กระบวนการทางธุรกิจ - ยุคใหม่ในการจัดการ?

กิจกรรมใด ๆ มักเป็นกระบวนการที่แน่นอน เนื่องจากมีระยะเวลา ขั้นตอน และผลลัพธ์ ดังนั้น ตั้งแต่งานหัตถกรรมหรืองานหัตถกรรมไปจนถึงบริษัทไฮเทคสมัยใหม่ ทุกคนล้วนมีส่วนร่วมในกระบวนการ มีอะไรเปลี่ยนแปลงเมื่อเร็ว ๆ นี้? เหตุใดหัวข้อของกระบวนการทางธุรกิจจึงมีความเกี่ยวข้องในปัจจุบัน? ในเอกสารนี้ ฉันจะพยายามวิเคราะห์แนวทางกระบวนการในการจัดการองค์กร และสะท้อนถึงคุณลักษณะเฉพาะของมุมมองใหม่ของการจัดการที่ทฤษฎีการสร้างแบบจำลองและการปรับรื้อปรับโครงสร้างใหม่นำมาด้วย

พื้นหลัง

นักวิจัยในสาขาการจัดการมีความกังวลอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับคำถามเกี่ยวกับความเป็นสากลของทฤษฎีและความน่าจะเป็นของการแก้ปัญหา เช่นเดียวกับในวิชาคณิตศาสตร์ การหาสัจพจน์และค่าคงที่นั้นเป็นสิ่งที่พึงปรารถนา เช่นเดียวกับในวิชาคณิตศาสตร์ ซึ่งสามารถเชื่อถือได้เมื่อทำการค้นหาและตัดสินใจ หัวข้อสำคัญที่สองคือภาษาสำหรับแสดงการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับระบบองค์กรและการจัดการ ความพยายามที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดในการทำให้ศาสตร์ของการจัดการมีความสอดคล้องกันมากขึ้นคือการบัญชีและสถิติทางการเงิน นี่เป็นส่วนสำคัญของการจัดการ แต่น่าเสียดายที่ไม่เหมาะสำหรับ "ปุถุชน" ที่ไม่เพียงต้องตัดสินใจให้ถูกต้องเท่านั้น แต่ยังต้องถ่ายทอดให้พนักงานทุกคนทราบด้วย คุณยังสามารถพูดคุยเกี่ยวกับการวางแผนเครือข่ายและทฤษฎีกราฟได้ แต่แนวทางนี้ยังเป็นที่ถกเถียงกันอยู่สำหรับหลายๆ คน

ในยุค 70 ของศตวรรษที่ผ่านมา ในโครงการทางทหารที่ซับซ้อน ผู้เชี่ยวชาญชาวอเมริกันมีความต้องการในการจัดโครงสร้างกิจกรรมด้วยสายตา และตั้งแต่นั้นมา แนวคิดดังกล่าวในฐานะกระบวนการทางธุรกิจก็ได้รับการยึดมั่นอย่างมั่นคงในแนวทางปฏิบัติด้านการจัดการ ช่วงเวลานี้สามารถเรียกตามเงื่อนไขว่า "โครงสร้าง" ของธุรกิจได้ เนื่องจากจุดประสงค์ของการสร้างแผนงานกิจกรรมในขณะนั้นคือการระบุตรรกะ แยกส่วนความรับผิดชอบ กำหนดการไหลของเอกสารและผลิตภัณฑ์ และการดำเนินการนี้เร่งตัวขึ้นอย่างมาก และความเข้าใจที่ง่ายขึ้น ระบุสถานที่และช่วงพักที่ไม่ถูกต้อง

ในขั้นตอนนี้ กระบวนการทางธุรกิจถูกกำหนดให้เป็นชุดของการดำเนินการตามลำดับและ/หรือแบบคู่ขนานที่แปลงการไหลของวัสดุและ/หรือข้อมูลเป็นโฟลว์ที่สอดคล้องกันด้วยคุณสมบัติที่แตกต่างกัน แน่นอน เราไม่ได้พูดถึงความจริงที่ว่าเป็นครั้งแรกที่พวกเขาเห็นกระบวนการในกิจกรรม (กระบวนการได้รับการปรับปรุงโดย Adam Smith ในศตวรรษที่ 18 และ Henry Ford ได้สร้างกระบวนการผลิตอย่างสมบูรณ์) แต่เครื่องมือนั้นปรากฏขึ้น การแสดงและวิเคราะห์กิจกรรมของบริษัทอย่างเป็นระบบผ่านแผนภาพกระบวนการ

ภาพสะท้อนของกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรช่วยเร่งความเร็วและทำให้กิจกรรมระบบอัตโนมัติง่ายขึ้นอย่างมาก ดังนั้นในช่วงยุค 80 การเน้นจึงเปลี่ยนไปเป็นคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติ เป็นช่วงเวลาของการมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันของคอมพิวเตอร์ในทุกด้านของการผลิตและการจัดการ โดยปกติ คำอธิบายเดียวไม่เพียงพอสำหรับผู้จัดการในเร็วๆ นี้ ดังนั้นระดับความซับซ้อนใหม่จึงเริ่มก่อตัวขึ้น - การจัดการกระบวนการ

แนวทางกระบวนการถือว่าการจัดการเป็นงานของบุคคลพิเศษ ("เจ้าของกระบวนการ") เพื่อออกแบบลำดับการกระทำที่มีประสิทธิภาพเพื่อสร้างผลลัพธ์ตามสูตรภายใต้เงื่อนไขที่กำหนดและรับรองการดำเนินการตามขั้นตอนเหล่านี้ (กระบวนการ) นั่นคือ จุดเน้นจากการจัดการคนในการจัดการกระบวนการกำลังเปลี่ยนไปเป็นการจัดการกระแสการดำเนินการและผลลัพธ์

ขั้นตอนของการพัฒนาแบบจำลอง

เมื่อได้เริ่มดำเนินการบนเส้นทางของการทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่น ฝ่ายบริหารจะต้องเปลี่ยนไปใช้การจัดการกระบวนการในระดับทั่วทั้งบริษัทไม่ช้าก็เร็ว เนื่องจากการไหลของกิจกรรม เช่น การไหลของน้ำ ไม่สามารถอยู่ในพื้นที่ปิดได้ ซึ่งการเคลื่อนไหวมีจำกัด กล่าวคือ บริษัทถูกบังคับให้เข้าใจกิจกรรมทั้งหมดของตนในฐานะเครือข่ายของกระบวนการที่สัมพันธ์กัน เพื่อเชื่อมโยงเข้าด้วยกันเพื่อให้พวกเขาแข็งแกร่งขึ้นแทนที่จะทำให้กันและกันอ่อนแอ ที่นี่จำเป็นต้องมีการสร้างแบบจำลองของกิจกรรมทั้งหมดในคอมเพล็กซ์ ขั้นตอนนี้เริ่มขึ้นในฝั่งตะวันตกราวๆ ทศวรรษที่ 90 ทุกอย่างเกิดขึ้นได้โดยมีความล่าช้าบ้าง แต่ก็ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมเป็นอย่างมาก อุตสาหกรรมที่เติบโตอย่างรวดเร็ว (เช่น โทรคมนาคม) มีความเชี่ยวชาญในเทคโนโลยีเหล่านี้มาอย่างยาวนานและประสบความสำเร็จ

คุณลักษณะของการจัดการเชิงกระบวนการคือคำจำกัดความของกระบวนการทางธุรกิจในฐานะชุดงานที่เชื่อมโยงถึงกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่บริษัทกำหนด (การนำกลยุทธ์ไปใช้) ซึ่งเป็นลำดับความสำคัญที่ยากกว่าการจัดการกระบวนการในท้องถิ่น . ที่นี่ จุดเน้นของความสนใจของผู้บริหารถูกย้ายจากกระบวนการผลิตและการขนส่งไปยัง "สำนักงาน"

การประเมินพบว่ากระบวนการของการออกแบบ การวางแผน การบัญชี ฯลฯ มักเป็นสาเหตุหลักของความเร็วที่ช้าและต้นทุนในกระบวนการผลิตสูง นั่นคือ ท้ายที่สุด พวกเขากำหนดคุณสมบัติของกระบวนการที่สร้างมูลค่าให้กับลูกค้า

ดังนั้น เพื่อให้บรรลุความสำเร็จ ผู้บริหารของบริษัทเองต้องอยู่ภายใต้การสร้างแบบจำลองและการปรับให้เหมาะสม แต่บางครั้งก็เป็นเรื่องยากมาก เนื่องจากมักสังเกตพบบ่อยที่สุด:

ความไม่แน่นอนสูงในการกระทำของผู้จัดการ
ขาดความสามารถที่จำเป็นในการจัดการกระบวนการ
ความไม่พร้อมทางจิตวิทยาของผู้เชี่ยวชาญและผู้จัดการในการ "ผลักดันตัวเองเข้าสู่กรอบ"

ดังนั้นขั้นตอนต่อไปในการพัฒนางานการสร้างแบบจำลองจึงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ - นี่คือการออกแบบเริ่มต้นของกระบวนการของ บริษัท ทั้งหมดเป็นระบบเดียวที่มีประสิทธิภาพ - วิศวกรรมธุรกิจ วิธีการของวิศวกรรมธุรกิจถือว่าการจัดการเป็นบริการสำหรับกระแสคุณค่าตามที่ควรจะเป็น ในเวลาเดียวกัน การดำเนินการตามกระบวนการนั้นเกิดขึ้นเกือบโดยอัตโนมัติและไม่ต้องใช้ความพยายามใดๆ ในการเอาชนะการต่อต้านของกลุ่มบุคลากรใดๆ (แน่นอนว่า หากทุกอย่างได้รับการออกแบบมาอย่างถูกต้องตั้งแต่ต้น)

ฉันวางแผนที่จะพิจารณาหัวข้อวิศวกรรมธุรกิจโดยละเอียดในบทความต่อไปนี้ ในที่นี้ ฉันต้องการให้ความสนใจกับตัวเลือกและรายละเอียดปลีกย่อยของกระบวนการทางธุรกิจในฐานะปรากฏการณ์การจัดการสมัยใหม่

ปรากฏการณ์การจัดการ

เมื่อพิจารณาถึงพลวัตของการพัฒนาแนวทางกระบวนการเพื่อการจัดการองค์กรแล้ว ฉันคิดว่าไม่มีใครสงสัยว่านี่เป็นเรื่องร้ายแรงและเป็นเวลานาน ความเห็นส่วนตัวของฉันคือการเปลี่ยนไปใช้การจัดการกระบวนการเปรียบได้กับการเปลี่ยนจากการคำนวณด้วยมือเป็นการคำนวณโดยใช้บันทึก สูตร กฎ ด้วยความซับซ้อนของวัตถุควบคุม เทคโนโลยีการจัดการจะต้องซับซ้อนมากขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

แต่มันยากขนาดนั้นจริงหรือ? ผู้จัดการสมัยใหม่ต้องเผชิญกับอุปสรรคของความได้เปรียบของแนวทางกระบวนการอยู่ที่ไหน การสังเกตของฉันแสดงให้เห็นว่าผู้นำโดยอาศัยอำนาจตามประเพณีจินตนาการถึงองค์กรในรูปแบบของโครงสร้างองค์กรโดยที่สิ่งสำคัญคือข้อมูลเกี่ยวกับการแบ่งพนักงานออกเป็นหน่วยและเกี่ยวกับความรับผิดชอบของแต่ละกลุ่ม มาเปรียบเทียบว่าไดอะแกรมโครงสร้างและกระบวนการทางธุรกิจมีลักษณะอย่างไร โดยวาดโดยใช้เครื่องมือภาพเดียวกัน

โครงสร้าง

เห็นได้ชัดว่าความแตกต่างที่สำคัญระหว่างโครงร่างคือการมีโฟลว์ในโครงร่างที่สองซึ่งรวมผู้เข้าร่วมทั้งหมดด้วยตรรกะบางอย่าง งานบริหารก็ต่างกัน ในการจัดการการทำงานแบบเดิมๆ นี่คือ "การแบ่งปัน" ความสนใจ งาน รางวัล ซึ่งเป็นงานที่ลำบากมากและไม่รับประกันอะไรเลย

เมื่อเปลี่ยนไปใช้วิธีการจัดการที่เน้นกระบวนการ ผู้บริหารของบริษัทไม่อาจถูกมองว่าเป็นงานของ "ผู้ควบคุมงาน" อีกต่อไป แต่เป็นงานของโค้ช ผู้ควบคุมงาน ผู้อำนวยการ ฯลฯ นั่นคืองานเปลี่ยนจากการแยกและการควบคุมไปสู่การก่อตัวของการกำหนดค่าเงื่อนไขที่ดีที่สุดเพื่อเพิ่มการไหลของมูลค่าที่สร้างขึ้น

เราสามารถสรุปได้ว่าปัญหาทั้งหมดอยู่ที่นิสัยของการจัดการแบบเดิม และส่วนหนึ่งเป็นเพราะไม่มีโมเดลกระบวนการสำเร็จรูปที่มองเห็นได้ และการสร้างจากศูนย์ต้องใช้ความพยายามอย่างจริงจังของทีมผู้บริหาร

องค์ประกอบหลักของการจัดการกระบวนการ

การระบุผลการดำเนินงานที่สำคัญและการเปรียบเทียบกระบวนการทางธุรกิจของบริษัทกับพวกเขา
การระบุลูกค้าในกระบวนการทางธุรกิจและความต้องการของพวกเขา (ในอนาคต จำเป็นต้องสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับพวกเขาและติดตามความพึงพอใจของพวกเขาอย่างต่อเนื่อง เนื่องจากเป็นลูกค้าที่ใช้แนวทางนี้ซึ่งจะกลายเป็นตัวชี้วัดหลักของกระบวนการคุณภาพของกระบวนการ)
การสร้างโครงสร้างของกระบวนการทางธุรกิจตามความสำคัญ การซ้อน ลำดับเหตุการณ์ของกิจกรรม
คำจำกัดความของพารามิเตอร์ของกระบวนการทางธุรกิจ
การกำหนดผู้รับผิดชอบและผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน
การออกแบบลอจิกเป็นเทคโนโลยีที่ควรสร้างผลลัพธ์ที่ต้องการในเวลาที่เหมาะสม
การตั้งค่าระบบสำหรับการซิงโครไนซ์กิจกรรมของกระบวนการต่างๆ (ในอุดมคติคือระบบอัตโนมัติของการวางแผนและการตรวจสอบตัวบ่งชี้กระบวนการทั้งหมด)
การฝึกอบรมพนักงานคือการสร้างความพร้อมสำหรับความรับผิดชอบของกลุ่มสำหรับผลลัพธ์ (บ่อยครั้งต้องมีการปรับโครงสร้างระบบแรงจูงใจที่เข้มแข็งเพียงพอ)
การก่อตัวของโหมดวงจรของการออกแบบ - การวิเคราะห์ - การปรับกระบวนการตามผลลัพธ์ของการวิเคราะห์ - ที่เรียกว่า "จังหวะธุรกิจ"

ขั้นตอนสำคัญในการพัฒนาและคำอธิบายของกิจกรรมคือการกำหนดลักษณะของกระบวนการทางธุรกิจ เกือบทุกวิธีเน้นองค์ประกอบต่อไปนี้

ขอบเขตกระบวนการ ซึ่งกำหนดโดยเหตุการณ์เริ่มต้นและอินพุต (ทรัพยากร) เช่นเดียวกับเหตุการณ์สิ้นสุดและผลลัพธ์ (ผลลัพธ์)
เอกสารกฎเกณฑ์ของกระบวนการ ซึ่งรวมถึงกฎหมายภายนอกและกฎ แผน และคำแนะนำที่บริษัทออกให้ น่าเสียดายที่ในบริษัทต่างๆ มักไม่ค่อยพบเอกสารควบคุมที่มีการเขียนอย่างดี ดังนั้นความล่าช้าหลักในการเปลี่ยนไปใช้การจัดการกระบวนการจึงเกิดจากความจำเป็นในการพัฒนากฎและคำสั่งตามจำนวนที่ต้องการ
ทรัพยากรกระบวนการ: นักแสดงและผู้เข้าร่วม, อุปกรณ์และเครื่องมือ, ระบบข้อมูลและองค์ประกอบที่สำคัญอื่น ๆ โดยที่กระบวนการนี้เป็นไปไม่ได้หรือไม่ได้ผล
ตัวบ่งชี้กระบวนการคือตัวแปรกระบวนการที่วัดได้และค่าเชิงบรรทัดฐาน ซึ่งอาจรวมถึงไม่เพียงแต่ปริมาณของผลลัพธ์ แต่ยังรวมถึงเวลาที่ใช้ในกระบวนการ ปริมาณการสูญเสียวัสดุหรือเงิน จำนวนข้อบกพร่อง ดัชนีความพึงพอใจของลูกค้า เป็นต้น

ทั้งหมดนี้สามารถอธิบายได้ในรูปแบบข้อความหรือตารางอย่างง่าย แต่นักออกแบบใช้วิธีการแบบกราฟิกก็ไม่ไร้ประโยชน์ การออกแบบใดๆ ก็ตาม รวมถึงการจัดองค์กร จะมีรายละเอียดและความหมายที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น หากนำเสนอด้วยภาพและในบริบทของส่วนที่เหลือของระบบ

การแสดงภาพกระบวนการในรูปแบบของเทคโนโลยีสามารถทำได้ง่าย ดังที่แสดงในรูปด้านบน ซึ่งประกอบด้วยอินโฟกราฟิกที่มีให้สำหรับพนักงาน หรืออาจซับซ้อนกว่านั้น โดยใช้เครื่องมือสร้างแบบจำลองกระบวนการพิเศษ ในส่วนหนึ่งของวัฏจักรนี้ ฉันวางแผนที่จะอธิบายสัญลักษณ์การสร้างแบบจำลองที่น่าสนใจและเข้าถึงได้ทั้งหมด ในขณะที่คุณสามารถทำความคุ้นเคยกับพวกเขาสองคน - และ

ไม่ว่าในกรณีใด ระเบียบวิธีดังกล่าวจะให้ทิศทางและเครื่องมือ ในขณะที่ทีมผู้บริหารสร้างมูลค่าให้กับบริษัทที่สร้างระบบการจัดการ แม้แต่เทคนิคที่แม่นยำที่สุดก็ไม่รับประกันว่ากลไกจะทำงานเหมือนนาฬิกาหากไม่มีผู้เชี่ยวชาญที่เข้าใจ ปรับ และบำรุงรักษา "นาฬิกา" นี้

ฉันคิดว่าไม่มีใครมีคำถามว่ามีความจำเป็นหรือไม่ และเหตุใดจึงมีการพัฒนากระบวนการทางธุรกิจ เพราะเมื่อมีธุรกิจ ตามคำนิยาม ก็มีกระบวนการทางธุรกิจ ดังนั้นจึงไม่สามารถกล่าวได้ว่าการทำงานกับกระบวนการทางธุรกิจเป็นยุคใหม่โดยพื้นฐาน แต่ถึงกระนั้น การเปลี่ยนแปลงในการเน้นย้ำ เครื่องมือและเทคโนโลยีใหม่ ๆ ก็เปลี่ยนสาระสำคัญของงานบริหารไปอย่างมาก ผู้ที่เข้าใจสิ่งนี้จะมีโอกาสสร้างธุรกิจที่จัดการได้ คล่องตัว และมีประสิทธิภาพมากกว่าธุรกิจที่ได้รับคำแนะนำจากผู้บริหารที่ล้าสมัย ซึ่งมักจะเกิดจากแรงกดดันทางจิตใจต่อผู้ใต้บังคับบัญชา

อาจเป็นประโยชน์ในการอ่าน: