Электронный документ и его файл. Урок по информатике "электронный документ и файл". Отличие внешней памяти от внутренней

2. Особенности хранения, защиты и придания юридической силы электронным документам

2.1 Придание юридической силы электронному документу

2.2 Защита электронных документов

2.3 Хранение электронных документов

Заключение

Библиографический список

Введение

«Электронный документ - информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования. Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе» . Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.)

Основное преимущество электронного документооборота -- повышение оперативности работы с документами и принятия решений. Важен и экономический фактор -- внедрение системы электронного документооборота позволяет сократить общие расходы на документооборот и значительно упростить работу с документами.

Для организации автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным. Для этого в организации должны быть следующие компоненты:

· средства для создания и обработки информации в электронной форме;

· средства для хранения данных - архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного копирования документов периферийным оборудованием);

· система передачи данных между пользователями;

· средства для получения твердой копии архивных данных;

· собственно программное обеспечение автоматизации документооборота и управления данными.

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что на современном этапе развития делопроизводства важно правильно выявить особенности работы с электронными документами, их создания, хранения и защиты.

Объектом исследования является электронный документ.

Предметом исследования являются особенности работы с электронными документами.

Целью курсовой работы является выявление современного общественного представления об электронном документе, особенностей работы с электронными документами, основных преимуществ электронного документооборота.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Проанализировать понятие «электронный документ»;

2. Описать основные форматы электронных документов;

3. Охарактеризовать особенности отдельных этапов работы с электронными документами: хранение, защита, придание юридической силы.

Источниковая база: нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства:

· Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

· Государственные стандарты в области работы с электронными документами и информацией: ГОСТ Р 15489-1--2007 «Управление документами. Общие требования»; ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Также затронута тема особенностей работы с электронными документами в работах Ларина М. В. «Управление документацией и новые информационные технологии», Тканева А. «Электронная подпись: право на жизнь», Тихонова В.И. «Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов»

Структура работы: введение, 2 главы, заключение, библиографический список

Электронный документ: понятие, особенности, форматы

1.1 Понятие «электронный документ»

С развитием информационных технологий стали широко применяться так называемые электронные документы, использование которых даёт массу преимуществ для пользователей:

1. Ускорение процессов документооборота;

2. Способность передавать документ по цифровым каналам связи;

3. Легко изменяемое содержание (редактирование);

4. Теоретическая возможность вечного хранения;

5. Неограниченность экземпляров, имеющих юридическую силу и проч.

Однако понятие «электронный документ» не всегда являлось однозначным и вызывает споры до сих пор.

Термин «Электронный документ» появился приблизительно в начале 1990-х гг., но в отечественном документоведении он начал активно использоваться лишь в конце 1990-х гг. До этого в отечественной и зарубежной литературе общепринятым были термины « машиночитаемый документ», «Документ на машинном носителе» В частности, определение термину «Документ на машинном носителе» дает и ныне действующий ГОСТ Р 51141-98: «это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной»

Следует отметить, что электронный документ является машиночитаемым, но далеко не каждый машиночитаемый документ является электронным. Развитие компьютерных технологий сделало в 1990-х годах термин «машиночитаемый документ» и его основную характеристику - пригодность для машинного считывания - нежизнеспособными: в современных условиях информацию можно считывать с помощью машины с любого бумажного документа. Появилась потребность в новом понятии, относящемся к документам, проходящим все стадии своего жизненного цикла - от создания до уничтожения или передачи на вечное архивное хранение - в электронном виде. Таковым стало понятие «электронный документ».

Большинство существующих определений термина «электронный документ» подчеркивают сходство понятий «документ» и «электронный документ». При этом акцент делается на информационную составляющую понятия: электронный документ определяется, прежде всего, как информация. В конкретных случаях к категории электронных документов могут быть отнесены базы данных (реестры, кадастры, списки и т.п.) и оцифрованные копии бумажных документов.

В российском законодательстве нормативное определение электронного документа появилось впервые в Федеральном законе от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»: «электронный документ - это документ, информация которого представлена в электронно-цифровой форме». Также даётся понятие и в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «электронный документ -- сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа».

«Особенность электронных документов состоит в том, что их информация представлена в электронно-цифровом виде и, как следствие, может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих технических и программных средств. Тем не менее, электронные документы выполняют те же функции и обладают той же значимостью, что и традиционные документы. Именно поэтому в архивном законодательстве некоторых развитых стран в определении понятий «документ» и «электронный документ» акцент сделан не на форме документов, а на их функциях» .

Согласно данному закону, к электронному документу предъявляются следующие требования: он должен

создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

иметь структуру, установленную законом, и содержать реквизиты, позволяющие её идентифицировать;

быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

В соответствии с законом, электронный документ на машинном носителе приравниваться к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Таким образом, закон устраняет всякую неопределенность, ставя электронные документы в ряд других технотронных документов и делая акцент на родовом понятии - документ.

Так, по определению Национального архива США электронные документы - это документы, содержащие цифровую, графическую и текстовую информацию, которая может быть записана на любом компьютерном носителе (то есть содержащие любую информацию, записанную в форме, доступной для обработки только при помощи компьютера) и которая соответствует определению понятия «документ»: «все книжные, бумажные, картографические, фотографические, машиночитаемые и другие письменные материалы, независимо от их физической формы или свойств, созданные или полученные федеральным учреждением США в соответствии с федеральным законодательством или в связи с осуществлением государственной деятельности и хранящиеся или подлежащие сохранению этим федеральным учреждением или его правопреемником в качестве свидетельства деятельности (организация, функции, правил, решений, процедур, действий или др.) федеральной власти или по причине информационной ценности содержащихся в них данных» .

Однако электронные документы, в отличие от традиционных документов, является не физической, а логической целостностью. Электронным документом не может считаться дискета или файл. Электронная запись признается электронным документом, только если она является результатом и доказательством деятельности.

Специфика электронных документов заключается также и в том, что они имеют свою физическую и логическую структуру, не совпадающую с нашими прежними традиционными представлениями о документе. Она зависит от способа размещения данных на машинных носителях и от используемых программных и технических средств. Логическая структура электронных документов определяет смысловые взаимосвязи между частями документов в виде данных различных типов: текста, таблиц, графики, анимации, мультимедиа записей и.т.д. Запечатление и воспроизведение документа осуществляется с помощью соответствующих информационных технологий по модульному принципу.

Электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию устаревать (изменяться) по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. Специфика электронных документов, а также массовое применение новых информационных технологий, вторжение в сферу управления документацией и архивного дела специалистов в области компьютерных технологий породило определенную терминологическую путаницу и смешение понятий «электронная запись», «документ», «видеограмма» и.т.п.

В одном случае под электронным документом понимается машинный носитель информации, в другом отдельный-файл на этом носителе, в третьем- распечатка на бумаге, в четвертом- некая « матрица в памяти компьютера» Иногда за документ принимается изображение на экране, в том числе, полученное по электронной почте, из Интернета и других сетей

(виртуальный документ). И.Л. Бачило пишет по этому поводу, что можно классифицировать электронные документы на виды по их целевому признаку:

«Электронный документ - способ хранения традиционного документа в электронной форме при идентификации идентичности первичного документа;

Электронный документ - как документ первичный, созданный в электронной системе, включаемый в информационно- коммуникационную систему без бумажной формы (программы для ЭВМ, данные по линии север-север, ЭВМ-ЭВМ)

Электронный документ - способ непосредственного информирования пользователя; дисплей, файл, телевизионные картотеки, электронные издание - CDROM и.т.д.;

Электронный документ - как средство выражения воли участника электронной формы правоотношений - юридически значимый факт, правовой акт (средство транспортировки волеизъявления) при сделках, обмена научной информации и.т.д.)» .

«Научный документоведческий анализ данной ситуации в историческом аспекте требует, прежде всего, обратиться к исследованию имеющихся в литературе определений электронных документов. Тем самым удалось выявить свыше сорока таких определений, сформулированных специалистами, так и представленными в официальных документах». . Их анализ показывает, что при всем разнообразии подходов, можно выделить три основных группы определений:

1. Электронный документ - это машиночитаемый документ, документ на машинном носителе;

2. Электронный документ - это особый тип документа;

3. Электронный документ - это электронная форма;

Несмотря на массовое использование в литературе и практической деятельности термина «электронный документ», а также закрепление его законодательно, определение еще не устоялось. Примером этого могут служить данные анкетирования практических архивистов, проведенные в рамках темы НИР ВНИИДАД «Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов». Эти данные представляют большой самостоятельный интерес для исследования. Вместе с тем они свидетельствуют об отсутствии в архивных учреждениях общих представлений о предмете анкетирования, что является показателем неустойчивости, терминологической неопределенности понятия «электронный документ». В недавно опубликованной работе специалистов по корпоративным информационным системам также отмечается, что электронный документ- это «документ, носителем которого является электронная среда - магнитный диск, магнитная лента, компакт - диск и.т.д.» .

По мнению А.П. Курило, электронный документ представляется, как «определенным образом организационный ансамбль соответствующих друг другу специальных символов, кодов и электрических сигналов, который существует только в вычислительной телекоммуникационной среде, физически нематериален и человеку, если он не пользуется специальным оборудованием, недоступен». У электронного документа, согласно мнению А.П. Курило, в отличие от бумажного, отсутствует его вторая важнейшая составляющая - материальный носитель, находящийся в жестком соответствии с содержащейся на нем информацией

Такое понимание отражает лишь физико - техническую характеристику электронного документа, оставляя за ее пределами то, что интересует документоведа и любого практического работника делопроизводства- цели, задачи, и функции документа.

Также можно рассмотреть еще одно определение электронного документа. С.И.Семилетов понимает его как «письменный документ, выполненный либо в виде объективной формы записи цифрового машинного кода на материальном носителе, входящим в состав электронных технических средств, либо в виде физического поля различного рода сигналов (электромагнитных, электрических, оптических и акустических) передаваемых по телекоммуникационному каналу связи во времени и пространстве». В этом определении положительным является то, что автор не выводит за рамки дефиниции собственный документ, а лишь модернизирует определение материального носителя информации.

Последняя точка зрения на определение электронного документа принадлежит М.Н. Костомарову, который считает, что наиболее точно сущность этого нового явления отражает термин «электронная форма документа», а «электронный документ» - всего лишь промежуточное состояние, временная форма хранения составляющих документ элементов в памяти компьютера.

Итак, в тексте проведён анализ понятия «электронный документ». Он показывает, что в них можно выделить такие составляющие: это информация, определенным способом зафиксированная на носителе с возможностью ее идентификации; электронные документы выполняют те же функции и обладают той же значимостью, что и традиционные документы; электронные документы имеют свою физическую и логическую структуру.

Из вышесказанного также следует, что до сих пор не существует точного понятия «электронный документ». Наряду с традиционным документом, «электронный документ» имеет ряд особенностей: массовое применение новых информационных технологий; электронная цифровая подпись; отсутствие жесткой привязки к носителю; направление документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве.

1.2 Форматы электронных документов

«Прежде всего, отметим, что у документов различают форматы физические и технические. Под физическим форматом имеется в виду форма существования документа в природе: бумажный, электронный и др. Под техническим форматом в случае с электронными документами подразумевается формат файла электронного документа». .

Существует множество различных форматов файлов. В целом, их можно разделить на «однопрограммные», то есть контролируемые и поддерживаемые только одним программным разработчиком, и «многопрограммные», которые поддерживаются несколькими разработчиками и могут обрабатываться различными программами.

Перечислим основные форматы (см. таблицу 1):

1. Текстовые форматы. Они чаще всего создаются при помощи текстовых процессоров. Наиболее распространенными текстовыми форматами являются: однопрограммные форматы Microsoft Word и WordPerfect.; формат RTF (Rich Text Format), который поддерживается различными программными приложениями и при этом сохраняет заданное форматирование текста; формат PDF (Portable Document Format), который содержит изображение страницы, включающее текст и графику. Файлы в формате PDF могут быть прочитаны при помощи различных программ, предназначенных только для чтения файлов, однако создаются только при помощи программы Adobe Acrobat.

2. Графические форматы. Они хранят изображение (например, фотографию, рисунок) и делятся на два основных типа:

Векторные форматы, которые хранят изображение как набор геометрических фигур. Среди них наиболее распространены:

Формат DXF (Drawing Interchange Format), широко применяемый в программах компьютерного дизайна, используемых инженерами, архитекторами,

Формат ЕРS (Encapsulated PostScropt), широко используемый в настольных издательских системах,

Формат CGM (Computer Graphics Metafile), широко применяемый во многих графических редакторах (например, в редакторе Photoshop).

Растровые форматы, которые хранят изображение как набор точек - пикселей. При изменении масштаба изображения растровая графика получает искажения. Среди растровых форматов наиболее распространены:

Формат ВМР (Bitmap) - относительно низкокачественный формат, чаще всего используемый в текстовых процессорах;

Формат TIFF (Tagged Image File Format), широко применяемый во многих программных приложениях;

Формат GIF (Graphics interchange Format), широко используемый в программах, предназначенных для Интернета.

3. Форматы баз данных создаются при помощи специальных программных средств - систем управления базами данных (СУБД). СУБД позволяет устанавливать связи между элементами информации базы данных, выполнять различные операции с информацией базы данных (поиск, индексирование, выполнение различных математических операций, генерация отчетов и справок и т.д.). Примерами СУБД являются Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL, IBM DB2, Sybase и др.

Например, база данных о покупателях может содержать поля с именами покупателей, адресами и сведениями о покупках. Эти поля могут быть организованы в отдельные таблицы (например, одна таблица для всех полей с именами покупателей).

Базы данных можно конвертировать в текстовый формат, но при этом будут утрачены связи между полями и таблицами (например, может получиться десять страниц имен, десять страниц адресов и тысяча страниц сведений о покупках, то есть бессвязная информация).

4. Форматы электронных таблиц. Файлы в формате электронных таблиц хранят в ячейках числа и взаимосвязи между этими числами.

Например, одна ячейка может содержать формулу, которая суммирует данные двух других ячеек. Как и файлы баз данных, файлы электронных таблиц обычно имеют формат той программы, при помощи которой созданы. Некоторые программы могут импортировать и экспортировать данные других источников, в том числе программ, предназначенных для такого обмена данными (например, формат DIF (Data Interchange Format)). Файлы электронных таблиц можно преобразовать в текстовые файлы, но значения и взаимосвязи между числами при этом будут утрачены.

5. Видео- и аудио-форматы. Эти форматы содержат движущиеся изображения (например, цифровое видео, анимацию) и звуковые данные, которые чаще всего создаются и просматриваются при помощи соответствующих программ и хранятся в однопрограммном формате. Наиболее используемыми из них являются форматы QuickTime и MPEG (Motion Picture Experts Group)

6. Языки разметки, также называемые форматами разметки, содержат встроенные инструкции по отображению и понятности содержания файла. К ним относятся:

· SGML (Standart Generalized Markup Language), который используется во многих странах мира в государственных органах и является международным стандартом;

· HTML (Hypertext Markup Language), который используется для отображения почти всей информации в сети WorldWideWeb;

· XML (Extensible Markup language) - относительно простой язык, основанный на SGML - и получивший популярность при управлении информацией и обмене ею.

Таблица 1. Наиболее распространенные форматы файлов.


Тип формата	Основные форматы	Примеры файлов	Описание
Текстовые форматы Векторная графика	PDF, RTF, TXT, однопрограммные форматы (например, Microsoft Word, Word Perfect) DXF, EPS, CGM	Корреспонденция, отчёты, записки, сообщения электронной почты, сохранённые в текстовом формате. Архитектурные планы, сложные иллюстрации	Созданные или сохраненные в виде текста (могут содержать и графику) Хранят изображение в виде геометрических фигур
Растровая графика	TIFF, BMP, GIF, JPEG	Графика веб-страниц, простые иллюстрации, фотографии	Хранят изображение как набор пикселей. При изменении масштаба изображение искажается
Файлы баз данных	Однопрограммные форматы	Адресные книги, списки рассылки	Создаются в системах управления базами данных
Форматы электронных таблиц Видео- и аудио- форматы	Однопрограммные форматы, DIF QuickTime, MPEG	Финансовый анализ, статистические калькуляции Короткие видеозаписи, показываемые на веб-сайте, записи интервью	Хранят числовые значения и калькуляции Содержат движущиеся изображения и звук
Языки разметки	SGML, HTML, XML	Текст и графика, помещённые на веб-сайте	Содержат встроенные инструкции по отображению и понятности содержания файла или множества файлов

«Каждый из форматов файлов имеет свои достоинства и недостатки при использовании в документационном обеспечении управления. Например, текстовые форматы (World Perfect, Microsoft Word, RTF и др.) удобны для проведения контекстного поиска по документам в базе данных, а графические форматы (РDF, TIFF и др.) позволяют получить при сканировании изображение документа со всеми его внешними особенностями, хранить документы в том же виде, что и на бумаге, со всеми подписями и визами.

Формат MS Word, например, весьма удобен при редактировании документа и групповой работе с ним, однако файл MS Word хранит много скрытой информации (прежде всего, о сделанных в файле изменениях) и, следовательно, весьма небезопасен с точки зрения утечки служебной информации. В ряде случаев, таких, например, как коммерческое предложение или проект контракта, скрытая информация позволяет установить, каковы были исходные предположения, кто оказал на текст наибольшее влияние. При групповой подготовке документа анализ правки дает возможность узнать не только фамилии людей, ее сделавших, но и кто какой именно вклад внес в итоговый вариант». .

«В России федеральные органы исполнительной власти самостоятельно устанавливают форматы для определенных видов электронных документов, используемых при взаимодействии с другими организациями и гражданами. Например, согласно требованиям Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ныне - Федеральной службы по финансовым рынкам), файлы определенных видов документов должны быть представлены в формате RTF. Минфином России, в свою очередь, установлено, что документы статистической отчетности представляются страховыми (страховыми медицинскими) организациями в виде набора текстовых файлов в формате XML» .

«Правительство Москвы установило основные форматы электронных документов, используемые в электронном документообороте». .

Электронная копия бумажного документа, предназначенная для подробного воспроизведения графического образа, создается с использованием растровых графических форматов (BMP, JPEG, GIF или PNG) или гибридных текстово-растровых форматов (PDF, DjVu).

Электронный оригинал, изготовленный полуавтоматизированным или автоматизированным образом, предполагающий сохранение графического оформления документа с возможностью форматирования текста и внедрения графических элементов, создается с использованием форматов PDF, DOC, RTF, HTML.

Если при использовании электронного сообщения требуется обеспечить поиск по содержательной части по ключевым словам, то электронная копия бумажного документа, содержащая информацию, предназначенную для распознавания текста и сохранения в текстовом формате, создается в формате с разметкой текста (PDF, DjVu, DOC, RTF, HTML) или простом текстовом формате (ТХТ).

Электронный оригинал, изготовленный полуавтоматизированным или автоматизированным образом, предполагающий необходимость автоматизированной интеграции информации, создается в формате файла XML.

Чем примечателен формат XML? Расширяемый язык разметки (Extensible Markup Language) содержит в себе не только данные, но и несет информацию, описывающую эти данные. Он применим к любому компьютерному приложению, независим от технического обеспечения и операционных систем и позволяет передавать большие объемы информации без необходимости трудоемкого преобразования структур данных.

Предшественниками XML являются стандартный общий язык разметки SGML, который был утвержден Международной организацией по стандартизации в качестве стандарта еще в 1980-х годах, и его упрощенная версия - гипертекстовый язык разметки HTML.

Формат XML принят органами стандартизации Интернет-сообщества в лице консорциума World Wide Web и организации UDDI.org. В настоящее время компании Microsoft, IBM, Oracle, а также ряд небольших фирм по производству программного обеспечения оперативно переключились на использование XML в своей продукции и практически реализуют идею стандартизации форматов документов на основе XML.

Формат PDF, созданный фирмой Adobe Systems Inc., весьма популярен при обмене документами и широко используется для документов сети Интернет, потому что он позволяет сохранить оригинальный внешний вид документов и затрудняет внесение изменений в документ. По оценке компании Adobe, уже полмиллиарда людей загрузили ее бесплатную программу просмотра PDF-файлов, многие предприятия выбрали данный формат в качестве стандарта для передачи и хранения документов, а немало независимых разработчиков предлагают продукты, поддерживающие PDF, причем некоторые бесплатно.

Однако компания Adobe не несет обязательств и в будущем предоставлять бесплатный доступ к своим программам. Более того, в новых версиях программ Adobe зачастую неправильно представляются файлы предыдущих версий. Вот почему появилась модифицированная версия формата PDF, названная PDF-Archive (PDF-А). Она рассматривается за рубежом в качестве одного из двух основных форматов, которые могут в будущем использоваться для архивного хранения электронных документов. Вторым форматом является рассмотренный выше XML.

Формат PDF-А, как и XML, имеет свои преимущества и недостатки при архивном хранении электронных документов. В частности, формат PDF-А особенно удобен для архивного хранения электронных документов потому, что сохраняет внешний вид оригинального бумажного документа. Ею удобство подтвердил опыт судебных дел по двум крупнейшим банкротствам в истории США - корпорации Enron и компании Global Crossing. Они создали огромное количество документов в формате PDF, и перед федеральными судебными органами встала задача по обеспечению сохранности и архивному хранению этих документов. Это во многом послужило импульсом к разработке проекта международного стандарта по архивированию PDF-документов.

Однако возможности использования указанного формата в электронных архивах ограничены: например, формат PDF-А не подходит для архивного хранения аудиовизуальных документов.

«Следует отметить, что ни один из форматов файлов электронных документов не может считаться универсальным для длительного архивного хранения, поскольку довольно быстро меняются техника, технологии и программное обеспечение. Уже сегодня непросто воспроизводить документы, созданные в текстовых процессорах AmiPro, Word Perfect на современном оборудовании» . Легко ли будет, например, использовать архивный документ в формате MS Word 97 лет через 10-15?

Скорее всего, разнообразие форматов будет сохранено. Поэтому архивные службы разрабатывают нормативные условия для архивного хранения электронных документов различных форматов, прежде всего, наиболее распространенных PDF

Тем не менее, в настоящее время большие надежды связываются с использованием формата XML в качестве стандартного для обмена электронными документами в различных сферах деятельности, особенно, в сфере государственного управления.

Из всего вышесказанного следует, что электронный документ имеет разнообразие форматов, но ни один из форматов файлов электронных документов не может считаться универсальным для длительного архивного хранения, поскольку довольно быстро меняются техника, технологии и программное обеспечение. Формат документа зависит от области применения, сферы деятельность той или иной организации, от правового статуса документа.

документооборот редактирование защита

Урок информатики по теме «Электронный документ и файл».

Цели урока:

сформировать первичное представление о видах памяти, показать отличительные особенности разных видов памяти;

развить представление об организации хранения электронных документов во внешней памяти компьютера;

привить элементарные навыки поиска файлов и папок;

расширить представление учащихся о создании и хранении электронных документов.

Педагогические задачи урока:

познакомить учащихся с видами памяти и основными характеристиками внутренней и внешней памяти;

совершенствовать приёмы работы по поиску файлов и папок и освоить основные операции с файлами и папками;

обращать внимание на правильное использование терминологии при ответах учащихся

Требования к уровню освоения учебного материала после завершения урока:

иметь представление о назначении внутренней и внешней памяти;

знать основные отличия внутренней памяти от внешней;

иметь представление об организации информации на внешних носителях;

уметь выполнять основные операции по созданию папок для хранения документов;

уметь осуществлять поиск папок и документов по имени и знать способы отображения файлов в окне папки.

Ход урока.

I.Минутки вхождения в урок.

Здравствуйте, ребята. Рада вас видеть. Говорят, что Мир освещается солнцем, а человек знанием. Желаю и вам сегодня приобрести новые знания. Работать мы с вами будем в группах. У каждой группы есть свой командир, который будет брать ответственность на себя за распределение обязанностей.

II. Актуализация опорных знаний.

На прошлом уроке мы познакомились с вами с различными видами документов. У каждой группы есть конверт с первым заданием

(Слайд 1) Вам надо разобрать содержимое конверта по следующей схеме: название документа – назначение документа. Время выполнения – 2 минуты. - Время вышло. Проверяем правильность выполнения.

Проверка. Командир назначает ответственного, кто будет отвечать. За каждый правильный ответ – 1 балл.

Группы отвечают по очереди. Учитель фиксирует результаты на доске в баллах.

Молодцы! Вы хорошо усвоили тему прошлого урока.

Мы рассмотрели с вами документы, которые существуют в виде «твердой копии» на бумаге.

А какие документы хранятся в памяти компьютера?

(Электронные документы)

III. Определение темы и задач урока.

Сегодня вы пополните свои знания об электронном документе.

(Слайд 2)- Тема нашего урока «Электронный документ и файл». Вы должны получить первичное представление о видах памяти, их отличительных особенностях;

расширить первоначальные знания о создании и хранении электронных документов.

К выполнению этих целей мы подойдём, решив следующие задачи:

(Слайд 3) Изучим, что такое внутренняя и внешняя память компьютера;

Познакомимся с понятием файл – электронный документ;

Создадим компьютерные папки, электронные документы, дадим им имена.

IV. Изучение нового материала.

(Слайд4) - На прошлом уроке мы узнали, что электронный документ - это набор данных, которые хранятся в памяти компьютера.

(Слайд 4) -Как вы думаете, что может быть электронным документом? Сл. 5 (Рисунок, рассказ, любой личный документ, введённый в память компьютера).

(Слайд 6)-Где хранятся электронные документы? (В памяти компьютера)

Важно! Когда мы создаём электронный документ с помощью компьютера, мы должны сохранить этот документ в его памяти.

Самостоятельно прочтите материал учебника параграфа 23 (двадцать третьего) стр 137-138 о памяти компьютера.

Проверка.

Назовите виды памяти компьютера. (Внутренняя и внешняя память компьютера). Слайд 8

Прочитайте, что называют внутренней памятью. (читают вслух).

А что сказано в учебнике о внешней памяти компьютера? (читают вслух).

А какие современные устройства для сохранения данных и программ вам известны? (жёсткий магнитный диск, компакт –диски, флэш- носители).

Учитель делает обобщение.

Память компьютера необходима для хранения данных и программ.

Рассмотрим ещё раз основные отличия внешней памяти от внутренней.

Внешняя память предназначена для длительного хранения информации, во внутренней памяти выполняемые программы и данные хранятся только в момент работы компьютера.

Как только компьютер выключают или закрывают программу, внутренняя память освобождается для других программ и данных.

Вот почему электронные документы, которые пользователь создаёт с помощью каких – либо программ, необходимо обязательно сохранять во внешней памяти.

Слайд 12.-Как же хранятся электронные документы во внешней памяти компьютера?

Найдите ответ в учебнике стр.138.

Отвечают. (Электронные документы хранятся в виде файлов.)

Что такое файл?

Найдите определение в учебнике, страница 138 (ая)

Файл- это набор данных, имеющих имя и хранящихся во внешней памяти компьютера.

Повторим определение для прочного запоминания.(повторяем вслух)

Учитель

Слайд 13.- Значит, при сохранении электронного документа во внешней памяти ему обязательно необходимо дать название (имя).

Слайд 14.- Кто же придумывает имя файлу?

Найдите ответ на этот вопрос в учебнике стр.138.

(Имя файлу придумывают программисты или пользователи.)

Чем отличается пользователь от программиста? (Пользователь использует компьютерные программы, программист пишет программы для компьютера.)

Учитель показывает папки с документами

Что у меня в руках? (Папки.)

Как вы думаете, что в них? (Разные документы).

Обратите внимание, что все папки подписаны, то есть имеют названия (имена).

Как вы думаете, зачем все папки подписаны? (Чтобы быстрее найти нужный документ).

Слайд 15.- Программисты (люди, которые создают программы) придумали такое средство хранения файлов, которое позволяет разложить электронные документы по группам. Таким средством является компьютерная папка, которая выполняет такую же роль, что и реальная папка для хранения бумажных документов.

Если разложить документы по разным компьютерным папкам и дать этим папкам соответствующие имена, то пользователю будет проще найти нужный рисунок или текст, которые он создавал очень давно.

Слайд 16 (Рассмотрим компьютерную папку) Вы видите, что в компьютерной папке содержатся другие папки, которые называются вложенными и разные электронные документы, все папки и документы имеют имена.

Физминутка Проводит ученик

V. Компьютерный практикум.

Сейчас мы займём места за компьютером, проведём небольшую исследовательскую работу, по завершении которой сделаем выводы

Заняли места. Следим за осанкой при выполнении работы за компьютером.

Работать будем по следующему алгоритму,

1.На рабочем столе щелкнем правой кнопкой мыши - создать папку.

Дадим имя – Математика

Такое же задание выполняет второй ученик

На рабочем столе щелкнем правой кнопкой мыши - создать папку.

Дадим имя – Русский язык

2.Откроем папку с именем Математика. Создадим документ WORD. Дадим имя -Урок

Откроем папку с именем Русский язык. Создадим документ WORD. Дадим имя –Урок

Что вы заметили? (что мы создали в разных папках файлы с одинаковыми именами)

Откроем ещё раз папку с именем Математика. Создадим ещё документ WORD. Дадим имя – Урок

Что говорит компьютер?

Что такой документ уже существует, надо задать новое имя.

Сделаем вывод

(слайд 18) В одной папке имена файлов должны быть разными. В разных папках могут быть файлы с одинаковыми именами).

Вернёмся на своё рабочее место.

Физкультурная пауза. Проводит ученик.

VI.Первичное усвоение изученного материала.

Слайд 19. Давайте посмотрим на задачи урока. Все ли вопросы мы изучили. (Все)

Давайте проверим, как вы усвоили новые знания, полученные на уроке.

Для этого я вам предлагаю выполнить практическое задание №2. . Время ограничено. (Выполняют задание).

Взаимопроверка. Проверим выполнение заданий.

Первая группа передаёт своё задание второй группе, вторая третьей, третья первой.

Проверить, как вы справились с выполнением задания нам поможет электронный учебник. Проверяем. Выставляем баллы.

Нет ошибок – 5 баллов

1ошибка -4 балла

2 ошибки – 3 балла

3 и более ошибок – 2 балла

Возвращаем тесты по группам. Записываем результаты на доске.

Закрепим полученные знания, выполняя работу индивидуально: распределяю обучающихся для работы на компьютере по карточкам, остальные ребята выполняют работу в рабочих тетрадях.

Физминутка: проводит ученик.

VII Заполнение карты достижений ученика на уроке

Сейчас я вам предлагаю поставить себе оценки за урок, для этого вам необходимо заполнить карту достижений ученика на уроке.

Карта достижений ученика на уроке

Фамилия, имя ______________________________________________________

	Количество баллов

Правильно ли я выполнил задание на компьютере (всё правильно – 1 балл, с ошибками – 0 баллов)
Могу ли я назвать основные отличия внутренней памяти от внешней? (всё правильно – 1 балл, с ошибками – 0 баллов)
Могу ли я ответить на вопрос «Что такое файл?» (всё правильно – 1 балл, с ошибками – 0 баллов)
Подсчитай общее количество баллов
Поставь себе оценку за урок 4 балла – оценка 5 3 балла – оценка 4 2 балла – оценка – 3

VIII. Учитель выставляет оценки за урок. Сегодня были активны на уроке, давали полные и точные ответы на поставленные вопросы, безошибочно выполнили задания на компьютере …… .

Спрашивает у ребят, совпала ли моя оценка с вашей. Всем остальным я поставлю оценки, проверив выполненные работы на компьютере и в рабочих тетрадях.

Слайд 20. IX. Домашнее задание

Слайд 21.X. Подведение итогов.

Благодарю за работу на уроке. Давайте скажем спасибо друг другу за сотрудничество. Подайте дневники для выставления полученных отметок. Урок закончен.

Название
документа

Тема урока. Электронный документ и файл.

Цели урока: сформировать первичное представление о видах памяти, показать отличительные особенности разных видов памяти;
Расширить первоначальные знания о создании и хранении электронных документов;

Задачи урока. Электронный документ - это набор данных, которые хранятся в памяти компьютера.

Что может быть электронным документом?

Электронные документы Где хранятся электронные документы?

Электронные документы хранятся в памяти компьютера.
ВАЖНО ПОМНИТЬ!
Когда мы создаём электронный документ с помощью компьютера, мы должны сохранить этот документ в его памяти.

§ 23, стр 137-138 о памяти компьютера ВИДЫ ПАМЯТИ КОМПЬЮТЕРА

ПАМЯТЬ КОМПЬЮТЕРА

ВНУТРЕННЯЯ

ВНЕШНЯЯ

Современная «дисковая память»

Память компьютера необходима для хранения данных и программ.

Отличие внешней памяти от внутренней

Внешняя память предназначена для длительного хранения информации,
во внутренней памяти выполняемые программы и данные хранятся только в момент работы компьютера.

Как только компьютер выключают или закрывают программу, внутренняя память освобождается для других программ и данных. Вот почему электронные документы, которые пользователь создаёт с помощью каких – либо программ, необходимо обязательно сохранять во внешней памяти. Как же хранятся электронные документы во внешней памяти компьютера? Стр 138

Электронные документы хранятся в виде файлов
Что такое файл?
Файлом называют набор данных, хранящихся во внешней памяти компьютера и имеющих имя.

Значит, при сохранении электронного документа во внешней памяти ему обязательно необходимо дать название (имя). Кто же придумывает имя файлу? Стр.138

Имя файлу придумывают программисты или пользователи
Чем отличается пользователь от программиста?
Пользователь использует компьютерные программы, программист пишет программы для компьютера

Программисты (люди, которые создают программы) придумали такое средство хранения файлов, которое позволяет разложить электронные документы по группам. Таким средством является компьютерная папка, которая выполняет такую же роль, что и реальная папка для хранения бумажных документов.
Если разложить документы по разным компьютерным папкам и дать этим папкам соответствующие имена, то пользователю будет проще найти нужный рисунок или текст, которые он создавал очень давно.

Папка Исследовательская работа

1.На рабочем столе щелкнем правой кнопкой мыши - создать папку. Дадим имя – Математика
На рабочем столе щелкнем правой кнопкой мыши - создать папку. Дадим имя – Русский язык
2.Откроем папку с именем Математика. Создадим документ WORD. Дадим имя -Урок
Откроем папку с именем Русский язык. Создадим документ WORD. Дадим имя –Урок
Сделаем вывод: мы создали в разных папках файлы с одинаковыми именами

Исследовательская работа

Откроем ещё раз папку с именем Математика. Создадим ещё документ WORD. Дадим имя – Урок
Что говорит компьютер?
Сделаем вывод: в одной папке имена файлов должны быть разными.

Задачи урока.

Изучим, что такое внутренняя и внешняя память компьютера;
Познакомимся с понятием файл – электронный документ;
Создадим компьютерные папки, электронные документы, дадим им имена.

Домашнее задание

§23, знать стр. 141, Р.Т. § 23 по выбору

Подведение итогов

Благодарю за работу на уроке.
Давайте скажем спасибо друг другу за сотрудничество.

Урок информатики по теме «Электронный документ и файл».

Цели урока:

развить представление об организации хранения электронных документов во внешней памяти компьютера;

привить элементарные навыки поиска файлов и папок;

расширить представление учащихся о создании и хранении электронных документов.

Педагогические задачи урока:

познакомить учащихся с видами памяти и основными характеристиками внутренней и внешней памяти;
совершенствовать приёмы работы по поиску файлов и папок и освоить основные операции с файлами и папками;
обращать внимание на правильное использование терминологии при ответах учащихся

Требования к уровню освоения учебного материала после завершения урока:

иметь представление о назначении внутренней и внешней памяти;
знать основные отличия внутренней памяти от внешней;
иметь представление об организации информации на внешних носителях;
уметь выполнять основные операции по созданию папок для хранения документов;
уметь осуществлять поиск папок и документов по имени и знать способы отображения файлов в окне папки.

Ход урока.

I.Минутки вхождения в урок.

II. Актуализация опорных знаний.

Проверка. Командир назначает ответственного, кто будет отвечать. За каждый правильный ответ – 1 балл.

Группы отвечают по очереди. Учитель фиксирует результаты на доске в баллах.

Молодцы! Вы хорошо усвоили тему прошлого урока.

Мы рассмотрели с вами документы, которые существуют в виде «твердой копии» на бумаге.

А какие документы хранятся в памяти компьютера?

(Электронные документы)

III. Определение темы и задач урока.

Сегодня вы пополните свои знания об электронном документе.

расширить первоначальные знания о создании и хранении электронных документов.

К выполнению этих целей мы подойдём, решив следующие задачи:

(Слайд 3) Изучим, что такое внутренняя и внешняя память компьютера;

Познакомимся с понятием файл – электронный документ;

Создадим компьютерные папки, электронные документы, дадим им имена.

IV. Изучение нового материала.

(Слайд 6)-Где хранятся электронные документы? (В памяти компьютера)

Учитель

Слайд 7

Самостоятельно прочтите материал учебника параграфа 23 (двадцать третьего) стр 137-138 о памяти компьютера.

Проверка.

Назовите виды памяти компьютера. (Внутренняя и внешняя память компьютера). Слайд 8

Прочитайте, что называют внутренней памятью. (читают вслух).

А что сказано в учебнике о внешней памяти компьютера? (читают вслух).

(слайд 9)

Учитель делает обобщение.

Память компьютера необходима для хранения данных и программ.

(слайд 10)

Рассмотрим ещё раз основные отличия внешней памяти от внутренней.

(слайд 11)

Слайд 12.-Как же хранятся электронные документы во внешней памяти компьютера?

Найдите ответ в учебнике стр.138.

Отвечают. (Электронные документы хранятся в виде файлов.)

Что такое файл?

Найдите определение в учебнике, страница 138 (ая)

Файл- это набор данных, имеющих имя и хранящихся во внешней памяти компьютера.

Повторим определение для прочного запоминания.(повторяем вслух)

Учитель

Слайд 14.- Кто же придумывает имя файлу?

Найдите ответ на этот вопрос в учебнике стр.138.

(Имя файлу придумывают программисты или пользователи.)

Учитель показывает папки с документами

Что у меня в руках? (Папки.)

Как вы думаете, что в них? (Разные документы).

Обратите внимание, что все папки подписаны, то есть имеют названия (имена).

Как вы думаете, зачем все папки подписаны? (Чтобы быстрее найти нужный документ).

Физминутка Проводит ученик

V. Компьютерный практикум.

Заняли места. Следим за осанкой при выполнении работы за компьютером.

Работать будем по следующему алгоритму,

(слайд 17)

1.На рабочем столе щелкнем правой кнопкой мыши - создать папку.

Дадим имя – Математика

Такое же задание выполняет второй ученик

На рабочем столе щелкнем правой кнопкой мыши - создать папку.

Дадим имя – Русский язык

2.Откроем папку с именем Математика. Создадим документ WORD. Дадим имя -Урок

Откроем папку с именем Русский язык. Создадим документ WORD. Дадим имя –Урок

Вывод:

Что вы заметили? (что мы создали в разных папках файлы с одинаковыми именами)

Откроем ещё раз папку с именем Математика. Создадим ещё документ WORD. Дадим имя – Урок

Что говорит компьютер?

Что такой документ уже существует, надо задать новое имя.

Сделаем вывод

Вернёмся на своё рабочее место.

Физкультурная пауза. Проводит ученик.

VI.Первичное усвоение изученного материала.

Слайд 19. Давайте посмотрим на задачи урока. Все ли вопросы мы изучили. (Все)

Давайте проверим, как вы усвоили новые знания, полученные на уроке.

Для этого я вам предлагаю выполнить практическое задание №2. . Время ограничено. (Выполняют задание).

Взаимопроверка. Проверим выполнение заданий.

Первая группа передаёт своё задание второй группе, вторая третьей, третья первой.

Нет ошибок – 5 баллов

1ошибка -4 балла

2 ошибки – 3 балла

3 и более ошибок – 2 балла

Возвращаем тесты по группам. Записываем результаты на доске.

Физминутка: проводит ученик.

VII Заполнение карты достижений ученика на уроке

Карта достижений ученика на уроке

Фамилия, имя ______________________________________________________

	Количество баллов

Правильно ли я выполнил задание на компьютере (всё правильно – 1 балл, с ошибками – 0 баллов)
Могу ли я назвать основные отличия внутренней памяти от внешней? (всё правильно – 1 балл, с ошибками – 0 баллов)
Могу ли я ответить на вопрос «Что такое файл?» (всё правильно – 1 балл, с ошибками – 0 баллов)
Подсчитай общее количество баллов
Поставь себе оценку за урок 4 балла – оценка 5 3 балла – оценка 4 2 балла – оценка – 3

Слайд 20. IX. Домашнее задание

Слайд 21.X. Подведение итогов.

Предварительный просмотр:

Чтобы пользоваться предварительным просмотром презентаций создайте себе аккаунт (учетную запись) Google и войдите в него: https://accounts.google.com

Подписи к слайдам:

Назначение документа Название документа

Тема урока. Электронный документ и файл. Цели урока: сформировать первичное представление о видах памяти, показать отличительные особенности разных видов памяти; Расширить первоначальные знания о создании и хранении электронных документов;

Электронный документ - это набор данных, которые хранятся в памяти компьютера. Что может быть электронным документом?

Электронные документы

Где хранятся электронные документы? Электронные документы хранятся в памяти компьютера. ВАЖНО ПОМНИТЬ! Когда мы создаём электронный документ с помощью компьютера, мы должны сохранить этот документ в его памяти.

§ 23, стр 137-138 о памяти компьютера

ВИДЫ ПАМЯТИ КОМПЬЮТЕРА ПАМЯТЬ КОМПЬЮТЕРА ВНУТРЕННЯЯ ВНЕШНЯЯ

Современная «дисковая память» Память компьютера необходима для хранения данных и программ.

Отличие внешней памяти от внутренней Внешняя память предназначена для длительного хранения информации, во внутренней памяти выполняемые программы и данные хранятся только в момент работы компьютера.

Как же хранятся электронные документы во внешней памяти компьютера? Стр 138 Электронные документы хранятся в виде файлов Что такое файл? Файлом называют набор данных, хранящихся во внешней памяти компьютера и имеющих имя.

Значит, при сохранении электронного документа во внешней памяти ему обязательно необходимо дать название (имя).

Кто же придумывает имя файлу? Стр.138 Имя файлу придумывают программисты или пользователи Чем отличается пользователь от программиста? Пользователь использует компьютерные программы, программист пишет программы для компьютера

Программисты (люди, которые создают программы) придумали такое средство хранения файлов, которое позволяет разложить электронные документы по группам. Таким средством является компьютерная папка, которая выполняет такую же роль, что и реальная папка для хранения бумажных документов. Если разложить документы по разным компьютерным папкам и дать этим папкам соответствующие имена, то пользователю будет проще найти нужный рисунок или текст, которые он создавал очень давно.

Исследовательская работа 1.На рабочем столе щелкнем правой кнопкой мыши - создать папку. Дадим имя – Математика На рабочем столе щелкнем правой кнопкой мыши - создать папку. Дадим имя – Русский язык 2.Откроем папку с именем Математика. Создадим документ WORD . Дадим имя - Урок Откроем папку с именем Русский язык. Создадим документ WORD . Дадим имя – Урок Сделаем вывод: мы создали в разных папках файлы с одинаковыми именами

Исследовательская работа Откроем ещё раз папку с именем Математика. Создадим ещё документ WORD . Дадим имя – Урок Что говорит компьютер? Сделаем вывод: в одной папке имена файлов должны быть разными.

Задачи урока. Изучим, что такое внутренняя и внешняя память компьютера; Познакомимся с понятием файл – электронный документ; Создадим компьютерные папки, электронные документы, дадим им имена.

Домашнее задание §23, знать стр. 141, Р.Т. § 23 по выбору

Подведение итогов Благодарю за работу на уроке. Давайте скажем спасибо друг другу за сотрудничество.

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации").

Согласно определению, представленному в п. 3.1 "ГОСТ Р 7.0.8-2013 . Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст), электронный документ - это документ, информация которого представлена в электронной форме.

При этом для электронного документа характерны:

аутентичность - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;
достоверность - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;
целостность - состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения;
пригодность для использования - свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что электронный документ - это любой документ, который представлен в электронном виде, в том числе это может быть скан-образ документа, файл, набранный в текстовом редакторе, и т.п.

При этом электронные документы могут быть формализованными, т.е. составленными в таком виде, который позволяет с помощью программных средств распознавать их содержимое, и неформализованными (например, скан-копия).

В рамках обмена электронными документами стороны могут использовать как формализованные документы, так и неформализованные. Исключение составляют случаи, когда законодательством утвержден обязательный формат для обмена конкретным документом (например, формат счета-фактуры). Но если документ неформализованный, его принятие и распознавание возможно только с участием человека.

Для того, чтобы обмениваться документами в электронном виде без участия человека в распознавании текста этих документов, необходимо все документы составлять в формализованном виде, т.е. в том формате, который могут использовать программные средства всех участников обмена.

Возможно, будет полезно почитать: