เครื่องมือจัดทำงบประมาณแบบมืออาชีพ
Georgiy Zemitan ผู้จัดการโครงการ ITeam
บริษัทก่อสร้างและการพัฒนากำลังแสดงความสนใจเพิ่มขึ้นในเทคโนโลยีการจัดการที่ทันสมัย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านการจัดการงบประมาณ เป็นเรื่องที่เข้าใจได้ - เวลาของ "เงินง่าย" กำลังสิ้นสุดลงในอุตสาหกรรม การแข่งขันทวีความรุนแรงขึ้น ซึ่งบริษัทที่มีการจัดการที่มีประสิทธิภาพจะชนะ ในบทความนี้ เราจะแบ่งปันประสบการณ์การใช้การจัดการงบประมาณในบริษัทต่างๆ ในอุตสาหกรรมการก่อสร้าง โดยแสดงตัวอย่างเรื่องราวพร้อมตัวอย่างเกี่ยวกับระบบการจัดทำงบประมาณอัตโนมัติของ BPlan
เนื่องจากการจัดทำงบประมาณเป็นเทคโนโลยีที่ค่อนข้างใหม่สำหรับบริษัทก่อสร้าง จึงมักไม่ค่อยได้ใช้ โดยพื้นฐานแล้ว งานในการจัดการกระแสการเงินของบริษัทกำลังได้รับการแก้ไข และการจัดการความสามารถในการทำกำไรของกิจกรรมและมูลค่าของบริษัทยังไม่เกี่ยวข้อง ดังนั้น งบประมาณทั้งหมดจึงถูกรวบรวมในแง่ของกระแสเงินสด (ใบเสร็จรับเงินและการจ่ายเงินสด) และงบประมาณหลักสามประเภท (BDR, BDDS และยอดคงเหลือ) จะใช้ BDDS เท่านั้น
จากที่กล่าวมา โมเดลงบประมาณของบริษัทพัฒนาทั่วไปประกอบด้วยงบประมาณดังต่อไปนี้:
- งบประมาณการขาย
- งบประมาณค่าก่อสร้าง
- งบประมาณการจัดการ
- งบประมาณรายจ่ายทางธุรกิจ
- งบประมาณการพัฒนา
- งบประมาณการชำระหนี้ของธนาคาร
- งบดุลของนักลงทุน
- งบกระแสเงินสด (CFB)
เหมาะสมที่จะเริ่มต้นระบบอัตโนมัติของการจัดทำงบประมาณด้วยการสร้างไดเร็กทอรีของวัตถุก่อสร้าง ส่วนวิเคราะห์นี้จะใช้ทั้งงบขายและงบก่อสร้าง หากบริษัทดำเนินการในหลายภูมิภาค จะสะดวกในการจัดกลุ่มวัตถุตามภูมิศาสตร์ รูปภาพแสดงตัวอย่างไดเร็กทอรีของอ็อบเจ็กต์ (ทิศทางการวิเคราะห์) ในระบบ BPlan ลำดับชั้นที่สร้างขึ้นไม่เพียงแต่เป็นวิธีการนำเสนอข้อมูลในงบประมาณด้วยภาพที่สะดวกสบายเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณสามารถรวมข้อมูลจากออบเจ็กต์เฉพาะเป็นตัวเลขทั้งหมดสำหรับเมืองและสำหรับออบเจ็กต์ทั้งหมดโดยทั่วไปได้โดยอัตโนมัติ
ลักษณะเฉพาะของธุรกิจรับเหมาก่อสร้างคือการจำหน่ายอพาร์ทเมนท์ที่สร้างขึ้นระหว่างบริษัทผู้พัฒนาโครงการ นักลงทุนภายนอก และฝ่ายบริหารท้องถิ่น ดังนั้นก่อนที่จะพัฒนาระบบงบประมาณเองตามกฎแล้วจะมีการรวบรวมตารางอ้างอิงของพารามิเตอร์ของวัตถุก่อสร้างซึ่งให้ภาพของการแจกแจงตามแผนและตามจริงของพื้นที่เช่า ในนั้น สำหรับแต่ละออบเจกต์ พื้นที่ทั้งหมดจะถูกป้อน เช่นเดียวกับเปอร์เซ็นต์ของพื้นที่ที่โอนไปยังการบริหารส่วนท้องถิ่นและนักลงทุนที่เป็นบุคคลที่สาม จากการคำนวณสำหรับแต่ละวัตถุ พื้นที่ที่เหลืออยู่ของ บริษัท จะถูกกำหนด
งบประมาณการขายเป็นหนึ่งในงบประมาณที่ซับซ้อนที่สุดในบริษัทก่อสร้าง สิ่งสำคัญคือตามกฎแล้วจะมีส่วนการวิเคราะห์จำนวนมากที่สุด (ทิศทางในคำศัพท์ BPlan) ในตัวอย่างนี้ บทความทั้งหมดของงบประมาณนี้ได้รับการพิจารณาในบริบทของการวิเคราะห์ 4 ด้าน ได้แก่ เมืองและสถานที่ก่อสร้าง ประเภทของอพาร์ทเมนท์ ระยะเวลาและงบประมาณของงบประมาณ (ตามแผน ที่เกิดขึ้นจริง ส่วนเบี่ยงเบนสัมบูรณ์ ส่วนเบี่ยงเบนสัมพัทธ์)
ทิศทาง "ประเภทของอพาร์ทเมนท์" มีอยู่ใน บริษัท ที่ประกอบธุรกิจก่อสร้างที่อยู่อาศัย ให้บริการวิเคราะห์การขายตามประเภทอพาร์ตเมนต์ (จำนวนห้อง, ฟุตเทจ)
นอกจากนี้ งบประมาณการขายในกรณีส่วนใหญ่มีโครงสร้างรายการที่ไม่สำคัญ เนื่องจากทั้งราคาและรายได้แบ่งออกเป็นสัญญาและการประกันภัย
โครงสร้างงบประมาณการขายมีลักษณะเหมือนใน BPlan ดังแสดงในรูปด้านขวา รายการงบประมาณจะแสดงที่ส่วนบนของหน้าต่าง ด้านล่างเป็นส่วนที่ใช้วิเคราะห์ แน่นอนว่าบางบทความต้องมีการคำนวณ ตัวอย่างเช่น รายได้คำนวณเป็นราคาต่อตารางเมตรคูณด้วยปริมาณการขาย
งบประมาณเดียวกันในโหมดการวางแผนหรือการวิเคราะห์ข้อมูลในตารางแสดงในรูปด้านล่าง ความสามารถของตาราง BPlan ทำให้สามารถแสดงโครงสร้างงบประมาณหลายมิติที่ซับซ้อนในรูปแบบที่สะดวกที่สุดสำหรับการทำงานในขณะนี้ กล่าวคือ ข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์ "Plan-Fact" สำหรับบทความ "รายได้" ประจำเดือนมกราคมจะแสดงในบริบทของวัตถุและประเภทของอพาร์ทเมนท์ รายการอื่นๆ และรอบระยะเวลางบประมาณจะไม่แสดงในมุมมองตารางนี้
การตั้งค่าแบบฟอร์มการแสดงที่แตกต่างกันสำหรับตารางงบประมาณเดียวกันทำให้คุณสามารถตอบคำถามอื่นๆ ได้ ตัวอย่างเช่น รูปแบบของตารางในรูปต่อไปนี้ทำให้สามารถวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงที่แท้จริงของจำนวนอพาร์ทเมนท์ที่ขายในมอสโกได้
หลังจากงบประมาณการขายตามกฎแล้วจะมีการพัฒนางบประมาณสำหรับค่าก่อสร้างซึ่งเป็นหนึ่งในตัวเลือกที่เป็นไปได้ซึ่งแสดงในรูปต่อไปนี้ รายการต้นทุนทั้งหมด (งานที่ดำเนินการ) ถูกจัดกลุ่มเป็นสี่บทหลัก: "การเตรียมสถานที่ก่อสร้าง", "วัตถุก่อสร้างหลัก", "สิ่งอำนวยความสะดวกด้านพลังงาน" และ "ค่าใช้จ่ายที่คาดไม่ถึง" ไดเร็กทอรีของรายการต้นทุนควรได้รับการออกแบบในลักษณะที่สามารถใช้ได้โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงสำหรับออบเจ็กต์ทั้งหมด รูปภาพแสดงตัวอย่างงบประมาณสำหรับต้นทุนงานก่อสร้างในโหมดการวิเคราะห์ตามแผน-ข้อเท็จจริงสำหรับ "ออบเจกต์ 1" หลังผลของเดือนกุมภาพันธ์ ค่าบวกของการเบี่ยงเบนซึ่งสอดคล้องกับต้นทุนจริงที่เกินจากค่าที่วางแผนไว้จะถูกเน้นด้วยสีแดง
นอกจากนี้ยังมีการพัฒนา "งบประมาณค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ" ซึ่งสะท้อนถึงรายการค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการของ บริษัท (ค่าใช้จ่ายสำนักงานเงินเดือนของผู้บริหาร ฯลฯ ) "งบประมาณค่าใช้จ่ายเชิงพาณิชย์" ซึ่งมีต้นทุนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับ กิจกรรมด้านอสังหาริมทรัพย์และ "งบประมาณการพัฒนา" แสดงการกระจายทรัพยากรทางการเงินตามระยะเวลางบประมาณที่ผู้นำของบริษัทจัดสรรเพื่อการพัฒนา โดยทั่วไปแล้ว โครงสร้างของงบประมาณเหล่านี้ไม่มีความเฉพาะเจาะจงของอุตสาหกรรม
เฉพาะสำหรับบริษัทก่อสร้างคือการใช้เงินทุนภายนอกอย่างแข็งขันในรูปแบบของเงินกู้จากธนาคารและเงินทุนจากนักลงทุนภายนอก ซึ่งสะท้อนให้เห็นในรูปแบบงบประมาณเสมอ งบประมาณสำหรับการชำระหนี้กับธนาคารควรให้ภาพการรับเงินและการชำระเงินกู้ ตลอดจนการจ่ายดอกเบี้ยสำหรับธนาคารเจ้าหนี้แต่ละแห่งและรวมทั้งหมดสำหรับทุกธนาคาร
งบประมาณสำหรับการตั้งถิ่นฐานกับนักลงทุนประกอบด้วยการรับเงินลงทุนภายนอกตามแผนและตามจริงพร้อมการวิเคราะห์สำหรับนักลงทุนเฉพาะ
บริษัทพัฒนาอาจมีนิติบุคคลหลายรายในโครงสร้าง ตัวอย่างเช่น บ่อยครั้งที่หน้าที่ของการลงทุน การก่อสร้าง และการขายถูกแยกออกเป็นนิติบุคคลต่างหาก คน. ในกรณีนี้ เมื่อจัดทำงบกระแสเงินสด จำเป็นต้องจัดการการละลายของบัญชีเดินสะพัดหลายบัญชี ในการดำเนินการนี้ BPlan จะสร้างไดเรกทอรีการชำระเงินและบัญชีเงินสด ซึ่งใช้ในงบประมาณตามความจำเป็น
หัวหน้าระบบงบประมาณของบริษัทก่อสร้างคือ งบกระแสเงินสด มันให้ภาพที่สมบูรณ์ของยอดคงเหลือเปิดและปิดตลอดจนการรับและจ่ายเงินสดสำหรับบริษัทโดยรวม ค่าของบทความ "DS at beginning of the period" ในช่วงงบประมาณแรกจะถูกป้อนลงในตาราง (ในตัวอย่าง - 5,000 USD ในเดือนมกราคม) รายการรายได้และการชำระเงินทั้งหมดจะคำนวณโดยอัตโนมัติตามงบประมาณการดำเนินงานที่รวบรวมไว้ก่อนหน้านี้ รายการ "DC ณ สิ้นงวด" คำนวณเป็นยอดเงินคงเหลือเริ่มต้น เพิ่มขึ้นตามจำนวนการรับสินค้า และลดลงตามจำนวนเงินที่ชำระ มูลค่าของบทความ "AC at start of the period" ในช่วงเวลาที่สองและรอบต่อๆ ไป จะเท่ากับยอดดุลสุดท้ายของงวดก่อนหน้า
โดยสรุป เราเน้นย้ำอีกครั้งกับงานหลักที่การจัดทำงบประมาณกระแสเงินสดซึ่งส่วนใหญ่มักใช้ในบริษัทอสังหาริมทรัพย์จะแก้ไขได้:
- การบริหารสภาพคล่องและสภาพคล่องของบริษัท
- การวิเคราะห์งบประมาณการขายในบริบทของวัตถุ รุ่น ลูกค้า ช่องทางการจัดจำหน่าย ประเภทของอพาร์ทเมนท์ และอื่นๆ
- ได้ภาพที่ชัดเจนของโครงสร้างต้นทุนงานก่อสร้าง
- การจัดการข้อตกลงร่วมกันกับเจ้าหนี้และผู้ลงทุน
ดังนั้น ด้วยความสามารถในการวางแผนและวิเคราะห์กระแสเงินสดของบริษัท ผู้นำของบริษัทจึงสามารถจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ในขณะเดียวกัน แนวทางการพัฒนางบประมาณต่อไปก็มีความชัดเจนเช่นกัน นอกเหนือจากกระแสเงินสดจำเป็นต้องเริ่มต้นการจัดทำงบประมาณในภาษาของรายได้และค่าใช้จ่ายเพื่อกำหนดกำไรและทิศทางของ บริษัท ในการใช้งานอย่างถูกต้อง สำหรับบริษัทที่มุ่งเพิ่มมูลค่าตลาด จำเป็นต้องจัดทำงบดุลตามแผนและควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่แท้จริงของการเปลี่ยนแปลงในสินทรัพย์และหนี้สิน นอกจากนี้ เพื่อให้การจัดทำงบประมาณกลายเป็นเทคโนโลยีการจัดการอย่างแท้จริง จำเป็นต้องให้หัวหน้าศูนย์ความรับผิดชอบทางการเงินทุกแห่งมีส่วนร่วมในการพัฒนางบประมาณ พัฒนาระบบแรงจูงใจ ขึ้นอยู่กับตัวชี้วัดที่ทำได้จริง และแนะนำ ระบบบัญชีบริหารที่สอดคล้องกับโครงสร้างการเงินและงบประมาณ
แน่นอนว่าการจัดทำงบประมาณที่มีประสิทธิภาพนั้นเป็นไปไม่ได้หากไม่มีระบบอัตโนมัติที่เหมาะสม ในขณะเดียวกัน ในขั้นเริ่มต้นของการแนะนำการจัดการงบประมาณในบริษัท การใช้โปรแกรมและกำหนดค่าราคาไม่แพงและง่ายต่อการเรียนรู้และกำหนดค่าที่พร้อมใช้งานด้วยตนเองนั้นมีความสมเหตุสมผล
อาจเป็นประโยชน์ในการอ่าน:
- ลักษณะงานของผู้อำนวยการฝ่ายบริหารโครงการ;
- แผนการผลิตในแผนธุรกิจ: คำอธิบาย ฟังก์ชัน เนื้อหา;
- อัตราผลตอบแทนภายใน - IRR;
- การลงทุนในสินทรัพย์ถาวร ประเภทและแหล่งที่มา;
- การใช้แผนที่ความเสี่ยงเพื่อระบุตัวตน;
- ระบบอัตโนมัติของระบบการจัดการโครงการ;
- จะสร้างโครงการได้อย่างไร?;
- การปันส่วนแรงงาน: ประเภทของบรรทัดฐานและมาตรฐาน;