14 direcții principale de dezvoltare a pieței mondiale SED. Piața mondială a sistemelor electronice de gestionare a documentelor. Principalele tendințe în dezvoltarea pieței globale EDMS

Mulți dintre voi folosiți EDMS în munca dumneavoastră de mult timp, cineva este în proces de implementare, dar există cei care încă se uită îndeaproape. Cu toate acestea, cunoștințele despre sistemele moderne de gestionare a documentelor și a informațiilor ale companiei vor fi utile atât pentru începători, cât și pentru utilizatorii experimentați. Criteriile de selecție EDS

Nu este un secret pentru nimeni că procesele de afaceri bine concepute și optimizate sunt cheia succesului unei companii. Unul dintre cele mai importante procese și consumatoare de resurse este procesul de sprijinire a documentației pentru management. În primul rând, acestea sunt costurile de timp (coordonarea, aprobarea, semnarea, controlul execuției), forța de muncă (necesitatea de a avea în personal un specialist responsabil cu fluxul documentelor), ca să nu mai vorbim de costul consumabilelor și Echipamente de birou... EDMS este conceput pentru a optimiza acest proces și, prin urmare, pentru a reduce semnificativ costurile furnizării acestuia.

În ciuda complexului conditii economice, EDMS pe piața tehnologiei informației rămân printre cele mai solicitate sisteme, deoarece permit:

îmbunătățirea eficienței managementului companiei prin furnizarea conducerii cu toate informațiile necesare pentru luarea deciziilor;
optimizarea muncii angajaților cu documente;
păstrarea informațiilor critice și a activelor necorporale ale companiei (informații care se pot pierde ca urmare a concedierilor sau disponibilizărilor de angajați), adică pentru a asigura continuitatea afacerii sau a proceselor de afaceri.

Desigur, informațiile despre utilitatea tehnologiei moderne pentru profesioniștii de birou nu sunt noi. Dacă citești aceste rânduri, atunci acest subiect este aproape de tine. Poate că mulți dintre voi utilizați EDMS în munca dumneavoastră de mult timp, cineva este în proces de implementare, dar există cei care încă se uită îndeaproape.

Cu toate acestea, cunoștințele despre sistemele moderne de gestionare a documentelor și a informațiilor ale companiei vor fi utile atât pentru începători, cât și pentru utilizatorii experimentați.

Piața se dezvoltă activ, există multe produse, soluții de afaceri, opțiuni suplimentare concepute pentru a rezolva o varietate de sarcini. Și chiar dacă compania ta are deja o soluție pentru automatizarea biroului și munca în echipă a angajaților, atunci probabil că acum te gândești cum să o optimizezi.

Este important de înțeles că sistemele electronice de management al documentelor implementate într-o companie nu sunt un subiect înghețat, ci un organism viu care necesită o atenție, control și dezvoltare semnificative. Dacă sistemul nu este dezvoltat în timp util, atunci foarte curând va deveni depășit și nu va mai fi folosit de angajați.

Serviciu DOW - client EDMS

Poate că acum vă puneți întrebarea: „De ce noi – funcționarii – trebuie să înțelegem piața EDMS dacă există specialiști IT și este pâinea lor să aleagă programele?”

Este naiv să credeți că specialiștii IT vă vor rezolva această problemă! Majoritatea documentelor de astăzi sunt create, procesate și stocate electronic. Angajații sunt de acord cu multe documente folosind ICQ, Skype, e-mail. În plus, documentele sunt create și salvate în diferite formate. Și este datoria grefierilor să gestioneze aceste informații.

Cunosc multe cazuri când funcționarii au devenit de fapt dezvoltatori de sisteme electronice de gestionare a documentelor, prescriind cerințele pentru sistem „de la zero”. De aici a început călătoria lor prin agonia și procesele lungi de dezvoltare, rafinare și implementare a sistemului.

La început, aceștia au acționat ca analiști de afaceri - descriind toate procesele fluxului de lucru. Apoi în rolul de testeri, acceptând rezultatele. Ei bine, și apoi în rolul profesorilor, învățând angajații organizației lor să lucreze cu sistemul. Desigur, toate aceste procese sunt foarte lungi și durează o perioadă semnificativă de timp - în cel mai bun caz, câteva luni, în cel mai rău caz - ani. Ulterior mi-au mărturisit că, dacă ar fi putut participa mai devreme la procesul de selecție, s-ar fi economisit mult timp și efort și bani decenti pentru compania lor! Dar cel mai important lucru este că ar fi organizat munca comună în sistem cu mult timp în urmă - angajații lor și ai companiei.

Dezvoltatorii de soluții personalizate se concentrează în majoritatea cazurilor pe cerințele utilizatorilor. Numai că ei nu țin cont de faptul că de multe ori utilizatorii nu știu ce cerințe să prezinte și ce metode de implementare a sarcinilor lor există.

Cunoașterea produselor de pe piață, înțelegerea principiilor de funcționare a acestora oferă un avantaj la alegere și, în cele din urmă, vă permite să alegeți cea mai eficientă soluție și să vă economisiți energie, nervi și banii companiei.

Ce solutie sa aleg?

Deci, ați decis să înțelegeți situația de pe piața EDMS și să găsiți un sistem potrivit pentru rezolvarea problemelor dumneavoastră. Deschizi internetul și acolo...

Și există atât de multe nume, descrieri, diagrame ale companiilor analitice, diverse comparații pe care pur și simplu le puteți îneca în această mare de informații. Iată doar câteva cifre despre numărul de produse de pe piața rusă.

Din februarie 2010, catalogul sistemelor electronice de management al documentelor de pe site-ul TAdviser conținea aproximativ 179 de articole, lista catalogului Docflow include 170 de produse, există și diverse portaluri independente despre sistemele de management al documentelor, unde lista de soluții include 45 de articole . DSS Consulting identifică soluții de la aproximativ 15-20 de companii care au proiecte de implementare multiple și de succes pe mai multe perioade.

După cum puteți vedea, piața rusă oferă o varietate de soluții legate de clasa sistemelor electronice de gestionare a documentelor.

Sistemele pot fi numite diferit: „sistem de automatizare de birou”, „ sediu electronic"," sistem Managementul operational companie "," sistem de management al conținutului "," sistem ECM ", etc.

S-ar părea, care este diferența? La urma urmei, toate sistemele fac aproape același lucru - asigură gestionarea documentelor electronice. Iar fluxul de lucru este o sferă destul de formalizată și toate soluțiile pentru automatizarea acestuia ar trebui să fie foarte asemănătoare între ele.

Totuși, piața produse software este foarte diversă - există sisteme scumpe și soluții de clasă economică, există sisteme și constructori foarte specializati care vă permit să implementați ideile oricărui client. Toată această diversitate a pieței provine din faptul că aceleași cerințe funcționale sunt implementate în moduri diferite, pe platforme diferite, folosind tehnologii diferite.

În prezent, piața a atins un anumit stadiu de maturitate, liderii săi au apărut printre EDMS, continuă să apară soluții noi, ceea ce indică faptul că procesul de dezvoltare a sistemelor continuă. Spre deosebire de piața de software pentru contabilitate, unde firma 1C conduce, fără îndoială, piața EDMS nu este atât de polarizată, alegerea cumpărătorului este extrem de largă: de la cei mai importanți producători din lume până la dezvoltări personalizate care țin cont de specificul unui anumit client. E greu să-ți dai seama, nu-i așa?

Problema alegerii unui EDMS

Abundența ofertelor de pe piața de software de birou creează o problemă de alegere. Dar din lipsa unor criterii obiective și a metodelor general acceptate de evaluare a calității EDMS-ului propus și a conformității acestora cu nevoile reale ale organizației, există riscul dobândirii sistemului „greșit”: prea slab sau, dimpotrivă , redundant pentru rezolvarea unor probleme specifice. Riscul poate fi exacerbat în timpul fazei de implementare, deoarece chiar și un sistem bun poate fi configurat astfel încât să nu funcționeze eficient.

Ca urmare, majoritatea organizațiilor aleg soluții software în domeniul managementului documentelor electronice pe riscul și riscul lor, ghidându-se după propriile criterii, intuiție sau având încredere în promisiunile dezvoltatorilor și specialiștilor care implementează sistemul.

Cel mai adesea, motivul eșecului nu este atât calitatea soluției software, cât mai degrabă alegerea sa greșită și greșelile făcute în timpul implementării din cauza lipsei de cerințe bine formulate pentru EDMS.

La sfârșitul anului 2008 - începutul lui 2009 DSS Consulting a realizat un studiu în rândul companiilor - utilizatorii EDMS care au implementat EDMS în 2008. La întrebarea: „Cum aleg companiile EDMS?” cele mai populare răspunsuri au fost:

selectate prin recomandări;
informatii analizate pe internet;
a ales prima soluție disponibilă;
soluția a fost „coborâtă de sus”.

Experiența multor companii arată că consecințele unei alegeri nereușite a EDMS nu sunt doar pierderi materiale, temporare, organizaționale, ci și, cel mai important, eșecul organizației de a-și atinge obiectivele și întârzierea în dezvoltare.

În consecință, există o nevoie reală de informații care să permită: pe baza analizei sistemului de documentare suport a proceselor de management și de afaceri ale organizației, să se formuleze cerințe pentru EDMS, pe baza unor criterii obiective de evaluare și comparare a EDMS pe piață, pentru a alege un produs potrivit și a asigura utilizarea eficientă a acestuia...

Criteriile de selecție EDS

Înainte de a aborda un subiect destul de extins pentru a revizui situația actuală de pe piețele ruse și internaționale pentru soluții informatice din această clasă, precum și pentru a analiza soluții specifice, să ne oprim asupra principalelor criterii cărora trebuie să le acordăm atenție, indiferent de clasa produsului software și cota de piață pe care o ocupă.

EDMS al organizației ar trebui să rezolve o gamă largă de sarcini și, în același timp, să fie convenabil și flexibil în personalizare, astfel încât să poată fi susținut de client. Desigur, puteți lua o platformă ECM și puteți obține o soluție ajustată, care ține cont de toate procesele de afaceri ale companiei, dar implementarea unor astfel de sisteme, de regulă, durează de la câteva luni la un an sau mai mult și necesită un nivel financiar considerabil. cheltuieli. Cu toate acestea, doriți întotdeauna ca timpul de implementare să fie minim, iar personalul să se antreneze rapid și, de preferință, fără a întrerupe activitățile de producție.

Cel mai adesea, alegerea EDMS se face pe baza următoarelor criterii:

costul licențelor EDMS și al altor componente necesare (hardware, DBMS);
costul implementării și suportului EDMS;
posibilitatea extinderii sistemului prin module suplimentare și integrare cu alte produse;
Securitatea informațiilor;
platforma și tehnologia utilizată;
reputația dezvoltatorului și furnizorului (organizația care implementează sistemul);
completitudine funcțională.

Luați în considerare semnificația criteriilor de mai sus.

Costul licențelor a fost întotdeauna unul dintre criteriile principale în alegerea unui sistem. Clienții EDMS știu de mult că produs ieftin nu întotdeauna bine.

Sistemul trebuie să fie accesibil, astfel încât clientul să poată efectua el însuși unele dintre setările sistemului, de exemplu, să conecteze și să configureze independent dicționare, cărți de referință, rute standard pentru trecerea documentelor etc., fără a mai fi nevoie să recurgă din nou la serviciile dezvoltatorilor. sau integratori de sistem. Costul de operare a sistemului va fi mai mic.

Sistemul ar trebui să fie o soluție care asigură extinderea ulterioară prin adăugarea de noi module și capabilități.

Gama de posibilități, extinsă prin module suplimentare, poate include atât integrarea cu anumite aplicații, cât și extinderea funcționalității sistemului.

La alegerea unui sistem se acordă o atenție deosebită securității informațiilor acestuia, modului în care sunt implementate principiile protecției datelor confidențiale, modului în care este organizat sistemul de control al accesului, dacă sistemul suportă utilizarea semnăturii și criptării electronice.

Atunci când alegeți un sistem, de regulă, se ține cont de ce platformă este construit și ce tehnologii sunt utilizate. Și aici prioritatea nu este noutatea, ci stabilitatea și fiabilitatea. Sistemul de management al bazei de date (DBMS) utilizat și instrumentele de dezvoltare joacă un rol important în alegere.

Dacă organizația are deja un standard corporativ pentru un DBMS, atunci este mai logic dacă EDMS îl va urma. Nu este de dorit să extindeți lista de SGBD acceptate decât dacă este absolut necesar. Același lucru este valabil și pentru instrumentele de dezvoltare. Cu cât sunt mai celebri și răspândiți, cu atât mai mulți specialiști care le dețin și vor putea dezvolta componente suplimentare pentru EDMS și cu atât riscul de eșec al proiectului din lipsa unor astfel de specialiști este mai mic.

Atunci când alegeți un dezvoltator EDMS, de regulă, factori cum ar fi perioada de lucru pe piața EDMS, reputația în rândul utilizatorilor și concurenților, calitatea suport tehnic, frecvența cu care sunt lansate actualizările de sistem. Este la fel de important să alegeți o companie de încredere - un furnizor EDMS, dacă compania dezvoltatoare nu lucrează direct cu clienții.

În etapa de selecție, este necesar să se evalueze în detaliu experiența proiectelor și implementărilor de succes, nivelul de calificare a personalului. Posibilitatea de a actualiza sistemul informatic într-un interval de timp rezonabil (cu condiții de preț acceptabile) depinde de firma furnizor de specificul întreprinderii.

Poate cel mai important criteriu este completitudinea sistemului. Indiferent cât de bun este sistemul în toți ceilalți indicatori, sarcina sa principală este să asigure implementarea funcțiilor de management documente electronice.

Până acum, clienții au folosit rar o abordare sistematică pentru a evalua completitatea funcțională a EDMS, bazându-se pe opinia subiectivă bazată pe studiul materialelor de marketing sau, în cel mai bun caz, pe o cunoaștere superficială a produsului la un stand cu experiență. Acest lucru nu este suficient pentru utilizarea practică cu succes a EDMS.

Do alegerea potrivita Este practic imposibil fără o evaluare și comparare cuprinzătoare a sistemelor, în primul rând prin parametri funcționali, fără a ține cont de obiectivele strategice și sarcinile curente ale clientului.

O analiză preliminară a pieței poate ajuta la rezolvarea acestei probleme: cunoașterea inițială cu principalii săi participanți, produsele de pe piață, tehnologiile cheie și sistematizarea în funcție de principalii parametri.

Dragi cititori! Datorită faptului că la colectarea materialului pentru acest studiu, funcționalitatea sistemului MOTIV prezentat în recenzie a fost evaluată incorect, editorii, la discreția lor, au ajustat diagramele pentru a reflecta mai exact funcționalitatea acestui produs. Diagramele revizuite indică funcționalitatea sistemului MOTIV versiunea 1.1, care exista la momentul selecției participanților la test (martie 2010). Este posibil ca și unii parametri ai altor sisteme să fie estimați incorect.

De asemenea, vă reamintim că în acest moment materialul este foarte depășit și nu poate servi drept bază pentru evaluarea funcționalității versiunilor moderne ale acestor sisteme sau a relației dintre acestea.

V organizare modernă sistemele electronice de management al documentelor (EDMS) devin un element indispensabil al infrastructurii IT. Cu ajutorul lor, cresc eficiența activităților. societăţi comercialeși întreprinderile industriale, iar în instituțiile de stat pe baza tehnologiilor electronice de gestionare a documentelor se rezolvă sarcinile de management intern, interacțiune interdepartamentală și interacțiune cu populația. Abrevierea general acceptată este SED, deși împreună cu aceasta sunt utilizate și SAD (sistem de automatizare de birou), SEDO (sistem electronic de gestionare a documentelor) și SADO (sistem de automatizare a fluxului de documente).

Un sistem electronic de management al documentelor (EDMS) este un sistem organizatoric și tehnic care asigură procesul de creare, control al accesului și distribuire a documentelor electronice în rețelele de calculatoare, precum și controlul asupra fluxului de documente într-o organizație.

Inițial, sistemele din această clasă au fost considerate doar un instrument pentru automatizarea sarcinilor muncii clasice de birou, dar cu timpul au început să acopere o gamă tot mai largă de sarcini. Astăzi, dezvoltatorii EDMS își orientează produsele să lucreze nu numai cu corespondență și ORD (documente organizaționale și administrative), ci și cu diverse documente interne (contracte, reglementări, referințe și documentatia proiectului, documente privind activitățile de personal etc.). EDMS este folosit și pentru rezolvarea problemelor aplicate, în care o componentă importantă este lucrul cu documentele electronice: gestionarea interacțiunii cu clienții, procesarea cererilor cetățenilor, automatizarea activității departamentului de servicii, organizarea fluxului documentelor de proiect etc. De fapt, orice informație. sistem care asigură lucrul cu documente electronice.

Piața EDMS în ultimii ani a fost unul dintre segmentele cele mai dinamice în curs de dezvoltare ale industriei IT interne. În 2009, conform IDC, pe fondul unei reduceri de aproape 50% a pieței totale de software din Rusia, acest segment a arătat o rezistență ridicată. Conform datelor pentru 2009, scăderea sa nu a fost mai mare de 20-25%. În termeni numerici, piața EDMS astăzi, conform CNews Analytics, este de aproximativ 220-250 de milioane de dolari.

Consumatorii tehnologiilor electronice de gestionare a documentelor sunt organizații de diferite dimensiuni și specificități. În mod tradițional, sectorul public rămâne consumatorul cheie de EDMS. Potrivit experților, aproximativ 30% dintre proiectele de introducere a tehnologiilor electronice de gestionare a documentelor se încadrează institutiile statului... În același timp, este important că interesul statului a devenit baza stabilității pieței EDMS, care, chiar și în condițiile crizei, a primit un impuls semnificativ pentru dezvoltare. Gestionarea electronică a documentelor a fost numită ca un element cheie al conceptului de „guvernare electronică”, a cărui implementare ar trebui să contribuie la eliminarea obstacolelor birocratice în interacțiunea dintre stat, populație și afaceri, precum și la reducerea corupției. Ca o caracteristică a implementării proiectelor în organele guvernamentale și în marile instituții de stat, este de remarcat cerințele crescute pentru securitatea informațiilor. Vorbim despre construcția (dezvoltarea) pe baza unor produse software replicate a sistemelor electronice securizate de gestionare a documentelor.

Despre dezvoltatorii EDMS

Alegând soluții din clasa EDMS, clientul are în vedere diverse opțiuni: o soluție în cutie, o soluție bazată pe o platformă sau o dezvoltare personalizată. Dezvoltatorii ruși oferă în principal soluții gata făcute, în timp ce dezvoltatorii occidentali acționează ca furnizori de platforme pe baza cărora sunt implementate soluții de design și dezvoltări personalizate. Potrivit statisticilor, în structura pieței, ponderea dezvoltatorilor ruși este de aproximativ 95% din numărul total de proiecte pentru implementarea EDMS. Una dintre explicații este că în Rusia specificul lucrului cu documente este încă puternic, bazat pe tradițiile interne de management.

Este de remarcat faptul că un număr de furnizori au început să ofere EDMS clienților în modul SaaS (Software as a Service), dar până acum această abordare, din mai multe motive (încrederea în furnizor, calitatea și fiabilitatea comunicării). canale), este privit mai degrabă ca o formă de familiarizare cu capacitățile sistemului și nu ca o abordare reală a automatizării fluxului de lucru.

Una dintre tendințele emergente este utilizarea sistemelor ECM (Enterprise content management) pentru lucrul cu documente.

Pe baza materialelor enciclopediei libere (Wikipedia):
Enterprise content management (ECM) - managementul conținutului întreprinderii sau managementul informațiilor corporative.

În cadrul conceptului ECM, fluxul de lucru este considerat una dintre sarcinile de asigurare a lucrului cu informații corporative. Această abordare este susținută în principal de dezvoltatorii occidentali. Și, deși în Rusia cererea pentru astfel de tehnologii este încă în stadiul de formare, multe EDMS interne au implementat deja diverse componente ECM: managementul documentelor, gestionarea imaginilor documentelor, stocarea pe termen lung a documentelor, gestionarea fluxului de lucru și lucrul colectiv cu documente. În mod fundamental, tehnologiile ECM diferă de EDMS prin elaborarea mai profundă a conținutului web și a problemelor de gestionare a conținutului multimedia.

Inițiative guvernamentale în jurul „Documentului electronic”

În 2009-2010, mai multe inițiative guvernamentale globale legate de organizarea unui funcționar interacțiune electronicăîntre stat, populație și afaceri, având ca scop creșterea nivelului de pătrundere a tehnologiilor informaționale în diverse aspecte ale vieții de stat și publice. Printre acestea se numără aprobarea listei de servicii publice furnizate populației prin intermediul internetului, precum și aprobarea prevederilor privind sistemul de gestionare a documentelor interdepartamentale, care au fost primii pași importanți către implementarea conceptului de „guvernare electronică”.

Este important de menționat că problema temeiului juridic al unui document electronic este încă deschisă. Astăzi, activitățile participanților la gestionarea documentelor electronice sunt guvernate de legile și reglementările privind utilizarea documentelor electronice. semnatura digitala(EDS), GOST și instrucțiuni pentru munca de birou și arhivare, legi și reglementări privind tehnologia de informație... Se pare că regulile și procedurile de lucru cu documentele au fost stabilite la nivel de stat, există cerințe de securitate pentru sistemele informaționale, dar legislația nu a fost încă definită. statut juridic document electronic.

Standarde EDMS

Astăzi, activitățile dezvoltatorilor EDMS nu sunt practic reglementate. Dezvoltarea produselor software și implementarea proiectelor de implementare, dezvoltatorii și furnizorii, într-o măsură sau alta, sunt ghidate de următoarele documente normative și legale:

GOST R 51141-98. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții (aprobate prin decretul Standardului de stat al Federației Ruse din 27 februarie 1998 nr. 28);
Legea federală nr. 1-FZ din 10 ianuarie 2002 „Cu privire la semnăturile electronice digitale” (modificată la 8 noiembrie 2007);
GOST R 6.30-2003. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente (aprobat prin rezoluția Gosstandart al Federației Ruse din 3 martie 2003 N 65-st);
Decretul Guvernului Federației Ruse din 22 septembrie 2009 nr. 754 „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind sistemul de gestionare a documentelor electronice interdepartamentale”;
Legea federală nr. 149-FZ din 27 iulie 2006 „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”.

La implementarea proiectelor pentru implementarea EDMS, în cazul lucrului cu date cu caracter personal, este necesar să se ghideze după cerințele Legilor federale din 27 iulie 2006 N 152-FZ „Cu privire la datele cu caracter personal” și din 27 decembrie 2009. N 363-FZ „Cu privire la modificările la articolele 19 și 25 Lege federala„Despre datele personale”.

Întrucât GOST-urile sunt de natură recomandativă, dezvoltatorii includ flexibilitate maximă în soluțiile lor, astfel încât pe baza sistemului să fie posibilă, în funcție de client, implementarea diferitelor scheme de lucru cu documente. Adesea, arhitectura și logica sistemului ar trebui să ofere abordări diferite și, uneori, opuse ale automatizării documentelor. Lipsa standardelor general acceptate este o problemă nu numai pentru dezvoltatori, ci și pentru clienți, deoarece alegerea cerințelor pentru EDMS devine prea subiectivă. Adesea, întreprinderile nici măcar nu se pot concentra pe practicile din industrie (această abordare s-a dovedit bine atunci când aleg un furnizor de sisteme IT din clasa ERP, CRM, HRM etc.). Regulile și reglementările pentru lucrul cu documente pot diferi de la o companie la alta, nu numai în cadrul aceleiași industrii, ci chiar și în cadrul aceluiași grup de companii. Câteva exemple simple: întreprinderea funcționează în conformitate cu GOST-urile sau nu? Cât de clar corespunde lucrul cu documentele GOST-urilor? Este conducerea de vârf pregătită să lucreze în sistem sau asistenții și secretarii vor lucra pentru conducerea de vârf? Întreprinderea folosește vreuna dintre practicile de management occidentale? Ce instrumente de automatizare folosesc angajații în munca lor? Și deși, în general, complexul de sarcini de gestionare a documentelor electronice este destul de clar, metodele de implementare a acestora variază foarte mult. Se dovedește că una dintre cerințele principale pentru dezvoltatorii de EDMS modern este să ofere o soluție adecvată din punct de vedere al prețului, calității și timpului de implementare, indiferent de specificul muncii clientului (cu alte cuvinte, satisfacerea oricăror specific) .

Capacitățile tehnice ale sistemelor electronice moderne de gestionare a documentelor

Revizuirea ia în considerare cele nouă cele mai comune EDMS din Rusia: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Flux de documente (1C), Boss-referent (BOSS - Referent, IT Group) ), BUSINESS (EOS), EVFRAT (Tehnologii cognitive), MOTIV (Motive). În mod deliberat, nu am inclus în el soluțiile dezvoltatorilor ruși bazate pe platforma Documentum (EMC Documentum), deoarece în acest caz nu putem vorbi despre nicio funcționalitate și replicabilitate specifice. Pentru pregătirea revizuirii s-au folosit informații din surse deschise: materiale informative și versiuni demo ale produselor software. Viziunea prezentată asupra EDMS este o încercare de a evalua capacitățile și gradul de pregătire a produselor software pentru a rezolva problemele urgente ale organizării managementului documentelor electronice într-o întreprindere.

Criteriile evidențiate în recenzie vă vor ajuta să analizați posibilitățile soluțiilor luate în considerare din punctul de vedere al implementării tehnice a anumitor sarcini EDMS. Toate posibilitățile sunt împărțite în șapte circuite funcționale:

înregistrarea și introducerea documentelor;
lucrul cu documente;
managementul și controlul fluxului de lucru;
căutare și analiză de informații;
Securitatea informațiilor;
suport pentru fluxul de lucru pe hârtie;
instrumente standard de personalizare.

Caracteristicile generale ale sistemelor au fost prezentate într-un tabel separat.

Revizuirea oferă o serie de criterii evidente inerente tuturor sistemelor luate în considerare (și tuturor sistemelor din clasa EDMS, în principiu) și criteriile care fac posibilă distingerea soluțiilor unele de altele. În general, capacitățile funcționale ale sistemelor coincid și doar o specificare detaliată a unora dintre sarcinile fundamentale ale fluxului de documente și particularitățile implementării lor ne permit să comparăm diverse soluții. Trebuie remarcat faptul că există o practică de implementare destul de mare pentru toate sistemele prezentate în revizuire. Aceste sisteme sunt folosite de sute de organizații pentru a-și automatiza fluxul de lucru. Pe lângă aceste soluții, pe piață există peste 50 de produse software care nu sunt utilizate pe scară largă.

Dacă analizăm noile versiuni de sisteme care ocupă poziții de lider pe piață, atunci trebuie remarcat faptul că în ultimii trei ani dezvoltarea lor a vizat în principal îmbunătățirea capacităților de servicii, deoarece capacitățile de bază într-o formă sau alta au fost deja implementate mai devreme. Dacă vorbim despre noi capabilități tehnice, atunci putem observa potențialul de dezvoltare a EDMS în direcția gestionării diferitelor tipuri de conținut (multimedia), utilizarea tehnologiilor de autoprocesare și analizarea conținutului documentului. Dar până acum o astfel de funcționalitate nu este obligatorie pentru EDMS și, cel mai important, cererea pentru aceasta în Rusia nu a fost încă pe deplin formată.

La compararea funcționalității EDMS, sunt adoptate următoarele denumiri:

„+” - oportunitatea a fost implementată;
„+/−” - oportunitatea este disponibilă în cadrul funcționalității limitate sau este necesar un software suplimentar;
"-" - oportunitatea nu a fost implementată.

Tabelul 1. Caracteristici generale ale celor mai populare EDMS

Orez. 1. Caracteristici generale ale celor mai populare EDMS

Tabelul 2. Înregistrarea și introducerea documentelor

Orez. 2. Înregistrarea și introducerea documentelor

Tabelul 3. Lucrul cu documente

Orez. 3. Lucrul cu documente

Tabelul 4. Managementul și controlul fluxului de lucru

Orez. 4. Gestionarea și controlul fluxului de lucru

Tabelul 5. Căutarea și analiza informațiilor

Orez. 5. Căutarea și analiza informațiilor

Tabelul 6. Securitatea informațiilor

Orez. 6. Securitatea informațiilor

Tabelul 7. Suport pentru fluxul de lucru pe hârtie

Orez. 7. Suport pentru fluxul de lucru pe hârtie

Tabelul 8. Instrumente de configurare standard

Orez. 8. Instrumente standard de personalizare

Tabelul 9. Evaluarea finală a funcționalității ERMS

Orez. 9. Evaluarea finală a funcționalității ERMS

Pentru o evaluare cuprinzătoare, vom lua în considerare EDMS prezentat în funcție de raportul preț / funcționalitate care este clar pentru toată lumea. Nu luăm în considerare al treilea criteriu important - „Timpul de implementare”, deoarece depinde foarte mult nu numai de instrumentele de personalizare oferite de sistem, ci și de calificările și motivația echipei de proiect. Mai jos este poziția sistemelor în ceea ce privește „prețul/funcționalitatea optimă” pentru proiecte mici (pentru 20 de utilizatori) și pentru proiecte destul de mari (pentru 100 de utilizatori).

Diagrama 1. EDMS „Preț/funcționalitate optimă” (20 utilizatori)

Orez. 10. EDMS „Preț/funcționalitate optimă” (20 utilizatori)

Diagrama 2. EDMS „Preț/funcționalitate optimă” (100 de utilizatori)

Orez. 11. EDMS „Preț/funcționalitate optimă” (100 de utilizatori)

Aceste diagrame sunt construite după principiul „cadrantului magic al Gartner”, în care sistemele situate în cadranul I au raportul optim după criteriul „preț optim/funcționalitate”. În cadranele II și IV ale diagramei există sisteme care nu au indicatori echilibrați de preț și funcționalitate.

Criteriul ales pentru studiu ne permite să evaluăm diverse EDMS din punctul de vedere al gradului de pregătire a acestora de a rezolva probleme reale ale managementului documentelor electronice într-o întreprindere modernă. Grupul de lideri, atât în cazul proiectelor mici (Diagrama 1), cât și al proiectelor mari (Diagrama 2), a inclus sistemele Directum, DocsVision, MOTIV și EVFRAT. Restul sistemelor sunt situate în cadranele II și IV. Singura excepție a fost sistemul DELO, care a intrat și în cadranul I al diagramei pentru EDMS pentru 20 de utilizatori. Rezultatele obţinute de EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Document Flow, Boss Referent, BUSINESS, arată că aceste sisteme nu oferă o abordare integrată pentru automatizarea lucrărilor cu documente, ci sunt propuneri de nişă axate doar pe rezolvarea unei anumite clase de electronice. probleme de flux de documente. Absența sistemelor în cadranul III se explică prin faptul că revizuirea a considerat cel mai comun EDMS din Rusia și nu toate sistemele oferite în prezent clienților.

Sperăm că această prezentare generală vă va fi utilă atunci când alegeți un sistem. Aș dori să remarc că prin implementarea EDMS astăzi, organizația nu numai că își mărește eficiența activităților, dar și, ceea ce este foarte important, câștigă experiență și practică valoroasă în condiții noi - în condițiile circulației documentelor electronice.

P. S. Pentru pregătirea revizuirii au fost utilizate numai materiale disponibile public de pe site-urile web oficiale ale producătorilor de EDMS. După publicarea articolului, s-a dovedit că, din cauza descrierii incomplete a produselor de către compania Industrial Information Systems, informațiile despre soluția lor sunt inexacte. Vom studia această problemă în detaliu și vom descrie rezultatele în articolul următor.

Centrul de informare și analiză TAdviser a publicat tradiționalul raport anual privind piața sistemelor electronice de management al documentelor (EDMS) și managementului conținutului (ECM). De această dată se referă la proiecte începute și finalizate în 2016 și 2017.

Evaluarea pieței EDMS din Rusia în termeni monetari

Potrivit TAdviserului, în 2016 volumul pieței interne de sisteme EDMS/ECM sa ridicat la aproximativ 41,6 miliarde de ruble... Piața a crescut de-a lungul anului pe 10%... Aceeași dinamică ( 10% ) experții se așteaptă și la rezultatele anului 2017.

Profitul maxim din vânzări, implementare și întreținere a sistemelor electronice de management al documentelor în 2016 a fost primit de rețeaua de francizați 1C. Venitul total al vânzătorului și al partenerilor a fost 2,75 miliarde de ruble... în care peste 2 miliarde de ruble 1C și francizații săi au câștigat bani din serviciile de implementare și întreținere a EDMS, în timp ce vânzarea de licențe a atras toate 650,5 milioane de ruble... Cu toate acestea, rezultatele rețelei de afiliați au fost prezentate în afara ratingului, deoarece acesta nu este unul, ci un număr mare de jucători de pe piață.

Prima linie a clasamentului oficial a fost luată de compania „Business Logic” cu venituri anuale 1,86 miliarde de ruble, al doilea - „Croc” cu 1,38 miliarde de ruble, al treilea TerraLink cu 964 de milioane de ruble... Partenerul nostru EOS pentru vânzarea, implementarea și întreținerea EDMS „DELO” și EOS pentru SharePoint în 2016 a câștigat 793,5 milioane de rubleși și-a asigurat locul 4 în clasamentul general.

Compilatorii de rating notează că majoritatea participanților la ratingul EDMS/ECM au prezentat o dinamică pozitivă a veniturilor în 2016. Doar 2 din 16 companii și-au înrăutățit indicatori financiari- și aceștia sunt integratori, nu vânzători. Toți dezvoltatorii EDMS au rămas în negru.

Evaluare EDMS în funcție de numărul de proiecte

După numărul de proiecte începute și finalizate în 2016, Directum ( 739 ). Partenerii noștri EOS ( 593 proiecte publice pentru anul) și 1C ( 178 proiecte) ocupă rândurile a 2-a și, respectiv, a 4-a.

Distribuția sectorială a proiectelor

TAdviser nu a afișat statistici privind distribuția proiectelor EDMS pe industrie în acest an. Cu toate acestea, compania internațională de cercetare IDC a făcut-o pentru el. Conform calculelor ei, în 2016 întreprinderile rusești din sectorul industrial, de stat și financiar au investit cel mai mult în ECM. Dar au abordat problema diferit. Industriașii cu cea mai mare cotă de piață ( 25% ) axat pe automatizarea fluxului de lucru intern: extinderea funcționalității EDMS în ceea ce privește managementul proiectelor, automatizarea scenariilor tipice ale întreprinderii și integrarea EDMS cu sisteme tranzacționale (, CPM, BI). Ocupând 23% pe piață, sectorul public în 2016 a rezolvat în principal problemele dezvoltării MEDO și conectarea noilor participanți la cooperarea interdepartamentală. Instituții financiare cu o acțiune 16% s-au concentrat pe automatizarea fluxului de lucru extern: crearea de dosare electronice pentru clienți, aplicații mobile, automatizarea procesului de acordare a creditelor.

Motorii cheie ai creșterii pieței EDMS

Piața EDMS/ECM din Rusia crește anual pe 10%... Acest lucru este facilitat de o serie de factori:

Situație economică dificilă... Criza prelungită a forțat întreprinderile să se gândească mai serios la reducerea investițiilor și la înăsprirea controlului financiar. Mulți, din cauza situației economice tensionate, s-au gândit mai întâi la evaluarea și optimizarea proceselor lor de afaceri. Și am găsit o soluție eficientă - sisteme EDMS / ECM.

Proces de înlocuire a importurilor... În 2016, Guvernul Federației Ruse a emis ordinul nr. 1588-r, obligând organisme federale ramura executivă și fondurile extrabugetare ale statului să treacă la software rusesc. De atunci, producătorii de sisteme electronice autohtone de gestionare a documentelor au cunoscut o cerere constantă pentru soluțiile lor. Este posibil ca, în urma organizațiilor de stat și a organelor administrației publice, mari companii din industrie cu participarea statului. Și acesta este segmentul principal de clienți pentru sistemele EDMS și ECM. Totuși, ca și în situația actuală, tranziția nu va fi bruscă. Înlocuirea sistemelor informaționale la scară largă este întotdeauna asociată cu costuri și riscuri ridicate, așa că modernizarea trebuie să fie fără probleme. Puteți începe prin a vă actualiza baza de date și a trece la software cu sursă deschisă, cum ar fi trecerea la PostgreSQL.

Îndreptarea către economia digitală... Statul lansează sistematic servicii electronice („Gosuslugi”, „Tax.ru”), societăți comerciale etc. Transferul proceselor de afaceri într-un mediu electronic este o modalitate eficientă de a reduce costul bunurilor și serviciilor, de a optimiza forța de muncă, timpul și costurile financiare.
Dezvoltarea rapidă a noilor tehnologii... Odată cu dezvoltarea de noi instrumente de procesare și stocare a datelor (blockchain, big data, inteligență artificială), evoluează și sistemele electronice de gestionare a documentelor. Funcționalitatea lor se extinde, apar noi instrumente de standardizare, vizualizare și analiză a informațiilor (BI). EDMS sunt din ce în ce mai folosite ca depozite de date corporative.
Nevoia de automatizare YuZEDO... În 2016–2017, în organizațiile de diferite dimensiuni și industrii, a existat o nevoie urgentă de a automatiza fluxul de documente semnificativ din punct de vedere juridic (YuZEDO). Mai mult decât atât, vorbim nu doar despre utilizarea unei semnături electronice calificate și schimbul online de documente certificate, ci și despre nevoile la nivelul unor mecanisme de integrare cu drepturi depline care să permită minimizarea operațiunilor manuale și asigurarea continuității end-to- procesele finale.
Mobilizare totală... În prezent, nu numai managerii, ci și interpreții obișnuiți au nevoie de acces la programele de lucru de pe dispozitivele mobile. Capacitatea de a se conecta la un EDMS corporativ de pe un telefon personal sau o tabletă permite unui angajat să învețe rapid despre noi sarcini și să le finalizeze mai rapid. Tranziția totală a comunicațiilor corporative către un mediu mobil a dus la apariția unei întregi industrii care servește mobilul pentru afaceri. Include furnizarea de conținut, servicii pentru dezvoltarea instrumentelor corporative de protecție a datelor, proiectarea și crearea de aplicații mobile.
Distribuție de servicii cloud... Tehnologiile Cloud EDMS sunt utilizate în mod activ la nivel de stat. Este posibil să solicitați schimbarea permisului de conducere sau a pașaportului, să plătiți taxe, să obțineți certificate de locuințe și servicii comunale astăzi în mediul digital - prin site-urile serviciilor publice. În ceea ce privește sfera comercială, pentru întreprinderile mici și mijlocii, platforma ECM trebuie să fie cu siguranță bazată pe cloud. Este neprofitabil din punct de vedere economic pentru organizațiile din segmentul IMM-urilor să cumpere o versiune în cutie a EDMS. Utilizarea sistemelor de management al conținutului bazate pe cloud este foarte convenabilă pentru întreprinderile mari. Astfel de ECM-uri nu sunt limitate în ceea ce privește scalabilitatea, sunt centralizate și oferă acces omniprezent angajaților de pe orice tip de dispozitiv 24/7.
Creșterea atacurilor virale... Valul recent de atacuri de viruși a provocat o creștere a interesului pentru EDMS ca sistem de stocare centralizat pentru informații corporative.

Prognoze pentru viitorul apropiat

Experții asociază creșterea în continuare a pieței cu dezvoltarea YuZEDO, arhiva financiară și îmbunătățirea mecanismelor de integrare a EDMS cu alte sisteme informatice ale întreprinderii. Astăzi EDMS este integrat perfect cu serviciile analitice și programele de contabilitate. În viitorul apropiat, sistemele electronice de management al documentelor se vor integra și mai strâns în peisajul IT al organizațiilor. Experții permit chiar lansarea de soluții convergente pentru lucrări complexe cu toate tipurile de date și conținut ale companiei.

Chatbot-urile și mecanismele de inteligență artificială vor deveni mai răspândite în sistemele electronice de gestionare a documentelor. Dintr-un serviciu de înregistrare a documentelor, EDMS se va transforma într-un sistem multifuncțional de documentare a tuturor activităților comerciale ale unei întreprinderi, un centru de dispecerizare a informațiilor, luând în considerare datele unei varietăți de sisteme informaționale. În plus, EDMS va deveni principalul furnizor de date pentru analize profunde și cuprinzătoare în sistemele BI.

Constrângeri

Experții numesc printre principalele bariere în calea dezvoltării pieței EDMS:

Limitări ale cadrului legal... Fluxul de documente electronice este încă folosit nu ca principal, ci ca pe hârtie duplicat.
Unificare insuficientă a EDMS, lipsa unui standard și reglementări unice... De exemplu, angajații întreprinderilor industriale lucrează nu numai cu rapoarte standard, ci și cu documentație de inginerie specializată (desene din AutoCAD). Absența unor astfel de documente în formulare standard îi împiedică pe mulți să implementeze EDMS.

Experiență în implementarea EDMS „SoftExpert”

Dezvoltarea civilizației umane este însoțită de o creștere uimitoare a volumului de informații create, procesate și stocate. De exemplu, conform revistei ASAP, în lume apar în fiecare an aproximativ 6 miliarde de documente noi. Potrivit Delphi Consulting Group, în prezent doar în Statele Unite ale Americii se creează zilnic peste 1 miliard de pagini de documente, iar în arhive sunt stocate peste 1,3 trilioane. diverse documente.

De remarcat faptul că fluxurile de informații corporative sunt extrem de diverse în ceea ce privește sursele și formele de prezentare a acesteia. Cu toate acestea, ele pot fi clasificate condiționat în funcție de forma de stocare: în documente electronice și pe hârtie. Se estimează că în prezent doar aproximativ 30% din toate informațiile corporative sunt stocate electronic (atât structurate ”în baze de date, cât și nestructurate). Toate celelalte informații (aproximativ 70%) sunt stocate pe hârtie, ceea ce face dificilă găsirea lor. Cu toate acestea, acest raport se schimbă treptat în favoarea formei electronice de stocare (în special, prin dezvoltarea sistemelor electronice de arhivare). Potrivit Delphi Consulting Group, volumul de informații corporative de tip text electronic se dublează la fiecare 3 ani. Conform prognozei aceleiași reviste ASAP, până în 2004 doar aproximativ 30% din informațiile corporative vor rămâne pe hârtie, iar 70% din informații vor fi stocate în format electronic. Este puțin probabil, desigur, ca într-o zi toate documentele să devină doar electronice, dar nu există nicio îndoială că forma electronică de stocare a documentelor va prevala în viitor.

Aceste cifre și date impresionante indică doar că pentru orice întreprindere sau organizație, problemele de optimizare a fluxului de lucru și control asupra procesării informațiilor sunt de o importanță cheie. Această afirmație poate fi confirmată de următoarele date. Potrivit Siemens Business Services, un manager își petrece până la 80% din timpul său de lucru lucrând cu informații, până la 30% din timpul angajaților este alocat pentru crearea, căutarea, acordul și trimiterea documentelor, fiecare document intern este copiat, în medie , de până la 20 de ori și până la 15 % din documentele corporative sunt pierdute iremediabil (în timp ce, conform revistei ASAP, angajatul mediu petrece anual până la 150 de ore din timpul său de lucru căutând informații pierdute). Există, de asemenea, estimări că munca cu documente reprezintă până la 40% din resursele de muncă și până la 15% din veniturile corporative.

De aceea managementul eficient al întreprinderilor și organizațiilor nu în ultimul rând depinde de soluționarea corectă a problemelor formării prompte și de înaltă calitate a documentelor electronice, controlul executării acestora, precum și organizarea atentă a stocării, căutării și utilizării acestora. Nevoie în buna guvernare documente electronice și a condus la crearea sisteme electronice de gestionare a documentelor (EDMS), căruia îi este dedicat acest articol. Scopul principal al articolului este de a prezenta o retrospectivă pentru cititorii Jet Info. de ultimă oră piața globală EDMS, perspectivele de dezvoltare a acesteia, precum și un număr destul de mare de exemple de aplicare EDMS în lume. Vă puteți familiariza mai în detaliu cu toate problemele legate de EDMS folosind un număr destul de mare de resurse web specializate (atât în rusă, cât și în engleză), de exemplu, www.document.ru, www.docflow.ru, site-uri ale dezvoltatorilor EDMS etc. ... ...

Concepte de bază ale sistemelor electronice de management al documentelor

Scopul EDMS

Potrivit analiștilor din industrie, managementul electronic al documentelor include: crearea documentelor, prelucrarea acestora, transmiterea, stocarea, ieșirea informațiilor care circulă într-o organizație sau întreprindere, pe baza utilizării rețelelor de calculatoare. În general, se obișnuiește să se înțeleagă managementul fluxului de documente electronice ca organizarea mișcării documentelor între departamentele unei întreprinderi sau organizații, grupuri de utilizatori sau utilizatori individuali. Totodată, deplasarea documentelor nu înseamnă deplasarea fizică a acestora, ci transferul drepturilor de utilizare a acestora cu notificarea anumitor utilizatori și controlul executării acestora.

IDC definește conceptul de EDMS după cum urmează (sens EDMS ”Sisteme electronice de gestionare a documentelor): „EDMS asigură procesul de creare, control al accesului și distribuire a unor volume mari de documente în rețelele de calculatoare, precum și asigurarea controlului asupra fluxului de documente în organizație. Adesea, aceste documente sunt stocate în depozite speciale sau în ierarhia sistemului de fișiere. Tipurile de fișiere acceptate în mod obișnuit de ERMS includ: documente text, imagini, foi de calcul, date audio, date video și documente Web. Capacitățile generale ale EDMS includ: crearea de documente, controlul accesului, conversia datelor și securitatea datelor”.

Scopul principal al EDMS „este organizarea stocării documentelor electronice, precum și lucrul cu acestea.(în special, căutarea lor atât după atribute, cât și după conținut). EDMS ar trebui să urmărească automat modificările documentelor, termenele limită pentru executarea documentelor, mișcarea documentelor și, de asemenea, să controleze toate versiunile și subversiunile acestora. Un EDMS integrat ar trebui să acopere întregul ciclu de afaceri al unei întreprinderi sau organizații „de la stabilirea unei sarcini pentru a crea un document până la anularea acestuia în arhivă, să ofere stocare centralizată a documentelor în orice format, inclusiv documente complexe complexe. EDMS ar trebui să combine fluxuri de documente disparate ale întreprinderilor îndepărtate geografic într-un singur sistem. Acestea trebuie să ofere un management flexibil al documentelor atât prin definirea rigidă a rutelor de trafic, cât și prin rutarea liberă a documentelor. În EDMS ar trebui implementată o delimitare strictă a accesului utilizatorilor la diverse documente, în funcție de competența acestora, de funcția deținută și de atribuțiile care le sunt atribuite. În plus, EDMS ar trebui să fie ajustat la structura organizațională și de personal existentă și la sistemul de management al biroului întreprinderii, precum și să se integreze cu sistemele corporative existente.

Principalii utilizatori ai EDMS sunt organizațiile guvernamentale mari, întreprinderile, băncile, marile întreprinderi industriale și toate celelalte structuri ale căror activități sunt însoțite de un volum mare de documente create, procesate și stocate.

Principalele proprietăți ale EDMS

Deschidere

Toate EDMS sunt construite pe o bază modulară, iar API-urile lor sunt deschise. Acest lucru vă permite să adăugați noi funcții la EDMS sau să le îmbunătățiți pe cele existente. În prezent, dezvoltarea de aplicații integrate cu EDMS a devenit un tip separat de afacere în industrie. productie industriala Software-ul și mulți terți sunt pregătiți să-și ofere serviciile pe acest segment de piață. Posibilitatea de adăugare relativ simplă la EDMS a multor module de la terți extinde semnificativ funcționalitatea acestora. De exemplu, pentru EDMS au fost dezvoltate module pentru introducerea documentelor de la un scanner, comunicarea cu prin e-mail, cu programe de redirecționare a faxurilor etc.

Grad ridicat de integrare cu aplicația software

Caracteristica cheie a EDMS este un grad ridicat de integrare cu diverse aplicații software prin utilizarea tehnologiilor Automatizare OLE, DDE, ActiveX, ODMA, MAPIși altele. Și direct atunci când lucrați cu documente, nu este nevoie să utilizați utilitățile EDMS. Utilizatorii se ocupă doar cu programe de aplicație obișnuite: la momentul instalării părții client a EDMS, programele de aplicație sunt completate cu noi funcții și elemente de meniu. De exemplu, un utilizator al procesorului de text MS Word, deschizând un fișier, vede imediat biblioteci și foldere cu documente EDMS (de unde selectează documentul de care are nevoie). La salvare, documentul este plasat automat în baza de date EDMS. Același lucru este valabil și pentru alte programe de birou și specializate.

De asemenea, trebuie remarcat faptul că în majoritatea EDMS-urilor obișnuite este implementată integrarea cu cele mai cunoscute sisteme ERP (în special, cu SAP R/3, Oracle Applications etc.). Abilitatea de a se integra cu diverse aplicații este una dintre trăsăturile caracteristice ale EDMS. Datorită lui, EDMS poate acționa ca o legătură între diverse aplicații corporative, creând astfel baza pentru organizarea muncii de birou într-o întreprindere. Unii analiști din industrie cred chiar că EDMS poate deveni baza sistemului informațional corporativ al unei întreprinderi sau organizații (există și alte opinii).

Caracteristici de stocare a documentelor

EDMS funcționează în principal pe baza arhitecturilor distribuite și utilizează diverse combinații de tehnologii pentru colectarea, indexarea, stocarea, căutarea și vizualizarea documentelor electronice. În majoritatea EDMS, este implementat un sistem ierarhic de stocare a documentelor (conform principiului „cabinet / rafturi / folder”). Fiecare document este plasat într-un folder, care, la rândul său, se află pe raft etc. Numărul de niveluri de imbricare la stocarea documentelor nu este limitat. Unul și același document poate fi inclus în mai multe foldere și rafturi datorită utilizării mecanismului de legătură (documentul original în acest caz rămâne neschimbat și este stocat într-un loc stabilit de administratorul ERMS). Într-un număr de EDMS, capacități de stocare și mai puternice sunt implementate prin organizarea legăturilor între documente (aceste legături pot fi stabilite și editate grafic).

Orice document din EDMS are un anumit set de atribute (de exemplu, numele său, autorul documentului, momentul creării acestuia etc.). Setul de atribute se poate schimba de la un tip de document la altul (rămâne neschimbat în cadrul unui tip de document). În EDMS, atributele documentului sunt stocate într-o bază de date relațională. Pentru fiecare tip de document, folosind instrumente vizuale, se creează un șablon de card, unde numele atributelor documentului sunt prezentate într-o formă grafică clară. Când un document este introdus în EDMS, se ia șablonul necesar și se completează cardul (se introduc valorile atributelor). După completare, cardul este asociat cu documentul în sine.

În cele mai multe cazuri, partea de server a EDMS constă din următoarele componente logice (care pot fi localizate atât pe unul, cât și pe mai multe servere):

Depozite de atribute ale documentelor (carduri);
Depozitare documente;
Servicii de indexare full-text.

Stocarea documentelor se referă de obicei la stocarea conținutului documentului. Magazinul de atribute și depozitul de documente sunt adesea denumite în mod colectiv „arhivă de documente”. Pentru a stoca atribute în majoritatea EDMS, sunt folosite Oracle, Sybase, MS SQL Server și Informix DBMS, care oferă o căutare a documentelor după atribute.

Pentru a stoca conținutul documentelor direct în majoritatea serverelor de fișiere EDMS se folosesc MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX etc. În acest caz, pot fi implementate și combinații eterogene de medii de rețea. De exemplu, o bază de date cu atribute de document poate rula sub UNIX pe o rețea TCP/IP, în timp ce documentele în sine pot fi stocate sub Novell NetWare printr-o rețea IPX/SPX. Trebuie remarcat faptul că mari avantaje EDMS sunt stocarea documentelor în formatul lor original și recunoașterea automată a multor formate de fișiere.

Recent, a devenit din ce în ce mai popular să stocați documente împreună cu atribute într-o bază de date. Această abordare are avantajele și dezavantajele sale. Avantajul este o creștere semnificativă a securității accesului la documente, iar principalul dezavantaj este „eficiența scăzută a lucrului cu documente cu o cantitate mare de informații stocate. Această abordare necesită, de asemenea, utilizarea de servere puternice, cu cantități mari de memorie RAM și hard disk. În plus, în cazul unei eșecuri a bazei de date, va fi foarte dificil să recuperați documentele stocate în ea. De asemenea, este necesar să fie strict legat de un anumit SGBD.

Caracteristici de rutare a documentelor

Modulele EDMS responsabile pentru fluxul documentelor sunt de obicei numite module de rutare a documentelor. În general, sunt utilizate conceptele de rutare a documentelor „liber” și „rigid”. Cu rutarea „gratuită”, orice utilizator care participă la fluxul de lucru poate, la discreția sa, să modifice ruta existentă de trecere a documentelor (sau să stabilească nou traseu). În cazul traseului „hard”, rutele pentru trecerea documentelor sunt strict reglementate, iar utilizatorii nu au dreptul să le modifice. Cu toate acestea, cu rutarea „hard”, operațiunile logice pot fi procesate atunci când ruta este schimbată atunci când sunt îndeplinite anumite condiții predefinite (de exemplu, trimiterea unui document către management atunci când un anumit utilizator își depășește autoritatea oficială). În majoritatea EDMS, modulul de rutare este inclus în setul de livrare, în unele EDMS trebuie achiziționat separat. Modulele de rutare cu funcții complete sunt dezvoltate și furnizate de terți.

Controlul accesului

EDMS implementează mijloace fiabile de delimitare a competențelor și de control asupra accesului la documente. În cele mai multe cazuri, acestea sunt utilizate pentru a defini următoarele tipuri de acces (setul de puteri atribuite depinde de EDMS specific):

Control deplin asupra documentului;
Dreptul de a edita, dar nu de a distruge documentul;
Dreptul de a crea versiuni noi ale documentului, dar nu de a-l edita;
Dreptul de a adnota un document, dar nu a-l edita sau a crea versiuni noi;
Dreptul de a citi documentul, dar nu de a-l edita;
Dreptul de acces la card, dar nu și conținutul documentului;
Lipsa totală a drepturilor de acces la document (în timpul lucrului cu EDMS, fiecare acțiune a utilizatorului este înregistrată și, astfel, întregul istoric al lucrării sale cu documentele poate fi monitorizat cu ușurință).

Urmăriți versiunile și subversiunile documentelor

Atunci când mai mulți utilizatori lucrează cu un document în același timp (mai ales atunci când acesta trebuie coordonat în cazuri diferite), o funcție foarte convenabilă a EDMS este utilizarea versiunilor și subversiunilor documentului. Să presupunem că contractantul a creat prima versiune a documentului și a trimis-o următorului utilizator pentru examinare. Al doilea utilizator a schimbat documentul și a creat deja pe baza acestuia versiune noua... Apoi a transmis versiunea sa a documentului la următoarea instanță celui de-al treilea utilizator, care a creat deja a treia versiune. După un anumit timp, după ce a citit comentariile și corecțiile, primul executant al documentului decide să modifice versiunea originală și, pe baza acesteia, creează o subversiune a primei versiuni a documentului. Avantajul EDMS este capacitatea de a urmări automat versiunile și subversiunile documentelor implementate în ele (utilizatorii pot determina oricând care versiune/subversiune a unui document este cea mai relevantă în ceea ce privește ordinea sau momentul creării lor).

Disponibilitate de utilitare pentru vizualizarea documentelor de diferite formate

Majoritatea EDMS include utilități pentru vizualizarea documentelor (așa-numitele „vizualizări”), care înțeleg multe zeci de formate de fișiere. Cu ajutorul lor, este foarte convenabil să lucrați, în special, cu fișiere grafice (de exemplu, cu fișiere de desen în sistemele CAD). Pe lângă setul de bază de utilități de vizualizare (incluse în fiecare EDMS), utilități suplimentare care se integrează bine cu EDMS pot fi achiziționate de la terți.

Adnotarea documentelor

Atunci când se organizează lucrul în grup pe documente, capacitatea de a le adnota este de obicei foarte utilă. Deoarece, în unele cazuri, utilizatorii sunt lipsiți de drepturile de a face orice modificări ale documentului în procesul de aprobare a acestuia, aceștia pot folosi oportunitatea pentru a-l adnota. În majoritatea EDMS, adnotarea este implementată prin includerea unui atribut pentru adnotare în cardul de document și acordând utilizatorilor drepturi de a edita un astfel de câmp de card. Dar această soluție nu este întotdeauna acceptabilă (mai ales la adnotarea unui document grafic). În acest sens, în unele EDMS există o așa-numită funcție „creion roșu”, cu care puteți indica grafic defectele din imaginea în sine. Instrumentele software care implementează funcția „creion roșu” sunt oferite pe scară largă de terți.

Suport pentru diverse programe client

Clienții majorității EDMS pot fi PC-uri cu MS Windows, Windows NT. Unele EDMS folosesc, de asemenea, platforme UNIX și Macintosh. În plus, toate EDMS moderne vă permit să lucrați cu documente prin navigatoare web standard. Deoarece browserele web pot fi implementate pe o varietate de platforme client, acest lucru facilitează rezolvarea problemei asigurării funcționării EDMS în medii de rețea eterogene. Atunci când se utilizează tehnologii de internet, EDMS are încă o componentă de server, care este responsabilă pentru accesarea documentelor prin intermediul navigatorilor Web.

Clasificarea generală a EDMS

Conceptul ECM

Problema clasificării EDMS este destul de complicată din cauza dezvoltării rapide a pieței acestor sisteme. Mai mult, din 2001, conceptul de „Managementul de conținut al întreprinderii (ECM)”, nu gestionarea electronică a documentelor (conform Forrester TechRankings). Termen ECM a aparut cu mana usoara a asociatiei de comert AIIM Internationalși acoperă toate sistemele de management al informațiilor corporative.

În același timp, dacă Forrester Research definește ECM ca o abordare integrată a gestionării documentelor și a conținutului web apoi, pentru consultanța Doculabs, ECM Enterprise Content Management este „o categorie care combină capacitățile sistemelor de management al documentelor de întreprindere și ale sistemelor de management al conținutului cu capacitatea de a gestiona întregul ciclu de viață al conținutului întreprinderii (pe măsură ce numărul de tipuri continuă să crească)”.

Din perspectiva analiștilor din industrie, conceptul ECM oferă multe beneficii de afaceri. Un sistem ECM care integrează toate tehnologiile de conținut și proces orientate în cadrul întreprinderii, oferă o infrastructură comună pentru gestionarea fluxului de lucru, minimizând nevoia de a implementa și susține mai multe tehnologii pentru implementarea diferitelor funcții de afaceri. Esența acestei abordări (numită și infrastructură) este că conținutul corporativ nu ar trebui să aparțină doar unei aplicații sau unui sistem. Ar trebui să fie disponibil pentru multe aplicații și redistribuit liber între ele. O proprietate importantă a infrastructurii ECM (care include aplicațiile corespunzătoare ale majorității furnizorilor din industrie) este independență față de un singur magazin de conținut universal... Infrastructura ECM integrează multe depozite de date specializate (sau moștenite) (chiar și de la furnizori concurenți), inclusiv, dar fără a se limita la, depozite electronice de documente ale produselor, e-mail, depozite de conținut web, sisteme de fișiere și chiar DBMS-uri. Prin urmare, Infrastructura ECM oferă un strat comun de integrare (sau virtualizare) pentru fiecare depozit de date(permițându-vă să le interogați de oriunde în întreaga întreprindere), minimizând astfel nevoia de a integra sisteme electronice de gestionare a documentelor și sisteme de gestionare a conținutului de la mai mulți furnizori. În plus, cu ajutorul infrastructurii ECM, sunt implementate astfel de servicii de management de conținut corporativ precum personalizare, control acces, gestionare a drepturilor utilizatorilor etc. (ceea ce simplifică administrarea și întreținerea sistemului ECM).

Capacitățile sistemelor ECM pot fi împărțite în mai multe categorii principale:

Caracteristici generale de gestionare a conținutului, care este înțeleasă ca capacitatea de a gestiona o varietate de obiecte electronice (imagini, documente de birou, grafică, desene, conținut web, e-mail, video, audio și multimedia). Sistemul ECM oferă un depozit pentru toate aceste tipuri de obiecte electronice cu diverse servicii de bibliotecă (profilare de conținut, funcții de check-in/check-out, control versiuni, istoric de revizii, securitate acces la documente etc.), precum și capacitatea de a gestionați obiectele de date de-a lungul întregului ciclu de viață.

Funcții de control al procesului, care sunt înțelese ca abilitatea de a automatiza și gestiona procesele de afaceri și fluxurile de lucru.

Integrare cu alte sisteme ECM, implicând capacitatea de a integra sisteme ECM cu sisteme ERP externe, aplicații de birou, depozite de conținut și alte EDMS. Integrarea se poate face folosind o varietate de abordări, inclusiv utilizarea de interfețe orientate pe obiecte (cum ar fi EJB), conectori, API-uri, tehnologii de integrare a aplicațiilor de întreprindere EAI (Integrarea aplicațiilor pentru întreprinderi) si etc.

De menționat că ECM a existat până acum doar ca concept, și Infrastructura ECM astăzi puternic este doar o privire asupra perspectivelor de dezvoltare a pieței EDMS... De exemplu, unii furnizori din industrie vorbesc mult despre managementul conținutului, dar sistemele lor se concentrează doar pe gestionarea conținutului Web sau a documentelor de birou. În plus, le lipsește o viziune clară despre cum să creeze o infrastructură ECM deschisă care să integreze depozite specializate în întreaga întreprindere. Potrivit analiștilor de la Doculabs (care a cercetat soluții de la dezvoltatori de top de sisteme EDMS), deși furnizorii recunosc importanța conceptului ECM, ei sunt încă departe de a-l implementa pe deplin în sistemele lor.

Clasificarea EDMS

Potrivit analiștilor IDC, în prezent există următoarele tipuri principale de EDMS (în timp ce unele dintre EDMS pot aparține simultan mai multor tipuri, deoarece au funcțiile corespunzătoare pentru ele):

EDM axat pe procesele de afaceri (business-process EDM). Ele sunt în centrul conceptului ECM. Sistemele de acest tip (EDMS) sunt proiectate pentru aplicații specifice verticale și orizontale (uneori au și aplicații industriale). Sistemele EDMS oferă un ciclu de viață complet al lucrului cu documente, inclusiv lucrul cu imagini, gestionarea înregistrărilor și fluxurilor de lucru, managementul conținutului etc. Sistemele EDMS asigură stocarea și preluarea documentelor 2-D în formate originale (imagini, fișiere CAD, foi de calcul și altele). ) cu posibilitatea de a le grupa în foldere. Unii analiști din industrie consideră că (în funcție de schema de indexare și aplicațiile utilizate) această abordare orientată pe documente poate oferi până la 80% din funcționalitatea unui sistem PDM într-un număr de sisteme EDMS la un cost de implementare mai mic. Cei mai cunoscuți dezvoltatori de sisteme EDMS sunt Documentum (sistem Documentum), FileNet (sisteme Panagon și Watermark), Hummingbird (sistem PC DOCS), etc. activitățile sale în implementarea unor astfel de funcții în EDMS precum managementul șabloanelor, managementul dinamic al prezentărilor și Publicarea de conținut web. Trebuie remarcat faptul că, deși aproape toate sistemele EDMS oferă un nivel bun de implementare a depozitelor și a serviciilor de bibliotecă pentru gestionarea conținutului electronic (de exemplu, imagini și documente de birou), fiecare dintre ele este cel mai puternic în domeniul său propriu. De exemplu, în sistemele companiilor Open Text și iManage, gestionarea documentelor de birou este cel mai bine dezvoltată. La rândul lor, sistemele de la Tower Technology, FileNet, IBM și Identitech sunt deosebit de puternice în gestionarea imaginilor de produse cu volum mare.

Enterprise EDM (EDM centrat pe întreprindere). Sistemele de acest tip oferă infrastructura corporativă(disponibil pentru toți utilizatorii corporativi) pentru a crea documente, a colabora la ele și a le publica. Funcții de bază EDMS corporative sunt similare cu funcțiile EDMS axate pe procesele de afaceri. De regulă, EDMS corporative nu se concentrează doar pe utilizarea într-o anumită industrie sau pe rezolvarea unei probleme înguste. Sunt introduse ca tehnologii la nivel de companie. Dezvoltarea și promovarea EDMS corporative este realizată de Lotus (sistem Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (sistem LiveLink), Keyfile, Oracle (sistem Context), iManage etc. documente de proiect pentru externe și interne utilizatori, desfășurarea de discuții online, programarea distribuită și rutarea documentelor etc.

Sisteme de management al conținutului. Sistemele de acest tip asigură crearea de conținut, accesul și gestionarea conținutului, livrarea conținutului (până la nivelul secțiunilor de documente și obiecte pentru reutilizarea și compilarea lor ulterioară). Disponibilitatea informațiilor nu sub formă de documente, ci sub formă de obiecte mai mici facilitează schimbul de informații între aplicații. Gestionarea conținutului web necesită abilitatea de a gestiona diferite obiecte de conținut care pot fi incluse într-o prezentare Web (de exemplu, pagini HTML și grafică Web). În plus, managementul conținutului web necesită posibilitatea de a crea șabloane de prezentare cu care să prezinte conținut dinamic și să-l personalizeze (pe baza preferințelor utilizatorilor, a profilurilor acestora etc.). Sistemele de management de conținut de la Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette și altele sunt binecunoscute pe piața mondială.FileNet, Tower și Identitech oferă și un anumit nivel de management al conținutului Web. La rândul său, IBM oferă funcționalități de gestionare a conținutului web prin parteneriate cu Interwoven și Open Market, iar Tower și-a integrat software-ul de gestionare a documentelor electronice cu soluțiile de gestionare a conținutului web de la Stellent. ...

Sisteme de management al informației ”portale. Astfel de sisteme asigură agregarea informațiilor, gestionarea informațiilor și livrarea prin Internet/intranet/extranet. Cu ajutorul lor, este posibil să acumulați (și să aplicați) experiență într-un mediu corporativ distribuit, bazat pe utilizarea regulilor de afaceri, contextului și metadatelor. Portalurile oferă, de asemenea, acces standard prin browser Web la o serie de aplicații de comerț electronic (de obicei printr-o interfață de sistem ERP). Exemple de portaluri sunt Excalibur, Oracle Context, PC DOCS / Fulcrum, Verity, Lotus (Domino / Notes, K-Station).

Sisteme de imagistică. Cu ajutorul lor, informațiile scanate de pe suporturile de hârtie sunt convertite în formă electronică (de obicei în format TIFF). Această tehnologie se află în centrul traducerii în formă electronică a informațiilor din toate documentele și microfilmele moștenite pe hârtie. Funcțiile de bază ale unui sistem standard de procesare a imaginilor includ: scanarea, stocarea, o serie de capabilități de căutare a imaginilor și multe altele.

Sisteme de management al fluxului de lucru. Sistemele de acest tip sunt concepute pentru a oferi rutarea fluxurilor de lucru de orice tip (definirea căilor de rutare a fișierelor) în cadrul proceselor de afaceri structurate și nestructurate ale companiei. Sunt folosite pentru a îmbunătăți eficiența și controlabilitatea. procesele de afaceri corporative... Sistemele de management al fluxului de lucru sunt de obicei achiziționate ca parte a unei soluții (de exemplu, sisteme EDMS sau sisteme PDM). Aici se pot menționa astfel de dezvoltatori precum Lotus (sisteme de flux de lucru Domino / Notes și Domino), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware, etc. Un bun nivel de management al fluxului de lucru este oferit și în soluțiile lor de către FileNet, IBM (prin integrare cu MQ software Series Workflow), Identitech, Tower (prin integrarea cu software-ul Plexus și Staffware), Gauss (prin integrarea cu software-ul Staffware), etc.

Clasificarea EDMS propusă de IDC poate fi completată A se vedea, de asemenea, sistemele electronice de gestionare a înregistrărilor corporative... Segmentul de piață al software-ului de management al înregistrărilor corporative are aproximativ 5 ani. Înregistrările corporative sunt fixate în timp și imuabile. Ele sunt dovezi ale tranzacțiilor comerciale, diferite drepturi și obligații etc. Utilizatorii întreprinderii trebuie să stabilească singuri ce conținut trebuie să fie făcut o înregistrare corporativă (o astfel de decizie necesită o evaluare a nevoilor viitoare ale afacerii lor). Soluțiile de întreprindere care necesită păstrarea conținutului includ sisteme majore de afaceri, inclusiv sisteme ERP și de contabilitate, sisteme de e-mail (de exemplu, MS Exchange), sisteme de raportare și de gestionare a rezultatelor, sisteme de comerț electronic, software munca în echipă (sisteme de management al proiectelor, conferințe online etc.). Exemple de sisteme de gestionare a înregistrărilor includ software-ul Captură de la Tower Software, iRIMS din OpenText și În primul rând de la TrueArc.

Multe funcții importante pentru gestionarea înregistrărilor în ERMS nu erau disponibile anterior (de exemplu, funcțiile de clasificare). De asemenea, nu au fost implementate metode de ștergere fizică a înregistrărilor și indicilor la sfârșitul ciclului de viață (dacă este necesar). Potrivit Gartner Group, utilizatorii întreprinderilor trebuie să adauge capabilități de gestionare a înregistrărilor site-urilor lor Web. O serie de dezvoltatori de sisteme de management al conținutului Web își extind deja funcționalitatea cu înregistrările site-ului Web pentru a sprijini înregistrările site-ului Web. Lucrează în această direcție a devenit deosebit de vizibilă în 2002. De exemplu, Stellent și-a integrat software-ul de management al conținutului cu sistemul de management al înregistrărilor Foremost de la compania TrueArc (de remarcat că integrarea software-ului de management al înregistrărilor cu EDMS este foarte dificilă, deoarece este necesar să se rezolve problemele de duplicare a documentelor). funcții și depozite). Odată cu această integrare, a devenit posibil să faceți „instantanee” ale site-ului Web și să le gestionați ca niște înregistrări. Sunt implementate și funcții interesante precum înregistrarea ecranelor întâlnite în timpul unei tranzacții online (de exemplu, în software-ul WebCapture de la Tower Technology). Open Text a achiziționat PS Software, o companie de gestionare a înregistrărilor, și și-a integrat software-ul iRIMS ca modul în software-ul LiveLink. Documentum, IBM și Interwoven (printre alți furnizori de software de management al conținutului) își completează software-ul de management al conținutului cu funcționalitatea sistemelor de management al înregistrărilor.

Mulți utilizatori corporativi doresc să colecteze date din diferite aplicații care rulează într-un mediu eterogen și să genereze rapoarte electronic. Această capacitate este necesară în special pentru companiile care utilizează sisteme ERP (în care sunt întotdeauna colectate și stocate multe informații, dar nu există întotdeauna capacitatea de a genera flexibil toate rapoartele necesare).

De aceea așa-numitul sisteme de management al ieșirilor ”OMS, al cărui scop principal este generarea documentelor de ieșire. În unele sisteme OMS, sunt implementate suplimentar capabilitățile de arhivare și stocare pe termen lung a rapoartelor de ieșire și a documentelor. Din acest motiv, multe dintre sistemele OMS sunt clasificate de Gartner Group ca sisteme integrate de arhivare și recuperare a documentelor (IDARS)... Cu toate acestea, principalul motiv pentru popularitatea sistemelor OMS este încă nișa de piață pe care o ocupă, ”generarea de documente și rapoarte în sistemele informaționale ale întreprinderilor și organizațiilor, construite folosind sisteme ERP. Potrivit analiștilor Gartner Group, una dintre punctele slabe ale sistemelor ERP moderne este tocmai gestionarea proastă a generării documentelor de ieșire (dezvoltatorii de sisteme ERP sunt mai concentrați pe creșterea funcționalității modulelor cheie ale software-ului lor decât pe probleme „secundare” de asigurare). generarea de rapoarte de ieșire care nu au, în opinia lor, perspective bune de piață). Această lipsă de sisteme ERP a fost principalul factor în apariția și dezvoltarea rapidă a pieței sistemelor OMS. O serie de sisteme OMS sunt responsabile doar pentru distribuirea și livrarea documentelor de ieșire (electronic „în formatele HTML, XML și PDF). Sistemele OMS sunt adesea integrate cu pachete software de scanare a documentelor și a imaginilor. O caracteristică utilă a unor sisteme OMS este interacțiunea cu sistemele corporative vechi.

De asemenea, puteți observa module speciale pentru gestionarea documentelor electronice integrate în sisteme ERP (SAP R/3, Baan etc.). Cu toate acestea, capacitățile acestor module sunt destul de limitate, deoarece este aproape imposibil să se creeze un sistem ERP universal și complet funcțional.

Beneficiile utilizării EDMS

Potrivit Forrester Research, 38% dintre companiile Fortune 500 consideră că achiziționarea unui EDMS modern este esențială pentru succesul afacerii lor. În conformitate cu opinia analiștilor din industrie (există destul de multe astfel de opinii, care diferă în anumite puncte unele de altele), beneficiile pentru utilizatorii corporativi atunci când implementează un EDMS sunt destul de diverse. De exemplu, conform Siemens Business Services, atunci când utilizați EDMS:

Productivitatea muncii personalului crește cu 20-25%;
Costul arhivării documentelor electronice este cu 80% mai mic comparativ cu costul stocării arhivelor pe hârtie.

De asemenea, este general acceptat că beneficiile tactice și strategice sunt dobândite odată cu implementarea EDMS. Beneficii tactice sunt determinate de reducerea costurilor în implementarea EDMS asociată cu: eliberarea spațiului fizic pentru stocarea documentelor; reducerea costurilor de copiere și livrare a documentelor pe hârtie; reducerea costurilor cu personalul și echipamentele etc. strategic includ beneficii asociate cu îmbunătățirea eficienței unei întreprinderi sau organizații. Aceste beneficii includ:

Apariția posibilității de lucru colectiv pe

Situația politică cu introducerea sancțiunilor și dezvoltarea macroeconomică instabilă a regiunilor a încetinit creșterea rapidă a dezvoltării sistemelor electronice de gestionare a documentelor observată în ultimii ani. Datele analitice de pe piața software-ului disponibil fac posibilă identificarea principalilor concurenți pentru EDMS/ESM și arată o tendință pozitivă stabilă în implementarea sistemelor electronice de management al documentelor în toate sferele economiei. Sistemul ECM este înțeles ca managementul conținutului informațiilor corporative - acesta este gestionarea documentelor electronice și a altor tipuri de documentație (dicționare, cărți de referință, documente de reglementare etc.), precum și stocarea, procesarea și livrarea acestora în întreaga lume. afacere. Companiile trec la scalarea și extinderea funcționalității, personalizând sistemele pentru nevoi specifice. Personalizarea EDMS în funcție de nevoile consumatorului vă permite să adăugați funcționalitate sau să dezactivați funcționalitatea nerevendicată, oferind flexibilitate și mobilitate. Încetinirea dezvoltării sistemelor EDMS/ECM este asociată cu înlocuirea importurilor de software (SW). Producătorii interni de software sunt obligați să asigure nivelul de conformitate a software-ului cu cerințele internaționale ale specificației europene MOREG-2. Situația economică actuală îi obligă pe dezvoltatorii de software să găsească noi oportunități de a economisi costuri și de a îmbunătăți eficiența muncii.

Stabilitatea implementării sistemelor electronice de gestionare a documentelor este asigurată de necesitatea funcționării sistemelor în industrii precum finanțe, comerț, energie, inginerie mecanică, telecomunicații, administrație de stat și municipală, interacțiune interdepartamentală și guvern. Dezvoltarea pieței ruse pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor nu este inferioară tendințelor generale în dezvoltarea pieței globale EDMS / ESM. Piața globală a sistemelor ESM a crescut cu 8,6%, până la 5,1 miliarde USD, iar o creștere comparabilă este prognozată până la sfârșitul anului 2017. Piața cu cea mai rapidă creștere pentru sistemele ECM este în Europa de Est, Orientul Mijlociu și Africa, în timp ce în Europa de Vest există o încetinire moderată a cererii. Potrivit companiei internaționale IDC, piața mondială a sistemelor ECM la sfârșitul anului 2013 era de 5,8 miliarde dolari, ceea ce reprezintă o creștere de 8,7%, în timp ce în vest

În Europa, creșterea se observă doar cu 2-3%. Conform cercetării Forrest Wave 2013, cei mai solicitați furnizori de sisteme ECM sunt IBM, OpenText, ECM, HP, Oracle. Prognoza de creștere a pieței mondiale a sistemelor ECM este așteptată până în 2017. Dinamica pieței ruse a sistemelor EDMS/ECM, conform cercetării „Tadviser”, arată o creștere, care este de 20-35% în raport cu anul precedent. Furnizorii solicitați de sisteme EDMS / ECM pe piața rusă sunt: Logica de afaceri; DocVision; EOS; Directrum; 1C și altele. Conform analizei analitice a companiei TAdviser, piața sistemelor electronice de gestionare a documentelor din 2013. a înregistrat o creștere a cererii și a crescut cu 20% în sumă totală, ajungând la 30,72 miliarde de ruble. Din 2017, procentual, va crește cu 1,7%. Datele pentru analiza statistică a costului implementării sistemelor electronice de management al documentelor au fost furnizate de integratorii de top: 1C, Business Logic, Krok. Cele mai mari proiecte de implementare a sistemelor electronice de management al documentelor în sectorul public sunt prezentate în Tabelul 5. Numărul de stații de lucru automatizate (AWS) în timpul implementării unui sistem electronic de management al documentelor este important pentru evaluarea amplorii proiectului. arată acoperirea numărului de utilizatori din sistem. Tabelul 8 arată regiunile Federației Ruse în ordinea descrescătoare a numărului de utilizatori, de atunci numărul de AWP-uri face posibilă evaluarea semnificației și amplorii implementării proiectelor de sisteme electronice de management al documentelor în sectorul public.

Tabelul 8

Proiecte majore de implementare SED în sectorul public

Geografia implementării proiectelor de sisteme EDMS / ESM acoperă după relevanță: Moscova, Sankt Petersburg, Ekaterinburg, Samara, Novosibirsk, pe districte - Districtul Federal Central, Siberia, Nord-Vest, Volga, Ural, Orientul Îndepărtat, Sud, Nord - Caucazian, Crimeea...

Un EDMS modern este, în primul rând, noi funcții, noi procese, noi consumatori. Un exemplu de procese specializate bazate pe sistemul Docsvision este prezentat în Tabelul 9.

Procese specializate pentru diverse sectoare ale economiei

Tabelul 9

Procese specializate	ramură
Controlul cursului de execuție a programelor, controlul cursului	stat
proiecte, înregistrarea apelurilor cetățenilor etc.	Control
Gestionarea împuternicirilor, gestionarea reclamațiilor,	stat
managementul întâlnirilor etc.	Control
Gestionarea facturilor si a bonurilor de livrare
Controlul procesului de conectare la putere	energetică
Gestionarea conturilor de custode ale utilizatorilor
Gestionarea dosarelor personale ale utilizatorilor, procesul de control valutar, procesul de emitere a unui credit	bancar
Managementul documentației de proiectare, procesul de formare a unui plan de proiect, pregătirea devizelor	constructie

Noile clase de sarcini pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor sunt prezentate în Tabelul 7 pentru noile clase de utilizatori.

Noi clase de sarcini EDMS

Tabelul 10

Noile clase de utilizatori au capacitatea de a analiza documentația, au acces la sistemul electronic de gestionare a documentelor, în timpul utilizării moduri moderne acces: de la o revizuire a diverselor documentații de pe portaluri până la o vizualizare individuală a documentelor de comunicare on-line. Noile clase de utilizatori includ: grefieri, top-management, proprietari de procese, contrapartide, analisti, grupuri de lucru, executori finali. Metodele de implementare a unui flux de documente modern cu drepturi depline sunt reduse la acoperirea noilor funcții solicitate, noi clase de utilizatori și soluționarea noilor clase de probleme ale sistemului electronic de flux de documente.

Ar putea fi util să citiți: