Automatizarea proceselor logistice ale întreprinderii ca unul dintre instrumentele eficiente pentru depășirea crizei. Procese de afaceri în logistică Automatizarea proceselor de logistică a întreprinderii

10.08.2017

Pentru cei alfabetizați și munca eficienta Nu este suficient ca organizațiile de astăzi să îmbunătățească pur și simplu produsele. Această abordare era relevantă la începutul anilor 2000. Acum este necesar să îmbunătățim eficiența.

Un sistem de afaceri de orice fel este un grup de procese de afaceri cu un singur scop final. Scopul este de a vinde un produs, serviciu sau informație utilizatorul final și să obțină profit. Procesul de afaceri în sine este un complex format din acțiuni interdependente care au loc în cadrul afacerii.

Componentele cheie ale proceselor de afaceri în logistică

Procesele interne sunt împărțite în următoarele patru tipuri:

profit din vânzarea mărfurilor;

planificarea și gestionarea datelor interne pentru implementarea vânzărilor;

procesele de resurse, în special, livrarea și întreținerea produselor în depozit;

transformare.

Logistica este responsabilă pentru următoarele procese:

planificarea strategică a circulației mărfurilor;

controlul deplin al fluxurilor de mărfuri.

Optimizarea proceselor de afaceri în logistică vă permite să expediați resurse și să reduceți costul mărfurilor. Pentru a implementa corect aceste sarcini, companiile de logistică:

organizați livrarea mărfurilor: stabiliți datele, analizați capacitățile de transport ale clientului, stabiliți traseul, elaborați hărți de traseu;

responsabil pentru mărfuri: acceptați și expediați mărfurile, organizați depozitare;

ține evidența documentelor: oferiți informații destinatarului, înregistrați cererile din magazine și puneți semne pe facturi.

Automatizarea suplimentară a proceselor de afaceri în logistică ajută la obținerea unor rezultate și mai bune.

Optimizarea si reinginerirea proceselor de afaceri

În afară de îmbunătăţire procesele logistice , reingineria este folosită pentru a optimiza procesele care au legătură directă cu afacerea. Acest concept este folosit pentru a se referi la o restructurare completă a organizației de a face afaceri.

Schema generală a proceselor de reinginerie arată astfel:

managerii realizează modelarea proceselor de afaceri în logistică și sarcini specifice companiei în ansamblu;

pe baza datelor obținute, ei dezvoltă noi modele și lucrează la noi tehnologii;

modelul este analizat cu atenție, după care se uită la consecințele pozitive și negative ale implementării și evaluează utilitatea;

daca rezultatele sunt pozitive, noul model este introdus in productia directa.

Pentru reinginerie competentă, în primul rând, recreează o hartă mare, care arată toate componentele care se formează în cele din urmă procesele interne. Harta este întocmită în așa fel încât să afișeze grafic toate detaliile și nivelurile de formă necesare, afișând relațiile orizontale și verticale ale proceselor.

După aceea, managerii trec la o analiză totală a tuturor lucrurilor mărunte. Dacă profitul final după analiză plătește costurile analizei de mai mult de 2 ori, atunci proiectul ar trebui declarat oportun și întregul plan furnizat ar trebui implementat în viitorul apropiat.

Relațiile de piață emergente din Rusia necesită o revizuire a abordărilor privind managementul fiecărei entități de afaceri. Majoritatea întreprinderilor sunt organizate în mod tradițional - pe o bază funcțională, când în frunte se află un lider, care este subordonat diferitelor departamente. O astfel de organizație de management se bazează pe principiul diviziunii muncii și al specializării, dar o astfel de structură are dezavantaje:

izolarea muncii fiecărui angajat de rezultatele activității instituției în ansamblu, i.e. ideea angajatului cu privire la eficacitatea organizației nu depășește sfera unității sale;

dorința angajaților de a-și îndeplini sarcinile în așa fel încât să-l satisfacă pe managerul superior, i.e. nu există niciun interes în a face rezultatele muncii convenabile pentru uz general în cadrul companiei;

schimb dificil și posibilă denaturare a informațiilor între departamente din cauza izolării acestora.

Organizarea instituțiilor pe bază funcțională împiedică extragerea diverselor beneficii asociate cu considerarea activității ca proces și alocarea diferitelor fluxuri în cadrul acestui proces (materiale, financiare, informaționale etc.).

Izolarea funcțională a departamentelor individuale, chiar și în prezența personalului înalt calificat, poate împiedica creșterea eficienței întregului sistem în ansamblu. Așadar, una dintre cele mai importante condiții pentru funcționarea cu succes a organizației este disponibilitatea unui astfel de sistem informațional care să permită conectarea tuturor activităților și gestionarea acestora pe baza principiilor unui singur întreg. Rezolvarea problemelor evidențiate se află în domeniul logisticii informaționale, al cărei obiect de studiu îl constituie fluxurile de informații care însoțesc activitățile de afaceri.

După cum știți, sarcina principală a logisticii informaționale este organizarea și structurarea fluxurilor de date care însoțesc fluxul de materiale. Să privim această problemă dintr-un unghi diferit, făcând abstracție de la fluxul de materialeși să prezinte documentul în sine ca obiect principal și nu ca informații care însoțesc încărcătura. În cele mai multe cazuri, un document, ca un anumit produs, trece prin etapele de creare („prelucrarea materiilor prime”), formare („producție”), prelucrare („vânzări”), transmitere („transport”) și depozitare ( „depozitare”). Furnizorii și consumatorii de documente sunt angajați, parteneri de afaceri si clienti această întreprindere. Astfel, putem numi „planificarea, managementul și controlul” fluxului de documente la întreprindere „logistica proceselor de afaceri ale întreprinderii” Gleb Popov Logistica proceselor de afaceri //Director IS, #02/2004.

Într-o întreprindere, „fluxul de informații” este un flux documente electronice, E-mail etc. Este fluxul de lucru „fără hârtie” care este singurul mijloc de a asigura timpul minim de livrare și procesarea informațiilor cu costuri minime. Care este, de fapt, scopul conceptului de logistică informațională Hessig K., Arnold M. Logistica informațională și managementul fluxului de lucru // Probleme de teorie și practică a managementului. 1997. Nr 5. Rodkina T. A. Logistica informaţională. M.: Examen, 2001..

Implementarea unei idei similare care vă permite să gestionați și să controlați munca în comun personal și software, este „gestionarea fluxului de lucru” ( managementul fluxului de lucru), care este un management al logisticii proceselor de afaceri bazate pe IT. Koulopoulos Thomas M. Necesitatea fluxul de lucru. M.: VestiMetatechnology, 2000. Kalyanov GN Teoria și practica reorganizării proceselor de afaceri. M.: SINTEG, 2000.]. Fluxul de lucru-sistemele sunt uneori denumite și „sisteme de management al afacerilor” ( sistem de operare pentru afaceri) sau „sisteme de management al logisticii” ( sistem de control al logisticii).

Prin conectarea participanților la procesele de afaceri cu ajutorul IT, managementul fluxului de lucru devine un mijloc eficient de implementare a conceptelor încorporate în logistica proceselor de afaceri. Când instrumentele IT sunt incluse în această schemă, se formează noi componente: software și hardware; operarea sistemelor; asigurarea functionarii canalelor de transmisie a datelor etc.

A gestiona acțiunile personalului definit de modelul de proces de afaceri nu este sarcina logisticii informaționale. Este o sarcină fluxul de lucru- un sistem care integrează și gestionează software la locurile de muncă ale personalului.

Figura 3.1. - Relația dintre sistemul de flux de lucru și logistica informațională

În caz contrar, logistica acoperă toate nivelurile de suport pentru informații despre procesele de afaceri, inclusiv suport pentru proprietățile operaționale ale sistemelor informatice, pe baza cărora este construit managementul fluxului de lucru.

Verbatim fluxul de lucruînseamnă „flux de lucru” și este definită ca „tehnologia de suport computerizat sau de automatizare a proceselor de afaceri în întregime sau parțial”. Principiul de bază al tehnologiei este acela de a asigura îndeplinirea funcțiilor de către anumiți angajați la momentul potrivit.

probleme de tehnologie fluxul de lucru o organizație internațională Coaliția pentru managementul fluxului de lucru (WfMC) -- www.wfmc.org). În ee standard fluxul de lucru- sistemul este descris ca „un sistem care definește complet, gestionează și asigură execuția proceselor de afaceri sub formă de „fluxuri de lucru” folosind diverse instrumente software(PS) în conformitate cu anumite reguli procedurale.” Scopul unor astfel de sisteme este de a automatiza procese care implică combinații de operațiuni efectuate de o persoană, în special cele în care aceasta interacționează cu instrumentele IT.

Astfel sistemul fluxul de lucru automatizează un proces, nu o funcție. Apariția sistemului și PS fluxul de lucru este reacția pieței IT la introducerea de noi principii în managementul întreprinderii și migrarea sistemului de management de la orientare pe funcție la orientare către proces. Practic, toate soluțiile anterioare au putut automatiza destul de eficient operațiunile și funcțiile individuale, mai degrabă decât un proces (de exemplu, o funcție de vânzări care face parte din procesul de service pentru clienți). În comparație cu ei, sistemul fluxul de lucru oferă următoarele beneficii reale:

pentru organizatie: controlul asupra îndeplinirii sarcinilor de informare este întărit, confidențialitatea este sporită și controlul accesului este înăsprit;

pentru client: calitatea serviciului se îmbunătățește, eficiența acestuia crește, accesul la reprezentanții companiei este simplificat;

pentru personal: fiecare muncitor vede lista de functii si isi poate organiza munca in consecinta, ceea ce are ca rezultat flexibilitate in munca, rapiditate de executie si un grad ridicat de confort;

pentru îndrumare: fluxul de lucru permite luarea deciziilor la momentul potrivit și oferă suficiente informații pentru ca managementul să poată interveni eficient în proces; fluxul de lucru permite managerilor să acționeze mai rapid și mai competent, oferind acces constant la informații despre starea fiecărei comenzi, iar sistemul de monitorizare vă permite să țineți situația sub control și să eficientizați această funcție;

pentru analist: automatizarea procedurilor pe baza fluxul de lucruîi furnizează toate statisticile și informațiile necesare pentru analiză.

Implementarea fluxul de lucru este una dintre cele mai eficiente modalități de reorganizare și îmbunătățire a activităților de afaceri bazate pe aplicarea metodelor de logistică a informațiilor. În prezent, există o experiență pozitivă cu utilizarea tehnologiei fluxul de lucru pentru automatizări industriale. În același timp, clasa software fluxul de lucru furnizează un container de date și documente pentru fiecare unitate de lucru și direcționează automat mișcarea acestor containere în conformitate cu regulile de afaceri către utilizatorii sau „rolurile” specificate în definiția procesului de prezentare generală flux de lucru //http://www.kit.ru/website/DWC_lotus.Nsf. Acest lucru reflectă în mod deosebit tehnologia de procesare a informațiilor inițiale la crearea produselor informaționale.

Gestionarea fluxului de lucru începe cu construirea unui model de proces de afaceri. Cea mai des folosită familie de metodologii IDEF Mark D. A., McGowan K." SADT- metodologia analizei structurale si proiectarii". M.: Metatehnologie, 1993 p. notatie grafica, care determină vizual interacțiunea participanților la procesele de afaceri cu resursele informaționale. Sistemele de management al fluxului de lucru includ în multe cazuri instrumente vizuale pentru construirea modelelor de proces. În același timp, standarde pentru notația internă fluxul de lucru- sistemul nu există - principalele primitive sunt de obicei un anumit „bloc” ca execuție a unei anumite funcții de către executant și o linie cu o săgeată ca condiție pentru trecerea de la un bloc la altul. Analist care lucrează în fluxul de lucru-sistem, modelează în mod similar un proces de afaceri.

Un exemplu fluxul de lucru-system este un sistem cuprinzător pentru gestionarea fluxurilor de lucru și organizarea managementului documentelor confidențiale Flux de lucru OPTIMA, care este conceput pentru a gestiona procesele de creare, procesare, replicare, stocare a documentelor și a altor obiecte informaționale, precum și pentru a organiza și automatiza execuția procedurilor de bază de birou. Utilizarea sistemului asigură organizației în ansamblu atingerea unei noi calități în rezolvarea unor probleme precum:

crearea unui sistem complet funcțional de monitorizare a execuției instrucțiunilor cu un singur depozit de documente și sistematizarea optimă a acestuia;

formalizarea procese tehnologice formarea, aprobarea și prelucrarea documentelor, relevanța și fiabilitatea schemelor de distribuție a acestora;

îmbunătățirea controlului asupra implementării proceselor de formare și prelucrare a documentelor, reglementare și management al sistemului de management al documentelor;

cresterea gradului de securitate a datelor implicate in fluxul documentelor, asigurarea confidentialitatii acestora prin utilizarea sistemelor certificate FAPSI semnatura digitalași criptare;

independența muncii pe documente față de calitățile personale ale personalului datorită executării automate a majorității acțiunilor formale;

posibilitatea adaptării sistemelor contabile și analitice din organizație la procesele de deplasare a documentelor de-a lungul rutelor lor tehnologice;

posibilitatea obţinerii de rapoarte statistice şi analitice care caracterizează diverse aspecte ale activităţilor executanţilor şi rezultatelor lucrărilor de prelucrare a documentelor.

Concurența între furnizorii de servicii transport, crește de la an la an. in orice caz munca competenta cu logistica de transport este nevoie nu numai de companiile de transport. Orice companie care trebuie să transporte în mod regulat ceva (de exemplu, un magazin online) se confruntă cu dificultățile de planificare a muncii și contabilitate financiara, și de aici și dificultățile managementului documentelor. Cu alte cuvinte, dacă procesul de logistică al companiei nu este optimizat, aceasta suferă pierderi.

Cele mai frecvente probleme de logistică sunt ușor de enumerat:

Utilizare irațională Vehicul. Kilometrajul gol și timpul de nefuncționare al vehiculelor este o problemă comună în companiile cu propriul parc de vehicule.
Dificultăți și pierderi în comunicații. De regulă, fără automatizare, departamentul de expediere este supraîncărcat și chiar și atunci poate fi dificil să satisfaci toate cererile primite. Dacă informația nu este stocată central, într-un singur sistem, operatorul trebuie să efectueze o mulțime de pași suplimentari pentru a le primi și a le transfera în continuare.
Influență negativă factorul uman. Introducerea și transferul manual de date necesită timp și generează erori. De asemenea, dacă procesele nu sunt automatizate, compania trebuie să recurgă la decizii intuitive și calcule manuale – de obicei inexacte.

Toate acestea duc inevitabil la o scădere a productivității și, prin urmare, la cifra de afaceri și la venituri. Care este calea de ieșire aici? Desigur, automatizare. Implementarea corectă a produselor specializate vă permite să rezolvați toate aceste probleme și să „îmblânziți” schemele logistice de orice complexitate.

Care sunt beneficiile automatizării logisticii transporturilor?

În primul rând, automatizarea sistemului logistic face mișcarea tuturor mărfurilor și vehiculelor dumneavoastră transparentă și previzibilă. Acest lucru este posibil datorită reglajului fin al proceselor de afaceri și a fluxului de lucru, a contabilității precise, a impozitelor și contabilitate de gestiune la instalația automatizată. Acesta este rezultatul cel mai valoros și, poate, cel mai așteptat, dar în spatele predictibilității sale stau ore de studiu a specificului afacerii clientului și de prelucrare a soluțiilor software adecvate în așa fel încât să corespundă acestor specificități. Este imposibil să găsești două afaceri complet identice și, prin urmare, nu există două implementări complet identice. Înțelegem cât de important este să lucrăm cu problemele fiecărui client în mod individual, iar acest lucru dă rezultate tangibile.

Iată ce mai au clienții noștri după automatizarea logisticii:

Am putut salva. Automatizarea îmbunătățește comunicarea între diferite servicii și departamente - acest lucru este vizibil mai ales în companii mari cu un personal mare și o structură impresionantă. Despre îmbunătățire indicatori economici Mulți dintre clienții noștri spun că automatizarea este cheia automatizării - WETT Group, Arzamassky Khleb CJSC, Schenker logistics holding, Nizhny Novgorod Vodokanal.
Ei lucrează mai repede. Munca bine coordonată vă permite să reduceți timpul pentru o singură operație. Acest lucru duce la o productivitate mai mare - și, prin urmare, la mai mult lățimea de bandă compania sau divizia dvs.
Utilizați mai eficient resursele materiale. Acest avantaj este resimțit cel mai puternic de întreprinderile cu propriul parc de vehicule: după automatizare, clienții pot monitoriza consumul de combustibil și utilizarea vehiculului (de exemplu, determina gradul de uzură și selectează rapid vehiculele care necesită reparații).
Introducerea KPI pentru angajați. Holdingul de logistică Schenker a început să evalueze eficiența angajaților săi pe baza datelor sistemului IT. Aceasta este o idee grozavă, deoarece indicatorii dintr-un singur sistem vă permit să evaluați imaginea reală a performanței. Așadar, nu numai că poți să-ți dai seama de cei lent, ci și să încurajezi muncitorii productivi modesti.

În multe domenii ale afacerii, nevoia de a fi mai rapid și mai precis decât concurenții nu mai este un obiectiv pentru care să lupți de dragul unei existențe confortabile, ci o garanție a menținerii pozițiilor pe piață. Acesta este motivul pentru care automatizarea sistemului logistic este un pas critic în menținerea competitivității oricărei companii de transport (chiar și în cadrul organizației în sine).

Pentru o automatizare de înaltă calitate, care va rezolva cu adevărat problemele companiei și va aduce beneficii economice, este foarte important nu numai să selectați produsele potrivite, ci și să le implementați corect. Foarte des, specificul activității întreprinderii dictează cerințe care pur și simplu nu pot fi îndeplinite de produsele de masă „din cutie”. De aceea, merită să comandați automatizarea doar de la practicieni cu experiență, care știu să adapteze produsul pentru a răspunde nevoilor specifice ale afacerii dumneavoastră.

Obțineți acces gratuit la demo

Conectați-vă la serverul nostru de la distanță și vedeți singur cum funcționează programul care vă interesează.

Sistemul logistic al întreprinderii include o listă întreagă de funcții de distribuție a mărfurilor. Problema este că funcțiile rulează adesea izolat. De exemplu, atunci când planificați producția, constrângerile de achiziție și activitati de marketing. Ca urmare, factorul de achiziție necontabilizat implică eșecuri de producție și Utilizator final primeste marfa cu intarziere si/sau nu integral.

Abordare dovedită a rezolvării problemelor în logistică

Soluție de sistem pentru management eficient logistica este tranziția de la managementul funcțiilor de distribuție a mărfurilor la interior sistem unificat managementul logisticii întreprinderii. Proiectarea și automatizarea proceselor de afaceri end-to-end în logistică este o condiție necesară pentru dezvoltarea afacerii într-un mediu de producție în creștere rapidă și un ritm ridicat de schimbare tehnologică. Reingineria proceselor de afaceri în logistică oferă:

o reducere semnificativă a stocurilor de produse în aprovizionare, producție și comercializare
reducerea costurilor de distribuție
accelerarea cifrei de afaceri capital de lucru
îmbunătățirea calității și a satisfacției clienților

Pentru a atinge aceste obiective, procesele de afaceri ale departamentului de logistică trebuie să fie concepute ca end-to-end și transversale și să le automatizeze.

Mai multe despre procesele end-to-end și interfuncționale din logistică

Procesele de afaceri end-to-end sunt numite „de la și către” - de la început până la sfârșit, de exemplu, de la solicitarea clientului până la livrare, plată și un apel de control al managerului de vânzări pentru a obține feedback de la client și asigurați-vă că nu are plângeri (sau acceptați reclamația și începeți să lucrați la ea).

Procesele de afaceri end-to-end, de regulă, sunt transversale, adică. treci dincolo de unul unitate structurală. Elemente cheie metodologii pentru gestionarea proceselor de afaceri end-to-end „de la și către”:

rezultatul procesului este legat de obiectivele companiei și are valoare pentru client (orientare către client)
procesul are un proprietar din rândul conducerii companiei, care este responsabil de optimitatea acestuia și are la dispoziție resursele și pârghiile de putere necesare
managerul de proces este responsabil pentru trecerea instanțelor de proces - solicitări specifice clienților, comenzi de livrare și așa mai departe.
managementul proceselor se bazează pe indicatori măsurabili

Evidențierea proceselor end-to-end oferă managementului o înțelegere a activității companiei ca sistem, ajută personalul să vadă procesele ca un întreg și să își înțeleagă propriul rol în satisfacerea nevoilor clienților, să îmbunătățească interacțiunea angajaților și să obțină un efect sinergic.

Când sunt determinate procesele de afaceri end-to-end ale companiei, puteți trece la logistică. LA lumea modernă optimizarea implică automatizare - fără computere este imposibil să se atingă nivelul necesar de productivitate a muncii, disciplina de performanta, calitatea serviciului, raportare obiectivă și de încredere și monitorizare în timp real necesare pentru luarea unor decizii de management corecte.

Automatizarea proceselor de afaceri logistice în acțiune

Pentru organizațiile care au urmat un curs pentru automatizarea proceselor de afaceri logistice și introducerea proceselor de afaceri end-to-end, suntem încântați să oferim. Soluția bazată pe Comindware Business Application Platform automatizează întregul proces de livrare a mărfurilor, de la primirea unei cereri de livrare până la primirea mărfurilor la depozitul clientului și, de asemenea, ajută la rutarea cererilor între departamente ca parte a afacerii end-to-end. proceselor.

Elena Gaidukova, analist de marketing, brand manager de soluții bazate pe , specialist în relații cu partenerii.

Ar putea fi util să citiți: