Matricea de responsabilitate

Dezvăluirea ierarhiei lucrărilor, determinarea executanților acestora ne permite să descriem sistemul de subordonare a membrilor echipei de proiect, repartizarea responsabilității între aceștia. Pentru a face acest lucru, puteți utiliza matricea de responsabilitate.

La elaborarea unei matrice de responsabilitate se pleacă de la următoarele definiții:

Responsabilitatea este o obligație pe care o persoană trebuie să o îndeplinească;

Sfera de responsabilitate - o serie de sarcini, pentru soluția de succes a cărora o persoană este responsabilă pentru un proiect dat;

Puteri - dreptul de a lua decizii în cadrul unei game de sarcini desemnate.

Construcția pas cu pas a matricei de responsabilitate se realizează în următoarea ordine:

Se întocmește o listă a principalelor rezultate ale proiectului (acestea includ atât produsele proiectului, cât și documentația proiectului);

Se întocmește o listă a participanților la proiect;

Se construiește un tabel, la începutul fiecărei linii din care este indicat un rezultat al proiectului, iar în capul coloanei - un anumit participant la proiect;

Într-o celulă formată dintr-un rând și o coloană, indicați funcția sau rolul care este atribuit acestui participant la proiect pentru a obține rezultatul dorit.

Matricea responsabilităților folosește următoarea listă de funcții sau roluri ale participanților la proiect:

- « O- este responsabil ”- cel care răspunde de rezultatul dat (de obicei este cineva din rândul membrilor echipei care asigură direct primirea acestui rezultat);

- « Avea- aprobă „- cel care aprobă rezultatul (selectat dintre persoanele care iau decizia finală privind prestarea muncii și calitatea rezultatului);



- « LA- consultă ”- cel care oferă îndrumări suplimentare pentru obținerea în timp util a unui rezultat de înaltă calitate (în acest rol sunt oameni cunoscători în acest domeniu care nu se numără printre persoanele care iau decizia finală);

- « ȘI- informează ”- cel care trebuie informat despre rezultatul obținut (aceștia sunt membrii echipei de proiect, ale căror acțiuni depind de calitatea și timpul de obținere a acestui rezultat).

Atunci când atribuie roluri și funcții, aceștia încearcă să nu numească mai mult de o persoană responsabilă pentru un anumit rezultat, pentru a evita efectul iresponsabilității colective. De asemenea, se asigură că nu mai rămâne niciun rezultat pentru care nimeni nu este responsabil personal. De asemenea, ei se străduiesc să evite numeroase declarații pentru a nu trage această parte a lucrării. Cei care au cu adevărat calitățile unui expert într-o gamă dată de sarcini sunt aleși ca consultanți.

Mai jos este un exemplu de matrice de responsabilitate a proiectului.

Cunoscând lista și ordinea lucrărilor, având o listă a responsabililor de implementarea acestora, puteți întocmi un grafic al proiectului. Programul proiectului specifică datele planificate de început și de sfârșit pentru întregul proiect, fazele sale individuale, pachetele de lucru, activitățile individuale și operațiunile specifice. Prezența unui astfel de program ajută la controlul calendarului lucrării, la construirea unei previziuni privind oportunitatea finalizării proiectului în ansamblu.

Procedura de elaborare a unui program de proiect include următorii pași:

Determinarea relațiilor dintre lucrări (operațiuni) și reperele proiectului;

Evaluarea suportului de resurse pentru muncă (ce calificări sunt necesare, când, pentru ce perioadă);

Estimarea duratei muncii (uneori se fac mai multe variante de evaluare: pentru o desfasurare favorabila a evenimentelor si separat pentru una nefavorabila);

Optimizarea programului de proiect prin încorporarea celor mai bune combinații posibile de muncă, volum de muncă eficient al executanților.

Diagramele Gantt

Una dintre cele mai comune forme de prezentare vizuală a programului de proiect este așa-numita „diagramă în bandă” sau diagramă Gantt. În aparență, o diagramă Gantt este un set de benzi ("panglici") plasate într-un sistem de coordonate dreptunghiular, a căror locație și lungime corespund parametrilor de timp ai lucrărilor individuale. Amplasarea marginii din stânga a fiecărei benzi corespunde datei de începere a unui anumit loc de muncă, plasarea marginii din dreapta corespunde sfârșitului acestei lucrări.

muncă. Vederea generală a diagramei Gantt este prezentată în figură.

Metode de planificare a rețelei. Diagrama de rețea a căii critice

Unul dintre dezavantajele unei diagrame Gantt este dificultatea de a afișa relațiile de muncă efectuate. Pentru a umple acest gol, sunt utilizate metode de planificare a proiectelor de rețea. Rezultatele lor sunt afișate sub formă de scheme analitice grafice numite diagrame de rețea (una dintre ele este reflectată în figura de mai jos).

În astfel de grafice, relațiile logice sunt afișate prin săgeți, iar operațiile sunt afișate prin dreptunghiuri.

O operațiune în planificarea rețelei este înțeleasă ca orice acțiune care duce la un rezultat planificat, un proces de lucru, însoțit de costul diverselor resurse, care includ un anumit timp.

Adesea, așa-numita cale critică este evidențiată pe diagrama de rețea, care corespunde celui mai lung lanț secvențial de operațiuni ale proiectului (în figură, calea critică este evidențiată cu dreptunghiuri roșii).

Construcția unei diagrame de rețea este însoțită de o prezentare tabelară a acelorași informații. De exemplu, aceleași informații ca în graficul de rețea prezentat anterior pot fi reprezentate sub forma următorului tabel.

Ca urmare a planificării rețelei folosind metoda calea critică, este posibil să se descrie întregul proiect sub forma unei liste de activități. Una dintre variantele unei astfel de descrieri este prezentată în tabelul de mai jos.

Aceste date îl ajută pe managerul de proiect să optimizeze utilizarea resurselor de care dispune. De exemplu, a existat o amenințare de întrerupere a calendarului unei operațiuni aflate pe o cale critică. Managerul poate reorienta un număr suplimentar de interpreți către implementarea acestuia. Cine și cât de mult poate fi reorientat către această operațiune va fi clar din descrierea și durata altor operațiuni.

Planificarea resurselor

Modelele de rețea ale proiectului sunt construite pe baza ipotezei ideale a disponibilității tuturor resurselor necesare: umane, logistice, financiare etc. În realitate, disponibilitatea resurselor este limitată. Prin urmare, planificarea resurselor este una dintre componentele obligatorii ale dezvoltării documentației proiectului.

Algoritmul de planificare a resurselor include:

Întocmirea unei liste de resurse necesare;

Determinarea volumului și calendarului suportului de resurse pentru operațiuni specifice;

Evaluarea disponibilității resurselor;

Determinarea surselor și procedura de achiziție a resurselor lipsă.

În planificare, resursele sunt împărțite în regenerabile și neregenerabile.

Resursele regenerabile sunt resurse care pot fi reutilizate atunci când se execută alte lucrări (oameni, mașini, unelte etc.). Lenevia lor în prezent nu poate fi profitabilă în viitor.

Cele neregenerabile după utilizare își pierd forma materială naturală (materii prime, combustibil, combustibili și lubrifianți) sau devin proprietatea altui proprietar (bani). Dacă în acest moment nu sunt utilizate, atunci acest lucru permite în viitor să economisiți la achiziția lor.

Clasificarea de mai sus a resurselor ajută la înțelegerea a ceea ce poate fi dobândit pentru utilizare ulterioară și acumulat, cu a cărui achiziție ar trebui amânată și ce ar trebui utilizat chiar acum - altfel deținerea acestor resurse va fi inutilă.

Optimizarea planului de resurse ar trebui realizată ținând cont de matricea de compromis de mai sus. Dacă, în conformitate cu termenii proiectului, timpul pentru obținerea unui rezultat dat este fix, atunci pentru a neutraliza riscul de sublivrare, ar trebui făcute stocuri de resurse. Dacă costul este fix, atunci ar trebui să vă faceți timp pentru a găsi resurse mai ieftine. Dacă calitatea rezultatului este fixă, atunci trebuie acordată o atenție deosebită calității, nu prețului resurselor.

Figura prezintă un exemplu de plan de resurse sub forma unei histograme a membrilor echipei necesare pentru un proiect.

Planificarea unui răspuns la posibile situații riscante

O parte separată a etapei de planificare poate fi dezvoltarea măsurilor de răspuns la posibile evenimente nefavorabile pentru proiect - riscuri. Pentru aceasta se întocmește o listă cu astfel de evenimente, se evaluează nivelul de prioritate (rang: ridicat, mediu, scăzut) pentru proiect. Planificarea răspunsului la risc se realizează prin descrierea măsurilor care vor ajuta la reducerea impactului negativ al evenimentelor cu risc de cea mai mare prioritate (probabile și periculoase).

Figura prezintă un exemplu de plan de răspuns la riscul unui proiect.

Bugetul proiectului

Luând în considerare toate operațiunile planificate și costurile asociate, se formează bugetul proiectului. Este destinat planificării fluxurilor de numerar asociate implementării proiectului. Bugetul proiectului contine:

Informații despre unde, când și ce fonduri vor ajunge la dispoziția echipei de proiect;

Informații despre ce operațiuni specifice, când și ce fonduri vor fi cheltuite.

Ca toate celelalte planuri cu care este asociat, bugetul proiectului este în mod constant ajustat și rafinat.

Versiunea sa inițială (bugetul preliminar) este creată pentru discutarea și justificarea costurilor, justificarea și planificarea posibilelor venituri. Marja de eroare în estimările de costuri și fondurile împrumutate cuprinse în bugetul preliminar este, de regulă, de ± 50%.

Bugetul revizuit al proiectului este creat ținând cont de negocierile purtate cu furnizorii și viitorii executanți. Se ține cont de sumele indicate în proiectele de contracte viitoare convenite. Eroarea calculelor pe care le conține este, în cel mai bun caz, de ± 10%.

Bugetul final (oficial) al proiectului, aprobat la sfârșitul etapei de planificare, este creat pe baza documentației de lucru finalizate. Acesta oferă o listă exhaustivă a restricțiilor directivelor privind utilizarea resurselor financiare. Dar bugetul aprobat (oficial) al proiectului este calculat cu o eroare de ordinul ± 5-8%.

Plan de proiect

Rezultatul tuturor lucrărilor descrise mai sus este un plan cuprinzător al proiectului. Structura sa aproximativă poate fi reprezentată după cum urmează:

scurtă prezentare generală a proiectului:

Obiective și rezultate așteptate,

strategii de implementare a proiectelor,

Domeniul total de activitate,

Legături organizaționale, sistem de management al proiectelor

structura proiectului:

Structura de defalcare a muncii,

Matricea de responsabilitate

complex de lucrări planificate:

Liste și parametri ai operațiunilor planificate,

Programul rețelei proiectului,

Program de lucru

furnizarea de resurse:

personal,

Mijloace materiale si tehnice,

Alte resurse necesare

limitări și riscuri:

Dependența rezultatelor de circumstanțe externe,

Riscuri și incertitudini

Procedura de abordare a situațiilor riscante,

Bugetul proiectului.

Sfaturi utile pentru finalizarea fazei de planificare:

Lista de verificare ajută la asigurarea faptului că acțiunile cheie din faza de planificare au fost finalizate, că au fost obținute rezultatele cheie, că au fost luate decizii și că performanța proiectului este monitorizată.

Întrebare da

 

Ar putea fi util să citiți: