Matricea responsabilitatii proiectului: esenta, reguli de constructie, exemple

Când ne-am hotărât cu privire la rolurile principale, ar trebui să trecem la elaborarea unui document foarte util, denumit matricea responsabilităților. Este important pentru noi, dragă cititor, să realizăm că în timpul elaborării tabelului matriceal, PM fixează complexul nu numai al responsabilităților membrilor grupului, ci și al puterilor acestora. Vă sugerez să înțelegeți acest subiect mai detaliat.

În manualul PMBOK (ediția a cincea), matricea de responsabilitate are și alte denumiri: „diagrame matrice”, „matrice RAСI”. În practica casnică, acest instrument sună adesea ca o matrice de distribuție a responsabilităților. În manualul PMI, MO se referă la un tabel care arată resursele alocate fiecărui pachet de lucru. Afișează legăturile dintre membrii echipei și reperele.

Tehnica RAСI este folosită în mod tradițional pentru a umple MO. Aceasta este o abreviere pentru primele litere ale cuvintelor: „Responsabil”, „Responsabil”, „Consultant” (Consultați înainte de a face), „Observator” (Informați după efectuarea).

Exemplu de matrice RACI din Ghidul PMBOK

În funcție de amploarea proiectului, PMBOK permite utilizarea IO la diferite niveluri cu diferite grade de elaborare a responsabilităților membrilor grupului de lucru. Dacă luăm în considerare MO de nivel înalt, atunci grupurile și diviziile echipei sunt implicate pe de o parte și componente mari ale IRS, pe de altă parte, pentru a construi matricea. Dimpotrivă, IO-urile de nivel scăzut „coboară” pentru a detalia distribuția responsabilităților anumitor membri ai echipei până la nivelul operațiunilor.

Practica rusă de design se distinge adesea prin extinderea opțiunilor de responsabilitate până la includerea puterilor și în MO. Aceasta introduce un dezechilibru în matrice. Puteți vedea o ilustrare a acestei abordări mai jos.

Un exemplu de matrice de responsabilitate pentru un proiect de investiții în Rusia

Subsarcini și responsabilități

Exemplul anterior demonstrează clar situația de estompare a concentrării pe responsabilitate. Cum poți evita această situație? Să ne amintim, colegilor, subsecțiunea dedicată sarcinilor de management. În el, am analizat o categorie importantă de management – ​​„responsabilitatea”. Apoi am stabilit că responsabilitatea resursei presupune dreptul acesteia de a accepta și obligația de a duce la bun sfârșit sarcina, fără a ne referi la vreun obstacol. Permiteți-mi să vă reamintesc exemplul unui vânător din Krasnoyarsk care și-a asumat sarcina de a livra piei de veverițe, bătute în ochi, până la termenul limită, dar cu condiția ca numărul lor să nu fie mai mare de 45 în loc de 100. Asta era regula lui: să ia doar ceea ce este în stare să facă în mod realist.

Managerul este resursa responsabilă pentru o sarcină unică de proiect. În momentul planificării unui proiect, managerul acestuia este obligat să asigure descompunerea rezultatului în subsarcini, a căror execuție secvențială duce automat la rezolvarea sarcinii cheie. Este recomandabil să se efectueze o astfel de descompunere în mod colectiv, implicând membrii echipei de management al proiectului în lucru prin metoda brainstorming-ului. Rezultatele acesteia ar trebui să apară, un plan pentru reperele.

De obicei, compoziția formulărilor elementelor tabelului corespunde doctrinei funcționale a managementului:

  • elaborarea specificațiilor tehnice;
  • implementarea unui sistem prototip;
  • operațiune de probă etc.

Se dovedește mult mai eficient dacă aplicați metode de control din sarcini. Vă aduc în atenție un exemplu de astfel de descompunere.

Schema de descompunere a sarcinii proiectului pentru implementarea produsului Y

Acest exemplu este ilustrativ. Desigur, managerul este responsabil pentru sarcina de nivel superior. Și este evident că managementul de proiect stabilește împărțirea responsabilității pentru subsarcinile descompuse între membrii echipei. Astfel, logica alcătuirii unui astfel de tabel ca matrice de responsabilitate se maturizează în mod natural. Construcția sa începe cu formularea sarcinilor.

Personal, sunt impresionat de abordarea laconică a utilizării modelului matriceal, deoarece obligația, ca sinonim pentru subiectul cercetării noastre, este și o stare umană: ori este acolo, ori nu este. Și cel mai important, un astfel de stat nu poate fi distribuit între mai mulți oameni. În scopuri de management, poate avea doar un singur purtător. În caz contrar, responsabilitatea se pierde într-o măsură sau alta. Exemplul nostru de descompunere dictează următoarea formă a matricei.

O variantă a matricei de răspundere simplificată

Responsabilitate și autoritate: cum să eviți greșelile?

Consider că, în special, PM începători trebuie să învețe cum să completeze o matrice simplificată și să asigure operabilitatea și controlul acesteia, apoi să treacă la configurații mai complexe, evitând în același timp greșelile tipice care se întâmplă uneori. Indiferent de numărul de opțiuni de răspundere (litere utilizate în tabel pentru a-l completa), ar trebui să vă ghidați după anumite reguli de completare. Construirea unui proiect MO necesită respectarea unor reguli importante:

  1. Lucrați la ML ca o echipă întreagă, încercând să îl completați într-o singură sesiune.
  2. În primul rând, completați toate celulele cu responsabilitate, pentru a exclude situația în care există linii fără simbolul „O”.
  3. Respectați metodologia RACI, evitând extinderea sferei de competențe din categoria „Executor”, „Coordonare”, care, de fapt, nu sunt responsabile în conținut.
  4. Eliminați situația coloanelor goale în MO.
  5. Compuneți mai multe opțiuni MO, începând de la nivelul superior și respectând principiul conciziei.

Dacă nu țineți cont de regulile speciale subliniate mai sus, este ușor să faceți greșeli, ceea ce va înrăutăți apoi capacitatea de control, va reduce eficacitatea managementului de proiect. Pentru a evita o astfel de situație, este mai bine să vă controlați imediat pentru posibilitatea de a face greșeli în timp ce lucrați la MO. Construirea unui MO poate fi însoțită de greșeli tipice:

  1. Permiteți o situație în care două simboluri sunt puse într-o celulă.
  2. Supraîncărcați MO cu simboluri, devalorizându-i astfel capacitatea de utilizare.
  3. După aprobarea OM, „puneți-l sub covor” și uitați, eliminând astfel rostul utilizării OM ca instrument de control direct al rezultatelor intermediare și cererea din partea resurselor responsabile pentru sarcinile proiectului.

În acest articol, dragi colegi, noi, împreună cu dumneavoastră, am considerat problema conceptului, esenței și conținutului matricei de responsabilitate ca un element esențial al planificării și implementării proiectului. Sunt prezentate metodologia tradițională și exemple de construire a MO. Este afirmată poziția autorului cu privire la beneficiile unei abordări mai categorice a responsabilității și distribuția acesteia. Au fost clarificate regulile pentru dezvoltarea MO și erorile aferente.

Sunt convins că un manager de proiect care se ghidează după regula „mai puțin este mai mult” în atribuirea responsabilităților are mai mult succes. Acest lucru se datorează și faptului că construcția MO este implementată în modul fără ambiguitate. Prin urmare, sfătuiesc fiecare PM să înceapă cu forme mai simple, complicând treptat practica aplicării.

 

Ar putea fi util să citiți: