Birou. Oficiul electronic Efectul introducerii

Companiile mari corespund anual cu zeci de mii de contrapartide, iar mii de angajați creează documente interne. O parte din corespondență poate fi primită și procesată în formă de hârtie. Sistemele electronice de păstrare a înregistrărilor ajută companiile să își crească eficiența muncii de mai multe ori și să creeze un singur depozit al tuturor documentelor.

„Biroul” acoperă întregul ciclu de lucru cu documente pe hârtie: de la intrare și înregistrare până la livrare în arhivă. Funcționalitatea este pe deplin în concordanță cu standardele rusești de lucru la birou, permițându-vă să automatizați majoritatea operațiunilor „manuale”.

Menținerea unei nomenclaturi a registrelor și a registrelor

Lista de cazuri aprobată este păstrată într-un director special al sistemului. În cazul contabilității descentralizate a documentelor, locurile de înregistrare sunt furnizate în cadrul diviziunilor structurale.

Nomenclatorul afacerilor

Când pregătiți documente pentru transfer în arhivă pentru fiecare caz de nomenclatură, puteți tipări automat coperta cazului, precum și un inventar al documentelor. Timpul de pregătire pentru stocarea și căutarea arhivistică în arhivă este redus de mai multe ori.

Înregistrarea documentelor

Pentru a introduce un document în DIRECTUM, completați câmpurile obligatorii ale cardului de control de înregistrare (RKK), iar numărul de înregistrare va fi atribuit automat. Un sistem de numerotare flexibil vă permite să alocați un număr unui document în contextul fiecărui jurnal de bord în mod arbitrar și automat. Numărul poate include un cod de unitate, un cod de revistă și orice alte elemente de recuzită necesare. Odată cu implementarea soluției, timpul mediu de înregistrare a documentelor este redus cu 35-50%.

Exemplu RKK

RKK conține date primare (unitate, data înregistrării, numărul de înregistrare etc.), precum și informații despre starea oricărui document de hârtie, de exemplu, locația acestuia. Când mutați un document între departamente la fiecare loc de înregistrare are propriul RKK. Puteți urmări mișcarea unui document de hârtie în cadrul companiei, conform lanțului creat de ALAC.

De asemenea, puteți atașa un document sau imaginea de scanare a acestuia la ALAC. Pentru introducerea promptă a unui volum mare de documente, se utilizează serviciul de intrare în flux DIRECTUM Capture Service. Suporta diferite metode de introducere a documentelor: capturarea de pe e-mail sau de la un sistem de fișiere (de exemplu, de la un scaner).

Funcția de creare a RKK și de completare a datelor poate fi transferată mecanismelor inteligente ale Ario. După ce au primit documentul, îl clasifică în mod independent, recunosc textul și completează RAC cu informațiile semnificative extrase. Funcționarul poate verifica corectitudinea completării. Acest lucru vă permite să reduceți în continuare timpul de înregistrare și să reduceți numărul de operații de rutină.

Luarea în considerare și executarea documentelor primite

După înregistrarea documentului de intrare, funcționarul îl trimite la cap pentru câteva clicuri. Pe baza rezultatelor examinării documentului, secretarul sau șeful însuși formează instrucțiuni despre document.

Dacă liderul are un asistent, asistentul său efectuează o revizuire preliminară a documentului cu pregătirea proiectului de rezoluție. Șeful poate aproba doar rezoluția proiectului și poate trimite instrucțiuni de execuție.

În procesul de executare a comenzilor, sunt furnizate:

• fixarea corespondenței la executare;
• posibilitatea delegării și trimiterii spre revizuire;
• controlul calendarului, cererile pentru un nou termen.

Supervizorii urmăresc performanțele vizual. Un scurt rezumat este disponibil pentru toți participanții la lucrare, care să reflecte situația cu privire la misiunile conexe.

Arborele Errand

Trimiterea de scrisori către corespondenți

Soluția este strâns integrată cu modulul Schimb de contrapartidă. După coordonarea scrisorii de ieșire, este ușor să o trimiteți destinatarilor prin intermediul sistemelor de schimb de documente - acest lucru elimină necesitatea tipăririi multiple a documentului și reduce costurile de livrare.

În plus, pentru documentele expediate, puteți specifica o listă de e-mail de către organizație și trimite automat e-mailuri destinatarilor sau plicurilor de tipărire care respectă standardele Poșta rusă.

Plicuri de tipărire

Înregistrarea și familiarizarea cu documentele organizatorice și administrative

Înregistrarea și trimiterea pentru aprobarea documentelor administrative este complet automatizată. Este suficient să completați datele necesare în asistentul de acțiune, după care sistemul va genera un document și îl va trimite angajaților potriviți pentru aprobare și semnare:

După semnare, documentul organizatoric și administrativ poate fi trimis angajaților interesați pentru examinare. Pentru a face acest lucru, completați lista de corespondență din RKK. Această listă poate fi folosită și în viitor pentru a trimite un alt document.

Angajații din lista de corespondență primesc misiuni pentru a se familiariza cu documentul. În sistemul DIRECTUM, este suficient să finalizați sarcina pentru a confirma cunoașterea. Și dacă o sarcină este trimisă să se familiarizeze cu un document care nu este introdus în sistem, atunci acest lucru este indicat în textul sarcinii, iar interpreții se familiarizează cu documentul în formă de hârtie.

Căutare și analiză

Prin detalii cunoscute, atât documentul electronic în sine, cât și ALAC-ul acestuia pot fi găsite împreună cu informații despre locația și stadiul de execuție al documentului.

Căutare de RKK

De asemenea, puteți găsi rapid documentul necesar împreună cu RKK prin cod de bare pe un analog de hârtie al documentului. Datorită tehnologiei de identificare rapidă, codul de bare este citit de un scaner special, după care sistemul găsește automat documentul și sarcinile aferente.

Fereastră pentru acțiuni asupra documentului găsit

Pentru a analiza eficiența muncii utilizatorilor, sistemul oferă rapoarte specializate: „Lista de familiarizare”, „Monitorizarea calendarului executării comenzilor”, „Statisticile execuției comenzilor”, „Documente care trebuie returnate” etc.

Exemplu de raport

Clientul web poate fi utilizat în birourile îndepărtate ale unei organizații distribuite geografic sau ca client principal, oferind o platformă multiplă și ușurință de administrare. Pentru a funcționa, ai nevoie doar de acces la internet.

RKK de intrare în biroul web

Efectul implementării

Folosind soluția, angajații vor primi comenzi și instrucțiuni la timp pentru executare. Monitorizarea implementării deciziilor de management va deveni complet transparentă.

• La minimum risc redus de pierdere a documentelor
• de 2 ori timpul de pregătire și coordonare a unei scrisori de ieșire va fi redus
• De 12 ori căutarea documentelor pe hârtie se va grăbi
• de 2 ori pregătirea informațiilor va fi accelerată
• 20% îndeplinirea instrucțiunilor de management va crește

Când achiziționați o varietate de componente pentru dispozitive mobile și electronice de consum din magazinul Sotovik-M, pe parcurs, vă recomandăm să vă aprovizionăm cu rechizite de birou - procesele de lucru ale oricărei companii sau instituții non-profit sunt complete fără ele. Dacă doriți să cumpărați produse de papetărie în vrac, consultați gama noastră.

Cumpărarea en-grosului de papetărie de la producător (en-gros de papetărie, en-gros de papetărie Moscova) este o modalitate eficientă de a economisi semnificativ furnizarea constantă a biroului companiei cu papetărie în vrac. Vrei papetărie cu ridicata ieftină? După ce a comandat un lot mare de pixuri, creioane, agrafe, caiete și alte lucruri mici o dată pe trimestru sau jumătate din an, nu va trebui să pierdeți timp pentru a face o altă livrare lunară. Achiziția în vrac a materialelor de birou în vrac este utilă și pentru organizațiile guvernamentale - multe administrații ale instituțiilor de învățământ cumpără materiale de birou în vrac pentru o școală, grădiniță sau universitate. Companiile de papetărie en-gros au o politică adecvată de stabilire a prețurilor, motiv pentru care Sotovik-M vinde accesorii de scriere la un preț de chilipir - pachetul en-gros este ieftin. Comerț cu ridicata papetărie în Moscova (en-gros papetărie Moscova, en-gros papetărie Moscova) în magazinul nostru online

En-grosul de papetărie este foarte ieftin. Papetărie cu ridicata în Moscova

Vânzarea cu ridicata a papetăriei din magazinul nostru la unul dintre cele mai bune prețuri. Dacă intenționați să cumpărați papetărie școlară în vrac, papetărie în vrac la prețuri mici sau comandați papetărie neobișnuită pentru un magazin de cadouri în vrac, Sotovik-M este ceea ce vă trebuie! Obțineți papetărie în vrac, de la caiete obișnuite până la ștampilarea produselor și cărți de vizită, la un preț atractiv, cu livrare promptă în Rusia. Avem papetărie în vrac foarte ieftin!

De obicei, sarcina furnizării unui flux de lucru „pe hârtie” și monitorizării executării instrucțiunilor revine departamentelor organizației implicate în lucrări de hârtie: lucrări clericale, gestionarea cazurilor, precum și a celor responsabili de documentația din unitățile structurale. Modulul „Cancelaria” din sistemul de gestionare electronică a documentelor și gestionarea interacțiunilor DIRECTUM este conceput special pentru acestea. Acest modul facilitează efectuarea operațiunilor de rutină pentru prelucrarea documentelor pe hârtie în conformitate cu cerințele GSDOU, pe care se bazează tehnologia tradițională de lucru pentru birou din Rusia:

• înregistrarea unică a tuturor corespondenței de intrare și de ieșire, precum și a documentelor interne care utilizează carduri de înregistrare și control (RKK);
• înregistrarea locației documentului pe hârtie în orice etapă a ciclului său de viață: revizuirea managementului, aprobarea proiectului de document, execuție, etc .;
• controlul executării la timp a instrucțiunilor, rezoluțiilor și instrucțiunilor conducerii;
• anularea documentelor în caz, în conformitate cu nomenclatorul afacerilor adoptate de organizație;
• căutare rapidă a informațiilor necesare despre starea, disponibilitatea, mișcarea documentelor pe hârtie;
• obținerea formularelor și revistelor standard necesare, precum și rapoarte statistice privind fluxul de lucru al organizației.

În plus, modulul Chancellery vă permite să organizați schimburi între diferite organizații. Cu un astfel de schimb, este posibilă utilizarea unei semnături electronice (ES), iar mecanisme speciale ale sistemului vă permit să controlați livrarea documentelor. Principiile schimbului se bazează pe standardul industriei pentru schimbul de documente electronice „Interacțiunea sistemelor de automatizare pentru asistența de gestionare a documentelor”, aprobat de breasla documentarilor.

Menținerea unei nomenclaturi a registrelor și a registrelor

Un sistem flexibil de numerotare vă permite să atribuiți un număr unui document în contextul unui jurnal de înregistrare electronică. Pentru fiecare jurnal, este setată o metodă arbitrară pentru numerotarea automată a documentelor în jurnal. Numărul poate include codul unității, codul revistei, precum și orice alte informații necesare.

Când pregătiți documente pentru transfer în arhivă pentru fiecare caz de nomenclatură, puteți tipări coperta cazului, precum și un inventar al documentelor de caz, ceea ce reduce semnificativ timpul necesar pentru pregătirea documentelor pentru stocarea arhivistică.

Înregistrarea documentelor

Pentru înregistrarea documentelor din modulul „Cancelaria”, se folosesc carduri de înregistrare și control (RCM) care conțin toate datele primare (corespondent, unitate organizatorică, reprezentant organizație, data înregistrării, număr de înregistrare, rezumatul subiectului și documentului, metoda de livrare etc. ), precum și informațiile necesare despre starea oricărui document de hârtie al organizației (locație, starea de execuție etc.). Pentru documentele expediate, puteți specifica o listă de e-mailuri în funcție de organizație.

Sistemul implementează capacitatea de a înregistra documente de la organizații și cetățeni.

Pentru organizațiile care utilizează o înregistrare descentralizată a documentelor, sistemul folosește locații de înregistrare - locurile de muncă ale secretarilor și ale personalului de birou. Fiecare loc de înregistrare poate deservi unul sau mai multe departamente. În locurile de înregistrare, este posibilă diferențierea drepturilor de acces la date.

La mutarea unui document între departamente la fiecare loc de înregistrare poate avea propriul RKK. Astfel, apare un lanț RKK, de-a lungul căruia puteți urmări mișcarea unui document de hârtie nu numai între angajații din cadrul unității, ci și între unități. În plus, prin ALAC, documentele înregistrate ale sistemului sunt interconectate, cum ar fi: „Ca răspuns la”, „În execuție” etc.

Procedura de înregistrare este simplă și constă în completarea câmpurilor obligatorii ale RCM, în timp ce numărul de înregistrare este atribuit automat.

Când vă înregistrați direct de la RAC, este posibil să introduceți un document scanat (electronic) în modulul „Managementul documentelor electronice” cu atașamentul său automat la RAC. Pentru introducerea promptă a unui volum mare de documente, sunt utilizate servicii de introducere a sistemului, care asigură introducerea în linie a documentelor în modul. În viitor, RKK, precum un document electronic înregistrat, poate fi găsit cu ușurință prin coduri de bare pe un analog de hârtie al documentului, datorită tehnologiei de identificare rapidă integrată în sistem.

Potrivit ALAC, sunt tipărite jurnale ale documentelor primite și aflate. Pentru documentele ieșite, puteți genera și imprima automat un autocolant pe plic.

Mișcarea și executarea documentelor

După înregistrare, documentul care intră trece prin etapele examinării, rezoluției, declarației de control și execuției documentului. Mai mult, lucrările ulterioare ale executanților cu documentul pot fi efectuate complet în format electronic. Acest lucru reduce semnificativ timpul petrecut de artiști și previne pierderea accidentală a originalului.

În funcție de stilul de lucru al lucrătorului, documentul este considerat de el fie în hârtie, fie în formă electronică.

Pe baza rezoluției emise de șef, documentul poate fi pus în control cu \u200b\u200bnumirea executorilor, instrucțiunile și termenele. Pentru executanții care lucrează cu modulul Business Process Management, secretarul sau managerul însuși pot crea rapid o sarcină direct de la ALAC. Lucrul cu sarcini vă permite să maximizați utilizarea unor astfel de capabilități ale sistemului pentru monitorizarea executării comenzilor, cum ar fi: fixarea corespondenței complete la executarea comenzilor; capacitatea de a trimite spre revizuire; setări de rutare flexibile etc.

Ulterior, pentru sarcini legate de CCR, puteți recrea rapid istoricul lucrărilor din document, procedura de aprobare și motivarea deciziei.

Dacă modulul Cancelariei este utilizat independent, toate instrucțiunile emise executorilor sunt introduse de secretar în documentul RAC, după care este monitorizată executarea lor în timp util. În același timp, comenzile pot fi tipărite pentru utilizatorii neautomatizați.

Când lucrați cu documente electronice, toate mișcările documentelor sunt efectuate prin sarcini, în timp ce locația documentului de hârtie este fixată în orice moment pe un marcaj special al RAC. Acest lucru vă permite să găsiți rapid un document original din hârtie prin ALAC. Lucrările cu documente interne și externe se bazează pe aceleași principii.

Schimb de documente electronice între sisteme

Folosind sistemul, puteți organiza schimbul de documente electronice oficiale, semnificative din punct de vedere legal între organizații. Schimbul de documente se bazează pe utilizarea standardului industriei pentru schimbul de documente electronice „Interacțiunea sistemelor de automatizare pentru suportul de gestionare a documentelor”, aprobat de breasla managerilor de documente.

Documentele pot fi schimbate atât între diviziunile structurale ale unei companii (holding), cât și între organizațiile partenere independente. În același timp, părțile schimbătoare pot utiliza diferite sisteme electronice de gestionare a documentelor sau nu pot lucra deloc cu astfel de sisteme.

Dacă schimbul se face între divizii ale aceleiași companii (holding), atunci lucrul cu documente are loc în modulele „Managementul electronic al documentelor”, „Business Process Management” și „Office”. Dacă schimbul se face între organizații terțe, atunci documentul electronic este exportat din sistem într-un fișier format ESD. A doua parte poate importa documentul ESD în sistemul electronic de gestionare a documentelor utilizat (cu condiția ca acest format să fie acceptat de acest sistem; formatul ESD este deschis) sau să folosească programul distribuit liber DIRECTUM OverDoc pentru a lucra cu documentul ESD. DIRECTUM OverDoc vă permite să vizualizați documentul, atributele acestuia și toate semnăturile electronice cu care a fost semnat documentul, inclusiv un marker de încredere.

Căutare și analiză de informații

Din momentul înregistrării oricărui document din sistem, puteți găsi atât cartea de înregistrare, cât și informații despre locația și procesul de execuție a documentului, precum și documentul electronic în sine.

Sistemul caută după numere de înregistrare, corespondent, autorul rezoluției, precum și toate detaliile RKK și combinația lor arbitrară.

În plus, sistemul oferă rapoarte specializate care sporesc în mod semnificativ eficiența utilizatorilor: documente luate în considerare, comenzi restante, documente care trebuie returnate etc.

Modulul web pentru cancelarie

Modulul web „Office” este conceput pentru a automatiza lucrarea cu documente oficiale pe hârtie, de exemplu, documente administrative, scrisori de intrare și de ieșire, instrucțiuni, rapoarte și memo-uri. Facilitează procesarea documentelor pe hârtie.

Prelucrarea documentelor pe hârtie se realizează în conformitate cu cerințele GSDOU, pe care se bazează tehnologia tradițională de birou rusă.

Modulul web "Office" are ca scop rezolvarea următoarelor probleme:

• Înregistrarea unificată a tuturor corespondențelor de intrare și de ieșire, precum și a documentelor interne, folosind carduri de înregistrare și control;
• controlul executării la timp a instrucțiunilor, rezoluțiilor și instrucțiunilor conducerii;
• căutare rapidă a informațiilor necesare despre starea, disponibilitatea, mișcarea documentelor pe hârtie;
• obținerea formularelor și revistelor standard necesare, precum și rapoarte statistice privind fluxul de lucru al organizației.

Baza modulului web „Cancelaria” este alcătuită din cărțile de referință „Carduri de înregistrare și control”, „Instrucțiuni pentru RKK” și „Nomenclatorul afacerilor”.

Avantajele integrării modulului Chancellery cu alte module de sistem

Astfel, datorită interacțiunii modulelor „Managementul documentelor electronice”, „Managementul proceselor de afaceri” și „Biroul” în cadrul unui sistem unic, este posibilă creșterea eficienței organizației în conformitate cu tradițiile interne și cu standardele de lucru de birou. Toate mecanismele furnizate de fiecare modul pot fi utilizate în diferite combinații de etape „hârtie” și „electronice” de lucru cu documente. În același timp, tradiționala hârtie „hârtie” se încadrează armonios în gestionarea electronică a documentelor unei organizații cu conexiuni orizontale dezvoltate.

Trăsătură distinctivă Biroul electronic Olympus este funcționalitatea sa bogată, care a provenit din lucrările clasice de birou.

La o întreprindere industrială mare, sarcinile secretarului (funcționarului) sunt nu numai înregistrarea documentelor, ci și o serie de alte sarcini:

• determinarea conducătorului către care să transfere documentul primit
• pregătirea rezoluțiilor prealabile
• livrarea documentului către contractant
• controlul returnării scriptului
• analiza sumară a misiunilor
• controlul executării comenzii
• formarea raportării finale asupra sarcinilor restante
• trimiterea de documente de ieșire
• căutați documentul dorit la cerere
• imprimare, scanare
• și chiar stocarea unei cantități imense de documente. Un bun funcționar este responsabil pentru toate acestea.

Biroul electronic Olympus este capabil să facă munca oamenilor buni mai ușoară și mai eficientă!

Înregistrare automată:

E-mailuri inbox	Datorită clientului de e-mail încorporat, sistemul citește detaliile din e-mail și le completează cu cardul de înregistrare Corespondentul este detectat automat Componente cuplate atașate În conformitate cu regulile, se formează un indice de înregistrare Conținutul și detaliile de ieșire ale documentelor sunt determinate
Tehnologia pentru pregătirea documentelor interne și externe la Olympus este similară, prin urmare, documentele convenite și aprobate vin automat la înregistrare cu detalii deja cunoscute	Scrisorile de ieșire și documentele interne

Control automat al documentelor recepționate

Sistemul însuși captează documente care reintră în organizație și avertizează despre aceasta.

Autentificare de retur automat

Sistemul oferă un script pentru mișcarea scriptului, iar dacă acesta nu este returnat în timp util, va anunța registratorul.

Sistem de comunicare convenabil

Relațiile documentelor cu Olympus sugerează posibilitatea obținerii unui istoric detaliat al tuturor documentelor interrelaționate, inclusiv a celor arhivistice, create pe lângă anulare sau modificare.

Proiectant raport

Folosind proiectantul de rapoarte al sistemului Olympus, un angajat poate crea rapoartele de care are nevoie fără a apela la ajutorul unui administrator sau programator. Deci, deseori, rapoartele sunt generate pe documente neexecutate sau de control.

Sistem flexibil de filtrare

Sistemul Olympus oferă posibilitatea de a îndeplini o solicitare de căutare a documentelor folosind șirul filtrului. Linia de filtrare vă permite să formulați o mulțime de condiții de căutare variabile pentru documentul dorit.

Oficiu electronic în sistemul Olympus - Acesta este un instrument pentru organizarea muncii digitale de birou. Acest segment acumulează toate informațiile legate de documentele întreprinderii. Conține istoricul de lucru al utilizatorului; stochează toate linkurile de documente; informează despre termen; include toate fișierele create cu documentul; oferă răspunsuri la întrebările executorilor și ale responsabililor documentului, precum și rezultatele activității lor.

Controlul executării

Monitorizarea performanței în sistemul Olympus - Aceasta este o funcționalitate profundă care oferă informații despre calendarul, etapele și rezultatele executării instrucțiunilor. Această funcționalitate este prezentă în întregul sistem de la un birou electronic la un depozit structurat. Funcționalitatea se bazează pe momentul executării documentului și instrucțiunilor și informarea despre eșecul acestor termeni.

Vizualizarea monitorizării performanțelor

1. Indicarea culorilor și mesajele din sistemul Olympus despre o dată limită.
2. Un regim de specialitate cu numărul total de sarcini primite, efectuate la timp, finalizate la timp, întârziate cu perioade, nu finalizate la timp.
3. Un întreg sistem de rapoarte privind executarea instrucțiunilor în contextul documentului, executanților, supraveghetorilor.

Control special

Pentru executarea în timp util și de înaltă calitate a sarcinilor, Olympus are un sistem special de control. Esența sa este că toate sarcinile cele mai importante atribuite controlului trebuie să treacă prin procedura de scoatere din control i.e. închidere. În unele cazuri, pentru a elimina o sarcină de sub control, este necesară o evaluare a calității lucrărilor efectuate de un specialist competent. Apoi sistemul poate aplica suplimentar procedura de confirmare.

Formarea unui ordin de control

1. Emiterea ordinelor de control este însoțită de numirea unui supraveghetor și, dacă este necesar, confirmarea performanței de calitate a angajatului.
2. Conform ordinelor de control, se calculează automat coeficientul disciplinei de performanță.
3. Modul special „Analiza executării sarcinilor de control” arată informații despre actualitatea executării sarcinilor de control.
4. Tablourile de bord de pe desktop transformă aceste informații într-o vizualizare grafică.

Managementul documentelor

Gestionarea corectă a documentelor este cheia activității efective a departamentului, unității, serviciului și organizației în ansamblu. „Managementul documentelor” în sistemul Olympus - Acesta este un instrument modern pentru gestionarea unei întreprinderi la scară largă, special concentrată pe procesele de afaceri la nivel înalt.

„Document Management” este un segment al modulului Document Management - Olympus, construit pe principiul unui planificator, adică. Toate sarcinile și documentele primite de angajat sunt aranjate într-o singură listă.

Lista arată tipul misiunii, subiectul, conținutul, data primirii, termenul limită, de la cine a venit. Această listă poate fi completată cu ușurință cu coloana dorită.

Un fundal roșu semnalează o sarcină întârziată, care vă va ajuta să vă amintiți să o finalizați. Sistemul are un control avansat atunci când indicarea culorii informează că se apropie termenul pentru execuția documentului.

În lista de pe marcaje puteți vedea toate informațiile suplimentare care vor fi necesare pentru a lua o decizie. Acesta este textul documentului, sarcina extinsă, istoricul mișcării și documentele aferente.

Este ușor de găsit documentul necesar în program, precum și de a ridica istoricul de lucru cu acesta. Nu numai că, în istorie, puteți vedea câte cercuri merge deja documentul, cine l-a luat la treabă și cine nu.

Primirea promptă a informațiilor:

• cine a inițiat documentul;
• cine a fost de acord;
• cine este el în acest moment;
• ce comentarii au fost date și de către cine pe document;
• dacă acest document este asociat cu alte documente și cum, cu posibilitatea de a deschide inclusiv documente conexe;
• de către angajat, serviciu, unitate sau întreaga întreprindere în ansamblu, vedeți o imagine a comenzilor executate și nu executate.

Convenența de a lucra cu o gamă largă de documente:

• sistemul în sine generează o listă de documente care trebuie luate în considerare;
• sistemul spune ce documente trebuie să luați urgent o decizie;
• sistemul informează despre termenul care urmează să se încheie;
• sistemul face posibilă delegarea activității sale și controlează cu ușurință execuția la timp;
• sistemul vă permite să obțineți un istoric al lucrărilor pe orice document;
• sistemul vă va permite să numiți deputați pe durata absenței dvs. și să vedeți cum a funcționat deputatul.

Ușurința gestionării documentelor:

• crește viteza schimbului de informații;
• creșterea nivelului de disciplină executivă a angajaților;
• respectarea termenelor pentru executarea contractelor;
• capacitatea de a obține informațiile necesare fără a te ridica rapid de la locul de muncă.

Structura de depozitare

Depozitul de documente structurat al sistemului Olympus nu este doar o bibliotecă cu acces diferențiat la foldere, ci este o „bază de cunoștințe” individuală pentru fiecare angajat. Principiul construirii depozitului Olympus se bazează pe drepturile utilizatorului de acces la secțiuni, foldere, documente, fișiere. Sistemul construiește automat o structură individuală de arhivă pentru fiecare angajat. Utilizatorul vede doar acele secțiuni și documente asupra cărora are drepturi.

Mai mult, angajatul are capacitatea de a copia o parte din structura arhivei, dosare, documente în stocare personală. O astfel de oportunitate va permite utilizatorului să obțină informațiile și documentele de care are nevoie și mai rapid.

Umplerea bolții

Depozitul din sistemul Olympus este completat automat cu documente în funcție de rezultatele finalizării ciclului de lucru cu documentul. Această tehnologie vă permite să acumulați documentele necesare în secțiunile relevante, fără a aloca în mod specific timp pentru această lucrare.

Când un nou document apare în depozit, sistemul notifică angajatul dacă este abonat la astfel de notificări.

Ușor de lucrat cu documente

Depozitul Olympus se distinge prin servicii funcționale care determină comoditatea de a lucra cu documente:

• versionare
• Documente de comunicare (anulate, expirate, în plus);
• Extras din arhivă;
• Emiterea originalului;
• Atribute de stocare (număr de inventar, depozitare, raft, raft, număr de copii).

 

Ar putea fi util să citiți:

• Software de urmărire a conexiunilor la Internet;
• Care este diferența dintre modemurile xDSL;
• Imprimați fotografii în aceeași zi;
• Utilizarea notării eEPC pentru a descrie grafic procesele de afaceri;
• Modelarea proceselor de afaceri folosind ARIS (expres și cloud);
• Formate de bază pentru cărți electronice;
• Calculul costului serviciilor în funcție de nivelul costurilor;
• Esențiale multimedia;