Fișa postului unui asistent (asistent) directorului general, fișelor postului unui asistent (asistent) directorului general, o fișă exemplu de post a unui asistent (asistent) directorului general. Responsabilitățile postului de asistent ru

Asistent șef - o funcție administrativă responsabilă legată de furnizarea de diverse tipuri de asistență șefului întreprinderii, inclusiv economică, juridică și tehnică.

De fapt, un asistent manager este o secretară, un informatician, un angajat al departamentului de personal, un avocat și un economist, toate reunite într-unul. Niciun manager nu se poate lipsi de un prim asistent care este gata să vină în ajutor în momentele cele mai nefavorabile pentru afaceri, să livreze documentele uitate la timp, să reamintească de o întâlnire importantă, să asculte și să sfătuiască în luarea deciziei corecte.

Relevanța și perspectivele de dezvoltare a acestei poziții

Datorită extinderii legăturilor dintre întreprinderi, utilizării active în viața de zi cu zi și în muncă, nevoii de a fi în permanență în contact cu partenerii de afaceri, mulți antreprenori sunt nevoiți să achiziționeze asistenți.

Poziția de asistent este extrem de relevantă în lumea modernă. După ce a evoluat de la o secretară obișnuită care servește ceai și răspunde la apeluri, această profesie este acum asociată cu o mare responsabilitate și prezența unor cunoștințe.

Pentru a ocupa această poziție nu numai responsabil, ci și foarte promițător, deoarece după ce șeful pleacă la o promovare, există posibilitatea de a-și obține locul. Experiența practică și teoretică acumulată în postul de asistent va fi cea mai bună recomandare pentru conducerea superioară și va ajuta pe viitor să avanseze bine în serviciu.

Avantajele și dezavantajele de a fi asistent

Postul de asistent manager are atât avantaje, cât și dezavantaje.

LA laturi pozitive posturile ocupate includ:

  • apropierea de superiori;
  • acces constant la informații actualizate;
  • capacitatea de a fi puțin mai mare decât alți angajați ai companiei;
  • oportunitatea de a întâlni oameni interesanți, de a face noi contacte utile;
  • lucrează într-un mediu confortabil.

Laturile negative Posturile unui asistent manager sunt:

  • călătorii frecvente de afaceri;
  • program de lucru neregulat;
  • a fi într-o situație stresantă;
  • căderi emoționale ale șefilor;
  • nevoia de a renunța la viața personală de dragul unei cariere și al muncii.

Asistentul executiv trebuie să aibă o toleranță crescută la stres. Liderii nu sunt întotdeauna capabili să facă față emoțiilor care apar după o zi proastă la serviciu, motiv pentru care asistenții lor cad adesea sub mâna fierbinte.

Dacă nu ați înregistrat încă o organizație, atunci cel mai usor Acest lucru se poate face folosind servicii online care vă vor ajuta să generați gratuit toate documentele necesare: Dacă aveți deja o organizație și vă gândiți la cum să facilitați și automatizați contabilitatea și raportarea, atunci următoarele servicii online vin în ajutor, care vă vor înlocuiți complet contabilul din compania dumneavoastră și vă va economisi mulți bani și timp. Toate rapoartele sunt generate automat, semnate cu semnătură electronică și trimise automat online. Este ideal pentru antreprenorii individuali sau SRL pe USN, UTII, PSN, TS, OSNO.
Totul se întâmplă în câteva clicuri, fără cozi și stres. Încearcă-l și vei fi surprins ce usor a devenit!

Cerințe pentru candidații pentru acest post

Bun ajutor trebuie avut cunoștințe în diverse domenii. Cel mai adesea, această funcție este ocupată de specialiști în domeniul selecției personalului, persoane cu studii juridice, economice, tehnice și umanitare.

Este extrem de important ca asistentul managerului să aibă așa ceva calitati, Cum:

  • sociabilitate;
  • încredere în sine;
  • capacitatea de a răspunde rapid la circumstanțe schimbate;
  • vorbirea corectă;
  • o anumită rigiditate;
  • poziție fermă în viață.

In cazul in care vorbim despre un domeniu de constructii, tehnologic si alt domeniu specific, asistentul managerului trebuie sa aiba cunostinte si aptitudini deosebite. La alegerea unui asistent, se acordă o atenție deosebită cunoștințelor de limbi străine ale candidatului și abilităților de utilizare a programelor de calculator.

Responsabilitatile locului de munca

trebuie sa:

Poziția de asistent este diversă, nu trebuie să te bazezi că poți să stai la birou și să tipărești ocazional hârtiile necesare.

Drepturi și responsabilități

are dreptul de a să semneze documente în numele șefului, dacă aceasta se referă la atribuțiile sale. În plus, persoana care îndeplinește atribuțiile de asistent are dreptul să studieze documentele legate de atribuțiile sale oficiale, precum și să primească informații pentru îndeplinirea lor de înaltă calitate. Dacă este necesar, are dreptul să trimită cereri către autoritățile și structurile relevante legate de primirea documentelor de lucru.

Unul dintre cele mai importante drepturi ale unui asistent este capacitatea de a cere conducerii să îi creeze condiții de lucru adecvate:

  • asigurarea unui loc de muncă;
  • dotarea locului de muncă cu computer, fax, imprimantă și scaner;
  • asigurarea scrisului și a altor materiale necesare lucrării.
responsabil pentru îndeplinirea neglijentă sau de calitate insuficientă a sarcinilor sale de serviciu. În cazul constatării unor infracțiuni, asistentul poartă răspundere administrativă, penală și civilă. În cazul unor daune materiale, asistentul este obligat să poarte responsabilitatea în conformitate cu normele de muncă și legislația civilă a Federației Ruse.

Caracteristici ale designului CV-ului

Aplicarea pentru postul de asistent manager trebuie să specificațiîn CV-ul trimis directorului organizației:

Când scrieți un CV, este necesar să indicați în mod discret prezența calităților sociabile, absența emoțiilor despre tonul crescut și disponibilitatea pentru o zi de lucru neregulată.

Caracteristicile muncii în diverse domenii de activitate

În primirea publică a deputatului

Asistent adjunct pur și simplu trebuie să fie extrem de sociabil. În plus, trebuie să cunoască numele, prenumele și telefoanele tuturor activiștilor care locuiesc în incinta, raionul, raionul, la care șeful său este deputat.

Asistentul adjunct trebuie să aibă propria bază de alegători, precum și o listă cu problemele districtuale care trebuie rezolvate. Asistentul ar trebui să cunoască cât mai mulți oameni utili, să fie gata să răspundă la întrebări din partea presei și a publicului, să conducă și să organizeze negocieri.

Asistentul unui deputat trebuie să aibă cunoștințe juridice, să aibă o educație în domeniul artelor liberale și aptitudini pentru psihologie. Ar trebui să vă pregătiți din timp pentru programe de lucru neregulate și pentru lipsa zilelor libere.

Departamentul de Resurse Umane

Atribuțiile asistentului șefului departamentului de personal sunt de a pregăti, furniza, tipări documente, răspunde la apelurile primite și menține documentația de lucru. Avantajele postului sunt un program de lucru normalizat.

Departamentul de vanzari

Asistentul șefului departamentului de vânzări trebuie să stăpânească elementele de bază ale meșteșugului comercial, să poată găsi cumpărători și furnizori și să comunice cu clienții și alți antreprenori implicați în comerț.

Principala calitate este abilitățile de comunicare și rezistența la stres.

Director artistic

Un director de artă asistent trebuie să aibă gusturi artistice, abilități de comunicare cu artiștii și personalitățile culturale, capacitatea de a gestiona documentația și de a organiza prezentări, expoziții și diverse tipuri de comunicate de presă.

Poziția este potrivită doar pentru persoane cu înclinații artistice și o mentalitate umanitară.

Avantajele și dezavantajele lucrului ca asistent personal al managerului sunt descrise în următorul videoclip:

Astăzi vom lua în considerare subiectul: „fișa postului unui asistent de manager”, vom încerca să evidențiem cel mai important lucru și, dacă este necesar, un algoritm de acțiuni. În același timp, aveți acces la comentariile exclusive ale expertului nostru. Puteți pune toate întrebările într-un formular special după articol. Vă rugăm să rețineți că înainte de a pune întrebări, ar trebui să citiți cu atenție articolul, deoarece majoritatea răspunsurilor sunt deja acolo.

  • Fișa postului a asistentului managerului este creată pentru a eficientiza relațiile de muncă. Documentul indică îndatoririle funcționale, responsabilitățile, drepturile angajatului.

    Funcția de „asistent manager” în diferite organizații poate fi numită diferit: asistent personal director, asistent manager, secretar.

    Exemplu de fișă tipică a postului pentru asistentul unui manager

    1. Asistentul șefului este numit în funcție și eliberat din funcție prin ordinul șefului organizației.

    2. Asistentul șefului raportează direct șefului companiei.

    3. În absența asistentului la șef, drepturile și îndatoririle funcționale ale acestuia sunt transferate altui funcționar, care se raportează în ordinul organizației.

    4. În funcția de asistent manager este numită o persoană care are studii superioare și o experiență similară în muncă de un an sau mai mult.

    5. Asistentul managerului este ghidat în activitățile sale de:

    • legislația Federației Ruse;
    • Reglementări interne ale muncii, Carta și alte reglementări ale companiei;
    • ordinele și ordinele conducerii;
    • această fișă a postului.

    6. Asistentul managerului ar trebui să știe:

    • procedura stabilită pentru manipularea documentelor în organizație;
    • reguli de comunicare în afaceri și etichetă;
    • procedura de păstrare a documentației de raportare;
    • reguli de utilizare a echipamentelor de birou, comunicații;
    • elementele de bază ale lucrului într-un editor de text, foi de calcul;
    • elementele de bază ale muncii de birou;
    • structura organizatorica si personala a companiei;
    • procedura de încheiere și executare a contractelor.

    Următoarele sarcini funcționale sunt atribuite asistentului managerului:

    1. Planificarea zilei de lucru a managerului: elaborarea și stabilirea unui program pentru întâlniri, vizite, apeluri, recepții și alte acțiuni.

    2. Insotirea personala a managerului la intalniri, receptii, in excursii.

    3. Suport tehnic pentru munca șefului: comanda bilete, transport; organizarea de negocieri, întâlniri.

    4. Păstrarea proceselor-verbale și a altor documente care consemnează cursul și rezultatul întâlnirilor, întâlnirilor, negocierilor.

    5. Aducerea la cunoștința angajaților diviziilor structurale ale instrucțiunilor organizației, ordinelor de conducere și control al implementării acestora.

    6. Colectarea de informații, pregătirea și furnizarea de rapoarte analitice, informaționale, de referință și de altă natură către conducere.

    7. Păstrarea evidenței, primirea corespondenței trimise șefului.

    8. Înregistrarea vizitatorilor pentru o recepție personală cu șeful, organizarea primirii acestora.

    9. Acceptarea documentelor și cererilor de semnătură a șefului, înregistrarea acestora, contabilizarea și trecerea la șef.

    10. Intocmirea de scrisori, cereri, alte documente in numele conducerii.

    11. Pregătirea ședințelor, ședințelor, ședințelor, conduse de șef. Colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora, locul desfășurării lor, ordinea de zi.

    12. Îndeplinirea sarcinilor de birou ale șefului.

    Asistentul managerului are dreptul de a:

    1. Primiți informații în cantitatea necesară pentru a îndeplini sarcinile atribuite.

    2. Trimiteți sugestii conducerii pentru a-și îmbunătăți activitatea și a raționaliza activitățile companiei.

    3. Trimite cereri către unitățile organizatorice (în numele șefului sau din inițiativă personală) pentru obținerea documentelor necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.

    4. Solicitați conducerii instituției să creeze condițiile necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.

    5. Luați decizii independente în limita competenței lor.

    6. Aveți acces la informații confidențiale atunci când apare o nevoie de afaceri.

    Asistentul managerului este responsabil pentru:

    1. Furnizarea angajaților organizației de informații inexacte.

    2. Efectuarea necorespunzătoare a atribuțiilor lor.

    3. Daune materiale aduse organizației, statului, contrapărților acesteia, angajaților.

    4. Încălcarea termenelor de îndeplinire a sarcinilor atribuite.

    5. Încălcarea prevederilor actelor de conducere ale organizației, hotărârilor, decretelor.

    6. Dezvăluirea secretelor comerciale, a datelor personale, a informațiilor confidențiale.

    7. Acțiuni dincolo de competența sa.

    8. Încălcarea disciplinei muncii, măsuri de siguranță, reglementări interne de muncă, protecție împotriva incendiilor.

    9. Încălcarea normelor de etichetă în afaceri, tratament dur al partenerilor de afaceri, vizitatorilor, angajaților organizației.

    Descrierea postului: cerințe pentru asistentul unui manager, puterile și drepturile acestuia + sfaturi privind utilizarea drepturilor sale

    Atunci când formează un personal de angajați, șeful oricărei organizații trebuie să informeze în mod necesar angajatul despre atribuțiile sale oficiale. La redactarea unei instrucțiuni, managerul trebuie să mențină ordinea secțiunilor acesteia, structura specifică B. De obicei, sunt descrise caracteristicile profesiei, se indică poziția oficială a salariatului în structură, cerințele, drepturile și responsabilitățile acestuia. Asistentul managerului, ca și alți angajați ai organizației, este obligat să acționeze și să respecte toate cerințele documentului specificat.

    Principala resursă a oricărei organizații sunt angajații săi. Ei sunt cei care contribuie la creșterea și prosperitatea producției. Șefii inteligenți își prețuiesc angajații. Printre alte poziții semnificative, se remarcă asistentul la șef. Responsabilitățile și importanța cărora este greu de supraestimat. Este mâna dreaptă și consilier șef, planificator de evenimente și coordonator de întâlnire. Va fi foarte greu pentru un manager de top să conducă o afacere fără un asistent bun.

    Trăsături distinctive și specificitate ale activităților asistentului

    Nu există nicio poziție care să fie la fel de controversată și ambiguă în ceea ce privește cerințele ca un asistent manager. Atribuțiile angajaților angajați în acest tip de activitate includ destul de multe puncte. În plus, asistenții personali sunt adesea confundați cu secretarele sau directorii de birou. Deși sunt asemănătoare, sunt tipuri diferite de activități.

    Responsabilitatile functionale ale asistentului managerului:

    • Asigurarea zilei de lucru a șefului - program, întâlniri, semnare documente și călătorii de afaceri;
    • asigurarea unui loc de muncă confortabil pentru un manager de top - având grijă de microclimatul, curățenia și confortul spațiilor;
    • lucrul cu documentele managerului, în special cu scrisorile și apelurile primite;
    • asigurarea confortului psihologic al sefilor;
    • desfășurarea negocierilor inițiale;
    • traducere;
    • asigurarea managementului papetăriei etc.

    Această listă este mult mai largă decât atât sarcinile de secretariat, cât și cele administrative. Cu toate acestea, specificul cu care se confruntă un angajat în funcția de „asistent personal al managerului”, îndatoririle și nuanțele activităților vor fi diferite pentru diferiți angajatori.

    Se întâmplă că aceasta este în principal muncă de secretariat. Sau asistentul se ocupă exclusiv de a oferi confort și ordine șefului. Unii asistenți sunt adjuncți cu drepturi depline și își subordonează angajații.

    Solicitările profesionale ale angajatorului pentru candidatul la funcția de „asistent manager”, atribuții și cerințe pentru educație

    Cerințele pentru educația de bază și experiența de muncă vor diferi în funcție de opiniile conducerii. Cel mai adesea, acest post vacant este considerat unul de început într-o carieră. Cu toate acestea, un top-manager serios va căuta o persoană cu o anumită experiență profesională și de viață ca asistent.

    Cerința minimă este studii medii de specialitate legate de administrație sau jurisprudență. În plus, angajatorii se așteaptă la următoarele calități profesionale de la solicitanți:

    • capacitatea de a lucra în toate programele de birou;
    • viteză mare de imprimare;
    • alfabetizare;
    • cunoașterea a cel puțin o limbă străină, cel mai adesea engleză;
    • cunoașterea elementelor de bază ale programării și a programelor de calculator non-standard;
    • capacitatea de a efectua munca de birou și corespondența în conformitate cu cerințele de reglementare;
    • cunoașterea elementelor de bază ale legislației în vigoare;
    • vorbire competentă, bine definită.

    Aceasta este cerința minimă pentru un solicitant pentru postul de „asistent personal al managerului”. Responsabilitățile pot fi, de asemenea, completate, în funcție de sfera organizației. În unele întreprinderi, o educație specializată sau conexă este considerată o condiție prealabilă pentru admiterea la un astfel de loc de muncă. În plus, educația suplimentară în afaceri sau cursurile de formare avansată sunt considerate un mare plus.

    Cerințe pentru trăsăturile personale ale asistentului

    Pe lângă asistenții profesioniști, asistenților managerilor de top le sunt impuse o serie de cerințe personale. Specificul postului de „asistent manager”, îndatoririle și trăsăturile muncii presupun un tip aparte de caracter.

    În primul rând, acestea sunt:

    • rezistență la stres - la urma urmei, asistentul trebuie deseori să fie primul care să-și asume furia superiorilor și să asculte nemulțumirea subordonaților săi;
    • multitasking - capacitatea de a face mai multe lucruri în același timp este cea mai valoroasă calitate a unui asistent bun;
    • gândire pozitivă - fără această trăsătură de caracter, un asistent manager nu poate face față unor responsabilități suplimentare, deoarece activitățile sale depășesc adesea cadrul cooperării standard de afaceri;
    • capacitate mare de învățare - dorința de a învăța lucruri noi și de a înțelege calitativ fluxul de lucru ar trebui să fie prezentă în fiecare asistent bun.

    Acestea sunt doar trăsăturile de bază ale caracterului de care fiecare asistent manager are nevoie pentru o carieră profesională de succes. Dar cea mai importantă cerință personală este ca temperamentul și comportamentul șefului și asistentului să nu fie discordante, ci în mod ideal să se completeze reciproc.

    Sarcinile generale ale unui asistent manager

    Asistentul lucrează direct cu conducerea organizației, îndeplinind atât sarcini personale, cât și sarcini profesionale. Acestea includ de obicei:

    • managementul muncii de birou a șefului și, în unele cazuri, a întregii organizații. În întreprinderile individuale, asistenții gestionează secretariatul organizației;
    • coordonarea activitatilor de management. Programarea intalnirilor de afaceri, reamintirea sefilor despre evenimente si activitati de tot felul;
    • efectuarea corespondenței în numele organizației;
    • primirea și redistribuirea apelurilor telefonice primite;
    • oferind managerului la cerere toate informațiile necesare.

    Responsabilități suplimentare ale asistentului la șeful organizației

    Un asistent personal manager cu responsabilități și funcții suplimentare este cea mai frecventă deschidere pentru acest domeniu de activitate. De cele mai multe ori, conducerea caută un angajat destul de versatil, capabil să-și extindă responsabilitățile.

    Cele mai frecvente responsabilități suplimentare sunt:

    • traducere dintr-o limbă străină, inclusiv în timpul negocierilor. Este posibil ca conducerea să nu aibă întotdeauna încredere deplină în lucrătorii terți, iar cunoașterea cel puțin a limbii engleze este foarte utilă aici;
    • organizarea deplasărilor managerului și însoțirea călătoriei. O astfel de activitate presupune că asistentul se va ocupa de toate problemele casnice: mișcarea, comandarea unui taxi și hotel, catering și documente;
    • însoțirea autorităților la evenimente de protocol;
    • servicii cu caracter casnic.

    Această listă este departe de a fi completă. Cel mai adesea, este destul de dificil să răspunzi fără echivoc la întrebarea care este responsabilitatea unui asistent manager? Această activitate este foarte diversă. Fiecare șef își face propriile cerințe, principalul lucru este să se asigure că toate sunt în limitele legii.

    Program de lucru asistent personal

    Una dintre principalele caracteristici ale acestei activități este dependența timpului de lucru al angajatului de management. Desigur, normativ prevede o zi lucrătoare de opt ore. De fapt, asistenții își compară regimul cu superiorii lor.

    Această „neclaritate” a orelor de lucru și nevoia de a ține mereu legătura cu conducerea, descurajează adesea absolvenții de la aceste posturi vacante. De fapt, nu trebuie să lucrezi mai mult decât în ​​orice alt loc. Doar că timpul de odihnă și de muncă devine volubil.

    Descrierea postului pentru asistent manager

    Structura postului de „asistent manager”, responsabilitățile, cerințele pentru educație și experiența de lucru ar trebui să fie precizate în fișa postului. Acesta este un document care asigură transparența cerințelor de management și un control ușor asupra îndeplinirii sarcinilor angajatului.

    Fișa postului este de natură normativă și trebuie respectată. Acest document prescrie toate subtilitățile muncii directorului asistent. Acesta este practic un ghid de acțiune. Documentul cuprinde nu numai îndatoriri, ci și drepturi, responsabilități și specificul soluționării conflictelor de muncă.

    În legătură cu specificul activităților asistentului manager, întocmirea fișei postului acestuia trebuie tratată cu o atenție deosebită. Este imperativ să se prescrie caracteristicile muncii, nuanțele organizării timpului de muncă și odihnă, compensarea orelor suplimentare.

    Este necesar să se distingă fișa postului unui asistent de același document pentru postul de „asistent manager de proiect”. Responsabilitățile acestuia din urmă sunt adesea temporare, ca și jobul în sine.

    În plus, fișa postului ar trebui să menționeze clar titlul postului. Cel mai adesea ele indică „secretar”, „secretar-asistent”, „manager de trimitere”. Vă rugăm să vă asigurați că această intrare respectă reglementările aplicabile și este actualizată.

    Ce să includă în CV-ul asistentului executiv

    A fi asistent personal este un început excelent pentru o carieră de absolvent. Astfel, poți obține primul loc de muncă și obține o experiență profesională incomparabilă. Cu toate acestea, chiar și pentru candidații cu experiență, acest post vacant poate părea interesant. Mai ales dacă intenționați să schimbați domeniul de activitate.

    Cunoscând principalele responsabilități ale unui asistent manager, nu este greu să redactezi un CV. Acest document presupune că sunteți familiarizat cu partea teoretică a întrebării și sunteți gata să începeți. Studiați cu atenție cerințele pentru solicitant și începeți să scrieți textul.

    Datele care trebuie indicate în CV pentru postul vacant „asistent” sau „asistent personal șef”:

    1. Nume complet, prenume și patronimic, într-un CV pentru o firmă străină sunt permise doar primele două.
    2. Statusul familiei. Acesta este un element obligatoriu - postul de asistent implică adesea un program de lucru neregulat. Trebuie să fii sigur că un astfel de program nu va afecta negativ responsabilitățile familiale.
    3. Educaţie. Afișat în ordine cronologică. Dacă încă studiați, asigurați-vă că notați cât timp va dura să fie finalizat. Adesea, angajatorii angajează studenți ca asistenți, cu avansare ulterioară în carieră. Aici indicați, de asemenea, cunoștințele dvs. despre o limbă străină și nivelul de competență în aceasta.
    4. Experiență de muncă. Indicați din acesta din urmă. Dacă nu aveți deja unul, atunci enumerați proiectele dvs. de voluntariat, participarea la activități sociale sau organizații comerciale, practici educaționale și alte activități adecvate. Dacă nu puteți furniza nimic, luați o mărturie de la departamentul emitent și scrieți că sunteți gata să o furnizați.
    5. Caracteristici personale. Fii cât se poate de sincer cu tine. Descrieți personajul din punctul de vedere al psihologiei clasice și asigurați-vă că vă notați punctele forte și punctele slabe.
    6. Informații suplimentare. Aici ar trebui să scrieți de ce angajatorul ar trebui să vă aleagă dintre alți solicitanți. În plus, asigurați-vă că includeți abilități suplimentare, cum ar fi deținerea unui permis de conducere. De asemenea, va fi util în acest moment să scrieți despre disponibilitatea educației suplimentare, cursurilor de perfecționare, educației în afaceri.
    7. Contacte. Lăsați cât mai multe modalități de a vă contacta: numere de telefon mobil și de acasă, adresă de e-mail, skype, un link către o pagină de pe o rețea de socializare. Vă rugăm să furnizați numai informații actualizate.

    Un CV scris corect nu va trece neobservat de angajator.

    Atribuțiile asistentului la șeful unității

    De obicei, cei care caută un loc de muncă caută un loc de muncă ca asistent executiv personal. Dar este mai ușor să începeți promovarea în această nișă de carieră, din postul de „asistent la șef departament de vânzări”. Atribuțiile acestui angajat nu sunt atât de extinse, dar experiența și perspectivele sunt incomparabil mai mari.

    Principala diferență dintre asistenții șefilor de departamente constă în activitățile lor mai specifice și mai restrâns concentrate. Ei execută lucrări legate de o direcție specifică de producție sau management. Această experiență este de neprețuit pentru avansarea în carieră.

    Atribuțiile unui asistent la șef de departament includ totul la fel ca și cele ale șefului întreprinderii. Dar există și o specificitate specială:

    • necesitatea cunoașterii temeinice a esenței procesului de producție, management sau comerț al unității;
    • contact cu asistenții din alte departamente și directorul general adjunct;
    • menține documentația specifică unității.

    Asistent personal Perspectivă de carieră

    Tinerii văd această poziție ca pe un început de carieră. Cu toate acestea, trebuie să distingeți ce fel de promovare doriți. Orizontal sau vertical? În această întreprindere, sau aceasta este doar linia de plecare într-un CV viitor? Strategia pentru acțiuni ulterioare depinde de răspunsurile la aceste întrebări.

    Conducerea apreciază asistenții buni, iar acest lucru, din păcate, are un efect negativ asupra creșterii carierei lor. Șeful nu vrea să renunțe la angajatul ideal, este de acord să mărească salariul și oferă beneficii suplimentare - aceasta este o opțiune de carieră orizontală. Cel mai frecvent în rândul asistenților personali.

    Cel mai simplu mod de a urca pe scara carierei într-o anumită organizație este de la postul de asistent până la șef de departament. Astfel de posturi sunt adesea angajate tocmai cu perspectiva de a cunoaște mai bine angajatul și de a se pregăti. Dacă vrei o carieră verticală, atunci acesta este drumul tău.

    Funcția de asistent manager nu este vizibilă din exterior, dar foarte semnificativă pentru organizație. Un asistent competent este capabil să îmbunătățească eficiența managementului și, prin urmare, să ofere mai mult profit întreprinderii.

    Descrierea postului pentru asistent manager - un document care definește în mod clar specificul sarcinilor rezolvate de angajatul în funcția relevantă, deoarece poate include o gamă largă de responsabilități. Ce să căutați atunci când redactați instrucțiuni, vom spune în articolul nostru.

    Cine este asistent manager

    Poziția de „asistent CEO” poate implica roluri foarte diferite. Salariatul firmei care o ocupa, in practica, poate fi:

    • actual adjunct al șefului firmei pentru anumite grupuri de probleme (de exemplu, juridice);
    • secretar personal al directorului.

    Să studiem mai detaliat specificul instrucțiunilor pentru fiecare dintre poziții.

    Fișa postului directorului general adjunct (adjunct)

    În instrucțiunile directorului asistent pentru un anumit grup de probleme, se consemnează în primul rând că acest angajat:

    • aparține categoriei de manageri;
    • raportează direct directorului general.

    În ceea ce privește atribuțiile sale, un astfel de specialist este de fapt egal cu adjunctul șefului companiei. Acesti angajati i se impun cerințe de calificare destul de înalte:

    • prezența învățământului superior în profilul problemelor speciale (de exemplu, juridice);
    • experiență îndelungată în muncă - 3 ani sau mai mult.

    În plus, instrucțiunile pentru acest specialist indică o listă de surse după care ar trebui să se ghideze. De regulă, acesta este un set de documente foarte complex: poate include acte juridice de reglementare referitoare atât la legislația generală, cât și la cea specială din domeniul activităților firmei, acte locale, materiale metodologice, educaționale și surse care reflectă practica de aplicare a legii.

    Directorul adjunct pentru un grup special de probleme se subordonează adesea altor angajați, are un număr mare de competențe pentru a organiza evenimente de afaceri, a emite comenzi și comenzi și a monitoriza activitatea diferitelor departamente ale companiei.

    Instrucțiunea Asistentului Personal Director

    Funcția de asistent manager poate corespunde și cu cea de secretar care lucrează într-o zonă de recepție.

    V fișa postului directorului asistentîndeplinind această funcție, se poate consemna că:

    • aparține categoriei profesionale;
    • raportează nu numai directorului general, ci și șefului serviciului responsabil cu managementul personalului, în ceea ce privește funcțiile de secretariat.

    Astfel, un director asistent in statut de secretar are incomparabil mai putine puteri decat un specialist care, din punct de vedere al functiilor sale de serviciu, corespunde unui director general adjunct. Acest lucru predetermina cerințe de calificare semnificativ mai puțin stricte pentru acest angajat. De regulă, pentru a ocupa o funcție, este suficient ca acesta să aibă studii medii, iar cerințele pentru vechimea în muncă pentru un secretar nu pot fi stabilite în principiu.

    Lista surselor după care ar trebui să se ghideze secretarul este, de asemenea, semnificativ mai restrânsă decât în ​​cazul directorului adjunct propriu-zis. De regulă, vorbim de norme legale generale, precum și de acte locale care reglementează direct activitatea secretarului.

    Asistentul directorului general al firmei, care îndeplinește funcția de muncă de secretar, de cele mai multe ori nu are în subordine alți angajați. Cu toate acestea, acesta poate fi împuternicit să trimită cereri și comenzi altor angajați, dacă este necesar pentru îndeplinirea funcțiilor sale de serviciu.

    De unde să descărcați un exemplu de descriere a postului pentru un director asistent

    Întrucât în ​​practică, asistentul șefului companiei poate fi înțeles fie ca adjunct, fie ca secretar al acestuia (2 posturi care diferă în ceea ce privește funcțiile și atribuțiile de muncă), oferim exemple de instrucțiuni pentru angajații care ocupă fiecare dintre aceste posturi.

    În acest articol, vom lua în considerare responsabilitățile postului unui asistent personal. Vă vom spune ce calități sunt necesare pentru a face față cu succes acestui job

    Materiale conexe:

    Cine este asistent personal al unui lider

    Poziția de asistent manager pe piața muncii din Rusia a apărut relativ recent. Pe baza responsabilităţilor postului, se poate rezuma că asistent personal – secretara aceluiași manager dar cu responsabilităţi extinse.

    Faptul este că munca unui asistent personal nu se limitează doar la îndatoririle unui secretar: ele adaugă, de asemenea, responsabilități pentru planificarea programului unui manager, organizarea de evenimente și desfășurarea convorbirilor telefonice. Putem spune că principala sarcină a unui asistent personal este să-l elibereze pe manager. Adică, angajatul personal este cel care îndeplinește cea mai mare parte a muncii managerului. Cadrul, desigur, este determinat de fiecare șef individual. Există chiar și cazuri când asistentul unui manager îl înlocuiește de fapt pe șeful. În cele mai multe cazuri, gama de atribuții ale unui asistent personal, consacrate în fișa postului, este mult mai mică decât în ​​practică.

    Responsabilitatile locului de munca

    Atribuțiile asistentului managerului sunt reglementate de standardul profesional. Acest document conține o listă de responsabilități pentru angajați, cum ar fi secretarul asistent și secretarul unui manager. Se știe că respectarea standardului profesional în companiile care nu sunt municipale și de stat nu este obligatorie. Cu toate acestea, recomandările din acest document sunt reflectate în definirea responsabilităților postului de secretariat în companiile private.

    Fișa postului asistentului manager, ținând cont de cerințele standardului profesional

    Descărcați documentul complet

    Standardul profesional nu include profesia de asistent personal. Cu toate acestea, îndatoririle sale se reflectă cel mai pe deplin în standardul profesional pentru secretarul șefului. În primul rând, acestea sunt împărțite în 2 părți:

    1. Sprijin organizatoric pentru activitățile șefului.
    2. Suport documentar pentru activitățile șefului organizației.

    Sprijinul organizatoric consta in:

    • formarea unui plan de zi de lucru pentru secretarul managerului;
    • organizarea primirii apelurilor de la manager;
    • pregatirea si deservirea diverselor evenimente: intalniri, intalniri de afaceri, intalniri;
    • controlul asupra executării comenzilor;
    • organizarea si intretinerea unui spatiu de lucru functional in zona de receptie si biroul managerului.

    Aceste funcții ale asistentului managerului sunt cunoscute și sub denumirea de suport administrativ, deoarece atunci când sunt îndeplinite, secretarul realizează efectiv munca administrativă.

    Harta mentală a organizării unei călătorii de afaceri a capului

    Cum să creați și să utilizați o hartă

    Suportul de documentare include pregătirea și execuția:

    • documente organizatorice;
    • documentatie de management;
    • organizarea muncii cu documente;
    • prelucrarea cazurilor pentru depozitarea ulterioară.

    Rețineți că asistentul unui manager, ale cărui atribuții coincid cu cele de mai sus, sunt adesea forțați să îndeplinească o serie de sarcini personale. Se recomandă ca acest domeniu de responsabilități să fie determinat direct la angajare.

    Calitățile personale ale unui asistent de manager

    Sarcinile asistentului managerului nu sunt ușoare. Prin urmare, angajatul trebuie să fie cât mai pregătit pentru implementarea lor, atât psihic, cât și fizic. Să aruncăm o privire la cele mai importante trăsături de personalitate pe care ar trebui să le aibă un asistent personal.

    Toleranta la stres... Această calitate este obligatorie datorită volumului mare de muncă și responsabilităților unui asistent personal. Doar o minte rece și capacitatea de a nu reacționa la stimuli externi sau la un mod de lucru de urgență îl vor ajuta pe asistentul personal să nu-și piardă forțele chiar la începutul zilei de lucru.

    Sociabilitate... Se știe că recepția managerului nu este niciodată liniștită: vizitatorii așteaptă mereu acolo, sau sună telefonul. Și asistentul managerului este cel care este obligat să comunice cu fiecare persoană care dorește să obțină audiență cu managerul. În același timp, fiecare are întrebări, obiective și dispoziții diferite, toți trebuie să găsească un limbaj comun și să-și câștige încrederea. Fiți siguri că managerul dumneavoastră este puțin probabil să fie mulțumit dacă un client supărat intră în biroul lui. Prin urmare, în acest caz, sarcina asistentului personal va fi să prevină astfel de situații, ceea ce este imposibil în absența sociabilității. Principalul lucru este că sociabilitatea nu se revarsă în vorbăreț.

    Greșeli și prostii ale asistentului, pe care managerul le va observa cu siguranță


    Alte greșeli și cum să le evitați

    Atenție... Această calitate este de mare importanță în lucrul cu documente. Un asistent personal ar trebui să fie capabil la prima vedere să evalueze corectitudinea proiectării și pregătirii unui anumit document. Mai mult, principalul motiv al erorilor în documente este doar neatenția.

    Memorie... Se știe că lucrul cu documente este asociat cu un număr mare de reglementări și legi, pe care un asistent personal trebuie să le cunoască. În plus, la recepție se primesc zilnic un număr mare de apeluri, care nu trebuie uitate. De asemenea, este necesar să ne amintim numele tuturor partenerilor importanți, informații despre starea actuală a lucrurilor etc. Toate acestea necesită o memorie bună din partea secretarei și capacitatea de a lucra rapid cu informații.

    Ce calități sunt importante pentru asistenți: din punctul de vedere al liderilor și al asistenților înșiși

    Ce așteaptă asistenții și secretarii manageri

    În plus, un ajutor eficient trebuie să fie proactiv și inteligent din punct de vedere emoțional. Inteligența emoțională scăzută pentru asistentul unui manager este o contraindicație pentru această muncă. Prin urmare, trebuie doar să vă înțelegeți emoțiile și să le puteți gestiona, precum și să înțelegeți emoțiile celorlalți.

    Verificați-vă inteligența emoțională

    Una dintre calitățile importante pentru un lider într-un asistent este proactivitatea. Un astfel de asistent ia inițiativa. El calculează cu un pas înainte, pregătește opțiuni de rezervă, clarifică informații și detalii suplimentare, pune întrebări, ia decizii. Un asistent proactiv are trei abilități esențiale: curiozitate, responsabilitate și creativitate.

    Verifică cât de curios ești

    Descărcați și faceți testul

    Calități profesionale ale unui asistent de manager

    Calitățile profesionale cerute în munca unui asistent personal al managerului alcătuiesc o listă impresionantă. Pentru a le determina, puteți utiliza și standardul profesional, care afișează clar ce aptitudini sunt necesare pentru îndeplinirea anumitor sarcini de serviciu. Deci, pentru a desfășura suport organizațional pentru activitățile unui lider, un asistent personal trebuie să aibă multe calități profesionale.

    1. Înțelegeți specificul activităților de producție ale organizației:
      • specificul industriei;
      • modele de interacțiune între organizație și mediul extern.
    2. Să fie capabil să comunice cu conducerea organizației și departamentele acesteia.
    3. Cunoașterea metodelor de organizare științifică a muncii;
      • funcții de autogestionare;
      • principii și reguli de planificare a programului de lucru;
    4. Să fii capabil să-ți stabilești obiective. Bazele planificarii.
    5. Cunoașteți principiile prioritizării.

    Cum să-ți prioritizezi dezvoltarea

     

    Ar putea fi util să citiți: