Что нужно знать про обмен электронными документами. Система электронного документооборота (СЭД): что такое, особенности и рекомендации Виды сэд

Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! Развитие информационных технологий не стоит на месте, а вместе с ними развиваются и бизнес-процессы, а что-то совсем сходит на нет. Так, постепенно различные компании, в том числе и государственные структуры, переходят от бумажного документооборота к электронному. Понятие “электронного документооборота”, основных форм систематизации и внедрения мы рассмотрим в данной статье. Оставайтесь с нами. Надеюсь, что представленная информация позволит значительно сократить временные, трудовые и финансовые затраты вашего бизнеса или, в случае если вы только планируете стать предпринимателем, предотвратить допуск ошибок в этом направлении.

1. Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?

Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.

Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.

Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в данной статье.

Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.

Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или на просторах Интернета).

Документооборот — это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и электронным.

Ну и наконец, электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.

Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.

Давайте рассмотрим, какие виды документооборота бывают:

Производственный документооборот;
Управленческий документооборот;
Архивное дело (совокупность процедур архивации документов);
Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота);
Бухгалтерский документооборот;
Складской документооборот;
Секретное (конфиденциальное) делопроизводство;
Технический и/или технологический документооборот и др.

Очевидно, что систем документооборота может быть столько, сколько процессов охватывает предприятие. Возможно, что, например, кадровое и бухгалтерское делопроизводство будет отсутствовать в вашей организации, так как вы будете осуществлять данный учет, прибегнув к услугам и так далее.

Какие же задачи выполняет ЭДО?

обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии;
осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества;
оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии;
производит протоколирование всех процессов;
оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии;
за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации;
упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.

Таким образом, мы рассмотрели с вами основные понятия и виды ЭДО, а также задачи, которые решает данная система.

2. Что такое автоматизация электронного документооборота. Электронный документооборот: плюсы и минусы

Электронный документооборот представляет собой информационную систему, позволяющую более рационально и легко пользоваться данными компании. Она включает в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, дающую возможность оперативной связи, интернет, локальную сеть и так далее. В различных организациях такого рода комплекс может состоять из разных компонентов.

Главными преимуществами электронного документооборота по сравнению с бумажным являются:

возможность поиска файлов в системе по множеству фильтров и параметров;
полный учет производственной или какой-либо другой документации;
оперативное составление отчетов предприятия;
оперативное управление предприятием и обмен информацией по защищенным каналам с любой точки (не обязательно быть всем вместе на одной территории, чтобы взаимодействовать);
унифицированные шаблоны для создания документов;
наблюдение и контроль над персоналом;
распределение прав доступа к корпоративной информации по определенным критериям и параметрам;
сокращение затрат на бумагу (а если более глобально, то в какой-то степени решение проблем экологии);
возможно сокращение штата сотрудников, занимающихся работой с бумагами, а также сокращение арендуемого (занимаемого) помещения за счет отсутствия бумажных архивных документов.

Что же касается минусов ЭДО (электронного документооборота), то их не так уж и много. Это достаточно дорогостоящее программное обеспечение и временные затраты, как на обучение сотрудников, так и на оцифровку уже имеющихся документов. Но если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, то проблем с внедрением электронного документооборота у вас не должно возникнуть, так как персонал будет уже на начальном этапе работать в данной системе.

3. Что нужно для перехода на электронный документооборот?

Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем.

Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия. Если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, тогда вам будет немного легче, так как бизнес-процессы еще не запущены.

Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе.

Самым первым этапом будет являться создание автоматизированного делопроизводства. На всех этапах вы можете столкнуться не только с техническими проблемами, но и с психологическими, так как сложно “ломать” уже устоявшиеся правила.

Важно приобретать и устанавливать ПО для ЭДО у одного поставщика, тогда настройка всей системы будет гораздо проще и не даст сбоев.

Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации.

Во-первых , наличие компьютерной техники для установки программного обеспечения;

Во-вторых , все сотрудники предприятия, причастные к данному процессу должны быть уверенными пользователями ПК и иметь к нему доступ;

В-третьих , между коллективом должны быть электронные средства связи, такие как электронная почта, skype и так далее;

В-четвертых , необходимо создать специализированное подразделение или привлечь в качестве аутсорсинговой компании (подробнее про аутсорсинг можно почитать в ).

Ну и наконец, административный сектор компании должен быть готов к тому, что вместо привычной “ручной” подписи будет использоваться .

Таким образом, при соответствии всем указанным требованиям, можно приступить к переходу на использование электронных документов и электронного документооборота.

4. Виды систем электронного документооборота

В данном пункте статьи мы рассмотрим системы электронного документооборота. Хочется отметить, что любая система может содержать элементы указанных ниже категорий, но в основном они имеют конкретную ориентацию в каждой области, которая связана с позиционированием продукта.

1. Электронные архивы

Электронные архивы (ЭА) — это системы электронного документооборота с досконально проработанными средствами хранения и поиска информации. Благодаря совершенной системе ЭА поиск можно выполнять не только по названию документа, но и по ключевым параметрам.

2. Системы ЭДО с развитыми средствами workflow (WF)

Достаточно сложная категория, в которой сами документы не имеют первостепенного значения. Здесь на первый план выходят работы, а к ним уже привязываются документы. Таким образом, они движутся по определенно заданному маршруту (жесткая маршрутизация). При помощи таких систем можно организовывать работы по определенным направлениям, для которых заранее известны и прописаны все алгоритмы.

3. Системы ЭДО, ориентированные на поддержку управления организацией и накопления базы знаний

Такого рода программы, как правило, являются гибридными и могут сочетать в себе элементы двух предыдущих. Причем базовым элементом может быть или документ или задание в зависимости от выбора. Для осуществления функции управления организации нужна как жесткая маршрутизация, так и свободная, когда маршрут документа прописывает руководитель (например: после регистрации входящего документа, руководитель “расписывает” его согласно смыслу и заданию), поэтому обе указанных технологии имеют место быть в той или иной ситуации. Такие системы активно используют государственные органы, крупные компании, в которых четко распределена иерархия и имеются определенные правила и процедуры. Сотрудники сами создают документы, подготавливают их, принимают решения и осуществляют контроль за их исполнением.

4. Системы ЭДО типа collaboration (коллаборация)

Такие системы ориентированы на совместную работу и являются новыми в области электронного документооборота. Они были созданы благодаря изменению рыночных условий и необходимостью быть четко ориентированными на определенные сферы без лишнего балласта. Они являются противоположностью указанных выше систем, ввиду отсутствия четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Их главной задачей является обеспечение совместной работы людей в организации, даже если они находятся в разных точках планеты, а также сохранять результаты проделанной работы. Как правило, они созданы по типу порталов, представляющих собой сервисы хранения и публикации.

5. Системы с развитыми дополнительными сервисами

Я думаю, что вы не раз слышали такое понятие как CRM (customer relation management) — это сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга и так далее. Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

Прежде чем внедрять программы электронного документооборота на крупных предприятиях советую вам провести глубокий анализ представленных систем и выбрать оптимальную, с применимым только для вашей организации перечнем систем. Важно, чтобы СЭДО представляли возможность эффективного управления предприятием и прозрачностью всех его процессов, но в тоже время высоким уровнем конфиденциальности.

При выборе платформ советую вам особое внимание уделить организации архивов электронных документов, автоматизации документооборота с учетом индивидуальных особенностей вашего предприятия и вовлечение в уже действующую систему.

5. Проблемы внедрения систем электронного документооборота

Любая компания, стремящаяся к модернизации процессов и идущая в ногу со временем, так или иначе, сталкивается с проблемами внедрения новых систем. Это может коснуться и организацию, желающую внедрить системы электронного документооборота.

Давайте рассмотрим, с какими проблемами вы можете столкнуться:

Во-первых , как мы уже говорили, рассматривая плюсы и минусы ЭДО, это психологический барьер, но проблема не только в нем. Также препятствием может стать низкая образованность персонала предприятия, нежелание обучаться, боязнь прозрачности процессов. Одним словом — консерватизм.

Во-вторых , многие предприятия, к сожалению, еще не успели далеко уйти от советского типа управления, а именно фактор директора советского периода, когда он сам не желает работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

В-третьих , частые структурные изменения в организации и слабая формализация бизнес-процессов.

В-четвертых , так или иначе, придется взаимодействовать с внешним миром, который еще не перешел полностью на электронный документооборот, хотя и стремиться к этому.

6. Электронный документооборот в государственных закупках

В данном пункте статьи хочется отразить основные моменты нормативного регулирования электронного документооборота в госзакупках.

Согласно статье 5 Федерального закона от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд”:

“В рамках отношений, указанных в части 1 статьи 1 настоящего Федерального закона, допускается обмен электронными документами, предусмотренными законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами о контрактной системе в сфере закупок, между участниками контрактной системы в сфере закупок, в том числе подача заявок на участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), окончательных предложений. При этом указанные заявки, окончательные предложения и документы должны быть подписаны усиленной электронной подписью и поданы с использованием ”.

Также в данной статье говорится и о том, что ключи усиленной электронной подписи и их сертификаты проверки можно получить только в специализированных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию в соответствие с Федеральным законом от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ.

Уполномоченные органы разрабатывают порядок взаимодействия указанных удостоверяющих центров с единой информационной системой и , также разрабатываются требования безопасности.

Таким образом, при наличии у поставщика (участника закупок) электронной подписи, препятствий для участия в государственных закупках нет.

Итак, в данной статье мы с вами рассмотрели основные принципы электронного документооборота. Из наиболее известных корпораций, предоставляющих услуги по продаже и установке программного обеспечения можно выделить такие, как фирма 1С, 1С-Рарус, ABBY и другие.

На этом сегодня все. Надеюсь, что данный материал был для вас полезен. Желаю вам удачи и до встречи в следующих выпусках.

Сегодня 100% документов в офисе создают в электронном виде, но до сих пор более 80% из них распечатывают (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Разве может такой подход быть эффективным?

Кажется, что внедрение электронного документооборота — самое разумное действие со стороны лиц, принимающих решение. Но бизнес-потребность в автоматизации формируется далеко не мгновенно. И только получив ряд сигналов, руководство приходит к выводу о том, что предприятию нужна специальная информационная система для управления контентом (ECM-система). Именно тогда появляется необходимость управлять информацией на всех стадиях её существования, пока она не устаревает.

Что такое электронный документ, СЭД, ECM

Существует множество определений. Мы постараемся дать вам самые понятные и ёмкие.

Электронный документ — набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохранённый на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Он сопровождается карточкой с атрибутами — подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) документ можно быстро найти.

Workflow (поток работ) — последовательность действий сотрудников в рамках определённого бизнес-процесса. Пример такой последовательности — получение документа, его регистрация, рассмотрение и исполнение документа, а бизнес-процесса — работа с обращениями граждан.

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Нужна ли вам ECM-система

Чтобы оценить, нужна ли СЭД или ECM-система, ответьте для себя на следующие вопросы:

можете ли быстро найти нужный документ, разговаривая по телефону с важным партнёром?
получится точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены и просрочены?
вы уверены, что существующая скорость согласования документов создаёт положительный имидж вашей организации?
вас устраивает объём бумаг, которые лежат на вашем столе?
вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, который отправили на согласование?

Преимущества электронного документооборота

Прозрачность бизнес-процессов . Благодаря системе можно отслеживать все этапы в деятельности организации. Бизнес-процессы становятся абсолютно прозрачными для руководства, их легче контролировать.

Выше исполнительская дисциплина . По статистике, 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. С полным контролем всех этапов работ ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Ниже трудозатраты руководителей и сотрудников. Система сокращает время, которое тратят работники практически на все рутинные операции с документами: создание, поиск, согласование и т.д. Ускоряется документооборот. И как следствие, быстрее проходят все процессы в организации.

Обеспечивается конфиденциальность информации . Утечка данных может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Все действия над документом (чтение, изменение, подписание) протоколируются.

Выполняются требования стандартов ISO 9000 . Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач в российских компаниях. В числе требований к системе менеджмента качества (СМК) есть прозрачно поставленный документооборот, а также информационное взаимодействие между сотрудниками.

Легко внедрять инновации и обучать новичков . Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы, можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых работников за счёт быстрого поиска необходимой информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры . Внедрение ECM-системы налаживает и поддерживает внутреннюю политику компании, приводит к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Больше конкурентных преимуществ . ECM-система напрямую влияет на конкурентные преимущества компании перед другими игроками рынка. Повышаются скорость и качество обслуживания клиентов за счёт быстрого движения информационных потоков и чёткого контроля всех процессов. Работа даже самого крупного предприятия становится более мобильной и меньше зависит от некоторых «незаменимых» сотрудников.

Технологии ECM

К управлению корпоративным контентом можно подойти как со стороны практики, так и теории.

Начнём с последнего. Обратите внимание на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management):

захват (Capture),
управление (Manage),
хранение (Store),
защита (Preserve),
доставка информации (Deliver).

Управлять информацией необходимо на протяжении всего её жизненного цикла: от создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожения после окончания срока хранения.

Информация пронизывает все процессы организации, она создаётся и обрабатывается в разных ПО и при помощи различных приложений. Но только ECM-система делает акцент на едином подходе к управлению данными, на протяжении всей их жизни.

С точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда он участвует в потоках работ (workflow). Но с технической точки зрения они не несут выраженной смысловой нагрузки и обозначены общим термином «управление документом».

Функционал и классификация СЭД и ECM-систем

По мнению исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее 3 из 6 функций:

управление документами: выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов иccт.д.;
совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;
сканирование документов и управление образами бумажных документов;
управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

Подробнее с данной темой вы можете ознакомиться в рубриках раздела «Функционал СЭД и ECM»:

Пример бизнес-процесса в ECM-системе

Чего не стоит ждать от ECM-системы

В настоящее время комплексная автоматизация предприятий строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определённый круг задач. Поэтому очень важно понять, что именно реализовывать в рамках каждой системы.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования бизнеса, реализация которых в СЭД и ECM-системе должна быть разумной.

Кадровое делопроизводство . Несмотря на то, что оно напрямую связано с документами, задача этого направления — не сам документооборот, а учёт и управление кадрами.

Сотруднику нужны различные выборки по персоналу — по образованию, полу, специальностям, дате приема/увольнения и т.д., для этого информация должна храниться в структурированном виде в базе данных, а не в виде отдельных неструктурированных документов.

Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства лучше использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM-системой для хранения неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т.д.). Кроме того, полезно автоматизировать в ECM-системе процессы согласования этих документов.

Учёт финансовых документов .Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др.

Для ведения налогового и бухгалтерского учета, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские системы, а также специализированные модули ERP-системы. ECM-система не может их заменить, хотя сканирование и организация электронного архива скан-образов финансовых документов — это задачи СЭД. Необходимость внедрения подобных решений обычно возникает при большом количестве документов и участников бизнес-процессов, которые будут работать с финансовыми документами как с документами СЭД с учётом прав доступа, электронной подписи и т.д.

Кроме того, теперь можно осуществлять обмен финансовыми документами (счетами-фактурами, договорами, накладными и актами) с контрагентами в электронном виде. И хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество. .

Анализ и моделирование бизнес-процессов .

Как правило, для анализа и моделирования процессов используются системы класса BPM (). Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы. В моделируемых бизнес-процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами, выполняемые вручную (например, доставка документов курьером), внешними субъектами (например, поставщиками) или с поддержкой других классов систем (ERP, CRM).

Классическая СЭД может дать информацию для анализа бизнес-процессов (например, в виде отчётов о задержках выполнения определенных типов задач). Но это только небольшая часть данных, необходимых для полноценного анализа.

Есть смысл интегрировать СЭД с системами моделирования по справочным данным, например, видам документов или оргструктуре.

Внедрение ECM-системы

Эффект от внедрения

Оценка результатов ECM-проекта ничем не отличается от анализа эффективности ИТ-проекта, а последнее - от оценки любого проекта компании.

Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях выгоды посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчёт эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа к интернету). Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, в том числе тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании.

СЭД и решения на её основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация — нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на информационные системы, включая и ECM, в большинстве случаев косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования. И формализовать часто достаточно сложно.

Этапы внедрения ECM-системы

Выбор и приобретение ECM-системы — это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем он заработает и реально начнёт приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:

организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;
настройка и адаптация ECM-системы;
обучение персонала;
опытная эксплуатация.

При любом варианте обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:

активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;
выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ПО;
организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций п работе с системой.

Проблемы и риски внедрения ECM-системы

Во многом они совпадают с проектами внедрения других информационных систем и приводят к следующим негативным последствиям :

нарушаются сроки и бюджет проекта;
достигаются не все поставленные цели (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);
полностью срывается внедрение (система реально не работает).

Специфика рисков связана с тем, что большую часть сотрудников предприятия необходимо за короткий срок перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:

консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
нечеткое управление проектом.

Пути предотвращения рисков стандартные:

детальное и предварительное проектирование работы ECM-системы на данном предприятии;
четкие директивы и личный пример руководства;
обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем;
поэтапность внедрения.

Достоверность и законность электронного документа

Сфера управления электронным контентом и безбумажное взаимодействие в компаниях сейчас активно развивается. Меняется и законодательство, какие-то правила фиксируются в нём после того, как устоялись в жизни, а какие-то, наоборот, вводятся после принятия новых норм на уровне государства.

Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа — всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность электронного документа?

Для этого создана электронная подпись (ЭП) — реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. Вы можете идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом:

выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя;
создаётся ключ ЭП — это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа, который доступен только своему владельцу и им можно подписать документ ЭП, и открытого ключа — доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ.

При использовании ECM-системы все «сложности», с которыми может столкнуться пользователь, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать нужную функцию: «Подписать документ» (документ, подписанный ЭП, будет одновременно закрыт для изменений) или «Получить информацию о подписях». Легитимность электронных документов признается .

Напутствие

Желаем успехов в освоении новых знаний, а наши материалы на всегда помогут вам в этом.

Система электронного документооборота (СЭД) - это система (компьютерная программа. программное обеспечение и т.п.), позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами (т.е. электронный документооборот) на протяжении всего их жизненного цикла. Основной функционал СЭД должен включать в себя возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей, таких как поиск, классификация и пр.

СЭД , кроме того, предназначена для организации и автоматизации процессов взаимодействия между сотрудниками (передачи документов, выдачи заданий, отправки уведомлений и т.п.). Сотрудники могут оперативно получать любую необходимую информацию по клиентам компании. При этом документами могут быть как структурированные объекты информационной системы, обладающие определенным набором стандартных реквизитов, так и неструктурированные (файлы Word, Excel, .pdf, .jpg и пр.). СЭД может включать в себя электронный архив документов , что дает возможность коллективной обработки информации, и систему автоматизации деловых процессов (workflow). Также СЭД является одним из вариантов применения BPM системы .

Традиционно понятие автоматизации документооборота связывают с работой с корреспонденцией, документами распорядительного и организационного характера и т.д. Однако СЭД позволяют также связать каждый документ с действиями, которые следует с ним произвести. Благодаря такой системе, появляется возможность отслеживать выполнение сотрудниками определенных работ. Таким образом, СЭД обеспечивает не только эффективное управление потоками документов и информационную безопасность в компании, но и повышение контроля исполнения работ по документам и продуктивности работы сотрудников.

Системы электронного документооборота (СЭД) в настоящее время применяются в ИТ инфраструктуре практически любой компании - как частной, так и государственной. В большинстве компаний либо СЭД уже внедрена, либо планируется ее внедрение в ближайшем будущем. Системы электронного документооборота решают все более широкий спектр задач, интегрируются с учетными системами, позволяют управлять показателями жизнедеятельности предприятия (выстраивать системы KPI или ССП).
С помощью СЭД предприятие становится прозрачным и управляемым: все простейшие хозяйственные операции (например, отгрузка товара со склада или передача материалов в производство) сопровождаются отражением их в учетной системе в виде электронных документов. Хозяйственные операции могут сопровождаться учетом и фиксацией показателей бизнес-процессов . Накопленная информация по показателям интегрируется в СЭД в показатели верхнего уровня, и, таким образом, мы получаем систему сбалансированных показателей , отражаемую на панели руководителя.

Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ, к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа, параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение, а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности.

Кроме того, СЭД , как правило, содержат средства групповой работы над документами и проектами, календарного планирования и загрузки сотрудников по работе с документами, ведения истории работы с документами и безопасной работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия. На самой распространенной в России платформе "1С:Предприятие 8" примером СЭД является . С появлением платформы "1С:Предприятие 8" распространение семейства программ 1С было переориентировано с мелкого на средний и корпоративный сегменты предприятий. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.

Не должна иметь отраслевой специфики. Основным и наиболее распространенным вариантом электронного документооборота являются коробочные продукты, и СЭД на платформе 1С не исключение.

В условиях современного развития бизнеса СЭД должна решать задачи, связанные с оптимизацией затрат, с возможностью экономии внутренних ресурсов предприятия. При этом наиболее оптимальным вариантом является такая ситуация для предприятия, когда внедренная информационная система электронного документооборота позволяет быстро (за 2-3 месяца) окупить затраты на внедрение. Необходимым условием для подобного внедрения является наличие на предприятии сотрудника, владеющего знаниями в области процессного управления, навыками в построении диаграмм нотаций описания бизнес-процессов и достаточно хорошо представляющего бизнес-процессы , протекающие на предприятии, внедряющем СЭД. Важным подспорьем могут быть формализованные схемы бизнес-процессов .

Внедрение СЭД всегда должно решать вопрос оптимизации бизнес-процессов и экономии трудозатрат как руководящего звена, так и рядовых сотрудников предприятия. При этом максимальный эффект от внедрения достигается, когда электронный документооборот функционирует в едином информационном пространстве с системой управления и учета. Такая объединенная система позволяет решить значительно большее количество задач.

Существует ряд стандартных применений СЭД на платформе 1С, например, автоматизация договорной работы. Но решение таких задач, как кадровый документооборот, работа с командировками и авансовыми отчетами, заявки на денежные средства, процессы сопровождения продаж, закупок, производства и складской документооборот могут быть решены только в единой информационной системе с системой учета. Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота "ПитерСофт: Управление процессами" или

Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота может работать в единой базе с продуктом "1С:Зарплата и управление персоналом" или "1С:Управление производственным предприятием" , что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада) и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку).

29.05.18 71 255 13

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно - непонятно как.

Павел Овчинников

12 лет работает с электронными документами

Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Короче

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

Убедить контрагентов начать обмениваться электронными документами.
Купить сертификат электронной подписи.
Определиться со способом отправки документов: через специальный сервис или без него.

Кому нужны электронные документы

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Например

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Что такое электронный документ

Электронный документ - это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов - подпись будет недействительной.

Например

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит - оп! - изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Где взять электронную подпись

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ .

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, - это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Как работает электронная подпись

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная - для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная - для всего остального.

Простая или неквалифицированная подпись

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом - это требование закона.

Квалифицированная подпись

Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 Р , купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС .

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу - средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП ») или бесплатную («Випнет ЦСП »). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р , ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р .

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя - это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри - высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС , что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ .

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого - тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Сколько стоят электронные документы

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6-8 Р , а все входящие бесплатны.

Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Сколько стоит документооборот

1000 бумажных документов

Обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия или организации — это система документооборота. Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее сложноорганизованному, трудоемкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать ее.

Использование специализированных систем актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений. Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг, межведомственному взаимодействию и работы с .

Система электронного документооборота (СЭД) — необходимость, а не опция. Большинство сегодняшних компаний создают офисные бумаги в цифровом виде, но, из-за несовершенства процессов обмена информацией сотрудники вынуждены распечатывать их, передавать в «физическом» виде и терять время и силы на ненужную рутину. Неэффективный формат бывает трудно поменять — для этого необходимо автоматизировать деятельность фирмы комплексно, но результат превысит все ожидания. Грамотно организованная СЭД или ЕСМ-система (система управления контентом организаций) поможет наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования.

Общие сведения об элементах и структуре СЭД

Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты. Система электронного документооборота — это решение, которое:

обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде;
обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы;
упрощает контроль над документопотоками;
помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами и так далее.

В компании СЭД обеспечивает работу со всеми документами в электронной форме — любым набором информации, сохраненном или переданном на ПК. Их необходимо сопровождать атрибутами на своеобразных «карточках», которые идентифицируют единицу.

Документооборот в электронной форме — это способ централизованно организовать работу с бумагами, где большинство регистров и операций представлены в электронном виде. Соответственно, система, управляющая им, представляет собой решение с инструментарием для осуществления всех процедур по созданию, изменению, поиску документов и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.

Иногда ее называют EDMS (Electronic Document Management System) или вышеупомянутой ЕСМ, но эти термины несколько шире, чем СЭД — к последней необходимо добавить средства обеспечения сохранности информации, ввода бумажных документов в цифровую среду, обработки мультимедийного контента и так далее. Система электронного документооборота базируется на потоках работ — Workflow, представляющих собой действия сотрудников в границах выделенного бизнес-процесса.

Достоинства СЭД

Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель) и бизнес-структуры заинтересованы в программных продуктах, упрощающих документооборот. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.

Современная система документооборота имеет множество достоинств — она:

обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала ;
дает предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.

Система электронного документооборота (СЭД) включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому ее работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.

Стандарты и правовая база для СЭД

Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД ее создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:

федеральное законодательство об электронной цифровой подписи (1-ФЗ от 10.01.2002), об информации и ее защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
Постановления федерального и региональных правительств, отраслевые правила и требования;
ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 51141-98, Р 6.30-2003 и другие.

Иногда нормативные акты противоречат друг другу, а правила носят рекомендательный характер, и разработчики стараются делать СЭД компании максимально адаптивной и гибкой. Также нужно учитывать постоянно изменяющиеся правила по работе с электронными подписями, «сочетаемость» системы с юридически значимым документооборотом. Необходимо, чтобы все официальные электронные бумаги организации были легитимны, достоверность их легко определялась. Все это нужно предусмотреть при выборе СЭД для корпоративного использования.

Функциональные возможности СЭД

Чтобы систему электронного документооборота можно было назвать полноценной, в ней должны быть реализованы многие функции. К основным из них относят:

управление документацией — ввод и регистрация, повседневная работа, контроль потоков;
связь с бумажным документооборотом;
организованный поиск и получение данных и документов — быстрый, в соответствии с уровнем допуска;
отслеживание актуальности документации (особенно, внешней, входящей) и архивирование устаревших документов;
поддержка должного уровня информационной безопасности;
простая, прозрачная, интуитивно понятная связь программы и конечных пользователей.

Система электронного документооборота должна быть оснащена удобными инструментами настройки, локализации, хорошо масштабироваться. Важно, чтобы разработчик предусмотрел возможности организации единой СЭД в географически удаленных друг от друга подразделениях компании. В системе необходимо организовать упорядоченный электронный обмен информацией между иерархическими уровнями, а также грамотно внедрить ее на реальном предприятии.

Внедрение СЭД и оценка ее эффективности

Компания Docsvision предлагает качественные и современные программные продукты для решения задач по организации и поддержке электронного документооборота. Наше отличие — комплексный подход: вместе с самим продуктом мы предоставляем весь спектр поддержки по внедрению решений, обучению персонала и сервисному обслуживанию СЭД. Внедрение системы на предприятии — важный этап, на нем происходит окончательная «шлифовка» системы и настройка ее под нужды заказчика. Обычно внедрение состоит из:

исследования текущей ситуации в компании, создания плана внедрения;
перенос спроектированного продукта на реальные мощности компании — система СЭД адаптируется под них;
тестирование работоспособности настроенного продукта;
обучение руководства и персонала — методом «шоковой терапии» или постепенно;
эксплуатация и корректировки в ее процессе, масштабирование, решение текущих задач.

Система документооборота должна быть эффективной и окупить вложения в нее. Для оценки эффективности СЭД можно использовать методики расчета для IT-проектов и, в принципе, любых нематериальных активов. Необходимо учитывать, насколько активно к работе привлекались сторонние эксперты, какова отдача от их вмешательства, каковы перспективы относительно дальнейшей прибыльности. Можно столкнуться с ситуацией, когда расчет эффективности обойдется заказчику дороже, чем сама СЭД, но делать это нужно.

Стоит учесть, что традиционные методики оценки недостаточно точно определяют результат — внимание уделяют затратам на покупку и внедрение, не учитывая оптимизацию работы различных отделов, ускорение оборачиваемости документов, упрощение принятия решений. Нужно оценивать эффективность СЭД в комплексе, спустя некоторое время после ее внедрения, и тогда результаты приятно порадуют заказчиков.

Выбрать оптимальную редакцию Docsvision, ознакомиться со стоимостью модулей и вариантами лицензирования можно на странице

Возможно, будет полезно почитать: