Automatizarea proceselor de afaceri ca o condiție prealabilă pentru eficiența companiei. Automatizarea proceselor de afaceri în CRM. Compararea abordărilor Căutați instrumente software pentru automatizarea proceselor de afaceri

Schimbarea continuă a condițiilor de piață, viteza ridicată în luarea deciziilor, multitasking-ul în gestionarea activelor și necesitatea de a reduce riscurile necesită abordări moderne de organizare a activităților de afaceri. Calea de ieșire în mediul intern și extern din ce în ce mai complex al întreprinderii este automatizarea complexă a proceselor de afaceri. Vă permite să eliberați resurse prețioase pentru planificarea strategică și concentrarea managementului în domenii cheie ale companiei. Vă vom spune despre ce sunt automatizările și sistemele ERP, de ce aveți nevoie de o abordare de proces și ce software este cel mai popular în lume și în Rusia.

Afaceri și automatizări: ieri, azi, mâine

Automatizarea afacerilor este un transfer parțial sau complet al operațiunilor stereotipice și al sarcinilor de afaceri sub controlul unui sistem informațional specializat sau al unui complex software și hardware. Drept urmare - eliberarea de resurse umane și financiare pentru creșterea productivității muncii și eficiența managementului strategic.

Automatizarea se realizează de obicei în două direcții:

* Automatizarea principalelor procese de afaceri: de exemplu, vânzări sau managementul serviciilor clienților. În acest caz, se realizează pentru a crește direct volumul vânzărilor, numărul de produse și creșterea rentabilității întregii activități în ansamblu.
* Sprijinirea automatizării proceselor, cum ar fi contabilitatea, raportarea, munca de birou. O astfel de automatizare nu afectează în mod direct creșterea veniturilor, dar ajută la reducerea timpului și a costurilor pentru efectuarea lucrărilor de rutină.

Sarcinile principale ale automatizării afacerilor sunt următoarele:

* sprijin efectiv al activităților operaționale ale întreprinderii, organizarea contabilității și controlului;
* pregătirea oricăror documente pentru parteneri, inclusiv facturi, facturi, acte de reconciliere și propuneri de afaceri;
* primirea rapidă a rapoartelor cu privire la starea de lucruri în companie pentru orice perioadă de timp;
* optimizarea costurilor de personal, creșterea eficienței utilizării timpului de lucru prin eliberarea angajaților de la munca de rutină;
* minimizarea impactului negativ al „factorului uman” asupra celor mai importante procese de afaceri;
* stocarea securizată a informațiilor;
* îmbunătățirea calității serviciilor pentru clienți.

Automatizarea proceselor de afaceri poate îmbunătăți semnificativ calitatea managementului într-o companie și calitatea produsului acesteia. Pentru întreprindere, în ansamblu, oferă o serie de avantaje semnificative.

* Creșterea vitezei procesării informațiilor și rezolvarea sarcinilor repetitive.
* Creșterea transparenței în afaceri și manevrabilitatea acesteia.
* Coerența sporită a acțiunilor personalului și calitatea muncii acestora.
* Abilitatea de a controla cantități mari de informații.
* Automatizarea muncii manuale.
* Reducerea numărului de erori și îmbunătățirea preciziei controlului.
* Soluție paralelă a mai multor sarcini.
* Luarea rapidă a deciziilor în situații stereotipate.

Ca urmare a automatizării managementului proceselor de afaceri, șeful întreprinderii primește mai multe informații pentru analizarea proceselor de afaceri sub formă de rapoarte analitice detaliate și are capacitatea de a gestiona calitativ compania, ținând cont de indicatorii externi și interni.

De exemplu, atunci când utilizați software-ul First Form pentru primele șase luni de funcționare, cei mai importanți indicatori ai activității companiei cresc:

* precizia planificării - cu 40%;
* eficiență generală - cu 50%;
* economisirea timpului managerului - cu 80%.

Cele mai multe companii încep automatizarea cu procese de rutină intensivă în muncă, precum și cu operațiuni care afectează semnificativ profiturile și veniturile: finanțe și contabilitate, flux de documente, producție și contabilitate de depozit. Automatizarea unor domenii de activitate precum managementul întreprinderilor, marketing, managementul calității și comunicații externe la majoritatea întreprinderilor rusești este abia la început.

În contextul crizei economice, prioritățile în domeniul automatizării proceselor de afaceri se schimbă oarecum. Principalele tendințe ale sezonului curent includ următoarele:

1. Utilizarea tehnologiilor cloud... Principala diferență între această metodă de automatizare este absența propriului server în companie. Astfel de sisteme sunt foarte populare la întreprinderile mici, deoarece costă semnificativ mai puțin decât versiunea tradițională.
2. Automatizarea activă a instrumentelor de marketing: implementarea sistemelor CRM, sisteme de automatizare contextuală de publicitate și sisteme BI.
3. Dezvoltarea tehnologiilor de comunicare între mașini... Tendința emergentă a M2M - Mașină la mașină - presupune participarea umană minimă la aceste procese, atunci când este posibil, deoarece complicarea proceselor și echipamentelor de afaceri nu permite întotdeauna o persoană să evalueze și să răspundă în mod adecvat la o situație în schimbare.
4. Utilizarea instrumentelor de date mari... O altă tendință în dezvoltarea automatizării proceselor de afaceri este atenția la datele mari și informațiile de afaceri conexe. Sunt solicitate de companii mari, deoarece echipamentele specializate costisitoare sunt necesare pentru prelucrarea datelor mari.
5. Analiza datelor în timp real... Sistemele de automatizare a afacerilor vor evolua către procesarea tranzacțiilor în timp real, rezultând operațiuni complet sincronizate.

Domenii cheie și software pentru automatizarea proceselor de afaceri

Una dintre principalele condiții pentru automatizarea afacerilor este utilizarea unei abordări de proces de către o întreprindere. Acest termen este înțeles ca o abordare care definește considerarea activităților companiei ca o rețea de procese de afaceri inextricabil legate cu obiectivele principale, obiectivele și misiunea sa. Abordarea procesului, spre deosebire de abordarea structurată predominantă în multe companii, este concentrată nu pe structura organizațională existentă a întreprinderii, ci pe procese reale de afaceri, al căror rezultat final este crearea unui serviciu sau produs.

Abordarea procesului ajută la creșterea agilității afacerii, reduce timpul de reacție la schimbările condițiilor pieței și îmbunătățirea rezultatelor afacerii.

Fiecare proces de afaceri dintr-o companie constă într-un set de operațiuni separate cu un ordin de execuție determinat de tehnologie sau instrucțiuni. Caracteristicile necesare ale unui proces de afaceri sunt considerate trasee și reguli, precum și intrări, ieșiri, resurse consumate, participanți și proprietari.

Înainte de a continua cu automatizarea proceselor de afaceri, este necesar să se efectueze lucrări privind izolarea și descrierea lor, precum și trimiterea lor la grupul de procese principale sau auxiliare. Aceasta este o procedură destul de lungă, în practică necesită participarea tuturor diviziunilor companiei în strânsă cooperare.

Tipurile și numărul proceselor de afaceri sunt individuale pentru fiecare companie. Toate procesele de afaceri diferențiate pot fi apoi integrate în mai multe domenii principale, pentru fiecare dintre acestea este posibil să se efectueze automatizarea atât în \u200b\u200bansamblul său, cât și în cadrul unui proces separat:

1. Management:

* management strategic;
* securitate economică;
* suport legal;
* Contabilitate de gestiune;
* bugetare;
* Securitatea informațiilor

Puteți utiliza sistemul software 1C: Enterprise, modulul de gestionare a sistemului SAP R / 3.

2. Marketing și Vânzări:

* gestionarea activităților de marketing;
* RELATII CU PUBLICUL;
* gestionarea activităților de publicitate;
* managementul vânzărilor;
* managementul relațiilor cu clienții (CRM).

Pentru automatizarea acestei zone, software-ul este deseori utilizat: sisteme CRM - Megaplan, 1C: Bitrix24, Clientbase.ru, management publicitar - EFSOL: AMS Advertising management, SIZiF, site management (CMS) - Bitrix, UMI. CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE) etc.

3. Producție:

* gestionarea proceselor de producție;
* gestionarea stocurilor de întreprinderi;
* gestionarea aprovizionării cu materiale;
* gestionarea echipamentelor de producție;
* sistem logistic.

Produse software: sisteme Kraft, USU, modul de producție AVA ERP, VOGBIT, Sage, Super Depozit, Depozit și Vânzări.

4. Managementul calității:

* sistem de management al calității (QMS);
* controlul calității produselor și indicatorilor de producție;
* lucrează cu revendicări.

Software aplicat: „Metrics Administrator”, „FINEX: Managementul calității”, „Master: Managementul calității”, Wonderware MES Software / Quality, ProdX.

5. Gestionarea personalului:

* selectarea personalului;
* instruirea si dezvoltarea personalului;
* contabilitate personal;
* motivație și remunerare

Produse software: „E-Staff Recruiter” de la Datax Software, „1C: Managementul salariului și personalului”, Oracle / Personal Management, „Pharaoh”, „BOSS-Kadrovik”.

6. Finanțe:

* Contabilitate;
* contabilitate fiscală;
* planificare financiara;
* gestionarea decontărilor cu clienții;
* calcularea salariilor angajaților întreprinderii.

Software de automatizare: „1C: contabilitate”, „1C: salariu”, „AuditExpert”, „Master of Finance Analysis”, „Fingrand”.

7. Organizarea companiei:

* flux de documente;
* secretariat

Produse software: „1C: Document Management”, „E1 Euphrates” de la Cognitive Technologies, „Master Doc” din Master Group, QPR 2014, Орн Text.

ERP: o nouă etapă în evoluția sistemelor de automatizare

Automatizarea „insulă” a proceselor individuale de afaceri ale unei companii devreme sau mai târziu devine ineficientă, deoarece încercările de a combina mai multe sisteme de automatizare diferite într-un singur întreg sunt deseori nereușite. Atunci când implementăm abordarea „insulă”, scopul de a îmbunătăți performanța generală a întreprinderii nu este de obicei stabilit.

Spre deosebire de aceasta, un sistem integrat de automatizare a afacerilor este un sistem de gestionare a activităților financiare și economice ale unei companii și asigură menținerea înregistrărilor operaționale, manageriale și contabile în general.

Conceptul unui sistem integrat de management al întreprinderii - ERP - a fost dezvoltat încă de la sfârșitul anilor '80 ai secolului trecut. La începutul anilor 90, a început să câștige popularitate pe măsură ce sistemele de control au început să apară care ar putea implementa acest concept. Sistemul ERP se bazează pe principiul creării unui spațiu informațional unic care ajută la urmărirea în timp real a tuturor informațiilor despre procesele de afaceri din toate departamentele companiei.

Sistemele ERP sunt construite pe o bază modulară, iar structura lor implică prezența unor blocuri separate care sunt responsabile pentru un proces specific. Datorită acestui principiu de organizare, este posibilă perfecționarea și extinderea funcționalității întregului sistem pe măsură ce apar noile tehnologii, modificările legislației sau nevoile clienților.

Majoritatea sistemelor ERP includ următoarele grupuri de module:

* logistic;
* producție;
* marketing
* furnizarea;
* vânzări;
* alții.

În Rusia, sistemele ERP au apărut abia la sfârșitul secolului trecut și au fost inițial folosite exclusiv de companii mari, dar astăzi sunt implementate la întreprinderi de orice dimensiune.

După implementarea sistemului ERP, compania poate renunța la utilizarea a numeroase programe diferite pentru lucrul cu finanțele, depozitul, biroul, logistica. Aceasta, la rândul său, va permite întreprinderii să reducă semnificativ costurile suportului IT.

În 2016, conform ratingului companiei de consultanță Panorama Consulting Solutions, SAP a intrat în primii trei lideri pe piața globală a sistemelor ERP cu o cotă de 20%; Oracle 13,9% și Microsoft 9,4%. În plus, în ordine descrescătoare, se află următoarele companii: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Oracle a devenit lider în ceea ce privește viteza de implementare, iar SAP în ceea ce privește randamentul investițiilor.

În Rusia, potrivit centrului analitic TAdviser, 1C: Enterprise a devenit cel mai popular sistem ERP în 2016 (a se vedea fig.). Printre cele mai solicitate software se numără produse precum Galaktika ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.


Fig. Diagrama produselor software utilizate pentru automatizarea afacerilor în Rusia

Cum să alegeți un produs software

Atunci când alegeți un software pentru un sistem de automatizare a proceselor de afaceri, puteți merge în două moduri:

* utilizarea unui produs tipic;
* dezvoltarea și implementarea software-ului individual.

Pe o notă

Un produs standard (în cutie) va costa compania mai puțin și este, de asemenea, ceva mai ușor de implementat. Dar nu trebuie să uităm că nu toate softurile tipice pot fi reprofilate pentru caracteristicile individuale ale întreprinderii, deoarece într-o serie de programe posibilitățile pentru setări suplimentare sunt limitate sau chiar excluse. Aceeași problemă există și cu serviciile cloud.

Pentru a alege programul potrivit, este important să răspundeți la o serie de întrebări foarte serioase:

1. Ce procese de afaceri intenționați să automatizați?
2. Funcționalitatea acestui program sau a acestuia va corespunde sarcinilor care i-au fost atribuite?
3. Este posibil să o personalizați pentru o anumită practică de afaceri?
4. Este posibilă schimbarea rapidă a sistemului fără oprirea funcționării în cazul schimbării proceselor de afaceri sau a condițiilor de afaceri?
5. Cât de ușor este de utilizat sistemul?
6. Este posibilă integrarea sistemului cu serviciile sau programele de automatizare existente?
7. Cine va oferi asistență tehnică și cum?
8. Cât vor costa implementarea și suportul tehnic (proprietatea)?

Deoarece este aproape imposibil să răspundeți în mod independent și, în același timp, la aceste întrebări, este recomandabil să primiți sfaturi de la companiile furnizorilor (dezvoltatorii de software). În plus, ar trebui să discutați cu colegii de afaceri, deoarece experiența lor ajută uneori să facă o alegere. Cu toate acestea, este important să înțelegem că opiniile din comunitatea de afaceri pot fi foarte subiective, datorită specificului industriei, dimensiunii întreprinderii, experiență limitată în deținerea de sisteme ERP diverse și, ca urmare, incapacitatea de a vedea întreaga imagine în ansamblu și de a compara toate produsele în raport cu dvs. condiţii.

Cât despre automatizarea proceselor individuale sau instalarea unui sistem ERP, totul depinde de specificul unei anumite întreprinderi.

Costul software-ului și costul implementării acestuia

Este foarte dificil să răspunzi fără echivoc la întrebarea cât de mult va costa automatizarea afacerilor pentru o anumită companie, deoarece costul unui anumit software depinde de mai mulți factori, printre care:

* sarcinică software-ul este proiectat să rezolve;
* tipul de program: tipic sau personalizat;
* resursenecesare pentru implementare;
* numărul locurilor de muncă conectate la sistem.

De exemplu, prețul unei licențe pentru popularul program cuprinzător „1C: Enterprise” pentru 100 de locuri de muncă este de 432.000 de ruble, pentru 50 de locuri de muncă - 187.200 de ruble, pentru 20 de locuri de muncă - 41.400 de ruble.

Costul automatizării constă, de asemenea, din mai multe componente:

* costul sistemului în sine, inclusiv costul „casetei” sau a plăților de închiriere în cazul utilizării versiunii „cloud”;
* costuri de instalare a unui sistem de automatizare și de instruire a personalului;
* costul suportului tehnic obișnuit.

De asemenea, costurile indirecte ar trebui să fie adăugate la prețul automatizării proceselor de afaceri, de exemplu, timpul petrecut de manager și de utilizatorii cheie pentru a participa la proiect.

Principala problemă cu care se pot confrunta sau s-au confruntat deja întreprinderile din sectorul real al economiei care nu sunt încărcate cu o povară mare a datoriei este o scădere a cererii și o ieșire de clienți. De aceea, probabil, una dintre sarcinile cheie ale unui lider de afaceri este păstrarea clienților. În acest articol, Alexey Kudinov și Mikhail Sorokin se referă în detaliu la unul dintre motivele apariției unor clienți nemulțumiți - absența proceselor de afaceri reglementate în cadrul furnizorului de bunuri sau servicii sau, cu alte cuvinte, reguli clare pentru colaborarea cu un client. Exemple din practica rusă sunt descrise în cartea recent publicată „CRM: Practica rusă a afacerilor eficiente”.

Cauza problemei: lipsa unor „reguli de joc” clare

După cum spune faimoasa zicală - „stabilitatea este un semn de îndemânare”. Stabilitatea companiei nu trebuie să depindă de obiceiurile sau stilul de lucru al unuia dintre angajați. Compania nu își permite să piardă clienții din cauza nivelurilor de servicii instabile. În perioadele de cataclisme economice, când cererea scade în mod obiectiv, critica acestei probleme pentru afaceri, de regulă, crește.

Imaginează-ți o situație când, în timpul unui meci de fotbal, fiecare dintre cei 22 de jucători din ambele echipe are propriile reguli de joc sau propria minge, cum a fost cazul în povestea lui L. Lagin „Old Man Hottabych”. Fanii se vor bucura de acest joc și echipele vor termina meciul deloc? Ce trebuie să facă judecătorul? Cum își poate da seama de situație?

Credeți că o situație similară în afaceri nu este posibilă nici teoretic?

Din păcate, experiența pe diverse piețe rusești sugerează altfel. De exemplu, atunci când contactează aceeași companie, cumpărătorul poate primi un nivel de serviciu care diferă semnificativ în funcție de experiența și responsabilitatea angajatului cu care cumpărătorul contactează.

Iată unul dintre exemplele tipice din practica rusă.

Exemplu rus: instrument pentru a pune lucrurile în ordine

Sergey Ivanovici este șeful unei companii de croitorie și comerț cu ridicata al articolelor de îmbrăcăminte din Sankt Petersburg. Acum doi ani, a decis că afacerea are nevoie de dezvoltare, dar mai întâi este necesar să punem lucrurile în ordine în procesele interne ale companiei.

Pe scurt, situația a fost următoarea: comenzile de la clienți au fost pierdute, comenzile de producție au fost inexacte și reclamațiile clienților nu au fost întotdeauna procesate. Și cel mai important, fiecare dintre angajați a lucrat în felul său, deoarece credeau că este corect. Într-o astfel de situație, nivelul serviciilor pentru client, în funcție de managerul companiei, a variat semnificativ.

Serghei Ivanovici a apelat la o companie de consultanță pentru a remedia situația.

Consultanții de afaceri, după analizarea proceselor interne ale companiei, au subliniat locurile „subțiri” și au propus modernizarea proceselor de afaceri „comandă”, „producție”, „expoziție”, „analiză a reclamației”.

Lucrarea a fost finalizată la timp, iar raportul cu noile procese de afaceri ale companiei a fost pus pe masa lui Serghei Ivanovici. Se părea că cel mai dificil lucru s-a terminat și acum lucrurile vor merge în sus. Toți angajații au fost introduși imediat în noile procese de afaceri. Au fost realizate și afișate imprimeuri în culori mari și luminoase în departamente din apropierea locurilor de muncă ale angajaților. Dar rezultatul scontat nu a urmat: ordinele au fost încă pierdute, reclamațiile au fost procesate de fiecare dată etc.

Serghei Ivanovici s-a gândit pentru o lungă perioadă de timp cum să remedieze situația și a decis: „Este necesar să introducem procesele de afaceri„ pe hârtie ”direct în sistemul de automatizare, să le facem„ vii ”, să se integreze în mediul de lucru al companiei. Lăsați fiecare angajat să vadă procesul afacerii pe ecranul monitorului său și lucrează cu el ”.

La implementarea oricărui sistem CRM, una dintre primele etape de lucru este descrierea proceselor de afaceri. Este important să studiem particularitățile muncii companiei, să țineți cont de toți factorii care afectează un anumit proces, să identificați punctele cheie ale muncii și „punctele subțiri”. Drept urmare, obținem o descriere competentă și detaliată a proceselor de afaceri care sunt supuse automatizării.

În plus, este foarte important să se stabilească un mediu pentru executarea acestor procese de către angajații acestei companii. Aceasta se numește reglementarea proceselor de afaceri.

Astfel, atunci când lucrez la implementarea CRM, personal ader la următoarea secvență de acțiuni, pe care o recomand și tuturor colegilor, deoarece a demonstrat în practică comoditatea și viabilitatea sa:

  1. Descrierea proceselor de afaceri.În această etapă, se lucrează pe hârtie sau în orice mediu convenabil. Cel mai important este să obțineți o anumită schemă sau algoritm care să fie înțeles atât pentru dezvoltator, cât și pentru client.
  2. Coordonare. Descrierea rezultatelor proceselor de afaceri este convenită cu conducerea companiei. În această etapă, un consultant sau dezvoltator de afaceri experimentat poate sugera, de asemenea, optimizarea anumitor procese și clarificarea tuturor problemelor controversate.
  3. Alegerea mediului pentru implementare.O descriere detaliată a proceselor de afaceri poate fi considerată o declarație clară a problemei. Și acum, când algoritmul pentru lucrările viitoare este clar, dezvoltatorul poate alege independent sau împreună cu clientul să aleagă mediul în care vor fi efectuate lucrări ulterioare, adică. direct CRM sistem.
În multe cazuri, alegerea unui sistem CRM se face în avans, ținând cont de costul produsului software și de abilitățile angajaților unei anumite companii. În acest caz, descrierea proceselor de afaceri poate fi făcută imediat, ținând cont de caracteristicile sistemului CRM selectat.

Și acum vreau să vorbesc despre două abordări diferite pentru soluționarea acestor probleme, care sunt implementate într-un anumit grad sau altul în toate CRM-urile populare.

  1. Programarea proceselor de afaceri.
  2. „Desenarea” proceselor de afaceri.
Diferența dintre aceste abordări este clară din numele lor. În primul caz, dezvoltatorii folosesc algoritmi și o anumită secvență de comenzi, care sunt implementate ulterior în mediul CRM ca un set de comenzi. În al doilea, procesele de business sunt prezentate sub forma unui diagramă grafică, în care comenzile sunt reprezentate ca obiecte și săgeți. Să aruncăm o privire mai atentă la fiecare dintre aceste opțiuni de automatizare.
Nu voi lua în considerare utilizarea sistemelor BPMS pentru rezolvarea problemelor de automatizare a proceselor de afaceri, cei interesați pot citi.

Programarea proceselor de afaceri

Această metodă este folosită în sisteme populare precum ZOHO CRM sau Saleforce CRM și constă în implementarea unui proces de afaceri folosind tehnologia Step by Step, adică. "pas cu pas".

În același timp, procesele de afaceri pot fi proiectate în orice formă convenabilă, în același mod ca la crearea unui algoritm înainte de a scrie un program. Dar toate procesele sunt puse în aplicare sub forma unei secvențe pas cu pas de acțiuni și condiții (fiecare ramură este aproape întotdeauna un proces nou).

Descrierea proceselor în acest caz este făcută sub formă de text utilizând comenzi adoptate în mediul unui anumit CRM. Prin urmare, această abordare poate fi numită programare.

Să luăm un exemplu din ZOHO CRM. Există două tipuri principale de obiecte aici:

  • Fluxul de lucru vă permite să setați una sau alta acțiune, în funcție de diverse câmpuri.
  • Procesul de aprobare specifică anumite procese de aprobare. Putem adăuga mai multe astfel de procese și vor funcționa după cum urmează. Pentru fiecare proces, putem indica când funcționează, cine îl aprobă. În consecință, sistemul va controla activitatea proceselor.

Exemplu de proces de aprobare


Exemplu de flux de lucru



Astfel, procesele de afaceri sunt stabilite prin determinarea succesiunii acțiunilor care trebuie executate cu un obiect sau altul, precum și condițiile, în funcție de care se vor efectua anumite acțiuni.

Cu această abordare, nu există o notare grafică, doar o trecere cu pas de la o acțiune la alta. Și dacă trebuie să schimbați ceva în procesul de afaceri, va trebui să introduceți o anumită listă de valori și comenzi, și nu blocuri și săgeți grafice.

Putem spune despre această abordare că descrierea algoritmului este implementată într-un mod textual. De exemplu, dacă luăm un anumit proces Provel în ZOHO CRM, atunci va trebui să specificăm pentru acesta:

  1. Criteriul pentru când funcționează.
  2. Cine ar trebui să o aprobe.
  3. Ce acțiune trebuie efectuată după aprobare, de exemplu, creați o sarcină sau trimiteți o alertă în sistem, trimiteți SMS-uri etc.
  4. Ce ar trebui să se întâmple dacă procesul nu a fost aprobat, de exemplu, nu faceți nimic, întoarceți executorul pentru revizuire cu comentarii etc.

În unele sisteme, o astfel de programare este legată rigid de anumite obiecte, cel mai adesea de o tranzacție. De exemplu, acesta este modul în care este implementată capacitatea de a descrie un proces de afaceri în Megaplan. Doar printr-o tranzacție puteți indica ce se întâmplă într-un anumit caz și toate acțiunile utilizatorilor și ale participanților la procesul de afaceri sunt neapărat legate de o afacere specifică. În alte sisteme, de exemplu, în ZOHO CRM, putem conecta acțiuni atât la o tranzacție cât și la orice alt modul din sistem.

Elaborarea proceselor de afaceri

Această abordare este implementată, de exemplu, în Bitrix24 CRM și 1C CRM. Aici, toate procesele de afaceri trebuie să fie desenate într-un format intern specific al acestor sisteme. Deci, Bitrix24 are propriul său concept de „Procese de afaceri”, iar în această secțiune există o notație în care trebuie să desenați procesele de afaceri.

Un exemplu de proces de afaceri în Bitrix CRM


Această notare a fost creată de programatorii Bitrix24, iar pentru a implementa procesele de afaceri în acest sistem, va trebui să le atrageți în această notare. În același timp, este important să înțelegem că în Bitrix24 se poate descrie prin notare atât secvența de acțiuni atunci când lucrezi cu sistemul în ansamblu, cât și acțiuni separat atunci când lucrezi cu o afacere, deoarece CRM este doar unul dintre modulele sistemului Bitrix24.

Într-un mod similar, 1C CRM își pune în aplicare propria notare, care diferă de cea creată de programatorii Bitrix24. De asemenea, în alte sisteme care respectă abordarea grafică, sunt utilizate dezvoltări complet interne, sau notări grafice ale dezvoltatorilor terți, adaptate la nevoile sistemului. Și de fiecare dată pentru o funcționare corectă în sistem, notația va trebui studiată în avans.

Un exemplu de proces de afaceri în CRC 1C


Practica arată că, în ciuda abundenței elementelor standard, studiul notării grafice necesită mai mult timp decât familiarizarea cu regulile pentru descrierea proceselor de afaceri sub formă de text (prima abordare). Mai mult, pentru a crea una sau alta secvență de acțiuni în sisteme CRM folosind algoritmi bazate pe text, cel mai adesea există un constructor convenabil și multe sfaturi, datorită cărora dezvoltatorii pot programa procesele necesare cu puțin sau deloc studiu preliminar al mediului.

Pro și contra abordărilor

Avantajul principal al primei abordări a fost descris mai sus: este foarte convenabil pentru dezvoltatori, nu necesită un studiu aprofundat al notației și permite algoritmizarea proceselor de afaceri în mod obișnuit pentru programatori-dezvoltatori.

Dezavantajul evident al acestei opțiuni este lipsa de vizibilitate pentru utilizatori. În același timp, nimeni nu deranjează dezvoltatorul să creeze o diagramă grafică a proceselor de afaceri pentru client (diagramă sub formă de blocuri și săgeți) într-un mediu convenabil pentru aprobare, apoi să efectueze programarea și familiarizarea utilizatorilor cu rezultatul. La fel ca orice dezvoltator o face atunci când creează și finalizează aplicații.

Mai mult, un proces de afaceri convenabil și eficient necesită modificări în cazuri rare, de obicei asociate cu introducerea modificărilor în schema de lucru a companiei. Prin urmare, lipsa de vizibilitate și complexitatea realizării unor modificări pentru un profan nu este într-adevăr o problemă critică. Cel mai probabil, un client cu un sistem gata pregătit va funcționa ani de zile și el va avea nevoie de schimbări atunci când se schimbă însăși schema de lucru a companiei, iar aici este de obicei imposibil de făcut cu modificări simple în procesele de afaceri și, în orice caz, cu participarea unui specialist în dezvoltarea și implementarea actualizării sisteme.

În cel de-al doilea caz, sunt utilizate notațiile inventate de creatorii 1C și Bitrix24 CRM. Pe de o parte, această abordare este foarte ușor de utilizat, deoarece este clară și de înțeles. Pe de altă parte, pentru a o folosi, va trebui să alocați timp suplimentar studiind notația de la 1C sau Bitrix24 și nu există atât de multe informații despre lucrul cu aceste sisteme pe cât ne-am dori.

Desigur, fiecare sistem furnizează documentație și un fel de secțiuni de ajutor, dar nu au o ideologie specifică. Toate informațiile furnizate de dezvoltator sunt documentația furnizorului. Acestea. pentru a studia notația, utilizatorii nu oferă o soluție din partea analiștilor de afaceri și a utilizatorilor experimentați ai sistemului, ci un scurt ghid din punctul de vedere al dezvoltatorilor de sistem. Prin urmare, pentru această metodă de lucru, este foarte util să aveți abilități dezvoltate pentru vizualizarea proceselor, precum și capacitatea de a se adapta rapid la notații necunoscute.

Un alt dezavantaj al abordării grafice este restricțiile semnificative impuse lucrărilor în sistem de posibilitățile notării. În programare, flexibilitatea și lista de posibilități sunt mult mai mari.

Drept urmare, eu personal prefer să folosesc un sistem mai flexibil, adică. programez procesele de afaceri și asigur vizibilitatea pentru client prin crearea graficelor (diagramelor) în etapa de coordonare a proceselor de afaceri, pe care le efectuez de obicei în IDEF 3 sau BPMN ... Dar, de fapt, puteți utiliza chiar o foaie de hârtie obișnuită și un creion. ... Principalul lucru aici este înțelegerea reciprocă cu clientul.

Pe de altă parte, dacă procesele de afaceri din companie sunt relativ simple, iar un utilizator care nu este un programator intenționează să efectueze activitatea de automatizare a proceselor, abordarea grafică este mai convenabilă. Chiar și un utilizator familiarizat cu analiza și IT-ul de afaceri poate „desena” în mod clar o diagramă de proces și poate defini o ierarhie în notație, pur și simplu pentru că versiunea grafică a prezentării proceselor de afaceri este mult mai inteligibilă pentru utilizatori. Este pentru ei că astfel de instrumente sunt proiectate. Este de a desena, astfel încât procesele să fie executate corect, va trebui să implicați în continuare un programator. Se crede că este mai ușor pentru un utilizator să învețe notația grafică decât programarea procesului. Aici, fiecare decide pentru sine ceea ce îi place cel mai mult: flexibilitate și ușurință de programare sau vizibilitate pentru utilizatori și capacitatea de a face schimbări în procesele de afaceri fără participarea dezvoltatorilor.

Generator de vânzări

Timp de citit: 15 minute

Vă vom trimite materialul:

Exemple de automatizare de succes a întreprinderilor sunt rare. Având în vedere că măsurile de creare a acesteia sunt foarte laborioase și nu sunt ieftine, merită să vă dați seama mai întâi pentru ce înseamnă automatizarea proceselor de afaceri, cum vă va ajuta în soluționarea problemelor presante.

În acest articol, veți afla:

  1. Ce este exact
  2. Sisteme de automatizare populare
  3. Unde ar trebui să înceapă automatizarea într-o companie
  4. Ce să caute atunci când alegi fonduri
  5. 4 sfaturi despre cum puteți salva pe el
  6. Capcanele »automatizarea proceselor de afaceri
  7. Ce trebuie de monitorizat în timpul gestionării automatizării

Ce înseamnă automatizarea proceselor de afaceri?

Automatizarea afacerilor este înțelese în mod obișnuit ca procesul de transfer al operațiunilor și sarcinilor repetitive de rutină sub controlul unui pachet software sau al unui sistem de informații. Drept urmare, conducerea companiei are ocazia să elibereze resursele umane și financiare, să crească productivitatea muncii și să gestioneze mai eficient strategia de dezvoltare.

Un exemplu tipic de gestionare a unei organizații, atunci când nu este urmată o secvență clară de acțiuni, poate fi reprezentat ca următoarea diagramă:

Această metodă de management este însoțită de dezavantaje grave:

  • managerii și managerii de linie experimentează o încărcătură ridicată constantă, deoarece procesul de lucru are loc exclusiv cu participarea lor directă;
  • în procesul de îndeplinire a sarcinilor, pe lângă performanții principali, sunt implicați angajații departamentelor conexe;
  • nimeni nu știe în ce etapă este soluția problemei;
  • domeniile de responsabilitate nu sunt împărțite, multe funcții sunt duplicate;
  • calendarul deciziilor nu este strict controlat;
  • angajații care participă la proces nu sunt motivați pentru obiectivul final.

Ca urmare a acestei abordări, toată lumea este ocupată, iar soluția sarcinilor puse lasă mult de dorit.

Abordarea procesului este fundamental diferită de această stare de lucruri, deoarece se bazează pe ordinea optimă de acțiuni și controlul implementării în fiecare etapă.

Scopul abordării procesului este conformarea întreprinderii cu anumite reglementări și interconectarea proceselor de afaceri interne.

Abordarea procesului prezintă următoarele avantaje:

  • ordinea proceselor de afaceri;
  • rezolvarea problemelor în cel mai scurt mod;
  • responsabilitatea personală a angajaților pentru domeniul lor de activitate;
  • controlul asupra executării sarcinilor;
  • motivația angajaților pentru a obține rezultate optime;
  • programarea prin calendarul sarcinilor;
  • simplificarea ierarhiei interne a structurii organizaționale a întreprinderii.

Care este exact automatizarea proceselor de afaceri

Sistemele de automatizare vă permit să simulați procesele de afaceri de orice complexitate online. Un manager de sarcini accesibil este oferit utilizatorilor, combinând comoditatea și versatilitatea.

Cu ajutorul său, angajații au ocazia să numească persoane responsabile pentru rezolvarea sarcinilor specifice, obțin statistici cu privire la timpul petrecut în procesele individuale și își fac, de asemenea, planuri de optimizare a activităților lor. O reamintire a termenelor vă va ajuta să evitați termenele ratate pentru anumite sarcini.

Managementul informațiilor despre clienți

În centrul fiecărui sistem de automatizare a proceselor de afaceri se află o bază de date care unește toate informațiile despre clienții companiei. Dacă aceste informații sunt utilizate corect, organizația poate funcționa cu eficiență maximă.

Sistemul organizează date și face posibilă gruparea acestora în funcție de sarcini specifice. Baza de clienți include toată gama de informații necesare pentru a optimiza experiențele clienților.

Toate datele sunt grupate în blocuri convenabile, sistemul oferă o oportunitate convenabilă de a trimite o scrisoare, de a face un apel, de a aminti istoricul activităților comune și chiar a afișa profiluri pe rețelele de socializare.

Automatizarea proceselor de vânzare

Principalele funcții ale sistemului de automatizare a proceselor de afaceri includ asistența managerilor în gestionarea eficientă a vânzărilor. Datorită sistemului, lucrările la mai multe tranzacții pot avea loc simultan. Fiecare pas este ghidat de utilizatori pentru a-i ajuta să planifice cel mai eficient pas.

Având în fața ochilor o istorie de cooperare cu un anumit client, managerul îi va oferi cu ușurință exact produsul care cel mai probabil îi va satisface nevoile.

Pâlnia de vânzări și alte metode de analiză facilitează identificarea punctelor slabe în procesul de vânzare, acordând atenție la care angajații vor obține cel mai bun rezultat. Instrumentele vizuale convenabile ale sistemului permit să vă asigurați că profilul clientului conține toate informațiile necesare, precum și datele referitoare la tranzacții sunt reflectate cât mai precis.

Managementul conducerii

Managementul de plumb este o funcție la fel de importantă a unui sistem de automatizare a proceselor de afaceri. Utilizatorii pot face o idee despre nevoile clienților, atât în \u200b\u200bbaza companiei, cât și în potențial.

Fiecare nou client este supus unei înregistrări automate în sistem, după care el însuși solicită managerului pașii care vor fi cei mai eficienți într-o anumită situație.

Managementul serviciilor pentru clienți

Relațiile pe termen lung cu clienții sunt imposibile fără un serviciu care funcționează bine. Sistemul de automatizare a proceselor de afaceri vă permite să configurați un serviciu multicanal de înaltă calitate. Cazurile clienților și solicitările de servicii sunt gestionate pe baza unui proces de referință.

Informațiile despre clienți, apelurile primite și efectuate sunt focalizate într-o fereastră. Sistemul este capabil să ofere forma necesară a contractului, să determine grupul de abilități, să calculeze intervalul de timp în care va fi executată aplicația și să facă un apel înapoi către client.

Automatizarea fluxului de documente

Sistemul de automatizare vă permite să puneți în ordine fluxul de documente al companiei pentru a crește în continuare eficiența gestionării contractelor, facturilor, protocoalelor și corespondenței primite. Programul oferă utilizarea de șabloane gata pregătite pentru formarea diverselor documente.

Este posibil să atașați copii scanate pentru acces rapid la versiunile tipărite. Stocarea electronică conține întregul volum de documentație pentru întreprindere. Căutarea convenabilă vă permite să găsiți documentul dorit într-o secundă. Există posibilitatea de lucru în grup, precum și observații pentru a reconcilia conturile.

Managementul portofoliului de produse

La capacitățile obișnuite ale sistemului de automatizare a proceselor de afaceri, au fost adăugate instrumente care vă permit să structurați nomenclatorul și să gestionați catalogul de produse. Pentru a vă ușura căutarea, puteți instala un filtru convenabil. Contabilitatea prețurilor și a reducerilor va deveni mult mai ușoară, precum și selectarea produselor pentru o comandă.

Sisteme populare de automatizare a proceselor de afaceri


Trimiteți cererea

Fiecare întreprindere are propriile sale procese de afaceri. Combinația lor poate fi grupată în mai multe direcții și automatizată ulterior atât în \u200b\u200bgeneral, cât și în cadrul unui singur proces:

Automatizarea complexă a proceselor de afaceri

Automatizarea proceselor de afaceri desfășurate într-un mod „insulă”, fără interconexiune între sisteme individuale, aduce rareori beneficii concrete. Când vine vorba de optimizarea domeniilor de activitate individuale, scopul nu este îmbunătățirea eficienței companiei în ansamblu.

Un sistem unificat pentru automatizarea proceselor de afaceri, dimpotrivă, este un set de instrumente care vă permit să gestionați activitățile financiare și economice ale unei întreprinderi în ansamblu, să mențineți contabilitatea operațională, contabilă și de gestiune.

ERP - conceptul unui sistem unic de gestionare a companiilor - a început să fie aplicat la sfârșitul anilor 80, de-a lungul anilor a devenit din ce în ce mai popular datorită apariției software-ului corespunzător.

Sistemul ERP se bazează pe principiul unui spațiu de informații unic, cu ajutorul căruia este posibil să urmăriți și să analizați datele despre procesele de afaceri care au loc în diverse departamente ale organizației.

Sistemele ERP folosesc un principiu modular pentru a construi, au o structură formată din blocuri independente responsabile pentru un proces separat. Acest lucru vă permite să rafinați și să extindeți capacitățile sistemului împreună cu apariția de noi aspecte tehnologice sau legislative, precum și schimbarea nevoilor clienților.

Un sistem tipic ERP este format din următoarele grupuri de module:

  • logistic;
  • industrial;
  • marketing;
  • furnizarea;
  • vânzări etc.

Sistemele ERP din afacerile ruse au început să fie folosite de către cele mai mari companii chiar la sfârșitul secolului XX, astăzi nicio întreprindere nu poate face fără ele, indiferent de dimensiunea sa.

După ce a implementat un sistem ERP, compania nu mai are nevoie de numeroase programe cu o atenție restrânsă - lucrează cu un depozit, finanțe, logistică, birou. În consecință, costurile de asistență IT sunt reduse semnificativ.

În 2017, primii trei lideri pe piața globală a sistemelor ERP au fost SAP (20%), Oracle (13,9%) și Microsoft (9,4%). Sunt urmate de următoarele companii în ordine descrescătoare: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Oracle a fost recunoscut drept campion în viteza de implementare, iar SAP în ceea ce privește randamentul investițiilor.

Cel mai popular sistem rus ERP din 2017 a fost 1C: Enterprise. Puțin mai puțin populare sunt Galaxy ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Unde ar trebui să înceapă automatizarea proceselor de afaceri într-o companie?

În cursul stabilirii automatizării proceselor de afaceri, întreprinderea parcurge următoarele etape:

  1. Analiza proceselor de afaceri, adaptarea sau revizuirea acestora.
  2. Determinarea nevoilor imediate de automatizare.
  3. Selectarea software-ului sau dezvoltarea de software personalizat.
  4. Implementarea sistemului la întreprindere și instruirea personalului în utilizarea acestuia.

În această listă, absolut toate etapele sunt importante.

Pentru început, haideți să decidem ce se va discuta. Un proces de afaceri este un complex de activități care se supun unui obiectiv comun, care au loc într-o secvență dată și se desfășoară în cadrul cerințelor stabilite.

În urma unor astfel de activități, resursele sunt transformate într-un produs final care este valoros pentru consumator. Dacă priviți procesul de afaceri din partea tehnologiei informației, acesta va arăta ca o secvență de lucrări legate de activitățile de producție ale unei întreprinderi, al căror scop este de a crea valoare adăugată.

Procesul de afaceri include structura mai multor acțiuni care vizează atingerea obiectivelor în sistemul informațional, cum ar fi managementul întreprinderii, analiza calității produselor, sprijinirea resurselor pentru eliberarea sa.

Adesea este necesar să vedem cum conducerea speră să stabilească interacțiunea dintre departamentele companiei prin automatizarea proceselor de afaceri. Da, sistemele de informații sunt o parte integrantă a managementului, dar nu pot schimba fundamental o organizație analfabetă.

Multe întreprinderi lucrează cu cantități uriașe de date, pentru analiza și utilizarea sistemelor moderne care sunt esențiale, iar automatizarea va ajuta compania să atingă un nou nivel de dezvoltare.

Când vine vorba de faptul că culegerea de informații este absentă sau fiabilitatea acestora este într-o mare îndoială, diviziunile companiei nu interacționează între ele, este necesar mai întâi să se stabilească un sistem de management.

De aceea, prima sarcină a managementului este evaluarea stării actuale și determinarea dacă automatizarea va ajuta la rezolvarea problemelor.

Cu ajutorul automatizării proceselor de afaceri, astăzi este posibil să oferim o soluție la următoarele sarcini:

  • Creșteți viteza procesării informațiilor în cadrul companiei (de exemplu, primirea imediată a unei cereri de la departamentul de vânzări la depozit).
  • Obține transparență în afaceri (de exemplu, aflați valoarea datoriei contrapartidelor).
  • Controlați cantitatea de informații (de exemplu, clienții au capacitatea de a părăsi aplicațiile prin intermediul site-ului).
  • Creșterea interacțiunii între departamente (de exemplu, un articol rezervat de un client nu va fi vândut altuia).
  • Măriți indicatorii de adaptabilitate pentru afaceri (de exemplu, prețurile și impozitele sunt calculate automat) etc.

Cu toate acestea, pentru a rezolva probleme precum atragerea de noi clienți, livrarea la timp a rapoartelor fiscale și a planificării strategice, automatizarea proceselor de afaceri nu este suficient.

De regulă, implementarea acesteia este necesară în următoarele cazuri:

  • reorientarea întreprinderii pentru a face față noilor provocări (fabricarea altor produse, intrarea pe noi piețe, dotarea producției cu linii tehnologice moderne);
  • reforme sau schimbări în guvernare;
  • incapacitatea sistemului automatizat anterior de a satisface nevoile întreprinderii;
  • pregătirea companiei pentru vânzare (ca urmare a automatizării, valoarea sa de piață va crește).

Următorul pas cel mai important este de a decide ce zonă a activității companiei are nevoie pentru a automatiza procesele de afaceri în primul rând. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este pentru întreprinderile mici și mijlocii. Ei trebuie doar să stabilească care angajat este implicat în stocarea și procesarea datelor, raportarea și activități similare.

Mai întâi vin în minte departamentele de contabilitate și vânzări, depozite etc. Există procese de afaceri care trebuie automatizate fără ezitare - personal, contabilitate, contabilitate de inventar.

Un alt mod de a determina care domeniu de activitate al companiei are nevoie de automatizare prioritară a proceselor de afaceri este identificarea punctelor slabe ale companiei. Factorii de nemulțumire pot fi diferiți - calendarul procesului, costul și calitatea acestuia.

De exemplu, puteți elabora un plan de dezvoltare fără a utiliza software-ul. Desigur, calculele nu vor fi suficient de precise, iar implementarea lor va dura cel puțin o săptămână. În același timp, un număr mare de erori nu pot fi evitate, iar costurile forței de muncă vor fi excesive.

Pentru întreprinderile mici și mijlocii, merită în primul rând automatizarea comunicării cu clienții și cu toate componentele sale:

  • preluarea comenzilor;
  • părere;
  • reclamații, dorințe, sugestii.

Lucrul cu clienții ar trebui să fie construit pe baza unui algoritm detaliat, începând cu un apel sau un e-mail primit și terminând cu îndeplinirea comenzii și asistență în garanție.

Scopul automatizării proceselor de afaceri ar trebui să fie trecerea informațiilor de la primire la punerea în aplicare, fără nici cel mai mic întârziere și efort suplimentar din partea clientului. Nu trebuie să uităm că clienții companiei sunt sursa prosperității acesteia, de la ei vin banii, care pot fi folosiți pentru o optimizare suplimentară.

În ceea ce privește companiile mari, acestea ar trebui în primul rând să automatizeze producția și activitatea depozitelor, ceea ce le va permite să proceseze numărul maxim de comenzi.

Unele companii rusești își reglementează în mod tradițional procesele de afaceri în conformitate cu fișele postului, astfel încât munca în ele este ajustată pe baza obținerii indicatorilor stabiliți.

Aceasta înseamnă că mai multe divizii pot fi angajate în vânzări simultan, ca urmare, apare un conflict de interese, care afectează negativ situația generală cu vânzările și profitul final.

Având relații automate cu clienții, puteți începe să transferați alte procese de afaceri într-o bază de informații - depozit, achiziții, producție etc.

Următorul pas ar trebui să fie introducerea automatizării în contabilitatea salarizării, formarea de forme statistice, contabilizarea metalelor prețioase.

Dar asta este în teorie. Practica arată că mai întâi există automatizarea fluxurilor financiare și materiale, adică contabilitate, contabilitate depozit, numerar. Apoi încep să vândă, să cumpere, să producă și să controleze calitatea.

Etapa finală este automatizarea activităților personalului. Durata totală a implementării proiectului poate dura de la un an și jumătate la trei ani.

Ce trebuie să căutați atunci când alegeți instrumente pentru automatizarea proceselor de afaceri

Când vă gândiți să cumpărați software pentru automatizarea proceselor de afaceri, puteți lua în considerare două opțiuni:

  • crearea unui sistem bazat pe un produs tipic;
  • dezvoltați și implementați software ținând cont de nevoile individuale ale companiei.

Produsul standard va fi mai rentabil și mai ușor de implementat. Dezavantajul său poate fi considerat posibilitățile limitate de adaptare la nevoile companiei, oferite de dezvoltator. Acest lucru este valabil și pentru serviciile cloud.

Pentru a selecta software-ul optim, trebuie să răspundeți la mai multe întrebări:

  1. Ce procese de afaceri sunt supuse automatizării?
  2. Funcționalitatea programului selectat îndeplinește sarcinile pe care acesta trebuie să le rezolve?
  3. Este posibil să o ajustați la specificul procesului dvs.?
  4. Există posibilitatea de a face prompt modificări ale sistemului fără a opri utilizarea acestuia, dacă apare nevoia?
  5. Este ușor de utilizat sistemul?
  6. Este posibilă integrarea sistemului cu servicii deja instalate sau cu programe de automatizare?
  7. Cine va oferi asistență tehnică și în ce condiții?
  8. Cât va costa implementarea și deținerea sistemului?

Este puțin probabil să se poată face fără ajutorul profesioniștilor, așa că ar trebui să solicitați sfaturi din partea companiilor-furnizori care dezvoltă software specializat. Va fi util să analizăm experiența partenerilor și a concurenților.

Pe baza tuturor informațiilor primite, ținând cont de specificul industriei proprii, puteți începe să alegeți un anumit produs. Decizia întrebării dacă automatizarea proceselor de afaceri va fi complexă sau este posibil să se facă cu un sistem ERP depinde de caracteristicile întreprinderii.

Cât va costa automatizarea proceselor de afaceri ale unei întreprinderi

Este destul de dificil să dați un răspuns neechivoc, deoarece costul automatizării proceselor de afaceri ale unei anumite companii depinde direct de mai multe condiții care trebuie luate în considerare:

  • pentru ce sarcini trebuie conceput software-ul;
  • sistemul trebuie să fie tipic sau personalizat;
  • ce resurse sunt necesare pentru implementarea sa;
  • câte locuri de muncă trebuie conectate la sistem.

De exemplu, achiziționarea celui mai popular program din Rusia „1C: Enterprise” va costa de la 40 de mii de ruble pentru 20 de locuri de muncă la 400 de mii de ruble - pentru 100.

Mai mulți factori afectează și costul automatizării:

  • prețul sistemului în sine, inclusiv „caseta” sau plățile de închiriere, dacă va fi utilizată versiunea „cloud”;
  • costul serviciilor pentru crearea unui sistem de automatizare și instruirea angajaților pentru a lucra cu acesta;
  • plata pentru asistență tehnică.

Costurile indirecte, cum ar fi utilizatorul cheie și timpul de gestionare petrecut în implicarea proiectului ar trebui incluse în acest articol de cost.

Numărul 1 al Consiliului. Asigurați-vă că descrierea proceselor de afaceri este actualizată.

Elaborarea de regulamente pentru menținerea și codificarea analizelor NSI (informații normative și de referință). Verificați în mod regulat conducerea și personalul pentru cunoașterea proceselor de afaceri ale companiei și a sistemelor de control al calității. Acest lucru garantează economii ale bugetului proiectului IT până la 30-40%.

Angajații întreprinderii ar trebui să aibă o idee clară despre exact ce este supus automatizării și de ce este necesar. Înțelegerea esenței proceselor, dezvoltarea programului sau adaptarea versiunii „box” nu va prezenta niciun fel de dificultăți pentru directorul IT.

Puteți implementa un proiect atât independent, cât și folosind serviciile companiilor specializate.

Există exemple de implementare a automatizării complexe a proceselor de afaceri de către corporații mari, a căror cifră de afaceri este de miliarde de dolari, în doar două luni. Un astfel de rezultat poate fi considerat nepracticabil, dar trebuie avut în vedere faptul că aceasta a fost etapa finală a lucrărilor preliminare pentru INS și formularele de raportare, care au durat mai mult de doi ani.

Numărul 2 al Consiliului. Utilizați programe gratuite pentru automatizarea operațiilor repetitive pe computer.

Împărtășirea responsabilităților vă va ajuta să scăpați de rutină.

Numărul 3 al Consiliului. Beneficiați de servicii de implementare a automatizărilor oferite de companiile ITcare au finalizat deja proiecte în industria dvs.

Ei înțeleg specificul afacerii dvs., ceea ce va reduce semnificativ costurile.

Numărul 4 al Consiliului. Aveți de-a face cu companii IT care vând și instalează diverse sisteme de automatizare, adică multi-furnizori.

Calificarea personalului unor astfel de firme le permite să privească mai pe larg la problemele de implementare a sistemului, pot compara diverse produse software, evidențiază avantajele și contra lor. Prin urmare, există o mare probabilitate ca soluția optimă să fie selectată pentru afacerea dvs.

"Capcane" în automatizarea proceselor de afaceri

Nu străduiește perfecțiunea

Prima etapă de pregătire pentru implementarea sistemelor de automatizare este cercetarea, însoțită de rapoarte voluminoase cu privire la procesele de afaceri ale companiei. În același timp, mulți se confruntă cu o problemă atât de caracteristică, cum ar fi întârzierea procedurii pentru acordul asupra detaliilor viitoarei implementări și transferul repetat al documentației de la client la contractant.

Ar trebui evitate îngrijirea excesivă și dorința de a aduce proiectul la ideal în acest caz, deoarece toate acestea întârzie termenele și crește costurile, fără a da un rezultat pozitiv tangibil.

Pentru a preveni această greșeală foarte frecventă va ajuta indicarea în contract a termenilor de pregătire a documentației, numărul de aprobări necesare și respectarea strictă a acestora.

Decideți alegerea

Atunci când dezvoltați un proiect de sistem, o problemă comună poate fi numită alegerea unei opțiuni conform căreia va fi realizat decalajul dintre descrierea proceselor de afaceri și tipul standard al sistemului instalat.

La rezolvarea oricărei probleme, se pot aplica diferite grade de automatizare. Deci, nevoia de a reumple zona de selecție din rezervă este implementată în mai multe moduri:

  • formarea manuală de către utilizator a unei sarcini pentru a reumple zona de selecție, după cum este necesar;
  • formarea automată a unei sarcini atunci când un anumit parametru atinge un anumit nivel critic;
  • formarea automată a sarcinilor, ținând cont de toate comenzile potențiale;
  • formarea automată a sarcinilor, bazată pe luarea în considerare a tuturor comenzilor potențiale, livrări etc., și, de asemenea, luând în considerare complexitatea tot mai mare a execuției.

Cea mai mare problemă este alegerea soluției optime. Pentru o viteză maximă, obiectivele proiectului și calendarul implementării acestuia ar trebui să fie determinate. Punctele de vedere ale tuturor părților interesate ar trebui luate în considerare.

O sarcină poate arăta diferit față de lucrătorii IT și de la depozit. Ar trebui rezolvat astfel încât sistemul să nu creeze dificultăți pentru utilizatorii principali.

Teama de inovare

Etapa de implementare a sistemelor de automatizare devine adesea motivul concedierii personalului care refuză să învețe să lucreze într-un mod nou. Cazurile în care jumătate dintre angajații depozitului au preferat să schimbe locurile de muncă în loc să stăpânească noile tehnologii pentru contabilitatea bunurilor sunt destul de frecvente.

Conducerea poate lua unele măsuri preventive, și anume, să efectueze instruiri, acordând o atenție deosebită disponibilității sale pentru majoritatea angajaților, să explice beneficiile pe care compania și angajații înșiși le vor primi ca urmare a implementării sistemului de automatizare.

Cu toate acestea, dacă rezistența personalului este prea mare, poate merita să te bazezi pe recrutarea de noi angajați care sunt pregătiți să stăpânească noi forme de muncă. Această soluție la problema de adaptare este destul de frecventă. Lucrătorii nou angajați nu sunt legați de „modul cum era înainte”, astfel încât acceptă cu ușurință noile condiții.

Caracteristicile sistemelor de automatizare, care reduc la minimum necesitatea de a memora cantități uriașe de informații, permit unei persoane să se obișnuiască la locul de muncă în câteva zile.

Ce să controlăm în timpul gestionării automatizării proceselor de afaceri

Implementarea sistemelor de automatizare a proceselor de afaceri necesită o monitorizare constantă a principalelor domenii de lucru atât de către client, cât și de către performanți. Cele mai importante puncte includ costul proiectului, calendarul etapelor individuale, activitățile personalului, calitatea lucrărilor intermediare.

Evitând abaterile de la indicatorii planificați prevăzuți de contract, adoptarea la timp a măsurilor de eliminare a deficiențelor identificate constituie cea mai mare parte a sarcinilor cu care se confruntă conducerea de ambele părți.

Termenele limită

Creșterea timpului de implementare a proiectului, care implică costuri suplimentare, poate fi numită o problemă clasică a oricărei introduceri de noi tehnologii. De regulă, apare ca urmare a factorilor secundari. Mecanismele speciale de gestionare vor contribui la reducerea probabilității de întârzieri.

Principala este programul de implementare a proiectului. Reglează toată munca care trebuie făcută în legătură reciprocă. Programul este necesar pentru a monitoriza trecerea punctelor de control pentru implementarea etapelor proiectului și pentru a controla termenele stabilite pentru fiecare dintre acestea.

Acest document ar trebui să prevadă rezerve de timp în caz de circumstanțe neprevăzute, precum și datele ședințelor de control. Implementarea cu succes a proiectului depinde de cât de bine interacționează echipele.

Exactitatea și detaliile maxime în planificare crește probabilitatea de aderare la program.

Creșterea valorii

Costul implementării proiectului, de regulă, crește din cauza modificărilor din sfera sarcinilor în comparație cu cele stabilite anterior și din cauza prelungirii termenelor. Creșterea valorii în sine poate fi un factor care provoacă noi probleme.

Trebuie avut grijă deosebită când se ia în considerare creșterea funcționalității sistemului desfășurat. Da, de multe ori nevoia de a adăuga noi funcții se manifestă numai în timpul lucrărilor de instalare, a fost extrem de dificil să o previzualizăm în avans.

În mare parte, participanții la proiect insistă pe extinderea funcționalității, în încercarea de a pune în aplicare ideile lor creative. Această urmărire a idealului poate fi un motiv pentru întârzierea termenelor, astfel încât inițiativele de îmbunătățire a sistemului sunt cel mai bine incluse în planul lucrărilor ulterioare.

Primul plan ar trebui să fie implementarea la timp a proiectului pentru automatizarea proceselor de afaceri și realizarea obiectivelor stabilite în această etapă. Acest lucru este justificat atât din punct de vedere organizațional, cât și din punct de vedere economic. Depunerea eforturilor pentru îmbunătățirea nesfârșită a sistemului poate duce la pierderea relevanței sale.

Problema personalului

Acesta este unul dintre factorii cheie care afectează succesul proiectului. Personalul din sfera IT, precum și în alte industrii, în care rezultatul activităților depinde în mare măsură de echipament, ci de o persoană, joacă un rol important.

În consecință, absența problemelor în implementarea proiectului și minimizarea riscurilor sunt garantate atunci când performanții se disting prin înalt profesionalism, responsabilitate și dorința de a obține cele mai bune rezultate.

Adesea, introducerea de noi proiecte este însoțită de o atitudine negativă din partea angajaților, o opoziție evidentă și divizarea sferelor de influență.

O altă problemă comună legată de personal este lipsa angajaților calificărilor cerute, care pot participa la implementarea proiectului.

Există mai multe modalități de ieșire din această situație:

  • să reînnoiască personalul cu un nou angajat cu un nivel suficient de cunoștințe pentru a desfășura activități de proiect;
  • să angajeze temporar un angajat al companiei de execuție care să reprezinte interesele clientului în cadrul proiectului (această opțiune nu este potrivită pentru toată lumea, dar în practica unor companii se găsește);
  • externalizează funcțiile de control al proiectului către o companie IT independentă din partea clientului.

La implementarea unui proiect de automatizare a proceselor de afaceri, este necesară monitorizarea constantă a obținerii rezultatelor intermediare, fixate în grafic. Scopul unei astfel de monitorizări este de a urmări modul în care măsurile făcute sunt în conformitate cu obiectivul final.

Pentru aceasta, există un mecanism de puncte de control - anumiți parametri care trebuie îndepliniți până la data desemnată. Analiza completitudinii rezolvării problemelor într-un moment specific ajută la înțelegerea dacă progresul implementării sistemului de automatizare se abate de la cel planificat.

La întâlnirile liderilor de proiect, indicatorii sunt comparați de ambele părți și sunt stabilite următoarele obiective.

În concluzie, aș dori să spun că automatizarea proceselor de afaceri este un proces complex, dar fascinant, în care mai multe părți sunt implicate simultan. Se remarcă prin multitasking-ul său și va avea succes numai dacă sunt îndeplinite mai multe condiții importante:

  • experiența unei companii care implementează un sistem de automatizare;
  • nivelul calificărilor și fiabilitatea echipei care lucrează la proiect;
  • tehnologie de implementare selectată.

În acest caz, ar trebui acordată o importanță deosebită legitimității procedurilor desfășurate: utilizarea software-ului licențiat, contactarea specialiștilor care au fost autorizați să presteze serviciile relevante.

După ce te-ai asigurat că compania IT, pe care urmează să o încredințezi automatizarea proceselor de afaceri ale întreprinderii tale, lucrează de multă vreme în acest domeniu, are multe proiecte implementate cu succes în spatele acesteia, funcționează exclusiv cu programe licențiate, te poți aștepta ca implementarea sistemului să devină punctul de plecare pentru dezvoltare companii.


 

Ar putea fi util să citiți: