การดำเนินการตามระบบการจัดการโครงการองค์กร (CSPM)

ชื่อของฉันคือ Andrey Berehovenko และฉันมีประสบการณ์มากกว่า 13 ปีในการใช้งานระบบการจัดการโครงการในด้านธุรกิจต่างๆ (ไอที การผลิต การขายปลีก สื่อ โลจิสติกส์ เภสัชกรรม นวัตกรรม ฯลฯ) ในบทความนี้ผมจะแบ่งปันประสบการณ์ที่สะสมมาในการนำเทคโนโลยีการจัดการโครงการไปใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ บทความนี้จะเป็นประโยชน์ทั้งสำหรับเจ้าของธุรกิจที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล และสำหรับผู้จัดการสำนักงานโครงการที่ความจริงแล้วบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจเหล่านี้

กลยุทธ์การพัฒนา

ประการแรก จำเป็นต้องเข้าใจอย่างชัดเจนว่าระบบการจัดการโครงการขององค์กร (ต่อไปนี้จะเรียกว่า KSPM) ไม่ใช่หน่วยงานอิสระที่แยกจากกัน แต่เป็นส่วนหนึ่งขององค์กรธุรกิจเดียวของบริษัท ด้วยตัวของมันเอง KSUP นั้นไม่มีค่าต่อธุรกิจ เป็นเครื่องมือในการบรรลุผลทางธุรกิจ เพื่อนำกลยุทธ์ของบริษัทไปปฏิบัติ

หากคุณมาปรับใช้ KSUP ในบริษัทที่ผู้บริหารไม่เข้าใจสิ่งที่ฉันเขียนไว้ข้างต้น คุณจะต้องใช้ความพยายามอย่างมากเพื่อสร้างความเข้าใจนี้ หรือไม่ก็จะดีกว่าที่จะไม่ดำเนินการซึ่งเป็นไปได้ ที่จะจบลงด้วยความล้มเหลว จะมีศูนย์กลางของการก่อวินาศกรรมที่จะทำลายทุกสิ่งที่ดีต่อสุขภาพที่คุณต้องการทำ

ด้านล่างนี้คือการสลายตัวในระดับสูงของเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของบริษัท ซึ่งฉันมักใช้เมื่อใช้งาน CMS:

ส่วนประกอบของระบบการจัดการโครงการ

ฉันแยกแยะองค์ประกอบหลัก 3 อย่างของ KSUP - นี่คือวิธีการ ("กฎของเกม") ระบบข้อมูล (ระบบอัตโนมัติของกระบวนการเหล่านั้นที่สามารถเป็นแบบอัตโนมัติได้) และที่สำคัญที่สุดคือผู้คน ผู้จัดการโครงการ และผู้ดูแลระบบที่จะ จัดการโครงการที่ฉันใช้เพื่อสิ่งนี้ก่อนอื่นคือความรู้ทักษะและความสามารถ ประการที่สอง - กฎระเบียบและระบบสารสนเทศ

ในรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับแต่ละองค์ประกอบ

วิธีการจัดการโครงการ

โครงสร้างองค์กรและขอบเขตความรับผิดชอบ

โครงสร้างองค์กรจะแตกต่างกันมาก ขึ้นอยู่กับรุ่นของ Office Project ที่คุณกำลังนำไปใช้ วันนี้ผมจะเน้นที่โครงสร้างที่ผมมักจะเริ่มใช้งาน CSPC เป็นการดีที่สุดเพื่อแสดงประโยชน์และขายเทคโนโลยีการจัดการโครงการให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดในระยะแรก

โครงสร้างนี้เป็นโครงสร้างที่ในช่วงเริ่มต้นของการนำ CMS ไปใช้ เราไม่ได้ขยายพนักงานของสำนักงานโครงการ แต่ค้นหาผู้จัดการโครงการในแผนกที่ทำงานอยู่ คุณสามารถโต้แย้งได้มากมายเกี่ยวกับข้อดีและข้อเสียของมัน แต่นี่เป็นหัวข้อของบทความถัดไปของฉัน

ขอบเขตความรับผิดชอบของสมาชิกแต่ละคนในโครงสร้างองค์กร:

คณะกรรมการโครงการ

คณะกรรมการโครงการเป็นหน่วยงานในการตัดสินใจที่สำคัญเกี่ยวกับโครงการ

องค์ประกอบของคณะกรรมการ

· ประธานกรรมการ - ผู้อำนวยการทั่วไป.

ผู้ดำเนินรายการ - หัวหน้าสำนักงานโครงการ

ผู้เข้าร่วมถาวร - หัวหน้าส่วนงาน

ผู้เข้าร่วมไม่ถาวร - หัวหน้าโครงการที่ต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษ

ความถี่ของคณะกรรมการ

รายสัปดาห์ - 6 เดือนแรกของการดำเนินการตามระบบการจัดการ

รายเดือน - ตั้งแต่เดือนที่ 7

หน้าที่ของคณะกรรมการ

การตัดสินใจเกี่ยวกับการเปลี่ยนผ่านไปยังประตูถัดไปของโครงการ

· การนำอิทธิพลของการจัดการมาใช้ในโครงการที่ต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษ

ตัดสินใจความเป็นไปได้ของโครงการที่ริเริ่ม แต่งตั้งทีมผู้บริหาร (สปอนเซอร์ ลูกค้า และผู้จัดการโครงการ)

การตัดสินใจอนุมัติแนวคิดโครงการ

การตัดสินใจเกี่ยวกับการอนุมัติการศึกษาความเป็นไปได้ กฎบัตรและงบประมาณของโครงการและการเริ่มงาน

การตัดสินใจเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเป้าหมายของโครงการ

· การอนุมัติผลโครงการ

คุณภาพของโครงการ

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าคุณภาพของโครงการไม่ได้เป็นเพียงงานท้องถิ่นที่มีคุณภาพสูงภายในโครงการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงคุณภาพที่สมบูรณ์ของผลลัพธ์ ผลิตภัณฑ์ของโครงการ และคุณภาพของการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้สำหรับการจัดการโครงการ .

คำจำกัดความของวัตถุการจัดการ

ในขั้นแรกหรือขั้นเป็นศูนย์ของการนำ CSP ไปปฏิบัติ เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องระบุและจำแนกกิจกรรมทั้งหมด ขั้นตอนแรกสู่ความล้มเหลวคือการเรียกโครงการกิจกรรมทั้งหมด กำหนดกฎเกณฑ์ที่เหมือนกันสำหรับพวกเขา และตกอยู่ในระบบราชการและความขุ่นเคืองของผู้เข้าร่วมในการกระทำทั้งหมดนี้ ดังนั้นฉันจึงเสนอการจำแนกประเภทต่อไปนี้:

ผลงานโครงการ

เมื่อคุณจัดประเภทกิจกรรมทั้งหมดในบริษัทของคุณแล้ว สิ่งที่คุณตั้งชื่อโครงการจะต้องถูกแยกย่อยให้ลึกยิ่งขึ้นและสร้างพอร์ตโครงการของโครงการ ด้านล่างนี้คือการสลายตัวของพอร์ตการลงทุนของฉัน ใช้งานได้หลากหลายเพียงพอกับหลากหลายบริษัท

วงจรชีวิตโครงการ

รากฐานสำคัญประการหนึ่งที่การจัดการโครงการเป็นพื้นฐานคือวงจรชีวิตของโครงการ อาจมีวงจรชีวิตที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละพอร์ตโฟลิโอและแม้กระทั่งสำหรับแต่ละโครงการ ด้านล่างนี้คือแผนภาพของวัฏจักรชีวิตที่เป็นสากลซึ่งฉันนำไปใช้ในทางปฏิบัติอย่างจริงจัง

แรงจูงใจของผู้เข้าร่วมโครงการ

ปัจจัยสำคัญคือแรงจูงใจของสมาชิกในทีมโครงการให้ทำงานที่ได้รับมอบหมายภายในกรอบของโครงการ หัวข้อนี้มีความเกี่ยวข้องอย่างยิ่งเมื่อพนักงานรวมกิจกรรมการปฏิบัติงานและกิจกรรมโครงการ การรวมกันนี้นำไปสู่ความขัดแย้งทางผลประโยชน์จำนวนมากและส่งผลเสียอย่างมากต่อการปฏิบัติงานของพนักงานเอง แต่หัวข้อนี้มีค่าสำหรับบทความแยกต่างหากซึ่งฉันจะเขียนในภายหลัง

ด้านล่างนี้เป็นประเด็นหลักของระบบแรงจูงใจ:

ขั้นตอนของการนำระบบการจัดการโครงการไปปฏิบัติ

ด้านล่างนี้ฉันจะนำเสนอขั้นตอนหลัก (ไม่สลายตัว) ของการนำ KSUP ไปใช้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์สำหรับคุณที่จะนำมาเป็นพื้นฐาน:

· สำรวจสถานการณ์ปัจจุบัน (ตามที่เป็น)

o ศึกษาเอกสารที่มีอยู่

o สัมภาษณ์เจ้าของและผู้เข้าร่วมกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญ

o การระบุและรายละเอียดของกิจกรรมปัจจุบัน

o การจำแนกกิจกรรม

o การสร้างพอร์ตโครงการ

การพัฒนาแนวความคิดในการดำเนินการตาม KSUP (ที่จะเป็น)

o การปกป้องแนวคิดกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การพัฒนาระเบียบวิธีวิจัย

o สัมภาษณ์ผู้เข้าร่วมหลักในกิจกรรมโครงการ

o การพัฒนา ประสานงาน และอนุมัติบทบัญญัติสำหรับการบริหารโครงการ

o การพัฒนา ข้อตกลง และการอนุมัติคำแนะนำสำหรับกระบวนการที่สำคัญ

o การพัฒนา ข้อตกลง และการอนุมัติเทมเพลตสำหรับเอกสารโครงการ

การนำระบบข้อมูลการบริหารโครงการไปปฏิบัติ

(เวทีขนานกับวิธีการ แต่ระบบอัตโนมัติสามารถทำได้ก็ต่อเมื่อระเบียบว่าด้วยการบริหารโครงการได้รับการอนุมัติหรือดีกว่าเมื่อพวกเขาเริ่มใช้งานและกระบวนการอย่างน้อยก็ดีบั๊กอย่างใด แต่ความปรารถนาที่จะนำระบบไปใช้ ออกจากรอยประทับโดยเร็วที่สุด)

o การสลายตัวของขั้นตอนนี้มีค่าสำหรับบทความแยกต่างหากซึ่งฉันจะเขียนเร็ว ๆ นี้

การฝึกอบรมผู้เข้าร่วมในกิจกรรมโครงการ (ขั้นตอนที่สำคัญอย่างเป็นหมวดหมู่)

o การฝึกอบรมวิธีการโครงการ เทคโนโลยีการจัดการโครงการ

o การฝึกอบรมการทำงานในระบบข้อมูลการบริหารโครงการ

o จำเป็น - การควบคุมความรู้ที่ได้รับ (ก่อนอื่นจำเป็นต้องเข้าใจผู้จัดการที่ผ่านการฝึกอบรมเพื่อจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพและทีมงานโครงการทำงานในกระบวนทัศน์ใหม่บ่อยครั้งในขั้นตอนนี้มีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กรซึ่ง ฉันได้อธิบายไว้ข้างต้น และสำนักงานโครงการที่เต็มเปี่ยมได้จัดตั้งขึ้นโดยมีผู้จัดการโครงการและผู้ดูแลระบบมืออาชีพ)

การทดลองใช้งานระบบ (การทำโครงการนำร่องที่ดีและทดสอบระบบและเครื่องมือในชีวิตจริงเป็นสิ่งสำคัญ)

การเริ่มดำเนินการในเชิงพาณิชย์ (เป็นไปได้หลังจากการดำเนินการทดลองที่ประสบความสำเร็จเท่านั้น ความสำเร็จจะต้องสามารถวัดได้)

การสนับสนุนและพัฒนาระบบ

ชนะอย่างรวดเร็ว

เมื่อดำเนินการ KSUP ผู้ถือหุ้น ผู้จัดการระดับสูง และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ คาดหวังชัยชนะอย่างรวดเร็วจากคุณ ในความคิดของฉันควรเน้นอะไรก่อนเพื่อให้ได้ชัยชนะเหล่านี้:

· การจัดการโครงการ

o โครงสร้างและการเปิดตัวโครงการที่มีลำดับความสำคัญสูงสุด (ฉันจะเขียนเกี่ยวกับวิธีการจัดลำดับความสำคัญของโครงการในบทความถัดไป)

ระเบียบวิธี

o การพัฒนานโยบายและระเบียบว่าด้วยการบริหารโครงการ

o การพัฒนาแผนที่เทคโนโลยีสำหรับโครงการแต่ละประเภท

ระบบข้อมูลการบริหารโครงการ

o การตั้งค่าพื้นฐานของ MS Project Professional และ Online หรือระบบอื่น ๆ (โปรดจำไว้ว่านี่เป็นเพียงเครื่องมือและไม่มีความแตกต่างพื้นฐานซึ่งระบบที่คุณเลือก) - ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ในบทความหน้าของฉัน

o เผยแพร่และติดตามโครงการที่เปิดตัวและมีโครงสร้าง

“เมื่อไม่มีกระบวนการ ประสบการณ์สามารถทดแทนได้

เมื่อไม่มีประสบการณ์ กฎเกณฑ์ก็แทนที่ได้

เมื่อไม่มีกฎเกณฑ์ ก็มีแต่พิธีกรรม

พิธีกรรมเป็นจุดเริ่มต้นของความโกลาหล "

เล่าจื๊อ "เต๋าเต๋อจิง"

 

อาจเป็นประโยชน์ในการอ่าน: