Automatizarea sistemului de management al proiectelor

Există două efecte așteptate care sunt denumite în mod obișnuit motivele construirii CSPM în companiile care au atins un anumit nivel de dezvoltare. Prima dintre acestea este economisirea de timp costisitor pentru managerii de proiect datorită infrastructurii create. Al doilea efect este de a simplifica controlul asupra managerilor de proiect într-un mediu în care numărul lor în afacere crește. Este destul de firesc că este dificil să ne imaginăm managementul modern de proiect fără o componentă a sistemului informațional (PMIS). Acest lucru se datorează cerinței de eficiență realizată de suportul tehnologic al KSUP.

Instrumente de suport pentru managementul proiectelor

Managementul proiectelor se transformă treptat din ce în ce mai mult într-un mediu de implementare virtuală. Acest lucru se datorează necesității unei creșteri multiple a celui mai important potențial de resurse pentru rezolvarea problemelor unice - umane. Chiar și în Rusia, în următorii ani, ne vom confrunta cu faptul că o resursă calificată și responsabilă pentru îndeplinirea unei sarcini de proiect va fi cea mai rară dintre multe altele. Prin urmare, se va pune problema transferului echipelor de proiect pe o bază virtuală de activitate. Și nici restricțiile lingvistice și nici culturale nu vor putea împiedica în mod semnificativ această tendință.

Primii pași în această direcție pun deja bazele viitorului model de management al afacerii. Acestea constau într-un set de măsuri pentru implementarea și dezvoltarea de mijloace tehnice, software și de informare și comunicare ale PMIS (sisteme informaționale de management al proiectelor). Costurile automatizării par până acum necompensate cu efectele obținute; în niciun caz toate proiectele de acest tip nu se termină cu succes. Dar procesul general capătă treptat amploare, apar soluții interesante profund integrate, suportul pentru procesele de management de proiect devine din ce în ce mai real.

Din punct de vedere al practicii proiectelor, companiile folosesc activ produse software specializate (PP), inclusiv crearea unui singur spațiu informațional în tipul de activitate de management considerat. Dar PMIS nu este doar un set de elemente software. Un rol important în aceasta îl joacă partea hardware, componenta server, sistemele corporative specializate și comunicarea cu acestea.

Sistemele informatice de management de proiect ar trebui considerate ca soluții software și hardware complexe în cadrul politicii IT generale a companiei. În același timp, rolul cheie pentru utilizatorii sistemului este jucat de aspectul său extern și intrinsec, care se exprimă în interfețele de interacțiune, logica de lucru, confortul de comunicare și de servicii. În acest moment, pe piața de software sunt prezentate o mulțime de programe specializate, printre care domină pachetul MS Project. În continuare, vă este oferit atenției un model al instrumentelor utilizate pentru automatizarea managementului de proiect, ținând cont de conformitatea acestora cu blocurile de proces.

(click pentru a mari)

Modelul arată diferențierea PP în trei sectoare principale.

  1. Planificarea afacerii și analiza cost-beneficiu care rezolvă problemele relevante.
  2. Dezvoltarea unui proiect in ceea ce priveste implementarea lui directa, minimizarea riscurilor si managementul propriu-zis al muncii. În acest sector, sarcinile de planificare a muncii sunt rezolvate, ținând cont de fondul de resurse disponibile și atrase. Se efectuează măsuri de control și corectare a planurilor.
  3. Suport de comunicare în ceea ce privește informațiile, raportarea și documentarea, inclusiv arhivarea.

Sarcini și funcții ale sistemului informațional

Dezvoltarea și dezvoltarea PMIS urmărește mai multe obiective care se încadrează în contextul țintă general al sistemului de management al proiectelor corporative. În primul rând, aceasta este o creștere a eficienței managementului datorită creșterii vitezei, fabricabilității și plinătății procedurale. În al doilea rând, automatizarea face posibilă creșterea raționalității utilizării tuturor resurselor companiei în activitățile de proiect: timp de lucru, finanțe, capacități etc.

Printre principalele sarcini ale PMIS se numără următoarele:

  • transpunerea conceptului în modelul de planificare al proiectului;
  • executarea calculelor financiare și economice pentru proiecte, analiza acestora, scenarii de prognoză și suport decizional pentru întreaga linie de inițiative;
  • crearea și optimizarea planurilor de lucru de proiectare, începând cu portofoliu, programe și terminând cu sarcini de proiectare locale;
  • asigurarea functionarii unui singur camp informativ, colectat din rezultatele muncii pe lot cu utilizarea de softuri specializate de diferite directii.

Trebuie remarcat faptul că funcțiile de planificare și control ocupă un loc dominant în domeniile automatizării bazate pe PC-uri implicate în PMIS. Cu toate acestea, recent, au început să se dezvolte în mod activ soluții, unde se pune accent pe raportare, evaluarea costurilor cu forța de muncă, modele motivaționale, eficiența stabilirii și executării sarcinilor și fluxul de documente. În acest sens, prezintă interes matricea de funcții a sistemului informațional, bazată pe principiile detalierii în selecția proiectelor și a etapelor ciclului proiectului. Matricea este prezentată mai jos, se bazează pe blocuri funcționale.

  1. Calendarul și planificarea rețelei.
  2. Managementul resurselor: personal, finanțe, echipamente, materiale.
  3. Raportarea muncii din punct de vedere al costurilor cu forța de muncă.
  4. Suport de documentare pentru managementul proiectelor.

(click pentru a mari)

După cum știți, automatizarea nu ar trebui să se dezvolte spontan, deși acest lucru este adesea cazul în multe companii. În orice caz, așa apar primele PP-uri în domeniul managementului de proiect. În primul rând, există oameni care sunt parțial sau total angajați în proiecte. Apoi unul dintre managerii de proiect inițiază aplicarea instrumentelor software și, în final, software-ul este dezvoltat. Dar la o anumită etapă, paradigma PMIS suferă o schimbare.

Conducerea concluzionează că este necesară o abordare integrată, sistematică, deoarece activitățile de proiect devin o practică destul de comună și chiar mai mult. Începe să ocupe prea mult timp, resurse umane, ca să nu-i pese de eficacitatea acesteia, ținând cont de sinergia cu contextul managementului operațional. Atunci apare nevoia de a răspunde la o serie de întrebări legate de organizarea unui PMIS integrat de nivel superior.

  1. Din punct de vedere al metodologiei de management al proiectelor, din punct de vedere al importanței și fezabilității, ce procese de afaceri ar trebui livrate în primul rând?
  2. Cum se clasifică procesele de afaceri descrise în ceea ce privește automatizarea lor?
  3. Ce soluții „cutie” oferă în prezent piața IT?
  4. Ce măsuri de integrare vor fi necesare la introducerea software-ului în practica proiectului?

Software de sistem informatic

După cum am învățat în secțiunile anterioare, este necesară o privire holistică asupra modelului stabilit al paradigmei de proiectare a afacerii. Este necesară regândirea politicii financiare, investiționale, informatică, astfel încât, după ce au descoperit centrele de îmbunătățire a eficienței proiectelor la nivel calitativ, să includă problematica dezvoltării PMIS în strategia de informare și comunicare.

Acest lucru trebuie făcut de trei lideri: directorul de dezvoltare sau responsabilul cu zona de investiții, CFO și directorul IT. Baza pentru construirea unui plan de dezvoltare pentru un sistem informațional este structura acestuia în componenta KSUP. Structurarea se realizează luând în considerare mai multe motive:

  • etapele ciclului de viață al proiectelor;
  • funcții de management și suport IT;
  • nivelul managementului de proiect și funcțional;
  • specializarea și gama de servicii de produse software considerate pentru utilizare.

(click pentru a mari)

Datorită specificului rusesc pentru planificarea afacerilor și evaluarea eficienței economice a proiectelor, cel mai bine este să utilizați una dintre companiile de software interne de vârf Expert Systems sau Alt Invest. Aceste produse sunt utilizate cu succes de mai bine de 20 de ani, vă permit să lucrați în modul software și portofoliu, rezolvând întreaga gamă de probleme de modelare în etapa de pre-investiție. Pentru susținerea informațională a etapelor de investiție și post-investiție, pot fi utilizate atât software-ul de fabricație occidentală, cât și dezvoltarea autohtonă. Liderul de piață este linia de produse Microsoft.

Pachetul MS Project Portfolio Server este conceput pentru a oferi o calitate superioară și servicii în managementul portofoliului organizației, are o structură modulară. Primul modul rezolvă problema colectării proiectelor într-o singură interfață, verificându-le pentru conformitatea cu strategia și selecția inițială pentru elaborare. Al doilea modul vă permite să optimizați portofoliul, să construiți evaluări ale sarcinilor de proiect din acesta și vă ajută să întocmiți și să aprobați un portofoliu corporativ. Monitorizarea proiectelor față de indicatorii planificați în vederea identificării problemelor curente se realizează în cel de-al treilea modul, cu ajutorul acestuia, managementul are libertatea de a manevra întregul portofoliu.

PP pentru programarea și gestionarea resurselor de timp ale proiectului îndeplinesc următoarele funcții:

  • planificarea lucrărilor conform compoziției și succesiunii execuției;
  • planificarea și alocarea resurselor;
  • analiza bugetului timpului de lucru;
  • optimizarea calendarului;
  • vizualizarea planului;
  • raportarea asupra implementării graficului proiectului.

Programele pentru managementul eficient al costurilor și bugetarea proiectelor oferă:

  • modelarea investițiilor și dezvoltarea unui program de strângere de fonduri;
  • elaborarea și modelarea scenariilor a bugetului proiectului în dinamică;
  • măsuri de control al costurilor și costurilor;
  • raportare și integrare în sistemul general de finanțare corporativă.

Blocurile programului PMIS legate de managementul riscului și de comunicarea proiectelor se dezvoltă activ, au un potențial mare. Există perspective interesante în viitor pentru dezvoltarea de blocuri integrate sau produse individuale legate de managementul echipelor virtuale. Aceasta este o direcție foarte promițătoare pentru internaționalizarea afacerilor. Adevărat, occidentalii ne prevestesc o izolare și o regresie și mai mare, dar eu nu cred în asta. Conducerea rusă, în ciuda oricăror provocări, păstrează șansele atât pentru reanimare, cât și pentru extindere.

 

Ar putea fi util să citiți: