Biroul Tkz. Papetărie cu ridicata la prețuri mici. Cumpărați en-gros de papetărie. Înregistrarea și familiarizarea cu documentele organizatorice și administrative

Atunci când achiziționați o varietate de accesorii pentru echipamente mobile și electronice de consum din magazinul Sotovik-M, vă recomandăm, de asemenea, stocarea pe articole de papetărie - fără ele procesele de lucru ale oricărei companii sau instituții non-profit nu pot face acest lucru. Dacă doriți să cumpărați articole de papetărie en-gros, răsfoiți gama noastră.

A cumpăra papetărie în vrac de la producător (papetărie în vrac, papetărie en-gros la Moscova) este un mod eficient de a economisi în mod semnificativ la furnizarea constantă a biroului companiei cu papetărie în vrac. Doriți papetărie en-gros ieftin? Comandând un lot mare de pixuri, creioane, agrafe, caiete și alte fleacuri o dată pe trimestru sau șase luni, nu trebuie să pierdeți timp la înregistrarea următoarei livrări lunare. Achizițiile cu ridicata de papetărie în vrac sunt, de asemenea, utile pentru organizațiile guvernamentale - multe administrații ale instituțiilor de învățământ cumpără papetărie în vrac pentru o școală, grădiniță sau universitate. Companiile de papetărie angro desfășoară o politică de prețuri adecvată, de aceea Sotovik-M vinde ustensile de scris la costuri favorabile - pachetul en-gros este ieftin. Comerț cu ridicata papetărie în Moscova (papetărie en-gros Moscova, en-gros papetărie Moscova) în magazinul nostru online

Papetărie cu ridicata este foarte ieftină. Papetărie cu ridicata în Moscova

Papetărie cu ridicata în magazinul nostru la unul dintre cele mai bune prețuri. Dacă intenționați să cumpărați articole de papetărie școlară, en-gros de papetărie la prețuri mici sau să comandați papetărie neobișnuită pentru un magazin de cadouri în vrac, Sotovik-M este ceea ce vă trebuie! Cumpărați papetărie în vrac, de la caiete obișnuite până la ștampilarea produselor și cărți de vizită, la un preț atractiv, cu livrare promptă în toată Rusia. Avem papetărie en-gros foarte ieftin!

Trăsătură distinctivă Biroul electronic Olympus este funcționalitatea sa bogată, care a provenit din lucrările clasice de birou.

La o întreprindere industrială mare, sarcinile secretarului (funcționarului) sunt nu numai înregistrarea documentelor, ci și o mulțime de alte sarcini:

determinarea managerului cui să transfere documentul primit pentru rezoluție
pregătirea rezoluțiilor prealabile
livrarea documentului către contractant
controlul asupra returnării originalului
analiza sumară a executării sarcinilor
controlul executării ordinelor
formarea raportării finale asupra sarcinilor neîmplinite
trimiterea de documente de ieșire
căutați documentul necesar la cerere
tipăriți, scanați
și chiar stocarea unei cantități imense de documente. Un bun funcționar este responsabil pentru toate acestea.

Biroul electronic Olympus este capabil să facă munca oamenilor buni mai ușoară și mai eficientă!

Înregistrare automată:

E-mailuri primite

Datorită clientului de e-mail încorporat, sistemul citește detaliile din e-mail și completează cardul de înregistrare cu acestea

Corespondentul este determinat automat
Componentele amplasate sunt atașate
Indicele de înregistrare este format în conformitate cu regulile
Conținutul și detaliile de ieșire ale documentelor sunt determinate

Tehnologia pentru pregătirea documentelor interne și externe la Olympus este similară, astfel încât documentele convenite și aprobate vin automat pentru înregistrare cu detalii deja cunoscute.

Scrisorile de ieșire și documentele interne

Control automat al documentelor recepționate

Sistemul însuși captează documente care reintră în organizație și avertizează despre aceasta.

Notificări automate ale returului inițial

Sistemul oferă o schemă pentru mișcarea originalului și, dacă nu este returnat la timp, va anunța registratorul.

Sistem de comunicare convenabil

Link-urile documentelor din Olympus implică posibilitatea obținerii unui istoric detaliat al tuturor documentelor interconectate, inclusiv a celor arhivare, create în plus, în anulare sau modificare.

Proiectant raport

Folosind proiectantul de rapoarte al sistemului Olympus, un angajat poate crea rapoartele de care are nevoie fără a apela la ajutorul unui administrator sau programator. Acesta este cât de des sunt generate rapoarte pe documente de control sau de control.

Sistem flexibil de filtrare

Sistemul Olymp oferă posibilitatea de a efectua o cerere de căutare a documentelor folosind un șir de filtre. Linia de filtrare vă permite să formulați condiții de căutare multi-variabile pentru documentul dorit.

Oficiu electronic în sistemul Olympus este un instrument de organizare a muncii digitale de birou. Acest segment acumulează toate informațiile legate de documentele companiei. Conține istoricul activității utilizatorilor; stochează toate linkurile de documente; informează despre data scadenței; include toate fișierele create cu documentul; oferă răspunsuri la întrebări ale artiștilor interpreți și responsabili pentru document, precum și rezultatele activității lor.

Controlul executării

Controlul execuției în sistemul Olympus este o funcționalitate profundă care oferă informații despre calendarul, etapele și rezultatele executării comenzilor. Această funcționalitate este prezentă pe întregul sistem, de la birou electronic până la stocare structurată. Funcționalitatea este bazată pe momentul executării documentului și instrucțiunilor și informând despre eșecul acestor termene.

Vizualizare control executie

Indicarea culorilor și mesaje din sistemul Olympus despre eșecul termenului limită.
Modul specializat cu numărul total de sarcini primite, preluate la muncă, finalizate la timp, finalizate cu o întârziere în perioadele care nu au fost finalizate la timp.
Un întreg sistem de rapoarte privind executarea comenzilor în contextul documentului, performanților, controlorilor.

Control special

Pentru executarea în timp util și de înaltă calitate a sarcinilor, Olympus are un sistem special de control. Esența sa este că toate sarcinile cele mai importante stabilite pentru control trebuie să treacă prin procedura de scoatere din control i.e. închidere. În unele cazuri, pentru a elimina o sarcină de sub control, este necesară evaluarea calității lucrărilor efectuate de un specialist competent. Apoi, sistemul poate aplica suplimentar procedura de confirmare.

Formarea unui ordin de control

Emiterea ordinelor de control este însoțită de numirea unui supraveghetor și, dacă este necesar, a unui angajat care confirmă performanța de înaltă calitate.
Raportul disciplinei de performanță este calculat automat pentru comenzi de testare.
Modul special „Analiza executării sarcinilor de control” arată informații despre actualitatea executării sarcinilor de control.
Tablourile de bord de pe desktop transformă aceste informații într-o vizualizare grafică.

Managementul documentelor

Gestionarea competentă a documentelor este cheia unei lucrări eficiente a unui departament, unitate, serviciu și organizație în ansamblu. „Managementul documentelor” în sistemul Olympus este un instrument modern pentru gestionarea unei întreprinderi la scară largă, concentrată în mod special pe procesele de afaceri la nivel înalt.

„Document Management” este un segment al modulului Document Management - Olympus, construit pe principiul unui planificator, adică toate sarcinile și documentele primite de angajat sunt aliniate într-o listă.

Lista arată tipul sarcinii, subiectul, conținutul, data primirii, data scadenței, de la cine a venit. Această listă poate fi completată ușor cu coloana necesară.

Un fundal roșu semnalează o sarcină întârziată, care vă va ajuta să nu uitați de finalizarea acesteia. Sistemul are un control avansat, când indicarea culorii informează despre data de apropiere a executării documentului.

Toate informațiile suplimentare care vor fi necesare pentru a lua o decizie sunt vizibile în lista din file. Acestea sunt textul documentului, alocarea detaliată, istoricul mișcărilor și documentele conexe.

Este ușor să găsiți documentul dorit în program, precum și să ridicați istoricul lucrării cu acesta. Mai mult, istoricul arată câte cercuri circulă deja documentul, cine l-a luat în funcțiune și cine nu l-a făcut încă.

Primirea promptă a informațiilor:

cine a inițiat documentul;
cine a fost de acord;
cine îl are în acest moment;
ce comentarii au fost date și de cine pe document;
dacă acest document este legat de alte documente și cum, cu capacitatea de a deschide, inclusiv documente conexe;
pentru un angajat, serviciu, departament sau întreaga întreprindere în ansamblu, consultați o imagine a comenzilor executate și neîmplinite.

Convenența de a lucra cu o gamă largă de documente:

sistemul în sine generează o listă de documente care trebuie luate în considerare;
sistemul vă solicită documentele pentru care trebuie să luați urgent o decizie;
sistemul informează despre o perioadă care se apropie de sfârșit;
sistemul face posibilă delegarea activității și controlarea cu ușurință a execuției la timp;
sistemul vă permite să obțineți istoricul lucrărilor pe orice document;
sistemul vă va permite să numiți deputați în timpul absenței sale și să vedeți cum a funcționat deputatul.

Ușurința gestionării documentelor:

creșterea vitezei schimbului de informații;
creșterea nivelului de disciplină executivă a angajaților;
respectarea termenelor pentru executarea contractelor
capacitatea de a obține informațiile necesare, rapid, fără a te ridica de la locul de muncă.

Structura de depozitare

Stocarea structurată a documentelor sistemului Olympus nu este doar o bibliotecă cu acces restricționat la dosare, ci este o „bază de cunoștințe” individuală a fiecărui angajat. Principiul construirii depozitului Olympus se bazează pe drepturile de acces ale utilizatorului la secțiuni, dosare, documente, fișiere. Sistemul construiește automat o structură individuală de arhivă pentru fiecare angajat. Utilizatorul vede doar acele secțiuni și documente asupra cărora are drepturi.

Mai mult, angajatul are capacitatea de a copia o parte din structura arhivei, folderele, documentele în stocarea personală. O astfel de oportunitate va permite utilizatorului să obțină informațiile și documentele de care are nevoie și mai rapid.

Umplerea depozitării

Stocarea în sistemul Olympus este completată automat de documente pe baza rezultatelor finalizării ciclului de lucru cu documentul. Această tehnologie vă permite să acumulați documentele necesare în secțiunile corespunzătoare, fără a aloca în mod specific timp pentru această lucrare.

Când un nou document apare în stocare, sistemul notifică angajatul dacă este abonat la astfel de notificări.

Convenabilitatea de a lucra cu documente

Depozitarea Olymp se distinge prin servicii funcționale care determină comoditatea de a lucra cu documente:

Versionare;
Documente de legătură (anulate, invalidate, în plus);
Extras din arhivă;
Emiterea originalului;
Atribute de stocare (număr de inventar, depozitare, raft, raft, număr de copii).

În companiile mari, corespondența este realizată cu zeci de mii de contrapartide în fiecare an, iar mii de angajați creează documente interne. O parte din corespondență poate fi primită și procesată în formă de hârtie. Sistemele de depunere electronică ajută companiile să își crească eficiența de mai multe ori și să creeze un singur depozit al tuturor documentelor.

„Chancery” acoperă întregul ciclu de lucru cu documente pe hârtie: de la intrare și înregistrare până la trimiterea la arhivă. Funcționalitatea respectă pe deplin standardele rusești de lucru de birou, permițându-vă să automatizați majoritatea operațiunilor „manuale”.

Menținerea nomenclaturii cazurilor și a jurnalelor de înregistrare

Compoziția aprobată a nomenclaturii cazurilor este păstrată într-o carte specială de referință a sistemului. În cazul înregistrării descentralizate a documentelor, locurile de înregistrare sunt furnizate în cadrul diviziunilor structurale.

Nomenclatura cazurilor

Atunci când pregătiți documente pentru transfer în arhivă pentru fiecare caz de nomenclatură, puteți tipări automat coperta cazului, precum și o listă de documente. Timpul de pregătire pentru stocarea și căutarea arhivistică în arhivă este redus de mai multe ori.

Înregistrarea documentelor

Pentru a introduce un document în DIRECTUM, completați câmpurile obligatorii ale cardului de control de înregistrare (RCC), iar numărul de înregistrare va fi atribuit automat. Un sistem de numerotare flexibil vă permite să atribuiți un număr unui document în contextul fiecărui jurnal de bord în mod arbitrar și automat. Numărul poate include codul departamentului, codul jurnalului și orice detalii necesare. Odată cu implementarea soluției, timpul mediu de înregistrare a documentelor este redus cu 35-50%.

Exemplu RKK

RKK conține date primare (departament, data înregistrării, numărul de înregistrare etc.), precum și informații despre starea oricărui document de hârtie, de exemplu, locația acestuia. Când un document este mutat între divizii, RKK-ul propriu este configurat la fiecare loc de înregistrare. Este posibil să urmăriți mișcarea unui document de hârtie în cadrul unei companii de-a lungul lanțului de RCK-uri create.

Puteți atașa un document sau imaginea scanată a acestuia la RKK. Serviciul de captură DIRECTUM este utilizat pentru a introduce rapid un volum mare de documente. Suporta diferite moduri de introducere a documentelor: capturarea de pe e-mail sau din sistemul de fișiere (de exemplu, de la un scaner).

Funcția de creare a unui ALS și completarea datelor poate fi transferată mecanismelor inteligente ale Ario. După ce au primit documentul, îl clasifică în mod independent, recunosc textul și completează RCK cu informațiile semnificative extrase. Funcționarul poate verifica doar corectitudinea umplerii. Acest lucru vă permite să reduceți în continuare timpul de înregistrare și să reduceți numărul de operații de rutină.

Luarea în considerare și executarea documentelor primite

După înregistrarea documentului primit, funcționarul îl trimite managerului în câteva clicuri. Pe baza rezultatelor examinării documentului, secretarul sau șeful însuși formulează instrucțiuni pentru document.

Dacă liderul are un asistent, asistentul său efectuează o revizuire preliminară a documentului cu pregătirea unui proiect de rezoluție. Șeful poate aproba doar rezoluția proiectului și poate trimite instrucțiuni de execuție.

În procesul de executare a comenzilor, sunt furnizate următoarele:

fixarea corespondenței la executare;
capacitatea de a delega și de a trimite spre revizuire;
controlul timpului, cererile pentru un nou termen.

Supervizorii urmăresc vizual performanța. Toți participanții la lucrare au acces la un scurt rezumat care reflectă situația privind misiunile conexe.

Arborele misiunii

Trimiterea de scrisori către corespondenți

Soluția este strâns integrată cu modulul „Schimb cu contrapartide”. Odată aprobată o scrisoare de ieșire, este ușor să o trimiteți destinatarilor prin sisteme de schimb de documente - acest lucru elimină necesitatea tipăririi multiple a documentului și reduce costurile de livrare.

În plus, pentru documentele expediate, puteți specifica o listă de e-mail de către organizație și trimite automat e-mail-uri destinatarilor sau plicurilor de tipărire care respectă standardele Poșta rusă.

Tipărirea plicurilor

Înregistrarea și familiarizarea cu documentele organizatorice și administrative

Executarea și trimiterea spre aprobare a documentelor administrative este complet automatizată. Este suficient să completați datele necesare în asistentul de acțiune, după care sistemul va genera un document și îl va trimite angajaților necesari pentru aprobare și semnare:

După semnare, documentul organizatoric și administrativ poate fi trimis angajaților interesați pentru examinare. Pentru a face acest lucru, completați lista de corespondență RKK. Această listă poate fi folosită și în viitor pentru a distribui un alt document.

Angajații de pe lista de corespondență primesc misiuni pentru a se familiariza cu documentul. În sistemul DIRECTUM, pentru a confirma familiarizarea, este suficient să finalizați sarcina. Și dacă o sarcină este trimisă să se familiarizeze cu un document care nu este introdus în sistem, atunci acest lucru este indicat în textul sarcinii și interpreții fac cunoștință cu documentul în formă de hârtie.

Căutare și analiză

Conform detaliilor cunoscute, atât documentul electronic în sine, cât și RKK-ul său pot fi găsite împreună cu informații despre locația și etapa de execuție a documentului.

Căutare de RKK

De asemenea, este posibil să găsiți rapid documentul necesar împreună cu RKK de codul de bare pe analogul de hârtie al documentului. Datorită tehnologiei rapide de identificare, codul de bare este citit de un scaner special, după care sistemul găsește automat documentul și sarcinile asociate.

Fereastră de acțiune pentru documentul găsit

Pentru a analiza eficiența muncii utilizatorilor, sistemul oferă rapoarte specializate: „Lista de revizuire”, „Controlul timpului de execuție a comenzilor”, „Statisticile execuției comenzilor”, „Documente care trebuie returnate” etc.

Raport de probă

Clientul web poate fi utilizat în birourile de la distanță ale unei organizații distribuite geografic sau ca client principal care oferă funcționalitate multiplă platformă și ușurință de administrare. Pentru a funcționa, ai nevoie doar de acces la internet.

RKK de intrare în biroul web

Efectul de implementare

Folosind soluția, angajații vor primi ordine și comenzi în timp util pentru executare. Controlul asupra executării deciziilor manageriale va deveni complet transparent.

La minimum riscul de pierdere a documentelor este redus
de 2 ori timpul de pregătire și aprobare a unei scrisori de ieșire va fi redus
De 12 ori căutare mai rapidă pentru localizarea documentelor pe hârtie
de 2 ori pregătirea informațiilor pentru managementul privind executarea comenzilor va fi accelerată
20% execuția instrucțiunilor de la conducere va crește

În mod obișnuit, sarcina de a asigura fluxul de documente „pe hârtie” și controlul executării comenzilor revine departamentelor organizației care se ocupă de lucrările de birou: biroul, managementul cazurilor, precum și pe cei responsabili de lucrările de birou din diviziunile structurale. Pentru ei este destinat modulul „Office” al sistemului de gestionare electronică a documentelor și interacțiunii DIRECTUM. Acest modul facilitează executarea operațiunilor de rutină pentru prelucrarea documentelor pe hârtie în conformitate cu cerințele Instituției de învățământ de stat, pe care se bazează tehnologia tradițională rusă a lucrărilor de birou:

înregistrarea unificată a tuturor corespondenței de intrare și de ieșire, precum și a documentelor interne folosind carduri de control de înregistrare (CCR);
înregistrarea locației unui document de hârtie în orice etapă a ciclului său de viață: luarea în considerare de către conducere, aprobarea unui proiect de document, execuție, etc .;
controlul executării la timp a ordinelor, rezoluțiilor și instrucțiunilor conducerii;
redactarea documentelor în caz, în conformitate cu nomenclatorul cazurilor adoptate în organizație;
căutare rapidă a informațiilor necesare despre starea, disponibilitatea, circulația documentelor pe hârtie;
obținerea formularelor și jurnalelor standard necesare, precum și rapoarte statistice privind fluxul de lucru al organizației.

În plus, modulul „Office” vă permite să organizați schimburi între diferite organizații. Cu un astfel de schimb, este posibilă utilizarea unei semnături electronice (ES), iar mecanisme speciale ale sistemului vă permit să controlați livrarea documentelor. Principiile schimbului se bazează pe standardul industriei pentru schimbul de documente electronice „Interacțiunea sistemelor de automatizare pentru suportul de gestionare a documentelor”, aprobat de Guild of Managers Documents.

Menținerea nomenclaturii cazurilor și a jurnalelor de înregistrare

Un sistem de numerotare flexibil vă permite să atribuiți un număr unui document în contextul unui jurnal electronic de înregistrare. Pentru fiecare jurnal, este setată o metodă arbitrară de numerotare automată a documentelor din jurnal. Numărul poate include un cod de departament, un cod de jurnal, precum și orice alte detalii necesare.

Când pregătiți documente pentru transferul în arhivă pentru fiecare caz de nomenclatură, puteți imprima coperta cazului, precum și un inventar al documentelor de caz, ceea ce reduce semnificativ timpul de pregătire a documentelor pentru stocarea arhivistică.

Înregistrarea documentelor

Pentru înregistrarea documentelor din modulul „Office”, se folosesc carduri de înregistrare și control (RCC), care conțin toate datele primare (corespondent, unitate organizatorică, reprezentant al organizației, data înregistrării, numărul de înregistrare, subiectul și rezumatul documentului, metoda de livrare etc. ), precum și informațiile necesare despre starea oricărui document de hârtie al organizației (locație, starea de execuție etc.). Pentru documentele expediate, puteți specifica o listă de corespondență în funcție de organizație.

Sistemul implementează capacitatea de a înregistra documente de la organizații și cetățeni.

Pentru organizațiile care utilizează înregistrarea descentralizată a documentelor, sistemul folosește locuri de înregistrare - locurile de muncă ale secretarilor și ale personalului de birou. Fiecare loc de înregistrare poate fi deservit de unul sau mai multe departamente. După locurile de înregistrare, este posibilă diferențierea drepturilor de acces la date.

Când un document este mutat între divizii, la fiecare loc de înregistrare, RKK-ul propriu poate fi pornit. Astfel, apare un lanț de RKK, de-a lungul căruia este posibil să urmăriți mișcarea unui document de hârtie nu numai între angajați într-un departament, ci și între departamente. În plus, prin RKK, relația dintre documentele înregistrate ale sistemului se realizează între ele, cum ar fi: „Ca răspuns la”, „În execuție” etc.

Procedura de înregistrare este simplă și constă în completarea câmpurilor obligatorii ale RKK, în timp ce numărul de înregistrare este atribuit automat.

Când vă înregistrați direct de la RKK, este posibil să introduceți un document scanat (electronic) în modulul „Electronic Document Management” cu conexiunea sa automată la RKK. Pentru introducerea promptă a unui volum mare de documente, sunt utilizate serviciile de intrare ale sistemului, care asigură introducerea în flux a documentelor în modul. În viitor, RKK, precum documentul electronic introdus, poate fi găsit cu ușurință de codul de bare pe analogul de hârtie al documentului, datorită tehnologiei de identificare rapidă încorporată în sistem.

Conform datelor RKK, sunt tipărite jurnalele de intrare și de ieșire a documentelor. Pentru documentele expediate, puteți genera și imprima automat un autocolant plic.

Mișcarea și executarea documentelor

După înregistrare, documentul care intră trece prin etapele luării în considerare, a rezoluției, a controlului și a executării documentului. În același timp, lucrările ulterioare ale interpreților cu un document pot fi realizate complet în format electronic. Acest lucru reduce semnificativ timpul necesar pentru interpreți și previne pierderea accidentală a originalului.

În funcție de stilul de lucru al managerului, documentul este revizuit de acesta fie în hârtie, fie în format electronic.

Pe baza rezoluției emise de șef, documentul poate fi pus sub control cu \u200b\u200bnumirea executanților, instrucțiuni și termene. Pentru executanții care lucrează cu modulul „Business Process Management”, secretarul sau managerul însuși pot crea rapid o sarcină direct de la ALAC. Lucrul cu sarcini vă permite să profitați la maxim de capacitățile sistemului pentru a controla execuția comenzilor, cum ar fi: înregistrarea corespondenței complete la executarea comenzilor; capacitatea de a trimite spre revizuire; configurație flexibilă de rutare etc.

Ulterior, conform sarcinilor legate de RKK, puteți recrea rapid istoricul lucrărilor la document, procedura de aprobare, justificarea deciziei.

Dacă modulul „Office” este utilizat independent, toate instrucțiunile emise executorilor sunt introduse de secretar în documentul RKK, după care executarea lor în timp util este monitorizată. În același timp, comenzile pot fi tipărite pentru utilizatorii neautomatizați.

Când lucrați cu documente electronice, toate mișcările documentelor sunt efectuate prin sarcini, în timp ce locația documentului de hârtie este înregistrată în orice moment pe o filă specială a RKK. Acest lucru vă permite să găsiți rapid documentul original pe hârtie prin RKK. Lucrările cu documente externe și interne se bazează pe aceleași principii.

Schimb de documente electronice între sisteme

Cu ajutorul sistemului, puteți organiza schimbul de documente electronice oficiale, semnificative din punct de vedere legal între organizații. Schimbul de documente se bazează pe utilizarea standardului industriei pentru schimbul de documente electronice „Interacțiunea sistemelor de automatizare pentru suportul de gestionare a documentelor”, aprobat de Guild of Managers Documents.

Schimbul de documente poate fi realizat atât între diviziunile structurale ale unei companii (holding), cât și între organizațiile partenere independente. În același timp, părțile la schimb pot utiliza diferite sisteme electronice de gestionare a documentelor sau nu pot lucra deloc cu astfel de sisteme.

Dacă schimbul se realizează între diviziile unei companii (exploatație), atunci lucrul cu documente are loc în modulele „Managementul electronic al documentelor”, „Managementul proceselor de afaceri” și „Biroul”. Dacă schimbul se face între organizații terțe, atunci documentul electronic este exportat din sistem într-un fișier format ESD. Cea de-a doua parte poate importa documentul ESD în sistemul lor de gestionare a documentelor electronice (cu condiția ca acest format să fie acceptat de acest sistem; formatul ESD este deschis) sau să folosească programul gratuit DIRECTUM OverDoc pentru a lucra cu documentul ESD. DIRECTUM OverDoc vă permite să vizualizați un document, atributele acestuia și toate semnăturile electronice cu care a fost semnat documentul, inclusiv jetonul de validitate.

Căutare și analiză de informații

Din momentul înregistrării oricărui document din sistem, puteți găsi atât cartea de înregistrare, cât și informații despre locația și procesul de execuție a documentelor, precum și documentul electronic în sine.

Sistemul caută după numere de înregistrare, corespondent, autorul rezoluției, precum și prin toate detaliile RKK și combinația lor arbitrară.

În plus, sistemul oferă rapoarte specializate care cresc în mod semnificativ eficiența muncii utilizatorilor: documente aflate în revistă, comenzi restante, documente care trebuie returnate etc.

Modulul web "Office"

Modulul web „Office” este proiectat pentru a automatiza lucrarea cu documente oficiale pe hârtie, de exemplu, cu documente administrative, scrisori de intrare și de ieșire, instrucțiuni, rapoarte și note. Facilitează procesarea documentelor pe hârtie.

Prelucrarea documentelor pe hârtie se realizează în conformitate cu cerințele instituției de învățământ de stat, pe care se bazează tehnologia tradițională rusă a lucrărilor de birou.

Modulul web „Office” are ca scop rezolvarea problemelor:

înregistrarea unificată a tuturor corespondențelor de intrare și de ieșire, precum și a documentelor interne, folosind carduri de înregistrare și control;
controlul executării la timp a ordinelor, rezoluțiilor și instrucțiunilor conducerii;
căutare rapidă a informațiilor necesare despre starea, disponibilitatea, circulația documentelor pe hârtie;
obținerea formularelor și revistelor standard necesare, precum și rapoarte statistice privind fluxul de lucru al organizației.

Baza modulului web „Office” este alcătuită din cărțile de referință „Carduri de înregistrare și control”, „Instrucțiuni pentru RKK”, „Nomenclatorul cazurilor”.

Avantajele integrării modulului „papetărie” cu alte module ale sistemului

Astfel, datorită interacțiunii modulelor „Gestiunea electronică a documentelor”, „Managementul proceselor de afaceri” și „Biroul” în cadrul unui sistem unic, o creștere a eficienței organizației este asigurată în deplină conformitate cu tradițiile și standardele naționale ale activității de birou. Toate mecanismele furnizate de fiecare modul pot fi utilizate în diferite combinații de etape „hârtie” și „electronice” de lucru cu documente. În același timp, activitatea tradițională de birou „din hârtie” se încadrează armonios în fluxul electronic de documente al unei organizații cu legături orizontale dezvoltate.

Ar putea fi util să citiți: