Automatizarea proceselor de afaceri ca o condiție prealabilă pentru eficacitatea companiei. Automatizarea proceselor de afaceri în CRM. Compararea abordărilor Căutare instrumente software pentru automatizarea proceselor de afaceri

Condițiile pieței în continuă schimbare, viteze mari luarea deciziilor, multitasking în managementul activelor și nevoia de a atenua riscurile necesită abordări moderne către organizație activitate economică... O ieșire în condițiile unui interior din ce în ce mai complex și Mediul externîntreprinderea devine o automatizare complexă a proceselor de afaceri. Vă permite să eliberați resurse prețioase pentru planificarea strategică și concentrarea managementului în domenii cheie ale companiei. Vom vorbi despre ce sunt automatizarea și sistemul ERP, de ce aveți nevoie de o abordare a procesului și ce software este cel mai popular în lume și în Rusia.

Afaceri și automatizare: ieri, azi, mâine

Automatizarea afacerii este parțială sau traducere integrală operațiuni stereotipe și sarcini de afaceri sub controlul unui sistem informatic specializat sau complex hardware și software. Ca rezultat - eliberarea de resurse umane și financiare pentru a crește productivitatea muncii și eficacitatea managementului strategic.

Automatizarea se face de obicei în două moduri:

* Automatizarea proceselor cheie de afaceri: de exemplu, managementul vânzărilor sau serviciul pentru clienți. În acest caz, se realizează creșterea directă a volumului vânzărilor, a numărului de produse produse și a creșterii profitabilității întregii afaceri în ansamblu.
* Automatizarea proceselor suport precum contabilitate, raportare, munca de birou. O astfel de automatizare nu afectează direct creșterea veniturilor, dar ajută la reducerea timpului și a costurilor pentru efectuarea muncii de rutină.

Sarcinile principale ale automatizării afacerii sunt următoarele:

* suport eficient activitati operationaleîntreprinderi, organizarea contabilității și controlului;
* pregătirea oricăror documente pentru parteneri, inclusiv borderouri, facturi, acte de reconciliere și propuneri de afaceri;
* primirea rapidă a rapoartelor privind starea de fapt în companie pentru orice perioadă de timp;
* optimizarea costurilor cu personalul, creșterea eficienței utilizării timpului de lucru prin eliberarea angajaților de munca de rutină;
* minimizarea impactului negativ al „factorului uman” asupra procese critice de afaceri;
* stocarea securizată a informațiilor;
* îmbunătățirea calității serviciului clienți.

Automatizarea proceselor de afaceri poate îmbunătăți semnificativ calitatea managementului într-o companie și calitatea produsului acesteia. Pentru întreprindere în ansamblu, oferă o serie de avantaje semnificative.

* Creșteți viteza de procesare a informațiilor și de rezolvare a sarcinilor repetitive.
* Creșterea transparenței afacerii și a capacității de fabricație a acesteia.
* Creșterea coerenței acțiunilor personalului și a calității muncii lor.
* Abilitatea de a controla cantități mari de informații.
* Automatizare muncă manuală.
* Reducerea numărului de erori și îmbunătățirea preciziei controlului.
* Rezolvarea paralelă a mai multor sarcini.
* Luare rapidă a deciziilor în situații stereotipe.

Ca urmare a automatizării managementului proceselor de afaceri, șeful întreprinderii primește mai multe informații pentru analiza proceselor de afaceri sub forma unor rapoarte analitice detaliate și are capacitatea de a gestiona calitativ compania ținând cont de indicatorii externi și interni.

De exemplu, atunci când utilizați software-ul „First Form” în primele șase luni de lucru cei mai importanți indicatori activitățile companiei sunt în creștere:

* acuratețea planificarii - cu 40%;
* eficienta globala - cu 50%;
* economisirea timpului managerului - cu 80%.

Majoritatea companiilor încep automatizarea cu rutina procese intensive în muncă, precum și din operațiuni care afectează semnificativ profiturile și veniturile: finanțe și contabilitate, flux documentar, contabilitate de producție și depozit. Automatizarea unor astfel de domenii de activitate precum managementul întreprinderilor, marketingul, managementul calității și comunicațiile externe la majoritatea întreprinderilor rusești este abia la început.

In conditii criză economică prioritățile în domeniul automatizării proceselor de afaceri se schimbă oarecum. Principalele tendințe ale sezonului curent includ următoarele:

1. Utilizarea tehnologiilor cloud... Principala diferență între această metodă de automatizare este absența propriului server în companie. Astfel de sisteme sunt foarte populare în rândul întreprinderilor mici, deoarece costă mult mai puțin decât versiunea tradițională.
2. Automatizarea activă a instrumentelor de marketing: implementare sisteme CRM, sisteme de automatizare publicitate contextualăși sisteme BI.
3. Dezvoltarea tehnologiilor de comunicare mașină la mașină... Tendința emergentă M2M - Machine to Machine - presupune o participare umană minimă la acele procese acolo unde este posibil, deoarece complicațiile proceselor și echipamentelor de afaceri nu permit întotdeauna unei persoane să evalueze și să răspundă în mod adecvat la o situație în schimbare.
4. Utilizarea instrumentelor de date mari... O altă tendință în dezvoltarea automatizării proceselor de afaceri este atenția acordată datelor mari și a informațiilor de afaceri aferente. Acestea sunt solicitate de companiile mari, deoarece sunt necesare echipamente costisitoare specializate pentru procesarea datelor mari.
5. Analiza datelor în timp real... Sistemele de automatizare a afacerilor vor evolua către procesarea tranzacțiilor în timp real, rezultând operațiuni complet sincronizate.

Domenii cheie și software pentru automatizarea proceselor de afaceri

Una dintre principalele condiții pentru automatizarea afacerii este utilizarea unei abordări prin proces de către o întreprindere. Acest termen este înțeles ca o abordare care definește considerarea activităților unei companii ca o rețea de procese de afaceri legate indisolubil de scopurile, obiectivele și misiunea ei principale. Abordarea procesului, spre deosebire de abordarea structurată predominantă în multe companii, se concentrează nu pe structura organizatorică existentă a întreprinderii, ci pe procese reale de afaceri, al căror rezultat final este crearea unui serviciu sau a unui produs.

Abordarea procesului ajută la creșterea agilității afacerii, la reducerea timpului de reacție la schimbările în condițiile pieței și la îmbunătățirea rezultatelor întreprinderii.

Fiecare proces de afaceri dintr-o companie constă dintr-un set de operațiuni separate cu o ordine de execuție determinată de tehnologie sau instrucțiuni. Caracteristicile necesare unui proces de afaceri sunt considerate rute și reguli, precum și intrări, ieșiri, resurse consumate, participanți și proprietari.

Înainte de a continua cu automatizarea proceselor de afaceri, este necesar să se lucreze la izolarea și descrierea acestora, precum și să le referiți la grupul de procese principale sau auxiliare. Aceasta este o procedură destul de lungă; în practică, necesită participarea tuturor diviziilor companiei în strânsă cooperare.

Tipurile și numărul de procese de afaceri sunt individuale pentru fiecare companie. Toate procesele de afaceri diferențiate pot fi apoi integrate în mai multe domenii principale, pentru fiecare dintre ele automatizarea putând fi realizată atât în ​​general, cât și în cadrul unui proces separat:

1. Management:

* management strategic;
* securitate economică;
* suport juridic;
* Contabilitate de gestiune;
* bugetare;
* Securitatea informațiilor.

Puteți utiliza sistemul software 1C: Enterprise, modulul de management al sistemului SAP R / 3.

2. Marketing și vânzări:

* management activitati de marketing;
* RELATII CU PUBLICUL;
* managementul activitatilor de publicitate;
* managementul vanzarilor;
* managementul relatiilor cu clientii (CRM).

Pentru automatizarea acestei zone se folosesc adesea software: sisteme CRM - Megaplan, 1C: Bitrix24, Clientbase.ru, management publicitar - EFSOL: AMS Advertising management, SIZiF, site management (CMS) - Bitrix, UMI.CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE), etc.

3. Productie:

* managementul proceselor de productie;
* managementul inventarului intreprinderii;
* managementul aprovizionării cu materiale;
* managementul echipamentelor de productie;
* sistem logistic.

Produse software: sisteme Kraft, USU, modul de producție AVA ERP, VOGBIT, Sage, Super Warehouse, Warehouse and Sales.

4. Managementul calității:

* sistem de management al calitatii (SMC);
* controlul calitatii produselor fabricate si indicatori de performanta;
* lucrați cu revendicări.

Software aplicat: „Metrics Administrator”, „FINEX: Quality Management”, „Master: Quality Management”, Wonderware MES Software/Calitate, ProdX.

5. Managementul personalului:

* selectia personalului;
* formarea si dezvoltarea personalului;
* contabilitatea personalului;
* motivație și remunerație

Produse software: „E-Staff Recruiter” de la Datex Software, „1C: Salary and Personnel Management”, Oracle / Personal Management, „Pharaoh”, „BOSS-Kadrovik”.

6. Finanțe:

* Contabilitate;
* contabilitate fiscală;
* planificare financiara;
* gestionarea decontarilor cu clientii;
* plata salariile angajati ai intreprinderii.

Software de automatizare: 1C: Contabilitate, 1C: Salariu, AuditExpert, Master of Finance Analysis, Fingrand.

7. Organizarea companiei:

* fluxul documentelor;
* secretariat.

Produse software: „1C: Document Management”, „E1 Euphrates” de la Cognitive Technologies, „Master Dock” de la Master Group, QPR 2014, Орн Text.

ERP: o nouă etapă în evoluția sistemelor de automatizare

Automatizarea „insulară” a proceselor de afaceri individuale ale unei companii devine mai devreme sau mai târziu ineficientă, deoarece încercările de a combina mai multe sisteme de automatizare diferite într-un singur întreg sunt adesea nereușite. La implementarea abordării „insulare”, obiectivul de îmbunătățire a eficienței generale a întreprinderii nu este de obicei stabilit.

Spre deosebire de acesta, un sistem integrat de automatizare a afacerilor este un sistem de gestionare a activităților financiare și economice ale companiei și asigură desfășurarea activităților operaționale, manageriale și contabilitateîn general.

Conceptul de sistem integrat de management al întreprinderii - ERP - a fost dezvoltat la sfârșitul anilor 80 ai secolului trecut. La începutul anilor 90, a început să câștige popularitate pe măsură ce au început să apară sisteme de control care ar putea implementa acest concept. Sistemul ERP se bazează pe principiul creării unui singur spațiu informațional care ajută la urmărirea în timp real a tuturor informațiilor despre procesele de afaceri din toate diviziile companiei.

Sistemele ERP sunt construite pe o bază modulară, iar structura lor implică prezența unor blocuri separate care sunt responsabile pentru un anumit proces. Datorită acestui principiu de organizare, este posibilă rafinarea și extinderea funcționalității întregului sistem pe măsură ce apar noi tehnologii, modificări ale legislației sau ale nevoilor clienților.

Majoritatea sistemelor ERP includ următoarele grupuri de module:

* logistica;
* productie;
* marketing
* furnizarea;
* vânzări;
* alte.

În Rusia, sistemele ERP au apărut abia la sfârșitul secolului trecut și au fost utilizate inițial exclusiv de marile companii, dar astăzi sunt implementate la întreprinderi de orice dimensiune.

După implementarea sistemului ERP, compania poate abandona utilizarea a numeroase programe disparate pentru lucrul cu finanțe, depozit, birou, logistică. Acest lucru, la rândul său, va permite afacerii să reducă semnificativ costul suportului IT.

În 2016, conform ratingului companiei de consultanță Panorama Consulting Solutions, SAP a intrat în primii trei lideri pe piața globală de sisteme ERP cu o cotă de 20%; Oracle -13,9% și Microsoft -9,4%. Mai departe, în ordine descrescătoare, se află următoarele companii: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Oracle a devenit lider în viteza de implementare, iar SAP în ceea ce privește rentabilitatea investiției.

În Rusia, potrivit centrului analitic TAdviser, 1C: Enterprise a devenit cel mai popular sistem ERP în 2016 (vezi fig.). Printre cele mai solicitate software se numără produse precum Galaktika ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.


Orez. Diagrama produselor software utilizate pentru automatizarea afacerilor în Rusia

Cum să alegi un produs software

La alegere software Sistemele de automatizare a proceselor de afaceri pot merge în două moduri:

* utilizarea unui produs tipic;
* dezvoltarea și implementarea de software individual.

Pe o notă

Un produs standard (la cutie) va costa mai puțin compania și, de asemenea, este oarecum mai ușor de implementat. Dar nu trebuie să uităm că nu orice software tipic poate fi reprofilat pentru caracteristicile individuale ale întreprinderii, deoarece într-o serie de programe posibilitățile setari aditionale limitate sau chiar excluse. Aceeași problemă există și cu serviciile cloud.

Pentru a alege corect un anumit program, este important să răspundeți la o serie de întrebări foarte serioase:

1. Ce procese de afaceri intenționați să automatizați?
2. Funcționalitatea acestui sau acelui program va corespunde sarcinilor care îi sunt atribuite?
3. Este posibilă personalizarea pentru o anumită practică de afaceri?
4. Este posibilă schimbarea rapidă a sistemului fără a opri funcționarea în cazul unei modificări a proceselor de afaceri sau a condițiilor de afaceri?
5. Cât de ușor este sistemul de utilizat?
6. Este posibilă integrarea sistemului cu serviciile sau programele de automatizare existente?
7. Cine va oferi suport tehnic și cum?
8. Cât va costa implementarea și suport tehnic(deţinere)?

Deoarece este aproape imposibil să răspundeți independent și în același timp competent la aceste întrebări, este recomandabil să obțineți sfaturi de la companiile furnizori (dezvoltatori de software). În plus, ar trebui să discutați cu colegii dvs. de afaceri, deoarece experiența lor vă ajută uneori să faceți o alegere. Cu toate acestea, este important de înțeles că opiniile din comunitatea de afaceri pot fi foarte subiective, din cauza specificului industriei, a dimensiunii întreprinderii, a experienței limitate în deținerea diferitelor sisteme ERP și, ca urmare, a incapacității de a vedea imaginea în ansamblu și comparați toate produsele în raport cu condițiile dvs.

În ceea ce privește automatizarea proceselor individuale sau instalarea unui sistem ERP, totul depinde de specificul unei anumite întreprinderi.

Costul software-ului și costul implementării acestuia

Este foarte dificil să răspundem fără echivoc la întrebarea cât va costa automatizarea afacerii pentru o anumită companie, deoarece costul unui anumit software depinde de mai mulți factori, printre care:

* sarcini că software-ul este conceput să rezolve;
* tip de program: tipic sau obicei;
* resurse necesare pentru implementare;
* numărul de locuri de muncă conectate la sistem.

De exemplu, prețul unei licențe pentru popularul program integrat „1C: Enterprise” pentru 100 de locuri de muncă este de 432.000 de ruble, pentru 50 de locuri de muncă - 187.200 de ruble, pentru 20 de locuri de muncă - 41.400 de ruble.

Costul automatizării constă, de asemenea, din mai multe componente:

* costul sistemului în sine, inclusiv costul „cutiei” sau plățile de închiriere în cazul utilizării versiunii „cloud”;
* costurile de instalare a sistemului de automatizare și de pregătire a personalului;
* costul suportului tehnic regulat.

Costurile indirecte ar trebui adăugate și la prețul automatizării proceselor de afaceri, de exemplu, timpul petrecut de manager și de utilizatorii cheie pentru a participa la proiect.

Principala problemă cu care se pot confrunta sau s-au confruntat deja întreprinderile din sectorul real al economiei care nu sunt împovărate cu o povară mare a datoriei este o scădere a cererii și o ieșire de clienți. De aceea, poate, una dintre sarcinile cheie ale unui lider de afaceri este păstrarea clienților. În acest articol, Alexey Kudinov și Mikhail Sorokin se opresc în detaliu asupra unuia dintre motivele apariției clienților nemulțumiți - lipsa unor procese de afaceri reglementate în cadrul furnizorului de bunuri sau servicii sau, cu alte cuvinte, reguli clare pentru lucrul cu un client. Exemple din practica rusă sunt descrise în cartea recent publicată „CRM: Practica rusă a afacerilor eficiente”.

Cauza problemei: lipsa unor „reguli ale jocului” clare

După cum spune binecunoscutul proverb - „stabilitatea este un semn de îndemânare”. Stabilitatea companiei nu trebuie să depindă de obiceiurile sau stilul de lucru al unuia dintre angajați. Compania nu își poate permite să piardă clienți din cauza nivelurilor instabile de servicii. În perioadele de cataclisme economice, când cererea scade în mod obiectiv, criticitatea acestei probleme pentru afaceri, de regulă, crește.

Imaginați-vă o situație în care, în timpul unui meci de fotbal, fiecare dintre cei 22 de jucători ai ambelor echipe are propriile reguli de joc sau propria minge, așa cum era în povestea lui L. Lagin „Old Man Hottabych”. Se vor bucura fanilor de acest joc și vor termina echipele meciul? Ce trebuie să facă judecătorul? Cum își poate da seama de situație?

Credeți că o situație similară în afaceri nu este posibilă nici măcar teoretic?

Din păcate, experiență în diverse piețele rusești spune altfel. De exemplu, atunci când contactează aceeași companie, cumpărătorul poate primi un nivel de serviciu care diferă semnificativ în funcție de experiența și responsabilitatea angajatului cu care cumpărătorul contactează.

Iată unul dintre exemplele tipice din practica rusă.

Exemplu rusesc: un instrument pentru a pune lucrurile în ordine

Serghei Ivanovici conduce o companie de cusut și angro haine în Sankt Petersburg. În urmă cu doi ani, a decis că afacerea necesită dezvoltare, dar mai întâi trebuie să punem lucrurile în ordine în procesele interne ale companiei.

Pe scurt, situația a fost următoarea: comenzile de la clienți s-au pierdut, comenzile de producție au fost inexacte, reclamațiile clienților nu au fost întotdeauna procesate. Și cel mai important, fiecare dintre angajați a lucrat în felul său, deoarece credea că este corect. Într-o astfel de situație, nivelul de serviciu pentru client, în funcție de managerul companiei, a variat semnificativ.

Serghei Ivanovici a solicitat firma de consultanta pentru a corecta situația.

Consultanți de afaceri analizează procesele interne munca companiei, a indicat locurile „subtile” și a propus modernizarea proceselor de afaceri „comanda”, „producție”, „expoziție”, „analiza reclamației”.

Lucrarea a fost finalizată la timp, iar raportul cu noile procese de afaceri ale companiei era pe masă pentru Serghei Ivanovici. Părea că cel mai dificil lucru s-a terminat și acum lucrurile vor merge în sus. Toți angajații au fost imediat introduși în noile procese de afaceri. Au fost realizate imprimeuri mari și color luminoase și postate în departamentele din apropierea locurilor de muncă ale angajaților. Dar rezultatul așteptat nu a urmat: comenzile s-au pierdut în continuare, reclamațiile au fost procesate de fiecare dată etc.

Serghei Ivanovici s-a gândit mult timp cum să remedieze situația și a decis: „Este necesar să se pună” hârtie „procesele de afaceri direct în sistemul de automatizare, să le facă „vii”, să se integreze în mediul de lucru al companiei. angajatul vede procesul de afaceri pe ecranul monitorului său și lucrează cu el.”

La implementarea oricărui sistem CRM, una dintre primele etape de lucru este descrierea proceselor de afaceri. Este important să se studieze caracteristicile activității companiei, să se țină cont de toți factorii care afectează un anumit proces, să se identifice puncte cheie munca și „petele subțiri”. Drept urmare, obținem o descriere competentă și detaliată a proceselor de afaceri care sunt supuse automatizării.

În plus, este foarte important să se stabilească un mediu pentru executarea acestor procese de către angajații acestei companii. Aceasta se numește reglementarea proceselor de afaceri.

Astfel, când se lucrează la Implementarea CRM Personal, aderă la următoarea secvență de acțiuni, pe care o recomand și tuturor colegilor, deoarece mi-a dovedit în practică comoditatea și viabilitatea:

  1. Descrierea proceselor de afaceri.În această etapă, se lucrează pe hârtie sau în orice mediu convenabil. Cel mai important lucru este să obțineți o anumită schemă sau algoritm care să fie de înțeles atât pentru dezvoltator, cât și pentru client.
  2. Coordonare. Descrierea rezultată a proceselor de afaceri este coordonată cu conducerea companiei. În această etapă, un consultant de afaceri sau un dezvoltator cu experiență poate oferi și optimizarea anumitor procese și poate clarifica toate problemele controversate.
  3. Alegerea mediului pentru implementare. O descriere detaliată a proceselor de afaceri poate fi considerată o declarație clară a problemei. Și acum că algoritmul muncă viitoare este clar că dezvoltatorul poate alege independent sau împreună cu clientul mediul în care se vor desfășura lucrări ulterioare, adică direct sistem CRM.
În multe cazuri, alegerea unui sistem CRM se face în prealabil, ținând cont de costul produsului software și de abilitățile angajaților unei anumite companii. În acest caz, descrierea proceselor de afaceri se poate face imediat, ținând cont de caracteristicile sistemului CRM selectat.

Și acum vreau să vorbesc despre două abordări diferite pentru rezolvarea acestor probleme, care într-o măsură sau alta sunt implementate în toate CRM populare.

  1. Programarea proceselor de afaceri.
  2. „Desenul” proceselor de afaceri.
Diferența dintre aceste abordări este clară din numele lor. În primul caz, dezvoltatorii folosesc algoritmi și o anumită secvență de comenzi, care sunt ulterior implementate în mediul CRM ca un set de comenzi. În al doilea, procesele de afaceri sunt prezentate sub forma unei organigrame grafice, în care comenzile sunt reprezentate ca obiecte și săgeți. Să aruncăm o privire mai atentă la fiecare dintre aceste opțiuni de automatizare.
Nu voi lua în considerare utilizarea sistemelor BPMS pentru rezolvarea problemelor de automatizare a proceselor de afaceri, cei interesați îl pot citi.

Programarea proceselor de afaceri

Această metodă este utilizată în astfel de sisteme populare precum ZOHO CRM sau Saleforce CRM și constă în implementarea unui proces de afaceri folosind tehnologia Step by Step, de exemplu. "pas cu pas".

În același timp, procesele de afaceri pot fi proiectate în orice formă convenabilă, în același mod ca atunci când se creează un algoritm înainte de a scrie un program. Dar toate procesele sunt implementate sub forma unei secvențe pas cu pas de acțiuni și condiții (fiecare ramură este aproape întotdeauna un proces nou).

Descrierea proceselor în acest caz se face sub formă de text folosind comenzi adoptate în mediul unuia sau altuia CRM. Prin urmare, această abordare poate fi numită programare.

Să luăm un exemplu de la ZOHO CRM. Există două tipuri principale de obiecte aici:

  • Workflow vă permite să setați una sau alta acțiune în funcție de diferite câmpuri.
  • Procesul de aprobare definește anumite procese de aprobare. Putem adăuga mai multe astfel de procese și vor funcționa după cum urmează. Pentru fiecare proces, putem indica când funcționează, cine îl aprobă. Și, în consecință, sistemul va controla activitatea proceselor.

Exemplu de proces de aprobare


Exemplu de flux de lucru



Astfel, procesele de afaceri sunt stabilite prin determinarea secvenței de acțiuni care trebuie efectuate cu un anumit obiect, precum și a condițiilor, în funcție de care vor fi efectuate anumite acțiuni.

Cu această abordare, nu există nicio notație grafică, ci doar o tranziție pas cu pas de la o acțiune la alta. Și dacă trebuie să schimbați ceva în procesul de afaceri, va trebui să introduceți o anumită listă de valori și comenzi, și nu blocuri grafice și săgeți.

Despre această abordare, putem spune că descrierea algoritmului este implementată în mod textual. De exemplu, dacă luăm un anumit proces Provel în ZOHO CRM, atunci pentru acesta va trebui să specificăm:

  1. Criteriul când funcționează.
  2. Cine ar trebui să o aprobe.
  3. Ce acțiune trebuie efectuată după aprobare, de exemplu, crearea unei sarcini sau trimiterea unei alerte în sistem, trimiterea de sms etc.
  4. Ce ar trebui să se întâmple dacă procesul nu a fost aprobat, de exemplu, nu faceți nimic, returnați sarcina executorului pentru revizuire cu comentarii etc.

În unele sisteme, o astfel de programare este legată rigid de anumite obiecte, cel mai adesea de o tranzacție. De exemplu, așa este implementată capacitatea de a descrie un proces de afaceri în Megaplan. Numai printr-o afacere puteți indica ce se întâmplă într-un anumit caz, iar toate acțiunile utilizatorilor și participanților la procesul de afaceri sunt în mod necesar legate de o anumită afacere. În alte sisteme, de exemplu, în ZOHO CRM, putem lega acțiuni atât la o afacere, cât și la orice alt modul din sistem.

Desenarea proceselor de afaceri

Această abordare este implementată, de exemplu, în Bitrix24 CRM și 1C CRM. Aici, toate procesele de afaceri trebuie să fie desenate într-un format intern specific al acestor sisteme. Deci, Bitrix24 are propriul concept „Procese de afaceri”, iar în cadrul acestei secțiuni există o notație în care trebuie să desenați procesele de afaceri.

Un exemplu de proces de afaceri în Bitrix CRM


Această notație a fost creată de programatorii Bitrix24 și pentru a implementa procesele de afaceri în acest sistem, va trebui să le desenați în această notație. În același timp, este important să înțelegem că în Bitrix24 este posibil să se descrie prin notație atât secvența acțiunilor atunci când se lucrează cu sistemul ca întreg, cât și separat acțiunile când se lucrează cu o afacere, deoarece CRM este doar una dintre modulele sistemului Bitrix24.

În mod similar, 1C CRM implementează propria sa notație, care diferă de cea creată de programatorii Bitrix24. De asemenea, în alte sisteme care aderă la abordarea grafică, fie sunt folosite dezvoltări complet interne, fie notații grafice de la dezvoltatori terți adaptate nevoilor sistemului. Și de fiecare dată, pentru funcționarea corectă în sistem, notația va trebui studiată în prealabil.

Un exemplu de proces de afaceri în 1C CRM


Practica arată că, în ciuda abundenței elementelor standard, studiul notației grafice necesită mai mult timp decât cunoașterea regulilor de descriere a proceselor de afaceri sub formă de text (prima abordare). Mai mult, pentru a crea una sau alta secvență de acțiuni în sisteme CRM care folosesc algoritmi bazați pe text, cel mai adesea există un constructor convenabil și multe indicii, datorită cărora dezvoltatorii pot programa procesele necesare cu puține sau deloc cunoștințe prealabile ale mediului.

Avantaje și dezavantaje ale abordărilor

Principalul avantaj al primei abordări a fost descris mai sus: este foarte convenabil pentru dezvoltatori, nu necesită un studiu profund al notației și permite oricăror procese de afaceri să fie algoritmizate în mod obișnuit pentru programatori-dezvoltatori.

Dezavantajul evident al acestei opțiuni este lipsa de vizibilitate pentru utilizatori. În același timp, nimeni nu deranjează dezvoltatorul să creeze o diagramă grafică a proceselor de afaceri pentru client (organigrama sub formă de blocuri și săgeți) în orice mediu convenabil pentru aprobare, apoi să efectueze programarea și să familiarizeze utilizatorii cu rezultatul. În același mod în care o face fiecare dezvoltator atunci când creează și finalizează aplicații.

Mai mult, un proces de afaceri convenabil și simplificat necesită orice modificări în cazuri rare, de obicei asociate cu introducerea unor modificări în schema de lucru a companiei în sine. Prin urmare, lipsa de claritate și complexitatea efectuării editărilor pentru un profan nu este cu adevărat o problemă critică. Cel mai probabil, un client cu un sistem gata făcut va funcționa ani de zile și va avea nevoie de modificări atunci când însăși schema de lucru a companiei se schimbă și aici este de obicei imposibil de făcut cu modificări simple în procesele de afaceri și, în orice caz, , participarea unui specialist la dezvoltarea și implementarea sistemelor actualizate.

În al doilea caz, se folosesc notațiile inventate de creatorii 1C și Bitrix24 CRM. Pe de o parte, această abordare este foarte ușor de utilizat, deoarece este clară și de înțeles. Pe de altă parte, pentru a-l folosi, va trebui să petreceți timp suplimentar studiind notația din 1C sau Bitrix24 și nu există atât de multe informații despre lucrul cu aceste sisteme pe cât ne-am dori.

Desigur, fiecare sistem oferă documentație și un fel de secțiuni de ajutor, dar nu există o ideologie specifică în ele. Toate informațiile furnizate de dezvoltator sunt documentația de la furnizor. Acestea. pentru a studia notația, utilizatorilor nu li se oferă o soluție de la analiștii de afaceri și utilizatorii experimentați ai sistemului, ci ghid rapid din punctul de vedere al dezvoltatorilor de sisteme. Prin urmare, pentru această metodă de lucru, este foarte util să aveți abilități dezvoltate de vizualizare a proceselor, precum și capacitatea de a se adapta rapid la notații nefamiliare.

Un alt dezavantaj al abordării grafice îl reprezintă restricțiile semnificative impuse lucrării în sistem de posibilitățile de notație. În programare, flexibilitatea și lista de posibilități sunt mult mai mari.

Ca urmare, personal prefer să folosesc un sistem mai flexibil, adică. programează procesele de afaceri, și ofer vizibilitate pentru client prin crearea de grafice (organigrame) în stadiul de coordonare a proceselor de afaceri, pe care le execut de obicei în IDEF 3 sau BPMN... Dar, de fapt, poți folosi chiar și o foaie obișnuită de hârtie si un creion... Principalul lucru aici este înțelegerea reciprocă cu clientul.

Pe de altă parte, dacă procesele de afaceri din companie sunt relativ simple, iar un utilizator care nu este programator intenționează să efectueze munca de automatizare a proceselor, abordarea grafică se dovedește a fi mai convenabilă. Chiar și un utilizator familiarizat cu business intelligence și IT poate „desena” clar o diagramă de proces și poate defini o ierarhie în notație, pur și simplu pentru că versiunea grafică a prezentării proceselor de afaceri este mult mai înțeleasă de utilizatori. Pentru ei sunt concepute astfel de instrumente. Este tocmai de desenat, pentru ca procesele să fie executate corect, tot va trebui să implicați un programator. Se crede că utilizatorul va învăța notatie grafica mai ușor decât programarea procesului. Aici, fiecare decide singur ce îi place cel mai mult: flexibilitate și ușurință de programare sau vizibilitate pentru utilizatori și capacitatea de a face modificări proceselor de afaceri fără participarea dezvoltatorilor.

Generator de vânzări

Timp de citit: 15 minute

Vă vom trimite materialul pe:

Exemplele de automatizare de succes a întreprinderilor sunt rare. Având în vedere că măsurile de stabilire a acestuia sunt foarte laborioase și nu ieftine, merită mai întâi să vă dați seama pentru ce este automatizarea proceselor de afaceri, cum vă va ajuta în rezolvarea problemelor presante.

În acest articol, veți învăța:

  1. Ce este mai exact
  2. Sisteme de automatizare populare
  3. De unde ar trebui să înceapă automatizarea într-o companie?
  4. Ce să căutați atunci când alegeți fonduri
  5. 4 sfaturi despre cum poți economisi pe el
  6. Capcane »automatizarea proceselor de afaceri
  7. Ce să controlați în timpul gestionării automatizării

Ce înseamnă automatizarea proceselor de afaceri?

Automatizarea afacerilor este de obicei înțeleasă ca procesul de transfer a operațiunilor repetitive obișnuite și a sarcinilor sub control. pachete software sau sistemul informatic. Drept urmare, conducerea întreprinderii are ocazia de a elibera oameni și resurse financiare, crește productivitatea muncii și gestionează mai eficient strategia de dezvoltare.

Un exemplu tipic de gestionare a unei organizații, când nu este urmată o secvență clară de acțiuni, poate fi prezentat sub forma următoarei diagrame:

Această metodă de management este însoțită de dezavantaje serioase:

  • managerii și managerii de linie se confruntă cu o încărcare constantă ridicată, deoarece procesul de lucru se desfășoară exclusiv cu participarea lor directă;
  • în procesul de îndeplinire a sarcinilor, pe lângă principalii executanți, sunt implicați și angajați ai departamentelor conexe;
  • nimeni nu știe în ce stadiu se află soluția problemei;
  • domeniile de responsabilitate nu sunt împărțite, multe funcții sunt duplicate;
  • momentul luării deciziilor nu este monitorizat îndeaproape;
  • angajații care participă la proces nu sunt motivați pentru scopul final.

Ca urmare a acestei abordări, toată lumea este ocupată, iar soluția sarcinilor stabilite lasă de dorit.

Abordarea procesului este fundamental diferită de această stare de fapt, deoarece se bazează pe ordinea optimă a acțiunilor și controlul execuției în fiecare etapă.

Scopul abordării proceselor este conformarea activităților întreprinderii cu anumite reglementări și interconectarea proceselor interne de afaceri.

Abordarea procesului are următoarele avantaje:

  • ordinea proceselor de afaceri;
  • rezolvarea problemelor în cel mai scurt mod;
  • responsabilitatea personală a angajaților pentru domeniul lor de activitate;
  • controlul asupra executării sarcinilor;
  • motivarea angajaților pentru a obține rezultate optime;
  • programarea în funcție de calendarul sarcinilor;
  • simplificarea ierarhiei interne structura organizationalaîntreprinderilor.

Ce este mai exact automatizarea proceselor de afaceri

Sistemele de automatizare vă permit să simulați online procese de afaceri de orice complexitate. Un manager de activități accesibil este oferit utilizatorilor, combinând confortul și versatilitatea.

Cu ajutorul acestuia, angajații au posibilitatea de a numi persoane responsabile cu rezolvarea unor sarcini specifice, de a primi statistici privind timpul petrecut proceselor individuale și, de asemenea, de a face planuri pentru optimizarea activităților lor. O reamintire a termenelor limită vă va ajuta să evitați termenele limită ratate pentru anumite sarcini.

Gestionarea informațiilor clienților

În centrul fiecărui sistem de automatizare a proceselor de afaceri se află o bază de date care reunește toate informațiile despre clienții companiei. Dacă aceste informații sunt utilizate corect, organizația poate funcționa cât mai eficient posibil.

Sistemul organizează datele și face posibilă gruparea acestora în funcție de sarcini specifice. Baza de clienți include întreaga cantitate de informații necesare pentru a optimiza experiența clienților.

Toate datele sunt grupate în blocuri convenabile, sistemul oferă o oportunitate convenabilă de a trimite o scrisoare, de a efectua un apel, de a aminti istoricul activităților comune și chiar de a afișa profiluri pe rețelele sociale.

Automatizarea procesului de vânzare

Principalele funcții ale sistemului de automatizare a proceselor de afaceri includ ajutarea managerilor în gestionarea eficientă a vânzărilor. Datorită sistemului, lucrul la mai multe tranzacții poate avea loc simultan. Fiecare pas este ghidat de utilizatori pentru a-i ajuta să-și planifice următorul pas cât mai eficient.

Având în fața ochilor un istoric de cooperare cu un anumit client, managerul îi va oferi cu ușurință exact produsul care cel mai probabil îi va satisface nevoile.

Pâlnia de vânzări și alte metode de analiză facilitează identificarea punctelor slabe în procesul de vânzări, acordând atenție angajaților care vor obține cel mai bun rezultat. Instrumentele vizuale convenabile ale sistemului fac posibilă asigurarea că profilul clientului conține toate informațiile necesare, precum și datele privind tranzacțiile sunt reflectate cât mai exact posibil.

Managementul lead-urilor

Managementul lead-urilor este o funcție la fel de importantă a unui sistem de automatizare a proceselor de afaceri. Utilizatorii își pot face o idee despre nevoile clienților, atât incluși în baza companiei, cât și potențialii clienți.

Fiecare client potențial nou este supus înregistrării automate în sistem, după care el însuși solicită managerului pașii care vor fi cei mai eficienți într-o anumită situație.

Managementul Serviciului Clienți

Relațiile pe termen lung cu clienții sunt imposibile fără un serviciu care funcționează bine. Sistemul de automatizare a proceselor de afaceri vă permite să configurați un serviciu multicanal de înaltă calitate. Cazurile clienților și cererile de servicii sunt gestionate pe baza unui proces de referință.

Informațiile despre clienți, apelurile primite și efectuate sunt concentrate într-o singură fereastră. Sistemul este capabil să ofere forma necesară a contractului, să determine grupul de competențe, să calculeze intervalul de timp în care va fi executată aplicația și să efectueze un apel înapoi către client.

Automatizarea fluxului de documente

Sistemul de automatizare vă permite să puneți în ordine fluxul de documente al companiei pentru a crește și mai mult eficiența gestionării contractelor, facturilor, protocoalelor și corespondenței de intrare. Programul oferă de utilizat șabloane gata făcute pentru formarea diferitelor documente.

Este posibil să atașați copii scanate pentru acces rapid la versiunile tipărite. Stocarea electronică conține întregul volum al documentației întreprinderii. Căutarea convenabilă vă permite să găsiți documentul solicitatîntr-o fracțiune de secundă. Exista posibilitatea de lucru in grup, precum si de observatii in vederea reconcilierii conturilor.

Gestionarea portofoliului de produse

La capacitățile obișnuite ale sistemului de automatizare a proceselor de afaceri s-au adăugat instrumente care vă permit să structurați nomenclatura și să gestionați catalogul de produse. Pentru a vă ușura căutarea, puteți instala un filtru convenabil. Contabilitatea prețurilor și reducerilor va deveni mult mai ușoară, precum și selecția produselor pentru o comandă.

Sisteme populare de automatizare a proceselor de afaceri


Trimiteți cererea dvs

Fiecare întreprindere are propriile sale procese de afaceri. Combinația lor poate fi grupată în mai multe direcții și ulterior automatizată atât în ​​general, cât și în cadrul unui singur proces:

Automatizarea complexă a proceselor de afaceri

Automatizarea proceselor de afaceri, desfășurată într-un mod „insular”, fără interconectare între sistemele individuale, aduce rareori beneficii tangibile. Când vine vorba de optimizarea domeniilor individuale de activitate, scopul nu este îmbunătățirea eficienței companiei în ansamblu.

Un sistem unificat de automatizare a proceselor de afaceri, dimpotrivă, este un set de instrumente care vă permit să gestionați activitățile financiare și economice ale unei întreprinderi în ansamblu, să mențineți contabilitatea operațională, contabilă și de gestiune.

ERP - concept sistem unificat pentru managementul companiilor - a început să fie folosit la sfârșitul anilor 80, de-a lungul anilor a devenit din ce în ce mai popular datorită apariției software-ului corespunzător.

Sistemul ERP se bazează pe principiul unui spațiu informațional unic, cu ajutorul căruia este posibilă urmărirea și analiza datelor despre procesele de afaceri care au loc în diferite divizii ale organizației.

Sistemele ERP folosesc un principiu modular pentru a construi, au o structură formată din blocuri independente responsabile pentru un proces separat. Acest lucru vă permite să rafinați și să extindeți capacitățile sistemului odată cu apariția de noi aspecte tehnologice sau legislative, precum și cu nevoile în schimbare ale clienților.

Un sistem ERP tipic constă din următoarele grupuri de module:

  • logistica;
  • industrial;
  • marketing;
  • aprovizionare;
  • vânzări etc.

Sistemele ERP în afaceri rusești a început să fie folosit de cele mai mari companii chiar la sfârșitul secolului al XX-lea, astăzi nicio întreprindere nu se poate descurca fără ele, indiferent de dimensiunea ei.

Având implementat un sistem ERP, compania nu mai are nevoie de numeroase programe cu un accent restrâns - lucru cu un depozit, finanțe, logistică, birou. În consecință, costurile de suport IT sunt reduse semnificativ.

În 2017, primii trei lideri de pe piața globală de sisteme ERP au fost SAP (20%), Oracle (13,9%) și Microsoft (9,4%). Acestea sunt urmate de următoarele companii în ordine descrescătoare: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Oracle a fost recunoscut drept campion în ceea ce privește viteza de implementare, iar SAP în ceea ce privește rentabilitatea investiției.

Cel mai popular sistem ERP rus în 2017 a fost 1C: Enterprise. Puțin mai puțin populare sunt Galaxy ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

De unde ar trebui să înceapă automatizarea proceselor de afaceri într-o companie?

În procesul de stabilire a automatizării proceselor de afaceri, întreprinderea parcurge următoarele etape:

  1. Analiza proceselor de afaceri, adaptarea sau revizuirea acestora.
  2. Determinarea nevoilor imediate de automatizare.
  3. Selectarea software-ului sau dezvoltarea de software personalizat.
  4. Implementarea sistemului la întreprindere și instruirea personalului în utilizarea acestuia.

În această listă, absolut toate etapele sunt importante.

Pentru început, să decidem despre ce se va discuta. Un proces de afaceri este un set de activități care sunt supuse Tel comun care apar într-o succesiune dată și procedează în cadrul cerințelor stabilite.

Ca urmare a unor astfel de activități, resursele sunt transformate într-un produs final care este valoros pentru consumator. Dacă te uiți la procesul de afaceri din exterior tehnologia Informatiei, va arăta ca o succesiune de lucrări legate de activitati de productieîntreprinderi, al căror scop este crearea de plusvaloare.

Procesul de afaceri include structura mai multor acțiuni care vizează atingerea obiectivelor în sistemul informațional, precum managementul întreprinderii, analiza calității produsului, suportul resurselor pentru lansarea acestuia.

Vedem adesea cum managementul speră să stabilească interacțiunea între diviziile companiei prin automatizarea proceselor de afaceri. Da, Sisteme de informare- o parte integrantă a managementului, dar nu pot schimba fundamental o organizație analfabetă.

Multe afaceri lucrează cu volume imense date pentru analiza şi utilizarea cărora sisteme moderne sunt pur și simplu necesare, iar automatizarea va ajuta compania să atingă un nou nivel de dezvoltare.

Când vine vorba de faptul că colectarea de informații este absentă sau fiabilitatea acesteia este în mare îndoială, diviziile companiei nu interacționează între ele, mai întâi este necesar să se stabilească un sistem de management.

De aceea, prima sarcină a managementului este de a evalua starea actuală și de a determina dacă automatizarea va ajuta la rezolvarea problemelor.

Cu ajutorul automatizării proceselor de afaceri, astăzi este posibil să oferim o soluție pentru următoarele sarcini:

  • Creșteți viteza de procesare a informațiilor în cadrul companiei(de exemplu, primirea instantanee a unei cereri de la departamentul de vânzări către depozit).
  • Obțineți transparență în afaceri(de exemplu, aflați valoarea datoriei contrapărților).
  • Controlați cantitatea de informații(de exemplu, clienții au posibilitatea de a lăsa aplicații prin intermediul site-ului).
  • Creșteți interacțiunea între departamente(de exemplu, un articol rezervat de un client nu va fi vândut altuia).
  • Creșteți indicatorii de adaptabilitate în afaceri(de exemplu, prețurile și taxele sunt calculate automat) etc.

Cu toate acestea, pentru a rezolva probleme precum atragerea de noi clienți, livrarea la timp a rapoartelor fiscale și planificare strategica, automatizarea proceselor de afaceri în sine nu este suficientă.

De regulă, implementarea sa este necesară în următoarele cazuri:

  • reorientarea întreprinderii pentru a face față noilor provocări(fabricarea altor produse, intrarea pe noi piețe, dotarea producției cu linii tehnologice moderne);
  • implementarea reformelor sau schimbărilor în principiile de management;
  • incapacitatea vechiului sistem de automatizare de a satisface nevoile întreprinderii;
  • pregătirea firmei pentru vânzare(ca urmare a automatizării, valoarea sa de piață va crește).

Următorul pas cel mai important este să decideți ce zonă de activități ale companiei are nevoie pentru a automatiza procesele de afaceri în primul rând. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este pentru întreprinderile mici și mijlocii. Ei trebuie doar să determine care angajat este implicat în stocarea și prelucrarea datelor, raportare și activități similare.

Primele care vin în minte sunt contabilitatea și departamente comerciale, depozite etc. Există procese de afaceri care trebuie automatizate fără ezitare - personal, contabilitate, contabilitate inventar.

O altă modalitate de a determina care zonă de activitate a companiei are nevoie de automatizarea prioritară a proceselor de afaceri este identificarea punctelor slabe ale întreprinderii. Factorii de nemulțumire pot fi diferiți - momentul procesului, costul și calitatea acestuia.

De exemplu, este posibil să se întocmească un plan de dezvoltare fără a utiliza software. Desigur, calculele nu vor fi suficient de precise, iar implementarea lor va dura cel puțin o săptămână. În același timp, un număr mare de erori nu pot fi evitate, iar costurile cu forța de muncă vor fi excesiv de mari.

Pentru întreprinderile mici și mijlocii, merită în primul rând automatizarea comunicării cu clienții și toate componentele acesteia:

  • preluarea comenzilor;
  • părere;
  • reclamații, dorințe, sugestii.

Lucrul cu clienții ar trebui să fie construit pe baza unui algoritm detaliat, începând cu un apel sau un e-mail primit și terminând cu onorarea comenzilor și asistența în garanție.

Scopul automatizării proceselor de afaceri ar trebui să fie trecerea informațiilor de la primire la implementare fără cea mai mică întârziere și efort suplimentar din partea clientului. Nu trebuie să uităm că clienții companiei sunt sursa prosperității acesteia, tocmai de la ei vin banii, care pot fi folosiți pentru o optimizare ulterioară.

Cu privire la companii mari, atunci ar trebui în primul rând să automatizeze producția și lucrul depozitelor, ceea ce le va permite să proceseze numărul maxim de comenzi.

niste companiile ruseștiîşi reglementează în mod tradiţional procesele de afaceri conform descrierea postului, prin urmare, munca în ele este ajustată pe baza realizării indicatorilor specificați.

Aceasta înseamnă că mai multe divizii pot fi angajate în vânzări simultan, ca urmare, apare un conflict de interese, care afectează negativ situația generală cu vânzările și profitul final.

Având relații automatizate cu clienții, puteți începe să transferați alte procese de afaceri pe o bază de informații - depozit, achiziții, producție etc.

Următorul pas ar trebui să fie introducerea automatizării în contabilitatea salariilor, formarea forme statistice, contabilitatea metalelor pretioase.

Dar asta e in teorie. Practica arată că mai întâi există automatizarea fluxurilor financiare și materiale, adică contabilitatea, contabilitatea depozitului, casierie. Apoi trec la vânzări, achiziții, producție și controlul calității.

Etapa finală este automatizarea activităților de personal. Durata totală a implementării proiectului poate dura de la un an și jumătate până la trei ani.

Ce să căutați atunci când alegeți instrumente pentru automatizarea proceselor de afaceri

Când vă gândiți la achiziționarea de software pentru automatizarea proceselor de afaceri, puteți lua în considerare două opțiuni:

  • crearea unui sistem bazat pe un produs tipic;
  • dezvolta si implementeaza software tinand cont de nevoile individuale ale companiei.

Produsul standard va fi mai rentabil și mai ușor de implementat. Dezavantajul acestuia poate fi considerat capacitatea limitată de adaptare la nevoile companiei, oferită de dezvoltator. Acest lucru este valabil și pentru serviciile cloud.

Pentru a selecta software-ul optim, trebuie să răspundeți la câteva întrebări:

  1. Ce procese de afaceri sunt supuse automatizării?
  2. Funcționalitatea programului selectat îndeplinește sarcinile pe care trebuie să le rezolve?
  3. Este posibil să o ajustați la specificul procesului dvs.?
  4. Există posibilitatea de a efectua rapid modificări sistemului fără a opri utilizarea acestuia, dacă este nevoie?
  5. Este sistemul ușor de utilizat?
  6. Este posibil să se integreze sistemul cu servicii deja instalate sau programe de automatizare?
  7. Cine va oferi suport tehnic și în ce condiții?
  8. Cât va costa implementarea și deținerea sistemului?

Este puțin probabil să te poți descurca fără ajutorul profesioniștilor, așa că ar trebui să ceri sfaturi de la companiile furnizori care dezvoltă software specializat. Va fi utilă analiza experienței partenerilor și concurenților.

Pe baza tuturor informațiilor primite, ținând cont de specificul propriei industrii, puteți începe să alegeți un anumit produs. Deciderea dacă automatizarea proceselor de afaceri va fi complexă sau poate fi renunțată sistem ERP, depinde de caracteristicile întreprinderii.

Cât va costa automatizarea proceselor de afaceri ale întreprinderii?

Este destul de dificil să dai un răspuns fără ambiguitate, deoarece costul automatizării proceselor de afaceri firma specifica depinde direct de mai multe condiții care trebuie luate în considerare:

  • pentru ce sarcini ar trebui să fie proiectat software-ul;
  • sistemul ar trebui să fie tipic sau personalizabil;
  • ce resurse sunt necesare pentru implementarea acestuia;
  • câte locuri de muncă ar trebui conectate la sistem.

De exemplu, achiziționarea celui mai popular program din Rusia „1C: Enterprise” va costa de la 40 de mii de ruble pentru 20 de locuri de muncă la 400 de mii de ruble - pentru 100.

Mai mulți factori afectează, de asemenea, costul automatizării:

  • prețul sistemului în sine, inclusiv „cutia” sau plățile de închiriere, dacă se va folosi versiunea „cloud”;
  • costul serviciilor pentru înființarea unui sistem de automatizare și instruirea angajaților pentru a lucra cu acesta;
  • plata pentru suport tehnic.

Costurile indirecte ar trebui incluse în acest element de cost, de exemplu, timp de muncă utilizatorii cheie și conducerea cheltuită pentru participarea la proiect.

Consiliul numarul 1. Asigurați-vă că descrierea proceselor de afaceri este ținută la zi.

Întocmește reglementări pentru menținerea și codificarea analizelor INS (informații normative și de referință). Verificați în mod regulat conducerea și personalul pentru cunoștințele despre procesele de afaceri ale companiei și sistemele de control al calității. Acest lucru garantează economii ale bugetului proiectului IT de până la 30-40%.

Angajații întreprinderii ar trebui să aibă o idee clară despre ce anume este supus automatizării și de ce este necesar. Cu o înțelegere a esenței proceselor, dezvoltarea programului sau adaptarea versiunii „cutie” nu vor prezenta dificultăți directorului IT.

Puteți implementa proiectul atât independent, cât și folosind serviciile unor companii specializate.

Există exemple de implementare automatizare integrată procesele de afaceri ale marilor corporații, a căror cifră de afaceri este de miliarde de dolari, în doar două luni. Un astfel de rezultat poate fi considerat impracticabil, dar trebuie avut în vedere că aceasta a fost etapa finală. muncă preliminară privind INS și formularele de raportare, care au durat mai mult de doi ani.

Consiliul numărul 2. aplica programe gratuite pentru a automatiza operațiuni repetitive pe un computer.

Împărțirea responsabilităților te va ajuta să scapi de rutină.

Consiliul numărul 3. Beneficiați de serviciile de implementare a automatizării oferite de companiile IT care au finalizat deja proiecte în industria dvs.

Ei înțeleg specificul afacerii dvs., ceea ce va reduce semnificativ costurile.

Consiliul numărul 4. Tratează cu companii IT care vând și instalează diverse sisteme de automatizare, adică multi-furnizori.

Calificările personalului unor astfel de firme le permit să analizeze mai larg problemele implementării sistemului, pot compara diverse produse software, evidențiază avantajele și dezavantajele lor. Prin urmare, există o mare probabilitate ca soluția optimă să fie selectată pentru afacerea dvs.

„Capcane” în automatizarea proceselor de afaceri

Nu te strădui pentru excelență

Prima etapă de pregătire pentru implementarea sistemelor de automatizare este cercetarea, însoțită de rapoarte voluminoase despre procesele de afaceri ale companiei. În același timp, mulți se confruntă cu o problemă atât de caracteristică, cum ar fi întârzierea procedurii de acord asupra detaliilor implementării viitoare și transferul repetat de documentație de la client la antreprenor.

Ar trebui evitată minuțiozitatea excesivă și străduința de a aduce proiectul la ideal în acest caz, deoarece toate acestea întârzie termenele limită și măresc cheltuielile, fără a da un rezultat pozitiv tangibil.

Pentru a preveni această greșeală foarte frecventă, va ajuta indicarea în contract a termenilor de pregătire a documentației, a numărului de aprobări necesare și a respectarii stricte a acestora.

Decideți asupra alegerii

La dezvoltarea unui design de sistem, o problemă comună poate fi numită alegerea unei opțiuni conform căreia decalajul dintre descrierea proceselor de afaceri și vedere standard sistemul instalat.

În rezolvarea oricărei probleme se pot aplica diferite grade de automatizare. Deci, necesitatea de a reumple zona de selecție din rezervă este implementată în mai multe moduri:

  • formarea manuală de către utilizator a unei sarcini pentru a completa zona de selecție după cum este necesar;
  • generarea automată a unei sarcini atunci când un anumit parametru atinge un anumit nivel critic;
  • formarea automată a sarcinilor, luând în considerare toate comenzile potențiale;
  • formarea automată a sarcinii, bazată pe luarea în considerare a tuturor potențialelor comenzi, livrări etc., precum și luarea în considerare a complexității tot mai mari a execuției.

Cea mai mare problemă în acest caz este alegerea soluției optime. Pentru viteza maximă, trebuie stabilite obiectivele proiectului și momentul implementării acestuia. Punctele de vedere ale tuturor părților interesate trebuie luate în considerare.

O sarcină poate arăta diferit pentru profesioniștii IT și pentru lucrătorii din depozit. Ar trebui rezolvat astfel încât sistemul să nu provoace dificultăți pentru principalii săi utilizatori.

Frica de inovare

Etapa de implementare a sistemelor de automatizare devine adesea motivul concedierii personalului care refuză să învețe să lucreze într-un mod nou. Cazurile în care jumătate dintre angajații din depozit au preferat să-și schimbe locul de muncă în loc să stăpânească noile tehnologii de contabilizare a mărfurilor sunt destul de frecvente.

Conducerea poate lua unele măsuri de precauție, cum ar fi furnizarea de formare și Atentie speciala disponibilitatea acestuia pentru majoritatea angajaților, explicați beneficiile pe care compania și angajații înșiși le vor primi ca urmare a implementării sistemului de automatizare.

Cu toate acestea, dacă rezistența personalului este prea mare, poate merita să se bazeze pe recrutarea de noi angajați care sunt gata să stăpânească noi forme de muncă. Această soluție la problema adaptării este destul de comună. Muncitorii nou angajați nu sunt legați de cadrul „cum era înainte”, așa că acceptă cu ușurință noile condiții.

Caracteristicile sistemelor de automatizare, care minimizează nevoia de a memora cantități uriașe de informații, permit unei persoane să se obișnuiască cu locul de muncă în câteva zile.

Ce să controlați în timpul gestionării automatizării proceselor de afaceri

Implementarea sistemelor de automatizare a proceselor de afaceri necesită monitorizarea constantă a principalelor domenii de lucru atât din partea clientului, cât și din partea executanților. Cele mai importante puncte includ costul proiectului, calendarul etapelor individuale, activitățile personalului, calitatea muncii intermediare.

Evitarea abaterilor de la indicatorii planificați prevăzuți de contract, adoptarea la timp a măsurilor de eliminare a deficiențelor identificate constituie cea mai mare parte a sarcinilor cu care se confruntă managementul de ambele părți.

Termenele limită

Creșterea timpului de implementare a proiectului, care implică costuri suplimentare, poate fi numită o problemă clasică a oricărei introduceri de noi tehnologii. De regulă, apare ca urmare a unor factori secundari. Mecanismele speciale de management vor contribui la reducerea la minimum a probabilității de întârzieri.

Principalul este programul de implementare a proiectului. Reglează toată munca care trebuie făcută, în legătură reciprocă. Este necesar un program pentru a monitoriza trecerea punctelor de control pentru implementarea etapelor proiectului și a controla termenele stabilite pentru fiecare dintre acestea.

În acest document, este necesar să se prevadă rezerve de timp în cazul unor circumstanțe neprevăzute, precum și datele ședințelor de control. Implementarea cu succes a proiectului depinde de cât de bine interacționează echipele.

Acuratețea și detaliile maxime în programare cresc probabilitatea de a respecta programul.

Creștere în valoare

Costul implementării proiectului, de regulă, crește din cauza unei modificări a sferei sarcinilor față de cele stabilite anterior și a unei prelungiri a termenului. Creșterea valorii în sine poate fi un factor care provoacă noi probleme.

O atenție deosebită trebuie acordată atunci când se ia în considerare creșterea funcționalității sistemului care este implementat. Da, de multe ori nevoia de a adăuga noi caracteristici se manifestă numai în timpul lucrărilor de instalare, a fost extrem de dificil să o prevăd în avans.

Dar, în cea mai mare parte, participanții la proiect insistă să extindă funcționalitatea, în încercarea de a-și implementa ideile creative. Această urmărire a idealului poate fi un motiv pentru amânarea termenelor limită, așa că este mai bine să includeți inițiative de îmbunătățire a sistemului în planul pentru lucrările ulterioare.

Primul plan ar trebui să fie implementarea în timp util a unui proiect pentru automatizarea proceselor de afaceri și atingerea obiectivelor stabilite această etapă... Acest lucru este justificat din punct de vedere organizațional și economic. Efortul pentru îmbunătățirea nesfârșită a sistemului poate duce la pierderea relevanței acestuia.

Problema de personal

Acesta este unul dintre factorii cheie care afectează succesul proiectului. Personalul din sfera IT, precum și din alte industrii, unde rezultatul unei activități depinde în mare măsură nu de echipament, ci de o persoană, joacă un rol important.

În consecință, absența problemelor în timpul implementării proiectului și minimizarea riscurilor sunt garantate atunci când executanții se remarcă prin profesionalism ridicat, responsabilitate și dorința de a obține cele mai bune rezultate.

Adesea, introducerea de noi proiecte este însoțită de o atitudine negativă din partea angajaților, opoziție evidentă și împărțirea sferelor de influență.

O altă problemă comună legată de personal este lipsa angajaților clientului cu calificările necesare pentru a participa la implementarea proiectului.

Există mai multe căi de ieșire din această situație:

  • să completeze personalul cu un nou angajat cu un nivel suficient de cunoștințe pentru a desfășura activitățile proiectului;
  • angajați temporar un angajat al companiei executante care va reprezenta interesele clientului în cadrul proiectului (această opțiune nu este potrivită pentru toată lumea, dar în practica unor companii se găsește);
  • externalizează funcțiile de control al proiectului către o companie IT independentă din partea clientului.

La implementarea unui proiect de automatizare a proceselor de afaceri este necesară monitorizarea constantă a atingerii rezultatelor intermediare fixate în grafic. Scopul unei astfel de monitorizări este de a urmări modul în care pașii întreprinși sunt în conformitate cu scopul final.

Pentru aceasta există un mecanism de puncte de control - anumiți parametri care trebuie atinși până la data stabilită. Analiza completității rezolvării problemelor la un moment dat ajută la înțelegerea dacă progresul implementării sistemului de automatizare se abate de la cel planificat.

La întâlnirile liderilor de proiect, indicatorii sunt comparați pe ambele părți și sunt stabilite următoarele obiective.

În concluzie, aș vrea să spun că automatizarea proceselor de business este un proces complex, dar fascinant în care sunt implicate mai multe părți deodată. Se distinge prin multitasking și va avea succes numai dacă sunt îndeplinite mai multe condiții importante:

  • experiența unei companii care implementează un sistem de automatizare;
  • nivelul de calificare și fiabilitatea echipei care lucrează la proiect;
  • tehnologia de implementare aleasă.

În același timp, o importanță deosebită trebuie acordată legitimității procedurilor care se desfășoară: să utilizeze software licențiat, să contacteze specialiști care au fost autorizați să presteze serviciile relevante.

După ce te-ai asigurat că compania IT, căreia îi vei încredința automatizarea proceselor de afaceri ale întreprinderii tale, lucrează de mult timp în acest domeniu, are multe proiecte implementate cu succes în spate, lucrează exclusiv cu programe licențiate, se poate aștepta ca implementarea sistemului să devină punctul de plecare pentru companiile de dezvoltare.


 

Ar putea fi util să citiți: