Înfășurarea cuvântului la rândul său. Cratimare

In sectiune Software la întrebarea Cum se cratimează în Microsoft Power Point 2007? dat de autor Eurovision cel mai bun răspuns este Automat - nicidecum. Așa cum a fost conceput de dezvoltatori, acest lucru nu este necesar, deoarece prezentarea este o linie vizuală a raportului și nu ar trebui să existe o mulțime de text (și, prin urmare, nu există nimic de cratimat). Așadar, fie aranjați-l manual, fie aveți grijă să scurtați textul, deoarece oricum o astfel de prezentare nu va avea efect din cauza imperceptibilității informațiilor.

22 de răspunsuri

Buna! Iată o selecție de subiecte pentru a răspunde la întrebarea dvs.: Cum fac cratimă în Microsoft Power Point 2007?

Anexa 5. Sarcini efectuate de elevi în MicrosoftBirouPuterePunct cu legături către spațiul educațional al profesorului.

Exercitiul 1 ... „Reguli de transfer”. Editarea prezentăriiPuterePunct.

/mod/forum/view.php?id\u003d2699538

Băieți, editați prezentarea, adăugând regulile de cratimare cu cuvintele necesare.

Slide 1. Slide 2.

Slide 3. Slide 4.

Tema 2 ... „Rezolvați problema comparării cantităților.” Învață să lucrezi cu o diagramă circulară înPuterePunct.

/course/view.php?id\u003d8787&topic\u003d25

/mod/forum/view.php?id\u003d2700445

Elevii descarcă un diapozitiv - un gol, pe care se află textul problemei, un șablon pentru rezolvarea ei și un loc pentru viitoarea diagramă. Apoi, sub îndrumarea profesorului, folosind elementul de meniu Inserare - Diagramă, ei învață să creeze o diagramă circulară cu parametrii specificați, variind aspectul diagramei.

Tema 3 ... „Pui și rață”. Învățarea editării unei prezentăriPuterePunct.

/course/view.php?id\u003d8787&topic\u003d25

/mod/forum/view.php?id\u003d2699208

Baieti! Editați-vă prezentarea:
-completați-l cu un portret al scriitorului (de pe Internet),
-completați-l cu portrete de eroi,
-eliminați caracteristicile inutile ale eroilor,
- poate îți poți adăuga propriile caracteristici?
-determinați culoarea de fundal și fontul.
Atașați prezentări editate la forum.

Slide 1. Slide 2.

Tema 4 ... „Faceți un model sonor al cuvântului”. Învățarea modelării într-o prezentarePuterePunct.

/mod/forum/view.php?id\u003d2727039

Cuvintele sunt date elevilor pentru a alege sau distribuite între ele din materialele lecției.

Tema 5 ... „Cartea Agniei Barto”. Învață să creezi o prezentarePuterePunct.

/course/view.php?id\u003d8787&topic\u003d26

/mod/forum/view.php?id\u003d2727132

Slide 1. Slide 2.

Lucrarea începe cu o discuție cu privire la întrebarea ce ar trebui să fie în carte, numai atunci șablonul este descărcat. Ca rezultat al lucrării diapozitivelor, se obține o prezentare colectivă a lucrărilor lui A. Barto.

Tema 6 ... „Tipuri de transport”. Distribui. Învățarea clasificării înPuterePunct.

/mod/forum/view.php?id\u003d2757375

Slide 1. Slide 2.

Slide 3. Slide 4.

Modurile de transport (diapozitivele 2 - 5) pot fi denumite în avans, dar este mai bine atunci când apar ca urmare a unei discuții colective și numai după aceea elevii descarcă șablonul.

Tema 7 ... „Tomka și vaca”. Restabiliți prezentarea la lucrare.

/course/view.php?id\u003d8787&topic\u003d27

/mod/forum/view.php?id\u003d2757366

Slide 1. Slide 2.

Slide 3. Slide 4.

Slide 5. Slide 6.

Ordinea diapozitivelor este defectă. Studenții sunt invitați să o restabilească în conformitate cu textul.

Tema 8 ... „Cât mai mult?”. Învățarea modelării.

/course/view.php?id\u003d8787&topic\u003d27

/mod/forum/view.php?id\u003d2752361

Studenților li se oferă un spațiu liber, unde imaginile sunt amestecate, și se propune întocmirea unui model care să ajute la rezolvarea problemei cu explicațiile date.

Tema 9 ... „Rezolvăm noi probleme”. Învățarea modelării.

/course/view.php?id\u003d8787&topic\u003d27

/mod/forum/view.php?id\u003d2760191

Elevii sunt invitați să editeze diapozitivul de prezentare pregătit prin elaborarea unui model al problemei și rezolvarea ei. Sarcina poate fi oferită atât la etapa de studiu a materialului nou, cât și la etapa de consolidare.

Tema 10 ... Proiectul Chiril și Metodiu. Învățarea creării unei prezentări.

/mod/forum/view.php?id\u003d2781765

Elevii sunt încurajați să decidă ce material poate fi prezentat în această prezentare și să creeze o prezentare folosind materiale de pe Internet.

Tema 11 ... Proiectul „Amfibieni”. Învățarea creării unei prezentări.

/course/view.php?id\u003d8787&topic\u003d28

/mod/forum/view.php?id\u003d2769346

Elevii sunt rugați să creeze prezentări „Amfibieni”. Depinde de ei să decidă ce vor prezenta.

Serghei Kozyrev

Cum fac cratimă în Microsoft Power Point 2007?

9 luni in urma

0 comentarii

Răspunsuri (1)

Automat - nicidecum. Așa cum a fost conceput de dezvoltatori, acest lucru nu este necesar, deoarece prezentarea este o linie vizuală a raportului și nu ar trebui să existe o mulțime de text (și, prin urmare, nu există nimic de cratimat). Așadar, fie aranjați-l manual, fie aveți grijă să scurtați textul, pentru că oricum o astfel de prezentare nu va avea niciun efect din cauza imperceptibilității informațiilor.

a răspuns acum 9 luni

0 comentarii

Autentificați-vă pentru a lăsa comentarii

Lasa un raspuns

Conectați-vă pentru a scrie un răspuns

Svetlana Shlyakhtina

Mutați textul rapid în sus și în jos

Eliminați linkurile dintr-un document

Despre text, casete de text și forme automate

Iluminare automată

Cratimare

Text indexat

Pauze în mese

Data în document

Căutare documente

Atribuiți o culoare filelor de foi

Introducerea rapidă a coloanelor și rândurilor

Mutanți de coloană

Accelerarea tipăririi

Introducerea numerelor fracționate

Reprezentare

Subtotaluri

Eliminarea liniilor duplicat

Diapozitive din fișiere

Numerotarea complexă

Șablon de prezentare

Mai multe opțiuni de proiectare într-o singură prezentare

Verificarea ortografiei

Utilizarea unui fișier de date pentru exportul contactelor

Planificarea timpului de lucru

Majoritatea sarcinilor de birou sunt rezolvate pe un computer în mediul MS Office, în principal în Word, Excel, Outlook și PowerPoint. Un minim de cunoștințe este suficient pentru a lucra cu aceste aplicații, dar în multe situații, tehnici suplimentare vă pot economisi mult timp și efort. Vom lua în considerare câteva dintre modalitățile de îmbunătățire a eficienței muncii în programele de mai sus în acest articol.

MS Word

Mutați textul rapid în sus și în jos

Acesta este cel mai rapid mod de a muta textul fără a utiliza mouse-ul. Textul este deplasat de săgețile sus și jos în timp ce țineți apăsate tastele Shift și Alt. Nu este necesar să selectați textul înainte de a-l muta - se va întâmpla automat și fiecare apăsare a săgeții sus sau jos va muta textul cu un paragraf în sus sau cu un paragraf în jos. Această metodă este eficientă nu numai la mutarea paragrafelor, ci și la mutarea rândurilor dintr-un tabel.

Eliminați linkurile dintr-un document

Dacă există linkuri în documentul pe care l-ați creat și trebuie să le faceți inactive, atunci puteți selecta fiecare link, selectați comanda Insert \u003d\u003e Hyperlinkși faceți clic pe buton Eliminați linkul... Acesta este un proces foarte lung și laborios. Există o modalitate mai rapidă de a rezolva problema: selectați întregul document cu comanda Edit \u003d\u003e Select All și faceți clic pe comanda rapidă de la tastatură Ctrl + Shift + F9 - linkurile vor fi eliminate și toate celelalte opțiuni de formatare a documentelor vor fi păstrate.

Despre text, casete de text și forme automate

Când trebuie să scrieți o inscripție, mulți oameni creează mai întâi un bloc de inscripții și apoi introduc textul în ea. Puteți obține același rezultat selectând textul care a fost deja tastat și apoi făcând clic pe bara de instrumente Pictura buton pentru crearea unei inscripții - textul se va deplasa în interiorul inscripției.

De asemenea, puteți insera text în forme automate (cu excepția liniilor, poliliniei etc.) - de regulă, acest lucru se face în mai multe etape: creați o formă automată, selectați-o, faceți clic pe butonul pentru crearea unei inscripții și introduceți textul. Există, de asemenea, o opțiune alternativă: desenați forma automată dorită, faceți clic dreapta pe ea, selectați Adaugă text și introduceți textul.

Poate în timpul lucrului vă veți răzgândi și veți decide că textul trebuie scos din etichetă sau din forma automată. Pentru a face acest lucru, nu este deloc necesar să îl tăiați în clipboard și apoi să-l lipiți. Puteți selecta o casetă de text (sau o formă automată) și faceți clic dreapta pe ea în timp ce țineți apăsată tasta Ctrl - textul va apărea în cel mai apropiat câmp de text.

Iluminare automată

În mod implicit în panou Pictura butonul lipsă Iluminat; nu există nicio comandă corespunzătoare în meniul contextual, care este apelată atunci când butonul din dreapta al mouse-ului este apăsat pe forma automată.

Cu toate acestea, este posibil să modificați iluminarea AutoShape. Pentru a face acest lucru, adăugați la panou Pictura buton Iluminatapelând comanda Service \u003d\u003e Setări \u003d\u003e Comenzialegând din listă Categorii paragraf Pictura și trăgând butonul corespunzător de la fereastră Comenzi(fig. 1). Este ușor de utilizat butonul - selectați forma automată, faceți clic pe buton Iluminat și reglați iluminarea după cum este necesar (fig. 2).

Figura: 1. Adăugarea butonului Iluminare la bara de instrumente Desen

Figura: 2. Configurarea iluminării formei automate

Cratimare

Pentru a evita liniile prea rare în documentul dvs., se recomandă să activați cratima automată. Pentru aceasta în meniu Serviciu alege echipa Limbă \u003d\u003e Cratimare și bifați caseta de lângă opțiunea corespunzătoare (Fig. 3). Rețineți că Word tinde întotdeauna să împartă cuvinte în locul cratimei. În unele cazuri, este de dorit să se evite un astfel de decalaj (de exemplu, 10 la sută, primul număr, 234-345 etc.). Pentru a face acest lucru, în loc de cratima obișnuită, utilizați cratima care nu se rupe apăsând combinația de taste Ctrl + Shift + Cratimă.

Figura: 3. Setarea cratimării automate

În același timp, este foarte posibil ca cratima să nu fie necesară într-o parte a documentului, în special în titluri. Pentru a dezactiva cratima într-un număr de paragrafe, selectați-le, utilizați comanda Format \u003d\u003e Paragraf \u003d\u003e Poziție pe pagină și bifați caseta de lângă opțiunea corespunzătoare (Fig. 4).

Trebuie admis că unele cuvinte Word nu pot fi transferate corect. În aceste cuvinte, în poziția în care puteți efectua transferul, ar trebui să inserați un caracter de transfer ușor apăsând tastele Ctrl + Cratimă... Acest transfer va avea prioritate față de transferurile inserate automat.

Text indexat

Dacă documentul dvs. conține variabile cu indici tastați direct în text și în formule create utilizând editorul de formule MS Equation, atunci în mod implicit vor arăta diferit (diferite dimensiuni de variabile și indici și diferite niveluri ale aranjamentului lor pe o linie), ceea ce strică semnificativ apariția documentului (fig. 5).

Figura: 5. Text cu un index (prima opțiune este tastată în Word, a doua în ecuația MS)

Puteți obține o identitate aproape completă a aspectului variabilelor cu indici prin schimbarea unui număr de caracteristici ale variabilelor tastate manual. Pentru a face acest lucru, tastați tot textul în Times New Roman, dimensiunea 12 și variabilele în plus, cu caractere italice. De asemenea, mutați variabilele în jos cu 1,5 pixeli, iar indicii în jos cu 3 pixeli cu Format \u003d\u003e Font \u003d\u003e Spațiereprin alegerea în teren Părtinire opțiune Josși indicând dimensiunea decalajului (Fig. 6).

Figura: 6. Setarea offsetului

De asemenea, asigurați-vă că dimensiunea este selectată în editorul de formule Ca de obicei (comanda Dimensiune \u003d\u003e Regular) și faceți să se potrivească 12 pixeli (comandă Dimensiune \u003d\u003e Determinați- Fig. 7).

Figura: 7. Corectarea dimensiunilor fontului obișnuit

Pauze în tabele

Când lucrați cu tabele cu mai multe pagini, se întâmplă uneori ca tabelul să se rupă nu la sfârșitul foii, ci mult mai devreme, lăsând doar două treimi sau chiar o treime din pagină umplută (aceasta depinde de lățimea rândului de tabel special pe care are loc pauza). Liniile ulterioare ale tabelului sunt transferate la pagina următoare, deși s-ar putea potrivi cu cea anterioară (Fig. 8). Acest lucru se întâmplă adesea atunci când umpleți celulele tabelului prin copiere obișnuită, când, împreună cu datele, sunt copiate și formatele lor.

Figura: 8. Un exemplu de tabel în care întreruperea liniei nu ajunge la sfârșitul foii

Motivul acestui fenomen este că setările de paragraf au fost încălcate în textul din celulele tabelului. Pentru a schimba situația, selectați tabelul, deschideți meniul Format comanda Paragraf \u003d\u003e Poziție pe pagină și eliminați casetele de selectare Nu sparge un paragraf, Nu te rupe de următorul și Dintr-o pagină nouă (fig. 9) - tabelul va reveni la forma sa obișnuită.

Figura: 9. Modificarea parametrilor de paragraf

Data în document

Majoritatea documentelor ar trebui să conțină data creării lor; nu este neobișnuit să creați sau să actualizați zilnic documente de același tip. Prin urmare, este foarte convenabil să utilizați inserarea automată a datei: apăsați combinația de taste Alt + Shift + D, iar data curentă, actualizată de fiecare dată când este deschis documentul, este inserată în poziția cursorului. Dar această metodă nu este întotdeauna potrivită, deoarece data este inserată în formatul tradițional dd.mm.gggg... Dacă acest format nu vi se potrivește, atunci utilizați comanda Insert \u003d\u003e Field, în lista câmpurilor, selectați câmpul Datași specificați formatul de dată necesar (fig. 10).

Figura: 10. Selectarea formatului de dată

Dacă niciunul dintre formatele de dată nu vi se potrivește, de exemplu, aveți nevoie de data din prima linie a documentului și de ziua săptămânii în a doua (ca în Fig. 11), atunci va trebui să găsiți un format de dată mai mult sau mai puțin similar și să îl editați. În acest exemplu, nu există dificultăți cu data tipărită în rândul de sus al tabelului, deoarece un astfel de format se află în lista formatelor, iar problema este să inserați ziua săptămânii - acesta este formatul câmpului Data nu exista. Pentru a edita formatul, deschideți meniul Introducecomanda Camp, în lista de câmpuri, specificați câmpul Data și selectați formatul de dată original în care apare ziua dorită a săptămânii (Fig. 12). Faceți clic pe buton Coduri de câmpși editați formatul de dată în câmp Coduri de câmpprin eliminarea părții inutile a formatului (fig. 13). Finalizați operația făcând clic pe buton O.K, - după aceea, de fiecare dată când este deschis documentul, va fi tipărită ziua curentă a săptămânii.

Figura: 11. Document cu câmpul de dată modificat

Figura: 12. Selectarea formatului de dată original pentru editare

Figura: 13. Format data după editare

Căutare documente

Documentele necesare pot fi căutate nu numai în mod obișnuit, adică folosind comanda Start \u003d\u003e Găsire \u003d\u003e Fișiere și foldere, dar și direct în Word atunci când deschideți documente și când căutați în Word, vă puteți baza pe proprietățile specifice ale documentelor (numele documentului, autorul, subiectul, cuvintele cheie, dimensiunea fișierului, data ultimei actualizări etc.) sau pe cuvintele găsite în text.

Pentru a căuta documente după un cuvânt din text, selectați comanda Fișier \u003d\u003e Deschidere și faceți clic pe buton Service \u003d\u003e Find \u003d\u003e Normal... Introduceți un cuvânt de căutare, definiți zona de căutare (Fig. 14), tipurile de fișiere care vă interesează (Fig. 15) și faceți clic pe buton A găsi (fig. 16).

Figura: 14. Determinarea zonei de căutare

Figura: 15. Determinarea tipului de fișier

Figura: 16. Rezultatul unei căutări de documente cu cuvântul „Internet” în text sau în titlu

Pentru a căuta documente după proprietățile lor, selectați comanda Fișier \u003d\u003e Deschidereși faceți clic pe buton Service \u003d\u003e Find \u003d\u003e Advanced... Să presupunem că nu numai documentele dvs. personale se află pe computer, ci și fișiere ale altor autori cu care lucrați la un proiect comun. În acest caz, în teren Proprietate specificați opțiunea Autor, în câmp Condiție - opțiune Conține (acest lucru este mai fiabil, deoarece într-un caz autorul poate introduce doar numele de familie, în celălalt numele și prenumele etc.), în câmp Valoare introduceți numele de familie al autorului și faceți clic pe buton A găsi(fig. 17).

Figura: 17. Căutați toate documentele unui autor specific

Cu toate acestea, trebuie avut în vedere faptul că căutarea documentelor după proprietățile lor specifice are sens numai dacă aceste proprietăți sunt indicate de toți autorii documentelor - opțiunea de a le completa în mod implicit, din păcate, nu va oferi rezultatul dorit. Puteți specifica proprietăți separat pentru fiecare document folosind comanda Fișier \u003d\u003e Proprietăți \u003d\u003e Document (fig. 18). Cu toate acestea, este puțin probabil ca niciunul dintre autori să nu uite să facă acest lucru în niciun document, deci este mai bine să permiteți completarea obligatorie a proprietăților cheie ale documentului atunci când este salvat pentru prima dată. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda Serviciu \u003d\u003e Opțiuni \u003d\u003e Salvare și bifați caseta Sugerează completarea proprietăților documentului (fig. 19).

Figura: 18. Completarea proprietăților documentului

Figura: 19. Setarea păstrării obligatorii a proprietăților cheie ale documentului

Puteți căuta documente până la data creării lor și puteți specifica nu numai date specifice, ci și intervalele acestora sau o listă, care se efectuează atunci când utilizați jetoane ȘI sau SAU... Pentru a găsi toate documentele, de exemplu pentru 2003, în teren Proprietate specificați opțiunea data creării, în câmp Condiție- opțiune Nu mai devreme, în câmp Valoare introduceți data 1 ianuarie 2003și faceți clic pe buton Adauga la... Apoi specificați din nou în câmp Proprietate opțiune data creării, în câmp Condiție - opțiune Nu mai târziu, în câmp Valoare introduceți data 1 ianuarie 2004, faceți clic pe buton Adauga lași apoi prin buton A găsi - toate documentele pentru 2003 vor fi găsite (Fig. 20).

Figura: 20. Configurarea căutării documentelor create într-o anumită perioadă

MS Excel

Atribuirea unei culori filelor de foi

Etichetele foilor pot fi multicolore, ceea ce este convenabil în cărțile cu un număr mare de foi - atunci culoarea, împreună cu titlul, vor fi responsabile pentru tipul de informații de pe foi. Pentru a atribui o anumită culoare fișelor individuale, selectați-le, faceți clic dreapta, alegeți Culoarea etichetei și definiți culoarea dorită.

Introducerea rapidă a coloanelor și rândurilor

Pentru a adăuga un rând sau o coloană la un tabel, nu este deloc necesar, selectând coloana sau rândul înaintea căruia trebuie să introduceți, accesați meniul contextual și selectați comanda Adăugați celule... Puteți apăsa combinația de taste Ctrl + Shift simultan cu semnul „+” de pe tastatura numerică - rezultatul va fi același.

Mutanți de coloană

În mod implicit, coloanele din Excel sunt desemnate prin litere din alfabetul latin, iar rândurile prin numere. Dacă, după deschiderea din nou a mesei, constatați că coloanele sunt numerotate în același mod cu rândurile (Fig. 21), nu vă alarmați - aceasta nu este o acțiune de virus. Folosiți comanda Serviciu \u003d\u003e Opțiuni \u003d\u003e Generalși debifați caseta Stil de legătură R1C1 (fig. 22) - totul va cădea la locul său.

Figura: 21. Tabel cu coloane numerotate

Figura: 22. Reveniți la denumirile standard ale coloanelor

Accelerarea tipăririi

Dacă aveți nevoie de un număr mare de tabele și sunteți limitat în timp, atunci când imprimați pe o imprimantă alb-negru, puteți accelera procesul abandonând culoarea (imprimarea alb-negru). Pe imprimantele alb-negru, culorile sunt afișate ca nuanțe de gri și durează ceva timp pentru a se potrivi o nuanță cu o anumită culoare. Când imprimați în alb și negru, textul colorat și marginile sunt afișate în negru în loc de tonuri de gri, ceea ce economisește timp. Pentru a seta tipărirea alb-negru, deschideți meniul Fişiercomanda Opțiuni pagină \u003d\u003e Foaie iar în grup Tipărire bifeaza casuta Alb-negru (fig. 23).

Figura: 23. Setarea tipăririi în modul alb-negru

În plus, puteți imprima fără linii de grilă - în acest caz, foile mari se imprimă mai repede. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda Fișier \u003d\u003e Configurare pagină \u003d\u003e Foaie și debifează Grilă (fig. 24).

Figura: 24. Refuzul de a imprima o grilă

Introducerea numerelor fracționate

În mod implicit, în Excel, numerele fracționare sunt introduse în conformitate cu modul în care este setat în setările Windows: Panou de control \u003d\u003e Limbă și standarde \u003d\u003e Numere... Cu alte cuvinte, dacă o virgulă este destinată introducerii numerelor fracționate în Windows, atunci în Excel acestea vor fi introduse separate prin virgule. Cu toate acestea, în practică se poate dovedi a fi diferit. De exemplu, pe computerele cu un număr mare de utilizatori, în special în instituțiile de învățământ, unde setările programului se schimbă în modul cel mai imprevizibil. Dacă, atunci când introduceți un număr fracțional separat de virgulă, vedeți un număr separat de puncte pe ecran și ați verificat deja dacă setările Windows presupun o intrare separată prin virgulă, utilizați comanda ServiceParametersInternational și evidențiați caseta de selectare Utilizați separatoare de sistem (fig. 25).

Figura: 25. Reveniți la separatoarele de sistem

Reprezentare

Când finalizați aspectul unui tabel și pregătiți-l pentru tipărire, este adesea necesar să modificați în mod repetat caracteristicile formatării și tipăririi. De obicei, în astfel de cazuri, foile sunt copiate, iar particularitățile afișării lor pe ecran și la imprimare sunt modificate. Cu toate acestea, este mai convenabil să creați diferite vizualizări ale foilor care vă permit să vizualizați date în diferite moduri și nu necesită crearea de foi separate.

Înainte de a crea o vizualizare, cartea trebuie să fie complet configurată: trebuie să i se dea aspectul necesar și să fie setați toți parametrii de imprimare necesari. Când opțiunile de imprimare sunt introduse în vizualizare, aceasta va include automat anumite zone de imprimare ale fiecărei coli sau întreaga coală dacă nu este definită o zonă de imprimare pentru aceasta.

Pentru a crea o vizualizare meniu Vedere alege echipa Reprezentare, apasa butonul Adauga la iar pe teren Nume introduceți numele vizualizării (fig. 26). În acest caz, este mai bine să includeți în numele vizualizării numele foii active pentru a facilita găsirea vizualizării dorite ulterior.

Figura: 26. Creați o vizualizare

Pentru a reveni la una dintre vizualizările create anterior, dacă, de exemplu, trebuie să imprimați o foaie, utilizați comanda Vizualizare \u003d\u003e Vizualizăriiar pe teren Tipuriselectați o vizualizare pentru imprimare (fig. 27), apoi apăsați butonul aplica și faceți clic pe buton Tipărire- foaia va fi tipărită alb-negru.

Figura: 27. Selectarea vederii dorite

Subtotaluri

Destul de des, trebuie să aveți de-a face cu liste mari care conțin valori de celule multiple pentru care trebuie să cunoașteți subtotalurile. Excel poate calcula automat atât totalele subtotale, cât și totalurile mari din orice listă. De obicei, pentru aceasta, ei sortează mai întâi după comandă Date \u003d\u003e Sortare (pentru a grupa liniile după care trebuie să rezumați), apoi calculați totalurile mari, apoi introduceți liniile pentru subtotale și calculați-le (Fig. 28).

Figura: 28. Calculul subtotalurilor

Cu o dimensiune semnificativă a tabelului și un număr mare de zone pentru care trebuie calculate subtotale, acest proces va dura mult timp. Pentru a accelera lucrarea, puteți selecta mai întâi o listă unică, pentru fiecare dintre valorile cărora trebuie să determinați subtotalul și numai apoi să calculați singuri totalurile. Pentru a crea o listă unică, selectați coloana sau rândul necesar și utilizați comanda Date \u003d\u003e Filtru \u003d\u003e Filtru avansat... Setați comutatorul de grup Tratamentpentru a poziționa, setați gama de celule în care doriți să plasați rezultatul și activați opțiunea Numai înregistrări unice (fig. 29, 30). Ca urmare a unei astfel de filtrări, toate obiectele unice din lista inițială vor apărea în zona specificată a tabelului.

Figura: 29. Fereastra de comandă a filtrului avansat

Figura: 30. Rezultatul creării unei liste unice

Apoi utilizați funcția SUMIF (interval, criteriu, sum_range)care însumează celulele care îndeplinesc un criteriu specific. Un interval este intervalul de celule care sunt verificate în raport cu un criteriu; criteriu - un criteriu sub forma unui număr, expresie sau text care determină celulele de adăugat; interval de însumare - celule însumate (Fig. 31).

Figura: 31. Calculul subtotalurilor pentru fiecare dintre valorile listei unice

Eliminarea liniilor duplicat

Imaginați-vă că aveți un tabel-director telefonic (dicționar etc.), format din două coloane și un număr mare de rânduri. Prima coloană conține, de exemplu, numele clienților, iar a doua - telefoanele lor, în timp ce liniile pot fi repetate (Fig. 32). Provocarea este de a elimina toate liniile duplicate. Prima opțiune care îmi vine în minte este de a sorta tabelul după prima coloană cu comanda Date \u003d\u003e Sortare și eliminați manual liniile duplicate.

Figura: 32. Tabelul sursă

Dacă masa este foarte mare, puteți obține același rezultat într-un mod mai rapid, deși mai complex. Mai întâi, selectați o listă unică de telefoane folosind comanda Date \u003d\u003e Filtru \u003d\u003e Filtru avansatprin setarea comutatorului de grup Tratament în poziție Copiați rezultatul într-o altă locațieprin specificarea intervalului de celule în care ar trebui plasat rezultatul și activarea opțiunii Numai înregistrări unice (fig. 33).

Figura: 33. Rezultatul creării unei liste unice de telefoane

Acum trebuie să utilizați funcția VLOOKUP (valoare_cercare; tabel; număr_coloană; valoare Adevărat sau Fals)unde valoarea de căutat este valoarea care se găsește în prima coloană a tabelului; tabel - un tabel cu informații în care se caută datele; numărul coloanei - numărul coloanei din tabel cu informații în care ar trebui găsită valoarea corespunzătoare. Având în vedere că funcția funcționează în așa fel încât căutarea valorii dorite este posibilă numai în prima coloană, va trebui să schimbați coloanele "NUMELE COMPLET" și "Telefon", apoi în coloana D introduceți formula cu funcția VLOOKUP (Fig. 34). Folosind această formulă, programul va lua următoarea valoare din coloana C, o va căuta în coloana A și apoi va returna valoarea din coloana B situată în rândul găsit. După aceea, rămâne să faceți o copie a coloanei D folosind paste speciale, astfel încât celulele să nu fie formule, ci valori (comandă Paste \u003d\u003e Paste Special \u003d\u003e Valori - Fig. 35) și ștergeți coloanele A, B și D care nu mai sunt necesare.

Figura: 34. Rezultatul calculelor prin funcția VLOOKUP

Figura: 35. Aspectul tabelului după aplicarea pastei speciale

MS PowerPoint

Diapozitive din fișiere

Când pregătiți o prezentare, puteți utiliza documente Word pre-create și diapozitive din alte prezentări.

În primul caz, atunci când vine vorba de crearea unei noi prezentări, deschideți un document Word și aplicați comanda File \u003d\u003e Send \u003d\u003e Microsoft PowerPoint - ca rezultat, se va crea o nouă prezentare cu text din fișier. Dacă trebuie să inserați text dintr-un document Word într-o prezentare existentă, deschideți prezentarea în PowerPoint și faceți clic pe fila Structura (fig. 36). Specificați pictograma de diapozitiv în spatele căreia ar trebui să apară un nou diapozitiv cu text. În meniu Introduce alege echipa Diapozitive din structură și specificați documentul necesar. Rețineți că textul care este inserat în prezentare este generat pe baza stilului titlurilor documentului și puteți utiliza doar texte din fișiere în formatele * .doc, * .rtf sau * .txt.

Figura: 36. Fila Structură

Dacă trebuie să inserați un diapozitiv dintr-o altă prezentare într-o prezentare deschisă, atunci din meniul Inserare, selectați comanda Diapozitive din fișiere, specificați prezentarea și diapozitivul introdus (fig. 37) și faceți clic pe buton Pastă... Dacă ați inserat toate diapozitivele, faceți clic pe buton Lipiți toate.

Figura: 37. Selectarea diapozitivului de inserat

Numerotarea complexă

Numerotarea paginilor în diapozitive se face prin inserarea numărului paginii în subsol cu \u200b\u200bcomanda Vizualizare \u003d\u003e Anteturi și subsoluricare deschide fereastra Antet și subsol, unde trebuie să activați caseta de selectare subsol (fig. 38) și faceți clic pe buton Aplica la toate... Rețineți că diapozitivele ascunse contează în continuare pentru numerotare. Pentru a evita acest lucru, puteți pune toate diapozitivele ascunse la sfârșitul prezentării - și apoi toate diapozitivele afișate vor fi numerotate în ordine.

Figura: 38. Introducerea unui subsol

Bineînțeles, paginile de diapozitive sunt numerotate în ordine. Dacă trebuie să începeți din nou paginarea în diferite locuri ale aceleiași prezentări (acest lucru poate fi necesar dacă prezentarea dvs. este încă în stadiul de dezvoltare și reprezintă mai multe serii separate de diapozitive), atunci, din păcate, nu puteți face acest lucru într-o singură prezentare ... Pentru a rezolva problema, va trebui să creați prezentări diferite pentru fiecare serie de diapozitive și să le legați cu hyperlinkuri.

Șablon de prezentare

Dacă prezentările sunt ținute frecvent, este recomandabil să petreceți timpul pregătind cu atenție un șablon de prezentare non-standard - astăzi acest lucru nu este mai puțin relevant decât, de exemplu, antetul pentru scrisorile de afaceri. Sigla organizației etc. sunt salvate în șablon. elemente care se vor reda automat pe toate diapozitivele create în prezentare. În plus, șablonul determină formatul, dimensiunea și poziția relativă a obiectelor, fonturile utilizate, fundalul și alți parametri de proiectare pentru elementele de prezentare.

Dezvoltarea șablonului începe cu crearea unei noi prezentări folosind echipa Fișier \u003d\u003e Nou... Apoi selectați un șablon de proiectare pentru diapozitivul dvs. din lista de șabloane implicite. Înainte de a schimba șablonul de proiectare în conformitate cu planul dorit, în meniu Vederealege echipa Master \u003d\u003e Slide Master... În diapozitivul principal, faceți modificările pe care doriți să le reflectați în fiecare nouă prezentare pe care o creați. În primul rând, schimbați designul și configurați fonturile (Fig. 39), în pasul următor, introduceți sigla (Fig. 40) și după ce toate modificările sunt finalizate pe bara de instrumente Probăfaceți clic pe buton Închideți vizualizarea vrăjitorului.

Figura: 39. Rezultatul personalizării elementelor principale ale șablonului de prezentare

Figura: 40. Aspectul diapozitivului după introducerea siglei

Salvați prezentarea ca șablon cu ajutorul comenzii Fișier \u003d\u003e Salvare ca, specificați opțiunea ca tip de fișier Șablon de prezentare și introduceți numele șablonului (fig. 41).

Figura: 41. Salvarea șablonului de prezentare

Pentru a utiliza șablonul la crearea prezentării, faceți clic pe buton Constructor de diapozitive, apasa pe link Prezentare generală în colțul din dreapta jos al diapozitivului și indicați spre șablonul de prezentare creat.

Șablonul pe care îl creați poate fi adăugat la lista șabloanelor din Expertul conținut automat. Pentru aceasta în meniu Fişier alege echipa Creeaza o... În regiunea Creeaza o apasa pe link Din Expertul conținut automat, apasa butonul Mai departe... Apoi selectați categoria în care să plasați șablonul, faceți clic pe buton Adauga la și specificați șablonul de prezentare adăugat (fig. 42).

Figura: 42. Rezultatul adăugării unui șablon la lista asistentului de conținut automat

Mai multe opțiuni de proiectare într-o singură prezentare

Există mai multe șabloane pe care le puteți utiliza pentru a proiecta diapozitive individuale în prezentare. Pentru aceasta, selectați diapozitive specifice, faceți clic dreapta pe șablonul dorit și selectați opțiunea Aplicați la diapozitivele selectate... Dacă această comandă nu este disponibilă, utilizați comanda Serviciu \u003d\u003e Opțiuni \u003d\u003e Editare și în zonă Dezactivarea funcțiilor noi debifați caseta Mai multe mostre (fig. 43).

Dacă utilizați șabloanele pe care le-ați creat pentru a proiecta diapozitivele de prezentare, și nu șabloanele implicite, atunci un nou șablon pentru un anumit diapozitiv va fi instalat automat atunci când faceți clic pe linkul Răsfoire și selectați un șablon de prezentare creat anterior, cu excepția cazului în care, desigur, ați stabilit interzicerea utilizării diferitelor opțiuni de proiectare

Figura: 43. Setarea permisiunii de utilizare a mai multor șabloane în prezentare

MS Outlook

Verificarea ortografiei

În mod implicit, Outlook nu verifică documentele pentru erori de ortografie. Pentru a activa verificarea ortografică automată a mesajelor înainte de a le trimite, utilizați comanda Serviciu \u003d\u003e Opțiuni \u003d\u003e Ortografieși activați opțiunea Întotdeauna verificați ortografia înainte de a trimite (Fig. 44) - ca urmare, atunci când este detectată o eroare, Outlook vă va informa și vă va oferi opțiuni pentru înlocuirea cuvântului greșit de scris.

Figura: 44. Configurarea verificatorului ortografic automat

Utilizarea unui fișier de date pentru exportul contactelor

Toate mesajele create, întâlnirile, sarcinile și intrările din jurnal sunt salvate într-un fișier de date de pe computerul local. Acest fișier de date se numește fișier de foldere personale și are extensia PST. La reinstalarea sistemului, acest fișier poate fi salvat cu ușurință într-un folder separat de pe hard disk sau pe un CD și apoi reconectat.

În plus, un fișier .pst vă permite să accesați sau să partajați informații precum contacte de pe alt computer. Tot ce trebuie să faceți este să exportați datele într-un fișier PST utilizând Expertul de import și export. Deschideți în meniu Fişier comanda Import si export, selectați opțiunea ca acțiune Exportați în fișier, și în fereastra următoare, indicați că doriți să creați un fișier PST (Fig. 45). Apoi selectați un folder Contacte și definiți caracteristicile salvării fișierului (Fig. 46). Faceți clic pe buton Terminat, iar apoi contactele dvs. vor fi salvate în folderul pe care l-ați specificat pe disc, care va fi ușor de conectat pe un alt computer utilizând același Expert de import și export. Conectarea unui fișier PST cu contacte nu diferă de conectarea unui fișier PST obișnuit. Pentru a nu uita locația fișierului, este mai bine să îl adăugați imediat la lista de fișiere de date Outlook. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda Fișier \u003d\u003e Procesare fișier date, faceți clic pe buton Adauga la și indicați spre fișierul PST generat. Ca rezultat, în lista de fișiere de date, pe lângă folderele personale, va apărea și fișierul pe care l-ați creat cu contacte (Fig. 47).

Figura: 45. Determinarea tipului de fișier care trebuie creat

Figura: 46. \u200b\u200bDefinirea condițiilor pentru fișierul salvat

Figura: 47. Fișiere de date Outlook

Planificarea timpului de lucru

Rezultatul final depinde de cât de bine este planificată lucrarea. Într-o oarecare măsură, Outlook ajută la organizarea listei de sarcini, dar amintește doar că este timpul să începeți să efectuați o sarcină, că a expirat deja; în plus, Outlook poate reatribui o sarcină unui alt angajat și vă permite să controlați execuția acestuia. Și, în general, epuizează capabilitățile Outlook în ceea ce privește procesarea sarcinilor.

Cu toate acestea, este foarte important nu doar să conturați o serie de sarcini, ci și să le planificați astfel încât să se poată face totul la timp și ca planificarea să fie automatizată cât mai mult posibil. Trebuie să știți când veți termina o sarcină specifică, dacă este posibil, în principiu, să o finalizați până la termenul limită și când este mai bine să începeți sarcina pentru a avea timp să o rezolvați.

Este o idee bună să puteți evalua în avans cât de realist este planul dvs. (în funcție de specificul săptămânii dvs. de lucru, pauzele de prânz, programările programate etc.). În plus, sarcinile ar trebui să meargă automat în calendar, iar starea calendarului să se actualizeze automat pe măsură ce sarcinile sunt reprogramate. Toate acestea pot fi realizate de pluginul pentru Microsoft Outlook 2002 / XP Taskline (http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) de la ResultsWare Limited, care este un manager de sarcini convenabil și ușor de utilizat, ceea ce vă va permite să vă creați în mod optim programul.

Înainte de a utiliza pluginul, trebuie să îl configurați în conformitate cu specificul zilei de lucru. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe buton Linia de sarcini, accesați fila Săptămâna de lucru și indicați zilele lucrătoare ale săptămânii, începutul și sfârșitul zilei de lucru și toate pauzele disponibile (prânz, pauză tehnică etc.) - fig. 48.

Figura: 48. Elaborarea unui program de lucru

Apoi descrieți sarcinile viitoare pentru zilele următoare. În același timp, rețineți că în fereastra de creare a sarcinilor după instalarea pluginului, va apărea o filă suplimentară Linia de sarcini, pe care trebuie să indicați durata estimată a lucrării și, dacă lucrarea a început deja, atunci timpul petrecut pentru aceasta și procentul de finalizare (Fig. 49, 50).

Figura: 49. Creați o sarcină

Figura: 50. Lista sarcinilor programate pentru săptămâna viitoare

După aceea, puteți începe testarea pluginului. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe buton Linia de sarcini, accesați fila Sarcini, indicați ora de început (fig. 51) și apăsați butonul O.K... Rezultatul plug-in-ului va fi un scurt raport cu privire la numărul de sarcini programate, timpul total pentru finalizarea acestora și termenele limită pentru finalizarea lucrării (Fig. 52). În același timp, programul va plasa în mod optim sarcinile în calendar - va lua în considerare atât pauzele de lucru, cât și întâlnirile programate, întâlnirile etc. (Fig. 53).

Figura: 51. Determinarea timpului de început al analizei și distribuției sarcinilor

Figura: 52. Concluzia liniei de sarcini privind lista sarcinilor programate (în acest caz, tot ceea ce este planificat se poate face la timp)

Figura: 53. Rezultatul distribuirii sarcinilor în calendar

ComputerPress 5'2004

სორტირება

Configurați cratima automată în WordBestMerlin

4 წლის წინ

Tutorial video despre proiectul Antiketnik. my7sky.com de Sergey Avramenko Adresa articolului cu instruire gratuită my7sky.com / ...

Cum se face învelirea automată a cuvintelor în ExcelKirill Zhukov

წლის წინ

Curs de bază complet și detaliat Excel pentru începători \u003d www.ozozh.ru/r/excel.php transfer de cuvinte în transfer Excel Excel ...

-Introduceți text în PowerPointInfobusiness - lecții

3 წლის წინ

Divizarea automată a cuvintelorȘERIF 19

წლის წინ

Cum să înfășurați cuvinte în cuvânt | Cratimarea în WordFAQ

წლის წინ

Astăzi vă vom arăta cum să înfășurați cuvinte în Word. Mai întâi, să deschidem documentul. În mod implicit, Word Wrap este ...

Spațiu neîntrerupt în documentele WordAndrey Sukhov

5 წლის წინ

Un curs detaliat despre Word, Excel și Powerpoint - goo.gl/QmDVwh Când introduceți orice text în Microsoft Word, prog ...

Lecții Șablon Truc 6 CuvinteAntrenament complet

11 თვის წინ

Venit pasiv fără invitații. Urmăriți recenzii video de 1000 $ franchisemain.com/?ref\u003dandreystrelnov Oportunitate ...

Cum se configurează ambalarea textului în Microsoft WordKompProsto

4 წლის წინ

Când tastați pentru prima dată text în Word, este setat modul implicit în care fiecare cuvânt care ...

Lecție despre Cuvânt. formatați un paragraf în 2 clicuriRobert Kirakosyan

წლის წინ

Formatul paragrafelor (paragrafelor). Spațierea înainte și după, fără orfani.

Macrocomenzi. Export și import de dateInternetUrok.ru

წლის წინ

Majoritatea sarcinilor de birou sunt rezolvate pe un computer în mediul MS Office, în principal în Word, Excel, Outlook și PowerPoint. Un minim de cunoștințe este suficient pentru a lucra cu aceste aplicații, dar în multe situații, tehnici suplimentare vă pot economisi mult timp și efort. Vom lua în considerare câteva dintre modalitățile de îmbunătățire a eficienței muncii în programele de mai sus în acest articol.

MS Word

Mutați rapid textul în sus și în jos

Acesta este cel mai rapid mod de a muta textul fără a utiliza mouse-ul. Textul este deplasat cu săgețile sus și jos în timp ce țineți apăsate tastele Shift și Alt. Nu este necesar să selectați textul înainte de a vă deplasa - se va întâmpla automat și fiecare apăsare a săgeții sus sau jos va muta textul cu un paragraf în sus sau cu un paragraf în jos. Această metodă este eficientă nu numai la mutarea paragrafelor, ci și la mutarea rândurilor dintr-un tabel.

Eliminați linkurile dintr-un document

Dacă există link-uri în documentul pe care l-ați creat și trebuie să le faceți inactive, atunci puteți selecta fiecare link, selectați comanda Insert \u003d\u003e Hyperlinkși faceți clic pe buton Eliminați linkul... Acesta este un proces foarte lung și laborios. Există o modalitate mai rapidă de a rezolva problema: selectați întregul document cu comanda Edit \u003d\u003e Select All și faceți clic pe comanda rapidă de la tastatură Ctrl + Shift + F9 - linkurile vor fi eliminate și toate celelalte opțiuni de formatare a documentelor vor fi păstrate.

Despre text, casete de text și forme automate

Când trebuie să scrieți o inscripție, mulți oameni creează mai întâi un bloc de inscripționare și apoi introduc textul în ea. Puteți obține același rezultat selectând textul care a fost deja tastat și apoi făcând clic pe bara de instrumente Pictura buton pentru crearea unei inscripții - textul se va deplasa în interiorul inscripției.

Puteți, de asemenea, să inserați text în forme automate (cu excepția liniilor, poliliniei etc.) - de regulă, acest lucru se face în mai multe etape: creați o formă automată, selectați-o, faceți clic pe butonul pentru crearea unei inscripții și introduceți textul. Există, de asemenea, o opțiune alternativă: desenați forma automată dorită, faceți clic dreapta pe ea, selectați elementul Adaugă text și introduceți textul.

Poate în timpul lucrului vă veți răzgândi și veți decide că textul trebuie scos din etichetă sau din forma automată. Pentru a face acest lucru, nu este deloc necesar să îl tăiați în clipboard și apoi să-l lipiți. Puteți selecta o inscripție (sau o formă automată) și faceți clic dreapta pe ea în timp ce țineți apăsată tasta Ctrl - textul va apărea în cel mai apropiat câmp de text.

Iluminare automată

În mod implicit în panou Pictura butonul lipsă Iluminat; nu există nicio comandă corespunzătoare în meniul contextual, care este apelată atunci când butonul din dreapta al mouse-ului este apăsat pe forma automată.

Cu toate acestea, este posibil să schimbați iluminarea AutoShape. Pentru a face acest lucru, adăugați la panou Pictura buton Iluminatapelând comanda Service \u003d\u003e Setări \u003d\u003e Comenzialegând din listă Categorii paragraf Pictura și trăgând butonul corespunzător de la fereastră Comenzi(fig. 1). Este ușor de utilizat butonul - selectați forma automată, faceți clic pe buton Iluminat și reglați iluminarea după cum este necesar (fig. 2).

Figura: 1. Adăugarea butonului Iluminare la bara de instrumente Desen

Figura: 2. Configurarea iluminării formei automate

Cratimare

Pentru a evita liniile prea rare în documentul dvs., se recomandă să activați cratima automată. Pentru aceasta în meniu Serviciu alege echipa Limbă \u003d\u003e Cratimare și bifați caseta de lângă opțiunea corespunzătoare (Fig. 3). Rețineți că Word tinde întotdeauna să împartă cuvinte în locul cratimei. În unele cazuri, este de dorit să se evite un astfel de decalaj (de exemplu, 10 la sută, primul număr, 234-345 etc.). Pentru a face acest lucru, în loc de cratima obișnuită, utilizați cratima care nu se rupe apăsând combinația de taste Ctrl + Shift + Cratimă.

Figura: 3. Setarea cratimării automate

În același timp, este foarte posibil ca cratima să nu fie necesară într-o parte a documentului, în special în titluri. Pentru a dezactiva cratima într-un număr de paragrafe, selectați-le, utilizați comanda Format \u003d\u003e Paragraf \u003d\u003e Poziție pe pagină și bifați caseta de lângă opțiunea corespunzătoare (Fig. 4).

Trebuie admis că unele cuvinte Word nu știu cum să transfere corect. În aceste cuvinte, în poziția în care puteți efectua transferul, ar trebui să inserați un caracter de transfer ușor apăsând tastele Ctrl + Cratimă... Acest transfer va avea prioritate față de transferurile inserate automat.

Text indexat

Dacă documentul dvs. conține variabile cu indici tastați direct în text și în formule create utilizând editorul de formule MS Equation, atunci în mod implicit vor arăta diferit (diferite dimensiuni de variabile și indici și diferite niveluri ale aranjamentului lor pe o linie), ceea ce strică semnificativ apariția documentului (fig. 5).

Figura: 5. Text cu un index (prima opțiune este tastată în Word, a doua în ecuația MS)

Puteți obține o identitate aproape completă a aspectului variabilelor cu indici modificând o serie de caracteristici ale variabilelor tastate manual. Pentru a face acest lucru, tastați întregul text în Times New Roman, dimensiunea 12, și variabilele suplimentar cu caractere italice. De asemenea, mutați variabilele în jos cu 1,5 pixeli, iar indicii în jos cu 3 pixeli cu Format \u003d\u003e Font \u003d\u003e Spațiereprin alegerea în teren Părtinire opțiune Josși indicând dimensiunea decalajului (Fig. 6).

Figura: 6. Setarea offsetului

De asemenea, asigurați-vă că dimensiunea este selectată în editorul de formule Ca de obicei (comanda Dimensiune \u003d\u003e Regular) și faceți să se potrivească 12 pixeli (comandă Dimensiune \u003d\u003e Determinați- Fig. 7).

Figura: 7. Corectarea dimensiunilor fontului obișnuit

Pauze în mese

Când lucrați cu tabele cu mai multe pagini, se întâmplă uneori ca tabelul să se rupă nu la sfârșitul foii, ci mult mai devreme, lăsând doar două treimi sau chiar o treime din pagină umplută (aceasta depinde de lățimea rândului de tabel special pe care are loc pauza). Liniile ulterioare ale tabelului sunt transferate la pagina următoare, deși s-ar putea potrivi cu cea anterioară (Fig. 8). Acest lucru se întâmplă adesea atunci când umpleți celulele tabelului prin copiere obișnuită, când, împreună cu datele, sunt copiate și formatele lor.

Figura: 8. Un exemplu de tabel în care întreruperea liniei nu ajunge la sfârșitul foii

Motivul acestui fenomen este că setările de paragraf au fost încălcate în textul din celulele tabelului. Pentru a schimba situația, selectați tabelul, deschideți meniul Format comanda Paragraf \u003d\u003e Poziție pe pagină și eliminați casetele de selectare Nu sparge un paragraf, Nu te rupe de următorul și Dintr-o pagină nouă (fig. 9) - tabelul va reveni la forma sa obișnuită.

Figura: 9. Modificarea parametrilor de paragraf

Data în document

Majoritatea documentelor ar trebui să conțină data creării lor; nu este neobișnuit să creați sau să actualizați zilnic documente de același tip. Prin urmare, este foarte convenabil să utilizați inserarea automată a datei: apăsați combinația de taste Alt + Shift + D, iar data curentă, care este actualizată de fiecare dată când este deschis documentul, este inserată în poziția cursorului. Dar această metodă nu este întotdeauna potrivită, deoarece data este inserată în formatul tradițional dd.mm.gggg... Dacă acest format nu vi se potrivește, atunci utilizați comanda Insert \u003d\u003e Field, în lista câmpurilor, selectați câmpul Datași specificați formatul de dată necesar (fig. 10).

Figura: 10. Selectarea formatului de dată

Dacă niciunul dintre formatele de dată nu vi se potrivește, de exemplu, aveți nevoie de data din prima linie a documentului și de ziua săptămânii în a doua (ca în Fig. 11), atunci va trebui să găsiți un format de dată mai mult sau mai puțin similar și să îl editați. În acest exemplu, nu există dificultăți cu data tipărită în rândul de sus al tabelului, deoarece un astfel de format se află în lista formatelor, iar problema este să inserați ziua săptămânii - acesta este formatul câmpului Data nu exista. Pentru a edita formatul, deschideți meniul Introducecomanda Camp, în lista de câmpuri, specificați câmpul Data și selectați formatul de dată original în care apare ziua dorită a săptămânii (Fig. 12). Faceți clic pe buton Coduri de câmpși editați formatul de dată în câmp Coduri de câmpprin eliminarea părții inutile a formatului (fig. 13). Finalizați operațiunea făcând clic pe buton O.K, - după aceea, de fiecare dată când este deschis documentul, va fi tipărită ziua curentă a săptămânii.

Figura: 11. Document cu câmpul de dată modificat

Figura: 12. Selectarea formatului de dată original pentru editare

Figura: 13. Format data după editare

Căutare documente

Documentele necesare pot fi căutate nu numai în mod obișnuit, adică folosind comanda Start \u003d\u003e Găsire \u003d\u003e Fișiere și foldere, dar și direct în Word atunci când deschideți documente și când căutați în Word, vă puteți baza pe proprietățile specifice ale documentelor (numele documentului, autorul, subiectul, cuvintele cheie, dimensiunea fișierului, data ultimei actualizări etc.) sau pe cuvintele găsite în text.

Pentru a căuta documente după un cuvânt din text, selectați comanda Fișier \u003d\u003e Deschidere și faceți clic pe buton Service \u003d\u003e Find \u003d\u003e Normal... Introduceți un cuvânt de căutare, definiți zona de căutare (Fig. 14), tipurile de fișiere care vă interesează (Fig. 15) și faceți clic pe buton A găsi (fig. 16).

Figura: 14. Determinarea zonei de căutare

Figura: 15. Determinarea tipului de fișier

Figura: 16. Rezultatul unei căutări de documente cu cuvântul „Internet” în text sau în titlu

Pentru a căuta documente după proprietățile lor, selectați comanda Fișier \u003d\u003e Deschidereși faceți clic pe buton Service \u003d\u003e Find \u003d\u003e Advanced... Să presupunem că nu numai documentele dvs. personale se află pe computer, ci și fișiere ale altor autori cu care lucrați la un proiect comun. În acest caz, în teren Proprietate specificați opțiunea Autor, în câmp Condiție - opțiune Conține (acest lucru este mai fiabil, deoarece într-un caz autorul poate introduce doar numele de familie, în celălalt nume și prenume etc.), în câmp Valoare introduceți numele de familie al autorului și faceți clic pe buton A găsi(fig. 17).

Figura: 17. Căutați toate documentele unui autor specific

Cu toate acestea, trebuie avut în vedere faptul că căutarea documentelor după proprietățile lor specifice are sens numai dacă aceste proprietăți sunt indicate de toți autorii documentelor - opțiunea de a le completa în mod implicit, din păcate, nu va oferi rezultatul dorit. Puteți specifica proprietăți separat pentru fiecare document folosind comanda Fișier \u003d\u003e Proprietăți \u003d\u003e Document (fig. 18). Cu toate acestea, este puțin probabil ca niciunul dintre autori să nu uite să facă acest lucru în niciun document, deci este mai bine să permiteți completarea obligatorie a proprietăților cheie ale documentului atunci când este salvat pentru prima dată. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda Serviciu \u003d\u003e Opțiuni \u003d\u003e Salvare și bifați caseta Sugerează completarea proprietăților documentului (fig. 19).

Figura: 18. Completarea proprietăților documentului

Figura: 19. Setarea păstrării obligatorii a proprietăților cheie ale documentului

Puteți căuta documente până la data creării lor și puteți specifica nu numai date specifice, ci și intervalele acestora sau o listă, care se efectuează atunci când utilizați jetoane ȘI sau SAU... Pentru a găsi toate documentele, de exemplu pentru 2003, în teren Proprietate specificați opțiunea Data creării, în câmp Condiție- opțiune Nu mai devreme, în câmp Valoare introduceți data 1 ianuarie 2003și faceți clic pe buton Adauga la... Apoi specificați din nou în câmp Proprietate opțiune data creării, în câmp Condiție - opțiune Nu mai târziu, în câmp Valoare introduceți data 1 ianuarie 2004, faceți clic pe buton Adauga lași apoi prin buton A găsi - toate documentele pentru 2003 vor fi găsite (Fig. 20).

Figura: 20. Configurarea căutării documentelor create într-o anumită perioadă

MS Excel

Atribuiți o culoare filelor de foi

Etichetele foilor pot fi multicolore, acest lucru este convenabil în cărțile cu un număr mare de foi - atunci culoarea, împreună cu titlul, vor fi responsabile pentru tipul de informații de pe foi. Pentru a atribui o anumită culoare fișelor individuale, selectați-le, faceți clic dreapta, alegeți Culoarea etichetei și definiți culoarea dorită.

Introducerea rapidă a coloanelor și rândurilor

Pentru a adăuga un rând sau o coloană la un tabel, nu este deloc necesar, selectând coloana sau rândul înaintea căruia trebuie să inserați, accesați meniul contextual și selectați comanda Adăugați celule... Puteți apăsa combinația de taste Ctrl + Shift simultan cu semnul „+” de pe tastatura numerică - rezultatul va fi același.

Mutanți de coloană

În mod implicit, coloanele din Excel sunt desemnate prin litere din alfabetul latin, iar rândurile prin numere. Dacă, după ce ați deschis încă o dată tabelul, constatați că coloanele sunt numerotate la fel ca rândurile (Fig. 21), nu vă alarmați - aceasta nu este o acțiune de virus. Folosiți comanda Serviciu \u003d\u003e Opțiuni \u003d\u003e Generalși debifați caseta Stil de legătură R1C1 (fig. 22) - totul va cădea la locul său.

Figura: 21. Tabel cu coloane numerotate

Figura: 22. Reveniți la denumirile standard ale coloanelor

Accelerarea tipăririi

Dacă trebuie să imprimați un număr mare de tabele și sunteți limitat în timp, atunci când imprimați pe o imprimantă alb-negru, puteți accelera procesul abandonând culoarea (imprimarea alb-negru). Pe imprimantele alb-negru, culorile sunt afișate ca nuanțe de gri și durează ceva timp pentru a se potrivi cu nuanța unei anumite culori. Când imprimați în alb și negru, textul colorat și marginile sunt afișate în negru în loc de nuanțe de gri, ceea ce economisește timp. Pentru a seta tipărirea alb-negru, deschideți meniul Fişiercomanda Opțiuni pagină \u003d\u003e Foaie iar în grup Tipărire bifeaza casuta Alb-negru (fig. 23).

Figura: 23. Setarea tipăririi în modul alb-negru

În plus, puteți imprima fără linii de grilă - în acest caz, foile mari se imprimă mai repede. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda Fișier \u003d\u003e Configurare pagină \u003d\u003e Foaie și debifează Grilă (fig. 24).

Figura: 24. Refuzul de a imprima o grilă

Introducerea numerelor fracționate

În mod implicit, în Excel, numerele fracționare sunt introduse în conformitate cu modul în care este setat în setările Windows: Panou de control \u003d\u003e Limbă și standarde \u003d\u003e Numere... Cu alte cuvinte, dacă o virgulă este destinată introducerii numerelor fracționate în Windows, atunci în Excel acestea vor fi introduse separate prin virgule. Cu toate acestea, în practică se poate dovedi a fi diferit. De exemplu, pe computerele care au un număr mare de utilizatori, în special în instituțiile de învățământ, unde setările programului se schimbă în modul cel mai imprevizibil. Dacă, atunci când introduceți un număr fracțional separat prin virgulă, vedeți un număr separat de puncte pe ecran și ați verificat deja dacă setările Windows presupun o intrare separată prin virgulă, utilizați comanda Service \\ Options \\ International și evidențiați caseta de selectare Utilizați separatoare de sistem (fig. 25).

Figura: 25. Reveniți la separatoarele de sistem

Reprezentare

Când finalizați aspectul unui tabel și pregătiți-l pentru tipărire, este adesea necesar să schimbați în mod repetat caracteristicile formatării și tipăririi. De obicei, în astfel de cazuri, foile sunt copiate, iar particularitățile afișării lor pe ecran și la imprimare sunt modificate. Cu toate acestea, este mai convenabil să creați diferite vizualizări ale foilor care vă permit să vizualizați date în moduri diferite și nu necesită crearea de foi separate.

Înainte de a crea o vizualizare, cartea trebuie să fie complet configurată: trebuie să i se dea aspectul necesar și să fie setați toți parametrii de imprimare necesari. Când opțiunile de imprimare sunt introduse în vizualizare, aceasta va include automat anumite zone de imprimare ale fiecărei coli sau întreaga coală dacă nu este definită o zonă de imprimare pentru aceasta.

Pentru a crea o vizualizare meniu Vedere alege echipa Reprezentare, apasa butonul Adauga la iar pe teren Nume introduceți numele vizualizării (fig. 26). În acest caz, este mai bine să includeți în numele vizualizării numele foii active pentru a facilita căutarea vizualizării dorite ulterior.

Figura: 26. Creați o vizualizare

Pentru a reveni la una dintre vizualizările create anterior, dacă, de exemplu, trebuie să imprimați o foaie, utilizați comanda Vizualizare \u003d\u003e Vizualizăriiar pe teren Tipuriselectați vizualizarea pentru imprimare (fig. 27), apoi apăsați butonul aplica și faceți clic pe buton Tipărire- foaia va fi tipărită alb-negru.

Figura: 27. Selectarea vederii dorite

Subtotaluri

Destul de des, trebuie să vă ocupați de liste mari care conțin valori de celule multiple pentru care trebuie să cunoașteți subtotalurile. Excel poate calcula automat atât totalele subtotale, cât și totalurile mari din orice listă. De obicei, pentru aceasta, ei sortează mai întâi după comandă Date \u003d\u003e Sortare (pentru a grupa liniile după care trebuie să rezumați), apoi calculați totalurile mari, apoi introduceți liniile pentru subtotale și calculați-le (Fig. 28).

Figura: 28. Calculul subtotalurilor

Cu o dimensiune semnificativă a tabelului și un număr mare de zone pentru care trebuie calculate subtotaluri, acest proces va dura mult timp. Pentru a accelera lucrarea, puteți selecta mai întâi o listă unică, pentru fiecare dintre valorile cărora trebuie să determinați subtotalul și numai apoi să calculați singuri totalurile. Pentru a crea o listă unică, selectați coloana sau rândul necesar și utilizați comanda Date \u003d\u003e Filtru \u003d\u003e Filtru avansat... Setați comutatorul de grup Tratamentpentru poziționare, specificați gama de celule în care doriți să plasați rezultatul și activați opțiunea Numai înregistrări unice (fig. 29, 30). Ca urmare a unei astfel de filtrări, toate obiectele unice din lista inițială vor apărea în zona specificată a tabelului.

Figura: 29. Fereastra de comandă a filtrului avansat

Figura: 30. Rezultatul creării unei liste unice

Apoi utilizați funcția SUMIF (interval, criteriu, sum_range)care însumează celulele care îndeplinesc un criteriu specific. Gama este gama de celule care sunt verificate în raport cu criteriul; criteriu - un criteriu sub forma unui număr, expresie sau text care determină celulele de adăugat; interval de însumare - celule însumate (Fig. 31).

Figura: 31. Calculul subtotalurilor pentru fiecare dintre valorile listei unice

Eliminarea liniilor duplicat

Imaginați-vă că aveți un tabel-director telefonic (dicționar etc.), format din două coloane și un număr mare de rânduri. În prima coloană, de exemplu, sunt introduse numele clienților, iar în a doua - telefoanele lor, în timp ce liniile pot fi repetate (Fig. 32). Provocarea este de a elimina toate liniile duplicate. Prima opțiune care îmi vine în minte este de a sorta tabelul după prima coloană cu comanda Date \u003d\u003e Sortare și eliminați manual liniile duplicate.

Figura: 32. Tabelul sursă

Dacă masa este foarte mare, puteți obține același rezultat într-un mod mai rapid, deși mai complex. Mai întâi, selectați o listă unică de telefoane folosind comanda Date \u003d\u003e Filtru \u003d\u003e Filtru avansatprin setarea comutatorului de grup Tratament în poziție Copiați rezultatul într-o altă locațieprin specificarea intervalului de celule în care ar trebui plasat rezultatul și activarea opțiunii Numai înregistrări unice (fig. 33).

Figura: 33. Rezultatul creării unei liste unice de telefoane

Acum trebuie să utilizați funcția VLOOKUP (valoare_cercare; tabel; număr_coloană; valoare Adevărat sau Fals), unde valoarea de căutare este valoarea care se găsește în prima coloană a tabelului; tabel - un tabel cu informații în care se caută datele; numărul coloanei - numărul coloanei din tabelul de informații în care ar trebui găsită valoarea corespunzătoare. Având în vedere că funcția funcționează în așa fel încât căutarea valorii dorite este posibilă numai în prima coloană, va trebui să schimbați coloanele "NUMELE COMPLET" și "Telefon", apoi în coloana D introduceți formula cu funcția VLOOKUP (Fig. 34). Folosind această formulă, programul va lua următoarea valoare din coloana C, o va căuta în coloana A și apoi va returna valoarea din coloana B situată în rândul găsit. După aceea, rămâne să faceți o copie a coloanei D folosind paste speciale, astfel încât celulele să nu fie formule, ci valori (comandă Paste \u003d\u003e Paste Special \u003d\u003e Valori - Fig. 35) și ștergeți coloanele A, B și D care nu mai sunt necesare.

Figura: 34. Rezultatul calculelor prin funcția VLOOKUP

Figura: 35. Aspectul tabelului după aplicarea pastei speciale

MS PowerPoint

Diapozitive din fișiere

Când pregătiți o prezentare, puteți utiliza documente Word pre-create și diapozitive din alte prezentări.

În primul caz, dacă vorbim despre crearea unei noi prezentări, deschideți un document Word și aplicați comanda File \u003d\u003e Send \u003d\u003e Microsoft PowerPoint - ca rezultat, se va crea o nouă prezentare cu text din fișier. Dacă trebuie să inserați text dintr-un document Word într-o prezentare existentă, deschideți prezentarea în PowerPoint și faceți clic pe fila Structura (fig. 36). Specificați pictograma de diapozitiv în spatele căreia ar trebui să apară un nou diapozitiv cu text. În meniu Introduce alege echipa Diapozitive din structură și specificați documentul necesar. Rețineți că textul care este inserat în prezentare este generat pe baza stilului titlurilor documentului și puteți utiliza numai texte din fișiere în formatele * .doc, * .rtf sau * .txt.

Figura: 36. Fila Structură

Dacă trebuie să inserați un diapozitiv dintr-o altă prezentare într-o prezentare deschisă, atunci din meniul Inserare, selectați comanda Diapozitive din fișiere, specificați prezentarea și diapozitivul introdus (fig. 37) și faceți clic pe buton Pastă... Dacă ați inserat toate diapozitivele, faceți clic pe buton Lipiți toate.

Figura: 37. Selectarea diapozitivului de inserat

Numerotarea complexă

Numerotarea paginilor în diapozitive se face prin inserarea numărului paginii în subsol cu \u200b\u200bcomanda Vizualizare \u003d\u003e Anteturi și subsoluricare deschide fereastra Antet și subsol, unde trebuie să activați caseta de selectare subsol (fig. 38) și faceți clic pe buton Aplica la toate... Rețineți că diapozitivele ascunse contează în continuare pentru numerotare. Pentru a evita acest lucru, puteți pune toate diapozitivele ascunse la sfârșitul prezentării - și apoi toate diapozitivele afișate vor fi numerotate în ordine.

Figura: 38. Introducerea unui subsol

Bineînțeles, paginile de diapozitive sunt numerotate în ordine. Dacă trebuie să începeți din nou paginarea în diferite locuri ale aceleiași prezentări (acest lucru poate fi necesar dacă prezentarea dvs. este încă în curs de dezvoltare și reprezintă mai multe serii separate de diapozitive), atunci, din păcate, nu puteți face acest lucru într-o singură prezentare ... Pentru a rezolva problema, va trebui să creați prezentări diferite pentru fiecare serie de diapozitive și să le legați împreună cu hyperlinkuri.

Șablon de prezentare

Dacă prezentările sunt ținute frecvent, este recomandabil să petreceți timpul pregătind cu atenție un șablon de prezentare non-standard - astăzi acest lucru nu este mai puțin relevant decât, de exemplu, antetul pentru scrisorile de afaceri. Sigla organizației etc. sunt salvate în șablon. elemente care se vor reda automat pe toate diapozitivele create în prezentare. În plus, șablonul determină formatul, dimensiunea și poziția relativă a obiectelor, fonturile utilizate, fundalul și alți parametri de proiectare pentru elementele de prezentare.

Dezvoltarea șablonului începe cu crearea unei noi prezentări folosind echipa Fișier \u003d\u003e Nou... Apoi selectați un șablon de proiectare pentru diapozitivul dvs. din lista de șabloane implicite. Înainte de a schimba șablonul de proiectare în conformitate cu planul dorit, în meniu Vederealege echipa Master \u003d\u003e Slide Master... În diapozitivul principal, faceți modificările pe care doriți să le reflectați în fiecare nouă prezentare pe care o creați. În primul rând, schimbați designul și configurați fonturile (Fig. 39), în pasul următor, introduceți sigla (Fig. 40) și după ce toate modificările sunt finalizate pe bara de instrumente Probăfaceți clic pe buton Închideți vizualizarea vrăjitorului.

Figura: 39. Rezultatul personalizării elementelor principale ale șablonului de prezentare

Figura: 40. Aspectul diapozitivului după introducerea siglei

Salvați prezentarea ca șablon cu ajutorul comenzii Fișier \u003d\u003e Salvare ca, specificați opțiunea ca tip de fișier Șablon de prezentare și introduceți numele șablonului (fig. 41).

Figura: 41. Salvarea șablonului de prezentare

Pentru a utiliza șablonul la crearea prezentării, faceți clic pe buton Constructor de diapozitive, apasa pe link Prezentare generală în colțul din dreapta jos al diapozitivului și indicați spre șablonul de prezentare creat.

Șablonul pe care îl creați poate fi adăugat la lista șabloanelor din Expertul conținut automat. Pentru aceasta în meniu Fişier alege echipa Creeaza o... În regiunea Creeaza o apasa pe link Din Expertul conținut automat, apasa butonul Mai departe... Apoi selectați categoria în care să plasați șablonul, faceți clic pe buton Adauga la și specificați șablonul de prezentare adăugat (fig. 42).

Figura: 42. Rezultatul adăugării unui șablon la lista asistentului de conținut automat

Mai multe opțiuni de proiectare într-o singură prezentare

Există mai multe șabloane pe care le puteți utiliza pentru a proiecta diapozitive individuale în prezentare. Pentru aceasta, selectați diapozitive specifice, faceți clic dreapta pe șablonul dorit și selectați opțiunea Aplicați la diapozitivele selectate... Dacă această comandă nu este disponibilă, utilizați comanda Serviciu \u003d\u003e Opțiuni \u003d\u003e Editare și în zonă Dezactivarea funcțiilor noi debifați caseta Mai multe mostre (fig. 43).

Dacă utilizați șabloanele pe care le-ați creat pentru a proiecta diapozitivele de prezentare și nu șabloanele implicite, atunci un nou șablon pentru un anumit diapozitiv va fi instalat automat atunci când faceți clic pe linkul Răsfoire și selectați un șablon de prezentare creat anterior, cu excepția cazului în care, desigur, ați stabilit interzicerea utilizării diferitelor opțiuni de proiectare

Figura: 44. Configurarea verificatorului ortografic automat

Utilizarea unui fișier de date pentru exportul contactelor

Toate mesajele create, întâlnirile, sarcinile și intrările din jurnal sunt salvate într-un fișier de date de pe computerul local. Acest fișier de date se numește fișier de foldere personale și are extensia PST. Când reinstalați sistemul, acest fișier poate fi salvat cu ușurință într-un folder separat de pe hard disk sau pe un CD și apoi reconectat.

În plus, un fișier .pst vă permite să accesați sau să partajați informații precum contacte de pe alt computer. Tot ce trebuie să faceți este să exportați datele într-un fișier PST utilizând Expertul de import și export. Deschideți în meniu Fişier comanda Import si export, selectați opțiunea ca acțiune Exportați în fișier, și în fereastra următoare, indicați că doriți să creați un fișier PST (Fig. 45). Apoi selectați un folder Contacte și definiți caracteristicile salvării fișierului (Fig. 46). Faceți clic pe buton Terminat, iar apoi contactele dvs. vor fi salvate în folderul pe care l-ați specificat pe disc, care va fi ușor de conectat pe un alt computer utilizând același Expert de import și export. Conectarea unui fișier PST cu contacte nu diferă de conectarea unui fișier PST obișnuit. Pentru a nu uita locația fișierului, cel mai bine este să-l adăugați imediat la lista de fișiere de date Outlook. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda Fișier \u003d\u003e Procesare fișier date, faceți clic pe buton Adauga la și indicați spre fișierul PST generat. Ca urmare, în lista fișierelor de date, pe lângă folderele personale, va apărea și fișierul cu contacte pe care le-ați creat (Fig. 47).

Figura: 45. Determinarea tipului de fișier care trebuie creat

Figura: 46. \u200b\u200bDefinirea condițiilor pentru fișierul salvat

Figura: 47. Fișiere de date Outlook

Planificarea timpului de lucru

Rezultatul final depinde de cât de bine este planificată lucrarea. Outlook ajută la organizarea listei de sarcini într-o oarecare măsură, dar amintește doar că a sosit momentul să începem să îndeplinim una sau alta sarcină, că este deja depășită; în plus, Outlook poate reatribui sarcina unui alt angajat și vă permite să controlați executarea acestuia. Și, în general, epuizează capabilitățile Outlook în ceea ce privește procesarea sarcinilor.

Cu toate acestea, este foarte important nu doar să conturați o serie de sarcini, ci și să le planificați astfel încât să se poată face totul la timp și ca planificarea să fie automatizată cât mai mult posibil. Trebuie să știți când veți finaliza o sarcină specifică, dacă este posibil, în principiu, să o finalizați până la termenul limită și când este mai bine să începeți sarcina pentru a o finaliza.

Este o idee bună să puteți evalua în avans cât de realist este planul dvs. (presupunând specificul săptămânii dvs. de lucru, pauzele de prânz, programările etc.). În plus, sarcinile ar trebui să meargă automat în calendar, iar starea calendarului să se actualizeze automat pe măsură ce sarcinile sunt reprogramate. Toate acestea pot fi realizate de pluginul pentru Microsoft Outlook 2002 / XP Taskline ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) de la ResultsWare Limited, care este un manager de sarcini convenabil și ușor de utilizat, care vă permite să vă creați în mod optim programul.

Înainte de a utiliza pluginul, trebuie să îl configurați în conformitate cu specificul zilei de lucru. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe buton Linia de sarcini, accesați fila Săptămâna de lucru și indicați zilele lucrătoare ale săptămânii, începutul și sfârșitul zilei de lucru și toate pauzele disponibile (prânz, pauză tehnică etc.) - fig. 48.

Figura: 48. Elaborarea unui program de lucru

Apoi descrieți sarcinile viitoare pentru zilele următoare. Vă rugăm să rețineți că o fereastră suplimentară va apărea în fereastra de creare a sarcinilor după instalarea pluginului Linia de sarcini, pe care trebuie să indicați durata estimată a lucrării și, dacă lucrarea a început deja, atunci timpul petrecut pentru aceasta și procentul de finalizare (Fig. 49, 50).

Figura: 49. Creați o sarcină

Figura: 50. Lista sarcinilor programate pentru săptămâna viitoare

După aceea, puteți începe testarea pluginului. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe buton Linia de sarcini, accesați fila Sarcini, indicați ora de început (fig. 51) și apăsați butonul O.K... Rezultatul pluginului va fi un scurt raport cu privire la numărul de sarcini programate, timpul total pentru executarea acestora și termenele pentru finalizarea lucrării (Fig. 52). În același timp, programul va plasa în mod optim sarcinile în calendar - va lua în considerare atât pauzele de lucru, cât și întâlnirile programate, întâlnirile etc. (Fig. 53).

Figura: 51. Determinarea timpului de început al analizei și distribuției sarcinilor

Figura: 52. Concluzia liniei de sarcini privind lista sarcinilor programate (în acest caz, tot ceea ce este planificat se poate face la timp)

Figura: 53. Rezultatul distribuirii sarcinilor în calendar

• Greșeală 1. Fundalul diapozitivului nu se potrivește cu tema prezentării. Și vedem, de exemplu, o prezentare despre revoluțiile din Rusia pe fundal cu mesteacăn și ciuperci.
• Eroarea 2. Fundalul folosit este cel inclus în setul PowerPoint. De-a lungul multor ani de existență a PowerPoint, mii de oameni au folosit șabloane standard, și-au publicat prezentările pe internet și le-au arătat la discursuri. Aceste șabloane sunt deja pur și simplu plictisitoare pentru ascultători.

Soluție: Este mai bine să abandonați șabloanele standard. Pe Internet puteți găsi un număr mare de șabloane și fundaluri interesante noi (de exemplu, aproape o mie de fundaluri sunt pe site-ul nostru -).

Imaginea de fundal nu trebuie să conțină elemente care să fie incompatibile cu conținutul prezentării. Pentru fundal, este mai bine să folosiți culori pastelate sau reci (violet, albastru, albastru deschis, albastru-verde, verde), trebuie să evitați culorile roșu și alb.

• Eroare 3. Fundalul prezentării este prea luminos și activ. Un astfel de fundal, în primul rând, interferează cu percepția informațiilor din diapozitiv și, în al doilea rând, obosește publicul.

Soluție: Dacă fundalul ar trebui să fie o imagine luminoasă, atunci este mai bine să-i reduceți luminozitatea. Pentru aceasta, selectați forma dreptunghiului ( Introduce — Forme — Dreptunghi), închideți întregul diapozitiv cu el și selectați o umplutură albă cu 50% transparență (puteți utiliza și un procent diferit) și eliminați marginile ( Format — Completati cifre — Alții culori completati - alb și transparenţă 50% — O.K, Circuit cifre - Fără schiță).

Imaginea de fundal va deveni mai puțin activă.

Sau, atunci când introduceți o imagine pe un diapozitiv, setați imediat transparența.

• Greșeală 4.Utilizarea culorilor inconsistente, lipsa unui stil uniform de proiectare a diapozitivelor.

În acest exemplu, o prezentare utilizează tipărire mare și justificare la stânga pe un diapozitiv, iar tipărire mică și justificare pe cealaltă.

Soluție: Când proiectați o secțiune sau întreaga prezentare, trebuie să respectați un singur stil. Schema de culori nu trebuie să conțină mai mult de trei culori primare (desigur, sunt posibile excepții): fundal — îndreptare — principal text... Culorile temei pot fi schimbate astfel: Proiecta — Culori - este posibil să alegeți o schemă din setul propus sau puteți seta propriile culori: Creeaza o nou culori scheme.

• http://colorscheme.ru/ - selectarea culorilor folosind roata de culori și generarea de scheme de culori.

• http://color.romanuke.com/ - un set de palete de culori bazate pe fotografii (există o gamă de nuanțe: cald, rece, pastel și contrast).

Erori legate de conținutul textului

• Greșeala 5.Text excesiv pe un diapozitiv, plasarea de text nestructurat pe un diapozitiv, text preluat din sursă așa cum este, fără a crea.

Soluție: Textul de pe diapozitiv trebuie să fie scurt și succint, nu trebuie să dubleze discursul vorbitorului. Trebuie să plasați rezumate pe diapozitiv.

Dacă prezentarea este destinată a fi utilizată de alții, puteți include informațiile necesare în notele de diapozitive - aceste note vor ajuta utilizatorii prezentării să lucreze cu ea.

• Eroarea 6. O încercare de a plasa o cantitate mare de informații pe un slide, folosind mai mult de 90% din spațiul slide-ului.

Soluție: lăsați căptușeala de la marginile diapozitivului la conținut (text și imagini). Încercați să respectați regula conform căreia 20% din diapozitiv ar trebui să fie necompletat.

Pentru a face diapozitivul să pară terminat, îl puteți folosi ca fundal - un cadru de fundal.

Aici, textul se extinde și dincolo de marginile cadrului - a fost necesar să se reducă zona de introducere a textului prin mutarea mânerului de redimensionare spre dreapta.

Textul este foarte mare, aproape suprapunând cadrul. Trebuie redus.

• Eroarea 7.Tot textul este scris cu majuscule. Un astfel de text este greu de citit.

Soluție: utilizați ortografia tradițională ca și în limba dvs. maternă: prima literă a propoziției este cu majusculă, restul sunt minuscule. Se pune un punct la sfârșitul propoziției.

• Eroarea 8.Utilizarea fonturilor ilizibile, în special ca font corporal. În aspect există un astfel de lucru - lizibilitatea fonturilor. Fontul trebuie să fie astfel încât cititorul să poată citi textul rapid, fără dificultăți și disconfort. Aceste fonturi sunt folosite în cărți, ziare, reviste - suntem obișnuiți cu ele și le citim cu ușurință. Cu toate acestea, există mii de fonturi cu lizibilitate redusă - sunt interesante, frumoase, dar destinate titlurilor și, cel mai probabil, pentru utilizare în publicitate, în design.

Soluție: Dacă scopul prezentării care este creat nu este acela de a produce un „efect wow”, ci de a oferi informații, atunci utilizați numai fonturi tradiționale și familiare tuturor. Pentru text este mai bine să utilizați fonturi serif (sans serif) (Arial, Tahoma, Verdana etc.) Rețineți că fonturile serif (Times și altele) sunt greu de citit de la distanță.

Font Sans serif și font serif. Serifele sunt greu de citit în prezentări, dar bune pentru documente

Cursivele ar trebui folosite, de preferință, pentru o mică bucată de text care trebuie evidențiată sau este mai bine să evidențiați cuvinte și fraze individuale cu caractere aldine. Este mai bine să nu folosiți sublinierea, deoarece textul subliniat din prezentări este perceput de utilizator ca, adică, face dificilă controlul prezentării.

Fonturile decorative pot fi folosite pentru titluri, atâta timp cât textul este lizibil.

Fontul textului corpului ar trebui să fie mai mic decât dimensiunea fontului antet.

• Eroarea 9.Perioade suplimentare și lipsă, spații, paranteze etc. greseli de scriere.

• La sfârșitul titlului nu există punct.
• La sfârșitul propoziției, se pune un punct, apoi un spațiu, apoi propoziția următoare.
• Ghilimelele din textul prezentării ar trebui să fie aceleași - dacă ați ales ghilimele cu hering, folosiți-le doar în prezentare (Tipuri de ghilimele: „”, „”, „”, „„).
• Nu există spațiu după paranteze de deschidere sau ghilimele, textul urmează imediat. Nu există spațiu înainte de ghilimele de închidere sau paranteze; după text, imediat se plasează un ghilimel sau o paranteză. După ghilimele de închidere sau paranteze sau, un punct (dacă sfârșitul propoziției), o virgulă sau un spațiu, apoi se pune textul.

• Trebuie să existe un spațiu între toate cuvintele.
• Toate semnele de punctuație trebuie să fie urmate de un spațiu înainte de începutul textului următor.

• Pe parcursul prezentării, cuvintele cu e ar trebui să includă e sau e.
• Diferite puncte glonț pe pagini diferite.

În primul caz, markerii sunt căpușe, în al doilea caz - pătrate

• Pe parcursul prezentării, listele după fiecare element din listă ar trebui să aibă aceleași semne de punctuație sau deloc. De exemplu, după fiecare articol din listă, puneți un punct și virgulă, la sfârșitul listei - o perioadă.

În primul caz, există un punct după fiecare element din listă, în al doilea caz nu există

• Unele diapozitive au o linie roșie, altele nu. Mai bine să nu folosiți deloc linia roșie în prezentarea dvs.

Aceeași prezentare: diferite dimensiuni de font.
Pe un diapozitiv există, pe de altă parte nu.

Erori legate de utilizarea imaginilor într-o prezentare

• Eroarea 10.Fără alinierea formelor, a textului pentru a glisa marginile sau una pentru cealaltă. Design neglijent.

Obiectele de pe diapozitiv trebuie aliniate. La următoarea diapozitivă, a fost făcută o greșeală: dreptunghiurile identice au distanțe diferite de marginile diapozitivului și unul de celălalt.

Soluție: Pentru a remedia această eroare, trebuie să utilizați funcția de aliniere. Selectați dreptunghiurile necesare (în timp ce țineți apăsat CTRL ) Format — Alinia — Aliniați pentru a glisa (în acest caz, formele vor fi aliniate în raport cu marginile și centrul diapozitivului) sau Aliniați obiectele selectate (în acest caz obiectele vor fi aliniate între ele). După alegerea tipului de aliniere, trebuie să setați parametrii săi (stânga, dreapta, sus sau jos, centru, distribuiți orizontal sau vertical).

• Eroarea 11.Aceleași elemente de pe diapozitiv se deplasează de la diapozitiv la altul.

Următorul exemplu prezintă două diapozitive care au aceleași elemente: un buton pentru a termina prezentarea, o subtitrare Răspuns și un titlu al diapozitivului. Este posibil să observați că aceleași elemente sunt decalate și se află la distanțe diferite de marginile diapozitivului. Nu ar trebui să fie.

Soluție: Pentru a evita această eroare, trebuie să creați primul slide, așezați elementele necesare pe el. Atunci poti:

• copiați un diapozitiv (dacă ambele diapozitive au aceeași sarcină, ca în exemplul luat în considerare), apoi schimbați fiecare diapozitiv nou, lăsând aceleași elemente în locurile lor;
• sau creați un al doilea diapozitiv, apoi selectați obiectul dorit pe primul diapozitiv, copiați-l și apoi lipiți-l pe al doilea diapozitiv. Obiectul va fi lipit la aceeași distanță de marginile diapozitivului, adică nu se va schimba. Trebuie să faceți același lucru cu alte obiecte.
• Eroarea 12.Distorsiunea proporțiilor imaginilor. Folosind imagini de diferite stiluri pe un singur diapozitiv (fotografii și desen, imagine cu cadru și fără cadru, cu fundal și fără fundal).

Pictura este „aplatizată”.

Imagini de diferite înălțimi. Cadrul alb nu a fost eliminat din imaginea din dreapta (ați fi putut alege albul ca fundal al prezentării, atunci cadrul alb nu ar fi fost vizibil).

Soluție: Trebuie să redimensionați imaginea trăgând de mânerele situate în colțurile imaginii; nu puteți redimensiona folosind mânerele de pe părțile laterale ale imaginii.

• Eroarea 13.Cadrele imaginilor nu se potrivesc cu tema sau stilul prezentării.

Soluție: Un cadru mic în jurul imaginii creează un efect îngrijit, imaginea cu cadrul are un aspect terminat. Dar nu utilizați cadre „funerare” ca în prima imagine din următorul exemplu de diapozitive. De asemenea, nu trebuie să utilizați efectele reflexiei imaginii, care interferează cu percepția informațiilor de pe diapozitiv.

• Eroarea 14.Imaginea este „înghesuită într-un colț”.

Soluție: nu așezați imaginea pe marginea diapozitivului sau în colț. Indentați de la marginile diapozitivului la imagine (la fel ca atunci când plasați text). Dacă trebuie să introduceți o imagine în colțul unei diapozitive, atunci este mai bine să indentați aceeași distanță față de verticală și de marginile orizontale. De asemenea, încercați să nu plasați imaginea în centrul diapozitivului dacă există text pe diapozitiv.

Dacă imaginea este un portret al unei persoane, atunci este mai bine să o poziționați astfel încât privirea să fie îndreptată către text, dar nu spre marginea diapozitivului. Aceasta va oferi diapozitivului un aspect terminat.

• Greşeală 15. Plasarea mai multor imagini pe un diapozitiv în așa fel încât să fie dificil de văzut. Plasarea a două sau chiar 10 imagini pe un diapozitiv este acceptabilă dacă nu contrazice logica prezentării: de exemplu, dacă imaginile sunt mărite atunci când sunt făcute clic sau acestea sunt imagini cu butoane. Cu toate acestea, dacă imaginea este conținutul principal al diapozitivului, lucrarea se desfășoară odată cu aceasta și aceasta este cea care transportă încărcătura de informații, ar trebui să fie mare.

Soluție: Dacă imaginea este conținutul principal al diapozitivului, introduceți o imagine pentru fiecare diapozitiv. Dacă trebuie să utilizați mai multe imagini, creați mai multe diapozitive. Sau introduceți mai multe imagini pe un singur diapozitiv, dar în așa fel încât atunci când faceți clic pe imagine, imaginea să se deschidă pe ecran complet.

Alte greșeli în prezentări

• Eroarea 16.Butoanele și butoanele de hyperlink nu funcționează. Uneori poate apărea o situație când nu puteți utiliza butonul de hyperlink în modul de vizualizare prezentare - este inactiv. Acest lucru se poate întâmpla pur și simplu din cauza neatenției autorului prezentării - link-ul a fost uitat să fie configurat. Dar este, de asemenea, posibil ca butonul cu link-ul (stratul inferior) să fie suprapus de stratul superior - o altă imagine sau text și, prin urmare, să nu funcționeze. Acest lucru poate fi văzut atunci când cursorul mouse-ului nu devine o mână cu un deget (ca un hyperlink) în centrul butonului, ci se schimbă în jurul marginilor butonului.

Soluție: În primul caz, trebuie doar să verificați toate linkurile și toate butoanele de prezentare. În cazuri deosebit de critice, testați prezentarea pe alte computere.

Pentru a rezolva problema cu suprapunerea butonului de alte obiecte, este suficient să mutați obiectul care interferează pe fundal. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe imagine și selectați Mișcare înapoi... Butonul va funcționa acum.

• Eroarea 17.Sursele surselor de imagini și texte nu sunt indicate. Este o formă proastă să folosești opera altcuiva și să nu indici autorul.

Soluție: ne-am pregătit pe acest subiect. Peste 80% dintre autorii materialelor de pe site indică surse de informații incorect și nu știu despre acestea.

• Eroarea 18. Animație excesivă atunci când animația interferează cu prezentarea. Când adăugați animație prezentării dvs., trebuie să respectați principiul minimalismului. Animația nu trebuie să interfereze cu citirea textului, să fie colorată.

Soluție: nu alegeți animația pâlpâitoare sau rotația rapidă. Toate acestea sunt obositoare, enervante și provoacă o mare presiune asupra vederii și a sistemului nervos. Animația superfluă este inutilă. Este mai bine să nu însoțiți schimbarea diapozitivelor cu efecte sonore și animație activă. Trebuie să vă gândiți la ce efecte vor apărea automat și care vor apărea pe clic. Dacă toată animația poate fi făcută clic, va dura mult timp și o prezentare enervantă.

• Eroarea 19. Tranziția diapozitivului este configurată incorect, tranziția cu un clic de mouse sau de pe tastatură nu este dezactivată. De exemplu, într-un joc de prezentare, utilizatorul a ratat butonul pentru afișarea răspunsului corect și a ajuns la următoarea întrebare, ocolind meniul jocului. Utilizatorul nu știe unde să meargă mai departe și, uneori, pur și simplu nu înțelege ce s-a întâmplat.

Soluție: Când creați o prezentare interactivă care conține, trebuie să dezactivați tranziția între diapozitive făcând clic cu mouse-ul și folosind tastatura. Mulți aleg doar Tranziții - Modificări de diapozitive și debifați caseta La clic... Această metodă evită schimbarea diapozitivelor la clic, dar rămâne posibilitatea de a răsfoi diapozitivele folosind săgețile, bara de spațiu de pe tastatură și roata mouse-ului.

Există un mod mai fiabil - Afișați prezentarea automat... ... Dar când îl utilizați, trebuie să vă amintiți că fiecare diapozitiv trebuie să aibă neapărat un buton de hyperlink pentru a merge la un alt diapozitiv. În caz contrar, previzualizarea diapozitivelor poate fi dezactivată numai terminând prezentarea.

Am încercat să descriem principalele greșeli în crearea prezentărilor și sperăm că acest lucru ne va ajuta pe toți să le evităm în viitor.

Ce greșeli știi? Puteți spune în comentariile articolului.

Majoritatea sarcinilor de birou sunt rezolvate pe un computer în mediul MS Office, în principal în Word, Excel, Outlook și PowerPoint. Un minim de cunoștințe este suficient pentru a lucra cu aceste aplicații, dar în multe situații, tehnici suplimentare vă pot economisi mult timp și efort. Vom lua în considerare câteva dintre modalitățile de îmbunătățire a eficienței muncii în programele de mai sus în acest articol.

MS Word

Mutați rapid textul în sus și în jos

Acesta este cel mai rapid mod de a muta textul fără a utiliza mouse-ul. Textul este deplasat cu săgețile sus și jos în timp ce țineți apăsate tastele Shift și Alt. Nu este necesar să selectați textul înainte de a vă deplasa - se va întâmpla automat și fiecare apăsare a săgeții sus sau jos va muta textul cu un paragraf în sus sau cu un paragraf în jos. Această metodă este eficientă nu numai la mutarea paragrafelor, ci și la mutarea rândurilor dintr-un tabel.

Eliminați linkurile dintr-un document

Dacă există link-uri în documentul pe care l-ați creat și trebuie să le faceți inactive, atunci puteți selecta fiecare link, selectați comanda Insert \u003d\u003e Hyperlinkși faceți clic pe buton Eliminați linkul... Acesta este un proces foarte lung și laborios. Există o modalitate mai rapidă de a rezolva problema: selectați întregul document cu comanda Edit \u003d\u003e Select All și faceți clic pe comanda rapidă de la tastatură Ctrl + Shift + F9 - linkurile vor fi eliminate și toate celelalte opțiuni de formatare a documentelor vor fi păstrate.

Despre text, casete de text și forme automate

Când trebuie să scrieți o inscripție, mulți oameni creează mai întâi un bloc de inscripționare și apoi introduc textul în ea. Puteți obține același rezultat selectând textul care a fost deja tastat și apoi făcând clic pe bara de instrumente Pictura buton pentru crearea unei inscripții - textul se va deplasa în interiorul inscripției.

Puteți, de asemenea, să inserați text în forme automate (cu excepția liniilor, poliliniei etc.) - de regulă, acest lucru se face în mai multe etape: creați o formă automată, selectați-o, faceți clic pe butonul pentru crearea unei inscripții și introduceți textul. Există, de asemenea, o opțiune alternativă: desenați forma automată dorită, faceți clic dreapta pe ea, selectați elementul Adaugă text și introduceți textul.

Poate în timpul lucrului vă veți răzgândi și veți decide că textul trebuie scos din etichetă sau din forma automată. Pentru a face acest lucru, nu este deloc necesar să îl tăiați în clipboard și apoi să-l lipiți. Puteți selecta o inscripție (sau o formă automată) și faceți clic dreapta pe ea în timp ce țineți apăsată tasta Ctrl - textul va apărea în cel mai apropiat câmp de text.

Iluminare automată

În mod implicit în panou Pictura butonul lipsă Iluminat; nu există nicio comandă corespunzătoare în meniul contextual, care este apelată atunci când butonul din dreapta al mouse-ului este apăsat pe forma automată.

Cu toate acestea, este posibil să schimbați iluminarea AutoShape. Pentru a face acest lucru, adăugați la panou Pictura buton Iluminatapelând comanda Service \u003d\u003e Setări \u003d\u003e Comenzialegând din listă Categorii paragraf Pictura și trăgând butonul corespunzător de la fereastră Comenzi(fig. 1). Este ușor de utilizat butonul - selectați forma automată, faceți clic pe buton Iluminat și reglați iluminarea după cum este necesar (fig. 2).

Figura: 1. Adăugarea butonului Iluminare la bara de instrumente Desen

Figura: 2. Configurarea iluminării formei automate

Cratimare

Pentru a evita liniile prea rare în documentul dvs., se recomandă să activați cratima automată. Pentru aceasta în meniu Serviciu alege echipa Limbă \u003d\u003e Cratimare și bifați caseta de lângă opțiunea corespunzătoare (Fig. 3). Rețineți că Word tinde întotdeauna să împartă cuvinte în locul cratimei. În unele cazuri, este de dorit să se evite un astfel de decalaj (de exemplu, 10 la sută, primul număr, 234-345 etc.). Pentru a face acest lucru, în loc de cratima obișnuită, utilizați cratima care nu se rupe apăsând combinația de taste Ctrl + Shift + Cratimă.

Figura: 3. Setarea cratimării automate

În același timp, este foarte posibil ca cratima să nu fie necesară într-o parte a documentului, în special în titluri. Pentru a dezactiva cratima într-un număr de paragrafe, selectați-le, utilizați comanda Format \u003d\u003e Paragraf \u003d\u003e Poziție pe pagină și bifați caseta de lângă opțiunea corespunzătoare (Fig. 4).

Trebuie admis că unele cuvinte Word nu știu cum să transfere corect. În aceste cuvinte, în poziția în care puteți efectua transferul, ar trebui să inserați un caracter de transfer ușor apăsând tastele Ctrl + Cratimă... Acest transfer va avea prioritate față de transferurile inserate automat.

Text indexat

Dacă documentul dvs. conține variabile cu indici tastați direct în text și în formule create utilizând editorul de formule MS Equation, atunci în mod implicit vor arăta diferit (diferite dimensiuni de variabile și indici și diferite niveluri ale aranjamentului lor pe o linie), ceea ce strică semnificativ apariția documentului (fig. 5).

Figura: 5. Text cu un index (prima opțiune este tastată în Word, a doua în ecuația MS)

Puteți obține o identitate aproape completă a aspectului variabilelor cu indici modificând o serie de caracteristici ale variabilelor tastate manual. Pentru a face acest lucru, tastați întregul text în Times New Roman, dimensiunea 12, și variabilele suplimentar cu caractere italice. De asemenea, mutați variabilele în jos cu 1,5 pixeli, iar indicii în jos cu 3 pixeli cu Format \u003d\u003e Font \u003d\u003e Spațiereprin alegerea în teren Părtinire opțiune Josși indicând dimensiunea decalajului (Fig. 6).

Figura: 6. Setarea offsetului

De asemenea, asigurați-vă că dimensiunea este selectată în editorul de formule Ca de obicei (comanda Dimensiune \u003d\u003e Regular) și faceți să se potrivească 12 pixeli (comandă Dimensiune \u003d\u003e Determinați- Fig. 7).

Figura: 7. Corectarea dimensiunilor fontului obișnuit

Pauze în mese

Când lucrați cu tabele cu mai multe pagini, se întâmplă uneori ca tabelul să se rupă nu la sfârșitul foii, ci mult mai devreme, lăsând doar două treimi sau chiar o treime din pagină umplută (aceasta depinde de lățimea rândului de tabel special pe care are loc pauza). Liniile ulterioare ale tabelului sunt transferate la pagina următoare, deși s-ar putea potrivi cu cea anterioară (Fig. 8). Acest lucru se întâmplă adesea atunci când umpleți celulele tabelului prin copiere obișnuită, când, împreună cu datele, sunt copiate și formatele lor.

Figura: 8. Un exemplu de tabel în care întreruperea liniei nu ajunge la sfârșitul foii

Motivul acestui fenomen este că setările de paragraf au fost încălcate în textul din celulele tabelului. Pentru a schimba situația, selectați tabelul, deschideți meniul Format comanda Paragraf \u003d\u003e Poziție pe pagină și eliminați casetele de selectare Nu sparge un paragraf, Nu te rupe de următorul și Dintr-o pagină nouă (fig. 9) - tabelul va reveni la forma sa obișnuită.

Figura: 9. Modificarea parametrilor de paragraf

Data în document

Majoritatea documentelor ar trebui să conțină data creării lor; nu este neobișnuit să creați sau să actualizați zilnic documente de același tip. Prin urmare, este foarte convenabil să utilizați inserarea automată a datei: apăsați combinația de taste Alt + Shift + D, iar data curentă, care este actualizată de fiecare dată când este deschis documentul, este inserată în poziția cursorului. Dar această metodă nu este întotdeauna potrivită, deoarece data este inserată în formatul tradițional dd.mm.gggg... Dacă acest format nu vi se potrivește, atunci utilizați comanda Insert \u003d\u003e Field, în lista câmpurilor, selectați câmpul Datași specificați formatul de dată necesar (fig. 10).

Figura: 10. Selectarea formatului de dată

Dacă niciunul dintre formatele de dată nu vi se potrivește, de exemplu, aveți nevoie de data din prima linie a documentului și de ziua săptămânii în a doua (ca în Fig. 11), atunci va trebui să găsiți un format de dată mai mult sau mai puțin similar și să îl editați. În acest exemplu, nu există dificultăți cu data tipărită în rândul de sus al tabelului, deoarece un astfel de format se află în lista formatelor, iar problema este să inserați ziua săptămânii - acesta este formatul câmpului Data nu exista. Pentru a edita formatul, deschideți meniul Introducecomanda Camp, în lista de câmpuri, specificați câmpul Data și selectați formatul de dată original în care apare ziua dorită a săptămânii (Fig. 12). Faceți clic pe buton Coduri de câmpși editați formatul de dată în câmp Coduri de câmpprin eliminarea părții inutile a formatului (fig. 13). Finalizați operațiunea făcând clic pe buton O.K, - după aceea, de fiecare dată când este deschis documentul, va fi tipărită ziua curentă a săptămânii.

Figura: 11. Document cu câmpul de dată modificat

Figura: 12. Selectarea formatului de dată original pentru editare

Figura: 13. Format data după editare

Căutare documente

Documentele necesare pot fi căutate nu numai în mod obișnuit, adică folosind comanda Start \u003d\u003e Găsire \u003d\u003e Fișiere și foldere, dar și direct în Word atunci când deschideți documente și când căutați în Word, vă puteți baza pe proprietățile specifice ale documentelor (numele documentului, autorul, subiectul, cuvintele cheie, dimensiunea fișierului, data ultimei actualizări etc.) sau pe cuvintele găsite în text.

Pentru a căuta documente după un cuvânt din text, selectați comanda Fișier \u003d\u003e Deschidere și faceți clic pe buton Service \u003d\u003e Find \u003d\u003e Normal... Introduceți un cuvânt de căutare, definiți zona de căutare (Fig. 14), tipurile de fișiere care vă interesează (Fig. 15) și faceți clic pe buton A găsi (fig. 16).

Figura: 14. Determinarea zonei de căutare

Figura: 15. Determinarea tipului de fișier

Figura: 16. Rezultatul unei căutări de documente cu cuvântul „Internet” în text sau în titlu

Pentru a căuta documente după proprietățile lor, selectați comanda Fișier \u003d\u003e Deschidereși faceți clic pe buton Service \u003d\u003e Find \u003d\u003e Advanced... Să presupunem că nu numai documentele dvs. personale se află pe computer, ci și fișiere ale altor autori cu care lucrați la un proiect comun. În acest caz, în teren Proprietate specificați opțiunea Autor, în câmp Condiție - opțiune Conține (acest lucru este mai fiabil, deoarece într-un caz autorul poate introduce doar numele de familie, în celălalt nume și prenume etc.), în câmp Valoare introduceți numele de familie al autorului și faceți clic pe buton A găsi(fig. 17).

Figura: 17. Căutați toate documentele unui autor specific

Cu toate acestea, trebuie avut în vedere faptul că căutarea documentelor după proprietățile lor specifice are sens numai dacă aceste proprietăți sunt indicate de toți autorii documentelor - opțiunea de a le completa în mod implicit, din păcate, nu va oferi rezultatul dorit. Puteți specifica proprietăți separat pentru fiecare document folosind comanda Fișier \u003d\u003e Proprietăți \u003d\u003e Document (fig. 18). Cu toate acestea, este puțin probabil ca niciunul dintre autori să nu uite să facă acest lucru în niciun document, deci este mai bine să permiteți completarea obligatorie a proprietăților cheie ale documentului atunci când este salvat pentru prima dată. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda Serviciu \u003d\u003e Opțiuni \u003d\u003e Salvare și bifați caseta Sugerează completarea proprietăților documentului (fig. 19).

Figura: 18. Completarea proprietăților documentului

Figura: 19. Setarea păstrării obligatorii a proprietăților cheie ale documentului

Puteți căuta documente până la data creării lor și puteți specifica nu numai date specifice, ci și intervalele acestora sau o listă, care se efectuează atunci când utilizați jetoane ȘI sau SAU... Pentru a găsi toate documentele, de exemplu pentru 2003, în teren Proprietate specificați opțiunea Data creării, în câmp Condiție- opțiune Nu mai devreme, în câmp Valoare introduceți data 1 ianuarie 2003și faceți clic pe buton Adauga la... Apoi specificați din nou în câmp Proprietate opțiune data creării, în câmp Condiție - opțiune Nu mai târziu, în câmp Valoare introduceți data 1 ianuarie 2004, faceți clic pe buton Adauga lași apoi prin buton A găsi - toate documentele pentru 2003 vor fi găsite (Fig. 20).

Figura: 20. Configurarea căutării documentelor create într-o anumită perioadă

MS Excel

Atribuiți o culoare filelor de foi

Etichetele foilor pot fi multicolore, acest lucru este convenabil în cărțile cu un număr mare de foi - atunci culoarea, împreună cu titlul, vor fi responsabile pentru tipul de informații de pe foi. Pentru a atribui o anumită culoare fișelor individuale, selectați-le, faceți clic dreapta, alegeți Culoarea etichetei și definiți culoarea dorită.

Introducerea rapidă a coloanelor și rândurilor

Pentru a adăuga un rând sau o coloană la un tabel, nu este deloc necesar, selectând coloana sau rândul înaintea căruia trebuie să inserați, accesați meniul contextual și selectați comanda Adăugați celule... Puteți apăsa combinația de taste Ctrl + Shift simultan cu semnul „+” de pe tastatura numerică - rezultatul va fi același.

Mutanți de coloană

În mod implicit, coloanele din Excel sunt desemnate prin litere din alfabetul latin, iar rândurile prin numere. Dacă, după ce ați deschis încă o dată tabelul, constatați că coloanele sunt numerotate la fel ca rândurile (Fig. 21), nu vă alarmați - aceasta nu este o acțiune de virus. Folosiți comanda Serviciu \u003d\u003e Opțiuni \u003d\u003e Generalși debifați caseta Stil de legătură R1C1 (fig. 22) - totul va cădea la locul său.

Figura: 21. Tabel cu coloane numerotate

Figura: 22. Reveniți la denumirile standard ale coloanelor

Accelerarea tipăririi

Dacă trebuie să imprimați un număr mare de tabele și sunteți limitat în timp, atunci când imprimați pe o imprimantă alb-negru, puteți accelera procesul abandonând culoarea (imprimarea alb-negru). Pe imprimantele alb-negru, culorile sunt afișate ca nuanțe de gri și durează ceva timp pentru a se potrivi cu nuanța unei anumite culori. Când imprimați în alb și negru, textul colorat și marginile sunt afișate în negru în loc de nuanțe de gri, ceea ce economisește timp. Pentru a seta tipărirea alb-negru, deschideți meniul Fişiercomanda Opțiuni pagină \u003d\u003e Foaie iar în grup Tipărire bifeaza casuta Alb-negru (fig. 23).

Figura: 23. Setarea tipăririi în modul alb-negru

În plus, puteți imprima fără linii de grilă - în acest caz, foile mari se imprimă mai repede. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda Fișier \u003d\u003e Configurare pagină \u003d\u003e Foaie și debifează Grilă (fig. 24).

Figura: 24. Refuzul de a imprima o grilă

Introducerea numerelor fracționate

În mod implicit, în Excel, numerele fracționare sunt introduse în conformitate cu modul în care este setat în setările Windows: Panou de control \u003d\u003e Limbă și standarde \u003d\u003e Numere... Cu alte cuvinte, dacă o virgulă este destinată introducerii numerelor fracționate în Windows, atunci în Excel acestea vor fi introduse separate prin virgule. Cu toate acestea, în practică se poate dovedi a fi diferit. De exemplu, pe computerele care au un număr mare de utilizatori, în special în instituțiile de învățământ, unde setările programului se schimbă în modul cel mai imprevizibil. Dacă, atunci când introduceți un număr fracțional separat prin virgulă, vedeți un număr separat de puncte pe ecran și ați verificat deja dacă setările Windows presupun o intrare separată prin virgulă, utilizați comanda Service \\ Options \\ International și evidențiați caseta de selectare Utilizați separatoare de sistem (fig. 25).

Figura: 25. Reveniți la separatoarele de sistem

Reprezentare

Când finalizați aspectul unui tabel și pregătiți-l pentru tipărire, este adesea necesar să schimbați în mod repetat caracteristicile formatării și tipăririi. De obicei, în astfel de cazuri, foile sunt copiate, iar particularitățile afișării lor pe ecran și la imprimare sunt modificate. Cu toate acestea, este mai convenabil să creați diferite vizualizări ale foilor care vă permit să vizualizați date în moduri diferite și nu necesită crearea de foi separate.

Înainte de a crea o vizualizare, cartea trebuie să fie complet configurată: trebuie să i se dea aspectul necesar și să fie setați toți parametrii de imprimare necesari. Când opțiunile de imprimare sunt introduse în vizualizare, aceasta va include automat anumite zone de imprimare ale fiecărei coli sau întreaga coală dacă nu este definită o zonă de imprimare pentru aceasta.

Pentru a crea o vizualizare meniu Vedere alege echipa Reprezentare, apasa butonul Adauga la iar pe teren Nume introduceți numele vizualizării (fig. 26). În acest caz, este mai bine să includeți în numele vizualizării numele foii active pentru a facilita căutarea vizualizării dorite ulterior.

Figura: 26. Creați o vizualizare

Pentru a reveni la una dintre vizualizările create anterior, dacă, de exemplu, trebuie să imprimați o foaie, utilizați comanda Vizualizare \u003d\u003e Vizualizăriiar pe teren Tipuriselectați vizualizarea pentru imprimare (fig. 27), apoi apăsați butonul aplica și faceți clic pe buton Tipărire- foaia va fi tipărită alb-negru.

Figura: 27. Selectarea vederii dorite

Subtotaluri

Destul de des, trebuie să vă ocupați de liste mari care conțin valori de celule multiple pentru care trebuie să cunoașteți subtotalurile. Excel poate calcula automat atât totalele subtotale, cât și totalurile mari din orice listă. De obicei, pentru aceasta, ei sortează mai întâi după comandă Date \u003d\u003e Sortare (pentru a grupa liniile după care trebuie să rezumați), apoi calculați totalurile mari, apoi introduceți liniile pentru subtotale și calculați-le (Fig. 28).

Figura: 28. Calculul subtotalurilor

Cu o dimensiune semnificativă a tabelului și un număr mare de zone pentru care trebuie calculate subtotaluri, acest proces va dura mult timp. Pentru a accelera lucrarea, puteți selecta mai întâi o listă unică, pentru fiecare dintre valorile cărora trebuie să determinați subtotalul și numai apoi să calculați singuri totalurile. Pentru a crea o listă unică, selectați coloana sau rândul necesar și utilizați comanda Date \u003d\u003e Filtru \u003d\u003e Filtru avansat... Setați comutatorul de grup Tratamentpentru poziționare, specificați gama de celule în care doriți să plasați rezultatul și activați opțiunea Numai înregistrări unice (fig. 29, 30). Ca urmare a unei astfel de filtrări, toate obiectele unice din lista inițială vor apărea în zona specificată a tabelului.

Figura: 29. Fereastra de comandă a filtrului avansat

Figura: 30. Rezultatul creării unei liste unice

Apoi utilizați funcția SUMIF (interval, criteriu, sum_range)care însumează celulele care îndeplinesc un criteriu specific. Gama este gama de celule care sunt verificate în raport cu criteriul; criteriu - un criteriu sub forma unui număr, expresie sau text care determină celulele de adăugat; interval de însumare - celule însumate (Fig. 31).

Figura: 31. Calculul subtotalurilor pentru fiecare dintre valorile listei unice

Eliminarea liniilor duplicat

Imaginați-vă că aveți un tabel-director telefonic (dicționar etc.), format din două coloane și un număr mare de rânduri. În prima coloană, de exemplu, sunt introduse numele clienților, iar în a doua - telefoanele lor, în timp ce liniile pot fi repetate (Fig. 32). Provocarea este de a elimina toate liniile duplicate. Prima opțiune care îmi vine în minte este de a sorta tabelul după prima coloană cu comanda Date \u003d\u003e Sortare și eliminați manual liniile duplicate.

Figura: 32. Tabelul sursă

Dacă masa este foarte mare, puteți obține același rezultat într-un mod mai rapid, deși mai complex. Mai întâi, selectați o listă unică de telefoane folosind comanda Date \u003d\u003e Filtru \u003d\u003e Filtru avansatprin setarea comutatorului de grup Tratament în poziție Copiați rezultatul într-o altă locațieprin specificarea intervalului de celule în care ar trebui plasat rezultatul și activarea opțiunii Numai înregistrări unice (fig. 33).

Figura: 33. Rezultatul creării unei liste unice de telefoane

Acum trebuie să utilizați funcția VLOOKUP (valoare_cercare; tabel; număr_coloană; valoare Adevărat sau Fals), unde valoarea de căutare este valoarea care se găsește în prima coloană a tabelului; tabel - un tabel cu informații în care se caută datele; numărul coloanei - numărul coloanei din tabelul de informații în care ar trebui găsită valoarea corespunzătoare. Având în vedere că funcția funcționează în așa fel încât căutarea valorii dorite este posibilă numai în prima coloană, va trebui să schimbați coloanele "NUMELE COMPLET" și "Telefon", apoi în coloana D introduceți formula cu funcția VLOOKUP (Fig. 34). Folosind această formulă, programul va lua următoarea valoare din coloana C, o va căuta în coloana A și apoi va returna valoarea din coloana B situată în rândul găsit. După aceea, rămâne să faceți o copie a coloanei D folosind paste speciale, astfel încât celulele să nu fie formule, ci valori (comandă Paste \u003d\u003e Paste Special \u003d\u003e Valori - Fig. 35) și ștergeți coloanele A, B și D care nu mai sunt necesare.

Figura: 34. Rezultatul calculelor prin funcția VLOOKUP

Figura: 35. Aspectul tabelului după aplicarea pastei speciale

MS PowerPoint

Diapozitive din fișiere

Când pregătiți o prezentare, puteți utiliza documente Word pre-create și diapozitive din alte prezentări.

În primul caz, dacă vorbim despre crearea unei noi prezentări, deschideți un document Word și aplicați comanda File \u003d\u003e Send \u003d\u003e Microsoft PowerPoint - ca rezultat, se va crea o nouă prezentare cu text din fișier. Dacă trebuie să inserați text dintr-un document Word într-o prezentare existentă, deschideți prezentarea în PowerPoint și faceți clic pe fila Structura (fig. 36). Specificați pictograma de diapozitiv în spatele căreia ar trebui să apară un nou diapozitiv cu text. În meniu Introduce alege echipa Diapozitive din structură și specificați documentul necesar. Rețineți că textul care este inserat în prezentare este generat pe baza stilului titlurilor documentului și puteți utiliza numai texte din fișiere în formatele * .doc, * .rtf sau * .txt.

Figura: 36. Fila Structură

Dacă trebuie să inserați un diapozitiv dintr-o altă prezentare într-o prezentare deschisă, atunci din meniul Inserare, selectați comanda Diapozitive din fișiere, specificați prezentarea și diapozitivul introdus (fig. 37) și faceți clic pe buton Pastă... Dacă ați inserat toate diapozitivele, faceți clic pe buton Lipiți toate.

Figura: 37. Selectarea diapozitivului de inserat

Numerotarea complexă

Numerotarea paginilor în diapozitive se face prin inserarea numărului paginii în subsol cu \u200b\u200bcomanda Vizualizare \u003d\u003e Anteturi și subsoluricare deschide fereastra Antet și subsol, unde trebuie să activați caseta de selectare subsol (fig. 38) și faceți clic pe buton Aplica la toate... Rețineți că diapozitivele ascunse contează în continuare pentru numerotare. Pentru a evita acest lucru, puteți pune toate diapozitivele ascunse la sfârșitul prezentării - și apoi toate diapozitivele afișate vor fi numerotate în ordine.

Figura: 38. Introducerea unui subsol

Bineînțeles, paginile de diapozitive sunt numerotate în ordine. Dacă trebuie să începeți din nou paginarea în diferite locuri ale aceleiași prezentări (acest lucru poate fi necesar dacă prezentarea dvs. este încă în curs de dezvoltare și reprezintă mai multe serii separate de diapozitive), atunci, din păcate, nu puteți face acest lucru într-o singură prezentare ... Pentru a rezolva problema, va trebui să creați prezentări diferite pentru fiecare serie de diapozitive și să le legați împreună cu hyperlinkuri.

Șablon de prezentare

Dacă prezentările sunt ținute frecvent, este recomandabil să petreceți timpul pregătind cu atenție un șablon de prezentare non-standard - astăzi acest lucru nu este mai puțin relevant decât, de exemplu, antetul pentru scrisorile de afaceri. Sigla organizației etc. sunt salvate în șablon. elemente care se vor reda automat pe toate diapozitivele create în prezentare. În plus, șablonul determină formatul, dimensiunea și poziția relativă a obiectelor, fonturile utilizate, fundalul și alți parametri de proiectare pentru elementele de prezentare.

Dezvoltarea șablonului începe cu crearea unei noi prezentări folosind echipa Fișier \u003d\u003e Nou... Apoi selectați un șablon de proiectare pentru diapozitivul dvs. din lista de șabloane implicite. Înainte de a schimba șablonul de proiectare în conformitate cu planul dorit, în meniu Vederealege echipa Master \u003d\u003e Slide Master... În diapozitivul principal, faceți modificările pe care doriți să le reflectați în fiecare nouă prezentare pe care o creați. În primul rând, schimbați designul și configurați fonturile (Fig. 39), în pasul următor, introduceți sigla (Fig. 40) și după ce toate modificările sunt finalizate pe bara de instrumente Probăfaceți clic pe buton Închideți vizualizarea vrăjitorului.

Figura: 39. Rezultatul personalizării elementelor principale ale șablonului de prezentare

Figura: 40. Aspectul diapozitivului după introducerea siglei

Salvați prezentarea ca șablon cu ajutorul comenzii Fișier \u003d\u003e Salvare ca, specificați opțiunea ca tip de fișier Șablon de prezentare și introduceți numele șablonului (fig. 41).

Figura: 41. Salvarea șablonului de prezentare

Pentru a utiliza șablonul la crearea prezentării, faceți clic pe buton Constructor de diapozitive, apasa pe link Prezentare generală în colțul din dreapta jos al diapozitivului și indicați spre șablonul de prezentare creat.

Șablonul pe care îl creați poate fi adăugat la lista șabloanelor din Expertul conținut automat. Pentru aceasta în meniu Fişier alege echipa Creeaza o... În regiunea Creeaza o apasa pe link Din Expertul conținut automat, apasa butonul Mai departe... Apoi selectați categoria în care să plasați șablonul, faceți clic pe buton Adauga la și specificați șablonul de prezentare adăugat (fig. 42).

Figura: 42. Rezultatul adăugării unui șablon la lista asistentului de conținut automat

Mai multe opțiuni de proiectare într-o singură prezentare

Există mai multe șabloane pe care le puteți utiliza pentru a proiecta diapozitive individuale în prezentare. Pentru aceasta, selectați diapozitive specifice, faceți clic dreapta pe șablonul dorit și selectați opțiunea Aplicați la diapozitivele selectate... Dacă această comandă nu este disponibilă, utilizați comanda Serviciu \u003d\u003e Opțiuni \u003d\u003e Editare și în zonă Dezactivarea funcțiilor noi debifați caseta Mai multe mostre (fig. 43).

Dacă utilizați șabloanele pe care le-ați creat pentru a proiecta diapozitivele de prezentare și nu șabloanele implicite, atunci un nou șablon pentru un anumit diapozitiv va fi instalat automat atunci când faceți clic pe linkul Răsfoire și selectați un șablon de prezentare creat anterior, cu excepția cazului în care, desigur, ați stabilit interzicerea utilizării diferitelor opțiuni de proiectare

Figura: 44. Configurarea verificatorului ortografic automat

Utilizarea unui fișier de date pentru exportul contactelor

Toate mesajele create, întâlnirile, sarcinile și intrările din jurnal sunt salvate într-un fișier de date de pe computerul local. Acest fișier de date se numește fișier de foldere personale și are extensia PST. Când reinstalați sistemul, acest fișier poate fi salvat cu ușurință într-un folder separat de pe hard disk sau pe un CD și apoi reconectat.

În plus, un fișier .pst vă permite să accesați sau să partajați informații precum contacte de pe alt computer. Tot ce trebuie să faceți este să exportați datele într-un fișier PST utilizând Expertul de import și export. Deschideți în meniu Fişier comanda Import si export, selectați opțiunea ca acțiune Exportați în fișier, și în fereastra următoare, indicați că doriți să creați un fișier PST (Fig. 45). Apoi selectați un folder Contacte și definiți caracteristicile salvării fișierului (Fig. 46). Faceți clic pe buton Terminat, iar apoi contactele dvs. vor fi salvate în folderul pe care l-ați specificat pe disc, care va fi ușor de conectat pe un alt computer utilizând același Expert de import și export. Conectarea unui fișier PST cu contacte nu diferă de conectarea unui fișier PST obișnuit. Pentru a nu uita locația fișierului, cel mai bine este să-l adăugați imediat la lista de fișiere de date Outlook. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda Fișier \u003d\u003e Procesare fișier date, faceți clic pe buton Adauga la și indicați spre fișierul PST generat. Ca urmare, în lista fișierelor de date, pe lângă folderele personale, va apărea și fișierul cu contacte pe care le-ați creat (Fig. 47).

Figura: 45. Determinarea tipului de fișier care trebuie creat

Figura: 46. \u200b\u200bDefinirea condițiilor pentru fișierul salvat

Figura: 47. Fișiere de date Outlook

Planificarea timpului de lucru

Rezultatul final depinde de cât de bine este planificată lucrarea. Outlook ajută la organizarea listei de sarcini într-o oarecare măsură, dar amintește doar că a sosit momentul să începem să îndeplinim una sau alta sarcină, că este deja depășită; în plus, Outlook poate reatribui sarcina unui alt angajat și vă permite să controlați executarea acestuia. Și, în general, epuizează capabilitățile Outlook în ceea ce privește procesarea sarcinilor.

Cu toate acestea, este foarte important nu doar să conturați o serie de sarcini, ci și să le planificați astfel încât să se poată face totul la timp și ca planificarea să fie automatizată cât mai mult posibil. Trebuie să știți când veți finaliza o sarcină specifică, dacă este posibil, în principiu, să o finalizați până la termenul limită și când este mai bine să începeți sarcina pentru a o finaliza.

Este o idee bună să puteți evalua în avans cât de realist este planul dvs. (presupunând specificul săptămânii dvs. de lucru, pauzele de prânz, programările etc.). În plus, sarcinile ar trebui să meargă automat în calendar, iar starea calendarului să se actualizeze automat pe măsură ce sarcinile sunt reprogramate. Toate acestea pot fi realizate de pluginul pentru Microsoft Outlook 2002 / XP Taskline ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) de la ResultsWare Limited, care este un manager de sarcini convenabil și ușor de utilizat, care vă permite să vă creați în mod optim programul.

Înainte de a utiliza pluginul, trebuie să îl configurați în conformitate cu specificul zilei de lucru. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe buton Linia de sarcini, accesați fila Săptămâna de lucru și indicați zilele lucrătoare ale săptămânii, începutul și sfârșitul zilei de lucru și toate pauzele disponibile (prânz, pauză tehnică etc.) - fig. 48.

Figura: 48. Elaborarea unui program de lucru

Apoi descrieți sarcinile viitoare pentru zilele următoare. Vă rugăm să rețineți că o fereastră suplimentară va apărea în fereastra de creare a sarcinilor după instalarea pluginului Linia de sarcini, pe care trebuie să indicați durata estimată a lucrării și, dacă lucrarea a început deja, atunci timpul petrecut pentru aceasta și procentul de finalizare (Fig. 49, 50).

Figura: 49. Creați o sarcină

Figura: 50. Lista sarcinilor programate pentru săptămâna viitoare

După aceea, puteți începe testarea pluginului. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe buton Linia de sarcini, accesați fila Sarcini, indicați ora de început (fig. 51) și apăsați butonul O.K... Rezultatul pluginului va fi un scurt raport cu privire la numărul de sarcini programate, timpul total pentru executarea acestora și termenele pentru finalizarea lucrării (Fig. 52). În același timp, programul va plasa în mod optim sarcinile în calendar - va lua în considerare atât pauzele de lucru, cât și întâlnirile programate, întâlnirile etc. (Fig. 53).

Figura: 51. Determinarea timpului de început al analizei și distribuției sarcinilor

Figura: 52. Concluzia liniei de sarcini privind lista sarcinilor programate (în acest caz, tot ceea ce este planificat se poate face la timp)

Figura: 53. Rezultatul distribuirii sarcinilor în calendar

Ați copiat deja un pic de text din Word sau alt program de procesare a textului în diapozitive special concepute în prezentarea dvs. PowerPoint? Atunci probabil știi cât timp și efort necesită acest transfer. Comanda de nivel superior a PowerPoint oferă un mod mai eficient de a răspândi bucăți lungi de text pe mai multe diapozitive. Vă vom arăta cum să faceți acest lucru.

Pregătirea și împachetarea textului în PowerPoint

1. Scrieți în programul dvs. de procesare a textului un titlu pentru fiecare text care ar trebui să apară mai târziu pe un diapozitiv special din prezentarea dvs. PowerPoint.

2. Selectați tot textul și deschideți PowerPoint. Vedeți primul diapozitiv cu topologia „Titlu diapozitiv”, adăugat automat din program, într-o imagine standard.

3. Faceți clic pe substituentul Subtitrare și lipiți textul acolo. Desigur, există prea mult text în acest substituent, iar textul este probabil într-o dimensiune foarte mică a fontului, aproape ilizibil. Nu lăsați acest lucru să vă deruteze.

Plasarea textului Word pe mai multe diapozitive

1. Selectați fila „Distribuție grup” în panoul din stânga al ferestrei. Acolo vi se va afișa text ușor de citit în substituentul „Subtitrare”. Dacă acest lucru nu se întâmplă, intrați în meniu sau înregistrați „Vizualizare” și utilizați comanda „Mărire” pentru a seta o mărire mai mare.

2. Faceți clic pe primul titlu al textului. Dacă lucrați cu o versiune mai veche de PowerPoint, utilizați mai întâi elementul de meniu „View / Character Strings” pentru a apela șirul de caractere „Grouping” și apoi faceți clic pe butonul „Higher Level”. În versiunile mai moderne ale PowerPoint, faceți clic dreapta pe antet și alegeți Nivel superior din meniul contextual. Acum se întâmplă mai multe lucruri în același timp: un fișier nou este introdus automat cu topologia „Titlu și text” sau „Titlu și conținut”. Primul dvs. titlu este vizibil în substituentul titlului. Substituentul text conține restul textului din procesul de copiere și nu este vizibilă nicio intrare de text pe primul diapozitiv.

3. Faceți clic pe „Vizualizare” „Alocare grup” pe a doua rubrică și selectați din nou „Nivel superior”. Procedați în același mod până când textul dvs. este plasat.

Recomandare: va merge și mai repede dacă țineți apăsată tasta Ctrl după ce ați selectat primul titlu și, de asemenea, selectați toate titlurile suplimentare. Comanda „Nivel superior” este executată automat pentru toate antetele ulterioare. Astfel, plasarea textului pe mai multe diapozitive durează doar câteva secunde!

 

Ar putea fi util să citiți:

• Este adevărat că în URSS se făcea săpun din câini Care a fost săpunul fabricat în URSS;
• Ce fel de reducere să acorde clientului pentru a nu intra în negativ;
• Exemplu de reglementare privind remunerația și caracteristicile înregistrării sale;
• Cameră intensă pentru extremă;
• Boli frecvente ale budgerigarelor și tratamentul lor Cum se determină dacă un papagal este bolnav;
• Inginer feroviar: descrierea profesiei, unde să studieze Inginer la distanță;
• Percepția subiectului Percepția sistematică sistematică a procesului;
• Tipuri de inferență Corecția inferenței depinde în primul rând de;