Un angajat din orice domeniu, mai devreme sau mai târziu, se confruntă cu problema scrisului unei scrisori de afaceri. Întrebarea principală este cum să începi și cum să termini? Multe site-uri oferă reguli de bază și exemple, cu puțină atenție la partea finală a documentelor.

Scrisoarea ar trebui să fie perfectă în toate. Chiar și cea mai mică încălcare a regulilor vă poate afecta credibilitatea sau prestigiul companiei.

Într-o formă scurtă, vă sugerăm să vă familiarizați cu principalele reguli ale scrisorilor comerciale și să vă adresați mai detaliat la partea finală a scrisorii oficiale.

Vei avea nevoie:

Reguli generale ale scrisorilor de afaceri

1. Când completați scrisoarea, nu uitați că nu vă exprimați propria opinie, ci acționați în numele unei persoane juridice (instituție, organizație sau întreprindere).
2. Trebuie să prezentați în mod clar rezultatele pe care doriți să le obțineți cu ajutorul acestei scrisori și să utilizați în mod eficient toate posibilitățile textului.
3. Determinați schița prezentării în mod clar, evidențiind informațiile pentru introducere, partea principală sau final.
4. În introducere, după contestație, pregătim destinatarul pentru percepție. Acesta ar putea fi un rezumat al evenimentelor care au dus la originea documentului. Partea principală conține o afirmație a esenței problemei cu argumentarea necesară (explicație, calcule numerice, trimiteri la acte legislative).

Un text mai eficient și mai ușor de citit, în care, mai întâi, este prezentată o propunere, o cerere sau o cerere, apoi argumentarea și nu există deloc o parte introductivă.

O parte din final - anexe

Anumite documente au atașamente care completează, clarifică sau detaliază probleme specifice. Acestea trebuie notate la sfârșitul scrisorii, indentând câteva rânduri de la ultimul paragraf.

Metode de proiectare a aplicațiilor:

1) Aplicațiile menționate în text, apoi se întocmește o notă despre aceasta după cum urmează:

Anexă: pe 5 pagini, în 3 exemplare.

2) Aplicațiile care nu sunt specificate în text trebuie să fie listate, asigurați-vă că indicați titlul, numărul de pagini din fiecare aplicație și numărul de copii.

Anexă: „Act de evaluare a costului construcției în curs”, pe 2 pagini, în 3 exemplare.

3) Uneori există mai multe aplicații. Apoi sunt listate după nume și numerotate. Cu un număr mare de aplicații, lista lor este compilată separat, iar în scrisoarea de după text notează:

Anexă: conform listei de la ... p.

Atașați copii ale documentelor la scrisoare în ordinea în care au fost numerotate în atașament.

Cererea este de obicei semnată de manageri unități structurale... În cazul în care aplicațiile sunt cusute, nu este necesar să indicați numărul de pagini.

Politețea și corectitudinea stau la baza finalului

Există diverse opțiuni pentru construirea finalului. Depinde ce spunea scrisoarea.

Cele mai frecvente exemple de completare sunt:

1) Repetați recunoștința dată la început sau pur și simplu mulțumiți pentru ajutor:

Iti multumesc din nou ...

Lasă-mă să-ți mulțumesc din nou ...

Dorim să ne exprimăm încă o dată sincera recunoștință ...

Multumesc pentru ajutor …

2) Exprimă speranța:

Sperăm că acordul va fi benefic reciproc ...

Sperăm că oferta noastră vă va interesa ...

Așteptăm cu nerăbdare o cooperare strânsă și reciproc avantajoasă ...

Sper că în curând mă voi putea întâlni personal cu tine ...

Sper să primesc răspunsul dvs. cât mai curând posibil ...

3) Asigurarea destinatarului (de obicei, are un efect psihologic pozitiv asupra destinatarului):

Vă asigurăm că puteți conta pe sprijinul nostru ...

Vom fi bucuroși să cooperăm cu dvs. ...

Aș fi bucuros să cooperez cu dvs. și aștept cu nerăbdare răspunsul dvs. ...

4) Cerere:

Vă rugăm să citiți cu atenție materialele și să dați un răspuns ...

Vă rugăm să ne informați urgent ...

Vă rugăm să luați măsuri urgente pentru a îmbunătăți situația ...

Vă rugăm să mă sunați oricând vă convine ...

5) Repetarea scuzelor deja exprimate pentru inconvenient:

Încă o dată îmi cer scuze pentru neplăcerile cauzate ...

Ne cerem scuze sincer pentru această întârziere involuntară a plății ...

Despărţire

1) În corespondența oficială, vă puteți spune la revedere în diferite moduri:

Cu sinceritate…

Cu respect și Cele mai bune gânduri…

Cu respect sincer pentru tine ...

Vă dorim mult succes.

2) Dacă sunteți bine familiarizat cu destinatarul sau colaborați cu succes cu el, atunci puteți încheia scrisoarea cu fraze prietenoase (nu fraze familiare):

Cu stimă…

Cele mai bune gânduri…

Cu recunoștință și cele mai bune urări.

Puteți termina documentul fără a utiliza aceste construcții!

Funcții de completare a scrisorilor în limba engleză

1. De obicei încheie o scrisoare oficială de genul acesta: Cu sinceritate sau pur și simplu A ta(Dvs.) și semnătura, indicând numele și poziția dvs. sub aceasta.
2. Pentru a nu-ți pune partenerul într-o poziție dificilă și a nu face presupuneri cu privire la genul tău, ia-ți probleme să scrii numele tău integral, adică nu P.R. Dovzhenko, ci Pavel Dovzhenko.

Semnătură

Funcționarii semnează documente de competența lor.

„Semnătura” necesară constă din titlul funcției, inițialele și prenumele persoanei care a semnat documentul.

Directorul fabricii „Mramor” (semnat) A.B. Koval

Documentele care sunt încheiate în instituțiile care funcționează pe principiul managementului individual sunt semnate de un singur funcționar (manager, adjunct sau angajat căruia i se încredințează acest lucru).

Pe documentele organelor colegiale (protocoale, decizii), se pun două semnături (șef și secretar). Ordinul este semnat de către șef.

Două sau mai multe semnături sunt plasate pe documente, pentru conținutul cărora sunt responsabile mai multe persoane:

• Documentele monetare sunt semnate de șeful instituției și de contabilul șef;
• acordurile sunt semnate de reprezentanții părților contractante.

Semnăturile mai multor persoane de pe documente sunt plasate una sub cealaltă într-o succesiune corespunzătoare ierarhiei serviciului.

Director (semnătură) S.P. Antonyuk

Contabil șef (semnătură) V.T. Dudko

Dacă un document este semnat de mai multe persoane care dețin aceeași funcție, semnăturile lor trebuie să fie la același nivel.

Directorul uzinei Luch Directorul uzinei Svet

(semnătură) V.R. Sakhno (semnătură) L.P. Kotov

Semnătura începe cu inițialele (plasate înainte de prenume), apoi numele de familie. Decriptarea semnăturii între paranteze nu este necesară!

Sigiliu

Pe unele documente, pentru a consolida forța juridică, au pus o amprentă a sigiliului: contracte, decrete, concluzii. Amprenta ar trebui să surprindă o parte din titlul funcției și o semnătură personală.

Data

Data este plasată sub semnătura din stânga.

Scrisoarea oficială este datată în ziua în care a fost semnată sau aprobată de șeful instituției.

Există o ordine de întâlnire general acceptată:

1. Elementele de dată sunt scrise într-un singur rând cu trei perechi de cifre arabe în ordine: zi, lună, an;
2. dacă numărul ordinal al zilei sau lunii este numărul primelor zece (de la 1 la 9), atunci un zero este pus în fața sa: 03.01.15 .
3. Cuvânt an, reducere G... nu pune.

• Când ați terminat, verificați litera pentru erori gramaticale și vedeți dacă există ceva în plus.
• Lăsați un coleg sau, dacă este posibil, un manager să citească scrisoarea. O perspectivă exterioară vă va ajuta să identificați defectele pe care s-ar putea să nu le observați.
• Nu uitați să includeți telefonul / adresa de e-mail. Acest lucru este adesea necesar pentru a rezolva rapid problema indicată în scrisoare.
• Pe lângă cerințele generale generale și regulile de proiectare, trebuie avut în vedere faptul că fiecare tip de document are propriile sale caracteristici de proiectare.

Amintiți-vă că nu toate documentele au o listă completă a detaliilor de mai sus, ci doar un anumit set de documente care oferă forța juridică și caracterul complet al acestui tip special de document.

Oferte de succes și răspunsuri dorite!

Întrebări și răspunsuri frecvente

Ce e frumos să scrii la sfârșitul unei propuneri de afaceri?

Nu utilizați în etapa finală cuvinte și fraze care pot fi considerate manipulări („sperăm la o cooperare reciproc avantajoasă”, „mulțumim anticipat pentru răspuns”, „vom aștepta scrisoarea de răspuns” etc.).

Ce să scrie „cele mai bune urări” sau „cele mai bune urări” la sfârșitul scrisorii?

Cu siguranță, „cu respect”, trebuie să respectați stil de afaceri comunicare.

Ce scriu de obicei la sfârșitul unei scrisori dacă cer un răspuns rapid?

Nu scriu așa ceva într-o scrisoare de afaceri.

Ce să scrii în semnătură e-mail: „cele mai bune salutări” sau „cele mai bune urări”?

"Cu sinceritate".

Cum se înlocuiește semnătura „cu respect”?

„Cu tot respectul”, „Cu respect”.

Cum să închei scrisoarea de prezentare?

Vă mulțumim pentru atenție.

Cum altfel să scrieți „doriți să anunțați”?

„Aș dori să informez”, „să anunț”, „să informez”, „să anunț”, „să aduc la cunoștință”.

Expresia „Îmi voi încheia raportul cu cuvinte” este corectă?

Probabil, toată lumea, cel puțin o dată, a trebuit să facă față nevoii de a scrie o scrisoare de afaceri. Când îl compilați, ajungeți involuntar la concluzia că nu este deloc ușor. Există multe reguli și regulamente pentru scrierea scrisorilor de afaceri pe care trebuie să le cunoașteți. Articolul descrie în detaliu procesul de întocmire a unui document, oferă mostre ale unei scrisori de afaceri, discută tipurile și proiectarea acestora.

Formă

Anteturile pregătite vor adăuga soliditate și vor indica fiabilitatea companiei. Acestea conțin informațiile necesare despre organizație, cum ar fi:

• Nume.
• Abordare.
• Numere de telefon de contact.
• Site.
• E-mail.
• Siglă.
• Alte detalii de contact.

Nu există reguli stricte pentru formulare. Prin urmare, fiecare organizație decide în mod independent ce informații să pună în ele.

Cum se scrie corect scrisorile de afaceri? Pregătirea

Scrisorile de afaceri sunt scrise și formatate într-un anumit mod, respectând regulile și cerințele lor inerente. În funcție de obiectiv, autorul gândește detaliat conținutul pentru a obține rezultatul pe care îl calculează. El trebuie să înțeleagă clar ce informații știe deja destinatarul despre subiectul scrisorii, de la ce să înceapă și ce va fi nou în ea. Argumentele depind de ceea ce urmărește autorul. Procesul de pregătire a unei scrisori de afaceri poate fi împărțit în următoarele etape:

• Studiază problema.
• Scrierea unui proiect de scrisoare.
• Aprobarea sa.
• Semnare.
• Înregistrare.
• Trimiterea către destinatar.

Structura scrisorilor de afaceri

Când compuneți o scrisoare, este necesar să o saturați cu informații, adică să puneți totul acolo informatie necesara... Poate fi simplu sau complex. V scrisoare simplă conținutul afișează în mod clar și concis informații care, în general, nu necesită un răspuns de la destinatar. Complexul poate consta din mai multe secțiuni, paragrafe și paragrafe. Fiecare paragraf stabilește un aspect al informațiilor. Probele acestui tip de scrisoare de afaceri constau de obicei dintr-o parte introductivă, principală și finală.

Mai jos este un exemplu de scriere a unei scrisori de afaceri - partea introductivă a acesteia.

Partea principală descrie situații, evenimente, oferă analiza și dovezile acestora. În această parte, ei conving că este necesar să acționăm într-un fel sau altul, să dovedim cum a fost problema și să informeze despre necesitatea de a participa la orice eveniment, oferind argumente diferite.

Concluzia conține concluzii care se fac sub formă de propuneri, cereri, memento-uri, refuzuri etc.

Un exemplu de scriere a unei scrisori de afaceri - partea finală a acesteia - este prezentat mai jos. Aici se rezumă cerința stabilită în principal.

Toate informațiile furnizate ar trebui să fie în mod optim coerente și ușor de înțeles.

Fiecare scrisoare începe cu o apelare aliniată la centru. Această mică parte este extrem de importantă. La alegerea acestuia, autorul ar trebui să ia în considerare:

• Poziția de destinație.
• Natura relației.
• Formalitate.
• Etichetă.

La sfârșitul scrisorii trebuie inclusă o formă politicoasă. De exemplu: „... Sper pentru o cooperare suplimentară (mulțumesc pentru invitație) ...”. Aceste fraze sunt urmate de semnătura autorului.

Stil

Toate scrisorile trebuie să fie în stil formal de afaceri, ceea ce înseamnă utilizarea mijloacelor de vorbire pentru relațiile de afaceri formale. Caracteristicile unui astfel de limbaj se formează în următoarele circumstanțe:

• Principalii participanți la relația de afaceri sunt entitati legale, în numele conducătorilor și al funcționarilor despre care sunt scrise scrisori.
• Relațiile în organizații sunt strict reglementate.
• Subiectul comunicării îl reprezintă activitățile companiei.
• Documentele administrative au în general un destinatar specific.
• Adesea, pe parcursul activităților organizației, se întâlnesc aceleași situații.

În acest sens, informațiile prevăzute într-o scrisoare de afaceri ar trebui să fie:

• Oficial, impersonal, subliniind distanța dintre participanții la comunicare.
• Adresabil, destinat unui anumit destinatar.
• Relevant la momentul redactării scrisorii.
• Credibil și imparțial.
• Motivat pentru a-l determina pe destinatar să ia orice măsură.
• Complet pentru capacitatea de luare a deciziilor.

Cerințe

Scrisoare de afaceri trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

• Vorbirea este standardizată la toate nivelurile - lexical, morfologic și sintactic. Conține multe fraze, termeni și formule.
• Tonul scrisului este neutru, restrâns și strict, fără utilizarea expresiilor emoționale și expresive ale limbajului.
• Acuratețea și claritatea textului, fără erori logice, claritate și atenție la formulări.
• Concizie și concizie - fără utilizarea expresiilor care au un sens suplimentar.
• Utilizarea formulelor de limbaj formate ca urmare a unor situații repetitive.
• Utilizarea termenilor, adică a cuvintelor sau frazelor care au concepte speciale.
• Utilizarea abrevierilor, care pot fi lexicale (adică cuvinte abreviate compuse formate prin eliminarea literelor din părți ale cuvintelor: OOO, GOST și așa mai departe) și grafică (adică desemnarea cuvintelor în formă prescurtată: grn, zh -d și altele).
• Utilizarea construcțiilor în cazurile genitive și instrumentale.
• Colocări cu substantive verbale („a susține” în loc de „a susține”).
• Folosind propoziții comune simple.

Mostrele de scrisori de afaceri de mai sus sunt prezentate mai jos în versiunea completă (cu partea principală). Informațiile îndeplinesc toate cerințele stilului oficial de afaceri.

Tipuri de scrisori de afaceri

Cel mai bine este să scrieți o scrisoare de afaceri pentru orice problemă specifică. Dacă este necesar să rezolvați mai multe probleme simultan, este recomandat să elaborați mai multe opțiuni diferite.

Scrisorile de afaceri pot fi după conținutul lor:

• Acompaniind. Astfel de scrisori sunt de obicei necesare pentru a comunica unde trebuie trimise documentele.
  (Cum se scrie o scrisoare de afaceri? scrisoare de intențieîi va ajuta pe cei care au nevoie să compună acest tip de document.)

• Garanție. Acestea sunt scrise pentru a confirma orice promisiuni sau condiții. De exemplu, taxele de muncă, chiria, termenele de livrare și multe altele pot fi garantate.
• Recunoscător. Au început să fie folosite mai ales în ultima vreme. Aceste e-mailuri demonstrează un ton bun de partener. Acestea pot fi emise pe hârtie cu antet obișnuită sau pe hârtie colorată cu o imprimare frumoasă.
  (Cum se scrie o scrisoare de afaceri? Un eșantion de varietate de recunoștință este compilat în formă gratuită, în funcție de sarcinile care sunt rezolvate de aceasta. În acest caz, scrisoarea în forma cea mai scurtă își exprimă esența. Un astfel de eșantion, realizat pe hârtie colorată cu un ornament, poate atârna pe perete în compania de camere într-un loc de cinste.)

• Informațional.
• Instructiv.
• De felicitare.
• Publicitate.

Există, de asemenea, litere:

• Propuneri de cooperare. Destul de răspândite recent, trimise către organizații, acestea sunt adesea de natură publicitară, de exemplu, ca acest eșantion. Scrisori comerciale este destul de dificil să scrii, trebuie să ții cont de multe nuanțe pentru a-i acorda atenție și cu atât mai mult pentru a te interesa. Dar dacă este compilat conform exemplului de mai jos, are toate șansele de succes.

• Invitații. Ei sunt trimiși oferind să participe la diverse activități. De obicei, acestea se adresează managerului sau oficial, dar poate fi adresat și întregii echipe.
• Cereri.
• Observații.
• Cereri și multe altele.

Cum se scrie un răspuns la o scrisoare. Exemplu

Răspunsul trebuie să înceapă prin repetarea cererii din prima literă. Apoi se dau rezultatele examinării sale și se exprimă aprobarea sau motivul refuzului. Scrisoarea de răspuns comercial poate conține o soluție alternativă la informațiile așteptate. De obicei, îndeplinește următoarele principii:

• Prezența unui link către prima literă și conținutul acesteia.
• Limbaj identic înseamnă.
• Volume comparabile și aspecte ale conținutului.
• Respectarea unei anumite secvențe.

Înregistrare

Pe lângă utilizarea anteturilor companiei pentru scrisori comerciale, trebuie să luați în considerare și alte subtilități în proiectarea lor. Acestea sunt detalii, reguli pentru abrevieri, ortografia adresei, antet, lungimea textului, lățimea câmpului și multe altele.

Probele unei scrisori de afaceri ajută la compunerea acesteia, luând în considerare toate subtilitățile și nuanțele. Sunt folosite atât de grefieri începători, cât și de muncitori cu experiență. Folosind mostre, ei învață cum să scrie scrisori corect și economisesc mult timp.

Gândiți-vă cât de formală ar trebui să fie scrisoarea. Acest lucru este determinat de relația cu destinatarul scrisorii. De exemplu:

• Dacă scrieți unui oficial, viitor angajator, supraveghetor sau altcuiva cu care aveți un profesionist pur și relatie de afaceri atunci scrisoarea ar trebui să fie formală.
• Dacă îi scrieți angajatorului actual, colegului de muncă, rudei sau unei persoane pe care nu o cunoașteți prea bine, atunci este acceptabil un stil de scriere semi-formal.

Gândiți-vă cum veți trimite scrisoarea, prin e-mail sau pe hârtie. Acest lucru afectează și gradul de formalitate al scrisorii.

• Cele mai formale scrisori ar trebui să fie tastate pe computer, tipărite și trimise prin poștă, cu excepția acestor cazuri, desigur, când este urgent sau când destinatarul preferă e-mailul.
• Pentru scrisori informale, sunt potrivite și e-mailurile sau scrisorile scrise de mână.
• În cazul scrisorilor semi-formale, trebuie efectuat un apel telefonic. Dacă în timpul conversației ați decis că corespondența trebuie efectuată prin e-mail - de aceea. Dacă nu sunteți sigur de acest lucru, scrieți scrisori obișnuite.

Ești sigur că printre sutele de e-mailuri pe care le vizionează destinatarul, e-mailul tău se remarcă cu adevărat? Specialiștii în dezvoltarea carierei și specialiștii în marketing au vorbit despre cum să indicați corect subiectul unui e-mail, astfel încât destinatarul să îl deschidă și să răspundă în timp util.

1. Includeți întotdeauna o linie de subiect

Ignorarea câmpului subiect este una dintre cele mai mari greșeli pe care le face un expeditor atunci când se așteaptă să primească un răspuns în timp util. Subiectul scrisorii spune de obicei destinatarului conținutul mesajului și îl obligă să ia o decizie - să deschidă sau să nu deschidă scrisoarea. Este posibil ca un mesaj de e-mail cu un câmp de subiect gol să fie șters imediat, deoarece enervează destinatarul, deoarece va trebui să deschidă e-mailul pentru a afla despre ce este vorba.

2. Mai întâi, specificați subiectul scrisorii, apoi începeți să scrieți mesajul

Mulți oameni cred că subiectul este o preocupare secundară după ce a scris. Cu toate acestea, Amanda Augustine, consultant în dezvoltarea carierei la The Ladders, subliniază că subiectul este o prioritate pentru autor. În primul rând, este subiectul care dă tonul mesajului și, în al doilea rând, nu permite să fie distras de alte subiecte.

3. Fii scurt

În timp ce când deschideți o căsuță de e-mail cu o poștă primită pe un monitor de computer, puteți vedea 60 de caractere în linia subiectului, pe un smartphone puteți vedea doar 25-30 de caractere. Deci, încadrați subiectul în 6-8 cuvinte. Acest lucru va fi mai mult decât suficient.

4. Includeți cel mai important la începutul liniei de subiect.

Dmitry Leonov, vicepreședintele SaneBox, a spus că aproximativ 50% din e-mailuri sunt vizualizate de la telefoane mobile... Luați în considerare acest lucru și scrieți cel mai important lucru la începutul liniei de subiect. În caz contrar, în 50% din cazuri, părți importante ale mesajului pot fi pur și simplu tăiate de dispozitivele mobile și nu citite de destinatari.

5. Evitați cuvintele inutile

Nu aglomerați subiectul cu fraze inutile precum „Bună ziua”, „Mă bucur să vă cunosc”, „Mulțumesc” și așa mai departe. În primul rând, nu înseamnă nimic pentru destinatar. În al doilea rând, le puteți folosi în siguranță în scrisoare, ceea ce va fi și mai logic.

6. Fii clar și specific în subiect.

Subiectul scrisorii trebuie să indice exact despre ce este scrisoarea. Subiectul scrisorii, destinatarul trebuie să acorde prioritate și să decidă exact când trebuie să răspundă. De exemplu, un mesaj în rândul subiectului „Aveți timp liber acum pentru a rezolva întrebarea mea?” foarte vag, deoarece nu oferă destinatarului o înțelegere a ceea ce vor exact de la el și îl obligă să deschidă scrisoarea. Prin urmare, dacă trimiteți un CV, atunci în linia de subiect, nu ezitați să vă scrieți numele și numele postului vacant pentru care solicitați. Și dacă doriți să puneți o întrebare despre proiectul actual colegului sau partenerului, atunci în subiect indicați numele unui anumit proiect.

7. Faceți tema simplă și îndemnul la acțiune

Acest sfat este util mai ales pentru specialiștii în marketing și pentru cei care trimit e-mailuri de marketing. Kip Bodnar, vicepreședinte Hub Spot, recomandă scrierea unui subiect care să încurajeze destinatarul să ia măsuri și să-l intereseze.

8. Utilizați cuvinte cheie pentru căutare și filtrare ulterioară

Mulți profesioniști în e-mail există foldere tematice și, de asemenea, folosesc în mod activ filtre pentru a căuta anumite litere. Prin urmare, dacă nu există astfel de etichete în subiectul scrisorii dvs., probabil că scrisoarea dvs. nu va fi observată. Prin urmare, este foarte important să utilizați cuvinte cheie care reflectă subiectul scrisorii, astfel încât în ​​viitor destinatarul să o poată găsi cu ușurință prin sistemul de căutare.

9. Indicați dacă aveți nevoie de un răspuns

Când o persoană primește o scrisoare, este de asemenea important să știe dacă trebuie doar să o citească sau dacă trebuie să i se răspundă. Deci, spune Amanda Augustine, includeți „Vă rugăm să răspundeți” sau „Vă rugăm să citiți” în subiect. De asemenea, puteți utiliza expresia „Pentru informațiile dvs.”. Este folosit pentru a informa destinatarul că mesajul va fi de interes pentru el. In business e-mail subliniază faptul că expeditorul dorește să informeze destinatarul, dar mesajul nu este o comandă și nu impune destinatarului să efectueze acțiuni direct legate de mesaj.

10. Introduceți un termen în linia de subiect

Dacă trimiteți multe informații în corpul scrisorii, dar trebuie să vi se răspundă într-un anumit interval de timp, indicați-le în linia subiectului scrisorii. Acest lucru va crește foarte mult șansele de a citi și de a răspunde la mesaj în timp util. De exemplu, puteți specifica „Răspundeți la acest e-mail până vineri până la sfârșitul activității”.

11. Dacă cineva v-a trimis la acest destinatar, anunțați-ne

Dacă contactul destinatarului ți-a fost dat de un partener, client, coleg, atunci indică-i numele direct în subiect și nu în scrisoare. În primul rând, un nume familiar va atrage atenția destinatarului. În al doilea rând, acesta va oferi destinatarului o idee despre proiectul sau problema cu care vă puteți referi.

12. Evidențiați ceea ce doriți să oferiți

Dacă trimiteți o scrisoare rece, nu știți dacă oferta dvs. vă va interesa destinatarul. Prin urmare, indicați în subiect ce oferiți și spuneți-ne și despre bonusuri - reduceri, oferte speciale.

13. Introduceți numele destinatarului sau numele companiei

Trebuie să știți cui trimiteți scrisoarea. Și destinatarul ar trebui să-și dea seama imediat că această scrisoare este destinată special pentru el. Kip Bodnar susține că este unul dintre cei mai mulți căi mai bune acest spectacol este indicarea numelui sau a companiei sale în linia subiectului scrisorii. De exemplu, puteți scrie acest lucru: "Vladimir, aruncați o privire la aceste numere: vânzările companiei au crescut cu 25%."

14. Folosiți cuvinte care limitează timpul necesar pentru a răspunde la un e-mail.

Dacă doriți să atrageți atenția cuiva și să convingeți destinatarul să vă răspundă, atunci în linia subiectului scrisorii indicați perioada propunerii dvs. De exemplu: „Înregistrarea este necesară astăzi”, „Numărul de locuri este limitat - grăbește-te să te înscrii la eveniment.”

15. Nu începeți o propoziție în linia subiectului care se termină în scrisoarea însăși

Dacă începeți să scrieți orice întrebare sau propoziție în linia subiectului scrisorii, terminați-o imediat, fără a continua în scrisoare. Acest lucru îl enervează pe destinatar, deoarece îl obligă să deschidă scrisoarea și să continue să citească. Gândiți-vă, poate un mesager sau chiar un apel este mai potrivit pentru o scurtă întrebare?

16. Recitiți mesajul din rândul subiectului

Amanda Augustine recomandă recitirea subiectului înainte de a trimite. De ce asta? Foarte des, atunci când expeditorul trimite o grămadă de scrisori către destinatari diferiți, el uită să schimbe numele sau numele companiei în linia subiectului. Acest lucru poate enerva destinatarul sau chiar ofensa. Prin urmare, înainte de a trimite scrisoarea, recitiți-o și verificați dacă există inconsecvențe.

17. Nu scrieți cu majuscule

Utilizarea cuvintelor majuscule atrage atenția, dar în direcția greșită. Acest lucru face ca scrisoarea să fie greu de citit și face ca destinatarul să se îngrijoreze la nivel subconștient. În schimb, puteți folosi liniuțe, puncte, pentru a trasa o linie între cuvinte și pentru a sublinia ceva.

Traducerea articolului a fost pregătită de Ekaterina Nikitina pe baza materialelor Business Insider

Dacă credeți că genul epistolar s-a scufundat în uitare, vă înșelați profund. În viața de zi cu zi, nu poți să te certi, a devenit obișnuit să faci apeluri telefonice sau să schimbi mesaje instantanee ICQ - simplu și rapid. Cu toate acestea, în relațiile de afaceri, literele încă joacă rol important: conversatie telefonica, corespondența pe ICQ nu va ajunge la subiect: aici sunt necesare documente mai serioase.

Trebuie să fii scrupulos și responsabil atunci când scrii scrisori de afaceri. Pentru orice scrisoare de afaceri, inclusiv trimisă prin e-mail, se recomandă utilizarea antet, unde sunt indicate detaliile organizației. Acest lucru subliniază că există o firmă solidă în spatele scrisorii și care poate fi tratată. Asigurați-vă că indicați data scrierii scrisorii. Este recomandabil să scrieți luna cu litere, abrevierile, cum ar fi 01.20.02, sunt acceptate numai în Rusia și nu sunt utilizate în practica internațională.

Scrisoarea de afaceri trebuie să conțină îndreptare dezvăluind conținutul textului. Acest lucru facilitează foarte mult prelucrarea și sortarea scrisorilor de către destinatar. În primul rând, trebuie să vă asigurați că scrisoarea dvs. se distinge de masa celor similare și este trimisă angajatului potrivit. Subiectul este subliniat sau scris cu majuscule.

Adresa destinatarului scris de două ori: pe plic în partea dreaptă jos și în colțul din stânga sus al scrisorii. Dacă scrisoarea este introdusă într-un plic cu o fereastră transparentă, atunci adresa este scrisă o singură dată - în scrisoare și este pliată astfel încât adresa destinatarului să apară în fereastră. Adresa este scrisă în următoarea ordine: numărul casei, strada, orașul, regiunea, republica (stat, județ, canton etc.), cod poștal, țară.

După adresă - inițialele și prenumele destinatarului. Inițialele sunt precedate de abrevierile „Mr.”, „Mrs.” sau „G-dame”. Dacă destinatarul are un titlu sau un titlu, este mai bine să-l indicați în locul adresei „Master”. În toate țările din Europa de Vest și în Statele Unite, este considerat nepoliticos să omiți titlurile. Cu toate acestea, este obișnuit să scrieți și să spuneți „Master + titlu + prenume” numai în Germania. În Franța și Anglia, titlul de nobilime al destinatarului este întotdeauna indicat în adresă, dar nu este obișnuit să îl menționezi în textul scrisorii.

Cuvintele „Mister” și „Mistress” nu sunt acceptate pentru a fi utilizate fără un nume de familie și sunt întotdeauna prescurtate ca „Mr.” sau „Ms.”, în timp ce titlurile și titlurile ar trebui, de preferință, să fie scrise integral. În Anglia, adresa politicoasă „Esquire” (Esq.) Este adesea scrisă după numele destinatarului și nu este folosită niciodată împreună cu cuvântul „Maestru”. Dacă doriți să trimiteți o scrisoare personal, după numele de familie indicați: „Personal” (privat - pentru Anglia, personal - pentru SUA).

Dacă scrisoarea este adresată unei firme și trebuie citită de o anumită persoană, se folosește expresia „Atenție la ...”. Puteți trimite o scrisoare la adresa companiei unei persoane a cărei adresă este necunoscută, iar compania în care lucrează menține o relație de afaceri cu acesta, specificând „Prin” (Care of sau C / O).

Adresa introductivă constă în mod tradițional din cuvintele „ Stimate domn(Doamna) + numele de familie "sau" Stimate domn (Doamna) + numele de familie ". În scrisorile oficiale, nu se obișnuiește să te adresezi „ție”, chiar dacă ai o viață mică. În funcție de gradul de apropiere cu corespondentul dvs., contestația poate începe cu cuvintele „Dragă + nume” sau „Dragă + nume de familie”.

Nu ar trebui să scrieți în circulație: „Uv. Domnule director! " În acest caz, abrevierile sunt inadecvate. Cuvintele „respectat”, „lord”, „doamnă”, „director adjunct”, „șef de departament” și altele asemenea ar trebui să fie scrise integral. În caz contrar, destinatarul are dreptul să creadă că nu îl respecti cu adevărat prea mult.

Impresie bună produce scrisori de afaceri în care, după un salut, conțin câteva introducere-compliment... De obicei, ei spun că sunt fericiți să primească o companie atât de cunoscută încât va fi o mare onoare pentru dvs. să oferiți servicii unui partener atât de respectabil etc. Putem exprima speranța unei cooperări pe termen lung și reciproc avantajoase.

E-mailuri de afaceri care conțin gunoi verbal („Desigur, suntem siguri că cooperarea cu noi va fi cu siguranță benefică pentru dvs.", Politețe excesivă (" Vă rugăm să citiți această scrisoare, vă rog»), Adjective goale ( remarcabil, încântător, minunat), pronume inutile („ suntem cu toții bucuroși să cooperăm cu dvs. și compania dumneavoastră »).

Când scrieți scrisori de afaceri, nu utilizați directiva fraze de sugestie (« ar trebui să ne contactați telefonic ..."). Cu o astfel de frază, îi întorci psihologic pe oameni împotriva ta. Nu spuneți arogant partenerilor dvs. cum ar trebui să se comporte. Mai bine să scrii: „ Pentru a discuta detaliile ofertei noastre, ne puteți contacta telefonic ... ". Sensul este același, dar tonul scrisorii stabilește o atitudine mai binevoitoare față de tine.

Când scrieți despre activitățile companiei dvs., pentru a crea impresia unor realizări specifice, acordați atenție alegerea verbelor... Verbe genul perfect vorbeste despre rezultate reale: finalizat, dezvoltat, crescut, creat, realizat etc.... Verbele imperfective creează mai mult nedefinit în raport cu rezultatul activității: producem, lucrăm, realizăm, participăm... Ele oferă o idee mai degrabă despre funcțiile îndeplinite decât despre rezultatele obținute. Folosirea verbelor perfecte va da impresia succese concrete, ceea ce înseamnă că va crea o impresie de soliditate și respectabilitate a companiei dvs.

V scrisoare de cerere dacă este posibil, indicați pe scurt motivul, formulați cererea în sine în mod clar, mulțumiți în avans pentru executare. În semn de recunoștință pentru răspuns, ca expresie a disponibilității de a coopera sau ca mesaj informativ, ei scriu scrisori de înștiințare... Este suficient să semnați referentul sub o astfel de scrisoare.

Scrisoare de reamintire trimis în cazurile în care rezultatul dorit nu poate fi obținut prin conversații telefonice sau contact personal. Scopul unei astfel de scrisori este de a vă reaminti cu tact necesitatea de a vă îndeplini obligațiile.

Scrisoare de confirmare este o garanție a promisiunilor făcute anterior sau a condițiilor deja convenite. O astfel de scrisoare este o expresie de curtoazie și respect pentru partener. V scrisoare de creanță trebuie să conțină cererea în sine, baza prezentării acesteia și cerințele specifice.

Ca răspuns la afirmație, ei scriu scrisori de refuz... Este mai bine să începeți și să încheiați o astfel de scrisoare cu informații pozitive: de exemplu, să enumerați cu ce sunteți de acord, apoi să explicați motivul refuzului. Scrisoarea va ajuta, în ciuda refuzului, să mențină relații normale cu clientul sau partenerul.

Scrisoare de scuze conține de obicei o declarație a motivelor pentru care acordul preliminar este încălcat brusc. În unele cazuri, o astfel de scrisoare este trimisă după notificare prin telefon. Scrisoare de garantie trimis ca angajament de a plăti pentru ceva cu o indicație a tipului de operațiune care trebuie efectuată. Scrisoarea se încheie cu expresia „Garantăm plata” și indică a acestora detalii bancareși are două semnături - șeful și contabilul șef.

Felicitări, mulțumiri, condoleanțe este mai bine să scrieți manual pentru a sublinia o atitudine sinceră și individuală față de un partener.

Scrisoarea de afaceri trebuie să conțină formula finală de curtoazie: „Cu respect”, „Cu stimă”. V scrisoare oficialăîn străinătate, de regulă, se folosește foarte cu adevărat al tău. Mai mult, în scrisoarea de răspuns, este de dorit să se utilizeze aceeași formulă de politețe ca și în cea primită.

După cum puteți vedea, totul este foarte simplu, deși există convenții mai mult decât suficiente. A scrie scrisori!

Ar putea fi util să citiți:

• Masaj, produse de masaj Nem Yandex Salon de masaj direct Ne pare rău;
• Cum să începeți o brutărie de la zero - un ghid și un plan de afaceri Plăcere de brutărie pentru toți clienții;
• Raft auto - consumabile cu ridicata;
• Idei pentru o afacere profitabilă;
• Ce este haina second-hand și stoc?;
• Realizarea de coroane rituale;
• Cum să păstrați evidența într-un magazin online: contabilitate, contabilitate fiscală și contabilitate a produselor;
• Plan de afaceri: cum să începi o afacere de vânzare a cărnii;