Principalele tendințe, direcții și perspective pentru dezvoltarea pieței EDMS la nivel mondial și rusesc. Buletinul științific al studenților internaționali Motorii cheie ai creșterii pieței EDMS


Dragi cititori! Datorită faptului că la colectarea materialului pentru acest studiu, funcționalitatea sistemului MOTIV prezentat în recenzie a fost evaluată incorect, editorii, la discreția lor, au corectat diagramele pentru a reflecta mai exact funcționalitatea produsului specificat. Diagramele corectate indică funcționalitatea sistemului MOTIV versiunea 1.1, care exista la momentul selecției participanților la test (martie 2010). Este posibil ca și unii parametri ai altor sisteme să fie estimați incorect.

De asemenea, vă reamintim că în acest moment materialul este foarte depășit și nu poate constitui o bază pentru evaluarea funcționalității versiunilor moderne ale acestor sisteme sau a relației dintre acestea.

Într-o organizație modernă, sistemele electronice de management al documentelor (EDMS) devin un element indispensabil al infrastructurii IT. Cu ajutorul lor, companiile comerciale și întreprinderile industriale își măresc eficiența activităților, iar în instituțiile guvernamentale, pe baza tehnologiilor electronice de gestionare a documentelor, se rezolvă sarcinile de management intern, interacțiune interdepartamentală și interacțiune cu populația. Abrevierea general acceptată este EDMS, deși împreună cu aceasta sunt utilizate și CAD (Office Automation System), EDMS (Electronic Document Management System) și SADO (Document Management System).


Un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) este un sistem organizatoric și tehnic care asigură procesul de creare, gestionare a accesului și distribuire a documentelor electronice în rețelele de calculatoare, precum și asigurarea controlului asupra fluxului de documente într-o organizație.

Inițial, sistemele din această clasă au fost considerate doar un instrument pentru automatizarea sarcinilor muncii clasice de birou, dar cu timpul au început să acopere o gamă tot mai largă de sarcini. Astăzi, dezvoltatorii EDMS își orientează produsele să lucreze nu numai cu corespondență și ORD (documente organizatorice și administrative), ci și cu diverse documente interne (contracte, documentație de reglementare, de referință și de proiect, documente privind activitățile de personal etc.). EDMS sunt, de asemenea, utilizate pentru rezolvarea problemelor aplicate în care lucrul cu documentele electronice este o componentă importantă: gestionarea interacțiunii cu clienții, procesarea contestațiilor cetățenilor, automatizarea activității unui departament de service, organizarea fluxului de lucru al proiectului etc. De fapt, un management electronic de documente sistem se numește orice sistem informațional care asigură lucrul cu documente electronice.

Piața EDMS în ultimii ani a fost unul dintre segmentele cele mai dinamice în curs de dezvoltare ale industriei IT interne. În 2009, potrivit IDC, pe fondul unei reduceri de aproape 50% a volumului pieței globale de software din Rusia, acest segment a prezentat o stabilitate ridicată. Conform datelor pentru 2009, scăderea sa nu a fost mai mare de 20-25%. În termeni numerici, volumul pieței EDMS astăzi, conform CNews Analytics, este de aproximativ 220-250 de milioane de dolari.

Consumatorii tehnologiilor electronice de gestionare a documentelor sunt organizații de diferite dimensiuni și specificități. În mod tradițional, sectorul public rămâne consumatorul cheie de EDMS. Potrivit experților, aproximativ 30% din proiectele de introducere a tehnologiilor electronice de gestionare a documentelor sunt reprezentate de agențiile guvernamentale. În același timp, este important că interesul statului a devenit baza pentru sustenabilitatea pieței EDMS, care chiar și în vremuri de criză a primit un impuls semnificativ de dezvoltare. Managementul electronic al documentelor a fost numit un element cheie al conceptului de „guvernare electronică”, a cărui implementare ar trebui să contribuie la eliminarea obstacolelor birocratice în interacțiunea dintre stat, populație și afaceri, precum și la reducerea corupției. Ca o caracteristică a implementării proiectelor în autoritățile publice și instituțiile mari ale statului, este de remarcat cerințele crescute pentru securitatea informațiilor. Vorbim despre construcția (dezvoltarea) pe baza unor produse software replicate a sistemelor electronice securizate de gestionare a documentelor.

Despre dezvoltatorii EDMS

Atunci când alege o soluție de clasă EDMS, clientul ia în considerare diverse opțiuni: o soluție în cutie, o soluție bazată pe platformă sau dezvoltare personalizată. Dezvoltatorii ruși oferă în principal soluții gata făcute, în timp ce dezvoltatorii occidentali acționează ca furnizori de platforme, pe baza cărora sunt implementate soluții de design și dezvoltări personalizate. Potrivit statisticilor, în structura pieței, dezvoltatorii ruși reprezintă aproximativ 95% din numărul total de proiecte pentru implementarea EDMS. Una dintre explicații este că în Rusia specificul lucrului cu documente, bazat pe tradițiile interne de management, este încă puternic.

Este de remarcat faptul că un număr de vânzători au început să ofere EDMS clienților în modul SaaS (Software as a Service), dar până acum această abordare, din mai multe motive (încrederea în furnizor, calitatea și fiabilitatea canalelor de comunicare) , este mai probabil să fie considerată ca o formă de familiarizare cu capacitățile sistemului și nu ca o abordare reală a automatizării fluxului de lucru.

Una dintre tendințele emergente este utilizarea sistemelor de clasă ECM (Enterprise content management) pentru lucrul cu documente.

Conform enciclopediei libere (Wikipedia):
Enterprise content management (ECM) - gestionarea resurselor de informații ale întreprinderii sau managementul informațiilor corporative.

În cadrul conceptului ECM, managementul documentelor este considerat una dintre sarcinile de asigurare a lucrului cu informații corporative. Această abordare este susținută în principal de dezvoltatorii occidentali. Și deși în Rusia cererea pentru astfel de tehnologii este încă în stadiu de formare, multe EDMS interne au implementat deja diverse componente ECM: managementul documentelor, managementul imaginilor documentelor, stocarea pe termen lung a documentelor, managementul fluxului de lucru (Workflow), lucru colectiv cu documente . În mod fundamental, tehnologiile ECM diferă de EDMS printr-o elaborare mai profundă a problemelor de gestionare a conținutului web și a conținutului multimedia.

Inițiative de stat în jurul „Documentului electronic”

În perioada 2009-2010, în Rusia au început să fie implementate mai multe inițiative guvernamentale globale legate de organizarea interacțiunii electronice oficiale între stat, populație și afaceri, care vizează creșterea nivelului de pătrundere a tehnologiilor informaționale în diverse aspecte ale vieții de stat și publice. . Printre acestea se numără aprobarea listei serviciilor publice furnizate populației prin intermediul internetului, precum și aprobarea prevederilor privind sistemul de gestionare a documentelor interdepartamentale, care au devenit primii pași importanți către implementarea conceptului de „guvernare electronică”.

Este important de menționat că problema temeiului juridic al documentului electronic este încă deschisă. Astăzi, activitățile participanților la gestionarea documentelor electronice sunt reglementate de legi și reglementări privind utilizarea semnăturii digitale electronice (EDS), GOST și instrucțiuni pentru munca de birou și arhivare, legi și reglementări privind tehnologia informației. Se pare că regulile și procedurile de lucru cu documentele sunt definite la nivel de stat, există cerințe de securitate pentru sistemele informaționale, dar statutul juridic al unui document electronic nu a fost încă determinat în legislație.

Standarde EDMS

Astăzi, activitățile dezvoltatorilor EDMS nu sunt practic reglementate. Atunci când dezvoltă produse software și implementează proiecte de implementare, dezvoltatorii și furnizorii, într-o măsură sau alta, sunt ghidați de următoarele documente legale și de reglementare:

  • GOST R 51141-98. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții (aprobate prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 27 februarie 1998 nr. 28);
  • Legea federală din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică” (modificată la 8 noiembrie 2007);
  • GOST R 6.30-2003. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente (aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 3 martie 2003 N 65-st);
  • Decretul Guvernului Federației Ruse din 22 septembrie 2009 nr. 754 „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind sistemul de gestionare a documentelor electronice interdepartamentale”;
  • Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”.

La implementarea proiectelor de implementare a EDMS, în cazul lucrului cu date cu caracter personal, este necesar să vă ghidați după cerințele Legile federale din 27 iulie 2006 N 152-FZ „Cu privire la datele cu caracter personal” și din 27 decembrie, 2009 N 363-FZ „Cu privire la modificările la articolele 19 și 25 din Legea federală „Cu privire la datele cu caracter personal”.

Deoarece GOST-urile sunt de natură consultativă, dezvoltatorii includ flexibilitate maximă în soluțiile lor, astfel încât, în funcție de client, pot fi implementate diverse scheme de lucru cu documente pe baza sistemului. Adesea, arhitectura și logica sistemului trebuie să ofere abordări diferite și uneori opuse pentru automatizarea fluxului de documente. Lipsa standardelor general acceptate este o problemă nu numai pentru dezvoltatori, ci și pentru clienți, deoarece alegerea cerințelor pentru un EDMS devine prea subiectivă. Adesea, întreprinderile nu se pot concentra nici pe practicile din industrie (această abordare s-a dovedit bine atunci când aleg un furnizor de sisteme IT din clasa ERP, CRM, HRM etc.). Regulile și reglementările pentru lucrul cu documente pot diferi de la o întreprindere la alta, nu numai în cadrul aceleiași industrii, ci chiar și în cadrul aceluiași grup de companii. Câteva exemple simple: întreprinderea funcționează conform GOST-urilor sau nu? Cât de bine corespunde lucrările cu documentele GOST-urilor? Este conducerea superioară pregătită să lucreze în sistem sau asistenții și secretarii vor lucra pentru managementul de vârf? Întreprinderea folosește vreuna dintre practicile de management occidentale? Ce instrumente de automatizare folosesc angajații la locul de muncă? Și deși, în general, complexul de sarcini de gestionare a documentelor electronice este destul de clar, metodele de implementare a acestora variază foarte mult. Rezultă că una dintre cerințele principale pentru dezvoltatorii unui EDMS modern este să ofere o soluție adecvată în ceea ce privește prețul, calitatea și timpul de implementare, indiferent de specificul muncii clientului (cu alte cuvinte, satisfacerea oricăror specificități).

Capacitățile tehnice ale sistemelor electronice moderne de gestionare a documentelor

Revizuirea ia în considerare cele mai comune nouă EDMS din Rusia: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Document Management (1C), Boss Referent (BOSS - Referent, IT Group) , DELO (EOS), EUFRATS (Tehnologii cognitive), MOTIVE (Motiv). Nu am inclus în mod deliberat soluțiile dezvoltatorilor ruși bazate pe platforma Documentum (EMC Documentum), deoarece în acest caz este imposibil să vorbim despre vreo funcționalitate și replicabilitate specifice. Pentru pregătirea revizuirii s-au folosit informații din surse deschise: materiale informative și versiuni demo ale produselor software. Viziunea prezentată a EDMS este o încercare de a evalua capacitățile și pregătirea produselor software pentru a rezolva sarcinile reale de organizare a managementului documentelor electronice într-o întreprindere.

Criteriile evidențiate în recenzie vă vor ajuta să analizați posibilitățile soluțiilor luate în considerare din punctul de vedere al implementării tehnice a anumitor sarcini EDMS. Toate posibilitățile sunt împărțite în șapte circuite funcționale:

  • înregistrarea și introducerea documentelor;
  • lucrul cu documente;
  • managementul și controlul fluxului de lucru;
  • căutare și analiză de informații;
  • Securitatea informațiilor;
  • suport pentru fluxul de lucru pe hârtie;
  • setări standard.

Caracteristicile generale ale sistemelor au fost plasate într-un tabel separat.

Revizuirea oferă o serie de criterii evidente care sunt inerente tuturor sistemelor luate în considerare (și tuturor sistemelor din clasa EDMS, în principiu) și criterii care fac posibilă distingerea soluțiilor unele de altele. În general, funcționalitatea sistemelor este aceeași și doar o specificare detaliată a unora dintre sarcinile principale ale fluxului de lucru și caracteristicile implementării lor ne permit să comparăm diferite soluții. Trebuie remarcat faptul că pentru toate sistemele prezentate în revizuire, există o practică de implementare destul de mare. Aceste sisteme sunt folosite de sute de organizații pentru a automatiza fluxul de lucru. Pe lângă aceste soluții, pe piață există peste 50 de produse software care nu sunt utilizate pe scară largă.

Dacă analizăm versiuni noi de sisteme care ocupă poziții de lider pe piață, este de remarcat faptul că în ultimii trei ani dezvoltarea lor a vizat în principal îmbunătățirea capacităților de servicii, deoarece capacitățile de bază într-o formă sau alta au fost deja implementate anterior. . Dacă vorbim de noi capacități tehnice, putem observa potențialul de dezvoltare a EDMS în direcția gestionării diverselor tipuri de conținut (multimedia), utilizarea tehnologiilor de autoprocesare și analizarea conținutului documentului. Dar până acum, o astfel de funcționalitate pentru EDMS nu este obligatorie și, cel mai important, cererea pentru aceasta în Rusia nu a fost pe deplin formată.

Când se compară funcționalitatea EDMS, sunt utilizate următoarele denumiri:

  • „+” - oportunitatea este implementată;
  • «+/−» - caracteristica este disponibilă cu funcționalitate limitată sau trebuie achiziționat software suplimentar;
  • "−" - posibilitatea nu este implementată.

Tabelul 1. Caracteristici generale ale celor mai populare EDMS

Orez. 1. Caracteristici generale ale celor mai populare EDMS

Tabelul 2. Înregistrarea și introducerea documentelor



Orez. 2. Înregistrarea și introducerea documentelor

Tabelul 3. Lucrul cu documente



Orez. 3. Lucrul cu documente

Tabelul 4. Managementul și controlul fluxului de lucru



Orez. 4. Gestionarea și controlul fluxului de lucru

Tabelul 5. Căutarea și analiza informațiilor




Orez. 5. Căutarea și analiza informațiilor

Tabelul 6. Securitatea informațiilor


Orez. 6. Securitatea informațiilor

Tabelul 7. Suport pentru fluxul de lucru pe hârtie




Orez. 7. Suport pentru fluxul de lucru pe hârtie

Tabelul 8. Instrumente standard de configurare




Orez. 8. Instrumente standard de configurare

Tabelul 9. Rezumatul funcționalității ERMS




Orez. 9. Evaluarea finală a funcționalității ERMS

Pentru a efectua o evaluare cuprinzătoare, vom lua în considerare EDMS prezentat în funcție de raportul „preț / funcționalitate”, care este de înțeles pentru toată lumea. Nu luăm în considerare al treilea criteriu important - „Timpul de implementare”, deoarece depinde foarte mult nu numai de instrumentele de configurare furnizate de sistem, ci și de calificările și motivația echipei de proiect. Poziția sistemelor în ceea ce privește „prețul/funcționalitatea optimă” pentru proiecte mici (pentru 20 de utilizatori) și pentru proiecte destul de mari (pentru 100 de utilizatori) este prezentată mai jos.

Diagrama 1. EDMS „Preț/funcționalitate optimă” (20 utilizatori)




Orez. 10. EDMS „Preț/funcționalitate optimă” (20 utilizatori)


Diagrama 2. EDMS „Preț/funcționalitate optimă” (100 de utilizatori)




Orez. 11. EDMS „Preț/funcționalitate optimă” (100 de utilizatori)

Aceste diagrame sunt construite după principiul Gartner Magic Quadrant, în care sistemele situate în Quadrant I au raportul optim după criteriul „preț/funcționalitate optim”. În cadranele II și IV ale diagramei există sisteme care nu au indicatori echilibrați de preț și funcționalitate.

Criteriul ales pentru studiu face posibilă evaluarea diferitelor EDMS din punctul de vedere al pregătirii acestora de a rezolva problemele reale ale managementului documentelor electronice într-o întreprindere modernă. Grupul de lideri atât în ​​cazul proiectelor mici (Diagrama 1) cât și al proiectelor mari (Diagrama 2) a inclus sistemele Directum, DocsVision, MOTIV și EUFRATS. Sistemele rămase sunt situate în cadranele II și IV. Singura excepție a fost sistemul DELO, care a intrat și în primul cadran al diagramei pentru un EDMS pentru 20 de utilizatori. Rezultatele obținute de EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Document Management, Boss Referent, DELO arată că aceste sisteme nu oferă o abordare integrată pentru automatizarea lucrărilor cu documente, ci sunt oferte de nișă concentrate doar pe rezolvarea unei anumite clase de documente electronice. sarcini de management. Absența sistemelor în cadranul III se explică prin faptul că revizuirea a considerat cel mai comun EDMS din Rusia și nu toate sistemele oferite în prezent clienților.

Sperăm că prezentarea generală vă va fi utilă atunci când alegeți un sistem. Aș dori să remarc că prin implementarea EDMS astăzi, organizația nu numai că își mărește eficiența activităților, dar, ceea ce este foarte important, câștigă experiență și practică valoroasă în condiții noi - în condițiile managementului documentelor electronice.

P.S. Pentru pregătirea revizuirii, au fost utilizate numai materiale disponibile public de pe site-urile web oficiale ale producătorilor de EDMS. După publicarea articolului, s-a dovedit că, din cauza descrierii incomplete a produselor de către compania Industrial Information Systems, informațiile despre soluția lor sunt inexacte. Vom studia această problemă în detaliu și vom descrie rezultatele în articolul următor.

Mulți dintre voi folosiți EDMS de mult timp în munca voastră, unii sunt în proces de implementare, dar sunt cei care încă se uită. Cu toate acestea, cunoașterea înregistrărilor moderne ale companiei și a sistemelor de management al informațiilor va fi utilă atât pentru utilizatorii începători, cât și pentru cei experimentați. Criterii de selecție EDMS

Nu este un secret pentru nimeni că procesele de afaceri bine concepute și optimizate sunt cheia succesului companiei. Unul dintre cele mai importante și consumatoare de resurse este procesul de suport pentru managementul documentației. În primul rând, acestea sunt costurile de timp (coordonare, avizare, semnare, control al execuției), costurile cu forța de muncă (necesitatea de a avea în personal un specialist responsabil cu gestionarea documentelor), ca să nu mai vorbim de costurile consumabilelor și echipamentelor de birou. EDMS sunt concepute pentru a optimiza acest proces și, prin urmare, pentru a reduce semnificativ costurile furnizării acestuia.

În ciuda condițiilor economice dificile, EDMS de pe piața tehnologiei informației rămân printre cele mai populare sisteme, deoarece permit:

  • cresterea eficientei managementului companiei prin asigurarea managementului cu toate informatiile necesare pentru luarea deciziilor;
  • optimizarea muncii angajaților cu documente;
  • păstrarea informațiilor critice și a activelor necorporale ale companiei (informații care se pot pierde ca urmare a concedierilor sau disponibilizărilor angajaților), adică asigurarea continuității afacerii sau a proceselor de afaceri.

Desigur, informațiile despre utilitatea tehnologiilor moderne pentru profesioniștii de birou nu sunt noi. Dacă citești aceste rânduri, atunci acest subiect este aproape de tine. Poate că mulți dintre voi folosiți EDMS în munca voastră de mult timp, cineva este în proces de implementare, dar există cei care încă se uită.

Cu toate acestea, cunoașterea înregistrărilor moderne ale companiei și a sistemelor de management al informațiilor va fi utilă atât pentru utilizatorii începători, cât și pentru cei experimentați.

Piața se dezvoltă activ, există multe produse, soluții de afaceri, opțiuni suplimentare concepute pentru a rezolva o varietate de probleme. Și chiar dacă compania ta are deja o soluție pentru automatizarea biroului și munca în echipă a angajaților, atunci probabil că acum te gândești cum să o optimizezi.

Este important să înțelegem că sistemele electronice de gestionare a documentelor implementate într-o companie nu sunt un subiect înghețat, ci un organism viu care necesită o atenție, control și dezvoltare semnificative. Dacă sistemul nu este dezvoltat în timp util, atunci foarte curând va deveni învechit și nu va mai fi folosit de angajați.

Serviciu DOW - client EDMS

Poate că acum vă puneți întrebarea: „De ce noi – funcționarii – înțelegem piața EDMS, dacă există „oameni IT” și este pâinea lor să aleagă programele?”.

Este naiv să credeți că specialiștii IT vă vor rezolva această problemă! Majoritatea documentelor de astăzi sunt create, procesate și stocate electronic. Angajații coordonează o mulțime de documente folosind ICQ, Skype, e-mail. În plus, documentele sunt create și salvate în diferite formate. Și este sarcina funcționarilor să gestioneze aceste informații.

Cunosc multe cazuri când funcționarii au devenit de fapt dezvoltatori de sisteme electronice de gestionare a documentelor, prescriind cerințele pentru sistem de la zero. Acesta a fost începutul călătoriei lor prin chinurile și procesele lungi de dezvoltare, rafinare și implementare a sistemului.

La început au acționat ca analiști de afaceri - descriind toate procesele de circulație a documentelor. Apoi în rolul de testeri, acceptând rezultatele. Ei bine, și apoi în rolul profesorilor, învățând angajații organizației lor cum să lucreze cu sistemul. Desigur, toate aceste procese sunt foarte lungi și necesită o perioadă semnificativă de timp - în cel mai bun caz, câteva luni, în cel mai rău caz, ani. Mai târziu, mi-au mărturisit că, dacă ar fi putut participa mai devreme la procesul de selecție, s-ar fi economisit mult efort și timp, și bani decenti pentru compania lor! Dar cel mai important lucru este că ar fi organizat munca comună în sistem cu mult timp în urmă - angajații lor și ai companiei.

Dezvoltatorii de soluții personalizate în cele mai multe cazuri sunt ghidați de cerințele utilizatorilor. Numai că ei nu țin cont de faptul că de multe ori utilizatorii nu știu ce cerințe să prezinte și care sunt modalitățile de a-și implementa sarcinile.

Cunoașterea produselor prezentate pe piață, înțelegerea principiilor muncii lor oferă un avantaj la alegere și, în cele din urmă, vă permite să alegeți cea mai eficientă soluție și să vă economisiți puterea, nervii și banii pentru companie.

Ce solutie sa aleg?

Deci, ați decis să înțelegeți situația de pe piața EDMS și să găsiți un sistem potrivit pentru rezolvarea problemelor dumneavoastră. Deschizi internetul și acolo...

Și există atât de multe nume, descrieri, diagrame ale companiilor analitice, diverse comparații pe care pur și simplu le puteți îneca în această mare de informații. Iată doar câteva cifre despre numărul de produse de pe piața rusă.

Pentru februarie 2010, în catalogul sistemelor electronice de gestionare a documentelor de pe site-ul TAdviser erau aproximativ 179 de nume, lista catalogului Docflow conține 170 de produse, de asemenea există diverse portaluri independente despre sistemele de management al documentelor unde lista de soluții conține 45 nume. DSS Consulting evidențiază soluțiile a aproximativ 15-20 de companii care au proiecte de implementare multiple și de succes pe mai multe perioade.

După cum puteți vedea, piața rusă are o mare varietate de soluții legate de clasa sistemelor electronice de gestionare a documentelor.

Sistemele pot fi numite în diferite moduri: „sistem de automatizare de birou”, „birou electronic”, „sistem de management operațional al companiei”, „sistem de management al conținutului”, „sistem ECM”, etc.

S-ar părea, care este diferența? La urma urmei, toate sistemele fac aproape același lucru - asigură gestionarea electronică a documentelor. Iar managementul documentelor este un domeniu destul de formalizat și toate soluțiile pentru automatizarea acestuia ar trebui să fie foarte asemănătoare între ele.

Cu toate acestea, piața produselor software este foarte diversă - există sisteme scumpe și soluții de clasă economică, există sisteme și constructori foarte specializati care vă permit să realizați orice idee a clientului. Toată această diversitate a pieței provine din faptul că aceleași cerințe funcționale sunt implementate în moduri diferite, pe platforme diferite, folosind tehnologii diferite.

În prezent, piața a atins un anumit stadiu de maturitate, printre EDMS au apărut liderii lor, continuă să apară soluții noi, ceea ce indică faptul că procesul de dezvoltare a sistemului continuă. Spre deosebire de piața de software de contabilitate, unde 1C este, fără îndoială, lider, piața EDMS nu este atât de polarizată, cumpărătorul are o gamă extrem de largă: de la cei mai importanți producători din lume până la dezvoltări personalizate care țin cont de specificul unui anumit client. E greu să-ți dai seama, nu-i așa?

Problema alegerii unui EDMS

Abundența ofertelor de pe piața de software de birou creează o problemă de alegere. Dar din lipsa unor criterii obiective și a metodelor general acceptate de evaluare a calității EDMS-ului propus și a conformității acestora cu nevoile reale ale organizației, există riscul dobândirii sistemului „greșit”: prea slab sau, dimpotrivă , redundant pentru rezolvarea unor probleme specifice. Riscul poate fi exacerbat în timpul fazei de implementare, deoarece chiar și un sistem bun poate fi configurat astfel încât să nu funcționeze eficient.

Ca urmare, majoritatea organizațiilor aleg soluții software în domeniul managementului documentelor electronice pe riscul și riscul lor, ghidându-se după propriile criterii, intuiție sau având încredere în promisiunile dezvoltatorilor și specialiștilor care implementează sistemul.

Cel mai adesea, motivul eșecului nu este atât calitatea soluției software, cât alegerea sa greșită și greșelile făcute în timpul implementării din cauza lipsei de cerințe bine formulate pentru EDMS.

La sfârşitul anului 2008 - începutul anului 2009. DSS Consulting a realizat un studiu în rândul companiilor - utilizatori ai EDMS care au implementat EDMS în 2008. La întrebarea: „Cum aleg companiile EDMS?” cele mai populare răspunsuri au fost:

  • alese conform recomandărilor;
  • informatii analizate pe internet;
  • a ales prima soluție disponibilă;
  • hotărâre „coborâtă de sus”.

Experiența multor companii arată că consecințele unei alegeri nereușite a EDMS nu sunt doar pierderi materiale, temporare, organizaționale, ci și, cel mai important, eșecul organizației în a-și atinge obiectivele și rămânerea în urmă în dezvoltare.

Prin urmare, există o nevoie reală de informații care să permită: pe baza analizei sistemului de documentare suport pentru managementul și procesele de afaceri ale organizației, să se formuleze cerințe pentru EDMS, pe baza unor criterii obiective de evaluare și comparare a EDMS prezentate. pe piață, pentru a selecta produsul adecvat și a asigura utilizarea eficientă a acestuia.

Criterii de selecție EDMS

Înainte de a trece la un subiect destul de amplu de revizuire a situației actuale de pe piețele ruse și internaționale pentru soluțiile informatice din această clasă, precum și analizarea soluțiilor specifice, să ne oprim asupra principalelor criterii cărora trebuie să le acordăm atenție, indiferent de clasă. a produsului software și a cotei de piață.

EDMS-ul unei organizații trebuie să rezolve o gamă largă de sarcini și, în același timp, să fie convenabil și flexibil în personalizare, astfel încât să poată fi susținut de client. Desigur, puteți lua o platformă ECM și puteți obține o soluție fin reglată care ia în considerare toate procesele de afaceri ale companiei, dar implementarea unor astfel de sisteme, de regulă, durează de la câteva luni la un an sau mai mult și necesită costuri financiare considerabile. . Cu toate acestea, doriți întotdeauna ca timpul de implementare să fie minim, iar pregătirea personalului să fie rapidă și, de preferință, fără întreruperi din activitățile de producție.

Cel mai adesea, alegerea EDMS se face pe baza următoarelor criterii:

  • costul licențelor EDMS și al altor componente necesare (hardware, DBMS);
  • costul implementării și suportului EDMS;
  • posibilitatea extinderii sistemului prin module suplimentare și integrare cu alte produse;
  • Securitatea informațiilor;
  • platforma și tehnologiile utilizate;
  • reputația dezvoltatorului și furnizorului (organizația care implementează sistemul);
  • completitudine funcțională.

Luați în considerare semnificația criteriilor de mai sus.

Costul licențelor a fost întotdeauna unul dintre criteriile principale în alegerea unui sistem. Clienții EDS știu de mult că un produs ieftin nu este întotdeauna unul bun.

Sistemul ar trebui să fie accesibil, astfel încât clientul să poată efectua el însuși unele setări de sistem, de exemplu, conectarea și configurarea independentă a dicționarelor, directoarelor, rutelor standard de documente etc., fără a mai recurge încă o dată la serviciile dezvoltatorilor sau integratorilor de sistem. Costul de operare a sistemului va fi mai mic.

Sistemul ar trebui să fie o soluție care asigură extinderea ulterioară prin adăugarea de noi module și capabilități.

Gama de posibilități extinsă prin module suplimentare poate include atât integrarea cu anumite aplicații, cât și extinderea funcționalității sistemului.

La alegerea unui sistem se acordă o atenție deosebită securității informațiilor acestuia, modului în care sunt implementate principiile protecției datelor confidențiale, modului în care este organizat sistemul de control al accesului, dacă sistemul suportă utilizarea semnăturii și criptării electronice.

Atunci când alegeți un sistem, de regulă, se ia în considerare pe ce platformă este construit și ce tehnologii sunt utilizate. Și aici se acordă prioritate mai degrabă nu noutății, ci stabilității și fiabilității. Nu ultimul rol în alegere îl joacă sistemul de gestionare a bazelor de date (DBMS) și instrumentele de dezvoltare utilizate.

Dacă organizația are deja un standard corporativ pentru DBMS, atunci este mai logic dacă EDMS îl urmează. Nu este de dorit să extindeți lista de SGBD acceptate decât dacă este absolut necesar. Același lucru este valabil și pentru instrumentele de dezvoltare. Cu cât sunt mai celebri și răspândiți, cu atât mai mulți specialiști care le dețin și vor putea dezvolta componente suplimentare pentru EDMS și cu atât riscul de întrerupere a proiectului din cauza lipsei unor astfel de specialiști este mai mic.

Atunci când alegeți un dezvoltator EDMS, de regulă, sunt evaluați factori precum perioada de lucru pe piața EDMS, reputația în rândul utilizatorilor și concurenților, calitatea suportului tehnic și frecvența de lansare a actualizărilor de sistem. La fel de importantă este alegerea unei companii de încredere - furnizorul de EDMS, dacă compania dezvoltatoare nu lucrează direct cu clienții.

În etapa de selecție, este necesar să se evalueze în detaliu experiența proiectelor și implementărilor de succes, nivelul de calificare a personalului. De specificul întreprinderii depinde posibilitatea de finalizare a sistemului informatic într-un timp rezonabil (cu condiții de preț acceptabile) de firma furnizor.

Poate cel mai important criteriu este completitudinea funcțională a sistemului. Indiferent cât de bun este sistemul în toate celelalte privințe, sarcina sa principală este de a asigura performanța funcțiilor de gestionare a documentelor electronice.

Până acum, clienții au folosit rar o abordare sistematică pentru a evalua completitatea funcțională a EDMS, bazându-se pe opinia subiectivă bazată pe studiul materialelor de marketing sau, în cel mai bun caz, pe o cunoaștere superficială a produsului pe un stand experimental. Acest lucru nu este suficient pentru utilizarea practică cu succes a EDMS.

Este practic imposibil să faceți alegerea corectă fără a efectua o evaluare și o comparație cuprinzătoare a sistemelor, în primul rând în ceea ce privește parametrii funcționali, fără a lua în considerare obiectivele strategice și sarcinile curente ale clientului.

O analiză preliminară a pieței poate ajuta la rezolvarea acestei probleme: o cunoaștere inițială cu principalii săi participanți, produsele de pe piață, tehnologiile cheie și sistematizarea în funcție de principalii parametri.

Piața sistemelor electronice de gestionare a documentelor

În prezent, în industria IT autohtonă, una dintre cele mai dinamice domenii este piața sistemelor electronice de management al documentelor (EDMS).

Cu o dinamică generală a pieței IT de 6% (conform IDC), în 2013 creșterea acesteia a fost de aproximativ 23%, ceea ce, în plus, depășește de două ori indicatorii globali ai acestui segment, precum și ritmul de creștere a pieței de software. (15%). arhiva document management program electronic

Potrivit șefului adjunct al Centrului pentru Sisteme Analitice și Dezvoltari, Denis Vladimirovici Morozov, motivul acestei stări de lucruri este legat de implementarea unor programe de informatizare la scară largă în sectorul public și de construcția activă a e-guvernării.

Managementul electronic al documentelor este, de fapt, sistemul circulator al unei întreprinderi de stat sau comerciale.

Dimensiunea pieței EDMS din Rusia, conform diferitelor estimări, este de aproximativ 26 de miliarde de ruble, din care aproximativ 75% se încadrează în serviciile de implementare și aproximativ 25% - direct pe vânzarea licențelor.

În structura pieței, majoritatea vânzărilor sunt reprezentate de întreprinderi mari (aproximativ 45-50%). Sectorul public ocupă aproape în totalitate cealaltă jumătate a pieței (aproximativ 40-45%), lăsând IMM-urilor nu mai mult de 10-15%.

Concurența pe piața EDMS astăzi este destul de densă. Totodată, cinci companii controlează peste 60% din piață: EMC, Cognitive Technologies, 1C, Directum și Microsoft (conform datelor IDC pentru 2013) în ceea ce privește cifra de afaceri. În același timp, se știe că EMC și Microsoft sunt reprezentate pe piața EDMS prin soluții replicate ale companiilor partenere.

Printre participanții la studiu, am ales EDMS care se dezvoltă activ și s-au dovedit în mediul utilizatorului: 1C: Document Management, CompanyMedia de la InterTrust, DocsVision, SharePoint și Delo de la EOS, Directum, Teză de la un dezvoltator rus „Holemont” și dezvoltare software „E1 EUFRAT” de la Cognitive Technologies.

Este de remarcat faptul că, pe lângă produsele care participă la revizuire, mai există câteva zeci de sisteme pe piața EDMS, dintre care majoritatea nu au primit distribuție pe scară largă.

Produsele lider de piață au un set aproximativ egal de funcții cheie (înregistrarea documentelor, controlul ciclului de viață, rutare, raportare etc.).

Prin urmare, nu are sens practic să compare sistemele în conformitate cu aceste criterii.

Pe de altă parte, la alegerea unui sistem, de interes sporit sunt caracteristicile care se numără printre tendințele pieței și sunt un plus esențial la funcționalitatea EDMS (pentru un număr de dezvoltatori, împreună cu caracteristicile principale, acestea sunt incluse în funcționalitate) atunci când se lucrează cu documente în organizații de diferite niveluri. Acestea includ servicii pentru menținerea contractelor, un client web, managementul lucrărilor, integrarea cu 1C, menținerea unei baze de clienți și a unei arhive de documente, introducerea și recunoașterea documentelor (OCR), precum și contestațiile cetățenilor.

Privind în perspectivă, putem spune că, în viitorul apropiat, inovații precum posibilitatea de gamificare și socializare a soluțiilor pot intra cu ușurință în această listă.

Acesta este un fel de nouă etapă în dezvoltarea EDMS, care permite prezentarea informației într-un mod ludic, precum și comunicarea între utilizatorii sistemului conform principiilor de organizare, aproape de rețelele sociale.

Unul dintre criteriile determinante pentru alegerea unui cumpărător EDMS a fost și rămâne prețul produsului.

Pentru cea mai mare reprezentare a ofertelor de preț ale participanților la cercetare, am ales două reduceri comparative pentru configurația maximă (pe baza vânzării unei licențe pentru 200 de utilizatori) și configurația minimă (pe baza vânzării unei licențe pentru 10 utilizatori) .

La pregătirea studiului s-au folosit informații din surse deschise (Internet, site-uri de informații ale produselor software considerate și companiilor de dezvoltare, versiuni demo ale EDMS).

Astfel, criteriile funcționale ale studiului au inclus prezența opțiunilor în EDMS:

  • - client web
  • - gestionarea contractelor,
  • - managementul muncii,
  • - integrare cu „1C”,
  • - mentinerea bazei de clienti,
  • - arhiva documente (import automat de documente),
  • - recunoașterea documentelor (OCR),
  • - apelurile cetăţenilor.

Rezultatele comparării funcționalității EDMS conform criteriilor specificate sunt prezentate în tabelul de mai jos.

Notarea conform acestor criterii a fost efectuată conform unui sistem de trei puncte:

  • 2 puncte - dacă funcția este prezentă în produsul software și inclusă în pachetul de bază al sistemului declarat de dezvoltator (nu este nevoie să o achiziționați suplimentar);
  • 1 punct - funcția este declarată de dezvoltator, dar nu este inclusă în pachetul de bază (este necesară achiziționarea suplimentară);
  • 0 puncte - funcția nu este declarată.

Tabel de rezultate de comparare a funcționalității EDMS în funcție de criteriile: „Disponibilitatea unui client web”, „Managementul contractelor”, „Gestionarea lucrărilor”, „Integrare cu 1C”, „Menținerea unei baze de clienți”, „Arhiva documentelor”. (import automat de documente)”, „Documente de recunoaștere (OCR)”, „Apeluri ale cetățenilor”

Următoarele sunt rezultatele comparării costului EDMS în configurația minimă declarată. Configurația minimă trebuie înțeleasă ca setul minim disponibil de funcționalități ale sistemului, care include posibilitățile luate în considerare în studiu. Calculul a folosit prețurile declarate de dezvoltatori pentru licențele de utilizator, care permit utilizarea tuturor funcționalităților minime ale sistemului.

Pentru a evalua EDS pentru acest criteriu, scara costurilor sistemului a fost împărțită în șapte intervale egale cu o distanță de 20.200 de ruble (diferența dintre cel mai mare și cel mai mic cost al EDS, împărțit la numărul de intervale), în care a fost credea că participanții la studiu au costuri egale și au primit aceleași puncte.

Totodată, punctajului minim (1) a fost atribuit EDMS cu cel mai mare preț, iar punctajul maxim (în acest caz, 7) a fost acordat celui mai mic.

Tabel de comparație a EDMS în funcție de criteriul „Costul sistemului în configurația minimă”


Mai jos sunt rezultatele comparării EDMS după criteriul „Costul sistemului în configurația maximă”.

Ca și în cazul evaluării SED-ului după criteriul costului configurației minime, scara a fost împărțită în șapte intervale egale cu o distanță de 141.298,6 ruble (diferența dintre cel mai mare și cel mai mic cost al SED, împărțită la numărul de intervale), în cadrul cărora s-a considerat că participanții la studiu au aceeași valoare și au primit aceleași puncte. Totodată, punctajului minim (1) a fost atribuit EDMS cu cel mai mare preț în această configurație, iar punctajul maxim (în acest caz 7) a fost acordat celui mai mic.

Tabel de comparație a EDMS în funcție de criteriul „Costul sistemului în configurația maximă”


Apoi criteriile au fost clasificate în funcție de nivelul lor de semnificație pentru un potențial utilizator. Clasamentul s-a bazat pe datele unui sondaj sociologic a 7563 de reprezentanți ai serviciului IT al întreprinderilor mijlocii și mari din Moscova și 21 de orașe din subiecții Federației Ruse. Cel mai important pentru respondenți a fost criteriul prețului EDS în configurația maximă. I s-a acordat cel mai mare scor de -1. Alte criterii au primit valori în intervalul de la 0 la 1 proporțional cu nivelul semnificației lor pentru utilizatori.

Tabelul coeficienților de semnificație a criteriilor

Scorul final pentru fiecare SEC a fost calculat ca suma scorurilor obținute pentru fiecare criteriu, înmulțită cu ponderea fiecărui criteriu. Tabelul final al rezultatelor cercetării este prezentat mai jos.


Astfel, sistemul E1 EUFRATS de la Cognitive Technologies a devenit câștigătorul ratingului nostru. Sistemul are cea mai completă funcționalitate la cel mai mic cost. Absența modulelor achiziționate suplimentar face ca sistemul să fie atractiv pentru clienții de statut și rang diferit. Pe locul doi se află EDMS DocsVision. În ciuda necesității de a achiziționa funcționalitatea necesară folosind module plug-in, prețul configurației de bază a sistemului rămâne destul de profitabil, deși este inferior E1 EUFRATS EDMS.

Și, în sfârșit, sistemul Tezei a ocupat locul trei în clasament. EDMS este mai potrivit pentru întreprinderile mici și mijlocii - cu un număr mic de licențe, funcționalitatea de bază declarată de dezvoltator este destul de suficientă pentru lucru. Cu toate acestea, sistemul începe să piardă considerabil odată cu creșterea numărului de licențe de utilizator.

15 septembrie 2015 14:04

ÎntrebăriPCSăptămâna îi răspunde Istomin Konstantin, Director Executiv al companieiDIRECTUM. Întrebările au fost puse ca parte a PC Week/RE 20th Anniversary Review.

Când segmentul de sisteme EDMS/ECM a început să se formeze în Rusia, care sunt punctele cheie și etapele dezvoltării sale?

Începutul formării segmentului poate fi numit 1995, când s-au remarcat primele sisteme de circulație axate pe munca de birou. Eufratul și Delo sunt exemple de astfel de sisteme. Tradiția rusă a fluxului de lucru vertical, în care documentul, înainte de a ajunge la executant, trebuie să treacă prin manual, a determinat caracteristicile primelor sisteme de automatizare. Principalele sarcini de automatizare au fost înregistrarea și controlul execuției documentelor, întocmirea rapoartelor. Munca în astfel de sisteme se baza pe carduri de înregistrare. Este prea devreme să vorbim despre managementul conținutului întreprinderii în această etapă, dar așa a fost indicat chiar începutul dezvoltării segmentului.

În etapa următoare, care a durat aproximativ din 1997 până în 2000, pe piața rusă au apărut arhive electronice de documente. Unul dintre reprezentanți este sistemul DOCS Open. La acel moment, această direcție nu a primit o dezvoltare deosebită în Rusia, din nou datorită tradiției specifice de păstrare a evidenței și gestionare a documentelor.

Cam în aceeași perioadă au apărut primele sisteme de flux de lucru, acestea vizau exclusiv automatizarea interacțiunii și funcționau izolat de procesele de management al documentelor. Un exemplu este sistemul rusesc OPTIMA WorkFlow și Western Staffware.

Sistemele integrate au apărut în 2002-2003. Au combinat mecanismele fluxului de lucru și posibilitatea de a organiza arhive electronice de documente. Tocmai în această etapă, putem vorbi despre apariția unor sisteme electronice de gestionare a documentelor cu drepturi depline, care au făcut posibilă lucrul, printre altele, cu conținutul documentelor. O piatră de hotar tehnologică în acest moment este crearea propriilor platforme de dezvoltare bazate pe capacitățile Microsoft SQL Server și/sau Oracle DBMS. O bună ilustrare a acelei perioade a fost expoziția-conferința DOCFLOW 2004. La acea vreme, evenimentul era mai mult ca o expoziție: participanții s-au adunat pentru a vedea tonomate și scanere industriale puternice, care erau răspândite în străinătate... După câțiva ani, conferința a dobândit o mai mare interes practic în utilizarea soluțiilor. Docsvision și DIRECTUM au devenit reprezentanți de seamă ai sistemelor complexe rusești, iar sistemul occidental Documentum a început promovarea activă în Rusia. În plus, sistemele interne bazate pe Lotus Notes au fost dezvoltate în mod activ ca o ramură separată.

2006 poate fi numit anul formării sistemelor ECM moderne, combinând funcționalitatea managementului documentelor și interacțiunii. Totodată, compania de cercetare Gartner a formulat criteriile pe care trebuie să le îndeplinească sistemele ECM. Noile versiuni ale sistemelor complexe rusești reflectă, de asemenea, noul concept de ECM. Tot în această perioadă au început să se dezvolte activ diverse soluții de business, menite să acopere o varietate de sarcini pentru companii bazate pe o singură platformă ECM.

Din 2011 până în prezent, în ECM, ca și în întregul domeniu IT, tendința de orientare către utilizator s-a remarcat clar: sistemele devin mai convenabile, se pune accent pe crearea de interfețe intuitive. Peste tot se dezvoltă soluții mobile, care în ultimii ani nu mai au devenit o tendință, ci o condiție necesară pentru existența sistemelor ECM moderne. Tendința de dezvoltare a produselor cloud se dezvoltă, piața semnalând disponibilitatea clienților pentru soluții SaaS în domeniul managementului documentelor. Deși aici Rusia rămâne în urma piețelor occidentale prin senzații de 2-3 ani.

Cum a supraviețuit acest segment al pieței IT crizei din 1998 și 2008?

În 1998, piața rusă EDMS/ECM ca atare nu exista încă (era foarte mică). Principala caracteristică a crizei poate fi numită refuzul utilizatorilor sistemelor occidentale - implicit a afectat cu toate consecințele sale.

În 2008 a avut loc o creștere activă a segmentului EDMS/ECM, un mare interes al clienților. Prin urmare, odată cu declinul economic general din industria IT, acest segment a suferit cel mai puțin. Vânzările au scăzut, dar nu au fost șocuri serioase, redresarea a durat aproximativ un an.

În ce fel este situația diferită de cea observată în timpul crizelor din 1998 și 2008? Care sunt perspectivele pentru acest segment de piață în viitorul apropiat?

Situația actuală este similară cu criza din 2008 în ceea ce privește manifestările de criză „obișnuite”. Există o scădere generală a activității afacerilor, dinamica vânzărilor a scăzut.

În general, situația actuală este semnificativ diferită de cea din 2008.

În primul rând, criza actuală este văzută ca una prelungită. motivele fundamentale pentru Rusia - prețul petrolului și sancțiunile - este puțin probabil să se schimbe rapid, va dura 2-3 ani pentru a se recupera.

În al doilea rând, astăzi piața ECM a ajuns la maturitate: clienții știu de ce au nevoie de la sisteme și sunt prezentate cerințe destul de clare pentru soluții. În general, abordarea problemei automatizării s-a schimbat: eficiența a devenit un indicator tangibil. Și dacă clientul vede „în număr” beneficiile implementării unui sistem ECM, el ia o decizie complet conștientă, echilibrată.

Ca și până acum, companiile mari au o nevoie reală de automatizare, pentru care economiile de scară le permit să aprecieze mai bine beneficiile implementării soluțiilor ECM. Principalii stimulatori ai pieței sunt reprezentanții industriei de petrol și gaze, industriei de apărare și corporații de stat, precum și întreprinderile orientate spre export.

Sprijinul este oferit și de poziția activă a statului în raport cu sectorul IT: barierele în calea utilizării documentelor electronice au fost reduse semnificativ, tendința de substituire a importurilor pe fondul creșterii dolarului și sancțiunile occidentale măresc șansele. a dezvoltatorilor autohtoni.

În viitor, creșterea în continuare a pieței EDMS/ECM este de așteptat să fie mult mai mare decât piața IT în ansamblu, în timp ce rata de creștere în perioada de criză va depinde de starea economiei. În principal, tendința de creștere va continua în întreprinderile mari, companiile mijlocii vor da preferință soluțiilor mai ușoare, gata făcute, ieftine. Aici intervine tehnologia cloud. Se așteaptă o scădere mai mare la nivelul autorităților publice din cauza reducerilor bugetare severe. Piața fluxurilor de lucru inter-corporate, care este puțin diferită de ECM, dar legată de acesta, este acum la început și este de așteptat să crească brusc, ceea ce creează noi oportunități.

 

Ar putea fi util să citiți: