Implementarea Sistemului Corporate de Management al Proiectelor (CSPM)
Numele meu este Andrey Berehovenko și am peste 13 ani de experiență practică în implementarea sistemelor de management de proiect în diverse domenii de afaceri (IT, producție, retail, media, logistică, farmaceutică, inovație etc.). În acest articol vă voi împărtăși experiența acumulată în implementarea eficientă a tehnologiilor de management de proiect. Articolul va fi util atât proprietarilor de afaceri care doresc să îmbunătățească eficiența și productivitatea, cât și managerilor de birouri de proiecte care, de fapt, realizează aceste obiective de afaceri.
Strategia de dezvoltare
În primul rând, este necesar să înțelegem clar că Sistemul de management al proiectelor corporative (denumit în continuare KSPM) nu este o entitate autonomă separată, ci o parte a unui singur organism de afaceri al Companiei. În sine, KSUP nu are valoare pentru afacere. Este un instrument pentru atingerea rezultatelor afacerii, pentru implementarea strategiei Companiei.
Dacă ați ajuns să implementați KSUP într-o companie a cărei conducere nu înțelege ceea ce am scris mai sus, atunci fie va trebui să depuneți mult efort pentru a forma această înțelegere, fie este mai bine să nu vă asumați implementarea, ceea ce este probabil. pentru a se termina cu eșec. Întotdeauna vor exista centre de sabotare care vor strica tot ceea ce este sănătos pe care vrei să-l faci.
Mai jos este o descompunere la nivel înalt a obiectivului strategic al companiei, pe care o folosesc adesea atunci când implementez CSPC:
Componentele sistemului de management al proiectelor
Disting 3 componente principale ale KSUP - aceasta este o metodologie („regulile jocului”), un sistem informațional (automatizarea acelor procese care pot fi automatizate) și, cel mai important, aceștia sunt oameni, manageri și administratori de proiect care vor gestiona proiecte, folosesc pentru aceasta, în primul rând, cunoștințele, abilitățile și abilitățile lor, iar în al doilea rând - reglementările și sistemul informațional.
Acum, mai detaliat despre fiecare componentă.
Metodologia managementului proiectelor
Structura organizatorica si domeniile de responsabilitate
Structurile organizatorice sunt foarte diferite, în funcție de modelul Biroului de Proiect pe care îl implementați. Astăzi mă voi concentra asupra structurii cu care deseori încep implementarea CSPC. Este cel mai optim pentru a arăta beneficiile și a vinde tehnologia de management de proiect pentru toate părțile interesate în primele etape.
Aceasta este o structură în care, în primele etape de implementare a CSPM, nu umflam personalul Biroului de Proiect, ci găsim Manageri de Proiect în departamentele funcționale. Puteți argumenta mult despre avantajele și dezavantajele sale, dar acesta este subiectul următorului meu articol.
Domeniile de responsabilitate ale fiecărui membru al structurii organizatorice:
Comitetul de proiect
Comitetul de proiect Este un organism colegial pentru luarea deciziilor cheie cu privire la proiecte
Componența comisiei
· Președinte - Director General.
Moderator - Șeful Biroului Proiect
Participanți permanenți - șefi de zone funcționale
Participanți nepermanenți - Liderii de proiect care necesită o atenție specială
Frecvența comitetului
Săptămânal - primele 6 luni de implementare a sistemului de management
Lunar - din luna a 7-a
Funcțiile comitetului
Luarea deciziilor cu privire la trecerea la următoarea Poartă a proiectului
· Adoptarea influențelor managementului asupra proiectelor care necesită o atenție specială.
Luarea deciziilor privind fezabilitatea proiectelor inițiate, numirea echipei de management (Sponsor, Client și Manager de Proiect)
Decizia privind aprobarea conceptelor de proiect
Luarea deciziilor privind aprobarea Studiilor de Fezabilitate, Cartelor și bugetelor proiectelor și începerea lucrărilor
Luarea deciziei de a schimba etapele proiectului
· Aprobarea rezultatelor proiectului
Calitatea proiectului
Este important să înțelegem că calitatea unui proiect nu este doar o sarcină locală de înaltă calitate în cadrul proiectului, ci calitatea integrală a rezultatului, produsul proiectului și calitatea îndeplinirii acelor cerințe care sunt stabilite pentru managementul proiectului.
Definiţia management objects
La prima etapă sau chiar la zero a implementării CSP, este categoric important ca toate activitățile să fie identificate și clasificate. Primul pas către eșec este de a chema toate proiectele de activități, de a le stabili reguli uniforme și de a cădea în birocrația și indignarea participanților la toată această acțiune. Prin urmare, propun următoarea clasificare:
Portofoliu de proiecte
Când ați clasificat toate activitățile din Compania dvs., ceea ce ați numit proiecte trebuie să fie descompuse și mai profund și să formeze portofolii de proiecte. Mai jos este o descompunere a unuia dintre portofoliile mele. Este suficient de versatil pentru a se potrivi unei varietăți de companii.
Ciclul de viață al proiectului
Unul dintre fundamentele cheie pe care se bazează managementul de proiect este ciclul de viață al proiectului. Poate exista un ciclu de viață diferit pentru fiecare portofoliu și chiar pentru fiecare proiect. Mai jos este o diagramă a unui ciclu de viață destul de universal pe care îl folosesc în mod activ în practica mea.
Motivarea participanților la proiect
Un factor important este motivarea membrilor echipei de proiect pentru a îndeplini sarcinile care le sunt atribuite în cadrul proiectului. Acest subiect este deosebit de relevant atunci când angajații combină activitățile operaționale și cele de proiect. Această combinație duce la un număr mare de conflicte de interese și are un efect foarte dăunător asupra performanței angajaților înșiși. Dar acest subiect este demn de un articol separat, pe care îl voi scrie mai târziu.
Mai jos sunt principalele aspecte ale sistemului de motivare:
Etapele implementării sistemului de management al proiectelor
Mai jos voi prezenta principalele etape (nu descompuse) ale implementării KSUP, vă va fi util să le puneți ca bază:
· Studiu asupra situației actuale (ca atare)
o Studiați documentația disponibilă
o Intervievarea proprietarilor și participanților la procesele cheie de afaceri
o Identificarea și descrierea activităților curente
o Clasificarea activității
o Formarea unui portofoliu de proiecte
Dezvoltarea conceptului pentru implementarea KSUP (a fi)
o Protejarea conceptului cu părțile interesate
Dezvoltarea metodologiei
o Intervievarea participanților cheie în activitățile proiectului
o Elaborarea, coordonarea și aprobarea Prevederilor pentru managementul proiectelor
o Dezvoltarea, acordul și aprobarea Instrucțiunilor pentru procesele cheie
o Elaborarea, coordonarea și aprobarea modelelor pentru documentele de proiect
Implementarea unui sistem informatic de management de proiect
(etapa este paralelă cu metodologia, dar automatizarea se poate face doar după aprobarea Regulamentului privind managementul proiectelor, sau mai bine, când au început să-l folosească și procesele sunt cumva depanate, dar dorința de a implementa sistemul cât mai repede posibil își lasă amprentele)
o Descompunerea acestei etape este demnă de un articol separat, pe care îl voi scrie în curând
Formarea participanților la activitățile proiectului (o etapă categoric importantă)
o Training in metodologia de proiect, tehnologie de management de proiect
o Instruire pentru a lucra în Sistemul Informațional de Management al Proiectului
o Neapărat - controlul cunoștințelor dobândite (în primul rând, este imperativ să se înțeleagă managerii pregătiți pentru a gestiona eficient proiectele, iar echipele de proiect să lucreze într-o nouă paradigmă, adesea în această etapă are loc o schimbare în structura organizațională, care Am descris mai sus și un birou de proiect cu drepturi depline este format cu manageri și administratori de proiect profesioniști).
Funcționarea experimentală a sistemului (este important să faceți un proiect pilot bun și să testați sistemul și instrumentele în viața reală)
Punerea în funcțiune în exploatare comercială (posibilă numai după operarea de probă cu succes, succesul trebuie neapărat măsurabil)
Suport și dezvoltare de sistem
Victorii rapide
La implementarea KSUP, acționarii, managerii de top și alte părți interesate se așteaptă la victorii rapide de la tine. Ceea ce, în opinia mea, ar trebui subliniat în primul rând pentru a obține aceste victorii:
· Management de proiect
o Structurarea și lansarea proiectelor cu cea mai mare prioritate (voi scrie despre modul de prioritizare a proiectelor în articolul următor)
Metodologie
o Elaborarea politicii și reglementărilor privind managementul proiectelor
o Elaborarea hartilor tehnologice pentru fiecare tip de proiect
Sistem informatic de management al proiectelor
o Setări de bază pentru MS Project Professional și Online sau un alt sistem (rețineți că acesta este doar un instrument și nu există nicio diferență fundamentală pe ce sistem alegeți) - mai multe despre asta în următorul meu articol
o Publicarea si monitorizarea proiectelor lansate si structurate
„Atunci când procesele lipsesc, experiența poate fi un substitut pentru ele.
Când nu există experiență, regulile o pot înlocui.
Când nu există reguli, există doar ritualuri.
Ritualurile sunt începutul haosului”
Lao Tzu, „Tao Te Ching”
Ar putea fi util să citiți:
- Descrierea postului pentru director de management de proiect;
- Planul de producție în planul de afaceri: descriere, funcții, conținut;
- Rata internă de rentabilitate - IRR;
- Investiții de capital fix: tipuri și surse;
- Utilizarea unei hărți de risc pentru a le identifica;
- Automatizarea sistemului de management al proiectelor;
- Cum se face un proiect?;
- Raționalizarea forței de muncă: tipuri de norme și standarde;