Asistent personal manager: responsabilități și cerințe. Fișa postului asistentului șefului - exemplu Exemplu de fișă a postului asistent al președintelui dumei

Un asistent este fața companiei, un angajat valoros care păstrează controlul asupra tuturor proceselor de muncă, fără a pierde nimic din vedere, știe să facă față rapid dificultăților, conflictelor, problemelor și preia orice proces organizațional. Asistentul manager își implementează atribuțiile de muncă sub supravegherea șefului său imediat, fiind mâna sa dreaptă. Asistentul efectuează un număr colosal de sarcini de altă natură, eliberând astfel timpul șefului său pentru sarcini mai globale din campanie.

Descrierea postului pentru asistent manager

O fișă a postului este un document care conține mai multe secțiuni cheie: o listă de îndatoriri, drepturi, responsabilități ale angajaților. Instrucțiunile, pe care solicitantul pentru postul de asistent este obligat să le studieze și să le semneze cu atenție, stabilește în detaliu care este responsabilitatea asistentului managerului.

Dispoziții generale

În mod obișnuit, în funcția de asistent sunt numite persoane cu studii superioare, experiență de lucru de cel puțin un an, cunoștințe de bază ale legislației, abilități de birou, cunoștințe de limbi străine, cunoștințe de calculator și dactilografiere de mare viteză. Atribuțiile unui asistent regizor implică anumite calități personale:

• diligență, responsabilitate;
• alfabetizare, acuratețe;
• rezistență la stres, inițiativă;
• capacitate de învățare, muncă grea;
• pozitivitate, diplomație;
• rezistență, perseverență;
• sociabilitate;
• onestitate, dăruire;
• disciplină, organizare.

Cerintele de calificare pentru asistentul manager sunt stabilite prin standardul profesional aprobat prin Ordinul Ministerului Muncii din 06.05.2015 nr.276n. Standardul definește următoarele cerințe pentru angajați:

• învăţământ - secundar de specialitate;
• educație suplimentară - program de formare profesională pentru profesia salariaților;
• cerințe de experiență - nu se aplică;
• conditii speciale de admitere la munca - nu este cazul.

Funcții

Un standard profesional este necesar pentru ca un angajator să înțeleagă cerințele funcționale clare pentru un angajat. Dar legea vă permite să alegeți între cerințele standardelor și ghidurile de calificare. Prin Decretul Ministerului Muncii nr.37 din 21.08.1998, Manualul de calificare cuprinde functia de secretar principal. În conformitate cu acesta, atribuțiile unui asistent manager se reduc la următoarele funcții:

• implementarea lucrărilor privind activitățile organizatorice și administrative ale șefului întreprinderii;
• gestionarea lucrărilor de birou ale companiei, executarea comenzilor șefului;
• organizarea procesului de primire a vizitatorilor, apeluri și analiza corespondenței.

Responsabilitati

Nu este greu de formulat care este responsabilitatea unui director asistent al unei organizații: indiferent de direcția activităților organizației, funcțiile managementului sunt în general aceleași. Atribuțiile asistentului se reduc la:

• îndeplinirea sarcinilor și solicitărilor personale ale șefului;
• păstrarea evidenței;
• însoțirea șefului în călătorii și la evenimente de afaceri;
• coordonarea si distribuirea apelurilor telefonice, corespondenta si vizitatori;
• organizarea apelurilor pentru manager;
• efectuarea corespondenței atât pe hârtie, cât și în format digital;
• luarea de decizii rapide în situații urgente și oferirea șefului tuturor cu o bază de informații;
• organizarea de evenimente de lucru și călătorii pentru șef;
• exercitarea controlului asupra executării ordinelor și instrucțiunilor superiorilor de către angajați;
• asigurarea managerului cu toate materialele necesare, rechizite de birou, echipamente;
• participarea, dacă este necesar, la negocieri;
• organizarea prezentării companiei.

Drepturi

Ce responsabilități are un director asistent și ce drepturi îi sunt atribuite este determinat de actul de reglementare local al organizației. Pentru o mai bună performanță a muncii directe în fișa postului, este logic să remediați corect:

• să facă sugestii pentru îmbunătățirea activității lor și să ofere managementului proiecte de îmbunătățire a activității companiei;
• cere respectarea drepturilor lor, semnate în contractul de muncă, precum și crearea condițiilor necesare pentru muncă;
• ia decizii în competența lor;
• primește toate documentele necesare și informațiile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale.

Lista drepturilor difera uneori in functie de tipul de activitate.

O responsabilitate

Fiecare angajat este obligat să-și facă treaba în mod corespunzător. După ce compania a stabilit ce atribuții are asistentul managerului și le-a fixat în fișa postului și în alte LNA ale organizației, angajatul este responsabil pentru necinste și incompetență. Nivelul de responsabilitate este prevăzut și își asumă răspunderea materială, disciplinară și, în unele cazuri, penală pentru abaterile săvârșite în timpul prestării muncii. Responsabilitatea unui asistent poate apărea pentru:

• cauzarea daunelor materiale organizației;
• neglijență în muncă și neîndeplinire a obligațiilor lor;
• angajarea în afaceri personale în timpul programului de lucru;
• nerespectarea regulilor de reglementare internă a muncii, disciplina muncii, siguranță și securitate la incendiu;
• grosolănie cu clienții, angajații și încălcarea regulilor de curtoazie;
• acţiuni în afara competenţei lor.

Asistent șef - o funcție administrativă responsabilă legată de furnizarea de diverse tipuri de asistență șefului întreprinderii, inclusiv economică, juridică și tehnică.

De fapt, un asistent manager este o secretară, un informatician, un angajat al departamentului de personal, un avocat și un economist, toate reunite într-unul. Niciun manager nu se poate lipsi de un prim asistent care este gata să vină în ajutor în momentele cele mai nefavorabile pentru afaceri, să livreze documentele uitate la timp, să amintească de o întâlnire importantă, să asculte și să sfătuiască în luarea deciziei corecte.

Relevanța și perspectivele de dezvoltare ale acestei poziții

Datorită extinderii legăturilor dintre întreprinderi, utilizării active în viața de zi cu zi și în muncă, nevoii de a fi în permanență în contact cu partenerii de afaceri, mulți antreprenori sunt nevoiți să achiziționeze asistenți.

Poziția de asistent este extrem de relevantă în lumea modernă. După ce a evoluat de la o secretară obișnuită care servește ceai și răspunde la apeluri, această profesie este acum asociată cu o mare responsabilitate și prezența unor cunoștințe.

Pentru a ocupa această poziție nu numai responsabil, ci și foarte promițător, deoarece după ce șeful pleacă la o promovare, există posibilitatea de a-și obține locul. Experiența practică și teoretică acumulată în postul de asistent va fi cea mai bună recomandare pentru conducerea superioară și va ajuta pe viitor să avanseze bine în serviciu.

Avantajele și dezavantajele de a fi asistent

Postul de asistent manager are atât avantaje, cât și dezavantaje.

LA laturi pozitive posturile ocupate includ:

• apropierea de superiori;
• acces constant la informații actualizate;
• capacitatea de a fi puțin mai mare decât alți angajați ai companiei;
• oportunitatea de a întâlni oameni interesanți, de a face noi contacte utile;
• lucrează într-un mediu confortabil.

Laturile negative Posturile unui asistent manager sunt:

• călătorii frecvente de afaceri;
• program de lucru neregulat;
• a fi într-o situație stresantă;
• căderi emoționale ale șefilor;
• nevoia de a renunța la viața personală de dragul unei cariere și al muncii.

Asistentul executiv trebuie să aibă o toleranță crescută la stres. Liderii nu sunt întotdeauna capabili să facă față emoțiilor care apar după o zi proastă la serviciu, motiv pentru care asistenții lor cad adesea sub mâna fierbinte.

Dacă nu ați înregistrat încă o organizație, atunci cel mai usor Acest lucru se poate face folosind servicii online care vă vor ajuta să generați toate documentele necesare în mod gratuit: Dacă aveți deja o organizație și vă gândiți la modul în care puteți facilita și automatiza contabilitatea și raportarea, atunci vin în ajutor următoarele servicii online, care va înlocui complet contabilul din firma dumneavoastră și vă va economisi mulți bani și timp. Toate rapoartele sunt generate automat, semnate cu semnătură electronică și trimise automat online. Este ideal pentru antreprenorii individuali sau SRL pe USN, UTII, PSN, TS, OSNO.
Totul se întâmplă în câteva clicuri, fără cozi și stres. Încearcă-l și vei fi surprins ce usor a devenit!

Cerințe pentru candidații pentru acest post

Bun ajutor trebuie avut cunoștințe în diverse domenii. Cel mai adesea, această funcție este ocupată de specialiști în domeniul selecției personalului, persoane cu studii juridice, economice, tehnice și umanitare.

Este extrem de important ca asistentul managerului să aibă așa ceva calitati, Cum:

• sociabilitate;
• încredere în sine;
• capacitatea de a răspunde rapid la circumstanțe schimbate;
• vorbirea corectă;
• o anumită rigiditate;
• poziție fermă în viață.

In cazul in care vorbim despre un domeniu de constructii, tehnologic si alt domeniu specific, asistentul managerului trebuie sa aiba cunostinte si aptitudini deosebite. La alegerea unui asistent, se acordă o atenție deosebită cunoștințelor de limbi străine ale candidatului și abilităților de utilizare a programelor de calculator.

Responsabilitatile locului de munca

trebuie sa:

Poziția unui asistent este diversă, nu trebuie să contezi că poți sta la birou și, ocazional, să tipărești actele necesare.

Drepturi și responsabilități

are dreptul de a să semneze documente în numele șefului, dacă aceasta se referă la atribuțiile sale. În plus, persoana care îndeplinește atribuțiile de asistent are dreptul să studieze documentele legate de atribuțiile sale oficiale, precum și să primească informații pentru îndeplinirea lor de înaltă calitate. Dacă este necesar, are dreptul să trimită cereri către autoritățile și structurile relevante legate de primirea documentelor de lucru.

Unul dintre cele mai importante drepturi ale unui asistent este capacitatea de a cere conducerii să îi creeze condiții de lucru adecvate:

• asigurarea unui loc de muncă;
• dotarea locului de muncă cu computer, fax, imprimantă și scaner;
• asigurarea scrisului și a altor materiale necesare lucrării.

responsabil pentru îndeplinirea neglijentă sau de calitate insuficientă a sarcinilor sale de serviciu. În cazul constatării unor infracțiuni, asistentul poartă răspundere administrativă, penală și civilă. În cazul unor daune materiale, asistentul este obligat să poarte responsabilitatea în conformitate cu normele de muncă și legislația civilă a Federației Ruse.

Caracteristicile designului CV-ului

Aplicarea pentru postul de asistent manager trebuie să specificațiîn CV-ul trimis directorului organizației:

Când scrieți un CV, este necesar să indicați în mod discret prezența calităților sociabile, absența emoțiilor despre tonul crescut și disponibilitatea pentru o zi de lucru neregulată.

Caracteristicile muncii în diverse domenii de activitate

În primirea publică a deputatului

Asistent adjunct pur și simplu trebuie să fie extrem de sociabil. În plus, trebuie să cunoască numele, prenumele și telefoanele tuturor activiștilor care locuiesc în incinta, raionul, raionul, la care șeful său este deputat.

Asistentul adjunct trebuie să aibă propria bază de alegători, precum și o listă cu problemele districtuale care trebuie rezolvate. Asistentul ar trebui să cunoască cât mai mulți oameni utili, să fie pregătit să răspundă la întrebări din partea presei și a publicului și să conducă și să organizeze negocieri.

Asistentul unui deputat trebuie să aibă cunoștințe juridice, să aibă o educație în domeniul artelor liberale și aptitudini pentru psihologie. Ar trebui să vă pregătiți din timp pentru programe de lucru neregulate și pentru lipsa zilelor libere.

Departamentul de Resurse Umane

Atribuțiile asistentului șefului departamentului HR sunt să pregătească, să furnizeze, să tipăriți documente, să răspundă la apelurile primite și să mențină documentația de lucru. Avantajele postului sunt un program de lucru normalizat.

Departamentul de vanzari

Asistentul șefului departamentului de vânzări trebuie să stăpânească elementele de bază ale meșteșugului comercial, să poată găsi cumpărători și furnizori și să comunice cu clienții și alți antreprenori implicați în comerț.

Principala calitate este sociabilitatea și rezistența la stres.

Director artistic

Un asistent director de artă trebuie să aibă gusturi artistice, abilități de comunicare cu artiștii și cultura, capacitatea de a se ocupa de documentare și de a organiza prezentări, expoziții, diverse tipuri de comunicate de presă.

Poziția este potrivită doar pentru persoane cu înclinații artistice și o mentalitate umanitară.

Avantajele și dezavantajele lucrului ca asistent personal al managerului sunt descrise în următorul videoclip:

Secretar, adjunct sau asistent personal? Depinde de situatie! Luați în considerare cerințele, responsabilitățile și condițiile pe care ar trebui să le conțină fișa postului a asistentului manager-2018.

Din articol vei afla:

Asistentul șefului este adevărata „mână dreaptă” a primei persoane a companiei. Gama de sarcini atribuite unui astfel de angajat este, de regulă, largă. Dacă în masa de personal este asigurat postul de asistent personal al directorului, incearca sa prescrii functionalitatea acestuia in contractul de munca si fisa postului cat mai detaliat.

O instrucțiune scrisă corect este utilă ambelor părți ale unei relații de muncă. Inca din prima zi de munca intr-un nou post, un angajat va intelege ce i se cere. Iar angajatorul va evidenția gama de atribuții și atribuții oficiale, pentru neîndeplinirea cărora poți fi adus la răspundere disciplinară sau ridică problema conformității incomplete la locul de muncă a angajatului. În plus, CI enumeră toate cerințele pentru experiența practică și calificările unui specialist (a se vedea articolul „ : condiții care trebuie încheiate pentru toți angajații ").

Nu ratați: principalul material al lunii de la specialiștii de frunte ai Ministerului Muncii și Rostrud

Un director complet de fișe de post pentru toate industriile.

Descărcați documentele aferente:

Descrierea postului „Asistent manager”: structură și conținut

Nu există un formular unic de fișă a postului obligatoriu pentru toți angajatorii.

Cu toate acestea, există un șablon la îndemână cu mai multe secțiuni:

1. Dispoziții generale;
2. responsabilități și calificări funcționale;
3. drepturi și puteri;
4. o responsabilitate;
5. procedura de revizuire a instrucțiunilor.

Prevederile generale includ informații despre categoria căreia îi aparține postul descris, procedura de numire în funcție și demitere din aceasta. De asemenea, aici puteți indica faptul că angajatul raportează direct directorului general și în activitățile sale profesionale se ghidează după documentele de reglementare elaborate de companie. Enumerați principalele documente - fișa postului, regulamentul intern al muncii, contractul colectiv, instrucțiunile de protecție a muncii.

Cunoștințele și abilitățile necesare pentru a fi eficiente pot fi enumerate în secțiunea cu fișa postului sau separat. Asistentul managerului ar trebui să știe:

• structura întreprinderii și specificul industriei;
• gestionarea și arhivarea înregistrărilor;
• standarde pentru sistemul de înregistrare a documentației organizatorice și administrative, scrisorilor de afaceri și propunerilor comerciale;
• legislația muncii a Federației Ruse;
• regulile comunicării în afaceri și fundamentele economiei.

Nu uitați să reflectați în CI principalele drepturi și domenii de responsabilitate ale asistentului director. Ca orice alt angajat, acesta are dreptul la:

• cunoașterea documentelor care definesc atribuțiile oficiale;
• să primească informații și documente necesare pentru îndeplinirea deplină a funcției de muncă și să solicite crearea condițiilor necesare pentru aceasta;
• să primească toate garanțiile sociale prevăzute de reglementările legislative și locale;
• confirmați și îmbunătățiți-vă calificările;
• ia cunoștință cu deciziile conducerii privind activitățile sale.

Asistentul managerului poartă răspundere materială și disciplinară în limitele prevăzute de legislația muncii a Federației Ruse. Întrucât această poziție este una managerială, angajatul are de multe ori de-a face cu informații confidențiale și documente restricționate. Pentru încălcarea regulilor de lucru cu astfel de documente, dezvăluirea secretelor comerciale și a altor infracțiuni comise în îndeplinirea atribuțiilor de muncă, este prevăzută răspunderea administrativă, civilă și penală. Pentru a ajuta ofițerul de personal - articol " care trebuie introduse pentru toți angajații.”

Ultima secțiune este plină cu informații despre procedura și frecvența de revizuire a instrucțiunilor, regulile de familiarizare cu acestea, numărul de copii.

Familiarizarea angajatilor cu act de identitate

Este necesar să se familiarizeze cu actul de identitate contra semnăturii tuturor angajaților care ocupă această funcție. Dacă directorul companiei are mai mulți asistenți, fiecare ar trebui să primească propria copie a instrucțiunii în mâinile sale și să o păstreze la locul de muncă în viitor.

Responsabilitățile postului de asistent manager

Secțiunea cea mai importantă a instrucțiunii conține Descrierea postului... Se recomandă folosirea unor formulări care să descrie cât mai precis posibil sarcinile de rutină pe care le rezolvă asistentul de director, responsabilitățile postului și procedura de interacțiune cu subordonații. Aceasta ia în considerare factorii obiectivi care afectează sfera de autoritate a angajatului, de exemplu, numărul total de asistenți manageri și principiile repartizării sarcinilor între aceștia. De exemplu, sarcinile unui director asistent pot include:

• Organizare de convorbiri telefonice si intalniri de afaceri;
• , scrisori de afaceri și alte documente;
• pregătirea conferințelor și întâlnirilor;
• colectare de materiale de referință;
• intocmirea de rapoarte, propuneri, ;
• primirea vizitatorilor, asistenta in luarea in considerare a dorintelor si solicitarilor personalului;
• vizitarea instituțiilor de stat în numele autorităților;
• primirea cererilor, notificărilor, întrebărilor;
• însoțirea călătoriilor de afaceri ale șefului (rezervarea biletelor, rezervarea cazării).

Înainte de a transfera informații de la standardul profesional la fișa postului, asigurați-vă că acestea corespund activităților de muncă efectuate de directorul asistent al unei anumite companii. Detalii sunt în articolul „Cum luând în considerare standardele profesionale”.

Fișa postului directorului asistent: procedura de înregistrare

Pentru ca proiectul JI să intre în vigoare, acesta trebuie să fie aprobat. Procedura de aprobare este identică cu schema utilizată în elaborarea reglementărilor locale (vezi articolul „Cum se dezvoltă și În organizație"). Informațiile despre angajator și ștampila „Aprobat” pot fi puse în partea de sus a formularului, apoi șeful companiei trebuie doar să semneze documentul. Un alt mecanism la fel de comun este aprobarea comenzilor. Se emite un document administrativ separat prin care se pun în aplicare unul sau mai multe MD.

Un asistent CEO este o persoană de care are nevoie orice lider demn.

Atunci când conduceți o companie, este important să încredințați jumătate din muncă persoanei care are cunoștințele, abilitățile și competența corespunzătoare.

De aceea primul si cel mai esential vector al directiei de activitate il reprezinta atributiile de serviciu ale asistentului directorului general.

Aprobare declarație

Baza oricărei fișe de post este legislația muncii din Rusia, iar o astfel de poziție de asistent al directorului general nu a făcut excepție. Responsabilitățile atribuite „mânei drepte” a șefului trebuie să fie întocmite în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, precum și cu actele juridice de reglementare suplimentare.

Instrucțiunea compilată este aprobată de șeful sau șeful organizației. Semnătura sa înseamnă legalitatea documentului adoptat, precum și acordul cu toate prevederile acestuia. Mai mult, managerul are dreptul de a face modificări, de a completa atribuțiile sau de a nu semna deloc un autograf cu un refuz motivat și cu indicarea unor deficiențe semnificative.

General: după ce se ghidează asistentul?

Este imposibil de supraestimat rolul jucat de directorul general adjunct în activitățile companiei. Fișa postului pentru o astfel de categorie de persoane trebuie să conțină în mod necesar prevederi generale în care salariatul să se familiarizeze cu cadrul de reglementare care îi reglementează activitățile, precum și cu materialele care determină natura muncii sale.

Asistentul directorului general este executantul tehnic al instructiunilor si deciziilor managerului organizatiei. Acceptat și eliberat din funcție prin ordin al funcționarului relevant. De regulă, îi sunt impuse următoarele cerințe:

• educatie inalta;
• prezența sau absența experienței de muncă (durata acesteia este determinată de șef);
• cerințe pentru experiența de muncă în specialitate.

Dacă vrei să te încerci în această poziție, atunci fii pregătit pentru faptul că subordonarea directă și strictă față de șef este principala regulă de lucru la care o aderă orice director general asistent. Fișa postului vorbește și despre cazuri de absență a unui asistent la locul de muncă. În acest moment, atribuțiile sale sunt îndeplinite de adjunctul șefului, care este pe deplin responsabil pentru implementarea acestora.

Reglementări legale

Funcțiile unui director general adjunct se bazează pe următoarele reglementări:

Documente care reglementează activitățile sale în general sau reglementează un tip similar de activitate.

Recomandări metodologice și alte materiale create cu scopul de a eficientiza unul sau altul domeniu de activitate.

Carta companiei / organizatiei / intreprinderii.

Programul muncii.

Ordine și ordine emise de șeful imediat al organizației.

Fișa postului stabilită de șef.

Directorul general adjunct trebuie să navigheze rapid, clar și corect în cadrul de reglementare care îi reglementează activitățile în general, precum și activitatea funcționarilor din subordinea asistentului. Este important de menționat că este necesar să se studieze nu numai legislația federală și regională, ci și reglementările locale.

Ce vrei să știi?

Poziția de „mâna dreaptă” a șefului companiei necesită o cunoaștere solidă a structurii și managementului organizației, precum și a tuturor departamentelor existente.

O abilitate importantă în muncă este abilitatea de a întocmi corect un document adecvat - un ordin, un ordin, un decret și așa mai departe.

Adică, fără elementele de bază ale muncii de birou, directorul general adjunct nu își va putea îndeplini pe deplin sarcinile de serviciu.

Persoanele care candideaza pentru post trebuie sa aiba bazele deontologice, sa cunoasca regulile de comunicare in afaceri, precum si sa cunoasca normele generale ale codului muncii si ale dreptului administrativ. Și nu se poate face fără abilitățile de a lucra cu computere electronice.

Funcții de asistent

Următoarea secțiune de bază a fișei postului este o listă de funcții pe care directorul general adjunct pentru probleme generale trebuie să le îndeplinească:

• Organizarea corectă și precisă a suportului tehnic pentru activitățile administrative și manageriale ale șefului companiei.
• Mentinerea si organizarea muncii de birou, monitorizarea activitatilor altor angajati, explicarea angajatilor probleme de neinteles in acest domeniu.
• Dezvoltarea sau participarea la activități care vizează eficientizarea fluxului de lucru al companiei.
• Primirea vizitatorilor.

Exemplu de responsabilități ale postului

Caracteristicile directorului general adjunct sunt alcătuite atât din fișele postului prezentate, cât și din nivelul de performanță al acestora și arată astfel:

• Acceptarea corespondenței sosite la firmă adresată șefului, transferul și utilizarea acesteia în conformitate cu decizia șefului.
• Păstrarea înregistrărilor în conformitate cu legile federale, precum și utilizarea eficientă a tehnologiei informatice; aplicarea deprinderilor de bază în munca de colectare și prelucrare a informațiilor.
• Acceptarea documentelor și cererilor, transmiterea acestora spre semnare șefului organizației.
• Întocmirea documentelor pentru munca șefului.
• Organizarea convorbirilor telefonice. În plus, persoana care ocupă această funcție este obligată să aducă angajaților informațiile primite în urma negocierilor, denunțând-o în forma cerută.
• Întocmirea scrisorilor, întrebărilor, precum și a altor tipuri de documente, pregătirea răspunsurilor la întrebări în numele șefului.
• Organizarea de activități pentru pregătirea ședințelor, ședințelor, ținerea proceselor-verbale și înregistrarea ulterioară a acestora în forma corespunzătoare.
• Controlul asupra muncii angajaților companiei.
• Organizarea locului de muncă al managerului în conformitate cu cerințele, furnizarea de rechizite de birou, crearea condițiilor pentru o muncă de succes și eficientă.
• Servicii de tipărire și materiale de lucru.

Este important de menționat că lista prezentată cu responsabilitățile postului angajatului nu este exhaustivă. Managerul, la discreția sa, poate schimba fiecare articol, dacă modificările aduse nu contravin legislației Federației Ruse.

Drepturile Asistentului CEO

În termeni generali, drepturile unui director general adjunct sunt prezentate în următoarea listă:

• dreptul de a lua cunoștință cu proiectele de hotărâri ale șefului privind activitățile asistentului;
• dreptul de a lua în considerare propunerile făcute de șef și legate de îndeplinirea activităților oficiale ale asistentului;
• dreptul la informare, a cărei primire este necesară pentru desfășurarea cu succes a activităților de muncă în viitor;
• dreptul de a cere acţiuni conducerii pentru a facilita executarea fişei postului.

Răspunderea juridică a asistentului

De regulă, ultimul paragraf al oricărei fișe de post îl reprezintă prevederile privind măsurile de responsabilitate prezentate salariatului. Deci, responsabilitatea este asigurată pentru următoarele tipuri de acțiuni:

• Efectuarea necorespunzătoare sau refuzul de a îndeplini atribuțiile oficiale.
• Încălcări ale legislației penale, administrative, muncii, civile.
• Cauzarea de pagube proprietatii organizatiei.

Responsabilitatea juridică poate fi impusă unei persoane cu sau fără participarea agențiilor de aplicare a legii.

De regulă, natura și gradul prejudiciului cauzat joacă un rol semnificativ în determinarea măsurii răspunderii. Dacă un angajat a deteriorat un lucru al organizației, atunci recuperarea are loc în cadrul răspunderii disciplinare.

Dacă prejudiciul este de natură interpersonală, nu se poate face fără participarea autorităților de anchetă.

Aprobare declarație

Descrierea postului a genei asistent. directorul se aprobă nu numai prin semnătura șefului, ci și prin semnătura persoanei care preia direct atribuțiile.

Acest act juridic de reglementare este local, prin urmare se aplică numai pe teritoriul unei anumite organizații.

Dacă fișa postului conține neconcordanțe cu legislația federală sau regională, atunci angajatul are dreptul de a refuza să îndeplinească prevederea aprobată ilegal.

Fișa postului directorului general adjunct. Informații generale

Nu există un model unificat de fișă a postului, prin urmare, documentul numit poate fi întocmit în formă liberă.

Cerințele pentru un angajat, pentru calificările sale, precum și gama drepturilor și obligațiilor sale sunt determinate de fiecare organizație în mod independent. Adesea, un asistent manager, pe lângă munca organizatorică și tehnică standard, îndeplinește funcțiile de specialist în resurse umane, avocat sau traducător.

De menționat că denumirea postului unui salariat cu funcționalitatea specificată poate varia:, asistent administrativ șef, asistent, secretar, asistent secretar etc., posturi ale salariaților și categoriile tarifare OK 016-94, adoptat. prin rezoluția Standardului de stat al Federației Ruse din 26 decembrie 1994 nr. 367.

Structura aproximativă a fișei postului a asistentului managerului

Fișa standard a postului pentru un asistent manager include de obicei următoarele blocuri:

• prevederi generale - aici denumirea postului, procedura de numire si eliberare din functie a salariatului, cerintele candidatului pentru ocuparea postului numit, cadrul de reglementare, functia salariatului caruia ii este subordonat direct director general adjunct;
• sarcinile de serviciu ale unui asistent manager - sunt determinate în funcție de nevoile de producție ale unei anumite persoane juridice și de programul de lucru intern al acesteia (a se vedea recomandările mai târziu în text);
• drepturile unui asistent de manager - se rezuma, practic, la primirea de către salariat a informațiilor necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu, drepturile la condiții normale de muncă și capacitatea de a lua decizii în limitele competenței sale;
• răspunderea salariatului - poate fi stipulată pentru îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor de serviciu, încălcarea regimului secretului comercial, nerespectarea programului de muncă, regim de securitate etc.

Un exemplu de descriere a postului pentru un asistent manager poate fi descărcat de pe link-ul:

Descrierea postului - șablon.

Cum să determinați lista de cerințe și termenii de referință pentru un director executiv asistent

Ca bază pentru elaborarea fișelor de post, puteți utiliza Manualul de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați, aprobat. prin decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 21.08.1998 nr. 37 (denumit în continuare Manualul nr. 37).

Documentul denumit conține:

• lista principalelor responsabilități ale postului;
• o listă cu cunoștințele necesare pe care un specialist ar trebui să le aibă în această funcție;
• cerinţele de bază pentru caracteristicile de calificare ale unui angajat.

De exemplu, atunci când întocmește o fișă a postului director general adjunct puteți vedea caracteristicile și cerințele pentru:

• administrator;
• traducător;
• Specialist resurse umane;
• specialist relatii publice;
• funcționar;
• secretarul șefului;
• consilier juridic etc.

Lista de mai sus este de natură pur consultativă, deoarece fișa postului ar trebui să țină cont de specificul organizării muncii, producției și managementului într-o anumită organizație.

În Manualul nr. 37, este prezentată doar cea mai caracteristică gamă de funcții pentru o anumită poziție, prin urmare, la elaborarea fișelor postului, este permisă extinderea dacă lista de lucrări este restrânsă, ținând cont de caracteristicile unei anumite organizații. Cerințele standard enumerate acolo pentru pregătirea specială necesară a lucrătorilor în situația în cauză pot fi din nou modificate.

Executarea corectă a fișei postului

Fisa postului se intocmeste in scris.

Structura standard a fișei postului care trebuie urmată director general adjunct, trebuie să furnizeze următoarele detalii:

• Numele companiei;
• ștampila de aprobare (denumirea funcției persoanei autorizate să aprobe fișe de post în această organizație, semnătura acestuia cu decodare);
• referire la documentul în conformitate cu care a fost elaborată fișa postului (denumirea, numărul și data adoptării unui astfel de document);
• semnătura șefului unității structurale care a elaborat fișa postului, cu decriptare. Ca standard, elaborarea unei astfel de documentații se realizează de către serviciul de personal, dar, în funcție de regulile programului intern de muncă, poate fi o altă unitate structurală;
• ștampila de aprobare (de obicei aprobarea se face de către serviciul juridic al întreprinderii, dar, în funcție de organizarea internă a activității persoanei juridice, poate fi o altă unitate structurală). Această cerință include numele funcției persoanei împuternicite să aprobe documentul, semnătura sa personală cu transcriere și data aprobării;
• o notă privind familiarizarea cu fișa postului (cerințele fișei postului devin obligatorii pentru angajat din momentul în care acesta se familiarizează cu documentul numit contra primirii și până la transferul pe o altă funcție sau încetarea raportului de muncă).

Este necesară o instrucțiune agreată și aprobată:

• număr;
• dantelat;
• certificat cu sigiliul organizației (dacă există);
• depuse în unitatea structurală corespunzătoare a organizaţiei (de obicei departamentul de personal).

Asa de, director general adjunct poate îndeplini o gamă destul de largă de sarcini, prin urmare, nu este posibil să se întocmească un eșantion universal de fișe de post pentru această categorie de angajați - conținutul standard al documentului este completat și revizuit în funcție de nevoile unei anumite întreprinderi. Pentru comoditate, la compilarea unei fișe a postului, pot fi utilizate cărți de referință speciale și clasificatoare de locuri de muncă.

Manualul finanțatorului

Înapoi la articolul precedent Suntem atât de obișnuiți cu sintagma „familia este o unitate a societății” încât această „unitate” a coborât încet la căsătoria civilă și o familie „legală” în viața modernă are o bază „contractală”. Dar odată... Până în secolul al IX-lea, ceremonia de nuntă între slavi a constat în participarea la Euharistie (împărtășanie) la Liturghie. Cuplul creștin, conform ritului, a luat [...]

În ________________________________ (numele băncii) din ______________________________ (numele reclamantului) _________________________________ (date pașaport sau adresa locației reclamantului) ________________________________, având cont în _________________ _________________________________ (numele Băncii reclamantului, _________________________________ sediul acestuia) N ________________________________ BIC _____________________________ către ________________________________ __________________________ ___________ ____, reclamantul ___________________ a prezentat băncii dumneavoastră un titlu executoriu N _____, emis de ________________________________ (denumirea instanței care a emis titlul executoriu) [...]

Ce informații suplimentare se anexează la situațiile financiare: c) o listă a organizațiilor debitoare; 29. Care este raportul privind modificările de capital: b) Formularul nr. 3 din situaţiile financiare; treizeci.

Care sunt cerințele pentru situațiile financiare: a) fiabilitate; c) caracterul complet al reflectării informaţiei; 31. [...]

1. Articolul 64 din Codul Muncii al Federației Ruse interzice refuzul nerezonabil de a încheia un contract de muncă. Această prevedere a legii se întemeiază direct pe art. 19 din Constituția Federației Ruse, care consacră egalitatea drepturilor și libertăților umane și civile și interzice orice formă de restrângere a drepturilor cetățenilor pe baza apartenenței sociale, rasiale, naționale, lingvistice sau religioase, precum și art. 1 din Convenția OIM nr. 111 „Cu privire la [...]

Marketing direcționat: ce este? are nevoie compania? Strategia de marketing vizată a apărut ca urmare a concurenței crescute pe piețele din industrie.

Creșterea numărului de jucători a dus la o creștere a ofertei și o extindere semnificativă a sortimentului, au apărut noi oportunități de cumpărare a mărfurilor, piețele s-au umplut de înlocuitori pentru bunuri similare.

Conceptul de marketing țintă a apărut ca o contrapondere la conceptul de marketing de masă, au apărut noi termeni piață țintă, [...]

Când faceți o băutură de cafea, cafeaua noastră este o plantă termofilă, a cărei casă este recunoscută ca Orientul Mijlociu și zona ecuatorială a Braziliei, Chile, India și Africa.

Se obține cea mai delicioasă băutură, boabele pentru care se cultivă pe plantații de munte înalte situate la o altitudine de 2000 de metri.

Aici se cultivă soiuri de elită și scumpe, a căror recoltă poate fi recoltată de patru ori pe an [...]

Despre plata pentru munca mai mare de 40 de ore pe săptămână Poate un angajator să ceară unui angajat să lucreze mai mult de 40 de ore pe săptămână fără plată? Raspuns: Nu se poate, cu exceptia cazurilor in care in contractul de munca cu salariatul este stabilita o zi de munca neregulata. Justificare legală: În conformitate cu partea 2 a art. 91 din Codul Muncii al Federației Ruse program normal de lucru normal [...]

Care este cel mai scump pește din lume? S-ar părea - ce ar putea fi într-un pește pentru a-l face uluitor de scump? O selecție de materiale care pot fi intitulate - cel mai scump pește din lume vă va spune despre asta. Să aranjam peștii în ordinea crescătoare a prețului lor. Peștele Fugu (preț 100-500 USD) - pe locul 10 Fugu, numit și pește minge, este recunoscut de experții culinari ca fiind unul [...]

În acest articol, vom vorbi despre ce este datoria de stat pentru obținerea sau înlocuirea unui pașaport rusesc, ce dimensiune are și de ce depinde. Asemenea obligației de stat față de instanță, în poliția rutieră, tipul de plată avut în vedere este o taxă care se percepe pentru prestarea de diverse tipuri de servicii publice. Inclusiv în cadrul procedurii de înregistrare și eliberare a documentelor, [...]

Asistent CEO Descrierea postului

Fiecare șef al companiei (indiferent de mărimea acesteia) trebuie să aibă un asistent bun și inteligent care să-i transfere unele dintre responsabilitățile sale.

Un astfel de specialist trebuie să aibă competența și abilitățile corespunzătoare, deoarece trebuie să îndeplinească o listă largă de sarcini și sarcini.

Care sunt elementele din fișa postului Asistentului CEO? Să aruncăm o privire mai atentă, deoarece acest document vă va permite să găsiți un specialist care să-și îndeplinească în mod ideal sarcinile.

După ce ar trebui să se ghideze un director general adjunct?

Este imposibil de supraestimat rolul directorului general în companie, întrucât este un specialist important care îndeplinește instrucțiunile superiorului său imediat, asistentul său șef, care are cunoștințele și aptitudinile profesionale necesare pentru a construi munca normală în companie.

Asistent CEO

Asistentul directorului general este executantul tehnic al instructiunilor si deciziilor managerului sau. Poate fi angajat sau concediat numai la ordinul CEO-ului. De obicei, acestui specialist i se prezintă astfel de cerințe precum:

Studii superioare, de preferință în domeniul economic sau juridic.

Vechime și experiență de muncă într-un post similar.

Când decideți să deveniți asistent al CEO-ului, amintiți-vă că principalul lucru este să îndepliniți cu strictețe toate cerințele șefului dvs. imediat.

În plus, funcția prevede îndeplinirea atribuțiilor managerului în absența acestuia (de exemplu, dacă directorul este în vacanță sau într-o călătorie de afaceri). Asistentul său poartă nu numai dreptul deplin de a le duce la îndeplinire, ci și responsabilitatea pentru deciziile luate.

Activitatea asistentului managerului se bazează pe următoarele documente locale și de reglementare:

• Documente care reglementează tipul său de activitate. De exemplu, pot fi organizații metodologice sau alte materiale necesare pentru eficientizarea activităților.
• Carta organizației, care prevede și responsabilitățile echipei de conducere.
• Contract de munca.
• Comenzi emise de managerul de linie.
• Fișa postului directorului general adjunct.

De aceea este atât de important ca asistentul managerului să navigheze în cadrul de reglementare al companiei, să cunoască legile, să le respecte la locul de muncă, să nu încalce și să înțeleagă întreaga responsabilitate a acestuia de a lua decizii care contravin deciziilor conducerii.

Să aruncăm o privire mai atentă la ceea ce ar trebui să fie direct în CI-ul directorului general adjunct, ceea ce vă va permite să întocmiți un document cât mai clar.

Ce trebuie să știe un specialist?

Această poziție asigură o bună cunoaștere a structurii companiei, a echipei de conducere, a tuturor diviziilor organizației. O bună abilitate este abilitatea de a întocmi corect toate documentele, în special comenzile, diverse reglementări. Astfel, una dintre abilitățile principale este cunoașterea muncii de birou, deoarece fără aceasta, un specialist nu își va putea îndeplini pe deplin sarcinile.

Citeste si tu! Program inițial de informare la locul de muncă

În plus, „mâna dreaptă” a unui specialist trebuie să aibă abilități de comunicare în afaceri, să cunoască regulile de etichetă și să respecte normele Codului Muncii și Codului Civil al Federației Ruse. Desigur, trebuie să știți cum să utilizați un computer - să cunoașteți toate programele de birou, să puteți găsi rapid informații pe Internet etc.

Ce funcții îndeplinește?

Să aruncăm o privire mai atentă la ce funcții ar trebui să îndeplinească acest specialist pentru a le prescrie în fișa postului:

• Organizarea activităților normale ale conducerii lor.
• Probleme de menținere a personalului.
• Controlul asupra muncii altor angajați, explicându-le diverse probleme.
• Dezvoltarea de activități care vizează optimizarea fluxului de lucru în companie.
• Primirea vizitatorilor.

În plus, directorul general adjunct trebuie să îndeplinească următoarele responsabilități:

Acceptarea corespondenței, care vine la numele capului său.

Gestionarea înregistrărilor în conformitate cu Legea Federală și Codul Muncii.

Colectarea și prelucrarea informațiilor, analiza acesteia.

Acceptarea documentelor, verificarea lor înainte de trimitere către șef.

Organizarea si desfasurarea convorbirilor telefonice.

De asemenea, persoana care ocupă această funcție este obligată să aducă angajaților companiei scopurile și obiectivele adoptate la ședințe, și să le verifice munca.

De asemenea, atribuțiile asistentului directorului general includ redactarea de scrisori, cereri și diverse documente.

În plus, trebuie să vă ajutați supervizorul imediat în organizarea locului de muncă, să monitorizați disponibilitatea tuturor rechizitelor de birou etc.

Merită să ne amintim că lista de responsabilități pe care am întocmit-o nu este completă, adică, dacă este necesar, poate fi extinsă și alte responsabilități adăugate. Principalul lucru este că corecțiile făcute nu contravin legislației ruse.

Asistentul directorului general are nu numai îndatoriri, ci și drepturi, care trebuie, de asemenea, prevăzute în DI:

• Oportunitatea de a face cunoștință cu proiectele și deciziile managementului care se referă la activitățile sale.
• Dreptul de a primi informații necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor ce le revin.
• Dreptul de a primi date și acțiuni de la conducere în cadrul fișei postului asistentului.

Astfel, „mâna dreaptă” a capului are dreptul de a primi orice informație care are legătură directă cu munca sa.

Citeste si tu! Nou raport către Rostrud pentru angajatori (scrisoarea nr. 858-PR)

Care este responsabilitatea unui specialist?

Ultima secțiune a oricărei fișe a postului este responsabilitatea unui specialist, care revine angajatului. Astfel, angajatul este responsabil pentru:

Refuzul de a îndeplini obligațiile care îi revin.

Pentru acțiuni care încalcă dreptul administrativ, civil sau penal.

Pentru cauzarea prejudiciului firmei etc.

În același timp, pot impune responsabilitatea juridică unui specialist atât cu implicarea reprezentanților agențiilor de aplicare a legii, cât și fără aceștia - în cadrul organizației.

Atunci când determină gradul de vinovăție, aceștia se bazează de obicei pe informații despre prejudiciul cauzat. De exemplu, dacă un angajat deturează proprietățile deținute de companie, acesta este de obicei supus unor măsuri disciplinare.

Dar, pe lângă cele de mai sus, este și important să întocmești corect documentul în sine. Să ne uităm la cum să faceți acest lucru corect, astfel încât mai târziu să nu aveți probleme.

Șablonul standard CI arată astfel:

Numele companiei la care va lucra angajatul.

Numele complet al funcționarului care are dreptul de a aproba executarea fișelor postului la întreprindere, semnătura acestuia.

O legătură către un document (de exemplu, un ordin sau un regulament), în conformitate cu care a fost întocmit ID-ul.

Semnătura angajatului care a elaborat instrucțiunea. Cel mai adesea, o astfel de muncă este efectuată de specialiști ai departamentului de personal, dar totul depinde de specificul muncii prescrise în actele locale.

Ştampila de aprobare cu personalul sau departamentul juridic. În acest caz, semnătura funcționarului trebuie să fie obligatorie.

După aprobarea fișei postului și a „compoziției” acesteia, fiecare foaie este numerotată, dantelă, iar documentul în sine este certificat cu sigiliul companiei. Un angajat al companiei trebuie să i se prezinte ID-ul, iar apoi dau documentul spre stocare arhivei organizației.

Concluzie

Asistentul directorului general este capabil să îndeplinească diverse funcții și îndatoriri la întreprindere, prin urmare trebuie să aibă o experiență bună, abilități largi în multe domenii, inclusiv managementul angajaților, abilități de lucru de birou, cunoaștere a legilor Codului Muncii al Rusiei. Federația etc. Designul fișei postului vă va permite să schițați cadrul de bază al îndatoririlor și responsabilităților acestui executant.

Descrierea postului de asistent executiv - Exemplu

Descrierea postului pentru asistent manager- un document care definește în mod clar specificul sarcinilor rezolvate de angajatul în funcția relevantă, deoarece poate include o gamă largă de responsabilități. Ce să căutați atunci când redactați instrucțiuni, vom spune în articolul nostru.

Cine este asistent manager

Poziția de „asistent CEO” poate implica roluri foarte diferite. Salariatul firmei care o ocupa, in practica, poate fi:

• actual adjunct al șefului firmei pentru anumite grupuri de probleme (de exemplu, juridice);
• secretar personal al directorului.

Să studiem mai detaliat specificul instrucțiunilor pentru fiecare dintre poziții.

Fișa postului directorului general adjunct (adjunct)

În instrucțiunile directorului asistent pentru un anumit grup de probleme, se consemnează în primul rând că acest angajat:

• aparține categoriei de manageri;
• raportează direct directorului general.

În ceea ce privește atribuțiile sale, un astfel de specialist este de fapt egal cu adjunctul șefului companiei. Acesti angajati i se impun cerințe de calificare destul de înalte:

• prezența învățământului superior în profilul problemelor speciale (de exemplu, juridice);
• experiență îndelungată în muncă - 3 ani sau mai mult.

În plus, instrucțiunile pentru acest specialist indică o listă de surse după care ar trebui să se ghideze.

De regulă, acesta este un set de documente foarte complex: poate include acte juridice de reglementare referitoare atât la legislația generală, cât și la cea specială din domeniul activităților firmei, acte locale, materiale metodologice, educaționale și surse care reflectă practica de aplicare a legii.

Directorul adjunct pentru un grup special de probleme se subordonează adesea altor angajați, are un număr mare de competențe pentru a organiza evenimente de afaceri, a emite comenzi și comenzi și a monitoriza activitatea diferitelor departamente ale companiei.

Instrucțiunea Asistentului Personal Director

Funcția de asistent manager poate corespunde și cu cea de secretar care lucrează într-o zonă de recepție.

V fișa postului directorului asistentîndeplinind această funcție, se poate consemna că:

• aparține categoriei profesionale;
• raportează nu numai directorului general, ci și șefului serviciului responsabil cu managementul personalului, în ceea ce privește funcțiile de secretariat.

Astfel, un director asistent in statut de secretar are incomparabil mai putine puteri decat un specialist care, din punct de vedere al functiilor sale de serviciu, corespunde unui director general adjunct.

Acest lucru predetermina cerințe de calificare semnificativ mai puțin stricte pentru acest angajat.

De regulă, pentru a ocupa postul, este suficient ca acesta să aibă studii medii, iar cerințele privind vechimea în muncă pentru secretar poate să nu fie stabilite în principiu.

Lista surselor după care ar trebui să se ghideze secretarul este, de asemenea, semnificativ mai restrânsă decât în ​​cazul directorului adjunct propriu-zis. De regulă, vorbim de norme legale generale, precum și de acte locale care reglementează direct activitatea secretarului.

Asistentul directorului general al companiei, care îndeplinește funcția de muncă de secretar, de cele mai multe ori nu are în subordine alți angajați. Cu toate acestea, acesta poate fi împuternicit să trimită cereri și comenzi altor angajați, dacă este necesar pentru îndeplinirea funcțiilor sale de serviciu.

De unde să descărcați un exemplu de descriere a postului pentru un director asistent

Întrucât în ​​practică, asistentul șefului companiei poate fi înțeles fie ca adjunct, fie ca secretar (2 posturi care sunt diferite în funcțiile și atribuțiile postului), oferim exemple de instrucțiuni pentru angajații care ocupă fiecare dintre aceste posturi.

Descarca fișa postului asistent director, exercitand functia de munca de secretar, puteti aici.

Descărcați fișa postului directorului asistent

Rezultate

Asistentul unui manager este o poziție care poate fi înțeleasă ca o funcție a postului foarte diferită. Este important ca angajatorul, în primul rând, să le definească foarte clar, iar în al doilea rând, să le repare prin emiterea unei fișe a postului.

Puteți studia caracteristicile elaborării altor instrucțiuni în articole:

Asistent manager - Responsabilități și perspective profesionale

Conducerea companiei este sarcină responsabilă și provocatoare, un manager de top este obligat să efectueze multe procese - să controleze munca subordonaților și implementarea unui anumit plan de către întreprindere.

Este pur și simplu imposibil să atingeți toate aceste obiective fără un sprijin bun, prin urmare, a doua persoană semnificativă într-o întreprindere sau în afaceri este asistent manager ale căror îndatoriri și puteri lasă o impresie puternică.

Managerul apreciază asistenții inteligenți în aceeași măsură ca managerii de birou, deoarece această poziție obligă o persoană să aibă nu numai abilități de bază de bază, ci și să posede multe calități umane:

• gust bun;
• simț estetic dezvoltat;
• pregătirea internă;
• dedicarea intereselor întreprinderii;
• simțul tactului și bunele maniere.

Totodată, asistentul managerului este obligat să combine caracteristici conflictuale:

Să fie capabil să se supună liderului și să se adapteze la particularitățile caracterului său, dar, în același timp, să poată gestiona proiecte, să organizeze angajați de diferite grade.

În plus, este important să simțiți o linie fină de responsabilitate, deoarece a face mai mult decât se aștepta înseamnă a face munca managerului, ceea ce nu este întotdeauna binevenit, și mai puțin înseamnă a lăsa responsabilitățile pe seama șefului pentru revizuire.

Un asistent executiv de obicei nu lucrează pentru salariu, ci pentru o idee, iar dăruirea este cea mai valoroasă trăsătură.

Asistentul este taxat următoarele responsabilități funcționale:

• controlul zilei de lucru a managerului - întâlniri, întâlniri, călătorii de afaceri, prânzuri;
• îngrijirea locului de muncă al șefului - monitorizarea curățeniei biroului și menținerea unui microclimat optim în acesta;
• controlul corespondenței, în special al documentelor primite;
• preluarea apelurilor;
• prevenirea situațiilor stresante;
• desfășurarea negocierilor inițiale;
• traducere;
• controlul asupra disponibilității materialelor de papetărie necesare.

Această listă poate fi mult mai mare, în timp ce domeniul de aplicare al puterilor asistentului poate depinde de dimensiunea întreprinderii sau a afacerii.

Curând mici afaceri acest specialist, pe langa atributiile sale, se poate ocupa de sprijinul economic al biroului, mentinerea documentatiei contabile primare, coordonarea activitatii soferilor, curierilor, furnizorilor.

În timp ce porniți mari intreprinderi managerul are doi asistenți simultan - un funcționar care este implicat în lucrul cu acte și apeluri și un asistent - organizatorul zilei de lucru.

Cerințe ale angajatorului pentru competențele profesionale ale solicitantului

Cerințele diferiților manageri pot diferi ușor în funcție de ideile lor despre îndatoririle unui asistent, în plus, mulți dintre ei consideră că acest loc este destinat tinerilor specialiști care își încep cariera.

Dar un angajator cu cereri mari va căuta doar un specialist cu experiență într-un plan profesional și de viață.

Principala cerință este disponibilitatea învățământului secundar de specialitate sau a unui învățământ superior, cea mai bună opțiune este administrația și jurisprudența.

Dar, pe lângă aceasta, solicitantul trebuie să:

• să poată introduce rapid text;
• lucrează cu toate programele de birou;
• cunoaște o limbă străină, cel puțin engleză;
• evita greșelile de ortografie, stilistice și de punctuație din documente;
• să poată lucra cu programe de calculator non-standard, ceea ce necesită abilități primare de programare;
• cunoașteți totul despre munca de birou și formulare documente ținând cont de cerințele de reglementare;
• să aibă o formare competentă a gândurilor și un discurs susținut;
• cunoaște elementele de bază ale legislației.

Calitățile personale ale unui asistent

Solicitantul unui loc in receptie trebuie sa aiba anumite trăsături de caracter, care îi va fi de folos în îndeplinirea atribuțiilor de asistent:

Toleranta la stres- asistentul va fi primul care va prelua nemulțumirea superiorilor sau va auzi murmurul subordonaților.

Funcționalitate- asistentul trebuie să poată efectua și controla mai multe procese în același timp.

Pozitivitate- un astfel de specialist ar trebui să radieze întotdeauna pozitiv, deoarece trebuie adesea să comunice cu însoțitorii și partenerii de afaceri.

Optimism- asistentul este obligat să vadă perspectiva în orice necazuri și să nu renunțe la treburile neterminate.

Abilitate de învățare- sunt necesare dorința de cunoștințe noi și scrupulozitate în studierea fluxului de lucru.

În plus, caracterul asistentului ar trebui să completeze trăsăturile caracteristice ale liderului, ceea ce este foarte important pentru o cooperare armonioasă.

Un asistent este mâna dreaptă a unui lider, munca lui presupune să fie constant alături de superiorii săi și să-și îndeplinească toate ordinele și anume:

Controlul fluxului de documente al șefului, în unele cazuri, conducerea secretariatului și menținerea documentației întreprinderii în ansamblu.

Controlul zilei de lucru a șefului - un memento al întâlnirilor, întâlnirilor, prezentărilor și altor evenimente importante.

Efectuarea corespondenței externe a angajatorului.

Primirea apelurilor primite.

Furnizarea managerului cu toate informațiile necesare.

Înscriere în cartea de muncă

Introducerea informațiilor în cartea de muncă trebuie făcută în termen de 5 zile din momentul semnării contractului şi începerii îndeplinirii atribuţiilor de serviciu.

Se face o evidență pe baza ordinului șefului privind angajarea unui specialist.

Se potrivește următoarele date:

• numărul de ordine al înregistrării;
• data numirii specialistului;
• numele întreprinderii este indicat în secțiunea „Informații despre post”, aici se formează și o astfel de propunere „Angajatul este angajat ca asistent manager”;
• bază - o comandă de la un astfel de număr cu indicarea numărului său.

În același mod, sunt indicate datele de angajare și concediere, în timp ce angajatul trebuie să se familiarizeze cu dosarul sub vopsire.

Acest videoclip descrie cine este un manager asistent personal.

Drepturile și responsabilitățile asistentului

Persoana care ocupă această funcție are dreptul:

• semnează documente în numele managerului, dacă este prevăzut de contractul de muncă;
• solicita documente pentru a obține informațiile necesare legate de activitățile și responsabilitățile sale;
• face întrebări structurilor și organizațiilor relevante pentru a obține documente de lucru;
• cerere din partea conducerii de a-i asigura condițiile adecvate pentru îndeplinirea de înaltă calitate a sarcinilor.

Asistentul este responsabil pentru îndeplinirea de proastă calitate a sarcinilor și executarea neglijentă a comenzilor. Dacă a comis infracțiuni, atunci poate suporta răspundere administrativă, penală și civilă.

El este răspunzător în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse și Codul Civil al Federației Ruse pentru daune materiale.

Descrierea postului este act local obligatoriu la fiecare întreprindere, conține fișa postului unui specialist.

Documentul contine:

• denumirea funcției;
• prevederi generale, care conțin cerințele privind studiile și experiența în muncă;
• responsabilitatile locului de munca;
• acțiuni suplimentare ale asistentului - relații;
• drepturi și responsabilități;
• opțiuni de soluționare a conflictelor de muncă;
• modul de lucru și odihnă;
• compensare pentru prelucrare.

Fișa postului la întreprindere este întocmită de obicei de un ofițer de personal împreună cu un avocat, managerul fiind obligat să o aprobe.

Angajatul trebuie să se familiarizeze cu acesta și să îl semneze pentru a confirma acest fapt.

Asistentul manager are un program standard de lucru de 8 ore conform contractului de munca.

Dar, de fapt, trebuie să fii în permanență în contact și să depinzi de programul zilnic al managerului, ceea ce este ciudat și nepotrivit pentru un absolvent de facultate.

Un specialist cu experiență nu va fi atât de categoric, deoarece pot apărea situații în orice poziție care necesită muncă extrașcolară.

Informații din CV-ul solicitantului

Este necesar să începeți să scrieți un CV pentru acest post după studierea îndatoririlor şi caracteristicilor ajutorului.

CV-ul pentru post este format din următoarele puncte:

Numele complet al solicitantului.

Starea civilă - acest punct este de mare importanță, pe de o parte, persoana de familie este mai responsabilă, dar, pe de altă parte, călătoriile private de afaceri și orele de lucru neregulate pot fi din vina unei încălcări a idilei în familie.

Educație - este necesar să se indice toate instituțiile de învățământ absolvite, dacă educația este incompletă, acest lucru se subliniază. Indicați toate cursurile de pregătire avansată, clarificați cunoștințele de limbi străine.

Experiență de muncă - dacă o aveți, trebuie să faceți o descriere detaliată, dar dacă nu o aveți, ar trebui să indicați disponibilitatea de a îndeplini sarcinile cu sârguință, puteți descrie realizările în procesul de practică, chiar și să aduceți o mărturie de la locul trecerii acestuia sau dintr-o instituție de învățământ.

Informații suplimentare - aici puteți indica realizările dvs. la olimpiade, competiții, puteți descrie abilitățile organizatorice arătate, ce abilități sunt încă prezente în plus față de cele profesionale, de exemplu, conducerea unei mașini.

Informațiile de contact - adresa, numărul de telefon de contact, adresa de e-mail, linkul către o pagină din rețelele sociale nu trebuie lăsate.

Fotografie - această problemă trebuie luată cu responsabilitate, deoarece fotografia ar trebui să fie într-un stil de afaceri restrâns, o imagine în halat este inacceptabilă, dar, în același timp, aspectul ar trebui să radieze prietenie și să evoce dispoziție.

Această secțiune este necesară pentru a da pondere persoanei dvs., astfel încât angajatorul să înțeleagă că are nevoie de acest candidat anume. Va fi mai bine dacă este făcut în timpul studiului sau al muncii.

Poziția asistentului este mare început pentru un absolvent al unei instituții de învățământ, oferă posibilitatea de a-și extinde orizonturile și de a aplica cunoștințele dobândite în practică.

Ca asistent, poți obține experiență neprețuită, atât profesional, cât și de viață, dar nu este întotdeauna posibil să obțineți o creștere în carieră.

Ocupând un astfel de loc și îndeplinindu-și sarcinile perfect, un specialist poate rămâne în el pentru o lungă perioadă de timp, deoarece managerii nu sunt întotdeauna pregătiți să elibereze personal valoros. În acest caz, vă puteți aștepta la un salariu bun, bonusuri și alte beneficii, dar nu la avansare în carieră.

Dacă un tânăr specialist ajunge pe postul de asistent al șefului unei divizii, atunci sunt mai multe șanse să intri în camera de recepție a directorului general, iar aceasta este deja o promovare.

Concluzie

A lucra ca mâna dreaptă a unui lider este cea mai bună opțiune pentru cei care sunt obsedați de asta și consideră că vocația lor de a fi asistent, pentru că acestea sunt perspective grozave pentru a avea un salariu stabil și mare, precum și pentru a câștiga experiență și a vedea multe țări.

Cum să-ți construiești în mod competent cariera de asistent al managerului? Răspunsul la întrebare este în videoclip.

Descrierea postului de asistent (asistent) director general

Bunăstarea companiei în condițiile celei mai acerbe concurențe de pe piața modernă depinde aproape în întregime de deciziile corecte și oportune ale șefului. Să ajute directorul și să creeze condiții când managerul nu este forțat să fie distras de rezolvarea sarcinilor secundare și există un post de asistent sau asistent.

În Rusia, există un deficit de angajați capabili să-și asume responsabilități administrative, iar nevoia de asistenți calificați este enormă. Un asistent de încredere, care își îndeplinește cu responsabilitate îndatoririle de organizare, colectare și transmitere a informațiilor îl eliberează pe CEO de nevoia de a pierde timpul în mod irațional.

De fapt, un asistent nu este o secretară, ci un confident al unui manager cu statut special în companie. Un asistent personal inteligent este apreciat de directorii de firme nu mai puțin decât managerii de top.

Un asistent personal trebuie să posede nu numai cunoștințe profesionale, ci și un anumit set de calități umane - loialitate față de interesele corporative, bun gust, simț al tactului și bunăvoință. Pe de o parte, asistentul de regie trebuie să se poată adapta la caracteristicile caracterului regizorului, iar pe de altă parte, trebuie să organizeze echipa și să controleze execuția unor proiecte.

În același timp, asistentul în munca sa trebuie să mențină un echilibru pentru a nu lua decizii în locul liderului, în același timp să nu transfere sarcinile șefului.

Astăzi, aproximativ 80 de universități rusești pregătesc specialiști în fluxul și managementul documentelor, dar managerii preferă în mod tradițional să angajeze absolvenți ai secțiilor de istorie, arhive și filologie pentru postul de asistent.
Secretare, coordonatori, operatori de call-center, consultanți, recepționiști, funcționari, directori de birou și asistenti de secretari se mută adesea în funcția de asistent.

Responsabilitățile postului unui asistent director general

Sfera atribuțiilor unui director asistent depinde de dimensiunea întreprinderii, de standardele adoptate în companie și de stilul de conducere. De regulă, atribuțiile unui asistent se reduc la următoarele funcții:

1. Asistentul trebuie să fie capabil să lucreze cu documente

• verifică corectitudinea documentelor înainte de a le depune la semnătură șefului și, dacă este cazul, le editează;
• să accepte corespondența primită către șef și să o transfere către departamente sau interpreți sau să pregătească răspunsuri;
• efectuează munca de birou, întocmește scrisori, anchete și alte documente, întocmește proiecte de rapoarte, rapoarte și materiale pentru munca directorului;
• formează dosare conform nomenclatorului aprobat de companie, asigură siguranța acestora și le transferă în arhivă în timp util;
• păstrează documentele de lucru până la arhivare;
• controlează executarea comenzilor și respectarea termenelor acestora;
• păstrează un index al cardului de control și înregistrare.

2. Lucrul la organizarea muncii firmei

• primirea și transmiterea mesajelor prin fax, e-mail etc.;
• pentru a crea o imagine a companiei în timpul comunicării telefonice, pentru a proteja directorul de vizitatorii nedoriți, pentru a decide în mod independent asupra redirecționării apelurilor telefonice;
• asigurarea locului de muncă al managerului cu echipamentul și papetărie necesare;
• organizează și coordonează întâlnirile directorului, dezvoltă programul său rațional de lucru;
• pregăti ședințe și ședințe cu șeful (strânge materiale, anunță participanții), ține procesele verbale ale ședințelor;
• organizează prezentări și activități de reprezentare;
• organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a cererilor angajaților;
• îndeplini sarcini personale (alege cadouri pentru partenerii de afaceri etc.).

Un asistent director de înaltă calificare este, de fapt, un managing administrator, iar pentru a lucra eficient trebuie să fie capabil să anticipeze evoluția evenimentelor pentru a preveni eventualele complicații. Abilitatea de a gestiona cu tact informațiile confidențiale este, de asemenea, foarte apreciată.

Cele mai valoroase calități ale unui asistent al directorului general: sociabilitate, alfabetizare, diplomație, diligență, acuratețe, responsabilitate, capacitatea de a face față rapid unui flux mare de informații, ceea ce necesită o memorie bună și reacții rapide.

Principalul avantaj al acestei profesii este oportunitatea de a câștiga experiență de management neprețuită de la un lider de succes. Cunoștințele dobândite în acest fel vor ajuta la avansarea în serviciu sau vor deveni un început pentru începerea propriei afaceri.

Fișa postului asistentului directorului general adjunct pentru relații externe

473 Dispoziţii generale

1 Prezenta fișă a postului este principalul document de reglementare și organizare care stabilește funcțiile, drepturile și obligațiile, responsabilitatea directorului general adjunct pentru relații externe, reglementând organizarea activităților acestuia, procedura de interacțiune comercială cu funcționarii unităților structurale XXX și externe. organizatii. Această fișă a postului este un document de acțiune directă, intră în vigoare de la data aprobării și este obligatorie pentru angajat din momentul în care acesta este familiarizat cu semnătura.

2 Redenumirea, lichidarea funcției de asistent al directorului general adjunct pentru relații externe, numirea și eliberarea din funcția deținută prin ordinul directorului general XXX.

3 Asistentul directorului general adjunct pentru relații externe raportează direct directorului general adjunct pentru relații externe.

1.4 Asistentul Directorului General Adjunct pentru Relații Externe nu are subordonați.

474 Obiective și responsabilități ale postului

474.1 Activitățile directorului general adjunct adjunct au ca scop realizarea următoarelor scopuri:

474.1.1 asigurarea repartizării calitative a timpului de lucru a directorului general adjunct pentru relații externe;

474.1.2 asigurarea interacțiunii directorului general adjunct pentru relații externe cu funcționarii XXX și companiile externe.

474.2 Pentru realizarea scopurilor stabilite, Asistentul Directorului General Adjunct pentru Relații Externe îndeplinește următoarele atribuții:

474.2.1 asigură eficiența programării întâlnirilor, întâlnirilor și negocierilor directorului general adjunct pentru relații externe;

474.2.2 asigură suport tehnic pentru planificarea programului de lucru al directorului general adjunct pentru relații externe;

474.2.3 asigură primirea continuă a informațiilor urgente de la angajații Societății și organizațiile externe, asigură prelucrarea acestora;

474.2.4 se asigură că Societatea respectă regulile de circulație a documentelor pentru documentele primite sau inițiate de către directorul general adjunct pentru relații externe;

474.2.5 asigură primirea continuă, sortarea și transmiterea la timp a întregii corespondențe primite către directorul general adjunct pentru relații externe;

474.2.6 întocmește materiale pentru directorul general adjunct pentru relații externe pentru rapoarte, ședințe etc.;

474.2.7 organizează activități desfășurate sub controlul directorului general adjunct pentru relații externe;

474.2.8 realizează comunicare operațională în cadrul Societății, precum și cu organizații terțe asupra activităților curente;

474.2.9 asigură eficiența suportului administrativ, informațional și economic pentru activitățile directorului general adjunct pentru relații externe;

474.2.10 întocmește cheltuieli de deplasare pentru directorul general adjunct pentru relații externe;

474.2.11 ia în calcul programul de lucru al salariaților, întocmește programe de concediu, întocmește concedii medicale;

474.2.12 asigură planificarea bugetară și controlul costurilor în timp util și eficient;

474.2.13 întocmește formularele BD-5, BD-8, B-2R, B-1R etc.;

474.2.14 comandă rechizite de birou;

474.2.15 formează o trusă de prim ajutor (depune cererile o dată pe trimestru).

474.3 Pentru atingerea scopurilor stabilite, Asistentul Directorului General Adjunct pentru Relații Externe interacționează cu alte organizații în limita atribuțiilor de serviciu.

Interacțiunea pe problemele activității profesionale cu organizațiile externe se realizează în conformitate cu planurile de activități, obiectivele conducerii și responsabilitățile funcționale ale acestora.

475 Indicatori de evaluare a performanței

Activitățile Asistentului Directorului General Adjunct pentru Relații Externe sunt evaluate pe baza realizării obiectivelor și a rezolvării integrale a sarcinilor atribuite în termenele stabilite prin planurile strategice și calendaristice.

476 Standarde la nivel de companie

Activitățile directorului general adjunct pentru relații externe sunt reglementate de reglementările corporative generale, astfel cum se reflectă în următoarele documente:

476.1 Reglementări interne ale muncii

476.8 Prezenta fișă a postului.

Asistentul directorului general adjunct are următoarele drepturi necesare îndeplinirii atribuțiilor sale funcționale:

5.1 să primească informații în conformitate cu responsabilitățile funcționale îndeplinite, cu privire la indicatorii de performanță ai activităților Societății și orice alte informații necesare pentru îndeplinirea deplină a atribuțiilor lor;

5.2 să fie asigurat cu resursele materiale necesare lucrului.

478 Răspundere

Asistentul Directorului General Adjunct răspunde personal față de Directorul General al XXX al Firmei XXX pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor sale funcționale în realizarea scopurilor stabilite, precum și pentru folosirea necorespunzătoare a drepturilor care i-au fost acordate:

- în conformitate cu legislația în vigoare a muncii a Federației Ruse, documentele de reglementare interne, un contract de muncă, angajatul poartă răspundere disciplinară;

- în conformitate cu acordul privind responsabilitatea materială individuală deplină, angajatul poartă răspundere materială.

479 Cerințe pentru un angajat atunci când aplică pentru un loc de muncă

Cerințe generale obligatorii

Educaţie

Superior (umanitar, economic, juridic)

experiență de muncă

Nu este necesar

Abilități profesionale

Abilități de comunicare în afaceri și telefon, alfabetizare generală, cunoaștere a elementelor de bază ale muncii de birou și fluxului de lucru

Cerinte speciale

Cunoașterea software-ului special, a sistemelor tehnice

Utilizator experimentat de Word, Excel, Email, Internet, Power Point

Cunoașterea documentelor de reglementare

Cod de conduită

Posesia tehnicilor

Negocierea, etica în afaceri.

480 Glosar de termeni și abrevieri specifici

Termen, abreviere

Definiţia termenului, abreviere

Departamentele guvernului

Companie

Notă pentru achiziționarea de lucrări, servicii și articole de inventar care necesită producție

Notă pentru creșterea/scăderea bugetului

Memo pentru implementarea cheltuielilor

Instrucțiunea reflectă pe deplin conținutul și specificul activității acestui funcționar.

481 Foaia de acceptare

Am citit fisa postului si accept obligatiile de indeplinire a standardelor de activitate stabilite in aceasta. Am primit o copie a fișei postului.

Principala resursă a oricărei organizații sunt angajații săi. Ei sunt cei care contribuie la creșterea și prosperitatea producției. Șefii inteligenți își prețuiesc angajații. Printre alte poziții semnificative, se remarcă asistentul la șef. Responsabilitățile și importanța cărora cu greu pot fi supraestimate. Este mâna dreaptă și consilier principal, planificator de evenimente și coordonator de întâlniri. Va fi foarte greu pentru un manager de top să conducă o companie fără un asistent bun.

Trăsături distinctive și specificitate ale activităților asistentului

Nu există nicio poziție care să fie la fel de controversată și ambiguă în ceea ce privește cerințele ca un asistent manager. Atribuțiile angajaților angajați în acest tip de activitate includ destul de multe puncte. În plus, asistenții personali sunt adesea confundați cu secretarele sau directorii de birou. Deși sunt asemănătoare, sunt tipuri diferite de activități.

Responsabilitatile functionale ale asistentului managerului:

• Asigurarea zilei de lucru a șefului - program, întâlniri, semnare documente și călătorii de afaceri;
• asigurarea unui loc de muncă confortabil pentru un manager de top - având grijă de microclimatul, curățenia și confortul spațiilor;
• lucrul cu documentele managerului, în special cu scrisorile și apelurile primite;
• asigurarea confortului psihologic al sefilor;
• desfășurarea negocierilor inițiale;
• traducere;
• asigurarea managementului papetăriei etc.

Această listă este mult mai largă decât atât sarcinile de secretariat, cât și cele administrative. Cu toate acestea, specificul cu care se confruntă un angajat în funcția de „asistent personal al managerului”, îndatoririle și nuanțele activităților vor fi diferite pentru diferiți angajatori.

Se întâmplă că aceasta este în principal muncă de secretariat. Sau asistentul se ocupă exclusiv de a oferi confort și ordine șefului. Unii asistenți sunt adjuncți cu drepturi depline și își subordonează angajații.

Solicitările profesionale ale angajatorului pentru candidatul la funcția de „asistent manager”, atribuții și cerințe pentru educație

Cerințele pentru educația de bază și experiența de muncă vor diferi în funcție de opiniile conducerii. Cel mai adesea, acest post vacant este considerat unul de început într-o carieră. Cu toate acestea, un top-manager serios va căuta o persoană cu o anumită experiență profesională și de viață care să-i fie asistenți.

Cerința minimă este studii medii de specialitate legate de administrație sau jurisprudență. În plus, angajatorii se așteaptă la următoarele calități profesionale de la solicitanți:

• capacitatea de a lucra în toate programele de birou;
• viteză mare de imprimare;
• alfabetizare;
• cunoașterea a cel puțin o limbă străină, cel mai adesea engleză;
• cunoașterea elementelor de bază ale programării și a programelor de calculator non-standard;
• capacitatea de a efectua munca de birou și corespondența în conformitate cu cerințele de reglementare;
• cunoașterea elementelor de bază ale legislației în vigoare;
• vorbire competentă, bine definită.

Aceasta este cerința minimă pentru un solicitant pentru postul de „asistent personal al managerului”. Responsabilitățile pot fi, de asemenea, completate, în funcție de sfera organizației. În unele întreprinderi, o educație specializată sau conexă este considerată o condiție prealabilă pentru admiterea la un astfel de loc de muncă. În plus, educația suplimentară în afaceri sau cursurile de perfecționare sunt considerate un mare plus.

Cerințe pentru trăsăturile personale ale asistentului

Pe lângă asistenții profesioniști, asistenților managerilor de top le sunt impuse o serie de cerințe personale. Specificul postului de „asistent manager”, îndatoririle și trăsăturile muncii presupun un tip aparte de caracter.

În primul rând, acestea sunt:

• rezistență la stres - la urma urmei, asistentul trebuie să fie deseori primul care să-și asume furia superiorilor și să asculte nemulțumirea subordonaților săi;
• multitasking - capacitatea de a face mai multe lucruri în același timp este cea mai valoroasă calitate a unui asistent bun;
• gândire pozitivă - fără această trăsătură de caracter, un asistent manager nu poate face față unor responsabilități suplimentare, deoarece activitățile sale depășesc adesea cadrul cooperării standard de afaceri;
• capacitate mare de învățare - dorința de a învăța lucruri noi și de a înțelege calitativ fluxul de lucru ar trebui să fie prezentă în fiecare asistent bun.

Acestea sunt doar trăsăturile de bază ale caracterului de care fiecare asistent manager are nevoie pentru o carieră profesională de succes. Dar cea mai importantă cerință personală este ca temperamentul și comportamentul șefului și asistentului să nu fie discordante, ci în mod ideal să se completeze reciproc.

Sarcinile generale ale unui asistent manager

Asistentul lucrează direct cu conducerea organizației, îndeplinind atât sarcini personale, cât și sarcini profesionale. Acestea includ de obicei:

• managementul muncii de birou a șefului și, în unele cazuri, a întregii organizații. În întreprinderile individuale, asistenții gestionează secretariatul organizației;
• coordonarea activitatilor de management. Programarea intalnirilor de afaceri, reamintirea sefilor despre evenimente si activitati de tot felul;
• efectuarea corespondenței în numele organizației;
• primirea și redistribuirea apelurilor telefonice primite;
• oferind managerului la cerere toate informațiile necesare.

Responsabilități suplimentare ale asistentului la șeful organizației

Un asistent personal manager cu responsabilități și funcții suplimentare este cea mai frecventă deschidere pentru acest domeniu de activitate. De cele mai multe ori, conducerea caută un angajat destul de versatil, capabil să-și extindă responsabilitățile.

Cele mai frecvente responsabilități suplimentare sunt:

• traducere dintr-o limbă străină, inclusiv în timpul negocierilor. Este posibil ca conducerea să nu aibă întotdeauna încredere deplină în lucrătorii terți, iar cunoașterea cel puțin a limbii engleze este foarte utilă aici;
• organizarea deplasărilor managerului și însoțirea călătoriei. O astfel de activitate presupune că asistentul se va ocupa de toate problemele casnice: mișcarea, comandarea unui taxi și hotel, catering și documente;
• însoțirea autorităților la evenimente de protocol;
• servicii cu caracter casnic.

Această listă este departe de a fi completă. Cel mai adesea, este destul de dificil să răspunzi fără echivoc la întrebarea care este responsabilitatea unui asistent manager? Această activitate este foarte diversă. Fiecare șef își face propriile cerințe, principalul lucru este să se asigure că toate sunt în limitele legii.

Program de lucru asistent personal

Una dintre principalele caracteristici ale acestei activități este dependența timpului de lucru al angajatului de management. Desigur, normativ prevede o zi lucrătoare de opt ore. De fapt, asistenții își compară regimul cu superiorii lor.

Această „neclaritate” a orelor de lucru și nevoia de a ține mereu legătura cu conducerea, descurajează adesea absolvenții de la aceste posturi vacante. De fapt, nu trebuie să lucrezi mai mult decât în ​​orice alt loc. Doar că timpul de odihnă și de muncă devine volubil.

Descrierea postului pentru asistent manager

Structura postului de „asistent manager”, responsabilitățile, cerințele pentru educație și experiența de lucru ar trebui să fie precizate în fișa postului. Acesta este un document care asigură transparența cerințelor de management și un control ușor asupra îndeplinirii sarcinilor angajatului.

Fișa postului este de natură normativă și trebuie respectată. Acest document prescrie toate subtilitățile muncii directorului asistent. Acesta este practic un ghid de acțiune. Documentul cuprinde nu numai îndatoriri, ci și drepturi, responsabilități și specificul soluționării conflictelor de muncă.

In legatura cu specificul activitatilor asistentului manager, intocmirea fisei postului acestuia trebuie tratata cu o atentie deosebita. Este imperativ să se prescrie caracteristicile muncii, nuanțele organizării timpului de muncă și odihnă, compensarea orelor suplimentare.

Este necesar să se distingă fișa postului unui asistent de același document pentru postul de „asistent manager de proiect”. Responsabilitățile acestuia din urmă sunt adesea temporare, ca și jobul în sine.

În plus, fișa postului ar trebui să menționeze clar titlul postului. Cel mai adesea ele indică „secretar”, „secretar-asistent”, „manager de trimitere”. Vă rugăm să vă asigurați că această intrare respectă reglementările aplicabile și este actualizată.

Ce să includă în CV-ul asistentului executiv

A fi asistent personal este un început excelent pentru o carieră de absolvent. Astfel, poți obține primul loc de muncă și dobândi o experiență profesională incomparabilă. Cu toate acestea, chiar și pentru candidații cu experiență, acest post vacant poate părea interesant. Mai ales dacă intenționați să schimbați domeniul de activitate.

Cunoscând principalele responsabilități ale unui asistent manager, nu este greu să redactezi un CV. Acest document presupune că sunteți familiarizat cu partea teoretică a întrebării și sunteți gata să începeți. Studiați cu atenție cerințele pentru solicitant și începeți să scrieți textul.

Datele care trebuie indicate în CV pentru postul vacant „asistent” sau „asistent personal șef”:

1. Nume complet, prenume și patronimic, într-un CV pentru o firmă străină sunt permise doar primele două.
2. Statusul familiei. Acesta este un element obligatoriu - postul de asistent implică adesea un program de lucru neregulat. Trebuie să fii sigur că un astfel de program nu va afecta negativ responsabilitățile familiale.
3. Educaţie. Afișat în ordine cronologică. Dacă încă studiați, asigurați-vă că notați cât timp va dura să fie finalizat. Adesea, angajatorii angajează studenți ca asistenți, cu avansare ulterioară în carieră. Aici indicați, de asemenea, cunoștințele dvs. despre o limbă străină și nivelul de competență în aceasta.
4. Experiență de muncă. Indicați din acesta din urmă. Dacă nu aveți deja unul, atunci enumerați proiectele dvs. de voluntariat, participarea la activități sociale sau organizații comerciale, practici educaționale și alte activități adecvate. Dacă nu puteți furniza nimic, luați o mărturie de la departamentul emitent și scrieți că sunteți gata să o furnizați.
5. Caracteristici personale. Fii cât se poate de sincer cu tine. Descrieți personajul din punctul de vedere al psihologiei clasice și asigurați-vă că vă notați punctele forte și punctele slabe.
6. Informații suplimentare. Aici ar trebui să scrieți de ce angajatorul ar trebui să vă aleagă dintre alți solicitanți. În plus, asigurați-vă că includeți abilități suplimentare, cum ar fi deținerea unui permis de conducere. De asemenea, va fi util în acest moment să scrieți despre disponibilitatea educației suplimentare, cursurilor de perfecționare, educației în afaceri.
7. Contacte. Lăsați cât mai multe modalități de a vă contacta: numere de telefon mobil și de acasă, adresă de e-mail, skype, un link către o pagină de pe o rețea de socializare. Vă rugăm să furnizați numai informații actualizate.

Un CV scris corect nu va trece neobservat de angajator.

Atribuțiile asistentului la șeful unității

De obicei, cei care caută un loc de muncă caută un loc de muncă ca asistent executiv personal. Dar este mai ușor să începeți promovarea în această nișă de carieră, din postul de „asistent la șef departament de vânzări”. Atribuțiile acestui angajat nu sunt atât de extinse, dar experiența și perspectivele sunt incomparabil mai mari.

Principala diferență dintre asistenții șefilor de departamente constă în activitățile lor mai specifice și mai restrâns concentrate. Ei execută lucrări legate de o direcție specifică de producție sau management. Această experiență este neprețuită pentru avansarea în carieră.

Atribuțiile unui asistent la șef de departament includ totul la fel ca și cele ale șefului întreprinderii. Dar există și o specificitate specială:

• necesitatea cunoașterii temeinice a esenței procesului de producție, management sau comerț al unității;
• contact cu asistenții din alte departamente și directorul general adjunct;
• menține documentația specifică unității.

Asistent personal Perspectivă de carieră

Tinerii văd această poziție ca pe un început de carieră. Cu toate acestea, trebuie să distingeți ce fel de promovare doriți. Orizontal sau vertical? În această întreprindere, sau aceasta este doar linia de plecare într-un CV viitor? Strategia pentru acțiuni ulterioare depinde de răspunsurile la aceste întrebări.

Conducerea apreciază asistenții buni, iar acest lucru, din păcate, are un efect negativ asupra creșterii carierei lor. Șeful nu vrea să renunțe la angajatul ideal, este de acord să mărească salariul și oferă beneficii suplimentare - aceasta este o opțiune de carieră orizontală. Cel mai frecvent în rândul asistenților personali.

Cel mai simplu mod de a urca pe scara carierei într-o anumită organizație este de la postul de asistent până la șef de departament. Astfel de posturi sunt adesea angajate tocmai cu perspectiva de a cunoaște mai bine angajatul și de a se pregăti. Dacă vrei o carieră verticală, atunci acesta este drumul tău.

Funcția de asistent manager nu este vizibilă din exterior, dar foarte semnificativă pentru organizație. Un asistent competent este capabil să îmbunătățească eficiența managementului și, prin urmare, să ofere mai mult profit întreprinderii.

 

Ar putea fi util să citiți:

• Artizanat din plastilină pentru ziua cosmonauticii;
• Ghicitori de școală - activitate distractivă pentru copii;
• Cum să modelezi un liliac de plastilină pas cu pas cu o fotografie;
• Brelocuri brodate Schema de brelocuri brodate;
• Joc de stație „târg”;
• Jocuri în tabăra de vară pentru copiii de școală primară;
• Concursuri de tabără pentru copii;
• Ghicitori pentru copii despre transport;