Solicitarea unei explicații scrise. Ce este o notă explicativă a unui angajat? Exemplu de anunț de a oferi explicații scrise

IN ABSENTA. Kossov, doctor în drept, Universitatea de Stat pentru Științe Umaniste din Rusia

legalizarea dreptului salariatului la o explicaţie
procedura de notificare a unui angajat cu privire la furnizarea unei explicații
documentatie explicativa
act de neexplicare

Obligația angajatorului de a cere salariatului o explicație scrisă în legătură cu abaterea disciplinară săvârșită este stabilită de lege ca parte integrantă a procedurii de tragere la răspundere disciplinară a salariatului.

De ce acordă legiuitorul o asemenea importanță acestui document? În primul rând, explicația este menită să contribuie la stabilirea adevărului. Conținutul documentului reflectă punctul de vedere al angajatului asupra a ceea ce s-a întâmplat, atitudinea acestuia față de abaterea și consecințele acesteia. Dacă un angajat pledează vinovat pentru o infracțiune săvârșită, atunci în explicație are posibilitatea nu numai să declare faptele, ci și să-și exprime, de exemplu, pocăința pentru fapta sa, să promită angajatorului că nu va mai repeta o astfel de abatere în viitor. , etc. Totodată, atunci când salariatul consideră că nu a săvârșit o abatere disciplinară, are și posibilitatea de a-și explica propriile argumente și de a furniza probele necesare. De asemenea, se întâmplă că o analiză a conținutului explicației ajută angajatorul nu numai să înlăture pretențiile împotriva angajatului, ci și să determine adevăratul infractor. Astfel, explicația salariatului contribuie la o evaluare obiectivă de către angajator a situației actuale, permite identificarea tuturor circumstanțelor săvârșirii unei abateri disciplinare și, dacă este cazul, alegerea măsurii corecte de acțiune disciplinară asupra salariatului.

Obligația angajatorului de a cere salariatului o explicație scrisă înainte de aplicarea unei sancțiuni disciplinare este stabilită de prima parte a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse (denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse). În același loc, legiuitorul a stabilit termenele pentru ca salariatul să scrie și să depună o explicație - două zile lucrătoare.

Pe baza faptului că legiuitorul alocă o perioadă strict definită pentru pregătirea unei explicații, angajatorul trebuie să documenteze data la care a invitat angajatul să ofere o explicație. Legiuitorul nu cere angajatorului să efectueze o astfel de acțiune. Cu toate acestea, un astfel de document va fi util: în primul rând, data indicată în ea va deveni punctul de pornire al timpului alocat angajatului pentru a pregăti o explicație, iar în al doilea rând, va exista dovezi documentare că angajatului i s-a explicat dreptul la o explicație. explicaţie.

Notificarea angajatului despre necesitatea de a oferi o explicație scrisă este de obicei întocmită pe antet și semnată de reprezentantul angajatorului care are dreptul de a aplica sancțiuni disciplinare (cel mai adesea, șeful organizației, dar în unele cazuri aceasta poate fi făcută de o altă persoană căreia i s-au delegat astfel de competențe).
Ar putea arăta astfel:
antet
Inginer categoria III
A.V. Avksentiev
Despre furnizarea
explicatie scrisa

In legatura cu indeplinirea necorespunzatoare a atributiilor dumneavoastra de munca, exprimate in lipsa zilei de 16 ianuarie 2012 la locul de munca orele 13.00 – 18.00, va rog sa va depuneti pana la ora 18.00 din data de 19 ianuarie 2012 la Directia Management Resurse Umane ( Administrația Uzinei, etajul 3, camera 36) o explicație scrisă cu privire la acest fapt.

Director (semnătură) Yu.V. Mayorov

Notificare primită 17 ianuarie 2012
Inginer categoria III (semnătură) A.V. Avksentiev

Se pune întrebarea, ce să facă dacă angajatul a refuzat să primească un astfel de document? Cum să confirme atunci că cererea de explicație i-a fost adusă la cunoștință și cum să dovedească că de la una sau alta dată a început termenul de două zile alocat pentru furnizarea unei explicații? Legiuitorul nu ne dă un răspuns la această întrebare. Dar, cred, pentru a evita problemele legale pe viitor, angajatorul trebuie să facă anumiți pași. De exemplu, dați o notificare angajatului nu pe cont propriu, ci pe bază de comision (de exemplu, în prezența supervizorului său imediat și a unui reprezentant al comitetului sindical sau a unuia dintre angajații organizației care nu sunt interesați de deznodământul cauzei, dacă salariatul nu este membru al sindicatului sau angajatorul nu are organizație sindicală), după citirea conținutului anunțului către toți cei prezenți. În cazul în care salariatul refuză să primească o notificare, pare necesară întocmirea unui act, care va fi semnat de cei prezenți, prin care se confirmă că angajatorul respectă prevederile părții I a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse.
Legislația muncii nu reglementează în mod direct sub forma cărui document ar trebui să se întocmească o explicație. Deci, în acest caz, este necesar să se aplice regulile existente de lucru de birou.
Cel mai adesea, explicația ia forma notă explicativă - un document care explică cauzele unui eveniment, fapt, faptă .
Pentru ca angajatorul să primească un document care este util din punct de vedere al conținutului, este important ca în nota explicativă angajatul să prezinte în detaliu toate circumstanțele acțiunilor sau inacțiunii sale și să indice:

dacă el însuși își consideră comportamentul ca fiind ilegal, adică acțiunile sau inacțiunea acestuia au fost neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor de muncă, este indicat ca salariatul să aducă argumente care să confirme propria poziție;
isi recunoaste vina?
care a fost, în opinia sa, motivul (motivele) săvârșirii unei abateri disciplinare?
care este atitudinea sa fata de abaterea comisa si fata de consecintele negative pe care angajatorul le-a avut ca urmare?
are vreo părere cu privire la posibila acțiune disciplinară a angajatorului său?

Nota explicativă trebuie să conțină detalii precum:
1) Denumirea unității structurale (denumirea unității structurale în care este indicat autorul notei explicative).
2) Tipul documentului ( notă explicativă).
3) Destinatar. Întrucât, în conformitate cu prima parte a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul solicită o explicație, apoi destinatarul notei explicative ar trebui să fie funcționarul care, în virtutea cartei sau a altui document (de exemplu, o procură), este un reprezentant al angajatorului cu drept de a aplica sanctiuni disciplinare. De regulă, acesta este șeful organizației - director, director general, președinte de consiliu etc. În cazul delegării de autoritate unui funcționar din subordine (de exemplu, șef adjunct al organizației pentru lucrul cu personalul), explicația îi este adresată acestuia.
4) Data (se indică data notei explicative).

5) Titlu la text (de exemplu, Despre motivul absenței de la serviciu sau Despre motivul nerespectării ordinului șefului de departament).

6) Text. Este scris într-un stil calm și uniform, fără o colorare emoțională excesiv de strălucitoare (deși o anumită proporție din emoțiile angajatului ar trebui să fie încă prezentă în ea). Textul trebuie să se distingă prin concizie, claritate, simplitate a prezentării și claritate a formulării. Este necesar să evitați frumusețea artistică, frazele înalte și publicismul excesiv. . Un factor important este succesiunea logică a textului, astfel încât destinatarul notei în mod corect și fără probleme să înțeleagă ceea ce a vrut să spună autorul.

7) Semnătura (eliberată indicând funcția, semnătura personală și decodificarea acesteia:, parafa și numele salariatului).
O notă explicativă ar putea arăta astfel:

Director departament vanzari
Notă explicativă Yu.V. Mayorov
17.01.2012

Sunt pe deplin conștient de vinovăția mea și vă asigur că astfel de încălcări nu se vor mai repeta niciodată în viitor. Cu toate acestea, vă rugăm să rețineți că absența mea de la serviciu nu a avut consecințe negative pentru conducerea noastră.

Vă rog să țineți cont și de faptul că în cursul anului trecut am fost încurajat de două ori pentru performanță înaltă în muncă - în mai mi s-a acordat un Certificat de Onoare, iar în decembrie, pe baza rezultatelor anului, mi s-a acordat un bonus în numerar.

InginerCategoria III (semnătură) A.V. Avksentiev

Dacă după expirarea timpului alocat o explicație nu este oferită de către angajat, atunci în conformitate cu prima parte a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul este obligat să întocmească o corespondență Act.

Legislația muncii nu stabilește care dintre funcționarii organizației și în ce termeni întocmește un act și dacă este necesar să se informeze angajatul cu acesta. Aceasta este determinată la nivel local, ținând cont de regulile existente de lucru de birou.

Un act este un document care este întocmit de un grup de persoane, confirmă faptele sau evenimentele stabilite de aceștia. Prin urmare, este necesar ca un astfel de act să fie întocmit colectiv. Este indicat să se implice în procedura de pregătire a acestuia aceleași persoane care au fost prezente în momentul în care salariatul a fost înștiințat de necesitatea furnizării unei explicații, întrucât acestea sunt la curent cu faptul sesizării salariatului și a termenului limită. Dar, în același timp, celor prezenți trebuie să li se explice că în cazul unui conflict de muncă pot fi chemați la autoritățile jurisdicționale pentru a oferi explicații asupra problemelor legate de acest act.
Actul este întocmit conform schemei tradiționale pentru acte și poate arăta astfel:

Forma generală
ACT

20.11.2012

Cu privire la omisiunea angajatului de a furniza o explicație scrisă în legătură cu săvârșirea unei abateri disciplinare

Eu, șeful Direcției Personal M.A. Uralova, în prezența șefului Departamentului Nr.13 A.M. Alekseev și un economist din categoria a II-a a Departamentului nr. 10 Yu.I. Zaikova a întocmit acest act pe următoarele:

17.01.2012 către inginerul Departamentului Nr.13 P.P. Korovin, în conformitate cu prima parte a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, s-a propus să se ofere o explicație scrisă înainte de 19.01.2012 în legătură cu săvârșirea unei abateri disciplinare de către acesta, exprimată în absența de la locul de muncă timp de cinci ore la rând. La timp, o explicație scrisă a lui P.P. Korovin nu a fost furnizat. Le-a spus celor prezenți că, se presupune că, le-a spus deja verbal colegilor despre motivele absenței sale și nu are de gând să scrie nimic altceva.

Acest act se intocmeste in doua exemplare: primul exemplar - catre Directia Personal; al doilea exemplar este P.P. Korovin.

(semnătură) M.A. Uralova
(semnătură) A.M. Alekseev
(semnătură) Yu.I. Zaikova

O copie a actului a primit:
(semnătură) P.P. Korovin

Legiuitorul nu prevede familiarizarea cu actul angajatului însuși. Dar, în ciuda acestui fapt, angajatorul ar trebui să facă totuși o astfel de încercare. Și în primul rând, este recomandat să faceți acest lucru pentru a evita pe cât posibil orice fel de neînțelegere pentru a ține angajatul la curent cu privire la procedurile privind abaterea disciplinară care i se reproșează. Și pregătirea unui astfel de act este una dintre etapele acestei producții, iar angajatul ar trebui să fie conștient de acest lucru.
Totuși, dacă angajatul, deși cu un termen nepăsat, a oferit totuși angajatorului o explicație scrisă, ce ar trebui să facă angajatorul? Ar trebui neapărat să-l ia în considerare sau o astfel de explicație nu este un document semnificativ din punct de vedere juridic? Legiuitorul nu dă un răspuns direct la această întrebare. Dar pe baza analizei conținutului primei părți a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, pot fi permise următoarele. Dacă angajatul susține că termenul limită nerespectat s-a datorat unui motiv întemeiat, atunci, desigur, ar trebui efectuată o verificare adecvată. În cazul în care se confirmă temeinicia motivului absenței, explicația scrisă trebuie acceptată de către angajator ca și cum ar fi fost furnizată fără a pierde termenul. Atunci când termenul nerespectat nu se datorează unui motiv întemeiat, angajatorul are dreptul de a nu accepta explicația. În același timp, pentru a evita posibile consecințe juridice negative în viitor, angajatorului i se recomandă în continuare să se familiarizeze cu conținutul documentului, deoarece pot exista informații importante pentru el care vor contribui, de exemplu, la corectarea alegerea unei sancțiuni disciplinare sau pentru a rezolva problema necesității implicării acestui angajat la acțiuni disciplinare în general.

Este important să se acorde atenție faptului că eșecul angajatului de a oferi o explicație, chiar dacă este exprimat într-un refuz categoric, nu trebuie privit ca o nouă abatere disciplinară. La urma urmei, explicația este considerată de legiuitor nu ca o obligație a salariatului, ci exclusiv ca un drept al acestuia. Refuzul exercitării dreptului nu atrage aplicarea măsurilor de răspundere legală. Însă legiuitorul a stabilit și anumite garanții pentru angajator în cazul în care salariatul refuză să-și exercite dreptul la o explicație. În temeiul celei de-a doua părți a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, absența acestui document de la angajator, confirmată de actul relevant, nu va constitui un obstacol în calea aplicării unei sancțiuni disciplinare angajatului.

Kuznetsova T.V. Managementul înregistrărilor de personal (tehnologii tradiționale și automatizate): un manual pentru universități. - M.: Editura MPEI, 2011. S. 172.

Shugrina E.S. tehnica scrisului juridic. - M .: Editura „Delo”, 2000. S. 50.

Bykova T.A., Vyalova L.M., Sankina L.V. Lucrări de birou: manual. - Ed. a 3-a. perer. si suplimentare / Sub total. ed. prof. TELEVIZOR. Kuznetsova. - M.: Infra-M, 2012. S. 165.

Acolo. pp.165-167.

Actualizat 27.02.2020

23-08-2018T17:09:10+03:00

Cum să scrieți o notă explicativă pentru a evita pedeapsa. Exemplu și eșantion de notă explicativă pentru orice ocazie. Este posibil să nu scrieți o notă explicativă? Vom analiza actul de refuz, precum și înțelesul legal, tipurile de note explicative și multe altele.

(click pentru a deschide)

De ce avem nevoie de o notă explicativă, o mostră din care este prezentată în articol? Astăzi vom vorbi despre cum să scriem corect o notă explicativă, să dăm multe exemple și mostre pentru toate ocaziile: pentru serviciu, pentru un copil la grădiniță, școală, universitate și așa mai departe.

În fluxul de lucru, se disting o mulțime de documente diverse, printre care se numără o notă explicativă. Este folosit pentru a explica cauzele anumitor situații, acțiuni sau fapte. Hârtia este considerată de lege ca o formă de autoapărare a angajaților. Și de corectitudinea compilării sale, de logica prezentării faptelor depinde decizia ulterioară a conducerii.

Adesea, o notă explicativă este necesară în următoarele situații:

diverse situații de urgență care afectează producția;
diverse încălcări ale disciplinei muncii;
încălcarea disciplinei de producție;
diverse abateri disciplinare;
contravenții.

În special, majoritatea notelor explicative sunt întocmite din cauza întârzierii la serviciu sau a absenteismului, a neîndeplinirii obligațiilor oficiale. Iată un exemplu de scrisoare de absență de la serviciu:

Notificarea angajatului pentru a da o explicație

După cum sa menționat deja, angajatorul este obligat să solicite o explicație scrisă de la angajatul său înainte de a aplica o sancțiune disciplinară (articolul 193 din Codul Muncii al Federației Ruse). În plus, sunt stabilite termenele în care trebuie dată o explicație - două zile lucrătoare. Pe baza faptului că un anumit timp este alocat de legiuitor, angajatorul trebuie să documenteze data la care a cerut angajatului său să furnizeze o notă. Nu există o cerință obligatorie pentru aceasta, însă, din punct de vedere practic, un astfel de document ar fi util. În primul rând, aceasta este data de începere, iar în al doilea rând, dovada documentară că drepturile angajatului nu au fost încălcate. Dăm un exemplu mai jos pentru a clarifica ce ar trebui să fie indicat în el și cum să îl scriem. Se solicită o notă explicativă sub formă de scrisoare semnată de un reprezentant al angajatorului, a cărui competență este de a emite sancțiuni disciplinare. De regulă, acesta este liderul sau persoana căreia îi sunt delegate aceste puteri.

Sensul juridic al notelor explicative

Articolul nr. 193 din Codul Muncii (LC) al Federației Ruse obligă șeful, înainte de a lua o decizie cu privire la gradul de vinovăție și măsura pedepsei salariatului, să primească explicațiile sale scrise, care cu siguranță trebuie luate în considerare. în cursul unei anchete interne.

Nota explicativă este înzestrată cu o mare semnificație juridică, deoarece permite:

să evalueze în mod obiectiv și cuprinzător situația;
identificarea celor responsabili de incident;
ia măsuri pentru a preveni o situație similară în viitor;
excluderea altor conflicte de muncă bazate pe denaturarea faptelor;
pedepsește (sau anulează pedeapsa) pe vinovați.

Pentru a furniza managerului un document valoros din punct de vedere juridic, este necesar să se respecte toate regulile și reglementările în timpul executării acestuia. Din punct de vedere juridic, nota nu are forță probatorie și are doar scop informativ.

Când să scrieți o explicație

Există anumite termene limită pentru redactarea unei note explicative: nu mai mult de două zile lucrătoare de la momentul incidentului. De aceea, angajatorul, atunci când întocmește o cerere scrisă de explicații, trebuie să stabilească o dată - raportul va fi păstrat din aceasta. În cazul în care la ora stabilită nu este redactată o notă explicativă, angajatorul are dreptul de a aplica subordonatului orice sancțiuni care sunt adecvate abaterii și în cadrul legii.

De reținut că pentru o singură abatere se poate aplica o singură pedeapsă disciplinară și în cel mult o lună de la constatarea faptului săvârșirii abaterii (faptul se constată și în scris, prin întocmirea și înregistrarea unui act special).

Tipuri de note explicative

Notă explicativă- un document care explică motivele oricărui fapt (absența de la locul de muncă, întârzierea, încălcarea îndatoririlor oficiale etc.).

Cele mai comune tipuri:

Clarificarea oricăror prevederi (raportare etc.);
Explicarea circumstanțelor.

Formular de notă explicativă

O notă explicativă se scrie de mână, destinatarul va fi persoana care a solicitat-o. De asemenea, poate fi tastat pe computer, conform formularului care este acceptat într-o anumită organizație. Modul în care trebuie făcută nota nu este fixat în niciun fel în legislație; în consecință, este permisă utilizarea atât a versiunii scrise de mână, cât și a celor dactilografiate.

Detalii necesare

În nota explicativă, ca orice alt document, trebuie indicate o serie de detalii.

Acestea includ:

denumirea organizației, unitatea structurală;
destinatar, adesea șeful organizației;
adresatorul, adică contravenientul direct;
denumirea tipului de document;
număr de înregistrare. Specificat in departamentul de personal in timpul inregistrarii;
textul documentului;
data scrierii;
semnătura compilatorului.

Luând în considerare toate detaliile enumerate, după redactare, se va obține un document după următorul model:

Ce se întâmplă dacă un angajat refuză să scrie o notă explicativă

Subordonatul este îndreptățit să refuze să ofere explicații, iar pentru aceasta nu sunt prevăzute pedepse și DV. Conducerea nu are dreptul să forțeze și să oblige subordonatul să întocmească o notă. Cu toate acestea, o astfel de rezistență nu îl scutește pe angajat de responsabilitatea pentru încălcarea „inexplicabilă”.

În acest caz, managerul întocmește un act privind refuzul salariatului de a oferi explicații scrise, semnat de doi martori.

Deci, a solicita o notă explicativă este responsabilitatea managerului, a scrie sau a refuza să o întocmească este dreptul angajatului. Refuzul nu poate fi în niciun caz considerat abatere disciplinară sau încălcare a Codului Muncii.

Consultanta juridica gratuita

Vă vom răspunde la întrebare în 5 minute!

Puteți refuza întocmirea unui document, dar nu este în întregime rezonabil. Ascunderea „capului în nisip” nu rezolvă problema și există o mare probabilitate de a agrava situația.

Tăcerea mândră în acest caz poate fi considerată ca și cum abaterea angajatului a fost comisă intenționat și intenționat din cauza încăpățânării. Explicațiile cu dovezi atașate de nevinovăție sau motiv întemeiat vor ajuta la netezirea situației și la evitarea sancțiunilor.

Dacă relația este încordată la limită și un conflict izbucnește, ambele părți sunt sfătuite să-și asigure poziția. Pentru angajator prin întocmirea unei cereri scrise de explicații, pentru subordonat - furnizându-le la timp, este indicat să vizeze sau să înregistreze un al doilea exemplar și să-l păstreze pentru tine.

Actul de refuz

În situația în care angajatul refuză categoric să scrie explicații, pe baza acestui fapt se întocmește un act. Executarea corectă a acestui document determină gradul de semnificație juridică a acestuia.

La întocmirea actului, se utilizează un formular special, adoptat de întreprindere sau stabilit prin cerințele GOST.

Sunt necesare anumite detalii:

Numele organizației.
Titlul corect (tipul și denumirea documentului).
Data și locul întocmirii.
Numărul de înregistrare al documentului.
Semnăturile șefului, doi membri ai comisiei constituind actul.
Ştampila de aprobare (doar dacă este necesar).

Documentul trebuie să indice încălcarea pe care angajatul a refuzat să o explice și motivele refuzului. Un angajat care nu a vrut să se explice ar trebui să se familiarizeze cu actul împotriva semnăturii.

Salariatul are la dispoziție două zile lucrătoare pentru a furniza o notă, iar abia după expirarea acestora se poate întocmi un act de refuz de explicații.

O notă explicativă nu este o condamnare la moarte și o dovadă incontestabilă a vinovăției. Când o scrii, merită să apelezi la ajutor tot felul de daruri de convingere a dreptății sau pocăinței cuiva și, cel mai probabil, „norii de furtună” de peste locul de muncă se vor risipi în siguranță, ceea ce este tot ceea ce rămâne de dorit.

Unde poate fi de folos

În ciuda faptului că explicativul este cel mai des folosit în relațiile de muncă, acesta poate fi necesar în alte situații. Să luăm în considerare fiecare opțiune în detaliu.

O mare parte din succesul scrierii unei note explicative depinde de ea compilare corectă, pentru aceasta trebuie să urmați câteva reguli:

evitați o mulțime de informații inutile și narațiunile lungi, informațiile ar trebui să conțină informații utile care explică situația;
nu folosiți fraze elocvente care jignesc sau, dimpotrivă, lăudează cealaltă parte care a luat parte la situație;
nu ascunde adevărul și nu da vina asupra nimănui, o mărturisire sinceră este mai propice pentru sine;
pentru a nu permite erori gramaticale și ortografice și pete în explicație, acesta trebuie scris pe o foaie albă curată, cu o scriere de mână îngrijită și lizibilă, documentul nu trebuie să provoace iritații doar prin aspectul său.

Un astfel de document poate fi necesar la școală din cauza absenței copilului în sala de clasă fără notificare prealabilă, sau dacă părinții nu au participat la întâlnire. Actul se intocmeste manual, contine date tip: destinatarul contestatiei, data si locul redactarii, datele redactorului, explicatiile date si semnatura.

O trăsătură distinctivă a acestui tip de explicație este că este compilată nu de un copil care se sustrage, ci de părinții săi.

Un exemplu de astfel de document este dat aici:

Acest tip de document este întocmit de student pe numele decanului facultății în care studiază. În document, pe lângă informațiile standard, trebuie să indicați suplimentar numărul de zile de școală ratate, să indicați datele și motivul absenței. Dacă există un document justificativ (de exemplu, un certificat medical), acesta trebuie atașat la explicație.

Acest tip de notă explicativă este cel mai des întâlnit și se întocmește înainte ca conducerea să ia o decizie cu privire la o sancțiune disciplinară.

Poate fi emis ca o explicație pentru absența sau neîndeplinirea atribuțiilor oficiale. În al doilea caz, nota explicativă face parte din documentul principal.

Acum luați în considerare cazul în care scuzele sunt mult mai greu de găsit. Porfiri Jucikov a uitat să stingă luminile în biroul său înainte de a merge acasă. Ca urmare, becul s-a ars.

Forma acestui tip de document este similară, cu excepția anexelor. Iată câteva explicații pentru al treilea punct:

Juckov trebuie să precizeze esența greșelii sale și cauzele acesteia.
Se recomandă menționarea consecințelor. Deci managerul va vedea că angajatul evaluează cu sobru situația.
Greșeala trebuie recunoscută și vina nu trebuie transferată asupra altora. Dar circumstanțele obiective, dacă există, pot fi citate.
În concluzie, este bine de menționat că acest lucru nu se va mai întâmpla.

Sunt situații când trebuie scrise explicații poliției. O astfel de nevoie poate apărea în următoarele cazuri:

Apelarea ținutei, care trebuie să ofere o asigurare scrisă că a existat o reacție la apel.
Săvârșirea de fapte ilicite împotriva reclamantului, care explică exact ce s-a întâmplat.
Înregistrarea unui document de către contravenient, care explică unde se afla și ce făcea la un moment dat.

Documentul conține informații standard despre destinatarul notei explicative, compilator, esența documentului, data executării și semnătura. O mostră poate fi vizualizată aici.

În fiecare perioadă de raportare, organizația trebuie să transmită informațiile necesare către serviciul fiscal, acest lucru se poate întâmpla în următoarele cazuri:

depunerea cu întârziere a unei declarații fiscale la serviciu;
identificarea erorilor din declarație la scrierea cuvintelor sau numerelor;
discrepanțe între datele disponibile în fisc și cele transmise de organizație.

La declarația corectată este atașată o notă explicativă și poate fi predată personal sau trimisă prin poștă. Trebuie să răspundă în detaliu, dar nu într-un volum foarte mare, la întrebările pe care inspectorul fiscal le-a avut, de exemplu, de ce s-a obținut această cifră finală, metode de calcul al impozitelor, sau din ce motiv s-au făcut erori.

Munca casieriei este foarte responsabilă, deoarece se desfășoară în strânsă legătură cu numerarul. Prin urmare, fiecare acțiune eronată trebuie să fie însoțită în mod necesar de o probă explicativă și, dacă este posibil, atașată acesteia. Se notează în următoarele cazuri:

când un cec este respins pentru o sumă greșită;
efectuarea returnărilor pe o bandă de cec;
calcul incorect, care a dus la o lipsă sau un exces de numerar la casierie;
gestionarea necorespunzătoare a documentelor de numerar.

Partea principală a notei explicative indică data la care s-a făcut eroarea, suma greșită, diferența de date, numerele de cec și motivul acestei acțiuni. De asemenea, puteți indica dacă a fost remediat și în ce mod. După aceea, se anexează verificări de confirmare cu semnăturile casierului, dacă există.

Părinții scriu de obicei note explicative la grădiniță în cazurile în care copilul a lipsit câteva zile, dar nu din cauza concediului medical, sau nu a vizitat un medic, ci a fost tratat de părinți pe cont propriu.

Nota este scrisă nu pe numele profesorului, ci pe numele directorului grădiniței. Indică numele copilului, câte zile a ratat, la ce date au căzut și chiar motivul absenței copilului.

Notă explicativă întocmită, ce urmează?

Angajatorul, după ce a primit o notă explicativă, pune pe ea numărul de înregistrare a documentului și, fără greșeală, data admiterii.

Potrivit art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, la care ne-am referit la început, angajatul are la dispoziție 2 zile lucrătoare pentru a scrie o notă explicativă. Daca, dupa acest timp, salariatul nu ofera explicatii, angajatorul are dreptul sa intocmeasca un act corespunzator in acest sens. Pentru a se asigura împotriva acțiunilor ilegale din partea angajatorului, este mai bine ca angajatul să-și înregistreze nota explicativă la birou sau la secretară cu marcarea corespunzătoare pe document și apoi să ia o copie a notei explicative cu acest semn. O altă variantă: angajatul poate scrie o notă explicativă în 2 exemplare, iar unul dintre ele, după ce a pus notă la admitere, o păstrează. Atunci nimeni nu va putea spune că salariatul nu a oferit explicații scrise în termenul stabilit de lege.

Abonați-vă la cele mai recente știri

Legislația muncii prevede că angajatorul solicită în unele cazuri o explicație scrisă de la angajat.

De exemplu, angajatorul trebuie să solicite o astfel de explicație de la angajat înainte de a aplica salariatului o sancțiune disciplinară sub forma unei remarci, mustrări sau concedieri (partea 1 a articolului 193 din Codul Muncii al Federației Ruse).

De asemenea, trebuie să se obțină o explicație scrisă de la angajat pentru a stabili cauza prejudiciului cauzat de un astfel de angajat (partea 2 a articolului 247 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Și cum se elaborează o cerință pentru furnizarea unei explicații scrise a angajatului?

Exemplu de solicitare pentru o explicație scrisă

Nu există un formular unic, obligatoriu, conform căruia să fie întocmită cerința ca angajatul să furnizeze explicații. Prin urmare, angajatorul elaborează o astfel de cerință într-o formă arbitrară. Solicitarea trebuie să indice în legătură cu ce explicații scrise se solicită angajatului, precum și perioada acordată salariatului pentru a oferi astfel de explicații. De exemplu, înainte de aplicarea unei sancțiuni disciplinare, o explicație din partea angajatului trebuie să fie dată în termen de două zile lucrătoare de la data primirii cererii (partea 1 a articolului 193 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Având în vedere că în unele cazuri angajatorul este obligat să ceară o explicație de la angajat, nerespectarea acestei proceduri poate fi considerată o încălcare a legislației muncii. De aceea angajatorul trebuie sa confirme faptul ca s-au cerut explicatii de la angajat. Acest lucru se poate face prin familiarizarea angajatului cu o astfel de cerință, unde angajatul își pune semnătura. Sau, în cazul în care angajatul refuză să semneze pentru familiarizarea cu cerința, o astfel de cerință poate fi trimisă angajatului la locul său de reședință, confirmând faptul trimiterii cu un inventar al atașamentului și o chitanță de retur. O altă opțiune pentru familiarizarea unui angajat cu o cerință atunci când nu dorește să o ridice este să citești cu voce tare cerința de a oferi o explicație. Totodată, aceasta trebuie făcută în prezența martorilor (comisie), despre care se întocmește un act corespunzător.

Iată o mostră de completare a acestuia pentru cererea de explicații.

21 Mar 2013 17:16

Obligația angajatorului de a cere o explicație scrisă de la salariat în legătură cu abaterea disciplinară săvârșită este stabilită de lege ca parte integrantă a procedurii. De ce acordă legiuitorul o asemenea importanță acestui document? În primul rând, explicația este menită să contribuie la stabilirea adevărului. Conținutul documentului reflectă punctul de vedere al angajatului asupra a ceea ce s-a întâmplat, atitudinea acestuia față de abaterea și consecințele acesteia. Dacă un angajat pledează vinovat pentru o infracțiune săvârșită, atunci în explicație are posibilitatea nu numai să declare faptele, ci și să-și exprime, de exemplu, pocăința pentru fapta sa, să promită angajatorului că nu va mai repeta o astfel de abatere în viitor. , etc. Totodată, atunci când salariatul consideră că nu a săvârșit o abatere disciplinară, are și posibilitatea de a-și aduce propriile argumente în explicație și de a furniza probele necesare. De asemenea, se întâmplă că o analiză a conținutului explicației ajută angajatorul nu numai să înlăture pretențiile împotriva angajatului, ci și să determine adevăratul infractor. Astfel, explicația salariatului contribuie la o evaluare obiectivă de către angajator a situației actuale, permite identificarea tuturor circumstanțelor săvârșirii unei abateri disciplinare și, dacă este cazul, alegerea măsurii corecte de acțiune disciplinară asupra salariatului.
Obligația angajatorului de a solicita o explicație scrisă din partea salariatului înainte de aplicarea unei sancțiuni disciplinare este stabilită de Partea 1 a art. 193 al Federației Ruse (denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse). În același loc, legiuitorul a stabilit termenele pentru ca salariatul să scrie și să depună o explicație - două zile lucrătoare.
Pe baza faptului că legiuitorul alocă o perioadă strict definită pentru pregătirea unei explicații, angajatorul trebuie să documenteze data la care a invitat angajatul să ofere o explicație. Legiuitorul nu cere angajatorului să efectueze o astfel de acțiune. Cu toate acestea, un astfel de document va fi util: în primul rând, data indicată în ea va deveni punctul de pornire al timpului alocat angajatului pentru a pregăti o explicație, iar în al doilea rând, va exista dovezi documentare că angajatului i s-a explicat dreptul la o explicație. explicaţie.
Notificarea angajatului despre necesitatea de a oferi o explicație scrisă este de obicei întocmită pe antet și semnată de reprezentantul angajatorului care are dreptul de a aplica sancțiuni disciplinare (cel mai adesea, șeful organizației, dar în unele cazuri aceasta poate fi făcută de o altă persoană căreia i s-au delegat astfel de competențe).
Ar putea arăta astfel:

Despre furnizarea
explicatie scrisa

In legatura cu indeplinirea necorespunzatoare a atributiilor dumneavoastra de munca, exprimate in lipsa zilei de 16 ianuarie 2012 la locul de munca orele 13.00 – 18.00, va rog sa depuneti o explicatie scrisa la Directia Management Resurse Umane (Conducere Uzina, etaj 3, camera 36) înainte de ora 18.00 19 ianuarie 2012 cu privire la acest fapt.

Director (semnătură) Yu.V. Mayorov

Notificare primită la 17 ianuarie 2012.
Inginer categoria III (semnătură) A.V. Avksentiev

Se pune întrebarea: ce să facă dacă angajatul a refuzat să primească un astfel de document? Cum să confirme atunci că cerința de a da o explicație i-a fost adusă la cunoștință și cum să dovedească că de la o astfel de dată a început termenul de două zile alocat pentru furnizarea unei explicații? Legiuitorul nu ne dă un răspuns la această întrebare. Dar, cred, pentru a evita problemele legale pe viitor, angajatorul trebuie să facă anumiți pași. De exemplu, pentru a da o notificare angajatului nu pe cont propriu, ci pe bază de comision (de exemplu, în prezența supervizorului său imediat și a unui reprezentant al comitetului sindical sau a unuia dintre angajații organizației care nu sunt interesați în soluționarea cauzei, dacă salariatul nu este membru al sindicatului sau angajatorul nu are organizație sindicală), după citirea cu voce tare a cuprinsului sesizărilor către toți prezenți. În cazul în care salariatul refuză să primească o notificare, pare necesară întocmirea unui act, care va fi semnat de cei prezenți, prin care se confirmă respectarea de către angajator a prevederilor Partea 1 a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse.
Legislația muncii nu reglementează în mod direct sub forma cărui document ar trebui să se întocmească o explicație. Deci, în acest caz, este necesar să se aplice regulile existente de muncă de birou.
Cea mai comună explicație este în formă notă explicativă- un document care explică cauzele unui eveniment, fapt, faptă.

Pentru ca angajatorul să primească un document care este util din punct de vedere al conținutului, este important ca în nota explicativă angajatul să prezinte în detaliu toate circumstanțele acțiunilor sau inacțiunii sale și să indice:
- dacă el însuși își consideră comportamentul ca fiind ilegal, de ex. acțiunile sau inacțiunea acestuia au fost neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor de muncă, este indicat ca salariatul să aducă argumente care să confirme propria poziție;
- dacă își recunoaște vinovăția;
- care a fost, în opinia sa, motivul (motivele) săvârșirii unei abateri disciplinare;
- care este atitudinea sa fata de abaterea comisa si fata de consecintele negative pe care angajatorul le-a avut ca urmare;
- dacă are vreo părere cu privire la posibila sa aducere de către angajator la răspundere disciplinară.
Nota explicativă trebuie să conțină detalii precum:
1) denumirea unității structurale (denumirea unității structurale în care este indicat autorul notei explicative);
2) tipul documentului ( notă explicativă);
3) destinatar. Întrucât, în conformitate cu partea 1 a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul solicită o explicație, apoi destinatarul notei explicative ar trebui să fie funcționarul care, în virtutea cartei sau a altui document (de exemplu, o procură), este un reprezentant al angajatorului cu drept de a aplica sanctiuni disciplinare. De regulă, acesta este șeful organizației - director, director general, președinte de consiliu etc. În cazul delegării de autoritate unui funcționar din subordine (de exemplu, șef adjunct al organizației pentru lucrul cu personalul), explicația îi este adresată acestuia.
4) data (se indică data întocmirii notei explicative);
5) titlul textului (de exemplu, „Despre motivul absenței de la serviciu” sau „Despre motivul nerespectării ordinului șefului de Direcție”);
6) text. Este scris într-un stil calm și uniform, fără o colorare emoțională excesiv de strălucitoare (deși o anumită proporție din emoțiile angajatului ar trebui să fie încă prezentă în ea). Textul trebuie să se distingă prin concizie, claritate, simplitate a prezentării și claritate a formulării. Este necesar să se evite frumusețea artistică, grandilocvența frazelor și publicismul excesiv. Un factor important este succesiunea logică a textului, astfel încât destinatarul notei în mod corect și fără probleme să înțeleagă ceea ce a vrut să spună autorul;
7) semnătură (formată care indică funcția, semnătura personală și foaia matricolă a acesteia, parafa și prenumele salariatului).

O notă explicativă ar putea arăta astfel:

Departamentul de vanzari

Directorul Yu.V. Mayorov

Notă explicativă

17.01.2012

16 ianuarie 2012 în pauza de prânz la ora 13:05. M-am dus acasă la cină. Când mă întorceam deja de acasă la serviciu, în curtea casei m-am întâlnit la intrare cu un vecin, care a spus că fiul său s-a întors din armată, și m-a invitat la el acasă să sărbătoresc întâlnirea. Am refuzat, explicându-i că trebuie să merg la muncă. Dar, până la urmă, vecinul m-a convins să intru 10 minute și ne-am dus la apartamentul lui. Cu toate acestea, sărbătoarea noastră a durat. Am decis să nu mă întorc la muncă pentru că eram beat. Intenționat, nu am sunat la serviciu, gândindu-mă că apelul îmi va trăda imediat absența, altfel s-ar putea să nu-l observe.
Sunt pe deplin conștient de vinovăția mea și vă asigur că astfel de încălcări nu se vor mai repeta niciodată în viitor. Cu toate acestea, vă rugăm să rețineți că absența mea de la serviciu nu a avut consecințe negative pentru conducerea noastră.
Vă rog să țineți cont și de faptul că în cursul anului trecut am fost încurajat de două ori pentru performanță înaltă în muncă - în mai mi s-a acordat un certificat de onoare, iar în decembrie, pe baza rezultatelor anului, mi s-a acordat un bonus în numerar.

Dacă după expirarea timpului alocat o explicație nu este oferită de către angajat, atunci în conformitate cu partea 1 a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul este obligat să întocmească un act corespunzător.
Legislația muncii nu stabilește care dintre funcționarii organizației și în ce termeni întocmește un act și dacă este necesar să se informeze angajatul cu acesta. Aceasta este determinată la nivel local, ținând cont de regulile existente de lucru de birou.
Un act este un document care este întocmit de un grup de persoane, confirmă faptele sau evenimentele stabilite de aceștia. Prin urmare, este necesar ca un astfel de act să fie întocmit colectiv. Este indicat să se implice în procedura de întocmire a acestuia aceleași persoane care erau prezente atunci când salariatului i s-a sesizat necesitatea de a oferi o explicație, întrucât acestea sunt la cunoștință de faptul sesizării salariatului și de termenul limită. Dar, în același timp, celor prezenți trebuie să li se explice că în cazul unui conflict de muncă pot fi chemați la autoritățile jurisdicționale pentru a oferi explicații asupra problemelor legate de acest act.

Actul este întocmit după schema tradițională a actelor și poate arăta după cum urmează.

20.11.2012

Despre nereprezentarea de către angajat
explicație scrisă în legătură
cu un disciplinar
delict

Eu, șeful Direcției Personal M.A. Uralova, în prezența șefului Departamentului Nr.13 A.M. Alekseev și un economist din categoria a II-a a Departamentului N 10 Yu.I. Zaikova a întocmit acest act pe următoarele:
17.01.2012 către inginerul Departamentului N 13 P.P. Korovin în conformitate cu partea 1 a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, s-a propus depunerea unei explicații scrise înainte de 19.01.2012 în legătură cu săvârșirea unei abateri disciplinare de către acesta, exprimată în absența de la locul de muncă timp de cinci ore la rând. La timp, o explicație scrisă a lui P.P. Korovin nu a fost reprezentat. El le-a spus celor prezenți că le-ar fi spus o dată verbal colegilor săi despre motivele absenței sale și că nu avea de gând să scrie nimic altceva.

Prezentul act este întocmit în două exemplare:
primul exemplar - către Direcția de Personal;
al doilea exemplar - P.P. Korovin.

(semnătura) M.A. Uralova
(semnătură) A.M. Alekseev
(semnătură) Yu.I. Zaikova

O copie a actului a fost primită de către: (semnătura) P.P. Korovin

Legiuitorul nu prevede familiarizarea cu actul angajatului însuși. Dar, în ciuda acestui fapt, angajatorul ar trebui să facă totuși o astfel de încercare. Și în primul rând, este recomandat să faceți acest lucru pentru a evita pe cât posibil orice fel de neînțelegere pentru a ține angajatul la curent cu privire la procedurile privind abaterea disciplinară care i se reproșează. Și pregătirea unui astfel de act este una dintre etapele acestei producții, iar angajatul ar trebui să fie conștient de acest lucru.
Totuși, dacă angajatul, deși cu un termen nepăsat, a oferit totuși angajatorului o explicație scrisă, ce ar trebui să facă angajatorul? Ar trebui neapărat să o ia în considerare sau o astfel de explicație nu este un document semnificativ din punct de vedere juridic? Legiuitorul nu dă un răspuns direct la această întrebare. Dar pe baza analizei conținutului părții 1 a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, pot fi permise următoarele. Dacă angajatul susține că termenul limită nerespectat s-a datorat unui motiv întemeiat, atunci, desigur, ar trebui efectuată o verificare adecvată. În cazul în care se confirmă temeinicia motivului absenței, explicația scrisă trebuie acceptată de angajator ca și cum ar fi fost prezentată fără a pierde termenul. Atunci când termenul nerespectat nu se datorează unui motiv întemeiat, angajatorul are dreptul de a nu accepta explicația. În același timp, pentru a evita posibile consecințe juridice negative în viitor, angajatorului i se recomandă în continuare să se familiarizeze cu conținutul documentului, deoarece pot exista informații importante pentru el care vor contribui, de exemplu, la corectarea alegerea unei sancţiuni disciplinare sau pentru a rezolva problema necesităţii aducerii acestui angajat la acţiune disciplinară.responsabilitate în general.
Este important să se acorde atenție faptului că eșecul angajatului de a oferi o explicație, chiar dacă este exprimat într-un refuz categoric, nu trebuie privit ca o nouă abatere disciplinară. La urma urmei, explicația este considerată de legiuitor nu ca o obligație a salariatului, ci exclusiv ca un drept al acestuia. Refuzul exercitării dreptului nu atrage aplicarea măsurilor de răspundere legală. Însă legiuitorul a stabilit și anumite garanții pentru angajator în cazul în care salariatul refuză să-și exercite dreptul la o explicație. În virtutea h. 2 Articolul. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, absența acestui document de la angajator, confirmată de actul relevant, nu va constitui un obstacol în calea aplicării unei sancțiuni disciplinare angajatului.

Prezentarea în scris a explicațiilor devine obligatorie doar într-un număr de cazuri. Cel mai comun- la aprecierea temeiniciei motivelor abatere disciplinară a unui angajat(încălcări ale salariatului de muncă, îndatoriri oficiale). Acest lucru este cerut de procedura de impunere a sancțiunii disciplinare în temeiul art. 193 din Codul Muncii (în continuare - Codul Muncii al Federației Ruse), care poate duce nu numai la o remarcă sau mustrare, ci și la concediere. Totul depinde de circumstanțele în care trebuie să înțelegi. Nota explicativa in acest caz documenteaza, transmite conducerii pozitia salariatului, viziunea acestuia asupra situatiei, argumentele sale.

Fragment de document

Restrângeți afișarea

Codul Muncii al Federației Ruse. Articolul 193 „Procedura de aplicare a sancțiunilor disciplinare”

Inainte de a aplica o sanctiune disciplinara, angajatorul trebuie sa ceara o explicatie scrisa de la angajat. Dacă, după două zile lucrătoare, explicația specificată nu este furnizată de către salariat, atunci se întocmește actul corespunzător.

Neexpunerea salariatului de a oferi o explicație nu constituie un obstacol în calea aplicării unei sancțiuni disciplinare.

Sancțiunea disciplinară se aplică în termen de cel mult o lună de la data constatării abaterii, fără a lua în considerare timpul de îmbolnăvire a salariatului, șederea acestuia în concediu, precum și timpul necesar pentru a se ține seama de opinia organului de reprezentare. de angajați.

Sancțiunea disciplinară nu poate fi aplicată mai târziu de șase luni de la data săvârșirii abaterii și pe baza rezultatelor unui audit, audit al activităților financiare și economice sau a unui audit, în termen de doi ani de la data săvârșirii acesteia. Termenele de mai sus nu includ timpul procesului penal.

Pentru fiecare abatere disciplinara se poate aplica o singura sanctiune disciplinara.

Ordinul (instrucțiunea) angajatorului privind aplicarea unei sancțiuni disciplinare se anunță salariatului împotriva semnăturii în termen de trei zile lucrătoare de la data emiterii acesteia, fără a se socoti timpul lipsei salariatului de la serviciu. Dacă angajatul refuză să se familiarizeze cu ordinul (instrucțiunea) specificat împotriva semnăturii, atunci se întocmește un act corespunzător.

O sancțiune disciplinară poate fi contestată de către un angajat la inspectoratul de stat de muncă și (sau) organele pentru examinarea conflictelor individuale de muncă.

Dar notele explicative pot fi întocmite și din alte motive, deși aspectul „necesității de a justifica” este păstrat (la urma urmei, în alte cazuri, se utilizează serviciul și memoriile). De exemplu, în cursul cercetării împrejurărilor producerii unui prejudiciu proprietății angajatorului și al stabilirii cuantumului acesteia în temeiul art. 247 din Codul Muncii al Federației Ruse.

A se vedea, de asemenea, exemplul de cerință pentru explicații scrise în articolul „Acte false pentru angajare”

Solicitarea explicațiilor scrise

Așadar, „înainte de a aplica o sancțiune disciplinară, angajatorul trebuie să ceară o explicație scrisă de la angajat”. După cum puteți vedea, legea nu precizează exact dacă cererea de explicații trebuie să fie orală sau scrisă. În cazuri deosebit de dificile, când atât angajatul, cât și angajatorul sunt foarte serioși și intenționează să meargă, după cum se spune, până la capăt, angajatorul trebuie să ceară salariatului o explicație în scris, pentru a putea ulterior să confirme conformitatea. cu procedura prescrisă pentru impunerea sancțiunilor disciplinare în articolul 193 din Codul Muncii al Federației Ruse (exemplul 1). Forma aprobată a acestui document de personal nu a existat niciodată, prin urmare, în fiecare organizație este întocmită în felul ei. Chiar și tipul de document folosit pentru aceasta este diferit (notificare, cerință, scrisoare etc.), deși este mai corect să-l numim „ cerinţă„, deoarece în partea 1 a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse prevede că. Notificarea are un alt înțeles - informațiile sunt date și nu există nicio cerință de a face nimic. O scrisoare este un document de ieșire care este trimis unei organizații sau unei persoane terțe, iar angajatul nu este o persoană atât de „străină”.

Trebuie amintit că „o sancțiune disciplinară se aplică în cel mult o lună din ziua în care a fost descoperită abaterea” (partea 3 a articolului 193 din Codul Muncii al Federației Ruse). Faptul descoperirii sale este confirmat de un act, nu de o cerință. Prin urmare, această lună ar trebui socotită de la data descoperirii (care în mod ideal ar trebui să coincidă cu data întocmirii actului), și nu de la data solicitării explicațiilor scrise.

O altă perioadă se socotește de la data cererii - 2 zile pentru a da o explicație scrisă(vezi Exemplul 3). Prin urmare, este important nu doar să emiti o revendicare, ci și să dovedești că aceasta a fost predată salariatului sau acesta a refuzat să o primească. Pentru a face acest lucru, în partea de jos a foii, puteți face imediat spațiile libere corespunzătoare (marcate cu numerele 1 și 2 în Exemplul 1): dacă primul nu este emis (semnătură la primirea cererii), atunci al doilea se eliberează (martorii confirmă faptul că salariatul a refuzat să primească acest document, acest marcaj elimină necesitatea întocmirii unui act separat pentru aceasta).

Exemplul 1

Solicitare scrisă de explicație din partea angajatului

Restrângeți afișarea

Exemplul 2

Textul cererii de explicații din partea angajatului cu privire la motivele absenței de la serviciu și semnătură

Restrângeți afișarea

Exemplul 3

Calculul perioadei pentru darea unei explicații scrise a motivelor unei abateri disciplinare

Restrângeți afișarea

Să presupunem că un muncitor a avariat din neglijență bunul angajatorului luni 09.01.2014, au fost martori în acest sens și s-a întocmit act în aceeași zi. La data de 2 septembrie 2014, lucratorul a fost obligat să dea explicații scrise. Începem să numărăm de a doua zi:

09.03.2014 - prima zi,
09.04.2014 - a 2-a zi (când depunerea unei note explicative va fi considerată în continuare la timp),
La data de 09.05.2014 este deja posibilă activarea faptului neoferirii explicațiilor.

Dacă cerința de a da explicații scrise a fost prezentată salariatului vineri 09.05.2014, iar sâmbăta și duminica sunt zilele libere ale acestuia (adică nu sunt incluse în calculul perioadei de 2 zile), atunci termenul limită. pentru depunerea la timp a unei note explicative va expira abia marti 09/09 .2014.

Pentru ca un angajat conștiincios să nu se încurce în calculul acestei perioade, este mai bine să indicați imediat în cerință o anumită dată până la care trebuie furnizată o notă explicativă. Aici puteți adăuga o anumită unitate/funcționar căruia ar trebui să i se acorde (vezi al doilea paragraf al textului cerinței din Exemplul 1). Destinatarul notei explicative (în numele căreia este întocmită, de exemplu, directorul general) și persoana căreia ar trebui transferată (de exemplu, secretarul sau șeful departamentului de personal) sunt probabil persoane diferite.

Dacă angajatul a avut cu adevărat motive întemeiate pentru comportamentul care nu i-a plăcut angajatorului și, în general, sunt oameni adecvati, atunci nu ar trebui să vă fie frică de o notă explicativă - ea va apăra „acuzatul”. Atunci nu trebuie să așteptați o cerere scrisă din partea angajatorului. Conform dorinței sale verbale, este mai bine să întocmească imediat o notă explicativă, anexând la aceasta dovada maximă a nevinovăției sale. Nu doar documentele oficiale vor face, chiar și un tipărit de pe un site de știri despre întreruperi în funcționarea liniei de metrou, prin care un întârziat se pune la treabă. Dacă există un conflict între angajați, atunci o notă explicativă bine scrisă poate chiar „trage” conducerea de partea autorului său.

În numele cui este scrisă nota explicativă?

Pentru a răspunde cu exactitate la această întrebare, trebuie să vă uitați la Regulamentul Intern al Muncii, care ar trebui să fie în vigoare în fiecare organizație. Cel mai probabil, scrie că angajatul raportează supervizorului său imediat și CEO-ului. Apoi nota explicativă, caz în care angajatul va scrie fie în numele șefului său, fie al directorului general.

Reglementările locale pot stabili o ierarhie diferită: de exemplu, membrii unui grup de lucru raportează șefului acestui grup, în ciuda faptului că reprezintă diferite divizii în cadrul acestuia. Liderul grupului poate cere explicații scrise numai dacă abaterea este legată de activitatea grupului.

Astfel, serviciul de securitate, managerul de cultură corporativă, șeful departamentului de personal nu au dreptul să ceară explicații de la angajații altor departamente care nu le sunt subordonate, cu excepția cazului în care acest lucru este prevăzut în mod expres în reglementările locale ale organizației. Este adevărat, competențele relevante acestor și altor funcționari pot fi în continuare delegate de directorul general prin ordin (de exemplu, președintelui comisiei pentru a investiga un anumit incident). Vedeți legendele din exemplele 1 și 2 marcate cu un semn de exclamare.

Cu mana sau pe calculator?

Legea nu obligă să scriem note explicative de mână, acestea putând fi tastate pe calculator. Dar ofițerii de personal cu experiență cer explicații de la angajați, scrise doar cu propriile mâini. În cazul unui conflict de muncă, acest lucru va ajuta angajatorul să se protejeze împotriva abaterilor unui angajat care poate pretinde că a fost „forțat” să semneze un text deja întocmit de cineva.

Compoziția minimă necesară a elementelor scrise de mână, înscrisă de mâna angajatului pe o notă explicativă, este următoarea:

poziţie,
accident vascular cerebral personal și
ȘI DESPRE. Nume de familie.

Este imposibil să te limitezi doar la o lovitură personală scrisă de mână, pentru că unele semnături nu pot fi identificate fără ambiguitate prin examinarea scrisului de mână ca aparținând unei anumite persoane. Și pentru cuvinte întregi (în poziții și nume de familie), acest lucru se poate face cu siguranță.

Detalii ale notei explicative

Forma notei explicative este relativ liberă. Nimeni nu cere unui angajat să aibă o cunoaștere aprofundată a standardelor pentru documente, iar respectarea minimului necesar este suficientă.

În partea de sus, în partea dreaptă a foii, informațiile sunt scrise într-o coloană despre cui şi cui i se adresează nota explicativă. Angajatul trebuie să-și indice unitatea structurală, funcția, precum și numele complet, numele și patronimul. Nume tip document- notă explicativă - scrisă în centru, după câteva rânduri (de obicei cu majuscule sau doar cu majuscule, așa cum se arată în Exemplul 4). Exemplul 5 arată o versiune învechită, în care numele tipului de document este scris în întregime cu litere mici și urmat de un punct, de exemplu. întregul „cap” parcă ar putea fi citit într-o singură propoziție; astfel de opțiuni de proiectare se găseau în aplicații.

Exemplul 4

„Antetul” notei explicative

Restrângeți afișarea

Exemplul 5

O versiune învechită a „capului” notei explicative

Restrângeți afișarea

Vă rugăm să rețineți: în exemplul 5, linia cu scrierea tipului de document (cu o literă mică și un punct) este învechită și totul de mai sus este destul de corect. Poziția autorului notei explicative se poate abate de la destinatar (director general, ca în Exemplul 4), sau poate merge imediat pe rândul următor (ca în Exemplul 5). Prepoziţia „de la” poate fi prezentă sau nu înaintea titlului autorului.

Numele tipului de document este urmat de text care este în formă liberă. Singurele cerințe pentru aceasta:

corectitudinea formulării și utilizarea, dacă este posibil, a unui stil comercial oficial de prezentare;
numai datele exacte, dacă este necesar - ora,
faptele și motivele situației actuale.

Circumstanțele sunt diferite și este incorect să ceri concizie de la un angajat într-o notă explicativă. O notă poate ocupa mai multe coli de hârtie, poate conține vorbire directă și poate citi ca un bun detectiv sau poate consta dintr-un singur rând. Angajatorul nu are dreptul să limiteze angajatul în o astfel de „creativitate”.

Nimeni nu așteaptă concluzii și sugestii de la angajat în explicație, deși nu va funcționa să îi interzică să le includă.

Conținutul notei explicative este determinat numai de angajatul care trebuie să o scrie. Șeful nu are dreptul de a dicta textul, de a spune fraze de genul „acesta nu este motivul”, de a cere rescrierea și de a influența conținutul documentului în alte moduri. În unele organizații, ei merg și mai departe și întocmesc texte standard de note explicative. Angajatul are dreptul de a decide dacă le folosește sau să scrie o notă explicativă pe cont propriu. Este în interesul lui să descrie ceea ce s-a întâmplat în modul în care consideră că este corect. Angajatorul, la rândul său, este obligat să se familiarizeze cu orice explicații ale angajatului, indiferent dacă îi plac sau nu.

Redactarea textului unei note explicative este foarte adesea dificilă. Să repetăm regula principală: evenimentele trebuie declarate așa cum s-au întâmplat.

Dacă vina angajatului este evidentă (a întârziat, a fost nepoliticos cu clientul, a uitat să facă ceva), atunci este inutil să negi acest lucru și să inventezi un fel de scuză. Trebuie sa o scrii asa cum este:

Exemplul 6

Textul notei explicative

Restrângeți afișarea

Exemplul 7

Textul notei explicative

Restrângeți afișarea

Pot exista multe motive pentru a întârzia sau a lipsi de la locul de muncă și nu toate sunt valabile. Dacă angajatul nu dorește să exprime adevăratul motiv al întârzierii sale, acesta este dreptul său. Aici formulările universale „din motive familiale” sau „din motive personale” vă vor ajuta (vezi Exemplul 8). O altă cale de ieșire este să-ți recunoști vinovăția fără a descrie motivele (Exemplul 9). Cu toate acestea, astfel de clișee, desigur, nu vor evoca nicio înțelegere și simpatie din partea conducerii.

Exemplul 8

Textul notei explicative

Restrângeți afișarea

Exemplul 9

Textul notei explicative

Restrângeți afișarea

Angajatul poate presupune că va fi „iertat” deoarece motivul abaterii este valabil și el însuși lucrează de mult timp, acest lucru nu s-a mai întâmplat până acum sau dintr-un alt motiv. Atunci mai bine scrie despre asta în explicațiile sale:

Exemplul 10

Fragment din textul notei explicative

Ar putea fi util să citiți: