Автоматизация бизнес-процессов: подготовка и внедрение. Автоматизация бизнес-процессов как необходимое условие эффективности компании Цели автоматизации выделенных бизнес процессов на предприятии

Непрерывно меняющаяся конъюнктура рынка, высокие скорости в принятии решений, многозадачность в управлении активами и необходимость снижения рисков требуют современных подходов к организации хозяйственной деятельности. Выходом в условиях все усложняющейся внутренней и внешней среды предприятия становится комплексная автоматизация бизнес-процессов. Она позволяет высвободить драгоценные ресурсы для стратегического планирования и концентрации менеджмента на ключевых направлениях работы компании. Мы расскажем о том, что такое автоматизация и система ERP, зачем нужен процессный подход и какое ПО наиболее популярно в мире и в России.

Бизнес и автоматизация: вчера, сегодня, завтра

Автоматизация бизнеса - это частичный или полный перевод стереотипных операций и бизнес-задач под контроль специализированной информационной системы, или программно-аппаратного комплекса. Как результат - высвобождение человеческих и финансовых ресурсов для повышения производительности труда и эффективности стратегического управления.

Автоматизация обычно ведется в двух направлениях:

* Автоматизация основных бизнес-процессов: например, управление продажами или работой с клиентами. В этом случае она проводится для непосредственного увеличения объема продаж, количества выпускаемой продукции и повышения доходности всего бизнеса в целом.
* Автоматизация поддерживающих процессов , таких как бухгалтерский учет, отчетность, делопроизводство. Напрямую на увеличение доходов такая автоматизация не влияет, но помогает сократить время и издержки на ведение рутинной работы.

Основными задачами автоматизации бизнеса являются следующие:

* эффективная поддержка оперативной деятельности предприятия, организация учета и контроля;
* подготовка любых документов для партнеров, включая накладные, счет-фактуры, акты сверки и деловые предложения;
* быстрое получение отчетов о состоянии дел в компании за любой период времени;
* оптимизация затрат на персонал, увеличение эффективности использования рабочего времени путем освобождения сотрудников от рутинной работы;
* сведение к минимуму негативного влияния «человеческого фактора» на важнейшие бизнес-процессы;
* безопасное хранение информации;
* повышение качества обслуживания клиентов.

Автоматизация бизнес-процессов может существенно повысить качество управления в компании и качество ее продукта. Для предприятия в целом она дает ряд существенных преимуществ.

* Увеличение скорости обработки информации и решения повторяющихся задач.
* Повышение прозрачности бизнеса и его технологичности.
* Рост согласованности действий персонала и качества его работы.
* Возможность контроля больших объемов информации.
* Автоматизация ручного труда.
* Уменьшение количества ошибок и повышение точности управления.
* Параллельное решение нескольких задач.
* Быстрое принятие решений в стереотипных ситуациях.

В результате автоматизации управления бизнес-процессами руководитель предприятия получает больше информации для анализа бизнес-процессов в виде подробных аналитических отчетов и имеет возможность качественно управлять компанией с учетом внешних и внутренних показателей.

Например, при использовании ПО «Первая Форма» за первые полгода работы важнейшие показатели деятельности компании увеличиваются:

* точность планирования - на 40%;
* общая эффективность - на 50%;
* экономия времени руководителя - на 80%.

Большинство компаний начинают автоматизацию с рутинных трудоемких процессов, а также с операций, ощутимо влияющих на прибыль и выручку: финансы и бухгалтерия, документооборот, производство продукции и складской учет. Автоматизация таких областей деятельности, как управление предприятием, маркетинг, управление качеством и внешние коммуникации на большинстве предприятий России только начинается.

В условиях экономического кризиса приоритеты в сфере автоматизации бизнес-процессов несколько изменяются. К числу основных трендов текущего сезона относятся следующие:

1. Использование облачных технологий . Основное отличие этого метода автоматизации - отсутствие в компании собственного сервера. Такие системы пользуются большой популярностью у представителей малого бизнеса, поскольку стоят значительно меньше, чем традиционный вариант.
2. Активная автоматизация инструментов маркетинга : внедрение CRM-систем, систем автоматизации контекстной рекламы и BI-систем.
3. Развитие технологий межмашинного взаимодействия . Зарождающийся тренд M2M - Machine to Machine - предполагает минимальное участие человека в тех процессах, где это возможно, поскольку усложнение бизнес-процессов и оборудования не всегда позволяет человеку адекватно оценивать и реагировать на изменение ситуации.
4. Применение инструментов big data . Еще один тренд развития автоматизации бизнес-процессов - внимание к большим данным и связанной с ними бизнес-аналитике. Востребованы крупными компаниями, поскольку для обработки больших данных требуется специализированное дорогостоящее оборудование.
5. Анализ данных в режиме реального времени . Системы автоматизации бизнеса будут эволюционировать в сторону обработки транзакций real-time, что приведет к полностью синхронизированным операциям.

Ключевые направления и программное обеспечение автоматизации бизнес-процессов

Одним из основных условий автоматизации бизнеса является применение предприятием процессного подхода. Под этим термином понимают подход, определяющий рассмотрение деятельности компании как сети бизнес-процессов, неразрывно связанных с ее основными целями, задачами и миссией. Процессный подход, в отличие от преобладающего во многих компаниях структурного подхода, ориентирован не на существующую организационную структуру предприятия, а на реальные бизнес-процессы, конечным результатом которых является создание услуги или продукта.

Процессный подход способствует повышению гибкости бизнеса, сокращению времени реакции на изменения конъюнктуры и улучшению результатов деятельности предприятия.

Каждый бизнес-процесс в компании состоит из набора отдельных операций с порядком выполнения, определяемым технологией или инструкциями. Необходимыми характеристиками бизнес-процесса считаются маршруты и правила, а также входы, выходы, потребляемые ресурсы, участники и владельцы.

Прежде чем приступать к автоматизации бизнес-процессов, необходимо провести работу по их вычленению и описанию, а также отнести их к группе основных или вспомогательных процессов. Это достаточно длительная процедура, на практике она требует участия всех подразделений компании в тесном взаимодействии.

Виды и количество бизнес-процессов индивидуальны для каждой компании. Все дифференцированные бизнес-процессы можно затем интегрировать в несколько основных направлений, по каждому из которых возможно проведение автоматизации как в целом, так и в рамках отдельного процесса:

1. Управление:

* стратегический менеджмент;
* экономическая безопасность;
* юридическое сопровождение;
* управленческий учет;
* бюджетирование;
* информационная безопасность.

Можно применять систему программ «1С: Предприятие», модуль управления системы SAP R/3.

2. Маркетинг и продажи:

* управление маркетинговой деятельностью;
* PR;
* управление рекламной деятельностью;
* управление продажами;
* управление взаимоотношениями с клиентами (CRM).

Для автоматизации этого направления часто используют ПО: CRM-системы - «Мегаплан», «1C:Битрикс24», Clientbase.ru, управление рекламной деятельностью - EFSOL: AMS Управление рекламой, «СиЗиФ», управление сайтом (CMS) - Bitrix, UMI.CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE) и др.

3. Производство:

* управление производственными процессами;
* управление запасами предприятия;
* управление поставками материалов;
* управление производственным оборудованием;
* система логистики.

Программные продукты: системы «Крафт», УСУ, производственный модуль AVA ERP, VOGBIT, Sage, Супер Склад», «Склад и Реализация».

4. Управление качеством:

* система менеджмента качества (СМК);
* контроль качества выпускаемой продукции и производственных показателей;
* работа с претензиями.

Применяемое ПО: «Администратор показателей», «ФИНЭКС: Управление качеством», «Магистр: Управление качеством», Wonderware MES Software/Quality, ProdX.

5. Управление персоналом:

* подбор персонала;
* обучение и развитие персонала;
* кадровый учет;
* мотивация и оплата труда

Программные продукты: «E-Staff Рекрутер» от Datex Software, «1С: Зарплата и Управление Персоналом», Oracle/Управление Персоналом, «Фараон», «БОСС-Кадровик».

6. Финансы:

* бухгалтерский учет;
* налоговый учет;
* финансовое планирование;
* управление расчетами с клиентами;
* расчет заработной платы сотрудников предприятия.

Программное обеспечение для автоматизации: «1С: Бухгалтерия», «1С: Зарплата», «АудитЭксперт», «Мастер Финансов Анализ», «Фингранд».

7. Организация деятельности компании:

* документооборот;
* секретариат.

Программные продукты: «1С: Документооборот», «Е1 Евфрат» от Cognitive Technologies, «Мастер Док» от Master Group, QPR 2014, Ореn Text.

ERP: новая ступень эволюции систем автоматизации

«Островная» автоматизация отдельных бизнес-процессов компании рано или поздно становится неэффективной, поскольку попытки объединить в единое целое несколько разных систем автоматизации чаще всего оказываются неудачными. При реализации «островного» подхода цель повышения общей эффективности работы предприятия обычно не ставится.

В противовес этому комплексная система автоматизации бизнеса представляет собой систему управления финансово-хозяйственной деятельностью компании и обеспечивает ведение оперативного, управленческого и бухгалтерского учета в целом.

Концепция комплексной системы управления предприятием - ERP - была разработана еще в конце 80-х годов прошлого века. В начале 90-х она начала набирать популярность, поскольку стали появляться системы управления, способные реализовать эту концепцию. В основе ERP-системы лежит принцип создания единого информационного пространства, помогающего отследить в режиме реального времени всю информацию о бизнес-процессах во всех подразделениях компании.

ERP-системы строятся по модульному принципу, и их структура подразумевает наличие отдельных блоков, несущих ответственность за конкретный процесс. Благодаря такому принципу организации возможна доработка и расширение функциональных возможностей всей системы по мере появления новых технологий, изменений в законодательстве или в потребностях клиентов.

Большинство ERP-систем включает следующие группы модулей:

* логистический;
* производственный;
* маркетинговый
* обеспечивающий;
* сбытовой;
* другие.

В России ERP-системы появились только в конце прошлого века и первоначально использовались исключительно крупными компаниями, но на сегодняшний день их внедрение производится на предприятиях любого масштаба.

После внедрения ERP-системы компания может отказаться от использования многочисленных разрозненных программ для работы с финансами, складом, офисом, логистикой. Это, в свою очередь, позволит бизнесу существенно сократить затраты на IT-поддержку.

В 2016 году по рейтингу консалтинговой компании Panorama Consulting Solutions в тройку лидеров мирового рынка ERP-систем вошли SAP с долей 20%; Oracle -13,9% и Microsoft - 9,4%. Далее в порядке убывания расположились следующие компании: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Лидером по скорости внедрения стала компания Oracle, а по срокам окупаемости инвестиций - SAP.

В России, по данным аналитического центра TAdviser, самой популярной ERP-системой в 2016 году стала «1С: Предприятие» (см. рис.). Среди наиболее востребованного ПО можно отметить также такие продукты, как «Галактика ERP», SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Рис. Диаграмма применяемых программных продуктов для автоматизации бизнеса в России

Как выбрать программный продукт

При выборе программного обеспечения системы автоматизации бизнес-процессов можно пойти двумя путями:

* использование типового продукта;
* разработка и внедрение индивидуального ПО.

На заметку

Стандартный (коробочный) продукт обойдется компании дешевле, а также его несколько проще внедрить. Но нельзя забывать о том, что не каждое типовое ПО можно перепрофилировать под индивидуальные особенности предприятия, поскольку в ряде программ возможности дополнительных настроек ограничены или даже исключены. Такая же проблема существует и у облачных сервисов.

Чтобы правильно выбрать конкретную программу, важно дать ответ на ряд очень серьезных вопросов:

1. Какие бизнес-процессы планируется автоматизировать?
2. Будет ли соответствовать функционал той или иной программы поставленным перед ней задачам?
3. Есть ли возможность донастройки под конкретную бизнес-практику?
4. Есть ли возможность быстрого изменения системы без прекращения эксплуатации в случае изменения бизнес-процессов или условий ведения бизнеса?
5. Насколько система удобна в использовании?
6. Есть ли возможность интеграции системы с уже имеющимися сервисами или программами автоматизации?
7. Кто и как будет осуществлять техподдержку?
8. Сколько будет стоить внедрение и техническая поддержка (владение)?

Поскольку самостоятельно и при этом квалифицированно ответить на данные вопросы практически невозможно, целесообразно получить консультацию у компаний-вендоров (разработчиков ПО). Кроме того, следует пообщаться с коллегами по бизнесу, поскольку их опыт иногда помогает определиться с выбором. Однако при этом важно понимать, что мнения в бизнес-сообществе могут носить весьма субъективный характер, обусловленный спецификой отрасли, размером предприятия, ограниченным опытом владения различными ERP-системами и, как следствие, невозможностью увидеть всю картину в целом и сравнить все продукты применительно к вашим условиям.

Что касается того, автоматизировать ли отдельные процессы или установить систему ERP, то все зависит от специфики конкретного предприятия.

Стоимость ПО и затраты на его внедрение

Ответить однозначно на вопрос, сколько будет стоить автоматизация бизнеса для той или иной компании, очень сложно, поскольку стоимость конкретного программного обеспечения зависит от нескольких факторов, среди которых:

* задачи , которые ПО призвано решать;
* вид программы : типовая или настраиваемая;
* ресурсы , необходимые для внедрения;
* количество подключенных к системе рабочих мест .

Например, цена лицензии популярной комплексной программы «1С: Предприятие» на 100 рабочих мест составляет 432 000 рублей, на 50 рабочих мест - 187 200 рублей, на 20 рабочих мест - 41 400 рублей.

Стоимость автоматизации также складывается из нескольких составляющих:

* стоимость самой системы, включая стоимость «коробки» или арендных платежей в случае использования «облачной» версии;
* затраты на настройку системы автоматизации и обучение персонала;
* стоимость регулярной технической поддержки.

В цену автоматизации бизнес-процессов также следует добавить и непрямые издержки, например, затраты времени руководителя и ключевых пользователей на участие в проекте.

Автоматизация бизнес-процессов набирает все большую популярность на современном рынке. Это связано ч тем, что механизмы автоматизации позволяют прежде всего сократить издержки любого производства, а следовательно – сделать бизнес более эффективным.

Историческая справка и системы, внедряемые сегодня.

Началом применения ERP–систем можно считать 60-е годы. Тогда эти системы, в основном, использовались для контроля и управления товарно-материальными запасами, причем системы того времени полностью копировали традиционные подходы к этим операциям.

В 70-х годах фокус сместился в сторону MRP (Material Requirement Planning), системы помогали составлять календарные планы с учетом возможностей и потребностей сборочных единиц, необходимого сырья и компонентов.

В 80-х появилась концепция MRP-II, основной задачей которой была оптимизация всех производственных процессов. Поначалу MRP-II являлось добавлением к MRP возможностей планирования работы цехов и распределения внутри завода. Позже добавилось управление финансами, кадрами, инжиниринг, управление проектами и т.д. Фактически MRP-II – это прародитель ERP-систем.

Появившиеся в это же время CRM-системы использовались исключительно для прямого маркетинга, чтобы оперативно получать информацию о клиенте, с которым общается менеджер или продавец (в основном по телефону) и сохранять информацию об истории общения. Развитие CRM-систем шло плавно, они постепенно росли в функциональном плане, в 90-х они уже не только предоставляли возможности для сбора, сохранения и управления информацией о клиенте, но и предоставляли функции персонификации: различные бонусы для определенных клиентов или групп.

Стандартные системы автоматизации бизнес-процессов в глобальном понимании можно разделить на два больших пласта: первый из них – это дорогие системы для крупных компаний, например, SAP, PeopleSoft, Oracle, Siebel или некоторые продукты Microsoft. Эти системы очень функциональны, есть возможность их гибкой настройки и адаптации практически под любую отрасль бизнеса. Автоматизировать можно солидное количество бизнес-процессов компании: маркетинг, продажи, производство и многие другие. Следует отметить, что стоимость и сроки внедрения, а также цена владения не под силу среднему и мелкому бизнесу (за границей терминология немного другая: там компания, в которой работает менее 300 человек считается мелким бизнесом).

Второй – это системы, которые по карману среднему и мелкому бизнесу. В качестве примера можно привести 1С и отраслевые системы. Здесь рынок более динамичный, стоимость одного внедрения значительно ниже цен в первой группе. Компании, обращающиеся за разработкой или внедрением системы, четко понимают задачи и добиваются максимальной отдачи т.к. еще не успели открыть тысячи филиалов по стране и серьезно бюрократизироваться. Следовательно, происходящие в них бизнес-процессы могут быть подвержены реинжинирингу без лишнего сопротивления.

Безусловно, рынок значительно многообразней и, при желании, можно разделять системы и дальше, на группы и подгруппы.
В России особую популярность приобрели системы из первого «пласта» для крупного бизнеса, а также отраслевые системы и собственные разработки для среднего и мелкого бизнеса.

Возможные проблемы и их решение

Стоит отметить, что компании могут столкнуться с некоторыми сложностями при внедрении и дальнейшей работе с системой. Как правило, эти проблемы не носят критического характера и легко устранимы.

Чаще всего это сложности, связанные с привычками сотрудников. При внедрении системы многие сотрудники, особенно «старой закалки» могут сопротивляться нововведениям. Тем более, что порой установке системы предшествует рутинная работа по учету остатков, инвентаризации, пересмотру уже имеющихся данных и переносу их из старой учетной системы в новую. Необходимость такой работы не всегда понятна сотрудникам и здесь важную роль играет мотивация. Бывает, что компания естественным образом избавляется от сотрудников, не способных вместе с ней перейти к новой системе.

Другая сложность связана с тем, что не всегда можно с уверенностью судить об оптимальности того или иного процесса. Сотрудник может (в силу привычки) выражать недовольство новыми схемами работы, но в ряде случае это недовольство может быть оправданным и необходима коррекция процесса. Кроме того, в идеале, в системе автоматизации процессов всегда должна быть реализована система обратной связи, чтобы явное нарушение процесса не только было заметно, но и отражалось на показателях сотрудника. К примеру – если менеджер по продажам работает с договорами в системе, логично, что бы прогрессирующий процент рассчитывался в той же системе на основе оплаченных счетов (по договорам данного менеджера). А это достигается лишь комплексным подходом к автоматизации. В данном случае, например, необходимо, чтобы функции выставления счетов и учета оплат также были интегрированы в систему.

Прогнозы на будущее

Можно и дальше продолжать спорить о необходимости автоматизации бизнеса, но факт существенного сокращения издержек на предприятии налицо. Например, с помощью такой системы производственные предприятия могут качественно повысить контроль над закупками и складами, улучшить координацию работы отдела логистики и тем самым напрямую сократить собственные издержки.

Если говорить о прогнозах в данной области – уже сейчас предприятия все чаще заказывают частичную или полную автоматизацию бизнеса. Причем, если раньше любая автоматизация считалась сверхдорогим удовольствием, то, сейчас малый и средний бизнес получил альтернативу в виде приложений на базе веб-решений. Подобные разработки набирают популярность, а возможности, заложенные в данную платформу, позволяют снизить сроки и стоимость как разработки и внедрения, так и владения. На мой взгляд, рынок средств автоматизации будет расти, причем в сторону малого и среднего бизнеса, т.к. далеко не все могут позволить себе заказать SAP или даже Microsoft Dynamics, позиционируемую часто, как решение для малого бизнеса. Кроме того, для узкоспециализированных организаций стоимость внедрения таких решений оказывается ещё выше.

DocsVision

DocsVision – универсальная система автоматизации документооборота и бизнес-процессов, разработанная на базе технологии.Net и тесно интегрированная с платформой и приложениями Microsoft. В состав системы входят приложения «Делопроизводство», «Управление процессами» и «Административное делопроизводство», средства разработки приложений и бизнес-процессов, а также программные шлюзы в Microsoft Dynamics AX, Microsoft SharePoint Portal и 1С:Предприятие 8.0. Решения, построенные на базе DocsVision, позволяют эффективно организовать работу с электронными документами и выполнение бизнес-процессов, связанных с информационным взаимодействием. Система предоставляет возможности для регистрации, хранения, движения, исполнения и поиска документов, а также для создания формализованных автоматизированных бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Работая в системе, каждый сотрудник вовремя получает задание на выполнение своего этапа работ и оперативный доступ ко всей необходимой информации, а руководитель имеет возможность контролировать процесс и управлять им. Система оперирует хранящейся в ней информацией и взаимодействует с другими ИТ-системами предприятия, обеспечивая информационное единство и интеграцию систем при выполнении сквозных бизнес-процессов.

Специализированные СМИ довольно часто муссируют тему об автоматизациях бизнесов, а также выходе этих бизнесов в совершенно новое пространство самостоятельности и независимости. Хотя, если задаться конкретным вопросом, что же на самом деле такое – «автоматизация бизнеса» в предметном значении этого термина, скорее всего, отыскать внятный или, по крайней мере, однозначный ответ окажется делом трудным. Во всяком случае, найти сходные ответы разных специалистов из разных компаний, то есть работают в весьма узкой области, на данный вопрос не получилось.

Здесь дело совсем не в том, что значение термина «автоматизация бизнеса» обозначает какое-то новое явление или трактуется слишком многообразно.

Причина столь большого разнообразия мнений кроется в том, что в каждой конкретной компании это понятие будет иметь разное значение и совершенно разную степень реального влияния на бизнес.

Наша компания предоставляет с 2003 года и обладает достаточным опытом, чтобы попытаться ответить на важные вопросы о том, что же такое автоматизация бизнеса, какие автоматизированные бизнес-системы используются сегодня компаниями и какие преимущества они дают в реальности, в условиях высококонкурентного рынка, поговорим в этой статье.

Специфика автоматизации бизнеса

Любое бизнес-сообщество, любой бизнес-тренинг или экономический форум государственного масштаба в большей или меньшей степени затрагивает вопросы автоматизации бизнеса, одновременно подогревая интерес широкой аудитории к этому понятию, при этом выстраивая лабиринт смыслов вокруг его конечного значения. Никто не делает этого специально, просто понятие автоматизации бизнеса настолько многогранно и широко, что не хватит никакого мероприятия, чтобы рассмотреть его целиком и полностью. Отсюда путаница, скептицизм, а изредка и «обожествление», такой рутинной для многих компаний истории, как «автоматизация бизнеса».

Но весь многоголосый хор сходится только в одном: автоматизация бизнеса на сегодняшний день – это в любом случае повышение его эффективности. А вот выбор средств и путей из арсенала автоматизированных систем для того, чтобы эффективность бизнеса все-таки повысилась, принципиально зависит только от индивидуальных особенностей, следовательно, дает огромное количество сценариев реализации этого понятия на практике.

Если все же попытаться дать более сжатое определение понятию автоматизация бизнеса, то главным здесь станет создание в компании определенной инфраструктуры, непрерывное использование которой существенно увеличит продуктивность бизнеса и отдельных его единиц. То есть здесь проявляется специфика автоматизации бизнеса в том, что для каждого вида бизнеса это понятие может включать в себя как классические, так и совершенно индивидуальные составляющие.

Например, установка при въезде на платную парковку сканера автомобильных номеров с камерой фиксации вместо охранника с тетрадкой – это и есть автоматизация малого бизнеса на конкретном примере. Исходя из этого примера, напрашивается вывод о том, что индивидуальность автоматизации бизнеса обусловлена, в первую очередь, спецификой конкретного бизнеса, а не рыночными тенденциями.

Автоматизировать бизнес для повышения эффективности работы

Если в планы бизнеса входит развитие, расширение географии, возможный выход в новые сегменты или любой другой вариант роста компании, рано или поздно бизнес сталкивается с тем, что ручное управление «пожирает» время настолько сильно, что рабочий день способен растянуться на двадцать четыре часа, которых, к тому же, катастрофически не хватает.

Несомненно, специфика развития частного предпринимательства такова, что любой бизнес, в той или иной мере, начинался с ручного управления и продолжал его практиковать до момента достижения определенного размера. Понятно, что ручные операции и контроль «глазами» на всех этапах работы действительно обеспечивают определенный уровень эффективности, позволяя бизнесу решать свою главную задачу: зарабатывать деньги. Но при этом важно понимать, что без автоматизации возможности для значительного роста в будущем не появится.

В определенный момент времени управленцу, действительно вовлеченному в бизнес, а в случае с автоматизацией малого бизнеса его роль чаще всего берет на себя сам собственник компании, становится понятно, что компания работает близко к предельным значениям ручной производительности.

Это пока еще, в принципе, нормальная ситуация, и при правильном развитии в определенный момент времени любая компания должна достигнуть такого потолка, чтобы принять верное решение о необходимости структурных изменений, которые касаются автоматизации.

С виду такая работа компании не выглядит броуновским движением, скорее, наоборот, похожа на работу конвейера, где каждый участник цепочки делает одно и то же действие бесконечно много раз и без какой-либо оценки собственной эффективности. Последнее неудивительно: при механическом подходе к операционной работе, где доля ручного труда или бездумного выполнения каких-то функций настолько огромна, что у персонала просто не остается времени, чтобы подумать, как оптимизировать свою работу.

Тут можно сделать оговорку, что персонал, может быть, и не был изначально думающим и инициативным, но придумывать, как повысить эффективность за счет автоматизации, это вообще не его обязанность, поскольку ни компетенций, ни полномочий у линейного специалиста для этого просто нет и, более того, не должно быть по определению. Это работа управленческого состава, поэтому, когда менеджер видит, что «буквально все» делается руками и выпадение любого звена из цепочки ручного труда моментально парализует почти половину компании, он начинает задумываться об автоматизации бизнеса.

Если бизнес органически подрастает, он, как ребенок, сам укажет на новые потребности своего существования, рано или поздно сказав: «Нужна автоматизация».

Поскольку каждый бизнес индивидуален по своей сути, изначально нужно брать в расчет, что внедрение автоматизации в практику конкретной компании может сильно отличаться от привычного (или точнее сказать самого распространенного) подхода на рынке.

Поэтому, не стоит ожидать, что конкретно для вашей компании с ее спецификой уже существует готовое работающее решение, которое достаточно просто установить на компьютеры пользователей и руководителей, чтобы реорганизовать малоэффективные процессы в сверхпродуктивный автоматизированный управленческий комплекс.

Этого точно не произойдет, поскольку шаблоны никогда не работают хорошо – это правило применимо почти ко всем отраслям бизнеса. Помимо этого, чтобы автоматизировать бизнес, нужно очень хорошо знать «внутренние течения», что возможно только после серьезной аналитической работы самых главных специалистов компании.

Организация процесса автоматизации в компании

Любой серьезный проект, связанный с изменением внутреннего уклада компании, особенно такой, который напрямую повлияет на эффективность работы предприятия, всегда начинается с большой подготовительной работы. Неважно о предприятии какого размера идет речь: о холдинге с разветвленной структурой или микро-фирме, которая имеет обороты, не превышающие порог упрощенной системы налогообложения – любой процесс автоматизации предприятия в классическом смысле будет идти по одному и тому же сценарию.

Как правило, со стороны предприятия формируется рабочая группа из ключевых специалистов для начала анализа всех происходящих в компании процессов с целью выявления наименее оптимальных. На сленге такие участки работы часто называют «костылями» – вроде работают, но крайне неэффективно. В результате формируется перечень вопросов и проблем, который фактически отражает реальную картину текущего состояния фирмы и позволяет сформулировать теперь уже перечень задач, которые необходимо будет решить посредством автоматизации. После этого, каждая задача должна быть детально описана и рассмотрена с целью выявления точки входа и выхода, а также необходимых ресурсов для достижения запланированной эффективности.

Далее происходит подбор решения для оптимизации и автоматизации рассматриваемого участка работы компании, при этом удовлетворяющего требования имеющейся инфраструктуры. Тут можно прибегнуть, например, к IT-решению, некому производственному продукту или, допустим, технической модернизации.

На заключительном этапе ответственные лица разрабатывают систему внутреннего контроля выстроенного автоматизированного процесса и внедряют оценку эффективности, которая также необходима для оперативного контроля отклонений от нормы, позволяя совершенствовать автоматизированный процесс и повышать его фактическую продуктивность.

Преимущества автоматизации бизнеса для компаний любого размера

Ощутимые результаты автоматизации проявляются в разных компаниях по индивидуальным, неповторимым схемам. Одни компании существенно увеличивают скорость своей работы, повышают, например, пропускную способность и, соответственно, оборот, прибыль и в целом расширяют бизнес за счет автоматизации.

Другие получают ощутимые преимущества в области организации собственного производства – снижается трудовая нагрузка на производственную единицу, увеличивается потенциал производства и динамичность производственного процесса.

Автоматизация необходима в работе персонала, выполняющего набор определенных повторяющихся функций: продавцы, операторы, контролеры и прочие подобные специальности. Даже для сотрудников, в работе которых крайне важна самостоятельность и вариативность (творческие и интеллектуальные должности), система автоматизации позволяет установить некий стандарт продуктивности, по крайней мере, по количеству затраченного рабочего времени, контролю дисциплины и выполнению каких-то специальных планов для каждой профессии.

Естественно, что любая компания, которая ведет учет, будет вынуждена на определенном этапе инвестировать в его автоматизацию, поскольку количество учетно-аналитических операций будет существенно превышать любые возможности для их ручной обработки.

Технические решения в области автоматизации для малого, среднего и крупного бизнеса применимы практически на всех уровнях операционной деятельности, позволяя влиять не только на частные структурные участки, но и на компанию в целом.* Помимо этого автоматизация бизнеса – это не только система повышения эффективности, отчасти это еще и «страховка», если можно привести такое сравнение, которая позволяет бизнесу стать более защищенным и устойчивым, как во взаимосвязях с внешним окружением, так и во внутренних вопросах.

*Почти в любой компании автоматизация обязательно затронет сегмент массовых операций, которые влияют на показатели выручки фирмы: товарооборотные операции, логистические цепочки, управление запасами и менеджмент пропускной способности.

Автоматизация почти всегда рано или поздно касается финансов, особенно в вопросах распределения денежных потоков, контроля расходования денежных средств и контроля дебиторской задолженности. И даже в этой, казалось бы, узкой области, если проводить , можно обнаружить специфику и достаточно большое количество отличий в их возможностях. Если же рассматривать программы как основы для автоматизации в целом, то проще объединить их по типам и группам.

Автоматизированные решения представляют собой эффективный инструмент учета и контроля метрик бизнеса в динамике. Они дают возможность контролировать оперативную работу, отклонения финансовых и ресурсных показателей, а также настраивать последовательную работу с внешними партнерами. К таким решениям можно отнести всевозможные программы бухгалтерского/финансового и управленческого учета. Для крупных компаний рациональны интегрированные решения, которые имеют не только вертикальные, но и горизонтальные взаимосвязи, а при автоматизации малого бизнеса предпочтительнее выбирать решения для конкретных участков и операций.
Автоматизированные решения позволяют контролировать и гибко настраивать способности бизнеса под конкретные объемы и задачи. Если взять в качестве примера момент, связанный с пропускной способностью, автоматизированное решение может сигнализировать о необходимости увеличения количества персонала или пополнения товарного остатка, а также может регулировать загрузку из расчета достижения, запланированного KPI, на структурную единицу.
Системы автоматизации в клиентском секторе позволяют также эффективно управлять процессом отношений с клиентами (Customer Relationship Management): расписанием, увеличением частоты обращений, средними чеками, посещениями, повторными обращениями и другими метриками клиентского сервиса.
Большая группа технологических решений по автоматизации связана с повышением продуктивности персонала в части отказа от ручных операций и работы механического характера. Такие внедрения, как правило, положительно сказываются на фонде оплаты труда и штатной численности, за счет отказа от неэффективных процессов и создания системы, в которой каждая штатная единица работает, ориентируясь на результат. В целом эта группа повышает не только продуктивность работы конкретного сотрудника за счет отказа от рутинных действий, но также параллельно раскрывает его компетенции, позволяя реализовать нераскрытый потенциал. Важным позитивным свойством этой группы решений для автоматизации бизнеса можно назвать «защиту от дурака», а именно – снижение риска катастрофического влияния на бизнес неосторожности, халатности, да и просто банальной усталости сотрудника, что называется «человеческого фактора».
Технологические комплексы, позволяющие наиболее эффективно выстроить работу персонала с информацией. К ним относятся всевозможные системы подготовки документов, формирования оперативных заявок, договоров. Большим преимуществом таких систем является возможность настройки прав доступа к различной информации для конкретных сотрудников и безопасного хранения такой информации, которая, во-первых, должна быть защищена от преднамеренного или случайного удаления, а во-вторых, от хищения.
В целом различные технологические решения позволяют сильно упростить бизнес-процессы и бизнес-цепочки в компании. Благодаря автоматизации процессы становятся более понятными, последовательными и управляемыми. Формируется логика реализации каждого процесса (и управленческого, и производственного), которая строго следует запланированному автоматикой сценарию, в случае нарушения которого, менеджмент сразу получает необходимый сигнал.
Возможности аналитического комплекса компании за счет автоматизированного решения существенно возрастают по сравнению с ручным анализом. Компания может допустить к аналитическим данным больше пользователей, ограничив права каждого из них и дав возможность контроля только за необходимыми метриками. Таким образом, возрастает глубина и системность аналитики, а значит увеличивается оперативный контроль ключевых показателей эффективности.

Безусловно, автоматизированные решения положительно сказываются на бизнесе не только в перечисленных выше вопросах. Мы уже отмечали, что компания «А» может увидеть эффект от автоматизации в одном, а компания «Б» – совершенно в другом. Поэтому, стоит уделить больше внимания специфике вашего бизнеса, нежели анализу того, «как это сделано у других». При этом не следует концентрироваться на общепринятой практике, сместив акценты на ключевые вопросы и особенности бизнеса, автоматизация которых существенно повлияет на общую эффективность вашей компании. Автоматизация просто для галочки – это бесполезная трата вашего времени ресурсов, поэтому крайне важно понимать ради какой (конкретно сформулированной) цели последовательно разрабатывается, подготавливается, реализуется и развивается такой проект.

Цена автоматизации бизнеса

Сегодня на рынке очень много предложений, которые, так или иначе, связаны с автоматизацией бизнеса и до тех пор, пока сама компания не определилась с теми процессами, которые надо улучшать при помощи их автоматизации – нет никакой возможности даже примерно спрогнозировать бюджет. Однозначно назвать цену автоматизации отдельно взятого бизнеса сходу не может никто. Поэтому, если в результате автоматизации бизнес желает поднять продуктивность какого-то бизнес-процесса, имея при этом рациональный бюджет проекта автоматизации, начать стоит, как было сказано ранее, с внутренней аналитики. Этот этап сэкономит бизнесу силы и деньги, поскольку даст возможность составить четко сформулированное техническое задание, с которым дальше можно работать и. опираясь на которое, можно контролировать результаты работ по автоматизации и интеграции.

Выбор партнера по автоматизации бизнеса

Реализовать проект по автоматизации в любом бизнесе можно при помощи собственных сотрудников, внешнего эксперта или компании-подрядчика. Все зависит от объема автоматизированного участка. Рассмотрим подробнее каждый вариант:

Собственные сотрудники представляют собой, казалось бы, самый дешевый вариант автоматизации, который отчасти может быть самым продуманным, но точно будет самым длительным.

При этом надо понимать, что внедрение автоматизации займет рабочее время, которое сотрудники «откусят» от своих производственных задач. Помимо этого отличительной чертой таких «домашних» автоматизаций является то, что они становятся работой и переходят в фазу операционной деятельности. Известно совсем немного случаев успеха таких проектов, во всех остальных – они кончились либо полным сворачиванием программы автоматизации, либо выбором другого способа реализации.

Можно отметить, что такой вариант кажется приемлемым за счет гарантий сохранения информации и коммерческой тайны, а также как будто бы контролируемых затрат (хотя в реальности это главное заблуждение), но на фоне сроков автоматизации, исчисляемых годами, и гарантированной иерархической неразберихи, это преимущество теряет свой вес при принятии решения.

Внешний эксперт (или небольшая команда экспертов-фрилансеров) плюс собственные сотрудники для малого бизнеса, однозначно, самый правильный вариант, который выглядит оптимальным решением по соотношению цена/качество. Главная задача – дать экспертам достаточную власть над вашим персоналом, не занижая при этом значимости участия внутренних специалистов в процессе автоматизации. То есть будущий пользователь системы рассказывает, как работает процесс и какая задача заложена в его автоматизации, а эксперт разрабатывает схему реализации и подбирает решение. Если все пойдет правильно, то персонал сформулирует все свои желания, а на выходе получит максимально близкое по функциональности, но при этом взвешенное экспертное решение.

Рисками этого способа внедрения будут, конечно же, возможные препятствия в общении между консультантами и внутренними заказчиками, которые могут перерасти в настоящую вражду, что может существенно понизить продуктивность работы, а также зависимость компании на определенном этапе от привлеченного эксперта. Для того чтобы нивелировать эти риски, важно очень внимательно подходить к подбору эксперта-фрилансера и обязательно на начальном этапе регламентировать роли и полномочия каждой стороны.

Подрядчик для реализации проекта автоматизации может быть крупной или мелкой IT-компанией, которая либо предлагает собственные разработки, либо внедряет модифицированное под нужды бизнеса коробочное решение. По цене этот способ реализации будет самым дорогостоящим, и также не лишен очевидных слабых мест.

Маленькая компания сильно ограничена в ресурсах и своем потенциале, поскольку фактически стоит на интеллектуальном уровне одного или нескольких экспертов, руководящих молодыми специалистами. С одной стороны, это может дать очень хорошие результаты за счет вовлеченности, но с другой, наоборот, вылиться в посредственную реализацию по шаблону.

При этом если бизнесу требуется небольшое персонализированное решение, то с большей долей вероятности с этим лучше справится небольшая компания, которая будет заниматься только этим проектом. Привлечение крупного подрядчика будет обосновано, когда предстоит большой объем работы, и его объективно «не потянет» ограниченный штат специалистов из мелкой фирмы. При этом стоит отметить, что в финансовом плане и в плане результативности работа с крупной компанией обеспечит большую защищенность бизнеса заказчика, позволит сэкономить время и ресурсы.

Итоги автоматизации бизнеса

Эра информационных технологий, с одной стороны, предъявляет к бизнесу новые требования по скорости и гибкости, которые невозможны без автоматизации, а с другой – постепенно снижает себестоимость решений, которые позволяют бизнесу пройти модернизацию, и вырасти по сравнению с «ручными» компаниями. В конечном счете, рынки придут к определенным стандартам и компании, которые не вошли в новую эру эффективных автоматизированных бизнес-цепочек, просто вымрут как динозавры, не способные приспособиться к изменяющимся условиям.

Напротив, те компании, которые уже сейчас понимают важность автоматизации бизнеса в целом и отдельных бизнес-юнитов в частности, с высокой долей вероятности станут более конкурентоспособными и устойчивыми, поскольку смогут использовать освободившиеся ресурсы для роста и развития, а не судорожно бороться за место под солнцем.

Но при всем при этом, хочется еще раз отметить, что четкое понимание и формулировка задач автоматизации до начала проекта поможет в выборе способа его реализации проекта.

Как внедрить автоматизацию на предприятии.
Как выбрать или разработать программное обеспечение.
Как выбрать поставщика систем автоматизации.
Какие системы автоматизации существуют на рынке.

Автоматизация бизнес-процессов – лучшая возможность снизить издержки, повысить прибыль и привести предприятие в соответствие современным трендам. Узнайте, как выбрать систему автоматизации для своей фирмы.

Система автоматизации бизнес-процессов

Для рассылки формируется нейтральный текст, в который подставляется имя клиента. Независимо от того, мужское или женское имя подставлено, смысл текста не должен измениться. Во избежание шаблонности, рассылку можно составить в стиле писем, которые до внедрения автоматизации бизнес-процессов рассылались в ручном режиме.

При планировании рассылок следует обращать внимание на ограничения почтового сервера. На платных существует ограничение на число писем в час, на бесплатных серверах - ограничение идет по минутам. При превышении максимального числа писем производится блокировка почтового аккаунта. Во избежание таких ситуаций рассылка делится на несколько частей – это также необходимо учитывать при автоматизации.

Вычисления

С вычислениями работает каждая компания. В простейшем случае это – формула типа «Себестоимость * Процент = Цена» или «Количество * Цена = Сумма чека» .

Иногда встречаются сложные формулы. Иногда компании создают собственные программные комплексы – к примеру, по расчету пластиковых окон. Автоматизация вычислительного процесса позволит заполнять все необходимые поля и проводить все расчеты практически без учета пользователя – от него потребуется лишь ввести исходные данные, на основании которых будет проводиться работа.

В конечном счете это позволит свести к минимуму количество ошибок и ускорит работу пользователей.

Составление отчетов

Здесь все зависит от потребностей предприятия. Например, для предприятия розничной торговли необходима отчетность по приходу и расходу товара, товарным остаткам, списанию, отчеты о прибылях и убытках и т.д. И не всегда подходящее решение есть в готовом программном комплексе.

Программные продукты для автоматизации

Определившись со всеми вопросами выше, вы получите представление о том, какая именно программа вам нужна. Далее у вас есть два пути:

Воспользоваться типовым продуктом.
Разработать и внедрить собственное программное обеспечение.

Любую существующую информационную систему можно использовать для автоматизации какого-то бизнес-процесса. К примеру, ERP-системы используются для IT-поддержки производственного процесса, CRM-системы активно используются в продажах.

Есть три класса приложений, которые изначально разрабатывались для автоматизации бизнес-процессов. Рассмотрим их немного подробнее.

Системы моделирования бизнес-процессов

Данные системы очень часто используются в современном бизнесе. С их помощью можно описать, документировать и сопроводить любые бизнес-процессы, проходящие в компании. Так как обычный язык не всегда может использоваться для формализации, специалисты разработали специализированные языки, названные нотациями. С их помощью можно проводить более формальное отражение бизнес-процессов предприятия.

Сегодня для моделирования широко используются многочисленные методологии (RUP, SADT и т.д.) и сопровождающее программное обеспечение. В небольших и средних компаниях для поддержки используется стандартное приложение Microsoft Visio, в крупных фирмах разрабатывается собственный программный комплекс, уровня ARIS Toolset.

Системы Worlflow

Эта система разработана более двух десятилетий назад. В классическом виде она должна содержать следующие службы и приложения:

Сервис, с помощью которого происходит запуск и выполнение бизнес-процессов.
Комплекс визуального отображения этапов.
Необходимую инфраструктуру для хранения шаблонов.
Пользовательское место, с помощью которого он может получить доступ к различным необходимым функциям и данным.
Средства контроля за выполнением бизнес-проектов.
Средства, которые обеспечивают взаимосвязь отдельных workflow-систем между собой.

Системы BPM

BPM – это системы управления бизнес-процессами. Они разработаны относительно недавно, как расширение систем предыдущего класса. Их отличительная черта заключается в том, что в один комплект могут входить средства для моделирования, реализации и дальнейшего сопровождения всех необходимых процессов.

Система BPM базируется на управлении потоками данных. Это она взяла от класса Workflow. Помимо этого, BPM может включать и ряд дополнительных подсистем:

Переход от моделирования к реализации . Также возможно использование реверс-инжиниринга: после реализации бизнес-процесса его модель обновляется.
Описание статистических метрик – сбор, анализ, представление . В большинстве случаев подобная подсистема является частью общей системы сбора и анализа данных.
Анализ бизнес-процессов, или BPA . Здесь анализируется эффективность работы персонала компании, эффективность бизнес-процессов, загрузка мощностей.
Имитационное моделирование . В этом режиме можно заранее оценить эффективность использования того или иного бизнес-процесса, без участия работников, пользователей и т.д. Достаточно задать заранее известные статистические показатели.

На сегодняшний день единая система автоматизации бизнес-процессов отсутствует. Каждая компания вносит свои коррективы, необходимые для привлечения потенциальных клиентов.

Как выбрать программу автоматизации: кейс Adobe Systems

На рынке предлагается множество разных программ, однако комплексное сравнение их функциональных и технических особенностей может отнять годы работы лучших сотрудников. Даже коммерческие исследования, предполагающие описание и сравнение существующих решений независимыми специалистами, не проясняют ситуацию.

Поэтому журнал «Генеральный Директор» предлагает использовать проверенную методологию выбора программы автоматизации.

Стоимость автоматизации

Заранее определить, в какую сумму обойдется автоматизация бизнес-процессов предприятия, достаточно сложно. Стоимость программного обеспечения складывается из нескольких факторов:

Задачи , которые необходимо решить в процессе работы.
Вид программного обеспечения . Это может быть типовая программа, которая используется на всех предприятиях, независимо от области действия и формы собственности. Или это может быть специализированная программа, которая работает исключительно на этом предприятии или на предприятиях, выпускающих данный продукт или услугу.
Ресурсы , которые необходимы для внедрения программного обеспечения. Если вы планируете составить несколько таблиц в формате Excel или сделать небольшую базу данных в Access, вам не понадобится покупать новый компьютер. Достаточно хранить базу на основной машине и обеспечить своевременный бэкап во избежание проблем. Если вы делаете мощную базу данных корпораций на несколько городов и стран, вам, скорее всего, придется оборудовать сервер. Аналогично и с человеческими ресурсами, необходимыми для внедрения: сделать базу на Excel или Access может и один человек в свободное от основной работы время.
Количество мест , которые необходимо подключить к базе. К примеру, классическая программа 1С:Предприятие на 20 мест стоит чуть более сорока тысяч, на 100 мест – уже более четырехсот.

Кроме затрат на разработку программного обеспечения, в стоимость автоматизации бизнес-процессов могут входить следующие составляющие:

Сопутствующие затраты : стоимость аренды в случае использования облачной версии, стоимость выделенного сервера и т.д.
Затраты, связанные с настройкой системы и обучением сотрудников . Можно разработать онлайн-курс, можно провести среди работников предприятия небольшой семинар и объяснить, как работать в новых условиях, у кого какой доступ, как пользоваться базой данных и различными дополнительными функциями.
Стоимость технической поддержки . Иногда что-то ломается. Или требует доработки. Появляются новые операции, которые необходимо автоматизировать. Появляются новые сотрудники, которых необходимо обучать. Просчитать заранее все нюансы практически невозможно, но можно держать в штате своего специалиста, который будет «вести» автоматизацию бизнес-процессов, или договориться с разработчиками.
Существуют и непрямые издержки – к примеру, время, затраченное руководителем на составление технического задания, объяснения, контроля выполнения задания.

Как выбрать вендора для автоматизации бизнес-процессов

Вендор в данном контексте – это поставщик, который предлагает вам готовое решение по автоматизации бизнес-процессов. Подходить к выбору партнера необходимо тщательно. В первую очередь, составляется список необходимых функций и проводится мониторинг рынка. Из нескольких сотен компаний, которые есть на рынке, отберите несколько, предложения которых идеально подходят для решения ваших проблем. После этого свяжитесь с представителями компаний из выборки и уточните, что именно и на каких условиях они готовы предложить именно вам, согласно вашим потребностям.

Если вендор уже имеет опыт разработки и внедрения систем автоматизации бизнес-процессов в фирмах с похожей спецификой и размером, то это плюс. Отзывы клиентов из интернета можно пока отложить в сторону, если есть возможность – стоит переговорить с клиентами разработчика напрямую. Также стоит обратить внимание на то, оказывает ли вендор услуги по обучению сотрудников вашего предприятия, техническую поддержку в течение срока эксплуатации, на каких условиях все это производится.

Один из основных факторов – скорость внедрения системы. Большинство распиаренных систем отличаются сложностью внедрения, слабой адаптированностью под конкретные бизнес-задачи. Внедрение некоторых программных комплексов может потребовать самых радикальных мер, вплоть до внесения изменений в организационную структуру предприятия.

При выборе вендора и программного обеспечения нужно учитывать все факторы. В ряде случаев оптимальный выход – заказать индивидуальную разработку, которая изначально будет создаваться для вашей компании.

Возможно, будет полезно почитать: