BSC (Balanced Scorecard) și Business Studio

Irina Loshchilina

Consultant al grupului de companii „Tehnologii moderne de management”

Articolul discută metodologia de construire și implementare a unui tablou de bord echilibrat (BSC). Articolul este destinat analiștilor de afaceri, consultanților de implementare BSC și profesioniștilor IT.

Evaluarea necesității de a construi o strategie de companie

Astăzi, pentru a reuși într-un mediu dinamic, companiile trebuie să fie capabile să se adapteze rapid la condițiile în schimbare ale pieței și să-și depășească concurenții în ceea ce privește calitatea, viteza serviciilor, lărgimea gamei și prețul produselor.

Doar primirea promptă a informațiilor despre activitățile companiei va ajuta conducerea să ia o decizie în timp util. Totodată, acțiunile operaționale ale companiei trebuie să fie coordonate și orientate spre atingerea anumitor obiective pe termen lung, altfel există riscul de a rămâne pe loc. Pentru a face acest lucru, compania trebuie să fie capabilă să-și identifice corect strategia și să mobilizeze toate resursele pentru a-și atinge obiectivele strategice.

Multe în dezvoltarea unei companii pot depinde de o strategie corect formulată și clar. Este important să înțelegeți că o strategie bine concepută este doar jumătate din luptă. Încă trebuie implementat cu succes.

Cum arată strategia? Înțelegerea formală a strategiei diferă de la companie la companie. Opțiunile de prezentare variază de la un diapozitiv cu cinci cuvinte cheie până la un document impunător plin de foi de calcul variate intitulat Planificare pe termen lung.

Mulți cred că este conținutul strategiei care joacă un rol cheie, iar forma de prezentare este secundară. Treptat, managerii abandonează acest punct de vedere, deoarece înțeleg că strategiile pot fi implementate cu succes doar atunci când sunt înțelese de angajații companiei. Prin descrierea unei strategii într-o formă mai mult sau mai puțin ordonată, creștem probabilitatea implementării sale cu succes.

Unul dintre instrumentele de prezentare a procesului de implementare a unei strategii într-o formă ușor de înțeles este Balanced ScoreCard (BSC).

Un balanced scorecard este un sistem de management strategic al unei companii bazat pe măsurarea și evaluarea eficacității acesteia pe baza unui set de indicatori selectați optim care reflectă toate aspectele activităților unei organizații, atât financiare, cât și non-financiare. Denumirea sistemului reflectă echilibrul care rămâne între obiectivele pe termen scurt și pe termen lung, indicatorii financiari și nefinanciari, parametrii principali și auxiliari, precum și factorii externi și interni de activitate.

În prezent, nu există atât de multe exemple de aplicare cu succes a Balanced ScoreCard în practică, deoarece la implementarea Balanced ScoreCard trebuie să se confrunte cu diverse probleme. Cele mai grave probleme se referă cel mai adesea la interpretarea greșită a metodologiei sau a problemelor organizaționale. laboriozitatea dezvoltării unui tablou de bord echilibrat și lipsa produselor software ieftine și eficiente sunt, de asemenea, probleme cu care trebuie să se confrunte în implementarea practică a BSC.

Eficacitatea unui tablou de bord echilibrat depinde de calitatea implementării acestuia. Schedul de bord echilibrat este implementat în patru etape:

Pregătirea pentru construirea unui BSC;
Clădirea BSC;
cascadă BSC;
Monitorizarea implementarii strategiei.

Implementarea metodologiei de implementare a strategiei astăzi este asociată în mod continuu cu automatizarea. Implementarea Balanced ScoreCard, de exemplu, folosind Microsoft Excel, sau fără nici un suport de informare, este posibilă doar în etapele inițiale ale implementării BSC sau în organizațiile mici. Dacă o companie își propune să introducă un tablou de bord echilibrat pentru mai multe divizii structurale și să le actualizeze și să le ajusteze periodic, atunci nu se poate face fără să folosească avantajele tehnologiei informației.

În prezent, dezvoltatorii BSC au la dispoziție următoarele produse software: ARIS 7.0, Microsoft Office Business ScoreCard Manager 2005, Business Studio 2.0.

Să luăm în considerare mai detaliat metodologia de dezvoltare și implementare a unui tablou de bord echilibrat. Pentru a ilustra etapele principale ale construirii unui Balanced ScoreCard, vom folosi produsul software Business Studio 2.0.

Pregătirea pentru construirea unui tablou de bord echilibrat

În etapa de pregătire pentru construirea unui BSC, este necesar să dezvoltați o strategie, să determinați perspectivele și să luați o decizie pentru ce unități organizaționale și niveluri aveți nevoie pentru a dezvolta un tablou de bord echilibrat.

Este important să ne amintim întotdeauna că BSC este un concept de implementare a strategiilor existente, nu dezvoltarea unor strategii fundamental noi. Este necesar să finalizați mai întâi dezvoltarea strategiei și apoi să continuați cu crearea unui tablou de bord echilibrat.

La determinarea diviziilor pentru care va fi dezvoltat Balanced ScoreCard, trebuie luate în considerare următoarele: cu cât mai multe divizii ale întreprinderii sunt gestionate strategic folosind un singur BSC, cu atât mai bine este posibilă cascada (descompunerea, transferul) obiectivelor importante de la nivelul superior. la cele inferioare.

Una dintre activitățile importante în pregătirea dezvoltării unui tablou de bord echilibrat este alegerea perspectivelor.

Orice model de dezvoltare a strategiei poate pretinde a fi complet doar dacă conține răspunsuri la întrebări legate de diferite zone ale companiei.

Stabilirea doar a obiectivelor financiare atunci când introduceți un tablou de bord echilibrat nu este suficientă dacă nu este clar cum vor fi atinse aceste obiective. În același mod, nu va fi în întregime corect să vă stabiliți obiective izolate unele de altele. În acest caz, relația dintre obiectivele individuale și influența lor unul asupra celuilalt rămâne neafectată. Aceasta implică necesitatea de a lua în considerare toate aspectele importante ale întreprinderii.

Luarea în considerare a diferitelor perspective în formarea și implementarea unei strategii este o trăsătură caracteristică a conceptului de bilanț și elementul său cheie. Formularea obiectivelor strategice, selectarea indicatorilor și dezvoltarea acțiunilor strategice din mai multe perspective sunt menite să ofere o trecere în revistă cuprinzătoare a activităților companiei.

Orez. 1. Perspective ale BSC

Companiile care își formulează strategia prea unilaterală nu se abat neapărat doar către finanțe. Există companii care sunt prea centrate pe client și uită de obiectivele lor financiare. Unele companii pot fi prea concentrate pe procesele lor și nu acordă atenție aspectelor de piață. Introducerea unui tablou de bord echilibrat, la rândul său, oferă o luare în considerare egală a mai multor perspective și ajută la evitarea unei astfel de părtiniri.

Pe baza cercetărilor lor empirice, Robert Kaplan și David Norton au arătat că companiile de succes iau în considerare cel puțin patru perspective în BSC-urile lor (Figura 1):

Finanţa;
Clienți;
procese interne de afaceri;
Educație și dezvoltare.

Aceste patru perspective ar trebui să ofere răspunsuri la diferite întrebări, și anume:

Perspectiva financiară: Ce fel de imagine de sine ar trebui să ne creăm cu acționarii noștri pentru a obține succesul financiar?;
Perspectiva clienților: Ce fel de imagine de sine ar trebui să ne creăm cu clienții noștri pentru a ne realiza viziunea pentru viitor?;
Perspectiva proceselor interne de afaceri: în ce procese de afaceri trebuie să atingem excelența pentru a satisface nevoile acționarilor și clienților noștri?;
Perspectivă de învățare și dezvoltare: Cum ar trebui să menținem capacitatea de a ne schimba și de a îmbunătăți pentru a ne realiza viziunea pentru viitor?

Simplitatea și prezența unor relații logice clare între perspectivele BSC fac posibilă realizarea unei înțelegeri a proceselor care au loc în companie la nivelul tuturor performanților.

Construirea unui tablou de bord echilibrat

În prima etapă a construirii unui Balanced ScoreCard, este dezvoltat un Balanced Scorecard pentru o unitate organizațională. Aceasta poate fi o companie ca un întreg, o divizie sau un departament.

În acest caz, construcția BSC se realizează parcurgând următorii pași:

Specificarea obiectivelor strategice;
Conectarea obiectivelor strategice cu lanțurile cauză-efect - construirea unei hărți strategice;
Selectarea indicatorilor și determinarea valorilor țintă a acestora;
Dezvoltarea activitatilor strategice.

Precizarea obiectivelor strategice ale balanced scorecard

Orez. 2. Obiectivele strategice ale BSC

În termeni generali, un scop este înțeles ca o descriere a stării dorite a ceva în viitor. Această stare poate fi rezumată în cuvintele: „a livra produsele noastre clienților noștri într-o perioadă scurtă de timp”. Puteți specifica formularea cu ajutorul indicatorilor și a valorilor țintă ale acestora: „timpul de livrare mai mic de 36 de ore”.

Pentru a construi un sistem de management strategic este necesară descompunerea (defalcarea, structurarea) strategiei companiei în obiective strategice specifice, reflectând în detaliu diverse aspecte strategice. Prin integrarea obiectivelor individuale, se pot stabili relații cauzale între ele în așa fel încât setul complet de obiective să reflecte strategia companiei.

Fiecare obiectiv strategic este asociat cu una dintre perspectivele de dezvoltare a organizației (Fig. 2).

Evitați definirea prea multor obiective strategice pentru nivelul superior al organizației. Maximum 25 de obiective vor fi suficiente. Prea multe obiective în tabelul de punctaj indică incapacitatea organizației de a se concentra asupra elementelor esențiale și înseamnă, de asemenea, că obiectivele declarate nu sunt strategice pentru nivelul organizațional la care este dezvoltat tabelul de punctaj. Dezvoltarea obiectivelor tactice și operaționale ar trebui să i se acorde atenție în sistemele de indicatori ai subdiviziunilor nivelurilor inferioare ale structurii organizaționale.

Construirea unei hărți strategice a unui tablou de bord echilibrat

Determinarea și documentarea relațiilor cauzale dintre obiectivele strategice individuale este unul dintre elementele de bază ale BSC.

Relațiile cauza-efect stabilite reflectă prezența dependențelor între obiectivele individuale. Obiectivele strategice nu sunt independente și divorțate unele de altele, dimpotrivă, sunt strâns legate între ele și se afectează reciproc. Realizarea unui scop servește la realizarea altuia și așa mai departe, până la scopul principal al organizației. Legăturile dintre diferitele obiective sunt clar vizibile datorită lanțului de cauză și efect (Fig. 3). Aceia dintre ele care nu contribuie la implementarea obiectivului principal sunt excluse din luare în considerare.

Lanțul cauzal este un instrument util pentru a duce BSC la niveluri organizaționale.

Pentru a afișa grafic relația dintre obiectivele strategice și perspectivele, este utilizată o hartă strategică.

Orez. 3. Relații cauzale ale obiectivelor strategice

Selectarea indicatorilor gradului de realizare a obiectivelor strategice

Scorurile BSC (dreptunghiuri din Figura 3) sunt indicatori de gol. Indicatorii (Fig. 4) reprezintă un mijloc de evaluare a progresului către implementarea unui obiectiv strategic.

Utilizarea indicatorilor are scopul de a concretiza sistemul de obiective dezvoltat în cursul planificării strategice și de a face obiectivele dezvoltate măsurabile. Indicatorii pot fi identificați numai atunci când există claritate cu privire la obiective. Alegerea valorilor potrivite este o problemă secundară, deoarece chiar și cele mai bune valori nu vor ajuta o companie să reușească dacă obiectivele sunt incorecte. Se recomandă utilizarea a nu mai mult de doi sau trei indicatori pentru fiecare dintre obiectivele strategice.

Fără ținte, valorile concepute pentru a măsura obiectivele strategice sunt lipsite de sens. Determinarea valorilor țintă ale indicatorilor de management provoacă dificultăți nu numai în dezvoltarea BSC. Dificultatea fundamentală în determinarea valorii țintă a unui anumit indicator este găsirea unui nivel cu adevărat realizabil.

De regulă, un tablou de bord echilibrat este elaborat pentru o perioadă corespunzătoare perioadei de planificare strategică pe termen lung (3-5 ani). În același timp, se determină valori țintă pentru perioada de lungă durată pentru indicatorii amânați (indicatori care vorbesc despre obiectivele finale ale strategiei corporative). Întrucât strategia este implementată în anul curent, valorile țintă sunt stabilite și pentru perioada pe termen mediu (1 an) - pentru indicatorii conducători (indicatori care se modifică în timp într-o perioadă scurtă). Astfel, se realizează un echilibru al sistemului de indicatori pentru obiectivele pe termen lung și pe termen scurt.

În sistemul Business Studio 2.0, conținutul planurilor pe termen scurt este detaliat pe perioade (sferturi, luni, săptămâni, zile) și este exprimat ca valori planificate ale indicatorilor. Indicatorii și valorile țintă ale acestora (valori care sunt planificate a fi atinse) oferă conducerii semnale în timp util bazate pe abateri ale stării reale de fapt de la cea planificată, adică rezultatele cantitative efective obținute sunt comparate cu cele planificate. cele.

Deci, un indicator este o măsură care arată gradul de realizare a unui obiectiv. Cu toate acestea, este și un instrument de evaluare a eficacității și eficienței unui proces de afaceri. Indicatorii servesc atât la evaluarea eficacității proceselor, cât și la evaluarea gradului de realizare a obiectivului în același timp.

Orez. 4 indicatori BSC

Acțiuni strategice pentru atingerea obiectivelor strategice

Atingerea obiectivelor strategice presupune implementarea unor măsuri strategice adecvate. „Activități strategice” este un termen general pentru toate activitățile, proiectele, programele și inițiativele care sunt implementate pentru atingerea obiectivelor strategice.

Distribuirea proiectelor companiei în funcție de obiectivele sistemului echilibrat creează claritate în înțelegerea modului în care un anumit proiect contribuie la atingerea obiectivelor strategice. Dacă proiectele nu contribuie semnificativ la atingerea obiectivelor strategice, ele trebuie luate în considerare pentru modul în care contribuie la atingerea obiectivelor de bază. Dacă acest sau acel eveniment strategic nu aduce o contribuție semnificativă la atingerea obiectivelor de bază, atunci necesitatea implementării acestuia este extrem de îndoielnică.

Balanced Scorecard Cascading

Cascadarea conduce la o creștere a calității managementului strategic în unitățile organizaționale implicate în construirea unui tablou de bord echilibrat, deoarece obiectivele și activitățile strategice din diviziile superioare pot fi transferate în mod constant către BSC al unităților organizaționale inferioare - aceasta este integrarea verticală a obiectivelor.

În cascadă, strategia prezentată în Balanced ScoreCard corporativ se aplică la toate nivelurile de management. Obiectivele strategice, valorile, obiectivele și acțiunile de îmbunătățire sunt apoi dezvoltate și adaptate în departamente și echipe. Adică, bilanțul corporativ ar trebui să fie legat de BSC-ul diviziilor, departamentelor și de planurile individuale de lucru ale angajaților. Pe baza BSC-ului diviziei sale, fiecare departament își dezvoltă propriul BSC, care trebuie coordonat cu BSC-ul corporativ. Apoi, cu participarea șefului de departament, fiecare angajat își dezvoltă propriul plan de lucru individual. Acest plan se concentrează mai mult pe obținerea de rezultate reale la locul de muncă, decât pe sarcini sau acțiuni de îmbunătățire.

Astfel, în timpul cascadei, se stabilește o punte între nivelurile succesive ale ierarhiei, de-a lungul cărora strategia corporativă coboară succesiv în jos.

Monitorizarea implementarii strategiei

Pentru a îmbunătăți bilanțul de bord, managementul de vârf și cei responsabili ar trebui să revizuiască și să evalueze continuu performanța organizației.

Obiectivele strategice sunt foarte relevante pentru companie, iar această relevanță ar trebui evaluată cel puțin anual. În acest caz, este necesar să se evalueze:

Indicatorii selectați sunt potriviți pentru evaluarea gradului de realizare a obiectivelor dezvoltate?;
Cât de ușor este calcularea valorilor indicatorului?;
Unitatea structurală a atins valorile țintă ale indicatorilor dezvoltați?;
Au fost atinse valorile țintă ale indicatorilor unităților superioare?;
Care este contribuția unității structurale luate în considerare la atingerea obiectivelor nivelurilor superioare?

Evaluarea indicatorilor este, în primul rând, de a înțelege posibilitatea de a calcula valoarea reală a indicatorului pe baza datelor din perioada de raportare. În plus, este necesar să se compare planul-fapt cu privire la valorile indicatorilor dezvoltați cu identificarea motivelor abaterilor. O astfel de analiză este însoțită fie de ajustarea valorii țintă a indicatorului, fie de dezvoltarea unor măsuri corective care vizează atingerea valorii țintă stabilite anterior.

BSC de nivel inferior ar trebui întotdeauna evaluat pentru a contribui la atingerea obiectivelor de nivel superior.

În plus, este recomandabil să preziceți valorile țintă ale indicatorilor pentru o perioadă lungă de timp.

Ce obține compania ca urmare a implementării balanced scorecard?

Să rezumam câteva rezultate intermediare. Ce câștigă compania ca urmare a descrierii strategiei și a implementării consecvente a acesteia folosind metodologia Balanced ScoreCard? Prima - și cea mai importantă - concentrare a eforturilor în domenii importante din punct de vedere strategic pentru companie. S-a stabilit scopul principal al companiei, s-au conturat mijloacele de realizare a acestuia (obiective strategice), obiectivele au fost cascate pe diviziuni. Al doilea rezultat, respectiv, este prezența obiectivelor strategice pentru fiecare divizie - adică toată lumea înțelege ce trebuie făcut. Al treilea rezultat este capacitatea de a înțelege clar eficacitatea acțiunilor. Prezența indicatorilor de realizare a acestuia pentru fiecare obiectiv permite fiecărui participant la proces să-și înțeleagă rolul în implementarea strategiei companiei. Și, în sfârșit, al patrulea rezultat este controlul și gestionabilitatea procesului de implementare a strategiei „de sus în jos”. Compania, în mâinile conducătorilor săi, devine un instrument eficient pentru atingerea scopului stabilit.

Avantajele unui computer față de creion și hârtie

Toate cele de mai sus sunt destul de realizabile fără utilizarea vreunei automatizări. Mai mult, o serie de afaceri de succes au folosit tehnici similare la sfârșitul secolului al XIX-lea, când tehnologia computerelor nu era atât de avansată ca astăzi. O altă întrebare este dacă este convenabil să lucrezi cu creion și hârtie, automatizarea în unele etape nu va crește eficacitatea implementării strategiei? Desigur, creionul și hârtia sunt doar un simbol. Colectarea și o anumită prelucrare a indicatorilor este destul de fezabilă folosind cel puțin același Microsoft Excel. Totuși, obiectivele se pot schimba, semnificația unor indicatori după testul timpului se va dovedi a fi supraestimată, unele elemente pe care le-am considerat neimportante vor începe să joace un rol puternic... făcut în direcția greșită, ne distrage atenția de la poartă.

De regulă, principala problemă cu care se confruntă întreprinderile care decid să implementeze această metodologie pentru implementarea strategiei nu este modul în care să automatizeze crearea unui arbore de obiective și indicatori sau construirea unei hărți strategice, ci cum să furnizeze automat în mod constant BSC date proaspete și păstrați-le în stare de funcționare. Fără aceasta, controlul operațional asupra implementării strategiei este imposibil. De exemplu, puteți utiliza mecanismul de colectare a valorilor indicatorului folosind mailinguri implementate în produsul software Business Studio 2.0 (Fig. 5). Mijloacele de colectare a valorilor indicatorilor care nu sunt conținute în sistemul informațional sunt fișierele Microsoft Excel, care sunt trimise automat artiștilor și apoi importate în sistem.

Pentru fiecare persoană care este responsabilă cu introducerea valorilor indicatorilor în sistem, este generată o scrisoare dinamică cu instrucțiuni pentru completarea tabelului de raportare. Sistemul Business Studio 2.0 găsește toți indicatorii pentru o anumită persoană și generează un fișier Microsoft Excel care conține un tabel cu indicatori pentru introducerea valorilor de care este responsabil acest individ. Acest fișier este atașat scrisorii, iar apoi aceste scrisori cu fișiere sunt trimise la adresa electronică (E-mail) a unei persoane stocate în directorul sistemului.

Orez. 5. Mecanismul de colectare a valorilor indicatorilor prin corespondență

În plus, indivizii completează fișierele cu valorile reale ale indicatorilor și le plasează într-un folder specific de pe serverul de fișiere sau le trimit administratorului de sistem. Sistemul citește automat fișierele din folder și le încarcă în baza de date.

În această etapă, colectarea valorilor indicatorului se încheie.

Un tablou de bord echilibrat, ca orice alt instrument de management, trebuie ajustat pe măsură ce compania se dezvoltă și mediul extern se schimbă. Mediul în care își desfășoară activitatea compania este de obicei foarte dinamic, ceea ce duce la ajustarea obiectivelor strategice. Și aceasta, la rândul său, necesită actualizarea constantă a indicatorilor pentru atingerea acestor obiective. Cu toate acestea, în majoritatea cazurilor acest lucru nu se întâmplă, ceea ce face ca sistemul echilibrat al indicatorilor de performanță să fie inoperabil în cel mai bun caz, dacă nu chiar dăunător.

Valorile indicatorilor colectate ar trebui furnizate părților interesate pentru analiză. Pentru aceasta, sistemul conține un set de rapoarte preconfigurate, care, dacă este necesar, pot fi modificate sau completate cu altele noi. Valorile planificate și efective ale indicatorilor individuali sunt prezentate în rapoartele BSC în dinamică pe mai multe perioade. Utilizatorul poate selecta perioada de analiză în setările de sistem ale Business Studio 2.0.

Concurența dură în care trăiesc și operează întreprinderile moderne impune necesitatea îmbunătățirii eficienței fiecărui aspect al întreprinderii. Activitățile de management nu fac excepție. Un manager are nevoie de instrumente pentru a-și face treaba la fel ca orice alt angajat. Tehnica descrisă de noi nu este atât de complicată, pe atât de eficientă, iar disponibilitatea instrumentelor software pentru implementarea acesteia vă permite să efectuați această muncă în timp real.

Ar putea fi util să citiți: