Ai grija de comunicarea copiei scrisorii. Corespondenta electronica. Cinci moduri de a convinge instanța să o accepte ca probă. Câmpurile către, Cc, Cco

Scrisorile de solicitare sunt o parte integrantă, importantă și necesară Corespondență de afaceri... Pe de o parte, acestea sunt anchete cu tact și diplomatie pe probleme de actualitate, pe de altă parte, sunt un instrument pentru atingerea anumitor obiective ale destinatarului. Scopul oricărei scrisori de cerere este de a determina destinatarul să anumite actiuni necesar pentru autorul scrisorii. Cum se scrie o scrisoare de cerere pentru a ajunge cât mai aproape de un răspuns pozitiv?

Orice scrisoare de cerere ar trebui să conțină o justificare bine gândită și o declarație clară a cererii. În plus, puteți folosi tehnici care măresc eficiența scrisorii.

Pasul 1. La cine aplici?

Contactați destinatarul personal, mai bine - după nume și patronim:

„Stimate Ivan Ivanovici!”, „Stimate domnule Ivanov!”

În primul rând, vă exprimați respectul față de destinatar, iar în al doilea rând, o solicitare adresată unei anumite persoane îi impune responsabilitatea pentru implementarea acesteia. Există situații când o solicitare este adresată unei echipe sau unui grup de oameni. În acest caz, este de asemenea recomandabil să personalizați cât mai mult posibil recursul:

« dragi colegi!», « Dragi manageri! ","Stimați angajați juniori! ","Stimați angajați serviciul de personal!»

Pasul 2. De ce mă contactați?

Complimentează destinatarul. Când complimentezi destinatarul, îi răspunzi la întrebarea: „De ce îmi adresezi această întrebare?” Recunoaște-i meritele trecute sau calitățile personale.

„Ești întotdeauna gata să asculți și să găsești cea mai bună modalitate de a rezolva problema aproape tuturor celor care au apelat la tine. Și, trebuie să-ți dau credit, ai ajutat foarte mult.”

„Sunteți cel mai mare expert în domeniu...”.

„Ați ajutat mulți oameni să rezolve cele mai dificile probleme din domeniu...”.

Această tehnică va permite destinatarului să examineze mai atent cererea și să încerce să găsească o oportunitate de a satisface fii ea.

Un compliment este potrivit atunci când vine vorba de solicitări nestandardizate, când trebuie să cucerești destinatarul, când trebuie să fii atent la anumite merite și calități care sunt necesare și importante pentru a-ți îndeplini cererea.

Este foarte important să nu depășiți granița dintre un compliment și o lingușire grosolană. Fi sincer.

Pasul 3. Justificarea cererii

Orice solicitare trebuie să fie justificată cu privire la motivul pentru care faceți această solicitare specială. Puneți destinatarul în contextul problemei dvs.

În această etapă, trebuie să alegeți cele trei argumente cele mai importante pentru destinatar. Cel mai bine este să aranjați argumentele după schema: puternic - mediu - cel mai puternic.

Solicitările sunt de diferite niveluri de dificultate, astfel încât destinatarul nu este întotdeauna interesat să îndeplinească cererile cuiva. El trebuie să fie convins că îndeplinirea cererii are potențiale beneficii:

Interesează-l pe destinatar

Oferă-i să implementezi o anumită oportunitate atractivă pentru el legată de îndeplinirea solicitării tale:

„În orice moment, oamenii de afaceri, întreprinzători au căutat nu numai să obțină succesul material, ci și să-și lase amprenta în istoria Patriei, să fie amintiți pentru faptele bune și să câștige respect”.

« Activitatea de succes a oricărei comunități profesionale este, în primul rând, înțelegerea și sprijinul din partea Sindicatelor prietenoase, participarea la activități comune si proiecte».

« Desigur, marele tău obiectiv este un oraș curat și confortabil pentru oameni.».

Sau, exprimați o problemă care este foarte relevantă pentru destinatarul dvs.:

„Tu, în calitate de stăpân înțelept al orașului, ești probabil îngrijorat de mersurile dezordonate ale copiilor. de diferite vârsteîn locuri nepotrivite pentru aceasta, ceea ce duce la accidente mai frecvente și la o creștere a criminalității împotriva copiilor.”

„Departamentul dvs. a primit solicitări mai frecvente pentru probleme non-core, ceea ce ocupă mult timp de lucru neprețuit”.

Arată cum cererea ta poate ajuta la realizarea oportunității:

« Și astăzi, când țara noastră se bazează pe tineri, este greu de găsit o cauză mai necesară, mai sfântă decât a ajuta tinerii și femeile din familii defavorizate. Sunt cei din orașul nostru care oferă deja o astfel de asistență - sub egida primăriei, centrul nostru de caritate Heritage funcționează cu donații de la cetățeni, care preda adolescenților dificili meșteșuguri populare. ».

Sau pentru a rezolva problema:

„Dotarea unor locuri specializate pentru distracția copiilor de diferite vârste va contribui la reducerea nivelului criminalității copiilor și la minimizarea accidentelor rutiere care implică copii”.

Descrieți semnificația cererii

Atunci când nu există nimic de oferit destinatarului sau în contextul cererii date este inadecvat, atunci este mai bine să aduceți la zi destinatarul. Aici trebuie să descrieți situația cât de complet este necesar pentru a înțelege relevanța cererii și importanța îndeplinirii acesteia. Semnificația cererii trebuie descrisă în așa fel încât să „o ia pentru suflet”. Dacă cererea nu aparține categoriei „sentimental”, atunci trebuie să arătați destinatarului relația de cauzalitate, care va permite destinatarului să îndeplinească cererea.

„De la (data), conform contractului de închiriere nr. X, chiria pentru 1 m 2 este de 20 USD. într-o zi. În ultimele trei luni, a existat o scădere a activității comerciale din cauza instabilității economice și a tulburărilor sociale. Profitul mediu din tranzacționare este de 10 USD. pe zi, ceea ce nu este suficient nici măcar pentru a plăti chiria. Dacă nu se iau măsuri, atunci antreprenorii privați vor fi obligați să-și închidă prize care vă poate afecta negativ veniturile.”

Astfel, trebuie să precizați destinatarului că îndeplinirea cererii implică perspectiva de a primi foloase materiale sau nemateriale.

Pasul 4. Declarația cererii

Când destinatarul este pregătit, puteți declara cererea reală. Textul cererii trebuie să fie suficient de concis și extrem de clar. În niciun caz nu ar trebui să existe ambiguitate sau subestimare în el. De exemplu, dacă vorbim despre o reducere a chiriei, atunci este important să indicați la ce nivel:

„Vă rugăm să reduceți nivelul chiriei până când situația se va stabiliza la 5 USD. pe m2 pe zi".

Dacă vorbim despre prestarea serviciilor, atunci faceți cererea cât mai precisă, indicând datele dorite, problema prețului etc.:

« Pentru a dota un atelier de olărit, aveți nevoie de un cuptor pentru arderea ceramicii - vă rugăm să ne ajutați la achiziționarea acestuia. Costul cuptorului cu instalarea este de 998 mii de ruble.».

În acest exemplu, nu este în întregime clar ce fel de asistență este solicitat de la destinatar. Mai bine să vă rog să fiți mai precis: „Vă rugăm să ajutați la achiziționarea unui cuptor pentru arderea ceramicii prin transferul a 333 mii USD în contul companiei de producție și instalare de cuptoare”.

Orice ai cere, destinatarul trebuie să știe exact când, ce, cât și la ce preț vrei să primești. O cerere generalizată riscă mai mult să fie refuzată pentru că destinatarul nu are întotdeauna timpul și dorința de a se ocupa de detalii. În plus, riști să nu obții ceea ce îți dorești, transferând inițiativa către destinatar.

De exemplu, antreprenorii privați au scris o scrisoare prin care cer o reducere a chiriei, dar nu au indicat până la ce nivel doresc să reducă chiria:

„Vă rugăm să reduceți nivelul chiriei până când situația se va stabiliza”.

Drept urmare, au primit o reducere a chiriei, dar nesemnificativă (cu 1% din cea disponibilă). Astfel, cererea lor a fost admisă, dar puțin s-a schimbat în poziția inițiatorilor scrisorii.

În unele cazuri, textul cererii poate fi evidențiat cu caractere aldine pentru a-l scoate în evidență în text, dar nu abuzați de această tehnică.

Pasul 5. Rezumați solicitarea dvs.

Repetați solicitarea și subliniați cum va beneficia destinatarul dacă cererea este îndeplinită. Solicitarea ar trebui să fie ușor modificată. Cel mai bun mod este să construiești o propoziție după schema: „Dacă vei îndeplini cererea, vei fi fericit”.

„Dacă ne întâlniți la jumătatea drumului și reduceți chiria pentru o perioadă în timp ce situația din regiune se stabilizează, veți putea nu numai să salvați peste 150 de locuri de muncă, dar și să nu suferiți pierderi globale din cauza absență completă chirie ".

Dar pot exista și alte opțiuni:

„Puteți fi siguri că fiecare rublă din donațiile voastre caritabile va merge într-o cauză bună și va ajuta copiii aflați într-o situație dificilă să devină cetățeni demni.”

„Poți fi sigur că zâmbetul fiecărui copil îți va oferi satisfacție morală din munca ta grea, iar eforturile și eforturile tale sunt o investiție în cetățeni demni și fericiți ai viitorului apropiat”.

Principalul lucru este să repeți sensul cererii și beneficiile îndeplinirii acesteia. Beneficiile nu trebuie să fie tangibile. Amintiți-vă că destinatarul este o persoană, iar sentimentele nu îi sunt străine.

EXEMPLU:

Era

A devenit

„Vă rugăm cu drag, II. Ivanov, aranjați o întâlnire a solicitanților cu directorul general al companiei dumneavoastră. Vă vom fi recunoscători pentru ajutorul dumneavoastră.

Cu respect și recunoștință,

Director Centrul de Angajare

P.P. Petrov "

„Dragă Ivan Ivanovici!

De câțiva ani, compania dumneavoastră participă la Programul de orientare profesională pentru solicitanți, ajutându-i să-și aleagă o profesie.

Dumneavoastră, în calitate de manager de resurse umane, sunteți interesat de formarea profesioniștilor, iar noi suntem gata să ajutăm școlarii să înceapă să pregătească maeștri în meseria lor. Astăzi, profesia de manager este una dintre cele mai răspândite, dar mulți solicitanți nu au o idee clară despre semnificația acesteia.

În acest sens, vă rugăm să stabiliți o întâlnire a directorului general cu solicitanții în data de 23 martie la ora 15.00 pe baza companiei dumneavoastră.

După ce le-ați spus băieților despre secretele profesiei de astăzi, puneți bazele pregătirii profesioniștilor adevărați mâine. Poate că, în câțiva ani, unul dintre ei este cel care vă va aduce compania la un nou nivel de dezvoltare.

Cu respect și recunoștință,

Director Centrul de Angajare

P.P. Petrov "

Și nu uitați de designul scrisorii - aceasta este „fața” organizației. Dacă inițiatorul scrisorii de cerere este o organizație, atunci o astfel de scrisoare este întocmită pe antet cu semnătura șefului sau a unei persoane autorizate. Dacă o persoană privată - atunci este suficient să se respecte regulile de bază în aranjarea elementelor scrisorii. Aceste detalii sunt foarte importante din punct de vedere juridic și psihologic pentru destinatar și formarea imaginii corecte a expeditorului.

-
-	Trimiteți sute de propuneri de afaceri, solicitări și alte scrisori de afaceri în fiecare zi, dar nu obțineți rezultatul dorit cu mesajul dvs.? Nu știi cum să-i amintești cu blândețe și politicos destinatarului obligațiile sale? Atunci instruirea online vă va ajuta cu siguranță. „Abilități de scriere în afaceri”! Îl poți trece oricând oră convenabilă pe .	-	-
-

Ce este e-mailul? În lumea afacerilor moderne, acestea sunt:

Fata ta. Cu ajutorul e-mailului puteți crea o imagine pozitivă în ochii contrapărții sau stricați prima impresie.
Instrumentul dvs. de lucru. O mulțime de comunicare cu lumea exterioară are loc prin e-mail. Prin urmare, având o bună stăpânire a acestui instrument, vă puteți face viața mai ușoară.
O distragere puternică. Lumea exterioară încearcă să vă prindă, să vă distragă atenția și să vă inducă în rătăcire prin e-mail.

Din acest punct de vedere, să ne uităm la lucrul cu e-mailul. Să începem simplu.

Design de scrisori

Folosesc clientul de e-mail Mozilla Thunderbird, așa că îl voi folosi ca exemplu. Să creăm o nouă literă și să mergem de sus în jos în lista de câmpuri.

La care. Copie. Copie ascunsă

Poate că cineva nu știe, dar „To” al Mozilla poate fi schimbat în „Cc” sau „Bcc”.

La care: scriem destinatarul principal sau mai mulți destinatari separați prin punct și virgulă.
Copie: scriem cuiva care ar trebui să citească scrisoarea, dar de la care nu așteptăm un răspuns.
Copie ascunsă: îi scriem celui care ar trebui să se familiarizeze cu scrisoarea, dar să rămână necunoscut de restul destinatarilor scrisorii. Este potrivit în special pentru trimiterea în masă a scrisorilor de afaceri, de exemplu, notificări.

Nu dreapta în corespondența în masă, specificați destinatarii prin câmpurile „Cc” sau „Către”. De câteva ori pe an primesc scrisori în care sunt enumerați 50–90 de destinatari în câmpul „Cc”. Există o încălcare a vieții private. Nu toți destinatarii dvs. trebuie să știe cu cine altcineva lucrați pe un subiect similar. Este bine dacă aceștia sunt oameni pe care îi cunoașteți. Și dacă lista include companii concurente care nu se cunosc una despre cealaltă? Cel puțin, trebuie să fiți pregătit pentru explicații inutile, la maximum, pentru încetarea cooperării cu unul dintre ei. Nu faceți așa.

Subiectul scrisorii

Importanța subiectului este adesea scrisă (uneori în mod sensibil) în blogurile lor corporative de către serviciile de corespondență profesionale. Dar acolo cel mai adesea vorbim despre scrisorile de vânzare, unde subiectul rezolvă problema „e-mail-ul ar trebui deschis”.

Discutăm despre corespondența de afaceri zilnică. Aici tema rezolvă problema „litera și autorul ei ar trebui să fie ușor de identificat și apoi de găsit”. Mai mult, diligența ta se va întoarce la tine sub forma karmei a numeroase scrisori de răspuns, doar cu prefixe Re: sau Fwd, printre care va trebui sa cauti litera dorita pe tema.

Douăzeci de scrisori este volumul unei corespondențe de o zi a unui manager de mijloc. Nu vorbesc deloc despre antreprenori și proprietari de afaceri, numărul lor de litere depășește uneori 200 sau mai mult pe zi. Prin urmare, încă o dată: nu trimite e-mailuri cu subiectul gol.

Deci, cum vă formulați corect subiectul?

Greșeala #1 : doar numele firmei din subiect. De exemplu, „Sky” și atât. În primul rând, cu siguranță nu faci parte din compania ta care comunică cu această contraparte. În al doilea rând, acest subiect nu aduce niciun sens, deoarece numele companiei tale este deja vizibil din adresă. În al treilea rând, ghiciți cum va arăta propria dvs. cutie poștală cu această abordare a corespondenței? Ceva de genul.

Este convenabil să cauți pe astfel de subiecte?

Greșeala #2 : un titlu strălucitor, de vânzare. Este grozav dacă știi să scrii titluri ca acesta. Dar este potrivit să folosim aceste abilități în corespondența de afaceri? Amintiți-vă scopul subiectului unei scrisori de afaceri: nu de a vinde, ci de a oferi identificare și căutare.

Textul scrisorii

Există multe ghiduri de scriere pentru diferite ocazii. De exemplu, Maxim Ilyahov, Alexander Amzin și alți maeștri ai cuvântului au o mulțime de lucruri utile. Vă sfătuiesc să citiți articolele lor măcar pentru a îmbunătăți alfabetizarea generală și pentru a îmbunătăți stilul general de scriere.

În procesul de scriere a unei scrisori, trebuie să luăm în mod constant mai multe decizii.

O chestiune de curtoazie ... La începutul scrisorii, poți estompa în politețe sau chiar tandrețe în spiritul „Draga mea Rodya, de mai bine de două luni, nu ți-am mai vorbit în scris, de care eu însumi am suferit și nici nu am dormit. altă noapte de gândire.” Este foarte politicos și foarte costisitor, atât din punct de vedere al timpului pentru a compune o astfel de introducere, cât și al timpului interlocutorului pentru a o citi. Aceasta este o corespondență de afaceri, vă amintiți? Nu un eseu de gen epistolar pentru competiție și nu o scrisoare către mama lui Raskolnikov, ci corespondență de afaceri.

Respectăm timpul nostru și al destinatarului!

Are sens să te prezinți și să reamintești împrejurările cunoștințelor doar în prima scrisoare trimisă după o întâlnire trecătoare la expoziție. Dacă aceasta este o continuare a cooperării sau a corespondenței curente, în prima scrisoare a zilei scriem: „Bună, Ivan”, în a doua și în cele ulterioare: „Ivan,...”.

Recurs ... Am fost mereu îngrijorat de cine să contactez într-o scrisoare dacă există mai mulți destinatari. Am scris recent o scrisoare către trei fete pe nume Anna. Fără nicio ezitare, am scris „Bună ziua, Anna” și nu m-am îmbăiat. Dar acest lucru nu este întotdeauna cazul.

Ce se întâmplă dacă există trei sau chiar șapte destinatari și nu au același nume? Le puteți enumera după nume: „Bună ziua, Rodion, Pulcheria, Avdotya și Pyotr Petrovici”. Dar este lung și necesită timp. Puteți scrie: „Bună ziua, colegilor!”

Pentru mine, folosesc regula pentru a mă referi prin nume la cel care se află în câmpul „Către”. Iar celor care sunt în copie, nu se aplică deloc. Această regulă, în același timp, vă permite să determinați mai exact (unul!) Destinatarul scrisorii și scopul acestei scrisori.

Citare ... Adesea, corespondența este un lanț de litere cu întrebări și răspunsuri - într-un cuvânt, un dialog. Se consideră bună formă să nu ștergi istoricul corespondenței și să scrii răspunsul tău în partea de sus a textului citat, astfel încât, revenind la această corespondență o săptămână mai târziu, să poți citi cu ușurință dialogul de sus în jos în date descrescătoare.

Din anumite motive, setarea implicită în Mozilla este „Plasați cursorul după textul citat”. Recomand să-l schimbați în meniul „Instrumente” → „Opțiuni cont„→” Compilare și adresare”. Ar trebui să fie așa.

Scopul scrisorii ... Scrisorile de afaceri sunt de două tipuri:

când pur și simplu informăm interlocutorul (de exemplu, un raport despre munca depusă timp de o lună);
iar când vrem ceva de la interlocutor. De exemplu, pentru ca acesta să aprobe factura atașată la plată.

De regulă, există mult mai multe scrisori încurajatoare decât cele de raportare. Dacă vrem să obținem ceva de la interlocutor, este foarte important să spunem acest lucru într-o scrisoare în text simplu. Îndemnul trebuie să fie însoțit de o adresă pe nume și urmat de ultima propoziție din scrisoare.

Nu dreapta : „Porfiry Petrovici, știu cine a ucis-o pe bătrână”.

Dreapta : "Porfiry Petrovici, am ucis-o pe bătrână, vă rog, luați măsuri pentru arestarea mea, m-am săturat de suferință!"

De ce ar trebui să se gândească corespondentul pentru tine ce să faci cu această scrisoare? La urma urmei, el poate lua decizia greșită.

Semnătura în text ... Ea trebuie să fie. Mai mult, toți clienții de e-mail vă permit să configurați înlocuirea automată a unei semnături, de exemplu, clasicul „Cu drag, ...”. În Mozilla, acest lucru se face în Instrumente → Opțiuni cont.

A scrie sau a nu scrie contacte în semnătură este treaba personală a fiecăruia. Dar dacă sunteți în vreun fel conectat cu vânzările - asigurați-vă că scrieți. Chiar dacă afacerea nu are loc pe baza rezultatelor comunicării, pe viitor vei fi ușor de găsit de contactele de la semnătură.

În sfârșit, încă o caracteristică a corpului scrisorii pentru acei interlocutori cărora nu le place (nu pot, nu vrea, nu au timp) să vă răspundă la scrisori. Specificați valoarea implicită în textul scrisorii. De exemplu, „Porfiry Petrovici, dacă nu vii să mă arestezi înainte de ora 12:00 vineri, atunci mă consider amnistiat”. Desigur, termenul trebuie să fie real (nu trebuie să trimiteți textul din exemplu vineri la 11:50). Destinatarul trebuie să fie capabil fizic să citească și să decidă asupra scrisorii dvs. Această „tăcere” te scutește de responsabilitatea pentru non-răspunsul interlocutorului. Ca întotdeauna, utilizarea acestei caracteristici trebuie abordată cu înțelepciune. Dacă o persoană răspunde la scrisorile tale la timp și în mod regulat, un astfel de ultimatum poate, dacă nu să-l jignească, atunci să-l încordeze puțin sau să ducă la decizia de a nu răspunde la scrisoare chiar acum, dar te face să aștepți vineri.

Atasamente

Scrisorile vin adesea cu atașamente: CV-uri, oferte comerciale, estimări, programe, scanări de documente - un instrument foarte convenabil și, în același timp, o sursă de erori populare.

Eroare : dimensiune mare de atașament. Deseori sunt primite e-mailuri cu atașamente de până la 20 MB. De regulă, acestea sunt scanări ale unor documente în format TIFF, cu o rezoluție de 600 dpi. Program de mail corespondentul aproape sigur va îngheța câteva minute în zadarnice încercări de a descărca o previzualizare a acestui atașament. Și Dumnezeu ferește destinatarului să încerce să citească această scrisoare pe un smartphone...

Personal, șterg astfel de scrisori imediat. Nu vrei ca scrisoarea ta să ajungă la gunoi înainte de a fi citită? Verificați dimensiunea atașamentului. Se recomandă să nu fie mai mare de 3 MB.

Dacă depășește?

Încercați să vă reconfigurați scanerul la un alt format și rezoluție. De exemplu, în PDF și 300 dpi, se obțin scanări destul de lizibile.
Gândiți-vă la programe precum WinRar sau 7zip. Unele fișiere sunt comprimate perfect.
Ce se întâmplă dacă atașamentul este uriaș și nu îl poți comprima? De exemplu, o bază de date contabilă aproape goală cântărește 900 MB. Stocarea în cloud a informațiilor va veni în ajutor: Dropbox, Google Drive și altele asemenea. Unele servicii, cum ar fi Mail.ru, convertesc automat atașamente uriașe în link-uri către stocarea în cloud. Dar prefer să-mi gestionez singur informațiile stocate în cloud, așa că nu accept automatizarea de la Mail.ru.

Și încă o recomandare nu complet evidentă despre investiții - lor Nume ... Trebuie să fie înțeles și acceptabil pentru destinatar. Odată într-o companie ne pregătim oferiîn numele... să fie Fiodor Mihailovici Dostoievski. Am primit o scrisoare de la manager cu o propunere de proiect spre aprobare, iar în atașament se afla un fișier denumit „DlyaFedi.docx”. Cu managerul care mi-a trimis asta, a avut loc un dialog cam așa:

Stimate manager, sunteți personal pregătit să abordați această persoană respectată și să-l numiți în fața Fedyei?

Cumva nu, omule respectat, toată lumea îi spune pe prenume și patronim.

De ce ați numit atașamentul „ForFedi”? Daca il trimit chiar acum, crezi ca va cumpara topoare de la noi pentru acest CP?

Aveam să redenumesc mai târziu...

De ce să pregătiți o bombă cu ceas - refuz potential client- sau creați-vă o sarcină suplimentară de redenumire a fișierului? De ce să nu denumiți imediat atașamentul corect: „Pentru Fedor Mikhailovich.docx” sau chiar mai bine - „KP_Nebo_Topory.docx”.

Așadar, am rezolvat mai mult sau mai puțin cu e-mailul ca „față”. Să trecem la a privi e-mailul ca un instrument. munca eficientași vorbește despre distracția acesteia.

Lucrul cu literele

E-mailul este o distragere puternică. Ca și în cazul oricărei distrageri, corespondența trebuie tratată prin înăsprirea regulilor și introducerea unui program de lucru.

Cel puțin, trebuie să dezactivați TOATE notificările despre sosirea e-mailului. Dacă clientul de e-mail este configurat implicit, veți fi anunțat cu un semnal sonor, iar pictograma de lângă ceas va clipi și va fi afișată o previzualizare a scrisorii. Într-un cuvânt, ei vor face totul pentru a te smulge mai întâi de munca minuțioasă, apoi te cufundă în abisul scrisorilor necitite și al mailurilor nevăzute - la minus o oră sau două de la viață.

Cineva are putere de voință puternică care îi permite să nu fie distras de notificări, dar oameni normali mai bine să nu ispitești soarta și să le oprești. În Mozillla Thunderbird, acest lucru se face prin meniul „Instrumente” → „Opțiuni” → „General” → „Când apar mesaje noi”.

Dacă nu există notificări, cum să înțelegeți că a sosit o scrisoare?

Foarte simplu. Tu însuți, în mod conștient, alocați timp pentru analizarea corespondenței, deschideți clientul de e-mail și vedeți toate mesajele necitite. Acest lucru se poate face de două ori pe zi, de exemplu, la prânz și seara, sau în timpul opririi forțate, de exemplu, în ambuteiajele.

Întrebat adesea, cum rămâne cu timpii de reacție și e-mailurile urgente? Răspunsul este: nu aveți scrisori urgente prin poștă. Cu excepția cazului în care lucrați în departamentul de asistență pentru clienți (un astfel de departament are propriile reguli pentru lucrul cu corespondența).

Dacă există scrisori urgente, expeditorul vă va anunța prin alte canale - telefon, SMS, Skype. Apoi veți intra în mod deliberat în clientul de corespondență și veți procesa corespondența urgentă. Toți specialiștii în gestionarea timpului (de exemplu, Gleb Arkhangelsky cu „Time Drive”) declară standardul pentru răspunsul la e-mail până la 24 de ore. Aceasta este o regulă normală a bunelor maniere - nu vă așteptați la răspunsuri instantanee de la interlocutor prin e-mail. Dacă există o scrisoare urgentă, notificați-o prin canale de comunicare mai rapide.

Deci, am dezactivat notificările și acum pornim clientul de e-mail conform programului nostru.

Ce ar trebui să facem când am intrat în poștă și am început să facem activități numite „parse email”? Unde este începutul și sfârșitul acestei lucrări?

Am auzit multe despre sistemul zero inbox, dar, din păcate, nu am întâlnit nicio persoană care să-l folosească. A trebuit să-mi reinventez roata. Există articole pe acest subiect pe Lifehacker. De exemplu, " ". Mai jos voi vorbi despre sistemul zero inbox în interpretarea mea. Aș fi recunoscător dacă guru GTD ar verifica în comentarii, ar adăuga sau îmbunătăți sistemul descris.

Este important să înțelegeți și să acceptați că e-mailul nu este un programator de sarcini sau o arhivă pentru activitățile dvs. Prin urmare, folderul Inbox ar trebui să fie întotdeauna gol. După ce ați început să analizați căsuța de e-mail, nu vă opriți și nu vă lăsați distrași de nimic până când goliți acest dosar.

Ce să faci cu e-mailurile din căsuța ta de e-mail? Trebuie să parcurgeți fiecare literă succesiv și să o ștergeți. Da, doar selectați și apăsați pe Ștergere de pe tastatură. Dacă nu vă puteți decide să ștergeți scrisoarea, va trebui să decideți ce să faceți cu ea.

Poți să răspunzi în trei minute? Trebuie să-i răspund? Da, este necesar, iar răspunsul nu va dura mai mult de trei minute, apoi răspundeți imediat.
Trebuie să răspundeți, dar pregătirea răspunsului va dura mai mult de trei minute. Dacă utilizați un planificator de activități care vă permite să convertiți un e-mail într-o sarcină, transformați-vă e-mailul într-o sarcină și uitați de el pentru un timp. De exemplu, folosesc serviciul absolut minunat Doit.im. Vă permite să generați o adresă de e-mail personală: îi trimiteți o scrisoare și aceasta se transformă într-o sarcină. Dar dacă nu aveți un planificator de activități, mutați litera în subfolderul „0_Run”.
După un răspuns rapid la o scrisoare, transformându-l într-o sarcină sau într-o simplă familiarizare, trebuie să decideți ce să faceți în continuare cu acest mesaj: ștergeți-l sau trimiteți-l într-unul dintre foldere pentru stocare pe termen lung.

Iată folderele mele de stocare pe termen lung.

0_Run. Nu am un astfel de folder, dar dacă nu ai planificator, repet, poți pune aici scrisori care necesită un studiu amănunțit. Acest dosar trebuie, de asemenea, curățat în mod regulat, dar cu o abordare atentă la un moment special stabilit.
1_Ref. De aici am pus scrisorile informații generale: e-mailuri de bun venit cu date de conectare de la diverse servicii web, bilete pentru zborurile viitoare și așa mai departe.
2_Proiecte. Aici este stocată arhiva de corespondență privind partenerii și proiectele cu care există o relație curentă. Desigur, se creează un folder separat pentru fiecare proiect sau partener. În dosarul unui partener, am pus scrisori nu numai de la angajații săi, ci și scrisori de la angajații „Heaven” legate de acest partener. Foarte convenabil: dacă este necesar, toată corespondența privind proiectul este la îndemână în câteva clicuri.
3_Muzeul. Iată că arunc acele scrisori care sunt păcat de șters, iar beneficiile lor nu sunt evidente. De asemenea, foldere cu proiecte închise din „2_Proiecte”. Într-un cuvânt, primii candidați la ștergere sunt păstrați în „Muzeu”.
4_Documente. Iată scrisori de la mostre electronice documente care pot fi utile în viitor pentru contabilitate, de exemplu, situații de reconciliere de la clienți, bilete pentru călătorii. Dosarul are în multe privințe ceva în comun cu folderele „2_Projects” și „1_Sprav”, doar informațiile contabile sunt stocate în el, iar informațiile de management sunt stocate în folderul „2_Projects”. În „4_Documente” - informații moarte, iar în „2_Proiecte” - informații în direct.
5_Cunoștințe. Aici adaug doar buletine informative cu adevărat utile la care vreau să revin după un timp pentru inspirație sau pentru a găsi soluții.

Există și alte setări ale clientului de e-mail care sunt importante pentru funcționarea acestui sistem. În primul rând, în mod implicit, Thunderbird are selectată caseta de selectare Marcare mesaje ca citite. Prefer să o fac în mod deliberat, așa că caseta de selectare a dispărut! Pentru a face acest lucru, accesați meniul „Instrumente” → „Opțiuni” → „Avansat” → „Citire și afișare”.

În al doilea rând, folosim filtre ... Anterior, am aplicat în mod activ filtre care redirecționau automat scrisorile către dosarele corespunzătoare, în funcție de adresa expeditorului. De exemplu, scrisorile unui avocat au fost mutate în folderul „Avocat”. Am refuzat această abordare din mai multe motive. În primul rând: scrisorile unui avocat în 99% din cazuri se referă la un proiect sau partener, ceea ce înseamnă că trebuie mutate în folderul acestui partener sau proiect. În al doilea rând, am decis să adaug conștientizarea. Dumneavoastră trebuie să decideți unde ar trebui să fie stocată o anumită scrisoare și este mai convenabil să căutați mesajele neprocesate într-un singur loc - în căsuța de e-mail. Acum folosesc filtre doar pentru a clasifica scrisorile obișnuite automate din diverse sisteme în foldere, adică scrisorile care nu necesită să iau decizii. Filtrele din Mozilla Thunderbird sunt configurate în meniul Instrumente → Filtre de mesaje.

Deci, cu abordarea corectă, e-mailul ar trebui să dureze între 10 și 60 de minute pe zi, în funcție de volumul de corespondență.

Da, și încă ceva. Ați dezactivat deja notificările despre noile e-mailuri, nu-i așa? ;)

Majoritatea clienților de e-mail, inclusiv Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, vă permit să introduceți mai mulți destinatari O copie(pe limba engleză abrevierea adoptată SS), sau Bcc (CCB). V Copii destinatarii pot vedea adresele altor persoane. În al doilea caz, identitatea destinatarilor suplimentari este ascunsă.

Adăugați adresa destinatarului

Pentru a specifica destinatarul (sau destinatarii) unui e-mail, introduceți adresa de e-mail în câmp La care (Acea):

Unii clienți de e-mail vă permit să introduceți pur și simplu un nume de utilizator într-un câmp, care este apoi completat automat de program.

Dacă utilizați acest câmp pentru a trimite e-mailuri către mai multe persoane, fiecare dintre ele va putea vedea o listă completă a altor destinatari.

Cum se creează o copie a unui e-mail

Camp CC sau Copie este folosit pentru schimbul de e-mailuri într-un mod mai indirect decât un câmp La care... Dacă nu vă adresați unei persoane direct în e-mailul dvs., dar ați dori ca acea persoană să urmărească discuția în firul de scrisori sau pur și simplu să fie la curent cu acest subiect, câmpul Copie ar fi o opțiune grozavă. Destinatarul care se află în Copii scrisori, primește o scrisoare necitită în cutia poștală, ca cea care a fost pusă în câmp La care; singura diferență este cui adresezi mai întâi scrisoarea din corpul e-mailului tău. În lumea profesională, trimiterea către Copii este folosit pe scară largă și servește pentru a ține colegii la cunoștință despre diferite evenimente și subiecte.

Puteți enumera destinatarii de e-mail prin simpla introducere a listei de adrese în câmp Copie care se află de obicei chiar sub câmp La care... Toți cei din acest lanț de destinatari vor putea vedea numele și adresele de e-mail ale tuturor celorlalți destinatari:

Cum să creați o copie oarbă a unui e-mail

Fiecare client de e-mail (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo etc.) permite expeditorului scrisorii să ajungă la un număr mare de persoane fără a-și face publicitate informațiilor altor utilizatori din lanțul de e-mail. Această caracteristică este numită BCC sau Copie ascunsă... Puteți ascunde destinatarii introducând adresele acestora în câmp Copie ascunsăîn loc să folosească câmpuri La careși Copie:

Puteți utiliza această funcție atât pentru e-mailuri individuale, cât și pentru e-mailuri de grup. Acest lucru este util mai ales dacă doriți să vă păstrați contactele private, să le protejați de spam și e-mailuri nesolicitate sau pur și simplu dacă nu doriți ca destinatarii să știe cine a primit același mesaj.

Camp Copie ascunsă nu întotdeauna este disponibil în mod implicit pentru toți clienții de e-mail. De exemplu, în Outlook Va trebui să mergi la Opțiuni pentru a accesa setarea; v Thunderbird va trebui să selectați această funcție din meniul derulant; v Gmail trebuie să apăsați butonul Copieși Copie ascunsă; v Windows Live Mail Va trebui să apăsați tastele în același timp Alt + B.

Imagine: © Web Hosting - Unsplash.com

Scrisorile unei persoane inteligente reflectă caracterul celor cărora le sunt adresate.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Scrieți scrisorile pe care doriți să le primiți.

[Aforism antic]

Scrisul este un argument puternic în lumea afacerilor.

[Bekhtereva Victoria]

1. De ce să existe standarde corporative uniforme în corespondența de afaceri?

E-mail- aceasta este atribut necesar comunicare de afaceri orice companie. Practic nu există companii care să nu folosească e-mailul. Dar pune-ți următoarele întrebări:

Ați avut vreodată o astfel de situație încât atunci când trimiteți un e-mail unui coleg, aveți senzația că trimiteți un e-mail către o gaură neagră și pur și simplu s-ar putea să nu vi se răspundă
Când angajații se sună între ei și cer să citească de urgență un e-mail, iar asta se întâmplă toată ziua
Când absolut nu poți să-ți dai seama exact ce vor de la tine într-un e-mail
Când întrebările complexe și dificile atunci când discutăm despre e-mailînecați într-o mare de informații, detalii, iar problema nu este rezolvată

Dacă aceste întrebări sunt relevante pentru dvs., atunci puteți cumpăra mult timp în fiecare zi, implementând reguli uniforme pentru corespondența prin e-mail. În acest articol, vom vorbi despre eticheta în afaceri.

2. Șapte reguli principale ale eticii corespondenței în afaceri

Să împărțim condiționat regulile corespondenței de afaceri asupra regulilor de eticăși reguli de comunicare și schimb de informații.

Regulile de comunicare sunt guvernate de regulile pentru schimbul de informații în cadrul proceselor și proiectelor de afaceri. Le vom dedica un articol separat. Regulile de etică modelează stilul relațiilor interne ale angajaților companiei și influențează inevitabil formarea imaginii companiei dumneavoastră în rândul partenerilor. De exemplu, am primit recent o scrisoare de la unul dintre partenerii noștri care începe cu cuvintele „Bună ziua, Bekhterev”. Crezi că am reușit să cooperăm?

Pentru a nu „pierde fața” companiei, efectuând corespondență comercială, este necesar să se respecte „regulile de aur” ale eticii corespondenței în afaceri:

Întotdeauna începem o scrisoare cu o contestație
Subiectul scrisorii trebuie să fie obligatoriu
Înainte de a trimite, este necesar să verificați ortografie, punctuația, greșelile de vorbire
Scrisoarea ar trebui să fie structurată (NU apă!)
Scrisoarea trebuie să conțină formularea corectă
Dacă trimitem atașamente într-o scrisoare, atunci asigurați-vă că scrieți că există fișiere atașate (o astfel de mutare va ajuta la evitarea situațiilor în care trimiteți o scrisoare, dar fișierul nu este atașat; destinatarul, citind scrisoarea și nu a găsit documentul atașat, vă poate răspunde rapid și vă poate scrie că documentele anexate pe care le-ați indicat în scrisoare lipsesc).
Nu ștergem niciodată o conversație. Unul dintre cele mai importante puncte. Istoricul mesajelor nu trebuie niciodată șters, deoarece o scrisoare este un document. Dacă este necesar, trebuie să puteți ridica întotdeauna istoricul corespondenței. Radislav Gandapas, de exemplu, a inclus chiar și o cerere de a nu șterge istoricul corespondenței în semnătura sa.

3. Tipuri de litere

Există multe clasificări diferite, ne propunem să diferențiem literele în funcție de structura de proiectare:

Scrisoare de comunicare (scrisoare de refuz, scrisoare de plângere, scrisoare de confirmare, scrisoare de justificare etc.)
Scrisoarea de aprobare

Scrisoare de comunicare

În acest tip de scrisori, includem toate tipurile de scrisori pe care un angajat le folosește în cursul activităților sale profesionale.

Structura scrisorii

Scrisoarea nu trebuie să fie într-un singur text. Ar trebui să fie clar structurat și bine scris, astfel încât destinatarul să nu piardă din vedere informațiile importante. Structura scrisorii constă din componente clare:

Subiectul scrisorii

Subiectul scrisorii ar trebui să conțină o acțiune specifică pe care o așteptați de la respondent: „acordați un contract”, „sugerați întrebări pentru examinare”, „trimiteți un raport” etc.

Dacă trimiteți documente, atunci subiectul ar trebui să fie o formulare clară a documentelor care sunt conținute în atașamentul scrisorii.

De ce este important să aveți subiectul corect?

Este foarte ușor să găsești scrisoarea necesară pe subiectul scrisorii în fluxul zilnic de informații. Nicio scrisoare nu se va pierde.

Notă: dacă trimiteți o scrisoare în interiorul companiei, atunci subiectul scrisorii este întocmit conform unui standard dat, dacă trimiteți o scrisoare în afara companiei, atunci este recomandabil să redactați subiectul conform model: Numele companiei: scopul scrisorii.

Cu cât textul scrisorii este mai constructiv, cu atât mai bine! Una dintre abilitățile cheie de corespondență de afaceri pe care ar trebui să le dezvolți în rândul angajaților este capacitatea de a-și exprima gândurile în mod clar și concis.

P.S. Dacă la alcătuirea unei scrisori menționăm un fapt din scrisoarea interlocutorului – acesta trebuie citat, separându-l în culoare sau font.

Semnătura corporativă

Șablonul de design al semnăturii corporative trebuie să fie același pentru toți angajații companiei.

Semnătura trebuie să conțină toate datele cheie ale destinatarului, astfel încât, dacă este necesar, destinatarul scrisorii să vă poată contacta cu ușurință.

Cu sinceritate,

Numele complet, funcția.

P.S. Dacă dorim o relație caldă cu un partener/client, atunci ar trebui să emitem o semnătură personală. Oricine este încântat să primească o scrisoare cu o atitudine personală, chiar și în corespondență formală.

Semnătura personală se referă întotdeauna la corpul scrisorii. Exemplu: O zi plăcută/ Mulțumesc / M-am bucurat să vorbesc astăzi / Vă mulțumesc pentru timpul acordat pe o problemă atât de importantă / Bună familie și copii etc.

A copia

Completați ultimele câmpuri „Către” și „Cc”, pentru a nu trimite accidental o scrisoare când aceasta nu este încă gata.

Care este diferența dintre câmpurile „Către” și „Cc”?

În câmpul „Către”, introducem adresa persoanei căreia i se cere să efectueze orice acțiune.

În câmpul „Cc”, introducem adresa unei persoane căreia i-ar fi util să se familiarizeze cu conținutul scrisorii.

P.S. Experiența noastră a dovedit că domeniul Cc este foarte util. Dacă negociem cu un angajat obișnuit, discutăm probleme importante, dar nu primim răspunsuri pe fond și la timp, atunci merită să introducem în copia scrisorii directorului sau a unui manager superior, de îndată ce corespondența va fi începe constructiv.

Din păcate, în multe companii nivelul cultură corporatistă nu la nivelul corespunzator, in urma carora apar situatii cand pentru ca un angajat sa isi faca bine treaba este necesar un control strict din partea echipei de conducere.

De asemenea, în Outlook există o funcție precum „Bcc” - un instrument important care vă permite să informați părțile interesate despre scrisoare, dar în același timp să nu deranjați destinatarul că scrisoarea nu este adresată numai lui!

Scrisoarea de aprobare

Un tip important de scrisoare care vă permite să rezumați rezultatele întâlnirii, să formați acorduri în scris, să indicați momentul finalizării și să clarificați: ambele părți au înțeles corect ce trebuie să realizeze?

Este util să se întocmească astfel de scrisori după o întâlnire, negocieri și întâlniri pentru a avea acorduri scrise și o viziune unitară asupra implementării lor.

Structura literei:

Salutări, adresare și recunoștință participanților la discuție.
Repetarea scopului ședinței la care s-au încheiat acorduri.
O listă a tuturor problemelor care au fost discutate, coroborat cu deciziile luate cu privire la acestea și numirea unei persoane responsabile de executare.
Captarea ideilor care nu necesită implementare urgentă pentru istorie.
Întrebare adresată destinatarilor: Se ia în considerare totul? Există comentarii și completări?

De exemplu:

Design de scrisori

Font

Fontul literei trebuie să fie uniform, caracterele cursive pot fi evidențiate în text puncte cheie, titluri, dar este imperativ să adere la un singur stil de design.

P.S. Trebuie reținut întotdeauna că cuvintele scrise cu majuscule sunt percepute ca ridicând tonul. Ar trebui evitate.

Paragraf

Este recomandabil să aranjați fiecare gând separat într-un paragraf separat pentru a face textul mai ușor de perceput.

Indentare

Paragrafele nu trebuie să fuzioneze unele cu altele. Pentru a face scrisoarea mai lizibilă, indentarea ar trebui să fie după salut, înainte de fiecare paragraf și înainte de semnătură:

Pentru a face ca scrisoarea să pară mai atractivă, este mai bine să plasați linkuri în corpul scrisorii în hyperlinkuri:

Stilul de scriere

Vă invităm la o clasă de master susținută de Sergey Bekhterev.

Câștigă cel puțin 1 oră de timp liber în fiecare zi cu acest antrenament!

La master class vei învăța:
✓ Cum să gestionați sarcinile astfel încât toate sarcinile să fie finalizate 100% și la timp
✓ Cum să pregătiți și să conduceți eficient întâlnirile
✓ Cum să organizați munca productivă a angajaților într-un singur birou

magician_romanв Conceptul de „copie oarbă”, a învăța să nu faci prostii

În mod surprinzător, multe persoane, atunci când li se cere să trimită o scrisoare către mai multe persoane deodată, pur și simplu enumera adresele în câmpul „Către”, acest lucru este normal când această scrisoare este adresată colegilor sau prietenilor tăi, dar când trimiți scrisori către un grup de clienți, astfel arătați tuturor adresele și altor destinatari, dezvăluind de fapt baza lor de adrese.

Este suficient ca oricare dintre clienți să trimită această scrisoare concurentului tău și contactele tale vor curge imediat.

Ciudat, dar mulți oameni departe de a fi proști sunt surprinși să afle că, dacă trebuie să trimiteți o scrisoare multor destinatari, astfel încât să nu se știe unul de celălalt, atunci există un câmp „Bcc” pentru asta.

De exemplu, pentru mail.ru va arăta astfel:

Și așa din nou pe scurt:adresele indicate în „cui” - toată lumea poate vedea cui i-ați trimis scrisorile, indicate în „copie oarbă carbon” - toată lumea crede că scrisoarea îi este doar lui.

Și fiecare destinatar va primi o scrisoare unde va fi în câmpul „către”. doar adresa lui ... Pentru alte programe, dacă nu găsiți unde să specificați copia oarbă, atunci cereți pe cineva să vă arate. Un alt punct mic, asigurați-vă că specificați o adresă în câmpul „către”, majoritatea programelor sau serverelor de e-mail nu vă vor permite să trimiteți o scrisoare fără acest parametru.

Și astfel, atunci când vine vorba de trimiterea unei oferte, știri unui grup de clienți - aici practica folosirii unei copii oarbe este fără ambiguitate, trebuie să vă ascundeți baza de adrese. Un moment interesant cu trimiterea unei scrisori colegilor tăi, aici ei recomandă să acționezi în funcție de situație, de exemplu, trimiterea unei scrisori cu o solicitare de a trimite sugestii (de exemplu, pentru a îmbunătăți serviciul clienți) și dacă fiecare coleg vede că alte persoane au primit aceeași scrisoare, atunci cel mai probabil nu vor răspunde - se vor baza pe alții, așa că trebuie să utilizați o copie oarbă. Dacă această sarcină este îndeplinită, de exemplu, o indicație a „cine” a șefului colegului tău va face pur și simplu minuni, iar misiunea ta va fi îndeplinită.

Întrebare separată cu furnizorii. Pe de o parte, indicarea tuturor destinatarilor din copie ar trebui să arate furnizorului că aveți de ales și el trebuie să vă ofere preturi bune... Pe de alta parte, managerul care a primit scrisoarea ta, vazand ca i-a fost trimisa nu numai lui, este probabil sa reactioneze la cererea ta „cool”. Personal, în opinia mea, cred că în cazul furnizorilor trebuie să folosiți o copie oarbă, cel puțin pentru protecție. secretele comertului, dar mai curând pentru relatie buna cu managerul furnizorului.

Puteți citi un caz recent de eroare de specialitate, când toți destinatarii au văzut alți destinatari: Smack toată lumea în acest chat, chiar au fost oameni solidi - directorii, dar cu toate acestea, mulți au primit spam în schimb.

Ei bine, ca întotdeauna, discuțiile din comentarii sunt binevenite.

Ar putea fi util să citiți: