Audit logistic. evaluarea eficienţei logisticii depozitului la întreprindere. Auditul stării depozitului și asigurarea siguranței stocurilor folosind exemplul Centrului de Comerț și Servicii OJSC Auditul intern al unui depozit

Cum să auditezi un depozit
Dmitry Perov, șeful Departamentului de Implementare și Întreținere a Sistemelor Logistice, ANT Technologies, © LOGISTICS și Management www.logistpro.ru

Afacerea a fost automatizată cu succes de mult timp, ERP este instalat în companie, iar WMS este instalat în depozit. O mare cantitate de statistici a fost acumulată în bazele de date ale acestor sisteme. Este nevoie de multă muncă pentru a înțelege unde, când și cine face greșeli și dacă aceste greșeli sunt cauzate de construirea incorectă a proceselor de afaceri ale companiei.
Un mare plus al acestui proiect este interesul profund și sprijinul conducerii de vârf a companiei. De fapt, aceasta este permisiunea de diagnosticare completă și pregătire pentru orice procedură, nu numai terapeutică, ci și chirurgicală. Puteți schimba procesele fizice și informaționale, schema de motivare a personalului etc.

La prima întâlnire, s-a stabilit obiectivul strategic: „În noiembrie 2008, stocul de mărfuri din depozit ar trebui să fie astfel încât să fie posibil să se refuze închirierea spațiului suplimentar de depozit de la organizații terțe și să nu se recurgă la ajutorul acestora pe tot parcursul 2009. În același timp, cifra de afaceri a companiei nu ar trebui să scadă.” Finanțare pentru reinginerie - din fondurile economisite ca urmare a refuzului de a închiria spațiu suplimentar, lichidarea soldurilor de stoc, precum și prin îmbunătățirea performanței de funcționare a depozitului.

Algoritm de diagnosticare

Pasul 1. Analizați

Am început, ca de obicei, cu o analiză ABC. S-a realizat în cel mai simplu mod: până la 80% din mărfuri - grupa A; 80–96% - grupa B, restul - grupa C. Într-un raport, indicatorii au fost rezumați pe trei parametri: pe bucăți, în volum de vânzări și profit. Majoritatea produselor aparțin unei singure categorii pentru toate opțiunile: AAA, BBB, CCC. S-a dovedit că principala cifră de afaceri provine din 24% din mărfuri.

Apoi a fost estimat stocul în exces. Am adăugat stocul pentru fiecare articol din categoria C dacă acesta depășește vânzarea anuală a acestui produs. A ieșit în jur de 400 de tone.La prima vedere, nu este atât de mult pentru un depozit cu 8000 de spații pentru paleți, dar pe de altă parte, din cauza unei cifre de afaceri atât de reduse, se pune întrebarea - sunt deloc necesare aceste posturi? Împreună cu conducerea, am decis că ar trebui să scăpăm de astfel de posturi. Pe baza analizei ABC, este dificil să se judece ce anumite poziții ar trebui eliminate, deoarece există mărfuri care sunt vândute în cantități mici, dar în mod constant. A le abandona înseamnă a pierde, deși o mică parte, din venit.

Pasul 2. Determinați curba vânzărilor

O analiză XYZ este de obicei utilizată pentru a identifica stabilitatea și instabilitatea. În teorie, totul este simplu: stabilitatea este determinată folosind coeficientul de variație, calculat prin formula (cu cât coeficientul de variație este mai mare, cu atât obiectul este mai instabil):

Ni = 1 (xi - x–) 2
n = n ґ 100%,
NS-

unde xi este valoarea parametrului pentru obiectul evaluat pentru perioada i-a;

x este valoarea medie a parametrului pentru obiectul de analiză evaluat;

n este numărul de perioade.

După calcularea coeficientului de variație, produsele sunt împărțite în grupuri, de exemplu, după cum urmează:

grupa X - obiecte, al căror coeficient de variație nu depășește 10% (grup stabil de bunuri);

grupa Y - obiecte, al căror coeficient de variație este de 10–25% (grup de mărfuri de stabilitate medie);

grupa Z - obiecte, al căror coeficient de variație depășește 25% (grup instabil de bunuri).

Am încercat să facem un calcul simplu - am obținut că toate produsele aparțin categoriei Z, ceea ce era de așteptat. Această opțiune de calcul este potrivită doar pentru o afacere în care sezonalitatea este fie scăzută, fie nu se manifestă în toate produsele. Calculul identifică apoi articolele sezoniere. În cazul nostru, sezonalitatea este de așa natură încât uneori produsul nu este vândut deloc, iar acest lucru se aplică aproape tuturor pozițiilor. De exemplu, graficul arată vânzările unuia dintre produse în ultimele 33 de luni. Ciclurile sunt vizibile cu ochiul liber. La fiecare 12 luni tiparul se repetă, de exemplu, de la 5 la 8, de la 17 la 20 și de la 29 la 32 de luni, practic nu există vânzări. Există o linie de tendință liniară pe grafic care arată că vânzările cresc de la an la an.

Pasul 3. Determinați curba unui proces non-aleatoriu

Astfel, se poate presupune că există două procese. Unul nu este aleatoriu, este determinat de doi factori: o tendință care arată cum crește valoarea medie a vânzărilor unui anumit produs și coeficientul de sezonalitate, cu care trebuie înmulțită valoarea trendului. Cel de-al doilea proces este aleatoriu (model), determină o abatere a vânzărilor reale de la procesul non-aleatoriu pe care l-am calculat. Un proces non-aleatoriu suprapus faptului de vânzări pentru același produs este prezentat în graficul curbei portocalii. Eșecurile sunt prezise destul de bine, dar există o problemă cu vârfurile de vânzări, metodele de tratare cu care trebuie gândite. În scopuri ilustrative, un produs pentru care curbele sunt apropiate nu a fost special selectat.

Pasul 4. Calculați diferența dintre model și fapt

Procesul aleatoriu este egal cu diferența dintre model și fapt. Graficul arată curba unui proces aleatoriu (modulul diferenței dintre model și fapt). Este această abatere pe care o vom lua în considerare în coeficientul nostru de variație. În formula de mai sus, diferența de numărător este modulul nostru, iar x din numitor va fi media nu a faptului, ci a valorii modelului. Astfel, am eliminat procesul non-aleatoriu din coeficientul de variație. Pentru exemplul luat, coeficientul de variație va fi 1,27 (127%).

Pasul 5. Determinați vânzările reale

Poate că există un model pentru acest produs mai apropiat de realitate, dar ne interesează aspectele practice, de aceea, pentru scopurile noastre, considerăm că acest model este adecvat. Pentru a fi mai încrezători, am făcut următorul calcul pentru câteva zeci de produse: am luat vânzări reale fără ultimele trei luni, am efectuat un calcul model și am prezis cu trei luni în avans. S-a dovedit destul de asemănător cu realitatea. Pentru a nu ne confunda cu nivelul stocurilor la vârf, am aplicat următoarea tehnică: am înmulțit modelul nostru cu 1 + coeficientul de variație. După cum puteți vedea în grafic, curba reală se află aproape întotdeauna între cele două curbe ale modelului nostru.

Pasul 6. Analizarea stocurilor în exces

Să vedem de ce se creează stocul în exces. Avem deja un răspuns la această întrebare - modelul nostru îl poate oferi. Imaginați-vă că nu avem stoc în punctul zero pe axa timpului și prognozăm o vânzare în prima lună de-a lungul curbei punctate portocalii, ținând cont de componenta aleatorie. Pentru a face acest lucru, trebuie să cumpărăm suma care ar trebui vândută în prima lună. Dar în realitate nu vom vinde această sumă, ci ceea ce arată curba reală a vânzărilor. Luna viitoare vom cumpăra atât cât este necesar pentru a completa stocul la prognoza noastră. Dacă stocul rămas este mai mare, nu cumpărăm nimic. Pe grafic, achizițiile sunt afișate ca o linie portocalie, iar stocurile de la sfârșitul lunii sunt afișate cu albastru. După cum vedeți, în lunile în care nu există vânzări, în depozit sunt resturi. Acest lucru se datorează faptului că scăderea vânzărilor este bruscă și există un vârf în fața acesteia. Aprovizionarea pentru a asigura vârful, creăm acele stocuri în exces. Tendința liniară a reziduurilor din acest model are un caracter descrescător, dar este diferită pentru diferite produse. Și este, de asemenea, modelul nostru ideal pentru reziduuri. De fapt, curba punctată portocalie a fost prezisă intuitiv, iar stocurile reale sunt chiar mai mari decât modelul.

Pasul 7. Măsuri de combatere a stocului în exces

Pentru a combate stocul în exces, trebuie să comandați cantități mai mici din fiecare articol. Nu este atât de ușor. Astăzi, departamentul de achiziții folosește istoricul de vânzări și intuiția ERP. Rezultatul unei astfel de lucrări a cumpărătorilor și a inițiat proiectul nostru. Este necesar să se construiască un nou model de achiziții și să se creeze un instrument software convenabil pe baza acestuia. Modelul de vânzări construit în acest articol va fi folosit de noi în viitor pentru a calcula coeficientul de variație și a-l lua în considerare în analiza XYZ și a întocmi un plan de vânzări. Am făcut deja sarcina tehnică pentru analiza ABC-XYZ, iar programatorii fac o implementare pe aceasta în ERP. Calcularea a 4000 de produse în Excel nu este o sarcină ușoară, așa că într-un procesor minunat de foi de calcul doar simulăm abordări ale problemelor noastre. Vom calcula datele pentru munca reală în ERP. Va fi identificată partea greu de vândut a produsului din categoria CZ, se va anunța un moratoriu la achiziționarea acestui produs și măsurile pentru a scăpa de acesta.

Achiziționarea de mărfuri în cantități mari lunar creează stocuri în exces în cazul scăderii vânzărilor

Diagrama logică a instrumentelor software va fi discutată de noi în articolul următor. Apoi vom construi un model de achiziție. În continuare, vom proiecta instrumente și activități de reinginerie, reglementări și motivații și vom aplica toate acestea în practică. Nu știm ce va ieși până la urmă, dar suntem siguri că vom conduce proiectul spre scopul pe care ni l-am formulat și în noiembrie depozitul va fi liber de mărfuri de vară.

Auditul depozitului vă va ajuta să evaluați eficiența sistemului de depozit, a componentelor acestuia și a multor procese logistice. Găsiți modalități posibile de a optimiza fluxurile de lucru și de a reduce suprafața prin pliere.

Compania GIKOM vă va audita depozitul și vă va oferi o listă de recomandări pentru îmbunătățirea lucrării.

Date necesare pentru audit:

Chestionar privind logistica depozitului - așa cum este și prognozat pentru 3-5 ani (sau % creștere)
Amenajarea depozitului cu dimensiuni
Lista restricțiilor - numărul maxim de chitanțe către depozit, productivitatea maximă a fiecărei linii, volumul și greutatea maximă și minimă a unui SKU etc.
Fotografii ale depozitului actual - exterior și interior

Tehnologia de audit al depozitului:

Analiza logisticii curente intra-depozitare
Analiza proceselor din depozit
Auditul sistemului de management al depozitului
Determinarea structurii fluxurilor de marfă
Auditul eficacității depozitării produselor pe rafturi
Analiza topologiei amplasării echipamentelor în depozit și producție
Identificarea „blocurilor” - „puncte de creștere”, a căror optimizare va crește cantitatea de mărfuri primite și expediate, capacitatea de depozitare, în funcție de sarcinile depozitului și producției dumneavoastră.

Auditul logistic este considerat un pas obligatoriu înainte de implementarea sistemului WMS. Rezultatele sondajelor și recomandărilor specialiștilor ajută la găsirea celei mai bune soluții pentru depozitarea mărfurilor, optimizarea performanței operațiunilor de depozit, încărcare și număr de personal etc. Cu alte cuvinte, un audit logistic ajută la înțelegerea a ceea ce trebuie făcut în depozit pentru a-l pune în ordine înainte de automatizare.

Auditul stării depozitului și asigurarea siguranței stocurilor pe exemplul OJSC „Centrul de comerț și servicii”

Verificarea stării depozitului și a siguranței rafinăriei este una dintre cele mai importante proceduri de audit. Pentru un studiu cuprinzător al acestui domeniu al activităților organizației, auditorul examinează depozitele, depozitele, atelierele și alte locuri de depozitare a stocurilor industriale, verificând condițiile de depozitare a acestora, starea de securitate la incendiu, dotarea depozitelor cu echipamentele, echipamentele, instrumentele necesare si corectitudinea functionarii acestora, starea de securitate a depozitului. Organizarea nesatisfăcătoare a economiei de depozit mărturisește nivelul scăzut de control intern asupra siguranței rafinăriei.

Pe parcursul sondajului, se acordă o atenție deosebită verificării organizării responsabilității materiale a angajaților asociată cu acceptarea, depozitarea și eliberarea bunurilor materiale. Una dintre condițiile pentru asigurarea securității bunurilor materiale este dezvoltarea și livrarea unor standarde sau fișe de post a unor persoane responsabile financiar, care definesc îndatoririle și drepturile angajaților, programul de lucru al acestora, procedura de acceptare și eliberare a valorilor, documentarea acestora, ținerea evidenței în depozite în contoare fizice, cronometrare furnizarea de rapoarte către departamentul de contabilitate etc.

La inspectarea locurilor de depozitare a stocurilor, conform documentelor aflate la dispoziția persoanelor responsabile material, aceștia verifică dacă întocmesc în timp util recepția și eliberarea valorilor și efectuează înregistrări în registre sau fișe contabile de depozit. Materialele excedentare și produsele finite necontabilizate pot fi create prin:

Înlocuirea materiilor prime în fabricarea produselor finite;

Calcularea furnizorilor de materii prime și materiale în greutate, umiditate, scăderea gradului acestora;

Trusa caroserie, calcul, masurare cumparatori cand scot produse finite;

Executarea nerezonabilă a actelor pentru pierderea materialelor în timpul transportului sau în timpul depozitării acestora în depozite.

Materialele excedentare necontabile sunt de obicei depozitate separat. Pentru a le identifica, ar trebui să utilizați datele contabile de depozit. Dacă nu sunt contabilizate surplusuri, atunci consumul anumitor tipuri de valori pentru anumite perioade, de regulă, depășește sosirea lor. Astfel de depășiri de costuri sunt acoperite de primirea și afișarea ulterioară a materialelor cu nume similare. Surplusul este retras pe cheltuiala încasărilor ulterioare sau întocmit în documente în vrac înainte de a verifica disponibilitatea lor efectivă în timpul inventarierii.

Inspecția stării depozitului și asigurarea securității bunurilor materiale, în combinație cu verificarea documentară ulterioară, permit tragerea de concluzii rezonabile cu privire la siguranța rafinăriei și dezvoltarea măsurilor preventive.

Stocurile pot fi depozitate în mai multe depozite, iar în acest caz este indicat să se efectueze inventarul acestora simultan pentru a exclude posibilitatea transferului de valori dintr-un depozit în altul. Dacă din anumite motive acest lucru nu se poate face, atunci auditorul trebuie să urmărească mișcarea internă a stocurilor între departamente (depozite) din momentul în care inventarul începe la primul depozit și până la finalizarea acestuia la ultimul depozit.

La efectuarea unui inventar, auditorul poate avea dificultăți în obținerea dovezilor rezervelor, cauzate de particularitățile procesului tehnologic. Acest lucru poate necesita uneori sfaturi de specialitate.

De asemenea, poate fi dificil să se obțină dovezi legate de determinarea cantității de rezerve, care se datorează:

a) utilizarea eșantionării. De regulă, în cadrul unei verificări, este imposibil să se verifice toate stocurile folosind metoda continuă, cu toate acestea, dacă există o discrepanță evidentă între înregistrările stocurilor și disponibilitatea lor reală, este necesar să se verifice toate articolele de inventar;

b) specificul procedurilor de control - este necesar să se asigure că nu au existat numărări repetate și necontabilizate accidental sau intenționat pentru valori. Reconciliile de control oferă o oportunitate de a ne asigura că numărarea valorilor a fost efectuată corect.

c) natura valorilor de inventar (de exemplu, un inventar al stocurilor de cherestea la fabricile de celuloză și hârtie, produse metalice laminate etc.). În astfel de cazuri, auditorul poate folosi tehnici de evaluare, atunci când o parte din stoc este numărată și măsurată, iar apoi rezultatele auditului sunt extrapolate la cantitatea lor totală. Reprezentativitatea rezultatelor extrapolării poate fi verificată prin compararea acestora cu datele contabilității și contabilității de depozit.

Prezența unor tipuri de stocuri nu poate fi verificată pentru disponibilitate prin simpla recalculare, de exemplu, în producție continuă - chimică sau oțel. În acest caz, auditorul va trebui să se bazeze pe procedurile de control intern, precum și, cu permisiunea clientului, să angajeze experți pentru a face inventarierea acestor active materiale.

Uneori, din mai multe motive, efectuarea unui inventar nu este posibilă. De exemplu, atunci când, la momentul încheierii contractului de audit, clientul avea deja finalizat inventarul la sfârșitul anului, și refuză să-l reconduiască, sau când inventarul este destul de scump. În acest caz, auditorul poate aplica metode matematice care, cu o anumită probabilitate, fac posibilă estimarea sumei rezervelor. Se poate întâmpla ca clientul să nu dorească să efectueze un inventar complet, dar la solicitarea auditorului, acesta va efectua un inventar al unei părți din inventar.

Asigurarea securității activelor materiale depinde în mare măsură de selecția și plasarea persoanelor responsabile financiar. Asemenea posturi nu ar trebui să fie acceptate de persoanele care aveau antecedente penale pentru delapidare, delapidare și nu au justificat încrederea în locurile de muncă anterioare.

Există, de asemenea, încălcări precum: eliminarea valorilor materiale cu aceleași treceri de două ori; export de valori materiale cu permise semnate de o persoană care nu are dreptul de a face acest lucru; export de valori materiale în conformitate cu autorizații și note verbale etc.

În cadrul unui audit al stării contabilității depozitului la OJSC „TSC”, au fost examinate depozitele, depozitele, atelierele și alte locuri de depozitare a stocurilor industriale la întreprindere, condițiile de depozitare a acestora, starea de securitate la incendiu a depozit, s-a verificat dotarea depozitelor cu utilaje, utilaje, dispozitive si corectitudinea functionarii acestora. , starea de protectie a spatiilor depozitului. De asemenea, pentru audit a fost întocmit un test de audit pentru verificarea stării depozitului și a siguranței rafinăriei (Tabel 3.1.)

La inspectarea locurilor de depozitare a stocurilor conform documentelor aflate la dispoziția persoanelor cu răspundere materială, s-a constatat că înregistrarea recepției și eliberării bunurilor materiale, precum și înregistrările în registre și fișele contabile de depozit, se fac în timp util.

Stocurile la întreprindere sunt stocate în mai multe depozite, iar în acest caz, inventarierea acestora se efectuează simultan pentru a exclude posibilitatea transferului de valori dintr-un depozit în altul.

Tabel 3.1 - Test de audit al verificării stării instalațiilor de depozitare și a siguranței rafinăriei N.N. Khakhonova Fundamentele contabilității și auditului. Rostov n/a: PHOENIX, 2005 .-- 89 p.

		Notă

1. Se realizează protecția teritoriului întreprinderii
2. Incinta este dotata cu alarme de incendiu si efractie?
3. Dacă au fost încheiate contracte de răspundere materială:
Corectitudinea inregistrarii
Sistemul de răspundere aplicat:
a) individual
b) colectiv
c) sistemul de gaj
4. Funcțiile MOL corespund listei aprobate de posturi și locuri de muncă înlocuite și îndeplinite de salariați cu care întreprinderea poate încheia acorduri scrise de răspundere integrală?
5. Au creat persoanele responsabile material condițiile pentru a asigura siguranța resurselor minerale:
Spații de depozitare închise
Disponibilitate dulapuri, seifuri
Disponibilitatea containerelor necesare pentru depozitarea obiectelor de valoare
Posibilitate de acces la MPZ doar MOL
6. Dotarea locurilor de depozitare ale MPZ cu instrumentele de măsurare necesare
7. Exista control asupra procedurii de export de valori din intreprindere si eliberarea de imputerniciri pentru primirea acestora?

Compania asigură controlul constant asupra siguranței stocurilor existente. O metodă importantă a unui astfel de control este un inventar, care vă permite să controlați atât siguranța proprietății Companiei, cât și corectitudinea contabilității.

La inventarierea valorilor materialelor se verifică disponibilitatea stocurilor pentru o anumită dată prin recalcularea, cântărirea, determinarea volumului acestora și compararea datelor efective obținute cu datele contabile.

În Companie, se desfășoară atât parțial, atunci când se verifică disponibilitatea obiectelor de valoare în locurile individuale de depozitare, cât și complet, când toate valorile din întreprindere în ansamblu sunt acoperite de verificare. Inventarierea completă obligatorie se efectuează anual înainte de întocmirea raportului anual în termenul stabilit prin instrucțiunile de realizare a inventarierii. Pe lângă inventarul anual, societatea verifică prezența soldurilor în natură pe tot parcursul anului.

Pentru realizarea inventarierii se creează o comisie specială la OJSC „TSC”. Rezultatele verificării se întocmesc printr-o listă de inventariere și actul corespunzător. Șeful întreprinderii examinează personal materialele de inventar și ia deciziile adecvate pe baza rezultatelor acesteia. Surplusul scos la iveală în timpul inventarierii este primit. În acest caz, se face o înregistrare contabilă:

Debit 10 „Materiale” Credit 91 „Alte venituri și cheltuieli”

Lipsa stocurilor, precum și pierderile din deteriorarea valorilor, se debitează în contul 94 „Lipsele și pierderile din deteriorarea valorilor” din creditul conturilor materiale corespunzătoare. Dacă deficiențele sunt relevate prin revizuiri în anul curent, dar se referă la anii anteriori, atunci sumele corespunzătoare sunt creditate în contul 94 din creditul contului 98 „Venituri amânate”. Produsele lipsă din anul curent sunt anulate la costul planificat. Ulterior, după ce se ia decizia de anulare a pierderilor și lipsurilor, acestea sunt radiate din creditul contului 94 în modul prescris. În concluzie, remarcăm că, ca atare, nu au existat neajunsuri în starea contabilității de depozit. Contabilitatea depozitului se ține în conformitate cu regulile stabilite.

Deja în Rusia a sosit momentul în care este relativ ieftin să angajezi un specialist competent de pe piața serviciilor de consultanță și să primești sfaturi detaliate de la acesta cu privire la „bunăstarea” depozitului tău. Să presupunem că ai găsit „specialistul” potrivit cu toate calitățile necesare (deși acest lucru nu este ușor), și l-ai trimis la depozitul tău. Ce va putea vedea în depozitul tău cu aspectul lui de savant și „curat”? Există o mulțime de lucruri interesante dacă știe când și unde să caute și cu cine și cum să vorbească...

Când o persoană vine la medic, medicul îi verifică mai întâi pulsul, presiunea, temperatura și, în funcție de starea acestora și a altor indicatori ușor de măsurat, judecă cât de sănătos este întregul corp uman, dacă este necesar să se continue investigați-l sau este posibil să faceți imediat un diagnostic final și să începeți imediat tratamentul.

La fel și depozitul. Dacă vrei să știi cât de eficientă este întreaga afacere, este mai logic să începi cu un audit în depozit, iar apoi multe vor deveni imediat clare și de înțeles.

Vă puteți întreba: de ce exact depozitul acționează ca acest indicator - de ce, de exemplu, nu cumpărați sau livrați sau vânzările cu finanțare, deoarece acestea sunt, de asemenea, verigi importante în lanțul de aprovizionare?

Răspunsul meu este: pentru a înțelege complexul, trebuie mai întâi să-l transformi într-unul simplu. Aranjați pe rafturi, după cum se spune, „separați muștele de cotlet” și așa mai departe...

"Cotlet - separat..."

Cum faci asta, întrebi? Cum să simplificați, de exemplu, un sistem complex și greoi de contabilitate și control al fluxurilor de mărfuri și financiare, sau cum să evaluați eficiența unui sistem informatic al unui holding mare sau cum să aflați cât de eficient au investit banii dvs. în se folosește modernizarea oricăror sisteme și tehnologii și cum, în sfârșit, să aflăm când va apărea profitul promis din acest upgrade?

Răspund: există două moduri. Puteți inventa un sistem și mai complex pentru a-l folosi pentru a încerca să evaluați sistemele de mai sus și, ca rezultat, posibil să complicați totul și mai mult, sau puteți doar să priviți cu atenție niște indicatori care se află la suprafață, de exemplu, în un depozit și folosiți-le pentru a trage concluziile necesare.

Care sunt indicatorii importanți din stoc?

De-a lungul anilor de practică, fiind implicat în auditul lanțurilor de aprovizionare la o varietate de întreprinderi, cu o mare varietate de tehnologii de depozit și gradul de dotare cu metode variate, moderne și nu foarte, de analiză a sistemelor de management al stocurilor, pentru un Analiza preliminară a stării stocurilor, întotdeauna mă duceam în primul rând la depozit și aproximativ într-o zi lucrătoare, știa deja aproape inconfundabil cât de eficient gestiona compania stocurile.

În general, la urma urmei, un depozit este un fel de indicator prin care se poate judeca eficiența unei afaceri fără eroare, la fel ca, de exemplu, după pulsul unei persoane ...

În procesul de studiu mai aprofundat și cuprinzător al datelor din sistemul informațional corporativ (sistemul de informații corporative) și conversațiile cu șefii de departamente și conducerea companiei, aproape niciodată nu am găsit niciun motiv întemeiat să-mi schimb părerea despre starea stocurilor care Am avut după ce am vizitat depozitul.

Ce altceva, în afară de starea stocurilor, poți învăța din indicatorii bursieri?

În urma unui sondaj în depozit, puteți afla cât de eficient sunt cheltuiți banii pentru întreținerea, reconstrucția sau construcția acestuia.

De asemenea, puteți afla cât de eficient sunt utilizate spațiul de depozitare, rafturile și echipamentele de ridicare.

De asemenea, puteți afla cât de eficient este cheltuit fondul de salarii, cât de productiv lucrează personalul, cât de eficientă este motivația acestuia, care este cultura de producție în depozit, cum afectează aceasta calitatea operațiunilor efectuate. Și multe lucruri mai interesante și utile pot fi învățate dintr-un audit efectuat cu profesionalism.

O altă conversație este că nu toată lumea și nu își dorește întotdeauna să afle adevărul despre depozitul lor, dar acesta este un alt subiect care nu are legătură cu tehnologiile de depozit, deși nu mai puțin important în acest context.

Nu îmi voi dezvălui aici toate secretele, voi da doar un exemplu pentru a ilustra cât de utilă poate fi o simplă vizită la depozit de către un specialist în logistică și SCM.

Haos bine structurat

Imaginați-vă un depozit al unei companii de distribuție cu o suprafață de aproximativ 3000 m2, cu o înălțime de 10 metri până la marginea inferioară a grinzii, cu 4 niveluri de rafturi, etaj la cota +1.2000, vrac, cu docuri, cu transport maritim / zone de primire, o zonă gata făcută, o zonă de depozitare și o zonă de căsătorie. Totul este așa cum trebuie, doar un vis, nu un depozit!

Depozitul, de altfel, este real. Proprietarul a comandat proiectarea și construcția acestuia după un proiect șablon luat dintr-o imagine frumoasă de pe Internet.

Am făcut un audit al acestui depozit în 2011.

Intrând în depozit, la ora 9:00 am văzut pe șantierul din fața docurilor o aglomerație de mașini pentru încărcare, cu o capacitate de încărcare de 1,5 până la 10 tone, iar pe teritoriu - mai multe camioane grele (sosiri).

Mașinile pentru încărcare au fost umplute cu un stivuitor, care scotea paleții cu mărfuri de pe docurile deschise, îi punea în fața mașinilor, iar apoi încărcătoarele și depozitarii încărcau manual și puneau mărfurile în dube. De ce pentru aceste operațiuni un depozit cu docuri nu este clar.

Întrucât docurile erau astfel ocupate, „camioanele” care veneau să descarce coletele au stat și au așteptat terminarea încărcării fluxului.

Într-un depozit, de exemplu, este posibil, de exemplu, să se evalueze eficiența utilizării stocurilor din depozit practic fără erori...

Când am intrat în depozit, am văzut o zonă de expediere ocupată de paleți de marfă de expediat, folosită ca zonă pentru comenzile gata.

Toate celelalte procese din timpul expedierii cheltuielilor nu au fost efectuate din cauza lipsei de personal și de spațiu pentru efectuarea operațiunilor.

În zona de depozitare, am examinat pubele de bază și am văzut că mărfurile din pubele de bază nu erau așezate în așa fel încât să fie convenabil să le asamblam, ci erau împrăștiate (ca și cum ar fi fost asamblate pentru ultima data).

În zona de picking se aflau mărfuri care nu fuseseră luate de mult timp (era evident că stăteau de mult timp, pe un strat uniform de praf pe cutii), și mărfuri în cutii rupte aleatoriu (bucata), inclusiv cele împrăștiate pe culoarele dintre rafturi.

Mărfurile erau stivuite de un stivuitor și un stivuitor electric, care puteau muta mărfurile nu mai sus de al treilea nivel datorită faptului că culoarele erau blocate, echipamentul era inactiv (la un moment dat, „economiseau” echipamentele de ridicat ).

Ultimele niveluri ale raftului erau goale în proporție de 90%. Al treilea nivel a fost umplut cu 50 la sută, al doilea nivel a fost supraumplut - practic nu existau stocuri de celule goale în ele.

Din comunicarea cu stivuitorul, după ce mi-a scos mai mulți paleți, am ajuns la concluzia că rotația mărfii este nesatisfăcătoare.

Pe baza cantității de praf de pe paleți cu mărfuri de la nivelul al patrulea și al treilea, a fost clar că acest produs a stat nemișcat mai mult de o lună, iar unele poziții mult mai mult (s-a dovedit că unele poziții au rămas de la începutul depozitul). Marfa fie nu este deloc marcată, fie marcată incorect (nu sunt indicate data livrării, numărul lotului, codul produsului).

După ce am vorbit cu șeful depozitului, am aflat că depozitul se desfășoară fără „printuri albe”, la numărarea mărfurilor nu sunt scoase de la nivelurile superioare (ceea ce este scris cu marker mare pe cutii).

După ce am urmărit puțin mai târziu operațiunea de primire a coletelor, am văzut ce mă așteptam să văd: majoritatea mărfurilor care soseau la parohie nu erau aranjate, așa cum ar trebui să fie conform principiului FIFO (sau în alt mod), a fost pur și simplu lăsați deoparte (pe culoar), pentru că a existat un deficit de toate mărfurile sosite și aceste mărfuri trebuiau expediate la următoarea expediție.

Astfel, cu ochiul liber, s-a putut observa că doar aproximativ 1/3 din volumul total al mărfurilor este de fapt întors în acest depozit, iar restul mărfurilor pur și simplu ocupă spațiul rămas fără practic nicio mișcare.

Nicio analiză ABC a depozitului nu ar fi putut arăta problema mai clar decât era vizibilă în acest moment în depozit.

A fost localizat împreună cu restul, a fost colectat și anulat o dată pe săptămână.

Personalul depozitului s-a schimbat constant, „curba”, nu exista echipa ca atare, oamenii lucrau de la inventar la inventar si se schimbau la fiecare 3 luni.

Cu toate acestea, liderul afacerii a angajat manageri de inventar bine plătiți care nu au mers deloc la depozit, dar, în același timp, i-au pus la dispoziție o mulțime de tabele și calcule inteligente diferite privind starea stocului din depozitul său... și, destul de ciudat, le-a crezut.

Îmbunătățiți eficiența afacerii dvs. de-a lungul întregului lanț de aprovizionare! Și nu vă fie teamă să vă uitați din nou în depozit pentru a vedea ce se întâmplă cu adevărat acolo și pentru a vorbi cu personalul depozitului!...

În plus, liderul de afaceri trebuia să ia decizii în cadrul unor acorduri stricte de distribuție, în care erau prevăzute condiții stricte pentru selectarea unor volume umflate de mărfuri la un procent plăcut de bonusuri.

Condiția pentru primirea acestor bonusuri era ca furnizorul să poată în orice moment, fără nicio aprobare, să expedieze un lot de mărfuri care depășea de câteva ori tarifele obișnuite de încasări. Drept urmare, mărfurile au fost expuse pe culoare, iar toate procesele din depozit au fost încetinite semnificativ sau chiar oprite cu totul.

În cele din urmă, compania a suportat unele costuri indirecte, care au fost mai dificil și mai frustrant de calculat decât beneficiile directe din bonusuri asociate cu bonusuri suplimentare pentru liderul de afaceri și unii dintre subalternii săi, dar aceste pierderi, chiar și la suprafață, au fost semnificativ mai mari. decât veniturile din prime.

După efectuarea unui audit al depozitului, achizițiilor și livrării, șeful de afaceri al acestei companii a primit o aliniere completă a problemelor existente prin prioritate și a început treptat să le elimine în mod intenționat.

Astfel, trebuie făcut un audit al depozitului. Nu duceți la punctul în care, ca în exemplul de mai sus, trebuie să înghețați 2/3 din stocurile în stoc ilichide, urmând exemplul contrapărților dvs.

Este clar că în depozit sunt mai puțini angajați cu salarii mari care sunt capabili să facă lobby asupra intereselor depozitului înaintea conducerii companiei, dar totuși nu trebuie să faceți o „pușcă” din depozit și să includeți acolo „școuri” ale tuturor celorlalte divizii. Totuși, pe termen lung, nu va face decât să agraveze situația generală.

Dar chiar dacă totul nu este la fel de rău în depozitul tău ca în exemplul pe care l-am descris, tot nu trebuie să te oprești aici.

În loc de epilog

Până la urmă, chiar și cele mai moderne și inteligente sisteme de planificare și contabilitate și control nu vor fi de nici un folos dacă analizează date care nu au legătură cu procesele vii și cu adevărat actuale din depozit.

Yuri Kolmachikhin, expert în logistică și CSM, pentru revista „Consultant”

Ajută-ți afacerea să crească

Experiență neprețuită în rezolvarea problemelor urgente, răspunsuri la întrebări complexe, informații proaspete special selectate în presă pentru contabili și manageri.

Istoria dezvoltării unei astfel de categorii precum auditul este considerată de mulți autori în moduri diferite. Definiția corespunzătoare, tradusă din latină, este interpretată ca „auzire” și este folosită în practică pentru a defini verificarea. Astfel, se obișnuiește să se înțeleagă un audit ca un audit efectuat de un expert independent care vizează o activitate sau un fenomen specific. De aceea, se face o distincție între auditurile tehnice, operaționale, de mediu și logistice, care sunt discutate în acest articol. Ce se înțelege prin categoria prezentată? Cum este diferit de alții? Care sunt tipurile de audit logistic? Puteți găsi răspunsuri la aceste întrebări și la alte întrebări la fel de importante în timp ce citiți articolul nostru.

Conceptul si organizarea auditului logistic

Astăzi, alături de conceptele de audit financiar, contabil, tehnic și de altă natură, o poziție importantă este luată de un audit logistic. În primul rând, acțiunea sa vizează reducerea costurilor logistice și creșterea eficienței activității economice a întreprinderii în ansamblu.

Un audit logistic ar trebui înțeles ca o verificare cuprinzătoare a eficienței subsistemelor logistice. Rolul unui audit logistic în alegerea unei strategii logistice este de a identifica „zonele cu probleme”. Deci, în procesul procedurii, se formează un arbore de conexiuni între ele, care sunt de natură cauză-efect. În plus, se fac calcule economice la scară largă în legătură cu vânzările, utilizarea spațiului și gestionarea stocurilor. Organizarea unui audit logistic și etapele desfășurării acestuia se referă direct la următoarele tipuri de inspecții:

Auditul achizițiilor, adică al aprovizionării materiale și tehnice.
Audit planificare conform schemei „vânzări – producție – achiziții”.
Auditul costurilor logistice pentru depozitarea, ambalarea, depozitarea si deplasarea produselor comerciale.
Auditul distribuției produselor comerciale în conformitate cu lanțul de aprovizionare.

Rezultatele auditului logistic

Pe lângă problema organizatorică, bazele teoretice ale sistemului de audit logistic includ și rezultatul procedurii sub forma unui raport care conține următoarele informații:

Evaluarea stării reale în raport cu sistemul logistic al întreprinderii.
O listă de recomandări tehnice, informaționale, organizaționale și tehnologice pentru îmbunătățirea tuturor subsistemelor logistice.
Evaluarea necesității anumitor modificări.
Rentabilitatea preliminară (potențială) a investiției.

Rezultatele, care sunt anunțate după efectuarea unei astfel de proceduri precum un audit al sistemelor logistice, vorbesc de obicei din relevanța anumitor proiecte legate de următoarele puncte:

Dezvoltarea unei strategii în ceea ce privește componenta logistică a structurii.
Reproiectarea (proiectarea) unui sistem sau a unui subsistem logistic. Un exemplu izbitor al acestuia din urmă este proiectarea unui complex de depozite.
Formarea unui sistem legat de reglementarea proceselor de afaceri logistice.

Auditul logistic și principiul său principal

Principiul cheie al auditului logistic este trecerea de la general la specific. Cu alte cuvinte, procedura începe cu o validare a obiectivelor de performanță ale structurii globale de focalizare și se termină cu cauze de oportunități ratate, productivitate slabă și ineficacitate. După rezolvarea problemelor generale, auditul logistic al întreprinderii implică un studiu detaliat al zonelor funcționale logistice din companie.

Deci, în conformitate cu principiul de mai sus, se efectuează studiul strategiilor curente ale întreprinderii, care pot afecta pe deplin organizația în ceea ce privește mișcarea fluxurilor de natură materială. Pentru aceasta, în orice caz, este necesară analizarea misiunii corporative, precum și a strategiei de producție, marketing și achiziții a companiei. Pasul final în auditul sistemelor logistice este formarea unei baze de date. Deci, poate fi folosit pentru a evalua performanța acestor sisteme într-o întreprindere.

Pentru implementarea procedurii avute în vedere în articol, se creează o echipă care include reprezentanți ai serviciului de logistică și ai altor divizii funcționale ale companiei (contabilitate și finanțe, vânzări și marketing, achiziții și producție, serviciu de informare etc.). Este important de adăugat că, de exemplu, un audit logistic al sistemului de transport al unei întreprinderi este efectuat în prezența unor experți externi. În plus, studenții instituțiilor de învățământ superior specializate sunt adesea implicați în implementarea procedurii. Această mișcare este fără îndoială oportună, deoarece specialiștii începători, într-un fel sau altul, au nevoie de o bază practică pentru a-și atinge obiectivele profesionale.

Etapele întocmirii ramurilor auditului logistic

Oamenii de știință moderni disting între mai multe etape ale unui audit logistic, inclusiv preliminar, principal și, în consecință, final. Pentru început, ar fi indicat să luăm în considerare etapa preliminară a auditului logistic.

Așadar, în primele două-trei zile, specialiștii studiază zonele funcționale de producție, furnizare, vânzare și comercializare a produselor comerciale. Apoi, în cursul săptămânii, experții în logistică prelucrează rezultatele cercetării, precum și pregătesc o listă de funcții logistice, care, într-un fel sau altul, sunt supuse unei verificări amănunțite. Linia finală a auditului logistic în această etapă cuprinde formularea întrebărilor pentru chestionare și interviuri, precum și întocmirea unei liste de indicatori, în conformitate cu care se va face evaluarea funcțiilor logistice.

Etapa principală a auditului logistic

Pentru început, trebuie menționat că etapa principală a unei astfel de proceduri la scară largă este clasificată în audit intern și extern. Acest capitol examinează auditul costurilor logistice pe exemplul unei întreprinderi industriale și stadiul principal al acesteia. Punctul de plecare pentru auditul intern este considerat a fi un interviu cu conducătorul întreprinderii. După aceea, auditul logistic este efectuat în conformitate cu următoarele domenii:

Prima direcție presupune un sondaj asupra angajaților diviziilor funcționale ale companiei pe probleme care, într-un fel sau altul, sunt legate de logistică (vânzări, depozite, transport).
A doua direcție implică lucrul cu un eșantion de documentație a întreprinderii.
A treia direcție vorbește despre colectarea informațiilor în conformitate cu contractele de furnizare pentru realizarea analizei statistice a vânzărilor și achizițiilor de produse comerciale.

În procesul unui audit logistic intern, se utilizează un sistem de indicatori, care sunt clasificați în următoarele grupe:

Primul grup conține indicatori de deservire a consumatorilor externi și interni, precum și o evaluare a caracteristicilor de calitate ale serviciului, care trebuie să includă capacitatea de a schimba fundamental caracteristicile comenzilor în conformitate cu solicitările clienților, timpul de executare a comenzii, precum precum şi stabilitatea în raport cu un timp dat.
Al doilea grup include indicatori care au legătură directă cu costul fondurilor pentru implementarea operațiunilor și procedurilor logistice. În procesul de analiză a costurilor se evaluează raportul cost-beneficiu. Aceasta se referă la beneficiile pe care le primesc clienții din adoptarea și implementarea ulterioară a anumitor decizii în companie.
Al treilea grup include mai mulți indicatori ai utilizării flotei proprii de vehicule (material rulant) sau a instalațiilor de depozitare, inclusiv coeficientul de utilizare a capacității de transport a vehiculului, coeficientul de utilizare a volumului depozitului și așa mai departe.

Audit extern

După cum sa dovedit, etapa principală a procedurii luate în considerare în articol conține astfel de tipuri de audit logistic, precum intern și extern. În acest capitol, va fi indicat să vă familiarizați cu acesta din urmă. Este important de menționat că are sens să se stabilească punctul de plecare pentru un audit extern numai atunci când procedura de audit intern este garantată a fi trecută. Deci, în această etapă, se realizează un studiu al așteptărilor și cerințelor clientelei pentru a determina performanța optimă a întreprinderii; luarea în considerare a tehnicilor utilizate de concurenți; evaluarea nivelului fluxului de materiale de serviciu pentru clienți și așa mai departe.

De menționat că un audit logistic extern se realizează sub forma trimiterii de chestionare special pregătite sau interviuri selective direct cu reprezentanții companiilor deservite, precum și cumpărători din diferite locuri din punct de vedere geografic sau cu volume diferite de achiziții. Este important de adăugat că chestionarele standard trebuie adaptate absolut pentru fiecare structură care este verificată. În plus, de regulă, nu sunt intervievați doar șefii companiei sau diviziile sale individuale, ci și angajați specifici în conformitate cu domeniul lor de activitate.

Astfel, pe baza rezultatelor unui audit extern, este posibil să se formuleze recomandări specifice pentru structură și să se indice modificările care trebuie făcute în sistemul logistic actual la momentul auditului.

Etapa finală

După finalizarea etapei principale a auditului logistic, este necesar să se întocmească următoarele rapoarte analitice:

Primul raport, elaborat în conformitate cu analiza nomenclatorului stocurilor, conține informații despre sortimentul de materii prime și produse comerciale, stocuri pe grupe, categorii sau poziții, o evaluare a cifrei de afaceri de articole pe nomenclator.
Al doilea raport conține o analiză a fluxurilor de numerar din cadrul companiei, precum și din afara acesteia. De exemplu, o descriere detaliată a fluxului de numerar prin depozit în general și a volumului fluxurilor de numerar în conformitate cu fiecare operațiune logistică separat. Este important de menționat că este important să se indice și cantitatea de numerar pe segmentele de linie dintre zonele depozitului. Rezultatele obținute sunt utilizate pentru determinarea numărului de încărcătoare și vehicule intradepozit.
Al treilea raport este dedicat dotării întreprinderii cu resurse. Deci, informațiile relevante includ clasificarea și caracteristicile echipamentelor de manipulare. Scopul principal al descrierii nu este altceva decât o evaluare a bazei materiale și tehnice care este relevantă pentru întreprindere.

Generalizarea informațiilor

După cum s-a dovedit, se efectuează un audit logistic pentru a identifica deficiențele sistemului logistic al structurii. După identificarea „blocurilor (zonele cu risc crescut), într-un fel sau altul, experții în logistică elaborează recomandări pentru corectarea problemelor identificate. Desigur, aceste recomandări sunt utilizate ulterior pentru a îmbunătăți nivelul de servicii pentru clienții existenți, pentru a găsi alții noi și, de asemenea, pentru a îmbunătăți gestionarea fluxului de numerar.

Exemplu de audit logistic

În acest capitol, va fi recomandabil să luăm în considerare procedura de audit logistic folosind un exemplu specific. Auditul depozitului nu este altceva decât o căutare a metodelor de îmbunătățire a performanței depozitului în cadrul cercetării exprese a proceselor și resurselor depozitului. Evenimentul de mai sus poate fi desfășurat atât o singură dată, cât și în mod continuu. După cum sa menționat mai sus, un audit logistic vizează în principal identificarea deficiențelor în organizarea depozitului, precum și în activitatea acestuia. În plus, în acest caz, este oportun să se creeze anumite propuneri pentru eliminarea deficiențelor constatate. O sarcină specială a procedurii luate în considerare în articol este adesea justificarea că depozitul trebuie să fie automatizat.

Adesea, un audit logistic este considerat un pas obligatoriu înainte de implementarea unui sistem WMS. Deci, rezultatele cercetării și recomandările corespunzătoare ale experților în logistică ne permit să găsim cele mai optime opțiuni pentru stocarea produselor comercializabile, precum și să optimizăm implementarea operațiunilor de depozit, numărul de angajați, încărcarea și așa mai departe. Cu alte cuvinte, un audit logistic, într-un fel sau altul, contribuie la conștientizarea a ceea ce trebuie făcut în depozit pentru a-l aduce în ordine absolută înainte de automatizare.

Auditul logistic în practică

Un audit logistic al depozitului include următoarele operațiuni:

Analiza infrastructurii.
Analiza procesului tehnic.
Analiza documentelor curente.
Analiza sistemelor informatice si informatice.
Elaborarea de propuneri și recomandări pentru îmbunătățirea situației.
Calcul din punct de vedere al unui studiu de fezabilitate pentru implementarea unui sistem WMS.

În procesul de realizare a unui audit logistic al unui depozit, sunt utilizate următoarele instrumente:

Intervievarea angajatilor companiei.
Monitorizarea procesului de lucru in depozit.
Analiza documentației actualizate, inclusiv instrucțiuni de lucru, diagrame de flux, machete și așa mai departe.

Rezultatele auditului logistic la depozit sunt următoarele puncte:

Lista problemelor de actualitate pentru întreprindere.
Recomandări pentru rezolvarea problemelor existente.
Justificarea necesității implementării unui sistem automatizat.

Ar putea fi util să citiți: