Elaborarea unui program de primire a vizitatorilor pe probleme personale. Rolul secretarului în organizarea primirii vizitatorilor. Organizarea primirii vizitatorilor și lucrul cu cereri scrise din partea cetățenilor

3.4. Organizarea primirii vizitatorilor

Atunci când organizează primirea vizitatorilor, secretarul ar trebui să adopte o abordare diferențiată a trei categorii: primirea reprezentanților altor organizații, primirea angajaților organizației sale, primirea în probleme personale. Pentru implementarea clară a procedurilor, secretarul trebuie:

1) elaborează un program de admitere împreună cu managerul;

2) urmați succesiunea recepției și regulile conversațiilor;

3) ține evidența vizitatorilor;

4) documentați deciziile luate de șef în timpul recepției vizitatorilor.

Implementarea corectă a acestor proceduri vă permite să planificați activitatea curentă și viitoare a șefului, să luați rapid și în mod rezonabil decizii în cursul unei decizii personale.

Primirea reprezentanților altor organizații

Primirea vizitatorilor este una dintre cele mai importante sarcini ale secretarului. Prin urmare, contactele suplimentare cu compania, încheierea de acorduri și succesul comercial depind în mare măsură de capacitatea secretarului de a lucra corect cu vizitatorii.

Secretarul trebuie să rețină că un vizitator de orice rang, fără excepție, poate intra în biroul managerului numai după raportul secretarului. Secretarul raportează personal despre reprezentanții organizațiilor superioare. După ce a cerut vizitatorului să aștepte, intră în biroul managerului și informează despre vizitatorul care așteaptă să fie primit. În acest caz, este recomandabil să se numească numele de familie, numele, patronimicul, poziția vizitatorului și întrebarea la care a ajuns. Secretarul poate raporta managerului despre vizitator folosind un interfon și, după ce a primit consimțământul pentru recepție, îl invită pe vizitator să intre în birou. Este inacceptabil să invitați un vizitator îmbrăcat în haine exterioare la biroul managerului.

Atunci când organizați recepția vizitatorilor, este de dorit să luați în considerare o serie de caracteristici.

1. Un vizitator poate intra oricând la recepție, așa că păstrați locul de muncă în ordine oricând. O impresie neplăcută este produsă de o masă aglomerată, cupe nespălate, scrumiere cu funduri.

2. Trebuie să existe un loc în recepție unde vizitatorii să poată aștepta recepția. În această zonă, puteți așeza mai multe scaune, o masă cu ziare și reviste.

3. Când primiți vizitatori care nu lucrează în organizație, după salut, trebuie să aflați numele de familie, prenumele, patronimicul; firmă și poziție reprezentate; scopul vizitei; disponibilitatea unui acord preliminar cu privire la o întâlnire cu șeful. Acum, de obicei, vizitatorul îi dă mâna secretarei carte de vizită... Secretarul face cunoștință cu conținutul său, referindu-se la vizitator pe nume și patronimic, îl invită să se așeze.

4. Fiți politicos, impecabil de politicos față de oricine intră în zona de recepție. Scoate-ți hârtiile, întrerupe apel telefonicpentru a saluta vizitatorul și a afla despre scopul vizitei sale.

5. Pentru planificarea cu succes a zilei de lucru a managerului, setați zilele și orele de primire a angajaților, aduceți-i în atenția tuturor. Încercați să utilizați ceasul stabilit în acest scop.

6. Un jurnal de întâlniri poate fi de mare ajutor. Vă va ajuta să determinați imediat momentul programării, natura problemei și compoziția materialelor care ar putea fi necesare pentru a fi pregătite.

7. Dacă ora de recepție a fost convenită în prealabil, secretarul raportează managerului despre sosirea vizitatorului, dacă este necesar, intră în birou pentru a preda cartea de vizită și apoi invită oaspetele în birou.

8. Dacă un vizitator a venit la o ședință neprogramat, iar managerul din diferite motive nu îl poate accepta, secretarul poate recomanda contactarea altor angajați competenți ai companiei care sunt capabili să-i rezolve problema. Dacă vizitatorul insistă asupra necesității de a se întâlni cu managerul, secretarul sugerează să facă o programare.

9. Este imposibil să se permită defalcarea recepției desemnate. O chemare repetată a unui vizitator poate fi privită ca lipsă de respect pentru el personal și pentru compania pe care o reprezintă. În ultimă instanță, secretarul ar trebui să-și ceară scuze, să justifice motivul absenței managerului și să sublinieze încă o dată posibilitatea de a rezolva problema cu alți directori.

10. Dacă recepția este anulată dintr-un motiv valid (boala managerului, călătorie de afaceri urgentă), secretarul trebuie să anunțe vizitatorii în prealabil cu privire la anularea ședinței programate. Secretarul este de acord să programeze programarea la altă oră, ceea ce va fi convenabil pentru vizitator.

11. La înregistrarea vizitatorilor pentru o programare, secretarul trebuie să-și dea numele, prenumele și patronimicul, numărul de telefon pentru anchete urgente și mesaje. Este mai bine să faceți o programare în avans.

12. De obicei, un vizitator ajunge la recepție în avans sau trebuie să aștepte câteva minute pentru recepție. Secretarul, după ce a salutat politicos vizitatorul, îl invită să se așeze. Câteva fraze neutre (cum ar fi vremea) pot fi schimbate pentru a crea contact pozitiv și a elibera tensiunea. În același timp, secretarului nu i se recomandă să implice vizitatorul într-o conversație lungă, chiar foarte distractivă. Acest lucru poate distrage atenția de la scopul vizitei, aruncând spiritul de afaceri.

13. Dacă vizitatorul este vizibil nervos, nu este nevoie să-l liniștească în mod explicit. Acest lucru poate avea efectul opus. Mai bine distrageți vizitatorul cu o conversație ușoară pe un subiect neutru.

14. Secretarul poate ajuta vizitatorul să se pregătească pentru recepție: ascultați argumentele sale, răspundeți la întrebări (în competența sa și în confidențialitate), priviți materialele aduse. În acest caz, principalul lucru este să arăți tact maxim, nu să îți impui sfatul, ci doar să răspunzi la solicitarea oaspetelui.

15. Când ar trebui să oferiți ceai sau cafea vizitatorilor? Când managerul întârzie și un vizitator de rang înalt așteaptă la recepție. În acest caz, băuturile trebuie oferite tuturor vizitatorilor prezenți la recepție. Secretara toarnă cafea și ceai în cești și invită vizitatorii, începând cu femeile. Dacă managerul cere să aducă ceai și cafea la birou în timpul recepției, băuturile pot fi turnate și în cești din recepție, așezate pe o tavă. Secretarul aduce tava în biroul executivului. Pe lângă căni, pe tavă se așează un castron de zahăr, șervețele, fursecuri. O altă opțiune este, de asemenea, posibilă. Pe tavă se pune un ceainic sau oală de cafea cu băuturi gata preparate, căni, zahăr, șervețele, dulciuri. Secretara aduce tava în birou, toarnă băuturi în cești sau, la cererea managerului, părăsește tava, iar managerul însuși servește el însuși și oaspetele.

16. În timpul recepției, secretarul trebuie să transfere la el toate apelurile telefonice primite. Este posibil să-l îndepărtezi pe lider de conversație numai în cazuri extreme care nu tolerează întârzierea.

17. Dacă secretarul trebuie să contacteze managerul în timpul recepției sau să încalce ordinea vizitatorilor, puteți face referire doar la urgența problemei, dar nu și la importanța acesteia, deoarece pentru fiecare vizitator întrebarea sa este cea mai importantă.

18. La primirea vizitatorilor, secretarul nu trebuie să uite necesitatea păstrării confidențialității. Nu lăsați computerul pornit cu un monitor orientat spre vizitatori. Nu lăsați documente disponibile pentru citire pe desktop, chiar dacă informațiile conținute în acestea vi se par neclasificate.

Dacă vizitatorul a venit fără acordul prealabil, atunci secretarul are dreptul să decidă în mod independent dacă îl va raporta imediat șefului sau va face o programare.

Angajarea angajaților organizației dvs.

Atunci când organizează primirea angajaților instituției sale pe probleme de actualitate, secretarul este obligat:

2) aduce la cunoștința tuturor angajaților instituției programul de recepție pe probleme actuale;

4) informați managerul despre vizitator folosind un selector sau telefon.

Adesea, vizitatorii merg la o întâlnire cu un manager cu o întrebare care poate fi rezolvată de un alt angajat. Secretarul trebuie să cunoască foarte bine structura întreprinderii, funcțiile departamentelor, repartizarea atribuțiilor între angajații de frunte. În acest caz, el poate stabili cu cine ar trebui să se întâlnească managerul și pe cine, pentru o soluționare promptă a problemei, să-l trimită unui alt oficial competent.

Atunci când organizează recepția călătorilor de afaceri și a întreprinderilor, secretarul trebuie:

1) aflați întrebarea la care a sosit vizitatorul;

2) marcați certificatul de călătorie;

3) furnizați asistență în selecție materialele necesare;

4) aflați dacă călătorului i se oferă un hotel; dacă nu, atunci ajutați la rezolvarea acestei probleme, explicați cea mai convenabilă rută de transport de la hotel la instituție.

SFAT.Dacă o delegație ajunge la recepție, atunci ar trebui să aveți grijă în avans cu privire la alocarea unui angajat al organizației care va însoți delegația. Dacă sosește o delegație străină, ar trebui să vă ocupați de furnizarea unui interpret, suveniruri pentru membrii delegației.

Primirea pe probleme personale

Secretarul ar trebui să acorde o atenție specială organizării recepției de către șeful vizitatorilor în probleme personale.

La organizarea primirii angajaților instituției sale în probleme personale, secretarul este obligat:

1) cunoaște cercul persoanelor care au acces la cap în orice moment și lasă-le să treacă fără piedici;

2) aduce la cunoștința tuturor angajaților instituției programul de recepție pentru probleme personale;

3) stabiliți regulile pentru durata vizitei și avertizați vizitatorul despre aceasta;

4) informați managerul despre vizitator folosind un selector sau un telefon local.

La planificarea recepției vizitatorilor, se determină cât de des managerul va organiza o recepție pe probleme personale, în ce zile și ore. În funcție de aceasta, secretarul poate înregistra numărul corespunzător de persoane. De exemplu, dacă un supraveghetor are o întâlnire personală o dată pe săptămână, atunci întâlnirea săptămânală va fi multă mai puțini oameni comparativ cu numărul celor care s-au înscris dacă programarea se efectuează doar o dată pe lună. Timpul alocat pentru recepție depinde în mod direct de numărul de vizitatori.

Nu este neobișnuit ca un secretar să fie prezent în timpul recepției personalului în probleme personale, care păstrează o înregistrare în jurnal. Dacă în timpul recepției un angajat senior intră în birou, secretarul ar trebui să se ridice și să părăsească masa pentru a-l întâlni, cerându-și scuze vizitatorului. După ce ați salutat persoana care a intrat, ar trebui să-i spuneți că primiți angajați pe probleme personale, întrebați când, după încheierea conversației, seniorul în funcție vă va putea primi. Dacă este o problemă urgentă, atunci după primirea vizitatorului, secretara va trebui să meargă urgent la angajat.

În timpul recepției pe probleme personale, secretarul ține un jurnal în care sunt înregistrate data recepției, prenumele, numele, patronimicul, esența numărului, prenumele recepționerului și rezultatele examinării. Secretarul exercită controlul asupra implementării deciziilor luate de șef.

ÎN descrierea postului secretar în secțiunea de atribuții există cu siguranță o clauză care prevede că secretarul trebuie să primească vizitatori. Astfel, indiferent de sfera de activitate a unei instituții, organizație, formă, forma lor de proprietate, subordonare etc. fiecare secretar este asociat cu o activitate specificată. Secretarul este responsabil pentru programarea programărilor.

În fiecare organizație, managerul determină zilele și orele de primire a vizitatorilor. Înainte de a face o programare, secretarul trebuie să se asigure că vizitatorul a venit la adresă. Aflați ce problemă și încercați să rezolvați problema într-o singură vizită. Programarea se face de obicei în avans, completând secțiunile relevante din registrul vizitatorilor, care are următoarele secțiuni:

Data secțiunii

· Numele, numele și patronimicul vizitatorului;

· Adresa sa;

· Esența întrebării;

· Numele gazdei;

· Rezultatele examinării problemei.

Precum și forma revistei înregistrarea vizitatorilor este adesea păstrată pe cardurile de înregistrare și control. Din punct de vedere tehnic, acest formular este mai convenabil: puteți schimba cu ușurință secvența de recepție, în timpul analizei, identificați cele mai frecvent întâlnite întrebări și formele soluției lor. În prezent, înregistrarea recepției vizitatorilor se efectuează mai des în formă electronică. Se recomandă împărțirea timpului de recepție în intervale condiționate, cu o anumită marjă.

Secretarul are dreptul, stipulat în fișa postului, să stabilească și cu cine ar trebui să se întâlnească managerul și cine poate fi trimis adjuncților săi sau altor angajați responsabili. În plus, secretarul reglementează primirea vizitatorilor, ținând seama de importanța problemelor pe care aceștia au venit: unele dintre probleme au nevoie de o soluție prioritară, în timp ce altele s-ar putea să nu fie rezolvate atât de urgent.

În lucrarea legată de primirea vizitatorilor, sunt deosebit de importante astfel de calități ale secretarului precum bunăvoința, politețea și amabilitatea. Toți secretarii cu experiență, de regulă, în etapa de întocmire a listei de vizitatori, pe baza informațiilor disponibile în aceasta, sunt în mare măsură capabili să prevadă situații tensionate asociate apariției unei anumite persoane. Secretarii încearcă să-și planifice în detaliu munca în acest moment, pentru a aplica experiența existentă.

De exemplu, un vizitator agitat nu trebuie să fie liniștit, deoarece acest lucru poate crește tensiunea. Este recomandat într-o astfel de situație să-i arăți o atenție autentică, respect sincer. Căutând sfaturi, un compliment ascuns va ajuta la calmarea vizitatorului. Motivele situațiilor conflictuale deschise în timpul primirii vizitatorilor pot fi o atitudine lipsită de respect față de el, nesocotirea intereselor sale, comportamentul nepoliticos și o lungă așteptare.

Având în vedere tehnologia de primire a vizitatorilor, este necesar să subliniem că secretarul trebuie să rețină o regulă importantă pentru el: toți vizitatorii pot intra în biroul managerului numai după raportul secretarului.

Secretarul trebuie să raporteze personal vizitatorii importanți. După ce a cerut vizitatorului să aștepte, intră în biroul managerului, închizând ușa pe jumătate și informează despre vizitatorul care așteaptă o întâlnire. Când raportați despre un vizitator, trebuie să precizați în mod clar:

· Prenume, nume, patronimic;

· Poziție sau adresă;

· Întrebarea la care a sosit vizitatorul.

Dacă managerul este gata să primească vizitatorul, secretarul îl invită pe acesta să intre. În același timp, ușa biroului se deschide larg și secretara, ținând-o, face loc unui pasaj. După ce vizitatorul a intrat în birou, secretara închide ușa, dar fără să bată.

Atunci când organizează primirea angajaților instituției sale pe probleme de actualitate, secretarul este obligat:

Cunoaște cercul de persoane care au acces la manager în orice moment și lasă-le să treacă liber;

Să informeze toți angajații instituției despre programul de lucru pentru problemele actuale;

Determinați regulile pentru durata vizitei și avertizați vizitatorul despre aceasta;

Informați managerul despre vizitator utilizând un selector sau un telefon local.

Informațiile despre procedura de recepție sunt afișate într-un loc vizibil: sub forma unui mic anunț sau secretara are grijă ca pe ușile recepției să fie afișată o masă care să indice zilele și orele de primire a vizitatorilor. La cererea șefului, secretarul ar trebui să poată pregăti și servi ceai sau cafea șefului și vizitatorilor, membrilor delegației.

În același timp, vasele ar trebui să fie perfect curate, ceaiul sau cafeaua să fie pregătite la recepție, apoi turnate în căni și aduse în biroul managerului pe o tavă. De obicei, clienții iau singuri ceștile din tavă.

Este posibil să aranjați cești în funcție de numărul de vizitatori de pe masă înainte de a ajunge, dacă cafeaua și ceaiul sunt aduse în birou în oale de cafea după sosirea vizitatorilor și turnate în prezența lor. Trebuie să fie șervețele pe masă.

De regulă, cafeaua și ceaiul se servesc cu prăjituri, prăjituri, dulciuri. De asemenea, puteți pune sticle cu apă minerală și pahare pe masă în funcție de numărul de vizitatori, o cheie pentru deschiderea sticlelor.

Trimite-ți munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Folosiți formularul de mai jos

Elevii, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

Documente similare

Modul de organizare și aspectele psihologice ale muncii managerului de birou. Cerințe de afaceri și personale ale angajatorilor pentru posturile vacante de manageri de birouri și secretari. Principalul sarcinile de serviciu... Organizarea locului de muncă și asistență în munca șefului.

munca de curs , adăugat 13.01.2011

Organizarea și desfășurarea recepției vizitatorilor de către secretar. Cultura de afaceri și cerințe pentru aspect... Activitatea secretarului privind pregătirea unei călătorii de afaceri și organizarea de întâlniri, conferințe. Amenajarea locului de muncă și condițiile de muncă.

hârtie pe termen adăugată la 10/11/2011

Munca secretarului pentru serviciile documentare și nedocumentare către șef. Organizarea rațională a locului de muncă. Raționalizarea informațiilor și a muncii analitice și planificarea zilei de lucru. Crearea unui post de lucru automat pentru secretar.

teză, adăugată 20/10/2013

Responsabilități funcționale și rol în modelare structura corporativă secretar-asistent; organizarea optimă a locului său de muncă și a timpului. Studiul mecanismelor de interacțiune dintre manager și secretar. Caracteristici de lucru cu vizitatorii la recepție.

hârtie de termen, adăugată 15.09.2013

Importanţă organizare corectă primirea vizitatorilor în întreprindere ca funcție de secretar. Echipamentul localului și suportul de informare și documentare pentru recepție. Determinarea orelor de recepție. Organizarea procesului de primire a vizitatorilor de către cap.

test, adăugat 19.07.2011

Studierea activităților secretarului la recepția managerului, ținând cont de condițiile de activitate. Organizarea locului de muncă și a programului de lucru al secretarului. Lucrul cu vizitatorii la recepție. Mentine conversații de afaceri... Organizarea de negocieri, întâlniri, întâlniri de afaceri.

termen de hârtie adăugat 24.06.2010

termen de hârtie, adăugat 06/01/2009

Buna seara prieteni!

Într-un fel sau altul, trebuie să contactăm cu toții organele guvernamentale... Luați un certificat, înregistrați, radiați, înregistrați etc. Și de fiecare dată trebuie să stați la cozi timp de multe ore pentru una sau două bucăți de hârtie sau timbre prețuite. În articolul de astăzi, aș dori să vorbesc despre cum luptăm personal împotriva problemă la coadă (în Biroul nostru [UFRS pentru regiunea Kurgan] există un flux destul de mare de vizitatori, deci sarcina este destul de urgentă).

Vreau doar să faceți o rezervare cu privire la scopul articolului:

În primul rând, aș dori să vă arăt cum puteți în moduri simple rezolva probleme complexe. Nu trebuie să cumpărați software fantezie, să instalați, să configurați etc. Unele lucruri pot fi rezolvate destul de grațios, ar exista, după cum se spune, un cap și mâini.

În al doilea rând, aș vrea să scutur credința că agențiile guvernamentale sunt un fel de mașină birocratizată fără suflet care folosește tehnologii și metode de lucru învechite. Desigur, nu întotdeauna țin pasul cu vremurile, dar există și o experiență pozitivă. M-aș bucura dacă, după ce l-am citit, cineva poate arunca o privire diferită asupra muncii noastre.

Sarcină

Deci, pentru început, voi descrie problema pe care o rezolvăm. La primirea vizitatorilor, principala problemă este, desigur, coada. Unul dintre departamente acceptă doar la etaj, așa că 10-15 persoane stau constant pe coridor. Din păcate, aceasta este imaginea reală. Imaginea ideală ar trebui să arate astfel: fiecare vizitator știe timpul exactcând ar trebui să o luați exact și vine cu 5-10 minute înainte de acel moment. Întregul program de recepție este clar programat, 2-3 persoane așteaptă pe coridor, fără zgomot. Această abordare se numește „Coadă electronică” și este deja utilizat în unele locuri (în bănci, clinici medicale private etc.)

În mod ideal, înscrierea la o „coadă electronică” ar trebui să fie accesibilă de oriunde.

Prima opțiune: o persoană sună la telefon, îi numește numele complet, un specialist îl notează la momentul potrivit.
Opțiunea a doua: prin terminalul de informații și referință.
Opțiunea a treia: prin interfața web (chiar pe site-ul oficial)

În plus, desigur, toate acestea ar trebui implementate într-o formă convenabilă, astfel încât totul să fie imediat vizibil, iar adăugarea unei persoane să aibă loc cu un minim de mișcări ale mouse-ului.

Implementare

Întregul sistem a fost scris în PHP și rulează pe un server web local. Pentru a intra în sistem, un specialist trebuie doar să deschidă un browser (faceți clic pe comanda rapidă de pe desktop) și să vă conectați.

În mod implicit, este afișată intrarea pentru data curentă (imaginile pot fi făcute clic):

Puteți urmări orice altă zi:

Un pic de clarificare:
Întreaga zi de lucru (de la 8 am la 8 pm (cu o marjă)) este împărțită în 4 intervale de câte 3 ore fiecare. Fiecare interval este împărțit în continuare în „quanta” de timp (10, 12, 15, 20, 30 sau 60 de minute) - timpul de primire a unui vizitator.

Sistemul ia în considerare toate programele de lucru, pauzele de prânz și zilele de dinainte de vacanță. Celulele inactive sunt cenușiate.

Celulele albe goale sunt active. După ce faceți clic pe acesta, se deschide deasupra un formular pentru introducerea numelui vizitatorului. Un vizitator poate ocupa mai multe celule (dacă trebuie să emită mai multe documente).

Celulele galbene sunt ocupate. Verde - a venit un vizitator, roșu - nu a venit (necesar pentru a colecta statistici). În cazul refuzului unui vizitator, specialistul nostru îl poate șterge și poate suprascrie o nouă persoană pe celulele părăsite.

În general, interfața este destul de clară și după câteva explicații, toată lumea a început să o folosească cu încredere.

Implementare tehnică.

După cum am menționat mai sus, totul este scris în PHP. S-a dovedit că totul nu este atât de înfricoșător pe cât am crezut la început - totul se încadrează în două scripturi principale + câteva auxiliare responsabile pentru actualizarea informațiilor asincrone în fiecare minut (am folosit în mod activ cererile AJAX). Întreaga lucrare a durat aproximativ două săptămâni.

Beneficiu.

Beneficiile sunt evidente - deja conform rezultatelor din prima săptămână, este clar cum vizitatorii ocupă toate celulele destul de dens (rareori rămân liberi). Adică sistemul chiar funcționează! Acum înregistrarea se face doar prin telefon și până acum doar într-un singur departament. Descărcarea specialiștilor noștri este, de asemenea, evidentă - înainte, îmi este rușine să recunosc, au ținut o evidență preliminară în fișierul Excel. În plus, desigur, o primire uniformă a cetățenilor pe tot parcursul zilei (se întâmplă ca toată lumea să intre dimineața, iar după-amiaza, dimpotrivă, să nu existe nimeni).

Ne vom extinde mai departe. Pentru a fi sincer, va fi mai dificil și mai interesant în același timp.
În primul rând, îl vom implementa în al doilea departament (două ferestre funcționează acolo la programare).
În al doilea rând, este necesar să scrieți un algoritm care să calculeze automat cât timp este necesar pentru a primi un vizitator - în funcție de numărul de documente, tipul de înregistrare etc.
În al treilea rând, vom introduce un sistem de preînregistrare la terminalul de informații și pe site-ul oficial. Adică, va fi posibil să mergeți în mod independent (!!!) la site, să vedeți celule libere, să alegeți cele potrivite și să vă înscrieți pentru această dată. De acord, este mult mai convenabil decât să stai la rând. Sau vino și află că, se pare, astăzi nu există recepție.

Aș fi recunoscător pentru comentariile dvs., gata să vă răspund la întrebări.

Primirea vizitatorilor poate fi împărțită în trei tipuri: primirea angajaților instituției dvs. de către actualitate; primirea reprezentanților altor organizații, inclusiv delegațiilor; primirea vizitatorilor pe probleme personale.

Secretarul este obligat: să se asigure că pe ușile sălii de recepție este afișat un indicator care să indice zilele și orele recepției vizitatorilor; să țină o evidență a vizitatorilor și să monitorizeze implementarea deciziilor luate în timpul procesului de acceptare; monitorizați ordinea recepției și ora conversației. Este mai bine să faceți o programare în avans, făcând înregistrări corespunzătoare în registrul vizitatorilor.

Dacă vizitatorul a venit fără acordul prealabil, atunci secretarul are dreptul să decidă în mod independent dacă îl va raporta imediat șefului sau va stabili o programare. În caz de refuz, secretarul îi spune vizitatorului data și ora exactă când va fi primit.

Atunci când organizează primirea angajaților instituției sale pe probleme de actualitate, secretarul este obligat:

cunoaște cercul de persoane care au acces la manager în orice moment și lasă-le să treacă liber;
aduc la cunoștința întregului personal al instituției programul de lucru pentru problemele actuale;
determina regulile pentru durata vizitei si avertizeaza vizitatorul despre aceasta;
informați managerul despre vizitator folosind un selector sau un telefon.

Adesea, vizitatorii merg la o întâlnire cu un manager cu o întrebare care poate fi rezolvată de un alt angajat. Secretarul ar trebui să fie conștient de împărțirea responsabilităților între personalul superior al instituției pentru a îndruma vizitatorul către un membru al personalului competent.

Atunci când organizează primirea lucrătorilor detașați la întreprindere, secretarul trebuie:

aflați întrebarea la care a sosit vizitatorul;
marcați certificatul de călătorie;
asistă la selectarea materialelor necesare;
aflați dacă specialistului călător i se oferă un hotel; dacă nu, atunci ajutați la rezolvarea acestei probleme.

Dacă o delegație ajunge la recepție, atunci ar trebui să aveți grijă în avans cu privire la alocarea unui angajat al organizației care va însoți delegația. Dacă sosește o delegație străină, ar trebui să vă ocupați de furnizarea unui interpret, suveniruri pentru membrii delegației.

Dacă este necesar, la cererea șefului, secretarul ar trebui să poată pregăti și servi capul și vizitatorul (membrii delegației) ceai sau cafea.

Nu trebuie să permiteți întreruperea recepției din motive nerespectuoase. Dacă managerul la care a fost invitat vizitatorul este absent, este necesar ca vizitatorul să fie primit de un alt angajat competent. Secretarul ar trebui într-o astfel de situație să-și ceară scuze pentru absența liderului și să explice motivul absenței sale.

Secretarul ar trebui să acorde o atenție specială organizării recepției de către șeful vizitatorilor în probleme personale. Liderul de obicei lasă deoparte anumite zile pentru acest tip de întâlnire.

În timpul tuturor tipurilor de recepție, secretarul însuși acceptă toate apelurile telefonice, înaintează șefilor adjuncți întrebările care necesită soluții imediate.

La sfârșitul conversației și se ia decizia, șeful se scrie singur sau îi cere secretarului să facă o înregistrare a rezultatelor conversației în formularele de înregistrare corespunzătoare. Controlul asupra implementării deciziilor luate de către șef este asigurat de secretarul-asistent.

Ar putea fi util să citiți: