Scrisoare de initiativa. Șablon de scrisoare de afaceri. Cum se scrie o scrisoare de ofertă comercială
n1.docx
scrisoare de initiativa- o scrisoare care necesită un răspuns. O categorie mare de astfel de scrisori exprimă o cerere (propunere, cerere) către destinatar în rezolvarea oricăror probleme.În timpul desfășurării lucrărilor de restaurare a clădirilor istorice valoroase ale institutului, sa dovedit că a fost imposibil să se efectueze o restaurare în etape cu continuarea proces educaționalîn ceea ce priveşte premisele. Vă rugăm să ajutați la alocarea spațiilor de închiriat cu o suprafață de... mp. să transfere toate sesiunile de pregătire în timpul restaurării clădirilor.
Scrisoare de răspuns- în conținutul său, depinde de scrisorile de inițiativă, deoarece tema textului său a fost deja stabilită și rămâne de precizat natura soluției la întrebarea pusă în scrisoarea de inițiativă: acceptarea sau respingerea propunerii, îndeplinirea cererea.
115422, Moscova,
Sf. Zelenaya, 5, ap. 38
Ivankin M.P.
Vă informăm că documentele Petrovsky MTS din districtul Klimovsky Regiunea Ivanovo pentru 1934-1935 nu au fost arhivate pentru stocare și, prin urmare, nu este posibil să vă confirmați experiența de muncă în MTS-ul numit pentru anii indicați.
Director al Arhivei de Stat N.K. Krymkin
O ancheta- un document comercial, care este o contestație a importatorului la exportator cu o cerere.
Referitor la: sample album
Vă rugăm să ne trimiteți cel mai recent album cu mostre de țesături din bumbac, lână și viscoză, precum și lista de prețuri pentru anul 2000...
Cu sinceritate
Exportlen (semnătură).
Structuri lingvistice ale scrisorilor de afaceri.
Titlul textului:
Exprimarea recunoştinţei
Expresii care explică motivele
Pentru a oferi asistenta tehnica...
Din cauza situatiei dificile...
Pentru a consolida protecția proprietății statului...
Ca răspuns la solicitarea dumneavoastră...
Ca confirmare a acordului nostru...
Referindu-se la + substantiv. în V.p. (... Telegrama ta din 13 iulie, comandăm 6000 de tone de grâu)
Pe baza + substantiv. în R.p. (... acord comercial între Rusia și Germania...)
Ca răspuns la + substantiv. în V.p. (...Solicitarea dvs. din 20 ianuarie anul acesta, vă oferim
STIL DE PREZENTARE:
propoziții scurte simple.
stabiliți fraze și ture de vorbire scrisă.
utilizarea termenilor într-o interpretare general acceptată, uniformă.
ordinea directă a cuvintelor într-o propoziție (subiect + predicat; definiție + cuvânt definit; cuvintele introductive sunt la începutul propoziției).
nu folosiți cuvinte și expresii învechite, dialecte locale.
evitați tautologiile și repetările.
evita utilizarea nejustificată a cuvintelor străine.
folosiți predicate fie în narațiune (" stabilit"), sau la imperativ (" aproba")înclinare.
prezentarea scrisorii trebuie să fie pe un ton calm, uniform.
nu grăbiți destinatarul cu astfel de expresii” Urgent”, „Imediat”, „Cât mai curând posibil”. Este mai bine să specificați date specifice „Vă rog să răspundeți până la o astfel de dată”, „Vă rog cu sinceritate să informați imediat despre decizia dumneavoastră”.
Este necesar să fii moderat în solicitări, reținut în aprecierea evenimentelor, obiectiv în prezentarea faptelor, concret în concluzii.
Conținutul sau subtextul documentului nu ar trebui să impună rezultatul așteptat al problemei menționate în scrisoarea " Vă rog să studiați și să rezolvați problema pozitiv”, „Vă rog să aprobați această candidatura”.
Nu ar trebui să sugerați neatenția destinatarului prin introducerea textului final „ Vă sugerez să aruncați o privire mai atentă...
dacă informați cu privire la imposibilitatea de a îndeplini o comandă sau o cerere, nu începeți cu o declarație de refuz - mai întâi precizați motivația deciziei dumneavoastră și clarificați că în anumite circumstanțe puteți reveni la examinarea acestei probleme.
trimiterea (la loc) la anumite cerințe ale documentelor de guvernare dă greutate scrisorii.
scrisoarea trebuie să fie absolut curată în sens legal (în special documente bănești și de personal), impecabilă ca conținut și execuție.
STRUCTURAL
Documentul nou creat nu trebuie să dubleze altul, deja standardizat ( De ce să compun o scrisoare care să dovedească identitatea unui angajat în călătorie de afaceri dacă ai permis de călătorie).
construcție incorectă scrisoare de afaceri, aranjarea disproporționată a părților sale.
textul scrisorii nu trebuie să înceapă cu o repetare a ceea ce este deja reflectat în indexuri, data plecării și subiectul scrisorii.
nu este necesară indicarea denumirii întreprinderii lângă funcţia celui care a semnat scrisoarea, deoarece aceasta este indicată pe antetul sau pe ștampilă.
încălcarea specificului utilizării sintagmelor adverbiale. Turnover-ul adverbial (DO) servește ca mijloc de transmitere a unei acțiuni care are loc simultan sau înaintea unei alte acțiuni.
Prin DO, puteți transmite atenția acordată problemei ridicate în scrisoare în cursul studiului acesteia, interesul pentru finalizarea rapidă a lucrării „După ce a analizat cu atenție proiectul supus aprobării, Consiliul de Administrație consideră…”
Puteți formula motivele care au stat la baza luării unei anumite decizii „Având în vedere…”, „Având în vedere…”, „Luând în considerare…”, „Îndrumat de…”
necunoașterea structurii unei propoziții complexe.
Cele mai comune propoziții compuse cu conjuncții și cuvinte asociate ce, care, dacă, din cauza... ce, cu condiția că, unde, cum.
Evitați propozițiile complexe cu același tip de propoziții subordonate, enumerațiile lungi, construcțiile plug-in complicate, citatele extinse.
Propozițiile relative pot fi înlocuite cu participii și participii sinonime.
folosirea greșită a prepozițiilor.
Utilizarea incorectă a prepoziției O „Directorul fabricii a remarcat importanța problemei puse” ( dreapta: „Directorul a remarcat importanța problemei puse»).
Nu există nicio distincție între cazurile când este vorba despre o instituție și când este vorba despre o clădire. „Tineri specialiști sunt desemnați să lucreze în întreprinderea noastră”(dreapta: „Pentru întreprinderea noastră...”)
caz greșit.
Substantiv în R.p.
Substantivul MANUAL este folosit cu T.p., nu cu R.p. „Management excursie efectuate de specialiştii întreprinderii.
Din exterior, sistemul de finanțare de stat arată ca o pădure deasă în care este ușor să te pierzi și chiar mai ușor - să spargi ceva pentru tine. Totuși, din această „pădure” ies din când în când oameni încărcați cu bani de stat. Deci, aceasta este o sarcină destul de fezabilă. Iar oamenii de știință, adică oamenii inteligenți prin definiție, sunt destul de capabili să o rezolve. Trebuie doar să știi ce să faci și când.
Pentru început, nu așteptați până când Ministerul Educației și Științei începe să anunțe concursuri. Cel mai probabil, vor aborda subiecte care depășesc interesele tale. Sau sarcinile în sine, stabilite în aceste competiții, se vor dovedi a fi imposibile pentru tine. Prin urmare, o astfel de așteptare este lipsită de sens. În principal pentru că loc de muncă principal privind obținerea de bani publici pentru dezvoltări științifice se află într-o fază anterioară, la care se depun propuneri privind formarea temelor și cuantumul finanțării.
Oamenii de știință au spus de multe ori că oficialii nu știu ce este mai important pentru țară, ce știință are o prioritate mai mare, ce cercetare merită dezvoltată și ce nu. Cel mai interesant lucru este că oficialii nu se ceartă cu asta. Și ei spun că propunerile de inițiativă pentru formarea subiectelor doar rezolvă această problemă. La urma urmei, oamenii de știință înșiși le prezintă, iar alți oameni de știință le evaluează importanța și relevanța. Ministerul este de acord cu opinia experților și alocă bani.
Cum se completează o cerere
Cel mai important lucru în completarea unei propuneri de inițiativă este să vă amintiți că aceasta este și muncă. Mai mult, munca pe care nimeni nu o învață în mod special oamenilor de știință. De ce este un subiect pentru o altă discuție. Principalul lucru este că în această situație nu o puteți repara într-un minut. Prin urmare, este logic fie să angajați o persoană care știe să completeze bucăți de hârtie, fie să vă așezați și să vă dați seama singur. Instrucțiuni detaliate, deși nu este scrisă în limba cea mai accesibilă, se află pe site-ul direcției de programe științifice și tehnice. Mai mult, multe organizații care monitorizează executarea corectă a contractelor (se numesc organizații de monitorizare) își emit propriile manuale pentru completarea documentelor relevante. Unele dintre ele sunt colectate în sistemul nostru. Și vom continua să le colectăm într-un singur loc. În plus, în paralel, vom încerca să afirmăm același lucru într-un limbaj accesibil. Adevăr, în cuvinte simple doar imaginea generală poate fi explicată. Începând de la un moment dat, va trebui în continuare să vă referiți la instrucțiunile de direcție. Pentru că dacă un câmp trebuie completat în acest fel și nu altfel, atunci nu poți spune altfel.
Umplere propunere de inițiativă(și ulterior transmiterea rapoartelor), merită să ne amintim câteva puncte importante.
În toate documentele, aceeași parte a lucrării sau a detaliului, de exemplu, ar trebui să fie numită la fel. Oficialii nu înțeleg sinonimele. Și dacă numiți moleculei dvs. un complex pi într-o parte și un grup în cealaltă, asigurați-vă că propunerea nu va trece. Același lucru este valabil și pentru portal, care se numește sistem.
Dacă regulile pentru a face o ofertă spun că ceva ar trebui să fie acolo și acolo, asigurați-vă că nimic altceva nu poate fi acolo. Dar tot ce este enumerat trebuie să fie acolo. Și exact unde scrie. La urma urmei, nu turnați apă în acid, nu? Prin urmare, nu forțați alte persoane să studieze cu atenție forma aplicației dvs., oferiți-le ocazia să se gândească la conținutul acesteia.
Dar principalul lucru este să te gândești la toate lucrările viitoare de la început până la sfârșit. Dacă oferta dvs. trece și apoi obțineți bani pentru munca dvs., atunci tot ceea ce nu a intrat în termenii contractului, va trebui să faceți "pentru dvs.". Un studiu de fezabilitate, o sarcină tehnică și un plan de calendar vă vor ajuta să vă gândiți la toate. Și, cel mai important, o notă explicativă în care trebuie să explici în limbaj popular ce vei face și de ce.
Propunerea de inițiativă nu este doar un gând aruncat de sus din seria „Trebuie să creștem banane albastre în Arctic”, ci foarte plan de afaceri clar. Constă, reamintim, din următoarele elemente:
- Notă explicativă
- Sarcina tehnică
- Studiu de fezabilitate
- Planul calendaristic
Împreună, creează o impresie completă a proiectului, care, când sistem nou finanțarea (fără notoriul FZ-94) oferă de fapt un avantaj uriaș în competiția ulterioară autorului propunerii.
În ce constă o propunere de inițiativă de formare a subiectelor?
Una dintre principalele organizații de monitorizare, care cooperează de mult timp cu Ministerul Educației și Științei și cu Direcția Procedurilor Științifice și Tehnice, a explicat ce trebuie să conțină fiecare dintre documente.
Notă explicativă (PZ) ar trebui să conțină informații de bază despre organizația inițiatoare, precum și o justificare detaliată a subiectului de cercetare propus. Secțiunile prevăzute în nota explicativă ar trebui să aibă o justificare și o descriere detaliată:
1) De ce este necesar să se dispună executarea acest proiect:
Relevanța proiectului;
Descrierea problemelor de rezolvat, a setului de sarcini și a abordărilor propuse pentru soluționarea acesteia;
Scurtă descriere a lucrării;
Caracteristicile rezultatului economic național așteptat
2) Ce rezultat științific și tehnic ar trebui să se obțină ca rezultat al lucrării proiectului:
Descrierea rezultatelor planificate;
Descrierea potențialilor consumatori ai rezultatului științific;
3) Ce organizații pot participa la concursul pentru implementarea acestui proiect
4) Implementarea indicatorilor și indicatorilor evenimentului program al Programului în cadrul acestui proiect
5) Evaluarea calendarului de implementare a acestui proiect integral
6) Estimarea costului proiectului și a sumei finanțării:
Valoarea fondurilor bugetare federale;
Suma fondurilor din surse extrabugetare.
Termeni de referință (TOR) - document sursă pentru munca de cercetare (R&D). TK conține principalul cerinte tehnice prezentate la rezultatul lucrării și datele inițiale pentru dezvoltare; TOR indică scopul rezultatului, domeniul de aplicare al acestuia, etapele de elaborare a documentației, alcătuirea acesteia, termenele limită etc., precum și cerințe speciale datorate specificului rezultatului însuși sau condițiilor de funcționare a acestuia.
Studiu de fezabilitate (FS)- analize, calcule, estimări fezabilitate economica implementarea proiectului propus pentru crearea unei noi instalații tehnice, modernizarea și reconstrucția instalațiilor existente. Pe baza unei evaluări comparative a costurilor și beneficiilor, stabilirea eficienței utilizării.
Studiul de fezabilitate trebuie să cuprindă:
1. Justificarea domeniului de aplicare și a calendarului de lucru
2. Estimarea costului lucrărilor și justificarea sumei finanțării, inclusiv:
- Justificarea costului executării lucrărilor pe cheltuiala bugetului federal
- Fundamentarea volumelor și posibilitatea atragerii de fonduri extrabugetare
Proiect plan calendaristic munca la cercetarea și dezvoltarea propusă, indicând etapele, conținutul, calendarul și costul lucrării planificate, ar trebui să devină documentul rezultat elaborat și prezentat de inițiator pe baza justificărilor date în părțile anterioare ale propunerii. Proiectul de plan calendaristic ar trebui să devină ulterior baza pentru formarea documentației de licitație și parte integrantă a contractului de stat.
Redactarea diferitelor tipuri de scrisori de afaceri este o parte necesară a muncii reprezentanților de afaceri. Prin mesaje ca acestea, ei dobândesc capacitatea de a decide chestiuni comercialeîn cel mai accesibil, rapid și optim mod.
FIȘIERE
Ce sunt scrisorile de afaceri
În mod convențional, scrisorile de afaceri pot fi împărțite în mai multe categorii principale:
- scrisoare de felicitare;
- e-mail de informare;
- etc.
Un articol separat poate fi marcat ca răspunsuri la toate aceste scrisori, care fac, de asemenea, parte din corespondența comercială oficială și sunt, de asemenea, scrise conform anumitor canoane.
Cine ar trebui să acționeze ca autor al scrisorii
Scrisorile de afaceri trebuie să conțină întotdeauna o semnătură. Totodată, în întocmirea scrisorii poate fi implicat direct orice angajat al societății a cărui competență include această funcție sau împuternicit să facă acest lucru prin ordin al directorului. De obicei, acesta este un specialist sau manager al acestuia unitate structurală, care tratează subiectul mesajului. Oricum, indiferent cine scrie scrisoarea, în orice caz, scrisoarea trebuie înaintată spre aprobare managerului, având în vedere că este scrisă în numele companiei.
Reguli generale pentru redactarea scrisorilor de afaceri
Toate mesajele de afaceri ar trebui să se refere numai la activitățile companiei sau la circumstanțele asociate acesteia. În același timp, indiferent de conținut, acestea trebuie să respecte anumite cerințe.
În primul rând, este o anumită structură. Mesajul trebuie să includă întotdeauna:
- data scrierii,
- detalii despre expeditor și destinatar,
- adresa de adresă politicoasă (sub forma expresiei „Dragă Ivan Petrovici”, „Dragă Elena Grigoryevna”),
Trebuie remarcat faptul că scrisorile pot fi adresate atât angajaților individuali, cât și echipelor întregi (în acest caz, este suficient să ne limităm la salutul „Bună ziua!”).
Scrisoarea poate fi însoțită de diverse documente aditionale, dovezi foto și video - dacă există, acestea trebuie reflectate în textul principal.
Scrisoarea poate fi întocmită atât pe o foaie standard obișnuită în format A4, cât și pe antetul organizației. A doua opțiune este de preferat, deoarece cu ea nu trebuie să introduceți manual detaliile companiei, în plus, o astfel de scrisoare pare mai solidă și indică încă o dată că mesajul aparține corespondenței oficiale. Poate fi scrisă de mână (literele scrise de mână caligrafice sunt deosebit de reușite) sau tipărită pe computer (este convenabil când trebuie să creați mai multe copii ale unei scrisori).
Scrisoarea trebuie certificată cu semnătură, dar nu este necesară ștampila, pentru că. din 2016 entitati legale scutiți de necesitatea de a utiliza tipărirea în activitățile lor.
Înainte de trimitere, mesajul, dacă este necesar, este înregistrat în jurnalul de documentație de ieșire, în care i se atribuie un număr și se stabilește data plecării.
Ce să cauți când scrii o scrisoare
Când compuneți o scrisoare, trebuie să monitorizați cu atenție ortografia, să respectați regulile și normele limbii ruse în ceea ce privește vocabularul, gramatica, punctuația etc. Destinatarii sunt mereu atenți la cât de bine sunt exprimate și încadrate gândurile în mesaj.
Nu uitați că studiile efectuate arată clar că oamenii nu sunt pregătiți să petreacă mai mult de un minut citind astfel de scrisori.
Scrisoarea trebuie scrisă în forma corectă, fără a „împrăștia gândul de-a lungul copacului”, destul de scurt și succint, până la obiect. Fiecare subiect nou ar trebui formatat ca un paragraf separat, care, dacă este necesar, ar trebui să fie împărțit în paragrafe. În plus, o scrisoare concisă și clară va arăta în mod clar destinatarului că autorul își prețuiește timpul. Aici este vorba despre „concizia este sora talentului”.
Ce să nu faci într-o scrisoare de afaceri
În scrisorile de afaceri, un ton obraznic sau frivol este complet inacceptabil, la fel ca textul prea uscat și „ștampilele” banale. De asemenea, ar trebui să evitați formulările complexe, o abundență de turnuri de participiu și participiu, terminologia specială înțeleasă de un cerc restrâns de specialiști.
Scrisoarea nu trebuie să includă informații neverificate, nesigure și, cu atât mai mult, informații false în mod deliberat.
Trebuie avut în vedere că acest tip de mesaj nu face doar parte din corespondența comercială de rutină, ci, în multe cazuri, se referă la documente oficiale care pot dobândi ulterior statutul de semnificativ din punct de vedere juridic.
Cum se trimite o scrisoare
Orice mesaj oficial poate fi trimis în mai multe moduri de bază.
- Primul, cel mai modern și mai rapid, prin mijloace electronice conexiuni. Este convenabil și rapid, în plus, vă permite să trimiteți informații cu un volum aproape nelimitat.
Există doar un minus aici - cu o cantitate mare de e-mail de la destinatar, scrisoarea se poate pierde cu ușurință sau poate cădea în dosarul Spam, prin urmare, atunci când trimiteți scrisori în acest fel, este recomandabil să vă asigurați suplimentar că scrisoarea are a fost primit (printr-un simplu apel telefonic).
- A doua modalitate: conservatoare, care vă permite să trimiteți un mesaj prin Russian Post. În acest caz, se recomandă utilizarea funcției de trimitere prin scrisoare recomandată cu notificare de livrare - acest formular garantează că scrisoarea ajunge la destinatar, despre care destinatarul va primi o notificare specială.
De obicei, trimiterea prin poștă standard este utilizată în cazurile în care sunt trimise documente originale, scrisori certificate prin semnături vii și sigilii.
- De asemenea, o scrisoare poate fi trimisă prin fax sau prin diverse mesagerie instant, dar numai cu condiția ca relațiile dintre parteneri să fie suficient de strânse și să permită pe deplin o astfel de corespondență.
SCRISOARE DE CONFIRMARE
O astfel de scrisoare conține un mesaj despre primirea oricărei expedieri (scrisoare, telegramă, transfer, colet, mărfuri, valori etc.), că documentul întocmit anterior a rămas în vigoare (acord, instrucțiune etc.). O scrisoare este o confirmare a unui fapt, acțiune, convorbire telefonica. O astfel de scrisoare începe cu cuvinte formate din verbul „confirma”.
De exemplu:
Confirmând primirea propunerilor dumneavoastră, precizate în scrisoarea din 25.06.2005, vă trimitem copii ale documentelor necesare la adresa dumneavoastră.
Trimiterea unor astfel de scrisori este o parte obligatorie relații de afaceri. Trimiterea lor în timp util permite destinatarului să elimine controlul și să excludă trimiterea de scrisori de memento către acesta.
SCRISOARE DE REAMINȚIRE
Scrisoarea conține o indicație privind apropierea sau expirarea termenului limită pentru îndeplinirea oricărei obligații sau organizarea unui eveniment. O astfel de scrisoare poate fi deosebit de concisă, conține o parte finală și, de regulă, începe cu cuvântul „Memento”.
De exemplu:
Reamintim ca in conformitate cu contractul nr.12/68 din 12.05.2005, trebuie sa finalizati lucrarile de reparatii si constructii nu mai tarziu de termenul prevazut in contract, respectiv 20.08.2005.
SCRISOARE DE GARANTIE
O astfel de scrisoare este un document care asigură îndeplinirea obligațiilor prevăzute în ea.
În ea, destinatarului i se garantează de obicei plata sau furnizarea a ceva (loc, muncă, cercetare etc.). Aceste scrisori au o funcție juridică sporită, așa că prezentarea textului trebuie să fie extrem de clară și precisă.
De exemplu:
Vă rugăm să alocați o sală pentru seminarul din 14.07.2005 între orele 14.30 și 18.00.
Garantam plata chiriei imobilului dintr-un cont ... la ... o banca.
SCRISOARE DE INIȚIAȚIE
Aceasta este o scrisoare care are nevoie de un răspuns. Cele mai multe dintre categoriile acestor scrisori exprimă o cerere (propunere, cerere) către destinatar în rezolvarea oricărei probleme.
Acesta este cel mai comun tip de scrisori, al cărui subiect este nelimitat. Cu toate acestea, natura lor sugerează posibilitatea unei soluții pozitive sau negative a problemei.
De exemplu:
Vă invităm să participați la lucrările grupului de experți.
Vă rugăm să ne informați cu privire la decizia dumneavoastră într-o scrisoare până la data de 20.12.2005.
RĂSPUNS SCRISOARE
O astfel de scrisoare în conținutul ei are un caracter care depinde de scrisorile de inițiativă, întrucât tema textelor acestora a fost deja stabilită și rămâne de sugerat natura soluției întrebărilor puse în scrisorile de inițiativă: acceptarea sau respingerea propunere, îndeplinirea cererii.
Răspunsul ar trebui să fie întotdeauna prezentat într-o formă specifică și clară: dacă toate cererile pot fi satisfăcute, în ce măsură, în ce interval de timp.
Dacă scrisoarea conține un refuz, acesta trebuie motivat pe scurt.
Ar putea fi util să citiți:
- Imprimarea diapozitivelor de prezentare MS-PowerPoint;
- Domeniul de subiect al sociologiei muncii;
- Ce este permis santinelei;
- De ce aliaje. Tipuri de metale. Aliaje de titan în stomatologia ortopedică;
- Suprafața interioară a cuvintelor încrucișate cu piele brută;
- «Managementul și optimizarea unei întreprinderi de producție;
- Dispozitiv de lupă De câte ori mărește un microscop;
- Importanța și protecția păsărilor. Originea păsărilor. Originea păsărilor: caracteristici, fapte interesante și descriere. Sensul și protecția păsărilor Sensul și protecția păsărilor originea păsărilor abstract;