Audit logistic. evaluarea eficienţei logisticii depozitului la întreprindere. Verificarea de audit a stării instalațiilor depozitului și asigurarea siguranței stocurilor pe exemplul SA Centrul de Comerț și Servicii Depozit de audit intern

Cum să auditezi un depozit
Dmitry Perov, șeful Departamentului de Implementare și Suport al Sistemelor Logistice la ANT Technologies, © LOGISTICS și Management www.logistpro.ru

Afacerea a fost automatizată cu succes de mult timp, ERP este instalat în companie, iar WMS este în depozit. O mare cantitate de statistici a fost acumulată în bazele de date ale acestor sisteme. Este nevoie de multă muncă pentru a înțelege unde, când și cine face greșeli și dacă aceste greșeli sunt cauzate de construcția greșită a proceselor de afaceri ale companiei.
Un mare avantaj al acestui proiect este interesul și sprijinul profund al conducerii de vârf a companiei. De fapt, aceasta este permisiunea pentru un diagnostic complet și pregătirea pentru orice proceduri, nu numai terapeutice, ci și chirurgicale. Puteți modifica procesele fizice și informaționale, schema de motivare a personalului etc.

La prima întâlnire a fost definit obiectivul strategic: „În noiembrie 2008, soldul mărfurilor din depozit ar trebui să fie de așa natură încât să se poată refuza închirierea spațiului suplimentar de depozit de la terți și să nu apeleze la ajutorul acestora pe tot parcursul anului 2009. În același timp, cifra de afaceri a companiei nu ar trebui să scadă.” Finanțare pentru reinginerie - din economii din neînchirierea spațiului suplimentar, eliminarea soldurilor de stoc, precum și prin îmbunătățirea performanței de exploatare a depozitului.

Algoritm de diagnosticare

Pasul 1. Efectuăm analiza

Am început, ca de obicei, cu o analiză ABC. S-a realizat în cel mai simplu mod: până la 80% din mărfuri - grupa A; 80-96% - grupa B, restul - grupa C. Într-un raport, indicatorii au fost rezumați în trei parametri: pe bucăți, în vânzări și profit. Majoritatea mărfurilor aparțin aceleiași categorii pentru toate opțiunile: AAA, BBB, CCC. S-a dovedit că cifra de afaceri principală este asigurată de 24% din mărfuri.

Excesul de inventar a fost apoi evaluat. Inventar adăugat pentru fiecare articol din categoria C dacă depășește vânzarea anuală a acestui produs. S-a dovedit a fi aproximativ 400 de tone.La prima vedere, pentru un depozit de 8000 de locuri de paleți, nu sunt atât de multe, dar pe de altă parte, din cauza unei cifre de afaceri atât de scăzute, se pune întrebarea - oare sunt necesare aceste poziții. ? Împreună cu conducerea, am decis că ar trebui să scăpăm de astfel de posturi. Pe baza analizei ABC, este dificil să judeci cu exactitate ce poziții trebuie eliminate, deoarece există mărfuri care sunt vândute în cantități mici, dar în mod constant. A le refuza înseamnă a pierde chiar și o mică, dar o parte din venit.

Pasul 2. Definiți curba vânzărilor

Analiza XYZ servește de obicei la identificarea stabilității și instabilității. În teorie, totul este simplu: stabilitatea este determinată folosind coeficientul de variație, calculat prin formula (cu cât coeficientul de variație este mai mare, cu atât obiectul este mai instabil):

Ni=1 (хi – х–)2
n = n ґ 100%,
X-

unde xi este valoarea parametrului pentru obiectul evaluat pentru perioada i-a;

x este valoarea medie a parametrului pentru obiectul de analiză evaluat;

n este numărul de perioade.

După calcularea coeficientului de variație, mărfurile sunt împărțite în grupuri, de exemplu, după cum urmează:

grupa X - obiecte, al căror coeficient de variație nu depășește 10% (grup stabil de bunuri);

grupa Y - obiecte, al căror coeficient de variație este de 10–25% (un grup de bunuri de stabilitate medie);

grupa Z - obiecte, al căror coeficient de variație depășește 25% (grup instabil de bunuri).

Am încercat să facem un calcul frontal - am obținut că toate produsele aparțin categoriei Z, ceea ce era de așteptat. Această opțiune de calcul este potrivită numai pentru o afacere în care sezonalitatea este fie scăzută, fie nu apar toate produsele. Apoi, calculul vă permite să identificați mărfurile sezoniere. În cazul nostru, sezonalitatea este de așa natură încât, uneori, bunurile nu sunt vândute deloc, iar acest lucru se aplică aproape tuturor pozițiilor. De exemplu, graficul arată vânzările unuia dintre produse în ultimele 33 de luni. Ciclurile sunt vizibile cu ochiul liber. La fiecare 12 luni poza se repetă, de exemplu, de la 5 la 8, de la 17 la 20 și de la 29 la 32 practic nu există vânzări. Pe grafic este construită o linie de tendință liniară, care arată că vânzările cresc de la an la an.

Pasul 3. Determinați curba unui proces non-aleatoriu

Astfel, se poate presupune că există două procese. Unul este non-aleatoriu, este determinat de doi factori: trend, care arată cum crește valoarea medie a vânzărilor unui anumit produs și factorul sezonier, cu care trebuie înmulțită valoarea trendului. Al doilea proces este aleatoriu (model), face ca vânzările reale să se abată de la procesul non-aleatoriu calculat de noi. Un proces non-aleatoriu suprapus faptului de vânzări pentru același produs este prezentat în graficul curbei portocalii. Eșecurile sunt prezise destul de bine, dar există o problemă cu vârfurile de vânzări, metode de tratare cu care trebuie gândite. Pentru ilustrare, nu am selectat în mod specific un produs pentru care curbele sunt apropiate.

Pasul 4. Calculați diferența dintre model și fapt

Procesul aleatoriu este egal cu diferența dintre model și fapt. Graficul arată curba unui proces aleatoriu (modulul diferenței dintre model și fapt). Este această abatere pe care o vom lua în considerare în coeficientul nostru de variație. În formula de mai sus, diferența de numărător este modulul nostru, iar x în numitor va fi valoarea medie nu din fapt, ci din valoarea modelului. Astfel, am eliminat procesul non-aleatoriu din coeficientul de variație. Pentru exemplul luat, coeficientul de variație va fi 1,27 (127%).

Pasul 5. Determinați vânzările reale

Este posibil să existe un model mai realist pentru acest produs, dar ne interesează aspectele practice, de aceea, pentru scopurile noastre, considerăm acest model adecvat. Pentru o mai mare încredere, am făcut următorul calcul pentru câteva zeci de produse: am luat vânzări reale fără ultimele trei luni, am calculat modelul și am prezis cu trei luni în avans. S-a dovedit destul de asemănător cu realitatea. Pentru a nu greși cu nivelul stocurilor la vârf, am aplicat următorul truc: ne-am înmulțit modelul cu 1 + coeficientul de variație. După cum puteți vedea în grafic, curba reală se află aproape întotdeauna între cele două curbe din modelul nostru.

Pasul 6. Analizăm stocurile în exces

Să vedem de ce se creează stocul în exces. Avem deja un răspuns la această întrebare - modelul nostru îl poate oferi. Să ne imaginăm că nu avem stoc în punctul zero al axei timpului și preconizăm vânzarea în prima lună pe curba punctată portocalie, ținând cont de componenta aleatorie. Pentru a face acest lucru, trebuie să cumpărăm cantitatea care ar trebui să fie vândută în prima lună. Dar, în realitate, nu vom vinde această sumă, ci ceea ce arată curba reală a vânzărilor. Luna viitoare vom cumpăra atât cât este necesar pentru a finaliza stocul de mărfuri conform prognozei noastre. Dacă stocul rămas este mai mare, nu cumpărăm nimic. Pe grafic, achizițiile sunt afișate ca o linie portocalie, iar soldurile de la sfârșitul lunii sunt afișate cu albastru. După cum vedeți, în lunile în care nu există vânzări, în depozit sunt resturi. Acest lucru se datorează faptului că scăderea vânzărilor este bruscă, iar înainte de aceasta există un vârf. Făcând stocuri pentru a asigura vârful, creăm acele stocuri în exces. Tendința liniară a soldurilor în acest model este în scădere, dar este diferită pentru diferite produse. În plus, acesta este modelul nostru rezidual ideal. De fapt, curba punctată portocalie a fost prezisă intuitiv și rezervele reale sunt chiar mai mari decât în ​​model.

Pasul 7. Măsuri de combatere a stocului în exces

Pentru a combate stocul excesiv, trebuie comandate loturi mai mici din fiecare articol. Nu este atât de ușor. Astăzi, departamentul de achiziții folosește istoricul de vânzări și intuiția ERP. Rezultatul unei asemenea munci a cumpărătorilor a inițiat proiectul nostru. Este necesar să se construiască un nou model de achiziții și să se creeze un instrument software convenabil pe baza acestuia. Modelul de vânzări construit în acest articol va fi folosit de noi în viitor pentru a calcula coeficientul de variație și a-l lua în considerare în analiza XYZ și a întocmi un plan de vânzări. Am realizat deja un TOR pentru analiza ABC-XYZ, iar programatorii îl implementează în ERP. Calcularea a 4000 de produse în Excel nu este o sarcină ușoară, așa că într-o foaie de calcul minunată modelăm doar abordări ale problemelor noastre. Vom calcula datele pentru munca reală în ERP. Va fi identificată partea greu de vândut a produsului din categoria CZ, se va anunța un moratoriu la achiziționarea acestui produs și se vor lua măsuri pentru a scăpa de el.

Achiziționarea de mărfuri în cantități mari lunar creează stoc în exces în timpul scăderii vânzărilor

Schema logică a instrumentelor software va fi discutată de noi în următorul articol. Apoi vom construi un model de achiziție. În continuare, vom proiecta instrumente și activități pentru reinginerie, reglementări și motivare și vom pune totul în practică. Nu știm ce se va întâmpla până la urmă, dar suntem siguri că vom conduce proiectul spre scopul pe care l-am formulat și în noiembrie depozitul va fi liber de mărfuri de vară.

Auditul depozitului vă va ajuta să evaluați eficiența sistemului de depozit, a componentelor acestuia și a multor procese logistice. Găsiți modalități posibile de a optimiza procesele de lucru și de a reduce spațiul de stocare.

Compania GICOM vă va audita depozitul și vă va oferi o listă de recomandări pentru îmbunătățirea lucrărilor.

Date necesare pentru audit:

  1. Chestionar privind logistica depozitului - așa cum este și prognozat pentru 3-5 ani (sau % creștere)
  2. Amenajarea depozitului cu dimensiuni
  3. Lista restricțiilor - numărul maxim de chitanțe către depozit, productivitatea maximă a fiecărei linii, volumul și greutatea maximă și minimă a unui SKU etc.
  4. Fotografii ale depozitului actual - de-a lungul perimetrului exterior și în interior

Tehnologia de audit al depozitului:

  • Analiza logisticii curente intra-depozitare
  • Analiza proceselor din depozit
  • Auditul sistemului de management al depozitului
  • Determinarea structurii fluxurilor de marfă
  • Auditul eficienței depozitării produselor pe rafturi
  • Analiza topologiei amplasării echipamentelor în depozit și producție
  • Identificarea „blocurilor” - „puncte de creștere”, a căror optimizare va crește cantitatea de mărfuri primite și expediate, capacitatea de depozitare, în funcție de sarcinile depozitului și producției dumneavoastră.
Auditul logistic este considerat o etapă obligatorie premergătoare implementării sistemului WMS. Rezultatele sondajului și recomandările experților ajută la găsirea celei mai bune soluții pentru depozitarea mărfurilor, optimizarea operațiunilor din depozit, volumul de muncă și numărul de personal etc. Cu alte cuvinte, un audit logistic contribuie la înțelegerea a ceea ce trebuie făcut în depozit pentru a-l pune în ordine înainte de automatizare.

Auditarea stării instalațiilor din depozit și asigurarea siguranței stocurilor pe exemplul Centrului de Comerț și Servicii SA

Verificarea stării instalațiilor de depozitare și a siguranței stocurilor este una dintre cele mai importante proceduri de audit. Pentru un studiu cuprinzător al acestui domeniu al activităților organizației, auditorul examinează depozitele, cămările, atelierele și alte locuri de depozitare a stocurilor industriale, verificând condițiile de depozitare a acestora, starea de securitate la incendiu, dotarea depozitelor cu echipamentele, utilajele, instrumentele necesare si corectitudinea functionarii acestora, starea de protectie a depozitelor. Organizarea nesatisfăcătoare a depozitelor indică un nivel scăzut de control intern asupra siguranței inventarului.

Pe parcursul anchetei, o atenție deosebită este acordată verificării organizării răspunderii angajaților asociate cu acceptarea, depozitarea și eliberarea bunurilor materiale. Una dintre condițiile pentru asigurarea securității bunurilor materiale este dezvoltarea și livrarea unor persoane responsabile financiar cu standarde sau fișe de post care definesc îndatoririle și drepturile angajaților, programul de lucru al acestora, procedura de acceptare și eliberare a valorilor, documentația acestora, păstrarea acestora. înregistrări în depozite în contoare naturale, termene furnizarea de rapoarte către departamentul de contabilitate etc.

La inspectarea locurilor de depozitare ale MPZ, conform documentelor aflate la dispoziția persoanelor responsabile din punct de vedere financiar, aceștia verifică dacă procesează în timp util recepția și eliberarea valorilor și efectuează înregistrări în registre sau fișe contabile de depozit. Surplusul neînregistrat de materiale și produse finite poate fi creat prin:

Înlocuirea materiilor prime în fabricarea produselor finite;

Calculul livratorilor de materii prime si materiale in greutate, umiditate, scaderea gradului acestora;

Trusa caroserie, calcul, masurare cumparatori cand scot produse finite;

Înregistrarea nerezonabilă a actelor privind pierderea materialelor în timpul transportului sau depozitării acestora în depozite.

Materialele excedentare necontabile sunt de obicei depozitate separat. Pentru a le identifica, ar trebui să utilizați datele contabile ale depozitului. Dacă există surplusuri neînregistrate, atunci consumul anumitor tipuri de valori pentru anumite perioade, de regulă, depășește veniturile acestora. O astfel de depășire este acoperită de primirea și afișarea ulterioară a materialelor cu nume similare. Surplusurile sunt retrase pe cheltuiala încasărilor ulterioare sau se eliberează cu documente care nu sunt de marfă până la verificarea prezenței lor efective în timpul inventarierii.

Inspecția stării depozitului și asigurarea securității bunurilor materiale, combinată cu verificarea documentară ulterioară, permit tragerea de concluzii rezonabile cu privire la siguranța inventarului și dezvoltarea măsurilor preventive.

Stocurile pot fi depozitate in mai multe depozite, iar in acest caz este indicat sa isi efectueze inventarul in acelasi timp pentru a exclude posibilitatea transferului valorilor dintr-un depozit in altul. Dacă din anumite motive acest lucru nu este posibil, atunci auditorul trebuie să urmărească mișcarea internă a stocurilor între departamente (depozite) din momentul în care inventarul începe la primul depozit și până la finalizarea acestuia la ultimul depozit.

La efectuarea unui inventar, auditorul poate avea dificultăți în obținerea dovezilor rezervelor, cauzate de particularitățile procesului tehnologic. Acest lucru poate necesita uneori sfaturi de specialitate.

De asemenea, poate fi dificil să se obțină dovezi legate de determinarea sumei rezervelor, care se datorează:

a) folosind eșantionarea. De regulă, în cadrul unei verificări este imposibil să se verifice toate stocurile printr-o metodă continuă, totuși, dacă există o discrepanță clară între înregistrările stocurilor și prezența lor reală, este necesar să se verifice toate articolele de inventar;

b) specificul procedurilor de control - este necesar să se asigure că nu au existat numărări repetate și valori nesocotite accidental sau voit. Reconciliările de control oferă o oportunitate de a vă asigura că calculul valorilor a fost efectuat corect.

c) natura valorilor de inventar (de exemplu, inventarul stocurilor de lemn la fabricile de celuloză și hârtie, metal laminat etc.). În astfel de cazuri, auditorul poate folosi metode de estimare atunci când contorizează și măsoară o parte din rezerve și apoi poate extrapola rezultatele auditului la valoarea lor totală. Reprezentativitatea rezultatelor extrapolării poate fi controlată prin compararea acestora cu datele contabile și ale contabilității de depozit.

Prezența unor tipuri de stocuri nu poate fi verificată pentru disponibilitate prin simpla recalculare, de exemplu, în producție continuă - chimică sau oțel. În acest caz, auditorul va trebui să se bazeze pe procedurile de control intern și, cu permisiunea clientului, să implice experți pentru a inventaria astfel de active materiale.

Uneori, din mai multe motive, nu este posibilă efectuarea unui inventar. De exemplu, cand pana la incheierea contractului de audit, inventarul de la sfarsitul anului a fost deja efectuat de catre client, iar acesta refuza sa-l efectueze din nou, sau cand inventarul este destul de scump. În acest caz, auditorul poate aplica metode matematice care, cu o anumită probabilitate, permit estimarea sumei rezervelor. Se poate întâmpla ca clientul să nu dorească să efectueze un inventar complet, dar la solicitarea auditorului, acesta va efectua un inventar al unei părți din inventar.

Asigurarea securității bunurilor materiale depinde în mare măsură de selecția și plasarea persoanelor responsabile din punct de vedere material. Persoanele care au avut antecedente penale pentru delapidare, delapidare și care nu au justificat încrederea în locurile de muncă anterioare nu ar trebui să fie acceptate pentru astfel de posturi.

Există, de asemenea, încălcări precum: exportul de bunuri materiale pe o singură trecere de două ori; export de bunuri materiale prin permise semnate de o persoană care nu are dreptul de a face acest lucru; exportul valorilor materiale conform autorizațiilor și notițelor verbale etc.

În procesul de auditare a stării contabilității depozitului la SA TSC, au fost examinate depozitele, cămările, atelierele și alte locuri de depozitare a stocurilor industriale la întreprindere, condițiile de depozitare a acestora, starea de securitate la incendiu a depozitelor, dotarea S-au verificat depozitele cu utilaje, utilaje, aparate si corectitudinea functionarii acestora, starea de protectie a spatiilor de depozitare. De asemenea, pentru audit a fost realizat un test de audit pentru verificarea stării depozitului și a siguranței stocului (tabelul 3.1.)

La inspectarea locurilor de depozitare a stocurilor conform documentelor aflate la dispoziția persoanelor responsabile din punct de vedere financiar, s-a relevat faptul că înregistrarea recepției și eliberării bunurilor materiale, precum și înregistrările în registre și fișele contabile de depozit, se fac în timp util.

Stocurile la întreprindere sunt depozitate în mai multe depozite, iar în acest caz inventarierea acestora se efectuează simultan pentru a exclude posibilitatea transferului valorilor dintr-un depozit în altul.

Tabel 3.1 - Test de audit pentru verificarea stării instalațiilor de depozitare și a siguranței MPZ Khakhonova N.N. Fundamentele contabilității și auditului. Rostov n/a: PHOENIX, 2005. - 89 p.

Notă

1. Este protejat teritoriul întreprinderii?

2. Localurile sunt dotate cu alarme de incendiu

3. Au fost încheiate contracte de răspundere materială:

Corectitudinea inregistrarii

Sistemul de răspundere aplicat:

a) individual

b) colectiv

c) sistemul de gaj

4. Funcțiile MOL corespund listei aprobate de funcții și lucrări care urmează să fie înlocuite și efectuate de salariați cu care întreprinderea poate încheia acorduri scrise de răspundere integrală?

5. Pune persoanele responsabile din punct de vedere material să creeze condiții pentru a asigura siguranța MPZ:

Disponibilitatea depozitelor închise

Disponibilitate dulapuri, seifuri

Disponibilitatea containerelor necesare pentru depozitarea obiectelor de valoare

Posibilitate de acces la MPZ doar MOL

6. Dotarea locurilor de depozitare MPZ cu instrumentele de măsurare necesare

7. Există control asupra procedurii de export de bunuri de valoare din întreprindere și de eliberare a împuternicirilor pentru primirea acestora

Compania asigură controlul constant asupra siguranței articolelor de inventar existente. O metodă importantă a unui astfel de control este inventarul, care vă permite să controlați atât siguranța proprietății Companiei, cât și corectitudinea contabilității.

La inventarierea bunurilor materiale, aceștia verifică disponibilitatea stocurilor la o anumită dată prin recalcularea, cântărirea, determinarea volumului acestora și compararea datelor primite, efective, cu datele contabile.

Compania efectuează atât parțial, când verifică disponibilitatea obiectelor de valoare în locurile individuale de depozitare, cât și complet, când toate obiectele de valoare din întreprindere în ansamblu sunt acoperite de verificare. Un inventar complet obligatoriu se efectuează anual înainte de întocmirea raportului anual în termenele stabilite prin instrucțiunile de inventariere. Pe lângă inventarul anual, compania verifică prezența reziduurilor în natură pe tot parcursul anului.

O comisie specială este creată la OAO TSC pentru a efectua un inventar. Rezultatele verificării sunt documentate de lista de inventar și actul corespunzător. Șeful întreprinderii revizuiește personal materialele de inventar și ia deciziile adecvate pe baza rezultatelor acesteia. Surplusul identificat la inventariere vine. Aceasta creează o înregistrare contabilă:

Debit 10 „Materiale” Credit 91 „Alte venituri și cheltuieli”

Lipsurile de stoc, precum și pierderile din deteriorarea valorilor se debitează în contul 94 „Lipsuri și pierderi din deteriorarea valorilor” din creditul conturilor materiale corespunzătoare. Dacă lipsurile au fost identificate prin audituri în anul curent, dar se referă la anii anteriori, atunci sumele corespunzătoare sunt încasate în debitul contului 94 din creditul contului 98 „Venituri amânate”. Produsele lipsă din anul curent sunt anulate la costul planificat. În viitor, după ce se ia decizia de a anula pierderile și lipsurile, acestea sunt anulate din creditul contului 94 în modul prescris. În concluzie, remarcăm că, ca atare, nu au fost constatate neajunsuri în starea contabilității de depozit. Contabilitatea depozitului se efectuează în conformitate cu regulile stabilite.

Deja în Rusia, a venit momentul în care este relativ ieftin să angajezi un specialist competent de pe piața serviciilor de consultanță și să obții de la acesta sfaturi detaliate cu privire la „bunăstarea” depozitului tău. Să presupunem că ai găsit „specialistul” potrivit cu toate calitățile necesare (deși acest lucru nu este ușor) și l-ai trimis în depozit. Ce va putea vedea în depozitul tău cu aspectul lui științific și „nesăpunător”? O mulțime de lucruri interesante dacă știi când și unde să cauți și cu cine și cum să vorbești...

Când o persoană vine la medic, medicul îi verifică mai întâi pulsul, presiunea, temperatura și, în funcție de starea acestora și a altor indicatori ușor de măsurat, judecă cât de sănătos este întregul corp uman, dacă este necesar să se continue investigați-l în continuare sau puteți pune imediat un diagnostic final și puteți începe imediat tratamentul.

La fel și depozitul. Dacă vrei să știi cât de eficientă este întreaga afacere, este mai logic să începi cu un audit în depozit, iar apoi multe vor deveni imediat clare și de înțeles.

Vă puteți întreba: de ce depozitul acționează ca acest indicator - de ce, de exemplu, nu cumpărați sau livrați sau vânzările cu finanțare, deoarece acestea sunt, de asemenea, verigi importante în lanțul de aprovizionare?

Răspund: pentru a înțelege complexul, trebuie mai întâi să-l transformi într-unul simplu. Puneți-l pe rafturi, după cum se spune, „separați muștele de cotlet”, și așa mai departe...

"Cotlet - separat..."

Te intrebi cum se face? Cum să simplificați, de exemplu, un sistem complex și greoi de contabilitate și control al fluxurilor de mărfuri și financiare, sau cum să evaluați eficiența sistemului informatic al unui holding mare sau cum să aflați cât de eficient sunt banii în care ați investit se folosește modernizarea oricăror sisteme și tehnologii și cum, în sfârșit, să aflăm când va apărea profitul promis din această modernizare?

Răspuns: Există două moduri. Puteți inventa un sistem și mai complex pentru a-l folosi pentru a încerca să evaluați sistemele de mai sus și, ca rezultat, posibil să complicați și mai mult lucrurile, sau puteți pur și simplu să vă uitați cu atenție la unii indicatori care se află la suprafață, de exemplu, în un depozit și folosiți-le pentru a trage concluziile necesare.

Și care sunt indicatorii importanți din stoc?

De-a lungul anilor de practică, fiind angajat în auditul lanțurilor de aprovizionare la o mare varietate de întreprinderi, cu o mare varietate de tehnologii de depozit și gradul de dotare cu modalități variate, moderne și nu foarte, de analiză a sistemelor de management al stocurilor, pt. o analiză preliminară a stării stocurilor, m-am dus mereu la depozit în primul rând și cam într-o zi lucrătoare știam deja aproape inconfundabil cât de eficient este gestionat stocul în această companie.


În general, la urma urmei, un depozit este un fel de indicator prin care se poate judeca eficiența unei afaceri fără erori, la fel ca, de exemplu, după pulsul unei persoane...


În procesul de studiu mai aprofundat și cuprinzător al datelor din EIS (sistemul de informații corporative) și conversațiile cu șefii de departamente și managementul companiei, aproape niciodată nu am găsit motive întemeiate să-mi schimb părerea despre starea stocurilor pe care le aveam după vizitarea depozitului.

Ce altceva, în afară de starea stocurilor, se mai poate învăța din indicatorii de stoc?

În urma unui sondaj în depozit, puteți afla cât de eficient sunt cheltuiți banii pentru întreținerea, reconstrucția sau construcția acestuia.

De asemenea, puteți afla cât de eficient sunt utilizate spațiul de depozitare, rafturile și echipamentele de ridicare.

De asemenea, puteți afla cât de eficient este cheltuit fondul de salarii, cât de productiv este personalul, cât de eficientă este motivarea acestuia, care este cultura de producție în depozit, cum afectează aceasta calitatea operațiunilor efectuate. Și multe lucruri mai interesante și utile pot fi învățate dintr-un audit efectuat cu profesionalism.

O altă conversație este că nu toată lumea și nu întotdeauna își dorește să afle adevărul despre depozitul lor, dar acesta este un alt subiect care nu are legătură cu tehnologiile de depozit, deși nu mai puțin important în acest context.

Nu am de gând să-mi dezvălui aici toate secretele, ci voi da doar un exemplu pentru a ilustra cât de utilă poate fi o simplă vizită la depozit de către un specialist în logistică și SCM.

Haos bine structurat

Imaginați-vă un depozit al unei companii de distribuție cu o suprafață de aproximativ 3000 m2, cu o înălțime până la marginea inferioară a grinzii de 10 metri, cu rack de depozitare de 4 niveluri, un etaj în jur de +1.2000, încărcare, cu docuri, cu zone de expediere/primire, o zonă de pregătire a comenzilor, o zonă de depozitare și o căsătorie. Totul este așa cum trebuie, doar un vis, nu un depozit!

Depozitul, apropo, real. Proprietarul a comandat proiectarea și construcția acestuia după un proiect șablon luat dintr-o imagine frumoasă de pe Internet.

Am făcut un audit al acestui depozit în 2011.

După ce am intrat pe teritoriul depozitului, la ora 9:00 am văzut pe amplasamentul din fața docurilor un grup de mașini pentru încărcare, cu o capacitate de transport de 1,5 până la 10 tone, iar pe teritoriu - mai multe camioane grele (sosiri) .

Mașinile pentru încărcare erau umplute cu ajutorul unui stivuitor, care scotea paleții de mărfuri de pe docurile deschise, le punea în fața mașinilor, iar apoi încărcătoarele și depozitarii încărcau manual și puneau marfa în dube. De ce un depozit cu docuri pentru aceste operațiuni nu este clar.

Întrucât docurile erau astfel ocupate, „vagoanele” care veneau să descarce bonurile au stat și au așteptat încheierea încărcării cheltuielii.


Într-un depozit, de exemplu, este posibil, de exemplu, să se evalueze eficacitatea utilizării stocurilor din depozit aproape fără eroare...


Când am intrat în depozit, am văzut o zonă de expediere ocupată de paleți de mărfuri destinate expedierii, folosite ca zonă gata de comandă.

Toate celelalte procese din timpul expedierii cheltuielilor nu au fost efectuate din cauza lipsei de personal și de spațiu pentru efectuarea operațiunilor.

Fiind în zona de depozitare, am examinat celulele de bază și am văzut că mărfurile din celulele de bază nu erau așezate astfel încât să fie convenabil să le ridici, ci împrăștiate (ca și cum ar fi fost culese pentru ultima dată).

În zona de picking erau mărfuri care nu fuseseră ridicate de mult timp (era evident că zăceau de mult timp, pe un strat uniform de praf pe cutii), și mărfuri în cutii rupte aleatoriu (bucăți ), inclusiv cele împrăștiate pe culoarele dintre rafturi.

Stivuirea mărfurilor a fost efectuată de un stivuitor retractabil și un stivuitor electric, care puteau muta mărfurile nu mai sus de al treilea nivel, datorită faptului că culoarele erau aglomerate, echipamentul era inactiv („salvat” la un moment dat pe echipament de ridicare).

Ultimele niveluri de rafturi erau goale în proporție de 90%. Al treilea nivel a fost umplut cu 50 la sută, al doilea nivel a fost supraaglomerat - practic nu existau stocuri de celule goale în ele.

Din comunicarea cu stivuitorul, după ce mi-a scos mai mulți paleți, am ajuns la concluzia că rotația mărfii este nesatisfăcătoare.

După cantitatea de praf de pe paleții cu mărfuri de la nivelul al patrulea și al treilea, era clar că acest produs a fost inactiv de mai mult de o lună, iar unele poziții de mult mai mult (s-a dovedit că unele poziții au stat inactiv de la începerea depozitului). Produsul fie nu este etichetat deloc, fie etichetat incorect (nu sunt indicate data livrării, numărul lotului, codul produsului).

După ce am discutat cu șeful depozitului, am aflat că depozitul se desfășoară fără „grafice goale”, la recalculare, mărfurile nu sunt scoase de la nivelurile superioare (se notează ce este scris cu marker mare pe cutii).

După ce am observat puțin mai târziu operațiunea de primire a bonurilor, am văzut ce mă așteptam să văd: majoritatea mărfurilor care au venit la bon nu au fost plasate, așa cum ar trebui să fie conform principiului FIFO (sau altul), pur și simplu a fost lăsați deoparte (în culoar), deoarece a existat un deficit pentru toate mărfurile sosite, iar acest produs a trebuit să fie expediat la următoarea expediție.

Astfel, s-a putut observa cu ochiul liber că în acest depozit doar aproximativ 1/3 din volumul total de mărfuri este efectiv răsturnat, iar restul mărfurilor ocupă pur și simplu spațiul rămas cu puțină sau deloc mișcare.

Nicio analiză ABC a depozitului nu ar fi putut arăta problema mai clar decât se vedea în depozit în acest moment.

A fost localizat împreună cu alte lucruri, a fost colectat și anulat o dată pe săptămână.

Personalul depozitului s-a schimbat constant, a fost o „curbă”, nu a existat o echipă ca atare, oamenii lucrau de la inventar la inventar și se schimbau la fiecare 3 luni.

Cu toate acestea, directorul de afaceri a angajat manageri de inventar bine plătiți care nu au coborât deloc la depozit, dar, în același timp, i-au oferit o mulțime de tabele inteligente și calcule diferite privind starea stocurilor din depozitul său... și , destul de ciudat, le-a crezut.


Îmbunătățiți eficiența afacerii dvs. de-a lungul lanțului de aprovizionare! Și nu vă fie teamă să mai aruncați o privire la depozit pentru a vedea ce se întâmplă cu adevărat acolo și să discutați cu personalul depozitului!...


În plus, managerul de afaceri trebuia să ia decizii în cadrul unor acorduri stricte de distribuție, în care erau prevăzute condiții stricte pentru prelevarea de volume umflate de mărfuri la procente de bonus plăcute.

Condiția pentru primirea acestor bonusuri era ca furnizorul să poată în orice moment, fără nicio aprobare, să expedieze un lot de mărfuri care depășea de câteva ori încasările obișnuite. Drept urmare, mărfurile au fost afișate pe culoare și toate procesele din depozit au încetinit semnificativ sau s-au oprit cu totul.

În cele din urmă, compania a suportat niște costuri indirecte care au fost mai greu și mai neplăcut de calculat decât beneficiile directe din bonusuri asociate cu un bonus suplimentar pentru șeful afacerii și unii dintre subalternii săi, dar ca amploare aceste pierderi, chiar și la suprafață, au fost semnificativ mai mari decât veniturile din prime.

După auditarea depozitului, achiziții și livrare, șeful afacerii acestei companii a primit o aliniere completă a problemelor existente prin prioritate și a început treptat să le elimine intenționat.

Astfel, trebuie făcut un audit al depozitului. Nu aduceți la punctul că, ca în exemplul de mai sus, trebuie să înghețați 2/3 din stoc în lichiditate nelichidă, urmând conducerea contrapărților.

Este clar că în depozit există mai puțini personal cu salarii mari care sunt capabili să facă lobby pentru interesele depozitului în fața conducerii companiei, dar, totuși, nu este nevoie să facem o „groapă de gunoi” din depozit și duceți acolo „jamburile” tuturor celorlalte departamente. Acest lucru nu va face decât să agraveze situația generală pe termen lung.

Dar chiar dacă totul în depozitul tău nu este la fel de rău ca în exemplul pe care l-am descris, tot nu trebuie să te oprești aici.

În loc de epilog

La urma urmei, chiar și cele mai moderne și inteligente sisteme de contabilitate și planificare a controlului nu vor fi de nici un folos dacă analizează date care nu au legătură cu procesele vii și cu adevărat în desfășurare din depozit.

Yuri Kolmachikhin, expert logistica si CSM, pentru revista Consultant

Ajută-ți afacerea să crească

Experiență neprețuită în rezolvarea problemelor urgente, răspunsuri la întrebări complexe, informații proaspete special selectate în presă pentru contabili și manageri.

Istoria dezvoltării unei astfel de categorii precum auditul este privită diferit de mulți autori. Definiția corespunzătoare în traducere din latină este interpretată ca „auzire” și este folosită în practică pentru a determina verificarea. Astfel, se obișnuiește să se înțeleagă un audit ca un control efectuat de un expert independent, care vizează o anumită activitate sau fenomen. De aceea se face o distincție între auditul tehnic, operațional, de mediu și logistic, despre care se discută în acest articol. Ce se înțelege prin categoria prezentată? Cum este ea diferită de ceilalți? Care sunt tipurile de audit logistic? Acestea și alte întrebări la fel de importante pot primi răspuns în procesul de citire a articolului nostru.

Conceptul și organizarea unui audit logistic

Astăzi, alături de conceptele de audit financiar, contabil, tehnic și de altă natură, o poziție importantă este ocupată de auditul logistic. În primul rând, acțiunea sa vizează reducerea costurilor de natură logistică și creșterea eficienței activității economice a întreprinderii în ansamblu.

Un audit logistic ar trebui înțeles ca o verificare cuprinzătoare a eficienței subsistemelor logistice. Rolul unui audit logistic în alegerea unei strategii logistice este de a identifica „zonele cu probleme”. Deci, în cursul procedurii, se formează un arbore de relații între ele, care sunt de natură cauză-efect. În plus, se efectuează un calcul economic la scară largă în legătură cu vânzările, utilizarea spațiului și gestionarea stocurilor. Organizarea unui audit logistic și etapele de desfășurare sunt direct legate de următoarele tipuri de audit:

  • Auditul achizițiilor, adică al logisticii.
  • Auditul planificării conform schemei „vânzări – producție – achiziții”.
  • Auditul costurilor logistice pentru depozitarea, ambalarea, depozitarea și deplasarea produselor comercializabile.
  • Auditul distribuției produselor comercializabile în conformitate cu lanțul de aprovizionare.

Rezultatele auditului logistic

Pe lângă problema organizatorică, baza teoretică a sistemului de audit logistic include și rezultatul procedurii sub forma unui raport care conține următoarele informații:

  • Evaluarea stării reale în raport cu sistemul logistic al întreprinderii.
  • O listă de recomandări tehnice, informaționale, organizaționale și tehnologice pentru îmbunătățirea tuturor subsistemelor logistice.
  • Evaluarea necesității anumitor modificări.
  • Rentabilitatea preliminară (potențială) a investiției.

Rezultatele care sunt anunțate în urma unei astfel de proceduri precum auditul sistemelor logistice vorbesc de obicei despre relevanța anumitor proiecte legate de următoarele puncte:

  • Dezvoltarea unei strategii în ceea ce privește componenta logistică a structurii.
  • Reproiectarea (proiectarea) unui sistem sau a unui subsistem logistic. Un exemplu izbitor al acestuia din urmă este proiectarea unui complex de depozite.
  • Formarea unui sistem legat de reglementarea proceselor de afaceri logistice.

Auditul logistic și principiul său principal

Principiul cheie al auditului logistic este mișcarea în evoluție de la general la particular. Cu alte cuvinte, procedura începe cu o revizuire a obiectivelor structurii globale de focalizare și se termină cu cauzele oportunităților ratate, productivitatea scăzută și eficiența scăzută. După rezolvarea problemelor generale, auditul logistic al unei întreprinderi presupune un studiu detaliat al ariilor funcționale logistice din companie.

Deci, în conformitate cu principiul de mai sus, se realizează studiul strategiilor curente ale întreprinderii, care pot influența pe deplin organizația în ceea ce privește mișcarea fluxurilor de natură materială. În orice caz, aceasta necesită o analiză a misiunii corporative, precum și a strategiei de producție, marketing și cumpărare a companiei. Auditul sistemelor logistice, ca pas final, include formarea unei baze de date. Deci, poate fi folosit pentru a evalua performanța acestor sisteme în întreprindere.

Pentru implementarea procedurii discutate în articol, este creată o echipă, care include reprezentanți ai serviciului de logistică și ai altor divizii funcționale ale companiei (contabilitate și finanțe, vânzări și marketing, achiziții și producție, serviciu de informare etc.). Este important de adăugat că, de exemplu, un audit logistic al sistemului de transport al unei întreprinderi este efectuat în prezența experților externi. În plus, studenții instituțiilor de învățământ superior specializate sunt adesea implicați în implementarea procedurii. Această mișcare este fără îndoială oportună, deoarece specialiștii începători, într-un fel sau altul, au nevoie de o bază practică pentru a-și atinge obiectivele profesionale.

Etape de compilare a ramurilor auditului logistic

Oamenii de știință moderni disting între mai multe etape ale unui audit logistic, inclusiv preliminar, principal și, în consecință, final. Pentru început, ar fi indicat să luăm în considerare etapa preliminară a auditului logistic.

Așadar, în primele două-trei zile, specialiștii studiază zonele funcționale de producție, furnizare, vânzare și comercializare a produselor comerciale. Apoi, în cursul săptămânii, experții în logistică prelucrează rezultatele cercetării, precum și pregătesc o listă de funcții logistice, care, într-un fel sau altul, sunt supuse unei verificări amănunțite. Auditul logistic în linia sa finală la această etapă conține formularea de întrebări pentru chestionare și interviuri, precum și întocmirea unei liste de indicatori în conformitate cu care vor fi evaluate funcțiile logistice.

Etapa principală a auditului logistic

Pentru început, trebuie menționat că etapa principală a unei astfel de proceduri la scară largă este clasificată în audit intern și extern. Acest capitol discută auditul costurilor logistice pe exemplul unei întreprinderi industriale și stadiul principal al acesteia. Punctul de plecare al unui audit intern este un interviu cu șeful întreprinderii. După aceea, auditul logistic este efectuat în conformitate cu următoarele domenii:

  • Prima direcție presupune un sondaj asupra angajaților diviziilor funcționale ale companiei pe probleme care, într-un fel sau altul, sunt legate de logistică (vânzări, depozite, transport).
  • A doua direcție implică lucrul cu un eșantion de documentație a întreprinderii.
  • A treia direcție vorbește despre colectarea informațiilor în conformitate cu contractele de furnizare pentru analiza statistică a vânzărilor și achizițiilor de produse comercializabile.

În procesul auditului logistic intern se utilizează un sistem de indicatori, care sunt clasificați în următoarele grupe:

  • Primul grup conține indicatori de deservire a consumatorilor externi și interni, precum și o evaluare a caracteristicilor de calitate ale serviciului, care include capacitatea de a schimba fundamental caracteristicile comenzilor în conformitate cu solicitările clienților, timpul de executare a comenzii, precum și ca stabilitate în raport cu acest timp.
  • Al doilea grup include indicatori care au legătură directă cu costul fondurilor pentru implementarea operațiunilor și procedurilor logistice. În procesul de analiză a costurilor se face o evaluare a raportului cost-beneficiu. Aceasta se referă la beneficiile pe care clienții le primesc din adoptarea și implementarea ulterioară a anumitor decizii în companie.
  • Al treilea grup include mai mulți indicatori ai utilizării flotei proprii de vehicule (material rulant) sau a instalațiilor de depozitare, inclusiv coeficientul de aplicare a capacității de transport a vehiculului, coeficientul de aplicare a volumului depozitului și așa mai departe.

Audit extern

După cum sa dovedit, etapa principală a procedurii luate în considerare în articol conține astfel de tipuri de audit logistic, precum intern și extern. În acest capitol, va fi util să vă familiarizați cu acesta din urmă. Este important de menționat că este logic să începeți un audit extern numai atunci când procedura de audit intern este garantată a fi trecută. Deci, în această etapă, se studiază așteptările și cerințele clientelei pentru a determina performanța optimă a întreprinderii; luarea în considerare a tehnicilor utilizate de concurenți; evaluarea nivelului de servicii către consumatori a fluxului de materiale și așa mai departe.

De menționat că un audit logistic extern se realizează sub forma trimiterii prin corespondență a chestionarelor special pregătite sau a interviurilor selective direct cu reprezentanții companiilor deservite, precum și cu cumpărători din diferite locații geografice sau cu volume diferite de achiziții. Este important de adăugat că chestionarele standard sunt în mod necesar adaptate fiecărei structuri verificate. În plus, de regulă, nu sunt intervievați doar șefii companiei sau diviziile sale individuale, ci și angajați specifici în conformitate cu domeniul lor de activitate.

Astfel, pe baza rezultatelor unui audit extern, este posibil să se formeze recomandări specifice pentru structură și să se indice modificările care trebuie făcute în sistemul logistic actual la momentul auditului.

Etapa finală

După finalizarea etapei principale a auditului logistic, este necesar să se întocmească următoarele rapoarte analitice:

  • Primul raport, elaborat în conformitate cu analiza gamei de stocuri, conține informații despre gama de materii prime și produse comerciale, stocuri pe grupe, categorii sau poziții, precum și estimări ale cifrei de afaceri a pozițiilor pe stoc.
  • Cel de-al doilea raport conține o analiză a fluxului de numerar în companie, precum și în afara acesteia. De exemplu, o descriere detaliată a mișcării fluxului de numerar prin depozit în general și a volumului fluxurilor de numerar în conformitate cu fiecare operațiune logistică separat. Este important de menționat că pe segmentele liniei situate între zonele de depozitare, este important să se indice și cantitatea de cash flow. Rezultatele obţinute sunt utilizate pentru determinarea numărului de încărcători şi vehicule în scop intra-depozit.
  • Al treilea raport este dedicat dotării întreprinderii cu resurse. Astfel, informațiile relevante includ clasificarea și caracteristicile echipamentelor de încărcare și descărcare. Scopul principal al descrierii nu este altceva decât o evaluare a bazei materiale și tehnice relevante pentru întreprindere.

Rezumat informații

După cum s-a dovedit, se efectuează un audit logistic pentru a identifica deficiențele în sistemul logistic al structurii. După identificarea „gâturilor de sticlă (zonele cu risc crescut), într-un fel sau altul, experții în logistică elaborează recomandări pentru corectarea problemelor identificate. Desigur, aceste recomandări sunt ulterior folosite pentru a îmbunătăți nivelul de servicii pentru clienții existenți, pentru a găsi alții noi, precum și pentru a îmbunătăți gestionarea fluxului de numerar.

Un exemplu de audit logistic

În acest capitol, ar fi recomandabil să luăm în considerare procedura de audit logistic folosind un exemplu specific. Un audit al depozitului nu este altceva decât o căutare a metodelor de îmbunătățire a performanței depozitului în cadrul unui studiu expres al proceselor și resurselor depozitului. Acest eveniment poate fi desfășurat atât o singură dată, cât și în mod continuu. După cum sa menționat mai sus, un audit logistic vizează în principal identificarea deficiențelor în organizarea depozitului, precum și în activitatea acestuia. În plus, în acest caz, este oportun să se creeze anumite propuneri pentru eliminarea deficiențelor constatate. O sarcină specială a procedurii luate în considerare în articol este adesea justificarea că depozitul trebuie să fie automatizat.

Adesea, un audit logistic este considerat un pas obligatoriu premergător implementării unui sistem WMS. Astfel, rezultatele cercetărilor și recomandările relevante ale experților în logistică fac posibilă găsirea celor mai optime opțiuni în ceea ce privește depozitarea produselor comerciale, precum și optimizarea implementării operațiunilor de depozit, numărul de angajați, încărcarea etc. Cu alte cuvinte, un audit logistic, într-un fel sau altul, contribuie la realizarea a ceea ce trebuie făcut în depozit pentru a-l aduce în ordine absolută înainte de automatizare.

Auditul logistic în practică

Auditul logisticii depozitului include următoarele operațiuni:

  • Analiza infrastructurii.
  • Analiza procesului tehnic.
  • Analiza documentelor curente.
  • Analiza sistemelor informatice si informatice.
  • Elaborarea de propuneri și recomandări pentru îmbunătățirea situației.
  • Calcul din punct de vedere al unui studiu de fezabilitate pentru implementarea unui sistem WMS.

În procesul de realizare a unui audit logistic al unui depozit, sunt utilizate următoarele instrumente:

  • Intervievarea angajatilor companiei.
  • Supravegherea procesului de lucru in depozit.
  • Analiza documentației curente, inclusiv instrucțiuni de lucru, diagrame de flux, machete și așa mai departe.

Rezultatele auditului logistic în depozit sunt următoarele puncte:

  • Lista problemelor curente pentru întreprindere.
  • Recomandări pentru rezolvarea problemelor existente.
  • Justificarea necesității introducerii unui sistem automatizat.

 

Ar putea fi util să citiți: