1c sed flux de documente corporative. Sistem electronic de management al documentelor „managementul documentelor corporative”. Cost scăzut al licențelor

Nu cu mult timp în urmă a trebuit să mă ocup de EDMS 1C: fluxul de lucru al unuia dintre clienți, situația este dureros de tipică:

întreprinderea folosește în mod activ 1C, de exemplu, UPP sau ERP nou, pentru contabilitate și personal, site-ul folosește 1C-Bitrix ca sistem de management

după automatizarea secțiunilor tipice, conducerea a decis să implementeze managementul documentelor electronice

administratori de sistem împotriva unui alt produs 1C,

un director comercial loial 1C datorită francizaților cu cadourile și seminariile lor, bineînțeles PENTRU. Lucrează de multă vreme cu 1C și s-a obișnuit.

Drept urmare, administratorii de sistem m-au abordat cu o solicitare de a explica conducerii de ce nu este necesar să folosim orbește platforma 1C pentru tot ce este posibil.

Îmi propun să aruncăm o privire sobră asupra avantajelor 1C și a lipsei sale de stive.

Despre EDMS 1C: fluxul documentelor.

Compania 1C este cunoscută ca dezvoltator de sisteme de automatizare pentru întreprinderi pentru contabilitate, personal, depozit etc.

1C: Flux de documente - software firma ruseasca„1C” pe o platformă tehnologică „1C: Enterprise 8”, conceput pentru a automatiza fluxul de lucru.

În 1C: Fluxul documentelor există următoarele ediții:

„1C: Document flow 8 PROF” este destinat întreprinderilor mici și mijlocii și instituţiile bugetare având o structură organizatorică simplă și un flux de lucru.
„1C: Fluxul de documente 8 CORP” este recomandat pentru a fi utilizat pentru automatizarea instituțiilor bugetare și a întreprinderilor comerciale cu structura organizationala sau flux de documente complex.
„1C: Document Flow 8 DGU” este produs special pentru instituțiile bugetare mari cu o structură organizatorică complexă.

Direcții principale de lucru această decizie- munca de birou, fluxul general de documente, managementul activitatilor contractuale, Arhiva electronicași lucrează cu apeluri.

Avantajele 1C: Fluxul documentelor

Atât compania 1C, cât și numeroșii săi francizați vorbesc în principal despre următoarele avantaje ale soluției 1C: Fluxul de documente:

Cost scăzut al licențelor- ediția 1C: fluxul de documente PROF costă de la 36.000 de ruble.

Organizarea fluxului de documente în timp scurt - totul este inclus, toate funcționalitățile sunt incluse în pachetul de livrare, ceea ce grăbește semnificativ timpul de lansare a soluției.

Rețea de parteneri dezvoltată- peste 10.000 de parteneri permanenți în 600 de orașe din 23 de țări oferă servicii pentru implementarea și personalizarea programului.

- interfața deja familiară utilizatorilor 1C, inclusiv prezența unui client web și a aplicațiilor mobile pentru iPAD și Android.

Căutare ușoară pentru orice documente stocate în sistem— cautare rapida documente în lipsa unui angajat în birou

Integrare ușoară cu alte produse 1C- capacitatea de a integra produsele 1C folosite între ele deja în cutie.

Lansare regulată de actualizări- funcționalitatea programului este în continuă evoluție, apar noi caracteristici, sunt lansate ediții noi la fiecare șase luni.

Ușor de configurat- sistemul se configura usor in functie de cerintele clientului.

Ei bine, în general, acestea sunt avantaje competitive excelente, care, cu prima abordare, pot convinge cu adevărat o persoană de alegerea corectă a 1C: Document Flow.

Ce avem cu adevărat...

Și acum realitatea. Dezavantajele 1C: Fluxul documentelor

Să analizăm fiecare avantaj al 1C: Fluxul documentelor în ordine.

Cost scăzut al licențelor

Costul scăzut al 1C: Managementul documentelor este un mit, deoarece costul deținerii unui sistem nu este luat în considerare în contextul unei anumite perioade de timp și nu doar licențe. Este optim să se calculeze costul de proprietate al sistemului în contextul a 3 ani, care include nu numai licențe de server și client pentru configurație și platformă, ci și costul muncii unui specialist 1C sau francizat pentru implementare, costul informațiilor și suportului tehnic timp de 3 ani (ITS), suport și soluționare probleme de actualizare constantă, timpi de nefuncționare din cauza actualizărilor constante etc., etc.

După calcularea costului de proprietate timp de 3 ani, se dovedește că soluția bugetară de la 1C pentru automatizarea gestiunii electronice a documentelor nu este aceeași.

Rețea de parteneri dezvoltată

Pe site-ul web 1C puteți găsi o listă de parteneri certificați care oferă servicii pentru implementarea 1C: Document Management în regiunea dumneavoastră.

De fapt, pentru a obține statutul partener certificat 1C, trebuie să ai doar 1 specialist în personal, care poate părăsi francizatul dat cu mult timp în urmă, iar francizatul își va păstra statutul de companie. În plus, nu este un fapt că este un specialist certificat care va fi angajat în proiectul tău, sunt multe proiecte și, de obicei, nu sunt destui specialiști. Prin urmare, de fapt, oricine poate veni la tine, chiar și un freelancer care a fost angajat pentru proiectul tău, chiar și un student care a oferit preț scăzut, sau universal 1C-ik, care cuprinde complexitățile gestionării electronice a documentelor în proiectul dvs.

Majoritatea francizaților sunt agenți de vânzări excelenți, dar în ceea ce privește practica introducerii EDMS și întreținerea ulterioară, există clar o lipsă de competență în organizarea managementului electronic al documentelor, nu există experiență în rezolvarea problemelor non-standard cu EDM, lipsă de cunoștințe. Legislația rusă, în legătură cu care implementarea cu succes a 1C: Managementul documentelor poate fi doar în sectorul IMM-urilor.

Așadar, prezența unuia sau altuia francizat pe site-ul 1C în lista certificatelor nu este o garanție a succesului proiectului.

Calitatea implementării proiectului și întreținerea ulterioară nu este controlată în niciun fel de 1C, ca urmare, serviciul post-vânzare este foarte scăzut și se termină de fapt doar cu vânzarea de actualizări pe ITS.

All inclusive sau implementare într-un timp scurt

Funcționalitatea versiunii în cutie nu este suficientă pentru a organiza un flux de documente electronice cu drepturi depline, iar pentru a extinde funcționalitatea, va fi necesară programarea în limbajul 1C.

Rafinarea prin programare crește foarte mult timpul de implementare nu atât pentru revizuirea în sine, cât pentru procesul de testare a suplimentelor dezvoltate și a configurației în ansamblu.

Ce avem ca rezultat? Este mult mai dificil să mențineți o configurație modificată, deoarece cu fiecare actualizare a 1C, va trebui să testați toate dezvoltările suplimentare, inclusiv necesitatea de a „rescrie” din nou funcționalitatea suplimentară.

Simplitatea funcționalității, interfață accesibilă

Interfața platformei 1C este o parabolă în izytsy, chiar și după actualizarea interfeței, interfața sistemului rămâne de neînțeles pentru angajații obișnuiți, departe de contabilitate. Interfața 1C pare prea confuză, parcă deosebit de complicată. Și o serie de simple și obișnuite pentru alte acțiuni EDMS în 1C: fluxul de lucru este în mod clar strâmb sau nu funcționează deloc.

Cauți exemple? Vă rog...

Când înregistrați documente, întâlniți, de exemplu, următoarele restricții:

nu puteți crea un card legat de un alt document de intrare din cardul unui document de intrare
registratorul nu poate vedea cine a aprobat documentul dacă registratorul nu este participant la procesul de „Aprobare”.
precum și permisiuni ilogice (de exemplu, capacitatea de a înregistra un document cu statutul „Neaprobat”)
nu se verifică duplicarea documentelor primite de la persoane juridice
verificarea dublării este implementată în modul manual numai pentru apelurile cetățenilor.

Sistemul de control al execuției are, de asemenea, o serie de caracteristici:

în procesul de afaceri „Comandă”, o sarcină nu poate fi adresată mai multor executori
în procesul de afaceri „Execuție”, dacă un utilizator verifică atât calitatea execuției, cât și termenul limită, este necesar să se instaleze 2 roluri Inspector și Controller și, în consecință, elaborarea procesului de afaceri va trebui făcută de două ori
nu este prevăzută numirea mai multor executori responsabili
lucrul cu documente multipunct, nu sunt avute în vedere proiecte de rezoluție.

Ei bine, și încă câteva „funcții” găsite ale 1C: Document Flow, care au surprins sincer:

Nu există un motor de căutare separat pentru detalii

Pentru a înregistra mișcarea unui document pe hârtie în cadrul organizației, se poate folosi „Jurnalul de transfer document”, dar toate marcajele de pe mișcarea documentului vor trebui făcute manual.

Deplasarea documentelor interne între unități structurale chiar și în în format electronic ajunge într-o fundătură, tk. drepturile asupra documentelor interne sunt implementate prin foldere, nu există drept de acces la un folder - nu există drept de acces la un document din acest folder

Pentru documentele de ieșire nu este prevăzută lucrarea cu registre de expediere externă, tipărirea registrelor poștale, supratipărirea plicurilor, ca să nu mai vorbim de corespondență în lot.

Funcțiile de lucru cu cazuri de documente se reduc la posibilitatea tipăririi nomenclatorului cazurilor și tipăririi documentelor pentru întocmirea unui dosar pentru trecerea lui în arhivă. În acest caz, există lacune, de exemplu, documentul „Inventarul intern al cazului” este format cu o coloană goală „Numărul documentului în caz”. Alte funcții ale arhivei organizației nu sunt implementate nici în aceasta, nici în alte configurații ale 1C.

În livrarea standard nu există o contabilitate independentă a proiectelor de documente. Această funcționalitate poate fi configurată suplimentar cu ajutorul revizuirii în timpul implementării.

Nu există nicio modalitate de a menține folderele personale ale utilizatorului.

Nu există vizualizatoare încorporate pentru fișierele atașate, dați clic pe document, se va deschide același Word, Adobe Reader etc.

Fără vizualizare a sarcinilor de grup, desemnarea unui executor de către liderul grupului

Nu puteți configura completarea obligatorie pentru detalii suplimentare

Posibilități slabe de setare a numerotării documentelor - nu există o funcționalitate care să vă permită să numerotați documentele în cadrul unui departament

Și cea mai mare plăcere care a primit aproape toți utilizatorii și administratorii 1C: Gestionarea documentelor - drepturile deseori zboară

Și există o mulțime de astfel de imperfecțiuni, neplăceri, acțiuni repetate, clicuri inutile și doar gafe absolute în sistem.

Desigur, cei care au lucrat deja cu produse 1C vor părea foarte familiari, ca în vechea anecdotă despre aricii care s-au injectat, dar au continuat să mănânce cactus... dar cei care nu au mai lucrat cu 1C până acum, manageri, rechizite de birou, multi manageri, acei angajati sincer e pacat. Eficiența din muncă va fi scăzută și implementarea EDMS, evident, nu se va face fără conflicte.

Ușor de configurat

În administrarea și întreținerea 1C: Gestionarea documentelor, nici totul nu este bine

O simplă introducere a unui nou utilizator este un întreg eveniment care poate dura o oră sau chiar mai mult, deoarece actualizarea are loc în mod discreționar.

Drepturile în sistem sunt flexibile, dar dificil de configurat, zboară des și necesită mult timp pentru a fi actualizate. În timpul recalculării, utilizatorii pierd sarcini, în lista ultimelor documente de înregistrare deschise, eroarea „Obiect nu a fost găsit” zboară adesea, ies diverse mesaje din seria „Fără drepturi de acces la baza de date”, dacă vrem să verificăm care dintre ele. utilizatorii au drepturi de acces și dați clic pe linkul „Drepturi de acces”, atunci nu sunt afișați toți cei care au efectiv acces la document (bug).

Modificarea drepturilor de acces utilizator are probleme similare.

Ușurința de integrare a diferitelor 1C nu este, de asemenea, atât de simplă pe cât o prezintă 1C în sine, sunt prea multe DAR, să începem cel puțin cu problema principală - toate 1C integrate între ele trebuie să aibă cele mai recente actualizări, altfel integrarea va cădea. . Și după ce am actualizat 1C-ki, totul cade. Consultați secțiunea corespunzătoare.

Se pare că deservirea 1C: Fluxul de documente devine profitabilă... corect - pentru 1C: Francizat.

Actualizări 1C - probleme pentru client

Știți cum funcționează programele din 1C? În cele mai multe cazuri, clientul cumpără unul sau mai multe produse software, constând din platforma în sine și configurație (aplicații pentru această platformă).

În timpul implementării, programatorul adaptează funcționarea acestei configurații la cerințele clientului, finalizează rapoarte, instalează suplimentar. pluginuri etc.

În același timp, platforma 1C în sine și configurațiile bazate pe ea nu sunt atât de stabile, sunt suficiente bug-uri atât acolo, cât și acolo, atât din partea lui 1C în sine, cât și din configurații și modificări de la francizat.

Pentru a remedia tot felul de erori, trebuie să instalați actualizări pe care 1C le lansează cu o consistență de invidiat de 3-4 ori pe lună, același contabil vă va confirma că poreclele 1C sunt oaspeți frecventi care vin cu actualizări și remedieri, din cauza cărora ulterior 1C se prăbușește din nou, conform de 1-2 ori pe săptămână.

În același timp, la actualizare, trebuie să actualizați nu doar componentele folosite, ci întreaga platformă, chiar și acea parte și acele module care nu sunt utilizate de dvs.

Ca urmare, este necesar să rescrieți setările efectuate, să testați sistemul pe cât posibil, inclusiv din cauza noii funcționalități, din cauza căreia funcționalitatea scrisă pentru client acum nu funcționează, pentru a repara cheile de licență 1C care cade. , care cad cu o regularitate de invidiat la actualizare etc etc. Și toate acestea într-un mediu de producție, când sistemul are nevoie de unul funcțional, când stochează un fel de date, când aveți nevoie de un raport operațional sau de a rezolva rapid o problemă, de exemplu, a conveni asupra unui contract, ca urmare, utilizatorii sunt forțat să uite de fluxul de documente electronice și să treacă înapoi la linkul de e-mail + foile de aprobare „runners”.

Noua actualizare aduce noi bug-uri, din cauza cărora din nou ceva cade, trebuie să rescrieți ceva în configurație și setări, să testați, să instalați noi actualizări, în ciuda noilor probleme pe care le aduc și din nou să rescrieți, să testați, etc. un cerc vicios, datorită căruia afacerea de franciză 1C a rămas profitabilă atât de mulți ani și a supraviețuit tuturor crizelor posibile din 1998, 2008 și 2015, datorită ecosistemului creat 1C.

Desigur, puteți refuza actualizările la 1C și actualizați numai dacă este necesar pentru actualizări stabile, pe care 1C le mai au, dar ce se întâmplă dacă salariul și personalul stau pe aceeași platformă, care au nevoie de actualizări regulate, de exemplu, la taxe? Puteți refuza complet actualizările și puteți utiliza același SBIS ++ sau KonturEkstern pentru raportare și le puteți plăti pentru conectare, puteți modifica integrarea și exportul dintre ele. Dar din nou, acest lucru va afecta atât costul total de proprietate al sistemului, cât și capacitatea de utilizare. Și departamentul de contabilitate nu va fi mulțumit de această abordare...

Reluare pe 1C: Fluxul documentelor

Platforma 1C este foarte mare și greoaie, care este concepută pentru a acoperi toate sarcinile posibile de automatizare a întreprinderii: de la contabilitate și personal, producție și depozit, contabilitatea clienților, arhiva și managementul documentelor etc. La început, această abordare în platformă este admirabilă , dar pe măsură ce este folosit, admirația trece repede.

Are 1C: Document Flow un viitor? Categoric da, datorită rețelei uriașe de 1C: Francizați, care deja „stă” ferm de la întreprinderile mici la întreprinderile mijlocii din țară și CSI. Cred că 1C: Fluxul de documente în viitorul apropiat, în ciuda blooper-urilor și jamburilor sale, va putea captura piața EDMS, înlocuind liderii actuali Directum și EOS (EDMS Delo și EOS pentru Sharepoint) de acolo și va mușca până la 70% piata EDMSîn următorii 3-5 ani.

Dacă 1C: Fluxul de documente este potrivit pentru compania dvs. depinde de dvs. Înainte de a alege 1C: Document Management ca EDMS, studiați recenziile despre platforma în sine, discutați despre problemele 1C cu aceiași contabili, întrebați despre frecvența actualizărilor platformei, cât de des vin francizații la ei, studiați amănunțit funcționalitatea și interfața sistem.

Poate nu ar trebui să vă păstrați toate ouăle într-un singur coș și să rezolvați toate sarcinile folosind un singur sistem? Piața are acum soluții excelente specializate pentru managementul documentelor electronice de la alți furnizori, care au fost deja testate de mii de ori.

Postscriptum

Dacă sunteți interesat de caracteristicile 1C și 1C: Fluxul documentelor, vă recomand să citiți și următoarele articole și forumuri:

De ce 1C este rău și de ce programatorii 1C sunt atât de antipatici Comparați cu 1C

Avem încredere în prețurile noastre: Dacă îl găsiți mai ieftin, vă vom rambursa diferența.

Dacă decideți să cumpărați programul 1C EDMS 8 de la noi astăzi, dvs este gratuit obține:

primele 3 luni de asistență, consultări și actualizări
livrare în Moscova și regiuni
instalare

Sistemul electronic de gestionare a documentelor 8 (denumit în continuare - 1C SED) Este un produs software care vă permite să desfășurați activități cu diverse tipuri de documentație a companiei. În plus, sistemul face posibilă gestionarea proceselor de afaceri ale întreprinderii și monitorizarea activităților acestora.

Parte 1C SED sunt incluse mai multe subsisteme:

documente reale. Acest subsistem include lucrul cu documentația companiei, care este relevantă pentru această etapă Activități;
sarcinile angajaților și procesele de lucru. Aici, programul creează procesele de afaceri ale companiei, care sunt apoi monitorizate. Aceasta include, de asemenea, înființarea unei matrice de adjuncți în funcție în absența unui executor, precum și funcția de abordare a sarcinilor bazată pe rol;
intocmirea de rapoarte si statistici. Acest subsistem include o listă de rapoarte necesare pentru analiza statistică a documentației, precum și controlul asupra activităților angajaților și implementarea sarcinilor atribuite acestora;
prelucrarea automată a informațiilor. Acest subsistem presupune mecanismele prin care are loc prelucrarea automată a documentelor. Aceasta include controlul asupra directoarelor cu dosare, emiterea de periodice către angajații companiei etc.;
arhivare. Acestea includ mijloacele folosite atunci când lucrați cu arhiva, de exemplu, vizualizarea, emiterea de informații, retragerea unui document etc.;
schimb de date. Subsistemul facilitează schimbul de date între părțile constitutive ale structurii;
functia de administrare. Cu ajutorul acestui subsistem, sistemul este configurat, iar datele personale ale utilizatorilor sunt introduse în el;
forum și chat. Acest subsistem contribuie la organizarea echipei și a activităților acesteia. Conține, de asemenea, știri despre companie și o listă de link-uri de pe Internet care pot fi utile angajaților.

Sistemul funcționează cu procesele de afaceri ale companiei, în timp ce utilizatorii programului pot personaliza aceste procese de afaceri „pentru ei înșiși”, ținând cont de diverse opțiuni și parametri. În plus, programul poate redirecționa automat aceste procese de afaceri către adjuncții acelor interpreți care lipsesc în prezent.

Modulul de raportare include întocmirea tipuri diferite rapoarte, inclusiv statistici ale fluxului de lucru, urmărirea dinamicii modificărilor fișierelor, executarea disciplinei etc.

De asemenea, programul permite utilizatorilor să personalizeze aspectul documentelor, să modifice compoziția detaliilor, fără a recurge la configurarea totul software 1C Enterprise 8.3.

Principalele avantaje ale sistemului

programul este ușor de instalat și utilizat;
construirea proceselor de afaceri este posibilă atât în modul normal, cât și folosind interfața web;
programul este perfect combinat cu alte instrumente software de la compania 1C;
datele pot fi ușor modificate;
biblioteca care stochează procesele de afaceri este disponibilă public și actualizată.

Produsul software 1C EDMS face posibilă automatizarea completă a tuturor proceselor din întreprindere, inclusiv emiterea de sarcini către personal, precum și controlul asupra executării acestor sarcini și primirea rapoartelor. În plus, cu ajutorul programului, puteți automatiza și ținerea evidenței documentelor și înregistrarea acestora în sistem. Programul vă permite să găsiți rapid în baza de date documentul solicitat cu informații minime.

Caracteristici suplimentare ale programului

Datorită utilizării 1C EDMS, puteți crea și diverse șabloane, de exemplu, șabloane de documente care pot fi folosite în viitor. De asemenea, este posibil să păstrați înregistrări ale documentelor în arhivă, precum și să organizați accesul la acestea. Sistemul electronic de gestionare a documentelor folosește 100% capacitățile platformei 1C, deoarece toate modulele componente ale sistemului sunt create pe baza platformei gestionate „1C: Enterprise 8.2”.

De asemenea, este de remarcat faptul că o alternativă la acest program poate fi produsul „1C: Document Management”. De asemenea, vă poate ajuta să urmăriți documentele corporative și să gestionați procesele de afaceri.

Atenţie! KPI pentru fluxul de documente 1C
Extensie pentru „1C: Document Flow CORP”

Una dintre cele mai bune sisteme rusești flux de lucru bazat pe „1C: Enterprise 8.3” -EDMS „Fluxul documentelor corporative” vă permite să rezolvați eficient problemele de automatizare a întreprinderilor din Rusia și țările CSI. (se va deschide o fereastră nouă)

Printre avantaje competitive din sistemul electronic de management al documentelor „Gestionarea documentelor corporative” se pot distinge următoarele:

1. Implementare rapidă- instalați și rulați! Instalarea sistemului nu provoacă dificultăți, deoarece sistemul este furnizat ca o configurație standard pentru platforma 1C: Enterprise.

Implementarea și instruirea sunt mult mai ușoare, deoarece în majoritatea cazurilor, personalul întreprinderii este deja familiarizat cu alte programe bazate pe platforma 1C: Enterprise. Utilizatorii simt intuitiv cum să folosească obiectele sistemului, deoarece sunt deja familiarizați cu principiile de bază și cu interfața 1C: Enterprise.

Manualul de utilizare este furnizat în formă tipărită și electronică, inclusiv în format MS Word, ceea ce facilitează pregătirea instrucțiunilor și completărilor la descrierea postului personalul întreprinderii.

2. Subsistem puternic pentru lucrul cu procesele de afaceri. Sistemul EDMS „Corporate Document Management” sprijină proiectarea și editarea proceselor de afaceri folosind un editor vizual. Designul vizual face posibilă automatizarea aproape a oricăror procese de afaceri ale unei întreprinderi simplu și fără programare suplimentară. Este acceptată o bibliotecă de procese de afaceri pentru schimbul de procese.

click pe poza pentru marire

3. Integrare cu configurațiile standard „1C”. EDMS „Fluxul documentelor corporative” conține mijloace de integrare cu baze de date externe de informații. Integrarea se realizează prin tehnologia DCOM, prin conectarea directă la baza de date fără a fi necesară combinarea metadatelor.

4. Posibilitatea de a face modificări, open source! Codul de produs complet deschis și lipsa protecției hardware oferă confort programatorilor și utilizatorilor EDMS „Corporate Document Management”.

Orice specialist cu cunoștințe despre 1C: Enterprise poate face oricând modificări produsului pentru a răspunde cât mai mult posibil nevoilor companiei dumneavoastră.

„... Atunci când am ales un sistem, ne-am concentrat pe diverși parametri, inclusiv posibilitatea construcției arbitrare a proceselor de afaceri, personalizarea flexibilă a documentelor corporative, integrarea cu sistemul de fișiere și poștă, capacitatea de a lucra cu EDS, integrarea ușoară cu alte baze de date bazate pe 1C.

Sistemul de management al documentelor „Managementul documentelor corporative” al companiei „Analitica. Proiecte și soluții” ni se potrivește pe deplin.... „

Este un sistem de automatizare a fluxului de documente pentru întreprinderi din diverse domenii de activitate. Sistemul oferă oportunități ample pentru gestionarea documentelor corporative și a proceselor de afaceri, în timp ce angajații întreprinderii pot lucra cu sistemul „Corporate Document Flow” de oriunde în lume prin Internet.

EDMS „Fluxul documentelor corporative” construit pe platforma tehnologică „1C: Enterprise 8.2” care utilizează un nou, diferit de versiunile anterioare, conceptul de construire a unei interfețe cu utilizatorul. Datorită noii platforme, solutii aplicate creat pe baza ei poate funcționa nu numai în interior rețelele locale, dar și prin internet, folosind canale de comunicare cu viteză redusă.

În sistemul „Corporate Document Flow”, toate documentele, cărțile de referință și rapoartele sunt create cu suport complet pentru „ formulare gestionate„Furnizat de platforma” 1C: Enterprise 8.3”.

Produsul software „Gestionarea documentelor corporative” este furnizat ca produs gata preparat și conține următorul set de caracteristici:

Automatizarea proceselor de afaceri întreprinderi cu procese de afaceri personalizabile;
Menținerea unei stocări structurate a informațiilor companiei;
Contabilitatea documentelorîn contextul contractelor, grupurilor de lucru, utilizatorilor, proiectelor, nomenclatorului de cazuri, organizațiilor, dosarelor corporative și alte secțiuni analitice;
Menținerea unei arhive a documentelor și păstrarea evidenței documentelor în locurile fizice de depozitare a acestora;
Integrare cu configurații 1C: Enterprise 8.3;
Contabilizarea valabilității documentelor, efectuarea acțiunilor automate specificate cu documentele după expirarea perioadei de păstrare a acestora;
Suport pentru numerotarea documentelor configurabilă de utilizator;
Integrare cu MS Office și OpenOffice (inclusiv utilizarea modelelor de documente);
Opțiuni largi de personalizare aspect documente și procese de afaceri către utilizatori fără a contacta dezvoltatorii.

Printre avantajele competitive ale sistemului electronic de management al documentelor „Corporate Document Management” se numără următoarele:

Implementare rapidă - pune-l în funcțiune! Instalarea sistemului nu provoacă dificultăți, deoarece sistemul este furnizat ca o configurație standard pentru platforma 1C: Enterprise. Implementarea și instruirea sunt mult mai ușoare, deoarece în majoritatea cazurilor, personalul întreprinderii este deja familiarizat cu alte programe bazate pe platforma 1C: Enterprise. Utilizatorii simt în mod intuitiv cum să folosească obiectele sistemului, deoarece sunt deja familiarizați cu principiile de bază și cu interfața 1C: Enterprise. Manualul de utilizare este furnizat în formă tipărită și electronică, inclusiv în format MS Word, ceea ce facilitează pregătirea instrucțiunilor și completărilor la fișele de post ale personalului întreprinderii.
Subsistem puternic pentru lucrul cu procesele de afaceri. Sistemul EDMS „Corporate Document Management” sprijină proiectarea și editarea proceselor de afaceri folosind un editor vizual. Designul vizual face posibilă automatizarea aproape a oricăror procese de afaceri ale unei întreprinderi simplu și fără programare suplimentară. Este acceptată o bibliotecă de procese de afaceri pentru schimbul de procese.

Obiectivele automatizării lucrului cu documente în diferite întreprinderi pot fi radical diferite ca amploare și dinamică. De exemplu, construirea unui sistem de management al documentelor exploatație mare, care a decis să abandoneze complet documentele pe hârtie, presupune lansarea unui proiect incomparabil ca amploare și natură cu un proiect de implementare a aceluiași sistem, dar la o singură întreprindere mică. Mai mult, în ambele cazuri, putem vorbi despre implementarea „1C: Document Flow 8”.

Un instrument universal cu scopul de a construi sisteme electronice de gestionare a documentelor (1C EDMS este adesea folosit) la întreprinderi de orice dimensiune - programul 1C Document Management a fost dezvoltat de 1C ca sistem ECM modern(Enterprise Content Management), care, pe lângă documente, ajută la lansarea unui proces complex, monitorizarea și gestionarea fluxurilor de afaceri și organizarea munca în comun angajati. Soluția implementează metode dovedite și are funcționalități care asigură un ciclu complet de procesare a documentelor la întreprindere.

Funcționalitatea 1C: Document Management 8 face posibilă:

Stocați documentele central și în siguranță;
Înregistrați documentele de intrare și de ieșire;
Creați, stocați și procesați documente organizaționale, administrative, informaționale, de referință și alte documente interne, contracte, note de birou;
Obțineți acces online la documente, ținând cont de drepturile utilizatorului;
Stabilirea muncii colective a angajatilor cu coordonare transparenta, aprobare si control al executiei documentelor;
Configurare flexibila a rutarii documentelor, control si analiza disciplinei performante;
Efectuați încărcarea automată a documentelor din E-mailși de la scaner;
Urmăriți și controlați timpul de lucru al angajaților.

Există patru opțiuni pentru livrarea configurației 1C: Fluxul de documente 8

1C: Flux de documente CORP pentru orice întreprinderi cu o structură organizațională complexă și un flux de documente dezvoltat, pe mai multe niveluri.
1C: Fluxul documentelor institutie de stat pentru instituțiile de stat (municipale) cu structură complexă și flux documentar dezvoltat.
1C: Flux de documente PROF pentru întreprinderile mici și instituțiile bugetare cu o structură organizatorică simplă și documente minime.
1C: Managementul documentelor cu o interfață bilingvă: engleză și rusă. Poate fi utilizat în întreprinderile rusești cu sucursale sau filiale în străinătate, în întreprinderile rusești cu o proporție semnificativă de angajați străini, precum și în sucursale companii străine in Rusia.

Programul de flux de documente 1C nu are afiliere în industrie. Datorită versatilității sale, fluxul de documente în 1C este ușor de configurat și adaptat la specificul unei anumite organizații. Să luăm în considerare mai detaliat funcționalitatea soluției folosind exemplul 1C: Document Flow CORP (versiunea 2.1.11.5).

Funcționalitatea 1C: fluxul de documente 8

Contabilitatea corespondenței de intrare și de ieșire

Programul are un afișaj asociat încorporat al documentelor de intrare și de ieșire. Integritatea răspunsurilor este monitorizată, istoricul corespondenței este monitorizat.

Fluxul de documente intern

Note de service, COMANDA, comenzi, documente de proiect, documente tehnice. Stocarea documentelor interne este organizată într-un jurnal. Este posibil să vizualizați toate documentele într-o listă continuă.

Figura prezintă structura folderului - acesta este un rubricator pentru gruparea documentelor interne (pe foldere, pe tipuri de documente, pe contractori, pe categorii, pe proiecte).

Căutare de informații, codare de bare

Programul este capabil să stocheze o cantitate mare de informații. Pentru confortul utilizatorilor, sunt implementate următoarele metode de căutare a datelor:

Căutare după cerințe;
Căutați în liste (folosind selecții rapide);
Căutare text integral;
Căutați documente pe hârtie după coduri de bare.

1C: Fluxul documentelor acceptă tipărirea codurilor de bare direct într-un fișier de document și imprimarea pe o coală separată, precum și tipărirea codurilor de bare pe bază de adeziv pentru imprimarea pe o versiune de hârtie. Utilizarea unor astfel de tehnologii simplifică foarte mult căutarea documentelor și crearea unei arhive clar structurate: este suficient să citiți un cod de bare cu un scaner pentru a deschide automat un card de document sau sarcini de document care există în acest moment.

Programul are capacitatea de a utiliza semnatura electronica, cu ajutorul caruia puteti viza documente, fise atasate, vize de aprobare, rezolutii, decizii de aprobare etc.

Documentele contractuale și tot ce este legat de acestea

Incheierea de contracte;
Controlul sumelor, controlul trecerii documentelor însoțitoare conform contractului;
Controlul asupra ciclului de viață al contractului;
Primirea copiilor scanate ale contractelor originale cu semnături și sigilii.

Fișierele sunt create și editate de către angajați în fiecare zi. Este asigurată colaborarea, munca multi-utilizator, mecanismul de control este pus ciclu de viață fișiere, link-uri către documente.

Așa-zisul „Poștă de afaceri” funcționalitatea este similară cu cea obișnuită posta, dar completate cu instrumente utile (mai mult de 40), care simplifică foarte mult munca angajaților. De exemplu, funcția de control „internă - e-mail extern” vă permite să vedeți avertismente că corespondența internă va merge către un server extern și să confirmați sau să împiedicați prompt această acțiune. Mecanismul este implementat în configurațiile KORP și DGS.

Procese și sarcini de afaceri

Conceptul abordării procesului în cadrul programului 1C: Document Flow 8 include nu numai metoda de rutare a documentelor. Procesul de afaceri este, de asemenea, o unitate de contabilitate în jurul căreia se construiește tot ceea ce este asociat cu creșterea eficienței angajaților, transparența și acuratețea execuției muncii și, în cele din urmă, ridicarea calității organizării întreprinderii în ansamblu la un nou nivel. .

Sarcinile din program sunt formate în cadrul proceselor elementare, distribuite implicit în 6 tipuri:

Considerare, al cărei rezultat este declararea conducătorului rezoluţiei şi restituirea documentului certificat autorului.
Execuţie: transferul documentației în curs de elaborare către toți utilizatorii, conform listei, precum și către persoana care controlează efectuarea disciplinei de performanță. Unul dintre utilizatori este desemnat ca executor responsabil.
Coordonare: ca parte a acestui proces de afaceri, respondenții selectați fac ajustări sau certifică documentația și apoi o returnează inițiatorului pentru a analiza rezultatele și acțiunile ulterioare.
Afirmație: documentul se prezintă spre aprobare persoanei responsabile desemnate. Rezultatul este o întoarcere la autor pentru a face corecturi sau a revizui rezoluția.
Înregistrare: documentul se transmite secretarului. Secretarul atribuie un număr de înregistrare, aplică sigiliul organizației și îl trimite corespondentului.
Familiarizarea permite tuturor de pe lista părților interesate să revizuiască documentul.

Pe baza acestor procese, este posibil să se formeze scheme și rute mai complexe, pe mai multe niveluri, cu diferite tranziții - procese complexe interfuncționale cu un nivel nelimitat de imbricare.

Management de proiect

Acest bloc 1C: Workflow 8 este necesar pentru a defalca întreaga gamă de documente și cantitatea de muncă a angajaților pe proiecte, precum și pentru a ajuta echipele care lucrează la proiecte în probleme administrative și organizatorice și sarcini de control, începând cu menținerea planului de proiect. , incheind cu executarea sarcinilor pentru acest proiect... Mecanismul de management al proiectelor este implementat în configurațiile KORP și DGU.

Urmărirea timpului

Un bloc funcțional simplu 1C: Fluxul de documente 8, care permite angajaților să înregistreze într-o formă convenabilă, intuitivă problemele cu care s-au confruntat în timpul zilei, precum și tipurile de muncă pe care și-au petrecut timpul. În acest caz, toate datele despre muncă sunt legate de documente, sarcini, procese și proiecte cu care angajatul a interacționat. Unitatea de prezență a timpului ajută la evaluarea cât de realist este structurat timp de muncă angajaților, ce procent s-a cheltuit pe ședințe și ce procent s-a cheltuit pentru pregătirea și aprobarea documentelor.

Un mecanism mic, dar foarte util, care informează despre absența unui angajat și îți permite să găsești opțiuni pentru înlocuirea persoanei responsabile în toate etapele procesului sau proiectului, unde este implicată interacțiunea cu acesta.

Controlul disciplinei de performanță

O funcționalitate importantă încorporată în program este controlul executării disciplinei pe sarcini:

Controlul calendarului și domeniului sarcinilor;
Urmarirea zilnica a timpului de lucru al angajatilor in contextul muncii prestate (inclusiv automata pe baza sarcinilor finalizate);
Analiza costurilor timpului de lucru al angajaților individuali, departamentelor și proiectelor pe baza rapoartelor.

Munca clasică de birou

Formularele necesare pentru fluxul de lucru pe hârtie sunt deja incluse în întregime în programul de flux de lucru 1C Document, de exemplu, imprimarea unei coperți a unui caz, a unui jurnal de transfer și multe altele.

1C: Fluxul de documente 8 oferă oportunități complete pentru înregistrarea evenimentelor, începând cu planul de organizare a unei întâlniri sau întâlniri, terminând cu monitorizarea implementării acelor decizii care au fost luate la acest eveniment. Dacă la un eveniment care a avut loc toate punctele protocolului nu au fost pe deplin dezvoltate sau nu s-au luat decizii asupra tuturor punctelor, următorul eveniment va fi afișat în program în raport cu cel anterior, ceea ce crește transparența și controlul asupra proces de aprobare deciziile luateși îmbunătățește disciplina performanței. Implementat în versiunile KORP și DGU.

cu posibilitatea de a se lega de o anumită organizare și program de evenimente, îi ajută pe angajați să găsească rapid o cameră în imediata apropiere. Este posibil să vizualizați localul pe plan.

Instrumentul încorporat 1C: Document Flow 8 pentru rezolvarea problemelor de muncă ale angajaților cu gradul de formalizare acceptat în organizație: de la comunicare informală, inainte de Corespondență de afaceri care servește drept întărire pentru decizii și acțiuni. Mai mult, toate discuțiile de pe forum sunt legate de documente, sarcini, procese. Forumul este ușor de utilizat pentru prima linie de asistență, unde personal experimentat explica noilor veniți anumite puncte de lucru. Mecanismul Forumului este implementat în configurațiile KORP și DGU.

Mecanismul este conceput pentru a diferenția drepturile de acces ale utilizatorilor la baza de date a fluxului de lucru prin parametri precum politica de acces, folderele și grupurile de lucru.

Alte

Fluxul de documente 1C direct „în cutie” este mecanismul de integrare cu alte 13 configurații 1C. În special, există posibilitatea de integrare cu Configurare ERP printr-un plan de schimb și o integrare perfectă.
Configurare funcționează pe dispozitive mobile pe platforma Android, IOS, Windows Phone, precum și prin intermediul browserelor, datorită capabilităților platformei 1C: Enterprise 8.
Personal și general calendare,în care puteți păstra nu numai înregistrări, ca în MS Outlook, ci și documente și sarcini ale utilizatorului.
Personalizarea interfeței- caracteristica standard a 1C: Enterprise, dar în programul 1C: Document Flow 8 are o aplicație mai largă, permițând programului să personalizeze toate interfețele, adică să modifice compoziția detaliilor, să facă liste colorate, să configureze sortarea , atribuiți compoziția coloanelor etc.

Nu există restricții (cu excepția suportului tehnic adecvat) pentru implementarea programului de gestionare a documentelor de la compania 1C: posibilitatea utilizării acestuia nu depinde de afilierea în industrie a întreprinderii, de structura acesteia, forma organizatorica, tipul de activitate, numărul de personal etc. Sistemul poate fi configurat și adaptat pentru sarcini specifice și cerințele clienților, este ușor de stăpânit de utilizatori, iar astăzi există peste 1.700 de implementări de succes ale 1C Document Flow 8 în comerț, servicii, industrie și organizații bugetare.

Ar putea fi util să citiți: