Automatizarea proceselor de afaceri: pregătire și implementare. Automatizarea proceselor de afaceri ca o condiție necesară pentru eficacitatea companiei Obiectivele automatizării proceselor de afaceri selectate în întreprindere

Condițiile de piață în continuă schimbare, viteza mare în luarea deciziilor, multitasking în managementul activelor și nevoia de reducere a riscurilor necesită abordări moderne în organizarea activităților de afaceri. Ieșirea în mediul intern și extern din ce în ce mai complex al întreprinderii este automatizarea integrată a proceselor de afaceri. Vă permite să eliberați resurse prețioase pentru planificarea strategică și concentrarea managementului pe domenii cheie ale activității companiei. Vom vorbi despre ce sunt automatizarea și un sistem ERP, de ce este necesară o abordare a procesului și ce software este cel mai popular în lume și în Rusia.

Afaceri și automatizare: ieri, azi, mâine

Automatizarea afacerilor este un transfer parțial sau complet al operațiunilor stereotipe și al sarcinilor de afaceri sub controlul unui sistem informatic specializat sau al unui complex software și hardware. Ca urmare, eliberarea de resurse umane și financiare pentru a crește productivitatea muncii și eficacitatea managementului strategic.

Automatizarea se realizează de obicei în două direcții:

* Automatizarea principalelor procese de afaceri: de exemplu, gestionarea vânzărilor sau a serviciilor pentru clienți. În acest caz, se realizează creșterea directă a vânzărilor, a numărului de produse produse și a creșterii profitabilității întregii afaceri în ansamblu.
* Automatizarea proceselor suport precum contabilitate, raportare, munca de birou. O astfel de automatizare nu afectează direct creșterea veniturilor, dar ajută la reducerea timpului și a costurilor pentru efectuarea muncii de rutină.

Sarcinile principale ale automatizării afacerii sunt următoarele:

* suport eficient pentru activitatile operationale ale intreprinderii, organizarea contabilitatii si controlului;
* pregătirea oricăror documente pentru parteneri, inclusiv borderouri, facturi, acte de reconciliere și propuneri de afaceri;
* primirea rapidă a rapoartelor privind starea de fapt în companie pentru orice perioadă de timp;
* optimizarea costurilor cu personalul, sporind eficienta folosirii timpului de lucru prin eliberarea angajatilor de munca de rutina;
* minimizarea impactului negativ al „factorului uman” asupra celor mai importante procese de afaceri;
* stocarea securizată a informațiilor;
* Îmbunătățirea calității serviciului clienți.

Automatizarea proceselor de afaceri poate îmbunătăți semnificativ calitatea managementului într-o companie și calitatea produsului acesteia. Pentru întreprindere în ansamblu, oferă o serie de avantaje semnificative.

* Creșterea vitezei de procesare a informațiilor și rezolvarea sarcinilor repetitive.
* Creșterea transparenței afacerii și a capacității de fabricație a acesteia.
* Creșterea coordonării acțiunilor personalului și a calității activității acestuia.
* Abilitatea de a controla cantități mari de informații.
* Automatizarea muncii manuale.
* Reducerea erorilor și îmbunătățirea preciziei controlului.
* Rezolvarea paralelă a mai multor sarcini.
* Luare rapidă a deciziilor în situații stereotipe.

Ca urmare a automatizării managementului proceselor de afaceri, șeful întreprinderii primește mai multe informații pentru analiza proceselor de afaceri sub forma unor rapoarte analitice detaliate și are posibilitatea de a gestiona compania calitativ, ținând cont de indicatorii externi și interni.

De exemplu, atunci când utilizați software-ul „First Form” în primele șase luni de lucru, cei mai importanți indicatori de performanță ai companiei cresc:

* acuratețea planificarii - cu 40%;
* eficienta globala - cu 50%;
* Economisirea timpului managerului - cu 80%.

Majoritatea companiilor încep automatizarea cu procese de rutină care necesită multă muncă, precum și cu operațiuni care afectează semnificativ profiturile și veniturile: finanțe și contabilitate, managementul documentelor, producția și controlul stocurilor. Automatizarea unor astfel de domenii de activitate precum managementul întreprinderilor, marketingul, managementul calității și comunicațiile externe la majoritatea întreprinderilor rusești este abia la început.

În contextul crizei economice, prioritățile în domeniul automatizării proceselor de afaceri se schimbă oarecum. Principalele tendințe ale sezonului curent includ următoarele:

1. Utilizarea tehnologiilor cloud. Principala diferență a acestei metode de automatizare este că compania nu are propriul server. Astfel de sisteme sunt foarte populare în rândul întreprinderilor mici, deoarece costă mult mai puțin decât versiunea tradițională.
2. Automatizarea activă a instrumentelor de marketing: implementare de sisteme CRM, sisteme de automatizare a publicității contextuale și sisteme BI.
3. Dezvoltarea tehnologiilor de interacțiune mașină-la-mașină. Tendința emergentă a M2M - Machine to Machine - implică participarea minimă a unei persoane la acele procese acolo unde este posibil, deoarece complicațiile proceselor și echipamentelor de afaceri nu permit întotdeauna unei persoane să evalueze și să răspundă în mod adecvat la o situație în schimbare.
4. Aplicarea instrumentelor de big data. O altă tendință în dezvoltarea automatizării proceselor de afaceri este atenția acordată datelor mari și a informațiilor de afaceri aferente. Acestea sunt solicitate de companiile mari, deoarece sunt necesare echipamente costisitoare specializate pentru procesarea datelor mari.
5. Analiza datelor în timp real. Sistemele de automatizare a afacerilor vor evolua către procesarea tranzacțiilor în timp real, rezultând operațiuni complet sincronizate.

Domenii cheie și software de automatizare a proceselor de afaceri

Una dintre principalele condiții pentru automatizarea afacerii este utilizarea unei abordări prin proces de către o întreprindere. Acest termen este înțeles ca o abordare care definește considerarea activităților companiei ca o rețea de procese de afaceri care sunt indisolubil legate de scopurile, obiectivele și misiunea ei principale. Abordarea prin proces, spre deosebire de abordarea structurală predominantă în multe companii, se concentrează nu pe structura organizatorică existentă a întreprinderii, ci pe procese reale de afaceri, al căror rezultat final este crearea unui serviciu sau a unui produs.

Abordarea prin proces ajută la creșterea flexibilității afacerii, la reducerea timpului de răspuns la schimbările pieței și la îmbunătățirea performanței întreprinderii.

Fiecare proces de afaceri dintr-o companie constă dintr-un set de operațiuni individuale cu o ordine de execuție determinată de tehnologie sau instrucțiuni. Caracteristicile necesare ale unui proces de afaceri sunt rutele și regulile, precum și intrările, ieșirile, resursele consumate, participanții și proprietarii.

Înainte de a continua cu automatizarea proceselor de afaceri, este necesar să se lucreze la izolarea și descrierea acestora, precum și clasificarea lor ca procese principale sau auxiliare. Aceasta este o procedură destul de lungă, în practică, necesită participarea tuturor departamentelor companiei în strânsă cooperare.

Tipurile și numărul de procese de afaceri sunt individuale pentru fiecare companie. Toate procesele de afaceri diferențiate pot fi apoi integrate în mai multe domenii principale, pentru fiecare dintre ele automatizarea putând fi realizată atât ca întreg, cât și ca parte a unui proces separat:

1. Management:

* management strategic;
* securitate economică;
* suport juridic;
* Contabilitate de gestiune;
* bugetare;
* Securitatea informațiilor.

Puteți utiliza sistemul de programe „1C: Enterprise”, modulul de control al sistemului SAP R / 3.

2. Marketing și vânzări:

* managementul activitatilor de marketing;
* RELATII CU PUBLICUL;
* managementul activitatilor de publicitate;
* managementul vanzarilor;
* managementul relatiilor cu clientii (CRM).

Pentru automatizarea acestei zone se folosesc adesea software: sisteme CRM - Megaplan, 1C: Bitrix24, Clientbase.ru, managementul reclamelor - EFSOL: AMS Advertising Management, SiZiF, management site (CMS) - Bitrix, UMI.CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE), etc.

3. Productie:

* managementul proceselor de productie;
* managementul inventarului intreprinderii;
* managementul aprovizionării cu materiale;
* managementul echipamentelor de productie;
* sistem logistic.

Produse software: sisteme Kraft, USU, modul de producție AVA ERP, VOGBIT, Sage, Super Warehouse, Warehouse and Sales.

4. Managementul calității:

* sistem de management al calitatii (SMC);
* controlul calitatii produselor si indicatorilor de performanta;
* lucrați cu revendicări.

Software utilizat: Indicatori Administrator, FINEKS: Managementul Calității, Master: Managementul Calității, Wonderware MES Software/Calitate, ProdX.

5. Managementul personalului:

* recrutare;
* formarea si dezvoltarea personalului;
* contabilitatea personalului;
* motivație și salariu

Produse software: E-Staff Recruiter de la Datex Software, 1C: Payroll and HR Management, Oracle/HR Management, Pharaoh, BOSS-Kadrovik.

6. Finanțe:

* Contabilitate;
* contabilitate fiscală;
* planificare financiara;
* gestionarea decontarilor cu clientii;
* calculul salariilor angajaților întreprinderii.

Software de automatizare: „1C: Contabilitate”, „1C: Salariu”, „AuditExpert”, „Master Analiză financiară”, „Fingrand”.

7. Organizarea activitatilor societatii:

* fluxul documentelor;
* Secretariatul.

Produse software: „1C: Document Management”, „E1 Euphrates” de la Cognitive Technologies, „Master Doc” de la Master Group, QPR 2014, Open Text.

ERP: o nouă etapă în evoluția sistemelor de automatizare

Automatizarea „insulară” a proceselor de afaceri individuale ale companiei devine mai devreme sau mai târziu ineficientă, deoarece încercările de a combina mai multe sisteme de automatizare diferite într-un singur întreg eșuează cel mai adesea. La implementarea abordării „insulare”, obiectivul creșterii eficienței generale a întreprinderii nu este de obicei stabilit.

În schimb, sistemul integrat de automatizare a afacerilor este un sistem de gestionare a activităților financiare și economice ale companiei și asigură menținerea evidențelor operaționale, manageriale și contabile în general.

Conceptul de sistem integrat de management al întreprinderii - ERP - a fost dezvoltat la sfârșitul anilor 80 ai secolului trecut. La începutul anilor 90, a început să câștige popularitate pe măsură ce au început să apară sisteme de control care ar putea implementa acest concept. Sistemul ERP se bazează pe principiul creării unui singur spațiu informațional care ajută la urmărirea în timp real a tuturor informațiilor despre procesele de afaceri din toate departamentele companiei.

Sistemele ERP sunt construite pe o bază modulară, iar structura lor implică prezența unor blocuri separate care sunt responsabile pentru un anumit proces. Datorită acestui principiu de organizare, este posibilă rafinarea și extinderea funcționalității întregului sistem pe măsură ce apar noi tehnologii, modificări ale legislației sau nevoilor clienților.

Majoritatea sistemelor ERP includ următoarele grupuri de module:

* logistica;
* productie;
* marketing
* furnizarea;
* marketing;
* alte.

În Rusia, sistemele ERP au apărut abia la sfârșitul secolului trecut și au fost inițial utilizate exclusiv de marile companii, dar astăzi sunt implementate la întreprinderi de orice dimensiune.

După implementarea unui sistem ERP, o companie poate înceta să folosească numeroase programe disparate pentru lucrul cu finanțe, depozit, birou și logistică. Acest lucru, la rândul său, va permite afacerii să reducă semnificativ costul suportului IT.

În 2016, conform ratingului companiei de consultanță Panorama Consulting Solutions, primii trei lideri de pe piața globală de sisteme ERP au inclus SAP cu o cotă de 20%; Oracle -13,9% și Microsoft - 9,4%. Mai departe, în ordine descrescătoare, se află următoarele companii: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Lider în ceea ce privește viteza de implementare a fost Oracle, iar în ceea ce privește perioada de amortizare - SAP.

În Rusia, potrivit centrului analitic TAdviser, cel mai popular sistem ERP din 2016 a fost „1C: Enterprise” (vezi fig.). Printre cele mai solicitate software-uri se mai pot remarca produse precum Galaktika ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Orez. Diagrama produselor software aplicate pentru automatizarea afacerilor în Rusia

Cum să alegi un produs software

Atunci când alegeți un software de sistem de automatizare a proceselor de afaceri, există două moduri de procedat:

* utilizarea unui produs tipic;
* dezvoltarea și implementarea de software individual.

Pe o notă

Un produs standard (la cutie) va costa compania mai puțin și este, de asemenea, oarecum mai ușor de implementat. Dar nu trebuie să uităm că nu orice software tipic poate fi reprofilat pentru caracteristicile individuale ale întreprinderii, deoarece într-o serie de programe posibilitățile pentru setări suplimentare sunt limitate sau chiar excluse. Aceeași problemă există și cu serviciile cloud.

Pentru a alege programul specific potrivit, este important să răspundeți la o serie de întrebări foarte serioase:

1. Ce procese de afaceri sunt planificate să fie automatizate?
2. Funcționalitatea acestui sau acelui program va corespunde sarcinilor care îi sunt atribuite?
3. Este posibilă personalizarea pentru o anumită practică de afaceri?
4. Este posibil să se schimbe rapid sistemul fără întreruperea funcționării în cazul schimbărilor în procesele de afaceri sau condițiile de afaceri?
5. Cât de ușor este sistemul de utilizat?
6. Este posibilă integrarea sistemului cu serviciile sau programele de automatizare existente?
7. Cine și cum va oferi suport tehnic?
8. Cât va costa implementarea și suportul tehnic (proprietatea)?

Deoarece este practic imposibil să răspundeți la aceste întrebări în mod independent și în același timp, este recomandabil să obțineți sfaturi de la companiile furnizori (dezvoltatori de software). În plus, ar trebui să discutați cu colegii de afaceri, deoarece experiența lor vă ajută uneori să faceți o alegere. Cu toate acestea, este important de înțeles că opiniile din comunitatea de afaceri pot fi foarte subiective, din cauza specificului industriei, a dimensiunii întreprinderii, a experienței limitate cu diverse sisteme ERP și, ca urmare, a incapacității de a vedea întregul. pozați și comparați toate produsele în raport cu ale dvs. condiții.

În ceea ce privește automatizarea proceselor individuale sau instalarea unui sistem ERP, totul depinde de specificul unei anumite întreprinderi.

Costul software și costurile de implementare

Este foarte dificil să răspundem fără echivoc la întrebarea cât va costa automatizarea afacerii pentru o anumită companie, deoarece costul unui anumit software depinde de mai mulți factori, inclusiv:

* sarcini, pe care software-ul este conceput pentru a le rezolva;
* tip de program: tipic sau obicei;
* resurse necesare pentru implementare;
* numărul de stații de lucru conectate la sistem.

De exemplu, prețul unei licențe pentru popularul program integrat „1C: Enterprise” pentru 100 de locuri de muncă este de 432.000 de ruble, pentru 50 de locuri de muncă - 187.200 de ruble, pentru 20 de locuri de muncă - 41.400 de ruble.

Costul automatizării constă, de asemenea, din mai multe componente:

* costul sistemului în sine, inclusiv costul „cutiei” sau plățile de închiriere în cazul utilizării versiunii „cloud”;
* costul instalarii unui sistem de automatizare si instruirii personalului;
* costul suportului tehnic regulat.

Costurile indirecte ar trebui adăugate, de asemenea, la prețul automatizării proceselor de afaceri, de exemplu, timpul petrecut de manager și utilizatori-cheie participând la proiect.

Automatizarea proceselor de afaceri câștigă din ce în ce mai multă popularitate pe piața modernă. Acest lucru se datorează faptului că mecanismele de automatizare permit, în primul rând, reducerea costurilor oricărei producții și, în consecință, eficientizarea afacerii.

Context istoric și sisteme implementate astăzi.

Începutul utilizării sistemelor ERP poate fi considerat anii 60. Atunci aceste sisteme erau folosite în principal pentru controlul și gestionarea stocurilor, iar sistemele de atunci copiau complet abordările tradiționale ale acestor operațiuni.

În anii '70, accentul s-a mutat către MRP (Material Requirement Planning), sistemele au ajutat la întocmirea planurilor calendaristice ținând cont de capacitățile și nevoile unităților de asamblare, materiile prime și componentele necesare.

În anii 80 a apărut conceptul MRP-II, a cărui sarcină principală a fost optimizarea tuturor proceselor de producție. Inițial, MRP-II a fost un plus la MRP pentru planificarea activității magazinelor și distribuția în cadrul fabricii. Ulterior s-au adăugat managementul financiar, managementul personalului, inginerie, managementul proiectelor etc. De fapt, MRP-II este precursorul sistemelor ERP.

Sistemele CRM aparute in acelasi timp au fost folosite exclusiv pentru marketing direct pentru a obtine rapid informatii despre clientul cu care managerul sau vanzatorul comunica (in principal telefonic) si a salva informatii despre istoricul comunicarii. Dezvoltarea sistemelor CRM s-a desfășurat fără probleme, acestea au crescut treptat din punct de vedere al funcționalității, în anii 90 au oferit nu doar oportunități de colectare, salvare și gestionare a informațiilor despre client, dar au oferit și funcții de personalizare: diverse bonusuri pentru anumiți clienți sau grupuri.

Sistemele standard de automatizare a proceselor de afaceri într-un sens global pot fi împărțite în două straturi mari: primul dintre ele este sisteme scumpe pentru companii mari, cum ar fi SAP, PeopleSoft, Oracle, Siebel sau unele produse Microsoft. Aceste sisteme sunt foarte funcționale, pot fi configurate flexibil și adaptate la aproape orice sector de afaceri. Puteți automatiza un număr solid de procese de afaceri ale companiei: marketing, vânzări, producție și multe altele. Trebuie remarcat faptul că costul și timpul de implementare, precum și costul de proprietate, sunt peste puterea întreprinderilor mijlocii și mici (în străinătate, terminologia este ușor diferită: acolo o companie care are mai puțin de 300 de angajați este considerată un mici afaceri).

Al doilea este sistemele care sunt accesibile pentru întreprinderile mijlocii și mici. Ca exemplu, pot fi citate sistemele 1C și industriale. Aici piața este mai dinamică, costul unei implementări este mult mai mic decât prețurile din primul grup. Companiile care solicită dezvoltarea sau implementarea unui sistem înțeleg clar sarcinile și obțin profituri maxime. nu au reusit inca sa deschida mii de filiale in toata tara si sa birocratizeze serios. În consecință, procesele de afaceri care apar în ele pot fi reproiectate fără o rezistență nejustificată.

Desigur, piața este mult mai diversă și, dacă se dorește, sistemele pot fi împărțite în continuare în grupuri și subgrupe.
În Rusia, sistemele din primul „strat” pentru întreprinderile mari, precum și sistemele specifice industriei și dezvoltările proprietare pentru întreprinderile mijlocii și mici, au câștigat o popularitate deosebită.

Posibile probleme și soluții

Trebuie remarcat faptul că companiile se pot confrunta cu unele dificultăți în implementarea și lucrul în continuare cu sistemul. De regulă, aceste probleme nu sunt critice și sunt ușor de rezolvat.

Cel mai adesea, acestea sunt dificultăți asociate cu obiceiurile angajaților. La implementarea unui sistem, mulți angajați, în special „vechea școală” pot rezista inovației. Mai mult, uneori, instalarea sistemului este precedată de lucrări de rutină privind contabilizarea soldurilor, inventarierea, revizuirea datelor existente și transferul acestora din vechiul sistem de contabilitate în cel nou. Necesitatea unei astfel de munci nu este întotdeauna clară pentru angajați, iar motivația joacă un rol important aici. Se întâmplă ca o companie să scape în mod natural de angajații care nu sunt capabili să treacă la un nou sistem cu ajutorul acestuia.

O altă dificultate este legată de faptul că nu este întotdeauna posibil să se judece cu certitudine optimitatea unui anumit proces. Un angajat poate (din obișnuință) să-și exprime nemulțumirea față de noi modele de muncă, dar în unele cazuri această nemulțumire poate fi justificată și este necesară o corectare a procesului. În plus, în mod ideal, un sistem de feedback ar trebui să fie întotdeauna implementat în sistemul de automatizare a procesului, astfel încât o încălcare clară a procesului să fie nu numai vizibilă, ci și reflectată în performanța angajatului. De exemplu, dacă un manager de vânzări lucrează cu contracte în sistem, este logic ca procentul progresiv să fie calculat în același sistem pe baza facturilor plătite (în conformitate cu contractele acestui manager). Și acest lucru se realizează doar printr-o abordare integrată a automatizării. În acest caz, de exemplu, este necesar ca și funcțiile de facturare și contabilitate plăți să fie integrate în sistem.

Prognoze pentru viitor

Puteți continua să argumentați despre necesitatea automatizării afacerii, dar faptul unei reduceri semnificative a costurilor la întreprindere este evident. De exemplu, cu ajutorul unui astfel de sistem, întreprinderile producătoare pot crește calitativ controlul asupra achizițiilor și depozitelor, pot îmbunătăți coordonarea activității departamentului de logistică și, prin urmare, pot reduce în mod direct propriile costuri.

Dacă vorbim de previziuni în acest domeniu, acum întreprinderile comandă din ce în ce mai mult automatizarea parțială sau completă a afacerii. Mai mult, dacă mai devreme orice automatizare era considerată o plăcere super costisitoare, acum întreprinderile mici și mijlocii au primit o alternativă sub formă de aplicații bazate pe soluții web. Astfel de dezvoltări câștigă popularitate, iar capacitățile inerente acestei platforme pot reduce timpul și costurile atât pentru dezvoltare, cât și pentru implementare, precum și pentru proprietate. În opinia mea, piața de automatizări va crește, și în direcția întreprinderilor mici și mijlocii, pentru că. nu toată lumea își poate permite să comande SAP sau chiar Microsoft Dynamics, care este adesea poziționat ca o soluție pentru întreprinderile mici. În plus, pentru organizațiile înalt specializate, costul implementării unor astfel de soluții este și mai mare.

DocsVision

DocsVision este un sistem universal de automatizare a fluxului de lucru și a proceselor de afaceri dezvoltat pe baza tehnologiei .Net și strâns integrat cu platforma și aplicațiile Microsoft. Sistemul include aplicații „Office work”, „Process management” și „Administrative office work”, instrumente pentru dezvoltarea aplicațiilor și proceselor de afaceri, precum și gateway-uri software în Microsoft Dynamics AX, Microsoft SharePoint Portal și 1C:Enterprise 8.0. Soluțiile construite pe baza DocsVision vă permit să organizați eficient lucrul cu documente electronice și execuția proceselor de afaceri legate de interacțiunea informațională. Sistemul oferă oportunități pentru înregistrarea, stocarea, mutarea, executarea și căutarea documentelor, precum și pentru crearea proceselor de afaceri automatizate formalizate și monitorizarea progresului acestora. Lucrând în sistem, fiecare angajat primește o sarcină la timp pentru a-și finaliza etapa de lucru și acces prompt la toate informațiile necesare, iar managerul are posibilitatea de a controla și gestiona procesul. Sistemul funcționează cu informațiile stocate în el și interacționează cu alte sisteme IT ale întreprinderii, oferind unitatea informațiilor și integrarea sistemelor atunci când se realizează procese de afaceri end-to-end.

Presa specializată vorbește destul de des despre automatizarea afacerilor, precum și despre ieșirea acestor afaceri într-un spațiu complet nou de independență și independență. Deși, dacă pui o întrebare specifică, ce este de fapt „automatizarea afacerilor” în sensul substanțial al acestui termen, cel mai probabil, va fi dificil să găsești un răspuns clar sau cel puțin lipsit de ambiguitate. În orice caz, nu s-a putut găsi răspunsuri similare de la diferiți specialiști din diferite companii, adică lucrează într-o zonă foarte îngustă, la această întrebare.

Ideea aici nu este deloc că sensul termenului „automatizare a afacerilor” denotă un fenomen nou sau este interpretat prea divers.

Motivul pentru o varietate atât de mare de opinii constă în faptul că, în fiecare companie, acest concept va avea un înțeles diferit și un grad complet diferit de impact real asupra afacerii.

Compania noastră furnizează din 2003 și are suficientă experiență pentru a încerca să răspundă la întrebări importante despre ce este automatizarea afacerilor, ce sisteme automatizate de afaceri sunt folosite de companii în prezent și ce beneficii oferă acestea în realitate, într-o piață extrem de competitivă, vom vorbi în acest articol.

Specificul automatizării afacerii

Orice comunitate de afaceri, orice formare în afaceri sau forum economic la scară națională, într-o măsură mai mare sau mai mică, abordează problemele de automatizare a afacerilor, încălzind în același timp interesul unui public larg față de acest concept, construind în același timp un labirint de semnificații în jurul sensului său final. Nimeni nu face asta intenționat, doar că conceptul de automatizare a afacerilor este atât de multifațetat și de larg încât niciun eveniment nu este suficient pentru a-l considera în întregime. De aici confuzia, scepticismul și ocazional „îndumnezeirea”, o astfel de poveste de rutină pentru multe companii precum „automatizarea afacerilor”.

Dar tot corul multi-voci este de acord doar cu un singur lucru: automatizarea afacerilor de astăzi este, în orice caz, o creștere a eficienței sale. Dar alegerea mijloacelor și modalităților din arsenalul de sisteme automatizate pentru ca eficiența afacerii să crească în continuare, depinde fundamental doar de caracteristicile individuale, prin urmare, oferă un număr mare de scenarii pentru implementarea acestui concept în practică.

Dacă totuși încercăm să dăm o definiție mai concisă a conceptului de automatizare a afacerii, atunci principalul lucru aici va fi crearea unei anumite infrastructuri în companie, a cărei utilizare continuă va crește semnificativ productivitatea afacerii și a individului acesteia. unitati. Adică, specificul automatizării afacerilor se manifestă aici prin faptul că pentru fiecare tip de afacere acest concept poate include atât componente clasice, cât și complet individuale.

De exemplu, instalarea unui scanner de plăcuțe de înmatriculare cu o cameră de fixare la intrarea într-o parcare plătită în locul unui agent de securitate cu un notebook - aceasta este automatizarea unei mici afaceri folosind un exemplu specific. Pe baza acestui exemplu, concluzia sugerează că individualitatea automatizării afacerii se datorează, în primul rând, specificului unei anumite afaceri, și nu tendințelor pieței.

Automatizați afacerea pentru a îmbunătăți eficiența muncii

Dacă planurile de afaceri includ dezvoltarea, extinderea geografică, posibila intrare în noi segmente sau orice altă opțiune de creștere a companiei, mai devreme sau mai târziu afacerea se confruntă cu faptul că controlul manual „devorează” timpul atât de mult încât ziua de lucru se poate prelungi pt. douăzeci şi patru de ore, care, de altfel, lipsesc amarnic.

Fără îndoială, specificul dezvoltării antreprenoriatului privat este de așa natură încât orice afacere, într-o măsură sau alta, a început cu managementul manual și a continuat să o practice până la atingerea unei anumite dimensiuni. Este clar că operațiunile manuale și „ochii” de control în toate etapele muncii oferă un anumit nivel de eficiență, permițând afacerii să-și rezolve sarcina principală: să facă bani. Dar, în același timp, este important să înțelegem că, fără automatizare, nu va exista nicio oportunitate de creștere semnificativă în viitor.

La un moment dat, devine clar pentru un manager care este cu adevărat implicat în afacere, iar în cazul automatizării afacerilor mici, rolul său este preluat cel mai adesea de proprietarul companiei însuși, devine clar că compania este operand aproape de limitele productivitatii manuale.

Aceasta este încă, în principiu, o situație normală, iar cu o dezvoltare corectă la un anumit moment în timp, orice companie ar trebui să atingă un astfel de plafon pentru a lua decizia corectă cu privire la necesitatea unor modificări structurale care țin de automatizare.

În primul rând, o astfel de activitate a companiei nu arată ca o mișcare browniană; mai degrabă, dimpotrivă, arată ca munca unui transportor, în care fiecare participant al lanțului face aceeași acțiune de nenumărate ori și fără nicio acțiune. evaluarea propriei eficiențe. Acesta din urmă nu este surprinzător: cu o abordare mecanică a muncii operaționale, în care proporția de muncă manuală sau performanța necugetă a unor funcții este atât de mare încât personalul pur și simplu nu are timp să se gândească la cum să-și optimizeze munca.

Aici putem face o rezervă că este posibil ca personalul să nu fi fost inițial gânditor și proactiv, dar nu este responsabilitatea lor să își dea seama cum să crească eficiența prin automatizare, deoarece un specialist de linie pur și simplu nu are competențele sau puterile pentru acest lucru și , în plus, nu ar trebui să fie prin definiție. Aceasta este munca echipei de management, așa că atunci când un manager vede că „literal totul” se face manual și pierderea oricărei verigi din lanțul muncii manuale paralizează instantaneu aproape jumătate din companie, începe să se gândească la automatizarea afacerii. .

Dacă o afacere crește organic, ea, ca un copil, va indica noile nevoi ale existenței sale, spunând mai devreme sau mai târziu: „Este nevoie de automatizare”.

Întrucât fiecare afacere este în mod inerent individuală, inițial trebuie luat în considerare faptul că introducerea automatizării în practica unei anumite companii poate fi foarte diferită de abordarea obișnuită (sau mai bine zis, cea mai comună) de pe piață.

Prin urmare, nu trebuie să vă așteptați ca special pentru compania dvs. cu specificul ei să existe deja o soluție de lucru gata făcută, care este suficient de ușor de instalat pe computerele utilizatorilor și managerilor pentru a reorganiza procesele ineficiente într-un complex de management automat super-productiv. .

Acest lucru cu siguranță nu se va întâmpla, deoarece șabloanele nu funcționează niciodată bine - această regulă se aplică aproape tuturor domeniilor de afaceri. În plus, pentru a automatiza o afacere, trebuie să cunoașteți foarte bine „curenții interni”, ceea ce este posibil doar după o muncă analitică serioasă a celor mai importanți specialiști ai companiei.

Organizarea procesului de automatizare in companie

Orice proiect serios legat de schimbarea structurii interne a companiei, în special unul care va afecta direct eficiența întreprinderii, începe întotdeauna cu multă muncă pregătitoare. Nu contează ce dimensiune are o întreprindere: un holding cu structură ramificată sau o microfirma care are o cifră de afaceri care nu depășește pragul unui sistem simplificat de impozitare - orice proces de automatizare a întreprinderii în sensul clasic va urma același scenariu .

De regulă, întreprinderea formează un grup de lucru de specialiști cheie pentru a începe să analizeze toate procesele care au loc în companie pentru a le identifica pe cele mai puțin optime. În argou, astfel de domenii de lucru sunt adesea numite „cârje” - par să funcționeze, dar sunt extrem de ineficiente. Ca urmare, se formează o listă de întrebări și probleme, care reflectă de fapt imaginea reală a stării actuale a companiei și ne permite să formulăm acum o listă de sarcini care vor trebui rezolvate prin automatizare. După aceea, fiecare sarcină trebuie descrisă în detaliu și luată în considerare pentru a identifica punctele de intrare și de ieșire, precum și resursele necesare pentru a atinge eficacitatea planificată.

În continuare, este selectată o soluție pentru optimizarea și automatizarea zonei luate în considerare a activității companiei, îndeplinind în același timp cerințele infrastructurii existente. Aici se poate recurge, de exemplu, la o soluție IT, la un anumit produs de producție sau, să zicem, la modernizare tehnică.

În etapa finală, persoanele responsabile dezvoltă un sistem de control intern pentru procesul automatizat încorporat și implementează o evaluare a eficienței, care este, de asemenea, necesară pentru controlul operațional al abaterilor de la normă, permițând îmbunătățirea procesului automatizat și creșterea acestuia efectivă. productivitate.

Beneficiile automatizării afacerilor pentru companii de orice dimensiune

Rezultatele tangibile ale automatizării se manifestă în diferite companii în modele individuale, unice. Unele companii își măresc semnificativ viteza de lucru, măresc, de exemplu, randamentul și, în consecință, cifra de afaceri, profiturile și, în general, își extind afacerea prin automatizare.

Alții primesc beneficii tangibile în domeniul organizării propriei producții - se reduce sarcina de muncă pe unitatea de producție, se crește potențialul de producție și dinamismul procesului de producție.

Automatizarea este necesară în munca personalului care îndeplinește un set de anumite funcții repetitive: agenți de vânzări, operatori, controlori și alte specialități similare. Chiar și pentru angajații în a căror independență și variabilitate în muncă sunt extrem de importante (poziții creative și intelectuale), sistemul de automatizare vă permite să stabiliți un anumit standard de productivitate, cel puțin în ceea ce privește timpul de lucru petrecut, controlul disciplinei și implementarea niste planuri speciale pentru fiecare profesie.

Desigur, orice companie care ține evidența va fi forțată la o anumită etapă să investească în automatizarea acesteia, deoarece numărul operațiunilor contabile și analitice va depăși semnificativ orice posibilități de prelucrare manuală a acestora.

Soluțiile tehnice în domeniul automatizării pentru întreprinderile mici, mijlocii și mari sunt aplicabile la aproape toate nivelurile activității operaționale, permițându-vă să influențați nu numai zonele structurale private, ci și compania în ansamblu.* În plus, automatizarea afacerilor nu este doar un sistem de îmbunătățire a eficienței, în parte este și „asigurare”, dacă se poate face o asemenea comparație, care să permită afacerii să devină mai sigure și mai stabile, atât în relațiile cu mediul extern, cât și în problemele interne.

*În aproape orice companie, automatizarea va afecta în mod inevitabil segmentul de operațiuni de masă care afectează veniturile companiei: operațiuni de comercializare, lanțuri de aprovizionare, managementul stocurilor și managementul debitului.

Automatizarea atinge aproape întotdeauna finanțele mai devreme sau mai târziu, mai ales în chestiuni de distribuție a fluxului de numerar, controlul fluxului de numerar și controlul creanțelor. Și chiar și în această zonă aparent îngustă, dacă efectuați, puteți găsi specificul și un număr destul de mare de diferențe în capacitățile lor. Dacă luăm în considerare programele ca bază pentru automatizare în general, atunci este mai ușor să le grupăm pe tipuri și grupuri.

Soluțiile automate sunt un instrument eficient pentru înregistrarea și monitorizarea valorilor de afaceri în dinamică. Acestea fac posibilă controlul activității operaționale, abaterile indicatorilor financiari și de resurse, precum și stabilirea unei activități consistente cu partenerii externi. Astfel de soluții includ tot felul de programe contabile/financiare și de contabilitate de gestiune. Pentru companiile mari, soluțiile integrate sunt raționale, care au relații nu doar verticale, ci și orizontale, iar la automatizarea afacerilor mici este de preferat să alegeți soluții pentru zone și operațiuni specifice.
Soluțiile automate vă permit să controlați și să ajustați în mod flexibil capabilitățile de afaceri la volume și sarcini specifice. Luând ca exemplu debitul, o soluție automatizată poate semnala nevoia de a crește personalul sau de a reumple inventarul și poate, de asemenea, ajusta sarcina în funcție de atingerea KPI planificat per unitate structurală.
Sistemele de automatizare din sectorul de clienți vă permit, de asemenea, să gestionați eficient procesul de relații cu clienții (Customer Relationship Management): programare, creșterea frecvenței apelurilor, controale medii, vizite, apeluri repetate și alte metrici ale serviciului clienți.
Un grup mare de soluții tehnologice pentru automatizare este asociat cu o creștere a productivității personalului în ceea ce privește respingerea operațiilor manuale și a lucrărilor mecanice. Astfel de implementări tind să aibă un impact pozitiv asupra salarizării și numărului de angajați, prin eliminarea proceselor ineficiente și crearea unui sistem în care fiecare unitate de personal funcționează, concentrându-se pe rezultate. În general, acest grup nu numai că mărește productivitatea unui anumit angajat prin eliminarea acțiunilor de rutină, ci și dezvăluie simultan competențele sale, permițându-i să-și realizeze potențialul neexploatat. O caracteristică pozitivă importantă a acestui grup de soluții pentru automatizarea afacerilor poate fi numită „foolproof”, și anume, reducerea riscului unui impact catastrofal asupra afacerii de neglijență, neglijență și pur și simplu oboseală banală a angajaților, care se numește „factorul uman”. .
Complexe tehnologice care permit organizarea muncii personalului cu informații în cel mai eficient mod. Acestea includ tot felul de sisteme pentru pregătirea documentelor, formarea aplicațiilor operaționale, contracte. Marele avantaj al unor astfel de sisteme este capacitatea de a configura drepturi de acces la diverse informații pentru anumiți angajați și stocarea securizată a acestor informații, care, în primul rând, trebuie protejate de ștergerea deliberată sau accidentală și, în al doilea rând, de furt.
În general, diverse soluții tehnologice pot simplifica foarte mult procesele de afaceri și lanțurile de afaceri dintr-o companie. Automatizarea face procesele mai clare, mai consistente și mai ușor de gestionat. Se formează logica implementării fiecărui proces (atât managerial, cât și de producție), care urmează cu strictețe scenariul planificat prin automatizare, în cazul încălcării căruia, conducerea primește imediat semnalul necesar.
Capacitățile complexului analitic al companiei datorită soluției automate cresc semnificativ în comparație cu analiza manuală. O companie poate permite mai multor utilizatori să acceseze datele analitice prin limitarea drepturilor fiecăruia dintre ei și oferind posibilitatea de a controla doar valorile necesare. Astfel, profunzimea și consistența analizei crește, ceea ce înseamnă că crește controlul operațional al indicatorilor cheie de performanță.

Desigur, soluțiile automate au un impact pozitiv asupra afacerii nu numai în problemele enumerate mai sus. Am observat deja că compania A poate vedea efectul automatizării într-un singur lucru, iar compania B într-unul complet diferit. Prin urmare, merită să acorzi mai multă atenție specificului afacerii tale decât să analizezi „cum o fac alții”. În același timp, nu ar trebui să vă concentrați asupra practicii general acceptate, orientând atenția către problemele cheie și caracteristicile de afaceri, a căror automatizare va afecta semnificativ eficiența generală a companiei dvs. Automatizarea doar pentru spectacol este o pierdere de timp și resurse, așa că este extrem de important să înțelegeți în ce scop (formulat în mod specific) este dezvoltat, pregătit, implementat și dezvoltat în mod consecvent un astfel de proiect.

Prețul automatizării afacerii

Există o mulțime de oferte astăzi pe piață care sunt oarecum legate de automatizarea afacerilor și până când compania însăși nu a decis asupra proceselor care trebuie îmbunătățite cu ajutorul automatizării lor, nu există nicio modalitate de a prezice măcar aproximativ bugetul. . Nimeni nu poate numi fără echivoc prețul automatizării unei singure afaceri deodată. Prin urmare, dacă, ca urmare a automatizării, o afacere dorește să crească productivitatea unui proces de afaceri, având în același timp un buget rațional pentru un proiect de automatizare, merită să începem, așa cum am menționat mai devreme, cu analize interne. Această etapă va economisi efortul de afaceri și bani, deoarece va face posibilă întocmirea unui cadru de referință clar formulat, cu care puteți continua să lucrați și. pe baza căruia, puteți controla rezultatele lucrărilor de automatizare și integrare.

Alegerea unui partener de automatizare a afacerilor

Puteți implementa un proiect de automatizare în orice afacere cu ajutorul propriilor angajați, a unui expert extern sau a unei firme contractante. Totul depinde de volumul zonei automatizate. Să aruncăm o privire mai atentă la fiecare opțiune:

Angajații proprii reprezintă cea mai ieftină opțiune de automatizare aparent, care poate fi oarecum cea mai atentă, dar cu siguranță va fi cea mai lungă.

În același timp, trebuie să înțelegem că introducerea automatizării va dura timp de lucru, pe care angajații îl vor „mușca” din sarcinile lor de producție. În plus, semnul distinctiv al unei astfel de automatizări „acasă” este că devin muncă și trec în faza operațională. Sunt cunoscute foarte puține cazuri de succes ale unor astfel de proiecte, în toate celelalte s-au încheiat fie prin prăbușirea completă a programului de automatizare, fie prin alegerea unei alte metode de implementare.

Se poate observa că această opțiune pare acceptabilă datorită garanțiilor păstrării informațiilor și secretelor comerciale, precum și a costurilor presupus controlabile (deși în realitate aceasta este principala iluzie), dar pe fondul termenelor de automatizare calculate în ani și confuzie ierarhică garantată, acest avantaj își pierde din greutate în luarea unei decizii.

Un expert extern (sau o echipă mică de experți independenți) plus angajați interni pentru întreprinderile mici este cu siguranță cea mai corectă variantă, care pare cea mai bună soluție în ceea ce privește raportul preț/calitate. Scopul principal este de a oferi experților suficientă putere asupra personalului dumneavoastră, fără a minimiza importanța participării specialiștilor interni la procesul de automatizare. Adică, viitorul utilizator al sistemului spune cum funcționează procesul și ce sarcină este inerentă automatizării acestuia, iar expertul dezvoltă o schemă de implementare și selectează o soluție. Dacă totul merge bine, atunci personalul își va formula toate dorințele, iar la final va primi cea mai apropiată funcționalitate, dar în același timp o decizie echilibrată de expert.

Riscurile acestei metode de implementare vor fi, desigur, posibile obstacole în comunicarea între consultanți și clienții interni, care se pot dezvolta într-o adevărată ostilitate, care poate reduce semnificativ productivitatea muncii, precum și dependența companiei la o anumită etapă de cei implicați. expert. Pentru a atenua aceste riscuri, este important să fii foarte atent în selecția unui expert independent și să reglementezi rolurile și puterile fiecărei părți în etapa inițială.

Antreprenorul pentru implementarea unui proiect de automatizare poate fi o companie IT mare sau mică, care fie oferă propriile dezvoltări, fie implementează o soluție în cutie modificată pentru a se potrivi nevoilor afacerii. În ceea ce privește prețul, această metodă de implementare va fi cea mai scumpă și, de asemenea, nu fără slăbiciuni evidente.

O companie mică este sever limitată în resurse și potențial, deoarece se află de fapt la nivelul intelectual al unuia sau mai multor experți care gestionează tineri specialiști. Pe de o parte, acest lucru poate da rezultate foarte bune datorită implicării, dar, pe de altă parte, dimpotrivă, poate duce la o implementare mediocră conform șablonului.

Totuși, dacă o afacere are nevoie de o soluție mică, personalizată, atunci este mai probabil ca o companie mică care se va ocupa doar de acest proiect să se poată descurca mai bine. Implicarea unui mare antreprenor va fi justificată atunci când există o cantitate mare de muncă de făcut, iar un personal limitat de specialiști dintr-o firmă mică va „nu trage” în mod obiectiv. În același timp, trebuie remarcat faptul că din punct de vedere financiar și din punct de vedere al performanței, lucrul cu o companie mare va oferi o mai mare securitate afacerii clientului și va economisi timp și resurse.

Rezultatele automatizării afacerii

Era tehnologiei informației, pe de o parte, impune afacerilor noi cerințe în ceea ce privește viteza și flexibilitatea, care sunt imposibile fără automatizare, iar pe de altă parte, reduce treptat costul soluțiilor care permit afacerilor să se modernizeze și să se dezvolte în comparație. la firmele „manuale”. În cele din urmă, piețele vor ajunge la anumite standarde, iar companiile care nu intră în noua eră a lanțurilor de afaceri automatizate eficiente se vor stinge pur și simplu ca dinozaurii incapabili să se adapteze condițiilor în schimbare.

Dimpotrivă, acele companii care înțeleg deja importanța automatizării afacerii în general și a unităților de afaceri individuale în special au foarte multe șanse să devină mai competitive și mai durabile, deoarece vor putea folosi resursele eliberate pentru creștere și dezvoltare, și nu lupta frenetic pentru un loc la soare...

Dar cu toate acestea, aș dori să remarc încă o dată că o înțelegere clară și o formulare clară a sarcinilor de automatizare înainte de începerea proiectului va ajuta la alegerea modului de implementare a proiectului.

Cum se implementează automatizarea în întreprindere.
Cum să alegeți sau să dezvoltați software.
Cum să alegi un furnizor de sisteme de automatizare.
Ce sisteme de automatizare există pe piață.

Automatizarea proceselor de afaceri este cea mai bună oportunitate de a reduce costurile, de a crește profiturile și de a aduce întreprinderea în conformitate cu tendințele moderne. Aflați cum să alegeți un sistem de automatizare pentru compania dvs.

Sistem de automatizare a proceselor de afaceri

Pentru corespondență se formează un text neutru, în care se înlocuiește numele clientului. Indiferent dacă este înlocuit un nume masculin sau feminin, sensul textului nu ar trebui să se schimbe. Pentru a evita șabloanele, lista de corespondență poate fi compusă în stilul scrisorilor care au fost trimise manual înainte de introducerea automatizării proceselor de afaceri.

Când planificați corespondența, ar trebui să acordați atenție limitărilor serverului de e-mail. Pe serverele plătite există o limită a numărului de litere pe oră, pe serverele gratuite - limita trece pe minut. Dacă numărul maxim de litere este depășit, contul de e-mail este blocat. Pentru a evita astfel de situații, lista de corespondență este împărțită în mai multe părți - acest lucru trebuie luat în considerare și la automatizare.

Tehnica de calcul

Fiecare companie lucrează cu calculatoare. În cel mai simplu caz, aceasta este o formulă de tip „Cost * Procent = Preț” sau „Cantitate * Preț = Verificare Sumă”.

Uneori există formule complexe. Uneori, companiile își creează propriile sisteme software - de exemplu, pentru calcularea ferestrelor din plastic. Automatizarea procesului de calcul vă va permite să completați toate câmpurile necesare și să efectuați practic toate calculele fără a ține cont de utilizator - acesta va trebui doar să introducă datele inițiale, pe baza cărora va fi efectuată munca.

În cele din urmă, acest lucru va minimiza numărul de erori și va accelera munca utilizatorilor.

Realizarea raportului

Totul depinde de nevoile întreprinderii. De exemplu, o întreprindere de vânzare cu amănuntul necesită raportarea privind primirea și consumul de bunuri, soldurile stocurilor, anulări, rapoarte de profit și pierdere etc. Și nu întotdeauna o soluție potrivită se află în pachetul software finit.

Produse software pentru automatizare

După ce v-ați hotărât asupra tuturor întrebărilor de mai sus, vă veți face o idee despre ce fel de program aveți nevoie. În continuare, aveți două căi:

Utilizați un produs generic.
Dezvoltați și implementați propriul software.

Orice sistem informatic existent poate fi folosit pentru a automatiza anumite procese de afaceri. De exemplu, sistemele ERP sunt folosite pentru suportul IT al procesului de producție, sistemele CRM sunt utilizate activ în vânzări.

Există trei clase de aplicații care au fost dezvoltate inițial pentru a automatiza procesele de afaceri. Să le luăm în considerare mai detaliat.

Sisteme de modelare a proceselor de afaceri

Aceste sisteme sunt foarte des folosite în afacerile moderne. Cu ajutorul lor, puteți descrie, documenta și însoți orice procese de afaceri care au loc în companie. Deoarece limbajul obișnuit nu poate fi folosit întotdeauna pentru formalizare, specialiștii au dezvoltat limbaje specializate numite notații. Cu ajutorul lor, puteți efectua o reflectare mai formală a proceselor de afaceri ale întreprinderii.

Astăzi, numeroase metodologii (RUP, SADT etc.) și software-ul însoțitor sunt utilizate pe scară largă pentru modelare. Companiile mici și mijlocii folosesc aplicația standard Microsoft Visio pentru asistență, companiile mari își dezvoltă propriul pachet software, nivelul ARIS Toolset.

Sisteme Worldflow

Acest sistem a fost dezvoltat cu peste două decenii în urmă. În forma sa clasică, ar trebui să conțină următoarele servicii și aplicații:

Un serviciu care lansează și execută procese de afaceri.
Complex de afișare vizuală a etapelor.
Infrastructura necesară pentru stocarea șabloanelor.
Locul unui utilizator prin care acesta poate accesa diverse funcții și date necesare.
Mijloace de control asupra implementării proiectelor de afaceri.
Mijloace care asigură interconectarea sistemelor de flux de lucru individuale între ele.

sisteme BPM

BPM înseamnă sisteme de management al proceselor de afaceri. Ele au fost dezvoltate relativ recent, ca o extensie a sistemelor din clasa anterioară. Caracteristica lor distinctivă este că un set poate include instrumente pentru modelarea, implementarea și întreținerea ulterioară a tuturor proceselor necesare.

Sistemul BPM se bazează pe managementul fluxului de date. Ea a luat asta de la cursul Workflow. În plus, BPM poate include o serie de subsisteme suplimentare:

Trecerea de la modelare la implementare. De asemenea, este posibil să utilizați inginerie inversă: după implementarea procesului de afaceri, modelul acestuia este actualizat.
Descrierea metricilor statistice - colectare, analiză, prezentare. În cele mai multe cazuri, un astfel de subsistem face parte din sistemul general de colectare și analiză a datelor.
Analiza proceselor de afaceri sauBPA. Analizează eficiența personalului companiei, eficiența proceselor de afaceri, utilizarea capacității.
Simulare. În acest mod, puteți evalua în avans eficiența utilizării unui anumit proces de afaceri, fără participarea angajaților, utilizatorilor etc. Este suficient să setați indicatori statistici precunoscuți.

Până în prezent, nu există un sistem unificat pentru automatizarea proceselor de afaceri. Fiecare companie face propriile ajustări necesare pentru a atrage potențiali clienți.

Cum să alegi un program de automatizare: carcasa Adobe Systems

Există multe programe diferite pe piață, dar o comparație cuprinzătoare a caracteristicilor lor funcționale și tehnice poate necesita ani de muncă de la cei mai buni angajați. Nici măcar studiile comerciale care presupun descrierea și compararea soluțiilor existente de către experți independenți nu clarifică situația.

Prin urmare, revista „Director general” sugerează utilizarea unei metodologii dovedite pentru alegerea unui program de automatizare.

Costul automatizării

Este destul de dificil să se determine în avans cât va costa automatizarea proceselor de afaceri ale unei întreprinderi. Costul software-ului este alcătuit din mai mulți factori:

Sarcini care trebuie rezolvate pe parcursul muncii.
Tip software. Poate fi un program standard care este utilizat în toate întreprinderile, indiferent de domeniul și forma de proprietate. Sau ar putea fi un program specializat care rulează exclusiv în acea întreprindere sau în întreprinderile care produc acest produs sau serviciu.
Resurse, care sunt necesare pentru implementarea software-ului. Dacă intenționați să creați mai multe foi de calcul în Excel sau să creați o bază de date mică în Access, nu va trebui să cumpărați un computer nou. Este suficient să stocați baza de date pe mașina principală și să oferiți o copie de rezervă în timp util pentru a evita problemele. Dacă construiți o bază de date puternică de corporații pentru mai multe orașe și țări, cel mai probabil va trebui să echipați un server. În mod similar, cu resursele umane necesare implementării: o persoană poate face o bază pe Excel sau Access în timpul liber din munca sa principală.
număr de locuri pentru a se conecta la baza de date. De exemplu, programul clasic 1C: Enterprise pentru 20 de locuri costă puțin mai mult de patruzeci de mii, pentru 100 de locuri - deja mai mult de patru sute.

Pe lângă costurile de dezvoltare software, costul automatizării proceselor de afaceri poate include următoarele componente:

Costuri asociate: costul de închiriere în cazul utilizării versiunii cloud, costul unui server dedicat etc.
Costurile asociate cu configurarea sistemului și formarea angajaților. Puteți dezvolta un curs online, puteți susține un mic seminar printre angajații întreprinderii și puteți explica cum să lucrați în noile condiții, cine are ce acces, cum să utilizați baza de date și diverse funcții suplimentare.
Costul suportului tehnic. Uneori lucrurile se rup. Sau are nevoie de îmbunătățire. Există operațiuni noi care trebuie automatizate. Există noi angajați care trebuie instruiți. Este aproape imposibil să calculați toate nuanțele în avans, dar vă puteți păstra propriul specialist în personal care va „conduce” automatizarea proceselor de afaceri sau va negocia cu dezvoltatorii.
Există și costuri indirecte.- de exemplu, timpul petrecut de manager pentru pregătirea termenilor de referință, explicarea, controlul sarcinii.

Cum să alegi un furnizor pentru automatizarea proceselor de afaceri

Un furnizor în acest context este un furnizor care vă oferă o soluție la cheie de automatizare a proceselor de afaceri. Este necesar să abordați cu atenție alegerea unui partener. În primul rând, se întocmește o listă cu funcțiile necesare și se monitorizează piața. Din sutele de companii de pe piață, selectați câteva ale căror oferte sunt ideale pentru a vă rezolva problemele. După aceea, contactați reprezentanții companiilor din eșantion și specificați ce anume și în ce condiții sunt gata să vă ofere, în funcție de nevoile dumneavoastră.

Dacă vânzătorul are deja experiență în dezvoltarea și implementarea sistemelor de automatizare a proceselor de afaceri în companii cu specificații și dimensiuni similare, atunci acesta este un plus. Recenziile clienților de pe internet pot fi lăsate deocamdată deoparte, dacă este posibil, merită să discutăm direct cu clienții dezvoltatorului. De asemenea, merită să acordați atenție dacă furnizorul oferă servicii de formare pentru angajații întreprinderii dvs., suport tehnic pe durata de viață, în ce condiții se realizează toate acestea.

Unul dintre factorii principali este viteza de implementare a sistemului. Majoritatea sistemelor promovate sunt greu de implementat, prost adaptate la sarcini specifice de business. Introducerea unor sisteme software poate necesita măsurile cele mai radicale, până la schimbări în structura organizatorică a întreprinderii.

Atunci când alegeți un furnizor și un software, trebuie să luați în considerare toți factorii. În unele cazuri, cea mai bună ieșire este să comandați o dezvoltare individuală, care va fi creată inițial pentru compania dumneavoastră.

Ar putea fi util să citiți: