Tehnologii și sisteme pentru automatizarea proceselor de afaceri. De ce să automatizezi un proces de afaceri. La ce niveluri se află automatizarea proceselor de afaceri ale companiei

Automatizarea proceselor de afaceri este transferul de sarcini tipice de afaceri și operațiuni standard sub controlul unui complex software și hardware. Ca urmare, resursele sunt eliberate, ceea ce face posibilă creșterea productivității muncii și a eficacității managementului strategic. Pentru a optimiza activitatea organizației, aceștia folosesc sisteme de modelare și optimizare a execuției proceselor de afaceri. După cum puteți vedea, relevanța automatizării proceselor de afaceri este foarte mare.

Tipuri de automatizare

Automatizarea proceselor importante de afaceri poate fi realizată în două direcții:

Lucrați la principalele procese de afaceri (comunicarea cu clienții, managementul vânzărilor). Scopul automatizării acestei zone este de a îmbunătăți calitatea produselor, de a crește vânzările și de a crește profitabilitatea afacerii.
Simplificarea proceselor suport. Astfel de procese pot fi contabilitatea, munca de birou, raportarea. Automatizarea acestor acțiuni nu va afecta direct creșterea veniturilor, dar va contribui la reducerea timpului petrecut pentru efectuarea muncii de rutină.

Un sistem convenabil în care automatizarea proceselor de afaceri este adesea efectuată - Bitrix 24, precum și altele software: „1C: Contabilitate”, „1C: Salariu”, „AuditExpert”, „Maestru în analiză financiară”, „Fingrand”.

Sarcini de automatizare a afacerii

Automatizarea execuției proceselor de afaceri de rutină într-o întreprindere care utilizează Bitrix 24 sau alte sisteme este realizată pentru a rezolva următoarele sarcini:

A sustine activitati operationale organizarea, simplificarea controlului si contabilitatii;

Pregatirea rapida a diverselor documentatii pt parteneri de afaceri... Exemplu: facturi, borderouri, extrase de reconciliere;
Primirea promptă a rapoartelor cu informații despre starea de fapt în organizație pentru orice perioadă de timp;
Reducerea costurilor cu personalul, creșterea eficienței procesului de muncă datorită eliberării lucrătorilor din activitățile de rutină;
Minimizarea impactului factorului uman asupra proceselor importante de afaceri;
Îmbunătățirea calității serviciilor;
Stocarea în siguranță a informațiilor.

Beneficiile automatizării proceselor de afaceri

Automatizarea proceselor de afaceri ale întreprinderii folosind Bitrix 24 sau alt software va ajuta la îmbunătățirea calității produselor și la optimizarea managementului companiei.

Implementarea sistem automat pentru modelare și execuție procese importante va oferi următoarele beneficii:

Accelerarea procesării informației, simplificarea rezolvării sarcinilor repetitive;
Automatizarea muncii manuale;
Creșterea transparenței în afaceri;
Cresterea consistentei muncii angajatilor, imbunatatirea calitatii muncii;
Controlul unor cantități mari de informații;
Reducerea numărului de erori, creșterea preciziei controlului, capacitatea de a efectua mai multe sarcini în paralel;
Luare promptă a deciziilor în situații tipice.

Automatizarea proceselor de afaceri este o oportunitate pe care un manager o primește rapid informatii detaliate sub forma unor rapoarte analitice, datorita carora societatea este condusa cu maxima consideratie a indicatorilor interni si externi ai organizatiei.

Cum să automatizezi procesele de afaceri?

Automatizarea proceselor de afaceri, un exemplu pe care îl puteți găsi cu ușurință în numeroase materiale, se realizează folosind tehnologii moderne... În tabel, am adunat exemple de bază de automatizare și optimizare a afacerii.

Instrument	Particularități
Tehnologii cloud	Nu este nevoie de serviciul propriu al companiei. Ideal pentru întreprinderile mici datorită costului redus.
Automatizarea instrumentelor de marketing	Utilizarea sistemelor CRM, a programelor de automatizare a sistemelor BI și publicitate contextuală.
M&M, comunicare de la mașină la mașină	Oferă o participare umană minimă la modelarea și execuția proceselor, în care nu poate răspunde întotdeauna adecvat și prompt la schimbări.
Date mare	Business intelligence bazată pe cantități mari de date. O soluție pentru companiile mari: este nevoie de echipamente specializate pentru a procesa cantități mari de date.
Analiza informatiilor in timp real	Abilitatea de a efectua operațiuni complet sincronizate datorită evoluției sistemelor de automatizare a afacerilor la sisteme de procesare a tranzacțiilor în timp real.

Automatizarea proceselor de afaceri este o condiție importantă pentru succesul unei organizații de orice dimensiune, indiferent de domeniul de activitate sau structură. Situația economică în schimbare rapidă, necesitatea reducerii riscurilor, viteze mari luarea deciziilor – toate acestea necesită abordări moderne... Datorită utilizării automatizării, devine posibilă eliberarea de resurse valoroase și concentrarea eforturilor maxime pe domenii cheie de activitate.

Procesele de afaceri ale întreprinderii

Procesele de afaceri includ o succesiune de etape, pași, funcții și alte acțiuni, precum și toți membrii organizației care interacționează (manageri, angajați, clienți). Munca oricărei întreprinderi este o serie de procese de afaceri conexe.

Există patru tipuri principale de procese de afaceri:

Cheie. Acestea creează valoare pentru bunuri/servicii, își măresc prețul în stadiul de instalare, producție sau altă etapă intermediară;
de susținere. Ele reprezintă resursele care sunt importante pentru procesele cheie, susțin infrastructura companiei;
Procese de dezvoltare. Oferiți oportunități de îmbunătățire a funcționării viitoare a întreprinderii. Procesul include pregătirea sau pregătirea avansată a personalului, precum și planificarea activităților viitoare ale companiei;
Managerii. Rezolva problemele companiei folosind Managementul operational, planificare, instruire, motivarea personalului.

Automatizarea proceselor de afaceri ale unei întreprinderi va avea succes numai dacă managerul este capabil să gestioneze eficient aceste procese. Directorul trebuie să organizeze activitatea companiei în așa fel încât procesele de afaceri să se desfășoare strict conform schemei întocmite și fără întreruperi. În mod ideal, nu ar trebui să dureze mult timp pentru a procesa documentația.

Există multe moduri eficiente organizație de afaceri. Opțiunea cea mai rațională este automatizare complexă procese bazate pe modelul nostru propriu sau adaptat Sistem informatic... Utilizarea sistemelor de automatizare vă permite să creșteți profitabilitatea producției și să reduceți semnificativ costurile.

Relevanța automatizării proceselor de afaceri

Există o serie de simptome care indică necesitatea unei automatizări complete a proceselor de afaceri (inclusiv procesele de achiziții) ale companiei:

Compania lucrează intermitent, angajații nu pot coordona acțiunile și le desfășoară fără probleme;
Compania are întârzieri regulate, distorsiuni și pierderi de informații;
Atunci când efectuează munca zilnică, specialiștii companiei nu-și pot împinge propriile interese în plan secund;
Sarcinile companiei sunt indeplinite ineficient, concentrarea catre client este foarte slab dezvoltata;
Angajații nu au o înțelegere clară a modului în care activitățile lor afectează performanța organizației;
Nu există o distribuție explicită a angajaților care sunt responsabili pentru scopurile și funcțiile specifice ale întreprinderii;
Nu există un interval de timp pentru îndeplinirea sarcinilor;
Compania nu lucrează întotdeauna în interesul clienților.

Dacă cel puțin câteva dintre caracteristicile descrise sunt prezente în compania dumneavoastră, înseamnă că automatizarea proceselor de afaceri este necesară pentru a face întreprinderea mai productivă și de succes.

Determinarea obiectivelor de automatizare.

Înainte de a începe acțiuni pentru automatizarea proceselor de afaceri, trebuie să vă stabiliți obiective strategice specifice. Gândește-te la ceea ce vrei să obții, la ce sarcini ar trebui să te ajute automatizarea managementului proceselor de afaceri să le rezolvi. De exemplu, automatizarea procesului de afaceri din lanțul de aprovizionare este diferită de automatizarea serviciului pentru clienți. Dacă în primul caz trebuie să optimizați logistica, primirea/trimiterea mărfurilor etc. Apoi, în al doilea caz, trebuie să urmăriți alți indicatori: apeluri, eficiența pâlniei de vânzări etc.

Formalizarea proceselor de afaceri.

Pentru a descrie procesele de afaceri, trebuie să determinați ce subprocese sunt prezente în acestea, cum circulă informațiile, în ce secvență sunt desfășurate activitățile, care sunt limitările și ce resurse puteți utiliza.

Optimizarea proceselor de afaceri.

După elaborarea modelului, specialiștii le analizează pentru a le transpune apoi din dorit în cel real. Se elaborează apoi un plan pentru atingerea obiectivelor stabilite folosind procese. Ca urmare, se construiește un proces de afaceri din care sunt excluse operațiunile inutile și întârzierile.

Elaborarea specificațiilor tehnice.

Sunt determinate sarcinile exacte care nu pot fi rezolvate fără participarea proprietarului.

Codificarea informațiilor, elaborarea fișelor posturilor.

O organizație care implementează soluții automate realizează codificarea informațiilor. Pe această etapă de asemenea, se recomandă începerea dezvoltării instrucțiunilor de lucru pentru a facilita pregătirea viitoare a personalului.

Formarea angajaților.

Această etapă este necesară numai atunci când structura fluxului de lucru se modifică sau este planificată modificarea compoziției angajaților.

Operațiune de probă.

Există o singură modalitate de a evalua productivitatea unui sistem de automatizare: să-l punem în practică. Acest pas vă va ajuta să vă depanați fluxul de lucru și să evitați greșelile.

Procese de afaceri: Dificultăți de tranziție

Un sistem de automatizare a proceselor de afaceri nu este întotdeauna implementat rapid și ușor: în acest proces pot apărea anumite probleme și dificultăți. Să luăm în considerare cele mai comune.

Termenii proiectului sunt amânați.

Acest lucru se întâmplă adesea atunci când procesele nu sunt împărțite în blocuri gestionabile și punctele de control nu sunt alocate. Această problemă poate fi rezolvată prin evidențierea diagramelor logice generale, stabilirea unei secvențe de operații pentru implementarea unui sistem de automatizare a proceselor de afaceri.

Nu există un cadru logic pentru proiect.

Procesul nu va fi amânat dacă limitele de timp sunt specificate în mod clar în documentul aprobat. Acestea din urmă pot fi soluții de proiectare sau probleme tehnice.

Resursele nu sunt atrase în timp util, iar calitatea lor lasă de dorit.

Personalul companiei nu acceptă inovații.

Utilizați o varietate de resurse de informații pentru a informa angajații despre automatizarea proceselor de afaceri. Acordați o atenție deosebită importanței implementării. Dacă conflictul nu poate fi rezolvat, demiteți organizatorul protestului.

Nu există o testare reală a funcționalității proceselor automate de afaceri.

Pentru a organiza un flux de lucru, trebuie să evidențiați rezultatele pozitive. Pentru a face acest lucru, analizați rezultatele după o anumită perioadă de timp, dacă este necesar, modificați indicatorii obținuți la ideal.

Nu există un sistem de management eficient.

Un specialist invitat în managementul conflictelor va ajuta la rezolvarea acestei probleme. Va ajuta la rezolvarea conflictelor și a disputelor dintre angajați și la rezolvarea situațiilor dificile.

Proiectul are o prioritate scăzută, iar implementarea lui are loc pe o bază rămasă.

Găsiți și remediați cauzele neglijării proiectului. Dacă situația nu se schimbă, înlocuiți executorul.

Scopurile proiectului nu sunt definite, nu există criterii pentru atingerea scopurilor sau evaluarea rezultatelor.

Criteriile de evaluare trebuie elaborate individual, ținând cont de direcția proiectului. Prin definirea obiectivelor specifice ale proiectului, veți simplifica implementarea sarcinilor și veți obține mai rapid rezultate pozitive.

Automatizarea proceselor de afaceri de management al aprovizionării sau a altor procese vă va ajuta în cele din urmă să optimizați activitatea întreprinderii și să o eficientizați.

Există o mulțime de mituri, stereotipuri și prejudecăți în jurul termenului de „automatizare a afacerilor”. De exemplu, acea automatizare este necesară doar pentru companiile mari, în timp ce întreprinderile mici se pot descurca cu ușurință fără ea. Sau că sistemele de automatizare sunt extrem de scumpe și este departe de a fi un fapt că costurile se vor plăti vreodată. Pentru acest articol, am adunat întrebările pe care antreprenorii le pun de obicei despre automatizare și am pregătit răspunsuri clare la acestea.

Automatizarea afacerilor - ce este

Automatizarea afacerilor este tranziția unei companii de la operațiuni manuale consumatoare de timp la utilizarea tehnologiilor informaționale moderne în munca operațională. De asemenea, automatizarea înseamnă introducerea de tehnologii moderne acolo unde acestea nu erau deloc folosite anterior.

În întreprinderile mici, automatizarea este de obicei utilizată în două cazuri:

în principalele procese de afaceri - aceasta, de exemplu, poate fi automatizarea vânzărilor sau automatizarea interacțiunii cu clienții (este Implementarea CRM);
în susținerea proceselor care nu afectează direct creșterea veniturilor, dar sunt obligatorii pentru afacere - de exemplu, contabilitate și raportare.

În consecință, motivele și obiectivele automatizării pot fi diferite - în primul caz, este necesar să se mărească profitabilitatea afacerii, în al doilea - să se reducă timpul și banii cheltuiți.

Ce sunt sistemele de automatizare și cum funcționează

Sistemele de automatizare sunt chiar programele și serviciile care sunt folosite pentru a trece de la munca manuală la tehnologia informației. Cu alte cuvinte, atât un sistem ERP complex, cât și un serviciu cloud pentru un magazin online sunt un sistem de automatizare.

Orice sistem de automatizare este format din două elemente cheie: colectarea (introducerea) datelor si furnizarea informatiilor colectate si prelucrate in forma, volumul, formatul in care este nevoie de catre seful sau specialistul de specialitate.

De exemplu, dacă introduceți informații despre contactele cu potențiali clienți, apoi indicați în ce stadiu se află negocierile cu fiecare dintre ei, introduceți cu precizie date despre rezultatele negocierilor și despre tranzacțiile finalizate - apoi într-un sistem bun de automatizare pentru managementul vânzărilor, puteți obține instantaneu o „pâlnie de vânzări”, iar odată cu acumularea a unor statistici - și o prognoză a vânzărilor în funcție de cât de mult au muncit managerii tăi astăzi.

Cu cât afacerea este mai mare și mai complexă, cu atât este nevoie de mai multe informații de bază și cu atât mai variate și detaliate ar trebui să fie rapoartele finale.

Sistemele de automatizare funcționează în mod similar pentru alte procese. Managerul poate primi instantaneu informații despre starea de fapt în companie: câți bani sunt în conturi, câți datorați și cât datorați, care este structura costurilor și rentabilitatea proiectului, câte apeluri la rece au fost efectuate de angajati, care este eficienta reala a fiecarui manager etc.

De ce avem nevoie de automatizare, ce oferă ea companiei

Pe scurt, automatizarea bine executată vă permite să faceți următoarele:

susține eficient activitățile operaționale - organizează contabilitate și control;
pregătiți rapid și corect documentele pentru clienți, contractori și parteneri - de la ofertă comercialăînainte de actul de împăcare;
să primească cu promptitudine orice rapoarte privind starea reală a lucrurilor din companie;
optimizați costurile de personal, utilizați mai eficient timp de muncăși competența angajaților, scutindu-i de munca lor de rutină;
îmbunătățirea proceselor de afaceri din companie;
pentru a minimiza impactul negativ al „factorului uman” asupra afacerilor;
stocați informațiile în siguranță - fiecare angajat lucrează numai cu datele la care i se oferă acces;
îmbunătățirea vitezei și a calității serviciului pentru clienți.

V mici afaceri aceste efecte sunt de obicei vizibile după câteva săptămâni.

Ce procese de afaceri pot și ar trebui să fie automatizate

De obicei, automatizarea începe cu operațiuni masive de rutină care necesită forță de muncă intensivă, cu procese care au cel mai mare impact asupra veniturilor și profiturilor companiei, sau din zonele cele mai problematice.

În primul rând, puteți automatiza sarcini care necesită foarte mult timp sau imposibil de efectuat manual - luați în considerare cifra de afaceri cu amănuntul, analiza circulatia marfurilor, planifica flux de fonduri, planificați și țineți cont de orele de lucru, calculați costul etc.

În al doilea rând, puteți automatiza munca angajaților care efectuează operațiuni standard de rutină (telemarketing, logisticieni, directori de vânzări etc.) sau, în general, puteți elimina anumite activități de la angajați (de exemplu, configurați sincronizarea automată a datelor privind disponibilitatea mărfurilor în depozit și pe internet -magazin).

În al treilea rând, puteți folosi automatizarea pentru a „pune lucrurile în ordine în casă” - pentru a prelua controlul asupra creanțelor, stocurilor din depozit, angajării angajaților, respectarea acestora cu standardele pentru apeluri și întâlniri cu clienții etc.

Nu este necesar să automatizați toate procesele de afaceri simultan. Puteți extinde treptat automatizarea în compania dvs., după cum este necesar. Și creați un sistem de management unificat în mod constant.

Principalul lucru este să vă amintiți obiectivele pentru care a început automatizarea. Automatizarea de dragul automatizării este o pierdere de timp și resurse.

Cum să alegi un produs software pentru automatizare

Atunci când alegeți un sistem de automatizare, puteți merge în două moduri: 1. Folosiți un produs standard (cutie). 2. Dezvoltați și implementați o soluție software individuală.

O soluție standard este mai ușor de implementat și mai ieftină. Dar trebuie reținut că nu orice produs tipic poate fi modificat pentru a se potrivi sarcinilor dvs. - într-o serie de programe, posibilitățile de personalizare sunt sever limitate sau complet excluse. Apropo, același lucru este valabil și pentru serviciile cloud.

Alegerea unui program specific este o chestiune destul de responsabilă, va fi necesar să se elaboreze o gamă destul de substanțială de informații. Există multe produse software pe piață, fiecare cu propriile caracteristici și avantaje. Ar trebui să primiți răspunsuri la următoarele întrebări importante:

ce sarcini și procese specifice sunt planificate pentru a fi automatizate;
dacă funcționalitatea sistemului corespunde sarcinilor care vor trebui rezolvate cu ajutorul acestuia;
este posibil să personalizați sistemul pentru practica dvs. de afaceri;
dacă va fi posibil, atunci când procesele de afaceri sau condițiile de afaceri se schimbă, să se schimbe rapid sistemul fără a opri funcționarea acestuia;
cât de ușor și convenabil este sistemul de utilizat;
este posibilă integrarea sistemului cu alte aplicații sau servicii;
dacă sistemul este suportat pe tablete, smartphone-uri;
cine va oferi suport tehnic și cum;
cât costă implementarea și suportul.

Pentru a răspunde la aceste întrebări, este recomandabil să vă consultați cu reprezentanții furnizorilor (adică companiile de dezvoltare de software). Dacă este posibil, comunicați și cu colegii antreprenori care rezolvă probleme similare; experiența lor vă va oferi informații valoroase care vă vor ajuta să faceți o alegere în favoarea unui anumit produs software.

Cât costă sistemul de automatizare

Aceasta este o întrebare retorică și nu există un răspuns cert la ea. Cât costă renovarea? Se poate face pentru 100 de mii de ruble sau se poate face pentru un milion, totul depinde de zona camerei, sarcini, calitatea materialelor etc. Costul unei soluții software specifice va depinde, de asemenea, de multe variabile: ce sarcini trebuie rezolvate folosind sistemul, este un produs tipic sau personalizabil, ce resurse vor fi necesare pentru implementare, câte locuri de muncă vor fi conectate la sistem, etc.

Costul automatizării constă din mai multe componente:

costul sistemului în sine (costul unei cutii sau plăți de închiriere - în cazul utilizării aplicațiilor „cloud”);
costurile de instalare a sistemului și de formare a personalului;
costul întreținerii regulate.

La acestea se pot adăuga costuri indirecte - de exemplu, timpul petrecut de director și utilizatorii cheie pentru a participa la proiect.

Cum este implementarea sistemului de automatizare și săCum să alegi o companie contractantă

Implementarea este procesul de ajustare a software-ului pentru afaceri și, parțial, pentru afaceri - pentru software.

Pentru sarcini sau procese simple, „implementarea” va consta doar în instalarea de software pe computer (sau înregistrarea într-un serviciu „cloud”) și introducerea informațiilor inițiale. Imediat după aceea, puteți începe să scrieți documente, să completați o bază de clienți sau să emiteți sarcini.

Pentru sarcini mai complexe (de exemplu, calcularea profitabilității planificate a comenzilor la momentul încheierii tranzacției - pentru a nu lucra în pierdere), poate fi necesară modificarea sistemului pentru condițiile și practicile dezvoltate. in compania. Un sistem selectat corect menține de obicei un fel de proces tipic pentru o astfel de sarcină. Dar, în practică, fiecare companie are propria metodologie. Este această specificitate în procesul de implementare care va trebui reflectată.

Implementarea se poate face pe cont propriu sau puteți invita specialiști. Dar nu sperați că antreprenorul va face totul în cel mai bun mod posibil fără participarea dumneavoastră; angajații cheie și conducerea companiei vor trebui să participe activ în aproape toate etapele, cu cât vă plonjați mai adânc în procesul de implementare, succesul proiectului va depinde în mare măsură.

Alegerea unui partener de implementare este cam la fel cu alegerea unei echipe pentru renovarea unui apartament. Efectuați monitorizarea pieței și identificați companiile ale căror competențe sunt suficiente pentru a vă rezolva problemele, iar condițiile sunt optime în ceea ce privește raportul preț/calitate. Este foarte de dorit ca partenerul dumneavoastră potențial să aibă un certificat de conformitate a sistemului de management al calității la standardul internațional ISO 9001: 2008. Țineți întâlniri cu specialiștii companiilor din această listă scurtă (inclusiv asigurați-vă că discutați cu angajatul care vă va însoți proiectul). Explorați portofoliul contactând Atentie speciala asupra daca antreprenorul are experienta in implementarea cu succes a unui sistem de automatizare in companii a caror specializare si domeniu de activitate coincid cu al dumneavoastra. De asemenea, este recomandabil să discutați cu oficialii de top ai acestor companii și să aflați părerea lor despre potențialul dvs. partener - a fost implementarea reușită, sunteți mulțumit de rezultatele lucrării, este bine organizat serviciul de garanție, ce dificultăți ați întâmpinat, etc.

De asemenea, atunci când alegeți un antreprenor, este logic să folosiți principiul proporționalității: dacă aveți o companie mică, atunci este indicat să faceți afaceri cu firma mica- toate aprobările vor avea loc mai rapid, va fi mai ușor să negociați cu un partener egal pe probleme controversate etc.

Care sunt riscurile la implementarea unui sistem de automatizare

Desigur, la introducerea unui sistem de automatizare, există anumite riscuri - de la termene nerespectate și depășirea bugetului, până la rezistența personalului și nevoia de a schimba procesele individuale de afaceri pentru a îndeplini cerințele sistemului. Dar majoritatea problemelor pot fi evitate dacă sarcinile care necesită automatizare sunt corect identificate, iar cele existente sunt monitorizate. produse softwareși abordați atent selecția unui partener de implementare. De asemenea, o condiție importantă implementare cu succes a proiectului este participarea personală a primei persoane a companiei/proprietarului afacerii, în acest caz riscurile de „a obține un lucru greșit” sunt reduse semnificativ.

În ceea ce privește rezistența personalului, este foarte important aici, pe de o parte, să se desfășoare lucrări de înaltă calitate pentru a explica beneficiile și beneficiile automatizării pentru companie și toți angajații și, pe de altă parte, pentru a crea în toți angajații, inclusiv managementul de vârf, un sentiment ferm al inevitabilității schimbării. Dacă există cazuri de întrerupere a unor procese, este necesar să se rezolve și să înlăture obstacolele în urmărire. Un instrument bun de implementare este de a recompensa angajații pentru implicarea în proiect și pentru unele realizări de reper, acest lucru va ajuta la obținerea loialității restului echipei.

La nivelul actual de dezvoltare, automatizarea proceselor este una dintre abordările managementului proceselor bazate pe utilizarea tehnologiei informației. Această abordare permite gestionarea operațiunilor, datelor, informațiilor și resurselor prin utilizarea calculatoarelor și software-ului care reduc gradul de participare umană la proces, sau îl exclud complet.

Scopul principal al automatizării este îmbunătățirea calității execuției procesului. Un proces automat este mai stabil decât un proces manual. În multe cazuri, automatizarea proceselor poate îmbunătăți productivitatea, poate scurta timpii de execuție a procesului, costurile și poate crește acuratețea și stabilitatea operațiunilor efectuate.

Până în prezent, automatizarea proceselor a acoperit multe industrii și domenii de activitate: de la procesele de fabricație până la cumpărături în magazine. Indiferent de dimensiunea și sfera organizației, aproape fiecare companie are procese automatizate. Abordarea prin proces prevede principii uniforme de automatizare pentru toate procesele.

Deși automatizarea proceselor poate fi realizată la diferite niveluri, principiile automatizării pentru toate nivelurile și toate tipurile de procese vor rămâne aceleași. aceasta principii generale, care stabilesc condițiile pentru executarea eficientă a proceselor în regim automat și stabilesc reguli pentru controlul automat al proceselor.

Principiile principale ale automatizării proceselor sunt:

principiul consistenței... Toate acțiunile dintr-un proces automat trebuie să fie în concordanță între ele și cu intrările și ieșirile procesului. În cazul nepotrivirii acțiunilor, poate apărea o defecțiune a procesului.
principiul integrării... Procesul care este automatizat trebuie să se poată integra în mediul general al organizației. Integrarea se realizează diferit la diferite niveluri de automatizare, dar esența principiului rămâne aceeași. Automatizarea proceselor ar trebui să asigure interacțiunea procesului care este automatizat cu mediul extern (în raport cu acest proces).
principiul independenței executării... Procesul care urmează să fie automatizat trebuie să fie realizat independent, fără intervenție umană sau cu control uman minim. O persoană nu ar trebui să interfereze cu procesul dacă procesul este efectuat în conformitate cu cerințele stabilite.

Principiile generale enumerate sunt detaliate în funcție de nivelul de automatizare considerat și de procesele specifice. De exemplu, automatizarea proceselor de producție include principii precum principiul specializării, principiul proporționalității, principiul continuității etc.

Niveluri de automatizare a proceselor

Automatizarea proceselor este esențială pentru a sprijini managementul la toate nivelurile ierarhiei companiei. În acest sens, nivelurile de automatizare sunt determinate în funcție de nivelul de control la care se realizează automatizarea proceselor.

Nivelurile de management sunt de obicei împărțite în operațional, tactic și strategic.

În conformitate cu aceste niveluri, se disting și nivelurile de automatizare:

nivel inferior de automatizare sau nivelul interpreților. La acest nivel, se realizează automatizarea proceselor care rulează regulat. Automatizarea proceselor vizează îndeplinirea sarcinilor operaționale (de exemplu, execuția unui proces de producție), menținerea parametrilor setați (de exemplu, funcționarea unui autopilot), menținerea anumitor moduri de funcționare (de exemplu, regimul de temperatură într-un cazan pe gaz). ).
nivelul managementului producției sau nivel tactic. Automatizarea proceselor la acest nivel asigură că sarcinile sunt distribuite între diferitele procese de nivel inferior. Exemple de astfel de procese sunt procesele de management al producției (planificarea producției, planificarea serviciilor), procesele de management al resurselor, documentele etc.
nivelul managementului întreprinderii sau nivel strategic. Automatizarea proceselor la nivelul managementului întreprinderii oferă soluția problemelor analitice și de prognoză. Acest nivel de automatizare este necesar pentru a sprijini conducerea de vârf a organizației. Se concentrează pe management financiar, economic și strategic.

Automatizarea proceselor la fiecare dintre aceste niveluri este asigurată prin utilizarea diferitelor sisteme de automatizare (sisteme CRM, sisteme ERP, sisteme OLAP etc.). Toate sistemele de automatizare pot fi împărțite în trei tipuri de bază.

Tipurile de sisteme de automatizare includ:

sisteme imuabile... Acestea sunt sisteme în care secvența acțiunilor este determinată de configurația echipamentului sau de condițiile procesului și nu poate fi modificată în timpul procesului.
sisteme programabile... Acestea sunt sisteme în care secvența acțiunilor poate varia în funcție de programul specificat și de configurația procesului. Alegerea secvenței necesare de acțiuni se realizează prin intermediul unui set de instrucțiuni care pot fi citite și interpretate de sistem.
sisteme flexibile (auto-ajustabile).... Acestea sunt sisteme care sunt capabile să facă o selecție a acțiunilor necesare în timpul lucrului. Modificarea configurației procesului (secvența și condițiile de efectuare a operațiunilor) se realizează pe baza informațiilor despre cursul procesului.

Aceste tipuri de sisteme pot fi utilizate la toate nivelurile de automatizare a proceselor individual sau ca parte a unui sistem combinat.

Tipuri de procese automatizate

În fiecare ramură a economiei, există întreprinderi și organizații care produc produse sau furnizează servicii. Toate aceste întreprinderi pot fi împărțite în trei grupuri, în funcție de „depărtarea” lor în lanțul de prelucrare a resurselor naturale.

Primul grup de întreprinderi sunt întreprinderile care extrag sau produc Resurse naturale... Astfel de întreprinderi includ, de exemplu, producătorii agricoli, întreprinderile de producție de petrol și gaze.

Al doilea grup de întreprinderi este întreprinderile care prelucrează materii prime naturale. Ei fac produse din materii prime extrase sau produse de întreprinderile din primul grup. Astfel de întreprinderi includ, de exemplu, întreprinderi din industria auto, fabrici de oțel, întreprinderi din industria electronică, centrale electrice etc.

Al treilea grup este reprezentat de întreprinderile din sectorul serviciilor. Astfel de organizații includ, de exemplu, băncile, institutii de invatamant, institutii medicale, restaurante etc.

Pentru toate întreprinderile se pot distinge grupuri generale de procese asociate producției de produse sau prestării de servicii.

Aceste procese includ:

procesele de afaceri sunt procese care asigură interacțiunea în cadrul organizației și cu părțile interesate externe (clienți, furnizori, supraveghetori etc.). Această categorie de procese include procesele de marketing și vânzări, interacțiunea cu consumatorii, financiar, personal, planificarea materialului si contabilitate etc.
procese de proiectare și dezvoltare Sunt toate procesele asociate cu dezvoltarea unui produs sau serviciu. Aceste procese includ planificarea dezvoltării, colectarea și pregătirea datelor inițiale, execuția proiectului, controlul și analiza rezultatelor proiectării etc.
Procese de producție Sunt procesele necesare pentru producerea unui produs sau furnizarea unui serviciu. Acest grup include toate procesele de producție și tehnologice. Acestea includ, de asemenea, procesele de planificare a cererii și de planificare a capacității, procesele logistice și procesele de servicii.
procese de control și analiză- acest grup de procese este asociat cu colectarea și prelucrarea informațiilor despre execuția proceselor. Aceste procese includ procese de control al calității, Managementul operational, procesele de control al stocurilor etc.

Majoritatea proceselor legate de aceste grupuri pot fi automatizate. Astăzi, există clase de sisteme care asigură automatizarea acestor procese.

TK pentru subsistemul „Depozite” este un exemplu Termeni de referinta pentru automatizarea gestiunii depozitului întreprinderii.

Acest document este un exemplu de Termeni de referință real, pe baza căruia a fost selectat și implementat un sistem de automatizare a depozitelor pentru o întreprindere industrială.

Documentul are 26 de pagini. Format document - Microsoft Word 2002. Compatibil cu toate versiunile de MS Word. Documentul poate fi editat și schimbat.

TK pentru subsistemul „Flux de documente” este un exemplu de Termeni de referință pentru automatizarea managementului procesului de flux de documente.

Acest document este un exemplu de Termeni de referință reali, pe baza căruia a fost selectat și implementat un sistem de management al documentelor pentru o întreprindere industrială.

Documentul are 17 pagini. Format document - Microsoft Word 2002. Compatibil cu toate versiunile de MS Word. Documentul poate fi editat și schimbat.

TOR pentru subsistemul „Achiziții” este un exemplu de Termeni de referință pentru automatizarea proceselor de achiziții și management al furnizorilor.

Acest document este un exemplu de Termeni de referință reali, pe baza căruia a fost selectat și implementat un sistem de automatizare a achizițiilor și de management al furnizorilor pentru o întreprindere industrială.

Documentul include 23 de pagini. Format document - Microsoft Word 2002. Compatibil cu toate versiunile de MS Word. Documentul poate fi editat și schimbat.

Strategia de automatizare a proceselor

Automatizarea proceselor este o sarcină complexă și consumatoare de timp. Pentru a rezolva cu succes această problemă, trebuie să respectați o strategie specifică de automatizare. Vă permite să îmbunătățiți procesele și să obțineți o serie de beneficii semnificative din automatizare.

Pe scurt, strategia poate fi formulată după cum urmează:

înțelegerea procesului... Pentru a automatiza procesul, este necesar să înțelegeți procesul existent cu toate detaliile sale. Procesul trebuie analizat pe deplin. Ar trebui definite intrările și ieșirile procesului, succesiunea acțiunilor, relația cu alte procese, compoziția resurselor procesului etc.
simplificarea procesului... După analizarea procesului, trebuie să simplificați procesul. Operațiunile superflue care nu aduc valoare ar trebui reduse. Operațiile individuale pot fi combinate sau efectuate în paralel. Pentru îmbunătățirea procesului, pot fi propuse și alte tehnologii de execuție.
automatizarea procesului... Automatizarea procesului poate fi realizată numai după ce procesul a fost simplificat cât mai mult posibil. Cu cât este mai simplă ordinea acțiunilor procesului, cu atât este mai ușor să îl automatizezi și cu atât mai eficient va funcționa procesul automatizat.

Beneficiile automatizării proceselor

Automatizarea proceselor poate îmbunătăți semnificativ calitatea managementului și calitatea produsului. La implementarea unui QMS, automatizarea dă un efect semnificativ și face posibil ca o organizație să își îmbunătățească semnificativ activitatea. Cu toate acestea, înainte de a decide automatizarea proceselor, este necesar să se evalueze beneficiile executării proceselor într-un mod automat.

De obicei, automatizarea proceselor oferă următoarele beneficii:

viteza de realizare a sarcinilor repetitive crește... În detrimentul mod automat aceleaşi sarcini pot fi îndeplinite mai repede deoarece sistemele automatizate sunt mai precise în acțiunile lor și nu sunt supuse unei scăderi a performanței din momentul exploatării.
calitatea muncii crește... Eliminarea factorului uman reduce semnificativ variația în execuția procesului, ceea ce duce la scăderea numărului de erori și, în consecință, crește stabilitatea și calitatea procesului.
precizie crescută de control... Datorită utilizării tehnologiilor informaționale în sistemele automate, devine posibilă stocarea și luarea în considerare a mai multor date despre proces decât cu controlul manual.
executarea sarcinilor paralele... Sistemele automate vă permit să efectuați mai multe acțiuni în același timp fără a pierde calitatea și acuratețea muncii. Acest lucru accelerează procesul și îmbunătățește calitatea rezultatelor.
luarea rapidă a deciziilor în situații tipice... În sistemele automatizate, deciziile legate de situații tipice se iau mult mai rapid decât în cazul controlului manual. Acest lucru îmbunătățește performanța procesului și evită inconsecvențele în etapele ulterioare.

În ciuda avantajelor evidente, automatizarea proceselor nu este întotdeauna recomandabilă. După analiză și optimizare, se poate dovedi că automatizarea proceselor este inutilă sau neprofitabilă din punct de vedere economic.

În unele situații, execuția manuală a proceselor poate fi preferabilă automatizării:

operațiunile de proces sunt greu de automatizat... Din punct de vedere tehnologic sau economic, unele operațiuni ale procesului pot fi foarte greu de automatizat.
mic de statura ciclu de viață produse... Dacă un produs trebuie dezvoltat și implementat într-o perioadă scurtă de timp, sau durata existenței sale pe piață este scurtă, atunci automatizarea procesului poate să nu fie fezabilă. Execuția manuală a proceselor va fi mai puțin costisitoare și mai rapidă decât automatizarea.
produse unice sau unice... Când un consumator are nevoie de un produs cu caracteristici unice muncă manuală, un astfel de produs poate fi eliberat numai dacă procesele sunt efectuate manual.
fluctuații bruște ale cererii... Modificarea cererii pentru un produs necesită o modificare a volumelor de producție. Aceste modificări sunt mai ușor de realizat atunci când finalizați manual procesul.

Automatizarea proceselor de afaceri este uneori prezentată managerului ca o baghetă magică. Cum să automatizezi procesele de afaceri în cel mai bun mod? Pentru ca munca să fie argumentată, hârtiile să nu fie pierdute, regulamentele au ajutat, echipa a acționat ca un mecanism bine uns?

În articol, vom analiza nuanțele construirii și automatizării proceselor de afaceri, vom analiza cum să evitați greșelile, care sunt scopurile și obiectivele automatizării proceselor de afaceri și de unde să începem. Dacă te gândești la îmbunătățirea proceselor de afaceri și, eventual, la implementare sistem electronic gestionați-le, citiți cu atenție articolul. Și ia-l pe un creion!

Trei balene ale haosului în afaceri: cum să automatizezi procesele care nu există

Înainte de a vorbi despre oportunitățile oferite de automatizarea proceselor de business, să ne gândim la dificultățile cu care te confrunți acum.

Cele trei „balene” rele care țin haosul în afaceri sunt universale. Cel mai probabil, le cunoști și tu:

Greșeli obișnuite. Petrov a făcut o greșeală de tipar, Sidorov a semnat un document neverificat, Vasechkina a trimis o factură cu detalii incorecte. Astfel de greșeli provoacă pierderi temporare și financiare, zvâcnirea ochilor și munca pe timp de noapte.
Timp de nefuncţionare. Documentul este în curs de aprobare pentru o săptămână, apoi a doua, lucrarea merită. Un angajat-cheie este în vacanță sau demisionează fără a transfera cazul.
Confuzie generală. Unde s-a dus hârtia necesară? De ce secretara nu a observat în teancul de foi document urgent? Unde să alergi la un specialist când contactează un client, dacă persoana potrivita absent? Această confuzie și alergarea prin coridoare cu ramuri de hârtie este enervantă și cu siguranță nu favorizează o muncă productivă.

Chiar și în urmă cu 10 ani, modelarea proceselor de afaceri părea pentru majoritatea companiilor a fi costisitoare, consumatoare de timp și, prin urmare, muncă inutilă. Unii oameni cred că asta acum, după ce au citit povești de groază despre proiecte neterminate și cheltuite milioane sau chiar abordarea automatizării din partea greșită. Dar s-a dovedit că companiile care lucrează la automatizarea proceselor de afaceri cresc mai repede, depășesc mai bine perioadele de criză și ocolesc concurenții. În astfel de companii, angajații se simt mai confortabil, ceea ce creează atmosfera de lucru potrivită în echipă. Exemplele includ poveștile Toyota, Amazon, McDonalds, precum și - clienții noștri, al căror feedback despre automatizarea proceselor de afaceri.

Astăzi, capacitatea de a construi procese de afaceri și cunoștințele despre cum să le automatizeze devin un avantaj competitiv important.

Procesele de afaceri: ce automatizăm, camarazi?

Uneori managementul unei companii, ocupat cu probleme strategice, este delirant: totul este în regulă la noi. Dar dacă Petrov știe că, în cazul unei probleme de marketing, este necesar să contactați Ivanova, acesta nu este un proces de afaceri. Dar o hartă de acțiune specifică, care descrie în mod universal pașii prin care trec angajații pentru a obține un anumit rezultat, arată deja ca un proces de afaceri.

O diagramă de flux, pentru a o numi un proces de afaceri, trebuie să ia în considerare trei factori:

Stabilitatea conexiunilor descrise: sunt luate în considerare multiplicitatea alegerii acțiunilor, tranzițiilor, condițiilor.
Reglementarea acțiunilor în cursul procesului: apeluri, scrisori, atașamente, apeluri, vederi.
Concluzie logica: obiectiv realizabil specific.

Un proces de afaceri clar modelat vă va permite atât să vedeți rezultatul, cât și să controlați munca în toate etapele, pentru a preveni pierderile și greșelile „la început”.

În funcție de apariția „punctelor subțiri”, procesul de afaceri este schimbat, etapele sale sunt ajustate și care legături sunt slabe. Dacă aveți dificultăți în dezvoltarea algoritmilor, suntem gata să vă ajutăm. La urma urmei, dezvoltarea proceselor de afaceri este pregătirea pentru proiectul de automatizare a acestora.

Este inima dvs. sănătoasă afacerea?

Contactați astăzi și primiți o ofertă personalizată Procesele de afaceri sunt inima companiei. Cum știi dacă afacerea ta este în formă? Contactați-ne și aflați cum să profitați la maximum de procesele dvs. de afaceri și să eliberați întregul potențial al companiei dvs.

Comandați o consultație

Scopul principal al dezvoltării proceselor de afaceri este transformare magică lanțuri împletite haotic de interacțiuni intra-companie în algoritmi ordonați, consecvenți și ușor de înțeles. Să fie ordine la locul de muncă, la birou, în capul angajaților și în mintea managerilor!

Uri, unde este butonul? Obiectivele de automatizare a proceselor de afaceri

Acum întrebarea este: cum să gestionăm toate acestea? Ei bine, ai nevoie de un întreg staff de angajați – să țină degetul pe puls și să monitorizezi îndeaproape „punctele subțiri”, „legăturile slabe” și execuția a tot ceea ce trebuie efectuat!

Un sfert din companii urmează această cale, extinzând departamentele de calitate, extinzând personalul de conducere și de secretariat. Dar este mult mai util să punem întrebarea cum să automatizezi procesele de afaceri și să transferi funcția de control asupra lor într-un singur spațiu. Un astfel de sistem de management al proceselor de afaceri va fi atât un proiectant, cât și un mecanism de monitorizare, și un controler care dă semnale când ceva nu merge bine. Dar pentru ca „butonul magic” să funcționeze, mai trebuie să muncești din greu.

Desigur, obiectivele automatizării proceselor de afaceri nu se referă doar la o modalitate convenabilă de control. Ca urmare, folosind sistem automatizat managementul proceselor de afaceri va ajuta:

Aranjați sarcini regulate.
Minimizați factorul uman.
Împărțirea clară a domeniilor de responsabilitate în cadrul proceselor.
Păstrează toate detaliile procesului sub control.
Includeți în schema de interacțiune cu clientul.
Creați o infrastructură IT unificată cu drepturi de acces diferite.
Economisiți timp, al dvs. și al angajaților dvs.
Ca rezultat - pentru a economisi bani pe managementul companiei.

După cum puteți vedea, obiectivele automatizării proceselor de afaceri sunt în mare parte aceleași cu ale dumneavoastră!

Managementul proceselor de afaceri - Sistemul unei singure companii

Pentru a fi și mai clar, vom analiza funcțiile specifice ale sistemului de management al proceselor de afaceri – „1C: Fluxul de documente 8” – cu exemple.

Am văzut clar cum diferă procesul automatizat de afaceri de cel „proiectat pe genunchi”. Rămâne de văzut cum se atinge acest nivel de automatizare.

Ingredient secret: Cum să automatizezi procesele de afaceri fără pierderi

Probabil ați auzit povești despre compania N, care a implementat un supersistem, s-a jucat cu el și, scuipat, s-a întors la Excel. Acest lucru se întâmplă atunci când o companie se confruntă cu dificultăți neprevăzute. Apoi angajații sabotează modul neobișnuit de lucru. Atunci procesele stabilite nu se pretează la reglementare. Atunci bugetul de implementare este peste nivelul dorit. Apoi sistemul în sine este greu și de neînțeles, dar este necesar ca „aici să fie un buton, îl apăs și totul funcționează”.

Liderii uită adesea regula: prima etapă din care se construiește automatizarea proceselor de afaceri sunt sarcinile. Sistemul de management al documentelor are o funcționalitate uriașă care poate satisface cerințele celei mai capricioase afaceri. Dar mai întâi trebuie prezentate aceste cerințe.

Cercetarea noastră confirmă că 70% dintre dificultățile de afaceri apar tocmai în etapa de înregistrare a cerințelor și a rezultatelor. Prin urmare, oferim consultații inițiale, precum și un serviciu de cercetare înainte de proiect. Acest pas ajută la:

identificați „gâturile de sticlă” în companie,
stabiliți ce obiective sunt în fața sistem de automatizare,
înțelegeți dacă funcționalitatea tipică este potrivită pentru companie sau dacă trebuie făcute modificări,
afla ce set de functii va fi optim pentru afacere,
stabiliți ce procese să automatizați în primul rând și care pot fi amânate. De exemplu, ar trebui prioritizate zonele care îngreunează munca întregii companii, chiar dacă lucrul la acestea nu este cel mai ușor.

Înregistrarea competentă a cerințelor de sistem și a rezultatelor este ingredient secret succesul proiectului de automatizare. Uneori, în această etapă devine clar că există o problemă cu procesele de afaceri. Apoi trebuie să le modificați sau să le construiți de la zero.

După ce ne-am hotărât sarcinile cu care se confruntă automatizarea proceselor de afaceri, trecem la formarea unei echipe de proiect și la implementarea proiectului.

Vrei să știi ce rezultate poate obține afacerea ta? Contactați-ne pentru o consultație gratuită - vă spunem noi!

Ar putea fi util să citiți: