О возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства. Приказ о возложении кадровых обязанностей образец. Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера

Приказ о возложении обязанностей на работника в последнее время стал делом привычным практически на любом предприятии. Составить такой документ несложно. Надо только четко соблюдать определенную последовательность действий и не нарушать Трудовой кодекс.

Причины издания приказа

Бывают ситуации, когда один из сотрудников по той или иной причине отсутствует на рабочем месте. Но предприятие не должно на это время изменять привычный ритм работы или остановиться вовсе. Выходом из такой ситуации будет приказ о возложении обязанностей этого работника на кого-нибудь другого. Но перед этим наниматель должен определиться, кем и каким способом эти обязанности будут исполняться. Существует три совершенно разных варианта:

Можно временно перевести одного из коллег на должность отсутствующего в данный момент работника.
Возложить его обязанности на другого сотрудника, причем свою работу он также должен выполнять.
Пригласить человека со стороны. Он на время заменит основного работника.

Выбор должно сделать руководство предприятия, и только после этого составлять приказ о возложении обязанностей. На принятие решения могут повлиять лишь два фактора: трудовые ресурсы (наличие сотрудников, которые смогут исполнять дополнительные функции) и материальные возможности (производить частичную или полную оплату).

Пошаговая инструкция

Существует несколько причин, по которым наниматель принимает решение о том, что определенный круг обязанностей в дальнейшем будет выполнять другой сотрудник:

Основной работник отсутствует в данный момент по уважительной причине (отпуск, командировка и другие).
Необходимо выполнять обязанности, соответствующие должности (профессии), которой нет в штатном расписании.
Сотрудник совмещает работы по разным профессиям.

В каждом из этих случаев должны поочередно выполняться следующие действия:

Руководитель подразделения должен составить служебную записку на имя директора предприятия, где подробно излагает причины, побудившие его принять соответствующее решение.
Согласовать вопрос с дирекцией.
Заручиться согласием работника в письменном виде.
Кадровая служба издает соответствующий приказ о возложении обязанностей на конкретного работника.

Чтобы решить такой вопрос, не создавая конфликтов, необходимо соблюдать строгую последовательность указанных действий.

Вынужденная мера

Довольно часто на предприятиях складывается ситуация другого рода. Например, в штатном расписании компании отсутствует та или иная единица (либо штат очень мал), а обязанности, которые соответствуют этой специальности, выполнять надо. Как быть в таком случае? Каким образом узаконить ситуацию? Такой вопрос решается легко. Необходимо только иметь под руками образец приказа о возложении обязанностей. Составляется он, в принципе, произвольным образом. Уже в названии приказа указывается та должность, обязанности которой необходимо будет исполнять. Далее идет констатирующая часть, в которой разъясняется основная причина. После этого в распорядительной части излагается суть вопроса. Например:

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ВЕТЕР»

город Самара

О возложении обязанностей механика

В связи с отсутствием в штатном расписании предприятия должности главного механика

Приказываю:

Возложить обязанности главного механика на главного инженера Тимофеева А. В.
Контроль исполнения данного приказа оставляю за собой.

Директор ООО «Ветер» Карпов И. И.

С приказом ознакомлен:

Главный инженер __________ Тимофеев А. В.

Дата Подпись

Если за исполнение обязанностей устанавливается определенная доплата, то этот факт отражается в приказе отдельным пунктом.

Обязанности кассира

Если в штате нет единицы кассира, то приказ может выглядеть подобным образом. Но часто встречаются ситуации, когда вакантная должность имеется, но руководство не спешит брать на нее отдельного работника. В этом случае составляется немного иной приказ о возложении обязанностей кассира на другого специалиста (бухгалтера). По сути, это будет совмещение профессий (ст. 60.2 ТК РФ), поэтому последовательность действий должна быть следующей:

Наниматель письменно предлагает конкретному специалисту дополнительно выполнять работу кассира и получает от него письменное согласие.
Издается соответствующий приказ с указанием размера оплаты.
Составляется дополнительное соглашение к заключенному ранее трудовому контракту (договору).
Работник знакомится с должностной инструкцией кассира и заключает договор о полной материальной ответственности.

Стоит помнить, что обязанности кассира ни в коем случае не может выполнять главный бухгалтер, так как «Положение о главных бухгалтерах» не позволяет этим специалистам совмещать с основной работой обязанности, связанные с личной ответственностью за денежные средства и имеющиеся на предприятии материальные ценности.

Чужая работа на время

Если один из сотрудников некоторое время отсутствует на рабочем месте, то его обязанности на этот период возлагаются на другого члена коллектива. Это обычно происходит по причине болезни, отпуска или служебной командировки. Существует два возможных варианта решения этого вопроса:

Временный перевод на замещаемую должность. Работнику устанавливается оклад по новой профессии с сохранением всех доплат (за исключением персональных надбавок). В итоге сумма должна быть ни в коем случае не ниже его средней зарплаты по прежнему месту работы.
Временное исполнение обязанностей наряду с выполнением своей основной работы. В этом случае определяется размер оплаты в процентах от оклада по новой специальности.

И в первом, и во втором случае обязательно составляется приказ о временном возложении обязанностей (или переводе), где подробно указывается следующая информация: период выполнения дополнительных обязанностей, оплата, которая полагается за эту работу, и причина отсутствия основного работника.

В каждой организации бывают ситуации, когда необходимо заменить временно отсутствующего работника, - отпуск, болезнь, командировка. В этом случае издают приказ о возложении обязанностей на другого работника, который будет выполнять работу коллеги во время его отсутствия.

Как оформить

Очень часто оформление обязанностей отсутствующего работника производится по правилам ст. 60.2 ТК РФ .

В этом случае:

дополнительная работа выполняется в течение рабочего времени;
оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору;
доплата определяется по соглашению;
в трудовую книжку запись не вносится.

Издать приказ и потребовать выполнения дополнительной работы, тем более без оплаты, не правомерно. При этом с работником должны быть согласованы и срок, и объем дополнительной работы. Но у работника есть право в любой момент досрочно отказаться, предупредив за три дня. Также и работодатель может отменить поручение. Обязательное требование - согласие работника. В статье приведен образец приказа о возложении обязанностей, который также необходимо составить.

Образец приказа о возложении обязанностей

И так как ситуации с отсутствием кого-то из работников обязательно случаются, то порядок замещения обязанностей в ряде случаев можно сразу указать в должностной инструкции. В этом случае работник сразу будет уведомлен о необходимости замещения конкретного работника, заранее может быть определен круг обязанностей, которые необходимо будет выполнять в его отсутствие.

Этот вариант практически не требует от руководителя дополнительных административных и организационных изменений, ведь работник выполняет чужую работу вместе со своей, уплотняя график и расставляя приоритеты. Но в зависимости от загрузки работника, объема передаваемый обязанностей, срока отсутствия (например, более года, если это декретный отпуск) можно использовать и другие варианты - внутреннее совместительство или временный перевод.

Совместительство или перевод

Внутреннее совместительство регулируется положениями гл. 44 ТК РФ и также может быть оформлено в том случае, когда работнику необходимо выполнять чужие обязанности помимо своей основной работы.

В чем особенности? Необходимо заключить отдельный трудовой договор, в котором будут указаны все условия. И оплачиваться работа будет исходя из замещаемой должности пропорционально времени, объему или другим условиям, указанным в договоре. Принципиальное отличие от вышеуказанного варианта — работа будет выполняться сверх основного времени, но не более 4 часов в день, то есть такой вариант будет удобен, если функции можно четко разграничить, и работник, закончив выполнение своей основной работы, приступает к работе отсутствующего работника. Однако работодателю надо будет вести учет рабочего времени или других необходимых показателей и при желании работника внести запись в трудовую книжку.

Временный перевод, регулируемый ст. 72.2 ТК РФ , - это наиболее кардинальный вариант в данной ситуации. Работник будет выполнять только работу отсутствующего работника, то есть это возможно в том случае, когда работу отсутствующего работника невозможно совместить с основной работой, когда основная работа может быть переложена на другого работника или же прекращение этой работы нанесет меньший ущерб работодателю, нежели невыполнение работы отсутствующего работника. И в том случае, если отсутствие работника имеет место заведомо на длительный срок, - длительная командировка, отпуск по уходу за ребенком и другие причины.

Оформляется такой перевод дополнительным соглашением к трудовому договору, оплата производится согласно окладу, полагающемуся в новой должности. При этом для досрочного прекращения временного перевода необходимо соглашение сторон, в одностороннем порядке отменить его нельзя.

Общим для всех случаев оформления замещения является необходимость согласия работника, определения объема работы и размера оплаты труда за выполнение дополнительных обязанностей.

В статье мы расскажем, как секретарю заложить основу будущего отдела кадров и архива документов по личному составу, как оформить свои обязанности по ведению кадрового делопроизводства и соблюсти необходимый минимум норм трудового законодательства.

СЕКРЕТАРЬ-КАДРОВИК: ВОЗЛОЖЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ

Согласно части первой ст. 60.2 Трудового кодекса РФ возложить на работника дополнительные обязанности, не предусмотренные трудовым договором, можно только за дополнительную оплату.

Нельзя просто так «осчастливить» секретаря новыми обязанностями. Их возложение оформляется приказом. Причем мы рекомендуем подготовить два приказа. В первом (организационном) необходимо назначить работника ответственным за ведение кадрового делопроизводства (Пример 1).

Во втором (по личному составу) - возложить обязанности, прописать размер оплаты и привести согласие работника (Пример 2). Эти приказы содержат персональные данные, но «весовые категории» личной информации в них несоразмерны: то, что работник занимается кадровым делопроизводством, тайной не является (это вряд ли удастся скрыть от окружающих), а вот размер его вознаграждения - закрытая персональная информация, которую посторонним знать не обязательно. Оба приказа издаются одним днем.

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ

Существуют документы, которые обязаны быть в каждой организации - любая проверка запросит их в первую очередь. Если секретарь теперь отвечает за кадровое делопроизводство, то обеспечить этот обязательный набор предстоит в кратчайшие сроки. Приведем перечень этих документов в виде таблицы с пояснениями. Нумеровать документы не будем - степень их обязательности одинакова и является высшей.

Этот список не является исчерпывающим. Так, если основной деятельностью организации является производство, то, скорее всего, понадобится разработать график сменности, утвердить нормы выработки, перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск, и это далеко не все. Только разрабатывать эти документы должен уже не секретарь с возложенными на него обязанностями кадровика, а целая команда, которая включает в себя экономиста по труду и специалиста по охране труда.

Может ли секретарь разработать все перечисленные ЛНА самостоятельно? Вероятно, да. Но лучше не в одиночку, а в тандеме с главным бухгалтером или руководителем организации. В первую очередь это касается тех ЛНА, которые устанавливают порядок оплаты труда работников.

ДОКУМЕНТЫ ПО ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Работодатель обязан обеспечивать сохранность личной информации работников в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ. Утвердить положение о персональных данных недостаточно.

Дополнительно необходимы:

Письменные разрешения работников на обработку их персональных данных;

Письменные обязательства работников, обрабатывающих персональные данные коллег, об их неразглашении;

Особый режим хранения документов, содержащих персональные данные.

Если строго следовать букве закона, то сначала работник должен дать разрешение на обработку собственных персональных данных, а уже потом заявление о приеме на работу. Дело это добровольное, однако на практике без разрешения оформить прием на работу нельзя. Поэтому такое разрешение дают все сотрудники организации без исключения. Установленной формы для него нет, но можно использовать такую, как в Примере 3.

Личную информацию коллег, как правило, обрабатывает секретарь, ответственный за кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер. Они-то и должны дать обязательство не разглашать информацию о работниках (Пример 4).

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Основной документ, в котором отражаются управленческие решения руководителя по личному составу, - приказ. Приказами оформляются приемы и увольнения, уходы в отпуск и повышения, возложения обязанностей и направления в командировки и т.д. Поэтому приказам по личному составу отводится центральное место в отделе кадров и в архиве.

Самые распространенные виды приказов по личному составу имеют уже готовые формы, которые кадровику остается только заполнить:

Приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1*);

О переводе работника на другую работу (форма № Т-5*);

О предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6*);

О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8*);

О направлении работника в командировку (форма № Т-9*);

О поощрении работника (форма № Т-11*).

Большинство кадровиков России используют унифицированные формы: к ним привыкли сами кадровики, работники и (что немаловажно) проверяющие из государственной инспекции труда (ГИТ). Решение использовать унифицированные формы документов должно быть зафиксировано в приказе (Пример 5).

Разработку собственных форм документов можно сравнить с изобретением велосипеда. Но если есть желание, то в разработанных формах должно быть не меньше информации, чем в утвержденных Госкомстатом.

Унифицированных форм приказов с лихвой хватит секретарю-кадровику для оформления стандартных кадровых действий. Но бывают и другие приказы по личному составу: они составляются по форме приказов по основной деятельности и никакой унифицированной формы не имеют. Например, приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (см. Пример 2). А еще может быть приказ об изменении фамилии, установлении надбавки, отзыве или переносе отпуска. Эти документы, составленные по форме приказа по основной деятельности, остаются приказами по личному составу: содержат персональные данные и хранятся в течение сроков, установленных для приказов по личному составу.

Хранение приказов по личному составу . Приказы по личному составу с первого дня существования организации должны быть отделены от приказов по основной деятельности. Это обусловлено, во-первых, разными сроками хранения. Согласно п. «а» ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее - Перечень 2010) приказы по основной деятельности хранятся постоянно. Приказы по личному составу - 5 лет (п. «б» (2) Перечня 2010) или 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в ред. от 18.06.2017; далее - Федеральный закон № 125-ФЗ).

Во-вторых, при ликвидации организации приказы по личному составу будут переданы на государственное хранение. Вероятность того, что приказы по основной деятельности заинтересуют Архивный фонд Российской Федерации, весьма невелика, так что их, скорее всего, уничтожат.

Нюансы формирования дел . Приказы по личному составу формируются в дела в течение календарного года. Дел должно быть как минимум два: первое - со сроком хранения 5, второе - 50 лет. В будущем, когда приказов по личному составу станет больше, количество дел тоже увеличится. Например, сформируются отдельные дела: «Приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков», «Приказы о приеме, увольнении, переводе работников», «Приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком» и т.д. Однако в первые годы работы организации ассортимент тем приказов обычно не слишком разнообразен, поэтому можно обойтись и двумя делами:

Дело 1 - приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, ученических отпусков, о дисциплинарных взысканиях, о краткосрочных командировках (срок хранения - 5 лет);

Дело 2 - приказы о приеме, переводе, увольнении, премировании, предоставлении отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы (срок хранения - 50 лет).

ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ, ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ, ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

Трудовые договоры работников, их личные карточки и трудовые книжки являются настольными документами кадровика. Мы не говорили о них в разделе «Обязательные документы по кадрам», потому что это не локальные нормативные акты, а документы, которые относятся к каждому работнику персонально. Все они обязательны:

Трудовой договор - в соответствии со ст. 56 ТК РФ;

Трудовая книжка - в соответствии с Правилами ведения трудовых книжек;

Личная карточка работника - на необходимость ее ведения указывает п. 12 Правил ведения трудовых книжек.

Личная карточка (унифицированная форма № Т-2) заводится одновременно с поступлением работника в организацию. В нее вносятся анкетные данные работника, все сведения о его передвижениях в организации, отпусках, награждениях и т.п.

Трудовой договор, личная карточка и трудовая книжка являются действующими документами в течение всего периода работы сотрудника в организации. Если работник трудится в организации 20 лет, его трудовой договор, трудовая книжка и личная карточка в течение 20 лет являются переходящими делами. Закрываются делопроизводством они только после увольнения работника.

Пока эти три документа являются действующими, они находятся у кадровика и хранятся так, как и положено храниться документам, содержащим персональные данные (об этом ниже).

Закрытые делопроизводством трудовые договоры и личные карточки отправляются на хранение в архив по личному составу. Трудовые книжки при увольнении возвращаются работникам. Конечно, бывают и исключения, когда по разным причинам уволившийся работник не забрал свою трудовую книжку - время от времени такое случается. Следует помнить, что трудовая книжка - документ, подлежащий возврату, и работник (или его родственники) теоретически может затребовать ее на протяжении всего срока хранения этого документа, а срок составляет 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ). Поэтому забытые трудовые книжки ни в коем случае не сшиваются между собой.

Нюансы формирования дел . Трудовые договоры и личные карточки в архиве образуют дела, которые так и называются - «Трудовые договоры уволенных работников» и «Личные карточки уволенных работников». Эти дела формируются в тома одинаково: сначала по годам увольнения, а затем по алфавиту фамилий бывших работников.

АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ: ЗАКЛАДЫВАЕМ ФУНДАМЕНТ

В соответствии со ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ организация обязана хранить документы по личному составу. Пока секретарь только дополнительно выполняет обязанности кадровика, конечно, в полной мере архив по личному составу вести он не сможет. Впоследствии, когда организация дорастет до отдела кадров, этим займутся специалисты. Но до тех пор секретарю придется соблюдать обязательный минимум требований:

Обеспечивать особый режим хранения для завершенных в делопроизводстве документов по личному составу (это и есть основа будущего архива);

Формировать дела по годам в соответствии со сроками хранения;

Составлять годовые разделы описей дел по личному составу.

Соблюдаем особый режим хранения документов , которые содержат персональные данные. Особый режим подразумевает исключение доступа к ним посторонних лиц. Если каждый метр офисного пространства на вес золота, а сам архив еще невелик, функции хранилища может взять на себя обычный металлический шкаф, запираемый на ключ. Стоит этот предмет меблировки недорого, места занимает немного, а со своими задачами справляется отлично. В нем же следует хранить и действующие документы по кадрам, в том числе трудовые книжки, так как это документ строгой отчетности (п. 42 Правил ведения трудовых книжек). Ключей от шкафа должно быть несколько: один - у секретаря, другой, например, у главного бухгалтера.
Формируем дела по годам . О формировании дел по годам в соответствии со сроками хранения мы говорили выше. Таким же образом формируются дела с приказами по личному составу и документами уволенных работников (трудовые договоры и личные карточки).
Составляем опись дел по личному составу . Что касается описи дел по личному составу, то вести ее обязывает п. 4.12 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах госу-дарственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Они же предлагают и форму этого документа (приложение № 15) (Пример 6). Правила заполнения описи дел по личному составу доступно описаны в пп. 8.1-8.4 раздела 8 «Составление и оформление описи» Методических рекомендаций «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу»2. Изложим их кратко:

Годовой раздел описи за прошедший год составляется ежегодно;

Все годовые разделы описи составляют одну опись дел по личному составу;

Нумерация дел в описи сквозная и проходит через все годовые разделы с записи № 1 по запись № 9999 (если годовой раздел за 2015 год закончился на № 13, то годовой раздел описи за 2016 год начинается с № 14);

Каждая единица хранения вносится в опись под собственным порядковым номером; единица хранения - 1 том; в томе должно быть не более 250 листов документов;

Каждый годовой раздел описи дел утверждается генеральным директором.

Если объемы подлежащей к заполнению документации внушительны либо они увеличились и существующий штат сотрудников с ним не справляется, то необходим приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Образец и бланк этой бумаги прикреплен.

ФАЙЛЫ

В большинстве случаев в небольших организациях делопроизводством занимается секретарь. Но иногда в организации вообще нет секретаря, а нужен человек, который бы оформлял принципиально важные для компании документы, либо секретарь есть, но он не справляется с тем объемом документации, которую необходимо заполнить, оформить, отправить и пр.

Назначить ответственным можно любого сотрудника организации, на усмотрение руководителя.

Совмещение и доплата

Если же такой приказ – способ увеличить заработную плату сотруднику за возросшее количество обязанностей, то указывать конкретную сумму в приказе будет нарушением.

Для того чтобы юридически грамотно оформить такую надбавку и за увеличение выполняемой работы, нужно подписать два документа: приказ о назначении плюс приказ об установлении персональной надбавки (относится к категории документов по личному составу).

В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных (а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу). Вот почему требуется второй документ. Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем.

Смена работника

Существуют ситуации, когда приказ требует внесения в него изменений. Например, существующий специалист увольняется, идет на повышение и т.д. И на его место приходит другой человек. Новичка следует ввести в курс дела о его обязанностях, издать документ о корректировке приказа, заручиться подписью «свежего» работника. Так приказ будет иметь юридическую силу.

Своевременная корректировка подобного рода документа – это уменьшение вероятности для руководителя получить предупреждение либо быть привлеченным к административной ответственности в виде штрафа.

Составные части приказа

Документ не имеет унифицированной формы, но в нем в обязательном порядке должны упоминаться:

Наименование организации, реквизиты.
Дата подписания.
Город.
С какой целью издается приказ. Подразумевается свободная формулировка. В образце она звучит как «оптимизация делопроизводства». Это словосочетание является самым распространенным и логичным в этой ситуации.
С какого числа сотрудник приступает к выполнению этих обязанностей. Подразумевается, что это дополнительные обязанности и нагрузка на назначенного работника увеличивается.

Какие именно обязанности возлагаются.
Кто будет исполнять эти обязанности при временном отсутствии назначенного. Если такового работника нет, то просто пишут о том, что руководитель при этом подпишет соответствующее указание.
В случае если за обязанности полагается доплата, руководитель ссылается на внутренний трудовой распорядок организации. Указывать сумму в тексте нежелательно.
За кем остается контроль за выполнением пунктов документа.

Завершают бумагу подписи назначенного, руководителя организации. А также нужны «автографы» всех упоминающихся в приказе о назначении ответственного за делопроизводство лиц.

Перечисление обязанностей

Самый лучший вариант, когда в организации имеется должностная инструкция на данную должность. В приказе достаточно дать ссылку на эту бумагу, а в самой инструкции – прописать все обязанности, которые берет на себя назначаемый работник. Но если таковой нет, то можно перечислить эти обязанности непосредственно в приказе (благо он подразумевает свободную форму изложения).

К сведению! Еще один вариант перечислить обязанности работника – это принять инструкцию по делопроизводству, в которой прописан функционал работника.

Варианты использования

В крупных организациях также существует отдельный приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство. Это связано с тем, что штат там больше, следовательно, и объем заполняемой документации по личному составу. Каждая организация вправе самостоятельно определяться с наименованием и количеством должностей. Также следует учитывать, что назначение ответственного за делопроизводство будет актуально в организациях с несколькими филиалами. Ошибочно полагать, что при наличии секретариата в головной организации структурным подразделениям нет необходимости беспокоиться о ведении разного рода бумаг.

Для того чтобы на юридическом уровне закрепить в обязанностях руководителя конкретного подразделения ответственность за ведение разного рода документов, и существует приказ о назначении ответственного за делопроизводство, образец которого доступен для скачивания вверху страницы.

Юридические аспекты

За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель. А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения. То есть такие аспекты, как штат, оплата, количество служб делопроизводства, определяет целиком и полностью руководитель. Подчиненный только ведет, поддерживает работоспособность системы документооборота.

В 2016 году была поправлена статья 15.11 КоАП РФ. В ней говорится о том, что наказание на неверное хранение документов (а это часть делопроизводства) постигнет ответственного в виде штрафа, а при повторных нарушениях – дисквалификации. Там есть формулировка «должностное лицо». Им может быть как руководитель, так и сотрудник его организации.

Если руководитель подписал приказ о назначении ответственного за делопроизводство и документ имеет юридическую силу, то за все нарушения, которые могут быть выявлены в ходе проверок, несет ответственность назначенное лицо.

Компании растут и развиваются как живой организм, внутри которого происходят различные изменения. Работники различного уровня могут болеть, переезжать в другой регион или находиться в статусе отпускника, командировочного.

Причины невыхода на работу сотрудника могут быть разными — бытовыми или производственными . В это время не должно встать производство, необходима срочная замена и приказ, указывающий, что на время отсутствия должностного лица, служащего или рабочего его обязанности будет выполнять другой человек.

Трудовое законодательство, его действующие положения и акты регулируют внутренние или внешние перемещения кадров как на частных предприятиях, так и на государственных производствах.

Каждый возможный случай предусмотрен в определенном законодательном документе , с четким указанием, как должен действовать руководитель по отношению к своему персоналу.

Различные временные промежутки могут по-разному влиять на производственный ход событий в организации, и руководству приходится решать, как наиболее эффективно провести замену работника.

В этом помогают следующие указания :

Ст. 60.2 Трудового кодекс РФ говорит о возможности совмещения профессий с увеличением объёмов выполняемых работ. Если отсутствует основной специалист, его коллега может исполнять необходимые для предприятия функции совместно со своей основной работой, не покидая её.
Существует производственная необходимость, когда нужно сохранить место за определенным сотрудником, если он вынужден не посещать работу. Долгое выполнение обязанностей на другом производственном участке позволяет начальству воспользоваться статьёй 72.2 для временной пертурбации между должностями, допустим, одного переместить на год для отработки необходимых для предприятия мероприятий, а вместо его поставить компетентного специалиста.
Порядок возложения определенных должностных обязанностей, совмещения профессий и оплата за дополнительные функции установлены в статье 151 Трудового кодекса РФ .

Кадровые перемещения с обязательствами одним их служащих выполнять работу другого, выполняются после приказа вышестоящего лица и полного согласия между фигурантами процедуры.

Причины издания

Трудовое право ясно расшифровывает понятие дополнительных обязанностей. Прежде всего, это отдельная зарплата за возложенные функции, не предусмотренные в трудовом договоре, помимо основной работы. Для подобных поручений привлекают лиц без особых ограничений .

Руководитель самостоятельно решает, какие факторы являются важными, кого поставить выполнять действия из круга своих подчиненных, опираясь на:

загруженность;
опыт;
профессиональные качества;
образование.

Главным условием для выполнения дополнительных работ служит письменное согласование производственных моментов между сторонами . Документальным оформлением является согласие со стороны рабочего и приказ от работодателя.

Причины , которые побуждают работодателя принимать различные правовые меры:

сотрудник отсутствует на законных основаниях, но временно не может исполнять работу, так как заболел или находится в отпуске, и тогда процесс распределяется между его коллегами или возлагается на одного из них;
производственная процедура выполнима определенным специалистом, но должность не предусмотрена штатом (если есть профессионал с такими навыками на данном предприятии, его профессию можно совместить с основной);
разрешено ТК РФ увеличивать объём работ человеку, способному выполнять кроме своих обязанностей другие согласно специальности (примером служит сокращение одного рабочего места и возложение на другого квалифицированного работника выполнение дополнительных операций).

Для подобных решений могут послужить взятые обязательства работником на выполнение их в период основного рабочего времени с доплатой. Расчет производят, взяв за основу оклад или тарифную ставку и пропорциональность исполнения услуг в процентном отношении.

Пошаговая инструкция

Какой бы ни была причина, по которой руководитель вынужден приступить к кадровым перестановкам, для него она всегда важна и нужна для эффективной работы предприятия. Грамотное руководство требует соблюдение правовых норм и исключения в компании конфликтных ситуаций.

Поэтому нужно следовать в строгой последовательности, применяя следующие моменты в действиях :

составляется служебная записка от начальника низшего статуса руководителю, вышестоящему по должности, с изложением причин, побудивших принять определенные меры с перестановкой кадров;
заручаются согласованием вопроса с дирекцией фирмы;
берут письменное решение работника о принятии на себя дополнительных обязательств;
создают и передают в кадровую службу приказ о происшедших изменениях.

Следует учесть, если у сотрудника изменились трудовые функции, понадобится создание дополнительного соглашения с обозначением :

сроков присутствия на данной должности;
выполнения определенных действий;
размера оплаты;
условий для временного производства на период действительности приказа.

Приказ на общих основаниях оформляется с присвоением порядкового номера, фиксацией его в специальной книге и рассылкой копий в кадры и бухгалтерию. Работник тоже обязан подписаться под вновь созданным документом, этим он доказывает, что был вовремя осведомлен о происшедших переменах и полностью согласен с ними .

Вынужденная мера в рамках одной должности и временная

Государством защищены интересы женщин. За ними сохраняют рабочие места на время их беременности и отпусков по уходу за детьми, что регламентирует . Продолжительность каждого индивидуального примера может отличаться от других, и не всегда матери могут заранее распланировать длительность своего ухода.

Руководитель может назначить на её должность другого человека по срочному трудовому договору после того, как создаст приказ о декретном дородовом отпуске. В этом случае можно воспользоваться квалификацией работающего на предприятии или принять со стороны специалиста.

Следует учесть все нюансы в ходе изменений, так как нужно согласовать порядок выполнения функций, доплаты и то, что работница может занять своё место в любой удобный для неё временной промежуток.

Для этого существует срочный договор , в нём указывают, что он действителен только на период определенного отпуска и отсутствия в учреждении работницы в связи с беременностью.

Увольнение вновь принятого работника по замещению происходит за день перед выходом на работу сотрудницы без предварительных трех суточных предупреждений, положенных в других трудовых случаях.

Совсем просто разрешается вопрос при разработке штатного расписания , если в нём отсутствуют рабочие места, но нужно делать те или иные работы. Например, небольшое предприятие не может содержать отдельные единицы в бухгалтерии, и порой главный бухгалтер и кассир – это одно лицо.

Объём работ позволяет за смену выполнять все профессиональные функции, а начальник вынужден обосновать приказным порядком применение подобной меры в конкретном производственном моменте.

Приказ не имеет четкой формы , его предприниматель составляет произвольно с указанием причины, которая повлияла на использование совмещения в одной должности нескольких обязанностей.

Нюансы составления и образец

Каждая фирма использует свои формы составления приказов . Законодательство не имеет на этот счет строгих ограничений, их составляют на фирменных бланках или выполняют на основании общих кадровых образцов.

Обычная шапка , положенная для всех документов, включает наименование предприятия с её кодовым цифровым обозначением ИНН, контактной информацией. После обозначения документа словом «Приказ» идет описание обязанностей с датой и порядковым номером, излагается причина издания подобного документа.

Затем идет запись:

имени работника и необходимый перечень работ, которые он будет выполнять с определением срока, если это возможно;
объёмов, выполняемых обязанностей;
способов оплаты;
контролирующего органа за выполнением условий по данному документу.

Понадобится указать, что явилось основанием для назначения , в качестве приложения послужит содержание дополнительного соглашения.

Совмещение и совместительство

Трудовой кодекс регулирует процессы в компаниях, выполняющих внутренние кадровые профессиональные совместительства. В этом случае сотруднику придется делать кроме своей работы определенный руководителем перечень обязанностей другого человека.

Для правового использования этого положения нужно составлять отдельный договор и в нем указать все основные моменты участия в производственных процессах. Руководство обязано все учитывать и производить оплату.

Особенность подобного действия в том, что сотрудник не должен задерживаться больше 4 часов и работать после окончания основной работы. В отличие от совмещения должностей, сотрудник выполняет свои функции в рамках рабочего дня .

Особенности для директора

Наступает момент, когда отсутствует сам руководитель. Если на фирме существует практика выполнения обязанностей в такой период заместителем директора, то помимо приказа пригодится нотариально оформленная доверенность , чтобы не остановилась финансовая деятельность организации.

Особенность всех положений данного направления в том, что работник может отказаться от выполнения дополнительных нагрузок, и руководство не вправе наказывать его за это или увольнять за неповиновение.

Возможно, будет полезно почитать: