เมทริกซ์ความรับผิดชอบของโครงการ: สาระสำคัญ กฎการก่อสร้าง ตัวอย่าง

เมื่อเราตัดสินใจเกี่ยวกับบทบาทหลักใน เราควรดำเนินการพัฒนาเอกสารที่มีประโยชน์มาก ซึ่งเรียกว่าเมทริกซ์ความรับผิดชอบ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับเรา ผู้อ่านที่รัก ที่จะต้องตระหนักว่าในระหว่างการพัฒนาตารางเมทริกซ์ PM จะแก้ไขความซับซ้อน ไม่เพียงแต่ความรับผิดชอบของสมาชิกในกลุ่มเท่านั้น แต่ยังรวมถึงอำนาจของพวกเขาด้วย ฉันแนะนำให้คุณเข้าใจหัวข้อนี้โดยละเอียด

ในคู่มือ PMBOK (ฉบับที่ห้า) เมทริกซ์ความรับผิดชอบยังมีการกำหนดอื่นๆ: "แผนภาพเมทริกซ์", "เมทริกซ์ RACI" ในทางปฏิบัติภายในประเทศ เครื่องมือนี้มักจะฟังดูเหมือนเป็นเมทริกซ์ของการกระจายความรับผิดชอบ ในคู่มือ PMI MO หมายถึงตารางที่แสดงทรัพยากรที่กำหนดให้กับแต่ละแพ็คเกจงาน จะแสดงการเชื่อมโยงระหว่างสมาชิกในทีมและเหตุการณ์สำคัญ

เทคนิค RACI มักใช้เพื่อเติม MO เป็นอักษรย่อของอักษรตัวแรกของคำว่า: "รับผิดชอบ", "รับผิดชอบ", "ที่ปรึกษา" (ปรึกษาก่อนทำ), "ผู้สังเกตการณ์" (แจ้งหลังทำ)

ตัวอย่าง RACI Matrix จาก PMBOK Guide

ขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการ PMBOK อนุญาตให้ใช้ IO ในระดับต่าง ๆ โดยมีระดับความรับผิดชอบของสมาชิกในคณะทำงานอย่างละเอียดแตกต่างกันไป หากเราพิจารณา MO ระดับสูง ทีมและแผนกย่อยของทีมจะมีส่วนเกี่ยวข้องในด้านหนึ่งและองค์ประกอบขนาดใหญ่ของ IRS ในอีกทางหนึ่งเพื่อสร้างเมทริกซ์ ในทางตรงกันข้าม IO ระดับต่ำ "ลงมา" เพื่อดูรายละเอียดการกระจายความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมที่เฉพาะเจาะจงลงไปถึงระดับการปฏิบัติงาน

แนวปฏิบัติด้านการออกแบบของรัสเซียมักจะโดดเด่นด้วยการขยายตัวเลือกความรับผิดชอบไปจนถึงการรวมอำนาจไว้ใน MO เช่นกัน สิ่งนี้ทำให้เกิดความไม่สมดุลในเมทริกซ์ คุณสามารถดูภาพประกอบของแนวทางนี้ด้านล่าง

ตัวอย่างเมทริกซ์ความรับผิดชอบสำหรับโครงการลงทุนในรัสเซีย

งานย่อยและความรับผิดชอบ

ตัวอย่างก่อนหน้านี้แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงสถานการณ์ของการโฟกัสที่ความรับผิดชอบไม่ชัดเจน คุณจะหลีกเลี่ยงสถานการณ์นี้ได้อย่างไร? ขอให้เราจำได้ว่าเพื่อนร่วมงานส่วนย่อยที่อุทิศให้กับงานการจัดการ ในนั้นเราวิเคราะห์หมวดหมู่ที่สำคัญของการจัดการ - "ความรับผิดชอบ" จากนั้นเรากำหนดว่าความรับผิดชอบของทรัพยากรแสดงถึงสิทธิ์ในการยอมรับและภาระผูกพันในการทำงานให้เสร็จสิ้นโดยไม่อ้างถึงอุปสรรคใด ๆ ฉันขอเตือนคุณถึงตัวอย่างของนักล่าครัสโนยาสค์ที่รับหน้าที่ส่งหนังกระรอกถูกทุบตีในสายตาภายในกำหนดเวลา แต่โดยมีเงื่อนไขว่าจำนวนของพวกเขาจะไม่เกิน 45 แทนที่จะเป็น 100 นั่น เป็นกฎของเขา: รับเฉพาะสิ่งที่เขาสามารถทำได้จริงๆ

ผู้จัดการเป็นทรัพยากรที่รับผิดชอบสำหรับงานโครงการเฉพาะ ในช่วงเวลาของการวางแผนโครงการ ผู้จัดการมีหน้าที่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลลัพธ์ถูกย่อยสลายเป็นงานย่อย ซึ่งการดำเนินการตามลำดับจะนำไปสู่การแก้ปัญหาของงานหลักโดยอัตโนมัติ ขอแนะนำให้ดำเนินการสลายดังกล่าวโดยรวมซึ่งเกี่ยวข้องกับสมาชิกของทีมผู้บริหารโครงการในการทำงานโดยใช้วิธีการระดมความคิด ผลลัพธ์ควรปรากฏ แผนสำหรับเหตุการณ์สำคัญ

โดยปกติองค์ประกอบของสูตรขององค์ประกอบของตารางจะสอดคล้องกับหลักคำสอนเชิงหน้าที่ของการจัดการ:

การพัฒนาข้อกำหนดทางเทคนิค
การปรับใช้ระบบต้นแบบ
การดำเนินการทดลอง ฯลฯ

มันจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นถ้าคุณใช้วิธีการควบคุมจากงาน นี่คือตัวอย่างของการสลายตัวดังกล่าว

รูปแบบการสลายตัวของงานโครงการสำหรับการใช้งานผลิตภัณฑ์ Y

ตัวอย่างนี้เป็นภาพประกอบ โดยปกติ ผู้จัดการมีหน้าที่รับผิดชอบงานระดับบนสุด และเห็นได้ชัดว่าการจัดการโครงการได้กำหนดการแบ่งความรับผิดชอบสำหรับงานย่อยที่แยกย่อยระหว่างสมาชิกในทีม ดังนั้นตรรกะของการรวบรวมตารางเช่นเมทริกซ์ความรับผิดชอบจึงเติบโตตามธรรมชาติ การก่อสร้างเริ่มต้นด้วยการกำหนดวัตถุประสงค์

โดยส่วนตัวแล้ว ฉันรู้สึกประทับใจกับวิธีการที่พูดน้อยในการใช้แบบจำลองเมทริกซ์ เนื่องจากภาระหน้าที่ในฐานะคำพ้องความหมายสำหรับหัวข้อการวิจัยของเรา ก็เป็นสภาวะของบุคคลเช่นกัน ไม่ว่าจะอยู่ที่นั่นหรือไม่ก็ตาม และที่สำคัญที่สุด รัฐดังกล่าวไม่สามารถแจกจ่ายให้กับคนหลายคนได้ เพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดการ สามารถมีผู้ถือได้เพียงคนเดียว มิฉะนั้นความรับผิดชอบจะสูญหายไปในระดับหนึ่งหรืออย่างอื่น ตัวอย่างการสลายตัวของเรากำหนดรูปร่างเมทริกซ์ต่อไปนี้

ตัวแปรของเมทริกซ์ความรับผิดแบบง่าย

ความรับผิดชอบและอำนาจ: จะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดได้อย่างไร?

ฉันเชื่อว่าโดยเฉพาะอย่างยิ่ง PMs มือใหม่จำเป็นต้องเรียนรู้วิธีกรอกเมทริกซ์แบบง่าย และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถทำงานและควบคุมได้ จากนั้นไปยังการกำหนดค่าที่ซับซ้อนมากขึ้น ในขณะที่หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปที่บางครั้งเกิดขึ้น โดยไม่คำนึงถึงจำนวนของตัวเลือกความรับผิด (จดหมายที่ใช้ในตารางเพื่อกรอก) คุณควรได้รับคำแนะนำจากกฎการกรอกบางอย่าง การสร้างโครงการ MO ต้องปฏิบัติตามกฎที่สำคัญ:

ทำงานกับ ML โดยรวมทีม พยายามกรอกข้อมูลในเซสชันเดียว
ขั้นแรก กรอกข้อมูลในเซลล์ทั้งหมดด้วยความรับผิดชอบ เพื่อแยกสถานการณ์เมื่อมีบรรทัดที่ไม่มีสัญลักษณ์ "O"
ปฏิบัติตามระเบียบวิธีของ RACI เพื่อหลีกเลี่ยงการขยายขอบเขตอำนาจจากหมวดหมู่ "ผู้รับจ้าง", "การประสานงาน" ซึ่งอันที่จริงแล้วจะไม่รับผิดชอบต่อเนื้อหา
ขจัดสถานการณ์ของคอลัมน์ว่างใน MO
สร้างตัวเลือกต่างๆ สำหรับ MO โดยเริ่มจากระดับบนสุดและปฏิบัติตามหลักการของความกระชับ

ถ้าคุณไม่คำนึงถึงกฎพิเศษที่ร่างไว้ข้างต้น ก็จะเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ซึ่งจะทำให้ความสามารถในการควบคุมแย่ลงไปอีก ลดประสิทธิผลของการจัดการโครงการ เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ดังกล่าว จะดีกว่าที่จะควบคุมตัวเองในทันทีสำหรับความเป็นไปได้ที่จะทำผิดพลาดขณะทำงานกับ ML การสร้าง MO อาจมาพร้อมกับข้อผิดพลาดทั่วไป:

อนุญาตสถานการณ์เมื่อใส่สองสัญลักษณ์ในเซลล์เดียว
โอเวอร์โหลด MO พร้อมสัญลักษณ์ซึ่งลดค่าความสามารถในการใช้งาน
หลังจากได้รับอนุมัติจาก MO แล้ว ให้ "วางไว้ใต้พรม" และลืมไปเลย ซึ่งจะทำให้จุดของการใช้ MO เป็นเครื่องมือในการควบคุมผลลัพธ์ระดับกลางโดยตรงและความต้องการจากทรัพยากรที่รับผิดชอบสำหรับงานของโครงการ

ในบทความนี้ เพื่อนร่วมงานที่รัก เรากับคุณได้พิจารณาประเด็นของแนวคิด สาระสำคัญ และเนื้อหาของเมทริกซ์ความรับผิดชอบว่าเป็นองค์ประกอบสำคัญของการวางแผนและการดำเนินโครงการ มีการนำเสนอวิธีการดั้งเดิมและตัวอย่างการสร้าง MO ตำแหน่งของผู้เขียนเกี่ยวกับประโยชน์ของแนวทางความรับผิดชอบที่ชัดเจนยิ่งขึ้นและมีการแจกจ่าย กฎสำหรับการพัฒนา MO และข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้องได้รับการชี้แจงแล้ว

ฉันเชื่อว่าผู้จัดการโครงการที่ได้รับคำแนะนำจากกฎ "น้อยแต่มาก" ในการมอบหมายความรับผิดชอบจะประสบความสำเร็จมากกว่า นี่เป็นเพราะความจริงที่ว่าการสร้าง MO นั้นถูกนำไปใช้ในโหมดที่ชัดเจน ดังนั้นผมแนะนำให้ PM ทุกคนเริ่มต้นด้วยแบบฟอร์มที่ง่ายกว่า ค่อยๆ ฝึกฝนการสมัครให้ซับซ้อนขึ้น

อาจเป็นประโยชน์ในการอ่าน: