Ведение кадрового делопроизводства на предприятии. Курсы кадрового делопроизводства. Организация и управление кадровой службой Специальная оценка условий труда на рабочих местах
Цель курса
Дать слушателям полную информацию о трудовом законодательстве и нормах кадрового делопроизводства (со всеми изменениями на 2019 год). Изучение современного кадрового делопроизводства и практической организации оформления трудовых правоотношений между работником и работодателем. С помощью реальных ситуаций выработать стратегию для предотвращения ошибок, смоделировать поведение сторон в случае конфликтных ситуаций и спорных вопросов.
Категория слушателей курса:
- Менеджеры по персоналу
- Специалисты кадровых и юридических служб
- Руководители отделов и подразделений компаний
- Бухгалтеры
- Представители профсоюзных организаций
Срок обучения: 72 часа, 2-3 раза в неделю с 18.00 до 21.00 в будние дни.
Итоговый документ:
Удостоверение о повышении квалификации
.
Даты проведения: по мере набора группы (следите за расписанием )
Подробное тематическое содержание курса
Раздел 1. Организация работы кадровой службы и кадрового делопроизводства (2 часа)
- Направления деятельности кадровой службы
- Численность кадровой службы
- Подбор, обучение кадровых работников, распределение обязанностей.
- Положение о кадровой службе
- Ответственность работников кадровой службы
- Особенности кадровой политики в современных условиях
Раздел 2. Трудовое законодательство. Правовое регулирование трудовых отношений
- Применение нормативных актов трудового законодательства РФ в практической деятельности кадровых служб
Тема 1. Документы, регламентирующие управление персоналом и деятельность кадровых служб (2 часа)
- Коллективный договор
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о персональных данных работников
Тема 2. Трудовой договор (8 часа)
- Стороны трудового договора. Права и обязанности сторон
- Заключение трудового договора
- Правила оформления трудового договора. Обязательные и дополнительные условия трудового договора
- Особенности заключения срочного трудового договора
- Наличие испытательного срока
- Аннулирование заключенного трудового договора
- Изменения условий трудового договора и оформление дополнительных соглашений
- Переводы на другую работу (временный, постоянный) и их оформление
- Перемещение работника без его согласия
- Совмещение
- Особенности заключения трудового договора с дистанционными работниками
- Особенности заключения трудового договора с совместителями
- Материальная ответственность работника
- Различия между трудовым и гражданско-правовым договорами
- Прием на работу (документы и процедура оформления)
- Обоснование отказа в приеме на работу
- Ответственность работодателя (не оформление трудового договора, подмена трудового договора гражданско-правовым договором)
Тема 3. Система оплаты труда (6 часов)
- Повременная и сдельная оплата труда
- Разработка положения по оплате труда
- Установление компенсационных и стимулирующих надбавок и доплат
- Индексация заработной платы
- Графики выхода на работу
- Рабочее время (ночное время, сверхурочная работа, оплата праздничных и выходных дней)
- Суммированный учет рабочего времени
- Ненормированный рабочий день
- Неполное рабочее время
- Табель учета рабочего времени
- Доплата работникам с тяжелыми и вредными условиями труда на основании специальной оценки условий труда
- Оплата отработанного времени (порядок, сроки и место выплаты заработной платы)
- Оплата отпусков
- «Натуральная» заработная плата
- Оплата производственной травмы
- Расчет с работником при увольнении (компенсационные выплаты, выходные пособия)
- Ответственность работодателя за задержку выплаты заработной платы
Тема 4. Отпуска (4 часа)
- Виды отпусков
- Составление и порядок утверждения графика отпусков
- Внесение изменений и дополнений в график отпусков
- Дополнительные ежегодные отпуска в случаях, предусмотренных законодательством
- Кто имеет право на отпуск?
- Разделение отпуска на части
- Порядок предоставления ежегодных отпусков (документы, выплата отпускных)
- Условия выплаты компенсации части отпуска
- Оформление отзыва из отпуска
- Отпуск «за свой счет»
- Учебные отпуска
- Декретный отпуск
- Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет, до 3-х лет
- Отпуск с последующим увольнением
- Перечень типичных нарушений при оформлении и предоставлении отпусков
Тема 5. Увольнение (6 часов)
- Основания увольнения работников, предусмотренные трудовым законодательством
- Порядок, особенности и оформление увольнения работников по различным основаниям (соглашение сторон, истечение срока трудового договора, собственное желание, перевод к другому работодателю, изменение определенных сторонами условий трудового договора, медицинское заключение и т.д)
- Порядок, особенности и оформление увольнения работников по инициативе работодателя (сокращение штата или численности, несоответствие занимаемой должности, дисциплинарные взыскания и т.д.)
- Порядок, особенности и оформление прекращения трудового договора по обстоятельствам, независящим от воли сторон
- Сроки прекращения трудовых договоров по различным основаниям
- Оформление и выдача трудовой книжки
- Выплаты при увольнении
- Особенности регулирования увольнения отдельных категорий работников
Раздел 3. Кадровое делопроизводство. Изменения в кадровом делопроизводстве
Тема 1. Организация кадрового делопроизводства (2 часа)
- Виды кадрового делопроизводства (персонифицированный, штатно-должностной, статистический)
- Порядок составления документов: организационных (положения, инструкции), распорядительных (приказы, распоряжения), информационно-справочных (акты, письма)
- Журналы регистрации (трудовые книжки, трудовые договоры, приказы по личному составу, входящая/исходящая документация и т.д.)
- Организация документооборота (регистрация документов, контроль исполнения документов, юридическая сила документа, сроки изготовления документов и т.д.)
Тема 2. Кадровые первичные учетные документы (4 часа)
- Вопросы, связанные с применением первичных учетных документов в кадровом делопроизводстве.
- Разработка и утверждение кадровых первичных документов (штатное расписание, документы о приеме сотрудников (заявление, приказ, трудовой договор), личная карточка, документы о переводе сотрудника с должности на должность или в другое подразделение (заявление, приказ, дополнительное соглашение к трудовому договору), оформление отпуска, график отпусков, оформление поощрений, оформление командировок, документы об увольнении сотрудников (заявление, приказ), табель учета рабочего времени, приказ об отстранении от работы, документы о дисциплинарном взыскании и т.д.)
- Общие правила и требования к оформлению документов
Тема 3. Особенности процесса и кадрового делопроизводства при приеме на работу (6 часов)
- Заявка на подбор персонала
- Анкета, резюме кандидата
- Тестирование
- Проведение собеседования (этапы собеседования, профиль должности и т.д.)
- Отказ в приеме на работу (основания, оформление)
- Испытание при приеме на работу (порядок установления, оформления, ознакомления, прохождения и окончания испытательного срока).
- Ограничения при приеме на работу
- Внесение записей в личные карточки, личное дело, табель учета рабочего времени.
Тема 4. Особенности процесса и кадрового делопроизводства при обучении персонала (6 часов)
- Цели обучения персонала (ускорение адаптации в новой должности, развитие необходимых компетенций, формирование команды, лояльность, мотивация обучением)
- Влияние обучения на эффективность деятельности компании
- Расчет эффективности проведенных обучений
- Критерии оценки эффективности обучения
- Оформление обучения в кадровом делопроизводстве (ученический договор, дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ, личная карточка и т.д.)
Тема 4. Особенности процесса и кадрового делопроизводства при аттестации персонала (оценке персональной деятельности). (6 часов)
- Цели аттестации работников
- Профессиональные стандарты
- Компетентность и компетенции (правила разработки и оценки компетенций)
- Положение об аттестации (оценке персональной деятельности работников)
- Процедура аттестации, оценке и ее документальное обеспечение
Тема 5. Трудовые книжки (2 часа)
- Виды бланков
- Учет трудовых книжек и вкладышей к ним
- Оформление и заполнение трудовых книжек
- Выдача дубликатов, вкладышей к трудовым книжкам
- Анализ характерных ошибок при заполнении трудовых книжек
Тема 6. Особенности процесса и кадрового делопроизводства при мотивации персонала (6 часов)
- Материальная мотивация (грейдирование, установление окладов, системы оплаты труда)
- Разработка компенсационного пакета
- Нематериальная мотивация
- Оформление документов на награждение работников
- Разработка дополнительных положений (положение об обеспечении работников форменной одеждой, положение об обеспечении работников льготным питанием и т.д.)
- Отметки в личном деле работника
Тема 7. Управление трудовой дисциплиной. Локальные нормативные акты (4 часа)
- Концепция трудовой дисциплины
- Типичные проблемы и причины нарушения трудовой дисциплины
- Позитивный и агрессивный подходы к управлению трудовой дисциплиной
- Создание дисциплинарной процедуры (пакет документов)
- Специфика увольнения по основаниям, связанным с дисциплинарными нарушениями
- Локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность персонала (трудовой договор, ПВТР, должностная инструкция)
Тема 8. Специальная оценка условий труда (2 часа)
- Результаты проведения оценки
- Мероприятия по улучшению условий
- Подготовка и оформление кадровых документов
- Ответственность работодателя за отсутствие (непроведение) специальной оценки условий труда
Тема 9. Служебные командировки (1 час)
- Виды командировок
- Оформление командировок (служебное задание, приказ, командировочное удостоверение, финансовый отчет)
- Положение о командировках (проезд, проживание, суточные, представительские расходы)
Тема 10. Организация воинского учета в компании (1 час)
- Приказ об организации воинского учета
- Сведения о военнообязанных
Тема 11. Кадровый архив (2 часа)
- Законодательные и нормативно-методические материалы по документированию и организации работы с документами
- Документирование деятельности
- Подготовка документов для сдачи в архив
- Создание архива компании, его пополнение и порядок использования документов
- Сроки хранения документов
Тема12. Отчетные формы кадровых служб предприятия (1 час)
- Статистический инструментарий для организации
- О предоставлении информации по квоте инвалидов.
- О предоставлении информации о высвобождении работников
- О предоставлении информации о неполном рабочем времени
Раздел 4. Планы и законопроекты 2019 (1 час)
Раздел 5. Контроль и надзор за соблюдением трудового законодательства РФ (4 часа)
- Журнал проверок (сведения о проводимых проверках)
- Полномочия проверяющих органов
- Виды проверок
Тема 1. Государственная инспекция труда
- Плановые и внеплановые проверки
- Перечень и содержание документов, проверяемых ГИТ
- Формы и порядок проведения проверок ГИТ
- Полномочия ГИТ
- Сроки обращения в ГИТ
Тема 2. Пенсионный фонд
- Периоды работы и иной деятельности, включаемые в трудовой стаж
- Перечень необходимых документов для установления пенсии
- Роль кадровой документации в подтверждении трудового стажа работников.
- Сроки и порядок подачи документов
- Проверка уплаты страховых взносов, ухода работников на пенсию
- Комплект проверяемых документов
- Полномочия Пенсионного фонда
Тема 3. Проверяющие органы
- Фонд социального страхования РФ
- Федеральная миграционная служба
– это деятельность, направленная на систематизацию документов персонала и проведение работы с ними.
Кадровый отдел существует во всех организациях и обеспечивает бесперебойную работу с документами, а так же своевременный учет всех изменений со стороны предприятия и его сотрудников.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :
Необходимая литература
Для того чтобы, быстрее провести обучение делопроизводству и применить знания на практике, специалисты рекомендуют обратить внимание на следующие печатные издания:
Организация кадрового делопроизводства с нуля
Организация кадрового делопроизводства с нуля должна выстраиваться поэтапно следующим образом:
- Установка специальных программ для компьютера, рассчитанных для того чтобы проводить грамотную документацию и прочие дела, касающиеся кадрового делопроизводства.
- Изучение важных документов организации.
- Приобретение или самостоятельное изготовление журнала регистрации.
- Оформление директора. Необходимо проверить правильное заполнение всех бумаг, в которых должно быть отражено, с какого числа работает руководитель в фирме.
- Создание штатного расписания и правил для внутреннего распорядка, распространяющиеся на всех без исключения сотрудников.
- Создание типового трудового договора, который будет выгоден организации, но не будет противоречить законодательным нормам.
- Затем необходимы основные документы.
На сегодняшний день существует множество программ, рассчитанных для этих нужд. Однако руководители организаций традиционно выбирают 1С .
Это связано с тем, что специалисты по установке и обслуживанию этой программы есть в любом крупном или мелком городе, а вот те, кто смог бы обслуживать инновационные разработки не всегда могут быть вызваны по телефонному звонку.
Все представленные договоры и документы должны соответствовать, а не противоречить уставу организации. Это несет в себе важную часть, прежде всего для устранения разногласий с руководящим составом или с сотрудниками.
Документы, которые будут содержаться в делопроизводстве фирмы, должны быть согласованы с вышестоящим руководством.
Нужно уточнить, какие из них будут обязательными, а какие можно отложить, потому что обращение к ним будет производиться в редких случаях. Важно знать, какие из них будут располагаться в трудовом распорядке, а какие в бланках .
Как правильно составить штатное расписание читайте в нашей статье .
Если их в фирме нет, нужно создать эти документы. Эти документы должны быть полностью согласованы с руководителем организации и проверены по нормативным базам. То есть нужно выяснить, не противоречат ли нововведения закону.
Кадровый персонал не может обойтись без создания следующих бумаг:
- бланки по приказам;
- договоры о материальной ответственности;
- журнал регистрации;
- книги по учету;
- табель по рабочему времени.
- После документов нужно позаботиться о том, кто и как должен вести .
Вопрос об их хранении и заполнении документов должен решаться вовремя и заранее. На начальном этапе, когда персонала на работе совсем мало, этим может заниматься учредитель фирмы . По этому поводу должен быть издан специальный приказ. При его отсутствии фирме будет назначен серьезный штраф.
Если в будущем появится человек, в чьи обязанности будет входить работа с документами, тогда будет издан новый приказ о назначении ответственного лица.
Для этой процедуры потребуется:
- приказы о зачислении на работу;
- оформление трудовых договоров;
- наличие трудовых книжек;
- карточки для сотрудников;
- книга для того, чтобы учитывать трудовые книжки.
Это далеко не все, что нужно знать начинающему с нуля сотруднику, но такие действия являются лишь первыми азами в большом объеме информации, которую предстоит изучить в дальнейшем.
Инструкцию по кадровому делопроизводству можете найти .
Обязанности специалиста по кадрам
У специалиста, занимающегося делопроизводством, обширная сфера деятельности, охватывающая все моменты в организации, связанные с сотрудниками и их работой. Итак, основными задачами у сотрудника делопроизводства являются:
- Оформление документов, касающихся , больничного и иных справок.
- Формирование личного дела на каждого из сотрудников.
- Подготовка и разработка табеля по рабочему времени.
- Проведение и подготовка кадровых приказов.
- Расчет и последующее начисление .
Образец должностной инструкции кадровика-делопроизводителя скачивайте бесплатно.
Помимо основных задач, у сотрудников этой сферы деятельности существуют и дополнительные задачи , такие как:
- отслеживание рынка по заработной плате;
- отслеживание и приглашение кандидатов для трудоустройства;
- составление списка открытых вакансий в организации;
- разработка положений об и приеме на работу сотрудников компании.
Иногда работник этого отдела занимается оценочной деятельностью по работе сотрудников и составлением отчета по этой теме.
Важно знать, что в соответствии с действующим законодательством, кадровик не может разглашать персональные данные работника третьим лицам. Эта ответственность лежит полностью на нем.
Ошибки, допускаемые в отделе кадров
В любой работе могут быть допущены ошибки. Поэтому кадровое делопроизводство не является исключением. Поскольку это сложный процесс и запомнить большой объем информации многим начинающим сотрудникам сложно, то основные из них заключаются в следующем:
- При оформлении и увольнении работника.
- Работа с трудовыми книжками. По правилам, серию и номер этого документа нужно вносить в книгу учета движения трудовых книг, чего не все делают.
- При заключении трудового договора. Основные упущения заключаются в отсутствии какого-либо из документов, необходимых для этой процедуры, или приеме на работу граждан, не способных заниматься указанным видом деятельности по состоянию здоровья.
- Приказы. Локальный нормативный акт на предприятии может быть издан, но в нем отсутствует подпись руководителя компании. Это грубое нарушение, и такой документ не имеет силы.
Прежде всего, это относится к оформлению. В приказе могут быть не прописаны условия по или характер выполняемой работы. Иногда ошибки допускаются в инициалах или фамилии сотрудника, а так же его рабочем подразделении. Здесь важно учитывать, что приказ, выполненный с допущением ошибок или изданный неуполномоченным на это лицом, является недействительным.
Восстановление порядка в кадровом учете
Иногда в небольшой компании происходит так, что накапливается масса нарушений, и нет специалиста, способного решить этот вопрос. Если все-таки такой человек нашелся, и ему было поручено наведение порядка в документации, тогда ему нужно следовать следующей пошаговой инструкции :
- Потребуются нормативные акты последней редакции, которые помогут решать многие правовые вопросы, а так же специальная литература по кадровой тематике и программы, облегчающие жизнь в кадровом делопроизводстве.
- Пересмотр документов и проверка.
- Изучение пожеланий руководителя, а также того как обстоят дела в компании и соответствуют ли они заявленным приказам и локальным нормативным актам. В этот же этап входит внимательное изучение учредительных документов в организации.
- Определение круга лиц, участвовавших в разработке недостающих документов и тех работников, которые в дальнейшем будут ответственны за документооборот и его сохранность.
- Анализ штатного расписания, которое должно быть выполнено в унифицированной форме.
- Проверка оформления руководителя, сотрудников и трудовых договоров в компании.
- Важная часть – это изучение предыдущих приказов о приеме на работу и личных карточек на сотрудников, ошибок в них быть не должно.
- Проверка трудовых книжек.
- Проверка переводов и перемещений сотрудников в компании, увольнений, как прошлых, так и текущих.
- Завершающим этапом проверяют рабочее время на каждого сотрудника.
В наличии должны быть все необходимые документы, которые относятся к делопроизводству. К ним относят обязательные, специальные и необязательные.
Важно, чтобы все было в надлежащем виде и на своих местах.
Необязательными тоже стоит обзавестись для того чтобы обезопасить себя при проведении проверок в офисе.
Автоматизация в делопроизводстве
Кадровое делопроизводство со временем становится все сложнее, а компании все больше. Поэтому выходом из такой ситуации служит автоматизация в отделе кадров . На сегодняшний день практически в каждой организации вопросы по кадрам решают с помощью автоматических устройств.
Налаживание процесса автоматизации должно проходить в несколько этапов:
- Первый этап состоит в постановке цели для автоматизации. Чаще всего это налаженная работа и эффективность установленной системы.
- После определения эффективности, нужно заняться внедрением системы, то есть созданием автоматической базы.
- Далее необходимо обучить сотрудников работать на предоставленном оборудовании.
- Введение в систему данных из всех документов организации является основным этапом. В это время нужно создать шаблоны по отчетам.
Для корректного кадрового делопроизводства потребуются следующие программы :
- предсистемы, то есть программы обеспечивающие учет;
- HRM-системы. Это система решающая проблему с автоматизацией кадров. Это система хранящая информацию на каждого из работников;
- WFM-система. У этих программ больше функций по сравнению с обычными программами для автоматизации;
- HCM-системы решающие вопросы не только по количественному показателю персонала, но и по качественному. Такие программы улучшают работу крупных фирм, примерно на 15 процентов.
Конечно, можно отказаться от новых технологий и осуществлять проведение работ по старым способам. Однако прогресс не стоит на месте, и в дальнейшем может оказаться так, что из-за неправильного автоматического оснащения может произойти нарушение документооборота, которое может повлечь за собой штраф .
Как организовать кадровый учет в только что созданной компании – смотрите в видео-семинаре:
Тема 1. Государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.
- Нормативно-правовые акты, регламентирующие вопросы организации и ведения кадрового делопроизводства.
- Штрафные санкции за нарушение действующего законодательства.
- Проекты законодательных актов, регулирующих трудовые отношения с работниками.
- Ответственность работодателей и должностных лиц за нарушения трудового законодательства.
- Виды и требования к составлению и утверждению внутренних локальных нормативных актов.
Тема 2. Организационно - правовое обеспечение кадрового делопроизводства при приеме на работу.
- Организация системы кадрового документооборота. Перечень кадровых документов. Унифицированная система документации.
- Оформление трудовых отношений с работником: проверка подлинности документов, предъявляемых соискателями; согласие на получение и обработку персональных данных; особенности оформления некоторых категорий работников; проверка наличия у работника периодов государственной службы и муниципальной службы, порядок уведомления; проверка наличия у работника дисквалификации, действия работодателя.
- Последовательность процедур оформления трудовых отношений: ознакомление с нормативными локальными актами (обязательными и рекомендательными).
- Трудовой договор: обязательные и дополнительные условия трудового договора; особенности заключения срочного трудового договора; трудовой договор с руководителем и главным бухгалтером; особенности заключения трудового договора с совместителями.
Тема 3. Организационно - правовое обеспечение кадрового делопроизводства при изменении условий трудового договора.
- Изменение условий трудового договора: изменение определенных сторонами условий трудового договора по соглашению сторон и без согласия работника; перевод и перемещение: отличия, процедура оформления.
- Порядок оформления процедур совмещения профессий (должностей), расширения зон обслуживания, увеличение объема работ, исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы.
- Порядок оформления процедур изменение режима работы, условий оплаты труда, трудовой функции.
Тема 4. Особенности и основные различия трудового и гражданско-правовых договоров.
- Ограничения и риски при заключении гражданско-правовых договоров. Сравнительный анализ, ответственность.
Тема 5. Организационно - правовое обеспечение кадрового делопроизводства при прекращение (расторжение) трудового договора с работником (увольнение):
- Общая процедура прекращения трудового договора. Основания для прекращения трудового договора: по инициативе работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон, по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон.
- Порядок оформления приказа о прекращении трудового договора, окончательный расчет с работником, расчет компенсации за неиспользованный отпуск, порядок оформления и выдачи трудовой книжки.
- Основания прекращения трудового договора с работником. Отзыв заявлений. Сроки увольнений. Компенсационные выплаты.
- Правовые последствия несоблюдения процедуры увольнения. Судебная практика.
Тема 6. Порядок учета рабочего времени и времени отдыха.
- Учет рабочего времени работодателем: табель учета рабочего времени, график сменности. Ненормированный рабочий день.
- Оплата сверхурочной работы, работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата времени простоя. Суммированный учет рабочего времени.
- График отпусков: внесение изменений, график отпусков для новых сотрудников. Порядок предоставления и алгоритм оформления документов на отпуск: дополнительный, отпуск без сохранения заработной платы, учебный, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком, за вредность, за ненормированный рабочий день.
- Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска. Разделение ежегодного отпуска на части. Отзыв из отпуска.
Тема 7. Служебная командировка.
- Порядок оформления и размеры возмещения расходов.
- Служебное задание и отчет о его выполнении.
- Категории работников, которых можно отправить в служебную командировку, только с их согласия. зарубежные командировки.
Тема 8. Порядок оформления вынесения дисциплинарных взысканий работникам организации.
- Процедура наложения дисциплинарного взыскания.
- Учет обстоятельств вины работника и тяжести проступка.
- Порядок снятия дисциплинарного взыскания.
Тема 9. Материальная ответственность сторон трудового договора.
- Полная и частичная ответственность, пределы материальной ответственности, порядок взыскания ущерба.
Тема 10. Особенности регулирования труда отдельных категорий работников.
Тема 11. Охрана труда и аттестация рабочих мест.
- Обеспечение безопасности и охраны труда в организации.
- Организация и проведение аттестации рабочих мест по условиям труда: критерии оценки, контроль.
Тема 12. защита трудовых прав работников.
Индивидуальные и коллективные трудовые споры. Полномочия комиссии по трудовым спорам. Арбитраж.
Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.
Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.
Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.
Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.
Главные детали в контроле на бумаге
Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.
С какой целью осуществляется
Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.
Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.
Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.
Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:
- оформление приема на работу;
- внутреннее перемещение работников;
- увольнение;
- регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
- организация трудового процесса;
- иные.
Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.
Его основные цели представлены в таблице:
Направление кадровой работы | Выполняемые задачи |
Учетно-контрольное | прием, учет, увольнение персонала. |
Планово-регулятивное | подбор, перемещение, адаптация работников. |
Отчетно-аналитическое |
|
Координационно-информационное |
|
Организационно-методическое |
|
Документальное |
|
В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.
Законодательная база
Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.
Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:
- Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
- унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
- Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
- Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
- Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
- Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
- Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
- Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
- Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
- Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
- Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
- Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
- Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
- инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.
Обязательные документы
ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.
К ним относятся:
Устав | Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава. |
Правила распорядка труда (далее - Правила) |
|
Инструкция о защите персональных данных |
|
Положение об охране труда | Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда. |
График сменности | Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя. |
Бумаги по нормированию труда | В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм. |
Нормативные акты
После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .
Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.
В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.
На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.
Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.
Документ должен включать следующие позиции:
- сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
- данные паспорта сотрудника;
- должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
- перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
- сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
- рабочий график, оплата переработки;
- причины для прекращения действия договора и иные условия;
- подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.
Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.
Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля
Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:
Подготовка необходимого | Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг. |
Оформление руководителя | Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя. |
Назначение ответственного за кадровую работу | В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ. |
Составление внутренних актов | Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»). |
Документирование приема персонала | На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка). |
Заполнение трудовых книжек | В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе. |
Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.
Как ведётся учёт
Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.
Для этого необходимо сделать следующее:
- разработать внутреннюю нормативную базу;
- подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
- произвести штатную расстановку;
- подготовить трудовые соглашения;
- разработать формы по личному составу;
- оформить карточки Т-2;
- утвердить бланки заявлений для сотрудников;
- подготовить внутренние приказы.
Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.
Дополнительные моменты
Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.
Штатное расписание и отпуска
Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).
- список структурных подразделений и должностей;
- количество единиц штата по каждой должности;
- оклады, надбавки по должностям;
- фонд зарплаты организации.
Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.
Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.
График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.
График включает следующие реквизиты:
- название подразделения;
- наименование должности;
- ФИО и табельный номер труженика;
- число дней отпуска;
- даты ухода в отпуск по плану и факту;
- основание переноса отпуска, предположительная дата.
За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.
Оформление сотрудников
Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.
Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:
- регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
- ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
- оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
- выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
- оформление и регистрация приказа в книге учета;
- заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
- передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.
При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.
К необходимым бумагам относятся:
- распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
- кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
- карточки Т-2;
- трудовые;
- соглашения;
В прочие обязательные бумаги входят следующие:
- штатное расписание;
- положение по ОТ;
- журнал регистрации командировок;
- правила внутреннего распорядка;
- прочие.
Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.
После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.
Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.
Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.
Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.
Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.
Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.
Часто задаваемые вопросы
Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:
Порядок восстановления | Процедура не отражена в законодательстве.
Обычно она состоит из следующих шагов:
|
Особенности у ИП с наемными работниками | Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.
Договор заключается в несколько этапов:
|
Ведение на малом предприятии |
|
Упрощение учета на микропредприятиях | Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию. |
Форма обучения: очно или дистанционно
Данный курс научит Вас грамотно оформлять трудовые отношения от приема до увольнения. Вы узнаете требования к оформлению кадровых документов и организации хранения документации.
Обучение построено на практических примерах и конкретных ситуациях. Вы будете выполнять практикум по каждой теме в специально подготовленных бланках для слушателей. Полученные знания и навыки позволит Вам после окончания курса приступить к практической кадровой работе.
Цель курса: обучение слушателей конкретным практическим навыкам кадровой работы, оформлению документов, разрешению спорных трудовых вопросов.
Договор на оказание платных образовательных услуг:
Реквизиты для оплаты обучения:
Программа курса
Кадровая служба предприятия. Регламентирующие документы
- Функции и структура кадровой службы.
- Документы, регламентирующие деятельность кадровой службы.
- Штатное расписание: разработка, утверждение.
- Документы, обязательные для организации.
- Образцы приказов требуемых при проверке ГТИ
Прием на работу: оформление, заключение трудового договора. Учет кадров
- Трудовой договор: содержание, срок
- Трудовой и гражданско-правовой договоры: критерии отличия.
- Запрет «заемного» труда. Предоставление персонала в «аренду» другому работодателю. Особенности оформления трудовых отношений.
- Микроприятие: отличия, требование законодательства.
- Оформление приема на работу: обязательные и дополнительные условия
- Испытательный срок: особенности установления и их правомерность
- Оформление на работу иностранных работников
- Особенности оформления трудовых отношений с бывшими государственными служащими
- Особенность оформления трудовых отношений с руководителем организации
- Приказ о приеме на работу: основание, порядок оформления.
- Особенности оформления срочных трудовых договоров
- Аннулирование трудового договора. Алгоритм действий работодателя при аннулировании трудового договора
- Учет кадров: личная карточка работника и инструкция по ее заполнению.
- Электронный трудовой договор
- Типичные ошибки, допускаемые при оформлении трудовых отношений.
- Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства
- Практикум
Перевод на другую работу
- Виды и порядок перевода сотрудника.
- Алгоритм действия работодателя при переводах и изменении обязательных условий трудового договора
- Перемещение: основания.
- Действия работодателя при перемещении работников
- Типичные ошибки, допускаемые работодателем при переводах и перемещениях
- Практикум
Организационная культура компании. Аттестация персонала.
- Понятие организационной культуры
- Правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция: разработка и утверждение.
- Требования законодательства к оформлению правила внутреннего трудового распорядка.
- Аттестация персонала организации: цели, задачи аттестации
- Порядок проведения и оформления аттестации персонала.
- Практикум
Отпуска. Виды отпусков, порядок предоставления, оформление. Служебные командировки.
- График отпусков: порядок разработки, оформления, утверждения
- Типичные ошибки, допускаемые работодателем при формировании графика отпусков
- Виды отпусков: порядок предоставления, оформления
- Перенесение отпуска, отзыв из отпуска. Документирование. Алгоритм действия работодателя при отзыве сотрудника из отпуска, при перенесении отпусков.
- Отпуск по беременности и родам, по уходу за ребенком: порядок предоставления, оформление.
- Работа на условиях неполного рабочего времени во время нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком
- Процедура командирования. Документирование.
- Оформление и оплата однодневных командировок
- Требования законодательства к оформлению документов по командировкам
- Случаи продления командировок и правила их оформления
- Типичные ошибки, допускаемые при оформлении отпусков
- Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства при оформлении отпусков
- Практикум
Прекращение (расторжение) трудового договора с работником (увольнение).
- Прекращение трудового договора: общие основания
- Расторжение трудового договора по инициативе работодателя
- Расторжение трудового договора по инициативе работника
- Особенности увольнения отдельных категории работников
- Порядок оформления прекращения трудового договора
- Практикум
Ведение и хранение трудовых книжек, личных дел. Организация текущего хранения кадровой документации.
- Требования к порядку ведения и хранения трудовых книжек.
- Трудовая книжка: оформление титульного листа, внесение записей о приеме, переводе, увольнении.
- Дубликат трудовой книжки. Вкладыш в трудовую книжку. Основания выдачи, порядок оформления.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовые книжки.
- Формирование, ведение личных дел.
- Номенклатура дел кадровой службы.
- Практикум
Организация воинского учета на предприятии
- Как вести воинский учет при приеме на работу
- Разработка плана работы по ведению ВУС и бронированию
- Методические рекомендации по ведению воинского учета
- Ответственность работодателя за нарушения по ведению ВУС
Подготовка кадровой документации к проверке ГИТ
- Какие документы проверяет ГТИ
- Как обжаловать результаты проверки
- Порядок проведения плановых проверок
Защита персональных данных работников
- Понятие персональных данных
- Документы, содержащие персональные данные
- Право работников на защиту своих персональных данных
- Получение персональных данных работника от третьих лиц. Согласие работника на предоставление таких данных третьими лицами.
- Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных
- Обработка персональных данных работников
- Хранение и использование персональных данных работников
- Положение о защите персональных данных
- Сроки хранения персональных данных
- Ответственность работодателя и работников за нарушение норм, регулирующих защиту персональных данных
Специальная оценка условий труда на рабочих местах
- Определение специальной оценки труда
- Алгоритм действий работодателя при проведении спец.оценки условий труда рабочих мест
- Определение класса опасности на рабочих местах
- Порядок передачи сведений о результатах проведения спецоценки условий труда на рабочих местах
- Меры ответственности работодателя за нарушения требований охраны труда
Обучение проходит в удобное для Вас время в комфортабельных аудиториях. Всем желающим предоставляется возможность бесплатно посетить пробное занятие до заключения договора на обучение.
По окончании курса Вы получите удостоверение установленного образца.
Возможно, будет полезно почитать:
- Обучение основам бюджетного управления ;
- Придумай шуточное название к иллюстрации ;
- X5 Retail Group купит супермаркеты «О'кей Что случилось в окее ;
- Пять способов убедить суд принять ее в качестве доказательства ;
- Принципы, функции и методы деятельности социального работника в пенитенциарных учреждениях ;
- Внешнеторговая бартерная сделка ;
- Когда прекращается трудовой договор ;
- Оптимизация логистических процессов на предприятии ОАО 'БНС Груп' ;