ระบบอัตโนมัติของระบบการจัดการโครงการ

สาเหตุของการสร้าง CPMS ในบริษัทที่มีการพัฒนาถึงระดับหนึ่งแล้ว มักเรียกว่าผลกระทบที่คาดหวังสองประการ ประการแรกคือการประหยัดเวลาอันมีค่าสำหรับผู้จัดการโครงการเนื่องจากโครงสร้างพื้นฐานที่สร้างขึ้น ผลกระทบประการที่สองคือทำให้การควบคุมผู้จัดการโครงการง่ายขึ้นในสภาพแวดล้อมที่จำนวนของพวกเขาในธุรกิจเติบโตขึ้น เป็นเรื่องปกติที่หากไม่มีองค์ประกอบระบบสารสนเทศ (PMIS) เป็นเรื่องยากที่จะจินตนาการถึงการจัดการโครงการสมัยใหม่ ทั้งนี้เนื่องมาจากความต้องการประสิทธิภาพที่ได้รับจากการสนับสนุนทางเทคโนโลยีของ CPMS

เครื่องมือสนับสนุนการจัดการโครงการ

การจัดการโครงการค่อยๆ เปลี่ยนไปเป็นสภาพแวดล้อมการใช้งานเสมือนจริงมากขึ้นเรื่อยๆ ทั้งนี้เนื่องมาจากความจำเป็นในการทวีคูณศักยภาพของทรัพยากรที่สำคัญที่สุดสำหรับการแก้ปัญหาเฉพาะตัว - มนุษย์ แม้แต่ในรัสเซีย ในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า เรายังต้องเผชิญกับความจริงที่ว่าทรัพยากรที่รับผิดชอบที่มีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับการดำเนินโครงการจะหายากที่สุดในบรรดาทรัพยากรอื่นๆ ดังนั้นคำถามในการย้ายทีมโครงการไปเป็นกิจกรรมเสมือนจริงจะเกิดขึ้น และทั้งข้อจำกัดทางภาษาและวัฒนธรรมจะไม่สามารถป้องกันแนวโน้มนี้ได้อย่างมีนัยสำคัญ

ขั้นตอนแรกในทิศทางนี้เป็นการวางรากฐานสำหรับรูปแบบการจัดการธุรกิจในอนาคตแล้ว ประกอบด้วยชุดของมาตรการสำหรับการใช้งานและการพัฒนา PMIS ทางเทคนิค ซอฟต์แวร์และข้อมูลและการสื่อสาร (ระบบข้อมูลการจัดการโครงการ) ต้นทุนของระบบอัตโนมัติดูเหมือนจะเทียบไม่ได้กับผลกระทบที่ได้รับ ไม่ใช่ทุกโครงการในประเภทนี้จะจบลงด้วยความสำเร็จ แต่กระบวนการโดยรวมค่อยๆ ได้รับโมเมนตัม โซลูชันแบบบูรณาการที่น่าสนใจกำลังเกิดขึ้น และการสนับสนุนสำหรับกระบวนการจัดการโครงการเริ่มเป็นจริงมากขึ้นเรื่อยๆ

จากตำแหน่งของการปฏิบัติโครงการ บริษัทต่าง ๆ ใช้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เฉพาะทาง (SP) อย่างแข็งขัน รวมถึงการสร้างพื้นที่ข้อมูลเดียวในกิจกรรมการจัดการประเภทนี้ แต่ PMIS ไม่ได้เป็นเพียงชุดขององค์ประกอบซอฟต์แวร์เท่านั้น มีบทบาทสำคัญในนั้นโดยฮาร์ดแวร์ส่วนประกอบเซิร์ฟเวอร์ระบบองค์กรเฉพาะและการสื่อสารกับพวกเขา

ระบบข้อมูลการจัดการโครงการควรได้รับการพิจารณาว่าเป็นโซลูชันซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่ซับซ้อน ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินการตามนโยบายไอทีโดยรวมของบริษัท ในขณะเดียวกัน บทบาทสำคัญสำหรับผู้ใช้ระบบก็มีบทบาทภายนอกและจำเป็น ซึ่งแสดงออกมาในอินเทอร์เฟซการโต้ตอบ ตรรกะการทำงาน การสื่อสารและความสะดวกในการบริการ ในขณะนี้ มีโปรแกรมเฉพาะมากมายในตลาดซอฟต์แวร์ ซึ่งแพคเกจ MS Project ครองตลาดอยู่ นอกจากนี้ ยังมีการนำเสนอแบบจำลองของเครื่องมือที่ใช้ในการจัดการโครงการโดยอัตโนมัติ โดยคำนึงถึงการปฏิบัติตามบล็อกกระบวนการ

(คลิกเพื่อขยาย)

โมเดลนี้แสดงให้เห็นถึงความแตกต่างระหว่าง PPs ในสามส่วนหลัก

การวางแผนธุรกิจและการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์ที่แก้ปัญหาที่เกี่ยวข้อง
การพัฒนาโครงการในแง่ของการดำเนินการโดยตรง การลดความเสี่ยง และการจัดการงานจริง ในภาคนี้ งานของการวางแผนงานได้รับการแก้ไขโดยคำนึงถึงแหล่งทรัพยากรที่มีอยู่และดึงดูด มีการดำเนินมาตรการควบคุมและแก้ไขแผน
การสนับสนุนด้านการสื่อสารในด้านข้อมูล การรายงาน และการสนับสนุนด้านเอกสาร รวมถึงการเก็บถาวร

งานและหน้าที่ของระบบสารสนเทศ

การพัฒนาและการพัฒนา PMIS มีเป้าหมายหลายประการที่สอดคล้องกับบริบทเป้าหมายทั่วไปของระบบการจัดการโครงการขององค์กร ประการแรก นี่คือการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการอันเนื่องมาจากความเร็วที่เพิ่มขึ้น ความสามารถในการผลิต และเนื้อหาเกี่ยวกับขั้นตอน ประการที่สอง ระบบอัตโนมัติทำให้สามารถเพิ่มความสมเหตุสมผลของการใช้ทรัพยากรทั้งหมดของบริษัทในกิจกรรมโครงการ: ชั่วโมงทำงาน การเงิน ความสามารถ ฯลฯ

งานหลักของ ISPM มีดังต่อไปนี้:

การแปลความคิดเป็นรูปแบบการวางแผนของโครงการ
ประสิทธิภาพของการคำนวณทางการเงินและเศรษฐกิจสำหรับโครงการ การวิเคราะห์ สถานการณ์จำลอง และการสนับสนุนการตัดสินใจสำหรับโครงการริเริ่มทั้งหมด
การสร้างและการปรับแผนงานโครงการให้เหมาะสม เริ่มต้นด้วยพอร์ตโฟลิโอ โปรแกรม และปิดท้ายด้วยงานออกแบบในท้องถิ่น
รับรองการทำงานของฟิลด์ข้อมูลเดียว รวบรวมจากผลงานแบทช์โดยใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะของทิศทางต่าง ๆ

ควรสังเกตว่าหน้าที่ของการวางแผนและการควบคุมนั้นมีบทบาทเหนือกว่าในด้านต่างๆ ของระบบอัตโนมัติโดยอิงจากซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้องกับ PMIS อย่างไรก็ตาม เมื่อเร็ว ๆ นี้โซลูชันได้รับการพัฒนาอย่างจริงจัง โดยเน้นที่การรายงาน การประเมินต้นทุนแรงงาน แบบจำลองแรงจูงใจ ประสิทธิภาพในการกำหนดและดำเนินงาน และเวิร์กโฟลว์ ในเรื่องนี้ เมทริกซ์ของหน้าที่ของระบบสารสนเทศตามหลักการของรายละเอียดในการเลือกโครงการและขั้นตอนของวงจรโครงการเป็นที่สนใจ เมทริกซ์แสดงอยู่ด้านล่างและอิงตามบล็อกฟังก์ชัน

การวางแผนเครือข่ายปฏิทิน
การจัดการทรัพยากร: บุคลากร การเงิน อุปกรณ์ วัสดุ
รายงานการทำงานในแง่ของค่าแรง
เอกสารสนับสนุนการจัดการโครงการ

(คลิกเพื่อขยาย)

อย่างที่คุณทราบ ระบบอัตโนมัติไม่ควรพัฒนาขึ้นเองตามธรรมชาติ แม้ว่าสิ่งนี้มักจะเกิดขึ้นในหลายบริษัทก็ตาม ไม่ว่าในกรณีใด PPs แรกในด้านการจัดการโครงการจะปรากฏเช่นนั้น ประการแรก มีผู้ที่ทำงานบางส่วนหรือทั้งหมดในโครงการ จากนั้นหนึ่งในผู้จัดการโครงการจะเริ่มใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์ และในที่สุด ซอฟต์แวร์ก็ได้รับการพัฒนา แต่ในบางช่วง กระบวนทัศน์ PMIS จะมีการเปลี่ยนแปลง

ฝ่ายบริหารสรุปว่าควรใช้แนวทางที่ครอบคลุมและเป็นระบบ เนื่องจากกิจกรรมของโครงการกำลังกลายเป็นแนวทางปฏิบัติทั่วไปและยิ่งไปกว่านั้น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเริ่มใช้เวลามากเกินไปที่จะไม่สนใจประสิทธิภาพ เนื่องจากการทำงานร่วมกันกับบริบทการดำเนินงานของการจัดการ จากนั้นจึงมีความจำเป็นต้องตอบคำถามจำนวนหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับองค์กรของ PMIS แบบบูรณาการในระดับที่สูงขึ้น

ตามวิธีการจัดการโครงการในแง่ของความสำคัญและความเป็นไปได้ กระบวนการทางธุรกิจใดที่ควรได้รับเป็นอันดับแรก
จะจัดอันดับกระบวนการทางธุรกิจที่อธิบายไว้ในแง่ของระบบอัตโนมัติได้อย่างไร
โซลูชัน "ชนิดบรรจุกล่อง" ใดที่ตลาดไอทีนำเสนอในปัจจุบัน
จำเป็นต้องมีมาตรการบูรณาการอะไรบ้างเมื่อนำ PP เข้าสู่การปฏิบัติโครงการ?

ซอฟต์แวร์ในระบบสารสนเทศ

ตามที่เราค้นพบในหัวข้อก่อนหน้านี้ จำเป็นต้องมีมุมมองแบบองค์รวมของแบบจำลองปัจจุบันของกระบวนทัศน์ธุรกิจของโครงการ จำเป็นต้องคิดใหม่เกี่ยวกับนโยบายการเงิน การลงทุน นโยบายไอที ในลักษณะที่ค้นพบกระเป๋าของการปรับปรุงประสิทธิภาพของโครงการในระดับคุณภาพ รวมถึงประเด็นการพัฒนา PMIS ในกลยุทธ์ข้อมูลและการสื่อสาร

ผู้จัดการสามคนต้องทำสิ่งนี้: ผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาหรือผู้รับผิดชอบทิศทางการลงทุน ผู้อำนวยการฝ่ายการเงินและผู้อำนวยการด้านไอที พื้นฐานสำหรับการสร้างแผนพัฒนาระบบสารสนเทศคือโครงสร้างในองค์ประกอบ CMMS โครงสร้างดำเนินการโดยคำนึงถึงสาเหตุหลายประการ:

ขั้นตอนของวงจรชีวิตของโครงการ
ฟังก์ชั่นการจัดการและการสนับสนุนด้านไอที
ระดับของโครงการและการบริหารงาน
ความเชี่ยวชาญและขอบเขตของบริการของผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่พิจารณาสำหรับการใช้งาน

(คลิกเพื่อขยาย)

เนื่องจากข้อกำหนดเฉพาะของรัสเซีย สำหรับการวางแผนธุรกิจและการประเมินประสิทธิภาพทางเศรษฐกิจของโครงการ เป็นการดีที่สุดที่จะใช้หนึ่งในบริษัทซอฟต์แวร์ชั้นนำในประเทศ Expert Systems หรือ Alt Invest ผลิตภัณฑ์เหล่านี้ประสบความสำเร็จในการใช้งานมากว่า 20 ปี ช่วยให้คุณทำงานในโหมดโปรแกรมและพอร์ตโฟลิโอ แก้ไขปัญหาการสร้างแบบจำลองทั้งหมดในระยะก่อนการลงทุน สำหรับการสนับสนุนข้อมูลของการลงทุนและขั้นตอนหลังการลงทุน สามารถใช้ทั้งซอฟต์แวร์ที่ผลิตในประเทศตะวันตกและการพัฒนาในประเทศได้ ตลาดถูกครอบงำโดยสายผลิตภัณฑ์ของ Microsoft

แพ็คเกจ MS Project Portfolio Server ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้มีคุณภาพและบริการที่สูงขึ้นในการจัดการพอร์ตโฟลิโอขององค์กร จึงมีการออกแบบโมดูลาร์ โมดูลแรกแก้ปัญหาการรวบรวมโครงการในอินเทอร์เฟซเดียว ตรวจสอบการปฏิบัติตามกลยุทธ์ และการเลือกเบื้องต้นสำหรับการพัฒนา โมดูลที่สองช่วยให้คุณสามารถปรับพอร์ตโฟลิโอให้เหมาะสม สร้างการจัดอันดับงานโครงการในนั้น ช่วยในการรวบรวมและอนุมัติพอร์ตโฟลิโอขององค์กร การตรวจสอบโครงการเทียบกับตัวบ่งชี้ที่วางแผนไว้เพื่อระบุปัญหาในปัจจุบันจะดำเนินการในโมดูลที่สาม ด้วยความช่วยเหลือ ฝ่ายบริหารจะได้รับอิสระในการหลบหลีกทั่วทั้งพอร์ตโฟลิโอทั้งหมด

ซอฟต์แวร์สำหรับจัดกำหนดการและจัดการทรัพยากรเวลาของโครงการทำหน้าที่ดังต่อไปนี้:

การวางแผนงานเกี่ยวกับองค์ประกอบและลำดับของการดำเนินการ
การวางแผนและการจัดสรรทรัพยากร
การวิเคราะห์งบประมาณเวลาทำงาน
การเพิ่มประสิทธิภาพปฏิทิน
การสร้างภาพแผน
รายงานการดำเนินการตามกำหนดการโครงการ

โปรแกรมสำหรับการจัดการต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพและการจัดทำงบประมาณโครงการประกอบด้วย:

การสร้างแบบจำลองการลงทุนและการพัฒนาโปรแกรมการระดมทุน
การพัฒนาและการจำลองสถานการณ์ของงบประมาณโครงการในพลวัต
การควบคุมต้นทุนและต้นทุน
การรายงานและการรวมเข้ากับระบบการเงินองค์กรทั่วไป

บล็อกซอฟต์แวร์ PMIS ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการความเสี่ยงและการสื่อสารโครงการกำลังพัฒนาอย่างแข็งขัน ซึ่งมีศักยภาพสูง มีแนวโน้มที่น่าสนใจในอนาคตสำหรับการพัฒนาหน่วยรวมหรือผลิตภัณฑ์แต่ละรายการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการทีมเสมือน นี่เป็นทิศทางที่สดใสสำหรับการทำธุรกิจให้เป็นสากล เป็นความจริงที่ชาวตะวันตกคาดการณ์ถึงความโดดเดี่ยวและการถดถอยมากขึ้นสำหรับเรา แต่ฉันไม่เชื่อในเรื่องนี้ ฝ่ายบริหารของรัสเซีย แม้จะมีความท้าทายใดๆ ก็ตาม แต่ยังคงรักษาโอกาสในการช่วยชีวิตและการขยายตัวได้

อาจเป็นประโยชน์ในการอ่าน: