Instrument profesional de bugetare.

Georgy Zemitan, manager de proiect, ITeam

Companiile de construcții și dezvoltare manifestă un interes din ce în ce mai mare pentru tehnologiile moderne de management, în special pentru managementul bugetului. Acest lucru este de înțeles - vremea „banilor ușori” se apropie de sfârșit în industrie, concurența se intensifică, în care companiile cu management eficient vor câștiga. În acest articol, vom împărtăși experiența implementării managementului bugetar în companiile din industria construcțiilor, ilustrând povestea cu exemple despre sistemul automatizat de bugetare BPlan.

Deoarece bugetarea este o tehnologie relativ nouă pentru companiile de construcții, aceasta tinde să fie subutilizată. În principal, sarcinile de gestionare a fluxurilor financiare ale companiei sunt în curs de rezolvare, iar gestionarea rentabilității activității și a valorii companiei nu este încă relevantă. În consecință, toate bugetele sunt întocmite din punct de vedere al fluxurilor de numerar (încasări și plăți de fonduri), iar dintre cele trei bugete principale (BDR, BDDS și Balanță), se utilizează numai BDDS.

Acestea fiind spuse, un model de buget tipic al unei companii de dezvoltare constă din următoarele bugete:

Bugetul de vânzări
Bugetul costurilor de construcție
Bugetul administrativ
Bugetul cheltuielilor comerciale
Bugetul de dezvoltare
Bugetul decontării cu băncile
Bugetul de decontare al investitorilor
Buget de mișcare de numerar (BDM)

Este logic să începeți automatizarea bugetului cu crearea unei cărți de referință a obiectelor de construcție. Această vizualizare analitică va fi utilizată atât în bugetul de vânzări, cât și în bugetul costurilor de construcție. Dacă compania operează în mai multe regiuni, este convenabil să grupați obiectele după geografie. Figura prezintă un exemplu de referință de obiect (direcție analitică) în sistemul BPlan. Ierarhia creată servește nu numai ca mijloc de prezentare vizuală convenabilă a datelor în bugete, dar vă permite și să consolidați automat datele de la anumite obiecte în indicatori rezumativi pentru orașe și pentru toate obiectele în general.

O trăsătură caracteristică afacerii de construcții este distribuția de apartamente finalizate între firma dezvoltator, investitorii externi și administrația locală. Prin urmare, înainte de a dezvolta sistemul propriu-zis de bugete, de regulă, se întocmește un tabel de referință al parametrilor obiectelor de construcție, care oferă o imagine a distribuțiilor planificate și efective ale suprafețelor cedate. În acesta, pentru fiecare obiect, se înscrie suprafața totală a acestuia, precum și procentul din suprafață transferat administrației locale și unui terț investitor. În urma calculului, pentru fiecare obiect se determină suprafața rămasă la dispoziția firmei.

Bugetul de vânzări este unul dintre cele mai dificile din sistemul bugetar al companiei de construcții. Cert este că, de regulă, conține cel mai mare număr de secțiuni analitice (directii în terminologia BPlan). În acest exemplu, toate articolele acestui buget sunt considerate în contextul a 4 direcții de analiză: orașe și obiecte de construcție, tipuri de apartamente, perioade bugetare și versiuni (planificate, efective, abatere absolută, abatere relativă).

Direcția „Tip de apartamente” este prezentă la companiile angajate în construcția de locuințe. Oferă analize de vânzări în funcție de tipul de apartament (număr de camere, filmare).

În plus, bugetul de vânzări în cele mai multe cazuri conține o structură non-trivială de articole, deoarece atât prețul, cât și veniturile sunt împărțite în contractuale și asigurări.

Structura bugetului de vânzări arată în BPlan așa cum se arată în figura din dreapta. În partea de sus a ferestrei sunt articole bugetare. În partea de jos - secțiunile analitice utilizate. Desigur, unele elemente trebuie calculate. De exemplu, venitul este calculat ca prețul pe metru pătrat înmulțit cu volumul vânzărilor.

Același buget în modul de planificare sau de analiză a datelor este prezentat în tabelul de mai jos în figura de mai jos. Capacitățile tabelului BPlan au făcut posibilă afișarea unei structuri bugetare multidimensionale complexe în forma care este cea mai convenabilă pentru lucru în acest moment. Și anume, datele pentru analiza „Plan-Fact” la rubrica „Venituri” pentru luna ianuarie sunt afișate în contextul obiectelor și tipurilor de apartamente. Restul elementelor rând și perioadelor bugetare nu sunt afișate în acest tabel.

Configurarea unei forme diferite de afișare a aceluiași tabel de buget vă permite să răspundeți la alte întrebări. De exemplu, forma tabelului din figura următoare face posibilă analizarea dinamicii efective a numărului de apartamente vândute la Moscova.

După bugetul de vânzări, de regulă, se elaborează un buget pentru costurile de construcție, una dintre opțiunile posibile pentru care este prezentată în figura următoare. Toate elementele de cost (lucrări efectuate) sunt grupate în patru capitole principale: „Pregătirea șantierului”, „Obiecte principale de construcție”, „Facilități energetice” și „Costuri neprevăzute”. Referința elementului rând trebuie proiectată astfel încât să poată fi utilizată neschimbată pentru toate obiectele. Figura prezintă un exemplu de buget pentru lucrări de construcție în modul de analiză plan-fact pentru „Obiectul 1” la sfârșitul lunii februarie. Valorile pozitive ale abaterilor corespunzătoare excesului de costuri efective față de cele planificate sunt evidențiate cu roșu.

În continuare, se elaborează „Bugetul cheltuielilor administrative”, care reflectă articolele de cheltuieli aferente managementului firmei (cheltuieli de birou, salariile personalului de conducere etc.), „Bugetul cheltuielilor comerciale”, cuprinzând toate costurile. asociate activităților imobiliare și „Bugetul de dezvoltare”, Afișarea repartizării pe perioade bugetare a resurselor financiare alocate de conducătorii companiei pentru dezvoltarea acesteia. În general, structura acestor bugete nu poartă nicio specificitate de industrie.

Specific unei firme de construcții este utilizarea activă a finanțării externe sub formă de împrumuturi bancare și fonduri de la investitori externi, ceea ce se reflectă întotdeauna în modelul bugetar. Bugetul decontărilor cu băncile ar trebui să ofere o imagine a încasărilor și plăților creditelor, precum și a plăților dobânzilor, atât pentru fiecare bancă creditoare, cât și în total pentru toate băncile.

Bugetul decontărilor investitorilor conține încasările planificate și efective ale investițiilor externe cu analize pentru anumiți investitori.

O companie de dezvoltare poate avea mai multe persoane juridice în structura sa. De exemplu, funcțiile de investiții, construcții și vânzări sunt adesea împărțite în entități juridice separate. persoane. În acest caz, la bugetarea fluxurilor de numerar, este necesar să se gestioneze solvabilitatea mai multor conturi de decontare. Pentru a face acest lucru, BPlan creează un director de conturi de decontare în numerar, care este utilizat în bugete după cum este necesar.

În fruntea sistemului bugetar al companiei de construcții se află Bugetul Fluxului de Trezorerie. Oferă o imagine completă a soldurilor de deschidere și de închidere, precum și a încasărilor și plăților de fonduri pentru companie în ansamblu. Valoarea articolului „DS la începutul perioadei” din prima perioadă bugetară (în exemplu - 5000 USD în ianuarie) este introdusă în tabel. Toate elementele de încasări și plăți sunt calculate automat pe baza bugetelor de funcționare întocmite anterior. Postul „DS la sfârșitul perioadei” este calculat ca sold inițial al fondurilor, majorat cu suma încasărilor și diminuat cu valoarea plăților. Valoarea articolului „CP la începutul perioadei” în perioada a doua și în perioada următoare este egală cu soldul final al perioadei precedente.

În concluzie, subliniem încă o dată principalele sarcini care sunt rezolvate prin bugetarea fluxului de numerar, care este cel mai des folosită în companiile imobiliare:

Managementul solvabilitatii si lichiditatii companiei.
Analiza bugetului de vanzari in contextul obiectelor, versiunilor, clientilor, canalelor de distributie, tipurilor de apartamente si altele.
Obținerea unei imagini clare asupra structurii costurilor de construcție.
Gestionarea decontărilor reciproce cu creditorii și investitorii

Astfel, fiind capabili să planifice și să analizeze fluxurile de numerar ale companiei, liderii acesteia se pot gestiona mult mai eficient.

În același timp, sunt clare și direcțiile pentru dezvoltarea ulterioară a bugetării. Pe lângă fluxurile de numerar, este necesar să începeți bugetarea în limbajul veniturilor și cheltuielilor, pentru a determina corect profitul companiei și direcțiile de utilizare a acestuia. Pentru companiile care vizează creșterea valorii lor de piață, este necesar să se întocmească un bilanț planificat și să controleze dinamica reală a modificărilor activelor și pasivelor. În plus, pentru ca bugetarea să devină cu adevărat o tehnologie de management, este necesară implicarea conducătorilor tuturor centrelor de responsabilitate financiară în elaborarea bugetelor, elaborarea unui sistem de motivare a acestora, în funcție de indicatorii efectiv realizați, pentru a introduce o contabilitate de gestiune. sistem care ar corespunde structurii financiare şi bugetare.

Desigur, bugetarea eficientă este imposibilă fără o automatizare adecvată. În același timp, în stadiul inițial de implementare a managementului bugetar într-o companie, este rezonabil să folosiți un program ieftin și ușor de învățat și personalizat, care este disponibil pentru implementare independentă.

Ar putea fi util să citiți: