Un angajat al oricărui domeniu se confruntă mai devreme sau mai târziu cu problema scrierii unei scrisori de afaceri. Întrebarea principală este cum să începeți și cum să terminați? Multe site-uri oferă reguli de bază și exemple, cu o atenție redusă asupra părții finale a documentelor.

Scrisoarea ar trebui să fie perfectă în orice. Chiar și cea mai mică încălcare a regulilor vă poate dăuna credibilității sau prestigiului companiei.

Într-o formă scurtă, vă sugerăm să vă familiarizați cu principalele reguli ale scrisorilor de afaceri și să aflați mai detaliat pe partea finală a scrisorii oficiale.

Vei avea nevoie:

Reguli generale ale scrisorilor de afaceri

1. Când completați scrisoarea, nu uitați că nu vă exprimați propria opinie, ci acționați în numele unei persoane juridice (instituție, organizație sau întreprindere).
2. Trebuie să prezentați clar rezultatele pe care doriți să le obțineți cu această scrisoare și să utilizați eficient toate posibilitățile textului.
3. Definiți clar conturul dvs. prin evidențierea informațiilor pentru introducere, corpul principal sau final.
4. În introducere, după adresă, pregătim destinatarul pentru percepție. Acesta ar putea fi un rezumat al evenimentelor care au dus la originea documentului. Partea principală conține o afirmație despre esența problemei cu argumentarea necesară (explicație, calcule numerice, trimiteri la acte legislative).

Un text mai eficient și mai ușor de citit, în care, mai întâi, este prezentată o propunere, o cerere sau o cerere, apoi - argumentarea și nu există deloc o parte introductivă.

O parte din final - apendice

Anumite documente au atașamente care completează, clarifică sau detaliează probleme specifice. Ele trebuie notate la sfârșitul scrisorii, indentând câteva rânduri de la ultimul paragraf.

Metode de proiectare a aplicației:

1) Aplicațiile menționate în text, apoi o notă despre aceasta este redactată după cum urmează:

Anexă: pe 5 pagini, în 3 exemplare.

2) Aplicațiile care nu sunt specificate în text trebuie să fie listate, asigurați-vă că indicați titlul, numărul de pagini din fiecare cerere și numărul de copii.

Apendice: „Act de evaluare a costului construcției în desfășurare”, pe 2 pagini, în 3 exemplare.

3) Uneori există mai multe aplicații. Apoi sunt listate după nume și numerotate. Cu un număr mare de aplicații, lista lor este compilată separat, iar în scrisoarea de după text notează:

Apendice: conform listei de la ... p.

Atașați copii ale documentelor la scrisoare în ordinea în care au fost numerotate în atașament.

Cererea este semnată de obicei de șefii diviziunilor structurale. În cazul în care aplicațiile sunt cusute, nu este necesar să se indice numărul de pagini.

Politețea și corectitudinea sunt baza finalului

Există diferite opțiuni pentru construirea finalului. Depinde de ce spunea scrisoarea.

Cele mai frecvente exemple de completare sunt:

1) Repetați recunoștința dată la început sau pur și simplu mulțumiți pentru ajutor:

Iti multumesc din nou ...

Lasă-mă să vă mulțumesc din nou ...

Am dori să ne exprimăm din nou recunoștința sinceră ...

Multumesc pentru ajutor …

2) Exprimați speranța:

Sperăm că acordul va fi reciproc benefic ...

Sperăm că oferta noastră vă va interesa ...

Așteptăm cu nerăbdare o cooperare strânsă și benefică reciproc ...

Sper că în curând voi putea să mă întâlnesc personal cu tine ...

Sper să primiți răspunsul dvs. în curând ...

3) Asigurarea destinatarului (de obicei, are un efect psihologic pozitiv asupra destinatarului):

Vă asigurăm că puteți conta pe suportul nostru ...

Abia asteptam sa lucram cu dumneavoastra ...

Aș fi bucuros să cooperez cu dvs. și aștept cu nerăbdare răspunsul dvs. ...

4) Cerere:

Vă rugăm să citiți materialele cu atenție și să dați un răspuns ...

Vă rugăm să ne informați urgent ...

Vă rugăm să luați măsuri urgente pentru a îmbunătăți situația ...

Vă rugăm să mă sunați în orice moment convenabil pentru dvs. ...

5) Repetarea scuzelor deja exprimate pentru inconveniente:

Încă o dată, îmi cer scuze pentru neplăcerile cauzate ...

Ne cerem scuze sincer pentru această întârziere forțată a plății ...

Despărţire

1) În corespondența oficială, puteți să vă luați la revedere în diferite moduri:

Cu respect…

Cele mai bune urări și salutări ...

Cu respect sincer pentru tine ...

Vă dorim mult succes.

2) Dacă sunteți familiarizat cu destinatarul sau cooperați cu succes cu acesta, atunci puteți încheia scrisoarea cu fraze prietenoase (care nu sunt familiare):

Cu stimă…

Salutari…

Cu recunoștință și urări de bine.

Puteți termina documentul fără a utiliza aceste construcții!

Funcții de completare a scrisorii engleze

1. De obicei, încheie o scrisoare oficială de genul acesta: Cu sinceritate, sau pur și simplu A ta (Al tău) și semnătură, care indică numele și poziția de sub acesta.
2. Pentru a nu-ți pune partenerul într-o poziție dificilă și a nu te face să îți faci presupuneri despre sexul tău, ai probleme să-ți scrii numele complet, adică nu P.R. Dovzhenko, ci Pavel Dovzhenko.

Semnătură

Funcționarii semnează documente în competența lor.

„Semnătura” necesară constă în titlul poziției, inițialelor și prenumelui persoanei care a semnat documentul.

Directorul uzinei „Mramor” (semnat) A. B. Koval

Documentele care sunt încheiate în instituțiile care operează pe principiul managementului unic sunt semnate de un singur funcționar (lider, deputat sau angajat căruia i se încredințează acest lucru).

Pe documentele organelor colegiale (protocoale, decizii), se pun două semnături (șef și secretar). Comanda este semnată de către șef.

Două sau mai multe semnături sunt puse pe documente, pentru al căror conținut sunt responsabile mai multe persoane:

• Documentele monetare sunt semnate de către conducătorul instituției și contabilul-șef;
• acordurile sunt semnate de reprezentanții părților contractante.

Semnăturile mai multor persoane pe documente sunt plasate unele sub altele într-o secvență corespunzătoare ierarhiei serviciilor.

Directorul (semnătura) S.P. Antonyuk

Contabil șef (semnătura) V.T. Dudko

Dacă un document este semnat de mai multe persoane care dețin aceeași funcție, semnăturile lor trebuie să fie la același nivel.

Directorul uzinei „Luch” Directorul uzinei „Light”

(semnătura) V. R. Sakhno (semnătură) L.P. Kotov

Semnătura începe cu inițialele (plasate înainte de nume), apoi prenumele. Decodarea semnăturii între paranteze nu este necesară!

tipărire

Pe unele documente, pentru consolidarea forței juridice, au pus o amprentă a sigiliului: contracte, decrete, concluzii. Amprenta ar trebui să surprindă o parte din titlul poziției și o semnătură personală.

Data

Data este plasată sub semnătura din stânga.

Scrisoarea oficială este datată în ziua în care a fost semnată sau aprobată de șeful instituției.

Există o comandă de întâlnire general acceptată:

1. Elementele de date sunt scrise într-o linie cu trei perechi de cifre arabe în succesiune: zi, lună, an;
2. dacă numărul ordinal al zilei sau lunii este numărul primilor zece (de la 1 la 9), atunci se pune zero în fața lui: 03.01.15 .
3. Cuvânt an, reducere r... nu pune.

• După ce ați terminat, verificați litera dacă există erori gramaticale și vedeți dacă există ceva în plus.
• Lasă un coleg sau, dacă este posibil, un manager să citească scrisoarea. O perspectivă exterioară vă va ajuta să identificați defectele care ar putea fi trecute cu vederea.
• Nu uitați să includeți telefonul / adresa de e-mail. Acest lucru este adesea necesar pentru a rezolva rapid problema indicată în scrisoare.
• Pe lângă cerințele universale generale și regulile de proiectare, trebuie avut în vedere faptul că fiecare tip de document are propriile sale caracteristici de proiectare.

Nu uitați că nu toate documentele au o listă completă a detaliilor de mai sus, ci doar un anumit set dintre cele care oferă forța juridică și completitudinea acestui tip de document particular.

Oferte de succes și răspunsuri dorite!

Întrebări și răspunsuri frecvente

Ce este plăcut să scrii la sfârșitul unei propuneri de afaceri?

Nu folosiți în etapa finală cuvinte și expresii care pot fi considerate manipulări („sperăm la o cooperare reciproc benefică”, „mulțumim anticipat pentru răspuns”, „vom aștepta scrisoarea de răspuns”, etc.).

Ce să scrii „cele mai bune urări” sau „cele mai bune urări” la sfârșitul scrisorii?

Cu siguranță, „cu respect”, trebuie să respectați un stil de comunicare de afaceri.

Ce scriu de obicei la sfârșitul unei scrisori dacă solicită un răspuns rapid?

Nu scriu așa ceva într-o scrisoare de afaceri.

Ar trebui să scrieți în semnătura dvs. „Salutări” sau „Cele mai bune urări”?

"Cu respect".

Cum se înlocuiește semnătura „cu respect”?

„Cu tot respectul”, „Respectuos”.

Cum să închei scrisoarea de prezentare?

Vă mulțumim pentru atenție.

Cum altfel să scrie „ar dori să notifice”?

„Aș dori să informez”, „a anunța”, „a informa”, „a anunța”, „a aduce la cunoștință”.

Este corectă expresia „Îmi voi încheia raportul cu cuvinte”?

Probabil, toată lumea cel puțin o dată a trebuit să se ocupe de nevoia de a scrie o scrisoare de afaceri. Când o compilați, ajungeți involuntar la concluzia că nu este deloc ușor. Există multe reguli și regulamente pentru scrierea scrisorilor de afaceri pe care trebuie să le cunoașteți. Articolul descrie în detaliu procesul de întocmire a unui document, oferă mostre de o scrisoare de afaceri, discută tipurile și designul acestora.

Formă

Antetele pregătite vor adăuga soliditate și vor indica fiabilitatea companiei. Acestea conțin informațiile necesare despre organizație, cum ar fi:

• Nume.
• Abordare.
• Numere de telefon de contact.
• Site-ul.
• E-mail.
• Siglă.
• Alte date de contact.

Nu există reguli stricte pentru formulare. Prin urmare, fiecare organizație decide în mod independent ce informații trebuie introduse în ele.

Cum să scrii corect scrisori de afaceri? Instruire

Scrierile de afaceri sunt scrise și formatate într-un anumit mod, respectând regulile și cerințele lor inerente. În funcție de obiectiv, autorul gândește detaliat conținutul pentru a obține rezultatul pe care îl calculează. El trebuie să înțeleagă clar ce informații destinatarul știe deja despre subiectul scrisorii, de la ce să pornească și ce va fi nou în ea. Argumentele depind de ceea ce urmărește autorul. Procesul de pregătire a unei scrisori de afaceri poate fi împărțit în următoarele etape:

• Studiul problemei.
• Scrierea unui proiect de scrisoare.
• Aprobarea acesteia.
• Semnare.
• Verifica.
• Se trimite destinatarului.

Structura scrisorilor de afaceri

Când compuneți o scrisoare, este necesar să o saturați cu informații, adică să puneți acolo toate informațiile necesare. Poate fi simplu sau complex. Într-o scrisoare simplă, conținutul afișează în mod clar și concis informații care, în general, nu necesită un răspuns din partea destinatarului. Unul complex poate fi format din mai multe secțiuni, puncte și paragrafe. Fiecare paragraf stabilește un aspect al informațiilor. Probele de acest tip de scrisoare de afaceri constau de obicei dintr-o parte introductivă, principală și finală.

Mai jos este un exemplu de scriere a unei scrisori de afaceri - partea sa introductivă.

Partea principală descrie situații, evenimente, oferă analiza și dovezi ale acestora. În această parte, ei conving că este necesar să acționeze într-un fel sau altul, să demonstreze cum a fost problema și să informeze despre nevoia de a participa la orice eveniment, oferind diferite argumente.

Concluzia conține concluzii care sunt făcute sub formă de propuneri, cereri, mementouri, refuzuri etc.

Un exemplu de scriere a unei scrisori de afaceri - partea finală a acesteia - este prezentat mai jos. Aici se rezumă cerința prevăzută în principal.

Toate informațiile furnizate ar trebui să fie în mod optim consecvente și inteligibile.

Fiecare scrisoare începe cu un apel aliniat la centru. Această mică parte este extrem de importantă. Atunci când îl alege, autorul trebuie să țină cont de:

• Poziția destinației.
• Natura relației.
• Formalitate.
• Etichetă.

Litera ar trebui să conțină o formă politicoasă la sfârșit. De exemplu: "... Sper o cooperare suplimentară (mulțumesc pentru invitație) ...". Aceste expresii sunt urmate de semnătura autorului.

Stil

Toate scrisorile trebuie să fie într-un stil de afaceri formal, ceea ce înseamnă utilizarea mijloacelor de vorbire pentru relațiile de afaceri formale. Caracteristicile unui astfel de limbaj sunt formate în următoarele circumstanțe:

• Principalii participanți la relațiile de afaceri sunt persoane juridice, în numele conducătorilor și oficialilor cărora sunt scrise scrisori.
• Relațiile în organizații sunt strict reglementate.
• Obiectul comunicării îl reprezintă activitățile companiei.
• În general, documentele administrative au un destinatar specific.
• Adesea în cursul activităților organizației se întâlnesc aceleași situații.

În acest sens, informațiile cuprinse în scrisoarea de afaceri trebuie să fie:

• Oficial, impersonal, accentuând distanța dintre participanții la comunicare.
• Adresa, destinată unui destinatar specific.
• Relevante în momentul scrierii.
• Credibil și imparțial.
• Motivat pentru a induce destinatarul să ia orice măsură.
• Complet pentru capacitatea de luare a deciziilor.

cerinţe

O scrisoare de afaceri trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

• Vorbirea este standardizată la toate nivelurile - lexical, morfologic și sintactic. Conține multe fraze, termeni și formule.
• Tonul scrisului este neutru, restrâns și strict, fără utilizarea expresiilor emoționale și expresive ale limbajului.
• Precizia și claritatea textului, fără erori logice, claritate și atenție la formulări.
• Laconicism și scurtitate - fără utilizarea expresiilor care poartă un sens suplimentar.
• Folosind formule lingvistice generate din situații repetitive.
• Utilizarea termenilor, adică a cuvintelor sau frazelor care au concepte speciale.
• Utilizarea prescurtărilor, care pot fi lexicale (adică cuvinte prescurtate compuse formate prin eliminarea literelor din părți ale cuvintelor: OOO, GOST ș.a.) și grafice (adică desemnarea cuvintelor în formă prescurtată: grn, zh-d și altele).
• Utilizarea construcțiilor în cazurile genitive și instrumentale.
• Colocări cu substantive verbale („a susține” în loc de „a susține”).
• Folosind propoziții comune simple.

Eșantioanele de scrisoare de afaceri de mai sus sunt prezentate mai jos în versiunea completă (cu partea principală). Informațiile îndeplinesc toate cerințele stilului oficial de afaceri.

Tipuri de scrisori de afaceri

Cel mai bine este să scrieți o scrisoare de afaceri pe orice problemă specifică. Dacă este necesar să se rezolve mai multe probleme simultan, se recomandă să se elaboreze mai multe opțiuni diferite.

Literele de afaceri pot fi după conținutul lor:

• Acompaniind. Aceste scrisori sunt de obicei necesare pentru a comunica unde să trimiteți documente.
  (Cum să scrii o scrisoare de afaceri? O scrisoare de întâmpinare pentru exemple îi va ajuta pe cei care trebuie să scrie acest tip de document.)

• Garanție. Acestea sunt scrise pentru a confirma orice promisiuni sau condiții. De exemplu, plata pentru muncă, chiria, termenele de livrare și multe altele pot fi garantate.
• Recunoscător. Au început să fie folosite mai ales în ultimul timp. Aceste e-mailuri demonstrează un ton bun al partenerului. Acestea pot fi emise pe o antet obișnuită sau pe hârtie colorată cu un imprimeu frumos.
  (Cum se scrie o scrisoare de afaceri? Un eșantion din varietatea de recunoștință este compilat în formă gratuită, în funcție de sarcinile care se rezolvă. În acest caz, scrisoarea în cea mai scurtă formă își exprimă esența. Un astfel de eșantion, realizat pe hârtie colorată cu un ornament, poate fi atârnat pe peretele din cameră. companie la locul de onoare.)

• Informațional.
• Instructiv.
• De felicitare.
• Publicitate.

Există, de asemenea, scrisori:

• Propuneri de cooperare Destul de răspândite recent, trimise organizațiilor, acestea sunt adesea de natură publicitară, de exemplu, ca acest eșantion. Este destul de dificil să scrii scrisori comerciale, trebuie să ții cont de multe nuanțe pentru a-i acorda atenție și cu atât mai mult pentru a te interesa. Dar, dacă este compilat conform exemplului de mai jos, are toate șansele de succes.

• Invitații. Acestea sunt trimise oferindu-se să participe la diverse activități. De obicei, sunt adresate unui lider sau unui oficial, dar pot fi adresate și întregii echipe.
• Cereri.
• Observații.
• Cereri și multe altele.

Cum se scrie un răspuns la o scrisoare. Exemplu

Răspunsul trebuie să înceapă prin repetarea cererii în prima literă. Apoi se dau rezultatele considerației sale și se exprimă aprobarea sau motivul refuzului. Scrisoarea de răspuns de afaceri poate conține o soluție alternativă la informațiile așteptate. De obicei îndeplinește următoarele principii:

• Link la prima literă și conținutul acesteia.
• Limbajul identic înseamnă.
• Volume comparabile și aspecte ale conținutului.
• Respectarea unei anumite secvențe.

Înregistrare

Pe lângă utilizarea antetelor companiei pentru scrisorile de afaceri, trebuie să luați în considerare alte subtilități în designul lor. Acestea sunt detalii, reguli pentru prescurtări, ortografia adresei, titlu, lungimea textului, lățimea câmpului și multe altele.

Probele unei scrisori de afaceri ajută la alcătuirea acesteia, ținând cont de toate subtilitățile și nuanțele. Acestea sunt folosite atât de funcționari începători, cât și de muncitori cu experiență. Cu exemple, învață cum să scrie scrisori corect și să economisească mult timp.

Gândiți-vă cât de formală ar trebui să fie scrisoarea. Acest lucru este determinat de relația cu destinatarul scrisorii. De exemplu:

• Dacă scrii unui oficial, viitor angajator, supervizor sau altcuiva cu care ai o relație pur profesională și de afaceri, atunci scrisoarea ar trebui să fie formală.
• Dacă scrieți angajatorului actual, colegului, rudei sau cuiva pe care nu o cunoașteți foarte bine, atunci un stil de scriere semi-formal este acceptabil.

Gândiți-vă cum veți trimite scrisoarea, prin e-mail sau pe hârtie. Acest lucru afectează, de asemenea, gradul de formalitate al scrisorii.

• Cele mai formale scrisori ar trebui să fie tastate pe un computer, tipărite și trimise prin poștă, cu excepția, desigur, când afacerea este urgentă sau când destinatarul preferă e-mailul.
• Pentru scrisorile informale, e-mailul sau scrisorile scrise de mână sunt adecvate.
• În cazul scrisorilor semi-formale, trebuie să se facă un apel telefonic. Dacă în cursul unei conversații ați decis că corespondența ar trebui să fie efectuată prin e-mail - bine, de aceea. Dacă nu sunteți sigur de acest lucru, scrieți scrisori obișnuite.

Sunteți sigur că printre sutele de e-mailuri pe care le vede vizitatorul, e-mailul dvs. iese în evidență cu adevărat? Specialiștii în dezvoltare în carieră și marketerii au vorbit despre cum să indice corect subiectul unui e-mail, astfel încât destinatarul să-l deschidă și să răspundă în timp util.

1. Includeți întotdeauna o linie de subiect

Ignorarea câmpului subiect este una dintre cele mai mari greșeli pe care un expeditor le face atunci când se așteaptă să primească un răspuns la timp. Subiectul scrisorii spune de obicei destinatarului conținutul mesajului și îl obligă să ia o decizie - să deschidă sau să nu deschidă scrisoarea. Este posibil ca un mesaj de e-mail cu un câmp subiect gol să fie șters imediat, deoarece enervează destinatarul, deoarece va trebui să deschidă e-mailul pentru a afla despre ce este vorba.

2. Mai întâi, specificați subiectul scrisorii, apoi începeți să vă scrieți mesajul

Mulți oameni cred că subiectul este o preocupare secundară după ce au scris. Cu toate acestea, Amanda Augustine, consultantă în dezvoltarea carierei la The Ladders, subliniază că subiectul este o prioritate pentru autor. În primul rând, este subiectul care stabilește tonul pentru mesaj și, în al doilea rând, nu permite să fie distras de alte subiecte.

3. Fii sumar

Întrucât atunci când deschideți o cutie primită cu un e-mail de intrare pe un monitor de computer, puteți vedea 60 de caractere în subiect, pe un smartphone puteți vedea doar 25-30 de caractere. Așa că încadrează-ți subiectul în 6-8 cuvinte. Acest lucru va fi mai mult decât suficient.

4. Includeți cele mai importante la începutul liniei de subiect.

Dmitry Leonov, vicepreședintele SaneBox, a declarat că aproximativ 50% din e-mailurile sunt vizualizate de pe telefoanele mobile. Luați în considerare acest lucru și scrieți cel mai important lucru chiar la începutul liniei de subiect. În caz contrar, în 50% din cazuri, părți importante ale mesajului pot fi pur și simplu tăiate de dispozitivele mobile și nu citite de către destinatari.

5. Evitați cuvintele inutile

Nu aglomerați subiectul cu fraze atât de inutile precum „Bună după-amiaza”, „Frumos să vă cunosc”, „Mulțumesc” ș.a. În primul rând, ele nu înseamnă nimic pentru destinatar. În al doilea rând, le puteți folosi în siguranță în scrisoarea în sine, ceea ce va fi și mai logic.

6. Fii clar și specific în subiect

Subiectul scrisorii trebuie să indice exact despre ce este vorba. Pe subiectul scrisorii, destinatarul trebuie să acorde prioritate și să decidă când trebuie să răspundă exact. De exemplu, un mesaj din subiectul „Aveți timp liber acum pentru a rezolva întrebarea mea?” foarte vag, deoarece nu oferă destinatarului o înțelegere a ceea ce doresc exact de la el și îl obligă să deschidă scrisoarea. Prin urmare, dacă trimiteți un CV, atunci în linia subiectului nu ezitați să vă scrieți numele și numele postului pentru care aplicați. Și dacă doriți să adresați o întrebare despre proiectul curent colegului sau partenerului dvs., atunci în subiect indicați numele proiectului specific.

7. Faceți tema simplă și apelabilă la acțiune

Acest sfat este util în special pentru marketing și pentru cei care trimit e-mailuri de marketing. Kip Bodnar, vicepreședinte al Hub Spot, recomandă scrierea unei linii de subiect care încurajează destinatarul să ia măsuri și îi interesează.

8. Folosiți cuvinte cheie pentru căutare și filtrare ulterioară

Mulți profesioniști de e-mail au foldere tematice și folosesc în mod activ filtre pentru a căuta anumite litere. Prin urmare, dacă nu există astfel de etichete în subiectul scrisorii dvs., scrisoarea dvs. cel mai probabil pur și simplu nu va fi observată. Prin urmare, este foarte important să utilizați cuvinte cheie care reflectă subiectul scrisorii, astfel încât, în viitor, destinatarul să îl poată găsi cu ușurință prin intermediul sistemului de căutare.

9. Indicați dacă aveți nevoie de un răspuns

Atunci când o persoană primește o scrisoare, este, de asemenea, important să știe dacă trebuie doar să o citească sau dacă trebuie să i se răspundă. Deci, spune Amanda Augustine, puneți „Vă rugăm să răspundeți” sau „Vă rugăm să citiți” în subiect. Puteți utiliza, de asemenea, expresia „Pentru informațiile dvs.”. Este folosit pentru a informa destinatarul că va fi interesat de mesaj. În e-mailul de afaceri, el subliniază că expeditorul dorește să informeze destinatarul, dar mesajul nu este o comandă și nu solicită destinatarului să efectueze acțiuni legate direct de mesaj.

10. Introduceți un termen în linia subiectului

Dacă trimiteți o mulțime de informații în corpul scrisorii, dar trebuie să-i răspundeți într-un anumit interval de timp, atunci indicați-le în subiect. Acest lucru va crește considerabil șansele de a citi și de a răspunde la mesaj în timp util. De exemplu, puteți specifica „Vă rugăm să răspundeți la acest e-mail până la sfârșitul activității de vineri”.

11. Dacă cineva te-a trimis la acest destinatar, anunță-ne

Dacă contactul destinatarului ți-a fost dat de vreun partener, client, coleg, atunci indică-i numele direct în subiect, și nu în scrisoarea în sine. În primul rând, un nume familiar va atrage atenția destinatarului. În al doilea rând, va oferi destinatarului o idee despre proiectul sau întrebarea cu care vă puteți referi la el.

12. Evidențiați ceea ce doriți să oferiți

Dacă trimiteți o scrisoare rece, nu știți dacă oferta dvs. va interesa destinatarul dvs. Prin urmare, indicați în subiect ce oferiți și spuneți și despre bonusuri - reduceri, oferte speciale.

13. Introduceți numele sau numele destinatarului

Trebuie să știți cui trimiteți scrisoarea. Și destinatarul ar trebui să realizeze imediat că această scrisoare este destinată în mod special lui. Kip Bodnar afirmă că una dintre cele mai bune metode de a arăta acest lucru este să includă numele său sau numele companiei în linia de subiect. De exemplu, puteți scrie acest lucru: „Vladimir, uitați-vă la aceste numere: vânzările companiei au crescut cu 25%”.

14. Folosiți cuvinte care limitează timpul pentru răspunsul la scrisoare.

Dacă doriți să atrageți atenția cuiva și să convingeți destinatarul să vă răspundă, atunci în linia de subiect a scrisorii indicați perioada propunerii dvs. De exemplu: „Astăzi este necesară înregistrarea”, „Numărul de locuri este limitat - grăbiți-vă să vă înscrieți la eveniment”.

15. Nu începeți o propoziție în linia subiectului care se termină în scrisoarea în sine

Dacă începeți să scrieți orice întrebare sau propoziție în subiectul scrisorii, atunci încheiați-o imediat, fără a continua în scrisoarea în sine. Acest lucru enervează destinatarul, deoarece îl obligă să deschidă scrisoarea și să continue să citească. Gândiți-vă, poate un mesager sau chiar un apel este mai potrivit pentru o scurtă întrebare?

16. Recitește mesajul în linia subiectului

Amanda Augustine recomandă recitirea liniei subiectului înainte de a trimite. De ce asta? Foarte des, când un expeditor trimite o mulțime de scrisori către diferiți destinatari, el uită să schimbe numele sau numele companiei în linia de subiect. Acest lucru poate enerva destinatarul sau chiar jigni. Prin urmare, înainte de a trimite scrisoarea, citiți-o și verificați dacă există neconcordanțe.

17. Nu scrie cu majuscule

Utilizarea cuvintelor majuscule atrage atenția, dar într-o direcție greșită. Astfel, scrisoarea este greu de citit și face ca destinatarul să se îngrijoreze la un nivel subconștient. În schimb, puteți folosi liniuțe, coloane, pentru a trasa o linie între cuvinte și a sublinia ceva.

Traducerea articolului a fost pregătită de Ekaterina Nikitina pe baza materialelor de la Business Insider

Dacă crezi că genul epistolar s-a scufundat în uitare, te înșeli profund. În viața de zi cu zi, nu poți argumenta, a devenit obișnuit să suni telefonic sau să schimbi mesaje instantanee ICQ - simplu și rapid. Cu toate acestea, scrisorile joacă în continuare un rol important în relațiile de afaceri: conversația telefonică, corespondența ICQ nu se vor apropia de afaceri: sunt necesare documente mai serioase.

Trebuie să fii scrupulos și responsabil atunci când scrii scrisori de afaceri. Pentru orice scrisoare de afaceri, inclusiv trimisă prin e-mail, se recomandă utilizarea antet , unde sunt indicate detaliile organizației. Acest lucru subliniază faptul că există o firmă solidă în spatele scrisorii și care poate fi tratată. Asigurați-vă că indicați data scrierii scrisorii. Este recomandabil să scrieți luna cu litere, prescurtări, cum ar fi 01.20.02, sunt acceptate numai în Rusia și nu sunt utilizate în practica internațională.

Scrisoarea de afaceri trebuie să conțină poziție dezvăluirea conținutului textului. Acest lucru facilitează foarte mult procesarea și sortarea scrisorilor de către destinatar. În primul rând, trebuie să vă asigurați că scrisoarea dvs. este distinsă de masa celor similare și trimisă angajatului potrivit. Subiectul este subliniat sau majusculat.

Adresa destinatarului scris de două ori: pe plic în partea dreaptă jos și în colțul din stânga sus al scrisorii. Dacă litera este introdusă într-un plic cu o fereastră transparentă, atunci adresa este scrisă o dată - în scrisoare și este pliată astfel încât adresa destinatarului să apară în fereastră. Adresa este scrisă în următoarea ordine: numărul casei, strada, orașul, regiunea, republica (stat, județ, canton, etc.), cod poștal, țară.

După adresă - inițialele și prenumele destinatarului. Inițialele sunt precedate de abrevierile „Mr.”, „Doamna” sau „G-dame”. Dacă destinatarul are un titlu sau un titlu, este mai bine să-l indicați în loc de adresa „Master”. În toate țările Europei Occidentale și în Statele Unite, se consideră impolite omiterea titlurilor. Totuși, scrierea și menționarea „Master + title + prenume” sunt acceptate doar în Germania. În Franța și Anglia, titlul de nobilire al destinatarului este indicat întotdeauna pe adresă, dar nu este obișnuit să îl menționeze în textul scrisorii.

Cuvintele „Mister” și „Amantă” nu sunt acceptate să fie folosite fără un nume de familie și sunt întotdeauna prescurtate la „Mr.” sau „Doamna”, în timp ce titlurile și titlurile sunt de dorit să scrie integral. În Anglia, adresa politicoasă „Esquire” (Esq.) Este adesea scrisă după numele destinatarului și nu este folosită niciodată împreună cu cuvântul „Stăpân”. Dacă doriți să trimiteți o scrisoare în persoană, atunci indicați numele: „Personal” (privat - pentru Anglia, personal - pentru SUA).

Dacă scrisoarea este adresată unei firme și trebuie citită de o anumită persoană, se folosește expresia „Atenție a ...”. Puteți trimite o scrisoare la adresa companiei către o persoană a cărei adresă nu este cunoscută, iar compania în care lucrează, menține o relație de afaceri cu el, indicând „Prin” (Îngrijirea sau C / O).

Adresa introductivă în mod tradițional, este format din cuvintele "Dear Mr. (Dna) + prenume" sau "Dear Mr. (Dna) + prenume". În scrisorile oficiale, nu este obișnuit să vă adresați „dvs.”, chiar dacă sunteți scurt în viață. În funcție de gradul de apropiere cu corespondentul dvs., apelul poate începe cu cuvintele „Dragă + nume” sau „Dragă + prenumele”.

Nu este necesar să scrieți în circulație: „Uv. Domnule director! " În acest caz, prescurtările sunt inadecvate. Cuvintele „respectat”, „domn”, „doamnă”, „director adjunct”, „șef de departament” și altele asemenea ar trebui scrise în întregime. În caz contrar, destinatarul are dreptul să creadă că nu-l respecți foarte mult.

O impresie bună o fac scrisorile de afaceri, în care, după un salut, conțin unele introducere-compliment ... De obicei, ei spun că sunt bucuroși să întâmpine o companie atât de cunoscută, încât va fi o mare onoare pentru dvs. să furnizați servicii unui astfel de partener respectabil etc. Putem să ne exprimăm speranța pentru o cooperare pe termen lung și reciproc avantajoasă.

E-mailuri de afaceri care conțin gunoi verbal ( „Desigur, suntem siguri că cooperarea cu noi va fi cu siguranță benefică pentru dvs. ", Politete excesive (" Vă rugăm să citiți această scrisoare, vă rog »), Adjective goale ( remarcabil, încântător, minunat), pronume inutile (" cu toții suntem fericiți să cooperăm cu tine și cu compania ta »).

Atunci când scrieți scrisori de afaceri, nu folosiți directive fraze aluzie (« ar trebui să ne contactați telefonic ... „). Cu o astfel de frază, îi întorci psihologic pe oameni împotriva ta. Nu spuneți arogant partenerilor dvs. cum să se comporte. Mai bine să scrii: „ Pentru a discuta detaliile propunerii noastre, ne puteți contacta telefonic .. ". Sensul este același, dar tonul scrisorii stabilește o atitudine mai binevoitoare față de tine.

Când scrieți despre activitățile companiei dvs., pentru a crea impresia realizărilor specifice, acordați atenție alegerea verbelor ... Verbele perfective spun despre rezultate reale: completat, dezvoltat, crescut, creat, realizat etc. ... Verbele imperfective creează mai mult nedefinit în raport cu rezultatul activității: producem, lucrăm, performăm, participăm ... Ele dau o idee despre funcțiile îndeplinite, mai degrabă decât rezultatele obținute. Utilizarea verbelor perfecte va da impresia de succes concret, ceea ce înseamnă că va crea o impresie de soliditate și respectabilitate a companiei tale.

ÎN scrisoare de cerere , dacă este posibil, indicați scurt motivul, formulați-vă în mod clar cererea, mulțumiți în avans pentru execuție. În semn de recunoștință pentru răspuns, ca expresie a dorinței de a coopera sau ca mesaj informațional, ei scriu scrisori de preaviz ... Este suficient să semnați referentul sub o astfel de scrisoare.

Scrisoare de memento trimis în acele cazuri când rezultatul dorit nu poate fi obținut prin conversații telefonice sau contacte personale. Scopul unei astfel de scrisori este să vă reamintească cu atenție nevoia de a vă îndeplini obligațiile.

Scrisoare de confirmare este o garanție a promisiunilor făcute anterior sau a condițiilor deja convenite. O astfel de scrisoare este o expresie de curtoazie și respect pentru partener. ÎN scrisoare de revendicare trebuie să conțină revendicarea în sine, baza de prezentare și cerințele specifice.

Ca răspuns la cerere, ei scriu scrisori de respingere ... Este mai bine să începeți și să încheiați o astfel de scrisoare cu informații pozitive: de exemplu, enumerați cu ce sunteți de acord, apoi explicați motivul refuzului. Scrisoarea va ajuta, în ciuda refuzului, la menținerea relațiilor normale cu clientul sau partenerul.

Scrisoare de iertare conține de obicei o declarație a motivelor pentru care acordul preliminar este încălcat brusc. În unele cazuri, o astfel de scrisoare este trimisă după notificare prin telefon. Scrisoare de garantie trimis ca angajament de a plăti pentru ceva cu o indicație a tipului de tranzacție care trebuie efectuat. Scrisoarea se încheie cu sintagma „Garantăm plata” și indicarea detaliilor bancare ale acestora și are două semnături - șeful și contabilul șef.

Felicitări, mulțumesc, condoleanțe este mai bine să scrii de mână pentru a sublinia o atitudine sinceră și individuală față de un partener.

Scrisoarea de afaceri trebuie să conțină formula finală de curtoazie : „Respectuos”, „Sincer”. Într-o scrisoare oficială în străinătate, de regulă, se utilizează Foarte cu adevărat al tău („Cu adevărat al tău”). Mai mult, în scrisoarea de răspuns este de dorit să folosiți aceeași formulă de politețe ca în cea primită.

După cum puteți vedea, totul este foarte simplu, deși există mai mult decât suficiente convenții. A scrie scrisori!

Ar putea fi util să citiți:

• Documente pentru export - o listă de documente care confirmă procedura și pregătirea lor pentru vămuirea la export într-un set;
• Esența, principiile și metodele de elaborare a planurilor Controlează întrebările și sarcinile;
• Cod de etică și conduită în serviciu;
• Dispoziții generale privind certificarea locurilor de muncă;
• Camera de depozitare a echipamentelor;
• Declarația vamală - procedura de vămuire și capcanele;
• Evaluarea nivelului de unificare;
• Avantajele și dezavantajele diferitelor surse de finanțare pentru activitățile companiei;