เมทริกซ์ความรับผิดชอบ

การระบุลำดับชั้นของงานคำจำกัดความของนักแสดงช่วยให้คุณสามารถอธิบายระบบการอยู่ใต้บังคับบัญชาของสมาชิกในทีมโครงการการกระจายความรับผิดชอบระหว่างพวกเขา เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คุณสามารถใช้เมทริกซ์ความรับผิดชอบ

ในการพัฒนาเมทริกซ์ความรับผิดชอบ คำจำกัดความต่อไปนี้จะถูกนำมาพิจารณา:

ความรับผิดชอบเป็นภาระผูกพันที่บุคคลต้องปฏิบัติตาม

ขอบเขตความรับผิดชอบ - ช่วงของงานเพื่อการแก้ปัญหาที่ประสบความสำเร็จซึ่งบุคคลในโครงการนี้รับผิดชอบ

อำนาจ - สิทธิ์ในการตัดสินใจภายในช่วงของงานที่ได้รับการจัดสรร

การสร้างเมทริกซ์ความรับผิดชอบทีละขั้นตอนจะดำเนินการตามลำดับต่อไปนี้:

รวบรวมรายการผลลัพธ์หลักของโครงการ (รวมถึงผลิตภัณฑ์ของโครงการและเอกสารประกอบโครงการ)

รวบรวมรายชื่อผู้เข้าร่วมโครงการ

ตารางถูกสร้างขึ้นที่จุดเริ่มต้นของแต่ละบรรทัดซึ่งมีการระบุผลลัพธ์ของโครงการและที่ส่วนหัวของคอลัมน์ - ผู้เข้าร่วมโครงการเฉพาะ

ในเซลล์ที่สร้างจากเส้นและคอลัมน์ ให้ระบุหน้าที่หรือบทบาทที่กำหนดให้กับผู้เข้าร่วมโครงการนี้ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

เมทริกซ์ความรับผิดชอบใช้รายการหน้าที่หรือบทบาทของผู้เข้าร่วมโครงการต่อไปนี้:

- « เกี่ยวกับ- รับผิดชอบ - ผู้ที่รับผิดชอบในผลลัพธ์นี้ (โดยปกตินี่คือใครบางคนจากสมาชิกในทีมที่รับประกันโดยตรงว่าจะได้รับผลลัพธ์นี้);

- « ที่- อนุมัติ" - ผู้อนุมัติผลงาน (เลือกจากผู้ที่ทำการตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับการปฏิบัติงานและคุณภาพของผลงาน)

- « ถึง- ให้คำแนะนำ" - ผู้ให้แนวทางเพิ่มเติมสำหรับการได้รับผลลัพธ์คุณภาพสูงในเวลาที่เหมาะสม (ในบทบาทนี้คือผู้ที่มีความรู้ในสาขานี้ซึ่งไม่ใช่ผู้มีอำนาจตัดสินใจขั้นสุดท้าย)

- « และ- แจ้ง" - ผู้ที่ต้องได้รับแจ้งเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่ได้รับ (นี่คือสมาชิกของทีมโครงการซึ่งการดำเนินการขึ้นอยู่กับคุณภาพและเวลาในการรับผลลัพธ์นี้)

เมื่อกระจายบทบาทและหน้าที่ พวกเขาพยายามที่จะไม่แต่งตั้งมากกว่าหนึ่งคนที่รับผิดชอบต่อผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง เพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบของการไม่รับผิดชอบร่วมกัน พวกเขายังทำให้แน่ใจว่าไม่มีผลลัพธ์เหลือที่ไม่มีใครรับผิดชอบเป็นการส่วนตัว พวกเขายังพยายามหลีกเลี่ยงข้อความจำนวนมากเพื่อไม่ให้ลากงานส่วนนี้ออกไป ในฐานะที่ปรึกษา พวกเขาเลือกผู้ที่มีคุณสมบัติของผู้เชี่ยวชาญอย่างแท้จริงในงานช่วงนี้

ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างของเมทริกซ์ความรับผิดชอบของโครงการ

เมื่อทราบรายการและลำดับงาน การมีรายชื่อผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ คุณสามารถจัดทำกำหนดการปฏิทินสำหรับโครงการได้ กำหนดการของโครงการระบุวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดตามแผนสำหรับทั้งโครงการ แต่ละช่วงของโครงการ แพ็คเกจงาน กิจกรรมแต่ละรายการ และกิจกรรมเฉพาะ การมีตารางเวลาดังกล่าวช่วยควบคุมเวลาของงาน สร้างการคาดการณ์เกี่ยวกับความตรงต่อเวลาของความสมบูรณ์ของโครงการโดยรวม

ขั้นตอนในการพัฒนากำหนดการโครงการประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:

การกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างงาน (การดำเนินงาน) และเหตุการณ์สำคัญของโครงการ

การประเมินการสนับสนุนทรัพยากรสำหรับการทำงาน (ผู้ปฏิบัติงานที่ต้องการคุณสมบัติ เมื่อใด ในช่วงเวลาใด)

การประเมินระยะเวลาทำงาน (บางครั้งมีตัวเลือกการประเมินหลายแบบ: สำหรับการพัฒนาเหตุการณ์ที่เป็นประโยชน์และแยกจากกันสำหรับสิ่งที่ไม่เอื้ออำนวย);

การปรับตารางเวลาของโครงการให้เหมาะสมที่สุดโดยการผสมผสานงานที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ การโหลดนักแสดงอย่างมีประสิทธิภาพ

แผนภูมิแกนต์

รูปแบบที่พบบ่อยที่สุดรูปแบบหนึ่งของการแสดงภาพกำหนดการของโครงการคือสิ่งที่เรียกว่า "แผนภูมิริบบิ้น" หรือแผนภูมิแกนต์ ในลักษณะที่ปรากฏ แผนภูมิแกนต์คือชุดของแถบ ("ริบบิ้น") ที่วางอยู่ในระบบพิกัดรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า ตำแหน่งและความยาวซึ่งสอดคล้องกับพารามิเตอร์เวลาของงานแต่ละชิ้น ตำแหน่งของขอบด้านซ้ายของแต่ละแถบจะสอดคล้องกับวันที่เริ่มต้นของงานบางอย่าง ตำแหน่งของขอบด้านขวาไปยังจุดสิ้นสุดของงานนี้

งาน. มุมมองทั่วไปของแผนภูมิแกนต์แสดงในรูปภาพ

วิธีการวางแผนเครือข่าย แผนภาพเครือข่ายเส้นทางที่สำคัญ

ข้อเสียอย่างหนึ่งของแผนภูมิแกนต์คือความยากในการแสดงความสัมพันธ์ของงานที่กำลังดำเนินการ เพื่อเติมเต็มช่องว่างนี้ ใช้วิธีการวางแผนโครงการเครือข่าย ผลลัพธ์ของพวกเขาจะแสดงในรูปแบบของแผนภาพการวิเคราะห์กราฟิกที่เรียกว่ากราฟเครือข่าย (หนึ่งในนั้นแสดงในรูปด้านล่าง)

ในกราฟดังกล่าว ความสัมพันธ์เชิงตรรกะจะแสดงด้วยลูกศร และการดำเนินการจะแสดงด้วยสี่เหลี่ยม

การดำเนินการในการวางแผนเครือข่ายเป็นที่เข้าใจกันว่าเป็นการกระทำใดๆ ที่นำไปสู่ผลลัพธ์ตามแผน กระบวนการด้านแรงงาน พร้อมด้วยต้นทุนของทรัพยากรต่างๆ ซึ่งรวมถึงช่วงเวลาหนึ่ง

บ่อยครั้ง เส้นทางวิกฤตที่เรียกว่าถูกเน้นบนไดอะแกรมเครือข่าย ซึ่งสอดคล้องกับห่วงโซ่การดำเนินโครงการที่ต่อเนื่องกันที่ยาวที่สุด (ในรูป เส้นทางวิกฤตจะถูกเน้นด้วยสี่เหลี่ยมสีแดง)

การสร้างไดอะแกรมเครือข่ายนั้นมาพร้อมกับรูปแบบตารางของการนำเสนอข้อมูลเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ข้อมูลเดียวกับในไดอะแกรมเครือข่ายที่แสดงก่อนหน้านี้สามารถนำเสนอในตารางด้านล่าง

จากการวางแผนเครือข่ายโดยใช้วิธีเส้นทางวิกฤติ จึงสามารถอธิบายโครงการทั้งหมดได้ในรูปแบบของรายการการดำเนินงาน คำอธิบายดังกล่าวแสดงอยู่ในตารางด้านล่าง

ข้อมูลดังกล่าวช่วยให้ผู้จัดการโครงการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น มีการคุกคามของการหยุดชะงักของกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการที่อยู่บนเส้นทางวิกฤติ ผู้จัดการสามารถเปลี่ยนเส้นทางนักแสดงเพิ่มเติมเพื่อนำไปปฏิบัติได้ ใครและเท่าใดที่สามารถปรับเปลี่ยนการดำเนินการนี้ได้ชัดเจนจากคำอธิบายและระยะเวลาของการดำเนินการอื่น ๆ

การวางแผนทรัพยากร

โมเดลเครือข่ายของโครงการสร้างขึ้นบนพื้นฐานของสมมติฐานในอุดมคติที่มีทรัพยากรที่จำเป็นทั้งหมด: มนุษย์ โลจิสติกส์ การเงิน ฯลฯ ในความเป็นจริง ทรัพยากรที่มีอยู่มีจำกัด ดังนั้นหนึ่งในองค์ประกอบที่จำเป็นของการพัฒนาเอกสารโครงการคือการวางแผนทรัพยากร

อัลกอริทึมการวางแผนทรัพยากรประกอบด้วย:

จัดทำรายการทรัพยากรที่จำเป็น

การกำหนดขอบเขตและระยะเวลาของการสนับสนุนทรัพยากรสำหรับการดำเนินการเฉพาะ

การประเมินความพร้อมของทรัพยากร

การกำหนดแหล่งที่มาและขั้นตอนในการได้มาซึ่งทรัพยากรที่ขาดหายไป

เมื่อวางแผน ทรัพยากรจะถูกแบ่งออกเป็นพลังงานหมุนเวียนและไม่สามารถหมุนเวียนได้

ทรัพยากรหมุนเวียนคือทรัพยากรที่สามารถนำมาใช้ซ้ำในการปฏิบัติงานอื่นๆ (คน เครื่องจักร เครื่องมือ ฯลฯ) จากเวลาว่างในปัจจุบัน เป็นไปไม่ได้ที่จะได้รับประโยชน์ในอนาคต

ไม่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้หลังการใช้งานสูญเสียรูปแบบวัสดุธรรมชาติ (วัตถุดิบ เชื้อเพลิง เชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น) หรือกลายเป็นทรัพย์สินของเจ้าของรายอื่น (เงิน) หากไม่ได้ใช้งานอยู่ในปัจจุบัน วิธีนี้จะช่วยให้คุณประหยัดค่าซื้อได้ในอนาคต

การจัดประเภททรัพยากรข้างต้นช่วยให้เข้าใจว่าสิ่งใดสามารถได้มาในอนาคตและสะสม สิ่งที่ควรล่าช้าในการได้มา และสิ่งที่ควรใช้ในขณะนี้ - มิฉะนั้นการครอบครองทรัพยากรนี้จะไร้ประโยชน์

การเพิ่มประสิทธิภาพของแผนทรัพยากรควรดำเนินการโดยคำนึงถึงเมทริกซ์การแลกเปลี่ยนที่อธิบายข้างต้น ถ้าตามเงื่อนไขของโครงการ เวลาสำหรับการได้รับผลลัพธ์ที่กำหนดนั้นคงที่ ดังนั้นเพื่อแก้ความเสี่ยงของอุปทานไม่เพียงพอ ควรทำสำรองทรัพยากร หากต้นทุนคงที่ คุณควรจัดสรรเวลาเพื่อค้นหาทรัพยากรที่ถูกกว่า หากคุณภาพของผลลัพธ์คงที่ ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับคุณภาพ ไม่ใช่ราคาของทรัพยากร

รูปภาพแสดงตัวอย่างแผนทรัพยากรในรูปแบบของฮิสโตแกรมของสมาชิกในทีมที่จำเป็นสำหรับโครงการ

วางแผนการตอบสนองต่อสถานการณ์เสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

ส่วนที่แยกต่างหากของขั้นตอนการวางแผนอาจเป็นการพัฒนามาตรการตอบสนองต่อเหตุการณ์ไม่พึงประสงค์ที่อาจเกิดขึ้นสำหรับโครงการ - ความเสี่ยง ในการทำเช่นนี้ รายการของเหตุการณ์ดังกล่าวจะถูกรวบรวม ระดับความสำคัญ (อันดับ: สูง ปานกลาง ต่ำ) สำหรับโครงการจะได้รับการประเมิน การวางแผนตอบสนองความเสี่ยงดำเนินการโดยอธิบายกิจกรรมที่จะช่วยลดผลกระทบด้านลบของเหตุการณ์ที่มีความเสี่ยงที่มีลำดับความสำคัญสูงสุด (มีแนวโน้มและเป็นอันตราย)

รูปภาพแสดงตัวอย่างแผนรับมือความเสี่ยงของโครงการ

งบประมาณโครงการ

โดยคำนึงถึงการดำเนินการตามแผนทั้งหมดและต้นทุนที่เกี่ยวข้อง งบประมาณโครงการจะถูกสร้างขึ้น ออกแบบมาเพื่อวางแผนกระแสเงินสดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ งบประมาณโครงการประกอบด้วย:

ข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่ เมื่อใด และเงินทุนใดบ้างที่จะมีให้ทีมโครงการ

ข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินการเฉพาะ เมื่อใด และเงินใดที่จะใช้

เช่นเดียวกับแผนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง งบประมาณโครงการจะได้รับการปรับปรุงและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

เวอร์ชันเริ่มต้น (งบประมาณเบื้องต้น) จัดทำขึ้นเพื่อหารือและปรับค่าใช้จ่าย ให้เหตุผล และวางแผนรายได้ที่เป็นไปได้ ระยะขอบของข้อผิดพลาดในการประเมินต้นทุนและเงินทุนที่เพิ่มขึ้นในงบประมาณเบื้องต้นคือ ± 50% ตามกฎ

งบประมาณโครงการที่ปรับปรุงใหม่ถูกสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงการเจรจากับซัพพลายเออร์และผู้รับเหมาในอนาคต โดยคำนึงถึงจำนวนเงินที่ระบุไว้ในร่างสัญญาในอนาคตที่ตกลงกันไว้ ข้อผิดพลาดของการคำนวณที่มีอยู่ในนั้นดีที่สุด± 10%

งบประมาณขั้นสุดท้าย (อย่างเป็นทางการ) ของโครงการซึ่งได้รับอนุมัติเมื่อสิ้นสุดขั้นตอนการวางแผน ถูกสร้างขึ้นบนพื้นฐานของเอกสารประกอบการทำงานที่เสร็จสิ้นแล้ว มีรายการข้อจำกัดของนโยบายเกี่ยวกับการใช้ทรัพยากรทางการเงินอย่างละเอียดถี่ถ้วน แต่งบประมาณที่ได้รับอนุมัติ (อย่างเป็นทางการ) ของโครงการก็คำนวณด้วยข้อผิดพลาดของคำสั่ง ± 5-8%

แผนโครงการ

ผลงานทั้งหมดที่อธิบายไว้ข้างต้นเป็นแผนโครงการที่ครอบคลุม โครงสร้างโดยประมาณสามารถแสดงได้ดังนี้:

ภาพรวมโดยย่อของโครงการ:

เป้าหมายและผลลัพธ์ที่คาดหวัง

กลยุทธ์การดำเนินโครงการ

จำนวนงานทั้งหมด

การสื่อสารองค์กร ระบบการจัดการโครงการ

โครงสร้างโครงการ:

โครงสร้างลำดับชั้นของงาน

เมทริกซ์ความรับผิดชอบ

ความซับซ้อนของงานที่วางแผนไว้:

รายการและพารามิเตอร์ของการดำเนินการตามแผน

แผนภาพเครือข่ายของโครงการ

ปฏิทินแผนงาน-กำหนดการการทำงาน

การจัดหาทรัพยากร:

พนักงาน,

โลจิสติกส์,

ทรัพยากรที่จำเป็นอื่นๆ

ข้อจำกัดและความเสี่ยง:

อาศัยผลตามสถานการณ์ภายนอก

ความเสี่ยงและความไม่แน่นอน

ขั้นตอนการรับมือกับสถานการณ์เสี่ยง

งบประมาณโครงการ.

เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์สำหรับการเสร็จสิ้นขั้นตอนการวางแผน:

รายการตรวจสอบช่วยให้แน่ใจว่าการดำเนินการหลักของขั้นตอนการวางแผนเสร็จสมบูรณ์ ได้รับผลลัพธ์หลัก การตัดสินใจที่จำเป็น และตัวบ่งชี้โครงการได้รับการตรวจสอบ

คำถาม

ใช่

 

อาจเป็นประโยชน์ในการอ่าน:

• ลักษณะงานของผู้อำนวยการฝ่ายบริหารโครงการ;
• แผนการผลิตในแผนธุรกิจ: คำอธิบาย ฟังก์ชัน เนื้อหา;
• อัตราผลตอบแทนภายใน - IRR;
• การลงทุนในสินทรัพย์ถาวร ประเภทและแหล่งที่มา;
• การใช้แผนที่ความเสี่ยงเพื่อระบุตัวตน;
• ระบบอัตโนมัติของระบบการจัดการโครงการ;
• จะสร้างโครงการได้อย่างไร?;
• การปันส่วนแรงงาน: ประเภทของบรรทัดฐานและมาตรฐาน;