IDEF0. Familiaritatea cu notația și exemple de utilizare

O imagine valorează cât o mie de cuvinte. Înțelepciunea populară

Adesea în munca mea este nevoie nu doar de a studia și rezolva o anumită problemă, ci de a identifica locația acesteia în modelul general al activității companiei. Nu este suficient să înțelegeți că o anumită unitate nu funcționează corect, este important să înțelegeți cum interacționează cu ceilalți. În caz contrar, este imposibil să identificați toate problemele existente și să alegeți cea mai bună metodă de rezolvare a problemei. Iar acest lucru necesită studierea muncii companiei și întocmirea modelului său funcțional.Desigur, în teorie, modelul funcțional al companiei ar trebui să fie în frunte și, nu contează, vorbim despre organizarea depozitului. sau sistemul IT (de la lead la cerere). Dar, în realitate, aproape niciodată nu se dovedește și, prin urmare, în procesul de studiu și căutare a unei soluții la problema pusă de client, creez și eu un model funcțional al activității companiei sau un anumit proces (funcție) pe cont propriu. .

Câteva cuvinte despre beneficiile graficii

După cum știți, modelele funcționale IDEF0 sunt întotdeauna diagrame grafice. Au propriile caracteristici și reguli de compilare. Vom vorbi despre asta puțin mai târziu. Acum aș dori să dau câteva exemple despre eficiența graficii. De ce mă concentrez pe asta? Cel mai probabil, după afirmația mea despre necesitatea unui model funcțional al activității companiei, mulți au crezut că toate acestea nu sunt necesare, este posibil să explic în cuvinte cum funcționează cutare sau cutare funcție în companie. Despre asta vreau să vorbesc. Și, pentru început, să facem o mică excursie în istorie. Să ne întoarcem la îndepărtatul 1877, în timpul războiului ruso-turc. Atunci poligrafistul Sytin a folosit pentru prima dată grafica când a descris operațiunile militare. Acum, pentru noi toate acestea sunt familiare, atunci când descriem orice bătălie, în fața ochilor tuturor apar cărți cu săgeți, care arată clar cursul bătăliei. Și în acele zile, acțiunile militare erau descrise în cuvinte. Sunt multe, multe cuvinte pentru fiecare luptă. Și a fost foarte greu de înțeles ce se întâmplă până la urmă. Prin urmare, ideea lui Sytin a fost cu adevărat revoluționară - a început să imprime copii litografice ale hărților care arătau fortificațiile și locațiile unităților militare. Aceste carduri se numeau „Pentru cititorii de ziare. Beneficiu ". Ideea s-a dovedit a fi atât de relevantă încât chiar prima ediție a „Manualelor” s-a epuizat instantaneu. Și atunci astfel de aplicații au fost la mare căutare. Motivul este evident. Grafica a ajutat la înțelegerea a ceea ce era aproape imposibil de deslușit doar cu ajutorul cuvintelor. Pot da un exemplu similar de neputință a descrierilor verbale din propria mea practică. Unul dintre clienții mei a cerut foarte mult să se apuce de implementarea unui sistem ERM pentru compania sa. La întrebarea dacă au vreo sarcină tehnică, am primit răspunsul: „Da, există. Dar are 400 de pagini.” Totodată, clientul s-a plâns foarte mult că colegii mei, pe care i-a contactat mai devreme, fie au refuzat cu totul proiectul, fie au cerut prețuri vădit umflate. După ce am văzut că termenii de referință erau într-adevăr de 400 de pagini și constă exclusiv într-o descriere text, am înțeles motivele comportamentului dezvoltatorilor. Pentru a citi un astfel de volum de text, pentru a aprofunda în el, pentru a înțelege toate nuanțele doar pentru a înțelege sarcina și a numi prețul - acest lucru este într-adevăr foarte dificil. I-am oferit acestui client o variantă alternativă - să descrie tot ceea ce este posibil grafic sub formă de notații. I-a arătat exemple de modeling. Drept urmare, acum își regândesc dorințele și proiectarea sarcinii tehnice. Cunosc și multe alte exemple când modelarea grafică a proceselor de afaceri i-a ajutat atât pe colegii mei, consultanții și dezvoltatorii de afaceri, cât și pe oamenii de afaceri înșiși.

De ce este important pentru munca mea

Meseria mea este întotdeauna legată de a face modificări la sistemul existent. Și pentru a face modificări și a obține rezultatul dorit, trebuie să studiați ceea ce există deja. Și nu contează exact ce facem – instalăm sau instalăm un sistem CRM de la zero, creăm un sistem ERP eficient, integrăm diverse sisteme pentru a crește automatizarea muncii în general. În orice caz, pentru început, trebuie să vă faceți o idee despre schema de lucru existentă și numai după aceea puteți propune unele modificări și vă puteți gândi la opțiuni pentru rezolvarea problemei. După ce am studiat starea actuală, eu, ca orice alt specialist terț, creez o ofertă comercială în care îmi dezvălui cât mai detaliat viziunea asupra situației actuale, precum și acțiunile care trebuie efectuate pentru rezolva sarcina și, desigur, rezultatul așteptat. Astfel de rapoarte privind sondajul muncii sunt voluminoase, ocupă mai mult de o pagină, ceea ce, pe de o parte, este necesar și, pe de altă parte, complică percepția. La început, ca multe altele, am crezut că rapoartele voluminoase sunt bune, pentru că o persoană plătește pentru muncă și trebuie să i se pună la dispoziție informații cât mai detaliate. Un exemplu de unul dintre rapoartele mele sub formă de text. De fapt, este important să nu oferiți volumul, ci să transmiteți esența cât mai rapid și complet posibil. Volume mari de text necesită timp, care este adesea foarte scurt pentru oamenii de afaceri. Iar grafica îmi permite să reduc volumul propunerii mele și să arăt clar, într-o formă de înțeles, soluția. Drept urmare, propunerile mele au fost reduse semnificativ, aveau un program, iar deciziile de a începe cooperarea au început să fie luate mai rapid. Din acest motiv folosesc modele vizuale. După cum știți, o imagine valorează cât o mie de cuvinte. Și în cazul descrierii proceselor de afaceri și a opțiunilor de modernizare a activității unei afaceri, chiar așa este. Și aici este locul în care notația IDEF0 funcționează foarte bine. Dar mai întâi, să înțelegem conceptele de bază despre ce sunt notațiile, de ce sunt necesare, ce este IDEF0, care sunt caracteristicile și avantajele acestei metode

Ce este notația pentru descrierea proceselor de afaceri

O notație este un format pentru descrierea unui proces de afaceri, care este o colecție de obiecte grafice utilizate în modelare, precum și reguli de modelare. De fapt, notațiile sunt un limbaj grafic special care vă permite să descrieți munca unei companii, să demonstreze clar interacțiunea dintre diferite departamente, de exemplu. descrie procesele de afaceri. Notațiile pot fi folosite pentru modelarea proceselor sau funcționale. În general, notația poate fi numită un limbaj de programare pentru analiza de afaceri.

Ce este IDEF0?

IDEF0 este o metodologie de modelare funcțională și o notație grafică concepută pentru a formaliza și descrie procesele de afaceri. O caracteristică distinctivă a IDEF0 este accentul pus pe subordonarea obiectelor. IDEF0 se ocupă de relațiile logice dintre joburi, nu de secvența lor temporală (fluxul de lucru). Wikipedia

Standardul IDEF0 a fost dezvoltat în 1981 în Statele Unite de către Departamentul Forțelor Aeriene pentru automatizare industrială. În procesul de dezvoltare a software-ului, dezvoltatorii s-au confruntat cu nevoia de a dezvolta noi metode de analiză a proceselor de afaceri. Ca urmare, a apărut metodologia de modelare funcțională IDEF0, în care se folosesc notații speciale IDEF0 pentru analiză.

Modelul functional al companiei

Modelul funcțional IDEF0 este un set de blocuri, fiecare dintre acestea fiind o „cutie neagră” cu intrări și ieșiri, comenzi și mecanisme care sunt detaliate (descompuse) la nivelul necesar. Cea mai importantă funcție este situată în colțul din stânga sus. Și funcțiile sunt conectate între ele folosind săgeți și descrieri ale blocurilor funcționale. Mai mult, fiecare tip de săgeată sau activitate are propriul său sens. Acest model vă permite să descrieți toate tipurile principale de procese, atât administrative, cât și organizatorice. Săgețile pot fi:

Inbox - introductiv, care prezintă o sarcină specifică.
Outgoing - ieșire rezultatul activității.
Managerii (de sus în jos) - mecanisme de control (poziții, instrucțiuni etc.).
Mecanisme (de jos în sus) - ceea ce este folosit pentru a face munca necesară.

Săgețile de intrare și de ieșire ar fi mai precis numite intrare și ieșire, deoarece în engleză se numesc Intrare și, respectiv, ieșire. Dar caracteristicile traducerii și denumirile obișnuite arată deja așa cum s-au dezvoltat lucrurile. Și totuși, pentru o înțelegere corectă a termenilor, este important să ne amintim sensul lor în acest caz. Acest lucru este confirmat și de faptul că această notație a fost creată în primul rând pentru dezvoltarea de software și este mai corect să traducem termenii din acest punct de vedere. Săgețile sunt semnate folosind substantive (experiență, plan, reguli) și blocuri - folosind verbe, i.e. ele descriu acțiunile care sunt efectuate (crearea unui produs, încheierea unui contract, efectuarea unei expedieri). IDEF0 este un limbaj foarte simplu, dar intuitiv pentru descrierea proceselor de afaceri. Cu acest standard, este posibil să se transfere informații între dezvoltatori, consultanți și utilizatori. Standardul a fost dezvoltat cu mare atenție, este convenabil pentru design și este universal. Există multe instrumente pentru a lucra cu el, de exemplu, VISIO, BPWIN, ERWIN, Bussines studio etc. În plus, utilizarea IDEF0 pentru a crea modele de afaceri nu este doar convenabilă, ci și corectă. Acest instrument a fost dezvoltat pentru business intelligence și a trecut printr-o depanare și lustruire lungă și amănunțită. Prin urmare, utilizarea IDEF0 pentru a crea un model funcțional fără erori este mult mai ușoară decât fără utilizarea acestui standard. După cum știți, cel mai bine este să bateți cuie cu un ciocan. Desigur, puteți folosi și alte unelte pentru asta, dar ciocanul este cel mai funcțional și cu ajutorul lui este cel mai ușor să înfundați un cui cu acuratețe și precizie. Așa este și cu IDEF0 - acest instrument a fost creat pentru modelarea funcțională, iar cu ajutorul lui puteți obține rezultatul dorit mult mai rapid și mai precis.

Un exemplu de creare a unui model funcțional IDEF0

Pentru a înțelege cum să lucrați cu modelarea funcțională, voi da un exemplu al procesului de scriere a unui articol. Blocul principal este „Scrieți un articol”.

Săgețile primite - „Experiență”, „Informații din surse terțe”. Acestea sunt intrările necesare pentru a începe. Orientările pentru scrierea unui articol sunt „Planul de publicare”, „Cerințele editorului”, „Regulile limbii ruse”. Iar în rolul de „Mecanisme” se află autorul, redactorul, corectorul și software-ul. În acest caz, autorul creează un material audio în care adună toate gândurile și ideile care ar trebui să se reflecte în articol. Un copywriter este o persoană care creează pe baza acestui material, ghidată de cerințele editorului, planul de publicare și regulile limbii ruse, textul final al articolului. Correctorul verifică materialul pentru erori. Iar software-ul este instrumentele pe care toți participanții la proces le folosesc în munca lor. Astfel, am setat parametrii de bază ai procesului, intrarea, ieșirea acestuia, precum și tot ceea ce este necesar pentru implementarea cu succes a procesului. Dar acesta este doar cadrul de bază al procesului. Aceasta descrie schema generală a companiei în ansamblu. De fapt, procesul de creare a unui articol, ca orice proces de afaceri, poate și ar trebui să fie detaliat. Pentru a face acest lucru, descompun blocul general „scriere articol” în elemente aferente. În cazul nostru, munca este împărțită în 4 etape principale:

Pregătiți audio.
Pregătiți textul
Pregătiți textul pentru publicare.
Trimiteți un articol la publicație.

Diagrama arată clar în ce etapă ce elemente de control și ce mecanisme sunt implicate. Deci, atunci când creează audio, autorul își folosește cunoștințele și experiența, fiind ghidat de planul de publicare și de cerințele editorului. Copywriterul primește la intrare o înregistrare audio, din care, ghidat de regulile limbii ruse, creează un text. Correctorul primește textul și îl verifică, ghidându-se tot de regulile limbii ruse. Pentru a plasa un articol într-o publicație, aveți nevoie de un software special. Atunci când se creează un model funcțional, parametrii cheie sunt scopul și punctul de vedere. Pe baza acestora, modelarea acelorași procese poate arăta oarecum diferit. De exemplu, în cazul meu, scopul este să „vorbesc despre procesul de scriere a articolului”. Iar punctul de vedere al unui copywriter este „scrierea și publicarea unui articol din punctul de vedere al unui manager de proces”. Deci, dacă același proces ar fi descris din punctul de vedere al unui copywriter, atunci intrarea ar fi experiența și fișierul audio de la autor. În același timp, în acest caz, Experiența ar însemna experiența unui copywriter, dar nu a unui lider sau autor. Prin urmare, primul lucru de stabilit atunci când se creează un model de proces de afaceri este să alegi un punct de vedere și să formulezi clar un obiectiv. O astfel de modelare nu este doar vizuală, ci și foarte convenabilă pentru a lua decizii eficiente de management. De exemplu, în procesul de afaceri descris mai sus, există doi profesioniști separați - un redactor și un corector. Dacă îmi stabilesc sarcina de a optimiza finanțarea proiectului, atunci datorită schemei voi vedea imediat unde este și cum se poate face. Deci, redactorul și corectorul folosesc aproximativ aceleași reguli, dar redactorul primește audio și redă rezultatul sub formă de text, în timp ce corectorul acceptă și returnează textul. Prin urmare, dacă este necesar, pot, să zicem, să ofer un copywriter la jumătate din costul unui corector. În acest fel, voi economisi bani și timp pentru interacțiunea diferiților specialiști. Desigur, înțeleg toate meritele corectorilor și de ce este mai bine să lucrezi cu specialiști individuali. Dar vă reamintesc că am o sarcină: optimizarea costurilor. Fără un astfel de instrument intuitiv, ar fi mai dificil să se determine ce blocuri pot fi eliminate și astfel să se optimizeze performanța.

Cum se creează notația IDEF0

Există multe produse software diferite care pot fi folosite pentru a crea notații. Unele sunt concepute special pentru modelare funcțională, altele sunt concepute pentru orice lucrare cu elemente grafice. Unde și cum construiți aceste modele depinde de dvs.

Eu personal cred ca in primul pas nu este nimic mai bun decat hartia simpla, un simplu creion si o radiera pentru a face corecturi in caz de greseli. Pentru a crea o notație pentru procesele de afaceri existente, de ex. pentru a descrie cum funcționează compania acum, este necesar să se studieze principiile muncii. Un specialist extern (consultant, dezvoltator) efectuează un interviu pentru aceasta. În prima etapă, șeful companiei răspunde întrebărilor, apoi, în procesul de detaliere a notării, se efectuează interviuri cu angajații responsabili pentru diferite etape de lucru. Este important să înțelegeți că acest lucru va necesita 2 notații. Primul va afișa procesele de afaceri „ca atare”. Îl creezi pe baza interviurilor și convini asupra fiecărui detaliu cu angajații companiei și cu managerul. Este foarte important ca viziunea ta asupra proceselor existente să coincidă cu realitatea, iar aceasta este ceea ce necesită confirmare la toate nivelurile. A doua notație este „cum ar trebui să fie”. Este creat pe baza primei și a acelor modificări pe care vă propuneți să le aduceți structurii de lucru pentru a optimiza și automatiza activitatea companiei în cadrul sarcinii. Cerințe ale standardului IDEF0 Cerințele de bază ale standardului IDEF0, în principiu, le-am descris mai sus și am arătat cu un exemplu.

Elementul principal este întotdeauna în colțul din stânga sus.
Toate elementele trebuie să aibă săgeți de intrare și de ieșire, deoarece pentru execuție este necesar să primiți ceva la intrare (comandă, sarcină), iar după procesare la ieșire, este necesar să transferați produsul finit. Săgețile de intrare sunt întotdeauna în stânga, săgețile de ieșire sunt întotdeauna în dreapta.
Deasupra - elemente de control, dedesubt - mecanisme necesare desfășurării procesului.
Dacă există mai multe blocuri pe o singură foaie (ecran), fiecare următor este situat în dreapta și sub cel precedent.
Este necesar să ne străduim să creați circuite în așa fel încât intersecția săgeților să fie minimizată.

Greșeli tipice

Modelarea funcțională se realizează folosind o varietate de instrumente, inclusiv cele care nu sunt destinate modelării. În acest din urmă caz, nu există nicio verificare a erorilor și limitări standard. Dorința de a crește vizibilitatea și lipsa de experiență se termină adesea în greșeli.

Folosind culori diferite

Toate elementele din diagramă sunt la fel de importante. În modelarea funcțională nu există elemente mai mult sau mai puțin importante. Dispariția oricăror va duce la întreruperea procesului și la defecte de fabricație. Adesea, atunci când modelează pe hârtie sau în diverse programe, utilizatorii încearcă să mărească vizibilitatea folosind diferite culori. Aceasta este una dintre cele mai frecvente greșeli. De fapt, utilizarea de săgeți și blocuri colorate adaugă doar confuzie și distorsionează percepția diagramei. Modelul dvs. ar trebui să fie lizibil în alb și negru, fără alte scheme de culori. Această abordare ajută în același timp la evitarea neînțelegerilor și disciplinează creatorul modelului, ceea ce duce la îmbunătățirea lizibilității și alfabetizării modelului.

Prea multe blocuri

Atunci când elaborează un model, ei încearcă adesea să afișeze toate nuanțele muncii companiei cu toate detaliile pe o singură foaie. Rezultatul este un număr foarte mare de blocuri cu un număr mare de săgeți de control. În acest caz, lizibilitatea este pierdută. Cea mai bună opțiune este detalierea, suficientă pentru a înțelege problema și nimic mai mult. Detaliile detaliate ale activității fiecărui departament sau chiar ale unui angajat pot fi dezvăluite atunci când alegeți o vedere detaliată a unui anumit proces. Și o astfel de structură este creată numai dacă este cu adevărat necesară pentru muncă sau pentru luarea deciziilor.

Defalcarea structurii la efectuarea ajustărilor

Aveți grijă să nu creați confuzie sau procese fără elemente de intrare, de ieșire și alte elemente importante. De exemplu, dacă în exemplul de mai sus, consider de cuviință să schimb punctul de vedere la copywriter, voi elimina autorul din schemă. Și atunci controalele „experiența autorului și surse terțe” și planul de publicare devin inutile. La urma urmei, autorul le folosește. Un copywriter lucrează cu un fișier audio. Și dacă rămân în schema generală, atunci, atunci când sunt detaliate, vor conduce, nu este clar unde și provoacă confuzie. La fel, dacă decid să adaug un bloc, este important să mă asigur că are și toate atributele necesare. Grija este foarte importantă aici, deoarece atunci când modelați procese complexe de afaceri, modificările într-o parte a modelului pot duce la schimbări în alta. Ele trebuie introduse.

Reguli pentru denumirea controalelor și blocurilor

Este important să rețineți o regulă simplă: săgețile de control sunt numite substantive, blocurile sunt numite verbe. Acesta este standardul IDEF0, iar această abordare ajută la evitarea confuziei și erorilor. Cel mai adesea, greșelile sunt făcute la denumirea blocurilor. De exemplu, în loc de „Creare articol” scrie „Creare articol”. Blocurile din această abordare sunt acțiuni și, prin urmare, ar trebui să fie întotdeauna verbe.

Beneficiile utilizării IDEF0

Primul beneficiu este evident - este vizibilitatea. Tu însuți începi să înțelegi cum funcționează acest sau acela sistem și, de asemenea, poți explica clar unde sunt „gâturile de sticlă” în acest sistem și cum deciziile tale vor ajuta să scapi de ele.
Înțelegerea reciprocă și lipsa discrepanțelor. Când discutați despre munca unei companii folosind un model funcțional, aveți blocuri de sarcini vizuale și intuitive cu elemente de control. În plus, modelarea funcțională presupune crearea, dacă este necesar, a unui glosar în care sunt dezvăluite convențiile și termenii. Ca rezultat, tu și clientul, managerul și alți angajați vorbiți aceeași limbă atunci când discutați problema.
Simplitate și viteză mare de creare a modelului. Desigur, să înveți să modelezi nu este atât de ușor pe cât pare. La urma urmei, o schemă este, de fapt, o prezentare ultra-densă a informațiilor, care este foarte bună pentru înțelegere, dar este necesară o abordare specială pentru a implementa o astfel de prezentare. În acest caz, creierul analistului acționează ca o presă foarte puternică, pe de o parte, și ca un filtru, pe de altă parte. Dar cu experiență, acest proces devine foarte rapid. Drept urmare, obțineți un instrument care vă va ajuta să vă dați seama ce se întâmplă într-un anumit sistem și, cu ajutorul unui ajutor vizual creat într-un timp scurt, să ilustrați puncte importante colegilor sau clienților.
Disciplina si lipsa de eroare. Standardul IDEF0 presupune cadre și reguli stricte. Această abordare este disciplinată, iar obiceiul de a acționa în cadrul standardului ajută la evitarea greșelilor datorate neatenției. Orice încălcare a standardului este imediat vizibilă.

Care este dificultatea utilizării IDEF0

Este important de înțeles că doar în cele mai simple cazuri doi analiști de afaceri vor crea exact aceleași modele funcționale pentru a descrie activitatea companiei. Orice model este o reflectare a experienței analistului, a profunzimii de înțelegere a afacerii pe care acesta încearcă să o descrie, precum și, într-un fel, punctul său de vedere personal asupra acestei afaceri. Acestea. o persoană dezvoltă un model de afaceri din punctul de vedere al unui lider, de parcă ar fi liderul. În același timp, cred că un analist de afaceri nu este chiar o profesie, fiecare lider de afaceri sau dezvoltator al unor sisteme este angajat în analiza de afaceri, care analizează afacerea și caută să construiască cel mai eficient sistem. Pentru acești oameni și pentru aceste scopuri este destinat instrumentul IDEF0. De aceea este foarte important ca la intocmirea unui model de business functional „ca atare”, sa se consulte in mod constant cu seful companiei, pentru a nu face greseli, care vor atrage automat greseli in fazele de descompunere. De asemenea, în etapele ulterioare, poate fi necesară o coordonare suplimentară cu șefii diviziilor structurale și angajații. Numai dacă modelul tău funcțional „așa cum este” reflectă cu adevărat starea reală a lucrurilor, poți face câteva modificări și sugestii. Și pentru a obține rezultate de înaltă calitate într-o astfel de muncă, în primul rând, sunt necesare experiență practică și cunoașterea particularităților unui anumit tip de afacere.

Ar putea fi util să citiți: