Procesele de afaceri - o nouă eră în management?

Orice activitate este întotdeauna un fel de proces, deoarece are o prelungire în timp, etape și un rezultat. Prin urmare, de la artizanat sau producție artizanală până la companii moderne de înaltă tehnologie, toată lumea este implicată în procese. Ce s-a schimbat recent? De ce tema proceselor de afaceri a devenit atât de relevantă astăzi? În acest material, voi încerca să dezasamblam abordarea procesuală a managementului unei organizații și să reflectez trăsăturile specifice ale unei noi viziuni asupra managementului care a adus cu ele teoria modelării și reingineriei.

Istoria problemei

Cercetătorii din domeniul managementului sunt preocupați în permanență de problema universalității teoriilor și a demonstrabilității soluțiilor. Este de dorit, ca și în matematică, să se găsească axiome și constante pe care să se poată baza cu încredere în căutarea și luarea deciziilor. Al doilea subiect important este limbajul de afișare a deciziilor legate de sistemele organizaționale și de management. Cele mai reușite încercări de a face știința managementului mai coerentă sunt statisticile contabile și financiare. Acestea sunt părți foarte valoroase ale managementului, dar, din păcate, nu sunt potrivite pentru „simplii muritori” care trebuie nu numai să ia decizia corectă, ci și să o transmită întregului personal. Aici putem vorbi și despre planificarea rețelelor și teoria grafurilor, dar totuși această abordare rămâne controversată pentru mulți.

În anii 70 ai secolului trecut, în proiecte militare complexe, specialiștii americani au ajuns la necesitatea de a-și structura vizual activitățile, iar de atunci un astfel de concept ca proces de afaceri a fost ferm înrădăcinat în practica managementului. Această perioadă poate fi numită condiționat „structurarea” afacerii, deoarece scopul construirii diagramelor vizuale ale activităților la acel moment era în identificarea logicii, împărțirea zonelor de responsabilitate, definirea fluxurilor de documente și produse, iar această acțiune în sine a accelerat și simplificat foarte mult. înțelegere, a dezvăluit locuri și pauze inexacte.

În această etapă, procesul de afaceri a fost definit ca un ansamblu de operațiuni efectuate secvenţial sau/şi paralel, transformând fluxuri de materiale şi/sau informaţie în fluxuri corespunzătoare cu alte proprietăţi. Desigur, aici nu vorbim despre faptul că procesul a fost văzut pentru prima dată în activitate (procesele au fost îmbunătățite de Adam Smith în secolul al XVIII-lea, iar Henry Ford a construit perfect procesele de producție), ci despre faptul că un instrument pentru a apărut afișarea și analiza sistematică a activităților companiei prin diagrame de proces...

Reflectarea vizuală a proceselor de afaceri ale întreprinderii a accelerat și simplificat semnificativ activitățile de automatizare, prin urmare, în perioada anilor 80, accentul s-a mutat pe descrierea proceselor de afaceri automatizate. A fost o perioadă de implicare activă a calculatoarelor în toate domeniile de producție și management. Desigur, numai descrierile au devenit curând insuficiente pentru manageri, așa că a început să se formeze un nou nivel de complexitate - managementul proceselor.

Abordarea procesului consideră managementul ca munca unei persoane speciale („proprietarul procesului”) de a proiecta o secvență eficientă de acțiuni pentru a crea un rezultat formulat în condiții date și pentru a asigura implementarea acestor acțiuni (proces). Adică, accentul de la gestionarea oamenilor în managementul proceselor este mutat către gestionarea fluxurilor de acțiuni și rezultate.

Etape de dezvoltare a modelării

După ce a pornit pe calea eficientizării proceselor de afaceri, managementul mai devreme sau mai târziu trebuie să treacă la managementul proceselor în întreaga companie, deoarece fluxul de activitate, precum fluxul de apă, nu poate exista într-un spațiu restrâns - unde mișcarea este limitată. Adică, compania este forțată să înțeleagă toate activitățile sale ca pe o rețea de procese interconectate, să le lege în așa fel încât să se întărească, mai degrabă decât să se slăbească reciproc. Acest lucru necesită modelarea tuturor activităților dintr-un complex. Această etapă a început în Occident în jurul anilor 90. Totul se întâmplă cu un oarecare decalaj, dar depinde foarte mult de industrie. Industriile în dezvoltare rapidă (cum ar fi telecomunicațiile) au stăpânit de mult și cu succes aceste tehnologii.

O caracteristică a managementului orientat pe proces este definirea proceselor de afaceri ca un set interconectat de lucrări care asigură atingerea obiectivelor stabilite de companie (implementarea strategiei), ceea ce este un ordin de mărime mai dificil decât gestionarea unui proces local. . Aici accentul managementului este mutat de la procesele de producție și logistică la cele „de birou”.

Evaluarea a arătat că proiectarea, planificarea, contabilitatea și alte procese sunt adesea principalii vinovați pentru viteza redusă și costul ridicat al proceselor de producție. Adică, ele determină în cele din urmă proprietățile proceselor care creează valoare pentru client.

Astfel, pentru a obține succesul, conducerea companiei în sine trebuie supusă modelării și optimizării, dar uneori acest lucru este extrem de dificil, deoarece cel mai adesea se observă:

incertitudine mare în acțiunile managerilor;
lipsa competențelor necesare în managementul proceselor;
nedorința psihologică a specialiștilor și managerilor de a „se conduce în cadru”.

Prin urmare, următoarea etapă în dezvoltarea sarcinilor de modelare este inevitabilă - aceasta este proiectarea competentă inițială a tuturor proceselor companiei ca un singur sistem eficient - inginerie de afaceri. Metodologia de inginerie comercială vede managementul ca pe o legătură de servicii către fluxul de valoare, așa cum ar trebui să fie. În același timp, implementarea abordării procesului are loc aproape automat și nu necesită eforturi pentru a depăși rezistența vreunuia dintre grupurile de personal (desigur, dacă totul a fost proiectat corect de la început).

Plănuiesc să iau în considerare subiectul ingineriei de afaceri mai detaliat în articolele următoare. Aici aș dori să acord atenție opțiunilor și subtilităților procesului de afaceri ca fenomen de management modern.

Fenomen de management

Luând în considerare dinamica dezvoltării abordării procesului a managementului întreprinderii, cred că nimeni nu s-a îndoit că acest lucru este grav și pentru o lungă perioadă de timp. Părerea mea personală este că trecerea la managementul proceselor este comparabilă cu trecerea de la calcule pe degete la calcule folosind înregistrări, formule, reguli. Odată cu creșterea complexității obiectului managementului, tehnologiile de management trebuie inevitabil să devină mai complexe.

Dar este chiar atât de greu? Unde se confruntă executivul modern cu bariera în calea beneficiilor abordării procesului? Observațiile mele arată că liderul, în virtutea tradiției, își imaginează organizația sub forma unei structuri organizaționale, în care principalul lucru este informarea despre împărțirea angajaților în divizii și despre responsabilitatea fiecărui grup. Să comparăm cum arată structura și diagramele proceselor de afaceri, desenate folosind aceleași mijloace vizuale.

Structura

Evident, principala diferență dintre scheme este prezența unui flux în a doua schemă, care unește toți participanții cu o anumită logică. Munca managerială diferă în mod similar. În managementul funcțional tradițional, aceasta este „diviziunea” atenției, muncii, recompensei, care este o afacere care consumă foarte mult timp și nu garantează nimic.

În trecerea la o abordare orientată pe proces a managementului, managementul companiei nu mai poate fi privit ca munca unui „supraveghetor”, ci mai degrabă ca munca unui antrenor, dirijor, director etc. - adică sarcina se schimbă de la divizare și control la formarea celei mai bune configurații de condiții pentru a maximiza fluxul de valoare creat.

Se poate concluziona că întreaga dificultate constă în obiceiul de a folosi versiunea tradițională a managementului și, parțial, în faptul că nu există modele vizuale de proces gata făcute, iar crearea lor de la zero necesită eforturi serioase ale echipei de management.

Elemente principale ale managementului procesului

Identificarea rezultatelor cheie de performanță și compararea acestora cu procesele de afaceri ale companiei.
Determinarea clienților proceselor de afaceri și a cerințelor acestora (în viitor, este necesar să se stabilească o conexiune puternică cu aceștia și să se monitorizeze continuu satisfacția acestora, deoarece clientul cu această abordare devine principala măsură a calității procesului) .
Crearea structurii proceselor de afaceri, în funcție de importanța, imbricarea, cronologia activităților.
Determinarea parametrilor proceselor de afaceri.
Determinarea persoanelor responsabile și a executorilor fiecărui proces.
Logica de proiectare este o tehnologie care ar trebui să asigure crearea rezultatului dorit în intervalul de timp potrivit.
Crearea unui sistem de sincronizare pentru activitățile diferitelor procese (în mod ideal, automatizarea planificării și controlului tuturor indicatorilor de proces).
Formarea personalului - formarea pregătirii pentru responsabilitatea grupului pentru rezultat (adesea aceasta necesită o restructurare suficient de puternică a sistemului de motivare).
Formarea unui mod ciclic de proiectare-analiza-ajustare a proceselor, pe baza rezultatelor analizei - așa-numitul „ritm de afaceri”.

O etapă importantă în dezvoltarea și descrierea activităților este definirea caracteristicilor proceselor de afaceri. Aproape fiecare metodologie identifică următoarele elemente.

Granițele procesului, care sunt definite de evenimente de început și intrări (resurse), precum și de evenimente și ieșiri de final (rezultate).
Reglementări de proces. Aceasta include atât legislația externă, cât și regulile, planurile și instrucțiunile emise de companie. Din păcate, în companii este rar să se găsească documente de control bine scrise, așa că principala întârziere în tranziția la managementul proceselor apare din necesitatea dezvoltării numărului necesar de reguli și instrucțiuni.
Resurse ale procesului: executanți și participanți, echipamente și instrumente, sisteme informatice și alte elemente importante, fără de care procesul este imposibil sau ineficient.
Indicatorii de proces sunt variabile de proces măsurabile și valorile lor orientative. Acestea pot include nu numai volumul rezultatului, ci și timpul petrecut în proces, cantitatea de material sau bani pierdute, numărul de respingeri, indicele de satisfacție a clienților etc.

Toate acestea pot fi descrise sub formă de text simplu sau tabelar, dar nu în zadar designerii folosesc metode grafice. Orice construcție, inclusiv organizatorică, va fi mult mai detaliată și mai semnificativă dacă este prezentată vizual și în contextul restului sistemului.

Vizualizarea proceselor sub formă de tehnologii poate fi simplă, așa cum se arată în figura de mai sus, constând în infografice disponibile oricărui angajat, sau poate fi mai complexă, realizată folosind instrumente speciale de modelare a proceselor. În această serie, intenționez să descriu toate cele mai interesante și mai disponibile notații de modelare. Deocamdată, vă puteți familiariza cu două dintre ele - și.

În orice caz, metodologia oferă direcție și instrumente, în timp ce valoarea pentru companie este creată de echipa de management, care formează sistemul de management. Nici cea mai precisă metodă nu garantează că mecanismul va funcționa ca un ceas, dacă nu există un maestru care să înțeleagă acest „ceas”, să-l ajusteze și să-l mențină.

Cred că nimeni nu are o întrebare dacă sunt necesare sau nu procese de afaceri și de ce, pentru că atunci când există o afacere, prin definiție există procese de afaceri. Prin urmare, nu se poate spune că lucrul cu procesele de afaceri este o eră fundamental nouă. Cu toate acestea, schimbarea accentului, noile instrumente și tehnologii schimbă în mod semnificativ esența muncii de management. Cei care înțeleg acest lucru au șansa de a crea o afacere mult mai gestionabilă, mobilă și eficientă decât cei care sunt ghidați de managementul de modă veche - adesea prin presiunea psihologică asupra subalternilor.

Ar putea fi util să citiți: