor fi respinși de complexitatea setului de instrumente și de costurile suplimentare ale forței de muncă pentru crearea de modele grafice, în raport cu textul și descrierile tabulare.

Pentru a fi printre cei care modelează procesele de afaceri în companie. existau cât mai mulți reprezentanți ai unităților de afaceri, era necesar să alegeți instrumente de modelare cu o interfață convenabilă și simplă, precum și să utilizați cele mai simple notații pentru afișarea proceselor.

Sistem de modelare a proceselor de afaceri

Unele companii cu un număr mare de angajați și o maturitate ridicată în domeniul managementului proceselor de afaceri trec de la cele mai simple instrumente de modelare a proceselor de afaceri la sistemele din clasa Business Process Analysis, care vă permit să modelați procesele de afaceri într-un singur depozit, ceea ce vă permite nu numai să creați un model holistic, reciproc coerent descrieri ale activităților organizației, dar primesc și documente de reglementare pe baza acesteia, utilizând raportări personalizabile.

De regulă, dacă numărul modelelor de proces de afaceri desenate într-o companie începe să depășească câteva mii, devine necesar să se asigure integrarea lor între ele, precum și să se poată crea documentație de reglementare pe baza modelelor create, în acest caz, utilizarea instrumentelor de analiză a proceselor de afaceri este justificată.

Lucrul în instrumentele de analiză a proceselor de afaceri necesită o disciplină strictă în modelarea proceselor de afaceri, care se realizează prin normalizarea directoarelor structurii organizaționale, a documentelor și a sistemelor informaționale, precum și prin aprobarea notării de modelare a proceselor de afaceri și auditarea conformității modelelor create cu modelul aprobat. folosind procedurile de aprobare.

Utilizarea instrumentelor de analiză a proceselor de afaceri are, de asemenea, anumite riscuri asociate tocmai cu necesitatea unei discipline stricte la crearea modelelor și cu complexitatea interfeței de scule. Acest lucru duce la o scădere a numărului de modele de procese de afaceri în rândul reprezentanților unităților de afaceri. Ca rezultat, destul de des, munca în trusa de instrumente Business Process Analysis devine prerogativa analiștilor de afaceri și a specialiștilor în IT, ceea ce restrânge resursele posibile pentru modelarea proceselor de afaceri într-o companie și duce fie la creșterea personalului analiștilor de afaceri, fie la implicarea consultanților externi. În același timp, afacerea de multe ori nu dorește să lucreze cu modelele rezultate și revine la formatul text sau tabelar pentru descrierea proceselor de afaceri obținute folosind rapoarte din trusa de instrumente Business Process Analysis.

De la simulare la automatizare

Nu este un secret faptul că, în ciuda reglementărilor create pentru procesele de afaceri, angajații companiei lucrează adesea conform propriilor reguli, deoarece este destul de dificil să se controleze executarea corectă a reglementărilor, iar auditurile care se efectuează necesită costuri suplimentare ale forței de muncă.

Este destul de logic să se deplaseze controlul asupra corectitudinii execuției proceselor de afaceri către un sistem automatizat, în care este stabilită toată logica necesară pentru executarea acestuia. Atunci când se utilizează sisteme specializate din clasa Business Process Management Suite, modelul procesului de afaceri devine executabil, iar sistemul informațional în sine gestionează procesul de afaceri în conformitate cu regulile descrise în model, atribuind interpreți de operațiuni și direcționând solicitările în conformitate cu logica procesului de afaceri.

În acest caz, modelul devine o condiție prealabilă pentru automatizarea procesului de afaceri, cu toate acestea, acest model de proces de afaceri necesită o elaborare mult mai detaliată, deoarece trebuie să fie „de înțeles” prin sistemul informațional care automatizează procesul.

Un astfel de „consumator” specific al unui model de proces de afaceri face ca dezvoltarea sa să devină o sarcină dificilă, pentru care, de regulă, este implicat un analist de sisteme sau chiar un dezvoltator IT care este familiarizat cu sistemul de automatizare. Reprezentanții de afaceri sau analiștii de afaceri în acest caz pot prezenta doar un prototip al unui astfel de model, după care prototipul convenit trebuie modificat în mod serios, luând în considerare particularitățile sistemului BPMS.

Ce ar trebui să alegi?

Pentru a determina formatele pentru descrierea proceselor de afaceri, trebuie să analizați dimensiunea organizației, maturitatea acesteia în domeniul gestionării proceselor de afaceri și, de asemenea, să determinați consumatorii descrierii create.

Într-o companie de la 50 la 500 de persoane, o descriere textuală sau tabelară a proceselor este suficientă pentru a îmbunătăți și reglementa procesele de afaceri, în timp ce descrierea poate fi realizată de angajați și manageri care au urmat o formare specializată pe tema managementului proceselor de afaceri.

Într-o companie de la 500 la 5000 de persoane, vă puteți limita, de asemenea, la descrieri textuale sau tabulare, folosind notații grafice pentru a vizualiza în special procesele de afaceri „confuze” cu un număr mare de participanți. În companiile de această scară, pentru a sistematiza descrierea creată, este deja necesar să se țină un registru al proceselor și reglementărilor de afaceri, precum și să se creeze șabloane atât pentru reglementări, cât și pentru modele grafice.

În companiile mari cu un personal de 5.000 sau mai mult, cu un birou de proces dezvoltat și cu o maturitate ridicată în gestionarea proceselor de afaceri, vă puteți gândi să utilizați instrumentele de analiză a proceselor de afaceri pentru a modela procesele de afaceri, în cadrul cărora puteți crea un singur depozit de modele de procese de afaceri și apoi să creați pe baza sa, reglementările proceselor de afaceri și alte documente de reglementare.

Sistemele BPMS sunt cele mai eficiente acolo unde viteza și controlul logicii execuției proceselor de afaceri sunt importante, prin urmare ele se găsesc cel mai adesea în acele procese în care solicitările, comenzile, reclamațiile și contractele clientului sunt procesate, indiferent de dimensiunea companiei.

Modelarea proceselor de afaceri este una dintre metodele de îmbunătățire a calității și eficienței organizației. Această metodă se bazează pe descrierea procesului prin diferite elemente (acțiuni, date, evenimente, materiale etc.) inerente procesului. De obicei, modelarea proceselor de afaceri descrie relația logică a tuturor elementelor procesului de la începutul său până la finalizarea în cadrul organizației. În situații mai complexe, modelarea poate implica procese sau sisteme externe organizației.

Modelarea proceselor de afaceri vă permite să înțelegeți munca și să analizați organizația. Acest lucru se realizează datorită faptului că pot fi elaborate modele pentru diferite aspecte și niveluri de management. În organizațiile mari, modelarea proceselor de afaceri este realizată mai detaliat și multilateral față de cele mici, ceea ce este asociat cu un număr mare de relații multifuncționale.

De obicei, pentru a modela procesele de afaceri sunt utilizate diverse instrumente și software pentru computer. Acest lucru face mai ușoară gestionarea modelelor, urmărirea modificărilor la acestea și reducerea timpului de analiză.

Obiective de modelare a proceselor de afaceri

Scopul final al modelării proceselor de afaceri este de a realiza îmbunătățirea performanței. În acest scop, analiza se concentrează pe creșterea valorii rezultatelor procesului și reducerea costului și a timpului de acțiune.

Modelarea proceselor de afaceri are mai multe obiective:

în primul rând, este scopul descrierii proceselor. Prin modelare, puteți urmări ceea ce se întâmplă în procese de la început până la sfârșit. Modelarea vă permite să aruncați o privire „exterioară” asupra proceselor și să identificați îmbunătățiri care le vor spori eficiența.
în al doilea rând, reglementarea proceselor. Modelarea proceselor de afaceri stabilește regulile pentru executarea proceselor, adică cum ar trebui să fie efectuate. Urmând regulile, liniile directoare sau cerințele stabilite în modele, se poate obține performanța dorită a procesului.
în al treilea rând, stabilirea relațiilor în procese. Modelarea proceselor de afaceri stabilește o legătură clară între procese și cerințele pe care trebuie să le îndeplinească.

Etape de modelare a proceselor de afaceri

Modelarea proceselor de afaceri, de regulă, include executarea mai multor etape secvențiale. pentru că obiectivul final al modelării este îmbunătățirea proceselor, apoi acoperă atât partea de „proiectare” a lucrării, cât și lucrul la implementarea modelelor de proces.

Compoziția etapelor, care include modelarea proceselor de afaceri, este după cum urmează:

identificarea proceselor și construcția modelului inițial „așa cum este”... Pentru a îmbunătăți procesul, trebuie să înțelegeți cum funcționează în acest moment. În această etapă, limitele procesului sunt determinate, elementele sale cheie sunt identificate și sunt colectate date despre funcționarea procesului. Ca rezultat, se creează un model inițial al procesului „așa cum este”. Acest model nu reflectă întotdeauna în mod adecvat activitatea procesului, prin urmare, modelul acestei etape poate fi numit „primul proiect” sau modelul original „așa cum este”.
revizuirea, analiza și rafinamentul modelului original... În această etapă, sunt identificate contradicțiile și duplicarea acțiunilor în proces, se determină limitările procesului, relațiile de proces și se stabilește necesitatea schimbării procesului. Ca rezultat, se formează versiunea finală a modelului „ca atare”.
dezvoltarea unui model „așa cum ar trebui să fie”... După analizarea situației existente, este necesar să se determine starea dorită a procesului. Această stare dorită este reprezentată în modelul „așa cum ar trebui să fie”. Acest model arată cum ar trebui să arate procesul în viitor, inclusiv orice îmbunătățiri necesare. În această etapă de modelare a proceselor de afaceri sunt dezvoltate astfel de modele.
testarea și aplicarea modelului „așa cum ar trebui”... Această etapă de modelare este asociată cu implementarea modelului dezvoltat în practica organizației. Modelul procesului de afaceri este testat și i se fac modificările necesare.
îmbunătățirea modelului „așa cum ar trebui să fie”... Modelarea proceselor de afaceri nu se limitează la crearea unui model de „cum ar trebui să fie”. Fiecare dintre procese continuă să se schimbe și să se îmbunătățească pe parcurs, astfel încât modelele de proces ar trebui revizuite și îmbunătățite în mod regulat. Această etapă a modelării este asociată cu îmbunătățirea continuă a proceselor și îmbunătățirea modelului procesului de afaceri.

Tipuri de modelare a proceselor de afaceri

Modelarea proceselor de afaceri poate avea un accent diferit. Depinde ce probleme ar trebui rezolvate cu ajutorul ei. Luând în considerare absolut toate influențele asupra procesului poate complica semnificativ modelul și poate duce la redundanță în descrierea procesului. Pentru a evita acest lucru, modelarea proceselor de afaceri este împărțită în tipuri. Tipul de simulare este selectat în funcție de caracteristicile studiate ale procesului.

În scopul îmbunătățirii procesului, sunt utilizate următoarele tipuri de modelare:

Modelare funcțională... Acest tip de modelare implică descrierea proceselor sub formă de funcții interdependente, clar structurate. În același timp, nu este necesară o secvență temporală strictă a funcțiilor, așa cum există în procesele reale.
Modelarea obiectelor - implică descrierea proceselor ca un set de obiecte care interacționează - adică unități de producție. Un obiect este orice articol care este transformat în timpul executării proceselor.
Modelare de simulare - acest tip de modelare a proceselor de afaceri implică modelarea comportamentului proceselor în diferite condiții externe și interne cu o analiză a caracteristicilor dinamice ale proceselor și o analiză a alocării resurselor.

Împărțirea modelării după tip se realizează pentru a simplifica munca și a se concentra asupra anumitor caracteristici ale procesului. În acest caz, pot fi aplicate diferite tipuri de modelare pentru același proces. Acest lucru vă permite să lucrați cu un tip de model independent de celelalte.

Principii de modelare a proceselor de afaceri

Modelarea proceselor de afaceri se bazează pe o serie de principii care fac posibilă crearea unor modele de proces adecvate. Respectarea lor permite descrierea multor parametri ai stării proceselor în așa fel încât în \u200b\u200bcadrul unui model componentele sunt strâns interconectate, în timp ce modelele individuale rămân suficient de independente unele de altele.

Principiile principale ale modelării proceselor de afaceri sunt următoarele:

Principiul descompunerii - fiecare proces poate fi reprezentat printr-un set de elemente aranjate ierarhic. În conformitate cu acest principiu, procesul trebuie să fie detaliat în elementele sale constitutive.
Principiul focalizării - pentru a dezvolta un model, este necesar să se abstractizeze din mai mulți parametri de proces și să se concentreze asupra aspectelor cheie. Pentru fiecare model, aceste aspecte pot fi diferite.
Principiul documentării - elementele incluse în proces trebuie formalizate și fixate în model. Trebuie utilizate denumiri diferite pentru diferite elemente de proces. Fixarea elementelor în model depinde de tipul de modelare și de metodele alese.
Principiul coerenței - toate elementele incluse în modelul procesului ar trebui să aibă o interpretare clară și să nu se contrazică reciproc.
Principiul completitudinii și al suficienței - înainte de a include unul sau alt element în model, este necesar să se evalueze impactul acestuia asupra procesului. Dacă un element nu este esențial pentru executarea procesului, atunci includerea acestuia în model nu este recomandabilă, deoarece poate complica doar modelul procesului de afaceri.

Metode de modelare a proceselor de afaceri

Astăzi există un număr mare de metode pentru modelarea proceselor de afaceri. Aceste metode se referă la diferite tipuri de modelare și vă permit să vă concentrați asupra diferitelor aspecte. Acestea conțin atât mijloace grafice, cât și textuale, datorită cărora este posibil să se vizualizeze principalele componente ale procesului și să se dea definiții precise ale parametrilor și relațiilor elementelor.

Modelarea proceselor de afaceri se realizează utilizând următoarele metode:

Diagrama diagramelor de flux este o metodă grafică de reprezentare a unui proces în care operațiile, datele, echipamentele de proces etc. sunt reprezentate cu simboluri speciale. Metoda este utilizată pentru a afișa o secvență logică de acțiuni de proces. Principalul avantaj al metodei este flexibilitatea sa. Procesul poate fi reprezentat în mai multe moduri.
Diagrama fluxului de date O diagramă a fluxului de date sau DFD este utilizată pentru a afișa transferul de informații (date) de la o operație a unui proces la alta. DFD descrie relația dintre informații și tranzacții de date. Această metodă este baza pentru analiza structurală a proceselor, deoarece vă permite să descompuneți procesul în niveluri logice. Fiecare proces poate fi împărțit în subprocese cu un nivel mai ridicat de detalii. Utilizarea DFD vă permite să reflectați doar fluxul de informații, dar nu și fluxul de materiale. O diagramă a fluxului de date arată modul în care informațiile intră și ies din proces, ce acțiuni modifică informațiile, unde sunt stocate informațiile în proces etc.
Diagrama activității rolului Este folosit pentru modelarea unui proces în termeni de roluri individuale, grupuri de roluri și interacțiunea rolurilor în proces. Un rol este un element abstract al unui proces care îndeplinește o funcție organizațională. Diagrama rolului arată gradul de „responsabilitate” pentru proces și operațiunile sale, precum și interacțiunea rolurilor.
IDEF (Definiție integrată pentru modelarea funcțiilor) este un set întreg de metode pentru descrierea diferitelor aspecte ale proceselor de afaceri (IDEF0, IDEF1, IDEF1X, IDEF2, IDEF3, IDEF4, IDEF5). Aceste metode se bazează pe metodologia SADT (Structured Analysis and Design Technique). Metodele IDEF0 și IDEF3 sunt cele mai des utilizate pentru modelarea proceselor de afaceri.
IDEF0 - vă permite să creați un model de funcții de proces. Diagrama IDEF0 afișează principalele funcții de proces, intrări, ieșiri, controale și dispozitive asociate cu funcțiile principale. Procesul poate fi descompus la un nivel inferior.
IDEF3 - Această metodă vă permite să creați un model „comportamental” al procesului. IDEF3 constă din două tipuri de modele. Prima vizualizare este o descriere a fluxului de lucru. A doua este o descriere a stărilor de tranziție a obiectelor.
Plase Petri colorate - această metodă reprezintă un model de proces sub forma unui grafic, unde vârfurile sunt acțiunile procesului și arcele evenimentului, datorită cărora procesul trece de la o stare la alta. Rețelele Petri sunt utilizate pentru modelarea dinamică a comportamentului procesului.
Unified Modeling Language (UML) este o metodă de modelare a proceselor orientată obiect. Este alcătuit din 9 diagrame diferite, fiecare dintre care vă permite să simulați aspecte statice sau dinamice individuale ale procesului.

Majoritatea acestor metode sunt implementate în software. Vă permite să susțineți procesele de afaceri sau să le analizați. Exemple de astfel de software sunt diferitele instrumente de modelare a proceselor CASE.

Materialul a fost pregătit de specialiștii companiei Abis Soft

Cum se face o alegere

Înainte de a începe să alegeți un produs software, trebuie să răspundeți la trei întrebări de bază:

1. Ce trebuie descris?

2. În ce măsură trebuie să descrieți?

3. Cum va fi monitorizată performanța?

Când răspundeți la prima întrebare, ar trebui să determinați ce zone ale sistemului de control pe care urmează să le descrieți, dacă este necesară o descriere cuprinzătoare a întregului sistem.

Răspunsul la a doua întrebare ar trebui să ofere o idee dacă sistemul de management va fi descris pentru o anumită afacere, departament sau pentru întreaga organizație în ansamblu.

A treia întrebare va determina restricțiile care pot fi impuse produsului software, astfel încât acesta să poată fi integrat cu sistemul executiv în viitor.

Având răspunsuri la aceste întrebări, puteți restrânge semnificativ gama de produse software posibile.

Posibilitatea de a lucra cu mai mulți utilizatori,
Metode de prezentare a rezultatelor
Interfață și ergonomie,
Disponibilitatea documentației și a asistenței tehnice,
Cerințe hardware și software,
Cost.

Fără a pretinde că sunt adevărul suprem, autorii recenziei oferă câteva opțiuni pentru evaluarea produselor examinate.

1. Dacă compania a dezvoltat deja o strategie și trebuie controlată, atunci din produsele străine discutate în articol, soluția este cea mai potrivită pentru acest lucru Hyperion Performance Scorecardprezentat de Oracol.

2. Dacă accentul principal se pune pe procesele de afaceri din companie, atunci produsul companiei este optim IBM - IBM WebSphere Business Modeler.

(Este necesar să se clarifice faptul că alegerea software - ului de la producători precum IBM, Oracle, SAP, determinat de alegere ERP-sistemele producătorului respectiv. Software-ul lor de modelare a afacerii este subsisteme de produse complexe.)

3. Dintre produsele rusești, este cel mai indicat să se utilizeze INTALEV: Corporate Navigatordacă doriți să faceți o descriere a întregii companii (holding) în ansamblu și nu doar a unei singure unități de afaceri (divizie sau sucursală).

Informațiile au fost obținute de la reprezentanții producătorilor din Federația Rusă sau de pe site-urile oficiale ale producătorilor.

ARIS Business Performance Edition.

Implementat prin intermediul sistemului IBM Rational ClearCase

Ar putea fi util să citiți: