Proiect de proiecte finalizate. Crearea unui nou proiect în MS Project. Cum să faci planuri în MS Project

INTRODUCERE

BAZELE MANAGEMENTULUI PROIECTULUI

TEHNICA DE PLANIFICARE

ELABORAREA UNUI PROIECT

1 Enunțarea problemei și definirea rolurilor

2 Creați etape și sarcini

3 Determinarea duratei sarcinilor

4 Determinarea succesiunii sarcinilor

5 Formarea resurselor

6 Alocarea resurselor sarcinilor

7 Planificați cu un buget

GESTIONAREA RISCURILOR

1 Riscuri și muncă indirectă

2 Managementul riscurilor

CONCLUZIE

LISTA DE REFERINTE

INTRODUCERE

Tehnologiile informatice devin din ce în ce mai mult un factor care determină succesul rezolvării numeroaselor sarcini de producție și non-producție.

Sarcinile de planificare și management de proiect sunt fundamentul, de calitatea implementării de care depinde succesul întregii soluții.

Managementul de proiect este arta și știința organizării, planificării și gestionării diferitelor procese, care, de regulă, au caracteristici individuale, în condiții de resurse umane, materiale și de timp limitate.

Un proiect este înțeles ca aproape orice activitate care vizează atingerea obiectivelor stabilite cu cea mai mare eficiență posibilă.

Pentru a facilita procesul de management al proiectului, o mare varietate de metode, abordări și sisteme de management au fost dezvoltate și continuă să fie dezvoltate și modernizate.

Cursul de lucru examinează fundamentele teoretice și descrie procesul de creare a unui proiect într-unul dintre cele mai comune și ușor de utilizat sisteme de management de proiect - Microsoft Project.

Scopul principal al lucrării este de a studia caracteristicile sistemului MS Project și de a vă dezvolta propriul proiect pe baza acestuia.

Sarcina principală a lucrării este dezvoltarea unui proiect formal pentru crearea unui birou de traducere tehnică.

1. BAZELE MANAGEMENTULUI PROIECTULUI

Un proiect este o întreprindere temporară concepută pentru a crea produse sau servicii unice.

Proiectul are o serie de caracteristici inerente, determinând care, se poate spune cu certitudine dacă tipul de activitate analizat aparține proiectelor:

· Temporalitate - orice proiect are un interval de timp clar (acest lucru nu se aplică rezultatelor sale); în absența unui astfel de cadru, activitatea se numește operație și poate dura cât de mult se dorește.

· Produse, servicii, rezultate unice - proiectul ar trebui să genereze rezultate, realizări, produse unice; în caz contrar, o astfel de întreprindere devine producție în serie.

· Dezvoltare secvențială - orice proiect se dezvoltă în timp, parcurgând etape sau etape definite anterior, dar în același timp redactarea specificațiilor proiectului este strict limitată la conținutul stabilit la etapa de început.

În ciuda faptului că rezultatul final al proiectului ar trebui să fie unic, acesta are o serie de caracteristici comune cu procesul de producție:

· Interpretat de oameni;

· Limitat de disponibilitatea resurselor;

· Planificat, executat și gestionat.

Definiția unui proiect nu include activități operaționale. Faptul este că chiar și activitățile operaționale pot fi privite ca un proiect, inclusiv în Microsoft Project, de exemplu, un plan de lucru trimestrial pentru un atelier de producție pentru produse de serie. Timp limitat? Da. Există o unicitate a rezultatului? Da deoarece rezultatul este unic în ceea ce privește caracteristica temporală a realizării sale. Există vreun avantaj din luarea în considerare a activităților operaționale sub forma unui proiect? Da, folosind această abordare, puteți introduce instrumente de planificare a proiectelor și puteți obține un control mai mare asupra muncii trimestriale.

Fiecare proiect este caracterizat de un ciclu de viață, pe baza căruia se formează o abordare standard a managementului de proiect, a se vedea figura 1.1.

Figura 1.1. Ciclul de viață al proiectului

2. TEHNICA DE PLANIFICARE

Faza de planificare este una dintre cele mai importante. În această etapă, sunt stabilite sarcinile, bugetul și calendarul proiectului. Destul de des, planificarea este înțeleasă doar ca programarea lucrărilor, trecerea cu vederea gestionarea resurselor, bugetarea, programarea nevoii de materiale, mașini și mecanisme etc.

O tehnică completă de planificare include următorii pași și secvențe, a se vedea figura 2.1:

) Definirea obiectivului proiectului și descrierea acestuia. Destul de des, proiectele încep fără obiective clare și măsurabile.

) Determinarea etapelor tehnologice (etapele de lucru). Tehnologia de implementare trebuie selectată pentru proiect, care determină etapele de dezvoltare a proiectului. Una dintre greșelile tipice de planificare este neconcordanța planului cu ciclul tehnologic.

) Pentru etapele tehnologice, este necesar să se definească o listă de sarcini, să se indice succesiunea și durata prevăzută (în funcție de resursele alocate).

) Este necesar să conveniți asupra alocării resurselor pentru proiect. Trebuie remarcat faptul că toate resursele companiei ar trebui alocate central. Destul de des, există o eroare de planificare asociată cu faptul că unele resurse rare sunt utilizate simultan în două proiecte diferite. Pentru a rezolva această problemă, toate proiectele din companie trebuie prioritizate.

A) Programarea în sisteme precum Microsoft Project este generată automat atunci când sunt definite sarcinile și resursele.

) Dacă determinați prețurile pentru resursele umane, mașini, mecanisme și materiale, atunci bugetul poate fi obținut și automat. Una dintre greșelile frecvente este că bugetul nu este comparat cu programul.

) În proiectele mici, o condiție prealabilă pentru începerea lucrărilor la un proiect este atribuirea scrisă aprobată, bugetul și programul de lucru, care formează un document formal „Planul de proiect”. Destul de des, înainte de a începe un proiect, unele dintre aceste documente lipsesc, consecințele acestui lucru le vom lua în considerare mai jos. În proiectele mari, este, de asemenea, necesar să se elaboreze planuri de gestionare a riscurilor, calitate, flux de documente, personal etc.

De asemenea, trebuie remarcat faptul că procesul de planificare este iterativ. Planul proiectului (cronologie, listă de sarcini, buget) ar trebui să se schimbe pe baza rezultatelor atât ale execuției proiectului, cât și ale rezultatelor modificărilor din mediul proiectului.

Figura 2.1 Procesul de planificare

3. ELABORAREA UNUI PROIECT

Să aplicăm metodologia de mai sus pe exemplul unui proiect pentru a crea un „Centru lingvistic”. Luați în considerare metodele de planificare, tehnicile de bugetare folosind resurse umane și materiale.

3.1 Enunțarea problemei și definirea rolurilor

Proiectul ar trebui să înceapă cu o declarație de obiectiv. În acest caz, obiectivul trebuie fixat în scris sub formă de indicatori măsurabili.

Documentul „Declarația problemei” ar trebui să răspundă la următoarele întrebări:

În ce interval de timp trebuie atins obiectivul?

Ce condiții pentru realizarea obiectivului sunt disponibile (buget, resurse, tehnologie)?

Cum se măsoară atingerea obiectivului?

Cum sunt distribuite responsabilitățile și rolurile din proiect (cine este responsabil pentru ce)?

Scopul acestui proiect este de a crea un birou de traduceri tehnice - „Centru lingvistic”. Timp de creație - nu mai mult de 50 de zile. Costuri de creație - nu mai mult de 900 de mii de ruble. Resurse umane - nu mai mult de 12 persoane.

Pentru a implementa proiectul, trebuie să atribuiți rolurile angajaților.

Rolul principal este managerul de proiect - Alekseeva M.N.

Managerul de proiect determină succesiunea etapelor și sarcinilor din fiecare etapă și durata aproximativă a fiecărei etape și sarcini. Managerul de proiect este responsabil pentru selecția personalului pentru noul „Centrul de limbi”.

Curator de proiect - Rostov E.V.

Curatorul de proiect primește o licență de la Ministerul Educației Generale și Profesionale pentru Centrul de Limbi și asigură managementul general al proiectului.

Managerii de proiect - O. V. Ivanov și Obuhov K.K.

Managerii de proiect înregistrează „Centrul de limbi străine” ca persoană juridică și achiziționează echipamentul necesar.

Angajați - 8 persoaneimplicat în diferite etape ale proiectului:

· IT - specialiști - 4 persoane - dezvoltarea unei companii de publicitate;

· Șoferi 2 - persoane - livrarea de persoane, materiale și fondurile necesare.

Pentru a implementa un proiect în Microsoft Project, trebuie să efectuați următoarea succesiune de acțiuni:

Efectuați planificarea.

Calculăm estimarea și bugetul.

Optimizați proiectul în termeni de timp, costuri și costuri de muncă.

Identificați riscurile proiectului.

Închideți proiectul.

.2 Crearea de repere și sarcini

Pentru a crea un jalon (jalon) „Decizia de a începe un proiect”, trebuie să faceți clic pe pictograma „Introduceți un jalon”.

Pentru a crea o etapă (sarcină sumară), trebuie să faceți clic pe pictograma „Inserați etapa”. Rezultatul creării etapelor și sarcinilor proiectului este prezentat în figurile 3.1 și 3.2 ale proiectului.

Microsoft Project 2010 introduce o astfel de inovație ca alegerea modului de planificare - manual sau automat.

Figura 3.1. Secvența acțiunilor - etape

Figura 3.2. Secvența acțiunilor - etape și sarcini

· Planificarea automată înseamnă că sarcinile de acest tip sunt atribuite de către modulul de planificare a proiectului, sub rezerva constrângerilor, dependențelor, calendarelor proiectului și resurselor. Programarea automată a fost găsită în toate versiunile anterioare ale Microsoft Project.

· Programarea manuală înseamnă că sarcinile de acest tip pot fi plasate oriunde în program fără a-și schimba programul în proiect. Nu se mișcă deoarece reprezintă informații legate de schimbarea sarcinilor, adică Microsoft Project nu modifică niciodată datele pentru sarcinile programate manual, dar poate emite avertismente dacă există potențiale probleme cu valorile introduse. Puteți modifica parametrii unei sarcini pentru a o programa automat. În acest caz, Proiectul va programa sarcina pe baza dependențelor, constrângerilor, calendarelor și altor factori. Planificarea manuală este de preferat să se utilizeze atunci când datele exacte ale etapelor de referință nu sunt cunoscute și când etapele proiectului nu sunt specifice și / sau nu sunt complet definite.

Pentru a vedea statisticile generalizate pentru proiect, trebuie să activați afișarea sarcinii de rezumat (Fișier - Opțiuni - Avansat).

Următorul pas este de a defini lista sarcinilor, vezi figura 3.2. Pentru a insera o sarcină nouă, în fila „Activitate”, în secțiunea „Inserare”, faceți clic pe pictograma „Activitate” și selectați „Activitate”.

Adăugarea unei noi sarcini la proiect este prezentată în Figura 3.3.

Figura 3.3 Formarea unei liste de sarcini în cadrul fiecărei etape

3.3 Determinarea duratei sarcinilor

Pe baza documentului elaborat de managerul de proiect, este necesar să se introducă durata fiecărei sarcini în coloana „Durată”, vezi figura 3.4.

Figura 3.4 Definirea duratei sarcinii

3.4 Determinarea succesiunii sarcinilor

Concentrându-ne pe prioritățile și caracteristicile sarcinilor, definim succesiunea sarcinilor, a se vedea Figura 3.5. Pentru aceasta aveți nevoie sau:

Figura 3.5 Definirea secvenței de sarcini

1. Selectați două activități și faceți clic pe pictograma „Conectare activități” din fila „Activitate” (în mod implicit, activitățile vor fi legate de relația „Finish-Start”).

Sau plasați cursorul peste o sarcină, apăsați butonul stâng al mouse-ului și trageți cursorul peste sarcina cu care doriți să legați sarcina selectată (în mod implicit, sarcinile vor fi legate cu linkul Finish-Start).

În detaliile activității, accesați fila „Predecesori” și selectați sarcina care va fi cea anterioară. În această filă, puteți selecta unul dintre cele patru tipuri de comunicare și puteți indica o întârziere sau un potențial.

Dacă trebuie să schimbați tipul de conexiune existent cu oricare altul, precum și să determinați întârzierea sau plumbul, trebuie să mutați cursorul peste conexiunea din diagrama Gantt și să faceți dublu clic pe butonul stâng al mouse-ului.

Pentru a calcula sarcinile cu un tip manual, trebuie să faceți clic pe pictograma „Mențineți relațiile”, pe fila „Activitate” și să faceți clic pe pictograma „Calcul de proiect” din fila „Proiect”.

Următorul pas este de a defini calea critică pentru proiect. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe diagrama Gantt și selectați Afișare sau ascundere stiluri de bare - Programare critică din meniul derulant, consultați Figura 3.6.

Figura 3.6 Calculul unui proiect cu sarcini de tip manual de planificare

Proiectul a evidențiat calea critică a proiectului cu roșu, adică acele sarcini care determină durata acestuia. Se poate spune, de asemenea, că sarcinile aflate pe calea critică nu au rezerve la început și la sfârșit, adică orice modificare la începutul, sfârșitul, durata muncii care se află pe calea critică se va reflecta în termenii întregului proiect.

3.5 Formarea resurselor

Resursele, umanele, utilajele, echipamentele, materialele și articolele de cost sunt introduse în vizualizarea fișei de resurse, așa cum se arată în Figura 3.7.

Pentru comoditatea raportării și analizei viitoare a proiectului în termeni de resurse, fiecare resursă trebuie să fie asociată unui grup. Numele grupului este creat de utilizator.

Dacă, pe lângă programul proiectului, trebuie să-i obțineți bugetul, trebuie să țineți cont de costul resurselor.

Pentru planificarea forței de muncă, sistemul de costuri bazat pe timp este cel mai convenabil. Acest lucru evită calculele complexe cu privire la costul lucrărilor. Este suficient să fiți de acord cu privire la costul unei ore-om o dată, apoi să calculați doar intensitatea muncii. De asemenea, este posibil să se utilizeze resurse materiale. Dacă trebuie să modelați costurile cu fază temporală, puteți crea, de exemplu, o resursă materială, să specificați grupul „Costuri” și să o alocați oricăror sarcini, atât în \u200b\u200bmod fix, cât și în timp.

Figura 3.7. Definirea resurselor proiectului

3.6 Alocarea resurselor sarcinilor

După definirea sferei sarcinilor și a termenelor acestora, trebuie să alocați resurse fiecărei sarcini.

Pentru a atribui o resursă unei sarcini, aveți nevoie fie de:

Mergeți la fila „Resursă”, faceți clic pe pictograma „Alocare resurse”, în fereastra „Alocare resurse”, selectați resursa necesară și faceți clic pe butonul „Alocare” și specificați unitățile de alocare, dacă este necesar, Figura 3.8.

Accesați detaliile activității și, în fila „Resurse”, în coloana „Numele resursei”, selectați resursa necesară și specificați unitatea de atribuire, dacă este necesar.

Afișați coloana „Numele resurselor” și în meniul derulant din celulele activității bifați casetele pentru resursele care vor efectua lucrarea.

Figura 3.8 Alocarea resurselor sarcinilor

Ca urmare, după specificarea resurselor, vom primi un program de lucru generat automat. Trebuie remarcat faptul că durata lucrării depinde nu numai de ordinele de directivă de sus, ci și de cine va efectua această lucrare.

Se poate dovedi că unele resurse sunt supraîncărcate, pentru a vizualiza încărcarea, trebuie să treceți la vizualizarea „Foaie de resurse”. Resursa supraîncărcată va fi evidențiată în roșu. În vizualizarea „Resource Graph”, veți vedea în ce moment resursa este supraîncărcată, Figura 3.9.

Figura 3.9 Vizualizarea graficului de resurse

În Microsoft Project 2010, supraîncărcarea poate fi tratată în următoarele moduri:

Alinierea (automată sau manuală) a resurselor de încărcare (fila „Resursă”, secțiunea „Alinierea”, pictograma „Opțiuni de aliniere” și pictograma „Alinierea tuturor”).

Alinierea la o anumită resursă (fila „Resursă”, secțiunea „Alinierea”, pictograma „Alinierea resursei”).

Alinierea sarcinilor selectate (fila „Resursă”, secțiunea „Alignment”, pictograma „Align the selected”).

Mișcarea manuală a sarcinilor în vizualizarea „Planificare grup”, Figura 3.10.

Figura 3.10 Rezolvarea supraîncărcării resurselor

3.7 Planificați cu buget

După alocarea ofertelor de resurse, primim automat un plan cu un buget, așa cum se arată în Figura 3.11.

Din acest document, sunt vizibili următorii parametri principali ai proiectului:

Durată

Intensitatea muncii

Executori și persoane responsabile

După ce planul de proiect este gata, este necesar să-l aprobăm și să creăm un plan de bază, vezi Figura 3.12, pentru introducerea ulterioară a informațiilor de performanță în acesta și compararea informațiilor reale cu cele planificate.

Figura 3.11 Planul de proiect cu bugetul

Figura 3.13 Crearea unei linii de bază

Pentru a estima durata și succesiunea acțiunilor pentru implementarea proiectului, puteți vizualiza programul rețelei. Diagrama rețelei este prezentată în Figura 3.14.

Figurile 3.16 și 3.17 arată un raport de bază în format MicrosoftVisio ca exemplu.

Figura 3.18 prezintă situația fluxului de numerar. Figura 3.19 este un raport privind disponibilitatea resurselor.

Figura 3.14. Programul rețelei proiectului

Figura 3.15. Lista rapoartelor generate automat

De asemenea, este prezentat un raport de sinteză privind costurile forței de muncă și fondurile, a se vedea figurile 3.20, 3.21 și tabelele 3.1, 3.2.

Figura 3.16. Raport de bază în MicrosoftVisio

Figura 3.17. Raport de bază în MicrosoftVisio

Figura 3.18. Situația fluxurilor de trezorerie

Figura 3.19. Raport privind disponibilitatea resurselor

Figura 3.20. Raport sumar de lucru

Tabelul 3.1 Raport sumar al muncii

Disponibil în funcție de intensitatea muncii

Costurile forței de muncă

Disponibilitate rămasă

Costurile reale ale forței de muncă

Muncă

Nealocat

Ivanov O.P.

Alekseeva M.N.

Obukhov K.K.

Rostov E.V.



Angajat 6

Angajat 5

Angajat 3

Angajatul 2

Angajat 1

Angajat 8 (șofer)

Angajatul 7 (șofer)

Rezultatul muncii

Total general

Figura 3.21. Situația fluxurilor de trezorerie

Tabelul 3.2. Situația fluxurilor de trezorerie

Costuri cumulative


















Total general

4. GESTIONAREA RISCURILOR

Destul de des, după proceduri formale de planificare și bugetare, documentele de proiect ajung în coșul de gunoi. Motivul pentru aceasta este că, încă de la primii pași ai proiectului, deficiențe grave în planificare pot deveni clare, se poate constata că planul este supus unor riscuri semnificative. Este necesar să efectuați o muncă destul de dificilă pentru a modifica planul. În această parte vom analiza problemele urmăririi reale a proiectelor.

4.1 Riscuri și muncă indirectă

La crearea unui proiect, poate apărea următoarea situație:

Cronologia și bugetul proiectului au fost aprobate, dar problema este că specialiștii IT nu pot începe implementarea etapei lor, deoarece nu au software licențiat sau nivelul lor de formare nu este suficient. După analizarea situației, puteți planifica o achiziție sau o instruire și apoi puteți parcurge din nou procesul de aprobare a bugetului și a cronologiei.

Puteți face un număr infinit de astfel de reaprobări ale bugetului și a intervalului de timp, dacă nu analizați cauzele unor astfel de probleme. Ele merg mult mai adânc decât lipsa specifică a calificărilor personalului. Faptul este că cea mai mare parte a muncii directe care rezultă direct din sarcinile proiectului generează un număr mare de lucrări indirecte care sunt asociate cu implementarea lor. Problema este că este imposibil să se evalueze cu exactitate compoziția și intensitatea muncii lucrărilor indirecte. Se pot face numai estimări statistice. Pe de altă parte, munca indirectă se datorează adesea impactului riscurilor asupra proiectului.

Pentru ca lucrările indirecte să nu distrugă proiectul, puteți da următoarele recomandări:

Planificați formarea și calitatea. Acest lucru previne riscurile tehnologice tipice.

Investigați riscurile și planificați acțiuni pentru a le preveni.

4.2 Managementul riscurilor

Riscul proiectului este un eveniment sau o condiție incertă care, dacă apare, ar putea afecta performanța unui proiect.

Studiile au arătat că probabilitatea implementării cu succes a unui proiect, ai cărui parametri sunt determinați pe baza a ceea ce se întâmplă de obicei, fluctuează în intervalul 20-38%, prin urmare, luând în considerare riscurile și incertitudinile este mare importanță în toate etapele managementului de proiect.

Proiectul este de obicei supus unui număr foarte mare de riscuri, este aproape imposibil să planificăm măsuri de combatere a tuturor acestora.

Conform teoriei, trebuie să efectuați următoarele acțiuni:

Planificați modul de gestionare a riscurilor.

Determinați registrul riscurilor. Este necesară efectuarea unei analize a proiectului pentru a identifica cauzele riscurilor.

Efectuați analize cantitative (pentru a determina probabilitățile și dimensiunile amenințărilor) și calitative (pentru a construi un arbore al obiectivelor).

Elaborați un plan de răspuns la risc.

Sfaturile teoretice, după cum putem vedea, sunt destul de generale, dar concluzii importante decurg din ele:

· Planul poate și trebuie să fie supus modificărilor ca urmare a căutării și eliminării riscurilor;

· Termenii reali de finalizare a proiectului și costul real al proiectului vor fi mai mari decât planificat.

Figura 4.2 prezintă mecanismul de gestionare a riscurilor.

Figura 4.2 Managementul riscurilor

Pentru a minimiza riscurile, ar trebui să vă referiți la statistici. Este necesar să se calculeze ce tipuri de riscuri cauzează cele mai multe probleme. De regulă, aproximativ 20% din riscuri creează 80% din amenințare. Pe ei ar trebui plătite principalele eforturi. În proiectul „Language Center”, puteți reduce semnificativ riscurile efectuând teste preliminare ale specialiștilor IT pentru cunoașterea domeniului și verificând disponibilitatea software-ului licențiat. Determinați calitatea muncii anterioare privind implementarea campaniilor publicitare.

Pentru modelarea riscurilor într-un proiect, este necesar să se dezvolte trei versiuni ale proiectului:

· Optimist, bazat pe estimări optimiste ale parametrilor proiectului și incluzând cele mai probabile evenimente de risc (a căror probabilitate de apariție este mai mare de 90%);

· Cele mai probabile, inclusiv evenimente de risc pur probabil (a căror probabilitate de apariție este mai mare de 50%) și estimările obișnuite ale parametrilor proiectului;

· Pesimist, inclusiv evenimente de risc semnificative selectate în timpul analizei calitative (a căror probabilitate de apariție este sub 50%) și estimări pesimiste ale parametrilor proiectului.

Deoarece este adesea evaluările angajaților nu sunt fiabile și este imposibil să se afle întregul domeniu de lucru.

Modalitatea de ieșire este utilizarea metodelor statistice de prognoză:

În Microsoft Project adăugați 30% la durata totală a sarcinilor programate (buffer time de 30%). Această rezervă este utilizată pentru acoperirea riscurilor.

Utilizați metoda Factor de încărcare (sau cu cât pentru a multiplica cuvintele persoanei responsabile de determinarea datelor). Iată valorile indicative pentru coeficient:

· Înmulțiți cu 2 - o estimare optimistă;

· Înmulțiți cu pi - proiect normal;

· Înmulțiți cu 4-5 - utilizarea tehnologiilor nestandardizate.

1. Schema de calcul PERT a timpului real. Se întâmplă adesea ca diferite evaluări să ofere intervale de timp diferite; în acest caz, puteți aplica metoda de calcul a termenului real conform următoarei formule:

Real_Term \u003d (Termen_Optimist + 4 * Termen_Așteptat + Termen_Pesimist) / 6. (unu)

Coeficienții (4 și 6) din formula (1) sunt propuși de un grup de experți care utilizează această tehnologie. Trebuie remarcat faptul că o schemă PERT este eficientă numai dacă există într-adevăr scoruri diferite. Microsoft Project 2010 nu utilizează metoda de calcul PERT.

2. Tehnica Monte Carlo. Sistemele de modelare a riscurilor bazate pe Monte Carlo sunt mai precise decât PERT (precizia este cu aproximativ 10% mai mare), plus astfel de instrumente vă permit să setați nivelul de risc în proiect.

CONCLUZIE

În această lucrare, a fost dezvoltat un proiect pentru crearea unui birou de traducere tehnică - „Language Language”.

Pentru dezvoltarea proiectului, a fost studiat produsul software Microsoft Project.

Pe parcursul proiectării, au fost identificați interpreții și rolurile lor, au fost stabilite intervalul de timp al întregului proiect, etapele și sarcinile sale în fiecare etapă, au fost calculate costurile forței de muncă și financiare.

În timpul proiectării, a fost acordată atenție evaluării riscului proiectului și au fost indicate posibile modalități de reducere a acestora.

Proiectul formal rezultat îndeplinește pe deplin termenii de referință.

Este important de reținut că a fost dezvoltat doar un proiect formal, implementarea acestuia depinde de numeroși factori, a căror evaluare depășește proiectarea cursului.

Este necesar să înțelegem că implementarea proiectului depinde în mare măsură atât de situațiile din viața reală, cât și de diligența și profesionalismul oamenilor.

proiect formal tehnic financiar

LISTA DE REFERINTE

1. Pyron T. Folosind Microsoft Project 2002. M.: Dialectica „Williams”, 2003. - 1184 p.

S. Stover MicrosoftOfficeProject 2007. InsideOut.M. : „Ecom”, 2008 - 976 p.

3. Managementul proiectului Singaevskaya GI în Microsoft Project 2007. M.: Dialectics, Williams, 2008 -800 p.

4. Shkryl A. MS Project 2007. Managementul modern al proiectelor. SPb .: „BHV-Petersburg

Actualizați:

Funcțiile descrise în acest articol sunt acum un supliment industrial la MS Project pentru organizațiile de construcții.

Respectăm punctul de vedere că nu este necesar să implementăm MS Project Server pentru managementul proiectelor în cadrul contractanților de construcții generale. Dar, împreună cu această afirmație îndrăzneață, trebuie prezentată o alternativă. Considerăm desktop MS Project, care rulează programatorul, ca fiind un instrument foarte util pentru companiile de construcții și, în loc de server, sugerăm să folosiți un super-desktop bazat pe proiect care conține programe de completare specifice industriei. Acum, la întrebările la care trebuie să răspundem sunt: \u200b\u200bCum puteți face proiectul mai eficient în industria construcțiilor? Cum ar trebui să-i extindeți capacitățile?

O aplicație desktop puternică pentru gestionarea proiectelor de construcții, Spider Project, este pe piață de mult timp și trebuie să țineți cont de principalele sale dezavantaje atunci când creați o soluție concurentă. În primul rând, aceasta este complexitatea și inconvenientul interfeței, supraîncărcarea programului cu caracteristici care sunt rareori utilizate în practică. Aplicația nu este ușor de înțeles pentru managerii începători. De asemenea, merită remarcat capacitățile slabe de comunicare ale Spider.

Dacă finalizați MS Project cu funcții Spider, nu este deloc necesar să implementați toate clopotele și fluierele. Mai bine să folosiți populara regulă „20/80”, potrivit căreia 20% din funcțiile unui program ne vor oferi 80% din efectul utilizării acestuia. În plus, o încercare de a implementa toate cele mai bune metodologii de gestionare a proiectelor din mers poate duce la eșecul întregii implementări. Controlul asupra proceselor de management este dobândit treptat.

Ce vom adăuga la MS Project pentru managementul proiectelor de construcții

Să descriem pe scurt compoziția soluției noastre pentru antreprenorii generali de construcții pe baza MS Project.

Interacțiunea cu contractorii

Pentru a face schimb de informații despre proiect cu contractanți și subcontractanți, vă sugerăm să utilizați fișiere MS Excel. Acestea pot fi exportate din proiect și importate în proiect atât utilizând asistenții de export și import încorporați în MS Project, cât și utilizând programul nostru de comunicare PlanBridge.

Documentele de schimb Excel pot fi trimise prin e-mail, dar este și mai convenabil să utilizați stocarea de documente SkyDrive bazată pe cloud, pe care o puteți partaja cu contractanții. Permite nu numai stocarea documentelor de schimb de date, ci și legarea altor documentații legate de proiect.

Modulul de calcul al resurselor

Cea mai populară adăugare la capacitățile de resurse ale constructorilor de proiecte este planificarea și contabilizarea volumelor fizice. Ar trebui să fie posibil să se numească nat. volumul pe sarcină ca resursă normală, după care este detaliat în conformitate cu anumite standarde, iar din această cauză programatorul primește un program care conține resurse care depind de fizic. volume. Standarde fizice volumele sunt stocate în directoare, de unde pot fi utilizate în mod repetat.

Aceasta este parțial o repetare a funcțiilor programelor bugetare, dar acestea au capacități de programare mult mai rare. Cu toate acestea, capacitatea este necesară prin popularul format ARPS. Întrucât Normele sovietice de cheltuire a resurselor materiale și a forței de muncă (SNiP 5.01.01 - SNiP 5.01.17) și-au pierdut din timp relevanța, estimările sunt principala sursă de date pentru formarea inițială a cărților de referință ale standardelor.

Șabloane de blocare a joburilor

Pe lângă fizic. volumele, atunci când planificați proiecte de construcții, este convenabil să reutilizați blocuri întregi de lucru, de exemplu, cum ar fi etapele procesului tehnologic. Șabloanele de blocuri de lucru sunt fișiere MS Project dezvoltate anterior de companie și colectate într-o bibliotecă.

Un proiect construit din blocuri se referă la bibliotecă și leagă blocurile de la aceasta la sarcinile de nivel superior. Sistemul ar trebui să aibă capacitatea de a scala durata blocului de lucru utilizat în proiect, menținând în același timp costurile sale de muncă, costurile și fizicul. volume. Acest lucru realizează respectarea datei țintă și, prin urmare, realizează planificarea de sus în jos.

Proiectele de construcții sunt foarte diverse și, prin urmare, nu există nicio garanție că suplimentele descrise pentru MS Project vor găsi aplicații la toate companiile de construcții. În primul rând, acestea ar trebui puse în aplicare în sectoarele în care reglementarea este răspândită, iar proiectele sunt adesea tipice, iar cantitatea de muncă pentru acestea este mare. De exemplu, aceasta este construcția de drumuri și construcția de infrastructuri. Dar chiar dacă organizația a găsit o utilizare doar pentru una dintre componentele soluției noastre, aceasta va beneficia de proiectele sale.

Șabloanele sunt concepute pentru a standardiza fișierele de proiect în cadrul unei echipe sau organizații de proiect. Există două tipuri de șabloane în MS Project: fișier Global.mpt și șabloane de fișiere. Fișierul global stochează setările de bază aplicate proiectelor noi. Șabloanele de fișiere sunt exemple de proiecte salvate pentru referințe viitoare în scopuri de standardizare.

Fișier global

Fișierul global nu poate fi deschis pentru editare ca un fișier obișnuit - modificările sunt aduse acestuia prin intermediul Organizatorului (Am considerat să lucrăm cu Organizatorul în secțiunea „Eliminarea și mutarea vizualizărilor și a componentelor acestora”). Modificările aduse setărilor generale se fac făcând clic pe butonul Setați ca implicit din diferitele file ale casetei de dialog Opțiuni.

Discul conține două copii ale fișierului global Global.mpt - una în folderul de instalare MS Project, iar cealaltă în folderul de lucru al utilizatorului. (Puteți determina locația acestor fișiere utilizând comanda Găsiți fișiere în Windows.) Dosarul de instalare conține fișierul șablon original care vine împreună cu programul, iar folderul de lucru conține o copie a acestuia, care include toate personalizările pe care le-ați făcut. în timp ce lucrați cu programul. Acest fișier îl folosește programul atunci când funcționează.

Dacă ștergeți un fișier global din folderul de lucru al utilizatorului, atunci când începe MS Project, acesta va plasa automat fișierul din folderul de instalare în el. Prin urmare, pentru a readuce șablonul la „setările inițiale, puteți șterge pur și simplu fișierul de lucru.

Crearea unui șablon de fișier

Șabloanele de fișiere sunt create de utilizator prin salvarea planurilor de proiect în format * .mpt. Orice informație poate fi salvată în șablon: date despre sarcini, resurse și sarcini, setări de vizualizare, macrocomenzi etc. În același timp, atunci când salvați un șablon, informații inutile din planul curent (de exemplu, date despre costurile reale ale care cu siguranță nu va fi nevoie la crearea de noi proiecte). Prin urmare, atunci când salvați un fișier în format șablon, apare o casetă de dialog (Fig. 23.16), în care se determină ce date din planul curent nu trebuie incluse în șablon.

Smochin. 23.16. Definirea datelor care trebuie stocate în șablon

Caseta de dialog conține casete de selectare care, atunci când sunt bifate, definiți tipurile de date care nu sunt incluse în șablon. Caseta de validare Valori pentru toate liniile de bază va elimina liniile de bază ale proiectului din viitorul șablon. Selectând caseta de validare Valori reale, veți elimina valorile curente actuale din planul salvat din șablon. Caseta de selectare Tarife resurse determină dacă ratele resurselor sunt salvate în șablon. Datele privind costurile fixe pentru sarcini pot fi eliminate prin bifarea casetei de selectare Costuri fixe și bifând caseta de selectare Dacă sarcinile au fost publicate în Microsoft Project Server, se vor exclude activitățile care publică date din șablon.

De obicei, ratele de resurse sunt incluse în șablon dacă aceleași resurse vor fi utilizate în proiectele care vor fi programate folosind șablonul. În plus, uneori este util să transferați date despre costurile fixe ale sarcinilor, deoarece adesea costurile fixe pentru aceleași sarcini în același tip de proiecte sunt aceleași. În fig. 23.16 ne transferăm doar la șablon. date despre ratele resurselor.

Creați un fișier dintr-un șablon

Pentru a crea un fișier bazat pe un șablon, utilizați comanda meniu Fișier V Nou, apoi în panoul de activități de pe panoul Proiect nou, în secțiunea Nou din șablon, selectați un șablon pe baza căruia creați un plan de proiect (fig. 23.17 ).

Smochin. 23.17. Panoul de creare a proiectului

În cazul nostru, lista șabloanelor conține fișierul BookProject.mpt, pe care l-am creat pentru a pregăti fișierele însoțitoare pentru această carte. Dacă faceți clic pe numele șablonului, se va crea un fișier pe baza acestuia. În plus, în lista șabloanelor există un articol Șabloane generale (șabloane generale), făcând clic pe acesta, veți fi direcționat într-o casetă de dialog cu o listă completă a șabloanelor disponibile pentru a fi utilizate la crearea unui fișier nou (Fig. 23.18) .

Dialogul cu lista de șabloane este împărțit în două grupuri: prima filă, General, conține o listă de șabloane create de utilizator și un șablon de proiect gol. A doua filă, Șabloane de proiect, prezintă șabloanele incluse în MS Project. Selectând oricare dintre ele și făcând dublu clic pe pictograma acestuia, veți crea un nou proiect pe baza acestuia.

Instrumentele de planificare digitală sunt un subiect permanent de controversă. Nu toate software-urile sunt la fel de utile, dar software-ul necesar poate fi dificil. MS Project este doar asta.

Faceți cunoștință cu Microsoft Project, un software sofisticat de gestionare a proiectelor. Ajută managerul în sarcinile curente: planificarea, alocarea resurselor, analizarea complexității proiectului. Realizează automat rapoarte și calculează estimări. Dacă îl înțelegeți, poate deveni de neînlocuit.

Programul este similar cu MS Excel, dar conține mai multe funcții. Vizual arată așa: în stânga - un tabel cu date: sarcini, timp și costuri de muncă. În dreapta sunt grafice, cum ar fi o diagramă Gantt.

Cum să faci planuri în MS Project

Creați un proiect nou

Programul are șabloane diferite, de exemplu, Plan de proiect simplu, Lansare de produse noi sau Management de proiect flexibil. Alegeți o structură adecvată sau deschideți un proiect nou.

Proiect nou înainte de introducerea datelor

Definiți sarcini

Acestea depind de tipul de proiect. În primul rând, scrieți etapele generale, apoi împărțiți-le în altele specifice. De exemplu, vom crea un magazin online simplu. Etapele pot fi după cum urmează: analiză, pagină de start, catalog de produse, integrare cu servicii de plată și livrare, cont personal.

În panoul de sus, selectați blocul Task și găsiți butonul Summary task. Folosiți-l pentru a crea toate etapele generale. Adăugați detalii mai târziu.

Etapele generale ale proiectului

Specificați sarcini

Gândiți-vă care dintre ele vor intra în fiecare etapă. Adăugați-le în tabel folosind butonul + Activitate. Sau faceți dublu clic pe coloana goală unde doriți să inserați sarcina. Această fereastră se va deschide.

Detalii despre sarcină

În această fereastră, editați detaliile sarcinii. De exemplu, numele sau durata, dacă sunt deja cunoscute. Când nu există date exacte, bifați caseta din estimarea preliminară. Durata aproximativă a sarcinii va fi afișată în tabel cu un semn de întrebare.

Despre sarcina de agregare a cerințelor

Adăugați sarcini la tabel. Magazinul nostru online va avea următoarele.

Pentru analize:

  1. agregarea cerințelor;
  2. prototipare;
  3. sarcină tehnică;
  4. proiectarea bazei de date.

Pentru pagina principală și catalogul de produse:

  1. proiecta;
  2. aspect;
  3. dezvoltare.

Pentru plata si livrare:

  1. conexiune PayPal;
  2. conexiunea CDEK.

Pentru contul personal:

  1. autorizare;
  2. check-in;
  3. recuperare parola;
  4. sistem bonus;
  5. comenzi in asteptare;
  6. personalizare;
  7. integrare cu Axapta.

Descompunerea sarcinilor

Determinați durata sarcinilor

Pentru a face acest lucru, în stânga fiecăruia dintre ele există o coloană în care puteți selecta tipul de planificare. Cu automat, programul determină durata sarcinii, cu manual, schimbați singur datele. Alege-l pe cel potrivit.

Durata sarcinilor

Stabiliți dependențe între sarcini

În timp ce introduceți datele inițiale despre proiect în tabelul din stânga, o diagramă Gantt este construită automat în dreapta. Pentru ca acesta să fie afișat corect, setați dependențele dintre sarcini. De exemplu, pentru a crea un prototip de magazin online, trebuie mai întâi să colectați cerințele. Adică, a treia sarcină a listei depinde de a doua. Programul numerotează automat toate sarcinile pe măsură ce apar.

Adăugați dependențe în grafic Predecesori... Va ieși așa.

Dependențe între sarcini

Alocați resurse

Distribuiți acum sarcinile echipei și reflectați acest lucru în tabel. Există cinci file diferite în colțul din dreapta jos. Diagrama Gantt (vă veți petrece cea mai mare parte a timpului), Utilizarea sarcinilor, Optimizatorul de resurse vizuale, Foaia de resurse și Raportul.

Selectați Foaia de resurse. În acesta, introduceți toți angajații care lucrează la proiect, tarifele lor pe oră de lucru și programul. Indicați titluri sau nume dacă mai mulți angajați din echipă ocupă aceeași poziție. Astfel puteți evita confuzia.

Să spunem că echipa are câte un angajat pentru fiecare post. Iată ce se întâmplă.

Foaie de resurse.

Reveniți la fila Diagramă Gantt. Găsiți coloana Resurse și puneți titlurile posturilor în fața fiecărei sarcini.

Într-un proiect de creare a unui magazin online, analistul este responsabil pentru toate sarcinile analitice, proiectantul este responsabil pentru proiectare, proiectantul de machete este responsabil pentru buletinul informativ, programatorul este responsabil pentru dezvoltare.

Sarcini cu resurse alocate

Dacă o resursă este supraîncărcată, programul o va afișa: bărbații roșii vor apărea în stânga sarcinii.

Resurse supraîncărcate

Eliminați problema de suprasarcină

Pentru a face acest lucru, accesați Visual Resource Optimizer. Arată așa.

 

Ar putea fi util să citiți: