Как учесть риски при организации большого события – уроки фестиваля авиаспорта. Мероприятия по реагированию и упреждению рисков Риски при организации мероприятий

Риск-менеджмент мероприятий

Эта глава будет полна пессимизма и недоверия. Но для того, чтобы быть оптимистом и всем доверять, нужно обо всем заранее позаботиться и все предусмотреть.

Любое мероприятие — это сложный процесс, связанный со взаимодействием большого количества людей и техники, клубок интересов и обязательств. Это сложная система. И, как в любой сложной системе, что-то может пойти не так.

Более того, ВСЕГДА что-то идет не так (ну, почти всегда).

Кто-то опаздывает, торопится, делает что-то не то. В самый важный момент ломается техника, вмешиваются могущественные силы, мешающие мероприятию, пропадает самый нужный человек и пр. Организация мероприятия иногда может быть похожа на строительство понтонной переправы под постоянной бомбежкой. Иногда — на сумасшедший дом под веселым мартовским солнцем. Ничего не поделаешь.

Главное, чтобы все эти проблемы, проблемки, проблемищи и полные катастрофы не были заметны Клиенту. И тем более никак не беспокоили его.

Более того!

Хороший организатор обязан предусмотреть все возможные неблагоприятные ситуации и подготовиться к их решению самым профессиональным способом.

Ваш святой — апостол Иуда Фаддей. Он является святым покровителем безнадежных дел, заступником в невозможных делах и экстремальных ситуациях. Если умеете молиться, молитесь именно ему.

Организация мероприятия чем-то похожа на начало книги "Моби Дик". Там команда китобойного судна собирается в плавание. В течение двух лет у них практически не будет возможности пополнить запасы, устранить поломку и пр. Поэтому они берут с собой все, что им будет необходимо, с запасом, учитывая то, что вещи ломаются, рвутся, изнашиваются и т. п. У них есть запасные пары носков, сковородки… Примерно так же организуются мероприятия. Важно все предусмотреть, быть въедливым, внимательным, скрупулезным, все тщательно планировать и ничего не забывать.

Основные риски

Главный риск связан с невыполнением вашего собственного плана . Может оказаться так, что замечательно разработанный сценарий, системы мер по предотвращению проблем и прочее просто не будут выполнены вашими подчиненными.

Для того, чтобы этого не произошло, необходимо подтверждение от каждого члена команды, что он ознакомлен с установленным порядком и правилами, а также с тем, какую ответственность он несет за их невыполнение.

Есть и риски, связанные с участниками . На мероприятиях взрослые люди с высшим образованием часто начинают вести себя как дети. Они теряются в трех комнатах и не могут найти туалет (хотя объездили полмира и умеют ориентироваться в незнакомой обстановке), интенсивно теряют собственные вещи, случайно забирают чужие и пр., и пр. В этом нет их вины, поэтому этот фактор нужно принять как данность и учитывать в работе.

Необходимые качества организатора мероприятия:

спокойствие. Вы ко всему готовы, все варианты просчитаны, и вы знаете, как себя вести. И ваша команда знает;
внимательность. Сила мелочей в том, что их много. Не упускайте из виду ничего.
дружелюбие. Что бы ни случилось, ваши гости — это ваши Клиенты, и к ним нужно относиться максимально дружелюбно;
находчивость. Даже если вы не приготовили вариант для сложившейся ситуации, вы должны быть твердо уверены, что быстро найдете приемлемый выход;
компетентность. Знание вашего мероприятия и всех его составных частей, опыт, внимание должны убедить Клиентов, заказчиков, что вы решите любую проблему. И вы тоже должны в это верить;
"паранойя". Будьте всегда начеку.

Особый фокус — "паранойя" . Она вас спасет. Начнем с законов Мерфи: "Если неприятность может случиться — она обязательно случится. Если может случиться несколько неприятностей — они случатся в самой неблагоприятной последовательности".

Примите это — это нормально в нашем деле. В том смысле, что это — норма.

Разложите ваше мероприятие на составляющие элементы. Подумайте и составьте себе план, что делать, если выпадет каждый из этих элементов. Один, второй, третий, два подряд. Может случиться самое невероятное. Подумайте, что вы будете делать в разных ситуациях.

Найдите ключевой элемент (или несколько) вашего мероприятия, который может ВСЕ испортить. Почти всегда такой есть. Именно к этому готовьтесь особо, проверьте и перепроверьте все, чтобы этого не произошло.

У вас должен быть запасной план для каждой из возможных проблем. Как минимум психологически вы должны быть готовы ко всему. Пусть ваш план спасения ситуации не компенсирует потери, но зато мероприятие не сорвется полностью. Когда-нибудь этот подход — подготовка запасного варианта — вас спасет. Это и есть профессионализм.

Компьютерные риски при проведении мероприятия стоит рассмотреть отдельно.

Известно, что технике свойственно ломаться — соответственно, она может сломаться и во время мероприятия. Компьютер может зависнуть. Может оказаться, что у вас не работает или не проинсталлирована программа, нужная докладчику. Чтобы избежать этого, используйте дублирующее копирование. Скопируйте все нужные данные (списки, презентации и т. п.) на CD, на флэш-память и имейте с собой запасной компьютер.

В офисе, чтобы снизить риск потери данных, установите сервер, где будут храниться все данные по мероприятию, и регулярно копируйте туда всю необходимую и связанную с мероприятием информацию. Если у кого-то сломается компьютер, вы потеряете работу всего за один день (если вы копируете данные каждый день).

У нас есть запасной комплект нужной техники, который мы "бессмысленно" возили на каждое крупное мероприятие несколько лет. И вот на одной из конференций у нас перегорел компьютер прямо во время презентации. Он заискрил, пошел дым, и все выключилось. Что делать? Мы просто заменили компьютер. У нас был запасной. На нем были записаны все нужные презентации, в частности презентация того докладчика, во время выступления которого и произошел инцидент. В зале находился наш менеджер, который сообщил по уоки-токи о случившемся на "стол решения проблем". На замену ушло несколько минут, докладчик пропустил всего лишь пару слайдов. Десять лет ничего подобного не происходило. Но когда это произошло — мы были готовы. Я горжусь этим.

Запас прочности мероприятия

Всегда готовьте план Б . В некоторых случаях, когда вероятность нестандартной ситуации высока, пропишите план Б и оговорите его с вашей командой, потренируйтесь в его выполнении, подготовьте и напишите к плану Б альтернативный сценарий.

Продумайте, кто может принимать оперативные решения. Если вы руководите мероприятием, вы не сможете быть одновременно везде — а где-то могут потребоваться неотложные действия. Делегируйте полномочия (особенно в случае необходимости срочного решения) и ответственность. Это залог успешности и прочности вашего мероприятия.

Многие подобные решения будут связаны с финансовыми последствиями для вашего мероприятия, и это следует заранее понимать. Если менеджер, находясь на месте, принял некое решение, повлекшее расходы, его нельзя потом за это корить и тем более штрафовать. Если вы делегировали полномочия человеку, которому доверяете, — вы должны верить, что он принял лучшее решение, которое мог принять в тех условиях, обладая той информацией, что у него была.

Наверное, это звучит устрашающе, но делегирование — единственный путь быть гибче в принятии решений и действовать максимально оперативно.

Установите, наконец, финансовый лимит ответственности и делегирования.

Подумайте о дублировании функций в ходе проекта. С каждым из нас может случиться что-то непредвиденное, и может потребоваться временная замена. Пусть у каждого члена команды будет один-два дублера, которые хотя бы в общих чертах находятся в курсе задач и проблем, имеющихся на этом участке работ, и в случае необходимости смогут с минимальными потерями подменить коллегу. Пусть дублер не сможет заменить полностью нужного человека (это и не нужно), но он сможет поддержать процесс мероприятия, и вся машина не застопорится.

Используйте ваш опыт: документируйте его и передавайте другим сотрудникам, чтобы они могли с первой попытки сделать все как нужно. Удивительно, насколько часто ситуации и проблемы повторяются.

Опыт — возможность теперь уже с первой попытки сделать все как надо.

Лучший комплимент, который я слышал:
"Ваши мероприятия скучные. Чем-то похожи на Lexus. Все работает как часы, ничего не ломается и отлично выглядит"

Пусть и ваши мероприятия будут ТАК "скучны" для участников.

Этика

Пример внутреннего риска. Правильно ли то, что вы делаете? Если вы не знаете, хорошо ли вы поступаете или нет, примените классический тест на этику, применяемый на Западе.

Перед тем как совершить то или иное действие, представьте, что ваше решение, в котором вы сейчас сомневаетесь, завтра будет опубликовано на первой полосе в самой главной для вас газете ("Ведомости", "Московский комсомолец", "Уссурийский рабочий" — что для вас самое важное). Если вы готовы к тому, что это ваше действие будет опубликовано, — делайте это, если не готовы — не делайте.

Тест не гарантирует, что ваши действия будут признаны этичными другими людьми. Но хотя бы вы сами будете считать себя приличным человеком.

Риски, связанные с подрядчиками

В фильме Ronin Роберт Де Ниро играет очень опытного агента. Его герой покупает оружие у незаконных торговцев. Они встречаются в безлюдном месте, торговец пересчитывает деньги и предлагает забрать товар неподалеку от места встречи — под мостом. Герой Де Ниро говорит: "Я не пойду, пускай они идут сюда". Почему? "Если ситуация сомнительная, сомнений быть не может", — сказал он. И действительно, под мостом была ловушка. По герою Де Ниро и его коллегам стали стрелять, но осторожность опытного наемника спасла ситуацию, они выскочили из западни, получив и оружие, и деньги. Если бы он пошел, их перестреляли бы. Но предложение показалось ему чуть-чуть сомнительным…

То же — с выбором подрядчиков. Если вы видите, что какая-то мелочь, какая-то деталь вам не понравились и заставили засомневаться, скорее всего вы правильно сомневаетесь, и у компании есть какие-то фундаментальные проблемы.

Если курьерская компания высылает предложение о дешевых тарифах на доставку вашей корреспонденции, но не может в течение дня прислать договор — что-то у них не так.
Если визитка представителя типографии мнется в руках — что-то у них не так.
Если вы несколько дней не можете дозвониться до нужного вам человека — что-то у него не так.

Как-то раз к нам обратилась некая компания с предложением о сотрудничестве. Оно было весьма заманчивым, но в присланном потенциальными партнерами письме были допущены грамматические ошибки: при перечислении Клиентов компании название одного из мировых брендов было написано неправильно. Нам показалось странным, что можно так ошибиться, и мы отказались с ними работать. Да, на этом основании. Были и другие причины, но они лишь подтвердили наши сомнения.

Через год судьба свела нас с этой компанией на одном из партнерских мероприятий. Хм… Личное общение подтвердило, что и раньше мы были правы…

Учет объема заказов

Внимательно проверяйте счета, выставленные вам подрядчиками и обслуживающими организациями. Часто в счет включают ненужные вам позиции: аренду лишних, ненужных вам помещений, лишние кофе-брейки, лишнюю еду, ненужный обслуживающий персонал или оборудование. Все это раздувает расходы мероприятия и не добавляет никакой пользы. Вы просто не воспользуетесь оплаченными услугами. Иногда это делается просто автоматически: компания-подрядчик выставляет счет за пакет услуг, не углубляясь в то, что вам нужно. Часто происходят просто банальные ошибки. Но за чужие ошибки платите вы…

Нередка примерно такая ситуация. Вы договариваетесь (с рестораном, кейтерингом, гостиницей и пр.) об оплате за фуршет по фактическому количеству выпитого алкоголя. И в конце вечера получаете счет, который превосходит ваши ожидания.

Например, заказано 80 бутылок и есть договоренность, что если будет выпито 50, то счет будет только за 50. Но в конце вечера выясняется, что выпито 75-80.

Правильный ход — попросить представить пустые бутылки с пробками. В противном случае может оказаться, что вскрытые бутылки просто уедут домой к обслуживающему персоналу. Причем лучше заранее предупредить обслуживающую компанию о том, что оплата будет по пустым бутылкам с пробками.

Осознание вашего серьезного подхода и намерения контролировать расходы поможет преодолеть соблазн добавить в счет лишнее.

Если в результате прочтения этой книги вы сможете избежать оплаты хотя бы двух лишних бутылок вина — книга уже окупилась для вас.

Законы риск-менеджмента: время и посещаемость

Люди могут не прийти на мероприятие, даже если сто раз подтвердили, что придут.

Люди могут прийти на мероприятие, даже не поставив вас в известность, что собираются прийти.

Люди опаздывают на мероприятия (включая докладчиков).

Не все думают о расписании, когда начинают говорить в микрофон. Но все обвинят вас, если оно не соблюдалось (все, включая докладчиков из предыдущего пункта).

Совет, написанный кровью на стене конференц-центра

Имейте на мероприятии при себе список всех ключевых персон с номерами мобильных телефонов.

Имейте при себе мобильный телефон.

Имейте при себе заряженный мобильный телефон и зарядное устройство.

На вашем счете за мобильный телефон должны быть деньги (то есть, чтобы его не отключили).

Лучше всего, если у вас с собой будет еще карточка экспресс-оплаты вашего оператора.

Борьба с кражами

К сожалению, на мероприятиях всегда есть масса возможностей для мелких краж и небольших мошенничеств. Заметим, что мелкие кражи не так безобидны, как кажется. Если у вас пропадает что-то на $100 в месяц, то к концу года общий убыток составит $1200, что уже не так мало. Можно было бы купить компьютер или слетать в отпуск.

В первую очередь необходим учет инвентаря.

В вашей команде должен быть человек, персонально ответственный за сохранность инвентаря (или хотя бы за его своевременный учет). У него должен быть список всего оборудования, которое вы везете на мероприятие. Сколько оборудования уехало, столько же должно вернуться. После мероприятия он сравнивает свой список и то, что имеется в наличии. Благодаря этому у вас есть оперативная информация о потерях. Вы сможете либо найти, либо докупить нужные вещи до следующего мероприятия.

Примерно та же схема должна работать и в отношении ценных раздаточных сувениров. Если на мероприятии было приготовлено 100 подарков, а гостей было 98, то два подарка должны вернуться в офис компании (если не принято другое решение).

По возможности пронумеруйте оборудование, которое вы берете на мероприятия — от проектора до ножниц, — или нанесите на него надписи. Пусть на проекторе будет наклейка с вашим адресом и телефоном. Если он пропадет случайно (например, его заберут вместе с другим оборудованием подрядчики), и его найдут честные люди — им будет легче вернуть вашу собственность. Во всяком случае, нельзя будет сказать, что они не видели, куда нужно вернуть этот проектор (компьютер, переносную трибуну, коробку с важными документами и пр.). Точно так же, если на степлерах и ножницах заметно написано название компании или имя владельца, их сложно будет признать бесхозными.

Если участники видят, что вы относитесь к этому как к особому ресурсу, то и они не отнесутся к вашему инвентарю как к "негласному подарку".

Если вы раздаете, например калькуляторы участникам семинара, то у них будет очень большой соблазн "забыть" вернуть организаторам красивый и такой полезный в хозяйстве калькулятор. Кто-то может не справиться с этим соблазном, особенно если ему обеспечена анонимность. Никто же не будет проверять сумочки и пакеты. Как помочь Клиентам поступить честно? Пронумеруйте калькуляторы и при регистрации записывайте эти номера напротив фамилий участников. Понимание, что по записям легко найти того, кто забыл вернуть калькулятор, очень помогает аккуратности. Если же человек не вернул, он действительно ошибся, и можно просто очень вежливо напомнить об этом как о легком недоразумении. Даже если придется напоминать десять раз.

Основная мысль: подумайте, как создать условия, среду, в которой кражи и просто потери будут сокращаться.

Эти меры не спасут от по-настоящему нечестных людей, которые настроены что-то украсть у вас. Но помогут избежать лишних трат в большинстве случаев.

Мошенники и зеваки

На некоторых мероприятиях вам будет необходимо подготовиться к приходу мошенников или зевак. Например, на многие выставки приходят "охотники за сувенирами", которых еще называют "пылесосы" — за то, что они проходят по стенду, собирая ручки, буклеты, пакеты и пр. Обычно этих людей легко идентифицировать: они не очень хорошо одеты, у них бегают глаза, нет внятной "легенды", зачем им ваши буклеты и сувениры. Они их просто просят или пытаются взять без комментариев. Часто, к сожалению, это пенсионеры, которым просто нечего делать и они выбрали себе такое занятие. Подготовьте ваших стендистов, как реагировать на таких людей. Необходима вежливость и твердость.

На различные конференции, банкеты и приемы ходят и мошенники — в противовес "пылесосам" люди с четкой "легендой". Обычно они выдают себя за журналистов, сотрудников крупных организаций и госучреждений — Госдумы, некоторых министерств. Они неплохо одеты и держатся уверенно.

Выяснить, кто перед вами, можно лишь по опыту (на наших мероприятиях некоторые лица уже примелькались, и мы на счет "раз" узнаем этих людей и сразу вызываем охрану) — либо по косвенным и потому ненадежным признакам.

Например, эти люди могут утверждать, что регистрировались, аккредитовывались на ваше мероприятие, но почему-то не попали в список. Или что их организация солидная и не регистрируется на мероприятия, а просто посылает сотрудника, который "посмотрит и оценит обстановку, актуальность тем" или что-то в этом роде. На самом деле их интересует возможность бесплатно поесть и выпить на фуршете, получить какие-то сувениры (то есть обокрасть вас на небольшую сумму). Может быть, что-то другое, я не знаю. Что интересно, несмотря на то, что они мошенники, они могут вести себя как идеальные участники: задавать вопросы, активно участвовать в обсуждениях и пр.

Поведение таких людей хорошо описано в комедии "Wedding Crashers/ Незваные гости". Двое молодых людей узнают о готовящихся свадьбах (проводят подготовку: узнают про родственников молодых) и приходят в качестве гостей. При этом они лучшие гости: они играют с детьми, произносят замечательные тосты… В фильме их цель — соблазнение молодых девушек, находящихся в романтическом состоянии под воздействием свадьбы. Ведь свадьба — это тоже мероприятие.

Попросите визитку у странного посетителя. Может быть, и паспорт.

Посмотрите, какой e-mail написан на визитке: если он зарегистрирован на бесплатном хостинге, спросите, почему компания не смогла обеспечить корпоративный e-mail.

Записан ли на визитке почтовый адрес и городской телефон компании? Если нет — вряд ли это серьезная компания.

Прямо со стола регистрации позвоните по указанному телефону, спросите, что это за организация и работает ли там такой человек, отправляли ли его на это мероприятие?

К нам регулярно приходит человек, представляющийся помощником депутата Госдумы. Стоит ли говорить, что в Госдуме он не работает, мы звонили и проверяли, поэтому теперь выводим его с охраной.

Если у человека нет визитки, вы с уверенностью можете сказать только то, что перед вами незнакомый человек, который просит ему верить и подарить немного вашей работы (сувениров, раздаточных материалов, обедов или закусок и всего, что положено участникам вашего мероприятия).

Повторюсь: все сказанное принципиально для мероприятий, в которых участникам предоставляется нечто, имеющее материальную ценность, например во время проведения конференций, банкетов, фуршетов. На массовых мероприятиях у вас такой проблемы скорее всего не возникнет.

Страхование и юридические вопросы

В некоторых случаях мероприятия бывают связаны с риском для имущества или здоровья участников. Чтобы избежать возможных осложнений, стоит застраховать ваше мероприятие или какую-то его часть.

Например, на корпоративной вечеринке или на зимнем празднике часть ваших гостей катается на коньках. Есть некоторая вероятность, что кто-то получит травму. Именно катание на коньках можно было бы застраховать.

В случае вероятности несчастных случаев или травм обеспечьте дежурство бригады "скорой помощи" на время вашего мероприятия.

Также имейте в виду вопросы, связанные с авторскими правами на музыку, видео- и фотоизображения. У любой фотографии есть владелец, и если вы решите использовать ее без разрешения, он имеет право подать на вас в суд.

Исключения делаются для некоммерческих и благотворительных организаций.

Финансовые риски и способы их нейтрализации

В некоторых случаях за участие в мероприятии нужно платить. Тогда возникает риск, что кто-то из участников придет и не заплатит.

Если вы работаете в магазине и продали в кредит телевизор, то вы можете не особенно волноваться, если Клиент не заплатит. К нему обратится сотрудник отдела по работе с должниками, и в самом крайнем случае телевизор просто заберут обратно.

Услуга же нематериальна — вы не сможете вернуть себе вашу работу после завершения мероприятия, — и риск неплатежей в области организации мероприятий очень существен.

Сбором дебиторской задолженности занимаются как специальные отделы в компаниях и банках, так и специализированные компании, для которых это основной бизнес. Существует множество методов работы с должниками, есть литература, посвященная этому, есть семинары, которые учат этой работе (в нашей компании, например, не менее пяти разных семинаров по этой теме). Так что нет предела совершенству, и эта тема — одна из моих самых любимых. Но поскольку эта книга у нас о другом, я лишь очень коротко, в самых общих выражениях расскажу о самых основных моментах.

Принцип CCL . Это означает: Call-Call-Letter (звонок-звонок-письмо). То есть вам нужно очень настойчиво и последовательно повторять о том, что вам должны (человек или компания).

По возможности персонифицируйте должника. Вы должны обращаться не абстрактно к предприятию, а к некоему конкретному лицу: пусть это будет человек, который был на вашем мероприятии, бухгалтер компании, босс.

Напишите себе памятку, где отразите процедуру, которая запускается, если Клиент не заплатил вовремя.

В день, когда должен быть получен платеж, написать по e-mail письмо, что платеж не получен.
На третий день — позвонить и напомнить лично.
На пятый день — позвонить, напомнить, попросить объяснений.
На десятый день — написать письменную претензию по шаблону № 1: мягкую, но решительную.
На двенадцатый день — позвонить и узнать, как продвигаются дела по претензии.
На двадцатый день — написать письменную претензию по шаблону № 2: более жесткую..

Подумайте о мотивах, которые важны для вашего должника, и постарайтесь на них постепенно воздействовать.

Например, не добившись решения проблемы на уровне участника, предложите перевести решение вопроса на уровень руководства компании. В некоторых случаях для участника (работника компании) это может стать ненужным осложнением в отношениях с руководством (его банально боятся), и он приложит все силы, чтобы не доводить до этого.

Или пообещайте, что все другие вопросы сотрудничества между компаниями будут остановлены, пока не решится этот вопрос с небольшой суммой. Усомниться в малом — значит усомниться в большом; возможно, этот платеж как лакмусовая бумажка покажет, стоит ли сотрудничать с компанией, начавшей испытывать финансовые трудности.

Гарантийное письмо . Иногда участники отказываются платить, отрицая, что были на мероприятии. Чтобы избежать этого, просите всех участников, за которых не пришла оплата, подписать гарантийное письмо о том, что оплата будет произведена.

Заготовьте гарантийные письма заранее. Имея на руках этот документ, вы сможете обращаться как к компании, так и лично к участнику, который поставил свою подпись.

Сделайте это правилом в отношении всех участников, которые должны заплатить. И без подписи не пускайте. Если человек не может подписаться под своими обещаниями заплатить — он заранее знает, что обманывает вас.

Конечно, в каждом правиле бывают исключения. В этом правиле пусть исключений не будет.

Изд-во:	"Манн, Иванов и Фербер "
Год издания:	2006 год
ISBN:	5-902862-14-0
Объем:	320 с.

ВЫ УЗНАЕТЕ:

для чего нужно управлять рисками;
какие пять шагов необходимы для управления рисками;
как научиться управлять рисками.

Управление рисками нужно тогда, когда у нас возникает потребность в принятии сложных решений: на этапах разработки продукта, при изучении целесообразности внесения изменений, расследовании отклонений, для организации рабочего пространства или принятия решения о возможности совмещения схемы производства разных препаратов и т. п., — по сути, там, где есть проблема выбора из нескольких вариантов, и где нет четких, однозначных требований. Технология управления рисками необходима в ситуации, где есть не определенность и неуверенность.

Ни в коем случае нельзя противопоставлять управление рисками действующим нормативным требованиям. Через оценку рисков невозможно обосновать необязательность исполнения законодательных норм. Процесс управления рисками - это источник требований. История знает много примеров, когда можно было бы избежать опасных ситуаций, если бы мы ими лучше управляли . В фармацевтической практике также есть множество событий, из которых были извлечены уроки.

Именно так возникли правила GMP 1 . Эти правила - лишь программа минимизации известных рисков, связанных с производством лекарственных средств. Предотвращение перекрестного загрязнения, путаницы или подмены, правила гигиены и допуска персонала к самостоятельной работе, выбор стратегии контроля качества и поддержание системы качества - все это лишь несколько классических примеров из области управления рисками.

Многие руководители считают, что они и без дополнительных технологий видят полную картину своих процессов и интуитивно чувствуют риски для качества выпускаемой продукции. Действительно, профессиональные, талантливые менеджеры обладают потрясающей интуицией. Только вряд ли она врожденная. Ее можно развивать, используя методологию управления рисками. Ведь интуиция - это подсознательный анализ различных вариантов развития тех или иных событий. В том числе опасных. Это ответ на три ключевых вопроса: что может случиться ; если это случится, какие будут последствия и из-за чего это может произойти? Хорошая интуиция - это «стихийная» оценка рисков отдельно взятым человеком. А осознанное применение процесса управления рисками - объективная корпоративная культура, слабо зависящая от субъективных факторов. Более того, это тиражируемая и легко распространяемая технология.

Выявление рисков для качества и их оценка сами по себе не приносят результата. Результат управления рисками заключается в выборе и реализации стратегии контроля значимых рисков. Задача состоит не в бесконечном проигрывании различных сценариев, не в уходе от ответственности, а в принятии правильных, сбалансированных, иногда даже рискованных, но осознанно рискованных решений.

Риски для качества продукции - это риски для потребителя. Производитель лекарственного препарата, держатель регистрационного удостоверения и государственные органы, регулирующие сферу обращения лекарственных средств, несут ответственность перед пациентом за эффективность и безопасность продукции, поступающей на рынок.

Безопасность основана на современных подходах к управлению рисками. Управление рисками - это линия обороны. Получается, что единственный способ обеспечить безопасность пациента - внедрить эффективную систему управления рисками для качества. Это элемент нашей ответственности перед обществом. Пациенту нужны гарантии эффективности и безопасности принимаемой им продукции.

Безопасность не означает отсутствие опасности. Безопасное состояние - это когда мы знаем, какие, с нашей точки зрения, опасные события могут произойти и какое влияние они окажут на качество нашей работы и продукции и, как следствие, на нашего потребителя. Обеспечивать безопасность следует не прибегая к запретам, а разрабатывая эффективные процедуры. Даже если у нас не будет возможности предотвратить возникновение опасной ситуации, мы, как минимум, сможем к ней подготовиться, заранее продумаем меры по предотвращению и преодолению последствий, всех предупредим о наличии серьезной опасности, например, описав ее в инструкции.

Опасность измеряется рисками, которые различаются по значимости. Для того чтобы понять, какие риски требуют нашего особого внимания, нужно их адекватно оценивать. Если не изучать природу возможных рисков и прикрываться лозунгом: «НИКАКОЙ риск не допустим!» - мы не сможем понять, из-за чего тот или иной риск может реализоваться, и соответственно вряд ли нам удастся снизить вероятность его наступления. Останется только сказать: «Извините, так получилось!» Рисками нужно управлять систематически и профессионально. Это неотъемлемая и необходимая компетенция любого руководителя любого уровня на любом предприятии.

Иногда можно слышать мнение, что управление рисками - это всего лишь броское название и невероятно вредная технология, применимая только «кабинетными» людьми. Это совсем не так. Персонал любого подразделения условно можно разделить на две категории: руководители и исполнители.

Исполнители выполняют работы, исходя из установленных требований. Руководители же устанавливают требования к выполнению таких работ с учетом законодательных норм, прописывают алгоритмы и создают условия, а затем контролируют качество их исполнения. В большинстве случаев исполнителю оценка рисков не нужна. Она нужна руководителям. Нужна тогда, когда они вынуждены принимать важные и сложные решения в условиях неопределенности. Например, нет законодательных требований или эти требования изложены без конкретных алгоритмов их реализации, или есть несколько вариантов реализации, но нет уверенности, какой из вариантов выбрать. Руководители несут ответственность за результаты не только своей работы, но и работы исполнителя. И чем выше неуверенность, вызванная неопределенностью, тем больше ответственность за последствия реализации принимаемого решения. На основании того, как руководитель управляет рисками, можно делать вывод о его профессионализме. Если руководитель умело применяет эту методологию, он производит впечатление человека проницательного, с четкой логикой и замечательной интуицией.

Именно эти качества развивает технология управления рисками. К тому же такой руководитель понимает, что ошибка исполнителя часто вызвана халатностью его руководителя, которая проявляется в том, что он не до конца оценил все возможные угрозы. А те, кто считают, что все риски одинаково опасны или недопустимы, т. е. невозможны, просто не способны принимать решения.

В результате они это делают наугад, излюбленным методом «тыка», или перекладывают ответственность за решение на другого, например, на того же исполнителя. Так проще. Практика исполнять только то, что требуется и только так, как понимается, порочна по своей сути. Согласитесь, мы часто оказываемся в ситуациях, когда сложно, а иногда и страшно, принимать решение и возникает ощущение неопределенности и непредсказуемости в отношении того, как оно повлияет на качество продукта, а значит - на безопасность пациента. И тогда может показаться, что риски - это то, что от нас не зависит. Или наоборот, мы станем самонадеянно полагать, что полностью исключили риск.

Однако на самом деле это не так. Любое отклонение, сбой в работе инженерной системы или оборудования, поступившая претензия или сигнал о побочном действии препарата - это реализовавшийся риск. Конечно, можно просто не регистрировать отклонения и возникающие проблемы, тем самым подтверждая надежность своих процессов. Это блеф! Риски есть и будут всегда. Главное - вовремя увидеть угрозы и просчитать «непредвиденные обстоятельства», при которых эти угрозы могут реализоваться, понять, что мы можем сделать, чтобы этого не случилось и как поступать, если это все же произойдет. Сделать все, что от нас зависит, и быть готовым к любому развитию событий.

Стоит ли тратить много усилий там, где можно обойтись малыми средствами? Если ваше решение основано на нормативном требовании и вы в нем уверены - нет, не стоит. Здесь оценка риска не нужна. Однако если вы находитесь в сложной ситуации, вам необходимо понимать возможные угрозы и их последствия, просчитывать заранее, каким образом действовать при том или ином развитии событий, быть готовым ко всему.

Управление рисками улучшает предсказуемость и определенность, что дает нам чувство уверенности. Безусловно, это подход, обеспечивающий достаточную защиту потребителя, которая, в свою очередь, не мешает получению прибыли и не замедляет развития предприятия.

Основные принципы управления рисками для качества в фармацевтической отрасли изложены в руководящих указаниях ICH Q9, текст которых с 2008 г. включен в структуру европейских GMP: сначала в Приложение 20, а затем в ч. 3 GMP. Необходимость управления рисками зафиксирована в различных руководящих указаниях, издаваемых регуляторными агентствами, профессиональными сообществами (например, ISPE, PDA, IEST) и медицинскими организациями по всему миру. В основу данной методологии положены знания и опыт, накопленные в разных странах. Однако в России до сих пор идут споры о том, насколько корректна эта методология. Ошибочное ее восприятие уже привело к исключению текста ICH Q9 из ГОСТ Р 52249-2009 с «криминальной» формулировкой: «Этот текст изложен неконкретно и не пригоден к практическому применению ». Почему не пригоден? Модель процесса управления рисками, представленная в руководящих указаниях ICH Q9 (схема 1), проста и, главное, ориентирована на практическую реализацию (схема 2).

Схема 1. Традиционный процесс управления рисками для качества (в соответствии с руководящими указаниями ICH Q10) модели, представленной в ICH Q9

Конечно, в управлении рисками, как и в любой технологии, достаточно нюансов и деталей. Для того чтобы корректно использовать эту технологию, необходимо создать внутренние стандарты и процедуры , провести обучение руководителей и вовлекаемых экспертов, осуществлять постоянный надзор за качеством проводимой оценки.

Попытки исключить технологию управления рисками из процесса принятия эффективных решений абсурдны. Недопустимо так просто убрать процесс управления рисками из стандартов только потому, что автору национального стандарта непонятна его методология. Нельзя впадать в крайности и обвинять технологию управления рисками в избыточности, некорректности или субъективности.

Решение любого человека по своей природе субъективно. Бороться нужно не с субъективностью, а с небрежностью при принятии решений. Оценка риска должна основываться не на догадках, а на современных научных достижениях, известных фактах, при этом должна учитываться экспериментальная база и т. п. Все пробелы в знаниях и данных также нужно отнести к отдельной категории риска, так называемой отсутствующей информации .

Точно так же нельзя возводить методологию управления рисками в статус «нормативного требования». Техника принятия решений по определению не может быть таковым. Это то же самое, что заставить всех думать и действовать по единому шаблону, что просто неприемлемо и, более того, опасно! Управление рисками не направлено на обход нормативных требований и не является прямым нормативным требованием (см. разд. 1 ч. 1 GMP). В правилах GMP декларируется необходимость управления рисками только для того, чтобы подчеркнуть их первостепенное значение и взаимосвязь с системой качества и правилами надлежащего производства и контроля качества лекарственных средств.

Схема 2. Алгоритм управления рисками для качества. Составлен на основании модели ICH Q9

В правилах GMP требуется проводить оценку риска тогда, когда есть неопределенность. Анализ европейской версии GMP подтверждает, что необходимость проведения оценки рисков предписана только в следующих ситуациях:

если в ходе расследования отклонения невозможно установить истинную причину его возникновения (ч. 1, п. 1.4 (XIV)). Тогда необходимо выбрать наиболее вероятную причину с помощью дедуктивных или индуктивных методов управления рисками;
на этапе принятия решения о возможности совмещения производства разных препаратов на единых производственных мощностях (ч. 1, п. 5.9);
для создания программы предотвращения перекрестного загрязнения (ч. 1, п.п. 5.18, 5.19);
при организации процессов упаковки (ч. 1, п. 5.44);
при принятии решений о возможности переработки или повторной обработки некондиционной продукции (ч. 1, п.п. 5.62, 5.63);
при принятии решения о возможности возобновления товарного оборота всей или части возвращенной продукции (ч. 1, п. 5.65);
при обосновании объема валидационных работ (Приложение 15).

Другими словами, тогда, когда возникает потребность в принятии сложных решений. И, заметьте, решений, не вступающих в конфликт с нормативными требованиями.

От эффективности принимаемых руководителем управленческих решений зависят и успешное функционирование, и выживаемость предприятия. Учитывать нужно и тот факт, что помимо очевидных преимуществ процесс управления рисками имеет серьезные недостатки (табл. 1).

Таблица 1

Преимущества и недостатки процесса управления рисками для качества

Неверна по своей сути и постановка задачи - исключать только риски, которые обозначены в нормативных документах. Повторюсь: нормативные документы - это некое усредненное восприятие известных рисков. На каждом производстве своя специфика, и нормативные требования ее не учитывают.

Также не нужно стремиться к тотальному контролю. Нам важно уметь определять наиболее опасные риски и разрабатывать адекватные и своевременные меры управления ими. Даже не в самой масштабной оценке можно выявить десятки, даже сотни разнообразных рисков. Это может привести в замешательство любого специалиста, поскольку непонятно, что с ними делать и за что браться в первую очередь. Конечно, хорошо бы устранить все риски, но чаще всего сделать это невозможно. Наши ресурсы, как и денежные средства, всегда ограничены, поэтому мы вынуждены выбирать приоритеты.

Интуитивно понятно, что некоторые риски требуют первоочередных решений, а отдельные - вообще нам неинтересны. Для определения приоритетных действий как раз необходимо установить элементы риска - уровень его воздействия и вероятность реализации. Если опасность реализуется, она может оказывать разное воздействие, которое во многом определяет тяжесть риска, так же как оценка вероятности наступления того или иного негативного события может сообщить нам о многом и предопределить наше восприятие безопасности.

По определению, риск - это сочетание вероятности реализации той или иной опасности и тяжести наносимого ею вреда. Здесь нет никакой методической ошибки. Действительно, перемножаются разные по смыслу величины и по результату делается вывод. При использовании двух критериев оценки риска речь не идет о его усреднении.

Вероятность учитывается для того, чтобы отсечь невероятные, нереальные события. Другой вопрос, что мы все равно расставляем приоритеты, исходя из уровня их воздействия.

Методологическая ошибка состоит в том, что некоторые отечественные критики не принимают во внимание главную аксиому управления рисками: тяжесть вреда имеет больший приоритет над вероятностью.

Поэтому, если, например, рассмотреть набивший оскомину пример с самолетом, ошибкой можно считать неправильную градацию риска при использовании количественной оценки. Рассмотрим два события, используя пятибалльную шкалу (от 1 до 5).

Первое. Неопасное событие - позднее прибытие самолета (тяжесть вреда равна 1), но часто повторяемое (вероятность равна 5).

Второе. Опасное событие - авиакатастрофа (тяжесть вреда равна 5), но крайне редкое (вероятность равна 1).

Действительно, перемножение весовых коэффициентов дает одну и ту же цифру 5, но при этом не уравнивает их значимости.

Первое событие - это незначительный риск, а вот второе событие может ранжироваться как значимый риск (из-за того, что коэффициент тяжести вреда превышает некий заданный порог, например 2), а значит потребует нашего пристального внимания и разработки программы контроля такого риска, обеспечивая постоянный мониторинг ее эффективности. Программа контроля риска может быть разной - от одного действия до отдельного комплексного плана.

Встраивание процесса управления рисками в повседневную жизнь предприятия не требует инвестиций и не подразумевает внедрения каких-то сложных систем и моделей. Достаточно сделать всего пять шагов.

Первый шаг заключается в том, чтобы научиться видеть и четко определять опасности (угрозы). Мы часто делаем это эмпирически, осмелюсь сказать, бессознательно. Этого недостаточно. Полностью идентифицировать риски - означает учесть все их параметры.

Второй шаг - нужно научиться создавать профили рисков, т. е. систематически определять все риски, присущие объекту нашей оценки (составлять протокол оценки рисков). Это важно, поскольку управлять рисками «точечно» полезно, но недостаточно.

Задача третьего шага заключается в том, чтобы научиться определять, с какими рисками нужно работать в первую очередь. Для этого нужно уметь анализировать риски, расставлять приоритеты.

Для успешной реализации четвертого шага нужно выбирать и реализовывать стратегии управления значимыми рисками. Здесь важно понимать, какие конкретные действия нам необходимо совершить, чтобы больше получить и/или меньше потерять.

И, наконец, пятый шаг - научиться создавать оптимальную «подушку безопасности», т. е. разрабатывать план действий на случай, если тот или иной риск реализуется. Задача этого шага - подготовиться к любому развитию событий и всегда иметь план «Б». Это базовые шаги, применимые в любой ситуации, в любом бизнесе и на любом уровне иерархии предприятия. Модель, приведенная в ICH Q9, используется в большинстве стран мира. Аналогичная модель представлена и в базовом стандарте ISO 31000 2 . Сегодня для внедрения процесса управления рисками в практику фармацевтических компаний имеется серьезная методологическая база, которая активно развивалась с 60-х годов прошлого столетия. Известно более 100 методов оценки рисков. В руководящих указаниях ICH Q9 заявлено всего шесть наиболее распространенных инструментов (табл. 2), в ISO 31000 описан 31 метод, в жизни их еще больше. Однако это не означает, что следует использовать каждый. Нужно подобрать для себя те инструменты оценки рисков, с которыми вы можете работать и которым вы будете доверять. Главное, чтобы они были вам понятны.

Таблица 2

Краткая характеристика методов оценки рисков, заявленных в ICH Q9

Инструмент оценки рисков	Специализация	Детальность оценки	Сложность	Недостатки
PHA - предварительный анализ рисков				Необходимо уметь прогнозировать угрозы. Не позволяет устанавливать взаимосвязи между разными угрозами
HAZOP - анализ рисков и эксплуатационных возможностей				Требует большого количества информации об объекте оценки. Оценивает угрозы по компонентам/элементам без связи с другими компонентами/элементами
HACCP - анализ рисков и критические точки управления		Различная		Не пригоден для оценки взаимосвязи между отказами и их причинами. Не позволяет оценивать риски, связанные с объектами/системами
FMEA - анализ видов и последствий отказов				Малопригоден для ретроспективной оценки риска. Не устанавливает взаимосвязи между отказами/угрозами и их причинами
FTA - анализ дерева неисправностей				Может оказаться однообразным и длительным
RRF - классификация и отсеивание рисков				Не пригоден для ретроспективной оценки рисков. Малопригоден при небольшом количестве идентифицированных угроз

Таким образом, чтобы научиться профессионально управлять рисками, нужно практиковаться и накопить определенный опыт. Естественно, это требует усилий и времени. Сначала в большей степени, потом - в меньшей. Главное - начать постепенно внедрять технологию управления рисками в свою работу. Для этого не нужно выделять какой-то особенный день, ждать какого-то события или настроения. Управляя рисками, мы обеспечиваем качество своей работы и, наоборот, - обеспечивая качество, мы управляем рисками. Результат управления рисками - это гарантия качества вашей продукции, соблюдения нормативных требований, получения стабильной прибыли, а значит - гарантия нашей стабильности. Современная жизнь этого настойчиво требует!

Пер. с англ. Группы компаний ВИАЛЕК

1 GMP (Good Manufacturing Practice) - надлежащая производственная практика (стандарт на систему управления производством). - Прим. ред.

Организация мероприятий - дело сложное и порой непредсказуемое. Практически на всех ивентах возникают ситуации, когда что-то идет не по плану и выходит из-под контроля. Рисков, которые связаны с организацией мероприятий, немало, и именно о них мы поговорим в данной статье.

Персонал

Люди - всегда источник рисков. Даже если вы работаете с профессионалами, не стоит исключать человеческий фактор. Ведущий может заболеть, спикеры, выступающие на мероприятии, могут не приехать, официанты могут не справиться с работой. У вас всегда должны быть телефоны людей, которые смогут быстро приехать и спасти ситуацию. Номера ведущих, аварийных служб и доставки еды никогда не будут лишними, а в некоторых случаях помогут спасти все мероприятие от провала.

Техника может сломаться

Необходимо помнить о том, что у камеры или фотоаппарата может разрядиться аккумулятор, компьютер или проектор могут перестать работать, а электричество может и вовсе отключиться. Такие ситуации всегда нужно предусматривать заранее. Тщательно контролируйте работу ваших подрядчиков, заранее проверяйте всю технику, всегда имейте в запасе несколько кабелей и удлинителей. Никогда не знаешь, в какой момент они могут понадобиться, но в случае форс-мажора они вам очень помогут.

Перед самим ивентом уточните у владельцев площадки, есть ли на ней запасной генератор. Если нет, то нужно узнать о наличии людей, которые смогут быстро устранить неполадки.

Спикеры на конференциях

Заранее проверяйте приглашенных спикеров на наличие опыта публичных выступлений, иначе можете попасть в ситуацию, когда выступление становится провальным из-за отсутствия опыта у выступающего. В этом случае вас спасут репетиции до мероприятия, которые помогут подготовиться неопытному спикеру к сцене и спасут вас от непредвиденных ситуаций.

Резкая смена погоды

Всегда есть вероятность того, что в самый неожиданный момент пойдет дождь или начнется гроза. И вы должны быть к этому готовы. Заранее продумайте, что вы будете делать в этом случае, куда должны будут пойти гости мероприятия. Если же от погоды зависит старт мероприятия, то нужно продумать, насколько по времени можно перенести начало, чем в это время можно занять людей, собравшихся к началу праздника.

Гости могут вести себя не так, как запланировано

В плане мероприятия ивент-менеджера четко прописано все, что должно происходить на мероприятии: когда выходит следующий спикер на конференции или когда приходит время “сюрприза” для гостей праздника. Порой гости могут не обратить внимания на просьбу пройти куда-либо, потому что слишком увлечены беседой, случайно испортить ключевую декорацию и так далее. Поэтому нужно помнить, что этот план есть только перед Вами и гости не задумываются о тайминге и о том, как сложно устроено мероприятие, на которое они пришли.

Материал подготовлен:

Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management. Шумович Александр Вячеславович

Основные риски

Главный риск связан с невыполнением вашего собственного плана. Может оказаться так, что замечательно разработанный сценарий, системы мер по предотвращению проблем и прочее просто не будут выполнены вашими подчиненными.

Для того чтобы этого не произошло, необходимо подтверждение от каждого члена команды, что он ознакомлен с установленным порядком и правилами, а также с тем, какую ответственность он несет за их невыполнение.

Есть и риски, связанные с участниками. На мероприятиях взрослые люди с высшим образованием часто начинают вести себя как дети. Они теряются в трех комнатах и не могут найти туалет (хотя объездили полмира и умеют ориентироваться в незнакомой обстановке), интенсивно теряют собственные вещи, случайно забирают чужие… В этом нет их вины, поэтому этот фактор нужно принять как данность и учитывать в работе.

Необходимые качества организатора мероприятия:

– спокойствие. Вы ко всему готовы, все варианты просчитаны, и вы знаете, как себя вести. И ваша команда знает;

– внимательность. Сила мелочей в том, что их много. Не упускайте из виду ничего.

– дружелюбие. Что бы ни случилось, ваши гости – это ваши Клиенты, и к ним нужно относиться максимально дружелюбно;

– находчивость. Даже если вы не приготовили вариант для сложившейся ситуации, вы должны быть твердо уверены, что быстро найдете приемлемый выход;

– компетентность. Знание вашего мероприятия и всех его составных частей, опыт, внимание должны убедить Клиентов, заказчиков, что вы решите любую проблему. И вы тоже должны в это верить;

– «паранойя». Будьте всегда начеку.

Особый фокус – «паранойя». Она вас спасет. Начнем с законов Мерфи: «Если неприятность может случиться – она обязательно случится. Если может случиться несколько неприятностей – они случатся в самой неблагоприятной последовательности».

Примите это – ЭТО НОРМАЛЬНО в нашем деле. В том смысле, что это норма.

Найдите ключевой элемент (или несколько) вашего мероприятия, который может ВСЕ испортить. Почти всегда такой есть. Именно к этому готовьтесь особо, проверьте и перепроверьте все, чтобы этого не произошло.

У вас должен быть запасной план для каждой из возможных проблем. Как минимум психологически вы должны быть готовы ко всему. Пусть ваш план спасения ситуации не компенсирует потери, но зато мероприятие не сорвется полностью. Когда-нибудь этот подход – подготовка запасного варианта – вас спасет. Это и есть профессионализм.

Компьютерные риски при проведении мероприятия стоит рассмотреть отдельно.

Известно, что технике свойственно ломаться – соответственно, она может сломаться и во время мероприятия. Компьютер может зависнуть. Может оказаться, что у вас не работает или не проинсталлирована программа, нужная докладчику. Чтобы избежать этого, используйте дублирующее копирование. Скопируйте все нужные данные (списки, презентации и т. п.) на CD, на флэш-память и имейте с собой запасной компьютер.

В офисе, чтобы снизить риск потери данных, установите сервер, где будут храниться все данные по мероприятию, и регулярно копируйте туда всю необходимую и связанную с мероприятием информацию. Если у кого-то сломается компьютер, вы потеряете данные всего за один день (если вы копируете их ежедневно).

У нас есть запасной комплект нужной техники, который мы «бессмысленно» возили на каждое крупное мероприятие несколько лет. И вот на одной из конференций у нас перегорел компьютер прямо во время презентации. Он заискрил, пошел дым, и все выключилось. Что делать?

Мы просто заменили компьютер. У нас был запасной. На нем были записаны все нужные презентации, в частности презентация того докладчика, во время выступления которого и произошел инцидент. В зале находился наш менеджер, который сообщил по уоки-токи о случившемся на «стол решения проблем». На замену ушло несколько минут, докладчик пропустил всего лишь пару слайдов.

Десять лет ничего подобного не происходило. Но когда это произошло – мы были готовы. Я горжусь этим.

Из книги Логистика: конспект лекций автора Мишина Лариса Александровна

ЛЕКЦИЯ № 10. Риски в логистике 1. Сущность и содержание, виды рисков В любой практической реализации логистическая система, от процесса движения грузов до процессов перемещения заказов в рыночном пространстве, охватывает большое количество разнородных аспектов, работа

Из книги Основы управления проектами автора Пресняков Василий Федорович

Из книги Инновационный менеджмент: учебное пособие автора Мухамедьяров А. М.

Из книги Бизнес-план на 100%. Стратегия и тактика эффективного бизнеса автора Абрамс Ронда

Из книги Работай как шпионы автора Карлсон Дж. К.

Риски затрат Большинство подобных рисков является результатом ошибок и упущений, допущенных при составлении графиков и проведении технических

Из книги Управление проектами от А до Я автора Ньютон Ричард

Риски защиты цен. В проектах, на выполнение которых отводится длительный период, необходимо предусматривать меры на случай изменения цен - как правило, повышения.При пересмотре цен необходимо избегать использования одной крупной суммы для покрытия всех ценовых

Из книги Информатизация бизнеса. Управление рисками автора Авдошин Сергей Михайлович

Технические риски Технические риски проблематичны, часто они могут привести к закрытию проекта.Что будет, если система или процесс не будут давать результатов?Планы на случай непредвиденных обстоятельств или планы-дублеры составляются в тех случаях, когда есть

Имея список работ, расставьте их логически в обратном порядке, начиная от дня предстоящего мероприятия и до настоящего момента.

Распишите ключевые даты. Это своеобразные чекпойнты – контрольные точки, в которых проверяется, насколько успешно выполняется план. В эти ключевые даты должны произойти основные события по подготовке мероприятия.

Проверьте, как даты согласуются с календарем, учтите праздники, выходные и пр. Посмотрите, как даты соотносятся с планами работ компании в целом.

Покажите ваш план коллегам, подрядчикам (весь или ту часть, которая их касается) и внесите указанные ими коррективы.

План готов, приступайте к его реализации.

Сведение компонентов плана в одно целое. Также важно, чтобы компоненты соединялись между собой. Одна часть команды не должна обгонять другую. В некоторых случаях вы вовлечены в подготовку только одного мероприятия, в некоторых – отвечаете за несколько мероприятий, находящихся на разных стадиях подготовки. Если человек не знает, что от его действий зависят другие действия, то он может не осознавать важности работы, меры своей ответственности и где-то что-то пропустить или, наоборот, забежать вперед.

Например, вы общаетесь с дизайнером и говорите ему во вторник, 1-го числа, что необходимо сделать макет для буклета, скажем, в четверг, 3-го. Дизайнер говорит: «O"кей». Для буклета есть все исходные материалы, и времени для выполнения задания вроде достаточно. Но дизайнер увлекается каким-то другим делом и немного не успевает закончить макет, решив, что закончит его утром в пятницу, 4-го. В это время… Вы договариваетесь с типографией, что утром в пятницу, 4-го, у вас будет макет и вы

готовы сдать его в печать. Типография готовится, планирует время загрузки печатной машины, время в репроцентре для цветоделения и т. д. Если время пропустить, оно будет отдано другому заказчику и вам заново придется вставать в очередь.

Типография обещает, что напечатает буклеты за четыре рабочих дня, то есть вечером в пятницу, 11-го, у вас будет буклет. Это нормально, так как в понедельник, 14-го, у вас открывается выставка, где вы купили стенд и заплатили за это $5000, договорились встретиться с несколькими очень важными заказчиками, наняли промо-персонал для раздачи буклетов… Все эти деньги выброшены впустую, если дизайнер не выполнил работу вовремя. Но он не

знает, как важен этот день… Осознавая то, что ему нужно сделать этот макет и от его скорости зависит работа десяти человек и бюджет в десятки раз выше стоимости его работы, исполнитель ответственней относится к работе, он понимает мотивацию и понимает, почему от него требуют сдать ее именно сегодня, а не в другой день.

Какие-то части мероприятия (например, церемонии открытия и закрытия) придется продумать и прописать посекундно, указав, какие действия идут одновременно, какие являются сигналом для других действий и т. д.

Также при составлении такого плана необходимо уделить внимание тому, чтобы ваш план был понятен другим людям. Проверьте, насколько доходчиво вы все объясняете. Например, рассказав о своем плане, попросите команду написать сценарий. И сравните его потом с собственной версией.

Проблемы

Риск-менеджмент мероприятий

Любое мероприятие – это сложный процесс, связанный со взаимодействием большого количества людей и техники, клубок интересов и обязательств. Это сложная система. И, как в любой сложной системе, что-то может пойти не так. Более того. ВСЕГДА что-то идет не так (ну, почти всегда).

Кто-то опаздывает, торопится, делает что-то не то. В самый важный момент ломается техника, вмешиваются могущественные силы, мешающие мероприятию, пропадает самый нужный человек и пр. Организация мероприятия иногда может быть похожа на строительство понтонной переправы под постоянной бомбежкой. Иногда – на сумасшедший дом под веселым мартовским солнцем. Ничего не поделаешь.

Главное, чтобы все эти проблемки, проблемы, проблемищи и полные катастрофы не были заметны участникам. И тем более никак не беспокоили их Более того!

Организация мероприятия чем-то похожа на начало книги «Моби Дик». Там команда китобойного судна собирается в плавание. В течение двух лет у них практически не будет возможности пополнить запасы, устранить поломку и пр. Поэтому они берут с собой все, что им будет необходимо, с запасом, учитывая то, что вещи ломаются, рвутся, изнашиваются. У них есть запасные пары носков, сковородки и многое другое… Примерно так же организуются мероприятия. Важно все предусмотреть, быть въедливым,

внимательным, скрупулезным, все тщательно планировать и ничего не забывать.

Основные риски

Главный риск связан с невыполнением вашего собственного плана. Может оказаться так, что замечательно разработанный сценарий, системы мер по предотвращению проблем и прочее просто не будут выполнены вашими подчиненными.

Есть и риски, связанные с участниками. На мероприятиях взрослые люди с высшим образованием часто начинают вести себя как дети. Они теряются в трех комнатах и не могут найти туалет (хотя объездили полмира и умеют ориентироваться в незнакомой обстановке), интенсивно теряют собственные вещи, случайно забирают чужие… В этом нет их вины, поэтому этот фактор нужно принять как данность и учитывать в работе.

Необходимые качества организатора мероприятия:

С покойствие. Вы ко всему готовы, все варианты просчитаны, и вы знаете, как себя вести. И ваша команда знает; Внимательность. Сила мелочей в том, что их много. Не упускайте из виду ничего.

Дружелюбие. Что бы ни случилось, участники - ваши гости, и к ним нужно относиться максимально дружелюбно; Находчивость . Даже если вы не приготовили вариант для сложившейся ситуации, вы должны

быть твердо уверены, что быстро найдете приемлемый выход; Компетентность. Знание вашего мероприятия и всех его составных частей, опыт, внимание

должны убедить всех, что вы решите любую проблему. И вы тоже должны в это верить;

«Паранойя». Будьте всегда начеку.

Особый фокус – «паранойя». Она вас спасет. Начнем с законов Мерфи: «Если неприятность может случиться – она обязательно случится. Если может случиться несколько неприятностей – они случатся в самой неблагоприятной последовательности».

Примите это – ЭТО НОРМАЛЬНО в нашем деле. В том смысле, что это норма.

У вас должен быть запасной план для каждой из возможных проблем. Как минимум, психологически вы должны быть готовы ко всему. Пусть ваш план спасения ситуации

не компенсирует потери, но зато мероприятие не сорвется полностью. Когда-нибудь этот подход

– подготовка запасного варианта – вас спасет. Это и есть профессионализм. Компьютерные риски при проведении мероприятия стоит рассмотреть отдельно.

В офисе, чтобы снизить риск потери данных, установите сервер, где будут храниться все данные по мероприятию, и регулярно копируйте туда всю необходимую и связанную с мероприятием информацию. Если у кого-то сломается компьютер, вы потеряете данные всего за один день (если вы копируете их ежедневно).

Ошибки мероприятий

Большинство глупых ошибок совершается организаторами в самом начале мероприятия и в самом конце.

Что касается начала, то чаще всего огрехи связаны с тем, что не хватило немного времени на подготовку (буквально каких-то минут), и поэтому возникают различные накладки. Рецепт избавления от них только в правильном планировании и своевременной подготовке. После того как мероприятие стартовало и все присутствующие втянулись в его ритм, ошибок

становится меньше; у организаторов возникает ощущение, что все идет хорошо и самое сложное позади. И это тоже очень опасный момент. Люди расслабляются, а это значит, что ошибки снова возможны.

Если вы отвечаете за мероприятие – проследите, чтобы в конце все прошло особенно хорошо, чтобы сотрудники были особенно собранными и внимательными. Блестящее завершение мероприятия поможет оставить блестящее впечатление.

Запас прочности мероприятия

Всегда готовьте план Б. В некоторых случаях, когда вероятность нестандартной ситуации высока, пропишите план Б и оговорите его с вашей командой, потренируйтесь в его выполнении, подготовьте и напишите к плану Б альтернативный сценарий.

Продумайте, кто может принимать оперативные решения. Если вы руководите мероприятием, вы не сможете быть одновременно везде – а где-то могут потребоваться неотложные действия. Делегируйте полномочия (особенно в случае необходимости срочного решения) и ответственность. Это залог успешности и прочности вашего мероприятия.

Многие подобные решения будут связаны с финансовыми последствиями, и это следует понимать. Если менеджер, находясь на месте, принял некое решение, повлекшее расходы, его нельзя потом за это корить и тем более штрафовать. Если вы делегировали полномочия человеку, которому доверяете, – вы должны верить, что он принял лучшее решение, которое мог принять в тех условиях, обладая той информацией, что у него была.

Наверное, это звучит жёстко, но делегирование – единственный путь быть гибче в принятии решений и действовать максимально оперативно.

Подумайте о дублировании функций в ходе проекта. С каждым из нас может случиться что-то непредвиденное, и может потребоваться временная замена. Пусть у каждого члена команды будет один-два дублера, которые хотя бы в общих чертах находятся в курсе задач и проблем, имеющихся на этом участке работ, и в случае необходимости смогут с минимальными потерями подменить коллегу. Пусть дублер не сможет заменить полностью нужного человека (это и не надо), но он сможет поддержать процесс мероприятия, и вся машина не застопорится. Используйте ваш опыт: документируйте его и передавайте другим сотрудникам, чтобы они могли с первой попытки сделать все как нужно. Удивительно, насколько часто ситуации и проблемы повторяются.

Опыт – возможность теперь уже с первой попытки сделать все как надо.

Лучший комплимент, который я слышал:

«Ваши мероприятия скучные. Чем-то похожи на Lexus. Все работает как часы, ничего не ломается и отлично выглядит».

Пусть и ваши мероприятия будут ТАК «скучны» для участников.

Этика

Пример внутреннего риска. Правильно ли то, что вы делаете? Если вы не знаете, хорошо вы поступаете или нет, примените классический тест на этику, применяемый на Западе. Перед тем как совершить то или иное действие, представьте, что ваше решение, в котором вы сейчас сомневаетесь, завтра будет опубликовано на первой полосе в самой главной для вас

Возможно, будет полезно почитать: