Diagrama procesului de afaceri pentru cei nerăbdători. Training „Descrierea proceselor de afaceri în Microsoft Visio” Program pentru descrierea proceselor de afaceri visio

Sunt adesea întrebat - ce să citesc despre procesele de afaceri?
Unul dintre cele mai bune site-uri de pe Runet este www.klubok.net. Eu însumi „am crescut” pe forum și articole de pe acest site. Multe articole nu și-au pierdut actualitatea nici acum. Recomand sa incepi cu el.

Dar dacă vorbim despre cărți, atunci pot spune cu încredere că cea mai bună carte despre procesele de afaceri este o carte scrisă de Repin și Yeliferov: „Procesele de afaceri ale unei companii. Construcție, analiză, reglementare”.

Descrierea proceselor de afaceri: încercarea de simplitate.

Articolul tratează problemele alegerii unei notații pentru descrierea proceselor în scopul reglementării ulterioare. Notațiile de flux de lucru utilizate frecvent sunt comparate între ele, cum ar fi: „Diagramă simplă” în MS Visio, „Procedura” din Business Studio, notația ARIS eEPC și altele.

Când se compară notațiile, se pune accent pe crearea de diagrame de proces simple și ușor de înțeles pentru angajații organizației.

Pentru analiștii de afaceri ai companiilor, tezele discutate în articol reprezintă un motiv serios de a se gândi cât de eficiente sunt abordările pe care le folosesc pentru a dezvolta diagrame grafice ale proceselor organizaționale.

Introducere

Unul dintre cele mai importante obiective pentru formarea diagramelor de proces grafice este utilizarea lor ulterioară în documentele de reglementare ale organizației. De regulă, aceste scheme sunt folosite de angajații care nu sunt instruiți în notații complexe, nu au abilități de analiză a sistemului etc. Pentru ei, simplitatea și claritatea schemelor sunt foarte importante. Schemele complexe, confuze, care conțin multe simboluri diferite, sunt slab percepute de oameni, ceea ce face dificilă utilizarea lor practică. Prin urmare, în scopuri practice, alegerea și utilizarea corectă a notației (metodei) pentru descrierea proceselor este importantă. După ce criterii ar trebui aleasă o astfel de notație? Cum să comparăm diferite notații între ele? Să ne uităm la câteva notații populare și să încercăm să răspundem la aceste întrebări.

Comparație de notație

Următoarele notații de descriere a procesului au fost alese pentru comparație:

„Diagramă simplă” (cu afișarea mișcării documentelor, folosind blocul „Decizie”);
„Schema bloc simplă” (fără afișarea mișcării documentelor, fără utilizarea blocurilor „Soluție”);
„Procedura” sistemului Business Studio (una dintre posibilele opțiuni de prezentare);
ARIS eEPC.

Un proces simplu și intuitiv a fost ales ca caz de testare. Rezultatele descrierii acestui proces sunt prezentate în fig. 1-4.

Orez. 1. Diagrama procesului în notația „Diagramă simplă” în MS Visio (cu mișcarea documentelor, folosind blocul „Soluție”).

Pe diagrama din fig. 1. Secvența operațiunilor procesului în timp este afișată cu săgeți groase, iar mișcarea documentelor este afișată cu săgeți punctate subțiri. Blocurile „Soluție” sunt folosite într-un mod clasic. Ele afișează informații (întrebări) de care „depinde” cursul ulterior al procesului. Această abordare a utilizării „diamantelor” este foarte comună. Dar, de fapt, întreaga logică a luării deciziilor și a formării anumitor rezultate (documente) ar trebui să fie cuprinsă în operațiunile procesului. Dacă te gândești bine, valoarea (sensul) desenului acestor „diamante” nu este evidentă. Care sunt aceste obiecte: operațiuni de proces, evenimente? Se pare că nu este nici una, nici alta. Acestea sunt mai degrabă declarații pentru a lua o decizie în anumite condiții. Dar la urma urmei, dezvoltăm o diagramă de proces pentru oameni și nu scriem un program de calculator într-un limbaj special. Într-un program de calculator, „diamantul” ar fi o operațiune cu drepturi depline pentru compararea condițiilor și așa mai departe. Dar pe diagrama procesului, trebuie să afișați obiecte reale - procese efectuate de oameni, documente, sisteme informaționale etc. Gândiți-vă, este corect să afișați „diamantele” separat de operația de proces pe diagramă? În schimb, puteți:

a) descrie logica decizională sub forma unei secvențe de operații pe schema procesului în cauză;
b) descrieți logica sub forma unei diagrame a etapelor subprocesului corespunzător, trecând la nivelul de mai jos;
c) descrieți logica în text (în atributele text ale operației) și, ulterior, introduceți-o în programul de execuție a procesului.

Să formulăm „plusurile” și „minusurile” metodei de mai sus (Fig. 1.) de utilizare a „diamantelor”.

„Diagramă simplă” în MS Visio (cu mișcarea documentelor, folosind blocul „Soluție”)
„Pro”	"Minusuri"
Afișarea vizuală a „logicii” alegerii anumitor ieșiri ale procesului. Concentrarea atentiei interpretului asupra punctului de decizie/ramificarea procesului in functie de conditii.	Înlăturarea logicii decizionale „în afara” operațiunii procesului (incorectă din punctul de vedere al descompunerii formale a proceselor). Este incomod să documentați procesul (trebuie să duplicați „romanele” cu text atunci când formați o descriere text a operațiunii). Diagrama procesului devine supraîncărcată cu informații. „Diamantele” sunt adesea folosite prea formal, fără o nevoie reală.

Pe fig. 2. prezintă un exemplu de același proces, descris doar fără utilizarea blocurilor și documentelor „Soluție”. Este ușor de verificat că în această diagramă există cu 24 de elemente grafice mai puține decât în diagrama din Fig. 1. Schema fig. 2. pare mult mai simplu. Din elementele grafice nu uimește, dar din punct de vedere al informativității, această schemă este destul de înțeleasă și accesibilă utilizatorului final. Dacă pentru fiecare operațiune a procesului cerințele pentru implementarea acestuia sunt descrise în text, atunci prin combinarea formelor tabelare și grafice de prezentare este posibil să se descrie în mod adecvat procedura de execuție a procesului pentru angajații companiei.

Orez. 2. Diagrama procesului în notația „Diagramă simplă” în MS Visio (fără deplasarea documentelor, fără utilizarea blocului „Decizie”).

„Pro” și „contra” reprezentării grafice a procesului în forma prezentată în fig. 2. sunt prezentate mai jos.

În general, utilizarea schemelor într-un format similar cu cel prezentat în Fig. 2 este convenabil atât pentru dezvoltatori, cât și pentru angajații care lucrează conform acestor scheme.

Pe fig. 3. este prezentată diagrama de proces, formată în notația „Procedură” a mediului de modelare Business Studio. Schema are mai multe caracteristici. În primul rând, blocurile „Decizie” nu sunt utilizate într-un mod standard - nu ca element grafic pentru afișarea unei întrebări și ramificare, ci ca o operațiune cu drepturi depline a procesului de luare a deciziilor. În Business Studio, un „diamant” are aproape toate atributele unui proces cu drepturi depline, dar nu poate fi descompus (poate că dezvoltatorii de sistem vor face acest lucru posibil în timp util). Folosirea unui „romb” (în loc de patrulater) face diagrama mai clară. În același timp, orice informație textuală poate fi introdusă în atributele diamantului: descriere, început, sfârșit, cerință de termen etc.

A doua caracteristică a diagramei de proces prezentată în Fig. 3., este utilizarea săgeților. Pentru a afișa secvența operațiunilor, puteți folosi o săgeată cu un singur vârf - săgeata „precedentă”. Puteți folosi o săgeată cu două sfaturi pentru a afișa mișcarea documentelor. Dar în Business Studio poți folosi un singur tip de săgeată - săgețile „precedentă”. În același timp, numărul necesar de documente, care sunt definite în directorul de obiecte de activitate, poate fi atașat la săgețile numite. Această abordare face posibilă:

reduce semnificativ numărul de elemente grafice pe diagrama procesului și, în același timp:
afișați informațiile necesare despre documentele de intrare și de ieșire în regulamentele de proces.

Astfel, fără a aglomera diagrama cu elemente inutile, putem totuși să descriem complet procesul și să încărcăm toate informațiile necesare în reglementări.

„Pro” și „contra” reprezentării grafice a procesului în forma prezentată în fig. 3. sunt prezentate mai jos.

Orez. 3. „Procedura” a sistemului Business Studio (variantă cu utilizarea netradițională a blocurilor „Soluție”).

În cazul utilizării Business Studio, notația „Procedură” poate fi utilizată în moduri ușor diferite. Autorul articolului tinde spre abordarea prezentată în Fig. 3.

Pe fig. Figura 4 prezintă o diagramă a procesului luat în considerare, dezvoltată în notația ARIS eEPC. Rețineți că unele operații ale procesului nu se potriveau pe diagramă. Această diagramă incompletă a celui mai simplu proces, realizată în notația ARIS eEPC, conține patru instrucțiuni logice și opt evenimente! Persoana care citește diagrama trebuie să fie capabilă să interpreteze corect toți acești operatori logici. Fără pregătire specială și anumite abilități în citirea unor astfel de diagrame, este puțin probabil ca un angajat obișnuit să poată înțelege logica procesului în cauză fără o descriere textuală detaliată sau ajutorul unui analist de afaceri calificat.

Rețineți că diagrama procesului din notația ARIS eEPC ocupă mult mai mult spațiu decât diagramele prezentate în Fig. 1-3. Complexitatea formării unei astfel de scheme este, de asemenea, semnificativ mai mare.

Diagrama de proces în notația ARIS eEPC (încorporată în Business Studio)
„Pro”	"Minusuri"
La formarea schemei, se menține o logică strictă, formală a procesului. Toate evenimentele care au loc în timpul procesului sunt clar definite.	Dificultate de percepție. Complexitatea semnificativă a formării schemei. Angajații ar trebui să aibă abilități și experiență speciale în interpretarea unor astfel de scheme. redundanță informațională. Ocupă prea mult spațiu, ceea ce este incomod pentru documentare.

În general, dacă nu aveți de gând să cumpărați SAP R/3, atunci alegerea și utilizarea notației ARIS eEPC nu este, din punctul de vedere al autorului articolului, soluția optimă. Merită să acordați atenție notării mai vizuale și intuitive pentru descrierile proceselor. Cu toate acestea, pentru unii, notația ARIS eEPC poate părea mai clară și mai înțeleasă. Într-o anumită măsură, este o chestiune de gust.

Orez. 4. Diagrama de proces în notația ARIS eEPC (încorporată în Business Studio).

Descrierea procesului în scopuri de automatizare ulterioară

Este interesant să privim diagrama de proces în cauză dacă este descrisă în notația BPMN 2.0. Această notație are scopul de a descrie procese „executabile”, adică procesele suportate de sistemul BPM.

Opinia dvs. despre utilizarea BPMN 2.0. acțiunile A.A. Belaichuk - Director general al companiei „Business Console”:

Pe fig. 5 arată același proces în notația BPMN. După cum putem vedea, această figură este similară cu Figura 1: în notația BPMN, sarcinile sunt reprezentate prin dreptunghiuri, furculițe - cu romburi, date - printr-o pictogramă similară unui document. Fluxurile de control sunt linii continue, fluxurile de date sunt întrerupte.

Trebuie remarcat faptul că doar o mică parte din notația BPMN este implicată în această diagramă: doar un tip de furcă din 5 disponibil în paletă, un tip de sarcini din 8. În plus față de o paletă mai largă, această notație este se remarcă prin capacitatea de a modela nu numai un flux de lucru izolat, ci și mai multe procese care interacționează între ele prin mesaje sau date. În plus, această notație este mai strictă: definește nu numai pictogramele, ci și regulile prin care acestea pot fi combinate între ele. Necesitatea unor astfel de reguli este dictată de faptul că notația BPMN se concentrează nu numai pe faptul că oamenii o vor citi, ci și pe execuția directă prin software special - „motorul” sistemului BPM.

În același timp, așa cum arată acest exemplu, atunci când se utilizează un subset limitat al paletei, BPMN nu este mai complicat decât o diagramă familiară. Ei bine, pentru cei care doresc să stăpânească profesional BPMN, recomandăm formare specializată www.bpmntraining.ru.

Orez. 5. Diagrama procesului în notație BPMN 2.0.

Practica de viata

Pe fig. Figura 6 prezintă un fragment dintr-o diagramă de proces dezvoltată de analiștii de afaceri ai unei companii foarte specifice în notația inventată de ei. Schema este construită folosind principiile „diagrama bloc simplă” - blocul „Soluție” este utilizat în versiunea sa clasică. În plus, diagrama prezintă multe alte simboluri utilizate într-un mod nestandard.

La formarea schemei din Fig. 6, analiștii de afaceri, evident, au „luptat” pentru vizibilitate și claritate maximă pentru utilizatorul obișnuit. Ei au căutat să minimizeze, sau chiar să elimine, comentariul textual asupra diagramelor de proces. Interpreții au tipărit pur și simplu o diagramă în format A3, la citire, care totul a devenit imediat clar: ce să facă, cum, ce documente să folosească etc.

Schema luată în considerare nu este, desigur, un exemplu de simplitate și claritate. Dar a fost format pentru a transmite maximum de informații utile executanților procesului.

concluzii

Așadar, este evident că atunci când descriem procese, trebuie să depuneți eforturi pentru simplitate și înțelegere pentru angajați.
Utilizarea unor notații complexe, formalizate atunci când se descriu procese, duce la:

dificultăți în utilizarea (interpretarea) schemelor de către angajații obișnuiți;
imposibilitatea (dificultatea) organizării muncii de descriere a proceselor de către angajații departamentelor care nu au urmat o pregătire specială;
o creștere semnificativă a costurilor cu forța de muncă ale analiștilor de afaceri pentru formarea de scheme;
dificultăți suplimentare în documentarea circuitelor (volum mare etc.);

Prin urmare, nu aglomerați diagrama procesului cu diverse elemente grafice. Dar chiar dacă sunt folosite, este mai bine să poarte informații utile pentru angajați și nu sunt doar o consecință a aplicării formale a notațiilor de modelare.

V.V. Repin, Ph.D., profesor asociat, director executiv al BPM Consulting Group LLC, șef. Departamentul de management al proceselor de afaceri NOU HPE „IEF „Synergy”, fondator al portalului www.FineXpert.ru

Sunt aceste principii simple pe care încerc să le transmit liderilor de afaceri care, fascinați de prezentările frumoase ale produselor software, uită adesea că o listă de verificare simplă este adesea mai bună decât 10 pagini de reglementări.

Acest articol continuă ciclul de publicații despre instrumentele pe care companiile ruse le pot folosi pentru a rezolva problemele de modelare și îmbunătățire a proceselor de afaceri fără riscuri semnificative. Amintiți-vă că articolul anterior din această serie a vorbit despre produsele IDS Scheer, care ocupă cele mai înalte poziții în ratingurile companiilor analitice. Astăzi vom vorbi despre un produs dintr-o gamă diferită de preț, nu atât de funcțional în ceea ce privește modelarea proceselor de afaceri, dar foarte popular și masiv - Microsoft Visio.

Și din nou, opinia analiștilor...

Costul scăzut al Visio, împreună cu factori precum apartenența la familia lider de produse de birou produse de liderul industriei software, a condus la o cotă de piață foarte semnificativă a modelării proceselor de afaceri (conform Gartner - 34%) și la cote mari în rapoartele de analiză. companiilor. Astfel, compania analitică Gartner clasifică acest produs drept lider de piață (Fig. 1).

Orez. 1. Producători de top de instrumente de analiză a proceselor de afaceri
(sursa: Blechar M. Magic Quadrant for Business Process Analysis Tools,
2H07-1H08 - Nota de cercetare Gartner G00161090, 23 septembrie 2008)

Potrivit Gartner, Visio este unul dintre cele mai bune instrumente pentru acele companii care abia încep să modeleze și să își analizeze procesele de afaceri și se concentrează în primul rând pe vizualizarea acestora. Cu toate acestea, în procesul de dezvoltare a acestei direcții într-o companie, acest produs este de obicei înlocuit cu un instrument mai funcțional.

Visio pe piața rusă

Pe piața rusă, Visio este prezentat în același mod ca și alte produse de birou Microsoft - adică este disponibil în toate regiunile printr-o rețea de parteneri foarte dezvoltată. Prin intermediul acestuia se asigură servicii de întreținere, suport tehnic și instruire în limba rusă. Versiunea rusă a acestui instrument există de mult timp. Există cărți despre produs și soluții bazate pe acesta (inclusiv instrumente de modelare a proceselor de afaceri; totuși, aceste instrumente fac obiectul unei discuții separate, deoarece disponibilitatea, capacitățile și prețurile lor diferă semnificativ de disponibilitatea și capacitățile produsului și prețurile originale). pentru aceasta).

Caracteristicile produsului

Caracteristici tehnice. Stocare a datelor

Din punct de vedere tehnic, Visio este o aplicație desktop care manipulează fișiere individuale (documente). Un desen Visio include una sau mai multe diagrame aranjate pe una sau mai multe pagini. Fiecare document conține un set de simboluri (corespunzător obiectelor model) și conectori (corespunzător legăturilor), în timp ce simbolurile, pe lângă nume, pot avea atribute suplimentare definite de utilizator în timpul modelării.

Dacă este necesar, setul de caractere inclus cu produsul poate fi extins cu caractere create de utilizator. Nu există restricții globale privind regulile și capacitatea de a crea legături între anumite tipuri de simboluri în produs, cu toate acestea, mecanismul așa-numitelor șabloane de diagramă este disponibil în acesta, a căror utilizare vă permite să limitați setul de simboluri disponibile direct pe bara de instrumente corespunzătoare în timpul procesului de modelare. Șabloanele pot fi create de utilizatori, în timp ce pachetul de produse include un set de șabloane gata făcute (Fig. 2).

Orez. 2. Șabloane de diagramă incluse în Visio

De regulă, setul de modele care descriu activitățile unei companii este un set de fișiere separate, iar în cazul unor companii suficient de mari și o descriere cuprinzătoare a activităților, numărul de astfel de fișiere poate fi de câteva mii. Nu există mijloace tehnice pentru furnizarea de relații între modele stocate în fișiere diferite la nivel de produs, deși produsul oferă mijloacele pentru implementarea independentă a unor astfel de relații (vom vorbi despre ele puțin mai târziu). Prin urmare, utilizarea Visio în astfel de cazuri, mai ales în condițiile proceselor în continuă schimbare, necesită o cantitate considerabilă de întreținere pentru un set atât de impresionant de modele.

Metodologii și notații acceptate

Atâta timp cât setul de simboluri și șabloane Visio poate fi extins în mod arbitrar și produsul în sine nu implică restricții globale cu privire la posibilitățile de utilizare a simbolurilor și a relațiilor dintre ele, descrierea proceselor de afaceri folosind Visio poate fi realizată în mod oficial în cadrul a aproape orice metodologie. În același timp, pachetul de produse din orice ediție (Standard, Profesional) are un set de modele de șabloane pentru cele mai comune notații, cum ar fi diagrame de flux de date, diagrame de lanț de calitate adăugată, Lanț de proces bazat pe evenimente, IDEF0, diagrame SwimLane , precum și șabloane pentru modelarea structurilor organizaționale ale companiilor (Fig. 3 și 4).

Orez. 3. Modelul de proces al benzii de înot

Orez. 4. Tipul de model EPC (Event-driven Process Chain)

Documentați procesele și creați soluții bazate pe Visio

Microsoft Visio include programul de rulare a codului Visual Basic pentru aplicații, care vă permite atât să scrieți cod în timp ce utilizatorul lucrează, cât și să îl creați folosind mediul de dezvoltare (Figura 5).

Orez. 5. Mediul de dezvoltare VBA în Microsoft Visio

Pentru a accesa datele modelului, Visio oferă un model de obiect adecvat care este accesibil prin interfețele COM atât din timpul de execuție a codului VBA din cadrul aplicației în sine, cât și din aplicații externe. Rețineți că atât limbajul de programare, cât și modelele obiectelor tuturor aplicațiilor Microsoft Office, inclusiv Visio, sunt bine documentate. Aceasta înseamnă că, cu o anumită abilitate de programare VBA, utilizatorul poate genera rapoarte de orice complexitate și poate crea mijloace pentru transferul de date între Visio și alte instrumente de modelare și generarea de modele prin crearea de soluții bazate pe aplicațiile acestei familii și extinderea funcționalității instrumentul de modelare în sine și crearea diferitelor soluții (de exemplu, pentru modelarea prin simulare, publicarea automată a modelelor pe Internet și alte sarcini).

Pe lângă VBA, pentru a documenta procesele, puteți utiliza instrumente de integrare Visio cu aplicațiile Microsoft Office, cum ar fi inserarea diagramelor Office Visio 2007 în documentele Microsoft Office ca ilustrații și crearea diagramelor Visio 2007 direct în aceste aplicații, instrumente de calendar în Visio 2007 folosind Office Date Outlook 2007, instrumente pentru conectarea diagramelor Visio 2007 la foile de calcul Excel 2007 sau bazele de date Access 2007 pentru a integra surse de date și componente de diagrame, instrumente de graficare și diagrame Gantt în Visio 2007 prin importul de date relevante din Project 2007, exportator de informații despre diagrame Gantt și grafice Visio 2007 în Office Project 2007, instrumente de organigramă bazate pe agenda globală de adrese Exchange.

De asemenea, interesante pentru documentarea proceselor sunt instrumentele de salvare a muncii ca pagini web oferite de cea mai recentă versiune a Visio, precum și instrumentele de schimb dinamic de date de proces cu alte aplicații care utilizează formate standardizate de schimb bazate pe XML, cum ar fi ODX și BPEL.

Limitări și posibile probleme

Expresia „în aproape orice metodologie” folosită în una dintre secțiunile anterioare ale articolului nu înseamnă că Visio este cel mai bun instrument pentru modelarea și analiza proceselor de afaceri. Deci, spre deosebire de produsele familiei ARIS, Visio nu rezolvă în mod explicit problema „ce este același obiect” - regulile prin care se decide dacă două simboluri de pe același model afișează același obiect, utilizatorii trebuie să elaboreze și să respecte independent, în timp ce produsul nu oferă mijloace tehnice care să susțină regula dezvoltată - acestea vor trebui create independent folosind interfețele de programare disponibile.

În plus, de îndată ce numărul de modele de procese de afaceri necesare pentru rezolvarea problemelor întreprinderii depășește o duzină și există mai mulți autori de modele, problema delimitării accesului autorilor de modele la date devine foarte relevantă. Când utilizați Visio, puteți implementa o astfel de distincție utilizând instrumentele de control al accesului la fișiere furnizate de sistemul de operare al serverului de fișiere corespunzător sau utilizând un sistem de gestionare a documentelor precum EMC Documentum. În acest caz, instrumentele de control al accesului pentru modele sunt instrumente administrative pentru sistemul de operare sau sistemul de management al documentelor, ceea ce înseamnă că sarcina de a restricționa accesul la modele este, de fapt, atribuită administratorului de sistem.

Mecanismul filtrelor metodologice (instrumente pentru restricționarea tipurilor de modele, obiecte, link-uri disponibile unui anumit utilizator sau grup de utilizatori pentru un anumit proiect), similar cu cel disponibil într-o serie de alte instrumente (de exemplu, în produsele din Familia ARIS), Visio nu oferă.

În ceea ce privește mijloacele de menținere a integrității și consecvenței datelor, nici în produs nu există mecanisme gata făcute, dar acestea pot fi create independent folosind interfețele de programare menționate mai sus. Cu toate acestea, dezvoltarea funcționalității care lipsește în produs reprezintă un cost suplimentar și nu este un fapt că utilizarea Visio în astfel de condiții va fi justificată din punct de vedere economic.

Comparatie cu alte produse

Să încercăm să comparăm Visio cu alte instrumente de modelare.

Principalul avantaj al Visio față de produsele din familiile menționate este costul redus și ușurința în utilizare, ceea ce îl face un instrument bun de pornire pentru companiile care tocmai au început să-și descrie procesele de afaceri și sunt încă interesate în principal de reprezentarea lor vizuală. Un alt avantaj al acestui produs este integrarea sa perfecta cu alte aplicatii Microsoft Office - suita office, de departe lider pe piata. Un avantaj important al acestui produs îl reprezintă interfețele de programare bine documentate - datorită acestora au fost create multe soluții pe baza Visio, inclusiv instrumente mai scumpe pentru modelarea și analiza proceselor de afaceri dezvoltate de companiile partenere Microsoft.

Dezavantajele Visio ca instrument de modelare a proceselor de afaceri sunt, de fapt, o continuare a meritelor sale. Ușurința de utilizare se transformă într-o lipsă de funcționalitate care este de obicei așteptată de la astfel de instrumente, de exemplu, lipsa mijloacelor de restricționare a accesului la date, analiza și validarea modelelor, menținerea integrității și consecvenței datelor. Aceasta înseamnă că, după ce ați decis să utilizați Visio în etapa de management al proceselor și analiză a proceselor de afaceri, în viitor, cel mai probabil, va trebui să acordați atenție altor instrumente de modelare, mai funcționale, de exemplu, produse de la IDS Scheer.

Vom continua discuția despre instrumentele de modelare a proceselor de afaceri în următoarele articole din această serie.

În această lecție, veți învăța despre construirea unor diagrame bloc simple (diagrama de sus în jos, diagramă de urmărire a datelor, diagramă de planificare a proceselor etc.) și funcționale (afișarea relației dintre un proces de afaceri și departamente).

Schemă bloc simplă

Șablonul Diagramă simplă este conceput pentru a proiecta diagrame de flux, diagrame de sus în jos, diagrame de urmărire a datelor, diagrame de planificare a proceselor și diagrame de prognoză structurală. Șablonul conține formele, conectorii și legăturile necesare.

Exercitiul 1

Orez. 3.3.Diagrama bloc simplă (pasul 3)

8. Introduceți text în formele diagramei de flux (vezi Figura 3.4). Pentru a introduce text într-o formă, urmați acești pași:

9. Tab Acasă in grup Serviciu selectați instrumentul Indicator.

Faceți clic pe forma în care doriți să introduceți text.
Introduceți textul dorit.

Notă:

Pentru a mări imaginea, apăsați comanda rapidă de la tastatură + și faceți clic stânga pe formă până când ajungeți la scara dorită.
Pentru a micșora figura, apăsați combinația de taste de pe tastatură + și faceți clic dreapta pe formă până ajungeți la scara dorită.

Orez. 3.4. Diagrama bloc simplă (pasul 4)

Numerotarea figurilor într-o diagramă bloc

Visio poate numerota formele într-o diagramă. Pentru a specifica opțiunile de numerotare, pe fila Vedere in grup Macro-uri faceți clic pe butonul suplimenteși selectați din grup Soluții suplimentare Visio comanda Numerotarea figurilor. În fereastra deschisă Numerotarea figurilor specificați opțiunile de numerotare dorite și faceți clic pe butonul O.K.

Sarcina 2

În diagrama de flux pregătită în timpul sarcinii 1, adăugați numerotarea automată a tuturor figurilor (vezi Fig. 3.6).
Pentru asta:
- Pe fila Vedere in grup Macro-uri faceți clic pe butonul combo suplimente, selectați un grup Soluții suplimentare Visio, iar în ea comanda Numerotarea figurilor.
- În fereastra deschisă Numerotarea figurilor specificați parametrii
  - fila Sunt comune:
    - Operare - Autonumerotare;
    - Aplicați la - Toate formele;
    - Începe la - 1;
    - Interval - 1;
    - Bifați caseta de selectare Continuare numerotarea formelor când trageți pe pagină.
  - Pe fila În plus:
    - Numărul locului - Înainte de textul formei;
    - Ordinea de numerotare - De la stânga la dreapta, de sus în jos;
    - Bifeaza casuta Excludeți liniile de legătură.
  - Faceți clic pe butonul O.K.
Salvați diagrama bloc.

Orez. 3.6. Diagrama bloc simplă (pasul 6)

Schimbarea diagramei de flux

Adăugarea unei forme între alte două forme

Pentru a adăuga o nouă formă între alte două forme de diagramă, trageți noua formă pe conectorul care conectează formele între care este introdusă cea nouă. Visio inserează noua formă între cele existente și extinde automat diagrama de flux.

Ștergerea unei forme

Pentru a elimina o formă din diagramă, selectați forma și faceți clic pe tastatură.

Renumerotarea cifrelor

Pentru a renumerota formele diagramei, procedați în felul următor:

Pe fila Vedere in grup Macro-uri faceți clic pe butonul suplimenteși selectați din grup Soluții suplimentare Visio comanda Numerotarea figurilor.
În fereastra deschisă Numerotarea figurilor fila Sunt comune selectați butonul radio Renumerotați în aceeași ordine, indicați numărul de început pentru numerotare și clic O.K.

Sarcina 3

Modificați diagrama de flux pregătită în sarcina 2:
- Ștergeți figura Document(Depune cererea).
- Între cifre Soluţie(Aplicarea este completată corect) și Document(Trimite respingere) plasează figura Proces(Redirecționați către asistentul de expoziție).
- Adăugați o formă Proces(Apelați expozantul pentru plată) figura de mai jos Document(Trimite factura).
- Renumerotați formele diagramei în aceeași ordine, începând cu numărul inițial - 1.
Salvați diagrama bloc.

Orez. 3.7. Diagrama bloc simplă (pasul 7)

Repoziționarea formelor conectate

Odată ce conexiunea formelor diagramei de flux este creată, le puteți repoziționa complet și reconstruiți conexiunile. Pentru a face acest lucru, pe fila Constructor in grup Aspect faceți clic pe butonul combo Schimbați aspectul paginiiși selectați aspectul dorit.

Dacă modificați aspectul diagramei, este posibil să nu se potrivească pe pagina documentului. În acest caz, modificați dimensiunea paginii (fila Constructor, grup Setările paginii, caseta combinată Dimensiune) sau orientarea acesteia ( Constructor, grup Setările paginii, buton combo Orientare).

Sarcina 4

Diagrama bloc funcțional

Scopul layout-ului diagramei bloc funcționale

Aspect Diagrama bloc funcțional este conceput pentru a afișa relația dintre un proces de afaceri și unitățile organizaționale sau funcționale, cum ar fi departamentele responsabile cu efectuarea pașilor din acest proces.

Benzile dintr-o diagramă reprezintă unități funcționale, cum ar fi departamente, poziții sau alte funcții. Fiecare formă reprezentând o etapă a procesului este situată pe traseul unității funcționale responsabile de acel pas.

Sarcina 5

Adăugarea, mutarea, ștergerea unei piese

Pentru adaosuri urmăriți într-o diagramă bloc funcțională, efectuați una dintre următoarele:

Faceți clic dreapta pe o pistă existentă pe diagramă și selectați elementul din meniul contextual. Introduceți „Track” înainte sau Introduceți „Track” după.
Treceți mouse-ul peste un colț al uneia dintre piste. Faceți clic pe săgeata albastră care apare Inserați forma căii.
Pe fila Diagrama bloc funcțional in grup Introduce apasa butonul Urmări. Piesa va fi adăugată după piesa selectată sau la sfârșitul benzii dacă nu este selectată nicio pistă.
Dintr-un set de elemente Forme de diagrame bloc funcționale trageți pista în locația dorită de la limita benzii.

Pentru deplasare piese:

Faceți clic pe titlul piesei pe care doriți să o mutați pentru a o selecta. Indicatorul mouse-ului se va schimba într-o pictogramă de mutare.
Trageți piesa în locația dorită.

Formele plasate pe pistă se vor mișca odată cu acesta. Pentru a verifica dacă o formă este pe pistă sau doar deasupra ei, selectați forma. Dacă forma se află pe o pistă, culoarea pistei se va schimba în galben-portocaliu. Dacă forma nu este pe pistă, dar trebuie plasată acolo, mișcați-o puțin și pista o va identifica.

Pentru îndepărtare piese:

Faceți clic pe eticheta piesei pe care doriți să o eliminați.
apasa tasta pe tastatură.

Notă. Ștergerea unei piese șterge și toate formele pe care le conține.

Vladimir Repin

Director general al SRL „Vladimir Repin Management”

Membru al ABPMP Rusia

consultant de management

Trainer de afaceri

Articolul tratează problemele alegerii unei notații pentru descrierea proceselor în scopul reglementării ulterioare. Notațiile de flux de lucru utilizate frecvent sunt comparate între ele, cum ar fi: „Diagramă simplă” în MS Visio, „Procedura” din Business Studio, notația ARIS eEPC și altele. Când se compară notațiile, se pune accent pe crearea de diagrame de proces simple și ușor de înțeles pentru angajații organizației.

Introducere

Unul dintre cele mai importante obiective pentru formarea diagramelor de proces grafice este utilizarea lor ulterioară în documentele de reglementare ale organizației. De regulă, aceste scheme sunt folosite de angajați care nu sunt instruiți în notații complexe, nu au abilități de analiză a sistemului etc. Pentru ei, simplitatea și claritatea schemelor sunt foarte importante. Schemele complexe, confuze, care conțin multe simboluri diferite, sunt slab percepute de oameni, ceea ce face dificilă utilizarea lor practică. Prin urmare, în scopuri practice, alegerea și utilizarea corectă a notației (metodei) pentru descrierea proceselor este importantă. După ce criterii ar trebui aleasă o astfel de notație? Cum să comparăm diferite notații între ele? Să luăm în considerare câteva exemple de descriere a unui proces de afaceri folosind notații populare și să încercăm să răspundem la aceste întrebări.

Comparație de notație

Următoarele notații de descriere a procesului au fost alese pentru comparație:

„Diagramă simplă” (cu afișarea mișcării documentelor, folosind blocul „Decizie”);
„Schema bloc simplă” (fără afișarea mișcării documentelor, fără utilizarea blocurilor „Soluție”);
„Procedura” sistemului Business Studio (una dintre posibilele opțiuni de prezentare);
ARIS eEPC.

Un proces simplu și intuitiv a fost ales ca caz de testare. Rezultatele descrierii acestui proces sunt prezentate în Fig. 1-4.

Orez. 1. Diagrama procesului în notația „Diagramă simplă” în MS Visio (cu mișcarea documentelor, folosind blocul „Soluție”)

În diagrama prezentată în fig. 1, secvența operațiunilor procesului în timp este afișată cu săgeți aldine, iar mișcarea documentelor este afișată cu săgeți punctate subțiri. Blocurile „Soluție” sunt folosite într-un mod clasic. Ele afișează informații (întrebări) de care „depinde” cursul ulterior al procesului. Această abordare a utilizării „diamantelor” este foarte comună. Dar, de fapt, întreaga logică a luării deciziilor și a formării anumitor rezultate (documente) ar trebui să fie cuprinsă în operațiunile procesului. Dacă te gândești bine, valoarea (sensul) desenului acestor „diamante” nu este evidentă. Care sunt aceste obiecte: operațiuni de proces, evenimente? Se pare că nu este nici una, nici alta. Acestea sunt mai degrabă declarații pentru a lua o decizie în anumite condiții. Dar la urma urmei, dezvoltăm o diagramă de proces pentru oameni și nu scriem un program de calculator într-un limbaj special. Într-un program de calculator, un „diamant” ar fi o operațiune cu drepturi depline pentru compararea condițiilor etc. Dar pe o diagramă de proces, trebuie să afișați obiecte reale - procese efectuate de oameni, documente, sisteme informatice etc. Luați în considerare dacă este este corect să afișați „diamantele” separat de operațiunile de proces pe diagramă? În schimb, puteți:

Descrieți logica decizională sub forma unei secvențe de operații pe schema procesului luat în considerare;
Descrieți logica sub forma unei diagrame a etapelor subprocesului corespunzător, trecând la nivelul de mai jos;
Descrieți logica în text (în atributele text ale operației) și apoi afișați-o în programul de execuție a procesului.

Să formulăm „plusurile” și „minusurile” metodei de mai sus (Fig. 1) de utilizare a „diamantelor”.

„Diagramă simplă” în MS Visio (cu mișcarea documentelor, folosind blocul „Soluție”)

Pe Fig. Figura 2 prezintă un exemplu de același proces, descris doar fără utilizarea blocurilor și documentelor „Soluție”. Este ușor de verificat că în această diagramă există cu 24 de elemente grafice mai puține decât în diagrama din Fig. 1. Diagrama Fig. 2 pare mult mai simplu. Din elementele grafice nu orbiește în ochi, iar din punct de vedere al informativității, această schemă este destul de înțeleasă și accesibilă utilizatorului final. Dacă pentru fiecare operațiune a procesului cerințele pentru implementarea acestuia sunt descrise în text, atunci prin combinarea formelor tabelare și grafice de prezentare este posibil să se descrie în mod adecvat procedura de execuție a procesului pentru angajații companiei.

Orez. 2. Diagrama procesului în notația „Diagramă simplă” în MS Visio (fără mișcarea documentelor, fără a utiliza blocul „Soluție”)

„Pro” și „contra” reprezentării grafice a procesului în forma prezentată în Fig. 2 sunt prezentate mai jos.

„Diagramă simplă” în MS Visio (fără mișcarea documentului, fără a utiliza blocul „Soluție”)

În general, utilizarea schemelor într-un format similar cu cel prezentat în Fig. 2 este convenabil atât pentru dezvoltatori, cât și pentru angajații care lucrează conform acestor scheme.

Pe Fig. 3 prezintă diagrama de proces formată în notația „Procedură” a mediului de modelare Business Studio. Schema are mai multe caracteristici. În primul rând, blocurile „Decizie” sunt utilizate într-un mod nestandard - nu ca element grafic pentru afișarea unei întrebări și ramificare, ci ca o operațiune cu drepturi depline a procesului de luare a deciziilor. În Business Studio, un „diamant” are aproape toate atributele unui proces cu drepturi depline, dar nu poate fi descompus (poate că dezvoltatorii de sistem vor face acest lucru posibil în timp util). Folosirea unui „romb” (în loc de patrulater) face diagrama mai clară. În același timp, orice informație textuală poate fi introdusă în atributele diamantului: descriere, început, sfârșit, cerință de termen etc.

A doua caracteristică a diagramei de proces prezentată în Fig. 3, este utilizarea săgeților. Pentru a afișa o secvență de operații, puteți folosi o săgeată cu un singur vârf - săgeata „precedență”. Puteți folosi o săgeată cu două sfaturi pentru a afișa mișcarea documentelor. Cu toate acestea, în Business Studio, puteți scăpa folosind doar un singur tip de săgeată, săgețile de „precedentă”. În același timp, numărul necesar de documente, care sunt definite în directorul de obiecte de activitate, poate fi atașat la săgețile numite.

Această abordare face posibilă:

Reduceți semnificativ numărul de elemente grafice pe diagrama procesului și, în același timp;
Afișați informațiile necesare despre documentele de intrare și de ieșire în regulamentele de proces.

Astfel, fără a aglomera diagrama cu elemente inutile, putem totuși să descriem complet procesul și să încărcăm toate informațiile necesare în reglementări.

Faptul că numele săgeții nu depinde de documentele care îi sunt atașate, vă permite să denumiți săgețile de pe diagramă în cel mai înțeles și convenabil mod pentru angajați. De exemplu, un set de documente specifice poate fi legat de săgeata de prioritate „A fost pregătit un set de rapoarte”. Numele săgeții în acest caz indică executantului evenimentul care a finalizat operațiunea anterioară numită „Generează un raport de colectare a numerarului pentru ziua respectivă”. (Rețineți că în metodologia STU, săgeata de după operațiunea procesului este o entitate, nu un eveniment. După blocul „Soluții”, puteți afișa rezultatele posibile ale soluției).

Orez. 3. „Procedura” a sistemului Business Studio (variantă cu utilizarea netradițională a blocurilor „Soluție”)

„Pro” și „contra” reprezentării grafice a procesului în forma prezentată în Fig. 3 sunt prezentate mai jos.

„Procedura” a sistemului Business Studio (variantă cu utilizarea netradițională a blocurilor „Decizie”)

În cazul utilizării Business Studio, notația „Procedură” poate fi utilizată în moduri ușor diferite. Autorul articolului tinde spre abordarea prezentată în Fig. 3.

Pe Fig. Figura 4 prezintă o diagramă a procesului luat în considerare, dezvoltată în notația ARIS eEPC. Rețineți că unele operații ale procesului nu se potriveau pe diagramă. Această diagramă incompletă a celui mai simplu proces, realizată în notația ARIS eEPC, conține patru instrucțiuni logice și opt evenimente! Persoana care citește diagrama trebuie să fie capabilă să interpreteze corect toți acești operatori logici. Fără pregătire specială și anumite abilități în citirea unor astfel de diagrame, este puțin probabil ca un angajat obișnuit să poată înțelege logica procesului în cauză fără o descriere textuală detaliată sau ajutorul unui analist de afaceri calificat.

Orez. 4. Diagrama de proces în notația ARIS eEPC (încorporată în Business Studio)

Diagrama de proces în notația ARIS eEPC (încorporată în Business Studio)

Descrierea procesului în scopuri de automatizare ulterioară

Este interesant să luăm în considerare exemplul de mai sus de descriere a unui proces de afaceri dacă este prezentat în notația BPMN 2.0. Această notație este destinată să descrie procesele „executabile”, adică procesele suportate de sistemul BPM.

Opinia dvs. despre utilizarea BPMN 2.0. A. A. Belaichuk, director general al companiei Business Console, împărtășește:

„În fig. 5 arată același proces în notația BPMN. După cum putem vedea, această figură este similară cu Fig. 1: În notația BPMN, sarcinile sunt reprezentate prin dreptunghiuri, furculițele sunt reprezentate cu romburi, iar datele sunt reprezentate printr-o pictogramă asemănătoare unui document. Fluxurile de control sunt linii continue, fluxurile de date sunt întrerupte.

Orez. 5. Diagrama procesului în notație BPMN 2.0

Practica de viata

Pe Fig. Figura 6 prezintă un fragment dintr-o diagramă de proces dezvoltată de analiștii de afaceri ai unei companii foarte specifice în notația inventată de ei. Schema este construită folosind principiile „diagrama bloc simplă” - blocul „Soluție” este utilizat în versiunea sa clasică. În plus, diagrama prezintă multe alte simboluri utilizate într-un mod nestandard.

Orez. 6. Exemple de diagramă de proces a uneia dintre companii

La formarea schemei Fig. 6, analiștii de afaceri, evident, au „luptat” pentru vizibilitate și claritate maximă pentru utilizatorul obișnuit. Ei au căutat să minimizeze, sau chiar să elimine, comentariul textual asupra diagramelor de proces. Interpreții au tipărit pur și simplu o diagramă în format A3, la citire, care totul a devenit imediat clar: ce să facă, cum, ce documente să folosească etc.

Schema luată în considerare nu este, desigur, un exemplu de simplitate și claritate. Dar a fost format pentru a transmite maximum de informații utile executanților procesului.

concluzii

Așadar, este evident că atunci când descriem procese, trebuie să depuneți eforturi pentru simplitate și înțelegere pentru angajați.

Utilizarea unor notații complexe, formalizate atunci când se descriu procese, duce la:

Dificultăți în utilizarea (interpretarea) schemelor de către angajații obișnuiți;
Imposibilitatea (dificultățile) organizării muncii de descriere a proceselor de către angajații departamentelor care nu au urmat o pregătire specială;
O creștere semnificativă a costurilor cu forța de muncă ale analiștilor de afaceri pentru formarea de scheme;
Dificultăți suplimentare în documentarea circuitelor (volum mare etc.).

http://finexpert.ru/ — mediu de comunicare pentru profesioniști http://bpm3.ru/ — procese, proiecte, eficiență

Dacă este necesar să se analizeze diverse probleme de gestionare a unei organizații (întreprindere), se iau în considerare problemele „care interferează cu viața” companiei, de exemplu:

− viteza redusă de luare a deciziilor,

− iresponsabilitatea angajaților,

- defecțiuni.

Consecințele acestor probleme sunt:

− scăderea profitabilității și a competitivității,

− încetinirea dezvoltării,

- chiar si incetarea activitatii societatii.

Și când, la un moment dat, proprietarul sau managerul realizează că „este imposibil să continui să lucrezi așa!”, vor apărea întrebări: « Cine e vinovat? Ce să faci mai întâi?

În același timp, este intuitiv clar că, pentru a rezolva probleme, este necesar să „punem lucrurile în ordine”:

- descrie într-un anumit fel, în conformitate cu reguli clare, toate activitățile organizației, deoarece este imposibil să prezentați toate procesele de afaceri simultan;

- explicați angajaților cum ar trebui să lucreze, pentru ce să depună eforturi

Cu alte cuvinte, problemele urgente necesită o abordare sistematică și o formalizare a activităților organizației - un set de documente convenabile și ușor de utilizat care determină ce ar trebui să se întâmple și cum, cine este responsabil pentru ce.

Dacă vă stabiliți sarcina de a înțelege temeinic problemele de management, acest lucru va necesita o investiție destul de serioasă de timp și efort, este posibil să aveți chiar dorința de a urma o pregătire suplimentară. Aici vom răspunde la câteva întrebări reale care sunt adesea adresate de proprietarii de afaceri și liderii companiilor autohtone în diferite stadii de dezvoltare a acestora.

1. Compania dumneavoastră este la începutul dezvoltării sale: a intrat recent pe piata si abia incepe sa o stapaneasca. De obicei, în această etapă, numărul de angajați ai organizației este mic (până la 30 de persoane), structura organizațională nu este prea formalizată, nu există mai mult de 3 niveluri de ierarhie, concentrarea managementului este cel mai adesea pe producție și vânzare. a Produsului/Serviciului.

§ lipsa unui clar definit strategii dezvoltare ulterioară (la ce și de ce mergem?)

§ incertitudinea in separarea sarcinilor și responsabilităților fiecare angajat și departamente întregi, ceea ce reduce calitatea muncii și provoacă conflicte interne

§ aparitie probleme serioase la schimbarea lucrătorilor chiar și la nivelul inferior al companiei, deoarece nu există mecanisme de transfer de cunoștințe și abilități către noii angajați, din cauza cărora aceștia trebuie să învețe din greșelile lor. Confruntat cu o situație similară de cel puțin câteva ori, liderul începe inevitabil să se gândească la necesitatea de a formaliza cumva regulile pentru munca subordonaților care efectuează operațiuni tipice zi de zi.

§ imposibilitatea dezvoltării ulterioare a firmei fără atragerea unor specialiști suplimentari cu cunoștințe și abilități de specialitate.

Regularitatea manifestării acestor dificultăți și similare indică necesitatea formării în organizație ordonatși oficializate sistem de control. Cu alte cuvinte, sistemul de management trebuie să devină, în primul rând, organizat corespunzător și, în al doilea rând, la fel de înțeles pentru toată lumea, adică documentat în termeni precisi.

Este posibil să se elaboreze regulamente și să le țină la zi manual, dar după un timp acest lucru va deveni o tortură costisitoare. Această sarcină este mai rapid și mai ușor de rezolvat prin construirea unui model de afaceri care va oferi o bază pentru dezvoltarea companiei în viitor.

Pe lângă faptul că dezvoltarea unui model de afaceri este o activitate utilă și interesantă în sine, puteți simți rapid o serie de efecte pozitive:

1. În procesul de descriere a activităților companiei, începeți să înțelegeți mai bine cum chiar functioneaza companie, adică modul în care au loc procesele principale în ea. Este foarte probabil ca deja în această etapă idei pentru îmbunătățire sistemică.

2. Rezultatul descrierii este un set de documente (regulamente de procese, fișe de post, reglementări privind departamentele etc.), care vă fixează efectiv tehnologie de performanta a muncii. Ulterior, este convenabil să îl folosiți dacă este necesar să pregătiți rapid personalul (dacă un angajat pleacă, devine mult mai ușor să instruiți unul nou).

3. Atunci când tehnologia pentru efectuarea muncii este prezentată clar, este mult mai ușor pentru manager delimitează domeniile de responsabilitate intre angajati.

4. În general, prezența unui model de afaceri real funcțional îmbunătățește manevrabilitate companiile şi utilizarea eficientă a resurselor sale: dacă modelul este actualizat continuu, atunci managerul are posibilitatea de a „ține pasul” cu compania, controlând conformitatea structurii sale organizaționale și alocarea resurselor cu sarcini reale.

În principiu, puteți construi un model de afaceri pentru o companie mică „în genunchi” folosind instrumentele familiare MS Office și MS Visio, care este utilizat pe scară largă pentru lucrul cu grafica. Cu toate acestea, în viitor, odată cu dezvoltarea companiei, cu siguranță va trebui să faceți modificări și completări la modelul creat prin încercare și eroare, iar cu cât compania se dezvoltă mai dinamică, cu atât mai multe corecții va trebui să faceți în diverse scheme. și mese, ceea ce înseamnă că vei petrece totul pe el.mai mult timp. Menținerea la zi a unui model este mult mai convenabilă dacă este construit inițial într-un mediu special conceput pentru modelarea afacerilor.

Majoritatea liderilor companiilor care sunt lideri pe piețele lor, care aplică cu succes tehnologii de modelare a afacerilor, recunosc că atunci când au decis să înceapă transformări în organizațiile lor, nu se așteptau ca etapa inițială să necesite voință puternică - trebuie să reconstruiască nu numai propriile idei și stereotipuri, dar și gândirea colegilor și subordonaților, un sistem de evaluare a activităților lor, o structură organizatorică familiară. Cu toate acestea, după ce a dat dovadă de perseverență și a depășit dorința momentană de a renunța la proiect, managerul primește un instrument convenabil pentru a pune lucrurile în ordine în afacerea sa. Un „bonus” suplimentar pentru cei care, chiar la începutul formării organizației, nu au economisit timp și efort pentru a o proiecta, este capacitatea de a evita multe probleme în etapele ulterioare de dezvoltare, ceea ce înseamnă o creștere semnificativă a șanselor de succes. in competitie.

În special, formalizarea strategiei și descrierea proceselor de afaceri ale companiei permite managementului să se concentreze asupra performanţă organizatii. realizând procesul de afaceri ca un ansamblu de acțiuni care se realizează într-o companie pentru a obține un rezultat dat, și considerând toate activitățile companiei ca un ansamblu al unui anumit număr de procese de afaceri, abordarea prin proces vă permite să evitați creșterea excesivă a numărului de personal și reduce probabilitatea concurenței interne între departamentele organizației.

2. Compania a trecut de stadiul inițial și este în creștere activă, în el apar din ce în ce mai multe unități funcționale și niveluri de management, numărul de angajați este de așa natură încât managementul de vârf nu mai este familiarizat cu fiecare persoană personal.

În practică, în companiile cu peste 50 de angajați, de multe ori se confruntă cu un sistem de management funcțional-ierarhic. Esența sa poate fi descrisă pe scurt ca alocarea unui anumit număr de zone funcționale în activitățile întreprinderii și construirea unui sistem de management în conformitate cu acestea. Mai mult, pe măsură ce organizația crește, fiecare dintre zonele funcționale își construiește propria ierarhie de manageri - de la șef (un fel de „expert” în acest domeniu) la un performer obișnuit, iar cu cât organizația este mai mare, cu atât mai multe niveluri ale acestei ierarhii. . Și dacă la început întregul sistem funcționează mai mult sau mai puțin cu succes, oferind organizației manevrabilitate, atunci pe măsură ce compania crește, eficiența acesteia scade inevitabil. Acest lucru se datorează specificului luării deciziilor în sistem, atunci când interacțiunea tuturor „experților” din diferite domenii funcționale este necesară pentru a lua în considerare problema din toate părțile. Deși există puține niveluri de ierarhie în departamente, interacțiunea este organizată destul de rapid, dar pe măsură ce organizația crește, timpul petrecut pentru luarea deciziilor depășește toate limitele rezonabile. Rezultatul este transferul TOATE soluții la cel mai înalt nivel și o scădere globală a manevrabilitatii.

Posibile probleme care vă fac să vă gândiți la optimizarea controlului:

§ Soluționarea problemelor operaționale necesită tot timpul de lucru al șefului

§ Creșterea personalului depășește creșterea veniturilor

§ Concurenţa pe piaţă ne obligă să căutăm rezerve pentru a reduce costul de producţie

§ Fiecare dintre diviziile funcționale ale companiei „își trăiește propria viață”, coordonarea între ele are loc doar la cel mai înalt nivel - la nivelul directorului.

În această etapă, este deja extrem de dificil pentru conducerea companiei să se facă fără un model clar definit al sistemului de management, deoarece structura companiei și fluxurile de informații din ea sunt destul de complexe și devine imposibil să le gestioneze „pe un capriciu”. În același timp, o simplă afișare a structurii funcționale ierarhice a companiei pe o bucată de hârtie, din păcate, nu ajută la îmbunătățirea eficienței activităților sale. Problemele managementului funcțional sunt deosebit de pronunțate în companiile mari în perioada de instabilitate externă, când viteza de luare a deciziilor devine o caracteristică critică a sistemului.

Soluția la problemele inerente managementului funcțional este trecerea la managementul proceselor: toate activitățile, indiferent de caracteristica funcțională căreia îi aparține, sunt grupate în diviziuni mixte, unde fiecare executant este responsabil pentru propriul bloc de operațiuni. Diferența fundamentală dintre aceste abordări este trecerea de la gestionarea FUNCȚIONĂRII unei organizații (și a diviziilor sale structurale, unite pe baza SUBIECTULUI de activitate: contabilitate, departament juridic, aprovizionare, vânzări etc.) la gestionarea PROCESELOR DE AFACERI pe baza REZULTATELE activităţilor. În acest fel, accentul se îndreaptă către eficacitatea organizației. În același timp, toate situațiile posibile în desfășurarea proceselor de afaceri sunt descrise cât mai detaliat posibil, deoarece în practică 80% din situațiile care apar sunt tipice și este recomandabil ca acestea să creeze o reglementare detaliată a activităților. În acest caz personalul în situații tipice poate acționa cât mai eficient posibil și, cel mai important, independent, adică fără participarea unui manager. De fapt, liderul este inclus în proces doar atunci când apare o situație non-standard, acțiunile în care nu sunt reglementate.

Trecând la managementul proceselor, companiile cu o scară largă de operațiuni sunt capabile să-și sistematizeze activitățile, beneficiind de două direcții simultan:

1. Numărul de niveluri ierarhice este redus, deoarece structura de management este construită în conformitate cu structura proceselor, iar în practică sunt rareori mai mult de 5-6 dintre ele

2. Normele de gestionare în abordarea procesuală sunt de 2-3 ori mai mari, întrucât managementul constă în coordonarea angajaților, și includerea acestora în proces numai atunci când acesta se abate de la cursul obișnuit.

Pentru a reorganiza sistemul de management pe baza unei abordări de proces, conducerea trebuie să decidă asupra proiectării unui nou sistem, iar direcția acestui proiect este de sus în jos, adică Inițial se determină scopurile și obiectivele strategice ale organizației, indicatorii de realizare a acestora, iar pe această bază se construiește un sistem de procese. Pe baza proceselor se formează o structură organizatorică. Reduceți în mod semnificativ complexitatea și accelerați proiectarea permite utilizarea software-ului modern în scopul adecvat, în special, sistemul de modelare de afaceri Business Studio. În plus, acest sistem permite nu numai pregătirea reorganizării, ci și sprijinirea implementării și întreținerii ulterioare a managementului procesului.

3. Organizația a intrat într-o nouă etapă a dezvoltării sale: Deschizi filiale și te transformi într-o structură de rețea.

Uneori dezvoltarea unei companii este atât de dinamică încât nu are timp să transforme sistemul de management. Acest lucru se întâmplă de obicei pe piețele cu creștere rapidă, cu condiții de piață favorabile.

Atunci când luați decizii cu privire la deschiderea diviziilor la distanță, nu trebuie să subestimați importanța pregătirii interne a companiei pentru un astfel de pas. Nu este un secret pentru nimeni faptul că unele companii reproduc și dezvoltă cu succes afaceri indiferent de regiune, în timp ce altele au multe sucursale care nu sunt profitabile.

Cert este că metodele și tehnologiile de management funcțional, până la un anumit punct eficiente pentru „afaceri simple”, nu pot funcționa pe structurile de rețea.

O evaluare a gradului de pregătire a unei companii de a deschide divizii regionale este de obicei efectuată la următoarele niveluri:

§ manageriale;

§ financiar;

§ marketing;

§ proces

Dacă o companie condusă după un principiu funcțional-ierarhic începe să formeze o rețea, trecerea la managementul proceselor devine aproape inevitabilă, deoarece amploarea serioasă a sarcinilor și problemele managementului afacerilor de la distanță fac ca introducerea tehnicilor de management regulate să fie o nevoie urgentă.

Posibile probleme care vă fac să vă gândiți la optimizarea controlului:

§ Lipsa formalizate tehnologie de operare eficientă

§ Imposibilitatea (sau costul ridicat) de control toate aspectele activitatile filialelor

De obicei, la deschiderea filialelor, cea mai bună modalitate din toate punctele de vedere este să transferați acolo tehnologiile de activitate deja dezvoltate (da, aceleași tehnologii pe care le obțineți când descrieți și optimizați procesele de afaceri ale organizației). Acest lucru vă permite să aplicați în mod eficient experiența existentă și să o „replicați” cu probleme minime: la urma urmei, dacă tehnologia de activitate nu este oficializată, managerul este obligat să organizeze personal sucursala sau să aloce cel mai competent angajat pentru aceasta. Și dacă trebuie să deschideți mai mult de una sau două sucursale și chiar și într-un timp scurt? Prezența unui model de afaceri în acest caz rezolvă o mare parte a problemelor organizaționale.

Mai mult, simpla deschidere a filialelor este doar primul pas, iar atunci când planificați o astfel de cale de dezvoltare, trebuie să fiți conștienți de faptul că rețeaua va trebui gestionată. Gestionarea eficientă a unei rețele de sucursale este imposibilă fără un grad ridicat de independență pentru ca acestea să se adapteze la o varietate de condiții externe. În acest caz, centrul corporativ acționează exclusiv ca un organism de coordonare care controlează fluxurile financiare și de mărfuri-materiale. Prin urmare, managementul rețelei este asemănător managementului proceselor, când atenția managementului nu este concentrată pe funcționare, ci pe rezultatele activităților.

După cum arată practica, majoritatea companiilor cu o strategie regională de succes utilizează mai multe instrumente:

1. structura optima– flexibil și care să răspundă cerințelor pieței;

2. corect alese model de management al filialei, care determină măsura independenței acestora;

3. detaliat instrucțiuni, reglementări și documente definirea muncii

4. retea de sucursale.

Într-o situație reală de piață, centrul corporativ trebuie să formeze un sistem de management care, pe de o parte, va asigura un nivel suficient de ridicat de reglementare a activităților sucursalelor și, pe de altă parte, să ofere oportunități de răspuns flexibil la schimbările de pe piață. conditii.

Cum se determină gradul optim de standardizare a proceselor individuale?

Una dintre opțiuni poate fi utilizarea unui astfel de algoritm: prin definirea proceselor standard, compania rezolvă problema repartizării optime a funcțiilor între centru și sucursale. Astfel, fiecare proces reglementat al companiei (management, principal, auxiliar) este repartizat conform regulii: doar in centru, efectuat numai ramură, efectuat de comun acord. Evident, procesele efectuate doar în centru sunt standard și ar trebui reglementate. Atunci când se efectuează procese la ambele niveluri, este de obicei recomandabil să le standardizezi și să le reglementezi. Pentru procesele la nivel de ramură, este posibil fie să standardizați execuția procesului - dacă toate ramurile sunt similare, fie să faceți raportări standard asupra procesului - dacă execuția procesului în diferite ramuri poate diferi semnificativ.

Drept urmare, compania primește o listă de procese care trebuie standardizate.

Pentru a desfășura cu succes toate lucrările pregătitoare și pentru a construi o structură de rețea eficientă, este necesar să se formeze un sistem de management al proceselor bazat pe obiective strategice clar definite, cu o repartizare optimă a puterilor și responsabilităților între centrul corporativ și sucursale. Aplicarea abordării procesuale în acest caz este dictată de logica dezvoltării organizației și de necesitatea asigurării acesteia cu un management adecvat.

Astfel, indiferent în ce stadiu de dezvoltare se află compania, cu cât conducerea și proprietarul ei acordă mai devreme atenție construirii unui sistem de management folosind o abordare a procesului, cu atât este mai probabil să treacă înaintea concurenților și să prevină apariția „durerilor de creștere” tipice. ".

Proiectarea unui sistem de control, implementarea lui și buna funcționare ulterioară sunt mult simplificate atunci când se utilizează software specializat de modelare a afacerilor.

Ar putea fi util să citiți: