Cum să țineți cont de riscuri atunci când organizați un mare eveniment - lecții ale festivalului sportului aerian. Măsuri pentru a răspunde și anticipa riscuri Riscuri atunci când organizează evenimente

Gestionarea riscurilor evenimentelor

Acest capitol va fi plin de pesimism și neîncredere. Dar pentru a fi optimist și a avea încredere în toată lumea, trebuie să ai grijă de toate în avans și să previzi totul.

Orice eveniment este un proces complex asociat cu interacțiunea unui număr mare de oameni și tehnologie, o minge de interese și obligații. Este un sistem complex. Și, ca în orice sistem complex, lucrurile pot merge prost.

Mai mult, ceva întotdeauna merge greșit (bine, aproape întotdeauna).

Cineva întârzie, în grabă, face ceva greșit. În cel mai important moment, echipamentele se descompun, forțele puternice intervin, interferează cu evenimentul, persoana cea mai necesară dispare etc. Organizarea unui eveniment poate fi uneori similară cu construcția unui ponton care traversează sub bombardament constant. Uneori - la un azil lunatic sub soarele vesel de martie. Nu puteți face nimic.

Principalul lucru este că toate aceste probleme, probleme, probleme și dezastre complete nu sunt sesizabile pentru Client. Și chiar mai mult, nu l-au deranjat în niciun fel.

În plus!

Un bun organizator este obligat să prevadă toate situațiile adverse posibile și să se pregătească pentru soluția lor în cel mai profesionist mod.

Sfântul vostru este apostolul Iuda Thaddeus. El este patronul faptelor fără speranță, un mijlocitor în fapte imposibile și situații extreme. Dacă știi să te rogi, roagă-te.

Organizarea evenimentului este oarecum similară cu începutul cărții „Moby Dick”. Acolo, echipajul navei balenice urmează să navigheze. Timp de doi ani, practic nu vor avea ocazia să reînnoiască stocurile, să remedieze defecțiunile etc. Prin urmare, iau cu ei tot ceea ce au nevoie, cu o marjă, având în vedere că lucrurile se rup, se rup, se uzează etc. există perechi de șosete, tigăi de rezervă ... Evenimentele sunt organizate în același mod. Este important să prevedem totul, să fim corozivi, atenți, scrupuloși, să planificăm totul cu atenție și să nu uităm nimic.

Principalele riscuri

Principalul risc este asociat cu eșecul propriului plan... Se poate dovedi că un scenariu bine conceput, sisteme de măsuri pentru prevenirea problemelor etc., pur și simplu, nu vor fi implementate de subordonați.

Pentru ca acest lucru să nu se întâmple, confirmarea fiecărui membru al echipei este necesară că este familiarizat cu procedura și regulile stabilite, precum și cu ce responsabilitate poartă pentru nerespectarea acestora.

Sunt riscuri asociate participanților... La evenimente, adulții cu o diplomă universitară încep adesea să acționeze ca copii. Se pierd în trei camere și nu pot găsi o toaletă (deși au călătorit jumătate din lume și știu să navigheze în împrejurimi necunoscute), își pierd intensiv propriile lucruri, iau accidental persoane necunoscute, etc. și să țină cont de muncă.

Calitățile necesare ale unui organizator de evenimente:

calm. Ești pregătit pentru orice, toate opțiunile sunt calculate și știi să te comporti. Și echipa ta știe;
attentiveness. Puterea lucrurilor mici este că există multe. Nu trece cu vederea nimic.
prietenie. Orice s-ar întâmpla, oaspeții tăi sunt clienții tăi și trebuie să îi tratezi cât mai prietenos;
inventivitate. Chiar dacă nu ați pregătit o opțiune pentru situația actuală, trebuie să fiți ferm convins că veți găsi rapid o soluție acceptabilă;
competență. Cunoașterea evenimentului dvs. și a tuturor componentelor sale, experiența, atenția ar trebui să convingă clienții, clienții că veți rezolva orice problemă. Și trebuie să crezi și tu;
"paranoia". Fii mereu în alertă.

Focus special - "paranoia"... Te va salva. Să începem cu legile lui Murphy: „Dacă se pot întâmpla probleme, se va întâmpla cu siguranță. Dacă se pot întâmpla mai multe probleme, se vor întâmpla în cea mai nefavorabilă secvență”.

Acceptați acest lucru - asta este normal în afacerile noastre. În sensul că aceasta este norma.

Împărțiți evenimentul în elementele sale constitutive. Gândește-te și creează-ți un plan pentru tine ce trebuie să faci dacă fiecare dintre aceste elemente se încadrează. Unul, al doilea, al treilea, doi la rând. Cel mai incredibil lucru se poate întâmpla. Gândește-te ce vei face în diferite situații.

Găsiți elementul cheie (sau mai multe) ale evenimentului dvs. care vă poate strica TOTUL. Aproape întotdeauna există unul. Pregătiți-vă în special pentru aceasta, verificați și verificați de două ori totul, astfel încât acest lucru să nu se întâmple.

Trebuie să aveți un plan de urgență pentru fiecare problemă posibilă. Cel puțin psihologic, trebuie să fii pregătit pentru orice. Planul dvs. de salvare poate să nu compenseze pierderea, dar evenimentul nu va eșua complet. Într-o zi, această abordare - pregătirea unui fallback - vă va salva. Acesta este profesionalism.

Riscuri computerizate atunci când organizați un eveniment, merită luat în considerare separat.

Se știe că tehnologia este predispusă la descompunere - în consecință, se poate rupe în timpul unui eveniment. Calculatorul poate să înghețe. Se poate dovedi că programul dvs. nu funcționează sau programul solicitat de prezentator nu a fost instalat. Pentru a evita acest lucru, utilizați o copie dublă. Copiați toate datele de care aveți nevoie (liste, prezentări etc.) pe CD, memorie flash și aveți un computer de rezervă cu dvs.

În birou, pentru a reduce riscul de pierdere a datelor, configurați un server în care vor fi stocate toate datele despre evenimente și copiați în mod regulat toate informațiile necesare și legate de eveniment. Dacă computerul cuiva se defectează, vă veți pierde locul de muncă într-o singură zi (dacă faceți o copie de rezervă a datelor în fiecare zi).

Avem un set de echipament necesar, pe care l-am dus „fără sens” la fiecare eveniment major de câțiva ani. Și la una dintre conferințe computerul nostru a ars chiar în timpul prezentării. A scânteiat, a fumat și totul s-a stins. Ce sa fac? Tocmai am înlocuit computerul. Am avut o rezervă. Toate prezentările necesare au fost înregistrate pe ea, în special prezentarea vorbitorului, în timpul căreia discursul a avut loc incidentul. Managerul nostru a fost în sală și a raportat incidentul la „masa de rezolvare a problemelor” de către walkie-talkie. A durat câteva minute să se schimbe, prezentatorul a ratat doar câteva diapozitive. Timp de zece ani nu s-a întâmplat nimic de acest fel. Dar când s-a întâmplat, eram pregătiți. Sunt mândru de asta.

Marja de siguranță a evenimentului

Gati mereu planul b... În unele cazuri, când probabilitatea unei situații neobișnuite este mare, scrieți-vă planul B și discutați-l cu echipa dvs., practicați implementarea acestuia, pregătiți și scrieți un scenariu alternativ pentru planul B.

Luați în considerare cine poate lua decizii operaționale. Dacă derulați un eveniment, nu puteți fi peste tot în același timp - și poate fi necesară acțiune urgentă undeva. Autoritatea delegată (în special atunci când este necesară o decizie urgentă) și responsabilitatea. Aceasta este cheia succesului și a forței evenimentului tău.

Multe dintre aceste decizii vor avea implicații financiare pentru evenimentul dvs., iar acest lucru trebuie înțeles în avans. Dacă managerul, fiind la fața locului, a luat o decizie care presupune cheltuieli, atunci el nu poate fi mustrat pentru acest lucru și cu atât mai puțin amendați. Dacă ați delegat autoritatea unei persoane în care aveți încredere, trebuie să credeți că a luat cea mai bună decizie pe care a putut-o lua în acele condiții, având informațiile pe care le-a avut.

Poate părea intimidant, dar delegarea este singura modalitate de a fi flexibil în luarea deciziilor și a acționa cât mai repede posibil.

În sfârșit, stabiliți o limită financiară pentru responsabilitate și delegare.

Luați în considerare duplicarea funcțiilor pe întregul proiect. Se poate întâmpla ceva neașteptat cu fiecare dintre noi și poate fi necesară o înlocuire temporară. Fiecare membru al echipei să aibă una sau două subsecvente care, cel puțin în termeni generali, sunt la curent cu sarcinile și problemele existente în acest domeniu de muncă și, dacă este necesar, pot înlocui un coleg cu pierderi minime. Lăsați-l pe subestudiu să nu poată înlocui complet persoana necesară (acest lucru nu este necesar), dar va putea susține procesul evenimentului, iar întreaga mașină nu se va opri.

Profitați-vă de expertiză: documentați-o și împărtășiți-o cu alți angajați, astfel încât să o poată face corect la prima încercare. Este uimitor cât de des se repetă situațiile și problemele.

Experiența este acum o oportunitate de la prima încercare de a face totul bine.

Cel mai bun compliment pe care l-am auzit:
"Evenimentele voastre sunt plictisitoare. Ceva de genul Lexus. Totul funcționează ca un ceas, nimic nu se sparge și arată minunat."

Lasă-ți evenimentele să fie atât de „plictisitoare” pentru participanți.

Etică

Un exemplu de risc intern. Ce faci tu corect? Dacă nu știți dacă mergeți bine sau nu, aplicați testul de etică clasic utilizat în Occident.

Înainte de a întreprinde această acțiune sau aceea, imaginați-vă că decizia dvs., despre care vă îndoiești acum, va fi publicată mâine pe prima pagină în cel mai important ziar pentru tine (Vedomosti, Moskovsky Komsomolets, Ussuriysky Rabochy - pentru ce cel mai important lucru). Dacă sunteți gata ca această acțiune a voastră să fie publicată, faceți-o, dacă nu sunteți gata, nu.

Testul nu garantează că acțiunile dvs. vor fi recunoscute ca etice de către alții. Dar măcar tu însuți te vei considera o persoană decentă.

Riscurile contractantului

În filmul Ronin, Robert De Niro joacă un agent foarte experimentat. Personajul său cumpără arme de la comercianți ilegali. Se întâlnesc într-un loc pustiu, comerciantul numără banii și se oferă să ridice mărfurile nu departe de punctul de întâlnire - sub pod. Eroul lui De Niro spune: „Nu mă voi duce, lasă-i să vină aici”. De ce? „Dacă situația este îndoielnică, nu poate exista nicio îndoială”, a spus el. Într-adevăr, a fost o capcană sub pod. Au început să tragă asupra eroului De Niro și a colegilor săi, dar prudența unui mercenar experimentat a salvat situația, au sărit din capcană, primind atât arme, cât și bani. Dacă ar merge, ar fi împușcați. Dar oferta i se părea cam îndoielnică ...

La fel se întâmplă și cu alegerea contractanților. Dacă vedeți că ceva mic, unele detalii care nu v-au plăcut și v-au făcut să vă îndoiești, cel mai probabil ai îndoială pe bună dreptate, iar compania are unele probleme fundamentale.

Dacă compania de curierat trimite o ofertă cu tarife ieftine pentru livrarea corespondenței dvs., dar nu poate trimite un acord în timpul zilei, ceva nu este în regulă cu ele.
Dacă cartea de vizită a unui reprezentant tipografic ridează în mâini, ceva nu este în regulă cu ele.
Dacă nu puteți contacta persoana de care aveți nevoie timp de câteva zile, ceva nu este în regulă cu el.

Odată ce o companie s-a apropiat de noi, cu o ofertă de cooperare. A fost foarte tentant, însă, în scrisoarea trimisă de potențiali parteneri, s-au făcut erori gramaticale: la listarea Clienților companiei, numele unuia dintre mărcile lumii era scris corect. Ni s-a părut ciudat că se poate face o astfel de greșeală și am refuzat să lucrăm cu ei. Da, pe această bază. Au fost și alte motive, dar nu au confirmat decât îndoielile noastre.

Un an mai târziu, soarta ne-a reunit cu această companie la unul dintre evenimentele parteneriatului. Hmm ... Comunicarea personală a confirmat că am fost chiar înainte ...

Contabilitatea volumului comenzilor

Verificați cu atenție facturile emise de dvs. de către contractori și furnizorii de servicii. De multe ori, elementele de care nu aveți nevoie sunt incluse în factură: închirierea camerelor inutile de care nu aveți nevoie, pauze de cafea inutile, alimente în exces, personal de service sau echipament inutil. Toate acestea umflă costurile evenimentului și nu adaugă valoare. Pur și simplu nu veți utiliza serviciile plătite. Uneori, acest lucru se face doar automat: contractantul va factura pachetul de servicii fără a aprofunda ceea ce aveți nevoie. Adesea apar greșeli comune. Dar plătiți pentru greșelile altor oameni ...

O astfel de situație nu este neobișnuită. Sunteți de acord (cu un restaurant, catering, hotel etc.) cu privire la plata unei mese tip bufet în funcție de cantitatea reală de alcool consumat. Și la sfârșitul serii, primiți o factură care vă depășește așteptările.

De exemplu, s-au comandat 80 de sticle și există un acord că, dacă se beau 50, atunci factura va fi doar pentru 50. Dar la sfârșitul serii se dovedește că 75-80 sunt beți.

Mișcarea corectă este de a le cere să își imagineze sticlele goale cu plute. În caz contrar, se poate dovedi că sticlele deschise vor merge pur și simplu acasă la personalul de service. Mai mult decât atât, este mai bine să avertizați compania de servicii în avans că plata se va face pentru sticlele goale cu plute.

Știind că sunteți serios în ceea ce privește controlul cheltuielilor vă va ajuta să depășiți tentația de a supraîncărca.

Dacă, în urma citirii acestei cărți, puteți evita să plătiți cel puțin două sticle de vin în plus, cartea a plătit deja pentru dumneavoastră.

Legile privind managementul riscului: timp și prezență

Este posibil ca oamenii să nu vină la eveniment, chiar dacă au confirmat de o sută de ori că vor veni.

Oamenii pot veni la un eveniment fără să vă anunțe măcar că vor veni.

Oamenii întârzie la evenimente (inclusiv vorbitorii).

Nu toată lumea se gândește la program când încep să vorbească în microfon. Dar toată lumea vă va învinui dacă nu a fost urmată (toată lumea, inclusiv vorbitorii din punctul anterior).

Sfaturi scrise cu sânge pe peretele centrului de convenții

Aveți o listă cu toate persoanele cheie cu numere de telefon mobil la evenimentul dvs.

Ai un telefon mobil cu tine.

Aveți un telefon mobil și un încărcător cu dvs.

Trebuie să aveți bani pe factura telefonului mobil (adică, pentru a nu fi dezactivat).

Cel mai bine este dacă aveți și cardul de plată expres al operatorului dvs..

Anti furt

Din păcate, există întotdeauna o mulțime de oportunități pentru furturi mici și mici fraude la evenimente. Rețineți că furtul mărunt nu este atât de inofensiv pe cât pare. Dacă pierdeți ceva pentru 100 de dolari pe lună, atunci la sfârșitul anului, pierderea totală va fi de 1200 USD, ceea ce nu este atât de puțin. Ai putea să cumperi un computer sau să mergi în vacanță.

În primul rând, este necesară contabilitatea stocurilor.

Echipa dvs. ar trebui să aibă o persoană care este personal responsabilă pentru siguranța inventarului (sau cel puțin pentru contabilitatea sa la timp). El ar trebui să aibă o listă cu toate echipamentele pe care le aduceți la eveniment. Câtă echipament a rămas, aceeași sumă ar trebui să se întoarcă. După eveniment, el își compară lista cu ceea ce este disponibil. Datorită acestui fapt, aveți informații în timp real despre pierderi. Puteți găsi sau cumpăra articolele de care aveți nevoie înainte de următorul eveniment.

Aproximativ aceeași schemă ar trebui să funcționeze pentru fișe valoroase. Dacă la eveniment au fost pregătite 100 de cadouri și au fost 98 de invitați, atunci două cadouri trebuie returnate biroului companiei (dacă nu se ia o altă decizie).

Când este posibil, numerotați sau etichetați echipamentul pe care îl duceți la evenimente, de la un proiector la o pereche de foarfece. Puneți un autocolant cu adresa și numărul dvs. de telefon pe proiector. Dacă dispare din greșeală (de exemplu, contractanții o iau împreună cu alte echipamente) și oamenii cinstiți o găsesc, le va fi mai ușor să vă returneze proprietatea. În orice caz, nu va fi posibil să se spună că nu au văzut unde ar trebui returnat acest proiector (computer, podium portabil, casetă cu documente importante etc.). De asemenea, dacă numele companiei sau numele proprietarului sunt scrise în mod proeminent pe capse și foarfece, va fi dificil să le recunoaștem ca fiind lipsite de proprietar.

Dacă membrii văd că tratați acest lucru ca o resursă specială, atunci nu vă vor trata inventarul ca pe un „cadou nerostit”.

Dacă distribuiți, de exemplu, calculatoare participanților la seminar, aceștia vor fi foarte tentați să „uite” să returneze organizatorul calculatorul frumos și atât de util. Cineva poate să nu facă față acestei ispită, mai ales dacă i se oferă anonimat. Nimeni nu va verifica gențile și gențile. Cum să ajute Clienții să acționeze sincer? Numerotați calculatoarele și la înregistrare, scrieți aceste numere în fața numelor participanților. Înțelegerea faptului că este ușor să găsești pe cineva care a uitat să returneze calculatorul din înregistrări ajută foarte mult să fie exacte. Dacă persoana nu s-a întors, a greșit într-adevăr și puteți să vă amintiți foarte politicos despre acest lucru ca o ușoară neînțelegere. Chiar dacă trebuie să-mi reamintești de zece ori.

Ideea principală: gândiți-vă cum să creați condiții, un mediu în care furturile și pur și simplu pierderile vor fi reduse.

Aceste măsuri nu te vor salva de oameni cu adevărat necinstit, care sunt hotărâți să-ți fure ceva. Însă acestea vor ajuta la evitarea cheltuielilor inutile în majoritatea cazurilor.

Escroci și spectatori

În unele evenimente, va trebui să vă pregătiți pentru sosirea escroci sau spectatori. De exemplu, multe expoziții sunt vizitate de „vânătorii de suveniruri”, care sunt de asemenea numiți „aspiratoare” - pentru că se plimbă în jurul standului, colectând stilouri, broșuri, genți, etc. De obicei, acești oameni sunt ușor de identificat: nu sunt foarte bine îmbrăcați, ochii lor se încolăcesc, nu există o „legendă” inteligibilă de ce au nevoie de broșuri și suveniruri. Pur și simplu îi cer sau încearcă să le ia fără comentarii. Adesea, din păcate, aceștia sunt pensionari care pur și simplu nu au nimic de făcut și au ales o astfel de ocupație pentru ei înșiși. Pregătiți-vă însoțitorii standului cum să reacționeze la astfel de persoane. Politețea și fermitatea sunt necesare.

Fraudei participă, de asemenea, la diverse conferințe, banchete și recepții - în contrast cu „aspiratoarele”, persoane cu o „legendă” clară. De obicei, ei pretind că sunt jurnaliști, angajați ai marilor organizații și ai instituțiilor de stat - Duma de stat, unele ministere. Sunt bine îmbrăcați și poartă încredere.

Este posibil să aflăm cine se află în fața ta doar prin experiență (la evenimentele noastre, unii oameni au devenit deja familiari, iar în detrimentul „timpurilor” îi recunoaștem pe acești oameni și apelăm imediat la securitate) - fie prin semne indirecte și, prin urmare, nesigure.

De exemplu, aceste persoane pot pretinde că s-au înregistrat, au acreditat evenimentul dvs., dar din anumite motive nu au fost incluse în listă. Sau că organizația lor este solidă și nu se înregistrează la evenimente, ci trimite pur și simplu un angajat care „va privi și va evalua situația, relevanța subiectelor” sau ceva de genul. De fapt, ei sunt interesați de posibilitatea de a mânca și de a bea gratuit la o masă tip bufet, de a obține niște suveniruri (adică de a te jefui pentru o sumă mică). Poate altceva, nu știu. Interesant, în ciuda faptului că sunt escroci, se pot comporta ca niște participanți ideali: pune întrebări, participă activ la discuții etc.

Comportamentul unor astfel de oameni este bine descris în comedia "Crashers Wedding". Doi tineri află despre nunțile viitoare (se pregătesc: învață despre rudele tinerilor) și vin ca oaspeți. În același timp, sunt cei mai buni invitați: se joacă cu copiii, fac toasturi minunate ... În film, scopul lor este să seducă fete tinere care se află într-o stare romantică sub influența unei nunți. La urma urmei, o nuntă este și ea un eveniment.

Cereți unui vizitat ciudat o carte de vizită. Poate un pașaport.

Uitați-vă la ce e-mail este scris pe cartea de vizită: dacă este înregistrat pe o găzduire gratuită, întrebați de ce compania nu a putut furniza un e-mail corporativ.

Adresa poștală și numărul de telefon al orașului companiei sunt înregistrate pe cartea de vizită? Dacă nu, aceasta este o companie serioasă.

Direct de la biroul de înregistrare, sunați la numărul de telefon indicat, întrebați ce fel de organizație este și dacă o astfel de persoană lucrează acolo, a fost trimisă la acest eveniment?

Suntem vizitați în mod regulat de o persoană care se prezintă ca asistent al unui adjunct al Dumei de Stat. Inutil să spun că nu lucrează în Duma de Stat, am sunat și am verificat, așa că acum îl scoatem cu siguranță.

Dacă o persoană nu are o carte de vizită, puteți spune doar cu încredere că există un străin în fața dvs., care îi cere să creadă și să ofere un pic din munca dvs. (suveniruri, fișe, mese sau gustări și tot ceea ce se presupune a fi pentru participanții la evenimentul dvs.).

Repet: tot ceea ce s-a spus este esențial pentru evenimentele în care participanților li se oferă ceva de valoare materială, de exemplu, în timpul conferințelor, banchetelor, bufetelor. La evenimentele publice, cel mai probabil nu veți avea o astfel de problemă.

Asigurări și probleme legale

În unele cazuri, evenimentele sunt asociate cu un risc pentru proprietatea sau sănătatea participanților. Pentru a evita posibilele complicații, merită să vă asigurați evenimentul sau o parte din acesta.

De exemplu, la o petrecere corporativă sau într-o vacanță de iarnă, unii dintre oaspeții tău patinează. Există posibilitatea ca cineva să se rănească. Patinajul pe gheață ar putea fi asigurat.

În cazul în care există posibilitatea de accidente sau vătămări, asigurați-vă că o ambulanță este de serviciu în timpul evenimentului.

De asemenea, fiți conștienți de problemele de copyright pentru muzică, videoclipuri și fotografii. Orice fotografie are un proprietar, iar dacă decideți să o utilizați fără permis, el are dreptul să vă dea în judecată.

Fac excepții pentru organizațiile fără scop lucrativ și caritabile.

Riscuri financiare și modalități de neutralizare a acestora

În unele cazuri, trebuie să plătiți pentru participarea la eveniment. Atunci există riscul ca unul dintre participanți să vină și să nu plătească.

Dacă lucrați într-un magazin și ați vândut un televizor pe credit, atunci este posibil să nu fiți mai îngrijorat dacă Clientul nu plătește. Un angajat al departamentului care lucrează cu debitori îl va contacta, iar în cel mai extrem caz, televizorul va fi pur și simplu dus înapoi.

Serviciul este intangibil - nu veți putea să vă recuperați locul de muncă după terminarea evenimentului - iar riscul de neplată în domeniul organizării de evenimente este foarte semnificativ.

Colectarea creanțelor este gestionată atât de departamente speciale din companii și bănci, cât și de companii specializate pentru care aceasta este principala activitate. Există multe metode de lucru cu debitori, există literatură în acest sens, există seminarii care predau această lucrare (în compania noastră, de exemplu, cel puțin cinci seminarii diferite pe acest subiect). Deci nu există nicio limită la perfecțiune, iar acest subiect este unul dintre preferatele mele. Dar, deoarece această carte se referă la altceva, voi vorbi doar foarte pe scurt, în termeni cei mai generali, despre cele mai fundamentale puncte.

Principiul CCL... Aceasta înseamnă: Call-Call-Letter (call-call-letter). Adică trebuie să repetați foarte persistent și constant despre ceea ce datorați (persoană sau companie).

Dacă este posibil, personalizați debitorul. Nu trebuie să vă adresați întreprinderii într-un mod abstract, ci către o anumită persoană: să fie persoana care a fost la evenimentul dvs., contabilul companiei, șeful.

Scrieți-vă o notă, în care reflectați procedura lansată dacă Clientul nu plătește la timp.

În ziua în care ar trebui să primească plata, scrieți o scrisoare prin e-mail că plata nu a fost primită.
În a treia zi - sunați și reamintiți-vă personal.
În a cincea zi - sunați, reamintiți-vă, cereți o explicație.
În a zecea zi - scrieți o reclamație scrisă conform numărului 1 de șablon: moale, dar puternic.
În a douăsprezecea zi - sună și află cum progresează revendicarea.
În a douăzecea zi - scrieți o plângere scrisă folosind șablonul nr. 2: mai dur.

Gândiți-vă la motivele care sunt importante pentru debitorul dvs. și încercați să le influențați treptat.

De exemplu, dacă nu ați obținut o soluție la problema la nivel de participant, oferiți-vă să transferați soluția la problema la nivelul conducerii companiei. În unele cazuri, pentru un participant (angajat al companiei), aceasta poate deveni o complicație inutilă în relațiile cu managementul (pur și simplu îi este frică de el) și va face tot posibilul să nu o aducă în acest sens.

Sau promitem că toate celelalte probleme de cooperare între companii vor fi oprite până când această problemă va fi rezolvată cu o sumă mică. A te îndoi de mici înseamnă a te îndoia de mare; Poate că această plată va arăta, ca un test litmus, dacă merită să cooperezi cu o companie care a început să întâmpine dificultăți financiare.

Scrisoare de garantie... Uneori, participanții refuză să plătească, negând că au fost la eveniment. Pentru a evita acest lucru, cereți tuturor participanților pentru care nu a ajuns plata pentru a semna o scrisoare de garanție că plata va fi efectuată.

Pregătiți scrisori de garanție în avans. Cu acest document în mână, veți putea contacta atât compania cât și personal participantul care i-a pus semnătura.

Faceți o regulă pentru toți participanții care trebuie să plătească. Și nu-i lăsați să plece fără o semnătură. Dacă o persoană nu poate semna promisiunile sale de a plăti, știe în prealabil că te înșală.

Desigur, există excepții de la orice regulă. Să nu existe excepții de la această regulă.

Editura:	„Mann, Ivanov și Ferber”
Anul publicării:	Anul 2006
ISBN:	5-902862-14-0
Volum:	320 s.

O SA INVETI:

de ce trebuie să gestionați riscurile;
ce cinci pași sunt necesari pentru gestionarea riscului;
cum să înveți să gestionezi riscurile.

Gestionarea riscurilor este necesară atunci când trebuie să luăm decizii complexe: în etapele dezvoltării produsului, când studiem fezabilitatea de a face schimbări, investigarea abaterilor, organizarea unui spațiu de lucru sau decizia posibilității combinării schemelor de producție pentru diferite medicamente etc., de fapt, acolo unde există o problemă de alegere dintre mai multe opțiuni și în care nu există cerințe clare, lipsite de ambiguitate. Tehnologia de gestionare a riscurilor este necesară într-o situație în care există incertitudine și incertitudine.

În niciun caz, gestionarea riscurilor nu trebuie să se opună cerințelor actuale de reglementare. Este imposibil de justificat caracterul non-obligatoriu al punerii în aplicare a normelor legislative prin evaluarea riscurilor. Procesul de gestionare a riscurilor este sursa cerințelor. Istoria cunoaște multe exemple când ar fi posibil să evităm situații periculoase dacă am fi mai buni cu ele. a reușit... Există, de asemenea, multe dezvoltări în practica farmaceutică din care au fost învățate lecții.

Așa a apărut regulile GMP 1. Aceste reguli sunt doar un program de minimizare a riscurilor cunoscute asociate cu fabricarea medicamentelor. Prevenirea contaminării încrucișate, a confuziei sau a înlocuirii, igienei și activității independente, alegerea unei strategii de control al calității și menținerea unui sistem de calitate sunt doar câteva dintre exemplele clasice de gestionare a riscurilor.

Mulți manageri cred că pot vedea imaginea completă a proceselor lor chiar și fără tehnologii suplimentare și intuitiv simt riscurile pentru calitatea produselor lor. Într-adevăr, managerii profesioniști și talentați au o intuiție extraordinară. Numai că este greu congenital. Poate fi dezvoltat folosind o metodologie de gestionare a riscurilor. La urma urmei, intuiția este o analiză subconștientă a diferitelor opțiuni pentru dezvoltarea anumitor evenimente. Inclusiv cele periculoase. Acesta este răspunsul la trei întrebări cheie: ce se poate întâmpla; dacă se întâmplă acest lucru, care vor fi consecințeleși din cauza a ceea ce se poate întâmpla?O intuiție bună este o evaluare a riscului „spontană” de către o persoană în parte. Iar aplicarea conștientă a procesului de gestionare a riscurilor este o cultură corporativă obiectivă, care este slab dependentă de factori subiectivi. Mai mult, este o tehnologie replicabilă și ușor distribuită.

Identificarea riscurilor de calitate și evaluarea lor nu funcționează de la sine. Rezultatul managementului riscurilor este selectarea și implementarea unei strategii de control al riscurilor semnificative. Sarcina nu este de a reda la nesfârșit diferite scenarii, nu de a evita responsabilitatea, ci de a lua decizii corecte, echilibrate, uneori chiar riscante, dar conștient de riscante.

Riscurile pentru calitatea produselor sunt riscuri pentru consumator. Producătorul unui medicament, titularul autorizației de introducere pe piață și agențiile guvernamentale care reglementează circulația medicamentelor sunt responsabile pentru pacient pentru eficacitatea și siguranța produselor introduse pe piață.

Securitatea se bazează pe abordări moderne de gestionare a riscurilor. Gestionarea riscurilor este linia de apărare. Se dovedește că singura modalitate de a asigura siguranța pacientului este implementarea unui sistem eficient de gestionare a riscurilor pentru calitate. Acesta este un element al responsabilității noastre față de societate. Pacientul are nevoie de garanții privind eficacitatea și siguranța produselor pe care le ia.

Securitatea nu înseamnă că nu există niciun pericol. O stare sigură este atunci când știm ce, din punctul nostru de vedere, pot avea loc evenimente periculoase și ce impact vor avea asupra calității muncii și produselor noastre și, ca urmare, asupra consumatorului nostru. Siguranța ar trebui asigurată fără a apela la interdicții, ci prin dezvoltarea unor proceduri eficiente. Chiar dacă nu avem posibilitatea de a preveni apariția unei situații periculoase, noi, cel puțin, vom putea să ne pregătim pentru aceasta, vom gândi la măsuri pentru prevenirea și depășirea consecințelor în prealabil, vom avertiza pe toată lumea despre prezența unui pericol grav, de exemplu, descriind-o în instrucțiuni.

Pericolul este măsurat prin riscuri care au importanță diferită. Pentru a înțelege ce riscuri necesită atenția noastră specială, trebuie să le evaluăm în mod adecvat. Dacă nu studiați natura riscurilor posibile și vă ascundeți în spatele sloganului: „NU este acceptabil niciun risc!” - nu vom putea înțelege de ce acest risc sau acela poate fi realizat și, în consecință, este puțin probabil să putem reduce riscul apariției acestuia. Nu mai rămâne decât să spunem: „Îmi pare rău, s-a întâmplat!” Riscurile trebuie gestionate sistematic și profesional. Aceasta este o competență integrală și necesară a oricărui manager de orice nivel la orice întreprindere.

Uneori puteți auzi părerea că gestionarea riscurilor este doar un nume captivant și o tehnologie incredibil de dăunătoare, aplicabilă doar persoanelor din fotoliu. Nu este deloc așa. Personalul oricărui departament poate fi împărțit condiționat în două categorii: manageri și performeri.

Antreprenorii execută lucrări pe baza cerințelor stabilite. Totuși, managerii stabilesc cerințe pentru îndeplinirea unei astfel de lucrări, ținând cont de normele legislative, prescriu algoritmi și creează condiții, apoi controlează calitatea performanței lor. În majoritatea cazurilor, contractantul nu are nevoie de o evaluare a riscurilor. Liderii au nevoie. Este nevoie atunci când sunt forțați să ia decizii importante și dificile în condiții de incertitudine. De exemplu, nu există cerințe legale sau aceste cerințe sunt menționate fără algoritmi specifici pentru implementarea lor sau există mai multe opțiuni de implementare, dar nu există siguranță care opțiune să aleagă. Managerii sunt responsabili pentru rezultatele nu numai ale muncii lor, ci și a activității interpretului. Și cu cât este mai mare incertitudinea cauzată de incertitudine, cu atât este mai mare responsabilitatea pentru consecințele implementării deciziei. Pe baza modului în care managerul gestionează riscurile, se poate concluziona despre profesionalismul său. Dacă un lider aplică cu îndemânare această metodologie, el vine ca o persoană astută, cu logică clară și intuiție remarcabilă.

Acestea sunt calitățile pe care le dezvoltă tehnologia de management al riscurilor. În plus, un astfel de lider înțelege că greșea executorului este adesea cauzată de neglijența conducătorului său, care se manifestă prin faptul că nu a evaluat pe deplin toate amenințările posibile. Iar cei care cred că toate riscurile sunt la fel de periculoase sau inacceptabile, adică imposibile, pur și simplu nu sunt capabili să ia decizii.

Drept urmare, o fac la întâmplare, folosind metoda preferată de „poke” sau mută responsabilitatea deciziei pe alta, de exemplu, același interpret. E mai usor. Practica de a face numai ceea ce este necesar și numai înțeles este în mod defectuos. Trebuie să recunoașteți că ne găsim adesea în situații în care este dificil și uneori înfricoșător să luăm o decizie și există un sentiment de incertitudine și imprevizibilitate cu privire la modul în care acesta va afecta calitatea produsului și, prin urmare, siguranța pacientului. Și atunci poate părea că riscurile sunt ceva care nu depinde de noi. Sau, invers, vom deveni prezumtivi în credința că am eliminat complet riscul.

Cu toate acestea, în realitate nu este cazul. Orice abatere, eșec în funcționarea sistemului sau a echipamentului, a unei reclamații primite sau a unui semnal al unui efect secundar al medicamentului reprezintă un risc realizat. Desigur, pur și simplu nu puteți înregistra abateri și probleme emergente, confirmând astfel fiabilitatea proceselor dvs. Acesta este un bluff! Există și vor exista întotdeauna riscuri. Principalul lucru este să vedem amenințările la timp și să calculăm „circumstanțele neprevăzute” în care aceste amenințări pot fi realizate, să înțelegem ce putem face pentru a preveni acest lucru și cum să acționăm dacă se întâmplă. Să facem tot ce depinde de noi și să fim pregătiți pentru orice dezvoltare a evenimentelor.

Merită să cheltuiți mult efort unde puteți ajunge cu bani puțini? Dacă decizia dvs. se bazează pe o cerință de reglementare și sunteți încrezător în ea - nu, nu ar trebui. Nu este necesară o evaluare a riscurilor aici. Cu toate acestea, dacă vă aflați într-o situație dificilă, trebuie să înțelegeți posibilele amenințări și consecințele acestora, să calculați în prealabil cum să acționați în acest sau acel curs al evenimentelor și să fiți pregătiți pentru orice.

Gestionarea riscurilor îmbunătățește predictibilitatea și certitudinea, ceea ce ne oferă un sentiment de încredere. Desigur, aceasta este o abordare care oferă o protecție suficientă a consumatorului, care, la rândul său, nu interferează cu profitul și nu încetinește dezvoltarea întreprinderii.

Principiile de bază ale managementului riscului calității în industria farmaceutică sunt expuse în liniile directoare I9 Q9, al căror text a fost inclus în cadrul european GMP din 2008: mai întâi în apendicele 20, apoi în partea 3 a GMP. Necesitatea gestionării riscurilor este documentată în diverse ghiduri emise de agențiile de reglementare, comunitățile profesionale (de exemplu, ISPE, PDA, IEST) și organizațiile medicale din întreaga lume. Această metodologie se bazează pe cunoștințe și experiență acumulate în diferite țări. Cu toate acestea, în Rusia există încă dezbateri despre cât de corectă este această metodologie. Percepția sa eronată a dus deja la excluderea textului ICH Q9 din GOST R 52249-2009 cu o formulare „penală”: „ Acest text este declarat vag și nu este potrivit pentru aplicare practică“. De ce nu este potrivit? Modelul procesului de gestionare a riscurilor prezentat în ICH Q9 (Figura 1) este simplu și, cel mai important, este orientat către acțiune (Figura 2).

Figura 1. Procesul tradițional de management al riscului pentru calitate (în conformitate cu ghidurile ICH Q10) a modelului prezentat în ICH Q9

Desigur, în managementul riscurilor, ca în orice tehnologie, există suficiente nuanțe și detalii. Pentru a utiliza corect această tehnologie, este necesar creează standarde și proceduri interne, a antrenalideri și experți implicați, exercitați o supraveghere constantăpentru calitatea evaluării.

Încercările de excludere a tehnologiei de gestionare a riscurilor din procesul decizional eficient sunt absurde. Este inacceptabil să eliminați pur și simplu procesul de gestionare a riscurilor din standarde doar pentru că autorul standardului național nu înțelege metodologia acestuia. Nu mergeți la extreme și dați vina pe tehnologia managementului riscului pentru redundanță, incorectă sau subiectivitate.

Decizia oricărei persoane este de natură subiectivă. Trebuie să lupți nu cu subiectivitatea, ci cu nepăsarea atunci când iei decizii. Evaluarea riscurilor nu trebuie să se bazeze pe ghicitori, ci pe realizări științifice moderne, fapte cunoscute, ținând cont, de asemenea, de baza experimentală etc. informatie lipsa.

De asemenea, metodologia de gestionare a riscurilor nu poate fi ridicată la statutul de „cerință de reglementare”. Tehnicile de luare a deciziilor, prin definiție, nu pot fi așa. Acest lucru este același cu obligarea tuturor să gândească și să acționeze conform aceluiași șablon, care este pur și simplu inacceptabil și, în plus, periculos! Gestionarea riscurilor nu are ca scop eludarea cerințelor de reglementareși nu este o cerință de reglementare directă(vezi secțiunea 1 partea 1 a GMP). Normele GMP declară necesitatea gestionării riscurilor numai pentru a sublinia importanța și relația lor primordială cu sistemul de calitate și regulile de producție și controlul calității medicamentelor.

Schema 2. Algoritmul managementului riscurilor pentru calitate. Pe baza ICH Q9

Reglementările GMP necesită o evaluare a riscurilor atunci când există incertitudine. Analiza versiunii europene a GMP confirmă necesitatea unei evaluări a riscurilor numai în următoarele situații:

dacă în timpul investigării abaterii este imposibil să se stabilească adevărata cauză a apariției acesteia (partea 1, punctul 1.4 (XIV)). Apoi, este necesar să se selecteze cauza cea mai probabilă folosind metode de management al riscului deductiv sau inductiv;
în etapa luării unei decizii cu privire la posibilitatea combinării producției de medicamente diferite într-o singură unitate de producție (partea 1, clauza 5.9);
crearea unui program de prevenire a contaminării încrucișate (partea 1, clauzele 5.18, 5.19);
la organizarea proceselor de ambalare (partea 1, clauza 5.44);
atunci când se iau decizii cu privire la posibilitatea de prelucrare sau reprocesare a produselor sub standard (partea 1, clauzele 5.62, 5.63);
atunci când se decide posibilitatea de a relua circulația mărfurilor pentru toate sau o parte din produsele returnate (partea 1, clauza 5.65);
atunci când se justifică domeniul de activitate al validării (apendicele 15).

Cu alte cuvinte, când este nevoie să luăm decizii dificile. Și, păstrați-vă, soluții care nu intră în conflict cu cerințele de reglementare.

Atât funcționarea cu succes, cât și supraviețuirea întreprinderii depind de eficacitatea deciziilor manageriale luate de manager. De asemenea, este necesar să se țină seama de faptul că, pe lângă avantajele evidente, procesul de gestionare a riscurilor prezintă dezavantaje grave (tabelul 1).

tabelul 1

Avantajele și dezavantajele unui proces de management al riscului pentru calitate

Declarația sarcinii este inerent incorectă - pentru a exclude doar riscurile care sunt indicate în documentele de reglementare. Repet: documentele de reglementare sunt un fel de percepție medie a riscurilor cunoscute. Fiecare producție are propriile sale caracteristici, iar cerințele de reglementare nu o iau în considerare.

De asemenea, nu trebuie să vă străduiți pentru controlul total. Este important pentru noi să putem identifica riscurile cele mai periculoase și să dezvoltăm măsuri adecvate și în timp util pentru a le gestiona. Chiar și o evaluare nu foarte mare poate dezvălui zeci, chiar sute de riscuri diferite. Acest lucru poate fi confuz pentru orice specialist, deoarece nu este clar ce să faci cu ei și ce să abordăm în primul rând. Desigur, ar fi frumos să elimini toate riscurile, dar, de cele mai multe ori, acest lucru este imposibil. Resursele noastre, precum banii, sunt întotdeauna limitate, așa că trebuie să alegem priorități.

Este intuitiv clar că unele riscuri necesită soluții prioritare, iar unele în general nu sunt interesante pentru noi. Pentru a determina acțiunile prioritare, este necesară doar stabilirea elementelor de risc - nivelul impactului acestuia și probabilitatea implementării. Dacă se realizează un pericol, acesta poate avea un efect diferit, care determină în mare măsură gravitatea riscului, la fel cum o evaluare a probabilității unui anumit eveniment negativ ne poate spune multe și predetermina percepția noastră asupra securității.

A-priory, risceste o combinație între probabilitatea unui anumit pericol și gravitatea răului pe care îl provoacă. Nu există nicio eroare metodologică aici. Într-adevăr, valorile diferite în sens sunt înmulțite și se trage o concluzie din rezultat. Atunci când utilizăm două criterii pentru evaluarea riscului, nu vorbim despre medierea acestuia.

Probabilitatea este luată în considerare pentru a opri evenimente incredibile, ireale. O altă întrebare este că priorităm încă în funcție de nivelul impactului lor.

Eroarea metodologică constă în faptul că unii critici interni nu țin cont de principalul axiom al managementului riscului: gravitatea prejudiciului are o prioritate mai mare asupra probabilității.

Prin urmare, dacă, de exemplu, luăm în considerare exemplul unui avion care a pus dinții pe margine, o eroare poate fi considerată ca o gradare greșită a riscului atunci când se utilizează o evaluare cantitativă. Luați în considerare două evenimente folosind o scară de cinci puncte (de la 1 la 5).

Primul.Eveniment nepericulos - sosirea tardivă a aeronavei (gravitatea vătămării egală cu 1), dar deseori repetată (probabilitatea egală cu 5).

Al doilea.Un eveniment periculos este un accident de avion (severitatea vătămării este de 5), dar extrem de rară (probabilitatea este 1).

Într-adevăr, înmulțirea coeficienților de greutate dă aceeași cifră 5, dar nu egalizează semnificația acestora.

Primul eveniment este un risc nesemnificativ, dar cel de-al doilea eveniment poate fi clasificat ca un risc semnificativ (datorită faptului că severitatea coeficientului de daune depășește un anumit prag predeterminat, de exemplu, 2), ceea ce înseamnă că va necesita atenția noastră atentă și dezvoltarea unui program pentru controlul unui astfel de risc, asigurând constant monitorizarea eficacității acesteia. Programul de control al riscurilor poate fi diferit - de la o acțiune la un plan cuprinzător și separat.

Integrarea procesului de gestionare a riscurilor în viața de zi cu zi a întreprinderii nu necesită investiții și nu implică introducerea de sisteme și modele complexe. Este suficient să faceți doar cinci pași.

Primul pasînseamnă să înveți să vezi și să identifici clar pericolele (amenințările). Adesea facem acest lucru empiric, îndrăznesc să spun, inconștient. Acest lucru nu este suficient. A identifica pe deplin riscurile înseamnă a lua în considerare toți parametrii lor.

Al doilea pas- trebuie să învățați cum să creați profiluri de risc, adică să determinați sistematic toate riscurile inerente obiectului evaluării noastre (întocmiți un protocol de evaluare a riscurilor). Acest lucru este important deoarece este util să gestionați riscurile „la fața locului”, dar nu suficient.

O sarcină al treilea paseste de a învăța cum să determinați care sunt riscurile care trebuie abordate mai întâi. Pentru a face acest lucru, trebuie să puteți analiza riscurile, să acordați prioritate.

Pentru implementarea cu succes al patrulea pastrebuie să selectați și să implementați strategii pentru a gestiona riscuri semnificative. Este important aici să înțelegem ce acțiuni specifice trebuie să întreprindem pentru a câștiga mai mult și / sau a pierde mai puțin.

Și, în sfârșit al cincilea pas- să înveți cum să creezi o „pernă de siguranță” optimă, adică să elaborezi un plan de acțiune în cazul în care un sau alt risc este realizat. Scopul acestei etape este să vă pregătiți pentru orice dezvoltare a evenimentelor și să aveți întotdeauna un plan „B”. Aceștia sunt pași de bază care se aplică în orice situație, în orice afacere și la orice nivel al ierarhiei întreprinderii. Modelul prezentat în ICH Q9 este utilizat în majoritatea țărilor din lume. Un model similar este prezentat în standardul ISO 2000 de bază 2. Astăzi, există o bază metodologică serioasă pentru introducerea procesului de gestionare a riscurilor în practica companiilor farmaceutice, care se dezvoltă activ încă din anii 60 ai secolului trecut. Sunt cunoscute peste 100 de metode de evaluare a riscurilor. Ghidul ICH Q9 menționează doar șase dintre cele mai comune instrumente (Tabelul 2), ISO 31000 descrie 31 de metode și există și mai multe în viață. Totuși, acest lucru nu înseamnă că toată lumea ar trebui folosită. Trebuie să alegeți pentru voi acele instrumente de evaluare a riscurilor cu care puteți lucra și de care aveți încredere. Principalul lucru este că vă sunt clare.

masa 2

Rezumatul metodelor de evaluare a riscului ICH Q9

Instrument de evaluare a riscurilor	Specializare	Detaliu de evaluare	Complexitate	dezavantaje
PHA - Analiza preliminară a riscurilor				Trebuie să puteți prezice amenințări. Nu permite stabilirea relațiilor între diferite amenințări
HAZOP - Analiza riscurilor și a oportunităților				Necesită multe informații despre subiectul evaluării. Evaluează amenințările în funcție de componente / elemente fără a face legătura cu alte componente / elemente
HACCP - Analiza pericolelor și puncte critice de control		Variat		Nu este potrivit pentru evaluarea relației dintre eșecuri și cauzele acestora. Nu permite evaluarea riscurilor asociate obiectelor / sistemelor
FMEA - Moduri de eșec și analiză a efectelor				Nu este foarte util pentru evaluarea retrospectivă a riscului. Nu stabilește o relație între eșecuri / amenințări și cauzele acestora
FTA - Analiza arborelor de erori				Poate fi monoton și de lungă durată
RRF - clasificarea și screeningul riscurilor				Nu este potrivit pentru evaluarea retrospectivă a riscului. De mică folosire cu un număr mic de amenințări identificate

Astfel, învățarea gestionării riscurilor necesită profesional și experiență. Desigur, acest lucru necesită efort și timp. Mai întâi într-o măsură mai mare, apoi într-o măsură mai mică. Principalul lucru este să începeți să introduceți treptat tehnologia de gestionare a riscurilor în activitatea dvs. Pentru a face acest lucru, nu este necesar să alocați nicio zi specială, așteptați un eveniment sau o stare de spirit. Gestionând riscurile, asigurăm calitatea muncii noastre și, invers, asigurând calitatea, gestionăm riscurile. Rezultatul gestionării riscurilor este o garanție a calității produselor dvs., respectarea cerințelor de reglementare, un profit stabil și, prin urmare, o garanție a stabilității noastre. Viața modernă insistă pe asta!

Pe. din engleza. Grupul de firme VIALEK

1 GMP (Good Manufacturing Practice) - bune practici de fabricație (standard pentru un sistem de management al producției). - Aproximativ. ed.

Organizarea evenimentelor este dificilă și uneori imprevizibilă. La aproape toate evenimentele, situațiile apar atunci când ceva nu merge bine și scapă de sub control. Există multe riscuri asociate organizării de evenimente și vom vorbi despre ele în acest articol.

Personal

Oamenii sunt întotdeauna o sursă de risc. Chiar dacă lucrați cu profesioniști, nu ar trebui să excludeți factorul uman. Prezentatorul s-ar putea îmbolnăvi, vorbitorii la eveniment s-ar putea să nu vină, este posibil ca ospătarii să nu poată face față lucrărilor. Ar trebui să aveți întotdeauna telefoane de oameni care pot veni rapid și să salveze situația. Numerele de găzduire, servicii de urgență și livrare de produse alimentare nu vor fi niciodată redundante și, în unele cazuri, vor ajuta la salvarea întregului eveniment de la eșec.

Echipamentele se pot sparge

Vă rugăm să rețineți că o cameră sau o cameră poate rămâne fără baterie, computerul sau proiectorul poate înceta să funcționeze sau că puterea se va stinge complet. Astfel de situații ar trebui să fie întotdeauna prevăzute. Monitorizați cu atenție activitatea contractanților dvs., verificați în prealabil toate echipamentele, aveți întotdeauna câțiva cabluri și prelungiri în stoc. Nu știi niciodată în ce moment pot fi necesare, dar, în caz de forță majoră, te vor ajuta foarte mult.

Înainte de evenimentul propriu-zis, consultați proprietarii site-ului dacă există un generator de rezervă pe acesta. Dacă nu, atunci trebuie să știți despre disponibilitatea persoanelor care pot rezolva rapid problemele.

Vorbitori la conferințe

Verificați în prealabil vorbitorii invitați pentru experiență de vorbire publică, altfel vă puteți găsi într-o situație în care discursul devine un eșec din cauza lipsei de experiență a vorbitorului. În acest caz, repetițiile înainte de eveniment vă vor salva, ceea ce va ajuta la pregătirea unui difuzor neexperimentat pentru scenă și vă va salva de situații neprevăzute.

Schimbări meteorologice abrupte

Există întotdeauna posibilitatea ca în momentul cel mai neașteptat să plouă sau o furtună. Și trebuie să fii gata pentru asta. Gândiți-vă în avans ce veți face în acest caz, unde oaspeții evenimentului vor trebui să meargă. Dacă începutul evenimentului depinde de vreme, atunci trebuie să vă gândiți la cât timp poate fi amânat începutul, ceea ce în acest moment poate fi ocupat de oamenii care s-au adunat pentru începutul vacanței.

Este posibil ca oaspeții să nu se comporte conform planificării

În planul managerului de eveniment, toate cele care ar trebui să se întâmple la eveniment sunt clar precizate: când următorul vorbitor iese la conferință sau când vine momentul pentru o „surpriză” pentru oaspeții vacanței. Uneori, oaspeții pot să nu acorde atenție cererii de a merge undeva, pentru că sunt prea dornici de conversație, strică accidental decorațiunile cheie și așa mai departe. Prin urmare, trebuie să vă amintiți că acest plan este doar în fața dvs., iar oaspeții nu se gândesc la calendarul și la cât de complex este evenimentul.

Material pregătit:

Evenimente grozave. Tehnologii și practici de gestionare a evenimentelor. Șumovici Alexandru Vyacheslavovici

Principalele riscuri

Principalul risc este asociat cu neîndeplinirea propriului plan. Se poate dovedi că un scenariu bine conceput, sisteme de măsuri pentru prevenirea problemelor etc., pur și simplu, nu vor fi implementate de subordonați.

Pentru ca acest lucru să nu se întâmple, este necesar să se confirme de la fiecare membru al echipei că este familiarizat cu procedura și regulile stabilite, precum și cu ce responsabilitate poartă pentru nerespectarea acestora.

Sunt riscuri asociate participanților. La evenimente, adulții cu o diplomă universitară încep adesea să acționeze ca niște copii. Se pierd în trei camere și nu pot găsi o toaletă (deși au călătorit jumătate din lume și știu să navigheze în împrejurimi necunoscute), își pierd intensiv propriile lucruri, iau accidental persoane necunoscute ... Nu este vina lor, așa că acest factor trebuie luat în considerare și luat în considerare în muncă.

Calitățile necesare ale unui organizator de evenimente:

– calm. Ești pregătit pentru orice, toate opțiunile sunt calculate și știi să te comporti. Și echipa ta știe;

– attentiveness. Puterea lucrurilor mici este că există multe. Nu trece cu vederea nimic.

– prietenie. Orice s-ar întâmpla, oaspeții tăi sunt clienții tăi și trebuie să îi tratezi cât mai prietenos;

– inventivitate. Chiar dacă nu ați pregătit o opțiune pentru situația actuală, trebuie să fiți ferm convins că veți găsi rapid o soluție acceptabilă;

– competență. Cunoașterea evenimentului dvs. și a tuturor componentelor sale, experiența, atenția ar trebui să convingă clienții, clienții că veți rezolva orice problemă. Și trebuie să crezi și tu;

– "paranoia". Fii mereu în alertă.

Un accent special este „paranoia”. Te va salva. Să începem cu legile lui Murphy: „Dacă se pot întâmpla probleme, cu siguranță se va întâmpla. Dacă se pot întâmpla mai multe probleme, se vor întâmpla în cea mai nefavorabilă secvență ".

Acceptați acest lucru - Acest lucru este NORMAL în afacerile noastre. În sensul că aceasta este norma.

Găsi elementul cheie (sau mai multe) din evenimentul dvs., care poate strica TOTUL. Aproape întotdeauna există unul. Pregătiți-vă în special pentru aceasta, verificați și verificați de două ori totul, astfel încât acest lucru să nu se întâmple

Trebuie să aveți un plan de urgență pentru fiecare problemă posibilă. Cel mai puţin psihologic trebuie să fii pregătit pentru orice. Planul dvs. de salvare poate să nu compenseze pierderea, dar evenimentul nu va eșua complet. Într-o bună zi, această abordare - pregătirea unui fallback - vă va salva. Acesta este profesionalism.

Riscuri computerizate atunci când organizați un eveniment, merită luat în considerare separat.

În birou, pentru a reduce riscul de pierdere a datelor, configurați un server în care vor fi stocate toate datele despre evenimente și copiați în mod regulat toate informațiile necesare și legate de eveniment. Dacă computerul cuiva se defectează, veți pierde date într-o singură zi (dacă le faceți o copie de rezervă zilnic).

Avem un set de echipament necesar, pe care l-am transportat „fără sens” la fiecare eveniment important timp de câțiva ani. Și la una dintre conferințe computerul nostru a ars chiar în timpul prezentării. A scânteiat, a fumat și totul s-a stins. Ce sa fac?

Tocmai am înlocuit computerul. Am avut o rezervă. Toate prezentările necesare au fost înregistrate pe ea, în special prezentarea vorbitorului, în timpul căreia discursul a avut loc incidentul. Managerul nostru a fost în sală și a raportat ce s-a întâmplat cu „masa de rezolvare a problemelor” de către walkie-talkie. A durat câteva minute pentru a schimba, difuzorul a ratat doar câteva diapozitive.

Timp de zece ani nu s-a întâmplat nimic de acest fel. Dar când s-a întâmplat, eram pregătiți. Sunt mândru de asta.

Din cartea Logistica: note de prelegere autor Mishina Larisa Alexandrovna

LECTURA nr. 10. Riscuri în logistică 1. Esența și conținutul, tipurile de riscuri În orice implementare practică, sistemul logistic, de la procesul de deplasare a mărfurilor la procesele de mutare a comenzilor în spațiul pieței, acoperă un număr mare de aspecte diverse, de lucru.

Din cartea Fundamente de gestionare a proiectelor autor Presnyakov Vasily Fedorovici

Din cartea Managementul inovării: un ghid de studiu autor Mukhamedyarov A.M.

Din cartea Planul de afaceri 100%. Strategie și tactici de afaceri eficiente autor Abrams Rhonda

Din cartea Work as Spies autor Carlson J.K.

Riscuri de cost Majoritatea acestor riscuri sunt rezultatul unor erori și omisiuni în planificare și tehnică

Din cartea Managementul proiectelor de la A la Z autor Newton Richard

Riscuri de protecție a prețurilor. Proiectele care au o perioadă lungă de timp vor trebui să prevadă măsuri pentru a face față modificărilor prețurilor, de obicei crește. Când revizuiți prețurile, evitați să utilizați o sumă mare pentru a acoperi toate

Din cartea Informatizarea afacerilor. Managementul riscurilor autor Avdoshin Sergey Mikhailovich

Riscuri tehnice Riscurile tehnice sunt problematice și pot duce adesea la închiderea proiectului. Ce se întâmplă dacă sistemul sau procesul nu funcționează? Planurile de urgență sau planurile de back-up sunt făcute acolo unde există

Având o listă de lucrări, aranjați-le într-o ordine inversă logică, începând cu ziua evenimentului care urmează până acum.

Enumerați datele cheie. Acestea sunt un fel de puncte de control - puncte de verificare la care este verificat cât de reușit este planul. La aceste date cheie, principalele evenimente pentru pregătirea evenimentului ar trebui să aibă loc.

Verificați cum datele se încadrează în calendar, luați în considerare sărbătorile, weekend-urile etc. Vezi cum se potrivesc datele în planurile companiei în ansamblu.

Arătați-vă planul colegilor, contractanților (toată sau acea parte care îi privește) și faceți ajustări indicate de aceștia.

Planul este gata, continuați cu implementarea acestuia.

Consolidarea componentelor planului într-un întreg.De asemenea, este important ca componentele să se conecteze între ele. O parte a echipei nu trebuie să o depășească pe alta. În unele cazuri sunteți implicat în pregătirea unui singur eveniment, în altele sunteți responsabil pentru mai multe evenimente care se află în diferite etape de pregătire. Dacă o persoană nu știe că alte acțiuni depind de acțiunile sale, atunci este posibil să nu conștientizeze importanța muncii, măsura responsabilității sale și să lipsească ceva undeva, sau, invers, să meargă înainte.

De exemplu, vorbești cu un designer și îi spui marți, 1, că trebuie să faci un layout pentru broșură, să zici, joi, a 3-a. Proiectantul spune: „Oh, cai.” Broșura are toate materiile prime și pare să existe suficient timp pentru a finaliza sarcina. Dar proiectantul este dus de o altă afacere și nu are timp să termine aspectul, hotărând că o va termina vineri dimineața, 4- În acest moment ... Sunteți de acord cu tipografia că, vineri dimineața, 4, veți avea un aspect și voi

gata să-l prezinte la tipărire. Imprimanta pregătește, planifică timpii de încărcare a presei, timpul la centrul de reprobare pentru separarea culorilor, etc. Dacă pierdeți timpul, acesta va fi dat unui alt client și va trebui să reintrați în coadă.

Tipografia promite că va tipări broșurile în patru zile lucrătoare, adică vineri seara, 11, veți avea o broșură. Acest lucru este normal, deoarece luni, 14, se deschide expoziția dvs., unde ați cumpărat un stand și ați plătit 5.000 de dolari pentru acesta, a fost de acord să se întâlnească cu niște clienți foarte importanți, a angajat personal promoțional pentru a distribui broșuri ... Toți acești bani sunt irosiți dacă proiectantul nu a finalizat lucrarea la timp. Dar el nu

știe cât de importantă este această zi ... Dându-și seama că trebuie să realizeze acest aspect și munca a zece persoane depinde de viteza lui, iar bugetul este de zece ori mai mare decât costul muncii sale, interpretul își tratează munca mai responsabil, înțelege motivația și înțelege de ce li se cere de la el înmânează-l azi și nu în altă zi.

Unele părți ale evenimentului (de exemplu, ceremoniile de deschidere și închidere) vor trebui gândite și scrise în fiecare secundă, indicând ce acțiuni se desfășoară în același timp, care sunt semnalul altor acțiuni etc.

De asemenea, atunci când întocmiți un astfel de plan, trebuie să acordați atenție pentru a face planul dvs. înțelegător pentru alte persoane. Verificați cât de clar explicați totul. De exemplu, după ce ai vorbit despre planul tău, roagă-ți echipa să scrie un scenariu. Și compară-l mai târziu cu propria ta versiune.

Probleme

Gestionarea riscurilor evenimentelor

Orice eveniment este un proces complex care implică interacțiunea unui număr mare de oameni și tehnologie, o minge de interese și obligații. Este un sistem complex. Și, ca în orice sistem complex, lucrurile pot merge prost. În plus. Ceva întotdeauna merge greșit (bine, aproape întotdeauna).

Cineva întârzie, în grabă, face ceva greșit. În cel mai important moment, echipamentele se descompun, forțele puternice intervin, interferează cu evenimentul, persoana cea mai necesară dispare etc. Organizarea unui eveniment poate fi uneori similară cu construcția unui ponton care traversează sub bombardament constant. Uneori - la o casă nebună sub soarele vesel de martie. Nu puteți face nimic.

Principalul lucru este că toate aceste probleme, probleme, probleme și dezastre complete nu sunt sesizabile participanților. Și cu atât mai mult nu i-au deranjat în niciun fel Mai mult!

Un bun organizator este obligat să prevadă toate situațiile adverse posibile și să se pregătească pentru soluția lor în cel mai profesionist mod.

Organizarea evenimentului este oarecum similară cu începutul cărții „Moby Dick”. Acolo, echipajul navei balenice urmează să navigheze. Timp de doi ani, practic nu vor avea ocazia să reînnoiască stocurile, să remedieze defecțiunile etc. Prin urmare, iau cu ei tot ceea ce au nevoie, cu o marjă, având în vedere că lucrurile se rup, se rup. Au perechi de șosete, tigăi și multe altele de rezervă ... Evenimentele sunt organizate în același mod. Este important să se prevadă totul, să fie coroziv,

atent, scrupulos, planificând totul cu atenție și fără a uita nimic.

Principalele riscuri

Principalul risc este asociat cueșecul propriului plan. Se poate dovedi că un scenariu bine conceput, sisteme de măsuri pentru prevenirea problemelor etc., pur și simplu, nu vor fi implementate de subordonați.

Sunt riscuri asociate participanților.La evenimente, adulții cu o diplomă universitară încep adesea să acționeze ca copii. Se pierd în trei camere și nu pot găsi o toaletă (deși au călătorit jumătate din lume și știu să navigheze în împrejurimi necunoscute), își pierd intensiv propriile lucruri, iau accidental persoane necunoscute ... Nu este vina lor, așa că acest factor trebuie luat în considerare și luat în considerare în muncă.

Calitățile necesare ale unui organizator de evenimente:

Pacea sufletească. Ești pregătit pentru orice, toate opțiunile sunt calculate și știi să te comporti. Și echipa ta știe; Sănătate mintală. Puterea lucrurilor mici este că există multe. Nu trece cu vederea nimic.

Prietenie. Orice s-ar întâmpla, participanții sunt oaspeții dvs. și ar trebui să fie tratați cât mai prietenos; Inventivitate. Chiar dacă nu ați pregătit o opțiune pentru situația actuală, trebuie să

fiți ferm convins că veți găsi rapid o soluție acceptabilă; Competență. Cunoașterea evenimentului dvs. și a tuturor părților sale constitutive, experiență, atenție

trebuie să convingă toată lumea că veți rezolva orice problemă. Și trebuie să crezi și tu;

"Paranoia". Fii mereu în alertă.

Un accent special este „paranoia”.Te va salva. Să începem cu legile lui Murphy: „Dacă se pot întâmpla probleme, cu siguranță se va întâmpla. Dacă se pot întâmpla mai multe probleme, se vor întâmpla în cea mai nefavorabilă secvență ".

Acceptați acest lucru - Acest lucru este NORMAL în afacerile noastre. În sensul că aceasta este norma.

Găsi elementul cheie(sau mai multe) din evenimentul dvs., care poate strica TOTUL. Aproape întotdeauna există unul. Pregătiți-vă în special pentru aceasta, verificați și verificați de două ori totul astfel încât acest lucru să nu se întâmple

Trebuie să aveți un plan de urgență pentru fiecare problemă posibilă. Cel puțin, psihologic, trebuie să fii pregătit pentru orice. Lasă-ți planul de salvare

nu compensează pierderile, dar evenimentul nu va eșua complet. Într-o zi această abordare

- pregătirea unei opțiuni de retragere - vă va salva. Acesta este profesionalism.Riscuri computerizateatunci când organizați un eveniment, merită luat în considerare separat.

În birou, pentru a reduce riscul de pierdere a datelor, configurați un server în care vor fi stocate toate datele despre evenimente și copiați în mod regulat toate informațiile necesare și legate de eveniment. Dacă computerul cuiva se defectează, veți pierde date într-o singură zi (dacă le faceți o copie de rezervă zilnic).

Erori de eveniment

Cele mai multe greșeli stupide sunt făcute de organizatori chiar la începutul evenimentului și chiar la sfârșit.

În ceea ce privește începutul, cel mai adesea defectele sunt asociate cu faptul că nu a existat suficient timp pentru pregătire (literalmente câteva minute) și, prin urmare, apar diferite suprapuneri. Rețeta pentru a scăpa de ele doar într-o planificare adecvată și pregătire în timp util. După ce a început evenimentul și toți cei prezenți au fost atrași în ritmul său, greșelile

devine mai mic; organizatorii au senzația că totul merge bine și cel mai dificil lucru este în urmă. Și acesta este și un moment foarte periculos. Oamenii se relaxează, ceea ce înseamnă că greșelile sunt posibile din nou.

Dacă sunteți responsabil de eveniment, asigurați-vă că totul merge mai ales la sfârșit, astfel încât personalul să fie special colectat și atent. Un sfârșit genial al evenimentului va ajuta la lăsarea unei impresii strălucitoare.

Marja de siguranță a evenimentului

Pregătiți întotdeauna un plan B. În unele cazuri, când probabilitatea unei situații neobișnuite este mare, scrieți-vă planul B și discutați-l cu echipa dvs., exersați implementarea acestuia, pregătiți și scrieți un scenariu alternativ pentru planul B.

Multe dintre aceste decizii vor avea implicații financiare și acest lucru trebuie înțeles. Dacă managerul, fiind la fața locului, a luat o decizie care presupune cheltuieli, atunci el nu poate fi mustrat pentru acest lucru și cu atât mai puțin amendați. Dacă ați delegat autoritatea unei persoane în care aveți încredere, trebuie să credeți că a luat cea mai bună decizie pe care a putut-o lua în acele condiții, având informațiile pe care le-a avut.

Probabil sună dur, dar delegarea este singura modalitate de a fi flexibil în luarea deciziilor și de a acționa cât mai repede posibil.

Luați în considerare duplicarea funcțiilor pe întregul proiect. Se poate întâmpla ceva neașteptat cu fiecare dintre noi și poate fi necesară o înlocuire temporară. Fiecare membru al echipei să aibă una sau două subsecvente care, cel puțin în termeni generali, sunt la curent cu sarcinile și problemele existente în acest domeniu de muncă și, dacă este necesar, pot înlocui un coleg cu pierderi minime. Lăsați-l să nu înțeleagă complet persoana necesară (acest lucru nu este necesar), dar va putea susține procesul evenimentului, iar întreaga mașină nu se va opri. Aprindeți-vă experiența: documentați-o și împărtășiți-o cu alți angajați, astfel încât aceștia să o poată face corect la prima încercare. Este uimitor cât de des revin situațiile și problemele.

Experiența este acum o oportunitate încă de la prima încercare de a face totul bine.

Cel mai bun compliment pe care l-am auzit:

„Evenimentele tale sunt plictisitoare. Sunt oarecum asemănătoare cu Lexus. Totul funcționează ca un ceas, nimic nu se rupe și arată grozav. "

Lasă-ți evenimentele să fie atât de „plictisitoare” pentru participanți.

Etică

Un exemplu de risc intern. Ce faci tu corect? Dacă nu știți dacă mergeți bine sau nu, aplicați testul de etică clasic utilizat în Occident. Înainte de a întreprinde această acțiune sau aceea, imaginați-vă că decizia dvs., de care vă îndoiești acum, va fi publicată mâine pe prima pagină, în cea mai importantă pentru tine

Ar putea fi util să citiți: